UNIVERSIDAD LIBRE BOSQUE POPULAR

FACULTAD DE INGENIERA

ADMINISTRACIN EMPRESARIAL

PROCESO ADMINISTRATIVO

NATALIA ANDREA VERGARA ROMERO 062121021

BOGOT MAYO DE 2014

Qu importancia tiene llevar a cabo el proceso administrativo en una organizacin?

En el entorno competitivo y cambiante que rodea a las organizaciones del presente y
del futuro, es necesario emplear constantemente la toma de decisiones de una manera
ptima y coherente, ya que es de este modo que se puede llegar al cumplimiento de los
objetivos organizacionales contribuyendo as al buen funcionamiento y estabilidad en
trminos del desarrollo de la empresa, los objetivos, el entorno y la forma de lograrlo.
Para llevar a cabo lo anterior, entra el concepto de proceso administrativo, propuesto
inicialmente por Henry Fayol, donde se plantea una serie de fases sucesivas
interrelacionadas de forma integral y por las cuales la administracin llega a su mximo
rendimiento a travs de la planeacin, organizacin, direccin y control.
La planeacin como primera etapa del proceso administrativo juega un papel
fundamental en los pasos siguientes dado que es quien da a conocer, qu es lo que se
quiere hacer y qu se va a hacer y pretende establecer el objetivo que la empresa
desea alcanzar. Cabe decir que esta primera etapa forma parte de la fase mecnica en
la cual se engloba la teora. Primeramente la planeacin se conoce como la
determinacin de objetivos y la eleccin de los cursos alternativos de accin para
lograrlo con base a la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr
de realizarse en un futuro.
Como se mencion anteriormente, la planeacin siendo la etapa que encabeza al
proceso administrativo plantea la pregunta del qu se va a hacer con el objeto de
conocer hacia dnde se van a dirigir los esfuerzos y como se llegar a cumplir el
objetivo que se predetermin. Para llevar a cabo correctamente el proceso de
planeacin Fayol incluye cinco pasos principales: El primero de ellos es la definicin de
los objetivos organizaciones seguido por determinar en dnde se est en relacin a los
objetivos; desarrollar premisas considerando condiciones futuras; identificar y escoger
entre los cursos alternativos de accin y por ltimo la puesta en marcha de los planes y
la evaluacin de resultados, lo que cierra nuevamente el proceso para volverlo un
crculo virtuoso en donde cada vez que se ejecute exista una mejora continua.
Por otro lado la planeacin cuenta con algunos principios que la rigen: En primer lugar
est el principio de factibilidad, en donde todo lo que se planea debe ser realizable; el
segundo principio es el de objetividad y cuantificacin, cuando se planea es necesario
basarse en planes reales, razonamientos precisos y exactos teniendo en cuenta que la
planeacin ser ms confiable en cuanto pueda ser medida en tiempo, cantidades,
dinero y especificaciones; la flexibilidad que debe poder adaptarse a la situacin
considerando situaciones imprevistas; la unidad en donde todos los planes especficos
de la empresa deben integrarse a un plan general y dirigirse al logro de propsitos y

objetivos y el quinto , el cambio de estrategias, cuando un plan se extiende en relacin

