CLASE 4

Esta Herramienta le ayudar en la toma de

decisiones de proyectos de inversin y activos en
su empresa.

SESION
04
PROCESANDO FECHAS
Generalmente se suele necesitar procesar fechas, por ejemplo, cuando se requiere
determinar edades, tiempo en que una deuda no se ha pagado, das transcurridos, etc.
Para poder realizar estas operaciones debemos tener en cuenta que, las fechas son
datos numricos y por lo tanto pueden sumarse, restarse y realizar con ellas cualquier
operacin aritmtica que se requiera.
Veamos el siguiente ejercicio

Microsoft Excel almacena las fechas como nmeros de serie

secuenciales para poder realizar clculos con ellos. Excel almacena la
fecha 1 de enero de 1900 como el nmero de serie 1 si el libro utiliza
el sistema de fechas 1900; pero si se utiliza el sistema de fechas 1904,
Excel almacena la fecha 1 de enero de 1904 como el nmero de serie 0 (2 de enero de
1904 es el nmero de serie 1). Por ejemplo, en el sistema de fechas 1900, Excel
almacena 1 de enero de 1998 como nmero de serie 35796 porque es 35.795 das
posterior al 1 de enero de 1900.

CALCULANDO LA EDAD

Para el clculo de la

edad observars que si restamos a la

fecha de hoy la fecha en que la persona naci obtendramos la

cantidad de das transcurridos desde la fecha en que naci la
persona a la fecha de hoy, entonces usamos nuestra
matemtica para definir la edad, as:
Si

1 ao

equivale a

365 das, entonces podemos

determinar cuantos aos tiene la persona si se tiene cuantos das de vida tiene con slo
efectuar una regla de tres simple.
Sesin 04

-1

Por lo tanto la frmula para calcular la edad del empleado Alor Cortez Fernando ser :
($B$1-B5)/365 y para el resto de los empleados usamos la tcnica de copiar.
Por qu usamos $ en la direccin B1 ?
Qu ocurre si no usamos $ en la direccin B1 ?

OBSERVACIN MUY IMPORTANTE:

Cuando se operan fechas en muchas ocasiones el resultado es otra

fecha, y como es lgico, ese no es el resultado que esperamos, por lo
tanto tienes que usar tus conocimientos en FORMATOS para cambiar
este resultado de fecha a un valor numrico.

CALCULANDO LOS AOS QUE LLEVA TRABAJANDO

Como seguramente te habrs dado cuenta el proceso es similar, as para determinar el
nmero de aos que lleva laborando usaremos la fecha de hoy y le restamos la fecha
de cuando ingres a trabajar. Por lo tanto la frmula para el empleado Alor Cortez
Fernando quedara as:
($B$1-C5)/365

CALCULANDO LOS AOS EN QUE LLEVA NOMBRADO

En este caso basndonos en las dos frmulas anteriores la frmula para el empleado
Alor Cortez Fernando quedara as:
($B$1-D5)/365

Sesin 04

-2-

LABORATORIO DE PROBLEMAS
INSTRUCCIONES
POR CADA UNO DE LOS PROBLEMAS, INGRESE 15 REGISTROS.
ES IMPORTANTE DAR FORMATO A CADA UNO Y PROTEGER LAS CELDAS DE
INFORMACIN.
NO OLVIDES EMPLEAR DIRECCIONES ABSOLUTAS CUANDO SE INDIQUE.
1. Una empresa tiene el problema constante de calcular moras por las deudas no
pagadas en su debido momento. Para ello, te ha solicitado elabores una hoja
de clculo que consigne los siguientes datos e informacin:
Nombre del deudor
Monto de la deuda
Fecha de vencimiento (fecha en que debi pagar la deuda)
Fecha de pago (fecha en que pag la deuda)
Das de mora (das que han transcurrido desde la fecha en
que debi pagar y la fecha en que realmente pag)
Mora ( se aplica 5 soles por cada da de mora.
Monto total (la suma de la deuda ms la mora)
Se solicita adems el total general del monto de la deuda, de las moras y del
monto total.
Usa el valor de 5 soles como direccin absoluta.
2. Una empresa desea establecer el inters por ahorros que va a otorgar a cada
uno de sus clientes. Para ello te ha solicitado elabores una hoja de trabajo que
permita determinar el inters basado en los das en que mantuvo el dinero
ahorrado. Asume que cuando se retira ahorros, se retira todo el dinero.
El formato que la empresa te da es el siguiente:
Nombre del cliente
Monto de dinero depositado
Fecha de depsito
Fecha de retiro (fecha en que retir el dinero)
Das transcurridos (das que han transcurrido desde que deposit hasta
que retir el dinero)
Inters (monto de dinero que equivale al 2% por cada da transcurrido)
Monto a retirar (la suma del dinero depositado ms el inters)
Se solicita tambin, el total general de dinero depositado, de intereses
generados y total de dinero retirado.
Usa el 2% como direccin absoluta.
GLOSARIO DE TERMINOS:
Libro de trabajo

