INTRODUCCIN A EXCEL

(versin de : 24 de septiembre de 2009)

0. Prefacio
Estas (breves) notas reflejan los contenidos de la parte dedicada a EXCEL de la asignatura Introduccin a la
Informtica, optativa de segundo curso de la Licenciatura en Biologa de la Universidad de Sevilla.
Las imgenes de ventanas y mens que aqu aparecen corresponden a la versin 2003 de Office. Su aspecto
y los elementos de los mens pueden variar ligeramente de unas versiones a otras y en funcin de la
instalacin y configuracin particular de cada ordenador. Las diferencias con la versin 2007 de Office son
mucho mayores.
1. Introduccin
EXCEL es un programa que permite la creacin y manipulacin de HOJAS DE CLCULO.
Una HOJA DE CLCULO est diseada para el tratamiento informtico (de forma sencilla e intuitiva) de
DATOS, de cualquier tipo, que puedan organizarse en forma de TABLA:
Clculos automticos
Ordenacin
Grficas
Filtrado, seleccin
Al iniciar, EXCEL presenta su ventana de trabajo mostrando una hoja en blanco con el nombre de Libro 1.
En esta ventana de trabajo podemos distinguir los elementos que se reflejan en la figura inferior.

BARRA DE TTULO
BARRA DE MENS
CELDA ACTIVA

BARRA DE HERRAMIENTAS
BARRA DE FRMULAS

BARRA DE ETIQUETAS
BARRAS DE
DESPLAZAMIENTO

La ventana de EXCEL tiene una estructura similar a cualquier ventana del entorno Windows. Ms
adelante comentaremos las funciones que tienen las barras que aparecen en la ventana de EXCEL (vase la
Seccin 3).

Anna Doubova Rosa Echevarra Dpto. Ecuaciones Diferenciales y Anlisis Numrico Univ. Sevilla

Introduccin a EXCEL

2. Conceptos bsicos de EXCEL

2.1. Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con EXCEL, es decir, todo lo que hacemos en este programa
se almacenar formando el libro de trabajo. Para ser reconocidos como ficheros EXCEL por el ordenador,
estos archivos deben tener la extensin .xls (ver observacin 1).
2.2. Hoja de Clculo
Un libro de trabajo est formado por varias hojas de clculo, denominadas, en principio, Hoja 1, Hoja 2, etc.
Al crear un nuevo libro constar de 3 hojas aunque se pueden aadir ms o eliminarlas. En la parte inferior
de la ventana de EXCEL hay unas pestaas para seleccionar la hoja que se desea. Es posible cambiar el
nombre, eliminar, mover, insertar hojas, situando el ratn sobre una de las pestaas y pulsando el botn
derecho.
2.3. Celdas
Cada hoja de clculo utiliza una cuadrcula para manipular los datos. Las columnas se nombran mediante
letras, por ejemplo A, B, C,....... AA, AB, etc. Las filas se nombran mediante nmeros: 1, 2, 3,
La interseccin de una columna y una fila se denomina celda. Para identificar una celda se nombra primero
la columna a la que pertenece y luego el nmero de su la fila. Ejemplos: A1, B27, h34, AA22, Por
ejemplo, la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Son sus
coordenadas.
En cualquier momento el cursor esta posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ella: dicha
celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece con un borde grueso negro. Adems sus
coordenadas (columna-fila) aparecen en el recuadro izquierdo de la barra de frmulas.
Para introducir cualquier dato (nmero, palabras, fechas, frmulas,) en una celda, slo hay que hacer click
sobre la celda para activarla y escribir el dato. Despus, pulsar el intro o cambiar de celda activa para que
el programa reconozca aquello que hemos escrito.
2.4. Rango
Un rango designa un conjunto de celdas contiguas que forman un bloque rectangular. Un rango se
representa separando mediante dos puntos los nombres de celdas de dos esquinas opuestas, por ejemplo
B3:D8, y comprende todas las celdas entre esas dos, ambas incluidas.

3. Barras
3.1. Barra de ttulo
La barra de ttulo contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento.
Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos en un
archivo y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar,
restaurar/maximizar y cerrar el programa.
3.2. Barra de mens
La barra de mens contiene las operaciones de EXCEL, agrupadas en mens desplegables. Al hacer click en
Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden
insertar en una hoja EXCEL.

