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ACERVOS DIGITAIS:
Instrumentos para
Gesto do Conhecimento

Auta Rojas Barreto

Diretora da COLLECTA

CBBD 2005

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Projeto de GED
Acervos Digitais
GED
GED

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J imaginou poder acessar seus

documentos eletrnicos...
...de qualquer lugar do
mundo, a qualquer hora?

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Poder consultar o
acervo da Biblioteca...
...pelo seu computador?

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Visualizar documentao
guardada nas pastas do arquivo?

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Localizar facilmente
arquivos eletrnicos...

...mesmo no tendo
sido salvos por voc?

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Isto est se tornando

uma realidade

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Disponibilizar a tecnologia das

maiores empresas do mundo...

...disponibilizando seu
conhecimento hoje e no futuro...

...preservando sua histria

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Atravs de um projeto que usa

tecnologia para agilizar a localizao
da informao, compartilhar o
conhecimento, padronizar o
arquivamento dos documentos,
motivando a integrao e a
participao de todos.

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G erenciamento
Eletrnico de
D ocumentos

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Conta-de-Padeiro
a.k.a. Anlise financeira
da soluo (ROI)
Tempo dispendido por dia na busca de documentos X custo
de oportunidade por profissional X nmero de profissionais X
nmero de dias teis no ano

- Tempo dispendido por dia:60 min = 1h

- Valor-hora mdio por profissional: R$ 50/h
- Nmero de profissionais: 100
- Nmero de dias teis no ano: 250
Jogados no lixo anualmente:
1h x R$ 50/h x 100 prof. x 250 dias

= R$ 1.250.000,00

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S para dar um exemplo...

Vamos imaginar uma equipe com 6 pessoas, trabalhando com
um documento e suas verses...
H:

H:

H:

xyz2.doc

caixa de
Um
Umdocumento,
documento,33verses...
verses...
sada de
correio

24
24 cpias!!!
cpias!!!

xyz.doc

caixa de
sada de
correio

H:

abc.doc
caixa de entrada dos
membros da equipe

caixa de
sada de
correio

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Formas de armazenamento de Dados em 1990

95% Papel
1% Proc. de dados
4% Microfilme

Fonte: AIIM - 1990

At hoje em dia h empresas que trabalham

desta forma

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Atividades

As Informaes podem, originalmente, estar

registradas em mdias analgicas ou digitais
em todas as fases de sua vida
Mundo Analgico

Criao

Reviso

Processamento

Mundo Digital

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Arquivo

Atividades

Combinaes de mdias analgicas e digitais

Mundo Analgico

Criao

Reviso

Processamento

Mundo Digital

_______

Arquivo

Atividades

Informaes em estado dinmico e estticas

Document

Record

Management

Management

Mundo Analgico

Criao

Reviso

Processamento

Mundo Digital

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Arquivo

Arquivamento e recuperao
tradicional

Document Imaging

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Full text retrieval

OCR

Digitalizao

Pesquisa:
Palavra-ndice

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Formatos Eletrnicos

Texto:

PDF

Imagem: BMP, GIF, JPG,TIFF, PDF

Vdeo:

AVI, MPEG, WMA, QUICKTIME, REAL

udio:

MP3, WMA, AVI, REAL

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Escolha da tecnologia
Valor da
Informao

Estratgica
Imagem
Ttica
Micrografia
Operacional
Baixo

Mdio

Alto

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Freqncia
de acesso

DIVERSOS USOS DO GED

Documentos empresariais
Em empresas que ainda usam
documentos em papel (Arquivo e
Biblioteca) ou em meios eletrnicos
(Word, Excel, Power Point)

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Comportamento do Mercado

Grande

Corporativo

Mdia

Departamental

Pequena

Pessoal

Parte da
organizao

Parte do
produto

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DIVERSOS USOS DO GED

Documentos histricos
Documentao de valor histrico,
cpias nicas, documentos raros e,
muitas vezes, fragilizados pelo tempo

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DIVERSOS USOS DO GED

Documentos pessoais
Teses, "papers", lbuns ou recortes de
jornais, fotos, slides, vdeos, etc

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DIVERSOS USOS DO GED

Conhecimento
pessoal

Biblioteca Virtual

Base de
Conhecimento
Conhecimento Explcito,
Documentado, capturado
em Documentos, Planos,
Bancos de Dados,Normas,
E=mails e outros

Conhecimento Tcito,
No Documentado, Idias
Experincias.

