Trucos para usar y aprovechar Excel al mximo

Para esa gran mayora va dirigido este artculo que de forma

modesta resume las cosas ms tiles que debemos saber sobre
Excel.
Existen muchos trucos desconocidos que tenindolos a mano nos
facilitan hacer nuestras tareas mucho ms sencillas o rpidas.
Lgicamente ninguno de nosotros tiene el tiempo para leerse el
manual completo de la aplicacin.
Excel es un programa que posee la virtud de la sencillez y al
mismo tiempo es tan complejo, que conocerlo a fondo requiere
aos de experiencia y dedicacin.
Repetimos este artculo no es un tutorial sobre cmo usar Excel, es
solo una coleccin de cosas que pueden resultarles tiles a los que
comenzamos a usarlo.
Todos los trucos, funciones y mtodos del teclado en este articulo, funcionan en
las ltimas versiones de Excel (2007-2010).

Las acciones elementales en Excel

Copiar el contenido de una celda
Para copiar el contenido de una cela a otras adyacentes
rpidamente, da un clic en el pequeo cuadrado del vrtice inferior
izquierdo y sin soltar el botn arrastra sobre las celdas donde se
quiere pegar.
Es posible pegar el valor, pero tambin solo el formato, para eso
da un clic en el icono que aparece de "Opciones de autorrelleno" y
selecciona lo que se necesite pegar.

Otras opciones son:

Copiar el valor de una celda superior: CONTROL + J
Copiar el valor de la celda a la izquierda: CONTROL + D

Escribir el mismo valor en varias celdas

Podemos insertar el mismo valor en varias celdas al mismo tiempo.
Haz lo siguiente:
Seleccinalas arrastrando el cursor o usando la tecla CONTROL si
no estn adyacentes.
Escribe el valor.
Presiona las teclas CONTROL + Enter.

Cambiar el formato de las celdas

Algunas combinaciones de teclas permiten cambiar el formato de
una celda rpidamente:
Poner en negritas: CONTROL + 2 (Tambin Control + N)
Poner en cursiva: CONTROL + 3 (Tambin Control + K)
Subrayar: CONTROL + 4 (Tambin Control + S)
Tachado: CONTROL + 5

Insertar una nueva hoja en un libro de Excel

Al crear un libro nuevo este tiene tres hojas que se pueden

seleccionar por las pestaas en la parte inferior izquierda.
Para agregarle otra usa las teclas MAYUS + F11, se agregar y
ocupar el lugar de la primera.

Crear una nueva lnea en una celda

Cuando agregamos texto en una celda texto y sobrepasa sus
lmites, hay dos formas de lograr que se muestre correctamente:
Usar la opcin Ajustar texto. Da un clic en el botn "Ajustar
texto" de la herramienta Alineacin.
Crear un salto de lnea. Para crear un salto de lnea da un clic
donde terminar una de ellas y usa las teclas ALT + ENTER.

El resultado parece el mismo pero son totalmente diferentes, lo

que puede comprobarse dando ms ancho a la columna
temporalmente.

Crear tablas y grficos mas fcil en Excel

Crear una tabla en Excel con los valores de las celdas
seleccionadas
Crear una tabla en Excel seleccionando los datos es algo sencillo,
se puede escoger entre varios estilos y posteriormente
personalizarla.

Para crear una tabla selecciona las celdas que contienen los
valores.
En la seccin Estilos de la ficha Inicio da un clic en: "Dar formato
como tabla".
En el men escoge uno de los estilos.
Si no quedas satisfecho usa las teclas CONTROL + Z y vuelve a
comenzar.
Guate por la siguiente imagen de ejemplo:

Usar el formato condicional en las tablas de Excel

El formato condicional es simplemente darle un formato diferente a
cada celda, de acuerdo a su valor.
En la siguiente imagen de ejemplo se muestra cmo usarlo en una
columna de una tabla, para mostrarnos de color verde los valores
ptimos (en este ejemplo) y en una escala que va hasta el rojo con
los valores mnimos, las otras celdas.

