Guide Utilisateur

Rceptions
Module Achats
MPRCP

GNRALITS SUR LA FONCTION

Documentation diteur
Personnalisation Client
Notes utilisateurs
DONNES UTILISES SUR LA FONCTION
Donnes de base
Donnes de flux
Paramtrage
Conseils dutilisation
PROCDURE DE SAISIE
Documentation diteur
Personnalisation Client
Notes utilisateur
FORUM AUX QUESTIONS
Cas n1 : Problme sur le rapprochement
Cas n2 : la rception naboutit pas cause dun
message prix nul non autoris

GNRALITS SUR LA FONCTION

Documentation diteur
Une rception permet de dclencher :
-

Une entre partielle ou totale en stocks pour les articles grs en stocks. Cette rception influe, en fonction
du mode de valorisation de la catgorie, la valorisation du mouvement de stock ainsi que le prix moyen
pondr.

Un calcul de provision sur le principe des factures recevoir pour les articles grs ou non en stocks.

Dans Sage ERP X3, la fonction rception est accessible soit via le module achats soit via le module
stocks .
Une rception peut tre effectue de faons suivantes :
-

lies une commande dachat

lies une commande ouverte (voir les fonctions contrat et demandes de livraisons )

Directe, si autorise par le paramtrage gnral

Remarque :

La rception dune commande soumise signature nest possible que si la commande est totalement
signe.

La rception est soumise au paramtrage des articles et des transactions de saisie. Exemple, rgle de
stockage, gestion des lots.

Une rception sert de base au contrle de la facture fournisseur, notamment pour vrifier les lments
quantitatifs de la facture.

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DONNES UTILISES SUR LA FONCTION

Donnes de base
Fournisseurs
Articles : la rfrence article est dterminante afin dappliquer les rgles dfinies au niveau de sa catgorie, sa
propre fiche, son lien article-site et son lien article-cot

Donnes de flux
Donnes de flux ncessaires pour enregistrer les rceptions
o

Les commandes dachat saisies ou compltement signes en cas de circuit de validation

Les demandes de livraisons fermes sur les contrats en cours de validit

Les livraisons (inter site) en cas de rception inter site

Paramtrage
Transactions de saisie : les crans de saisie sont personnalisables via le paramtrage de transactions de saisie
Le moteur de stocks sur les catgories des articles achets (exemple : affectation des emplacements)

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Conseils dutilisation
Utiliser les critres de picking complmentaires d ans la barre des menus pour filtrer la slection des lignes de
commande.

Saisir la rfrence BL du fournisseur dans la zone prvue cet effet dans len-tte de la rception pour avoir un
critre prcis de rapprochement sur les rceptions au moment du contrle facture.

Vrifier les rgles de gestion sur les catgories et les articles qui affectent les attributs de stocks au moment de la
rception.

Dfinir les rgles de solde : depuis la rception ou moment de son enregistrement ou depuis la ligne de
commande posteriori aprs la saisie des rceptions.

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PROCDURE DE SAISIE
Documentation diteur
Etape 0 : Choisir la transaction de saisie souhaite (si plusieurs transactions de saisie ont t cres)
Etape 1 : Initialisation de lenregistrement dune rception crer
o

Cliquer sur licne croix violette (nouveau) dans la barre des boutons

Le systme rinitialise tous les champs de lcran pour une nouvelle saisie

Etape 2 : En entte, saisie squentielle des lments suivants :

o

Saisir le site de rception (obligatoire)

Saisir le fournisseur (obligatoire)

Saisir la date de rception

Saisir le numro et la date de BL fournisseur

Saisir le code de lemplacement quai si une rception sur quai est prvue et si le champ nest pas
renseign par dfaut.

Remarque :

Si aucun fournisseur nest renseign, dans la liste de gauche, affichage de toutes les commandes et
livraisons du site, tout fournisseur confondu.

Dans le cas dune rception faite par le service Achat dans le site transit le champ Emplacement Quai
doit tre aliment : on peut slectionner un emplacement de type quai via le champ emplacement
quai qui se trouve sur len tte. Cet emplacement est prioritaire pour les lignes de rception. Sinon,
cest lemplacement paramtr au niveau de larticle site qui fait prime.

L'entre de stock sur un emplacement de type "En attente de rangement" (ou "Quai") autorise l'entre
de stock dont les caractristiques de lot, sous lot, n de srie ne sont pas forcment identifies
immdiatement.
Ce type d'entre permet de rceptionner rapidement de la marchandise pour l'identifier et la ranger plus
prcisment dans le stock ultrieurement.

