Guide Utilisateur

Consultations
Module Achats
MPCNS

GNRALITS SUR LA FONCTION

DONNES UTILISES SUR LA FONCTION
Donnes de base
Donnes de flux
PROCDURE DE SAISIE

GNRALITS SUR LA FONCTION

La fonction Consultations dans le module achat permet daccder des consultations sous forme de tableaux et de
graphiques (camembert, histogramme, courbe).
Les tapes gnrales de saisie dune consultation

Etape 1 : Saisir les critres de filtre

Etape 2 : Lancer la recherche pour afficher les rsultats

Les consultations du module achat concernent les fonctions demandes dachats, commande dachats, rception,
retour et facture. Les donnes produites lcran par le systme sont extractibles sur Excel partir du bouton
Export Excel accessible en clic droit depuis le tableau.

On distingue plusieurs types de consultations relatives aux principales fonctions dachats :

Demande dachat
o

Lignes demandes : consultation sous forme dun tableau des demandes dachat sur une priode
donne, signe ou non, commande ou non, solde ou non, pour un fournisseur ou pour plusieurs
fournisseurs, pour une ou plusieurs socits, pour un ou plusieurs sites.

Commande dachat
o

Liste commandes : liste des commandes dachat dun ou de tous les fournisseurs sur une priode
donne.

Lignes commandes : consultation sous forme dun tableau dune partie ou de la totalit des
commandes traites ou en cours de traitement pour un ou lensemble des fournisseurs sur une
priode donne.

Commande de sous-traitance : consultation sous forme dun tableau dune partie ou de la totalit
des commandes de sous-traitance solde ou non sur une priode donne.

Commande par priode : consultation graphique qui permet de comparer les priodes entre elles
et de faon indpendante. Ces comparaisons concernent le montant hors taxe des commandes
rpartis en fonction de statut (imprime, signe, solde, reue, facture).

Liste rceptions : liste des rceptions imprimes ou non, factures ou non, comptabilises ou
non, dun ou de tous les fournisseurs sur une priode donne.

Ligne rceptions : consultation sous forme dun tableau dune partie ou de la totalit des
rceptions facture ou pas, comptabilise ou pas pour un ou la totalit des fournisseurs.

Rceptions par priode : consultation graphique qui permet de comparer les priodes entre elles
et de faon indpendante. Ces comparaisons concernent soit du montant hors taxe factur ou non
par priode (Fact/priode) ; Soit du montant hors taxe rceptionn et retourn par priode
(Ret/Priode). Voir les filtres possibles parmi des critres de slection.

Liste factures : liste des factures et/ou des avoirs valids ou pas dun ou de tous les fournisseurs
sur une priode donne.

Ligne factures : consultation sous forme dun tableau des factures ou/et avoirs valids ou pas pour
un ou la totalit des fournisseurs et pour un article ou lensemble des articles sur une priode
donne.

Rception

Factures

Module Achats : Consultations (MPCNS)

2/9

Factures par priode : consultation graphique qui permet de comparer les priodes entre elles et
de faon indpendante. La consultation concerne soit le montant hors taxe factur par priode et
par type de facture cest--dire facture ou avoir (Types/priode) ; Soit le montant toutes taxes
comprises rgl et restant rgler par priode (Rgl/priode)

Palmars factures : Consultation graphique soit du palmars des avoirs attendus et des avoirs
reus en montant hors taxe par fournisseur (Fournisseur) ; Soit du palmars des factures non
rgles et rgles en montant toutes taxes comprises par niveau de bon payer cest--dire non
chu, litige, bon payer (Bon payer).

Liste retours : liste des retours dun ou de tous les fournisseurs sur une priode donne.Ligne
retours : consultation sous forme dun tableau dune partie ou de la totalit des retours valids ou
pas, facturs ou pas pour un fournisseur ou pour lensemble des fournisseurs sur une priode
donne.

