Administracin de tiempo

Administracin de tiempo

La administracin del tiempo es revisar y analizar nuestros

conceptos sobre la correcta aplicacin del tiempo. Este wikilibro
intenta dar a conocer las herramientas que pueden apoyar al
correcto uso del tiempo. Aunque este wikilibro esta enfocado a la
"Administracin del tiempo" como a una aplicacin administrativa
de produccin, administrar el tiempo realmente significa
administrarse uno mismo, de tal manera que se pueda optimizar el
rendimiento del tiempo de que se dispone. El tiempo es una simple
medida..
Introduccin Texto completo

La Administracion del Tiempo es saber controlar tu tiempo

y tu vida.
.
La administracion del tiempo es la forma de curar uno de los ms importantes y
grandes problemas de la sociedad moderna, la falta del tiempo.
Frecuentemente la gente se siente abrumada por la gran cantidad de cosas
que tiene que hacer (al igual que todos) y por lo tanto su vida personal y
profesional sufre, entonces trabajan ms duro y por ende ms agobiados estan.

Vivir as es como correr sobre la ruedita

que usan los ratoncitos en sus
jaulas; corren y corren y no llegan a
ningn lado. Cuando esto sucede
reaccionamos de manera
"reactivo/responsivo" - respondemos y
reaccionamos a lo que pasa. Pero, tarde o
temprano esta forma de reaccionar nos
lleva a perder el control de nuestra vida y
cpmenzamos a sentirnos victimas de las
circunstancias.
El tiempo es lo ms importante
que tenemos.
El tiempo es nuestro recurso ms importante. Es lo ms valioso y preciado que
tenemos. Es perecedero, no se puede reemplazar ni se puede ahorrar. Lo
nico que podemos hacer con el, es decidir la forma en que lo utilizamos. Por
lo tanto, debemos reasignar la cantidad de tiempo que le dediquemos a las
actividades de bajo valor para reemplazarlas con actividades de alto valor.

La realidad es que nuestro calendario y lista de pendientes est llena de

eventos personales, familiares y laborales, y como el da solo tiene 24 horas,
(aunque muchos quisiramos ms), nuestro tiempo se vuelve extremadamente
valioso. Sin embargo a veces nos resulta difcil darle el valor que merece.

DEFINICINADMINISTRACINDEL TIEMPO:
La administracin del tiempo se puede definir como una manera de ser y una
forma de vivir. Hoy,se puede considerar al tiempo como uno de los recursos
ms importantes y crticos de losadministradores.
ALGUNAS DE LAS CARACTERSTICAS DEL TIEMPO SON:

Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

Puede ser un recurso escaso, si no se controla enfuncinde las prioridades

que se leasignen a las actividades diarias aun emprendedor.


Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que
se planteen.

No se puede comprar.

No se puede atrapar, detener o regresar.

Es lo ms valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el
mximo gradode efectividad.

Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene
todo el tiempoque hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.
3. Los enfoques tradicionales deadministracindel tiempo
La mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar del tiempo
estn orientados por unalgicade corto plazo. Estos enfoques generan
hbitos decomportamientocortoplacistas,influenciados por la vigencia que
estosparadigmastienen en nuestras culturas familiares,escolares,
empresariales y comunitarias. Sus mtodos terminan provocando los males
ydesequilibrios que pretendemos evitar. Veamos algunas de sus principales
premisas y limitaciones:
Eficiencia
: laeficienciaconsiste en "hacer ms en menos tiempo". Pero el supuesto
subyacente esque la "cantidad" y la "velocidad"son lo mejor. Existe una
diferencia vital entre eficiencia yefectividad. Ya que hacer ms velozmente
las cosas nos precipita ms rpido al abismo de lacrisissiantes no hemos
verificado que estamos en el camino correcto. Por lo que llegar ms rpido al
lugarequivocado puede ser "eficiente", pero no resulta "efectivo".
Control:
propone la idea de que planificar y programar es indispensable para
controlar las accionesde los dems. Pero pasa por alto el hecho de que la
mayor parte del tiempo nos relacionamos conotras personas a quienes no
podemos controlar. A poco de andar caeremos en la cuenta de que lonico
que tenamos era la "ilusin de tener elcontrol" y que lo nico que logramos
fue generardesconfianza. Porque la confianza mutua es el
principalcapitalque puede tener una relacinpersonal o detrabajoy se basa
en la interdependencia no en el control unilateral

La palabra eficiencia proviene del latn 'efficienta' que en espaol quiere decir: accin, fuerza,
produccin. Se define como la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un
objetivo determinado con el mnimo de recursos posibles viable. No debe confundirse
con eficacia que se define como la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.

