CURSO BSICO DE EXCEL

Si disponemos de un libro Excel preexistente en nuestro PC podemos utilizar el cuadro

de dilogo Abrir Documento de Office, para lo cual, Ir al men de Inicio seleccionar
Abrir Documento de Office:

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En donde:
a) Barra de Inicio Rpido (Nueva caracterstica en Office 2007).
b) Barra de Ttulo de la ventana de Excel, incluye el nombre del libro abierto.
c) Botones clsicos de las ventanas de Windows (minimizar, maximizar y cerrar).
d) Agrupacin de todas las Barras de Herramientas de Excel. Esta forma de
presentar las barras de herramientas es otra de las nuevas caractersticas en
Office 2007. Se dividen en fichas o etiquetas, la activa en la figura es la opcin
Inicio en la cual se incorporan todas las funciones referidas al formato. Con un
doble clic sobre cualquiera de las etiquetas se ocultan las herramientas.
e) Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas. En el caso de la
figura se ven todas las herramientas Formato incorporadas dentro de la ficha
Inicio.
f) Columnas de la hoja de Excel.
g) Filas de la Hoja de Excel.
h) Celda activa.
i) Indica la celda activa
j) Asistente para funciones.
k) Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos rpidamente
por las hojas del libro.
l) Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de la
hoja de forma lateral.
m) Zoom sobre la hoja. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir
el porcentaje de zoom de forma rpida y precisa. Tambin se dispone de
controles para cambiar la vista de la hoja.
n) Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se est
realizando. En este caso aparece listo, lo cual indica que el programa est
preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una celda.
Adems informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de maysculas,
bloqueo de nmeros, etc.
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Excel 2007 permite cambiar entre la Vista normal, la vista de diseo de pgina y la
vista de salto de pgina haciendo clic en los botones de seleccin de vista de la Barra
de Herramientas, situada en el derecho inferior.
Excel tiene 7 pestaas fijas en las cuales estn cuidadosamente agrupadas para
facilitar la ubicacin de las tareas del programa. Que son las siguientes:
Inicio: Es en esta pestaa donde se le pueda dar el formato bsico a los nmeros y
letras.
Insertar: Esta pestaa contiene opciones para insertar diversas cosas en las hojas.
Tiene 5 grupos que son los siguientes:
Tablas
Ilustraciones
Grficos
Vnculos
Texto
Diseo de Pgina: Esta pestaa est enfocada hacia el diseo y estilo del
documento. Est compuesta por 5 grupos:
Temas
Configurar Pagina
Ajustar rea de impresin
Opciones de la Hoja
Organizar
Formulas: Esta pestaa est enfocada hacia las formulas y la simplificacin de los
datos.
Datos: Esta pestaa est enfocada hacia los datos, organizacin y simplificacin de
estos.

Ordenar y Filtrar: Este grupo se organizan los datos y contiene ordenar y

filtro. La opcin filtro en Excel 2007 puede ordenar los datos por color y por ms
de tres niveles (hasta un mximo de 64), tambin puede filtrar por color o por
fechas, mostrar ms de 1000 elementos en la lista desplegable Auto filtro,
seleccionar varios elementos para filtrarlos y filtrar datos de tablas dinmicas.
Herramientas de Datos: En este grupo hay herramientas para modificar,
editar y analizar datos. Estas herramientas son:
o Anlisis y si: La cual prueba varios valores para las formulas de la hoja.
Tambin es un administrador de escenarios que le permite crear y guardar
diferentes grupos de valores y cambiar entre ellos, Busca objetivos y crea
tablas de datos.
o Texto en columnas: permite dividir el contenido de una celda en varias
columnas.
o Quitar duplicados: Elimina filas duplicadas de una hoja. Adems puede
especificar las columnas en las que se buscara informacin duplicada.

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o Validacin de Datos: Evita la entrada de datos no validos en una celda.

Adems tambin permite forzar que los datos se elijan entre los valores
especficos en una lista desplegable.
o Consolidar: Combina valores de varios rangos en un nuevo rango.
Esquema: En este modulo permite agrupar y desagrupar por filas y columnas
los valores que se quieran contraer o expandirlas. Tambin permite Hallar
subtotales de las filas de datos.

Revisar: En esta pestaa se encuentran todas las opciones para revisar las hojas de
clculo, agregar comentarios, etc.

INSERTAR HOJAS
Como se dijo anteriormente, un libro de trabajo contiene inicialmente tres hojas, pero
pueden insertarse otras nuevas. La cantidad mxima de hojas vendr limitada tan
slo por la memoria disponible. Para insertar nuevas hojas de clculo:
1) Haga clic en el cono Insertar hoja de clculo situado justo a la derecha (a)
de la ltima hoja del libro.

ELIMINAR HOJAS

Para eliminar una hoja de trabajo, los pasos a seguir son:

1. Un clic secundario o derecho sobre la hoja a eliminar.
2. En el men que se despliega seleccionamos Eliminar

CAMBIAR EL NOMBRE DE LAS HOJAS

Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello, se

hace doble clic en la etiqueta y se teclea el nuevo nombre.