Es el nombre con el que se conoce al archivo en el que se trabaja y almacena datos.

Hoja de Clculo

Hoja de trabajo- formada por filas y columnas.

Referencia

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo.

Frmulas

Una expresin que calcula algo, usualmente basada en los valores contenidos en las
celdas.

Sesin 04

-3-

SESION
02
APLICACIONES BASICAS DE LA HOJA
DE CLCULO

Objetivo:
Conocer el concepto y la aplicacin de las principales funciones de uso comn en el
entorno Ms Excel.
Definicin y aplicacin de las funciones en Excel.
Las funciones son herramientas especiales que permiten clculos complejos de forma fcil y rpida. Son
como las teclas especiales de las calculadoras sofisticadas que calculan races cuadradas, logaritmos y
evaluaciones estadsticas.
Microsoft Excel dispone de ms de 300 funciones predefinidas que ejecutan un amplio rango de
clculos.
Introduccin de Funciones en una hoja de Clculo:
Puede introducir funciones en una hoja escribiendo la funcin desde el teclado o escogiendo la
orden funcin del Men Insertar. Si escribe la funcin, utilice minsculas. Cuando acabe de
teclear la funcin pulse enter o seleccione otra celda, Microsoft Excel cambiar el nombre de la
funcin a maysculas si la introdujo correctamente. Si las letras no se cambian es que
probablemente habr introducido el nombre de la funcin de forma incorrecta.
Observemos

Seleccionar la
funcin a
emplear.

Figura 1.8. Cuadro de dilogo Pegar funcin le ayudar a introducir los argumentos para la
funcin.

Sesin 02

-1

FUNCIONES MATEMTICAS:
FUNCION SUMA:
La funcin SUMA totaliza una serie de nmeros.
Sintaxis:
=SUMA(nmeros)
Nmeros

Es una serie que puede contener hasta 30 datos que pueden ser nmeros,
frmulas, rangos o referencias de celdas que produzcan nmeros.

FUNCION SUMAR.SI:
La funcin SUMAR.SI suma las celdas que cumplen determinado criterio o condicin.
Sintaxis:
=SUMAR.SI(rango,criterio,rango_suma)
Rango
Criterio
Rango_Suma

Es el rango de celdas que desea evaluar.

Es el criterio o condicin que determina qu celdas deben sumarse.
Son las celdas que se van a sumar.

Problema: Se desea calcular la Sumatoria de las aportaciones de una AFP en particular

siendo esta Integra.
Observemos

La frmula a ingresar es la siguiente:

=SUMAR.SI(A2:A6,"=Integra",B2:B6)
FUNCION REDONDEAR:
La funcin REDONDEAR redondea el nmero referido por su argumento a un nmero especificado de
cifras decimales.
Sintaxis:
=REDONDEAR(nmero,nmdedecimales)
Nmeros

Es una serie que pueden ser nmeros, frmulas, rangos o referencias de

celdas que produzcan nmeros.
Nmdedecimales El cual puede ser cualquier entero positivo o negativo, determina cuantos
lugares se redondearn.
Nota
La especificacin de un argumento nmdedecimales negativo, redondea ese nmero
de cifras hacia la izquierda de la coma decimal, y la especificacin de dicho
argumento como 0 redondea el entero ms prximo.
Observemos
Entrada
=redondear(123.4567,-2)
=redondear(123.4567,-1)
=redondear(123.4567,0)
=redondear(123.4567,1)

Sesin 04

Valor Calculado
100
120
123
123.5

-2-

FUNCION ENTERO Y TRUNCAR:

La funcin ENTERO redondea nmeros hasta el entero inferior ms prximo.
Sintaxis:
=ENTERO(nmero)
Nmeros

Es el nmero, para el cual desea encontrar el prximo entero ms bajo.