Eficacia y eficiencia
Glosario De Conceptos Polticos Usuales

EFICACIA Y EFICIENCIA: La eficacia es la capacidad de un sistema para obtener

resultados, sin preocuparse por los recursos que deba invertir para ello. La eficiencia es la
relacin entre los resultados que logra y el costo de los recursos necesarios. En una imagen
aproximada, eficacia es a cuntos kilmetros por hora corre un vehculo; eficiencia es cuntos
kilmetros hace por litro de combustible, a esa velocidad. En el campo poltico-social , eficacia
es incrementar grandemente las probabilidades de que ocurra algo improbable; eficiencia es la
relacin entre ese cambio de probabilidad de un resultado y los costos que ello implica. La
actuacin de un gobierno se mide finalmente en trminos de eficiencia: no slo nos interesa
saber cuntas probabilidades hay de que un gobierno logre un resultado sino tambin a qu
costo. La excepcin es cuando las circunstancias obligan a adoptar una poltica de emergencia,
es decir, centrarse en una sola meta preponderante, en un solo valor, como puede ser, por
ejemplo, rechazar la agresin de un invasor externo. En esas emergencias vitales se acta slo
con criterios de eficacia. Pero esto tiene lmites en su duracin y en la naturaleza de la
situacin. La prctica de gobernar permanentemente con criterios de emergencia distorsiona el
comportamiento de los grupos y del mismo gobierno, corrompiendo finalmente a la sociedad.

Conceptos de Eficiencia y Eficacia

Dentro del mundo de la gerencia de empresas y de la administracin
pblica que como profesionales de la salud nos interesa, existen dos
conceptos que no son fcilmente definidos y sobre todo diferenciados uno
del otro. Ellos son "Eficiencia" y el otro es "Eficacia".
"Eficiencia" se define "como la virtud y facultad para lograr un efecto
determinado". En Economa se le define como "el empleo de medios en tal
forma que satisfagan un mximo cuantitativo o cualitativo de fines o
necesidades humanas. Es tambin una adecuada relacin entre ingresos y
gastos".
En palabras ms aplicadas a nuestras profesiones, consiste en el buen uso
de los recursos. En lograr lo mayor posible con aquello que contamos. Si un
grupo humano dispone de un determinado nmero de insumos que son
utilizados para producir bienes o servicios, "eficiente" ser aquel grupo
que logre el mayor nmero de bienes o servicios utilizando el menor
nmero de insumos que le sea posible. "Eficiente" es quien logra una alta
productividad en relacin a los recursos que dispone.
Eficiencia se emplea para relacionar los esfuerzos frente a los resultados
que se obtengan. A mayores resultados, mayor eficiencia. Si se obtiene
mejores resultados con menor gasto de recursos o menores esfuerzos, se

habr incrementado la eficiencia. Dos factores se utilizan para medir o

evaluar la eficiencia de las personas u organizaciones: Costo y Tiempo
.
El concepto de "hacer bien las cosas debidas" nos pone en mayor
capacidad de entender con mucha claridad el vocablo de "Eficiencia".

"Eficiencia se refiere a la produccin de bienes o servicios que la sociedad

valora ms, al menor costo social posible". Es el cociente entre los
resultados obtenidos y el valor de los recursos empleados. La eficiencia no
es un valor absoluto que se alcanza por s mismo sino que se determina
por comparacin con los resultados obtenidos por terceros, quienes actan
en situaciones semejantes a las que deseamos analizar.
"Eficiencia es alcanzar los objetivos por medio de la eleccin de
alternativas que pueden suministrar el mayor beneficio".