Etape 3 : Dans le tableau, cas de rapprochement sur les commandes dachat ou les livraisons (inter-site)
o

Dans la liste de gauche, deux tiroirs sont accessibles pour le rapprochement

Slection commandes, pour un rapprochement sur les commandes normales ou

commandes ouvertes

Une liste denregistrements apparat dans la liste de gauche correspondant aux commandes non
soldes ou aux livraisons non soldes, filtres par rapport au fournisseur saisi ou dans le cas o
le fournisseur na pas t saisi, aucun filtre sera activ et donc apparition de toutes les
commandes ou livraisons du site.

Remarque :

Sur les lignes partiellement rceptionnes, le systme propose le reliquat non rceptionn

Si la liste est vide, vrifier

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Le site et le code fournisseur

Lexistence de commandes en attente de rception

Si les commandes signer sont totalement signes

La liste de picking est organise sur deux niveaux

Niveau en tte (commandes ou livraisons inter-site selon le tiroir utilis)

Niveau ligne (commandes ou livraisons inter-site selon le tiroir utilis)

Pour visualiser les lignes dun en-tte cliquer sur la boule correspondant la commande ou la
livraison pour faire apparatre les lignes dans la liste de gauche.

Si la liste des enregistrements de type commande ou livraison nest pas suffisamment filtre un
bouton accessible dans la barre de menus options / critres de picking permet de rajouter de
nouveaux critres pour filtrer plus prcisment la liste.

Le rapprochement seffectue en slectionnant par en-tte ou par ligne les enregistrements la

rception.

Les lments slectionns sont reprsents par des boules vertes et la slection dun
enregistrement dans la liste de gauche vient alimenter le tableau du premier onglet de la fonction.
Les enregistrements peuvent tre dslectionns en cliquant nouveau sur les boules

Il est possible de rapprocher plusieurs commandes ou livraisons sur une mme rception ou des
lignes issues de diffrentes commandes ou diffrentes livraisons.

Etape 3 bis : Cas dune rception directe. Dans le tableau, saisir les codes articles , la quantit rceptionne
et le prix correspondant

Etape 4 : Actions possibles sur la ligne :

o En fonction du paramtrage de la transaction de saisie et des rgles de gestion de larticle (Lot ,
Srie, Premption, ). des informations complmentaires doivent tre saisies. Le systme
ouvrira une nouvelle fentre pour complter ou vrifier la saisie.
o Lindicateur du solde (oui/non) de la ligne est positionn en fonction du paramtrage pralable. Il
est possible dintervenir sur cet indicateur et de solder une ligne non solde .
o Le click droit sur une ligne saisie, permet dajouter le texte, modifier linformation relative
lentre du stock ou dinterroger la situation sur divers points (explication de prix, stock par site)

Etape 5 : Sur longlet valorisation , vrifier les informations rcapitulatives et/ou saisir les lments du pied de
facture (ex : frais du port)

Etape 6 : Autres actions possibles :

o Ladresse dexpdition est hrite de la commande ou de la fiche fournisseur (cas de rception
directe). Il est possible de la modifier via le bouton Adresse sur la barre des menus.
Rappel : Le site et ladresse de rception ont t positionns au niveau de la ligne de commande.
Dans le cas dune rception directe, le site de rception est renseign au niveau de len tte.
o Le bouton Complment permet de modifier les informations gnrales au sujet du transport
o Le bouton Texte permet de saisir les textes rcapitulatifs destins len-tte et/ou au pied de bon
de rception

Etape 7 : Cration de la pice de rception en cliquant sur le bouton crer (en haut gauche)

Etape 8 : Impression du bon de rception.

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Lancement automatique : si le lancement automatique est paramtr dans la transaction de

saisie, cette tape sera propose automatiquement.

Lancement manuel : Fichier ( partir de la barre des menus) => Imprimer=> liste ou fiche

Etape 9 : plusieurs options sont proposes :

o

Lorsque lensemble des lignes sont soldes, lindicateur Solde est coch automatiquement. Sinon il
est possible tout moment de solder la totalit de la rception via le bouton solde.

Le bouton option permet daccder diffrent types de consultation notamment situation de rception
en cours, consultation des rceptions lies au fournisseur renseign

Etape 10 : Cliquer sur la croix rouge pour sortir de la fonction

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FORUM AUX QUESTIONS

Cas n1 : Problme sur le rapprochement
Aucune commande ou livraison (inter-site) rapprocher
Procdure suivre

Vrifier si le site de rception renseign est cohrent avec le site de rception des commandes rceptionner
Vrifier si les commandes attendues sont totalement signes dans cas dune gestion de signature
Vrifier les critres de picking sils correspondent au rapprochement attendu
En cas de rception inter-site, vrifier si la livraison inter-site a t effectue et valide
Vrifier sil existe la/les commande(s) non solde(s) qui correspondent lapprochement attendu

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