La funcin TRUNCAR trunca todo lo que se encuentra a la derecha de la coma decimal del
nmero, sin importar su signo y sin redondear.
Sintaxis:
=TRUNCAR(nmero,nmdedecimales)
Nmeros

Es una serie que pueden ser nmeros, frmulas, rangos o referencias de

celdas que produzcan nmeros.
Nmdedecimales El cual puede ser cualquier entero positivo o negativo, determina cuantos
lugares se redondearn.
FUNCIONES LOGICAS:
FUNCION SI:
La funcin SI devuelve un nico si una condicin especificada se evala como verdadera y otro valor si
se evala como falsa.
Sintaxis:
=SI(Prueba_lgica,valor_Si_Verdadero,valor_Si_Falso)
Prueba lgica
Valor Si Verdadero
Valor Si Falso

Es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como Verdadero

o falso
Es el valor que se devolver si prueba lgica es Verdadera, si se
omite, devolver verdadero.
Es el valor que se devolver si prueba lgica es Falso, si se omite
devolver Falso.

Problema : En el ejemplo se determina que se pagaran comisiones para un determinado

monto de ventas realizadas, y en algunos casos ninguna segn sea la
siguiente tabla.
Ventas inferiores a S/.20,000 no se paga comisin
Ventas superiores a s/.20,000
pero inferiores a S/.30,000 un
1.8% de comisin.
Ventas superiores a S/.30,000
un 4% de comisin.
Observemos
la frmula a introducir es la siguiente:
=SI(A2<20000,,SI(A2<30000,A2*1.8%,SI(A2>30000,A2*4%)))
FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA
FUNCION CONSULTAH Y CONSULTAV:
Son funciones casi idnticas que buscan informacin almacenada en tablas que han construido.
Cuando busca informacin en una tabla, utiliza normalmente un indicador de fila y un indicador
de columna para localizar una celda concreta.
Sintaxis:
=CONSULTAV(valor_buscado,matriz_buscar,indicador_columna,ordenado)

Sesin 02

-3-

=CONSULTAH(valor_buscado,matriz_buscar,indicador_filas,ordenado)

Valor buscado
Matriz buscar
Indicador columna
o fila
ordenado

Indicamos el valor a buscar

Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Designa la columna o fila de la tabla
Valor lgico que determina el ordenamiento de la tabla.

FUNCIONES DE FECHA Y HORA

Las funciones de fecha y hora de Ms Excel permiten realizar clculos en la hoja de forma rpida
y precisa. Por ejemplo, si utiliza la hoja de clculo para obtener las nminas mensuales de su
empresa, puede emplear la funcin HORA, determinar el nmero de horas trabajadas cada da,
etc.
FUNCION FECHA:
La funcin bsica de FECHA, se puede emplear para introducir una fecha en una celda.
Sintaxis:
=FECHA(ao,mes,da)
Ao
Mes
Da

Es un nmero entre 1900 y 9999 en Microsoft Excel para Windows.

Es un nmero entre 1 y 12 que representa el mes del ao.
Es un nmero entre 1 y 31 que representa el da del mes.

