Trabajo Micrfosoft Access 2013

UNIVERSIDAD NACIONAL DE
CAJAMARCA
Escuela Acadmico Profesional
de Ingeniera Geolgica
Manejo de Base de Datos con Microsoft Access 2013
INTEGRANTES:
AGUILAR PEREZ, David Jonathan

AGUILAR PEREZ, Melquisedec
BOON ALCANTARA, Walter
PEREZ FERNADEZ, Edgar
17/06/2014
UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

Escuela Acadmico Profesional de Ingeniera Geolgica
Facultad de Ingeniera Geolgica
Contenido
INTRODUCCION....................................................................................................................................... 4
DEFINICIN Y FUNCIONAMIENTO .......................................................................................................... 5
TABLAS Y RELACIONES ............................................................................................................................ 7
FORMULARIOS ........................................................................................................................................ 8
INFORMES ............................................................................................................................................... 9
PGINAS DE ACCESO A DATOS ............................................................................................................. 10
Tablas: Almacenar y administrar los datos ....................................................................................... 11
Vista Diseo de la tabla ..................................................................................................................... 11
Cmo relacionar dos tablas .............................................................................................................. 12
CONSULTAS: OBTENER RESPUESTAS A PREGUNTAS ............................................................................ 15
Consultas de seleccin ...................................................................................................................... 16
Consultas de parmetros .................................................................................................................. 16
Consultas de tabla de referencias cruzadas...................................................................................... 16
Consultas de accin .......................................................................................................................... 16
Consultas SQL.................................................................................................................................... 17
FORMULARIOS: DATOS DE ASPECTO AGRADABLE ............................................................................... 19
Un cuadro de dilogo personalizado ................................................................................................ 19
CREAR UN FORMULARIO ...................................................................................................................... 21
En la vista tabla dinmica o grfico dinmico ................................................................................... 22
INFORMES: PRESENTAR DATOS ............................................................................................................ 23
Calcular totales. ................................................................................................................................ 23
Crear un informe ............................................................................................................................... 25
Personalizar un informe .................................................................................................................... 25
Pginas de acceso a datos: Publicar los datos en el Web ................................................................. 25
Una pgina mostrada en la vista Pgina o en Microsoft Internet Explorer 5.01 con Service Pack 2
(SP2) o posterior ............................................................................................................................... 26
Una pgina en la vista Diseo ........................................................................................................... 27
Utilizar pginas de acceso a datos en Internet Explorer................................................................... 31
Tipos de orgenes de datos para una pgina de acceso a datos ....................................................... 33
Tipos de orgenes de datos para Microsoft Office Web Components en una pgina de acceso a
datos ................................................................................................................................................. 34
MACROS ................................................................................................................................................ 35
Cmo obtener el mximo rendimiento de los datos ........................................................................ 35

Qu es una macro? ............................................................................................................................. 35
Qu es un grupo de macros? .......................................................................................................... 36
Acciones condicionales ..................................................................................................................... 37
Argumentos de accin ...................................................................................................................... 39
MDULOS: AUTOMATIZAR LAS TAREAS RUTINARIAS Y CREAR SOLUCIONES EMPRESARIALES .......... 39
Qu es un mdulo? ......................................................................................................................... 40
Mdulos de clases............................................................................................................................. 41
Mdulos estndar ............................................................................................................................. 42
Declaraciones e instrucciones de cdigo de Visual Basic ............................................................. 42
Relaciones en una base de datos .................................................................................................. 42
Cmo funcionan las relaciones ......................................................................................................... 43
Una relacin uno a varios ............................................................................................................. 44
Una relacin varios a varios .......................................................................................................... 45
Una relacin uno a uno ................................................................................................................. 46
Definicin de relaciones.................................................................................................................... 46
Integridad referencial ....................................................................................................................... 47
Cuando se utiliza la integridad referencial, se aplican las reglas siguientes:................................ 49
Actualizaciones y eliminaciones en cascada ..................................................................................... 49
ESPECIFICACIONES DE ACCESS .............................................................................................................. 51
Especificaciones de base de datos de Microsoft Access ................................................................... 51
Grficos en un formulario o informe ................................................................................................ 63
Grficos en una pgina de acceso a datos ........................................................................................ 64
Vista Grfico dinmico de una hoja de datos o de un formulario .................................................... 64
Analizar datos.................................................................................................................................... 65
Crear una consulta de referencias cruzadas ..................................................................................... 65
Combinar valores de campos, controles o propiedades .................................................................. 96
Crear una expresin por s mismo .................................................................................................... 96
El Generador de expresiones ............................................................................................................ 98
Elementos de expresiones
En la seccin inferior del generador hay tres cuadros: ...................... 99
Ejemplos de expresiones ................................................................................................................ 100

Ejemplos de expresiones utilizadas en formularios, informes y pginas de acceso a datos ...... 100
Ejemplos de cmo manipular y calcular fechas .......................................................................... 100
Ejemplos de cmo manipular valores de texto .......................................................................... 101

Ejemplos de cmo manipular operaciones aritmticas...................................................................... 103
Ejemplos de qexpresiones condicionales ................................................................................... 104
Ejemplos de funciones de agregado y de agregado de dominio ................................................ 106
Ejemplos de expresiones que utilizan funciones agregadas ....................................................... 106
Ejemplos de expresiones que utilizan funciones de agregado de dominio ................................ 107
Notas ........................................................................................................................................... 107
Rangos de valores (>, <, >=, <=, <>, o Entre...Y) .......................................................................... 108
Valores que no coinciden (Negado) ............................................................................................ 108
Valores de una lista (En) ............................................................................................................. 108
Valores de texto, parciales y coincidentes .................................................................................. 108
Parte de un valor de campo (Como) ........................................................................................... 109
Fechas ......................................................................................................................................... 110
Un valor de campo vaco (Nulo o cadena de longitud cero) ....................................................... 111
Resultado de una funcin de agregado de dominio ................................................................... 111
Resultado de una subconsulta como criterio ............................................................................. 112
Ejemplo de expresiones utilizadas en los campos calculados .................................................... 112
Manipular valores de texto ......................................................................................................... 112
Realizar operaciones aritmticas ................................................................................................ 113
Manipular y calcular fechas ........................................................................................................ 114
Usar funciones agregadas de dominio y de SQL ......................................................................... 115
Trabajar con valores Nulo ........................................................................................................... 116
Utilizar una subconsulta.............................................................................................................. 116
Ejemplos de expresiones utilizadas en consultas de actualizacin ................................................ 117
Ejemplos de expresiones utilizadas en instrucciones SQL .............................................................. 118
Ejemplos de expresiones con valores predeterminados ................................................................ 119
Ejemplos de expresiones de condiciones de macro ....................................................................... 119
Sugerencia ....................................................................................................................................... 119
INTRODUCCION
Microsoft Access es un sistema de gestin de bases de datos incluido en el paquete de
programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila informacin
relativa a un asunto o propsito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el

mantenimiento de una coleccin de msica. Access es un completo y

demandado programa informtico en entornos de empresa, que permite la creacin y
gestin de bases de datos, as como su modificacin, control y mantenimiento.
Las bases de datos de Access pueden ayudarle a almacenar y a hacer un seguimiento de
cualquier tipo de informacin, como inventarios, contactos o procesos empresariales.
Veamos las rutas que puede tomar para crear una base de datos de escritorio de Access,
agregar datos a ella y obtener informacin sobre los siguientes pasos para personalizar y
usar la nueva base de datos.
DEFINICIN Y FUNCIONAMIENTO
Una base de datos es una recopilacin de informacin relativa a un asunto o
propsito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una
coleccin de msica. Si la base de datos no est almacenada en un equipo, o slo estn

instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de

informacin procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.
Supongamos, por ejemplo, que los nmeros de telfono de los proveedores estn
almacenados en varios lugares: en un archivo de tarjetas que contiene los nmeros de
telfono de los proveedores, en archivos de informacin de productos en un armario y en
una hoja de clculo que contiene informacin de pedidos. Si cambia el nmero de telfono
de un proveedor, tendra que actualizar la informacin en los tres lugares. Sin embargo, en
una base de datos es necesario modificar la informacin en un solo lugar: el nmero de
telfono del proveedor se actualiza automticamente en todos los lugares de la base de
datos donde se utilice.
Archivos de base de datos de Access
Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la informacin desde un nico
archivo de base de datos.
Dentro del archivo, puede utilizar:
Tablas para almacenar los datos.
Consultas para buscar y recuperar nicamente los datos que necesita.
Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
Informes para analizar o imprimir los datos con un diseo especfico.
Pginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos
desde Internet o desde una intranet.
Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.
Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde aparecen.
Mostrar los datos en una consulta
Mostrar los datos en un formulario
Mostrar los datos en un informe
Mostrar los datos en una pgina de acceso a datos

TABLAS Y RELACIONES
Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de informacin de la que hace el
seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o
pgina de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.
La informacin de clientes que antes se guardaba en una lista de correo ahora reside en la
tabla Clientes.
La informacin de pedidos que antes se guardaba en una hoja de clculo ahora reside en la
tabla Pedidos.
Un Id. exclusivo, como un Id. de cliente, permite distinguir los registros de una tabla. Si se
agrega el campo de Id. exclusivo de una tabla a otra tabla y despus se define una relacin,
Microsoft Access puede cotejar los registros relacionados de ambas tablas de manera que se
puedan combinar en un formulario, un informe o una consulta.
Consultas
Para buscar y recuperar tan slo los datos que cumplen las condiciones especificadas,
incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede tambin actualizar
o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar clculos predefinidos o personalizados
en los datos.

Esta consulta tiene acceso a tablas distintas para recuperar la informacin de Id. de pedido,
fecha de entrega, nombre de la organizacin y ciudad para los clientes de Londres cuyos
pedidos se entregaron en el mes de abril.
FORMULARIOS
Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un
formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o ms tablas,
y los muestra en la pantalla con el diseo elegido en el Asistente para formularios, o con un
diseo que haya creado en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de
estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas
de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de base de datos nuevos y
modificar el diseo de otros existentes.).

Una tabla muestra muchos registros al mismo tiempo, pero puede que sea necesario
desplazarse para ver todos los datos de un solo registro. Por otra parte, cuando se visualiza
una tabla, no se pueden actualizar los datos de ms de una tabla al mismo tiempo.
Un formulario sita el enfoque en un registro cada vez, pero puede mostrar los campos de
ms de una tabla. Tambin puede mostrar imgenes y otros objetos.
Un formulario puede incluir un botn que imprima o abra otros objetos, o puede realizar
otras tareas automticamente.
INFORMES
Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un informe. Por
ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de
datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales.

Utilice un informe para crear etiquetas postales.
Utilice un informe para mostrar totales en un grfico.
Utilice un informe para calcular totales.

PGINAS DE ACCESO A DATOS
Para que los datos estn disponibles en Internet o en una intranet con el fin de hacer
informes, escribir datos o analizar datos de manera interactiva, utilice una pgina de acceso
a datos. Microsoft Access recupera los datos de una o ms tablas, y los muestra en la
pantalla con el diseo creado en la vista Diseo o con el diseo que haya elegido en
el Asistente para pginas.
Haga clic en el indicador de expansin ...
10

... para mostrar la barra de herramientas de exploracin de datos y registros
para el siguiente nivel de detalle.
Utilice las barras de herramientas de exploracin de registros para desplazarse hasta los
registros, ordenarlos y filtrarlos, y para obtener ayuda.
Tablas: Almacenar y administrar los datos
Una tabla es una coleccin de datos sobre un tema especfico, como productos o
proveedores. Al usar una tabla independiente para cada tema, los datos se almacenan slo
una vez. Esto tiene como resultado una base de datos ms eficaz y menos errores
de entrada de datos.
Cmo se organizan los datos en tablas

Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas
registros).
Por ejemplo, cada campo de una tabla Productos contiene el mismo tipo de informacin
para cada producto, por ejemplo, su nombre. Cada uno de los registros de esa tabla
contiene toda la informacin acerca de un producto, por ejemplo, el nombre del producto,
el Id. de proveedor, las unidades en existencia, etc.
Vista Diseo de la tabla
En la vista Diseo de la tabla, puede crear una tabla entera desde el principio, o agregar,
eliminar o personalizar los campos en una tabla existente.
11

Si desea hacer un seguimiento de otros datos de una tabla, agregue ms campos. Si el

nombre de un campo existente no es suficientemente descriptivo, puede cambiarlo.
La configuracin del tipo de datos (tipo de datos de campo: caracterstica de un campo que
determina el tipo de datos que puede almacenar. Por ejemplo, un campo cuyo tipo de datos
es Texto puede almacenar datos que consten de letras o nmeros, pero un campo de tipo
Numrico slo puede almacenar datos numricos.) de un campo define el tipo
de valores que puede escribir en el mismo. Por ejemplo, si desea que un campo almacene
valores numricos que puede utilizar en clculos, establezca su tipo de datos en Numrico o
Moneda.
Se utiliza una etiqueta nica, denominada clave principal (clave principal: uno o ms campos
(columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una
clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un ndice exclusivo.
Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.)
para identificar los registros de la tabla. La clave principal de una tabla se utiliza para
referirse a registros relacionados de otras tablas.
Las
propiedades
de
los
campos
son
un
conjunto
de
caractersticas
que
proporcionan control adicional sobre cmo se almacenan, escriben o muestran los datos de
un campo. Las propiedades disponibles dependen del tipo de datos de un campo.
Cmo relacionar dos tablas
Un campo comn relaciona dos tablas de manera que Microsoft Access puede combinar los
datos de las dos tablas para ver, modificar o imprimir. En una tabla, el campo es una clave
principal (clave principal: uno o ms campos (columnas) cuyos valores identifican de manera
exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y
12

debe tener siempre un ndice exclusivo. Una clave principal se utiliza para
relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) que se establece en la vista
Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de estos objetos de base de datos:
tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista
Diseo, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseo de otros
existentes.) de la tabla. Ese mismo campo tambin existe en la tabla relacionada como una
clave externa (clave externa: uno o ms campos de tabla (columnas) que hacen referencia al
campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica cmo estn
relacionadas las tablas.).
En la tabla Proveedores, incluir el Id. de proveedor, nombre de la compaa, etc. para cada
proveedor. IdProveedor es la clave principal que se establece en la vista Diseo de la tabla.
En la tabla Productos, incluir el campo IdProveedor, de manera que cuando inserte

un nuevo producto pueda identificar su proveedor insertando el Id. nico de ese proveedor.
IdProveedor es la clave externa en la tabla Productos.
Vista Hoja de datos de la tabla

En una tabla o una consulta, la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: ventana que
muestra datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado con
formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y
agregar o eliminar datos.) proporciona las herramientas necesarias para trabajar con los
datos.
Con las barras de herramientas Hoja de datos de la tabla y Hoja de datos de la consulta
13

Las barras de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y

opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas,
haga clic en Personalizar en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en la ficha
Barras de herramientas.) Hoja de datos de la tabla y Hoja de datos de la consulta
proporcionan muchas de las herramientas necesarias para buscar, modificar e imprimir
registros.
Imprimir u obtener una vista previa de los datos.
Revisar la ortografa.
Cortar, copiar o pegar el texto seleccionado, campos, registros completos o toda la hoja de
datos.
Ordenar registros.
Filtrar registros, y buscar o reemplazar valores.
Agregar o eliminar registros.

Trabajar con columnas, filas y hojas secundarias de datos
Puede encontrar herramientas para trabajar con columnas, filas y hojas secundarias de
datos (subhoja de datos: hoja de datos que est anidada en otra hoja de datos y que
contiene datos relacionados o combinados con la primera hoja de datos.) en la propia hoja
de datos, o haciendo doble clic en un selector de columna (selector de columna: barra
horizontal en la parte superior de una columna. Puede hacer clic en el selector de una
columna para seleccionar la columna entera en la cuadrcula de diseo de consultas o de
filtros.).
14

Utilizar el selector de columna para mover u ocultar una columna, o cambiar su nombre.
Cambiar el tamao de columnas o filas.
Utilizar hojas secundarias de datos para ver datos relacionados.
Inmovilizar la primera columna por la izquierda para que se muestre a medida que se
desplaza hacia la derecha.
Desplazarse por los registros

Puede utilizar la barra de herramientas de exploracin para desplazarse por los registros en
una hoja de datos.
Ir al primer registro.
Ir al registro anterior.
Escribir un nmero de registro al que desplazarse.
Ir al registro siguiente.
Ir al ltimo registro.
Ir a un registro en blanco (nuevo).

CONSULTAS: OBTENER RESPUESTAS A PREGUNTAS
Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. Tambin
pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y pginas de acceso
a datos (pgina de acceso a datos: pgina Web, publicada desde Access, que tiene una
conexin a una base de datos. En una pgina de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y
15

manipular los datos almacenados en la base de datos. Una pgina puede

incluir tambin datos de otros orgenes de datos, como Excel.). Existen varios tipos de
consultas en Microsoft Access.
Consultas de seleccin
Una consulta de seleccin es el tipo de consulta ms habitual. Este tipo de consulta obtiene
los datos de una o ms tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede
actualizar los registros (con algunas restricciones). Tambin puede utilizar una consulta de
seleccin para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de
totales.
Consultas de parmetros
Una consulta de parmetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro
de dilogo propio que solicita informacin, por ejemplo, criterios (criterios: condiciones que
se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una
consulta o un filtro.) para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo.
Puede disear la consulta para que solicite ms de un dato; por ejemplo, puede disearla
para que solicite dos fechas. Access puede entonces recuperar todos los registros que se
encuentren entre esas dos fechas.
Las consultas de parmetros tambin son tiles cuando se emplean como base para
formularios, informes y pginas de acceso a datos. Por ejemplo, puede crear un informe
de ingresos mensuales basado en una consulta de parmetros. Al imprimir el informe,
Access muestra un cuadro de dilogo que solicita el mes para el que se desea obtener el
informe. Cuando se especifica un mes, Access imprime el informe correspondiente.
Consultas de tabla de referencias cruzadas
Las consultas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y reestructurar datos de
manera que su anlisis sea ms sencillo. Las consultas de referencias cruzadas calculan una
suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de
informacin : uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la
parte superior.
Consultas de accin
Una consulta de accin es una consulta que realiza cambios o desplazamientos de muchos
registros en una sola operacin. Hay cuatro tipos de consultas de accin:
16

Consulta de eliminacin
Elimina un grupo de registros de una o ms tablas.
Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminacin para quitar productos que ya no se
fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminacin, siempre se eliminan
registros enteros, no slo campos seleccionados dentro de los registros.
Consulta de actualizacin
Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o ms
tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los
productos lcteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una
determinada categora. Con una consulta de actualizacin, puede cambiar los datos de las
tablas existentes.
Consulta de datos anexados
Agrega un grupo de registros de una o ms tablas al final de
una o ms tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y una base de
datos que contiene una tabla con informacin acerca de estos clientes. Para evitar tener
que escribir toda esta informacin en la base de datos, desea anexarla a la tabla Clientes.
Consulta de creacin de tabla
Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de
los datos de una o ms tablas. Las consultas de creacin de tabla son tiles para crear una
tabla que se desee exportar a otra base de datos de Microsoft Access (base de datos de
Microsoft Access: coleccin de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que
est relacionada con un tema o propsitoconcreto. El motor de base de datos Microsoft Jet
administra los datos.) o una tabla histrica que contenga registros antiguos.
Consultas SQL
Una consulta SQL es una consulta creada con una instruccin SQL (cadena o instruccin de
SQL: expresin que define un comando de SQL, como SELECT, UPDATE o DELETE, e incluye
clusulas como WHERE y ORDER BY. Las instrucciones o cadenas de SQL se utilizan en
consultas y en funciones de agregado.). Puede utilizar el Lenguaje de consulta estructurado
(SQL o Structured Query Language) para consultar, actualizar y administrar bases de datos
relacionales, como Access.
Cuando se crea una consulta en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo
de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y
pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de base de datos nuevos
17

y modificar el diseo de otros existentes.) de la consulta, Access construye en

segundo plano las instrucciones SQL equivalentes.
De hecho, la mayora de las propiedades de consulta de la hoja de propiedades de la vista
Diseo de la consulta tienen clusulas y opciones equivalentes a las que estn disponibles
en la vista SQL (vista SQL: ventana que muestra la instruccin SQL para la consulta activa o
que se utiliza para crear una consulta especfica de SQL (unin, paso a travs o definicin de
datos). Cuando se crea una consulta en la vista Diseo, Access construye el SQL equivalente
en la vista SQL.). Si lo desea, puede ver o editar la instruccin SQL en la vista SQL. Sin
embargo, despus de hacer cambios en una consulta en la vista SQL, puede que su aspecto
no sea el que tena en la vista Diseo.
Algunas consultas SQL, denominadas consultas especficas de SQL (consulta especfica de
SQL: consulta que consta de una instruccin SQL. Las subconsultas y consultas de paso a
travs, unin y definicin de datos son consultas especficas de SQL.), no se pueden crear en
la cuadrcula de diseo (cuadrcula de diseo: cuadrcula utilizada para disear una consulta
o un filtro en la vista Diseo de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las
consultas, esta cuadrcula se conoca antes como la cuadrcula QBE.). En el caso de las
consultas de paso a travs (consulta de paso a travs: una consulta especfica de SQL que se
utiliza para enviar comandos directamente a un servidor de base de datos ODBC.
Las consultas de paso a travs permiten trabajar directamente con las tablas del servidor en
lugar de hacer que el motor de base de datos Microsoft Jet procese los datos.), consultas de
definicin de datos (consulta de definicin de datos: consulta especfica de SQL que
contiene instrucciones DDL (lenguaje de definicin de datos). Estas instrucciones permiten
crear o alterar objetos de la base de datos.) y consultas de unin (consulta de unin:
consulta que utiliza el operador UNION para combinar los resultados de dos o ms consultas
de seleccin.), debe crear las instrucciones SQL directamente en la vista SQL. En el caso de
las subconsultas (subconsulta: instruccin SQL SELECT que est dentro de otra consulta de
seleccin o de accin.), la instruccin SQL se escribe en la fila Campo o en la fila Criterios de
la cuadrcula de diseo de la consulta.
18

FORMULARIOS: DATOS DE ASPECTO AGRADABLE

Un formulario es un tipo de objeto de base de datos que se utiliza fundamentalmente para
introducir o mostrar datos en una base de datos. Tambin puede usar un formulario como
un panel de control que abra otros formularios e informes en la base de datos, o como un
cuadro de dilogo personalizado que aceptar los datos del usuario y realiza la accin basada
en la entrada.
Formulario de entrada de datos
Formulario de panel de control

Un cuadro de dilogo personalizado
La mayora de los formularios estn enlazados a una o varias tablas y consultas (consulta:
pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una accin
en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de
datos de un formulario, informe o pgina de acceso a datos.) de la base de datos. El origen
de registros (origen de registros: origen de datos subyacente de un formulario, informe o
pgina de acceso a datos. En una base de datos de Access, puede ser una tabla, una consulta
o una instruccin SQL. En un proyecto de Access, puede ser una tabla, una vista, una
instruccin SQL o un procedimiento almacenado.) de un formulario hace referencia a los
campos de las tablas y consultas base. No es necesario que un formulario contenga todos
los campos de cada una de las tablas o consultas en las que est basado.
Un formulario dependiente almacena o recupera los datos del origen de registros base. Otra
informacin del formulario, con el ttulo, la fecha y el nmero de pgina, se almacena en el
diseo del formulario.
19

Los elementos grficos como, por ejemplo, lneas y rectngulos, se almacenan
en el diseo del formulario.
Los datos proceden de los campos del origen de registros base.
Un clculo procede de una expresin almacenada en el diseo del informe.
El texto descriptivo se almacena en el diseo del formulario.

El vnculo entre un formulario y su origen de registros se crea mediante los objetos grficos
denominados controles (control: objeto de interfaz grfica para el usuario, como un cuadro
de texto, una casilla de verificacin, una barra de desplazamiento o un botn de comando,
que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y
opciones, realizar una opcin o facilitar la lectura de la interfaz.). El tipo de control ms
comnmente utilizado para mostrar y escribir datos es un cuadro de texto.
Las etiquetas muestran texto descriptivo.
Los cuadros de texto muestran los datos de la tabla Productos e introducen datos en dicha
tabla.
Un cuadro de texto utiliza una expresin para calcular un total.