Retours par priode : consultation graphique qui permet de comparer les priodes entre elles et
de faon indpendante. La consultation concerne soit le montant hors taxe retourn par priode
(types/priode) ; Soit le montant hors taxe retourn qui a fait lobjet dun avoir ou qui est en
attendant dun avoir sur une priode dfinie (Avoirs/priode).

Palmars retours : Consultation graphique soit du palmars des motifs de retour par montant hors
taxe retourn (Motifs); Soit du palmars des fournisseurs par montant hors taxe retourn
(Fournisseur).

Retours

Traabilit pices achat : Consultation sous forme dun tableau et dune arborescence dune pice gnre du
flux achat.

Module Achats : Consultations (MPCNS)

3/9

DONNES UTILISES SUR LA FONCTION

Donnes de base
Toutes les donnes de base ncessaires au flux dachat

Donnes de flux
Donnes de flux ncessaires pour afficher les diffrents lments consulter
o

Les demandes dachats saisies

Les commandes dachats saisies

Les rceptions saisies

Les retours fournisseur saisis

Les factures / avoirs dachat saisis

Module Achats : Consultations (MPCNS)

4/9

PROCDURE DE SAISIE
Les tapes suivantes concernent les consultations de type liste , cest dire

Liste commandes ,

Liste rceptions ,

Liste facture ,

Liste retours .

Etape 0 : Entrer dans la fonction : Achats > Consultations > choisir la consultation souhaite
Etape 1 : En entte, saisir les critres de filtre
Remarque : si aucun critre nest renseign, laffichage se fera sur lensemble des donnes.

Saisir ou pas les critres de filtre dans les champs vides : la socit, le site commande, le
fournisseur, la priode souhaite

Cocher ou pas les critres de slection :

Pour les commandes : solde, non solde, signe, non signe

Pour les rceptions : facture, non facture, comptabilise, non comptabilise

Pour les factures : facture, avoir, valide, non valide

Pour les retours : valid, non valid, factur, non factur

Etape 2 : Cliquer sur le bouton recherche pour lancer laffichage des rsultats en fonction des critres
choisis

Etape 3 : A partir du bouton critres , possibilit de classer et daffiner laffichage des rsultats avec des
critres supplmentaires dont :

Pour les commandes : facture, non facture, imprime, non imprime, reue, non reue

Pour les rceptions : imprime, non imprime

Pour les factures : factures complmentaires, avoirs/retour, module achat, module Tiers, niveau
bon payer (BAP), non niveau bon payer.

Pour les retours : comptabilis, non comptabilis, imprim, non imprim

Etape 4 : Cliquer sur la coche verte pour lancer laffichage des rsultats en fonction des critres choisis
Etape 5 : Existence doptions
o

Possibilit dexporter sur Excel: click droit dans le tableau et slectionner Export Excel

Possibilit daccder aux autres crans de consultation en relation avec la consultation active via
le bouton graphique de la barre des menus

A partir de la liste commandes, accs lcran de consultation du montant hors taxe par
priode (HT/priode) ou celui de la dcomposition de montant hors taxe des
commandes par priode (Dcomposition HT/priode)

A partir de la liste rception, accs lcran des rceptions factures par priode
(factur/priode), des rceptions retournes par priode (retourn/priode)

A partir de la liste retour, accs lcran des types de retour par priode (Types
retour/priode), des avoirs par priode (avoirs/priode), du palmars des motifs de retour
(palmars motifs), du palmars des fournisseurs (palmars/fournisseur)

Module Achats : Consultations (MPCNS)

5/9

A partir de la liste facture, accs lcran des types de facture par priode (Types
facture/priode), des factures rgles par priode (rgl/priode), du palmars des
fournisseurs (palmars/fournisseur), du palmars des factures non rgles par niveau de
bons payer (palmars bons payer)

Possibilit daccder par tunnel la fonction

Par click droit sur le numro de la commande dans le tableau affichant les rsultats =>
accs la fonction Commande de la ligne sur laquelle le click a t effectu