Observemos
Por ejemplo, si emplea la frmula.
=FECHA(97,6,19)
Para introducir la fecha 19 de junio de 1997, el resultado es el nmero de serie
35600, que Excel muestra como 19/6/97.
FUNCION HOY:
La funcin HOY, es una variante especial de la funcin FECHA. Con la diferencia que siempre devuelve
el nmero de serie del da actual.
Sintaxis:
=HOY()
Aunque esta funcin no tiene argumentos, no se debe olvidar los parntesis vacos.
FUNCIONES DE TEXTO
Las funciones de texto convierten datos numricos de tipo texto en nmeros y datos numricos
en cadenas de texto, y le permiten manipular las cadenas de texto entre si.
FUNCION MAYUSC, MINUSC Y NOMPROPIO:
Hay tres funciones que manipulan el tipo de caracteres de las cadenas de texto. La funcin MAYUSC
convierte a maysculas todos los caracteres de una cadena de texto. La Funcin MINUSC convierte a
minsculas todos los caracteres de una cadena de texto y la funcin NOMPROPIO pone en mayscula la
primera letra de cada palabra.
Sintaxis:
=MAYUSC(texto)
=MINUSC(texto)
=NOMPROPIO(texto)
Texto

Es el texto o cadenas de texto a convertir.

FUNCION DERECHA E IZQUIERDA:

La funcin DERECHA devuelve la serie de caracteres ms a la derecha de un argumento de
cadena, mientras que la funcin IZQUIERDA devuelve la serie de caracteres ms a la izquierda
de un argumento de cadena.
Sintaxis:
=DERECHA(texto,nm_de_caracteres)
Sesin 04

-4-

=IZQUIERDA(texto,nm_de_caracteres)
Texto
Es el texto o cadenas de texto a convertir.
Nm_de_caracteres Indica el nm de caracteres a extraer del argumento texto.
FUNCION CONCATENAR:
Utilizar la funcin COCATENAR equivale a utilizar el carcter & para obtener cademas ms
grandes a partir de cadenas ms pequeas.
Sintaxis:
=CONCATENAR(texto1,texto2,...)
GLOSARIO DE TERMINOS:
funcin

una expresin matemtica. En el caso de una hoja de clculos, una funcin

siempre comienza con el signo igual, =

Referencia

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de

clculo.

Frmulas

Una expresin que calcula algo, usualmente basada en los valores

contenidos en las celdas.

BIBLIOGRAFIA:
Guia de Microsoft Excel (Pablo Wong Dvila)
RUNNING Microsoft Excel (Mark Dodge, Chris Kinata y Craig Stinson)

Sesin 02

-5-

TABLA DE FUNCIONES
Fecha y Hora
Funcin

Descripcin

Sintaxis

Ejemplo

Ao

Permite mostrar el ao, correspondiente de una fecha.

=Ao(nm_de_serie)

=Ao(f4)

Hoy

Permite mostrar la fecha Actual.

=hoy()

=Hoy()

Permite redondear un nmero, especificando el nm. De

decimales.
Suma todos los valores de un rango de celdas

=Redondear(nmero,nmero_decimales)

=Redondear(A5,1)

=Suma(nmero1,nmer2)

=Suma(J5:J19)

Suma determinadas celdas que cumplen una condicin o

criterio.
Multiplica todos los nmeros especificados como
argumentos.

=Sumar.si(rango,criterio,rango_suma)

=Suma(G25:H29,=Integra,H25:H29)

=Producto(nmero1,nmero2)

=Producto(A15:A16)

=Contar(ref1,ref2)

=Contar(A8:A18)

=Contar.si(rango,criterio)

=Contar.si(B10:B18,>=15)

=Contara(valor1,valor2)

=Contara(J25:J33)

Max

Cuenta los nmeros de celdas que contengan nmeros y

los nmeros de la lista de argumentos
Cuenta las celdas en el rango que coincidan a la
condicin dada
Cuenta las celdas no vacas y los valores que hay en la
lista de argumentos.
Devuelve el valor mximo de una lista de valores

=Max(nmero1,nmero2)

=Max(D15:D22)

Min

Devuelve le valor mnimo de una lista de valores

=Min(nmero1,nmero2)

=Min(D15:D22)

Promedio

Devuelve el promedio(media aritmtica) de los

argumentos

=Promedio(nmero1,nmero2)

=Promedio(F10:F15)

Matemticas y Trigonomtricas
Redondear
Suma
Sumar.si
Producto

Trigonomtricas
Contar
Contar.si
Contara

Sesin 02

TABLA DE FUNCIONES
Bsqueda y Referencia
Funcin

Descripcin

Sintaxis

CONSULTA

Busca un valor en la primera columna de la izquierda de

una tabla y luego devuelve un valor en la misma fila
desde una columna especificada.
Busca un valor en la primera fila de una tabla o matriz
de valores y devuelve el resultado en la misma columna
desde una fila especificada.