Tambin puede abrir un formulario en la vista Tabla dinmica o Grfico dinmico para
analizar los datos. En dichas vistas, puede cambiar dinmicamente el diseo de un
formulario para presentar los datos de diferentes maneras. Puede reorganizar los
encabezados de filas, encabezados de columnas y campos de filtro hasta que obtenga el
diseo deseado. Cada vez que modifica el diseo, el formulario actualiza inmediatamente
los datos a partir de la nueva organizacin.
20

En la vista Tabla dinmica, puede ver los datos de detalles o datos resumidos organizando
los campos en las reas de filtros, filas, columnas y detalles.
En la vista Grfico dinmico, puede mostrar visualmente los datos al seleccionar un tipo de
grfico y ver los datos organizando los campos en las reas de filtros, series, categoras y
datos.
CREAR UN FORMULARIO
Para crear rpidamente un formulario, utilice el comando Autoformato o un Asistente.
La funcin Autoformulario crea un formulario que muestra todos los campos y registros de
la tabla o consulta (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud
para llevar a cabo una accin en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas
para servir como origen de datos de un formulario, informe o pgina de acceso a datos.)
base. El asistente hace preguntas y crea un informe basndose en las respuestas que
obtiene. Despus, podr personalizar el formulario en la vista Diseo (vista Diseo: ventana
que muestra el diseo de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios,
informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de
base de datos nuevos y modificar el diseo de otros existentes.).
Personalizar un formulario
En la vista Diseo
En la vista Diseo, puede personalizar un informe de las siguientes maneras:
21

Origen del registro Puede cambiar las tablas y consultas en las que est
basado un formulario.
Controlar y ayudar al usuario
Puede establecer las propiedades del formulario para
permitir o impedir a los usuarios que agreguen, eliminen o modifiquen los registros
mostrados en un formulario. Tambin puede agregar Ayuda personalizada a un formulario
para ayudar a los usuarios a utilizar el formulario.
Ventana Formulario Puede agregar o quitar los botones Maximizar y Minimizar, cambiar los
mens contextuales y otros elementos de la ventana Formulario.
Secciones Se puede agregar, quitar, ocultar o cambiar de tamao los encabezados, pies y
las secciones de detalles de un informe. Tambin se puede establecer propiedades de
seccin para personalizar la forma en que se imprimir el contenido de una seccin.
Controles Puede mover, cambiar el tamao o establecer las propiedades de fuente de un
control. Tambin puede agregar controles para mostrar los valores calculados, totales, la
fecha y hora actuales, as como otro tipo de informacin que sea de utilidad en un
formulario.
En la vista tabla dinmica o grfico dinmico
En la vista Tabla dinmica o Grfico dinmico, puede personalizar un informe de las
siguientes maneras:
Agregar, mover o quitar campos
Puede agregar campos a las reas de filtros, filas,
columnas y detalles en la vista Tabla dinmica, y a las reas de filtros, categoras, series y
datos en la vista Grfico dinmico. Tambin puede mover campos de un rea a otra y quitar
campos de la vista.
Filtrar registros
Puede filtrar los datos mostrados en la vista agregando o moviendo un
campo al rea de filtros. Tambin puede filtrar un campo en el rea de filas y columnas.
Ordenar registros
Puede ordenar los elementos de los campos de fila y columna en orden
ascendente o descendente. Tambin puede ordenar los elementos en un orden

personalizado en la vista Tabla dinmica.
Agrupar registros
Puede agrupar por intervalos los elementos en los campos de fila o
columna, o crear grupos personalizados.

Dar formato a los elementos y cambiar ttulos
En la vista Tabla dinmica, puede cambiar
la configuracin de la fuente, alineacin, color de fondo y formato de nmero de un campo.
22

Tambin puede cambiar los ttulos de los campos y grupos personalizados. En

la vista Grfico dinmico, puede cambiar el tipo de grfico, aplicar formato a los marcadores
de datos, etc.
INFORMES: PRESENTAR DATOS
Un informe es un mtodo eficaz de presentar los datos en formato impreso. Dado que tiene
el control sobre el tamao y el aspecto de todo el informe, puede mostrar la informacin en
la manera que desee verla.
Crear etiquetas postales.
Mostrar totales en un grfico.
Agrupar registros en categoras.

Calcular totales.
La mayora de los informes estn enlazados a una o ms tablas y consultas (consulta:
pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una accin
en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de
datos de un formulario, informe o pgina de acceso a datos.) de la base de datos. El origen
de registros de un informe hace referencia a los campos de las tablas y consultas base. No es
necesario que un informe contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas
en las que est basado.
Un informe dependiente obtiene los datos del origen de registros base. Otra informacin
acerca del formulario, como el ttulo, la fecha y el nmero de pgina, se almacena en el
diseo del informe.
23

El ttulo y los encabezados de columna del informe se almacenan en el diseo del informe.
La fecha procede de una expresin almacenada en el diseo del informe.
Los datos proceden de campos de la tabla, consulta o instruccin SQL base.
Los totales proceden de expresiones almacenadas en el diseo del informe.

El vnculo entre un formulario y su origen de registros se crea mediante objetos grficos
denominados controles (control: objeto de interfaz grfica para el usuario, como un cuadro
de texto, una casilla de verificacin, una barra de desplazamiento o un botn de comando,
que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y
opciones, realizar una opcin o facilitar la lectura de la interfaz.). Los controles pueden ser
cuadros de edicin que muestren nombres y nmeros, etiquetas que muestren ttulos, o
lneas decorativas que organicen los datos grficamente y mejoren la presentacin del
informe.
24

Las lneas son decorativas.
Las etiquetas muestran texto descriptivo.
Los cuadros de texto muestran los datos de la consulta Ventas por fecha.
Un cuadro de texto utiliza una expresin para calcular un total.

Crear un informe
Los asistentes permiten crear distintos tipos de informe con rapidez. Utilice el Asistente
para etiquetas si desea crear etiquetas postales, el Asistente para grficos si desea crear
grficos o el Asistente para informes si desea crear un informe estndar. El asistente hace
preguntas y crea un informe basndose en las respuestas que obtiene. Despus, el informe
se puede personalizar como se desee en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra
el diseo de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros
y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de base de datos
nuevos y modificar el diseo de otros existentes.).
Personalizar un informe
Se puede personalizar un informe de las siguientes formas:
Origen del registro Puede cambiar las tablas y consultas en que est basado un informe.
Ordenar y agrupar datos Se pueden ordenar los datos en orden ascendente o descendente.
Tambin puede agrupar los registros de uno o ms campos, y mostrar subtotales y totales
en un informe.
Ventana Informe Se puede agregar o quitar los botones Maximizar y Minimizar, cambiar el
texto de la barra de ttulo y otros elementos de la ventana Informe.
Secciones Se puede agregar, quitar, ocultar o cambiar de tamao los encabezados, pies y
las secciones de detalles de un informe. Tambin puede establecer propiedades de seccin
para controlar la presentacin de un informe y el resultado que se obtiene al imprimirlo.
Controles Puede mover, cambiar el tamao o establecer las propiedades de fuente de un
control. Tambin puede agregar controles para mostrar valores calculados, totales, la fecha
y hora actuales, y otra informacin que sea de utilidad en un informe.
Pginas de acceso a datos: Publicar los datos en el Web
Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web diseada para ver datos y
trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet; los datos estn almacenados en una
25

base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access:

coleccin de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que est relacionada
con un tema o propsito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet administra los
datos.) o una base de datos de Microsoft SQL Server (base de datos de Microsoft SQL
Server: una base de datos de Microsoft SQL Server consta de tablas, vistas,
ndices, procedimientos almacenados, funciones y desencadenadores.). La pgina de acceso
a datos tambin puede incluir datos de otros orgenes como, por ejemplo, Microsoft Excel.
Una pgina mostrada en la vista Pgina o en Microsoft Internet Explorer 5.01 con
Service Pack 2 (SP2) o posterior
La utilizacin de una pgina de acceso a datos es similar a la utilizacin de un formulario: se
pueden ver, insertar, modificar y eliminar datos en una base de datos. No obstante, tambin
se puede utilizar una pgina fuera de una base de datos de Microsoft Access (base de datos
de Microsoft Access: coleccin de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios),
que est relacionada con un tema o propsito concreto. El motor de base de datos
Microsoft Jet administra los datos.); de este modo, los usuarios pueden actualizar o ver los
datos a travs de Internet o una intranet.
La siguiente ilustracin muestra el aspecto de la pgina de acceso a datos Productos, que se
utiliza para especificar y actualizar informacin relativa a productos, en la vista Pgina (vista
Pgina: ventana de Access en la que se puede examinar el contenido de una pgina de
acceso a datos. Las pginas tienen la misma funcionalidad en la vista Pgina que en Internet
Explorer 5.0 o posterior.) o en MicrosoftInternet Explorer 5.01 con Service Pack 2 (SP2) o
posterior.
26

Escriba la informacin acerca de productos en los cuadros de texto, el cuadro de lista

desplegable y la casilla de verificacin.
Utilice la barra de herramientas de exploracin de registros para desplazarse entre los

registros, agregar, eliminar, guardar, ordenar y filtrar registros, y para obtener Ayuda.
Una pgina en la vista Diseo
La siguiente ilustracin muestra la pgina de acceso a datos Productos en la vista
Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de estos objetos de base de datos:
tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista
Diseo, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseo de otros
existentes.).
27

Ttulo del cuerpo de la pgina
Encabezado de grupo para el nivel de grupo Productos
Seccin de exploracin de registros para el nivel de grupo Productos
Partes de una pgina de acceso a datos

El cuerpo
El cuerpo es la superficie de diseo bsica de una pgina de acceso a datos. En
una pgina que admite la insercin de datos se puede utilizar para mostrar texto
informativo, controles dependientes de datos y secciones.
Secciones
Las secciones se utilizan para mostrar texto, datos de una base de datos y
barras de herramientas.
Normalmente, se utilizan dos tipos de secciones (seccin: parte de un formulario, informe o
pgina de acceso a datos como, por ejemplo, un encabezado, un pie o una seccin de
detalle.) en las pginas que admiten la insercin de datos: secciones de encabezado de
grupo y de exploracin de registros. Una pgina tambin puede contener secciones de pie y
ttulo.
Encabezado y pie de grupo
Exploracin de registros
Se utilizan para mostrar datos y calcular valores.

Se utiliza para mostrar el control de exploracin de
registros (control de exploracin de registros: control utilizado en una pgina de acceso a

datos para mostrar una barra de herramientas de exploracin de registros. En una pgina
agrupada, puede agregar una barra de herramientas de exploracin a cada nivel del grupo.
28

Puede personalizar el control de exploracin de registros cambiando sus

propiedades.) correspondiente al nivel de grupo. Una seccin de exploracin de registros
correspondiente a un grupo aparece a continuacin de la seccin de encabezado de grupo.
No se pueden colocar controles dependientes (control enlazado: control utilizado en un
formulario, informe o pgina de acceso a datos para mostrar o modificar los datos de una
tabla, consulta o instruccin SQL. La propiedad OrigenDelControl (ControlSource) del control
almacena el nombre del campo al que se encuentra enlazado.) en una seccin de
exploracin de registros.
Ttulo
Se utiliza para mostrar ttulos correspondientes a cuadros de texto y otros
controles. Aparece inmediatamente delante del encabezado de grupo. No se pueden

colocar controles dependientes en una seccin de ttulo.
Cada nivel de grupo de una pgina de acceso a datos tiene un origen de registros (origen de
registros: origen de datos subyacente de un formulario, informe o pgina de acceso a datos.
En una base de datos de Access, puede ser una tabla, una consulta o una instruccin SQL. En
un proyecto de Access, puede ser una tabla, una vista, una instruccin SQL o un
procedimiento almacenado.). El nombre del origen de registros se muestra en la barra de
seccin (barra de seccin: barra horizontal sobre la seccin de pgina de acceso a datos de
la vista Diseo. La barra de seccin muestra el tipo y el nombre de la seccin. Utilcela para
tener acceso a la hoja de propiedades de la seccin.) correspondiente a cada una de las
secciones utilizadas para un nivel de grupo.
Disear diferentes tipos de pginas de acceso a datos

Las pginas de acceso a datos se disean en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que
muestra el diseo de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios,
informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de
base de datos nuevos y modificar el diseo de otros existentes.) de Microsoft Access. La
pgina es un archivo independiente que est almacenado fuera de Access; no obstante,
cuando se crea el archivo, Access agrega automticamente un acceso directo al mismo en la
ventana Base de datos.
El diseo de pginas de acceso a datos es similar al diseo de formularios e informes: se
utilizan una lista de campos (lista de campos: ventana que enumera todos los campos del
29

origen de registros u objeto de base de datos subyacente, excepto en la vista

Diseos de las pginas de acceso a datos. En esta vista, se enumeran todos los orgenes de
registros y sus campos en la base de datos subyacente.), el cuadro de herramientas (cuadro
de herramientas: conjunto de herramientas disponible en la vista Diseo para agregar
controles a un formulario, informe o pgina de acceso a datos.
El conjunto de herramientas disponible en la vista Diseo de pgina es diferente al
disponible en la vista Diseo de formulario e informe.), controles (control: objeto de interfaz
grfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificacin, una barra de
desplazamiento o un botn de comando, que permite a los usuarios controlar el programa.
Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opcin o facilitar la lectura
de la interfaz.), etc. Sin embargo, existen algunas diferencias importantes en el modo de
disear e interactuar con las pginas de acceso a datos frente a los formularios e informes.
El modo de disear la pgina depende de la finalidad de su utilizacin.
Informe interactivo
Este tipo de pgina de acceso a datos se utiliza con frecuencia para
consolidar y agrupar informacin almacenada en la base de datos, y para publicar

posteriormente resmenes de los datos. Por ejemplo, una pgina puede publicar
la evolucin de las ventas para cada una de las regiones en que se estn realizando
actividades comerciales.
La utilizacin de indicadores de expansin (indicador de expansin: botn que se utiliza para
expandir o contraer grupos de registros; muestra el signo ms (+) o menos (-).), permite
pasar de un resumen general de la informacin como, por ejemplo, una lista de todas las
regiones y sus totales de ventas combinados, a los detalles especficos de ventas
individuales en cada regin. La pgina de acceso a datos puede proporcionar botones de
barra de herramientas para ordenar y filtrar (filtro: conjunto de criterios aplicados a los
datos con el fin de mostrar un subconjunto de dichos datos u ordenarlos. En Access, puede
utilizar tcnicas de filtro, como Filtro por seleccin y Filtro por formulario, para filtrar los
datos.) los datos, as como para agregar, modificar y eliminar los datos en algunos o todos
los niveles de grupo (nivel de grupo: profundidad a la que se anida un grupo de un informe o
una pgina de acceso a datos dentro de otros grupos. Los grupos se anidan cuando un
30

conjunto de registros se agrupa por ms de un campo, expresin u origen de

registros del grupo.).
Anlisis de datos
Este tipo de pgina de acceso a datos puede incluir una Lista de tablas
dinmicas (lista de tabla dinmica: componente de Microsoft Office Web Components que
se utiliza para analizar datos de manera interactiva en una pgina Web. Los datos que
aparecen con formato de filas y columnas se pueden mover, filtrar, ordenar y calcular de un
modo significativo para su audiencia.), que es similar a un informe de tablas
dinmicas (informe de tabla dinmica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que
resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orgenes incluidos
los externos a Excel.) de Microsoft Excel; que permite reorganizar los datos para analizarlos
de diferentes maneras. La pgina puede contener un grfico que se puede utilizar para
analizar tendencias, detectar modelos y comparar datos en la base de datos. O bien, la
pgina puede contener una hoja de clculo en la que se pueden escribir y modificar datos, y
utilizar frmulas para realizar clculos al igual que en Excel.
Utilizar pginas de acceso a datos en Internet Explorer
Una pgina de acceso a datos est conectada directamente a una base de datos. Cuando los
usuarios muestran la pgina de acceso a datos en Internet Explorer, estn viendo su propia
copia de la pgina. Esto significa que las operaciones de filtrar y ordenar, as como los
cambios que se efecten en la forma de presentar los datos, incluidos los cambios que se
realicen en una lista de tabla dinmica (lista de tabla dinmica: componente de Microsoft
Office Web Components que se utiliza para analizar datos de manera interactiva en una
pgina Web. Los datos que aparecen con formato de filas y columnas se pueden mover,
filtrar, ordenar y calcular de un modo significativo para su audiencia.) o en una hoja de
clculo (componente Hoja de clculo: componente de Microsoft Office Web Components
que proporciona la funcionalidad interactiva de una hoja de clculo en una pgina Web.
Puede especificar datos, agregar frmulas y funciones, aplicar filtros, cambiar el formato y
volver a realizar clculos.), slo afectarn a las respectivas copias de la pgina de acceso a
datos. Sin embargo, los cambios que se efecten en los propios datos como, por ejemplo,
modificar valores, y agregar o eliminar datos, se almacenarn en la base de datos principal
31

y, por lo tanto, estarn disponibles para todos los usuarios que estn viendo
la pgina de acceso a datos.
Los usuarios pueden obtener ayuda sobre cmo trabajar con la pgina en Internet Explorer
haciendo clic en el botn de ayuda situado en la barra de herramientas de exploracin de
registros. El archivo de ayuda que se muestra se incluye automticamente con cualquier
pgina de acceso a datos publicada con una barra de herramientas de exploracin de
registros. Si elimina la barra de herramientas de exploracin de registros o si deshabilita el
botn de ayuda incluido en la misma, debe proporcionar instrucciones para los usuarios que
vayan a utilizar la pgina.
Nota Para ver y trabajar con la pgina de acceso a datos en Internet o en una intranet, los
usuarios necesitan tener Microsoft Internet Explorer 5.01 con Service Pack 2 (SP2) o
posterior.
Utilizar pginas de acceso a datos en Microsoft Access

Tambin se puede trabajar con una pgina de acceso a datos en la vista Pgina (vista Pgina:
ventana de Access en la que se puede examinar el contenido de una pgina de acceso a
datos. Las pginas tienen la misma funcionalidad en la vista Pgina que en Internet Explorer
5.0 o posterior.) de Access. Las pginas de acceso a datos pueden ser un complemento de
los formularios e informes que se utilizan en la aplicacin de base de datos en uso. A la hora
de decidir si se disea una pgina de acceso a datos, un formulario o un informe, conviene
tener en cuenta las tareas que se desean ejecutar.
Se puede obtener Ayuda sobre cmo trabajar con la pgina en la vista Pgina haciendo clic
en el botn Ayuda que contiene la barra de herramientas de la vista Pgina para mostrar la
Ayuda de Access. Si se hace clic en el botn Ayuda de una barra de herramientas de
exploracin de registros situada en la pgina, se mostrar la Ayuda para trabajar con la
pgina en Microsoft Internet Explorer. Como se ha indicado anteriormente, este archivo de
ayuda se incluye automticamente con cualquier pgina de acceso a datos publicada con
una barra de herramientas de exploracin de registros. Se puede eliminar el botn Ayuda en
las pginas que se utilicen slo en Access, o se puede modificar el botn para proporcionar
Ayuda personalizada.
De dnde obtiene los datos una pgina de acceso a datos
32

Tipos de orgenes de datos para una pgina de acceso a datos

Una pgina de acceso a datos obtiene los datos de una base de datos de Microsoft
Access (base de datos de Microsoft Access: coleccin de datos y objetos (como tablas,
consultas o formularios), que est relacionada con un tema o propsito concreto. El motor
de base de datos Microsoft Jet administra los datos.) o una base de datos de Microsoft SQL
Server (base de datos de Microsoft SQL Server: una base de datos de Microsoft SQL Server
consta
de
tablas,
vistas,
ndices,
procedimientos
almacenados,
funciones
desencadenadores.), versin 6.5 o posterior. Para disear una pgina utilizando datos de
una de estas bases de datos, la pgina debe estar conectada a la base de datos en cuestin.
Si ya ha abierto una base de datos de Access o un proyecto de Access (proyecto de
Microsoft Access: archivo de Access que se conecta con una base de datos de Microsoft SQL
Server y se utiliza para crear aplicaciones cliente-servidor.
Un archivo de proyecto no contiene datos ni objetos basados en definiciones de datos,
como, por ejemplo, tablas o vistas.) que est conectado a una base de datos de SQL Server,
la pgina de acceso a datos que cree se conectar automticamente con la base de datos
activa y almacenar la ruta de acceso en la propiedad ConnectionString de la pgina de
acceso a datos. Cuando un usuario examina la pgina en Microsoft Internet Explorer 5.01
con Service Pack 2 (SP2) o posterior o presenta la pgina en la vista Pgina (vista Pgina:
ventana de Access en la que se puede examinar el contenido de una pgina de acceso a
datos. Las pginas tienen la misma funcionalidad en la vista Pgina que en Internet Explorer
5.0 o posterior.), muestra los datos actuales de la base de datos principal utilizando la ruta
de acceso definida en la propiedad ConnectionString.
Si la pgina de acceso a datos se disea mientras la base de datos est en una unidad local,
Access utilizar la ruta de acceso local, lo que significa que otros usuarios no podrn tener
acceso a los datos. Por este motivo, es importante mover o copiar la base de datos a una
ubicacin de la red a la que puedan tener acceso los usuarios de la pgina. Una vez que est
la
base
de
datos
en
la direccin UNC (convencin
el
recurso
compartido
de nomenclatura universal
de
red,
(UNC):
brala
utilizando
convencin
de
nomenclatura para archivos que proporciona un sentido de ubicacin de un archivo

independiente del equipo.
33

En vez de especificar una ruta de acceso y una letra de unidad, un nombre

UNC utiliza la sintaxis \servidor ecurso_compartido uta_acceso ombre_archivo.). Si mueve o
copia la base de datos una vez diseada la pgina, tendr que actualizar la ruta de acceso en
la propiedad ConnectionString para indicar la nueva ubicacin.
En lugar de tener que actualizar por separado la propiedad ConnectionString de cada pgina
en la base de datos, puede crear un archivo de conexin. Un archivo de conexin almacena
la informacin de conexin de una pgina de acceso a datos y se puede compartir entre
varias pginas de este tipo. Cuando se abre una pgina de acceso a datos que utiliza un
archivo de conexin, la pgina lee este archivo y conecta con la base de datos adecuada.
Despus de crear el archivo de conexin, si mueve o copia la base de datos, todo lo que
tendr que hacer ser modificar la informacin de conexin en dicho archivo.
Tipos de orgenes de datos para Microsoft Office Web Components en una pgina de
acceso a datos
Aunque la pgina de acceso a datos obtiene los datos de una base de datos de Microsoft
consultas o formularios), que est relacionada con un tema o propsito concreto. El motor
de base de datos Microsoft Jet administra los datos.) o una base de datos de Microsoft SQL
Server (base de datos de Microsoft SQL Server: una base de datos de Microsoft SQL Server
consta
de
tablas,
vistas,
ndices,
procedimientos
almacenados,
funciones
desencadenadores.), los controles de Microsoft Office Web Component (Microsoft Office

Web Components: componentes interactivos, como hojas de clculo, grficos y listas de
tabla dinmica en pginas Web que facilitan el anlisis de datos.
Para utilizar estos componentes, debe tener una licencia de Microsoft Office.) que contiene
la pgina pueden mostrar datos de cualquiera de estas bases de datos o de otros orgenes.
Por ejemplo, la pgina puede contener una Lista de tablas dinmicas (lista de tabla
dinmica: componente de Microsoft Office Web Components que se utiliza para analizar
datos de manera interactiva en una pgina Web. Los datos que aparecen con formato de
filas y columnas se pueden mover, filtrar, ordenar y calcular de un modo significativo para
su audiencia.), una hoja de clculo (componente Hoja de clculo: componente de Microsoft
Office Web Components que proporciona la funcionalidad interactiva de una hoja de clculo
en una pgina Web.
34

Puede especificar datos, agregar frmulas y funciones, aplicar filtros, cambiar

el formato y volver a realizar clculos.) o un grfico (grfico: representacin grfica de datos
en un formulario, informe o pgina de acceso a datos.) con datos de una hoja de clculo
de Microsoft Excel o de una base de datos que no sea de Access o de SQL Server.
Dependiendo del origen de datos, los datos de estos controles pueden ser una instantnea
de los datos originales o pueden ser datos activos mostrados a travs de una conexin
independiente del control con su origen de datos.
Para crear un componente Office Web Component con datos de un origen que no sea la
base de datos activa, puede que deba utilizar un programa distinto de Access para publicar
primero los datos en una pgina Web. Por ejemplo, para crear una Lista de tablas dinmicas
que contenga datos de una hoja de clculo de Excel, debe publicar los datos desde Excel. A
continuacin, en Access, puede abrir la pgina Web y convertirla en una pgina de acceso a
datos agregando controles que sean dependientes de una base de datos de Access o de SQL
Server. Adems, puede personalizar la pgina agregando etiquetas, imgenes u otras
funciones para mejorar el aspecto de la pgina. Desde Access, puede crear una Lista de
tablas dinmicas que utilice datos de un origen externo que no sea Excel.
MACROS
Cmo obtener el mximo rendimiento de los datos
Las macros son conjuntos de acciones que se crean para automatizar tareas comunes. Si se
utilizan grupos de macros, se pueden realizar varias tareas al mismo tiempo.
Qu es una macro?
Una macro es un conjunto de una o ms acciones (accin: componente bsico de una
macro; instruccin independiente que se puede combinar con otras acciones para
automatizar tareas. A veces se denomina comando en otros lenguajes de macros.) que cada
una realiza una operacin determinada, tal como abrir un formulario o imprimir un informe.
Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede ejecutar
una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botn de comando.
35