Par click droit sur le numro de la rception dans le tableau affichant les rsultats =>
accs la fonction rception de la ligne sur laquelle le click a t effectu

Par click droit sur le numro de la facture dans le tableau affichant les rsultats => accs
la fonction facture de la ligne sur laquelle le click a t effectu

Par click droit sur le numro du retour dans le tableau affichant les rsultats => accs
la fonction retour de la ligne sur laquelle le click a t effectu

Etape 6 : Impression des rsultats de lcran de consultation: Fichier => Imprimer => Fiche
Etape 7 : Ou exporter vers Excel pour traitement dport (Export Excel en clic droit dans le tableau)
Etape 8 : Cliquer sur la croix rouge pour fermer lcran de consultation.

Les tapes suivantes concernent les consultations de type ligne ,

Ligne demandes dachats,

Ligne commandes ,

Ligne factures ,

Ligne rceptions ,

Ligne retours .

Etape 0 : Entrer dans la fonction consultations : Ventes => Consultations => choisir la consultation souhaite
Etape 1 : En entte, saisir les critres de filtre
Remarque : si aucun critre nest renseign, laffichage se fera sur lensemble des donnes.

Saisir ou pas les critres de filtre dans les champs vides : la socit, le site de demande, de
commande ou de rception, le fournisseur, larticle, la priode souhaite

Cocher ou pas les critres de slection :

Pour la demande dachat : solde, non solde, commande, non commande, signe,
non signe

Pour la commande : solde, non solde, signe, non signe

Pour la rception : facture, non facture, comptabilise, non comptabilise

Pour la facture : facture, avoir, valide, non valide

Pour le retour : valid, non valid, factur, non factur

Etape 2 : Cliquer sur le bouton recherche pour lancer laffichage des rsultats en fonction des critres
choisis

Etape 3 : A partir du bouton critres , possibilit daffiner laffichage des rsultats

Etape 4 : Cliquer sur la coche verte pour lancer laffichage des rsultats en fonction des critres choisis
Etape 5 : Existence doptions
o

Possibilit daccder par tunnel la fonction

Module Achats : Consultations (MPCNS)

6/9

Par click droit sur le numro dune demande dachat dans le tableau affichant les
rsultats => accs la pice de la demande dachat correspondante et la consultation
Traabilit pices achat

Par click droit sur le numro de commande dans le tableau affichant les rsultats =>
accs la fonction commande , accs la consultation Traabilit pices achats

Par click droit sur le numro de rception dans le tableau affichant les rsultats => accs
la pice de la rception correspondante et la consultation Traabilit pices
achats

Par click droit sur le numro de facture dans le tableau affichant les rsultats => accs
la pice de la facture correspondante, la pice de la commande dachat
correspondante, la pice de la rception correspondante, et la consultation
traabilit pices achat

Possibilit dexporter sur Excel via un click droit dans le tableau et slectionner Export Excel

Etape 6 : Impression des rsultats de lcran de consultation: Fichier => Imprimer => Fiche
Etape 7 : Cliquer sur la croix rouge pour fermer lcran de consultation.

Les tapes suivantes concernent les consultations suivantes :

Commande par priode,

Rception par priode,

Facture par priode,

Retour par priode.

Etape 0 : Entrer dans la fonction consultations : Achats => Consultations => choisir la consultation souhaite
Etape 1 : Apparition dune fentre
o

Saisir les critres de filtre

Cliquer sur les boutons

HT/priode ou Dtail/priode pour les commandes

Fact/priode ou Ret/priode pour les rceptions

Types/priode ou rgl/priode pour les factures

Type/priode ou Avoirs/priode pour les retours

Etape 2 : Affichage sous forme dun graphique les rsultats de la slection

Etape 3 : Possibilit de changer certains critres de slection : les champs sont accessibles dans lcran. Une
fois les critres changs, cliquer sur le bouton recherche pour recharger les rsultats (toujours sous forme
de graphique)