Anna Doubova Rosa Echevarra Dpto. Ecuaciones Diferenciales y Anlisis Numrico Univ. Sevilla

Introduccin a EXCEL

En algunas versiones, al hacer click sobre los mens, slo aparecen aquellos de sus
elementos que han sido utilizados recientemente. Para que aparezcan todos hay que
hacer click sobre las flechas descendientes que aparecen debajo de la lista de
elementos.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las acciones ms habituales se
realizan ms rpidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuacin. El icono con
la cruz, del extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual.
3.3. Barra de frmulas

La barra de frmulas se compone de dos zonas: en la parte izquierda aparece la referencia a la celda activa,
es decir donde se tiene el cursor. En la parte derecha se muestra el contenido de dicha celda. Si el contenido
de la celda es una frmula en esta zona se mostrar la funcin y en la celda aparecer el resultado de la
frmula.
3.4. Barra de etiquetas
La barra de etiquetas nos permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

3.5. Barras de desplazamiento

Las barras de desplazamiento nos permiten movernos a lo largo y ancho de la cuadrcula de forma rpida y
sencilla. Simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer click en los tringulos.
3.6. Barras de herramientas
Las barras de herramientas contienen iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones
ms habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc. Para saber que funcin realiza cada icono, basta con
situar el puntero del ratn (sin hacer clik) encima del icono deseado.
Aunque posee muchas ms, EXCEL slo nos muestra, por defecto, las barras de herramientas habitualmente
ms utilizadas, que son la Estndar y la de Formatos. Dentro de cada barra de herramientas, a su vez,
slo nos muestra los iconos ms utilizados. Las barras de herramientas pueden personalizarse (Men Ver -> Barras de herramientas --> Personalizar).

4. Ayuda
Para activar la Ayuda de EXCEL podemos pulsar F1 o hacer clic en el interrogante de la barra de mens. En
algunas versiones, la Ayuda es ON-LINE y por lo tanto necesita que el ordenador est conectado a internet
(lo cual puede resultar muy molesto).

5. Introduccin de datos en una celda

Como se ha dicho antes, es posible introducir datos de diversos tipos: texto, nmeros, fecha, hora,
frmulas y funciones de varias clases, valores lgicos, grficos, imgenes,
Para introducir datos en una celda, hay que hacer ACTIVA dicha celda y teclear los datos. En EXCEL se
utiliza la coma decimal para separar la parte entera de la fraccionaria de un nmero decimal: 12,06.
Los datos que se escriben aparecen en la celda y en la barra de frmulas. Para indicar que se ha terminado
de introducir datos en esa celda y validarlos se puede:

Pulsar la tecla RETORNO

Pulsar la tecla de tabulacin

Pulsar el cuadro de aceptacin de la barra de frmulas

Desplazarse a otra celda utilizando el ratn o las flechas de movimiento


   

Anna Doubova Rosa Echevarra Dpto. Ecuaciones Diferenciales y Anlisis Numrico Univ. Sevilla

Introduccin a EXCEL

Si una celda ya contiene datos y se quieren modificar, una vez seleccionada la celda adecuada, se puede
escribir directamente, con lo que se machacar lo anterior, o bien hacer clic sobre la parte de los datos a
modificar, en la barra de frmulas. Si, en mitad de la modificacin, nos arrepentimos bastar pulsar el cuadro
de cancelar
de la barra de frmulas.
Tambin se puede cortar y pegar el contenido de una celda en otra:

Seleccionamos la celda con datos adecuada

Utilizando el men Edicin, el botn derecho del ratn o la combinacin de teclas Ctrl+C, copiamos
su contenido

Nos desplazamos a la celda a rellenar y, utilizando de nuevo el men Edicin, el botn derecho del
ratn o la combinacin de teclas Ctrl+V, pegamos el contenido.

Lo anterior puede hacerse tambin con un rango de celdas.

Para borrar el contenido de una celda, basta con pinchar en ella y utilizar cualquiera de las teclas de
borrado: la tecla Suprimir o Delete o la tecla Backspace. Para borrar en una sola operacin el contenido
de un rango de celdas se selecciona dicho rango y se usa la tecla Suprimir o la opcin Borrar contenido del
men contextual (ver observacin 2 al final).