Cuando se crea una macro, las acciones que se desea realizar se escriben en esta parte de la
ventana Macro (ventana Macro: ventana en la que se crean y modifican las macros.).
En esta parte de la ventana se puede especificar los argumentos de una accin.
Una macro puede ser una macro compuesta de una secuencia de acciones, o puede ser
un grupo de macros (grupo de macros: coleccin de macros relacionadas que se almacenan
juntas bajo un nico nombre de macro. A menudo, se hace referencia a la coleccin
simplemente
como
una
macro.).
Tambin
se
puede
usar
una
expresin
condicional (expresin condicional: expresin que se evala y compara con un valor, por
ejemplo, las instrucciones If...Then y Select Case. Si se cumple la condicin, se llevan a cabo
una o ms operaciones. Si no se cumple, se omite la operacin.) para determinar si se
llevar a cabo una accin en algunos casos cuando se ejecute la macro.
La siguiente macro est compuesta de una serie de acciones. Microsoft Access lleva a cabo
estas acciones cada vez que se ejecuta la macro. Para ejecutar esta macro se hace
referencia al nombre de la macro Revisar Productos.
Qu es un grupo de macros?
Cuando se tienen muchas macros, el reunir las que estn relacionadas en grupos de
macros (grupo de macros: coleccin de macros relacionadas que se almacenan juntas bajo
36

un nico nombre de macro. A menudo, se hace referencia a la coleccin

simplemente como una macro.) puede simplificar la administracin de la base de datos.
Por ejemplo, el siguiente grupo de macros, denominado Botones, est compuesto de tres
macros relacionadas: Empleados, Productos, y Representantes. Cada macro lleva a cabo la
accin AbrirFormulario, y la macro Productos lleva tambin a cabo la accin
DesplazarTamao.
El nombre en la columna Nombre de macro identifica a cada macro. Cuando se ejecuta una
macro en un grupo de macros, Microsoft Access lleva a cabo la accin de la columna Accin
y cualquier otra accin que siga inmediatamente con una columna Nombre de macro en
blanco.
Para ejecutar una macro de un grupo de macros en un evento o procedimiento de
evento (procedimiento de evento: procedimiento que se ejecuta automticamente en
respuesta
un
evento
iniciado
por
un
usuario
o cdigo de programa o
el sistema desencadena.), escriba el nombre del grupo de macros seguido de un punto y del
nombre de la macro. En el ejemplo anterior, para hacer referencia a la macro Empleados en
el grupo de macros Botones, escribira Botones.Empleados.
Acciones condicionales
En algunos casos, puede desear llevar a cabo una accin o serie de acciones en una macro
solamente si se cumple una condicin (condicin: parte del criterio que debe cumplir un
campo cuando se realiza una bsqueda o se aplica un filtro. Algunas condiciones se deben
utilizar con un valor; por ejemplo, el campo Autor con la condicin igual a con el valor Juan.)
concreta. Por ejemplo, si est utilizando una macro para validar los datos de un formulario,
puede desear presentar un mensaje en respuesta a un conjunto de valores introducidos en
un registro y otro mensaje en respuesta a otro conjunto diferente de valores. En casos como
stos, puede utilizar las condiciones para controlar el flujo de la macro.
37

Una condicin es una expresin (expresin: cualquier combinacin de

operadores matemticos o lgicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y
propiedades que evala a un solo valor. Las expresiones puede realizar clculos, manipular
caracteres o probar datos.) lgica que se evala como Verdadero/Falso o S/No. La macro
sigue trayectorias diferentes dependiendo de si la condicin es verdadera o falsa.
Cuando
ejecuta
la
macro, Microsoft
Access evala
la
primera
expresin
condicional (expresin condicional: expresin que se evala y compara con un valor, por
ejemplo, las instrucciones If...Then y Select Case. Si se cumple la condicin, se llevan a cabo
una o ms operaciones. Si no se cumple, se omite la operacin.). Si la condicin es
verdadera, Microsoft Access lleva a cabo la accin en esa fila y cualquiera de las acciones
inmediatamente posteriores que vayan precedidas por puntos suspensivos (...) en la
columna Condicin.
Microsoft Access ejecuta entonces cualquier accin adicional en la macro que tenga una
columna de Condicin en blanco, hasta que alcance otra expresin, un nombre de macro o
el final de la macro.
Si la condicin es falsa, Microsoft Access omite la accin y cualquier otra accin
inmediatamente posterior que vaya precedida por puntos suspensivos en la columna
Condicin. Despus, se desplaza a la siguiente fila de accin (fila de accin: fila de la parte
superior de la ventana Macro donde se escriben los nombres de macro, acciones,
condiciones y comentarios asociados con una macro concreta o un grupo de macros.) que
contenga otra condicin o una columna Condicin en blanco.
La siguiente macro ejecuta las acciones CuadroMsj y DetenerMacro slo cuando la
expresin en la columna Condicin sea verdadera (cuando hay un valor Nulo (Null: valor que
puede especificarse en un campo o utilizarse en expresiones o consultas para indicar datos
desconocidos o ausentes. En Visual Basic, la palabra clave Null indica un valor Null. Algunos
campos, como los de clave principal, no pueden contener Null.) en el campo IdProveedor).
38

Argumentos de accin
Los argumentos de accin son datos adicionales necesarios para algunas acciones de macro,
por ejemplo, el objeto que se ver afectado por la accin o las condiciones especiales en las
que la accin se ejecuta. Despus de agregar una accin a una macro, establezca los
argumentos de la accin en la parte inferior de la ventana Macro (ventana Macro: ventana
en la que se crean y modifican las macros.). Estos argumentos dan a Microsoft
Access informacin adicional sobre cmo llevar a cabo la accin.
Sugerencias para establecer argumentos de accin:
En general, es una buena idea establecer los argumentos de la accin en el orden en el que
estn listados, porque las opciones de un argumento pueden determinar las opciones de los
argumentos que le siguen.
Si agrega una accin a su macro arrastrando un objeto de base de datos (objetos de base de
datos:
una
base
de
datos
de
Access
contiene
objetos
como
tablas,
consultas, formularios, informes, pginas, macros y mdulos. Un proyecto de Access

contiene objetos como formularios, informes, pginas, macros y mdulos.) desde la ventana
Base de datos (ventana Base de datos: ventana que aparece cuando se abre una base de
datos o un proyecto de Access. Muestra mtodos abreviados para crear objetos de base de
datos nuevos y abrir otros existentes.), Microsoft Access establece de forma automtica los
argumentos apropiados para esa accin.
Si una accin tiene un argumento que requiere el nombre de un objeto de la base de datos,
puede establecer de forma automtica el argumento y el tipo de objeto correspondiente
arrastrando el objeto desde la ventana Base de datos al cuadro del argumento.
Puede utilizar una expresin (expresin: cualquier combinacin de operadores matemticos

o lgicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evala
a un solo valor. Las expresiones puede realizar clculos, manipular caracteres o probar
datos.) precedida de un signo igual (=) para establecer muchos argumentos de accin.
MDULOS:
AUTOMATIZAR
LAS
TAREAS
RUTINARIAS
CREAR SOLUCIONES EMPRESARIALES

Un
mdulo
es
bsicamente
un
conjunto
de
declaraciones,
instrucciones
y procedimientos que se almacenan en una unidad con nombre para organizar el cdigo de
39

Microsoft
Visual
Basic (Microsoft
Visual
Basic:
versin
visual
del lenguaje de programacin Basic de alto nivel. Microsoft ha desarrollado Visual Basic para
crear aplicaciones basadas en Windows.). Microsoft Access tiene dos tipos de mdulos:
mdulos estndar (mdulo estndar: mdulo en el que puede colocar los procedimientos
Sub y Function que desee que estn disponibles para otros procedimientos de la base de
datos.) y mdulos de clase (mdulo de clase: mdulo que puede contener la definicin de
un nuevo proyecto. Cada instancia de una clase crea un objeto nuevo. Los procedimientos
definidos en el mdulo se convierten en propiedades y mtodos del objeto. Los mdulos de
clase pueden existir solos o con formularios e informes.).
Qu es un mdulo?
Un mdulo es un conjunto de declaraciones y procedimientos de Visual Basic que se
almacenan en una sola unidad.
Cuadro Objeto
Cuadro Procedimiento
Declaraciones
Procedimientos
Botn Vista Procedimiento
Botn Ver mdulo completo
40

Mdulos de clases
Los mdulos de formularios (mdulo de formulario: mdulo que incluye cdigo para todos
los procedimientos de evento desencadenados por los eventos que suceden en un
formulario especfico o en sus controles.) y los mdulos de informes (mdulo de informe:
mdulo que incluye cdigo para todos los procedimientos de evento desencadenados por
los eventos que tienen lugar en un informe especfico o en sus controles.) son mdulos de
clases que estn asociados con un formulario o informe determinado. Los modulos de
formularios y de informes contienen a menudo procedimientos de evento (procedimiento
de evento: procedimiento que se ejecuta automticamente en respuesta a un evento
iniciado por un usuario o cdigo de programa o el sistema desencadena.) que se ejecutan en
respuesta a un evento en un formulario o informe. Puede usar los procedimientos de
evento para controlar el comportamiento de los formularios e informes, y su respuesta a
acciones de los usuarios, como hacer clic en un botn de comando.
Cuando se crea el primer procedimiento de evento para un formulario o informe, Microsoft
Access crea automticamente un mdulo de formulario o un mdulo de informe.
Para ver o agregar un procedimiento de formulario, elija uno de los objetos del formulario
en el cuadro Objeto ...
... y, a continuacin, seleccione un evento en el cuadro Procedimiento. Los nombres de
eventos que ya tienen procedimientos aparecen en negrita.
Los procedimientos en los mdulos de formularios y de informes pueden llamar a
procedimientos que haya agregado a los mdulos estndar.
En Access 97 o versiones posteriores, los mdulos de clase pueden existir
con independencia de un formulario o informe, y este tipo de mdulo de clase se muestra
en la ventana Base de datos (ventana Base de datos: ventana que aparece cuando se abre
una base de datos o un proyecto de Access. Muestra mtodos abreviados para crear objetos
de base de datos nuevos y abrir otros existentes.). Puede usar un mdulo de clase para
41

crear una definicin para un objeto personalizado. En Access 95, los mdulos
de clase existen nicamente en asociacin con un formulario o informe.
Mdulos estndar
Los mdulos estndar contienen procedimientos generales que no estn asociados a ningn
otro objeto y procedimientos usados con frecuencia que pueden ser ejecutados desde
cualquier parte de la base de datos. Las principales diferencias entre un mdulo estndar y
un mdulo de clase que no est asociado a un objeto determinado son el alcance y la
duracin. El valor de las variables y constantes declaradas o existentes en un mdulo de
clase sin un objeto asociado est disponible para su uso slo cuando el cdigo se est
ejecutando y slo desde ese objeto.
Nombre y argumentos de la funcin

Declaraciones e instrucciones de cdigo de Visual Basic
Los mdulos estndar se muestran en Mdulos, bajo Objetos, en la ventana Base de
datos (ventana Base de datos: ventana que aparece cuando se abre una base de datos o un
proyecto de Access. Muestra mtodos abreviados para crear objetos de base de datos
nuevos y abrir otros existentes.). Los formularios, informes y mdulos estndar se
enumeran tambin en el Examinador de bjetos (Examinador de objetos: cuadro
de dilogo que muestra informacin sobre objetos, propiedades, mtodos y constantes en
el proyecto actual y en bibliotecas de objetos a las que se hace referencia, y que se utiliza
para buscar un elemento, obtener ayuda sobre l o pegarlo en un mdulo.).
Relaciones en una base de datos
Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft
consultas o formularios), que est relacionada con un tema o propsito concreto.
42

El motor de base de datos Microsoft Jet administra los datos.), necesita una
forma de indicarle a Microsoft Access cmo debe volver a combinar esa informacin. El
primer paso de este proceso es definir relaciones (relacin: asociacin que se establece
entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relacin puede ser uno a uno, uno a
varios o varios a varios.) entre las tablas.
Una vez realizada esta operacin, puede crear consultas, formularios e informes para
mostrar informacin de varias tablas a la vez. Por ejemplo, este formulario incluye
informacin de cuatro tablas:
La tabla Clientes
La tabla Pedidos
La tabla Productos
La tabla Detalles de pedidos

Cmo funcionan las relaciones
Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos de las cuatro tablas deben coordinarse de
modo que muestren informacin acerca del mismo pedido. Esta coordinacin se lleva a
cabo mediante las relaciones entre las tablas. Una relacin hace coincidir los datos de los
campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la
mayora de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal (clave principal: uno o
ms campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una
tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un ndice
exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de
43

otras tablas.) de una tabla, que proporciona un identificador nico para cada
registro, y una clave externa (clave externa: uno o ms campos de tabla (columnas) que
hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa
indica cmo estn relacionadas las tablas.) de la otra tabla. Por ejemplo, los empleados
pueden asociarse a los pedidos de los que son responsables mediante la creacin de una
relacin entre los campos Id. de empleado.
Id. de empleado aparece en ambas tablas, como clave principal ...
... y como clave externa.

Una relacin uno a varios
La relacin uno a varios es el tipo de relacin ms comn. En este tipo de relacin, un
registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un
registro de la Tabla B slo tiene un registro coincidente en la Tabla A.
Un proveedor ...
... puede suministrar ms de un producto ...
... pero cada producto tiene un nico proveedor.
44

Una relacin varios a varios

En una relacin varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros
coincidentes en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de relacin slo es posible si se define una
tercera tabla (denominada tabla de unin) cuya clave principal (clave principal: uno o ms
campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una
exclusivo.
Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.)
consta de dos campos : las claves externas (clave externa: uno o ms campos de tabla
(columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una
clave externa indica cmo estn relacionadas las tablas.) de las Tablas A y B. Una relacin de
varios a varios no es sino dos relaciones de uno a varios con una tercera tabla. Por ejemplo,
la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relacin de varios a varios que se define
mediante la creacin de dos relaciones de uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un
pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos
pedidos.
Clave principal de la tabla Pedidos
Clave principal de la tabla Productos
Un pedido puede incluir muchos productos ...
... y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.
45

Una relacin uno a uno

En una relacin uno a uno, cada registro de la Tabla A slo puede tener un registro
coincidente en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relacin no es habitual, debido a que la
mayora de la informacin relacionada de esta forma estara en una sola tabla. Puede
utilizar la relacin uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de
una tabla por razones de seguridad o para almacenar informacin que slo se aplica a un
subconjunto de la tabla principal. Por ejemplo, puede crear una tabla que registre los
empleados participantes en un partido de ftbol benfico. Cada jugador de ftbol de la
tabla Jugadores de ftbol tiene un registro coincidente en la tabla Empleados.
Cada jugador de ftbol tiene un registro coincidente en la tabla Empleados.
Este conjunto de valores es un subconjunto del campo Id. de empleado y la tabla

Empleados.
Definicin de relaciones
El tipo de relacin que crea Microsoft Access depende de cmo estn definidos los campos
relacionados.
Una relacin de uno a varios se crea si slo uno de los campos relacionados es una qclave
debe tener siempre un ndice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una
tabla con claves externas de otras tablas.) o tiene un ndice nico (ndice nico: ndice que
se define al establecer la propiedad Indexado de un campo como S (Sin duplicados). Un
46

ndice nico no permite entradas duplicadas en el campo indizado. Al

establecer un campo como clave principal, queda automticamente definido como
exclusivo.).
Se crea una relacin uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales o
tienen ndices nicos.
Una relacin de varios a varios es, en realidad, dos relaciones de uno a varios con una
tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas (clave externa:
uno o ms campos de tabla (columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave
principal de otra tabla. Una clave externa indica cmo estn relacionadas las tablas.) de las
otras dos tablas.
Tambin se puede crear una relacin entre una tabla y los elementos que contiene. Esto es
til en situaciones en que deba realizar una bsqueda dentro de la misma tabla. Por
ejemplo, en la tabla Empleados se puede definir una relacin entre los campos Id. de
empleado y Jefe, por lo que el campo Jefe puede mostrar datos de empleado que procedan
de un Id. de empleado coincidente.
Nota Si arrastra un campo que no es una clave principal y no tiene un ndice nico hasta
otro campo que tampoco es una clave principal ni tiene un ndice nico, se crea una relacin
indeterminada. En las consultas que contienen tablas con una relacin indeterminada,
Microsoft Access muestra una lnea de combinacin (combinacin: asociacin entre un
campo de una tabla o consulta y un campo del mismo tipo de datos de otra tabla o consulta.
Las combinaciones indican al programa cmo se relacionan los datos. Los registros que no
coinciden pueden incluirse o excluirse, dependiendo del tipo de combinacin.)
predeterminada entre las tablas, pero no se exige la integridad referencial (integridad
referencial: reglas que se siguen para preservar las relaciones definidas entre las tablas
cuando se especifican o eliminan registros.) y no hay garantas de que los registros sean
nicos en ninguna tabla.
Integridad referencial
La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para garantizar
que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se eliminan
47

ni modifican accidentalmente datos relacionados. Puede establecer la

integridad referencial cuando se cumplen todas las condiciones siguientes:
El campo coincidente de la tabla principal (tabla principal: extremo "uno" de dos tablas
unidas por una relacin "de uno a varios". En la tabla principal debe haber una clave
principal y cada registro debe ser nico.) es una clave principal (clave principal: uno o ms
campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una
exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de
otras tablas.) o tiene un ndice nico (ndice nico: ndice que se define al establecer la
propiedad Indexado de un campo como S (Sin duplicados). Un ndice nico no permite
entradas duplicadas en el campo indizado. Al establecer un campo como clave principal,
queda automticamente definido como exclusivo.).
Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos (tipo de datos: caracterstica de un
campo que determina el tipo de datos que puede albergar. Los tipos de datos son:
Booleano,
Entero,
Largo,
Moneda,
Simple,
Doble,
Fecha,
Cadena
Variant
(predeterminado).). Hay dos excepciones. Un campo Autonumrico (tipo de datos

Autonumrico: tipo de datos de campo que, en una base de datos de Microsoft Access,
almacena automticamente un nmero exclusivo para cada registro en el momento en que
ste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos de nmeros: secuencial, aleatorio e
Id. de rplica.) puede estar relacionado con un campo Numrico con la propiedad
TamaoDelCampo (FieldSize) establecida en Entero Largo, y un campo Autonumrico con la
propiedad TamaoDelCampo (FieldSize) establecida en Id. de rplica puede estar
relacionado con un campo Numrico con la propiedad TamaoDelCampo (FieldSize)
establecida en Id. de rplica.
Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Microsoft Access. Si las tablas son
tablas vinculadas (tabla vinculada: tabla almacenada en un archivo fuera de la base de datos
abierta desde donde Access puede tener acceso a los registros. Puede agregar, eliminar y
editar registros de una tabla vinculada, pero no puede cambiar su estructura.), deben ser
tablas en el formato de Microsoft Access y debe abrir la base de datos en la que estn
almacenadas para poder establecer la integridad referencial. La integridad referencial no
puede exigirse para tablas vinculadas procedentes de bases de datos en otros formatos.
48

Cuando se utiliza la integridad referencial, se aplican las reglas siguientes:
No puede introducir un valor en el campo de clave externa (clave externa: uno o ms

campos de tabla (columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave principal de
otra tabla. Una clave externa indica cmo estn relacionadas las tablas.) de la tabla
relacionada que no exista en la clave principal de la tabla principal. No obstante, puede
introducir un valor Nulo (Null: valor que puede especificarse en un campo o utilizarse en
expresiones o consultas para indicar datos desconocidos o ausentes. En Visual Basic, la
palabra clave Null indica un valor Null. Algunos campos, como los de clave principal, no
pueden contener Null.) en la clave externa, especificando que los registros no estn
relacionados. Por ejemplo, no puede tener un pedido asignado a un cliente que no existe,
pero puede tener un pedido asignado a nadie mediante la introduccin de un valor Nulo en
el campo Id. de cliente.
No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una
tabla relacionada. Por ejemplo, no puede eliminar un registro de empleados de la tabla
Empleados si existen pedidos asignados al empleado en la tabla Pedidos.
No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene
registros relacionados. Por ejemplo, no puede cambiar el Id. de un empleado en la tabla
Empleados si existen pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos.
Actualizaciones y eliminaciones en cascada
Para las relaciones en las que se exige la integridad referencial (integridad referencial: reglas
que se siguen para preservar las relaciones definidas entre las tablas cuando se especifican o
eliminan registros.), puede especificar si desea que Microsoft Access actualice en
cascada (actualizacin en cascada: para relaciones que aplican integridad referencial entre
tablas, la actualizacin de todos los registros relacionados de la tabla o tablas relacionadas
cuando cambia un registro de la tabla principal.) y elimine en cascada (eliminacin en
cascada: para las relaciones que aplican integridad referencial entre tablas, la eliminacin de
todos los registros relacionados de la tabla o tablas relacionadas cuando se elimina un
registro de la tabla principal.) automticamente los registros relacionados. Si establece estas
opciones, las operaciones de eliminacin y actualizacin que normalmente impedira la
integridad referencial se permiten ahora.
49

Al eliminar registros o al cambiar los valores de clave principal (clave

principal: uno o ms campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada
registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener
siempre un ndice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con
claves externas de otras tablas.) de una tabla principal (tabla principal: extremo "uno" de
dos tablas unidas por una relacin "de uno a varios".
En la tabla principal debe haber una clave principal y cada registro debe ser nico.),
Microsoft Access realiza los cambios necesarios en las tablas relacionadas con el fin de
conservar la integridad referencial.
SI activa la casilla de verificacin Actualizar en cascada los campos relacionados al definir
una relacin, siempre que cambie la clave principal de un registro de la tabla principal,
Microsoft Access actualizar automticamente la clave principal con el nuevo valor en todos
los registros relacionados. Por ejemplo, si cambia un Id. de cliente en la tabla Clientes, el
campo Id. de cliente de la tabla Pedidos se actualizar automticamente en cada uno de los
pedidos de ese cliente, de modo que la relacin no se rompa. Microsoft Access actualiza en
cascada sin mostrar ningn mensaje.
Nota Si la clave principal de la tabla principal es un campo Autonumrico (tipo de datos
Autonumrico: tipo de datos de campo que, en una base de datos de Microsoft Access,
almacena automticamente un nmero exclusivo para cada registro en el momento en que
ste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos de nmeros: secuencial, aleatorio e
Id. de rplica.)la activacin de la casilla de verificacin Actualizar en cascada los campos
relacionados no tendr ningn efecto, porque no puede cambiar el valor de un campo
Autonumrico.
Si selecciona la casilla de verificacin Eliminar en cascada los registros relacionados al definir
una relacin, siempre que elimine registros de la tabla principal, Microsoft Access eliminar
automticamente los registros relacionados de la tabla relacionada. Por ejemplo, si elimina
el registro de un cliente de la tabla Clientes, todos los pedidos del cliente se eliminarn
automticamente de la tabla Pedidos (esto incluye los registros de la tabla Detalles de
pedidos relacionados con los registros de Pedidos).
Al eliminar registros de un formulario u hoja de datos con la casilla de verificacin Eliminar
en cascada los registros relacionados activada, Microsoft Access le avisa que es posible que
50

tambin se eliminen los registros relacionados. No obstante, al eliminar

registros mediante una consulta de eliminacin (consulta de eliminacin: consulta
(instruccin SQL) que quita las filas que coinciden con el criterio especificado de una o ms
tablas.), Microsoft Access elimina automticamente los registros de las tablas relacionadas
sin mostrar un aviso.
ESPECIFICACIONES DE ACCESS
Especificaciones de base de datos de Microsoft Access
Base de datos de Access
Atributo
Mximo
Tamao de archivo de una base de datos de

Microsoft Access (.mdb) (base de datos de
Microsoft Access: coleccin de datos y objetos
(como tablas, consultas o formularios), que est
relacionada con un tema o propsito concreto.
El motor de base de datos Microsoft Jet
administra los datos.)
2 gigabytes menos el espacio necesario

para los objetos de sistema (objeto del
sistema: objetos de base de datos que
define
el
sistema,
como
la
tabla
MSysIndexes, o el usuario. Puede crear un

objeto del sistema dando nombre al
objeto con USys como primeros cuatro
caracteres en el nombre del objeto.).
Nmero de objetos en una base de datos
32,768
Mdulos (incluyendo formularios e informes

con
la
propiedad
TieneUnMduloAsociado 1,000
(HasModule) establecida a Verdadero)

Nmero de caracteres en un nombre de objeto
64
Nmero de caracteres en una contrasea
14
Nmero de caracteres en un nombre de usuario

o de grupo
Nmero de usuarios que pueden tener acceso a
la vez
20
255
Tabla
51

Atributo
Nmero de caracteres en un nombre de
tabla
Nmero de caracteres en un nombre de
campo
Nmero de campos en una tabla
Mximo
64
64
255
2.048; el nmero real puede ser menor debido
Nmero de tablas abiertas
a las tablas que abre Microsoft Access

internamente.
Tamao de tabla
2 gigabytes menos el espacio necesario para

los objetos de sistema
Nmero de caracteres en un campo de texto 255

65.535 cuando se introducen datos desde la
Nmero de caracteres en un campo memo
interfaz
de
usuario;
1 gigabyte de almacenamiento de caracteres

cuando se introducen datos mediante cdigo
Tamao de un campo objeto OLE
1 gigabyte
Nmero de ndices en una tabla
32
Nmero de campos en un ndice
10
Nmero de caracteres en un mensaje de

validacin
Nmero de caracteres en una regla de
validacin
Nmero de caracteres en una descripcin de
tabla o campo
Nmero de caracteres en un registro (sin
incluir los campos memo y objeto OLE)
255
2,048
255
2,000
52

Nmero de caracteres en la configuracin

de una propiedad
255
Consulta
Atributo
Mximo
32 por tabla menos el nmero de ndices que hay en la
Nmero de relaciones forzadas tabla para campos o combinaciones de campos que no

forman parte de las relaciones
Nmero de tablas en una
consulta
Nmero de campos en un
conjunto de registros
Tamao de un conjunto de
registros
Lmite para ordenar
Nmero
de
32
255
1 gigabyte
255 caracteres en uno o ms campos
niveles
de
consultas anidadas
50
Nmero de caracteres en una

celda
de
la
cuadrcula 1,024
de diseo de consulta
Nmero de caracteres para un
parmetro en una consulta de 255
parmetros
Nmero
de
AND
en
una
clusula WHERE o HAVING

Nmero de caracteres en una
instruccin SQL
99
aproximadamente 64.000
Formulario e informe
53

Atributo
Mximo
Nmero de caracteres en una etiqueta
2,048
Nmero de caracteres en un cuadro de texto
65,535
Ancho de formulario o informe
22 pulgadas (55,87 cm)
Alto de seccin
Alto de todas las secciones ms los encabezados de seccin (en

la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de
estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios,
informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo,
200 pulgadas (508 cm)
puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el

diseo de otros existentes.))
Nmero de niveles de formularios o informes anidados
Nmero de campos o expresiones que se pueden ordenar o
agrupar en un informe
7
10
1
encabezado/pie
informe;
Nmero de encabezados y pies en un informe
de
1
encabezado/pie
de
pgina;
10
encabezados/pies
de
grupo
Nmero de pginas impresas en un informe
Nmero de controles y secciones que puede agregar a lo largo de
la vida del formulario o del informe
65,536
754
Nmero de caracteres en una instruccin SQL que acta como la

propiedad OrigenDelRegistro (Recordsource) o OrigenDeLaFila
(Rowsource) de un formulario, informe o control (tanto .mdb
32,750
como .adp)
Macro
54

Atributo
Mximo
Nmero de acciones en una macro (macro: accin o conjunto de acciones

utilizados para automatizar tareas.)
999
Nmero de caracteres en una condicin (condicin: parte del criterio que debe
cumplir un campo cuando se realiza una bsqueda o se aplica un filtro. Algunas
condiciones se deben utilizar con un valor; por ejemplo, el campo Autor con la
255
condicin igual a con el valor Juan.)

