Obsuga

narzdzia informatycznego
MS PROJECT

Spis treci
1.

Uruchamianie ...................................................................................................................................... 4
1.1. Ustawienia wygldu programu .................................................................................................... 4
1.2. Autoczenie zada i wg nakadu pracy ....................................................................................... 6
1.3. Zabezpieczenia ............................................................................................................................. 7
1.4. Zapisywanie .................................................................................................................................. 8
1.5. Przewodnik po programie ............................................................................................................ 9
2. Zadania .............................................................................................................................................. 10
2.1. Definiowanie oglnych parametrw projektu ........................................................................... 10
2.2. Definiowanie godzin pracy i dni wolnych od pracy.................................................................... 13
2.3. Tworzenie listy zada ................................................................................................................. 16
2.4. Podzia przedsiwzicia na etapy, struktura hierarchiczna zada ............................................. 17
2.5. Okrelenie czasu pracy ............................................................................................................... 17
2.6. Analiza PERT ............................................................................................................................... 18
2.7. Ustawienie jednostek czasu w projekcie ................................................................................... 21
2.8. Uwagi i hipercza ...................................................................................................................... 23
2.9. Relacje pomidzy zadaniami ...................................................................................................... 25
2.10. Zwoka i wyprzedzenie ............................................................................................................... 27
2.11. Punkty kontrolne ........................................................................................................................ 30
2.12. Typy Ogranicze ......................................................................................................................... 32
2.13. Opcje Zadanie sumaryczne projektu i numer w konspekcie ..................................................... 35
2.14. Zmiana jednostki czasu trwania przy uyciu Makra ................................................................... 37
2.15. Szacowany czas trwania ............................................................................................................. 39
2.16. Zadanie cykliczne........................................................................................................................ 40
2.17. Kalendarz zadania ...................................................................................................................... 42
3. Zasoby ................................................................................................................................................ 45
3.1. Arkusz zasobw .......................................................................................................................... 45
3.2. Tabele stawek kosztw .............................................................................................................. 48
3.3. Zmiana stawki w czasie .............................................................................................................. 49
3.4. Umowa o dzieo ...................................................................................................................... 49
3.5. Typ rezerwacji zasobu ................................................................................................................ 50
4. Przydzielanie zasobw ....................................................................................................................... 51
4.1. Wykorzystanie okna Przydziel zasoby ........................................................................................ 51
4.2. Przydzielanie zasobw do caego projektu ................................................................................ 53
4.3. Przydzielanie jednego zasobu do wielu zada ........................................................................... 54
4.4. Przydzielanie zasobu typu praca ................................................................................................ 54
4.5. Przydzielanie zasobw typu praca z rn liczb jednostek ...................................................... 55
4.6. Przydzielanie zasobw do zada cyklicznych ............................................................................. 55
4.7. Wykorzystanie rnych Tabel stawek ........................................................................................ 56
4.8. Statystyka projektu .................................................................................................................... 59
4.9. Bilansowanie zasobw ............................................................................................................... 59
5. ledzenie realizacji projektu .............................................................................................................. 62
5.1. Plan bazowy................................................................................................................................ 62
5.2. Wprowadzanie postpu prac w projekcie ................................................................................. 64

1. Uruchamianie
Program Microsoft Project 2007 po instalacji domylnie zosta umieszczony w katalogu z innymi
programami z pakietu Office. Mona go otworzy rozwijajc zakadk Start, nastpnie wybierajc Microsoft
Office i na kocu Microsoft Office Project 2007.

Uruchomienie aplikacji moliwe jest rwnie przy uyciu Skrtu znajdujcego si np. na Pulpicie.

1.1. Ustawienia wygldu programu

Pierwszym krokiem bdzie ustawienie programu tak, by wszystkie polecenia na paskach narzdzi, jak
i polecenia w menu byy widoczne. W tym celu klikamy prawym klawiszem myszy na dowolnym pasku
narzdzi i z menu kontekstowego wybieramy Dostosuj

W oknie Dostosowywanie, na zakadce Opcje zaznaczamy dwa pierwsze parametry, czyli Paski narzdzi
Standardowy i Formatowanie w dwch wierszach oraz Zawsze pokazuj pene menu.

Wczenie pierwszej opcji wywietli dwa najczciej wykorzystywane paski narzdzi jeden pod drugim, co
przy nawet najmniejszej rozdzielczoci, wywietli wszystkie dostpne polecenia. Druga opcja dotyczy
wywietlania wszystkich polece dostpnych w menu

1.2. Autoczenie zada i wg nakadu pracy

Przed rozpoczciem pracy programem warto jest ustawi kilka opcji programu. Wybieramy z menu
Narzdzia
Opcje
Harmonogram

Pierwszy parametr, ktry zalecabym wyczy to Autoczenie wstawionych lub przeniesionych zada.
Odpowiada on za automatyczne zmiany w poprzednikach, ktre pojawia si w momencie wstawiania
nowego zadania pomidzy dwa zadania ju poczone relacj, jak rwnie przenoszenie zada
posiadajcych relacje. Po odznaczeniu klikamy na przycisk Ustaw jako domylne, ktry spowoduje, e to
ustawienie bdzie obowizywao we wszystkich nowo tworzonych projektach, i zatwierdzamy przyciskiem
OK.

1.3. Zabezpieczenia
W trakcie pracy z programem Project z czasem pojawi si potrzeba eby zapisa dane do innych
programw np. Microsoft Excel, Word i innych. Poniewa Microsoft zmieni format plikw tych
programw, nie jest moliwe zapisywanie, dopki nie zaznaczymy opcji na karcie Zabezpieczenia
Zezwalaj na adowanie plikw ze starszymi lub niedomylnymi formatami plikw.

1.4. Zapisywanie
Aplikacja MS Project nie posiada takiego rozwizania jak auto zapis, ktry w przypadku awarii pozwalaby
na odzyskanie wprowadzanych, a nie zapisanych danych. Mona jednak wczy Autozapis na karcie
Zapisywanie, lecz pamita naley o tym, e autozapis powoduje zastpienie poprzedniej wersji pliku i
uniemoliwia cofnicie si przed zapis.