Etape 4 : Possibilit de changer la forme du graphique (camembert, histogramme, courbe) : cliquer sur licne
orange en forme de demi-cercle (en haut du cadre du graphique)

Etape 5 : Possibilit davoir les donnes du graphique sous forme de tableau en cliquant sur le coin en haut
gauche du cadre du graphique

Etape 6 : Possibilit dexporter sur Excel via un click droit dans le tableau et slectionner Export Excel
Etape 7 : Cliquer sur la croix rouge pour revenir sur la fentre des critres
Etape 8 : Cliquer sur la croix rouge pour quitter la consultation

Module Achats : Consultations (MPCNS)

7/9

Les tapes suivantes concernent les consultations suivantes :

Palmars factures,

Palmars retours .

Etape 0 : Entrer dans la fonction consultations : Achats => Consultations => choisir la consultation souhaite
Etape 1 : Apparition dune fentre
o

Saisir les critres de filtre souhaits

Cliquer sur les boutons Fournisseurs ou Bon payer pour les factures

Cliquer sur les boutons Motifs ou fournisseurs pour les retours

Etape 2 : Affichage sous forme dun graphique les rsultats de la slection

Etape 3 : Possibilit de changer certains critres de slection : les champs sont accessibles dans lcran. Une
fois les critres changs, cliquer sur le bouton recherche pour recharger les rsultats (toujours sous forme
de graphique)

Etape 4 : Possibilit de changer la forme du graphique (camembert, histogramme, courbe) : cliquer sur licne en
forme de demi-cercle orange (en haut du graphique)

Etape 5 : Possibilit davoir les donnes du graphique sous forme de tableau en cliquant sur le coin en haut
gauche du cadre du graphique

Etape 6 : Possibilit dexporter sur Excel via un click droit dans le tableau et slectionner Export Excel
Etape 7 : Cliquer sur la croix rouge pour revenir sur la fentre des critres
Etape 8 : Cliquer sur la croix rouge pour quitter la consultation

Les tapes suivantes concernent la consultation

Commande de sous-traitance

Etape 0 : Entrer dans la fonction consultations : Achats => Consultations => choisir la consultation souhaite
Etape 1 : En entte, saisir ou pas les critres de filtre : site de rception, ordre de sous traitance, article sous
trait, service, fournisseur, commande, dates.
Remarque : si aucun critre nest renseign, laffichage se fera sur lensemble des donnes.

Etape 2 : Cliquer sur le bouton recherche pour lancer laffichage des rsultats en fonction des critres
choisis

Etape 3 : A partir du bouton critres , possibilit de classer laffiner laffichage des rsultats avec des critres
supplmentaires

Etape 4 : Cliquer sur la coche verte pour lancer laffichage des rsultats en fonction des critres choisis
Etape 5 : Existence doptions
o

Possibilit dexporter sur Excel: click droit dans le tableau et slectionner Export Excel

Via un click droit sur le numro dordre de sous traitante dans le tableau affichant les rsultats =>
accs la pice de la commande correspondante et lordre de sous traitance correspondant.

Etape 6 : Impression des rsultats de lcran de consultation: Fichier => Imprimer => Fiche
Etape 7 : Cliquer sur la croix rouge pour fermer lcran de consultation.

Module Achats : Consultations (MPCNS)

8/9

Les tapes suivantes concernent la consultation suivante :

Traabilit pices achats

Etape 0 : Entrer dans la fonction consultations : Ventes => Consultations => traabilit pices ventes
Etape 1 : En entte, saisir les critres de filtre notamment le numro de pice (saisie obligatoire).
Etape 2 : Faire entre (touche du clavier) pour lancer laffichage des rsultats
Etape 3 : Impression des rsultats de lcran de consultation: Fichier => Imprimer => Fiche
Etape 4 : Cliquer sur la croix rouge (en haut droite) pour fermer lcran de consultation.

Module Achats : Consultations (MPCNS)

9/9