Nmero de caracteres en un comentario
255
Nmero de caracteres en un argumento de accin (argumento de accin:

informacin adicional que requieren algunas acciones de macro, por ejemplo, el
objeto al que afecta la accin o condiciones especiales en las que tiene lugar la
255
accin.)
Especificaciones de proyecto de Microsoft Access
Proyecto de Access
Atributo
Mximo
Nmero de objetos en un proyecto de Microsoft Access (.adp) (proyecto de

Microsoft Access: archivo de Access que se conecta con una base de datos de
Microsoft SQL Server y se utiliza para crear aplicaciones cliente-servidor. Un 32,768
archivo de proyecto no contiene datos ni objetos basados en definiciones de
datos, como, por ejemplo, tablas o vistas.)
Mdulos
(incluyendo
formularios
informes
con
la
TieneUnMduloAsociado (HasModule) establecida a Verdadero)

Nmero de caracteres en un nombre de objeto
propiedad
1,000
64
250
(Microsoft
Nmero de columnas en una tabla
SQL
Server
6.5)
1024
55

(Microsoft
SQL
Server
7.0 y 2000)
Base de datos de Microsoft SQL Server
La especificaciones de capacidad mxima de Microsoft SQL Server se encuentran descritas
en la documentacin de SQL Server. Para obtener ms informacin acerca de
los manuales en lnea de SQL Server, visite el sitio Web de MSDN (slo disponible en ingls).
Formulario e informe
Atributo
Mximo
Nmero de caracteres en una etiqueta
2,048
Nmero de caracteres en un cuadro de texto
65,535
Ancho de formulario o informe
Alto de seccin
Alto de todas las secciones ms los encabezados de seccin (en

la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de
estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios,
informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo,
200 pulgadas (508 cm)
puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el

diseo de otros existentes.))
Nmero de niveles de formularios o informes anidados
Nmero de campos o expresiones que se pueden ordenar o
agrupar en un informe
7
10
1
encabezado/pie
informe;
Nmero de encabezados y pies en un informe
de
1
encabezado/pie
de
pgina;
10
encabezados/pies
de
grupo
56

Nmero de pginas impresas en un informe

Nmero de controles y secciones que puede agregar a lo largo de
la vida del formulario o del informe
65,536
754
Nmero de caracteres en una instruccin SQL que acta como la

propiedad OrigenDelRegistro (Recordsource) o OrigenDeLaFila
(Rowsource) de un formulario, informe o control (tanto .mdb
32,750
como .adp)
Macro
Atributo
Nmero de acciones en una macro (macro: accin o conjunto de acciones
utilizados para automatizar tareas.)
Mximo
999
Nmero de caracteres en una condicin (condicin: parte del criterio que debe
cumplir un campo cuando se realiza una bsqueda o se aplica un filtro. Algunas
condiciones se deben utilizar con un valor; por ejemplo, el campo Autor con la
255
condicin igual a con el valor Juan.)

Nmero de caracteres en un comentario
255
Nmero de caracteres en un argumento de accin (argumento de accin:

informacin adicional que requieren algunas acciones de macro, por ejemplo, el
objeto al que afecta la accin o condiciones especiales en las que tiene lugar la
255
accin.)
Disear una base de datos
Un buen diseo de base de datos garantiza su fcil mantenimiento. Los datos se almacenan
en tablas y cada tabla contiene datos acerca de un tema, por ejemplo, clientes. Por tanto,
cuando se actualiza una parte de los datos concreta, como una direccin, se hace en un solo
lugar, pero ese cambio aparece automticamente en toda la base de datos.
Una base de datos bien diseada suele contener distintos tipos de consultas que muestran
la informacin necesaria. Una consulta puede mostrar un subconjunto de datos, como todos
los clientes de Londres, o combinaciones de datos de tablas diferentes, como la informacin
de pedidos combinada con la informacin de clientes.
57

Esta consulta recupera la informacin de Id. de pedido, nombre de la compaa, ciudad y

fecha de entrega para los clientes de Londres cuyos pedidos se entregaron en el mes de
abril.
Los resultados que se desea obtener de una base de datos , es decir, los formularios y las
pginas de acceso a datos (pgina de acceso a datos: pgina Web, publicada desde Access,
que tiene una conexin a una base de datos.
En una pgina de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos
almacenados en la base de datos. Una pgina puede incluir tambin datos de otros orgenes
de datos, como Excel.) que se desea utilizar, y los informes que se desea imprimir , no
siempre ofrecen una pista acerca de la estructura de las tablas de la base de datos, ya que
normalmente los formularios, los informes y las pginas de acceso a datos se basan en
consultas en lugar de basarse en tablas.
Antes de utilizar Microsoft Access para crear tablas, consultas, formularios y otros objetos
definitivos, se recomienda realizar un esquema en papel y trabajar el diseo primero.
Tambin puede examinar bases de datos bien diseadas que sean similares a la suya, o
puede abrir la ventana Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se pueden ver,
crear y modificar las relaciones entre tablas y consultas.) de la base de datos de ejemplo
Neptuno para examinar su diseo.
Siga estos pasos bsicos a la hora de disear su base de datos.
Determinar la finalidad de la base de datos.
El primer paso para disear una base de datos es determinar su finalidad y cmo se va a
utilizar.
58

Hable con los dems usuarios que utilizarn la base de datos. Piensen
detenidamente en las preguntas que desean que responda la base de datos.
Realice bocetos de los informes que desea que genere la base de datos.
Rena los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos.
En cuanto determine la finalidad de su base de datos, comenzarn a surgir ideas acerca de la
informacin que desea obtener de ella. Entonces ya puede determinar qu hechos necesita
almacenar en la base de datos y a qu tema corresponde cada hecho. Estos hechos se
corresponden con los campos (columnas) de la base de datos y los temas a los que
pertenecen los hechos son las tablas.
Determinar los campos necesarios en la base de datos
Cada campo es un hecho acerca de un tema determinado. Por ejemplo, puede que sea
necesario almacenar los hechos siguientes acerca de los clientes: nombre de la organizacin,
direccin, ciudad, estado o provincia, y nmero de telfono. Deber crear un campo
independiente para cada uno de estos hechos. A la hora de determinar qu campos son
necesarios, tenga presentes estos principios de diseo:
Incluya toda la informacin que necesite.
Almacene informacin en partes lgicas que sean lo ms pequeas posibles. Por ejemplo,
los nombres de los empleados suelen repartirse en dos campos, Nombre y Apellidos, para
que sea ms fcil ordenar los datos por Apellidos.
No cree campos para datos que estn formados por listas de mltiples elementos. Por
ejemplo, si en una tabla Proveedores se crea un campo Productos que contenga una lista
con los productos que se reciben del proveedor separados mediante una coma, despus
ser ms difcil encontrar los proveedores que suministren un producto determinado.
No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una

expresin (expresin: cualquier combinacin de operadores matemticos o lgicos,
constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evala a un solo
valor. Las expresiones puede realizar clculos, manipular caracteres o probar datos.)). Por
ejemplo, si tiene un campo PrecioUnitario y un campo Cantidad, no cree otro campo que
multiplique los valores de ambos.
59

No cree campos que sean similares entre s. Por ejemplo, si en una tabla
Proveedores crea los campos Producto1, Producto2 y Producto3, ser ms difcil encontrar
todos los proveedores que suministran un producto determinado. Asimismo, ser necesario
cambiar el diseo de la base de datos si un proveedor suministra ms de tres productos.
Slo necesitar un campo para los productos si coloca dicho campo en una tabla Productos
en lugar de en una tabla Proveedores.
Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos.
Cada tabla debe contener informacin sobre un asunto. Su lista de campos le dar pistas
acerca de las tablas que necesita. Por ejemplo, si tiene un campo FechaContratacin, su
asunto es un empleado y, por tanto, pertenece a la tabla Empleados. Puede tener una tabla
para Clientes, una tabla para Productos y una tabla para Pedidos.
Determinar a qu tabla pertenece cada campo
A la hora de decidir a qu tabla pertenece cada campo, tenga presentes estos principios de
diseo:
Agregue el campo a una sola tabla.
No agregue el campo a una tabla si, como resultado, la misma informacin va a aparecer en
varios registros de esa tabla. Si determina que un campo de una tabla va a contener mucha
informacin duplicada, seguramente ese campo se encuentra en una tabla que no le
corresponde.
Por ejemplo, si coloca el campo que contiene la direccin de un cliente en la tabla Pedidos,
probablemente esa informacin se va a repetir en ms de un registro, porque seguramente
el cliente va a realizar ms de un pedido. Sin embargo, si coloca el campo de direccin en la
tabla Clientes, aparecer una sola vez. A este respecto, una tabla de una base de datos de
Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: coleccin de datos y objetos (como
tablas, consultas o formularios), que est relacionada con un tema o propsito concreto. El
motor de base de datos Microsoft Jet administra los datos.) es diferente de una tabla de
base de datos de archivos simples, como una hoja de clculo.
Cuando cada elemento de informacin se almacena una sola vez, se actualiza en un solo
lugar. Esto resulta ms eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas
que contengan informacin diferente.
60

Identificar el campo o los campos con valores nicos en cada registro

Para que Microsoft Access conecte informacin almacenada en tablas distintas (por
ejemplo, para conectar un cliente con todos los pedidos del cliente) , cada tabla de la base
de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma
exclusiva cada registro de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave
tabla con claves externas de otras tablas.).
Determinar las relaciones entre las tablas.
Ahora que ha dividido la informacin en tablas y que ha identificado los campos de clave
tabla con claves externas de otras tablas.), necesita una forma de indicar a Microsoft Access
cmo volver a reunir toda la informacin relacionada de un modo significativo. Para ello se
definen relaciones (relacin: asociacin que se establece entre campos comunes (columnas)
en dos tablas. Una relacin puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) entre las
tablas.
Puede resultar til ver las relaciones de una base de datos existente bien diseada, como la
base de datos de ejemplo Neptuno.
Perfeccionar el diseo
Una vez diseadas las tablas, los campos y las relaciones (relacin: asociacin que se
establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relacin puede ser uno a
uno, uno a varios o varios a varios.) que necesita, es el momento de estudiar el diseo y
detectar los posibles fallos. Es ms sencillo cambiar el diseo de la base de datos ahora que
una vez que haya rellenado las tablas con datos.
Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e
introducir suficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseo. Para
probar las relaciones de la base de datos, compruebe si puede crear consultas para obtener
61

las respuestas que desea. Cree bocetos de los formularios e informes, y

compruebe si muestran los datos esperados. Busque duplicaciones de datos innecesarias y
elimnelas.
Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos
Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los principios de diseo descritos
anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas.
Despus, puede crear otros objetos de base de datos (consultas (consulta: pregunta sobre
los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una accin en los datos.
Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un
formulario, informe o pgina de acceso a datos.), formularios (formulario: objeto de base de
datos de Access en el que se colocan controles para realizar acciones o para especificar,
mostrar y editar datos en los campos.), informes (informe: objeto de base de datos de
Access que imprime informacin a la que se ha dado formato y se ha organizado de acuerdo
con sus especificaciones.
Ejemplos de informes: resmenes de ventas, listines telefnicos y etiquetas de correo.),
pginas de acceso a datos (pgina de acceso a datos: pgina Web, publicada desde Access,
de datos, como Excel.), macros (macro: accin o conjunto de acciones utilizados para
automatizar tareas.) y mdulos (mdulo: coleccin de declaraciones, instrucciones y
procedimientos almacenados juntos como una unidad con nombre. Existen dos tipos de
mdulos: mdulos estndar y mdulos de clase.)).
Utilizar las herramientas de anlisis de Microsoft Access
Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a perfeccionar el diseo de
una base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: coleccin de
datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que est relacionada con un tema o
propsito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet administra los datos.).
El Analizador de tablas puede analizar el diseo de una tabla, proponer nuevas estructuras y
relaciones (relacin: asociacin que se establece entre campos comunes (columnas) en dos
62

tablas. Una relacin puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) de
tablas, si es conveniente, y dividir una tabla en nuevas tablas relacionadas, si es necesario.
El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar

recomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente tambin puede implantar estas
recomendaciones
sugerencias.
GRFICOS
Los grficos son visualmente atractivos y facilitan a los usuarios la visin de
comparaciones, modelos y tendencias en los datos. En Microsoft Access, puede crear
grficos en un formulario, en un informe y en una pgina de acceso a datos. Tambin se
puede mostrar una hoja de datos o un formulario en la vista Grfico dinmico (vista Grfico
dinmico: vista que muestra un anlisis grfico de los datos de una hoja de datos o
formulario. Puede ver diferentes niveles de detalle o especificar el diseo arrastrando
campos y elementos o mostrando y ocultando elementos de las listas desplegables de los
campos.).
Grficos en un formulario o informe
En un formulario o informe se puede utilizar Microsoft Graph para crear un grfico
vinculado a datos de tablas, consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en
las tablas o solicitud para llevar a cabo una accin en los datos. Una consulta puede unir
datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o pgina
de acceso a datos.) u otros orgenes de registro (origen de registros: origen de datos
subyacente de un formulario, informe o pgina de acceso a datos. En una base de
datos de Access, puede ser una tabla, una consulta o una instruccin SQL. En un proyecto de
Access,
puede
ser
una
tabla,
una
vista,
una
instruccin
SQL
un procedimiento almacenado.) disponibles. Los grficos pueden ser globales (incluyen

todos los datos) o pueden estar asociados a registros (slo reflejan los datos del registro
actual y, por tanto, se actualizan a medida que se pasa de un registro a otro).
Dispone de varios tipos de grficos que podr seleccionar, incluidos los bidimensionales (2D)
y tridimensionales (3D). Las opciones de formato incluyen agregar texto y objetos grficos a
los grficos, cambiar colores y agregar lneas de tendencia y barras de error.
63

Grficos en una pgina de acceso a datos

Puede utilizar Microsoft Office Chart, un componente Web de Microsoft Office, para crear
grficos dinmicos e interactivos en una pgina de acceso a datos que despus se puede
publicar en el Web. Por ejemplo, se puede crear un grfico con datos de una tabla que
almacena cifras de ventas. Cuando se actualizan las cifras de ventas, el grfico se actualiza,
de manera que los usuarios siempre pueden ver lainformacin ms reciente en sus pginas
Web.
Se puede crear un grfico en una pgina con datos de tablas o consultas, de un componente
de hoja de clculo (componente Hoja de clculo: componente de Microsoft Office Web
Components que proporciona la funcionalidad interactiva de una hoja de clculo en una
pgina Web. Puede especificar datos, agregar frmulas y funciones, aplicar filtros, cambiar
el formato y volver a realizar clculos.) o de una Lista de tablas dinmicas (lista de
tabla dinmica: componente de Microsoft Office Web Components que se utiliza para
analizar datos de manera interactiva en una pgina Web. Los datos que aparecen con
formato de filas y columnas se pueden mover, filtrar, ordenar y calcular de un modo
significativo para su audiencia.). Puede elegir entre varios tipos de grficos en los que puede
agregar texto, cambiar colores y aprovechar otras opciones de formato como agregar lneas
de tendencia y barras de error.
Tambin puede modificar un grfico en una pgina que se ha publicado como un grfico
interactivo de Microsoft Excel. Cuando se publica un grfico interactivo en Excel, los datos
del grfico se publican con dicha aplicacin en forma de componente de hoja de clculo o
lista de tablas dinmicas. Para obtener ms informacin sobre cmo publicar grficos de
Excel, consulte la Ayuda de Microsoft Excel.
Es necesario Microsoft Internet Explorer 5.01 con Service Pack 2 (SP2) o posterior para crear
un grfico en una pgina.
Vista Grfico dinmico de una hoja de datos o de un formulario
En una base de datos de Access (base de datos de Microsoft Access: coleccin de datos y
objetos (como tablas, consultas o formularios), que est relacionada con un tema o
propsito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet administra los datos.) o en un
proyecto de Access (proyecto de Microsoft Access: archivo de Access que se conecta con
una base de datos de Microsoft SQL Server y se utiliza para crear aplicaciones cliente-
64

servidor. Un archivo de proyecto no contiene datos ni objetos basados en

definiciones de datos, como, por ejemplo, tablas o vistas.), una hoja de datos o un
formulario que contenga cifras de ventas se puede mostrar como un grfico interactivo
dinmico en la vista Grfico dinmico. La vista Grfico dinmico utiliza Microsoft Office
Chart, un componente Web de Microsoft Office, para mostrar el grfico. En la vista Grfico
dinmico, existen varios tipos de grficos donde elegir en los que se puede agregar texto,
cambiar colores y aprovechar otras opciones de formato, como agregar lneas de tendencia
y barras de error.
Analizar datos
Microsoft Access ofrece varias tcnicas que ayudan a analizar los datos.
Crear una consulta de referencias cruzadas
Puede utilizar una consulta (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o
solicitud para llevar a cabo una accin en los datos. Una consulta puede unir datos de varias
tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o pgina de acceso a
datos.) de tabla de referencias cruzadas para calcular y reestructurar los datos con el fin de
facilitar el anlisis. Las consultas de referencias cruzadas calculan una suma, un promedio,
un recuento u otro tipo de totales de datos agrupados en dos tipos de informacin: uno
hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de clculos (hoja de datos: datos de una tabla,
formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado que aparecen en formato de filas y
columnas.), y otro a lo largo de la parte superior.
Consulta de seleccin
Consulta de tabla de referencias cruzadas basada en la consulta de seleccin
Agregar una lista de tablas dinmicas a una pgina de acceso a datos
65

Una lista de tablas dinmicas es una tabla interactiva que puede utilizar para
analizar dinmicamente los datos en un explorador Web. En tiempo de ejecucin, los
usuarios pueden cambiar el diseo de la lista de tablas dinmicas. Pueden mover los campos
mostrados en el rea de filas, columnas y datos de la lista de tablas dinmicas, o agregar o
quitar campos de la lista. Los usuarios tambin pueden filtrar, ordenar y agrupar los datos.
Las siguientes ilustraciones muestran una lista de tablas dinmicas en la pgina de acceso a
datos Pedidos.
Ver una hoja de datos o un formulario en la vista Tabla dinmica

Access 2002 o posterior incluye una vista Tabla dinmica para las hojas de datos (hoja de
datos: datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado que
aparecen en formato de filas y columnas.) y los formularios. En esta vista, puede generar un
informe interactivo utilizando los campos base de la hoja de datos o del formulario. La vista
utiliza un componente de tablas dinmicas de Microsoft Office de modo que podr hacer lo
mismo que en una lista de tablas dinmicas. Puede agregar campos a la vista, mover o
quitar campos, as como filtrar, ordenar y agrupar los datos.
La siguiente ilustracin muestra la tabla Empleados en la vista Tabla dinmica.
66

XML y Access
Es posible que parte del contenido de este tema no pueda aplicarse a algunos idiomas.
El Lenguaje de
marcado
extensible (Lenguaje
de marcas extensible
(XML):
forma
condensada del Lenguaje de marcado generalizado estndar (SGML) que permite a los
desarrolladores crear etiquetas personalizadas que ofrecen flexibilidad para organizar y
presentar informacin.) (XML, Extensible Markup Language) es el lenguaje estndar para
describir
enviar
datos
travs
del
Web (World
Wide
Web(WWW):
rama multimedia de Internet que presenta no slo texto, sino tambin grficos, sonido y
vdeo. En el Web, los usuarios pueden saltar fcilmente de un elemento a otro, de una
pgina a otra o de un sitio a otro utilizando hipervnculos.), del mismo modo que el Lenguaje
de marcado de hipertexto (HTML: lenguaje de marcado estndar utilizado para
los documentos del World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cmo deben
mostrar los exploradores Web los elementos de pgina, como texto y grficos, y cmo
deben responder a las acciones del usuario.) (HTML, Hypertext Markup Language) es el
lenguaje
estndar
para
crear
mostrar pginas
Web.
Microsoft
Access
proporciona medios para importar y exportar datos XML, as como para transformarlos a y
desde otros formatos mediante archivosrelacionados con XML.
Formato XML
Siempre ha sido complicado mover informacin en Internet y entre aplicaciones
de software debido a los diferentes formatos y estructuras con derecho de propiedad.
Aunque HTML est bien equipado para proporcionar informacin de texto e imagen para
67

exploradores Web, su capacidad est limitada por la definicin de datos y

estructuras de datos. El HTML describe el aspecto que debera tener una pgina Web,
mientras que el XML define los datos y describe cmo deberan estar estructurados. El XML
es un formato de intercambio de datos, ya que permite intercambiar datos entre sistemas o
aplicaciones diferentes. El XML separa los datos de la presentacin para que los stos
mismos puedan ser presentados de varias formas al usar archivos de presentacin distintos.
El XML es un protocolo basado en estndares regulado por el World Wide Web
Consortium (World Wide Web Consortium (W3C): consorcio de instituciones educativas y
comerciales que supervisa la investigacin y promociona estndares en todas las reas
relacionadas con World Wide Web.) (W3C). El protocolo XML es un conjunto de reglas,
instrucciones y convenciones para disear formatos y estructuras de datos, de modo que se
creen archivos que puedan ser generados y ledos con facilidad por diferentes equipos y
aplicaciones. Adems, las estructuras definidas por el XML no son ambiguas, es decir, que
son auto descriptivas y tienen una plataforma independiente. Al igual que el HTML, el XML
utiliza etiquetas y atributos, pero mientras el HTML especifica qu quiere decir cada
etiqueta y atributo (y por lo tanto cmo se mostrarn los datos entre ellos en un
explorador), el XML utiliza las etiquetas nicamente para delimitar datos y deja
la interpretacin total de los mismos a la aplicacin que los lee. Para obtener ms
informacin acerca del XML, visite el sitio MSDN de Microsoft (slo disponible en ingls) en
el Web.
Importar datos XML
Access permite utilizar datos de varias fuentes externas. El uso de XML permite transformar
los datos desde casi cualquier aplicacin externa para su uso en Access de manera ms
sencilla. Permite:
Importar datos XML a Jet (motor de base de datos Microsoft Jet: parte del sistema de base
de datos de Access que recupera y almacena datos en las bases de datos de usuario y del
sistema. Se puede decir que es un administrador de datos sobre el que se construyen
sistemas de bases de datos, como Access.), a Microsoft SQL Server (base de datos de
Microsoft SQL Server: una base de datos de Microsoft SQL Server consta de tablas, vistas,
ndices, procedimientos almacenados, funciones y desencadenadores.), o a una base de
datos Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine (denominada anteriormente MSDE).
68