1.5. Przewodnik po programie

Przydatnym rozwizaniem dla nowych uytkownikw aplikacji jest korzystanie z Przewodnika po programie
Project, zestawu kreatorw uoonych chronologicznie zgodnie z tym jak projekt powstaje. Wczenie
Przewodnika moliwe jest na karcie Interfejs.

Lub z menu Widok
Wcz Przewodnik po Programie Project

2. Zadania
2.1. Definiowanie oglnych parametrw projektu
Pierwszym krokiem w czasie tworzenia harmonogramu jest okrelenie daty rozpoczcia projektu.
Ustawienia tego dokonujemy w menu Projekt Informacje o projekcie.

W oknie tym moemy okreli jedn z dwch dat: Dat rozpoczcia lub Dat zakoczenia. To ktra data
jest okrelana definiuje pole wyboru Harmonogram od:

W naszym przykadzie wybierzemy dat 26 marca 2012. W przypadku odlegych dat warto wpisa na
klawiaturze przyblion dat, a potem dokadnie wskaza j rozwijajc list.

10

Po wybraniu odpowiedniej daty klikamy OK zamykajc okno Informacje o projekcie.

Zapiszemy nowy projekt pod nazw Mj Projekt.

By uszczegowi informacje o projekcie klikamy na Plik
Waciwoci

We waciwociach pliku podajemy Menadera projektu: Karol Adamiecki oraz nazw firmy: Kongo Gumi

11

12

2.2. Definiowanie godzin pracy i dni wolnych od pracy

Nastpny krok to okrelenie godzin pracy. Standardowym ustawieniem programu jest praca
od poniedziaku do pitku w godzinach od 9:00 do 13:00 i od 14:00 do 18:00. Poniewa nie chcemy w
naszym projekcie uwzgldnia przerwy na lunch zmienimy godziny pracy. Wchodzimy w menu Narzdzia i
wybieramy Zmie czas pracy

Podczas zmian godzin pracy w projekcie wane jest by kalendarz, ktry zmieniamy, mia dodatkow
informacj (Kalendarz projektu)

W pierwszej kolejnoci zmieniamy godziny pracy w tygodniu na prac midzy godzinami 9:00 a 17:00.
Zmiany moemy dokona na zakadce Tygodnie robocze pod przyciskiem Szczegy

13

Zaznaczamy nazwy wszystkich dni roboczych, czyli od poniedziaku do pitku i edytujemy godziny po
prawej stronie, po ustawieniu opcji Ustaw dla dni okrelone poniej godziny pracy:. Pamitajmy jednak
o wykasowaniu wartoci w drugim wierszu klawiszem Delete i potwierdzeniu wartoci wpisanych w
pierwszym wierszu klawiszem Enter zanim klikniemy OK.
Godziny, ktre ustawiamy to 9:00 i 17:00

Nastpnie przechodzimy do zakadki Wyjtki przewijamy do kwietnia 2012 i ustawimy dni witeczne jako
wolne. Zaznaczamy interesujc nas dat i wpisujemy nazw wita
Daty jako wolne w naszym projekcie to:
5 IV 2012 Dzie bez makijau
15 IV 2012 wiatowy Dzie Pracy Socjalnej
16 IV 2012 Dzie Sapera

14

Dodatkowo dla daty 5 IV 2012 ustawimy cykliczno wita przez nastpnych 5 lat. Zaznaczamy
interesujcy nas wyjtek i klikamy na Szczegy. Wybieramy wzorzec cyklu roczny i podajemy Zakoczenie
po 5 wystpieniach.

Zamykamy kolejne okna przyciskami OK.

15

2.3. Tworzenie listy zada

Przechodzimy teraz do okrelania zada projektu. Najwygodniejszym sposobem tworzenia listy jest oglne
okrelenie zada na pocztku i w razie potrzeby pniejsze uszczegawianie i rozbijanie ich na mniejsze.
Nazwy zada wprowadzamy w kolumnie Nazwa zadania w kolejnych polach. Bd to: Faza wstpna, Faza
waciwa i Faza kocowa

Nastpne fazy bd si skaday z kilku podzada:

Faza wstpna: Badanie rynku, Analiza bada, Ocena kocowa
Faza waciwa: Wdroenie projektu, Szkolenia, Kontrola dziaania oraz Raport
Faza kocowa: Analiza dziaania, Finalizacja projektu
Chcc wstawi midzy ju istniejce zadania nowe pozycje, musimy ustawi si na zadaniu przed ktrym
chcemy wstawi nowe zadanie i nacisn klawisz INSERT.

16

2.4. Podzia przedsiwzicia na etapy, struktura hierarchiczna zada

Poniewa teraz zadania wcale nie wygldaj jak podzadania zada gwnych, poprawimy to okrelajc
poziom konspektu (czyli Struktur Podziau Pracy SPP ang. WBS). Zaznaczamy zadania, ktre maj by
podzadaniami zada sumarycznych i klikamy przycisk Zwiksz wcicie

Widzimy, e zadania sumaryczne zmieniy swj wygld na wykresie Gantta na klamr obejmujc wszystkie
podzadania i s w arkuszu wywietlane pogrubion czcionk. Jeeli chcemy ukry podzadania zadania
sumarycznego klikamy na - przy nazwie zadania.

2.5. Okrelenie czasu pracy

Przejdziemy do okrelania czasw trwania poszczeglnych zada.
Program Project daje nam do wyboru szeroki wachlarz jednostek:
Jednostka
Skrty
Minuta
min
Godzina
godz
h
Dzie
d
Tydzie
tydz
tyg
t.
Miesic
mies
m.
W przypadku, gdy w danej komrce czas trwania ma ju prawidow jednostk, wystarczy wpisa tylko
warto i potwierdzi klawiszem ENTER.
Kolejne czasy trwania dla zada to:
Badanie rynku (Analiza PERT),
Analiza bada (2 dni),
Ocena kocowa (8 godzin),
Wdroenie projektu (2 tygodnie),
Szkolenia (Analiza PERT),
Kontrola dziaania (2 dni),
Raport (1 dzie),
Analiza dziaania (Analiza PERT),
Finalizacja projektu (4 godziny).