5.1. Introduccin de series de datos

Es muy fcil, con EXCEL, introducir algunas series de datos.
Por ejemplo introduce el valor 1 en una casilla y el valor 2 en la de debajo de la
anterior. A continuacin selecciona el rango formado por estas dos celdas, de forma
que aparezcan rodeadas por un borde negro, como en la figura.
Haciendo coincidir el puntero del ratn con el pequeo cuadrado negro de la esquina
inferior derecha del rango se observar que el puntero se transforma en una cruz
negra. En ese momento, hacer click y, sin soltar el botn del ratn, arrastrar hacia
abajo el recuadro negro. EXCEL rellena de datos las celdas as sealadas, utilizando la
serie de datos determinada por los dos primeros.
Los primeros datos introducidos determinan la serie: si fueran 1 y 3, EXCEL creara una
serie de nmeros impares; si fueran 2 y 6 creara una serie de nmeros con
incrementos de 4. Se pueden utilizar incrementos no enteros:
prueba con 1,1 y 1,3.
Tambin se pueden crear series de fechas, de das de la
semana, de meses, Para ver las distintas opciones mira en
Men Edicin --> Rellenar --> Series
En vez de en sentido vertical, tambin se pueden rellenar
celdas con series arrastrando hacia la derecha.
Prueba a construir, mediante series, el calendario que se
muestra en la Figura adjunta.

6. Frmulas
En una celda pueden introducirse, adems de datos CONSTANTES, como se ha visto en el punto anterior,
FRMULAS en las que intervengan tambin operadores y datos de otras celdas. Para ello, tras seleccionar
la celda adecuada, se debe comenzar por introducir el signo =. Esto es lo que indica al programa que se
va a escribir una frmula.
A continuacin del signo = se escribe la frmula: puede contener nmeros o cualquier dato constante,
referencias a otras celdas, operadores y funciones (ver ms adelante), as como combinaciones de todos
ellos.

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6.1. Operadores
Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una frmula son:

Operadores aritmticos:

Suma + Resta Operador de texto:

Producto

Divisin

Porcentaje

%y

Potenciacin

Concatenacin de textos &

Operadores de comparacin: se emplean para comparar valores y proporcionar un valor
lgico (verdadero o falso) como resultado de la comparacin:
Menor que

<

Mayor que

Menor o igual que

Distinto de

<=

>

Igual a

Mayor o igual que

>=

<>

Ejemplos:

Con frecuencia se utilizan en informtica varios operadores encadenados. Por ejemplo, 5+6/2*1,5. Es
muy importante, en este caso, conocer el ORDEN en que van a ser efectuadas estas operaciones, ya que el
resultado puede ser distinto.
Las normas que determinan dicho orden en EXCEL son:
1. En primer lugar se efectan las potenciaciones.
2. En segundo lugar, las multiplicaciones y divisiones.
3. En tercer lugar, las sumas y restas.
4. Si hay varios operadores con la misma prioridad, se efectan en primer lugar los de ms a la
izquierda.
5. Este orden puede modificarse utilizando parntesis, ya que, si los hay en una expresin, su
contenido tiene prioridad.
Los parntesis, adems, ayudan a hacer una frmula larga ms legible. Se recomienda su uso siempre que
no se est seguro.
6.2. Copiar y pegar frmulas
El contenido de celdas que contienen frmulas se puede copiar y pegar, igual que las dems. Pero, las
referencias a otras celdas se trasladan, con relacin a la celda en que se pega la frmula.
Vase el ejemplo de la Figura 1: la frmula de la celda C4 habra que interpretarla como suma de los
contenidos de las dos celdas que estn a la izquierda de esta. Al copiarla en la celda C7 sigue
teniendo el mismo significado: suma de los contenidos de las dos celdas que estn a la izquierda de esta;
es decir, ahora, de las celdas A7 y B7.
Para evitar esto (cuando interese hacerlo) hay que utilizar referencias absolutas a celdas, como se
explica a continuacin.
Para copiar y trasladar frmulas a otras celdas se puede tambin usar la opcin de arrastrar, como se
explic en el apartado 5.1, as como las opciones de Rellenar del Men Edicin.