Importar datos de un esquema XML a Jet, SQL Server o a una base de datos
Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine.
Utilizar un archivo XSLT (Extensible Stylesheet Language Transformation) para transformar

los datos en un formato XML compatible con Access.
Nota Para poder importar archivos XML a SQL Server o a una base de datos Microsoft SQL
Server 2000 Desktop Engine, a travs de un proyecto de Access (ADP), es necesario que
Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine est instalado en el equipo local.
Es posible utilizar el comando Importar (seale Obtener datos externos en el men Archivo)
para importar archivos de datos XML a Access. Este comando muestra el cuadro
de dilogo Importar, en el que se puede seleccionar un documento o un esquema XML que
describa la estructura de los datos. Slo se puede importar a Access un documento cada
vez. Los datos deben estar en un formato reconocido por Access, ya sea en un formato
nativo o mediante la utilizacin de un esquema. Tenga en cuenta que al importar datos XML
no es posible elegir un subconjunto del documento XML. Es necesario importar el archivo
completo.
Los datos XML de cualquier tipo pueden transformarse en un formato compatible con
Access, para ello seleccione un tipo de transformacin en el cuadro de dilogo Importar
XML. Tambin es posible especificar si se desea sobrescribir cualquier tabla existente o
anexar a datos existentes.
Qu son esquemas XML
Los esquemas XML se utilizan para describir la estructura de los datos en un formato comn
que tanto clientes, como otros exploradores Web o cualquier programa de software
habilitado para XML puedan reconocer. De forma especfica, los esquemas definen las reglas
de un documento de datos XML, entre los que se incluyen nombres de elementos y tipos de
datos, qu elementos pueden aparecer en combinacin y qu atributos estn disponibles
para cada elemento. Los esquemas proporcionan un modelo para un documento de datos
XML que define la organizacin de etiquetas y texto en los documentos a los que se refiere
el esquema. Access es compatible con el estndar de esquema XML (XSD). El XSD es un
estndar aprobado por el consorcio W3C (World Wide Web Consortium (W3C): consorcio de
instituciones educativas y comerciales que supervisa la investigacin y promociona
69

estndares en todas las reas relacionadas con World Wide Web.) diseado
como una infraestructura bsica para describir el tipo y estructura de los documentos XML.
La utilizacin de un esquema permite asegurar que cualquier documento XML utilizado para
importar datos a Access o para exportar desde Access a otro formato contiene datos
especficos y se ajusta a una estructura definida. Puede facilitar el esquema a
otros negocios y aplicaciones para que sepan cmo estructurar la informacin que les van a
proporcionar, y a cambio, proporcionarle su esquema.
Mostrar datos XML
La sintaxis XML (las etiquetas y su organizacin en un documento) define y describe los
datos de un documento XML pero no indica cmo se han de mostrar stos. En aplicaciones
anteriores se utilizaban y en algunos usos actuales se siguen utilizando hojas de estilos en
cascada (CSS, Cascading Style Sheets) para indicar al explorador cmo mostrar los datos
XML. Sin embargo, las CSS no siempre son una buena eleccin, ya que estn escritas en un
lenguaje especializado, lo que significa que el programador tiene que utilizar otro lenguaje
para escribir, modificar o entender la estructura de la hoja de estilos. Los archivos CSS slo
permiten especificar el formato de cada elemento XML sin demasiado control sobre el
resultado.
Por otra parte, la hoja de estilos XSL (Extensible Stylesheet Language) es mucho ms flexible
que un archivo CSS. Permite seleccionar con precisin los datos que se mostrarn,
especificar el orden o la colocacin de stos y modificar o aadir informacin. Adems, est
escrita en un estilo similar a un documento XML, ya que utiliza una combinacin de
etiquetas parecidas a XML y HTML para crear una plantilla para un estilo de resultado
concreto. Para obtener ms informacin acerca de las hojas de estilos XSL, visite el sitio
MSDN de Microsoft (slo disponible en ingls) en el Web.
Observe que no es necesario vincular un archivo CSS o una hoja de estilos XSL a un
documento XML para que Microsoft Internet Explorer 5.01 con Service Pack 2 (SP2), o
posterior, muestre el documento. Internet Explorer tiene una hoja de estilos
predeterminada
integrada
que
muestra
el cdigo fuente
XML
como
un
rbol
contrable/expansible.
70

Puede utilizar hojas de estilos para asegurarse de que todas las pginas Web
basadas en XML de la intranet o sitio Web son coherentes y presentan una apariencia
uniforme sin tener que agregar HTML a cada pgina.
Extensible Stylesheet Language Transformation (XSLT)
XSLT es una especificacin recomendada por el World Wide Web Consortium (World Wide
Web Consortium (W3C): consorcio de instituciones educativas y comerciales que supervisa
la investigacin y promociona estndares en todas las reas relacionadas con World Wide
Web.) (W3C), compatible con Access. El XSLT es un lenguaje basado en XML que permite
que un documento XML sea asignado a, o transformado en, otro documento XML. Esto
proporciona un medio de transformar la informacin de la presentacin de un documento
XML de un formato fuente a un formato destino y as sucesivamente. Normalmente el
programador crea un archivo de transformacin XSL que al aplicarse a un documento XML
durante la exportacin interpreta o transforma los datos XML en un formato de
presentacin que puede ser reconocido por otra aplicacin, como el Protocolo de anuncio
de servicios (SAP) o por un formato de pedido personalizado.
El XSLT tiene muchas de las construcciones (estructuras y comandos) que se encuentran en
otros lenguajes de programacin, lo que permite al programador utilizar variables, bucles,
iteraciones e instrucciones condicionales. De esta forma el programador puede tener un
control considerable sobre el resultado de los datos XML. Para obtener ms informacin
acerca de los archivos XSLT, visite el sitio MSDN de Microsoft (slo disponible en ingls) en
el Web.
Exportar a archivos XML
Exportar datos y objetos de bases de datos a un archivo XML es un modo prctico de mover
y almacenar informacin en un formato que puede ser utilizado sin problemas en todo el
Web. En Access es posible exportar los datos, los esquemas (estructuras de datos), o ambos,
a archivos XML. Permite:
Exportar datos de un archivo XML y, de forma opcional, utilizar XSLT para transformar los
datos a otro formato.
Exportar los esquemas de datos mediante un esquema estndar XML (XSD).
Exportar los datos subyacentes de los formularios y los informes a un archivo XML.
71

Tambin es posible transformar los datos a otro formato de presentacin

mediante un archivo XSL durante el proceso de exportacin. Puede exportar tablas,
consultas y los datos subyacentes de los formularios e informes desde una base de datos de
Microsoft Access (base de datos: coleccin de datos relacionados con un fin o tema
concreto. Dentro de una base de datos, la informacin sobre una entidad en particular,
como un empleado o un pedido, se categoriza en tablas, registros y campos.) (.mdb), as
como tablas, consulta, procedimientos almacenados, funciones y los datos subyacentes de
los formularios e informes de un proyecto de Microsoft Access (proyecto de Microsoft
Access: archivo de Access que se conecta con una base de datos de Microsoft SQL Server y
se utiliza para crear aplicaciones cliente-servidor. Un archivo de proyecto no contiene datos
ni objetos basados en definiciones de datos, como, por ejemplo, tablas o vistas.) (.adp).
Exportar tablas, consultas, vistas, hojas de datos, formularios o informes
Se puede exportar un objeto de una base de datos como documento XML de varias formas:
Exportando nicamente los datos de una tabla, consulta, hoja de datos, formulario o
informe a un archivo XML. Estos datos se guardan en un archivo denominado
<nombredearchivo>.xml.
Nota Al exportar una tabla a un documento XML, se pueden exportar tambin tablas
relacionadas. Por ejemplo si se exporta una tabla de Pedidos de cliente, se puede tambin
exportar una tabla de Detalles de pedidos y una tabla de Clientes al mismo archivo.
Exportando nicamente el esquema (estructura de los datos) de una tabla, consulta, hoja de
datos, formulario o informe a un archivo de esquema XML. Un archivo de esquema XML es
una especificacin formal de las reglas de un documento XML que proporciona una serie de
nombres de elementos as como qu elementos estn permitidos en el documento y en qu
combinaciones. Si se prefiere guardar el esquema como XSD, el archivo se guardar como
<nombredearchivo>.xsd.
Adems, al guardar los datos como XML, puede especificar que los datos se transformen en
un formato de visualizacin personalizado mediante un archivo .xsl existente. Si no se
especifica un archivo .xsl, los datos se guardarn en un formato XML estndar. Observe que
si no se seleccionan datos para exportar, el formato de presentacin tampoco estar
disponible. El archivo se guarda como <nombredearchivo>.xsl.
72

Mediante el modelo de objetos de Access, tambin puede guardar los
atributos de presentacin de una tabla, consulta, hoja de datos, formulario o informe en un

archivo que describa la informacin de presentacin y conexin. Para formularios e
informes, este archivo se guarda en un lenguaje basado en XML denominado ReportML que
proporciona datos de presentacin as como modelos de datos para crear una pgina de
acceso a datos (pgina de acceso a datos: pgina Web, publicada desde Access, que tiene
una conexin a una base de datos. En una pgina de acceso a datos, puede ver, agregar,
editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una pgina puede incluir
tambin datos de otros orgenes de datos, como Excel.). Para tablas, consultas o vistas, y
hojas de datos, el archivo de presentacin es una plantilla parecida a una hoja de clculo. El
archivo se guarda como <nombredearchivo>_informe.xml.
Qu es ReportML
ReportML es un "lenguaje" especfico para Access desarrollado por Microsoft que se puede
utilizar para describir objetos de bases de datos de Access en XML. El lenguaje ReportML
est compuesto por un conjunto de etiquetas que describen un formulario, un informe o
propiedades de acceso a los datos de la pgina, eventos y atributos. Al exportar datos desde
Access a un archivo XML, decide guardar la estructura de un formulario o informe en un
formato ReportML. El archivo ReportML se puede utilizar para convertir los datos guardados
en un pgina de acceso a datos.
Documentos correctos
Cualquier documento creado por Access es correcto, lo que significa que se ajusta a las
reglas bsicas de XML. Esto significa que:
Cada documento XML debe tener un nico elemento raz (un elemento que abarque el
documento completo).
Todas las etiquetas de inicio y cierre deben coincidir. Las etiquetas XML distinguen
maysculas de minsculas.
Para cada etiqueta de inicio hay una etiqueta correspondiente de cierre. Una etiqueta con
un tipo de letra especial indica los elementos vacos. Una vez ms, las etiquetas XML
distinguen maysculas de minsculas.
Nota Access ReportMl no escribir ninguna etiqueta vaca.
73

Los elementos no se superponen. En otras palabras, las etiquetas de inicio y
cierre deben estar perfectamente anidadas en otros elementos.
Algunos caracteres de reserva son parte de la sintaxis XML y no se interpretarn por si

mismos si se utilizan en porciones de datos de un elemento. Es necesario sustituir una
secuencia de caracteres especial (denominada una "entidad" por XML) como se indica a
continuacin:
Carcter Entidad
<
<
&
&
>
>
"
"
'
'
Lo siguiente es un ejemplo de un documento XML correcto:

<?xml version="1.0"?>
<ORDER>
<CUSTOMER>Nancy Davolio</CUSTOMER>
<PRODUCT>
<ITEM>Mom's Boston Crab Meat</ITEM>
<PRICE>$10.00</PRICE>
<QUANTITY>1 Bottle</QUANTITY>
</PRODUCT>
</ORDER>
donde:
<?xml version="1.0"?> es una declaracin que afirma que es un documento XML e indica la
versin. La declaracin es opcional, pero est recomendada en cualquier documento XML.
<ORDER> es el elemento raz que engloba todo el documento.
<CUSTOMER> es una etiqueta de inicio y </CUSTOMER> es una etiqueta de cierre. De forma
conjunta describen un elemento de datos, en este caso el nombre del cliente.
74

Observe que cada conjunto de etiquetas, como <CUSTOMER></CUSTOMER>,

posee etiquetas de inicio y de cierre y distingue maysculas de minsculas, y que
los conjuntos de etiquetas estn perfectamente anidados entre si. Tenga en cuenta tambin
la entidad &apos, que se transformar en un apstrofo (') cuando la aplicacin receptora
importe los datos. El apstrofo tiene un propsito especial en un documento XML y puede
malinterpretarse si se utiliza directamente en el texto. Los datos convertidos se mostrarn
como Mom's Boston Crab Meat.
Se pueden utilizar espacios en blanco a lo largo del documento para que ste sea ms
legible.
Si se especifica un esquema al exportar desde Access, los documentos XML creados se
consideran documentos XML vlidos. Es decir, que adems de estar bien formados, los
documentos se ajustan a un esquema definido.
Exportar datos y objetos de la base de datos
La exportacin es una forma de enviar datos y objetos de base de datos a otra base de
datos, hoja de clculo o formato de archivo para que otra base de datos, aplicacin o
programa puedan utilizar dichos datos y objetos. La exportacin es un proceso similar al de
copiar y pegar en lo relativo a funciones. Se pueden exportar (exportar: trasladar datos y
objetos de base de datos a otra base de datos, otra hoja de clculo u otro formato de
archivo, de manera que otra base de datos u otro programa puede utilizarlos. Puede
exportar datos a una gran variedad de bases de datos, programas o formatos de archivo
compatibles.) datos a una diversidad de bases de datos, programas y formatos de archivo
compatibles. La mayora de los objetos de base de datos (objetos de base de datos: una
base de datos de Access contiene objetos como tablas, consultas, formularios, informes,
pginas, macros y mdulos. Un proyecto de Access contiene objetos como formularios,
informes, pginas, macros y mdulos.) de una base de datos de Microsoft Access (base de
datos: coleccin de datos relacionados con un fin o tema concreto. Dentro de una base de
datos, la informacin sobre una entidad en particular, como un empleado o un pedido, se
categoriza en tablas, registros y campos.) o de un proyecto de Microsoft Access (proyecto
de Microsoft Access: archivo de Access que se conecta con una base de datos de Microsoft
SQL Server y se utiliza para crear aplicaciones cliente-servidor. Un archivo de proyecto no
75

contiene datos ni objetos basados en definiciones de datos, como, por

ejemplo, tablas o vistas.) se pueden exportar a otra base de datos u otro proyecto de
Access.
Exportar objetos de base de datos.
No se puede exportar diagramas de bases de datos (diagrama de base de datos:
representacin grfica de una parte del esquema de una base de datos. Puede ser una
imagen completa o parcial de la estructura de la base de datos. Incluye tablas, las columnas
que contienen y las relaciones entre las tablas.) a un proyecto de Access o a una base de
datos de Access. No se pueden exportar consultas (consulta: pregunta sobre los datos
almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una accin en los datos. Una
consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un
formulario, informe o pgina de acceso a datos.) o relaciones de una base de datos de
Access a un proyecto de Access.
Al exportar datos a un documento XML, puede exportarse la tabla principal y las tablas
relacionadas. Al exportar a otra base de datos, slo se permite exportar un objeto a la vez. Si
desea exportar mltiples objetos a una base de datos, abra la base de datos a la que desea
realizar la exportacin e importe (importar: copiar datos de un archivo de texto, hoja de
clculo o tabla de base de datos en una tabla de Access. Puede utilizar los datos importados
para crear una tabla nueva; o bien, puede anexarlos (agregarlos) a una tabla existente que
tiene una estructura de datos coincidente.) los objetos.
Al exportar un objeto a otra base de datos, tambin conviene exportar los objetos
relacionados para que funcione. Por ejemplo, un informe puede tener una consulta como
origen de registros (origen de registros: origen de datos subyacente de un formulario,
informe o pgina de acceso a datos. En una base de datos de Access, puede ser una tabla,
una consulta o una instruccin SQL. En un proyecto de Access, puede ser una tabla, una
vista, una instruccin SQL o un procedimiento almacenado.), y dicha consulta puede basarse
en una relacin entre dos tablas.
Al exportar una pgina de acceso a datos (pgina de acceso a datos: pgina Web, publicada
desde Access, que tiene una conexin a una base de datos. En una pgina de acceso a datos,
puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una
pgina puede incluir tambin datos de otros orgenes de datos, como Excel.), se est
76

exportando nicamente el vnculo al archivo HTML (HTML: lenguaje de

marcado estndar utilizado para los documentos del World Wide Web. HTML utiliza
etiquetas para indicar cmo deben mostrar los exploradores Web los elementos de pgina,
como texto y grficos, y cmo deben responder a las acciones del usuario.) correspondiente.
El archivo HTML permanece en la misma ubicacin, lo que significa que se dispone de dos
pginas de acceso a datos apuntando al mismo archivo HTML correspondiente. Para que no
se produzca esta situacin, guarde una de las pginas de acceso a datos con otro nombre y
escriba otra ubicacin para el nuevo archivo HTML correspondiente.
Puede utilizar el Asistente para la transferencia de bases de datos con el fin de crear una
nueva base de datos de SQL Server y exportar los objetos de una base de datos de Access
existente. Consulte la Ayuda para obtener ms informacin acerca del Asistente para la
transferencia de bases de datos.
Enviar por correo de objetos de base de datos.
Se pueden enviar por correo electrnico los resultados de un objeto de base de datos
adjuntndolos a un mensaje de correo electrnico en diferentes formatos de archivo, entre
los que se incluyen Microsoft Excel (.xls), formato de texto enriquecido (.rtf), texto MSDOS (.txt), HTML (HTML: lenguaje de marcado estndar utilizado para los documentos del
World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cmo deben mostrar los exploradores
Web los elementos de pgina, como texto y grficos, y cmo deben responder a las acciones
del usuario.) (.html), IDC/HTX (archivos IDC y HTX: Microsoft Internet Information Server
utiliza un archivo IDC y un archivo HTX para recuperar datos de un origen de datos ODBC y
darles el formato de un documento HTML.), ASP (pgina Active Server (ASP): archivo que
contiene secuencias de comandos de servidor incrustadas que se ejecutan en un servidor y
se envan y muestran en un explorador de Web cliente como un archivo HTML estndar.) y
pgina de acceso a datos (pgina de acceso a datos: pgina Web, publicada desde Access,
de datos, como Excel.). Tambin se puede enviar una pgina como el cuerpo de un mensaje
de correo electrnico
77

Para enviar un objeto de base de datos en un correo electrnico, se ha de

disponer de Microsoft Outlook, Microsoft Exchange, Microsoft Mail u otra aplicacin
de correo electrnico compatible con MAPI (Interfaz de programacin de aplicaciones de
mensajera).
Consideracionesal enviar una pgina de acceso a datos por correo electrnico.
Cuando se enva una pgina de acceso a datos (pgina de acceso a datos: pgina Web,
publicada desde Access, que tiene una conexin a una base de datos. En una pgina de
acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de
datos. Una pgina puede incluir tambin datos de otros orgenes de datos, como Excel.) en
un mensaje de correo electrnico, deben tenerse en cuenta determinados aspectos de
conexin y seguridad para obtener la mxima fiabilidad.
Compartir la base de datos.
Una pgina de acceso a datos est conectada a uno de los dos tipos de orgenes de datos, ya
sea una base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: coleccin de
datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que est relacionada con un tema o
propsito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet administra los datos.) o una
base de datos de Microsoft SQL Server (base de datos de Microsoft SQL Server: una base de
datos de Microsoft SQL Server consta de tablas, vistas, ndices, procedimientos
almacenados, funciones y desencadenadores.). Para que la pgina funcione correctamente
cuando se enva por correo electrnico, la base de datos de origen debe residir en un
servidor o equipo compartido para que los usuarios puedan verla e interactuar con la
misma.
Utilizar rutas de acceso UNC.
Antes de crear la pgina, abra la base de datos de Microsoft Access (base de datos de
Microsoft Access: coleccin de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que
est relacionada con un tema o propsito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet
administra
los
datos.)
con
una
ruta
de
acceso
UNC
(Convencin
de nomenclatura universal) (convencin de nomenclatura universal (UNC): convencin de

nomenclatura para archivos que proporciona un sentido de ubicacin de un archivo
independiente del equipo. En vez de especificar una ruta de acceso y una letra de unidad, un
78

nombre UNC utiliza la sintaxis \servidor ecurso_compartido uta_acceso

ombre_archivo.) en el cuadro Nombre de archivo del cuadro de dilogo Abrir (men
Archivo, comando Abrir).
De esta forma, el origen de datos de la pgina se define con una ruta de acceso UNC en
lugar de con una letra de unidad de red asignada en el Explorador de Microsoft Windows.
Una letra de unidad puede variar en un equipo o puede no estar definida en todo momento,
mientras que una ruta de acceso UNC es un mtodo coherente y de confianza para localizar
la pgina.
Al crear la pgina, gurdela mediante una ruta de acceso UNC en el cuadro Nombre de
archivo del cuadro de dilogo Guardar como pgina de acceso a datos. Si guarda la pgina
con una ruta de acceso UNC, favorecer la seguridad en el envo de punteros a la pgina por
correo electrnico.
Almacenar la base de datos y la pgina en el mismo servidor.
Para proporcionar una mayor seguridad a las pginas de acceso a datos, debe colocar la
base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: coleccin de datos y
objetos (como tablas, consultas o formularios), que est relacionada con un tema o
propsito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet administra los datos.) o la base
de datos de Microsoft SQL Server (base de datos de Microsoft SQL Server: una base de datos
de Microsoft SQL Server consta de tablas, vistas, ndices, procedimientos almacenados,
funciones y desencadenadores.) en el mismo servidor Web (servidor Web: equipo que
alberga pginas Web y responde a las solicitudes de exploradores. Tambin se le conoce
como servidor HTTP, un servidor Web que almacena archivos cuyas direcciones URL
comienzan con http://.) que la pgina de acceso a datos.
Nota No es posible copiar ni crear una base de datos de Access en una carpeta de Sitios de
red.
Publicar desde una zona de seguridad de intranet de confianza.
En funcin del nivel de seguridad de Microsoft Internet Explorer configurado en el equipo
del destinatario, cuando ste abra un mensaje de correo electrnico que contenga una
pgina de acceso a datos, pueden ocurrir tres cosas: la pgina se inhabilitar
automticamente, se preguntar al destinatario si permite el acceso a datos o bien la pgina
se habilitar automticamente.
79

Nota Se recomienda establecer la configuracin de seguridad de Internet

Explorer Tener acceso a origen de datos entre dominios en Pedir datos.
Si utiliza una intranet corporativa, podr publicar las pginas desde un sitio Web en una rea
de seguridad de confianza. As se minimizan los problemas derivados de las configuraciones
de seguridad de Internet Explorer del destinatario y las pginas funcionan mejor. Para
obtener ms informacin acerca de los niveles y zonas de seguridad, vea la Ayuda de
Internet Explorer. Para averiguar los requisitos especficos de seguridad de las pginas en el
sitio Web, pngase en contacto con el administrador del sistema.
Enviar un puntero en lugar de una copia del cdigo de origen HTML.
Microsoft Access puede enviar una pgina de acceso a datos en un mensaje de correo
electrnico de tres formas distintas.
En el cuerpo del mensaje, como una copia del cdigo de origen HTML de la pgina
En el cuerpo del mensaje, como puntero al archivo HTML asociado a la pgina
Como datos adjuntos al mensaje, incluida una copia del archivo HTML asociado a la pgina
En el mensaje de correo electrnico, una copia del cdigo de origen HTML de una pgina
tiene un aspecto muy diferente al de un puntero a la pgina. Esta copia contendr todas las
etiquetas y objetos HTML necesarios para reproducir la pgina. El puntero contendr
algunas etiquetas HTML y la ruta de acceso absoluta - un URL (Uniform Resource Locator,
Localizador de recursos uniforme) (Localizador de recursos uniforme (URL): direccin que
especifica un protocolo (como HTTP o FTP) y la ubicacin de un objeto, documento, pgina
World Wide Web u otro destino en Internet o una intranet, por ejemplo:
http://www.microsoft.com/.) o una ruta de acceso UNC (Convencin de nomenclatura
universal) (convencin de nomenclatura universal (UNC): convencin de nomenclatura para
archivos que proporciona un sentido de ubicacin de un archivo independiente del equipo.
En vez de especificar una ruta de acceso y una letra de unidad, un nombre UNC utiliza la
sintaxis \servidor ecurso_compartido uta_acceso ombre_archivo.) - a la pgina.
Es preferible no enviar ninguna copia del cdigo de origen HTML de una pgina, puesto que
Microsoft Outlook no permitir que un usuario se conecte a los datos de distintos dominios
a menos que el destinatario o administrador del sistema modifique la configuracin
predeterminada de la zona de seguridad de Internet Explorer. Si se enva un puntero a la
80

pgina se asume que la pgina y el origen de datos al que se conecta la

pgina se hallan en un servidor o un recurso de red pblica. De este modo, se minimiza la
posibilidad de que existan temas de dominios cruzados en Microsoft Outlook.
El envo de un puntero en lugar de una copia de la pgina tambin constituye una
precaucin de seguridad frente a los usuarios que intenten interceptar una copia del cdigo
de origen HTML de una pgina que se ha enviado a un usuario y revisarla para obtener
acceso clandestino a una base de datos corporativa.
La mejor forma de enviar una pgina de acceso a datos consiste en enviar un puntero a la
pgina en cuestin en el cuerpo del mensaje de correo electrnico. Existen diferentes
maneras de enviar un puntero:
Guardar la pgina en una carpeta de Sitios de red o en un servidor Web, de modo que la
ubicacin de la pgina sea una direccin URL.
Guardar la pgina en un equipo compartido con una ruta UNC.

