Informtica para

Gestin de Negocios II

Sesin 4: Grficos y

complementos

Grficos
Un grafico es una representacin de los datos de una hoja de clculo a travs de figuras o
lneas que permiten un anlisis e interpretacin ms claros de los mismos. En muchas
ocasiones, necesitamos mostrar diversos datos, ya sea para convencer a alguien o
simplemente para demostrar un determinado progreso o detrimento.
En Excel, un grfico es la manera de representar visualmente unos datos numricos. Esa
representacin visual puede realizarse de diversas formas, pero el objetivo consiste siempre
en que quien vea el grfico pueda darse cuenta con una sola mirada de la informacin ms
importante contenida en los nmeros con los cuales se elabor la grfica.
Si se compara una tabla de datos con un grfico creado a partir de ella, se puede comprobar
que esto es cierto: mirar el grfico es una forma mucho ms rpida de conocer la
informacin ms relevante contenida en unos datos.
NOTA:
Para trabajar con grficos necesitamos entender claramente dos conceptos, serie de datos y
punto de datos.
Una serie de datos es un conjunto de uno o ms valores numricos relacionados entre s.
A los datos que forman una serie de datos se les llama puntos de datos. Si una serie de
datos consiste en seis cifras de gastos para los meses de Enero a Junio, la serie tendr seis
puntos de datos.

Crear un grfico rpidamente

Crear un grfico en Excel es un procedimiento asombrosamente sencillo y rpido.
En primer lugar se debe seleccionar los datos que se quieran representar en el grfico y luego se pulsa la
tecla F11.
Tras un instante, Excel muestra una hoja nueva que contiene un grfico de columnas, el cual representa
los datos que has seleccionado en la hoja. A este grfico automtico que crea Excel con slo pulsar una
tecla se le denomina grfico bsico.

Las partes de un grfico

Los grficos estn compuestos de diversas partes, las cuales se pueden modificar al gusto a partir del grfico bsico
que crea Excel. Por tanto, para poder manipular grficos es imprescindible conocer cules son esas partes.
Las partes de un grfico son:
1. El grfico en s es la representacin visual de los datos de la hoja de clculo. Adems, hay distintos tipos de
grficos. (pie, Lineal de barras, de columnas, de dispersin, superficie, radial de burbuja, etc.)
2. El ttulo del grfico es un texto que lo encabeza.
3. Una marca de datos es el objeto que se utiliza para representar los datos. Por ejemplo, en un grfico de columnas,
las marcas de datos son las columnas; es decir, hay una columna por cada nmero representado.
4. Las lneas de divisin son unas lneas horizontales y/o verticales que aparecen al fondo del grfico y que sirven
para apreciar con ms facilidad los valores que alcanzan las marcas de datos.
5. El Texto puede ser cualquier palabra o frase que aparezca en el grfico. El texto asignado est unido a un objeto
del grfico, mientras que el texto no asignado es libre.
6. La leyenda es un cuadro en el que se identifican las marcas de datos (habitualmente, mediante colores).
7. Los ejes son unas lneas perpendiculares que marcan la referencia para el grfico. Normalmente hay dos ejes (en
los grficos tridimensionales hay tres): el eje de abscisas, eje x o eje de categoras, y el eje de ordenadas, eje y o
eje de valores. En el eje de abscisas se representan las distintas categoras de los datos. En el eje de ordenadas se
representan los valores de los datos.
8. Las marcas de graduacin aparecen en los ejes y sirven para determinar el valor del eje en cada punto del mismo.
9. El rea de trazado es la zona del grfico donde aparecen las marcas de datos y los ejes.
10. Las series de datos son los conjuntos de datos que se representan en un grfico.

Las partes de un grfico

rea de Grfico
rea de Trazado

Marca de
datos

Lneas de
divisin

Leyenda

Marcas

el eje de
ordenadas,
eje y o eje
de valores.