del tiempo se deber ejecutar completamente.
La planeacin tambin puede medirse de acuerdo al factor tiempo y puede ser
realizado de acuerdo a tres plazos. El primero es a corto plazo con una duracin menor
o igual a un ao, el plazo mediano el cual se mide de uno a cinco aos y el ltimo es el
largo plazo de cinco aos en adelante.
Adems de lo mencionado anteriormente es importante resaltar la utilizacin de los
planes dado que son el resultado del proceso de planeacin. La planeacin es
necesaria para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social ya que prev
contingentes y cambios que pueden deparar en el futuro y se establecen las medidas
necesarias para enfrentarlas, adems esta planeacin permite encaminar y aprovechar
mejor los esfuerzos que se realicen.
La importancia del proceso de planeacin en una organizacin radica en que es
precisamente esta etapa la que encabeza el proceso administrativo y la que determina
el futuro de la empresa dado que es aqu donde se plantean los objetivos iniciales y se
encaminan todos los esfuerzos para poder plasmar adecuadamente el qu se quiere y
darle as el seguimiento pertinente.
La organizacin como siguiente etapa al igual que la etapa de planeacin forma parte
de la fase mecnica de dicho proceso. La Organizacin se define como el
establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin racional de los
recursos mediante la determinacin de jerarquas correlacin y agrupacin de
actividades con el fin de poder realizar y simplificar las funciones el grupo social. La
organizacin al ser la segunda etapa del proceso administrativo se plantea la pregunta,
cmo se va a hacer con el objeto de conocer con qu recursos financieros, materiales
tcnicos y capital humano se cuenta para hacer las cosas. El proceso de organizacin
est dividido en dos etapas: la primera es la divisin del trabajo y la segunda la
coordinacin. La divisin del trabajo, consiste en la delimitacin de las actividades con
el fin de realizar el trabajo con la mayor precisin, eficiencia y con el mnimo esfuerzo.
sta divisin considera a su vez la descripcin de procesos, la jerarquizacin
(disposicin de las funciones de la organizacin por orden de mando o importancia), la
departamentalizacin (divisin y agrupamiento de funciones y actividades en unidades
especficas) y la descripcin de actividades.
Como segunda etapa se tiene la coordinacin, que es el proceso de sincronizar los
esfuerzos para llevar a cabo de manera eficiente una funcin, tarea o actividad. Por otro
lado la organizacin cuenta con principios que la rigen: El primero de ellos es el objetivo
(todas las actividades deben relacionarse con los objetivos empresariales), la

especializacin (cuanto ms haya mayor ser la destreza), jerarqua (se deben

establecer centros de autoridad), paridad autoridad- responsabilidad (cada nivel debe
corresponderle el grado de autoridad necesario), unidad de mando (empleados solo
deben tener un superior), difusin (obligaciones de cada puesto deben estar por
escrito), amplitud o tramo de control (grupos pequeos de colaboradores para reportar
a un superior ) , de la coordinacin ( unidades de la organizacin deben trabajar
armnicamente) y el ultimo, la continuidad (estructura organizacional requiere
mantenerse, mejorarse y ajustarse).
La importancia de la organizacin en el proceso administrativo es vital en la medida en
que evita la lentitud e ineficiencia de las actividades reduciendo costos e incrementando
la productividad. Cabe decir tambin, que la organizacin es el medio a travs del cual
se establece la mejor manera de lograr los objetivos para una empresa, y adems
establece un orden en la realizacin de las actividades en cuanto al cmo realizarlas y
en cunto a qu recursos son necesarios y con cules se cuenta para llevar a cabo lo
establecido en la planeacin, y posteriormente poder ejecutarlo en la segunda parte del
proceso administrativo.
La direccin como tercera etapa, forma parte de la fase dinmica o prctica del
proceso administrativo. La direccin se define como la ejecucin de los planes a
travs de la estructura organizacional mediante los esfuerzos del grupo social a travs
de la comunicacin, la supervisin, y la motivacin. Al ser la tercera etapa del proceso
administrativo, se planeta la pregunta cmo se est haciendo con el objeto de conocer
cmo se van a ejecutar los planes. La direccin al igual que la planeacin y la
organizacin, cuenta con su propio proceso el cual se encuentra formado por la
siguientes etapas: La toma de decisiones (proceso donde se elige el curso de accin
entre varias alternativas), integracin (homogeneizar las actividades considerando la
capacitacin de las personas y las herramientas der trabajo) , comunicacin (proceso
de intercambio de informacin empelando un canal), la motivacin (actividades que
impulsan al individuo a una accin) y supervisin (proceso de verificacin de las
actividades). Dichas etapas cierran el proceso que tambin se convierte en un crculo
vicioso en donde cada vez que se realiza debe ser mejorado.
Por otro lado, la direccin se rige por los principios de: Armona del objetivo, en donde
los objetivos de los departamentos debern relacionarse armoniosamente para lograr el
objetivo general; la impersonalidad del mando (la autoridad surge como una necesidad
para la organizacin para obtener cierto resultado); la supervisin directa (apoyo
prestado de un superior a los colaboradores); la va jerrquica (postula el respeto a los
canales de comunicacin y lneas de autoridad); la resolucin del conflicto (se deben
resolver los problemas en cuanto aparezcan) y por ltimo el aprovechamiento del