17

2.6. Analiza PERT

W przypadku 3 zada czas okrelimy przy uyciu Analizy PERT. Analiza PERT bdzie moliwa do
przeprowadzenia po uprzednim wczeniu paska narzdzi Analiza PERT. Klikamy na menu Widok Paski
narzdzi Analiza PERT

Wygld paska przedstawiono poniej. Na arkusz wprowadzania danych PERT przechodzimy, klikajc na
ostatnim przycisku w nowo wywietlonym pasku.

W wywietlonej tabeli podajemy nowe czasy trwania dla wybranych zada zgodnie z tabel poniej.

Zadanie
Badanie rynku
Szkolenia
Analiza dziaania

Opt. czas trwania

3 dni
3 dni
0 dni

Efekt przedstawiono poniej:

18

Oczekiwany czas
trwania
4 dni
4 dni
3 dni

Pes. czas trwania

11 dni
5 dni
3 dni

Po wprowadzeniu wszystkich potrzebnych wartoci wyliczamy now warto czasu trwania przyciskiem
. W oknie, ktre zobaczymy klikamy TAK, pamitajc e analiza PERT wykorzystuje do oblicze i
przechowuje informacje w pewnych kolumnach, co dyskwalifikuje je w przyszoci z uycia.

Wyniki oblicze przedstawiono poniej

19

Warto zauway, e nie podajemy czasw trwania zada sumarycznych, ktre same wyliczaj czas (nie jest
to suma czasw zada), ktry jest liczb dni roboczych pomidzy najwczeniejsz dat i najpniejsz dat
podzada.
Do widoku Wykres Gantta wracamy, klikajc prawym klawiszem myszy na lewym marginesie, tam gdzie
podana jest nazwa widoku i z listy wybieramy interesujcy nas widok.

Po wprowadzeniu dotychczasowych informacji, nasz projekt bdzie prezentowa si mniej wicej tak:

20

2.7. Ustawienie jednostek czasu w projekcie

Pomidzy poszczeglnymi jednostkami czasu s zalenoci, ktre program uwzgldnia. Domylne
ustawienia s nastpujce:
1 dzie = 8 godzin
1 tydzie = 40 godzin
1 miesic = 20 dni
Ustawienie to mona zmieni w menu Narzdzia, Opcje

Na zakadce Kalendarz mona zmieni wartoci na dowolne. Warto zwrci uwag na iloci dni w miesicu.
Jest to warto staa. Przy rozliczeniach czsto przysparza to problemw.

21

22

2.8. Uwagi i hipercza

Majc ju okrelon list zada moemy do pewnych zada doda tekstowe informacje. Moliwe jest to
dziki przyciskowi Uwagi
. Dodamy do zadania Analiza bada uwag o: Braku lokalu i zatwierdzamy
informacje przyciskiem OK.

Informacja ta bdzie widoczna w pierwszej kolumnie obok nazwy zadania

Do jednego zadania dodamy hipercze, ktrego zadaniem bdzie wysanie maila pod wskazany adres o
okrelonym temacie. Zaznaczmy zadanie Kontrola dziaania i korzystajc z przycisku
wstawiamy
hipercze z parametrem Pocz z: Adres e-mail .W polu Adres e-mail: wpisujemy chadzynski@post.pl
(zauwamy e wpis zmieni si na mailto:chadzynski@post.pl, nie kasujemy wpisu mailto:, jest on
niezbdny do prawidowego dziaania). W polu Temat wiadomoci: wpisujemy Zamwienie. Zmiany
wymaga rwnie Tekst do wywietlenia podany u gry okna. Zmienimy go na Zamwienie kontroli.

23

Efektem wstawienia hipercza bdzie ikona w pierwszej kolumnie przy nazwie zadania, ktra otworzy nam
domylny program pocztowy i wypeni odpowiednie pola.

24

2.9. Relacje pomidzy zadaniami

Pomidzy naszymi zadaniami nie ma relacji wspzalenoci. Domyln relacj w programie jest
zakoczenie rozpoczcie, czyli poprzednie zadanie musi si zakoczy, eby rozpoczo si nastpne.
Domyln relacj w programie moemy wprowadzi poprzez zaznaczenie dwch zada i klikniciu
przycisku Pocz zadania

Relacj moemy zmodyfikowa poprzez dwukrotne kliknicie na niej na wykresie Gantta.

Rodzaje dostpnych relacji przedstawiono w tabeli

Poprzednik zadanie poprzedzajce
Nastpnik zadanie nastpujce
Relacja typu: Zakoczenie rozpoczcie (ZR)
Poprzednik musi si zakoczy, aby mg rozpocz si poprzednik

Relacja typu: Rozpoczcie rozpoczcie (RR)

Poprzednik musi si rozpocz, aby mg rozpocz si nastpnik

25

Relacja typu: Zakoczenie zakoczenie (ZZ)

Poprzednik musi si zakoczy, aby mg zakoczy si nastpnik

Relacja typu: Rozpoczcie zakoczenie (RZ)

Poprzednik musi si rozpocz, aby mg zakoczy si nastpnik

26

2.10.
Zwoka i wyprzedzenie
W oknie Wspzaleno zada widzimy dodatkowy parametr jakim jest Zwoka. Okrela ona wielko
odsunicia w czasie zada nastpujcych po sobie. Warto dodatnia okrela opnienie, warto ujemna
wyprzedzenia. Wielko zwoki moe by okrela we wszystkich jednostkach czasu i dodatkowo jako
procent czasu poprzednika.
Opnienie 3 dni

Wyprzedzenie 2 dni

Wyprzedzenie. Nastpnik rozpoczyna si w poowie czasu trwania poprzednika

27

Jeeli zadania, ktre chcemy od siebie uzaleni, nie wystpuj obok siebie, zaznaczamy zadanie, ktre jest
poprzednikiem i z wcinitym klawiszem Ctrl klikamy na nastpniku. Jedno zadanie moe uzalenia wiele
zada, a take jedno zadanie moe zalee od wielu innych. W tej drugiej sytuacji zwykle pojawia si
problem ze wskazaniem odpowiedniej relacji na wykresie Gantta. Wtedy wygodniejszym sposobem edycji
poprzednikw jest skorzystanie z przycisku Informacje o zasobie
. W oknie tym przechodzimy na
zakadk poprzedniki i definiujemy kolejne zalenoci dla zaznaczonego zadania.