Eje de abscisas, eje x o eje de categoras

Cmo seleccionar el rango para crear el grfico

El primer paso para crear un grfico consiste en seleccionar los datos que se quieren representar.
Adems, no slo hay que seleccionar datos numricos sino tambin texto, ya que Excel sabe cmo
poner ese texto en el grfico. Excel considera que determinados datos del rango que se seleccionan van
a representar determinados rtulos en el grfico. De esto se puede deducir que la forma resultante del
grfico depender mucho de cmo selecciones los datos.
Para que Excel muestre los datos tal y como se deseen, se debe seleccionar el rango teniendo en cuenta
lo siguiente:
1. Las celdas de la columna que est a la izquierda de los datos que selecciones debern contener
texto. Esas celdas se convertirn en los rtulos del eje de categoras (Eje X).
2. Las celdas de la fila superior del rango que se seleccione tambin debern contener texto. Esas
celdas se convertirn en los rtulos de las series de datos en la leyenda del grfico.
3. El resto de la seleccin debern ser los datos numricos
La relacin entre los datos y el grfico
Cuando se crea un grfico, Excel vincula automticamente los datos de la hoja de clculo y el grfico que
se ha creado. Esto significa que si se cambia los datos en la hoja de clculo (ya sean valores o rtulos),
esos cambios se reflejarn automticamente en el grfico: este tambin cambiar.

Cuando se crea un grfico en Excel, se puede optar por crearlo:

1. Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.
2. Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las hojas de grfico
no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto. Al momento de crearlo se debe dar F11

Crear grficos
Para insertar un grfico se tienen varias opciones, pero siempre se utilizar la seccin Grficos que se
encuentra en la pestaa Insertar.

Es recomendable que se tenga seleccionado el rango de celdas que se quiere que formen el grfico, de
esta forma, Excel podr generarlo automticamente. En caso contrario, el grfico se mostrar en blanco
o no se crear debido a un tipo de error en los datos que solicita.

Como se puede observar existen diversos tipos de grficos a disposicin. Se

puede seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos
interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran
disponibles. Por ej. Al hacer clic sobre barras muestra las diferentes opciones
disponibles, como la imagen de la izquierda.
Otra manera de observar las diferentes opciones disponibles es haciendo clic en la flecha que aparece en el
borde inferior derecho del men de grficos, en el cual aparecer un cuadro de dilogo Insertar grfico como
el de la derecha.

En cada uno de los tipos generales de grficos se puede encontrar un enlace en la parte inferior del listado que
muestra Todos los tipos de grfico. Esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar grfico
Al seleccionar uno y se pulsa Aceptar si se haba seleccionado un rango de celdas se ver un nuevo grfico
inmediatamente y lo insertar en la hoja de clculo con las caractersticas predeterminadas del grfico
escogido. apartados.

Aadir una serie de datos

Este paso es el ms importante de todos ya que en l se define qu datos se
quiere que aparezcan en el grfico.
Una vez se tenga un grfico sobre la hoja de clculo, aparecern nuevas
pestaas para mostrar nuevas opciones.
En la pestaa Diseo encontraremos dos opciones muy tiles: Cambiar entre filas y columnas y Seleccionar
datos.

Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente cuadro de dilogo:

Como ya se mencion es la ms importante porque
se encargar de generar el grfico.
As pues tenemos un campo llamado Rango de datos del
grfico donde podremos seleccionar el rango de celdas
que se tomarn en cuenta para crearlo.
Se debe pulsar el botn
y seleccionar las celdas,
automticamente se rellenar el campo de texto con
el rango correcto.
Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos,
Excel asociar unos al eje horizontal (categoras o X) y
otros al eje vertical (series o Y).
Hay grficos que necesitan ms de dos series para poder crearse (por ejemplo los grficos de superficie necesitan
ancho, largo y profundidad), y otros en cambio, solo necesitan uno solo.