conflicto (se pueden establecer opciones para aprovecharlos y que no se salgan de

control).
La direccin es importante ya que pone en marcha todos los lineamientos establecidos
durante la planeacin y tambin durante la organizacin. Su calidad refleja el logro de
los objetivos y a travs de ella se establece la comunicacin necesaria para que la
organizacin funcione, es decir, la direccin es la forma de guiar los esfuerzos de la
empresa para poder llegar a los resultados esperados y esto se utiliza constantemente
en un proceso administrativo, dada la necesidad de contar con esa gua que permita
que los esfuerzos puedan reflejarse en los resultados.
El control como ltima etapa del proceso administrativo. Al igual que la direccin forma
parte de la fase dinmica. El control es la evaluacin y medicin de la ejecucin de los
planes con el fin de detectar y prever desviaciones para establecer las medidas
correctivas necesarias. El control, siendo la ltima etapa del proceso administrativo se
plantea la pegunta cmo se hizo, con el objetivo de evaluar si las actividades se
ejecutaron como se haban planeado en un principio y de no ser as, aplicar las
medidas correctivas pertinentes. El control cuenta con su propio proceso el cual est
formado por cuatro etapas: el establecimiento de estndares que es una unidad de
medida que sirve como gua con base en la cual se efecta el control; la medicin de
resultados que consiste en cuantificar la ejecucin y los resultados de acuerdos a los
estndares predeterminados; la correccin que son las acciones para modificar las
situacin que no llevaron a buen trmino y la ltima es la retroalimentacin que es la
parte que evala los resultados obtenidos durante todo el proceso. Esta
retroalimentacin cierra el ciclo de todo el proceso de control. Por otro lado el control
cuenta tambin con principios que lo rigen: El primer principio es el de equilibrio (cada
grupo debe proporcionar el grado de control correspondiente); los objetivos (el control
es un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos); la oportunidad el control
(debe aplicarse antes de q se efectu el error de tal manera que sea posible tomar
medidas correctivas con anticipacin); las desviaciones (se deben analizar todas las
desviaciones al plan para conocer las causas que la originaron); la costeabilidad (el
costo de todo sistema de control debe estar justificado en tiempo y dinero); la excepcin
(el control debe cuantificarse a la actividad que sea representativa o muy especial) y por
ltimo la funcin controlada (la persona que realiza el control debe ser imparcial).
El control, al igual que las otras etapas del proceso administrativo es una etapa de
suma importancia debido a que establece las medidas correctivas de las actividades
para tener planes exitosos. Adems reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores y
retroalimentar para que no se vuelvan a presentar desviaciones al plan en un futuro. Se
puede establecer que el control, por ser la etapa que cierra al proceso administrativo, es

el proceso que evala ntegramente con el objeto de poder determinar si hubo xito o
fracaso en el plan; y de qu manera corregir aquellas situaciones que salieron de los
parmetros establecidos para poder aplicar una mejora continua.
En conclusin las etapas del proceso administrativo; planeacin, organizacin,
direccin y control son fundamentales para la consecucin de los objetivos de cualquier
organizacin ya que son stas fases las que brindan a la organizacin su mximo
rendimiento y permiten reducir esfuerzos y costos, maximizar recursos, y eliminar el
tiempo innecesario. Adems, es importante resaltar que el xito de una organizacin
depender precisamente de que tan bien elaborada sea la planeacin, as como los
programas mediante los cuales se llevarn a cabo las actividades y por ltimo que la
revisin y evaluacin de dichos programas sea capaz de poder integrar todos los
recursos con los que se cuenta para poder llevar a cabo el proyecto que se plante
inicialmente y por ende se logre el cumplimiento de las metas.