Crear un grfico en Excel con los valores de las celdas

seleccionadas
Para crear un grfico rpidamente que se abra en una nueva
pestaa, solo selecciona las celdas que contienen los valores y
presiona la tecla F11.
Prueba varias combinaciones seleccionando reas diferentes.
Posteriormente para personalizar el grafico a tu gusto usa la ficha:
"Herramientas de grficos".
Una opcin an ms sencilla es incrustar un grfico en la misma

hoja, para eso usa las teclas: ALT + F1.

Crear una pgina web con el grfico

Tambin tienes la opcin de crear una pgina web con el grafico
hecho.
Para eso usa el men: "Archivo -> Guardar como..."
En Tipo selecciona: "Pagina web".
Marca en Guardar: "Seleccin grfico" y presiona el botn:
"Publicar".
Si solo te interesa la imagen creada, recuprala de la carpeta
auxiliar de la pgina en la ubicacin donde se guard.

Las combinaciones de teclas ms usadas y tiles de Excel

Es posible hacer todo tipo de cosas usando las teclas o

combinaciones de ellas.
Es casi imposible aprendrsela todas ni hace falta, solo
necesitamos aprender las elementales que se aplican a nuestras
tareas.
La lista de todas las combinaciones se puede encontrar en el
archivo de ayuda de la aplicacin, que se abre con F1.

Insertar la fecha en Excel

Para que se muestre la fecha en cualquier celda seleccionada usa
las teclas: CONTROL + , (coma).

Insertar la hora en Excel

Para que se muestre la fecha en cualquier celda seleccionada usa
las teclas: CONTROL + ; (punto y coma).

En los dos casos los datos que se muestran son estticos, es decir
seguirn siendo los mismos cada vez que se abra la hoja.
Puedes usarlos por ejemplo para mostrar una fecha y hora
determinada.
Para mostrar la fecha y hora de forma dinmica, es decir que
refleje exactamente la actual, independiente de cuando se abra la
pgina, es necesario usar las funciones AHORA, HOY y HORA
Es algo sencillo solo da un clic en la celda donde se desean
mostrar los datos y en la barra de frmulas escribe cualquiera de
las siguientes funciones y presiona la tecla Enter:
AHORA() Se mostrar: 09/07/2013 12:36
HOY() Se mostrar: 09/07/2013
Ojo! estos ejemplos lgicamente son estticos.

Para conocer todas las funciones disponibles en Excel presiona la tecla F1,
escribe en el cuadro de bsqueda: "lista de funciones por categoras" y
presiona Enter.

Repetir la ltima accin realizada

Al usar la tecla F4 Excel repite lo ltimo que hicimos.
Por ejemplo si le dimos un color determinado al texto en una celda,
posteriormente seleccionamos un rango de ellas y presionamos la
tecla F4, quedarn idnticas a la primera.

Otras teclas tiles para los que comienzan en Excel

F1
0

F7

Activa la sugerencia de teclas. Se muestran los nombres de las teclas

que se pueden usar conjuntamente con ALT para abrir las fichas y
funciones del programa.

Abre el corrector ortogrfico.

Otros trucos para Excel

Como darle el mismo ancho a varias columnas en Excel
A menudo queremos que varias columnas queden exactamente del
mismo ancho, pero hacerlo manualmente es muy tedioso, se
puede hacer de forma sencilla.
Da un clic derecho en la cabecera de la columna que posee el
ancho deseado, en el men selecciona: "Copiar". Selecciona las
que se desean igualar.
Da un clic derecho encima de cualquiera de los encabezados y el
men selecciona: "Pegado especial > Ancho de las columnas".

Como introducir nmeros fraccionarios en Excel

Al tratar de escribir la fraccin de un nmero, por ejemplo 1/2,
Excel devolver una fecha, en este caso: "01-feb" ya que el
carcter / (barra inclinada) se usa para fechas.
Para solucionarlo es necesario especificar en Formato de celdas la
opcin "Fraccin".
Es ms sencillo hacerlo de la siguiente forma.
Antecede un cero u otro nmero entero dejando un espacio.
Por ejemplo: 0 1/2 se mostrar en Excel: