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Lorganigramme :
La connaissance de lorganigramme et de son contenu est particulirement prcieuse. En effet, la notion du
tableau de bord est attache lexistence de la dcentralisation des pouvoirs au sein de la firme. La
connaissance de la structure hirarchique de lentreprise permettra donc dentamer une recherche systmatique
des dlgations et de leur contenu.
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Lorganigramme
- La structure staff and line : elle se caractrise par des divisions fonctionnelles trs spcialises au niveau de la
direction gnrale, qui forment un tat-major susceptible de transmettre directement ses instructions aux
responsables de tous les niveaux.
Llaboration du tableau de bord passe par une premire phase qui consiste
rechercher quelles sont les sources de renseignements prexistants qui seront
ventuellement utilisables. Cependant, il ne faut pas en dduire que le tableau de
bord se rsumera une compilation dinformations dj existantes.
En effet, on dispose de flux dinformation au sein de lentreprise et il est donc ncessaire den connatre la fois
la source et le destinataire. Cette distinction permet deffectuer un classement en trois catgories :
- Les informations empruntant la voie hirarchique :
Elles sont le plus souvent ascendantes et rpondent un objectif de contrle. Elles sont conserves sans grande
modification lors de la construction du tableau de bord dentreprise.
- Les flux dinformations entre deux services connexes :
Ces changes ne relvent pas de la notion de contrle, mais dune volont de coopration entre des
responsables qui ne sont rattachs lun lautre par aucun lien de subordination. Lutilisation de ces sources de
donnes est possible condition quelles soient chiffres et quelles fonctionnent intervalle rgulier.
- Les renseignements internes certains services :
Des documents peuvent tre labors et mis en circulation au sein des centres de responsabilits sans tre
jamais diffuss en dautres points de lorganigramme.
Une telle rtention de linformation peut engendrer des risques sur le bon fonctionnent dun processus dans
lentreprise, alors on doit analyser et examiner chaque circuit rgulier de renseignement interne un service afin
de lintgrer ventuellement au tableau de bord.
En plus de ces informations localises, il savre utile deffectuer un recensement de linformation prexistante en
interrogeant les responsables de chaque service. Linventaire doit tre exhaustif donc rigoureux ; en
consquence, il est prfrable de diffuser dabord un questionnaire crit, dont la rponse pourrait tre ensuite
clarifie par une srie dinterviews.
Il est frquent que la majorit des informations ncessaires llaboration du tableau de bord existent dj dans
lentreprise, sous une forme plus au moins labore. Cependant, une fois cette information recense, le tableau
de bord ne doit pas se contenter de la traiter sous une forme arbitraire et den diffuser aveuglement lintgralit
dans tous les services. Linformation apporte par le tableau de bord aux diffrents responsables doit leurs tre
utile par sa nature et sa forme.
Si un travail de slection nest pas effectu ce stade, si les documents circulant dans lentreprise comportent
une plthore de chiffres peu significatifs leurs destinataires nen prendront pas connaissance et le tableau de bord
sera un chec.
Les indicateurs doivent tre utiles, et ils prsentent a priori cette qualit puisquils mesurent lvolution des
paramtres soigneusement choisis pour leur importance. Il est donc ncessaire dviter certain indicateurs
calculs partir de donnes justes, peuvent cependant amener lutilisateur adopter des conclusions errones,
et une deuxime catgorie dindicateur est galement rejeter : ceux dont la simple lecture nest pas significative.
Un tableau de bord na en lui-mme que peu dintrt, et le but du tableau de bord est de mettre en vidence les
carts entre les prvisions et les ralisations relatives aux points-cls de la gestion. Les indicateurs doivent donc
tre conus en fonction de cet objectif, la simple lecture du tableau de bord doit immdiatement permettre disoler
les carts significatifs, sans que le destinataire ait effectuer le moindre calcul supplmentaire.
Le tableau de bord doit donc mettre en vidence lexception, cest dire lcart constat entre les ralisations et
les prvisions, afin que le destinataire puisse immdiatement constater les anomalies affrentes aux points-cls
de son activit. Cet cart doit tre, si possible, exprim par un indice ou un pourcentage, car sa mesure relative
est plus significative que sa valeur absolue.
Les indicateurs doivent exclure la fausse prcision
La rgle gnrale dapproximation des indicateurs consiste valuer les rsultats un millime prs.
Les impratifs
Les indicateurs doivent tre utiles, et ils prsentent a priori cette qualit puisquils
mesurent lvolution des paramtres soigneusement choisis pour leur importance.
Il est donc ncessaire dviter certain indicateurs calculs partir de donnes
justes, peuvent cependant amener lutilisateur adopter des conclusions errones,
et une deuxime catgorie dindicateur est galement rejeter : ceux dont la simple lecture nest pas
significative.
En effet, le tableau de bord constitue une aide lanalyse et la dcision, il en rsulte deux impratifs :
1) Des indicateurs cohrents :
La cohrence dun indicateur rside dans sa dfinition, qui doit tre invariante dans lespace comme dans le
temps. Si cet impratif nest pas respect, les mesures effectues sont soumises des variations artificielles. Par
consquent, ils sont susceptibles dinduire les dirigeants en erreur.
Ils sont constitus soit de chiffres bruts (quantit, rsultat, dpenses), soit de chiffres labors uniquement partir
daddition ou de soustraction. Le bnfice net rpond par exemple cette dfinition :
Bnfice net = Bnfice dexploitation+- solde hors exploitation
- impt sur les socits
2) Les ratios :
lentreprise concerne. Il faut pour cela comparer les cots et les avantages quinduit une priodicit plus ou
moins leve.
Cependant, la frquence optimale mise en vidence par telle comparaison est rarement uniforme travers toute
lentreprise car le tableau de bord vhicule en fait des documents trs divers, dont le rythme optimale de diffusion
varie en fonction de la nature de linformation mise, voire mme suivant les destinataires dune mme
information.