=CONSULTAV(valor_buscado,matriz_buscar_
en
_indicador_columnas,ordenado)
=
CONSULTAV(valor_buscado,matriz_buscar_e
n
_indicador_filas,ordenado)

=CONSULTAV(A2,A18:C25,2,0)

Comprueba si cumple una condicin y devuelve un valor

si se evala como VERDADERO y otro valor si se evala
como FALSO

=Si(prueba_lgica,valor_si_verdadero,valor_
si_falso)

=Si(B26>=3000,10%*B26,)

V
CONSULTA
H

Ejemplo

Lgicas
Si

Sesin 02

-7-

SESION
03

PROTECCION Y VALIDACION

FORMATO CONDICIONAL Y VALIDACIN DE DATOS

FORMATO CONDICIONAL
Supongamos que al aplicar los formatos deseas, por la naturaleza
del problema, aplicarlos de acuerdo a su valor, por ejemplo un
valor menor a 200 que aparezca de color rojo Cmo hacerlo? te
lo explicamos. Antes que nada debes acordarte siempre que si
deseas aplicar formato condicional debes seguir los siguientes
pasos:
1. Seleccionar las celdas a afectar
2. Ingresar al men FORMATO y opcin FORMATO
CONDICIONAL
3. Indicar las condiciones.
Vamos a explicarlo usando un ejemplo: supongamos que
tenemos los datos de las ventas de la figura que se muestra, y
deseamos que las ventas mayores a 4000 soles aparezcan en color AZUL y en
negrita, las ventas entre 2500 y 4000 soles en color rojo con un fondo de color
amarillo y si es menor que 2500 en color rojo.
Cumplido el paso nmero 1, ingresamos a men FORMATO y la opcin FORMATO
CONDICIONAL.
La computadora mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

Pulsa aqu para

escoger la condicin

Sesin 03

Pulsa aqu para agregar

mas condiciones

Pulsa aqu para

escoger el formato

En muchas ocasiones nos encontramos con la necesidad de que los datos que se ingresen en
una determinada celda cumplan requisitos, como por ejemplo, ser nmeros enteros, reales,
textos, estar en una rango determinado o pertenecer a una lista especfica. Para lograrlo,
debemos usar la opcin VALIDACIN del men DATOS.
Vamos a explicarte como hacerlo:
Aqu, por ejemplo, los nombres
Tomemos el siguiente diseo:
pueden quererse tomar de una
lista, la edad mnima debe ser
15 y la mxima 70, el sueldo
mnimo 457 soles y el mximo
15000 (qu bonito sera ganar
esta cantidad verdad?) , la
fecha de nacimiento entre el
ao 1950 y 2020 y la
observacin no debera admitir
ms de 27 caracteres.
Para efectos de aplicar los requerimientos, en este
ejercicio recomendamos agregar a este diseo los
siguientes datos:

Esta lista
se
usar
para
los
nombres

Estos para
las edades y
los sueldos

Para lograr lo que nos proponemos sigue los siguientes pasos:

1. Selecciona el conjunto de celdas que van a recibir los nombres. Digamos A4:A15.
2. Ingresa a la opcin Validacin del men Datos, a lo cual la computadora responder
con el siguiente cuadro de dilogo
Escoge esta opcin para
permitir manejar listas

Selecciona este rango

para
indicarle
al
ordenador de donde
tomar los elementos de
la lista

Sesin 04

Terminado este proceso, cada vez que te ubiques en una celda del rango establecido en el
paso 1 se mostrar el siguiente aspecto

Observa lo que se muestra al

costado derecho de la celda
A7

Para comprobar el efecto, da clic en el botn que se muestra en la celda

A7 y este despliega lo siguiente:

Para el rango de la edad, ingresa a validacin y pon los siguientes datos:

Escoge esta opcin
para permitir slo
nmeros enteros

Escoge esta opcin

para manejar rangos
Estas opciones
representan los rangos
mnimos y mximos

Sin salir de la opcin ingresa a la FICHA MENSAJE DE

ERROR y:
Escribe el mensaje
que quieras por
ejemplo No est en
el lmite establecido

Esto ltimo va a tener el efecto de presentar un

mensaje de error cada vez que se escriba un dato
fuera del rango.

