Nociones Bsicas y mbito de la planificacion

De un modo elemental, y como primera aproximacin, puede decirse que planificar es un

conjunto de procedimientos mediante los cuales se introduce una mayor racionalizacin y
organizacin en unas acciones y actividades previstas de antemano.

Es un aspecto esencial la planificacin consiste en un arte que establece procedimientos

para la optimizacin de las relaciones entre medios y objetivos y proporciona normas y
pautas para la toma de decisiones coherentes, compatibles e integradas, que conduce a una
accin sistemticamente organizada y coordinadamente ejecutada.

Planificacin

"Es el proceso de definir el curso de accin y los procedimientos requeridos para alcanzar
los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final
deseado" (Corts, 1998).

"Es el proceso consciente de seleccin y desarrollo del mejor curso de accin para lograr el
objetivo." (Jimnez, 1982). Implica conocer el objetivo, evaluar la situacin considerar
diferentes acciones que puedan realizarse y escoger la mejor.

"La planificacin es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado,

teniendo en cuenta la situacin actual y los factores internos y externos que pueden influir
en el logro de los objetivos" (Jimnez, 1982).

"Es el proceso de seleccionar informacin y hacer suposiciones respecto al futuro para

formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales"
(Terry,1987).

"La planificacin es una tcnica para minimizar la incertidumbre y dar mas consistencia al
desempeo de la empresa." (David, Ewing)

"La planificacin es en gran medida la tarea de hacer que sucedan cosas que de otro modo
no sucederan" La planificacin es la primera funcin administrativa porque sirve de base
para las dems funciones. Esta funcin determina por anticipado cules son los objetivos

que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo terico
para actuar en el futuro. La planificacin comienza por establecer los objetivos y detallar
los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificacin
determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en qu orden debe
hacerse
Objetivos de la planificacin.

Variadas son las rezones por las cuales las empresas planifican. Una es la necesidad de
anticiparse. Cierto es que las necesidades comerciales, en general, no pueden satisfacerse
instantneamente. Es necesario pronosticar su ocurrencia y decidir lo que es necesario
hacer con antelacin para satisfacerlas. Es necesario entonces hacer pronsticos para prever
las necesidades y decidir lo que hay que hacer con antelacin para satisfacer las
necesidades futuras.

Otro objetivo de la planificacin es precisamente la posibilidad de conseguir los objetivos

perseguidos, lo cual se logra solamente luego de una cuidadosa reflexin, concentracin de
esfuerzos y accin coordinada. La planificacin puede ser una herramienta efectiva de
control e instrumento de comunicacin que permite comunicar los objetivos de la
organizacin y mecanismo para cerciorarse el compromiso en la ejecucin de los planes
acordados. Es adems un instrumento para afrontar la inseguridad, por cuanto, como ocurre
con alguna frecuencia, las previsiones sobre las cuales se basan los planes son incorrectas o
suceden imprevistos que por la va de la planificacin se pueden cubrir, en alguna
proporcin y de manera prctica, estos riesgos.

Caractersticas de la Planificacin

Las caractersticas ms importantes de la planificacin son las siguientes:

1. La planificacin es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningn plan de

accin, sino que se realiza continuamente en la empresa.

2. La planificacin est siempre orientada hacia el futuro: la planificacin se halla ligada a

la previsin.

3. La planificacin busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas

para el futuro, la planificacin funciona como un medio orientador del proceso decisorio,
que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de
decisin.

4. La planificacin busca seleccionar un curso de accin entre varias alternativas: la

planificacin constituye un curso de accin escogido entre varias alternativas de caminos
potenciales.

5. La planificacin es sistemtica: la planificacin debe tener en cuenta el sistema y

subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organizacin como totalidad.

6. La planificacin es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que

forma parte de otro mayor: el proceso administrativo.

7. La planificacin es una tcnica de asignacin de recursos: tiene por fin la definicin, el

dimensionamiento y la asignacin de los recursos humanos y no humanos de la empresa,
segn se haya estudiado y decidido con anterioridad.

8. La planificacin es una tcnica cclica: la planificacin se convierte en realidad a medida

que se ejecuta. A medida que va ejecutndose, la planificacin permite condiciones de
evaluacin y medicin para establecer una nueva planificacin con informacin y
perspectivas ms seguras y correctas.