En ambos casos, Access utiliza la etiqueta HTML <IFRAME> para enviar un puntero a la
pgina. El puntero es la direccin URL o la ruta UNC de la pgina.
Cuando crea el mensaje de correo electrnico, Access muestra cuadros de dilogo de
confirmacin para ayudarle a tomar la decisin correcta.
Para garantizar la seguridad al enviar una pgina, envese primero un puntero a la pgina a
usted mismo y abra el mensaje de correo electrnico. En la ventana de mensaje, haga clic
con el botn secundario y, a continuacin, haga clic en Ver cdigo de origen. Si el texto
HTML muestra un cdigo parecido al que se proporciona a continuacin, significa que ha
enviado un puntero a la pgina (y no una copia del cdigo de origen HTML):
<HTML><BODY STYLE="OVERFLOW:HIDDEN" BOTTOMMARGIN=0
LEFTMARGIN=0 TOPMARGIN=0 RIGHTMARGIN=0>
<IFRAME FRAMEBORDER=0 HEIGHT=100% WIDTH=100%
SRC="http://NWWeb/Northwind pages/View Products.htm"></IFRAME>
</BODY><HTML>
Exportar a una pgina Web.
Hay cuatro modos de utilizar datos u objetos de base de datos de Microsoft Access para
crear una pgina Web:
81

En un explorador Web compatible con la versin 4.0 o posterior de HTML
dinmico (DHTML: extensin del lenguaje de marcado de hipertexto (HTML) que agrega
elementos multimedia, acceso a bases de datos y un modelo de objetos que pueden utilizar
los programas para cambiar estilos y atributos de elementos de pgina (objetos) y para
reemplazar elementos existentes (objetos) con otros nuevos.), puede utilizar pginas de
editar y manipular los datos almacenados en la base de datos.
Una pgina puede incluir tambin datos de otros orgenes de datos, como Excel.). No es
necesario enviar pginas de acceso a datos; slo hay que crear una pgina de acceso a datos
como un objeto de base de datos que en realidad sea un vnculo con el correspondiente
archivo HTML de la pgina de acceso a datos. Puede utilizar pginas de acceso a datos para
ver, modificar, actualizar, eliminar, filtrar, agrupar y ordenar datos activos de una base de
datos de Microsoft Access o de una base de datos de Microsoft SQL Server.
Puede enviar archivos HTML generados por servidor (HTML generado por el servidor:
archivo ASP (pginas de servidor activas) o IDC/HTX que se obtiene de una tabla, consulta o
formulario, conectado a un origen de datos ODBC y procesado por Internet Information
Server para crear dinmicamente archivos HTML de slo lectura.), ya sean ASP (pgina
Active Server (ASP): archivo que contiene secuencias de comandos de servidor incrustadas
que se ejecutan en un servidor y se envan y muestran en un explorador de Web cliente
como un archivo HTML estndar.) o IDC/HTX (archivos IDC y HTX: Microsoft Internet
Information Server utiliza un archivo IDC y un archivo HTX para recuperar datos de un origen
de datos ODBC y darles el formato de un documento HTML.), procedentes de tablas,
consultas y formularios.
Los archivos HTML generados por servidor se muestran con un formato de tabla en un
explorador Web. Puede utilizar archivos HTML generados por servidor si desea utilizar un
explorador Web, si los datos en uso cambian frecuentemente o si necesita ver datos activos
en una tabla conectada a un origen de datos ODBC (origen de datos ODBC: datos e
informacin necesaria para tener acceso a esos datos desde programas y bases de datos
82

que admitan el protocolo ODBC (conectividad abierta de bases de datos).),

pero no necesita actualizar datos ni interactuar con ellos.
Puede crear archivos HTML estticos a partir de tablas, consultas, formularios e informes. En
un explorador Web, los informes se muestran con un formato de informe, y las tablas,
consultas y formularios se muestran con un formato de hoja de datos. Puede utilizar
archivos HTML estticos si desea utilizar un explorador Web que admita HTML, versin 3.2 o
posterior, y los datos en uso no cambian frecuentemente.
Puede guardar un formulario o informe como una pgina de acceso a datos utilizando la
opcin Guardar como del men Archivo. De este modo, podr utilizar el formulario o
informe como una pgina Web.
Exportar o intercambiar datos con Microsoft Word u otro programa de procesamiento de
texto.
Existen tres formas de utilizar los datos de Microsoft Access en programas de
procesamiento de texto:
En una base de datos de Access, puede utilizar el Asistente para combinar correspondencia
de Microsoft Word para crear un documento de combinacin de correspondencia en Word
vinculado con datos de Access. Una vez establecido el vnculo, puede abrir el documento
activo en Word cuando lo desee, para imprimir un nuevo lote de etiquetas o cartas modelo
utilizando los datos actuales de Access.
Para cualquier versin de Microsoft Word, puede exportar datos de Microsoft Access a un
archivo de origen de datos de combinacin de correspondencia que se pueda utilizar con la
funcin de combinacin de correspondencia de Word.
Puede guardar los resultados de una hoja de datos, formulario o informe como un archivo
con formato de texto enriquecido (.rtf) o un archivo de texto (.txt). Un archivo con formato
de texto enriquecido (RTF) conserva el formato, como por ejemplo las fuentes y los estilos, y
se puede abrir con Microsoft Word y otros programas de autoedicin o procesamiento de
texto de Microsoft Windows.
Exportar a Microsoft Excel u otro programa de hojas de clculo.
Hay tres modos de utilizar datos de Microsoft Access con Microsoft Excel u otro programa
de hojas de clculo:
83

Puede exportar una hoja de datos como datos sin formato a Microsoft Excel u
otro programa de hojas de clculo.
Puede guardar los resultados de una hoja de datos, formulario o informe directamente
como una hoja de clculo o un archivo de Excel (.XLS). De este modo, podr conservar la
mayor parte del formato, como fuentes y colores. Los qniveles de grupo (nivel de grupo:
profundidad a la que se anida un grupo de un informe o una pgina de acceso a datos
dentro de otros grupos. Los grupos se anidan cuando un conjunto de registros se agrupa por
ms de un campo, expresin u origen de registros del grupo.) de los informes se guardan
como niveles de esquema de Excel y los formularios se guardan como tablas de datos.
Tambin se pueden exportar los datos de una tabla, consulta/vista, hoja de datos,
formulario o informe a un archivo XML que puede importarse a Excel.
Exportar o copiar una vista de Tabla dinmica o de Grfico dinmico.
Si conoce los informes de Tabla dinmica de Microsoft Excel y desea trabajar con los datos
en Excel, existen dos maneras de hacerlo.
Exportacin de datos a un informe interactivo de Tabla dinmica de Excel.
Para ver y modificar el contenido de una vista Tabla dinmica (vista Tabla dinmica: vista
que resume y analiza los datos de una hoja de datos o formulario. Puede utilizar diferentes
niveles de detalle u organizar los datos arrastrando los campos y elementos o mostrando y
ocultando elementos de las listas desplegables de los campos.) utilizando Excel, puede
exportar la vista Tabla dinmica a Excel.
Preparar exportacin a Excel
Los informes de Tabla dinmica de Excel no pueden mostrar
campos de detalle (campo Detalle: campo que muestra todas las filas, o registros, del origen
de registros subyacente.). Cuando exporta a Excel, los campos de detalle estarn disponibles
en la barra de herramientas de Tabla dinmica de Excel, pero los campos no se mostrarn
en el informe. Si desea que el informe de la tabla dinmica de Excel refleje el aspecto de la
vista Tabla dinmica, desplace todos los campos fuera del rea de detalle antes de exportar
a un informe de tabla dinmica de Excel o bien oculte los datos de detalle para elementos y
celdas de manera que no aparezca el rea de detalle.
Despus de exportar
Puede que observe algunas diferencias en la vista Tabla dinmica
despus de exportarla a Excel. Estas diferencias se dan porque las vistas de tabla dinmica
84

utilizan el componente de Tabla dinmica de Microsoft Office y los informes

de tabla dinmica de Excel no son compatibles con determinadas caractersticas de la lista
de tabla dinmica o bien porque algunas caractersticas se implementan de otra manera.
Para obtener informacin sobre las diferencias entre las listas de tabla dinmica e informes
de tabla dinmica de Excel, consulte la ayuda de Excel.
Copiar datos a otro programa para un uso no interactivo.
Copiar a Microsoft Word o Excel
Si desea trabajar con una instantnea de los datos que
se estn mostrando en la vista Tabla dinmica (vista Tabla dinmica: vista que resume y
analiza los datos de una hoja de datos o formulario. Puede utilizar diferentes niveles de
detalle u organizar los datos arrastrando los campos y elementos o mostrando y ocultando
elementos de las listas desplegables de los campos.), puede copiar y pegar los datos a Excel
o Word. Si copia toda la vista Tabla dinmica a otro programa o copia determinadas
secciones de datos, el texto y los valores de la vista Tabla dinmica pasan a formar parte del
documento de Word o un libro de Excel. No se establece ninguna conexin entre los datos
originales y la copia al documento o libro. De esta manera no se pueden actualizar los datos
copiados.
Copiar a otros programas
Tambin puede copiar datos mostrados en la vista Tabla
dinmica a otros programas como, por ejemplo, Microsoft FrontPage. Cuando copia datos
en un programa que no es ni Excel ni Word y que no es compatible con el formato
HTML (HTML: lenguaje de marcado estndar utilizado para los documentos del World Wide
Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cmo deben mostrar los exploradores Web los
elementos de pgina, como texto y grficos, y cmo deben responder a las acciones del
usuario.) utilizado en las vistas Tabla dinmica, los datos se copian como texto sin formato.
Exportar a SharePoint Services de Microsoft Windows.
Puede exportar el contenido de una tabla a o una consulta a una lista de Windows
SharePoint Services. Despus de realizar dicha exportacin, puede modificar la lista de
Windows SharePoint Services sin que esto afecte a la tabla o a la consulta de Access.
Exportar a XML.
Cuando se exportan datos a XML, puede exportar slo los datos, el esquema o ambas
cosas.Tambin puede seleccionar exportar un archivo de presentacin XSL. Dicho archivo se
85

genera a partir de la informacin de presentacin del formulario, informe u

hoja de datos de Access.
Puede exportar a XML datos estticos de tablas y consultas, y formularios e informes que
tengan tablas o consultas como orgenes de datos. Puede especificar un archivo de
transformacin y aplicar la transformacin a continuacin de la exportacin. Puede exportar
tablas y consultas relacionadas y transferir cualquier filtro o criterio de ordenacin,
especificados en el objeto exportado, al resultado.
Tambin puede exportar datos activos en tablas, consultas, procedimientos almacenados,
funciones, formularios e informes de Microsoft Access Projects (ADP) a XML. El origen de
datos activos de estos objetos de bases de datos es SQL server. Puede especificar los
nombres de SQL server y la base de datos como el directorio virtual y exportar los objetos
de base de datos a un archivo XML.
Automatizar operaciones de exportacin.
Para que las operaciones frecuentes de exportacin sean ms cmodas de realizar, puede
automatizarlas creando una macro o un procedimiento de Microsoft Visual Basic para
Aplicaciones (VBA) (Visual Basic: versin visual del lenguaje de programacin Basic de alto
nivel. Microsoft ha desarrollado Visual Basic para crear aplicaciones basadas en Windows.).
Esto es muy til cuando se han de exportar datos con regularidad o cuando se est creando
un sitio Web utilizando numerosos objetos de base de datos.
Especificaciones de importacin o exportacin y archivos SCHEMA.INI.
Una especificacin de importacin o exportacin contiene informacin, como el formato de
archivo, el orden de las fechas o los formatos de nmero, que Microsoft Access utiliza para
importar o exportar un archivo de texto delimitado o de ancho fijo. Un especificacin de
importacin
exportacin
se
almacena
con
el
nombre
predeterminado: Nombrearchivo_ImportSpec o Nombrearchivo_ExportSpec en la base de

datos a la que se importa o desde la que se exporta.
Puede crear una especificacin de importacin o exportacin mediante el Asistente para
importacin de texto o el Asistente para exportacin de texto. Utilice una especificacin de
importacin o exportacin cuando desee importar a la misma tabla, exportar al mismo
archivo, o automatizar el proceso de importacin o exportacin, repetidamente.
86

Tambin puede utilizar un archivo SCHEMA.INI en un programa de Microsoft

Visual Basic para proporcionar un mayor control sobre los datos del archivo de texto, por
ejemplo, especificar formatos de moneda especiales o manipular tipos de datos de coma
flotante. Un archivo SCHEMA.INI es un archivo de texto que contiene entradas que anulan
los valores de controladores de texto predeterminados en el Registro de Microsoft
Windows. Debe almacenar un archivo SCHEMA.INI en la misma carpeta que el archivo de
texto importado o exportado, y su denominacin debe ser siempre SCHEMA.INI.
Orgenes de datos ODBC
A un origen de datos ODBC (origen de datos ODBC: datos e informacin necesaria para
tener acceso a esos datos desde programas y bases de datos que admitan el protocolo
ODBC (conectividad abierta de bases de datos).), por ejemplo, una base de datos y el
servidor donde reside, se tiene acceso a travs de un controlador de Conectividad abierta
de base de datos (ODBC (Conectividad abierta de bases de datos): mtodo estndar para
compartir datos entre bases de datos y programas. Los controladores ODBC utilizan SQL
(Lenguaje de consulta estructurado) para obtener acceso a datos externos.) (ODBC).
Qu es un origen de datos?
Un origen de datos est formado por la procedencia de los datos y la informacin de
conexin necesaria para tener acceso a los mismos. Ejemplos de orgenes de datos son
Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Oracle RDBMS, una hoja de clculo y un archivo de
texto. Ejemplos de informacin de conexin son la ubicacin del servidor, el nombre de la
base de datos, el Id. de inicio de sesin, la contrasea y diversas opciones de controlador
ODBC que describen cmo conectarse al origen de datos.
En la arquitectura ODBC, una aplicacin (como Access o un programa de Microsoft Visual
Basic) se conecta al Administrador de controladores ODBC que, a su vez, utiliza un
controlador ODBC especfico (por ejemplo, el controlador ODBC de Microsoft SQL) para
conectarse a un origen de datos (en este caso, una base de datos de Microsoft SQL
Server (base de datos SQL: base de datos basada en el lenguaje SQL, lenguaje de consulta
estructurado.)). En Access, los orgenes de datos ODBC se utilizan para conectarse a
orgenes de datos externos a Access que no tienen controladores integrados.
Para conectarse a estos orgenes de datos, siga el procedimiento que se indica a
continuacin:
87

Instale el controlador ODBC apropiado en el equipo que contenga el origen
de datos.
Defina un nombre de origen de datos (DSN) utilizando el Administrador de orgenes de

datos ODBC para almacenar la informacin de conexin en el Registro de Microsoft
Windows o en un archivo DSN, o bien una cadena de conexin en cdigo de Visual Basic
para pasar la informacin de conexin directamente al Administrador de controladores
ODBC.
Orgenes de datos de equipos
Los orgenes de datos de equipos almacenan informacin de conexin en el registro de
Windows de un determinado equipo con un nombre definido por el usuario. Los orgenes de
datos de equipos slo se pueden utilizar en el equipo en que estn definidos. Hay dos tipos
de orgenes de datos de equipos , a saber, del usuario y del sistema. Los orgenes de datos
del usuario slo pueden ser utilizados por el usuario actual y nicamente los puede ver
dicho usuario. Los orgenes de datos del sistema pueden ser utilizados por todos los
usuarios de un equipo y los pueden ver todos los usuarios del equipo y de los servicios del
sistema como, por ejemplo, servicios de Microsoft Windows. Un origen de datos de equipo
es especialmente til cuando se desea proporcionar seguridad adicional, dado que ayuda a
garantizar que slo los usuarios que han iniciado una sesin pueden ver un origen de datos
de equipo y un usuario remoto no puede copiar dicho origen de datos a otro equipo.
Orgenes de datos de archivos
Los orgenes de datos de archivos (tambin denominados archivos DSN) almacenan
informacin de conexin en un archivo de texto, no en el Registro de Windows, y,
generalmente, se pueden utilizar con mayor flexibilidad que los orgenes de datos de
equipos. Por ejemplo, se puede copiar un origen de datos de archivo a cualquier equipo con
el controlador ODBC correcto para que su aplicacin pueda basarse en informacin de
conexin coherente y precisa para todos los equipos utilizados. Tambin se puede colocar el
origen de datos de archivo en un nico servidor, compartirlo entre varios equipos en la red,
y mantener fcilmente la informacin de conexin en una ubicacin.
Tambin es posible que un origen de datos no se pueda compartir. Un origen de datos de
archivo que no se puede compartir reside en un nico equipo y apunta a un origen de datos
88

de equipo. Es posible utilizar orgenes de datos de archivos que no se pueden

compartir para obtener acceso a orgenes de datos de equipos existentes desde orgenes de
datos de archivos.
Cadenas de conexin
Si es programador, puede definir una cadena de conexin con formato en su cdigo de
Microsoft Visual Basic que especifique la informacin de conexin. La utilizacin de una
cadena de conexin evita la definicin de un equipo o un archivo DSN y pasa la informacin
de conexin directamente al Administrador de controladores ODBC. Esto es til, por
ejemplo, cuando se desea evitar que los administradores de sistemas o los usuarios tengan
que crear primero un DSN, o para simplificar la instalacin de su aplicacin. Para mantener
la seguridad de la informacin de cadena de conexin de su cdigo, ayude a proteger el
cdigo creando un archivo MDE o mediante una contrasea.
Nota de seguridad Utilice contraseas fuertes que combinen letras en maysculas y
minsculas, nmeros y smbolos. Las contraseas dbiles son aquellas que no mezclan
dichos elementos. Un ejemplo de contrasea fuerte sera Y6dh!et5, y de dbil, Casa27.
Utilice una contrasea fuerte que pueda recordar para no tener que anotarla en ningn
sitio.
Expresiones
Las expresiones (expresin: cualquier combinacin de operadores matemticos o lgicos,
constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evala a un
solo valor. Las expresiones puede realizar clculos, manipular caracteres o probar datos.)
son un componente fundamental de numerosas operaciones en Microsoft Access. Una
expresin es una combinacin de smbolos (identificadores (identificador (expresiones):
elemento de una expresin que hace referencia al valor de un campo, control o propiedad.
Por ejemplo, Formularios![Pedidos]![Id. de Pedido] es un identificador que hace referencia
al valor del control Id. de pedido del formulario Pedidos.), operadores (operador: signo o
smbolo que especifica el tipo de clculo que se debe llevar a cabo en una expresin.
Hay operadores matemticos, comparativos, lgicos y referenciales.) y valores) que genera
un resultado. Por ejemplo, puede utilizar la expresin siguiente en un control (control:
objeto de interfaz grfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de
89

verificacin, una barra de desplazamiento o un botn de comando, que

permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y
opciones, realizar una opcin o facilitar la lectura de la interfaz.) de un formulario o de un
informe para mostrar la suma de los valores de los controles Subtotal y Transporte:
= [Subtotal] + [Transporte]
Cundo se utilizan expresiones
Para establecer una propiedad que defina un control calculado (control calculado: control
que se utiliza en un formulario, informe o pgina de acceso a datos para mostrar el
resultado de una expresin. El resultado se vuelve a calcular cada vez que hay un cambio en
uno de los valores en los que se basa la expresin.), que establezca una regla de
validacin (regla de validacin: propiedad que define valores de entrada vlidos para un
campo o registro de una tabla, o un control de un formulario. Access muestra el mensaje
especificado en la propiedad TextoDeValidacin cuando se infringe la regla.) o que
establezca un valor predeterminado de campo.
Para insertar una expresin de criterios (criterios: condiciones que se especifican para
limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un
filtro.), crear un campo calculado (campo calculado: campo definido en una consulta que
muestra el resultado de una expresin en lugar de mostrar datos almacenados. El valor se
vuelve a calcular cada vez que cambia un valor de la expresin.) o actualizar registros en una
consulta o un filtro.
Para establecer una condicin cuyo objeto sea ejecutar una accin (accin: componente
bsico de una macro; instruccin independiente que se puede combinar con otras acciones
para automatizar tareas. A veces se denomina comando en otros lenguajes de macros.) o
una serie de acciones en una macro, o para especificar argumentos (argumento: valor que
proporciona informacin a una accin, un evento, un mtodo, una propiedad, una funcin o
un procedimiento.) para varias acciones.
Para especificar argumentos para varias funciones, instrucciones (instruccin: unidad

sintcticamente completa que expresa un tipo de operacin, declaracin o definicin
especfico. Normalmente, una instruccin es una lnea en un procedimiento o seccin
Declarations, pero dos o ms pueden estar en una lnea separadas por un signo de dos
puntos (:).) y mtodos (mtodo: procedimiento similar a una instruccin o funcin que
90

funciona en objetos especficos. Por ejemplo, puede aplicar el mtodo Print

en el objeto Debug para transferir el resultado impreso a la ventana Ejecucin.) en
procedimientos de Microsoft Visual Basic para aplicaciones (Visual Basic para Aplicaciones
(VBA): versin del lenguaje de macros-de Microsoft Visual Basic que se utiliza para
programar aplicaciones Windows y que se incluye en varias aplicaciones Microsoft.).
Para editar una consulta SQL (lenguaje de consulta estructurado (SQL): lenguaje de
programacin y consulta de bases de datos ampliamente utilizado para tener acceso,
consultar, actualizar y administrar datos en un sistema de bases de datos relacionales.) en la
vista SQL (vista SQL: ventana que muestra la instruccin SQL para la consulta activa o que se
utiliza para crear una consulta especfica de SQL (unin, paso a travs o definicin de datos).
Cuando se crea una consulta en la vista Diseo, Access construye el SQL equivalente en la
vista SQL.) de la ventana Consulta (ventana Consulta: ventana en la que se puede trabajar
con consultas en las vistas Diseo, Hoja de datos, SQL o Vista preliminar.) o para utilizar una
instruccin SQL (cadena o instruccin de SQL: expresin que define un comando de SQL,
como SELECT, UPDATE o DELETE, e incluye clusulas como WHERE y ORDER BY. Las
instrucciones o cadenas de SQL se utilizan en consultas y en funciones de agregado.) en el
valor o argumento de una propiedad.
Puede especificar un valor en una expresin utilizando un valor literal, una constante, una
funcin o un identificador.
Valores literales
Un valor literal representa un valor, por ejemplo, un nmero, una cadena o una fecha, que
Microsoft Access evala exactamente como se ha escrito. "New York," 100 y #1-Jan-01# ('1Jan-01' en ANSI-92) son ejemplos de valores literales.
Valores de fecha y hora
Si se rodea un elemento de una expresin con el smbolo # (o con comillas simples (') en
ANSI-92), significa que el elemento es un valor de fecha u hora. Microsoft Access evala
automticamente los valores indicados entre smbolos # (o comillas simples) como valores
de fecha/hora y permite escribir el valor en cualquier formato comn de fecha y hora.
No es necesario que escriba signos de nmero (o signos de comilla tipogrfica) que incluyen
los valores de fecha/hora en las expresiones de validacin o de criterio basadas en campos
91

cuyo tipo de datos (tipo de datos de campo: caracterstica de un campo que

determina el tipo de datos que puede almacenar. Por ejemplo, un campo cuyo tipo de datos
es Texto puede almacenar datos que consten de letras o nmeros, pero un campo de tipo
Numrico slo puede almacenar datos numricos.) sea Fecha/Hora. Puede escribir el valor
en cualquier formato comn de fecha u hora y Microsoft Access insertar automticamente
estos smbolos correctamente. Recuerde que Access 2002 y las versiones posteriores son
compatibles con ANSI-92.
Microsoft Access muestra el valor de acuerdo con la configuracin regional especificada en
el Panel de control de Microsoft Windows. Puede cambiar el formato de resultados de una
fecha mediante la propiedad Formato (Format).
Cadenas de texto
Si un elemento de una expresin va incluido entre comillas dobles ("), significa que el
elemento es texto.
Al escribir texto en una expresin de validacin (validacin: proceso mediante el que se
comprueba que los datos especificados cumplen ciertas condiciones o limitaciones.) o de
criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen
en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.), puede omitir las comillas dobles,
ya que Microsoft Access las insertar automticamente.
Por ejemplo, si escribe la expresin Pars, Microsoft Access la mostrar como sigue:
"Pars"
Si desea que una expresin genere una cadena entre comillas dobles, puede incluir la
cadena anidada entre comillas simples (') o tres pares de comillas dobles ("). Por ejemplo,
las expresiones siguientes son equivalentes:
Forms![Contactos]![Ciudad].DefaultValue = ' "Pars" '
Forms![Contactos]![Ciudad].DefaultValue = " " "Pars" " "
Constantes
Una constante representa un valor que no cambia. Verdadero, Falso y Nulo (Null: valor que
puede especificarse en un campo o utilizarse en expresiones o consultas para indicar datos
desconocidos o ausentes. En Visual Basic, la palabra clave Null indica un valor Null. Algunos
campos, como los de clave principal, no pueden contener Null.) son ejemplos de constantes
que Microsoft Access define automticamente. Tambin puede definir sus propias
92

constantes en Microsoft Visual Basic para aplicaciones (Microsoft Visual

Basic: versin visual del lenguaje de programacin Basic de alto nivel. Microsoft ha
desarrollado Visual Basic para crear aplicaciones basadas en Windows.) y utilizarlas en los
procedimientos de Visual Basic.
Nota No puede utilizar constantes de Visual Basic en las funciones que utiliza en sus
expresiones. Por ejemplo, Visual Basic tiene constantes para los das de la semana que se
pueden utilizar en una funcin como vbSunday para representar el domingo, vbMonday
para representar el lunes, y as sucesivamente. Cada constante tiene asignado un valor
numrico; por ejemplo, el valor numrico de vbSunday es 1 y el valor numrico de
vbMonday es 2. Si utiliza una funcin en una expresin, debe incluir los valores numricos
que representan los das de la semana.
Funciones
Una funcin devuelve un valor basado en el resultado de un clculo u otra operacin.
Microsoft Access cuenta con numerosas funciones incorporadas, como por ejemplo las
siguientes:
La funcin Fecha (Date) devuelve la fecha actual.
La funcin Suma (Sum) devuelve la suma de un conjunto de valores de campos.
La funcin DBsq (DLookup) devuelve el valor de un campo especfico.