Relacje w naszym projekcie wstawimy zgodnie z opisem.

Fazy wystpuj po sobie z 4-dniow przerw. Analiza bada zaczyna si 2 dni przed kocem Bada rynku.
Ocena koczy si rwno z Analiz bada. W poowie czasu trwania Wdroenia projektu zaczynaj si
Szkolenia. Dzie przed kocem szkolenia rozpoczyna si Kontrola dziaania. Po wszystkich zadaniach z tej
fazy z 1-dniow zwok od koczcego si najpniej jest raport. Zadania z fazy kocowej wystpuj po
sobie.
Efekt powyszego opisu przedstawiono poniej:

28

Poprzedniki okrelone dla Raportu w oknie Informacje o zadaniu przedstawiono poniej:

Osoby, ktre wol okrela zalenoci w formie tabelarycznej, powinny skorzysta z kolumny poprzedniki.
Jeeli kolumny nie wida na ekranie, naley pionowy podzia okna przesun w praw stron.

29

2.11.
Punkty kontrolne
Na koniec kadej fazy wstawimy punkt kontrolny (kamie milowy). Jest to element charakterystyczny,
ktrym najczciej oznacza si strategiczne momenty w projekcie, czyli tak, jak u nas koce faz. Poniewa
punkty te maj by po fazach, musimy je wstawi poza zadaniami sumarycznymi. Wygodnie bdzie ukry
wszystkie poziomy konspektu z wyjtkiem pierwszego zawierajcego fazy. Moemy to zrobi szybko przy
uyciu przycisku Poka.

Po wywietleniu samych faz dodajemy nowe zadania midzy nimi i zaznaczamy 3 kolejne puste wiersze.

Wchodzimy w Informacje o zadaniach i w oknie okrelamy nazw: Koniec fazy, czas trwania: 1 h i na
zakadce zaawansowane zaznaczamy opcj Oznacz zadanie jako punkt kontrolny i potwierdzamy
przyciskiem OK.

30

Nastpnie czymy domyln relacj odpowiednie punkty kontrolne z odpowiednimi fazami.

Wywietlimy wszystkie zadania klikajc na symbolu + przy kadym zadaniu. Do projektu dodamy dwa
zadania, ktre bd na tym samym poziomie Konspektu co fazy. Prezentacje trwajc 4 godziny jako
zadanie nastpujce po Kontroli dziaania (ID zadania 16) oraz Podsumowanie trwajce 2 dni (ID zadania
17).

31

2.12.
Typy Ogranicze
Nowym elementem w tych zadaniach bdzie wprowadzenie dla nich ogranicze czasu wystpienia. Rodzaj
ograniczenia jest moliwy do ustawienia na zakadce zaawansowane w oknie Informacje o zadaniu.

Nazwa ograniczenia

Opis
Elastyczne
Jak najpniej
Ograniczenie wprowadzajce do harmonogramu najpniejsze moliwe daty
rozpoczcia zadania przy zaoeniu, e zadanie ma si zakoczy przed
zakoczeniem projektu i nie ma opnia kolejnych zada. Jest to domylne
ograniczenie dla zada w projekcie z harmonogramem od daty zakoczenia.
W przypadku tego ograniczenia nie naley wprowadza daty rozpoczcia ani
daty zakoczenia zadania.
Jak najwczeniej
Ograniczenie wprowadzajce do harmonogramu najwczeniejsze moliwe
daty rozpoczcia. Jest to domylne ograniczenie dla zada w projekcie z
harmonogramem od daty rozpoczcia. W przypadku tego ograniczenia nie
naley podawa daty rozpoczcia ani daty zakoczenia.
Pelastyczne
Rozpocznij nie
Ograniczenie wprowadzajce do harmonogramu dat rozpoczcia w
wczeniej ni
okrelonym dniu lub pniej. Stosowane w celu zapewnienia, e zadanie nie
rozpocznie si przed okrelon dat.
Zakocz nie
Ograniczenie wprowadzajce do harmonogramu dat zakoczenia w
wczeniej ni
okrelonym dniu lub pniej. Stosowane w celu zapewnienia, e zadanie nie
zakoczy si przed okrelon dat.
Rozpocznij nie
Ograniczenie wprowadzajce do harmonogramu dat rozpoczcia w
pniej ni
okrelonym dniu lub wczeniej. Stosowane w celu zapewnienia, e zadanie
nie rozpocznie si po okrelonej dacie.
Zakocz nie pniej Ograniczenie wprowadzajce do harmonogramu dat zakoczenia w
ni
okrelonym dniu lub wczeniej. Stosowane w celu zapewnienia, e zadanie
32

Musi zakoczy si

Musi rozpocz si

nie zakoczy si po okrelonej dacie.

Sztywne
Ograniczenie wprowadzajce do harmonogramu zakoczenie zadania w
okrelonym dniu. Pozwala ustawia daty najwczeniejszego, zaplanowanego i
najpniejszego zakoczenia na wpisany dzie oraz zakotwiczy zadanie w
harmonogramie.
Ograniczenie wprowadzajce do harmonogramu rozpoczcie zadania w
okrelonym dniu. Pozwala ustawia daty najwczeniejszego, zaplanowanego i
najpniejszego rozpoczcia na wpisany dzie oraz zakotwiczy zadanie w
harmonogramie.