Se debe utilizar el botn Editar de las series para modificar el literal que
se muestra en la leyenda del grfico.
Del mismo modo tambin podrs modificar el rango de celdas que se
incluirn tanto en las series como en las categoras.
Haciendo clic en el botn Cambiar fila/columna se puede permutar los datos de las series y pasarlas a
las categoras y viceversa. Este botn acta del mismo modo que el botn que se encuentra en la banda
de opciones Cambiar entre filas y columnas (pestaa Diseo).
Si se hace clic en el botn Celdas ocultas y vacas se abrir un pequeo cuadro de dilogo desde donde
se puede elegir qu hacer con las celdas que no tengan datos o estn ocultas.

Modificar las caractersticas del grfico

En la pestaa Presentacin se pueden encontrar todas las opciones relativas al aspecto del grfico.
Por ejemplo, se puede decidir que ejes mostrar o si se quiere incluir una cuadrcula de fondo para poder
leer mejor los resultados. Todo esto se encuentra en la seccin Eje

Las opciones de la seccin Etiquetas para establecer qu literales de texto se

mostrarn en el grfico:

Leyenda: Permite establecer la forma como se mostrar la leyenda de los datos graficados (Ninguna, Izquierda,
derecha, borde Inferior, borde superior, superponer a la izquierda o superponer a la derecha).
Etiquetas de Datos: Permite de igual manera establecer la forma como se mostrar o no lo concerniente a cada
valor graficado (Ninguno, centro, extremo interno, Extremo externo, Base interior)
Tabla de Datos: Esta opcin permite establecer si se muestra o no la tabla de datos que se esta graficando. Las
opciones para mostrarla son (Ninguno, mostrar tabla de datos, mostrar tabla de datos con claves de leyenda)
Cada una de estas funciones tiene la opcin de personalizar la forma como se muestra, por ej. Si tiene borde o
no, el grosor, el color de este, etc.
De todas formas, se puede seleccionar las etiquetas dentro del grfico y arrastrarlas para colocarlas en la
posicin deseada.
Finalmente destacaremos las opciones de la seccin Fondo que permitirn modificar el modo en el que se
integrar el grfico en el cuadro de clculo.
En una grafica bidimensional la opcin disponible es rea de trazado (ver imagen inferior izquierda), y en
grficos de 3 dimensiones las opciones disponibles son: cuadro de grafico, Plano inferior del grfico y Giro 3D
(imagen inferior derecha)

Excel 2007 ha sido diseado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, de tal manera que al
utilizarlas sea fcil de saber cuales sern los resultados que se obtendrn

Para terminar de configurar la grfica se puede ir a la pestaa Formato, donde se encuentra la seccin
Estilos de forma (que utilizaremos tambin ms adelante para enriquecer la visualizacin de los objetos
que insertemos).

Estas opciones permitirn aplicar diversos estilos sobre los grficos.

Para ello, simplemente se selecciona el rea completa del grfico o de uno de sus componentes (reas,
barras, leyenda...) y luego hacer clic en el estilo que ms se ajuste a lo que se busca.
Si no se quiere utilizar uno de los preestablecidos se puede utilizar las listas Relleno de forma, Contorno
de forma y Efectos de forma para personalizar an ms el estilo del grfico.
Modificar el tamao de un grfico
Tambin se puede seleccionar un elemento del grfico para modificarlo.
Cuando se tiene un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos de controles que explicaremos a
continuacin:
Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto, hacer clic sobre ellos y arrastrarlos para
modificar sus dimensiones.
Haciendo clic y arrastrando los controles circulares se podr modificar su tamao manteniendo el alto y
ancho que se haya establecido, de esta forma se podr escalar el objeto y hacerlo ms grande o
pequeo.

Modificar la posicin de un grfico

Excel te permite decidir la posicin del grfico en el documento.
Adems de poder establecer su tamao y moverlo por la hoja de clculo tambin podrs establecer su
ubicacin.
Para ello haz clic en el botn Mover grfico que encontrars en la pestaa Diseo
Nos aparecer una ventana de dialogo como la que se muestra en la cual se selecciona el lugar a donde
se desea mover, ya sea creando una hoja nueva o movindolo hacia un lugar ya existente

Utilizando la segunda opcin, el grfico quedar flotante en la hoja y se podr situarlo en la posicin y
con el tamao que se elija.

Crear tipos personalizados de grfico

Excel ofrece distintos tipos de grficos, con unas propiedades predefinidas y que
permiten crear un grfico en cuestin de segundos, seleccionando los datos a
incluir en el grfico y seleccionando el tipo de grfico, sin necesidad de definir
todas sus propiedades.
Excel ofrece por defecto sus propios tipos de grfico pero se puede crear un grfico con las propiedades que nos
convengan y luego asignar sus propiedades a un tipo de grfico personalizado y as poder utilizarlo como tipo de
grfico para crear nuevos grficos con esas mismas caractersticas creando una plantilla.
Una vez se ha terminado de crear el grfico, para guardar el estilo personalizado del grfico se debe seguir los
siguientes pasos:
1. Seleccionar la pestaa Diseo en la banda de opciones.
2. Hacer clic en la opcin Guardar como plantilla.
All escribimos con que nombre deseamos identificar a nuestra plantilla y listo.
Ms adelante cuando se quiera crear un grfico utilizando esta plantilla, slo se tiene que seleccionar la categora
Plantillas del listado de todos los grficos disponibles:

Complementos:
Los complementos, tambin llamados Add-ins, son extensiones de funcionalidades
para Excel y algunas vienen por defecto con el paquete Office.
Los complementos proporcionan comandos y funciones opcionales de Microsoft Excel. De forma predeterminada, los
complementos no estn inmediatamente disponibles en Excel, por lo que primero es necesario instalar y, en algunos
casos, activar estos complementos para poder usarlos.
Excel 2007 trae una serie de complementos adicionales que nos permiten realizar tareas ms complejas, stos se
encuentran en la categora complementos de la pestaa Opciones de Excel.
La mayora de los complementos se pueden clasificar en tres tipos:

Complementos de Excel Estos suelen incluir archivos de complemento de Excel (.xlam), de complemento de
Excel 97-2003 (.xla) o de complemento de DLL (.xll), o bien son complementos de automatizacin. Es posible que
algunos complementos de Excel, como Solver y Herramientas para anlisis, estn disponibles despus de instalar
Excel o Microsoft Office. Normalmente, para usar estos complementos slo ser necesario activarlos.

Complementos que se pueden descargar Es posible descargar e instalar complementos adicionales para Excel
desde Descargas en Office.com. Por ejemplo, se puede descargar e instalar la ficha Introduccin para Excel. Esta
ficha contiene vnculos para enseanza, demostraciones y otro contenido para comenzar a usar Excel. Despus de
instalar este complemento y reiniciar Excel, la ficha estar disponible en la cinta de opciones. Para quitar esta ficha
y sus comandos de la cinta de opciones de Excel, debe desinstalar el programa mediante el Panel de control.

Complementos personalizados Los programadores y los proveedores de soluciones generalmente disean

complementos COM (Modelo de objetos componentes, de automatizacin, VBA y XLL personalizados. Es
necesario instalar estos componentes para poder usarlos.

Los pasos a seguir para instalar los complementos de office son los siguientes:

1.
2.
3.
4.
5.

Clic en el botn de office.

Ir a la parte inferior y hacer clic en el botn opciones de Excel.
En el cuadro de dilogo que aparece a continuacin en el men de la izquierda y hacer clic en la opcin
complementos.
En el men Administrar despliegue el submen y all hacer clic en Complementos de Excel.
Aparecer el cuadro de dilogo Complementos, en l se selecciona cada uno de los complementos disponibles
para que permanezcan configurados siempre que trabaje con Excel. Finalmente se debe hacer clic en Aceptar.

Si en algn momento se desea deshabilitar alguno de los complementos, simplemente seguir las mismas instrucciones
anteriores y deshabilitar el cuadro respectivo de cada complemento.