Identificadores de campo, control y propiedad
Un identificador hace referencia al valor de un campo, de un control o de una propiedad.
Por ejemplo, el identificador siguiente hace referencia a la propiedad ValorPredeterminado
(DefaultValue) del control FechaPedido del formulario Pedidos:
Formularios![Pedidos]![FechaPedido].ValorPredeterminado
Generar expresiones
Escribir nombres de objetos
Los corchetes ([ ]) en torno a un campo, control o propiedad en un identificador indican que
el elemento es el nombre de una tabla, consulta, formulario, informe, campo o control.
Al escribir el nombre de un objeto en un identificador, debe hacerlo entre corchetes cuando
contenga un espacio o un carcter especial, como el subrayado (_). Si el nombre no contiene
93

espacios ni caracteres especiales, puede escribirlo sin corchetes. Microsoft

Access inserta los corchetes automticamente (con las dos excepciones indicadas ms
abajo).
Por ejemplo, puede escribir la expresin siguiente como valor de la propiedad
OrigenDelControl (ControlSource) para calcular la suma de los valores de los campos
Transporte e ImportePedido:
= Transporte + ImportePedido
Microsoft Access mostrar la expresin de la siguiente manera:
= [Transporte] + [ImportePedido]
Nota En el valor de una propiedad ReglaDeValidacin (ValidationRule) o en la celda Criterios
de la cuadrcula de diseo (cuadrcula de diseo: cuadrcula utilizada para disear una
consulta o un filtro en la vista Diseo de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado.
Para las consultas, esta cuadrcula se conoca antes como la cuadrcula QBE.) de la consulta,
Microsoft Access no siempre inserta automticamente corchetes alrededor de los nombres.
Si especifica el nombre de un objeto, asegrese de incluir los corchetes. En caso contrario,
Microsoft Access puede suponer que se trata de texto e insertar comillas dobles.
Utilizar los operadores ! y . (punto) en las expresiones
Puede utilizar los operadores ! y . (punto) en un identificador para indicar el tipo de
elemento que va inmediatamente a continuacin.
El operador !
El operador! indica que el elemento siguiente ha sido definido por el usuario (un elemento
de una coleccin (coleccin: objeto que contiene un conjunto de objetos relacionados. La
posicin de los objetos en la coleccin es variable: cada vez que se produce algn cambio en
la coleccin, puede variar la posicin que ocupa alguno de sus objetos en ella.)). Por
ejemplo, puede usar el operador! para hacer referencia a un formulario abierto, a un
informe abierto, o a un control de un formulario o informe abierto.
Identificador
Hace referencia a
Formularios![Pedidos]
El formulario abierto Pedidos.
Informes![Factura]
El informe abierto Factura.
Formularios![Pedidos]![IdPedido] El control IdPedido del formulario abierto Pedidos.
94

El operador . (punto)
El operador . (punto) indica normalmente que el elemento siguiente ha sido definido por
Microsoft Access. Por ejemplo, puede utilizar el operador . (punto) para hacer referencia a
una propiedad de un formulario, informe o control. Tambin puede utilizar el operador .
(punto) para hacer referencia al valor de un campo de una instruccin SQL (cadena o
instruccin de SQL: expresin que define un comando de SQL, como SELECT, UPDATE o
DELETE, e incluye clusulas como WHERE y ORDER BY. Las instrucciones o cadenas de SQL se
utilizan en consultas y en funciones de agregado.), un (Microsoft Visual Basic: versin visual
del lenguaje de programacin Basic de alto nivel. Microsoft ha desarrollado Visual Basic para
crear aplicaciones basadas en Windows.)mtodo (mtodo: procedimiento similar a una
instruccin o funcin que funciona en objetos especficos. Por ejemplo, puede aplicar el
mtodo Print en el objeto Debug para transferir el resultado impreso a la ventana
Ejecucin.) de Microsoft Visual Basic para aplicaciones o un conjunto.
Identificador
Hace referencia a
La propiedad Visible del control Destinatario en
Informes![Factura]![NombreEnvo].Visible
SELECT
el informe Factura.
Employees.EmployeeID,
Orders.OrderID
FROM Employees INNER JOIN Orders ON
Employees.EmployeeID
El campo IdEmpleado de la tabla Empleados y

la tabla Pedidos.
Orders.EmployeeID;
El
mtodo
Close
de
Microsoft
Visual
Basic (Microsoft Visual Basic: versin visual del

DoCmd.Close
lenguaje de programacin Basic de alto nivel.

Microsoft ha desarrollado Visual Basic para
crear aplicaciones basadas en Windows.).
Forms![Pedidos].Properties.Refresh
El mtodo Refresh del conjunto Properties del

formulario Pedidos.
95

Combinar valores de campos, controles o propiedades

Puede combinar el valor de un campo, control o propiedad con una cadena literal utilizando
el operador de concatenacin &. Por ejemplo, la siguiente expresin combina la cadena
literal "[IdCategora] = " con el valor del control CategoryID del formulario Productos:
"[IdCategora] = " & Forms![Productos]![IdCategora]
En algunas circunstancias, por ejemplo, en una funcin de agregado de dominio (funcin de
agregado de dominio: funcin, como DProm o DMx, que se utiliza para
calcular estadsticas sobre un conjunto de registros (un dominio).) como DLookup, el valor
del campo, control o propiedad debe incluirse entre comillas simples (') o dobles ("). La
forma ms sencilla de hacerlo es agregar una comilla simple a la cadena literal y luego
combinar la expresin con otra cadena literal formada por una comilla sencilla tras el valor
del campo, control o propiedad, de la siguiente manera:
"[IdCategora] = ' " & Forms![Productos]![IdCategora] & " ' "
Puede que las aplicaciones Microsoft Access existentes utilicen operadores de barra vertical
(| |) en lugar de la combinacin de comillas de apertura y cierre y operadores de
concatenacin &:
"[IdCategora] = '|Forms![Productos]![IdCategora]|' "
Sin embargo, no es recomendable utilizar barras verticales, pues pueden producir
resultados inesperados en algunas circunstancias.
Puede crear la expresin por s mismo o puede utilizar el Generador de expresiones.
Crear una expresin por s mismo

Si escribe una expresin cuya longitud es superior al rea de entrada estndar de una hoja
de propiedades (hoja de propiedades: ventana que se utiliza para ver o modificar las
propiedades de varios objetos como tablas, consultas, campos, formularios, informes,
pginas de acceso a datos y controles.), una cuadrcula de diseo (cuadrcula de diseo:
cuadrcula utilizada para disear una consulta o un filtro en la vista Diseo de consulta o en
la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrcula se conoca antes
como
la
cuadrcula
QBE.)
un
argumento
de accin (argumento
de
accin: informacin adicional que requieren algunas acciones de macro, por ejemplo, el
96

objeto al que afecta la accin o condiciones especiales en las que tiene lugar
la accin.), puede hacerlo en el cuadro Zoom. Para abrir el cuadro Zoom, presione
MAYS+F2 cuando el enfoque (foco: capacidad para recibir entradas del usuario a travs de
acciones del mouse (ratn) o del teclado, o del mtodo SetFocus. Tanto el usuario como la
aplicacin pueden establecer el foco. El objeto que tiene el foco suele indicarse con un ttulo
o barra de ttulo resaltados.) est situado en el lugar donde desea escribir la expresin.
Al introducir una expresin en una hoja de propiedades, en la cuadrcula de diseo o en un
argumento de accin, Microsoft Access:
Inserta determinados caracteres cuando cambia el enfoque. Dependiendo del lugar donde
escriba la expresin, Microsoft Access inserta automticamente corchetes ([ ]) alrededor de
los nombres de formularios, informes, campos o controles (control: objeto de interfaz
grfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificacin, una barra de
desplazamiento o un botn de comando, que permite a los usuarios controlar el programa.
Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opcin o facilitar la
lectura de la interfaz.), smbolos de nmero (#) alrededor de las fechas, y comillas dobles (")
alrededor del texto.
Nota Cuando se agrega una expresin a un control calculado (control calculado: control que
se utiliza en un formulario, informe o pgina de acceso a datos para mostrar el resultado de
una expresin. El resultado se vuelve a calcular cada vez que hay un cambio en uno de los
valores en los que se basa la expresin.), debe anteponer un signo igual (=) a dicha
expresin. Access no inserta el signo igual automticamente.
Reconoce los nombres de funciones, propiedades y separadores de lista especficos de cada

regin
para
las
versiones
internacionales.
Al
incluir
en
una
expresin
una funcin o propiedad, en la mayora de las versiones internacionales de Microsoft

Access, puede:
Escribir el nombre localizado (en su idioma) en una hoja de propiedades, en una cuadrcula
de diseo o en un argumento de accin.
Utilizar
el
separador
de
listas
de
su
pas
al
especificar
ms
de
un
argumento (argumento: valor que proporciona informacin a una accin, un evento, un
97

mtodo, una propiedad, una funcin o un procedimiento.) para una funcin.

El separador de listas se especifica en la ficha Nmero, como parte de la configuracin
regional, en el Panel de control de Windows. En la mayora de las versiones internacionales,
el separador de listas predeterminado es el carcter punto y coma (;).
Sin embargo, en el cdigo de Microsoft Visual Basic para aplicaciones, es necesario escribir
el nombre de la funcin o propiedad en ingls, y usar la coma (,) como separador de listas.
El Generador de expresiones
El Generador de expresiones tiene las tres secciones siguientes (de arriba a abajo):
Cuadro de expresiones
En la seccin superior del generador se encuentra un cuadro en el
que se genera la expresin (expresin: cualquier combinacin de operadores matemticos o

lgicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evala a
un solo valor. Las expresiones puede realizar clculos, manipular caracteres o probar
datos.). Utilice la seccin inferior para crear los elementos de la expresin, y luego insrtelos
en el cuadro para formarla. Tambin puede escribir componentes de la expresin
directamente en este cuadro.
Botones de operadores
En la seccin intermedia del generador hay botones para los
operadores (operador: signo o smbolo que especifica el tipo de clculo que se debe llevar a
cabo en una expresin. Hay operadores matemticos, comparativos, lgicos y referenciales.)
que se utilizan con ms frecuencia. Al hacer clic en uno de ellos, el Generador de
expresiones insertar el operador en el lugar del cuadro de expresiones donde se encuentre
el punto de insercin. Si desea consultar una lista completa de los operadores que se
98

pueden emplear en expresiones, haga clic en la carpeta Operadores situada

en el cuadro inferior izquierdo, y en la categora de operadores que corresponda en el
cuadro intermedio. En el cuadro de la derecha aparecern todos los operadores de la
categora seleccionada.
Elementos de expresiones
En la seccin inferior del generador hay tres cuadros:
El cuadro situado a la izquierda contiene carpetas que muestran los objetos tabla, consulta,
formulario e informe de la base de datos, las funciones integradas y definidas por el usuario,
las constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no vara. Por
ejemplo, el nmero 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o
los valores resultantes de ellas, no son constantes.), los operadores y las expresiones
comunes.
El cuadro intermedio muestra los elementos especficos o las categoras de elementos que
corresponden a la carpeta seleccionada en el cuadro de la izquierda. Por ejemplo, al hacer
clic en Funciones incorporadas en el cuadro de la izquierda, en el cuadro intermedio
aparecen las categoras de funciones de Microsoft Access.
En el cuadro de la derecha aparecen los valores que corresponden a los elementos

seleccionados en los cuadros izquierdo e intermedio. Por ejemplo, al hacer clic en Funciones
incorporadas en el cuadro de la izquierda y una categora de funciones en el cuadro
intermedio, en el cuadro de la derecha aparecern todas las funciones incorporadas de la
categora seleccionada.
Nota Al insertar un identificador (identificador (expresiones): elemento de una expresin
que hace referencia al valor de un campo, control o propiedad. Por ejemplo,
Formularios![Pedidos]![Id. de Pedido] es un identificador que hace referencia al valor del
control Id. de pedido del formulario Pedidos.) en una expresin, el Generador de
expresiones slo pega las partes del identificador que sean necesarias en el contexto actual.
Por ejemplo, si inicia el Generador de expresiones desde la hoja de propiedades (hoja de
propiedades: ventana que se utiliza para ver o modificar las propiedades de varios objetos
como tablas, consultas, campos, formularios, informes, pginas de acceso a datos y
controles.) del formulario Clientes e inserta en la expresin un identificador de la propiedad
Visible del formulario, el Generador de expresiones slo pegar el nombre de la propiedad:
99

Visible. Si utiliza esta expresin fuera del contexto del formulario, deber
incluir el identificador completo: Forms![Clientes].Visible
Ejemplos de expresiones
Las expresiones (expresin: cualquier combinacin de operadores matemticos o lgicos,
valor. Las expresiones puede realizar clculos, manipular caracteres o probar datos.) se
utilizan en muchas operaciones de Microsoft Access, como la creacin de controles
calculados (control calculado: control que se utiliza en un formulario, informe o pgina de
acceso a datos para mostrar el resultado de una expresin. El resultado se vuelve a calcular
cada vez que hay un cambio en uno de los valores en los que se basa la expresin.), criterios
de consultas y filtros, valores predeterminados, reglas de validacin y condiciones
de macros. A menudo, la forma ms sencilla de crear una expresin es encontrar un ejemplo
similar a la expresin deseada y modificarlo para que produzca el resultado deseado.
Ejemplos de expresiones utilizadas en formularios, informes y pginas de acceso a datos
Ejemplos de cmo manipular y calcular fechas
La siguiente tabla enumera ejemplos de expresiones que puede utilizar en los controles
cada vez que hay un cambio en uno de los valores en los que se basa la expresin.) de los
formularios, informes y pginas de acceso a datos (pgina de acceso a datos: pgina Web,
datos. Una pgina puede incluir tambin datos de otros orgenes de datos, como Excel.).
Expresin
Descripcin
Utiliza la funcin Fecha para mostrar la fecha actual en el
=Fecha()
formato mm-dd-aaaa, donde mm es el mes (del 1 al 12), dd es

el da (del 1 al 31) y aaaa es el ao (de 1980 a 2099).
Utiliza la funcin Formato (Format) para presentar el nmero de
=Formato(Ahora(), "ss")
la semana del ao que representa la fecha actual, donde ss es 1

a 53.
10

=ParcFecha("yyyy",
Utiliza la funcin ParcFecha (DatePart) para presentar los cuatro
[FechaPedido])
dgitos del ao del valor del campo FechaPedido.
=SumFecha("a",
[FechaPrometida])
=DifFecha("d",
[FechaOrden],
[FechaEnviado])
-10, Utiliza la funcin SumFecha (DateDif) para presentar una fecha

que sea 10 das antes del valor del campo FechaPrometida.
Utiliza la funcin DifFecha para presentar la varianza en das
entre los valores de los campos FechaOrden y FechaEnviado.
Notas
En la propiedad OrigenDelControl (ControlSource) de un control calculado, haga preceder la

expresin con el operador =. En una pgina de acceso a datos, puede omitir el operador = y
escribir un alias en su lugar; por ejemplo, escriba NmeroSemana: Formato(Ahora(), "ww").
Cuando establezca la propiedad Nombre de un control calculado en un formulario o

informe, o establezca la propiedad ID de un control calculado en una pgina de acceso a
datos, asegrese de que utiliza un nombre nico. No utilice el nombre o Id. de uno de los
controles que us en la expresin.
En una expresin de un formulario o informe, puede utilizar el nombre de un control o el

nombre de un campo del origen de registros base. En una expresin de una pgina de
acceso a datos, slo puede utilizar el nombre de un campo que se encuentre en la definicin
de datos (definicin de datos: campos de tablas y consultas subyacentes, as como
expresiones que forman el origen de registros de una pgina de acceso a datos.) de la
pgina.
Ejemplos de cmo manipular valores de texto
10

acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados
en la base de datos. Una pgina puede incluir tambin datos de otros orgenes de datos,
como Excel.).
Expresin
Descripcin
="N/A"
Presenta N/A.
Presenta el valor de los campos de Nombre y Apellido
=[Nombre]&" "&[Apellido]
separados por un espacio.
=Izquierda([NombreProducto],
Utiliza la funcin Izquierda para presentar el primer
1)
carcter del valor del campo NombreProducto.

Utiliza la funcin Derecha para presentar los dos ltimos
=Derecha ([CdigoActivo], 2)
caracteres del valor del campo CdigoActivo.

Utiliza la funcin Recortar para presentar el valor del
=Recortar([Direccin])
campo Direccin, borrando cualquier espacio delantero o

trasero.
Utiliza la funcin SiInm para presentar el valor de los
campos Ciudad y CdPostal si Regin es Nulo (Null: valor
=Si
Inm
(EsNulo([Regin]),[Ciudad]&" "&
[CdPostal,[Ciudad]&"
"&[Regin]&" "& [CdPostal])
que puede especificarse en un campo o utilizarse en

expresiones o consultas para indicar datos desconocidos o
ausentes. En Visual Basic, la palabra clave Null indica un
valor Null. Algunos campos, como los de clave principal,
no pueden contener Null.); en caso contrario, presenta el
valor de los campos Ciudad, Regin y CdPostal,
separados por espacios.
Notas

expresin con el operador =. En una pgina de acceso a datos, puede omitir el operador = , y
escribir un alias en su lugar; por ejemplo, escriba NombreCompleto: [Nombre] & " " &
[Apellido].
10

Cuando establezca la propiedad Nombre de un control calculado en un
formulario o informe, o establezca la propiedad ID de un control calculado en una pgina de

acceso a datos, asegrese de que utiliza un nombre nico. No utilice el nombre o Id. de uno
de los controles que us en la expresin.

expresiones que forman el origen de registros de una pgina de acceso a datos.) de dicha
pgina.
Ejemplos de cmo manipular operaciones aritmticas
datos. Una pgina puede incluir tambin datos de otros orgenes de datos, como Excel.).
Expresin
Descripcin
= [Subtotal] + [Transporte]
La suma de los valores de los campos Subtotal y Cargo.
=[FechaRequerida]-
La diferencia entre los valores de los campos FechaRequerida
[FechaEnviado]
y FechaEnviado.
=[Precio] * 1,06
=[Cantidad] * [Precio]
=[TotalEmpleado]/[TotalPas]
El producto del valor del campo Precio y 1.06 (incrementa un

6 por ciento al valor de Precio).
El producto de los valores de los campos Cantidad y Precio.
El cociente de los valores de los campos TotalEmpleado y
TotalPas
Notas
10

En la propiedad OrigenDelControl (ControlSource) de un control calculado,
haga preceder la expresin con el operador =. En una pgina de acceso a datos, puede
omitir el operador = y escribir un alias en su lugar; por ejemplo, escriba PrecioExtendido:
[Cantidad]*[Precio].
Cuando establezca la propiedad Nombre de un control calculado en un formulario o

informe, o establezca la propiedad ID de un control calculado en una pgina de acceso a
datos, asegrese de que utiliza un nombre nico. No utilice el nombre o Id. de uno de los
controles que us en la expresin.

pgina.
Cuando utilice un operador aritmtico (+, -, *, /) en una expresin y el valor de uno de los
controles en la expresin sea Nulo (Null: valor que puede especificarse en un campo o
utilizarse en expresiones o consultas para indicar datos desconocidos o ausentes. En Visual
Basic, la palabra clave Null indica un valor Null. Algunos campos, como los de clave principal,
no pueden contener Null.), el resultado de la expresin completa ser Nulo. En un
formulario o informe, si algunos registros en uno de los controles que utiliz en la expresin
pudiera tener un valor Nulo, puede convertir el valor Nulo a cero utilizando la funcin Nz;
por ejemplo:
=Msodsc.Nz([Subtotal]) + Msodsc.Nz([Freight])
Ejemplos de qexpresiones condicionales
10

acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados
en la base de datos. Una pgina puede incluir tambin datos de otros orgenes de datos,
como Excel.).
Expresin
Descripcin
=SiInm([Confirmado] = "S", "Pedido

confirmado", "Pedido no confirmado")
Muestra el mensaje "Pedido confirmado" si el valor

del campo Confirmado es S; en caso contrario,
muestra el mensaje "Pedido no confirmado".
Muestra una cadena en blanco si el valor del
campo Pas es Nulo (Null: valor que puede
especificarse en un campo o utilizarse en
expresiones o consultas para indicar datos
=SiInm(EsNulo([Pas]), " ", [Pas])
desconocidos o ausentes. En Visual Basic, la

palabra clave Null indica un valor Null. Algunos
campos, como los de clave principal, no pueden
contener Null.); en caso contrario, muestra el valor
del campo Pas.
=SiInm(EsNulo([Regin]),[Ciudad]&" "&
[CdPostal], [Ciudad]&" "&[Regin]&" "
&[CdPostal])
"Compruebe
una
fecha perdida ", [FechaRequerida] [FechaEnviado])
CdigoPostal si Regin es Nulo; en caso contrario,

muestra los valores de los campos Ciudad, Regin y
CdigoPostal.
=SiInm(EsNulo([FechaRequerida]
[FechaEnviado]),
Muestra los valores de los campos Ciudad y
Muestra el mensaje "Busque una fecha que falta"

si el resultado de restar FechaEnviado de
FechaRequerida es Nulo; en caso contrario,
muestra la diferencia entre los valores de los
campos FechaRequerida y FechaEnviado.
Notas

expresin con el operador =. En una pgina de acceso a datos, puede omitir el operador = y
escribir un alias en su lugar; por ejemplo, escriba MostrarPas: SiInm(EsNulo([Pas]), " ",
[Pas]).
10

Cuando establezca la propiedad Nombre de un control calculado en un
formulario o informe, o establezca la propiedad ID de un control calculado en una pgina de

acceso a datos, asegrese de que utiliza un nombre nico. No utilice el nombre o Id. de uno
de los controles que us en la expresin.

pgina.
Ejemplos de funciones de agregado y de agregado de dominio
Nota No se pueden utilizar funciones agregadas y de agregado de dominio en una pgina de
editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una pgina puede incluir
tambin datos de otros orgenes de datos, como Excel.). Tampoco se pueden utilizar
funciones de agregado de dominio en un proyecto de Microsoft Access (.ADP) (proyecto de
Microsoft Access: archivo de Access que se conecta con una base de datos de Microsoft SQL
Server y se utiliza para crear aplicaciones cliente-servidor. Un archivo de proyecto no
contiene datos ni objetos basados en definiciones de datos, como, por ejemplo, tablas o
vistas.).
Ejemplos de expresiones que utilizan funciones agregadas
Expresin
=Promedio([Cargo])
=Cuenta([IdPedido])
=Suma([Ventas])
Descripcin
Utiliza la funcin Promedio (Avg) para presentar la media de los
valores del control Cargo.
Utiliza la funcin Cuenta (Count) para presentar el nmero de
registros en el control IdPedido.
Utiliza la funcin Suma (Sum) para presentar la suma de los valores
del control Ventas.
10

=Suma([Cantidad]
* Utiliza la funcin Suma (Sum)para presentar la suma del producto
[Precio])
de los valores de los controles Cantidad y Precio.