Na kocu projektu wprowadzimy dwa dodatkowe zadania: Prezentacja (4 godziny) i Podsumowanie (2 dni).
Prezentacja ma nastpi po Kontroli dziaania.
Dla Prezentacji ograniczenie jakie wprowadzimy to: Rozpocznij nie wczeniej ni: 30 kwietnia 2012,
natomiast dla Podsumowania: Jak najpniej.
Efektem bdzie przesunicie zadania Prezentacja do daty 30 IV 2007 z zachowaniem relacji, a
Podsumowanie przesunie si na koniec projektu

Ostatnim elementem ktry wprowadzimy dla zadania bdzie termin ostateczny. Termin ostateczny okrela
dat dla konkretnego zadania, po przekroczeniu ktrej pojawi si informacja, e jest opnienie. Zadanie
nie zatrzyma si na tej dacie, po prostu j przekroczy. Nie naley myli tego parametru z ograniczeniem.

Termin ostateczny wprowadzimy dla ostatniego punktu kontrolnego z dat 14 V 2012. Klikajc dwukrotnie
na nazwie zadania rwnie otworzymy okno Informacje o zadaniu. Przechodzimy na zakadk
Zaawansowane i w rozwijalnej licie Termin ostateczny wybieramy interesujc nas dat.
33

Zmiany zatwierdzamy przyciskiem OK.

34

2.13.
Opcje Zadanie sumaryczne projektu i numer w konspekcie
W trakcie pracy z projektami moe przyda si wiersz podsumowujcy cay projekt. Mamy moliwo
wywietlenia wiersza 0, ktry nam takie informacje pokae. Z menu Narzdzia
Opcje na zakadce Widok
w sekcji Opcje konspektu w Mj projekt.mpp zaznaczamy opcj Poka zadanie sumaryczne projektu.
Ciekaw opcj moe si rwnie okaza Poka numer w konspekcie, ktra wywietli Kod Struktury
Podziau Pracy (SPP) przed nazw zadania.

Efekt wczonych obu opcji przedstawiono poniej.

35

36

2.14.
Zmiana jednostki czasu trwania przy uyciu Makra
Czasy trwania zada mona wpisywa dla kadego zadania w innym formacie. Nie jest to jednak wskazane,
chociaby ze wzgldu na moliwo pomyek. W programie jest narzdzie uatwiajce wprowadzenie czasu.
Z menu wybieramy Narzdzia
Makro
Makra

W oknie Makra wybieramy Formatowanie_czasu_trwania i klikamy Uruchom

W nastpnym oknie wybieramy dan jednostk i klikamy OK. Jednostka dni bdzie najodpowiedniejsza w
opisywanym projekcie

37

Efektem dziaania Makra przedstawiono poniej i jest to zamiana wszystkich czasw trwania na wybran
jednostk, tutaj dni.

38

2.15.
Szacowany czas trwania
Po okreleniu czasw trwania dobrze pozby si szacowanych czasw trwania. Zaznaczamy wszystkie
zadania lub tylko kilka danych i w informacjach o wielu zadaniach odznaczamy parametr Szacowany.

Szacowany czas trwania to wycznie informacja o tym, czy czas trwania jest szacowany czy ustalony. Nie
wpywa on jednak na samo zachowanie si zadania w dalszej pracy z projektem.

39

2.16.
Zadanie cykliczne
Czstym elementem projektw s zadania, ktre odbywaj si cyklicznie w czasie trwania caego projektu
lub przez jaki z gry okrelony czas. Ustawiamy si w wolnym wierszu pod dotychczasow list zada i z
menu wybieramy Wstaw
Zadanie cykliczne .

W wywietlonym oknie okrelamy nazw zadania jako: Narada, czas trwania 1 godzina, dzie
wystpowania w cyklu tygodniowym: czwartek i ilo spotka ustawimy na 5. Warto zauway, e data
rozpoczcia domylnie ma dat rozpoczcia projektu, a data zakoczenia jest dat najpniejszego zadania
w projekcie w momencie wstawiania tego zadania. Jeeli chcemy, eby spotkanie cykliczne odbywao si
przez cay projekt, a nie znamy czasu trwania sumarycznego projektu, wtedy zadanie cykliczne wstawiamy
po okreleniu czasw trwania, relacji i ogranicze wszystkich pozostaych zada.

Dzie, ktry wybralimy czyli czwartek, koliduje z wyjtkiem w kalendarzu, oznacza to, e jedna Narada
musiaaby si odby w czasie wolnym. Okno, ktre zostanie wywietlone, daje nam moliwo podjcia
decyzji, co z takim zadaniem zrobi. Poniewa nie chcemy zadania przesuwa na nastpny dzie, a w dzie
wolny zadania tworzy nie bdziemy wybieramy przycisk Nie.

40

Efektem bdzie utworzenie 4 zada w kolejne czwartki pracujce, liczc od pocztku projektu. Zadanie
sumaryczne mona rozwin tak, by widzie poszczeglne Narady.

Opcj odpowiedzialn za rzutowanie podzada na zadaniu sumarycznym, jest Rzutuj pasek wykresu
Gantta na zadanie sumaryczne na zakadce Oglne w Informacja o zadaniu.

41

2.17.
Kalendarz zadania
Na pocztku wprowadzania danych okrelilimy jak ma wyglda kalendarz Standardowy, ktry jest
wykorzystywany we wszystkich zadaniach naszego projektu. Komfortow sytuacj jest taka, gdy wszystkie
zadania i zasoby pracuj wedug kalendarza Projektu. Czsto jednak potrzebne s dodatkowe kalendarze
dla nietypowych zada. Zanim zmienimy w jakim zadaniu kalendarz musimy podany kalendarz
utworzy. Z menu wybieramy Narzdzia
Zmie czas pracy. W oknie Zmienianie czasu pracy wybieramy
Utwrz nowy kalendarz . Podajemy now nazw, ktra bdzie kojarzya si z tym, co ma by w
kalendarzu np. Poniedziaek-Pitek 10-18. Poniewa w kalendarzu Standardowym okrelilimy ju wita i
chcielibymy eby obecny kalendarz rwnie je uwzgldnia, zaznaczamy Utwrz kopie Standardowy
kalendarza i klikamy OK.

