PROCEDIMIENTO ESPECFICO

SISTEMA DE GESTIN DE
CALIDAD
ISO 9001:2008 - NCh 2728:2003
Aplicable a:

1.

PLANIFICACIN Y CONTROL DEL SUMINISTRO

DE LA CAPACITACIN
Fecha de Vigencia

Edicin N:

Procedimiento N:

Pgina:

01.01.2014

PE701

1 de 4

TODA LA ORGANIZACIN

OBJETIVO.

Sealar la forma en que ZUMELZU CAPACITACIONES:

2.

Planifica e implementa los procesos que son necesarios para el suministro del
Servicio de Capacitacin.
Planifica y efecta el suministro del servicio en condiciones controladas.
Controla los resultados del suministro del servicio de capacitacin.

RESPONSABILIDADES.

La responsabilidad por el cumplimiento del presente procedimiento es de la Directora de Proyectos,

bajo supervisin del Gerente General.
Es responsabilidad del rea de Operaciones o quien se designe informar al Alumno y a la Empresa
acerca de las condiciones y reglamento general de la organizacin.
3.

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO.

3.1

Planificacin del suministro del servicio de capacitacin.

Los procesos para el suministro del servicio de capacitacin son:

Anlisis y planificacin de la actividad de capacitacin.

Diseo de la actividad de Capacitacin.
Ejecucin de la actividad.
Evaluaciones.

Estos procesos son analizados en una reunin de coordinacin en la cual participan el Gerente
General y el rea de Operaciones, y se podr invitar a otras personas, siempre y cuando el
Gerente General as lo estime conveniente. En esta reunin se analizaran y planificaran todos los
detalles que sean necesarios para realizar la capacitacin y as cumplir los requerimientos de los
clientes. Todos los acuerdos, comentarios, recursos necesarios y otros temas resueltos en esta
reunin debern quedar registrados en el formulario FO701/F1 MINUTA DE REUNIN.
3.2

Diseo del Curso o capacitacin.

El proceso de diseo de la actividad de capacitacin es monitoreado por el rea de Operaciones o

la persona que el designe y los Relatores cuando corresponda.
Este proceso se ejecuta por medio del anlisis de los cursos que se encuentran autorizados por
SENCE, en caso que el curso solicitado este ya autorizado por este Organismo, se ejecuta, y en
caso contrario, se analizan los requerimientos formulados por el OTIC y/o el Cliente, se procede a
confeccionar un nuevo curso con los antecedentes existentes y los temas expresamente
sealados en los requerimientos, procediendo, posteriormente, a efectuar la solicitud de
autorizacin y codificacin de este nuevo curso en SENCE. Segn lo indicado en el Procedimiento
PE703 DISEO DE ACTIVIDAD DE CAPACITACIN.
Los requerimientos llegan a ZUMELZU CAPACITACIONES a travs de las siguientes fuentes:
Preparado y Revisado por: Representante de la Gerencia
Jos Pre z Gnzale z

Aprobado por: Gerente Genera

Andres Zumelzu Torres

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CALIDAD
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a)

PLANIFICACIN Y CONTROL DEL SUMINISTRO

DE LA CAPACITACIN
Fecha de Vigencia

Edicin N:

Procedimiento N:

Pgina:

01.01.2014

PE701

2 de 4

Por medio de una comunicacin formulada por un OTIC, en la cual se seala el tipo de curso a
ejecutar, la nmina de alumnos participantes, el periodo de ejecucin del curso, el lugar y
horario de clases en el caso de cursos presenciales.

b) Por medio de una comunicacin formulada por una empresa, en la cual se seala el tipo de
curso a ejecutar, la nmina de alumnos participantes, el periodo de ejecucin del curso o el
lugar y horario de clases en el caso de cursos presenciales.
c)

Por medio de un llamado a Licitacin Pblica y/o invitacin a participar en un proceso de

licitacin abierta o cerrada.

En los tems a) y b) ZUMELZU CAPACITACIONES verifica si el curso solicitado se encuentra

codificado, en caso afirmativo se contina con el proceso de ejecucin, en caso negativo se
solicita a SENCE la autorizacin para el curso y su correspondiente codificacin.
En el c) se analiza la nmina de actividades de capacitacin licitadas, se determinan aquellas que
son posibles de realizar y se confecciona la respectiva Propuesta de Presentacin
Una vez cumplida esta etapa se ejecuta el curso; en el caso de las licitaciones, este paso se lleva
a efecto una vez determinado si se ganaron los cursos a los que se postul y una vez comunicado
este resultado y firmado el correspondiente contrato.
3.3