Presenta el porcentaje de las ventas, determinado dividiendo el
=[Ventas]
Suma([Ventas]) * 100
valor del control Ventas por la suma de todos los valores del control
Ventas.
Nota Si la propiedad Formato (Format) del control est establecida
a Porcentaje, no incluya el *100.
Ejemplos de expresiones que utilizan funciones de agregado de dominio

Expresin
Descripcin
Utiliza la funcin Dbsq (DLookup) para presentar el
=Dbsq("[NombreContacto]",
"[Proveedores]",
"[IdProveedor]
valor del campo NombreContacto en la tabla

= Proveedores donde el valor del campo IdProveedor
Forms![IdProveedor]")
de la tabla se corresponde con el valor del control

IdProveedor en el formulario activo.
=Dbsq("[NombreContacto]",
"[
Proveedores]",
"[IdProveedor]
Forms![Nuevos
Proveedores]![IdProveedor]")
=DSuma("[CantidadPedido]",
"[Pedidos]", "[IdCliente] = 'RATTC'")
Utiliza la funcin Dbsq (DLookup) para presentar el

valor del campo NombreContacto en la tabla
Proveedores donde el valor del campo IdProveedor
de la tabla se corresponde con el valor del control
IdProveedor en el formulario Nuevos Proveedores.
Utiliza la funcin Dsuma (DSum) para presentar la
suma total de los valores del campo CantidadPedido
en la tabla Pedidos donde el IdCliente es RATTC.
Notas
En un control calculado, anteponga el operador = a la expresin.
Cuando establezca la propiedad Nombre de un control calculado, asegrese de que utiliza

un nombre nico. No utilice el nombre de uno de los controles que utiliz en la expresin.
Ejemplos de expresiones utilizadas en consultas y filtros
Ejemplos de criterios utilizados para recuperar registros
10

Rangos de valores (>, <, >=, <=, <>, o Entre...Y)

Expresin
Resultado
> 234
Para un campo Cantidad, nmeros mayores de 234
< 1200.45
Para un campo PrecioUnidad, nmeros menores de 1200,45

Para un campo Apellidos, todos los nombres desde Daz hasta el
>= "Daz"
Entre
final del alfabeto
#02.02.99#
Y Para un campo FechaPedido, fechas del 2-Feb-99 al 1-Dic-99
#01.12.99#
Entre
(ANSI-89)
'2/2/1999'
Y Para un campo FechaPedido, fechas del 2-Feb-99 al 1-Dic-99
'12/1/1999'
(ANSI-92)
Valores que no coinciden (Negado)

Expresin
Resultado
Negado
Para un campo PasDestinatario, pedidos enviados a pases que no sean
"EE.UU."
EE.UU.
Negado 2
Para un campo Id, el empleado cuyo identificador no es 2
Negado T*
Negado T%
Para un campo Apellidos, los empleados cuyos nombres no empiezan por la

letra "T" (ANSI-89)
Para un campo Apellidos, los empleados cuyos nombres no empiezan por la
letra "T" (ANSI-92)
Valores de una lista (En)

Expresin
En("Canad",
Resultado
"Reino Para un campo PasDestinatario, pedidos enviados a Canad o
Unido")
al Reino Unido
En(Francia, Alemania, Japn)
Para un campo Pas, empleados que viven en Francia,

Alemania o Japn
Valores de texto, parciales y coincidentes

Expresin
Resultado
10

"Londres"
Para un campo CiudadDestinatario, pedidos enviados a Londres
"Londres" O "Hedge End"
Para un campo CiudadDestinatario, pedidos enviados a Londres o

Hedge End
Para un campo NombreCompaa, pedidos enviados a
>="N"
compaas cuyo nombre comienza por las letras de la N a la Z.

Para un campo Destinatario, pedidos enviados a clientes cuyo
Como "S*"
nombre empieza por la letra S (ANSI-89)

Para un campo Destinatario, pedidos enviados a clientes cuyo
Como "S*"
nombre empieza por la letra S (ANSI-92)
Der([IdPedido], 2)="99"
Para un campo IdPedido, pedidos con valores de Id que acaban

en 99
Len([NombreCompaa]) Para un campo NombreCompaa, pedidos para compaas cuyo

> Val(30)
nombre tiene ms de 30 caracteres
Parte de un valor de campo (Como)

Expresin
Como "S*"
Como "S%"
Como
Resultado
Para un campo Destinatario, pedidos enviados a clientes cuyo nombre
empieza por la letra S (ANSI-89)
empieza por la letra S (ANSI-92)
"*Importaciones" finaliza con la palabra "Importaciones" (ANSI-89)

Como
"%Importaciones" finaliza con la palabra "Importaciones" (ANSI-92)

Como "[A-D]*"
Como "[A-D]%"

empieza por las letras de la A a la D (ANSI-89)
empieza por las letras de la A a la D (ANSI-92)
10

Como "*ar*"
Como "%ar%"

incluye la secuencia de letras "ar" (ANSI-89)
incluye la secuencia de letras "ar" (ANSI-92)
Para un campo Destinatario, pedidos enviados al cliente con "Casa"
Como
"Casa como primera parte del nombre y un segundo nombre de 5 letras, de las
Dewe?"
cuales las cuatro primeras son "Dewe" y la ltima se desconoce (ANSI89).

Para un campo Destinatario, pedidos enviados al cliente con "Casa"
Como
"Casa como primera parte del nombre y un segundo nombre de 5 letras, de las
Dewe_"
cuales las cuatro primeras son "Dewe" y la ltima se desconoce (ANSI92).
Fechas
Expresin
#02.02.00#
'02.02.00'
Fecha()
Resultado
Para
un
campo
ShippedDate,
pedidos
enviados el 2 de febrero de 2000 (ANSI-89)

Para
un
campo
ShippedDate,
pedidos
enviados el 2 de febrero de 2000 (ANSI-92)

Para un campo FechaRequerida, pedidos para
hoy
Para un campo FechaRequerida, pedidos
Entre Fecha( ) Y AgregFecha("m", 3, Fecha( )) requeridos entre hoy y tres meses a partir de
hoy
< Fecha( ) - 30
Ao([FechaPedido]) = 1999
Para un campo FechaPedido, pedidos con una

antigedad de ms de 30 das
Para un campo FechaPedido, pedidos con
fechas de 1999
11

Para un campo FechaPedido, pedidos para el
ParcFecha("t", [PedidoFecha]) = 4
SerieFecha(Ao
cuarto trimestre del calendario
([FechaPedido]), Para un campo FechaPedido, pedidos para el
Mes([FechaPedido]) + 1, 1) - 1
ltimo da de cada mes
Ao([FechaPedido])=Ao(Ahora())
Para un campo FechaPedido, pedidos para el
Y Mes([FechaPedido])=Mes(Ahora())
ao y mes actuales
Un valor de campo vaco (Nulo o cadena de longitud cero)

Expresin Resultado
Para
un
campo
ReginDestinatario,
pedidos
de
los
clientes
cuya
ReginDestinatario sea Nulo (Null: valor que puede especificarse en un campo o

Es Nulo
utilizarse en expresiones o consultas para indicar datos desconocidos o ausentes.

En Visual Basic, la palabra clave Null indica un valor Null. Algunos campos, como
los de clave principal, no pueden contener Null.) (vaco)
No
es Para
Nulo
un
campo
ReginDestinatario,
pedidos
de
los
clientes
cuya
ReginDestinatario contenga un valor

Para un campo Fax, pedidos de los clientes que no tienen una mquina de fax, lo
que se indica mediante un valor de cadena de longitud cero (cadena de longitud
cero: cadena que no contiene caracteres. Puede utilizar una cadena de longitud
Notas
cero para indicar que sabe que no hay ningn valor para un campo. Para
especificar una cadena de longitud cero, escriba dos comillas dobles sin espacio
entre ellas (" ").) en el campo Fax en lugar de un valor Nulo (vaco)
Resultado de una funcin de agregado de dominio

Expresin
> (DDesvEst("[Carga]", "Pedidos")
+ DProm("[Carga]", "Pedidos"))
Resultado
Para un campo Freight, pedidos para los que el cargo por
coste queda por encima de la media ms la desviacin
estndar del cargo por coste
>DProm("[Cantidad]", "Detalles de Para un campo Cantidad, productos cuyo pedido exceda

pedidos")
la cantidad de pedido media
11

Resultado de una subconsulta como criterio

Expresin
Resultado
(SELECT [PrecioUnitario] FROM

[Productos]
WHERE Para un campo PrecioUnidad, productos cuyo precio sea el
[NombreProducto] = "Sirope de mismo que el del Sirope de regaliz

regaliz")
> (SELECT AVG([PrecioUnitario]) Para un campo PrecioUnitario, productos que tengan un
FROM [Productos])
precio unitario superior a la media
> ALL (SELECT [Salario] FROM

[Empleados] WHERE ([Cargo]
LIKE "*Director*") OR ([Cargo]
LIKE "*Vicepresidente*"))
Para un campo Salario, el salario de todos los

representantes cuyo salario sea superior al de los
empleados con cargos de "Director" o "Vicepresidente"
Para un campo calculado (campo calculado: campo
>
ALL
(SELECT definido en una consulta que muestra el resultado de una
AVG([PrecioUnitario]
* expresin en lugar de mostrar datos almacenados. El valor
[Cantidad]) FROM [Detalles de se vuelve a calcular cada vez que cambia un valor de la
pedidos])
expresin.) OrderTotal: [Precio unitario] * [Cantidad],

pedidos cuyo total exceda el valor de pedido medio
Ejemplo de expresiones utilizadas en los campos calculados

Manipular valores de texto
Expresin
NombreCompleto: [Nombre] & " "
& [Apellidos]
Direccin2: [Ciudad] & " " &

[Regin] & " " & [CdigoPostal]
ProductoInicial:
Resultado
Muestra el valor de los campos Nombre y Apellidos,
separados
por
un
espacio,
en
el
campo
NombreCompleto
Muestra el valor de los campos Ciudad, Regin y
CdPostal, separados por espacios, en el campo
Direccin2
Muestra
el primer carcter del valor del campo
11

Izq([NombreProducto], 1)
NombreProducto en el campo ProductoInicial
TipoCdigo: Der([CdigoVentaja], Muestra los dos ltimos caracteres del valor del campo
2)
CdigoVentaja en el campo TipoCdigo

Muestra los tres caracteres que comienzan por el
AreaCode: Medio([Telfono], 2, 3) segundo carcter del valor del campo Telfono en el

campo AreaCode
Realizar operaciones aritmticas
Expresin
Resultado
CargaPrincipal: [Carga] * 1.1

CantidadPedido:
[Cantidad]
[PrecioUnitario]
Muestra los gastos de la carga ms un 10 por ciento en el

campo PrimeFreight
* Muestra el producto de los valores de los campos
Cantidad y PrecioUnitario en el campo CantidadPedido
PlazoEntrega: [FechaRequerida] - Muestra la diferencia entre los valores de los campos

[FechaEnvo]
FechaRequerida y FechaEnvo en el campo PlazoEntrega
TotalStock:
Muestra la suma de los valores de los campos
[UnidadesEnExistencia]
[UnidadesEnPedido]
+ UnidadesEnExistencia y UnidadesEnPedido en el campo

TotalStock
Muestra el porcentaje de los cargos por coste de cada
subtotal, mediante la divisin de la suma de los valores
del campo Freight por la suma de los valores del campo
Subtotal en el campo PorcentajeCarga.
PorcentajeCarga:
La fila Total de la cuadrcula de diseo (cuadrcula de
Suma([Carga])/Suma([Subtotal]) diseo: cuadrcula utilizada para disear una consulta o

*100
un filtro en la vista Diseo de consulta o en la ventana

Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta
cuadrcula se conoca antes como la cuadrcula QBE.)
debe aparecer en pantalla y la celda Total de este campo
debe establecerse en Expresin.
11

Si la propiedad Formato (Format) del campo est

establecida a Porcentaje, no incluya *100.
Muestra la suma de todas las unidades en existencia y en

pedido en el campo SumaDeUnidades.
Cuando se utiliza un operador aritmtico (+, -, *, /) en una
expresin y el valor de uno de los campos de la expresin
es Nulo (Null: valor que puede especificarse en un campo
SumaDeUnidades:
o utilizarse en expresiones o consultas para indicar datos
Nz([UnidadesEnExistencia], 0) + desconocidos o ausentes. En Visual Basic, la palabra clave

Nz([UnidadesEnPedido], 0)
Null indica un valor Null. Algunos campos, como los de

clave principal, no pueden contener Null.), el resultado de
la expresin completa es Nulo. Si varios registros de uno
de los campos utilizados en la expresin pudieran tener
un valor Nulo, es posible convertir el valor Nulo a cero
mediante la funcin Nz.
Manipular y calcular fechas

Expresin
TiempoRetraso:
Resultado
DifFecha("d", Muestra el nmero de das entre la fecha de pedido y
[FechaPedido], [FechaEnvo])
YearHired:
la fecha de envo en el campo TiempoRetraso
ParcFecha("aaaa", Muestra el ao en el que se contrat a cada empleado
11

[HireDate])
MonthNo:
ParcFecha("M", [FechaPedido])
PriorDate: Fecha( ) - 30
en el campo YearHired
Muestra el nmero del mes en el campo MonthNo
Muestra la fecha 30 das anterior a la fecha actual en
el campo PriorDate
Usar funciones agregadas de dominio y de SQL

Expresin
Resultado
Utiliza la funcin Cuenta (Count) para contar el nmero de
registros de la consulta, incluidos los registros con campos
Null (Null: valor que puede especificarse en un campo o
Cuenta(*)
utilizarse en expresiones o consultas para indicar datos

desconocidos o ausentes. En Visual Basic, la palabra clave
Null indica un valor Null. Algunos campos, como los de
clave principal, no pueden contener Null.) (vaco).
Muestra el porcentaje de los cargos por coste de cada
subtotal, mediante la divisin de la suma de los valores del
campo Freight por la suma de los valores del campo
Subtotal en el campo PorcentajeCarga.
La fila Total de la cuadrcula de diseo (cuadrcula de
PorcentajeCarga:
diseo: cuadrcula utilizada para disear una consulta o un
Suma([Carga])/Suma([Subtotal]) filtro en la vista Diseo de consulta o en la ventana Filtro u

*100
orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrcula se

conoca antes como la cuadrcula QBE.) debe aparecer en
pantalla y la celda Total de este campo debe establecerse
en Expresin.
Si la propiedad Formato (Format) del campo est
establecida a Porcentaje, no incluya *100.
PromedioCarga:
Muestra el descuento medio realizado en todos los
DProm("[Carga]", "[Pedidos]")
pedidos combinado en una consulta de totales en el campo
11

PromedioCarga
Trabajar con valores Nulo

Expresin
Resultado
Muestra en el campo CurrentCountry una cadena
en blanco si el valor del campo Pas es Nulo (Null:
valor que puede especificarse en un campo o
PasActual: SiInm(EsNulo([Pas]), " ",

[Pas])
utilizarse en expresiones o consultas para indicar

datos desconocidos o ausentes. En Visual Basic, la
contener Null.); en caso contrario, muestra el valor
del campo Pas
PlazoEntrega:
SiInm(EsNulo([FechaRequerida]
[FechaEnvo]), "Compruebe si falta una

fecha",
[FechaRequerida]
[FechaEnvo])
Muestra, en el campo PlazoEntrega, el mensaje

"Compruebe si falta una fecha" si el valor de los
campos FechaRequerida o FechaEnvo es Nulo; de
lo contrario, muestra la diferencia.
Muestra, en el campo SixMonthSales, el total de los
SixMonthSales: Nz([Qtr1Sales], 0) + valores de los campos de ventas del primer y

Nz([Qtr2Sales], 0)
segundo trimestre combinados y utiliza la funcin

Nz para convertir primero los valores Nulos a cero
Utilizar una subconsulta

Expresin
Resultado
Categora: (SELECT [NombreCategora] FROM Muestra el NombreCategora en el campo

[Categoras]
[Productos].[IdCategora]
[Categoras].[IdCategora])
WHERE Categora si el IdCategora de la tabla

= Categoras es el mismo que el IdCategora de
la tabla Productos
11

Ejemplos de expresiones utilizadas en consultas de actualizacin

Utilice expresiones (expresin: cualquier combinacin de operadores matemticos o lgicos,
valor. Las expresiones puede realizar clculos, manipular caracteres o probar datos.) como
las siguientes en la celda Actualizar a de la cuadrcula de diseo (cuadrcula de diseo:
cuadrcula utilizada para disear una consulta o un filtro en la vista Diseo de consulta o en
la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrcula se conoca antes
como la cuadrcula QBE.) de la consulta del campo que desea actualizar.
Expresin
Resultado
"Vendedor"
Cambia un valor de texto a Vendedor
#10.08.99#
Cambia un valor de fecha a 10-Agosto-99
Cambia un valor No de un campo S/No a S.

Agrega NP al comienzo de cada nmero de pieza
"NP" & [NmeroPieza]
especificado.
[PrecioUnitario] * [Cantidad]
Calcula el producto de PrecioUnitario y Cantidad.
[Carga] * 1,5
Aumenta los costes de carga en un 50 por ciento.
DSuma("[Cantidad]
[PrecioUnidad]",
"Detalles
de
pedido",
"[IdProducto]="
& [IdProducto])
Cuando los Id. de producto de la tabla actual coinciden con

los Id. de producto de la tabla Detalles de pedidos, actualiza
los totales de ventas segn el producto de Cantidad y
PrecioUnitario.
Right([CdPostalDestinatario], Trunca los caracteres situados ms a la izquierda, dejando

5)
los cinco caracteres situados ms a la derecha

Cambia un valor Nulo (Null: valor que puede especificarse
SiInm(EsNulo([PrecioUnitario]),
0, [PrecioUnitario])
en un campo o utilizarse en expresiones o consultas para

indicar datos desconocidos o ausentes. En Visual Basic, la
palabra clave Null indica un valor Null. Algunos campos,
como los de clave principal, no pueden contener Null.) a un
11

cero (0) en el campo PrecioUnitario.

Ejemplos de expresiones utilizadas en instrucciones SQL
Puede utilizar una expresin (expresin: cualquier combinacin de operadores matemticos
o lgicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evala
a un solo valor. Las expresiones puede realizar clculos, manipular caracteres o probar
datos.) en muchas partes de una instruccin SQL (cadena o instruccin de SQL: expresin
que define un comando de SQL, como SELECT, UPDATE o DELETE, e incluye clusulas como
WHERE y ORDER BY. Las instrucciones o cadenas de SQL se utilizan en consultas y en
funciones de agregado.), como muestran los ejemplos siguientes. Las expresiones estn
escritas en negrita.
Expresin
SELECT
Resultado
[Nombre],
[Empleados]
[Apellidos]
WHERE
FROM Presenta los valores en los campos Nombre y
[Apellidos]
= Apellido de los empleados cuyo apellido es
"Davolio";
Davolio
Presenta los valores de los campos IdProducto y
SELECT [IdProducto], [NombreProducto] NombreProducto en la tabla Productos para los

FROM [Productos] WHERE [IdCategora] = registros cuyo valor IdCategora coincida con el
Forms![Nuevos Productos]![IdCategora]; de IdCategora que se especifica en el formulario
abierto como Nuevos productos.
SELECT
Promedio
([PrecioConDescuento])
(Avg)
AS
[Precio
Extendido Medio] FROM [Detalles Pedido

Extendido] WHERE [PrecioConDescuento]
> 1000;
SELECT
[IdCategora],Contar
(Count)
([IdProducto]) AS [ContarIddeProducto]
FROM
[Productos]
GROUP
BY
[IdCategora] HAVING Contar (Count)

([IdProducto]) > 10;
Muestra en un campo denominado Precio

Extendido Medio el precio extendido medio de
los pedidos que tengan un valor mayor que 1.000
en el campo PrecioExtendido.
Muestra
en
un
ContarIddeProducto
campo
el
nmero
denominado
total
de
productos para categoras con ms de 10

productos.
11

Ejemplos de expresiones con valores predeterminados

Expresin
Valor
del campo
"MT"
MT
"Nueva
York,
N.Y."
predeterminado
Nueva York, N.Y. (tenga en cuenta que debe escribir el valor entre comillas si
incluye puntuacin)
cadena de longitud cero (cadena de longitud cero: cadena que no contiene
""
caracteres. Puede utilizar una cadena de longitud cero para indicar que sabe que
no hay ningn valor para un campo. Para especificar una cadena de longitud
cero, escriba dos comillas dobles sin espacio entre ellas (" ").)
Fecha( )
Fecha actual
=S
Se muestra S en el idioma local del equipo.
Ejemplos de expresiones de condiciones de macro

Puede utilizar cualquier expresin (expresin: cualquier combinacin de operadores
matemticos o lgicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y
propiedades que evala a un solo valor. Las expresiones puede realizar clculos, manipular
caracteres o probar datos.) que se evale como Verdadero/Falso o S/No en una
condicin (condicin: parte del criterio que debe cumplir un campo cuando se realiza una
bsqueda o se aplica un filtro. Algunas condiciones se deben utilizar con un valor; por
ejemplo, el campo Autor con la condicin igual a con el valor Juan.) de macro. The macro
will be executed if the condition evaluates to True (or Yes).
Sugerencia
Para hacer que Microsoft Access pase por alto temporalmente una accin (accin:
componente bsico de una macro; instruccin independiente que se puede combinar con
otras acciones para automatizar tareas. A veces se denomina comando en otros lenguajes
de macros.), introduzca Falso como condicin. Omitir temporalmente una accin puede ser
de utilidad cuando est tratando de encontrarproblemas en una macro.
11

Utilice esta expresin
Para llevar a cabo la accin si

Paris es el valor de Ciudad en el campo en el
[Ciudad]=" Paris"
formulario desde el cual se ejecut la macro.
DCont("[IdPedido]", "Pedidos")>35
Hay ms de 35 entradas en el campo IdPedido

de la tabla Pedidos.
Hay ms de tres entradas en la tabla Detalles de
DCont(" *" , " Detalles de pedidos" , " pedidos para los cuales el campo IdPedido de la
[IdPedido]=Forms![Pedidos]![IdPedido]")>3 tabla coincide con el campo IdPedido del
formulario Pedidos.
[FechaEnvo] Between #2-Feb-2001# And
#2-Mar-2001#
El valor del campo FechaEnvo del formulario

desde el cual se ejecuta la macro no es anterior
a 2-Feb-2001 y no es posterior a 2-Mar-2001.
Forms![Productos]![UnidadesEnStock]<5
El valor del campo UnidadesEnStock del

formulario Productos es menor que cinco.
El valor Nombre del formulario desde el que se
ejecuta la macro es Nulo (Null: valor que puede
especificarse en un campo o utilizarse en
expresiones o consultas para indicar datos
EsNulo([Nombre])
desconocidos o ausentes. En Visual Basic, la

contener Null.) (no tiene valor). Esta expresin
es equivalente a [Nombre] Es Nulo.
El valor en el campo Pas del formulario desde
[Pas]="
UK"
Totales]![TotalPedidos]>100
Forms![Ventas el que se ejecuta la macro es UK, y el valor del

campo TotalPedidos del formulario Ventas
Totales es mayor que 100.
12

El valor en el campo Pas del formulario desde

[Pas] En ("Francia", "Italia", "Espaa") y el cual se ejecuta la macro es Francia, Italia, o
Len([CdigoPostal])<>5
Espaa, y el cdigo postal no es de 5 caracteres

de longitud.
Haga clic en Aceptar en un cuadro de dilogo en
el
CuadroMsj(" Confirmar cambios?" ,1)=1
que
la
funcin
CuadroMsj
muestra
Confirmar cambios?. Si hace clic en Cancelar

en el cuadro de dilogo, Microsoft Access omite
la accin.
12

Trabajo Micrfosoft Access 2013

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Trabajo Micrfosoft Access 2013

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

UNIVERSIDAD NACIONAL DE

Manejo de Base de Datos con Microsoft Access 2013

AGUILAR PEREZ, David Jonathan

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

En la seccin inferior del generador hay tres cuadros: ...................... 99

Ejemplos de expresiones ................................................................................................................ 100

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

mantenimiento de una coleccin de msica. Access es un completo y

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de

Archivos de base de datos de Access

Dentro del archivo, puede utilizar:

Tablas para almacenar los datos.

Consultas para buscar y recuperar nicamente los datos que necesita.

Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.

Informes para analizar o imprimir los datos con un diseo especfico.

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

Utilice un informe para crear etiquetas postales.

Utilice un informe para mostrar totales en un grfico.

Utilice un informe para calcular totales.

Haga clic en el indicador de expansin ...

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

... para mostrar la barra de herramientas de exploracin de datos y registros

para el siguiente nivel de detalle.

Cmo se organizan los datos en tablas

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

Si desea hacer un seguimiento de otros datos de una tabla, agregue ms campos. Si el

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

En la tabla Productos, incluir el campo IdProveedor, de manera que cuando inserte

Vista Hoja de datos de la tabla

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

Las barras de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y

Imprimir u obtener una vista previa de los datos.

Filtrar registros, y buscar o reemplazar valores.

Agregar o eliminar registros.

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

Cambiar el tamao de columnas o filas.

Utilizar hojas secundarias de datos para ver datos relacionados.

Desplazarse por los registros

Escribir un nmero de registro al que desplazarse.

Ir a un registro en blanco (nuevo).

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

manipular los datos almacenados en la base de datos. Una pgina puede

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

Elimina un grupo de registros de una o ms tablas.

Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o ms

Consulta de datos anexados

Agrega un grupo de registros de una o ms tablas al final de

Consulta de creacin de tabla

Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

y modificar el diseo de otros existentes.) de la consulta, Access construye en

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

FORMULARIOS: DATOS DE ASPECTO AGRADABLE

Formulario de entrada de datos

Formulario de panel de control

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

Los elementos grficos como, por ejemplo, lneas y rectngulos, se almacenan