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Figura 1

Figura 2

6.3. Referencias absolutas y relativas

En las frmulas de EXCEL, las referencias a celdas se pueden describir de dos formas:

Referencia relativa: es la que hemos visto hasta ahora. Se compone de la letra de la columna
y del nmero de la fila, como por ejemplo A1, C12, H15, Cuando una frmula que contiene
una referencia relativa a una celda, se copia y se pega en otra celda, no se copia exactamente la
misma frmula, sino que se traslada tambin la frmula, utilizando la posicin relativa de la
celda, como se ha explicado antes.
Referencia absoluta: cuando, en la referencia a una celda se pone el smbolo $ delante de la
letra de la columna o del nmero de la fila, o de ambos, se est indicando que no se quiere que
se trasladen al copiar la frmula en otra celda. As:
a. La referencia $A$4 hace siempre mencin a la celda A4, aunque se copie en cualquier
celda.
b. La referencia $A4 har que, al trasladar la frmula, se traslade el nmero de la fila, pero
NO la letra de la columna.
c. La referencia A$4 har que se traslade la letra de la columna, pero NO el nmero de la
fila.

Para ms claridad, vase el ejemplo de la Figura 2.

6.2. Funciones
Las funciones son como frmulas (en general complicadas), que han sido previamente programadas
y estn almacenadas en el ordenador. Se le proporcionan unos valores (argumentos de entrada) y devuelve
un resultado (salida). La sintaxis general de las funciones en EXCEL es:
Nombre_de_la_funcion(argumento1;argumento2;)
Los argumentos pueden ser constantes, frmulas u otras funciones, y van siempre entre parntesis. No se
deben dejar espacios en blanco entre el nombre de la funcin y el parntesis. Las funciones forman parte de
una frmula, por lo tanto, para usar una funcin en una celda hay que introducir el signo = al principio.
Ejemplos:
SUMA(A2;A4;A9;3)
SUMA(A2:B4)
NUMERO.ROMANO(2341)
RAIZ(D6)

el resultado es la suma de los valores de las celdas indicadas,

ms el valor constante 3 : equivale a A2+A4+A9+3
suma los valores de todas las celdas del rango indicado; equivale a
A2+A3+A4+B2+B3+B4
el resultado es MMCCCXLI
el resultado es la raiz cuadrada del valor contenido en la celda D6

Para insertar una funcin en una frmula cuando no se sabe muy bien su sintaxis, o para consultar la lista
de funciones de que dispone EXCEL, y sus descripciones, se puede utilizar la opcin Men Insertar -->
Funcin, que abrir la ventana de ayuda que nos guiar en la bsqueda de la funcin adecuada. Ver
Figura 3.

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Figura 3

Figura 4

Esta ventana nos permite:

Buscar una funcin dando una pista de los que queremos hacer. Por ejemplo, queremos una
funcin que nos diga la longitud de una cadena de caracteres (texto). Escribimos longitud en el
primer campo de la ventana y luego pulsamos Ir.

Ver la lista de todas las funciones disponibles, o slo de una categora de ellas. Elegimos Todas
o la categora deseada en el correspondiente men desplegable.

Seleccionar el nombre de una funcin y ver una breve descripcin de su utilizacin. O bien,
pulsando en Ayuda sobre esta funcin, ver una descripcin ms detallada.

Si seleccionamos una funcin, haciendo doble click sobre ella, o pulsando el botn Aceptar, nos
aparecer un cuadro de dilogo, como el de la Figura 5, que corresponde a la funcin SUMA:

Figura 5
Esta ventana nos da informacin ms exhaustiva y nos permite, tambin, introducir los argumentos
de la funcin con ayuda de un asistente. Estos argumentos se pueden introducir a mano
escribindolos directamente sobre el campo correspondiente, o bien, pulsando sobre el botn
y
luego seleccionando con el ratn un rango de celdas directamente sobre la hoja. Finalizar con la
tecla RETORNO

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Algunas funciones EXCEL elementales