9. La planificacin es una funcin administrativa que interacta con las dems; est
estrechamente ligada a las dems funciones organizacin, direccin y control sobre las
que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la
organizacin.

10. La planificacin es una tcnica de coordinacin e integracin: permite la coordinacin

e integracin de varias actividades para conseguir los objetivos previstos.

11. La planificacin es una tcnica de cambio e innovacin: constituye una de las mejores
maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y
seleccionados con anticipacin y debidamente programados para el futuro.

Pasos de la planificacin.
Principales pasos a desarrollar en el proceso de planificacin

Ver la necesidad de un plan: Aunque obvio, el primer paso obligado es el darse cuenta o
convencerse de la necesidad de un plan, es decir, hacer algo con antelacin y que hay que
actuar para lograr algn objetivo. Considera los problemas que se podran plantear si no se
hace nada, calcular los riesgos, estudiar las limitaciones (humanas, financieras, de
capacidad, materiales, etc.) y los posibles beneficios, as como evaluar los diversos planes
posibles y el modo de realizarlos antes de tomar alguna decisin.

Formular opciones: Una vez que se esta consciente de la necesidad de un plan se debe
estudiar los aspectos sobresalientes del trabajo a realizar y concretar varios planes
alternativos. Para ello se requiere:

1. Conocimiento de la situacin objeto del plan.

2. Imaginacin para idear opciones nuevas y su potencial xito.

3. Realismo, es decir, las opciones deben ser pragmticas y factibles, habida cuenta de la
realidad de la organizacin de que se trate, y los problemas humanos y financieros
envueltos.

Seleccionar la mejor opcin: Esto es un proceso subjetivo en el que se deben ponderar los
beneficios y los costos en ambientes inciertos y riesgosos. Esta seleccin depende en buena
medida de las preferencias subjetivas de la alta gerencia, de su visin de futuro y de su
voluntad de correr riesgos.

Realizar o implementar la mejor opcin: Planificar exige acciones concretas que incluyen
comprometer recursos, vencer las resistencias al cambio por parte de las personas y hacer
tareas concretas en un tiempo limitado. Se requiere gran coordinacin y habilidad en las
relaciones humanas.

Seguimiento y control de resultados: En general los resultados reales no son parecidos a los
planeados. Puede haber previsiones incorrectas, inexactas, movimientos de la competencia,

hechos imprevistos o no considerados, falta de recursos, cambios en las condiciones del

ambiente, nuevas limitaciones, resistencias no previstas y otros muchos factores que
pueden alterar la marcha de lo planeado. Estas desviaciones deben ser descubiertas lo antes
posible y emprender acciones correctivas y determinar las causas de dichas desviaciones.

Seguir adelante, frente al abandono de los planes y de la planificacin: Es necesario tener

presente que cambios fundamentales en el ambiente o de mercado, errores en la concepcin
del plan o de la relacin entre ste y el futuro pueden conllevar a la idea de abandonar el
proceso, cosa que es, quizs, ms difcil que llegar a convencerse de la necesidad de
trabajar o vivir planificadamente. Siempre existe una oportunidad para formular nuevas
opciones y hacer de la planificacin un proceso contnuo.
Elementos de la planificacin
El trmino planificacin lleva implcito en su concepto elementos tales como objetivos,
polticas, procedimientos, reglas y presupuestos.
Los objetivos o metas son el resultado final que se espera conseguir con el plan. Aunque el
que ms frecuente se menciona es el beneficio, las empresas tambin obtienen objetivos de
crecimiento, eficiencia, valor de sus acciones, responsabilidad social, desarrollo de su
personal, servicio al cliente, etc.
Para que los objetivos sean eficaces deben cumplir las siguientes caractersticas:
Han de constituir un reto, venir establecidos en trminos especficos y cuantificables, tener
el apoyo total de los superiores, ser capaces de generar entusiasmo en los subordinados, ser
comunicados a todos los subordinados involucrados en su consecucin, expresarse por
escrito, ser comentados regularmente en las reuniones.

Las polticas son lneas que orientan el pensamiento y la accin. Crean lmites para que
exista cierta consistencia en las decisiones que se toman en los diversos mbitos de
actuacin de la empresa. Una poltica a largo plazo que limita las decisiones de marketing y
produccin puede ser, por ejemplo, la de productos de gran calidad y elevado precio. Las
polticas abarcan todos los campos.