Sesin 03

10

3. Seala el rango de sueldos e ingresa a la opcin Validacin de Datos e ingresa los

siguientes datos.

Escoge esta opcin

para permitir valores
numricos decimales

Escoge esta opcin para

que se acepte rangos

Escoge los valores

mnimo y mximo

Sin salir de la opcin ingresa a la FICHA MENSAJE ENTRANTE y:

Escribe el mensaje que va a

aparecer cada vez que
ubiques el puntero de celda,
por ejemplo Sueldo Base

4. Seala el rango para las fechas de nacimiento e

ingresa a la opcin Validacin de Datos.
5. Por
ltimo
seala
el
rango
para
las
observaciones y escoge dentro de la validacin
longitud de texto, menor o igual que 27.

Sesin 04

11

LA FICHA PROTEGER DEL CUADRO DE DILOGO DE FORMATO CELDAS

LA FICHA PROTEGER
Sirve para evitar que se realicen cambios o que no se vea el contenido de la celda. Seleccione
BLOQUEADA para bloquear la celda y OCULTA para que su contenido no se vea. Sin embargo,
todo esto no basta, una vez que se selecciona bloqueada u oculta selecciona la opcin
PROTEGER del men HERRAMIENTAS.
Adems de la proteccin mediante contraseas para los libros de trabajo, Excel2000 ofrece
varias rdenes para proteger las celdas del libro. Para ello tenemos que realizar dos
operaciones: la primera que consiste en proteger las celdas que no queremos que sufran
variaciones, y la segunda que consiste en proteger la hoja.
Cuando una celda est bloqueada no podr sufrir variaciones. Realmente por defecto
todas las celdas estn protegidas o bloqueadas para que no sufran cambios, pero no nos
damos cuenta ya que la hoja no est protegida. Por lo tanto, lo que se debe hacer es
desbloquear las celdas que queremos variar en algn momento. Para ello:
1 Seleccionar el rango de celdas que
queremos desbloquear para poder
realizar variaciones.
2 Seleccionar el men Formato.
3 Elegir la opcin Celdas...
4

Hacer clic
Proteger.

sobre

la

pestaa

Aparecer el cuadro de dilogo de la

derecha:
5 Desactivar la casilla Bloqueada.
6 Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Si se activa la casilla Oculta, lo que se
pretende es que la frmula o el valor
de la celda no se pueda visualizar en
la barra de frmulas.
Las operaciones de la ficha Proteger
no tienen efecto si no protegemos la hoja de clculo, por lo tanto a continuacin tendremos
que realizar los siguientes pasos:

1 Seleccionar el men Herramientas.

2 Elegir la opcin Proteger.
3 Seleccionar la opcin Proteger hoja....
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha:
5 Si queremos asignar una contrasea para que solamente pueda desproteger la hoja la
persona que sepa la contrasea, escribirla en el recuadro Contrasea.
6 Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Sesin 03

12

7 Si hemos puesto contrasea nos pedir

confirmacin de contrasea, por lo tanto tendremos
que volver a escribirla y hacer clic sobre el botn
Aceptar.

A partir de ahora la hoja activa se encuentra protegida, por lo que no se podrn modificar
aquellas celdas bloqueadas en un principio.
Si queremos desproteger la hoja, volveremos a realizar los mismos pasos que en la
proteccin, es decir:
1 Seleccionar el men Herramientas.
2 Elegir la opcin Proteger.
3 Seleccionar la opcin Desproteger hoja....
4 Si habamos asignado una contrasea nos la pedir, por lo que tendremos que escribirla
y hacer clic sobre el botn Aceptar. Si no haba contrasea asignada, automticamente la
desprotege.

Sesin 04

13

Sesin 04 y 05

14