(La seleccin es subjetiva. Para ver la lista de todas las funciones y para descripciones ms detalladas,
vase la ayuda de EXCEL)
MAX(rango;...)
Devuelve el valor mximo de entre todos los que se encuentran en las
celdas contenidas en el rango de celdas. Pueden mencionarse varios
rangos.
MIN(rango;...)
dem, pero devuelve el mnimo.
PROMEDIO(rango;...)
Devuelve el valor medio de los contenidos en las celdas del rango.
CONTAR(rango;...)
Cuenta el nmero de celdas del rango que contienen nmeros (no cuenta
celdas en blanco, caracteres, valores lgicos, etc.)
CONTAR.SI(rango;criterio)
Cuenta el nmero de celdas del rango que contienen nmeros y adems
verifican un criterio.
CONTARA(rango;...)
Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas.
CONTAR.BLANCO(rango;...) Cuenta el nmero de celdas que estn en blanco, esto es, que estn
vacas o contienen el texto vaco .
SUMA(rango;...)
Suma los contenidos de las celdas del rango que contienen nmeros. Se
ignoran celdas vacas y de texto.
SUMAR.SI(rango;criterio)
Suma los contenidos de las celdas del rango que verifiquen el criterio.
MAYUSC(celda)
Convierte a maysculas el texto contenido en la celda.
MINUSC(celda)
dem a minsculas.
NOMPROPIO(celda)
Convierte a mayscula la primera letra de cada palabra del texto contenido
en la celda, y todas las dems a minsculas.
Funciones matemticas elementales en EXCEL
SENO(nmero)
COS(nmero)
TAN(nmero)
RADIANES(grados)
GRADOS(radianes)
RAIZ(nmero)
EXP(nmero)
LN(nmero)
LOG(nmero;base)
LOG10(nmero)
FACT(nmero)

Seno del nmero (nmero expresado en radianes)

Coseno del nmero (misma observacin)
Tangente del nmero (dem)
Convierte grados en radianes
Convierte radianes en grados
Raiz cuadrada del nmero
Funcin exponencial: e elevado al nmero
Logaritmo neperiano o natural del nmero
Logaritmo de nmero en la base indicada
Logaritmo en base 10 del nmero
Factorial del nmero

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7. Grficos
Los grficos son visualmente llamativos y facilitan la comprensin de algunos aspectos en el anlisis de
datos. EXCEL ofrece algunas utilidades para crear grficos. Los ms sencillos, que son los que veremos
aqu, son:

Temperaturas mximas y mnimas en Andaluca en el mes de enero

12000
18
16
14
12
10
8
6
4
2
0

Francia

Italia

Grecia

COLUMNAS

m
er
a

Portugal

Al

Espaa

G
ra
na
da

Hu
el
va

2000

mnimas

Ja
n

4000

mximas

Se
vil
la

6000

M
l
ag
a

8000

C
di
z
C
rd
ob
a

10000

LINEAS

RESULTADOS ELECTORALES
615
312

abstenciones
5757

psoe

7214

pp
iuca-lv
pa

2180
9814
3210

ic
votos nulos
votos blanco

5413

CIRCULAR

Para crear un grfico utilizar la opcin de men

(Insertar
Imagen
Grfico), o bien pulsar el
botn
de la barra de herramientas.
Aparecer la ventana del asistente para grficos
(Figura 11).

A partir de ella podemos definir

caractersticas de nuestro grfico.

todas

las

Para mayor claridad, veremos paso a paso cmo

producir, a partir de los datos de la Figura 12, el
grfico de la Figura 13.

Figura 11

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10

Tabla de temperaturas en
Andaluca en enero
mximas
Granada

Temperaturas mximas y mnimas en el mes de enero

mnimas
20

15

Crdoba

17

10

Mlaga

16

Sevilla

14

Jan

14

Huelva

16

Almera

15

mximas
mnimas

a
er
m
Al
a
lv
ue
H
n
Ja
lla
vi
Se
a
ag
l
M
ba
do
r
C
z
di
C a
d
na
ra

18

Cdiz

Figura 12

Figura 13

En la ventana del asistente para grficos, seleccionar

el tipo Lneas y el Subtipo indicado en la Figura y
pulsar el botn Siguiente.
Aparecer la ventana de la Figura 15.

Figura 14

A continuacin hay que determinar el Rango de

datos que se van a utilizar para el grfico. Pulsar el
botn
de la lnea Rango de datos y, en la
Hoja, seleccionar los datos correspondientes:

Figura 16
Dejar como est la opcin Columnas, para el
parmetro Series en : indica que queremos
dibujar una lnea para cada columna de datos (una
para las mximas y otra para las mnimas).

Figura 15

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11

Pulsar en la pestaa Serie:

En la lista Serie seleccionar la Serie 1, y pulsar

en el botn
del Nombre. A continuacin,
hacer click en la casilla de la Hoja que contiene el
valor mximas y pulsar RETURN

Observar que, en el cuadrado a la derecha de la
figura, donde se indica el color que corresponde a
cada serie, cambia el nombre de la lnea azul, que
antes era Serie 1 y ahora es mximas.