Los procedimientos son ms limitados que las polticas, constituyen guas especficas de
actuacin. Sealan los pasos que hay que dar en actividades tales como la contratacin de
personal, adquisicin de la maquinaria, devolucin de mercancas, realizacin de
inventarios y arqueos de caja, etc. El objetivo de los procedimientos es ayudar a la
direccin y a los empleados a que el trabajo se efectu con eficacia.

Las reglas son ms estrictas, incluso que los procedimientos. Sealan lo que se puede y no
se puede hacer en situaciones o momentos muy definidos.

Los presupuestos expresan las expectativas en cifras. Los presupuestos de caja prevn las
necesidades de tesorera; los presupuestos de ingresos y gastos prevn los futuros
beneficios y los presupuestos de ventas prevn las ventas futuras.

Requisitos tcnicos para una planificacin eficaz

Desde un punto de vista cientfico y tcnico, la planificacin es eficaz o ineficaz, ms o

menos eficaz, ms o menos ineficaz; su eficacia depende de la medida en que llene los
siguientes requisitos:

a) que instrumentalice e implemente adecuadamente los fines ltimos de la poltica general;

en otras palabras, el plan debe expresar un proyecto nacional (o un aspecto parcial del
mismo), recordando que, es esencial, es un proyecto poltico, Qu tipo de sociedad
queremos? Es la cuestin bsica a la que debe responder el plan, y en los otros niveles
contribuir a ellos los programas y proyectos especficos.

b) que los objetivos sean alcanzables, teniendo en cuenta no solo los recursos y medios
disponibles sino tambin los aspectos polticos, sociales y culturales que constituyen el
marco o contexto en donde se elabora y se ejecuta el plan (se trata del realismo que debe
tener todo plan).

c) que la eleccin de medios asegure el logro de los objetivos con la mayor eficacia y
ritmos posibles y con el menor costo financiero, humano y social.

d) que establezca un curso de accin escalonado y continuo en el cual se indiquen las

diferentes etapas y modalidades del proceso, de conformidad a una estrategia y a un estilo
de desarrollo.

e) que oriente la toma de decisiones y establezca las diferentes etapas, de modo que haya
entre ellas coherencia, compatibilidad, consistencia, operatividad e integridad.

f) que el plan implique un cambio efectivo y positivo respecto de la situacin anterior,

medido en los trminos del cdigo de valores del proyecto poltico que lo sustenta.

La planificacin como elaboracin de planes, programas y proyectos, y la

planificacin como proceso.

En general, se admite la distincin entre:

La planificacin como elaboracin de planes, programas y proyectos, y

La planificacin como proceso,

Pero permanentemente se tiene a cristalizarla o congelarla en planes, programas y

proyectos.

No siempre se distingue suficientemente el plan de la planificacin: sta es un proceso

continuo, que suele o puede expresarse en diferentes planes. No hay que confundir, pues
planificacin con la elaboracin del plan.

Los niveles operacionales de la planificacin: plan, programa, proyecto, actividad.

Estas expresiones no pueden utilizarse indistintamente y con el mismo significado, pues

tiene un alcance muy diferente, al menos cuando se usan en un mismo contexto para
distinguir diferentes niveles de concrecin.

La actividad es la accin que tiene el mximo grado de concreacin y especificidad, a

travs de la cual, junto con otras actividades se realiza un proyecto.

Un proyecto se refiere a un conjunto de actividades concatenadas que constituye la unidad

ms pequea que forma parte de un programa.

 Un programa hace referencia a una constelacin o conjunto de proyectos relacionados y

coordinados entre s. Son las acciones a realizar para alcanzar las metas y objetivos del
plan dentro de un periodo determinado

El plan, en cambio, se refiere al aspecto global del todas las actividades del proceso de
desarrollo dentro de un periodo determinado, y pueden ser de corto, mediano y largo plazo.
Se trata de un conjunto organizado de fines, objetivos, metas, instrumentos, medios y
recursos para lograr el desarrollo de un rea determinada o de un sector.
Si bien un plan comporta programas y proyectos, no est compuesto solo por el conjunto de
programas y proyectos, sino que su formulacin se deriva de un conjunto ms amplio de
propsitos y objetivos.

El tiempo de la planificacin: largo plazo, mediano plazo y corto plazo.