"Eficacia" es "la virtud, actividad y poder para obrar". Cuando un grupo

alcanza las metas u objetivos que haban sido previamente establecidos, el
grupo es eficaz.
Eficacia se refiere a los "Resultados" en relacin con las "Metas y
cumplimiento de los Objetivos organizacionales". Para ser eficaz se deben
priorizar las tareas y realizar ordenadamente aquellas que permiten
alcanzarlos mejor y ms rpidamente.

Eficacia es el grado en que algo (procedimiento o servicio) puede lograr el

mejor resultado posible. La falta de eficacia no puede ser reemplazada con
mayor eficiencia porque no hay nada ms intil que hacer muy bien, algo
que no tiene valor.

Se atribuye a Peter Druker la frase que "Un lder debe tener un desempeo
eficiente y eficaz a la vez, pero aunque la eficiencia es importante, la
eficacia es an ms decisiva".

URGENTE IMPORTANTE
Los dos factores
IMPORTANTE.

que

definen

una

actividad

son URGENTE

URGENTE significa que se necesita una atencin inmediata, Ahora!.

Las cosas urgentes actan sobre nosotros.
Las materias urgentes son por lo general muy visibles, nos presionan,
reclaman accin. A menudo complacen a otros. Por lo general las
tenemos ante nuestras propias narices. Y suelen ser agradables, fciles,
divertidas. Pero con la misma frecuencia carecen de importancia!.
La IMPORTANCIA, por otra parte, tiene que ver con los resultados. Si algo
es importante, realiza una aportacin a nuestra misin, nuestros valores,
a nuestras metas de alta prioridad.
Ante las materias urgentes, reaccionamos. Las cuestiones importantes
que no son urgentes requieren ms iniciativa, ms proactividad. Tenemos
que actuar para no dejar pasar la oportunidad, para que las cosas
ocurran. Si no practicamos el hbito de ser proactivo, si no tenemos una
idea clara de lo que es importante, de los resultados que deseamos
obtener en nuestras vidas, con facilidad nos veremos desviados hacia la
respuesta ante lo urgente.

MITOS Y ENEMIGOS DEL TIEMPO

MITOS
El mito de la actividad: El emprendedor ms lleno de trabajo es el ms eficiente. Se
confunden los resultados con la actividad para no llegar a ninguna parte.
El mito del hombre equipo: Cuanto ms alto sea el nivel en que se manejen los
asuntos, tanto mejor. Se regatea la delegacin, y se pretende hacer las cosas uno
mismo para estar en todo: invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando
motivaciones.
El mito de la decisin aplazada: Hay que aplazar las decisiones hasta haber
recopilado todos los datos. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se
decide.
El mito del indispensable: Los resultados son directamente proporcionales al volumen
de trabajo invertido, as que yo trabajo 15 horas diarias. Se centra el inters en
trabajar ms, en vez de trabajar mejor.
El mito de ahorrar tiempo: Hay que ahorrar tiempo a travs de soluciones sencillas y
fciles. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difciles, tratndolos de
manera superficial, de modo que se est condenando a repetir lo que sali mal.
El mito de trabajar contra el tiempo: El tiempo presiona al emprendedor: se le echa
encima. El ms precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de
justificaciones.
Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede
ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensin; sin embargo, a veces
esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer
algo menos importante de lo que se podra estar haciendo.
(Administracin del tiempo, 2012)
ENEMIGOS
Enemigos internos:
No saber decir no: Algunas personas tienen un gran temor de manifestar que
realmente no pueden hacer cierta actividad y en algunos casos de condicin personal

se podra incluir el no quiero, lo grave de aceptar lo que no se puede cumplir es que