Compartilhar & Reutilizar

Conhecimento=
Otimizao do tempo

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PROPOSTA DE SOLUO
Registro no GED de todo o acervo do Arquivo
Corrente e Inativo: pastas, caixas e documentos e
de parte do acervo da Biblioteca
Central de digitalizao dos documentos
Criao de rotinas de digitalizao
Localizao de documentos por qualquer
informao lgica
Pastas eletrnicas semelhana das pastas fsicas

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ETAPAS DO TRABALHO
Diagnstico entrevistas e anlise de processos
Especificao de requisitos para o sistema de GED
Elaborao de Tabelas de apoio e definio de ndices
Aquisio do Sistema
Definio de novos fluxos e rotinas de trabalho (AS IS TO BE)
Implantao do GED
Criao da Central de Digitalizao
Digitalizao de documentos
Capacitao das equipes em servio
Controle de Qualidade

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O que a Anlise de Processos

Mapeamento
de Processos

anlise da situao de fluxos de

informao atual da empresa e a
proposio de novos fluxos
organizacionais tendo em vista os
recursos humanos e tecnolgicos
disponveis.
Utiliza a Situao AS-IS e os
indicadores levantados.
Projeta a Situao TO-BE e estabelece
o plano de ao.

Organizao
do Presente

Proposies

Organizao
Ideal

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Anlise de Processos
Entrevistas com pontos focais
Estudo dos processos de trabalho
Levantamento da organizao fsica
Anlise do fluxo documental

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Anlise de Processos

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Anlise de Processos

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Anlise de Processos

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Aquisio do sistema

REQUISITOS GED

Item 1

Nononono no nonono nono

nonono nono

Item 2

Nononono no nonono nono

nonono nono

Item 3

Nononono no nonono nono

nonono nono

Item ...

Nononono no nonono nono

nonono nono

I.Tcnico 1 Nononono no nonono nono

nonono nono

I.Tcnico 2

Fornecedor GED 1

Fornecedor GED 2

Nononono no nonono nono

nonono nono

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Fornecedor GED 3

Tabelas de Apoio
* Vocabulrio Controlado
Fonte bsica da linguagem documental
desenvolvida para a indexao e recuperao
dos documentos

* Tipologia Documental
Relao da tipologia documental desenvolvida
a partir da anlise dos documentos existentes
no acervo e contando com a participao dos
usurios

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Implantao do GED

O arquivo eletrnico
produzido
GED

Ao ser finalizado,
armazenado no
GED

GED

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Implantao do GED

GED

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Implantao do GED
Documentos gerados externamente podem ser
digitalizados, armazenados no GED, nas pastas do
Arquivo Fsico

GED
GED

Possibilitando fazer um link do que

fsico com o que eletrnico

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Cases COLLECTA
Destacando especialmente:
Os escritrios
Tozzini, Freire, Teixeira e Silva,Advogados
Barbosa, Mussnich & Arago, Advogados Associados
Danneman, Siemsen, Bigler & Ipanema Moreira
Stuber Advogados Associados
Villemor Amaral Advogados
E uma importante rea jurdica empresarial
Departamento Jurdico da Companhia Vale do Rio Doce

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Objetivo do projeto de GED

Introduz os conceitos de Gesto do Conhecimento
Faz com que a ao participativa seja elemento chave para
conduo do Programa que se quer implantar
Padroniza a classificao de documentos para permitir a
recuperao futura
Centraliza os documentos numa base nica, permitindo a
troca de conhecimento com as demais unidades

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Resultados Evidentes
da implantao do GED

Armazenamento do conhecimento relevante

Agilidade na recuperao de documentos

Eliminao de mltiplas cpias

Garantia de controle de verses
(identificando a ltima)
Informao sobre usurios dos documentos
(com registro de dia e hora e modificao realizada)
Arquivamento de e-mails como arquivos doc
Evidncia dos benefcios de compartilhar documentos

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---Coffe-break
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Mudanas Comportamentais
Exibio e debate sobre o filme
Mudana de Hbito

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