Guide Utilisateur

Commande dachats
Module Achats
GESPOH

GNRALITS SUR LA FONCTION

DONNES UTILISES SUR LA FONCTION
Donnes de base
Donnes de flux
Conseils dutilisation
PROCDURE DE SAISIE
FORUM AUX QUESTIONS

GNRALITS SUR LA FONCTION

La fonction commande permet denregistrer des commandes dachats auprs de fournisseurs.

La cration dune commande dachats permet lenvoi dun bon de commande au fournisseur, de gnrer un en cours
de stocks (entre prvisionnelle) et de prparer la rception darticles grs en stock ou de prestations.

Il existe plusieurs types de commande :

-

Commande normale

Commande ouverte (commande sous forme de contrat)

Les commandes dachats peuvent tre cres :

Manuellement en saisie de commande directe

Avec la prise en compte de besoins initis dans le systme (suggestions dapprovisionnements, demandes
signes, demandes non concernes par la gestion de signature).
o

Par la fonction demande dachat en gnrant la commande partir dune demande totalement
signe ou non concerne par la gestion de signature.

Par les fonctions de planning global en transformant une suggestion (POS) issue du traitement de
rapprovisionnement MRP ou hors MRP

Par la fonction plan de lacheteur permettant de slectionner les demandes dachats et de

complter manuellement la saisie de commande pour un ou plusieurs fournisseurs.

Remarques :

Si les articles sont grs en stock, le stock projet est mis jour lors de la cration de la
commande (POF).

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DONNES UTILISES SUR LA FONCTION

Donnes de base
Fournisseurs,
Articles,
Article site,
Tarifs achat,
Transporteur/Transitaire,

Donnes de flux
Les demandes dachat
Les appels doffres

Conseils dutilisation
Dans le cas de besoins frquents de modification des informations en provenance des donnes de base et/ou le
paramtrage (rgime, condition de paiement, prix, sections analytiques, ), il est recommand danalyser et
modifier les donnes dorigine.

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PROCDURE DE SAISIE

Etape 0 : Initialisation de lenregistrement de la commande crer

o

Cliquer sur licne croix violette (nouveau) dans la barre des boutons

Le systme rinitialise tous les champs de lcran pour une nouvelle saisie

Etape 1 : Sur len-tte,

o

Saisir le site de commande, site metteur de lordre (obligatoire)

Saisir la date de commande, par dfaut elle correspond la date du jour (obligatoire)

Slectionner le fournisseur (obligatoire)

Choisir le signataire figurant dans le document Bon de commande papier.

Remarque :

En cas dexistence dune observation (voir la fiche fournisseur), le contenu de ce champ est
affich ds la saisie du code fournisseur.

En cas de dpassement de len-cours contrl du fournisseur, le message davertissement,

bloquant ou non en fonction du paramtrage, saffiche ds la saisie du code fournisseur.

Si le fournisseur est un fournisseur inter-site, lindicateur inter-site sera coch

automatiquement. Si le site du fournisseur appartient une socit diffrente de la socit de
la commande, lindicateur inter-socit sera activ galement.

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 Etape 2 : Sur longlet Gestion,

o

En renseignant le code fournisseur en en tte, des lments de la fiche fournisseur se

chargent. Certains de ces lments sont obligatoires dans la saisie dune commande.

Fournisseur facturant

Tiers pay

Condition de paiement

Rgime de taxe

Site de facturation (site financier li au site de commande)

Devise et type de cours

Remarque : ces lments sont modifiables. Nanmoins, ces modifications ne vont pas mettre jour la fiche
fournisseur et sont propres la commande en cours de saisie.

Renseigner le mode de livraison et le transporteur si besoin

Vrifier les axes analytiques

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 Etape 3 : Sur longlet Lignes,

Saisir le code article command (slection en click droit ou F12 ou saisie manuelle du code)

Remarques

Le systme permet de saisir le code article-fournisseur dans le champ article du tableau en

faisant soit une saisie manuelle du code soit un click droit sur la ligne et slectionner le
bouton article-fournisseur (liste de tous les articles rfrencs pour ce fournisseur).

Le systme permet de choisir larticle partir dune rponse un appel doffre en faisant le
click droit sur le champ.

Si une demande dachat signe existe pour larticle en question, le systme propose de la
slectionner pour la transformer en commande.

Vrifier le site de rception qui correspond au site sur lequel len cours de stocks est positionn
(par dfaut, le site de commande). Possibilit de consulter le stock par site par clic droit sur ce
champ.

Remarques

Si le fournisseur est Etranger , le site Transit 109 est propos par dfaut. Un message
dinformation est affich.

Vrifier lunit de commande (lunit dachat de la fiche article est propose par dfaut).

Saisir la quantit de commande en unit dachat, notion obligatoire y compris pour les articles de
type prestation.

Saisir la date de rception prvue. Cette date est calcule et propose par dfaut en fonction du
dlai dachat dfini pour larticle (dans lordre au niveau du tarif, au niveau de larticle site, au
niveau donglet approvisionnement de la fiche article)

Vrifier le prix brut (aliment par les tarifs achat) et modifiable si lutilisateur est autoris.

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Remarques

Cette liste nest pas exhaustive. Elle ne contient que les champs obligatoires et importants
dans le contexte dIMACAB.

Labsence de valeur et/ou la saisie bloquante sur certains champs comme le code taxe ou
section analytique, serait une consquence du paramtrage, notamment des donnes de
base.

Il est possible daccder ou fonctionnalits suivantes, partir de click droit sur chaque ligne :
o

Saisir du texte la ligne (aliment par dfaut par le texte achats de la fiche article)

Solder une ligne de commande

Dupliquer et/ou clater la ligne

Consulter des informations suivantes :

Suivi de la ligne, visualisation DA, explication du prix,

Etape 4 : Sur longlet Total,

o

Mise jour des lments de facturation (% ou montant)

Etape 5 : Cration de la commande en cliquant sur le bouton crer

Etape 6 : Edition du bon de commande : Fichier > Imprimer > Liste ou fiche ou en cliquant sur le bouton :

Etape 7 : Toute modification de la commande dachat est possible si elle nest pas solde dans sa totalit ou au
niveau de la ligne ; la modification provoquera la gnration dun Workflow de signature nouveau.

Etape 8 : Il est possible daccder, partir des boutons de la barre des menus, :

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Informations douanires qui peuvent tre modifies si la commande nest pas solde, informations
traites pour la Dclaration dEchanges de Biens.

A diffrentes consultations sur la situation de la commande, sur dautres commandes passes

auprs du mme fournisseur, et la traabilit graphique de la pice.

A la consultation de lhistorique des signatures, au paramtrage du circuit de signature et la

signature.

Aux textes de pied et den tte de la commande.

Aux adresses dexpdition et de commande.

Remarque

Il est possible de solder une commande non reue ou partiellement reue via le
bouton Solde en haut de lcran

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FORUM AUX QUESTIONS

Aucun bouton ou tiroir du picking ne mindique les demandes dachat (DA) et/ou des suggestions dachats
commander (POS)
Procdure suivre

Puisque les DA et POS sont en rapport avec un article, il faut attendre la saisie de la rfrence article. La
proposition de DA et POS consommer, se fait ds la saisie du code article via une fentre qui souvre
automatiquement

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