nosotros mismos nos estamos complicando nuestra vida, al final en algn lugar o

2.1 Planeacin del Tiempo.

Una importante consecuencia de la planificacin y la programacin est en el
compromiso con la decisin tomada. Planificar es decidir qu se ha de hacer.
programar es decidir cuando se ha de hacer.
Hay que programar las actividades con la suficiente flexibilidad como para poder
atender temas imprevistos, pero interesantes. Segn el tipo de trabajo, el tiempo que
ocupan los imprevistos puede variar de un modo importante de unos a otros.
Los planes a corto plazo no pueden establecerse sino detrs de una vez establecidos
los de medio y largo plazo. El proceso se inicia a partir de los objetivos establecidos
con la perspectiva de un horizonte ms lejano. A partir de este mismo momento se
establecen los objetivos intermedios, para alcanzar los cuales sern necesarias
actividades a ms corto plazo. Se forma de esta manera una pirmide de objetivos, los
cuales tienen su vrtice en la meta final, que son los objetivos a largo plazo.
La planificacin, por ella misma, incrementa la probabilidad de que se realicen las
tareas y se facilita de esta manera la planificacin del tiempo dedicado a la vida
personal. Planificar es tener una visin de conjunto de las tareas a cumplir, asignarles
un tiempo razonable y prever un margen para los imprevistos. Para hacerlo, es preciso
tener ante nosotros el periodo de tiempo que se quiere planificar. Se deben planificar
los compromisos y las obligaciones fijas a los distintos plazos de tiempo, las tareas
cotidianas y los proyectos.
Hay una serie de consejos que son tiles para la planificacin del tiempo:
- Considerar el da, la semana, mes, ao, o fines de semana o trimestres, como
conjuntos. Hay que dedicarse a marcar en ellos tiempos fuertes, agobios, tiempos para
el descanso, hay que evitar en todo momento trabajar bajo presin.
- Se debe comenzar la planificacin de una determinada tarea partiendo desde la
fecha en que debe estar terminada, tomando previsin mediante mrgenes para las...
En nuestro ltimo post tratamos sobre la mejor gestin y aprovechamiento del tiempo a
travs de una serie de consejos. Dichos consejos se planteaban a modo de principios
generales. Hoy, con una finalidad eminentemente prctica, vamos a profundizar en la
materia, ofreciendo, a modo de declogo, las herramientas que empleamos en LEON &
OLARTE para la gestin del tiempo.
1.- Ordenar la mesa de trabajo: Si bien la organizacin tiene mltiples aspectos, quizs
el mas relacionado con el aprovechamiento del tiempoes disponer la mesa de trabajo lo
mas despejada y organizada posible. Para ello, al final de la jornada de
trabajo dejamos la mesa completamente libre de documentos y objetos y, de esta forma, al

comienzo de la jornada no tenemos que ocuparnos de realizar la limpieza, pudiendo

comenzar nuestro trabajo de forma inmediata y con mayor productividad. De hecho,
una mesa ordenada es reflejo de una mente ordenada. Por otro lado, no olvidemos que
cuando se empieza la tarea, debemos disponer de toda la informacin necesaria para
trabajar evitando con ello seguras interrupciones.
2.- Usar Agendas: Para una eficaz gestin del tiempo de un abogado, es fundamental
disponer de un registro preciso de sealamientos, vencimientos y citas. En el
despacho solemos usar tanto agendas manuales como agendas de programas informticos.
Lo importante de su gestin es mantenerlas siempre a la vista; tomarse el tiempo
deapuntar los compromisos en el momento en que se produzcan, yexaminarla
regularmente para recordar nuestros compromisos, a ser posible cada x tiempo (una vez a
la semana).
3.- Hacer Listas de Tareas: La planificacin anticipada de las tareasa realizar a
corto, medio o largo plazo es fundamental para disponer de un itinerario de actividades para
el aprovechamiento del tiempo. En tal sentido, y centrados en el corto plazo, utilizamos
diariamente una Lista de Tareas en las que se recogen los trabajos a realizar durante la
jornada. Esta Lista, cuyo formato hemos confeccionado para todos los compaeros, nos
permite apuntar todas las tareas que vamos a realizar durante la jornada, tachar las que
vayamos haciendo y, en su caso, agregar las tareas que vayan generndose y aquellas
que nos conviene recordar para listar en das siguientes. La elaboracin de la lista de tareas
es conveniente realizarla al concluir la jornada o como primera accin de la maana.
4.- Establecer prioridades: Una vez conocidas las tareas a realizar, es fundamental
proceder a priorizar entre las mismas estableciendo un orden o jerarqua en su
ejecucin y asignando un tiempo aproximadopara cada una de ellas, sin olvidar, que el
tiempo que dediquemos a priorizar las tareas nunca se malgasta, ya que a la larga ser un
ahorro. En el despacho consideramos que, a modo de principio fundamental en la
priorizacin, debemos comenzar siempre por las tareas de ms alta prioridad, si bien
es conveniente intercalar estos bloques de concentracin intensa con periodos dedicados
a tareas ms sencillas,
5.- Ajustarse a los ritmos de trabajo: Todos disponemos de una energa para realizar
nuestro trabajo que flucta hasta alcanzar un nivel mximo y que despus desciende.
No obstante, cada persona tiene su ritmo personal. Para el mejor aprovechamiento del
tiempo, todos debemos conocer nuestros ritmos fsicos y mentales con el fin de sacar el
mejor partido de los periodos de tiempo en los que nuestros rendimientos son ms