Seleccin y Contratacin de Relatores

Para la ejecucin del curso, se reclutan los relatores desde la nmina existente.
En funcin del curso a dictarse y las caractersticas de la empresa, el rea de Operaciones define
las competencias necesarias que del relator se requiere.
Se buscar en el listado de Relatores si alguno de ellos cumple con los requerimientos para el
curso. En caso de no disponer de un candidato con las competencias requeridas, se proceder al
reclutamiento a travs de contactos o por algn medio de comunicacin (internet, diarios y otros).
Posteriormente se deber seleccionar y citar al candidato escogido a una entrevista para
informarse en detalle de su experiencia laboral y de relatora, en la cual se le realizara una prueba
de seleccin en el formulario FO701/F2 PRUEBA SELECCIN DE RELATORES.
En caso que una capacitacin sea realizada por personal de ZUMELZU CAPACITCIONES, no ser
necesario realizar la Prueba de Seleccin de Relatores.
Si el relator es seleccionado se le realizar una induccin la cual deber quedar registrada en el
formulario FO601/F4 INDUCCIN AL PERSONAL NUEVO.
El relator o el personal nuevo, previo al contrato de trabajo debern firmar el formulario FO701/F3
ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD y se respaldar legalmente en la notaria designada por la
empresa, siempre y cuando el Gerente General lo estime conveniente, el formulario puede ser
modificado segn el cargo que la persona ocupe en la empresa.
Una vez que el Relator ejecut el programa, l deber enviar su boleta de honorarios. Los
honorarios se cancelaran en efectivo o transferencia bancaria.
3.4

Actividad del Curso o capacitacin.

Segn donde sea realizado el cuso o donde sea atendido el cliente o el alumno, se les debe
informar acerca de las condiciones y reglamento general de la organizacin durante el procesos de
capacitacin, esta informacin ser la que se describe en el formulario FO701/F4 REGLAMENTO
INTERNO PARA ACTIVIDADES DE CAPACITACIN. En este formulario se detallar los aspectos
relacionados a:

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3.5

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La evaluacin y asistencia
La disciplina
Del retiro de los alumnos
De los reclamos
Valores de la actividad de capacitacin

Actividad del Curso o capacitacin.

a)

Control de Ejecucin del Curso o Capacitacin

Las actividades de capacitacin presenciales sern controladas sobre la base del documento
denominado FO701/F5 LIBRO DE CONTROL DE CLASES. El libro de clases se encuentra
especialmente diseado por SENCE y en base a estos instrumentos se ejecutan los controles,
tales como:

Fecha de inicio y termino de la actividad

Nmina de alumnos participantes
Asistencia de los alumnos
Desarrollo de contenidos
Calificaciones parciales y finales de los participantes

Es responsabilidad del Relator asegurar que todos los alumnos asistentes a la clase firmen
correctamente el Libro de Clases.
b)

Chequeo Sala de Clases

Cuando una actividad de capacitacin sea realizada fuera de las dependencias de ZUMELZU
CAPACITACIONES, el relator deber revisar la sala de clases y controlar que todo este en
orden antes de comenzar las clases y este chequeo deber quedar en el formulario FO701/F6
CHEQUEO DE SALA DE CLASES EXTERNA.
c)

Evaluacin de los Alumnos por el Relator

Durante el desarrollo del curso se ejecutan controles de calificacin a travs de ejercicios

prcticos, grupales y/o individuales.
Se realiza una evaluacin final para verificar el conocimiento adquirido en el proceso de
capacitacin. Esta accin es terica y/o prctica, la cual definir con que nota el alumno aprueba
o reprueba el curso.
Una vez finalizado el curso o capacitacin el relator deber entregar al alumno un Certificado de
aprobacin.
d)

Evaluacin del Curso y Relatores por el Alumno

El Relator deber entregar al alumno una vez finalizado el curso el formulario FO701/F7
EVALUACIN DEL CURSO POR LOS ALUMNOS, para que este evale la capacitacin
realizada y el desempeo del relator.

e)

Evaluacin de la Ejecucin del Curso.

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DE LA CAPACITACIN
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Procedimiento N:

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PE701

4 de 4

Una vez finalizado el curso la el rea de Operaciones realizara una supervisin del servicio
prestado a travs del formulario FO701/F8 VERIFICACIN DE CAPACITACIN.
4.

CONTROL DE REGISTROS
Nombre
del registro

Identificacin
del registro

Almacenamiento

Proteccin

Recuperacin

Tiempo de
retencin

Disposicin

Operaciones

2 aos

Eliminacin

Minuta de
Reunin

FO701/F1

Oficina OTEC

En
Archivador
con fundas
Plsticas

Prueba
Seleccin de
Relatores

FO701/F2

Oficina OTEC

En
Archivador
con fundas
Plsticas

Operaciones

2 aos

Eliminacin

Oficina OTEC

En
Archivador
con fundas
Plsticas

Operaciones

2 aos

Eliminacin

Operaciones

2 aos

Eliminacin

Acuerdo de
Confidencialidad

FO701/F3

Reglamento
Interno para
Actividades de
Capacitacin

FO701/F4

Oficina OTEC

En
Archivador
con fundas
Plsticas

Libro de Control
de Clases

FO701/F5

Oficina OTEC

En
Archivador
con fundas
Plsticas

Operaciones

2 aos

Eliminacin

Oficina OTEC

En
Archivador
con fundas
Plsticas

Operaciones

2 aos

Eliminacin

Oficina OTEC

En
Archivador
con fundas
Plsticas

Operaciones

2 aos

Eliminacin

Oficina OTEC

En
Archivador
con fundas
Plsticas

Operaciones

2 aos

Eliminacin

Chequeo Sala de
Clases Externa
Evaluacin del
Curso por los
Alumnos
Verificacin de
Capacitacin

5.

FO701/F6

FO701/F7

FO701/F8

CONTROL DE EDICIONES.

Edicin N
Identificacin de la modificacin
0
Edicin Inicial

Fecha
01.01.2014