Figura 17

Hacer lo mismo para el Nombre de la Serie 2,

eligiendo la casilla que contiene el valor mnimas.

Tras esto, la ventana Datos de origen aparecer

como la de la Figura 18.

Figura 18

Pinchar a continuacin en el botn

del campo
Rtulos para el eje de categoras (X). En la
Hoja, seleccionar la columna con los nombres de las
provincias:

Figura 20

Figura 19

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12

Pulsar el botn Siguiente. Aparecer una nueva ventana con seis pestaas. En la pestaa Ttulos,
escribir Temperaturas mximas y mnimas en el mes de enero en el campo Ttulo del grfico.
Pulsar el botn Finalizar. Se obtendr un grfico como el de la Figura 21.

Este grfico es casi como el de la Figura

13, salvo algunos detalles estticos, que
vamos a cambiar ahora.

Temperaturas mximas y mnimas en el mes de

enero
20
15
mximas

10

mnimas

Ja
n
H
ue
lv
a
Al
m
er
a

C
d
iz
C
r
do
ba
M
l
ag
a
Se
vi
lla

ra
na
da

Figura 21

Pinchar con el ratn en la lnea del contorno del

grfico, de forma que aparezcan unos pequeos
cuadros negros que indican que est seleccionda,
como en la Figura 22.

Figura 22

1. Cambiar el formato de las lneas

Pinchar en uno de los marcadores cuadrados de color
azul de la lnea de mximas. Se seleccionaran
todos. Hacer doble-click en cualquiera de ellos.
Aparecer la ventana de dilogo Formato de serie
de datos (Figura 23)
En esta ventana podemos cambiar muchas de las
caractersticas de la lnea, como por ejemplo, el
estilo, el color y el grosor de la lnea y el formato de
los marcadores.
Elegir una lnea suave, sin marcadores, de grosor
mximo.
Hacer lo mismo para la lnea de mnimas.
Figura 23

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13

2. Cambiar el color del fondo del grfico

Pinchar en el fondo de color gris de la grfica, de
forma que se seleccione, y hacer dobleclic.
Aparacer la ventana de dilogo Formato del rea
de trazado

En la columna
Ninguna

rea,

seleccionar

la

opcin

Figura 24

3. Cambiar el formato de las leyendas de los

ejes
Hacer doble-clic sobre los nombres de las provincias,
debajo del grfico.
Aparecer la ventana Formato de ejes, de la
Figura 25.
En ella se pueden modificar las caractersitcas del
aspecto de los ejes: graduacin, tipo de leyendas,
color y tipo de letra, orientacin del texto, etc.
Pinchar en la pestaa Alineacin
Pinchar en el pequeo rombo de color rojo y, sin
soltar el botn del ratn desplazar este hasta obtener
la orientacin deseada. Tambin se puede establecer
directamente la medida del ngulo en el campo
correspondiente

Figura 25

Observacin:
El grfico de la Figura 21 se puede obtener
directamente, seleccionando previamente, en la
Hoja, no slo los datos sino tambin los nombres
de las series, y de los rtulos del eje de
categoras (puntos a los que corresponden los
valores), como en la Figura 26.
Luego Insertar grfico, eligiendo la opcin
Lneas como antes. Despus, pulsar Finalizar.

Figura 26

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14

8. Lneas de tendencia
Una lnea de tendencia es la representacin grfica de una curva que se ajusta de manera aproximada a
la lnea que forman unos datos experimentales. Cuando la curva es una lnea recta se conoce tambin con el
nombre de recta de regresin. Sirven, entre otras cosas, para predecir valores futuros.

Por ejemplo, en la tabla de la derecha aparecen unos datos de evolucin

del peso humano segn la edad. Podemos suponer que la relacin entre
ambos (edad y peso) es (de forma aproximada) lineal, es decir, los
puntos (edad,peso) forman una lnea recta. La lnea de tendencia (en
este caso recta de regresin) es la recta que mejor se ajusta a los datos.

Se puede observar en la figura que la recta no

pasa exactamente por los puntos, ya que estos no
forman, exactamente, una recta. Pero la recta
representada es, de todas las rectas posibles, la
que mejor representa a esos datos.
Esta recta puede ser utilizada para calcular de
forma aproximada el peso que tendra la persona
en una edad distinta de las contempladas en la
tabla.

PESO

En la Figura 27 est dibujada una lnea de

tendencia correspondiente a estos datos.

80
70
60
50
40
30
20
10
0

Edad

Peso

25

10

30

12

40

14

51

16

62

18

70

y = 4,7429x - 15,324
2

R = 0,9907

10

15

20

EDAD

A continuacin se explica paso a paso cmo

producir la lnea de tendencia de la Figura 27.

Figura 27

PESO

1. Se dibuja, con los datos deseados, un grfico del

tipo XY Dispersin (Figura 28).
80
70
60
50
40
30
20
10
0
0

10

15

20

EDAD

2. Una vez obtenida la grfica, se seleccionan todos los

puntos haciendo click con el ratn sobre alguno de
ellos.

Figura 28

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15

3. Seleccionamos el men Grfico
Agregar lnea

de tendencia
y nos aparecer la ventana
correspondiente (Figura 29). Elegimos el tipo de
tendencia Lineal, para representar la recta de
regresin.
Obsrvese que existen otros tipos de lneas de
tendencia (logartmica, polinomial, exponencial, etc.)
que se pueden elegir, si fuera el caso de que
nuestros datos se comportaran de forma parecida a
la de estas curvas. Para obtener la prediccin ms
exacta, es importante elegir el tipo de lnea de
tendencia que mejor se adapte a nuestros sus datos.

Figura 29

4. En la pestaa Opciones (Figura 30) marcar

Extrapolar (Hacia delante): 3 Unidades. Ello
har que la lnea se dibuje hasta la edad 21 (18+3),
lo que nos permitir evaluar valores futuros.
Seleccionar tambin Presentar ecuacin en el
grfico, para que se visualice en el grfico la
ecuacin de la recta que estamos dibujando.
Por ultimo, seleccionar Presentar el valor R
cuadrado en el grfico para ver en el grfico el
valor de este coeficiente: una lnea de tendencia es
ms fiable (ms se ajusta a los datos) cuanto ms
prximo a 1 es su valor R2.
5. Seleccionar Aceptar para terminar el grfico.
6. Una vez finalizado el grfico se pueden hacer
modificaciones del mismo como se describe en la
Seccin 7 de estos apuntes.

Figura 30

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9. Condicionales y funcin lgica SI

Con EXCEL es posible hacer que el resultado que se muestra en una celda sea diferente dependiendo de
que se verifique o no una determinada condicin. Por ejemplo, se puede hacer que en una celda
determinada apararezca el texto APROBADO si la celda contigua contiene un nmero mayor o igual que 5
y que, por el contrario, aparezca el texto SUSPENSO si lo anterior no es cierto.
Para ello se utiliza la funcin lgica SI. La condicin que debe verificarse se expresa mediante una
expresin que tome un valor lgico, por ejemplo A3>=5. Si el contenido de la celda A3 es mayor o igual
que 5 esta expresin produce el valor VERDADERO. Si no, produce el valor FALSO.
La estructura general de la funcin SI es la siguiente:
SI(expresin_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

expresin_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO.
Por ejemplo, A3>=5.

valor_si_verdadero es el resultado que devuelve la funcin SI en el caso en que expresin_lgica

tome el valor VERDADERO. Por ejemplo APROBADO.

valor_si_falso es el resultado que devuelve la funcin SI en el caso en que expresin_lgica tome el

valor FALSO. Por ejemplo, SUSPENSO.

El ejemplo completo se escribe:

SI(A3>=5;APROBADO;SUSPENSO)
Ejemplo:
Comprobar usando un condicional (funcin SI) si los datos de la tabla de abajo sobrepasan el presupuesto,
segn el siguiente criterio: si los Gastos reales son estrictamente mayores que los Gastos previstos
poner Presupuesto excedido; en caso contrario, poner Aceptar.

1
2

A
Gastos reales
1500

B
Gastos previstos
900

Solucin:
=SI(A2>B2;Presupuesto excedido;Aceptar)

Observaciones:

Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso

para construir pruebas ms elaboradas, pero siempre conservando la sintaxis de la funcin SI arriba
mencionada.

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10. Listas y bases de datos

EXCEL permite organizar listas (o tablas) de informacin. Si una lista es larga y compleja, es conocida como
base de datos. De modo que una base de datos en EXCEL es simplemente una tabla que contiene una o
ms columnas. Con EXCEL podemos ordenar una lista dada segn diversos criterios, buscar datos
especficos, etc.
9.1. Introduccin de datos en una lista
Para crear una lista hay que hacer lo siguiente (si se quieren usar las capacidades de filtrado de datos):

1. Introducir nombres de campo, es decir encabezamientos de las columnas en la fila superior de

la lista.

2. En las filas siguientes, se introducen los datos correspondientes. Las filas de datos se llaman
registros. La lista deber contener por lo menos una fila de datos directamente debajo
nombres de campo.

de los

Cuando se introducen nombres de campo en la parte superior de la lista, hay que tener en cuenta lo
siguiente:

Los nombres de campo deben ser diferentes los unos de los otros, si se desean usar los filtros de
datos de EXCEL.
No se deben poner filas vacas debajo de los nombres de campo. Es decir no hay que dejar filas
vacas entre los nombres de los campos y los registros.

En esta figura se muestra, como ejemplo, la parte obligatoria y la primera fila (registro) de datos de una
lista:

Nombre
Pepe

Matemticas
A

Biologa
S

Fsica
S

Qumica
A

Una vez definidos los encabezamientos de la lista, los datos de los registros pueden introducirse
directamente o bien utilizando el Formulario automtico de EXCEL: men Datos
Formulario. Este
Formulario nos permite ver los datos de un registro (fila) en forma de ficha. Si abrimos el Formulario
teniendo seleccionada una celda de un registro ya existente, EXCEL nos mostrar su ficha. El Formulario nos
permite tambin Buscar registros, definiendo previamente unos Criterios de bsqueda.
9.2. Ordenacin de datos
EXCEL puede ordenar los datos de una lista segn distintos criterios. Los datos pueden organizarse de
forma ascendente o descendente, siguiendo un orden numrico o alfabtico. Para ello, despus de
seleccionar los datos a ordenar, usar el men Datos
Ordenar
9.3. Filtros automticos
Filtrar es mostrar solamente los datos seleccionados, ocultando los dems a la vista, aunque sin borrarlos,
naturalmente. Con EXCEL se puede filtrar fcilmente una lista utilizando el Autofiltro. Para activar el
autofiltro hay que usar el men Datos
Filtros
Autofiltro.
Con el Autofiltro activado, los nombres de campo se convierten en listas desplegables que permiten realizar
la seleccin. Una vez seleccionados, los datos se pueden copiar y pegar a otro lugar.
Para volver a ver todos los registros, se puede seleccionar (Todas) en los todos los mens desplegables del
Autofiltro, o bien seleccionar Datos
Filtro
Mostrar todo
Para desactivar el Autofiltro: Datos

Filtro

Autofiltro

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Observaciones
(1) La extensin del nombre de un archivo es el procedimiento que utiliza un sistema operativo para asociar
determinados archivos con los programas adecuados, que permiten visualizarlos o modificarlos. Suele
consistir en algunas letras (normalmente tres) aadidas al final del nombre del archivo y separadas de ste
mediante un punto. Por ejemplo: escrito.doc, impreso.pdf, etc. En base a la extensin del nombre del
archivo, el sistema operativo decide, por ejemplo, qu icono identificativo le asocia.
Normalmente, Windows oculta las extensiones de los nombres de los archivos, de forma que el usuario slo
puede distinguir los distintos tipos de archivo por el icono que los representa.
Para que las extensiones de los archivos se hagan visibles puedes hacer lo siguiente: abre cualquier carpeta
y busca Men Herramientas --> Opciones de carpeta --> Pestaa Ver --> Ocultar las extensiones
de archivo para tipos de archivo conocidos y elimina la seal en su casilla de verificacin.
(2) Se denomina Men contextual el cuadro de mens que, en determinadas ubicaciones, aparece en
Windows cuando se pulsa el botn derecho del ratn. Se llama contextual porque su contenido depende del
contexto en que nos encontremos: en mitad de un prrafo durante la edicin de un documento, con un
elemento grfico seleccionado, sobre el fondo del escritorio...

Algunas direcciones tiles:

http://www.aulaclic.es/excel2003/index.htm : Curso de EXCEL 2003
http://www.duiops.net/manuales/excel/excel.htm : Manual de EXCEL 2003

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