elevados o, por el contrario, menores. En el primer caso se realizarn las tareas ms

complejas y en el segundo las ms sencillas.
6.- Saber asignar tiempos: A la hora de asignar espacios de tiempo a las tareas,
partimos de la base de los siguientes principios: a) Las primeras horas de la
jornada suelen ser las horas en las que se dispone de mayor concentracin b) Un periodo de
tiempo de entre 25 y 35 minutos es el ideal para trabajar con mxima concentracin en la
tarea c) A las tareas secundarias y auxiliares (organizacin de documentos, examen de la
bandeja de entrada, etc...) conviene asignar espacios de tiempo en los que la concentracin
es menor (ltimas horas de la jornada, bien sea de maana como de tarde) d) Contar
siempre con un plan de contingencias o plan B para el caso de que se produzcan
imprevistos que pueden alterar nuestra organizacin.
7.- Dividir las tareas: Las tareas se consiguen mejor progresando desde un nivel de
logros hasta el siguiente, mediante pequeos pasos que contienen un elemento concreto del
trabajo al que hay que asignar un tiempo de ejecucin. Por lo tanto, frente a una tarea
compleja, es conveniente dividir la misma en varias fases de trabajo asignndole a
cada una de ellas un periodo de tiempo determinado, bien durante la misma jornada o en
jornadas sucesivas. Esto es muy prctico a la hora de preparar un juicio o una audiencia
previa.
8.- Interrupciones: Las interrupciones son incompatibles con una eficaz gestin del
tiempo. Si estamos decididos a gestionarlo, debemos adoptar medidas para evitarlas,
tanto en lo que atae a nuestra conducta (distracciones, dedicarse momentneamente a
otras tareas, etc...) como a las de terceros (compaeros, llamadas telefnicas, visitas
inesperadas, etc...). En el despacho, cerramos el correo electrnico, filtramos las llamadas a
travs de las Secretarias o avisamos a nuestros compaeros al respecto (en ocasiones,
alguno coloca un cartel en la puerta de su oficina bastante ilustrativo...).
9.- Descasar: Es obvio que aprovechar el tiempo al mximo no significa que pasemos
toda la jornada trabajando sin solucin de continuidad sino todo lo contrario. Por ello, es
conveniente establecer una serie de descansos entre tareas con actividades que nos
sean agradables y nos gratifiquen: tomar un caf; pasear durante unos minutos; charlar
con algn compaero, ojo, que tambin est descansando; estirar las piernas, etc... Se
recomiendan 5 minutos de descanso cada 25 a 35 minutos y entre 15 y 30 minutos
cada 2 horas.
10.- Respeto a los dems: Al hablar de gestin del tiempo siempre pensamos en nuestro
tiempo, pero Qu pasa con el tiempo de los dems? Debemos de aprender a respetar las
necesidades de los dems y procurar no interrumpirlos ya que si t no respetas el tiempo

de los dems, probablemente los dems no respetarn el tuyo. Una buena comunicacin
interna y un conocimiento general de estas prcticas en el despacho facilitan el
bienestar de todos.
Si bien hemos empleado en este post la forma de declogo, existen muchas otras
herramientas para la gestin del tiempo, tan interesantes como las anteriores. Saber
delegar; cmo actuar en las reuniones; organizar el flujo de documentos; tratar las
llamadas; la programacin del tiempo libre y un largo etc... No obstante, pensamos que con
el contenido del presente post y el anterior, hemos ayudado un poco a sintetizar esta
importante materia que todos hemos tenido que aprender en la universidad del da a da.
Para concluir, un clsico:
"Siempre tenemos tiempo para todo si lo usamos bien"
Goethe.

Artculos relacionados