ABRIR, GUARDAR Y CREAR UN LIBRO

En esta nueva versin de Excel los comandos para crear, guardar y abrir un libro se
encuentran alojados en un men que se despliega al hacer clic sobre el botn de
Microsoft Office localizado en el vrtice izquierdo superior de su pantalla

UTILIZACIN DE FRMULAS
OPERADORES: Los operadores especifican el tipo de clculo que desea ejecutar en
los elementos de una formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar
los clculos, pero puede cambiar este orden utilizando parntesis. Existen 4 tipos de
operadores de clculo: aritmtico, comparacin, concatenacin de texto y referencia.
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1. Operadores aritmticos: Realizan operaciones matemticas bsicas,
combinan y producen resultados numricos. Estos operadores son:
+ Suma
- Restar o negacin, resta
* Multiplicacin
% Porcentaje
^ Funcin Exponencial
/ Dividido
2. Operadores de comparacin: Estos operadores son utilizados para
producir valores lgicos, es decir, FALSO o VERDADERO. Tambin debe
colocarse antes de la frmula el signo (=).
= Igual
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor o igual
<= Menor o igual
Diferente de
3. Operador de texto: Este operador sirve para unir o concatenar una o varias
cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto:
& Conectar o concatenar
4. Operadores de referencia: Estos operadores sirven para combinar rengos
de celdas para los clculos:
: Operador de rango, que genera una referencia a todas las
celdas entre dos referencias, stas incluidas. Ejemplo: B5:B15
; Operador de unin, que combina varias referencias en una
sola. Ejemplo: Suma(B5:B15;D5:D15)
(Espacio) Operador de interseccin que genera una referencia a
las celdas comunes a las dos referencias. Ejemplo: B7:D7
C6:C8.

LAS FUNCIONES PARA HOJAS DE CLCULO

Las funciones en Excel son frmulas integradas que realizan una operacin, pueden
usarse de forma independiente o combinada con frmulas de mayor tamao. En la
barra de herramientas esta la pestaa Formula y en ella se encuentra un grupo que
se llama Biblioteca de funciones. El botn Insertar Funcin permite crear desde
una frmula muy sencilla hasta una frmula muy compleja, al hacer clic sobre este
botn obtendr una lista de las funciones que posee Excel y una breve descripcin de
lo que realiza. Este cuadro de dialogo es igual en las dems versiones de Excel.
1. Funciones financieras: Las Funciones financieras ejecutan operaciones
contables comunes, como determinar los pagos de un prstamo, el valor futuro
o el valor neto actual de una inversin y los valores de obligaciones y bonos.
Cada funcin como se puede observar tiene una explicacin al pasar el Mouse
por ah.
2. Funciones fecha y hora: Mediante las funciones de fecha y hora se pueden
analizar los valores de fecha y hora y trabajar con ellos en las frmulas
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3. Funciones matemticas y trigonomtricas: Mediante las funciones
matemticas y trigonomtricas, pueden ejecutarse clculos matemticos
simples y complejos, como el clculo del valor total de un rango de celdas.
4. Funciones lgicas: Pueden utilizarse las funciones lgicas para evaluar si una
condicin es cierta o falsa o, para comprobar varias condiciones.
5. Funciones De Texto:
i. CARCTER: Devuelve el carcter especificado por el nmero de
cdigo
ii. CODIGO: Devuelve un cdigo numrico del primer carcter de una
cadena de texto
iii. CONCATENAR: La funcin de concatenar permite realizar la
operacin anterior, a travs del asistente para funciones. Es igual a
la utilizacin del operador tipo texto.
iv. DECIMAL: Da formato a un nmero como texto con un nmero fijo
de decimales.
v. DERECHA: Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de
texto
vi. ENCONTRAR: Busca un valor de texto dentro de otro (distingue
maysculas de minsculas)

CREACIN DE UNA GRFICA

Para crear un nuevo grfico:

Seleccione el rango de datos que desea incluir en el grfico. A continuacin haga clic
en el botn "Asistente para grficos" y aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Paso 1 de 4: Este cuadro de dilogo contiene dos subcarpetas que presentan

diferentes tipos de grafico, de acuerdo a las necesidades, puede escoger entre
Grficos de Tipo estndar y tipo personalizado, .y simultneamente puede observar
un botn en la parte inferior de la ventana llamado Presionar para ver muestra., si
presiona este botn Excel mostrar una vista Preliminar del Grfico que se est
elaborando. Elija la opcin que ms se ajuste y presione el botn "Siguiente".

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Paso 2 de 4: En este cuadro de dilogo seleccione los datos que desea graficar en la
hoja. El rango puede aparecer ya en el cuadro si seleccion los datos antes de iniciar
el Asistente para grficos de igual manera podr seleccionar si los datos estn
distribuidos en forma de columna o de filas:

Paso 3 de 4: Aparecer una ventana similar a la siguiente,

En la carpeta Ttulos puede escoger los ttulos del grfico, para colocar un ttulo haga
clic en el cuadro y, a continuacin, escriba el texto que desee para el grfico o ttulo
del eje. Para insertar un salto de lnea en un grfico o en un ttulo de eje, haga clic en
el texto del grfico, haga clic donde desee insertar el salto de lnea y, a continuacin,
presione Enter. En la carpeta Leyenda elija si desea que el grfico muestre una
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leyenda, si elije que s puede escoger tambin en donde desea ubicar la leyenda
dentro de la grfica. En la carpeta Rtulos de Datos, pude escoger entre mostrar o no
rtulos y valores en la grfica.
En la carpeta Tabla de datos puede elegir si desea que junto al grfico aparezca la
tabla de datos que le dio origen.
Paso 4 de 4:

Haga clic en una hoja nueva y, a continuacin, escriba un nombre para la nueva hoja
Cuando elija Como objeto en, elija el nombre de una hoja y, a continuacin, haga clic
en Aceptar para situar el grfico como un objeto incrustado en una hoja de clculo.
Arrastre el cuadro incrustado hasta donde desee situarlo en la hoja de clculo.

EJERCICIOS

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