Na zakadce Tygodnie robocze zaznaczamy [Domylny] i klikamy Szczegy . W wywietlonym oknie

zaznaczamy dni od poniedziaku do pitku i okrelamy godziny pracy w tych dniach od 10:00 do 18:00.
Zmiany zatwierdzamy przyciskiem OK.

42

Utworzony kalendarz moemy wykorzysta w wielu zadaniach. My uyjemy go w zadaniu Szkolenia.

Dwukrotnie klikajc na nazwie zadania - Szkolenia otworzymy okno Informacje o zadaniu. Na zakadce
Zaawansowane wybierzemy Kalendarz: Poniedziaek-Pitek 10-18. Dodatkowo zaznaczymy opcj
Harmonogram ignoruje kalendarz zasobw. Opcja ta wymusza na zasobach prac w czasie okrelonym
przez kalendarz zadania, a nie w czasie wsplnym zadania i zasobu. Domyln wartoci w kalendarzu by
Brak, co oznacza kalendarz projektu okrelony w menu Projekt
Informacje o projekcie . Nie zawsze
jest to kalendarz Standardowy.

43

44

3. Zasoby
3.1. Arkusz zasobw
Niezbdnym elementem kadego projektu s zasoby. Najlepszym miejscem do okrelenia ich jest Arkusz
zasobw. Klikamy na menu Widok i wybieramy Arkusz zasobw.

Zasoby dzielimy na trzy typy: Praca, Materia i Koszty. Zrnicowane s one ze wzgldu na to, w czym s
rozliczane: praca w jednostkach czasu, materia w iloci lub wielkoci, natomiast zasb Koszty nie ma
zwizku z jakkolwiek jednostk. Przykadem zasobu typu Praca bdzie pracownik, ktremu pacimy za
godziny jego pracy np. 10z/h, 100z/dzie czy 2500/miesic. Zasobem typu Materia mog by: laptop w
sztukach, beton w m3 czy papier w ryzach. Zasb typu Koszty jest przydatny we wszystkich rodzajach
umw, w ktrych interesuje nas tylko koszt takiej umowy. Jednak nie naley przywizywa si do podziau,
e czowiek to praca, przedmiot to materia. Glazurnik moe by zasobem typu Materia, bo rozliczamy go
za m2, natomiast wynajem Sali szkoleniowej typem Praca, bo rozliczany jest z godzin wynajmu.

Dodatkowym parametrem w przypadku zasobw typu praca jest Maks. jednostek. Warto ta definiuje o
iloci dostpnych etatw. Jeeli zasb to grupa osb, 500% oznaczao bdzie dostpno piciu osb na
penym etacie. Warto ta moe by wywietlana w postaci procentowej lub uamka dziesitnego. Zmiana
sposobu wywietlania jest moliwa z menu Narzdzia
Opcje

45

Zakadka Harmonogram, Poka jednostki przydziau jako: Procent.

Aby jakiekolwiek ustawienia w Opcjach byy ustawione rwnie dla innych projektw przed wyjciem z
okna Opcje naley klikn Ustaw jako domylne w dolnej czci okna

46

Przy zasobach typu Materia mona poda wartoci w kolumnie: Etykieta materiau, jako jednostk
rozliczeniow wpisujemy np.: m2, m3, kg, szt. czy ryza. Etykieta materiau z nielicznymi wyjtkami moe by
dowolnym tekstem.
Stawka zasadnicza i Stawka za nadg. okrelana dla pracy zawsze jest okrelana na jednostk czasu. Chcc
wprowadzi stawk 500z za tydzie wystarczy wpisa 500/t. Zasb typu Materia ma tylko dostpne pole:
stawka zasadnicza i jest ona okrelana za jednostk podan w Etykiecie materiau. Zasb typu Koszt nie ma
moliwoci okrelenia w Arkuszu zasobw ani Etykiety materiau, ani maks. jednostek, ani stawek. Zasoby
Koszt maj moliwo okrelania wartoci w poczeniu z konkretnym zadaniem, czyli w Przydziale.
Ostatnia kolumna ze stawkami okrela koszt kadego uycia zasobu w zadaniu. Koszt ten jest naliczany
proporcjonalnie do jednostki przydziau w przypadku zasobw typu Praca, a jednokrotnie w przypadku
Materiau.
Arkusz zasobw wypeniamy zgodnie z tabel poniej
Zasb
Dyrektor
Finansista
Analityk
Firma konsultingowa
Informatycy (5 osb)
Sekretarka
Biuro
Trener (3 osoby)
Laptop
Licencja (5 sztuk)
Konsultant

Stawka
6 400,00 z/miesicznie
65,00 z/godzin
800,00 z/tygodniowo
2 500,00 z / Analiza bada,
3 500,00 z / Analiz dziaania
50,00 z/godzin
2 400,00 z/miesicznie
2 240,00 z/miesicznie
40,00 z/godzin
500,00 z/szt.
50,00 z/dzie
2 500,00 z/analiz

Arkusz zasobw wstpnie powinien wyglda tak:

47

3.2. Tabele stawek kosztw

Uszczegowimy informacje o zasobach. Zadanie Raport bdzie wykonywane przez Finansist, Informatyka
i Trenera. Za to zadanie przewidziana kwota niezalenie od czasu dla kadego z nich to 100 z.
W tym celu skorzystamy z kolumny Koszt uycia. Niestety nie moemy tego wpisa bezporednio w
arkuszu, gdy ta kwota dotyczy tylko jednego zadania. Wchodzimy w Informacje o zasobie dwukrotnie
klikajc na konkretnym zasobie i przechodzimy na zakadk Koszty. Wybieramy zakadk B i wpisujemy
koszt uycia 100 z.

Operacj t powtarzamy dla pozostaych dwch zasobw.

48

3.3. Zmiana stawki w czasie

Analitykowi zaplanujemy podwyk od daty 5 V 2012 o 15%.
Tak informacj rwnie wprowadzamy w oknie Informacje o zasobie na zakadce Koszty. Podwyka w
czasie realizowana jest jednak w obrbie tej samej tabeli stawek kosztw. W drugim wierszu wybieramy
dat obowizywania nowej stawki i wpisujemy warto lub zmian wyraon procentowo.

3.4. Umowa o dzieo

Konsultant moe by przypisywany na kilka sposobw. Na potrzeby tego projektu musimy wiedzie ile
godzin faktycznie przepracuje konsultant. Wynagrodzenie jednak jest stae, niezalene od iloci pracy.
Jeeli stawk za prac konsultanta wpiszemy w kolumnie Koszt kadego wyk. bez podawania stawek za
godziny pracy i przypiszemy jako pojedynczy zasb, osigniemy zamierzony cel. Konsultant za kade
zadanie otrzyma zawsze t sam kwot.

49

3.5. Typ rezerwacji zasobu

Podczas przypisywania zasobw do zada moe okaza si, e niektre zasoby s nadmiernie obcione
prac i nie s w stanie wykona swojej pracy w czasie, ktry zaoylimy. Narzdziem Bilansowanie
zasobw moemy takie przecienie przesun w czasie tak, by wykona zaoon prac zasobami jakie
przewidziano w projekcie, kosztem zwikszenia czasu trwania projektu. S jednak zasoby ktrych
maksymalnej liczby jednostek nie jestemy pewni i przecienia tych zasobw nas nie interesuj. Takim
zasobem w naszym projekcie bdzie Trener. Dwukrotnie klikajc na nazwie zasobu wejdziemy w
Informacje o zasobie i na karcie Oglne zmienimy Typ rezerwacji na Proponowany. Okno zamkniemy
klikajc OK.

50

4. Przydzielanie zasobw
4.1. Wykorzystanie okna Przydziel zasoby
Zasoby mog by przypisywane na kilka sposobw do zada . Najprostszym z nich jest skorzystanie z Okna
Przydziel zasoby
. W oknie tym zaznaczamy zasoby, ktre chcemy przypisa do zadania i klikamy
Przydziel. Warto w przypadku okna Przydziel skorzysta z moliwoci zaznaczania kilku zada, w ktrych
dany zasb ma pracowa, mimo otworzonego okna.

Czasy trwania ktre podalimy byy wyliczone dla konkretnych zasobw w zadaniu. Domylnym
ustawieniem zada jest wczona Opcja Wg nakadu pracy. Powoduje ona, e zadania w przypadku
ponownego przydzielania zasobw, bd skracay swj czas trwania, co w naszym przypadku nie jest
podane. Wyczenie tej opcji dla wszystkich zada jest moliwe po zaznaczeniu caego projektu i w
Informacjach o zadaniu na zakadce Zaawansowane odznaczenie opcji Wg nakadu pracy.

51

Teraz moemy przydzieli zasoby zgodnie z tabel poniej:

Zasb
Dyrektor
Finansista
Analityk
Firma konsultingowa
Informatycy (5 osb)
Sekretarka
Biuro
Trener (3 osoby)
Laptop
Licencja
Konsultant

Zadania
Cay projekt
Obie analizy, raport, narady i ocena kocowa, finalizacja projektu
Obie analizy, narady, badanie rynku
Obie analizy
Wdroenie (5 osb), kontrola dziaania (2 osoby), raport (1 osoba)
Cay projekt
Cay projekt
Wdroenie (1 osoba)szkolenia (3 osoby) i raport (1 osoba), prezentacja
(1 osoba)
Wdroenie 5 sztuk
Wdroenie 5 sztuk
Analiza dziaania, podsumowanie

52

4.2. Przydzielanie zasobw do caego projektu

Przypisanie Dyrektora, Sekretarki i Biura do caego projektu nie powinno by wykonane poprzez
przypisanie do wszystkich zada, gdy spowodowaoby to przecienia tych zasobw i dublowanie pracy w
czasie. Na potrzeby tego przydziau dodamy zadanie sumaryczne dla caego projektu, ktre bdzie
obejmowao czasem trwania cay projekt. W tym celu ustawimy si na zadaniu z ID 1 i klawiszem Insert
wstawimy zadanie o nazwie Cay projekt. Nastpnie zaznaczymy wszystkie zadania pod nim i zwikszymy
wcicie. Efekt tej operacji widoczny jest poniej. Dodatkowo moemy z menu Narzdzia
Opcje
Widok
odznaczy Poka zadanie sumaryczne projektu.

Przypisanie do jednego zadania wielu zasobw jest moliwe poprzez zaznaczenie w oknie Przydzielanie
zasobw kilku zasobw z uyciem klawisza Ctrl i naciniciu przycisku Przydziel.

53

4.3. Przydzielanie jednego zasobu do wielu zada

Przypisanie jednego lub wielu zasobw do wielu zada polega na wybraniu z uyciem klawisza Ctrl
danych zada, wskazaniu zasobw i naciniciu przycisku Przydziel.

4.4. Przydzielanie zasobu typu praca

Firma konsultingowa w przypadku Analizy bada ma dosta 3 500 z, a w przypadku Analizy dziaania
2 500 z. Poniewa Firma konsultingowa jest zasobem typu koszt, kwoty te mona poda w oknie
Przydzielanie zasobw w kolumnie Koszt. Nie jest to moliwe w przypadku zasobw typu: praca i materia
poniewa ich koszt jest pochodn jednostek.

54

4.5. Przydzielanie zasobw typu praca z rn liczb jednostek

Zasb Informatycy w rnych zadaniach ma rne wartoci jednostek. Po zaznaczeniu zadania w ktrym
ma pracowa 5 osb, podajemy w kolumnie Jednostki ilo i zatwierdzamy klawiszem Enter.

4.6. Przydzielanie zasobw do zada cyklicznych

Przypisywanie zasobw do podzada zada cyklicznych jest moliwe poprzez przypisanie zasobw do
zadania sumarycznego. Powoduje to przypisanie zasobw do poszczeglnych Narad a nie do jednej
sumarycznej.

55

4.7. Wykorzystanie rnych Tabel stawek

W przypadku Raportu powinnimy zmieni tabel stawek uyt dla wszystkich zasobw z Tabeli A na B.
Robimy to klikajc Widok
Obcienie zadaniami

Domylnie tabela, ktr wywietlimy nie zawiera informacji na temat Kosztw i Tabel stawek. Klikajc
prawym klawiszem myszy na przykad na nagwku kolumny Cz.trw. z menu moemy wybra Wstaw
kolumn i okreli jakich informacji potrzebujemy.

Podczas definiowania kolumn podajemy nazw pola: Koszt. Najszybszy sposb na znalezienie potrzebnego
pola to wpisanie w miar szybko kolejnych liter z nazwy pola. Lista pl zawiera od okoo 450 do prawie 800
pozycji i samodzielne przeszukiwanie jest do czasochonne. Tytu ktry moemy okreli w wywietlonym
oknie nie wpywa na to co pojawi si w polu, jest to tylko tekst, ktry wywietli si w nagwku
pokazywanej kolumny. Analogicznie postpimy z kolumn Tabela stawek kosztw.
56

Po wstawieniu obu pl okno powinno wyglda mniej wicej tak.

Poniewa lista przydziaw jest duga, ukryjemy wszystkie przydziay, a wywietlimy je tylko dla Raportu.
Przydatny do tej czynnoci bdzie przycisk
. Wczeniej jednak zaznaczymy wszystkie wiersze na licie
przydziaw. Nastpnie przy Raporcie klikamy na + by zobaczy trzy zasoby, ktre zostay do niego
przypisane. Nastpnie dla wszystkich wywietlonych zmieniamy Tabele stawek kosztw na B

Efektem powinien by koszt dla kadego 100 z, co w sumie daje 300 z za cay Raport. Poprawienia
wymagaj jeszcze czasy trwania zada Koniec fazy. Program po zmianie czasw na dni z zada trwajcych 1
57

godzin wpisa 0,13 dn co w przeliczeniu na minuty daje 62 minuty. Jest to drobnostka w naszym projekcie,
ale zmienia to czas trwania caego projektu. Zmienimy czas tych 3 zada na 1 godzin.

58

4.8. Statystyka projektu

Po przypisaniu wszystkich zasobw moemy sprawdzi koszt caego projektu w menu Projekt
Informacje
o projekcie
Statystyka

4.9. Bilansowanie zasobw

Przypisanie zasobw do zada spowodowao w naszym projekcie nadmiern alokacj. Wida to w
widokach dotyczcych zasobw na przykad na Arkuszu zasobw

Na widoku Wykres Gantta wybieramy z menu Narzdzia
Bilansuj zasoby

59

Okno Bilansowanie zasobw daje due moliwoci zwizane z zarzdzaniem prac zasobw. Na potrzeby
naszego projektu ustawimy tak, jak przedstawiono to poniej. Bilansowanie zasobw po ustawieniu
wszystkich danych parametrw i ustawieniu Rczne wykonujemy poprzez kliknicie na przycisku Bilansuj
teraz.

60

Efektem bilansowania jest przesunicie w czasie zada, w ktrych zasoby byy nadmiernie obcione.
Wida to poniej:

61

5. ledzenie realizacji projektu

5.1. Plan bazowy
Wszystko, co do tej pory zostao wprowadzone w projekcie, to tylko plan jaki chcemy zrealizowa. Podczas
realizacji jednak wystpuj zmiany w czasie trwania zada, datach rozpoczcia i zakoczenia, zadania s
przerywane na jaki czas, dodajemy lub usuwamy zadania. Wszystkie te czynnoci powoduj zmiany w
harmonogramie. Zanim zaczniemy jednak cokolwiek zmienia warto zapisa stan w dniu startu projektu.
Przejdmy na Widok
Wykres Gantta ledz.

Jeeli przy przeczaniu si pomidzy widokami, harmonogram w prawej czci nam ucieknie, warto
skorzysta z przycisku
, ktry przewinie skale czasu do zaznaczonego zadania. Z menu
Narzdzia
ledzenie
Ustaw plan bazowy

62

Plan bazowy jest kopi stanu obecnego dla podstawowych elementw takich jak: koszty, praca i daty.
Wszystkie te wartoci zostan skopiowane do kolumn z wg pbaz., na przykad Koszt zostanie skopiowany
do Koszt wg pbaz. W oknie Ustawienia planu bazowego zapiszemy Plan bazowy dla caego projektu,
zatwierdzajc przyciskiem OK.

Rezultatem zapisania planu bazowego widocznym na Wykresie Gantta ledz jest ciemny wykres tu pod
aktualnym harmonogramem, oprcz tego wypenienie kliku kolumn wg pbaz

63

5.2. Wprowadzanie postpu prac w projekcie

Teraz moemy przej do aktualizacji postpu pracy w naszym projekcie. Najprostszym sposobem
aktualizacji prac w caym projekcie lub w kilku zaznaczonych zadaniach jest skorzystanie z menu
Narzdzia
ledzenie
Aktualizuj projekt

W naszym projekcie zaktualizujemy wszystkie zadania do daty 16 IV 2012 jako wykonane 0%-100%, czyli
zadania, ktre przecina podana data wylicz procentowo ile pracy zostao ju wykonane .

Tabela, ktr widzimy jako domyln w przypadku zada, nie zawiera odpowiednio duej iloci informacji
na temat postpu pracy w zadaniach. Co prawda mona dodawa kolejne kolumny, ale nie jest to wygodne
przy pracy na wielu kolumnach. Lepszym sposobem jest przeczanie si pomidzy Tabelami, ktre s
konkretn konfiguracj pl. Zmiana tabeli jest moliwa z menu Widok
Tabela:Wprowadanie
ledzenie

64

Wywietlona tabela daje nam ju odpowiednie pola, z ktrych skorzystamy wedug uznania w celu
aktualizacji informacji o postpie projektu.

65

Notatki

66

Notatki

67

68