Conforme a su dimensin temporal, los planes, programas y proyectos se denominan a

largo, mediano y corto plazo. Esta distincin hace referencia a la duracin es ambigua,
convencional e imprecisa en cuanto a su alcance, pero de ordinario se admite lo siguiente,
cuando se trata de un plan nacional de desarrollo.

Largo Plazo, llamada tambin planificacin o plan de perspectiva, abarca periodos de 10,
15 y hasta 20 aos. En estos planes se sealan los grandes objetivos econmicos, sociales,
polticos y culturales, de ah que, mucho ms que en el mediano y corto plazo, se refleja el
proyecto nacional o proyecto poltico del pas. El plan de perspectivas constituye la base o
marco en donde se han de encuadrar los planes a mediano y corto plazo.

Mediano Plazo, que cubre por lo general periodos de 3 a 8 aos; a esta categora suelen
pertenecer los planes quinquenales. Los planes a mediano plazo suelen comprender en
nuestros pases lo que se estima como un periodo presidencial.

Corto plazo, comprende de 6 meses a 3 aos y casi siempre hace referencia a la

coyuntura, puesto de que ordinario trata de conciliar y ajustar lo coyuntura con el mediano
plazo.

En cuanto a la planificacin es un proceso y tiene carcter permanente, supone la

integracin de los planes a largo, mediano y corto plazo, pues las deficiencias en cualquiera
de los momentos provocan desequilibrios en los otros.

Objeto de la Planificacin

El objeto de la planificacin lo constituye la formulacin de un diagnostico, la elaboracin

de un plan, su ejecucin y la evaluacin del proceso. Aunque, en sentido estricto, la
planificacin propiamente dicha tan solo concierne a la segunda etapa, mediante la
formulacin sistematizada y coherente de soluciones y propuestas a travs de la elaboracin
de un plan, programa o proyecto, lo cual no puede realizarse sin el diagnostico y no tiene
razn de ser sin la ejecucin.

Segn el tiempo de desarrollo como podra ser la planificacin y segn su espacio

Planificar: Es el proceso que comienza con la visin del Nro 1 de la organizacin; la

misin de la organizacin; fijar objetivos, las estrategias y polticas organizacionales,
usando como herramienta el Mapa estratgico; todo esto teniendo en cuenta las
fortalezas/debilidades de la organizacin y las oportunidades/amenazas del contexto
(Anlisis FODA). La planificacin abarca el largo plazo (de 5 a 10 o ms aos), el mediano
plazo (entre 1 y 5 aos) y el corto plazo donde se desarrolla el presupuesto anual ms
detalladamente. En la actualidad los cambios continuos generados por factores sociales,
polticos, climticos, econmicos, tecnolgicos, generan un entorno turbulento donde la
planificacin se dificulta y se acortan los plazos de la misma, y obligan a las organizaciones
a revisar y redefinir sus planes en forma sistemtica y permanente.

 Organizar: Responde a las preguntas Quin? va a realizar la tarea, implica disear el

organigrama de la organizacin definiendo responsabilidades y obligaciones; cmo? se va
a realizar la tarea; cundo? se va a realizar; mediante el diseo de Proceso de negocio,
Cursogramas que establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en que secuencia
temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar.

Dirigir: Es la influencia o capacidad de persuasin ejercida por medio del Liderazgo

sobre los individuos para la consecucin de los objetivos fijados; basado esto en la toma de
decisiones usando modelos lgicos y tambin intuitivos de Toma de decisiones.

Controlar: Es la medicin del desempeo de lo ejecutado, comparndolo con los

objetivos y metas fijados; se detectan los desvos y se toman las medidas necesarias para
corregirlos. El control se realiza a nivel estratgico, nivel tctico y a nivel operativo; la
organizacin entera es evaluada, mediante un sistema de Control de gestin; por otro lado
tambin se contratan auditoras externas, donde se analizan y controlan las diferentes reas
funcionales de la organizacin.
Planificacin del desarrollo ecorregional
La planificacin ecorregional est centrada en el desarrollo de una visin de biodiversidad,
que persigue cuatro metas fundamentales:
Representacin de todas las comunidades distintas, dentro de la conservacin del paisaje y
una red de reas protegidas.
Mantenimiento de los procesos ecolgicos y evolutivos que permitan crear y sustentar la
biodiversidad
Sostenimiento de las poblaciones silvestres viables de especies
Conservacin de hbitats lo suficientemente grandes como para ser resilientes a las
perturbaciones peridicas y los cambios a largo plazo.