Zastosowanie Excela W Pracy Analityka Finansowego Specjalisty Ds Controllingu I Analityka Sprzedaz Wojciech Prochnicki

Ebookpoint.pl KOPIA DLA: Katarzyna Jakubczyk k.dobosiewicz@gmail.
com
Wszelkie prawa zastrzeone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie caoci

lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione.
Wykonywanie kopii metod kserograficzn, fotograficzn, a take kopiowanie
ksiki na noniku filmowym, magnetycznym lub innym powoduje naruszenie
praw autorskich niniejszej publikacji.
Wszystkie znaki wystpujce w tekcie s zastrzeonymi znakami firmowymi
bd towarowymi ich wacicieli.
Autor oraz Wydawnictwo HELION dooyli wszelkich stara, by zawarte
w tej ksice informacje byy kompletne i rzetelne. Nie bior jednak adnej
odpowiedzialnoci ani za ich wykorzystanie, ani za zwizane z tym ewentualne
naruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor oraz Wydawnictwo HELION
nie ponosz rwnie adnej odpowiedzialnoci za ewentualne szkody wynike
z wykorzystania informacji zawartych w ksice.
Redaktor prowadzcy: Barbara Gancarz-Wjcicka
Projekt okadki: Jan Paluch
Fotografia na okadce zostaa wykorzystana za zgod Shutterstock.
Wydawnictwo HELION
ul. Kociuszki 1c, 44-100 GLIWICE
tel. 32 231 22 19, 32 230 98 63
e-mail: onepress@onepress.pl
WWW: http://onepress.pl (ksigarnia internetowa, katalog ksiek)
Drogi Czytelniku!
Jeeli chcesz oceni t ksik, zajrzyj pod adres
http://onepress.pl/user/opinie/zaexan_ebook
Moesz tam wpisa swoje uwagi, spostrzeenia, recenzj.
Pliki z przykadami omawianymi w ksice mona znale pod adresem:
ftp://ftp.helion.pl/przyklady/zaexan.zip
ISBN: 978-83-246-4237-3
Copyright Helion 2012
Printed in Poland.
Pole ksik na Facebook.com
Ksigarnia internetowa
Kup w wersji papierowej
Lubi to! Nasza spoeczno
Oce ksik
Ebookpoint.pl KOPIA DLA: Katarzyna Jakubczyk k.dobosiewicz@gmail.com
SPIS TRECI
WSTP
1.
2.
BUDET FIRMY HANDLOWEJ

USTALANIE WARUNKW BONUSW DLA KLIENTW
11
1.1. Opis zagadnienia
11
1.2. Model sprzeday i wynikw budetu
12
1.3. Zadanie analityka
13
1.4. Tabela danych jako narzdzie analizy symulacji
14
MIESICZNE PREMIE DLA SPRZEDAWCW
21
21
2.2. Microsoft Query pobieranie danych zewntrznych
23
2.3. Niestandardowe pozycje obliczeniowe tabeli przestawnej

element obliczeniowy
30
2.4. Modyfikowanie/usuwanie elementw obliczeniowych

oraz wywietlanie listy utworzonych elementw
33
2.5. Odwieanie danych w tabeli oraz modyfikacja kwerendy

w Microsoft Query
3.
33
STOSOWANIE TABEL PRZESTAWNYCH DO ANALIZY

DUYCH ZBIORW DANYCH SPRZEDAOWYCH
35
35
3.2. Struktura danych wykorzystywanych w tabeli przestawnej
36
3.3. Tworzenie tabeli przestawnej. Dodawanie, usuwanie i przenoszenie pl
37
3.4. Modyfikacja pl tabeli przestawnej
39
3.5. Zastosowanie filtru raportu tabeli przestawnej
43
3.6. Wywietlanie stron filtru raportu jako arkuszy
45
4.
Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
TYGODNIOWY RAPORT MARY BRUTTO

NA TOPOWYCH PRODUKTACH (TOP30) TABELE
47
47
4.2. Wyznaczenie numeru tygodnia w zestawieniu faktur sprzeday
48
4.3. Przypisanie produktom kosztu materiaowego
50
4.4. Budowa tabeli przestawnej obrazujcej sprzedan ilo

poszczeglnych produktw w kadym tygodniu
51
4.5. Niestandardowe pozycje obliczeniowe tabeli przestawnej

pole obliczeniowe
5.
52
TYGODNIOWY RAPORT MARY BRUTTO NA TOPOWYCH

PRODUKTACH (TOP30) GRAFICZNA PREZENTACJA
59
59
5.2. Sprawdzanie poprawnoci danych lista rozwijalna
60
5.3. Funkcja WEDANETABELI
63
5.4. Wykres koowy struktura sprzeday (iloci) w wybranym

przez uytkownika tygodniu
68
5.5. Wykres skumulowany kolumnowy porwnanie wybranej

wielkoci z czterech tygodni dla kadego z produktw
6.
7.
70
KONSOLIDACJA TYGODNIOWYCH
FORECASTW SPRZEDAY
73
73
6.2. Pliki do planowania sprzeday
73
6.3. Konsolidacja danych
74
6.4. Konsolidacja bez czy ze rdem danych
79
6.5. Zamiana plikw z danymi rdowymi
80
6.6. Edycja czy w zestawieniu podsumowujcym
80
WIEKOWANIE NALENOCI I ZOBOWIZA
83
83
7.2. Przygotowywanie zestawienia
84
7.3. Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO
86
7.4. Wiekowanie przy uyciu tabeli przestawnej
89
SPIS TRECI
8.
LISTY WINDYKACYJNE KORESPONDENCJA SERYJNA 93

93
8.2. Baza klientw i szablon pisma
93
8.3. Podpicie bazy do szablonu i drukowanie listw
95
8.4. Drukowanie kopert
9.
100
ANALIZA I PROGNOZOWANIE SPRZEDAY SEZONOWEJ 105

105
9.2. Budowa modelu
106
9.3. Trend liniowy i funkcja REGLINX
107
10. PRZYSZE WPYWY I WYDATKI
115
115
10.2. Miesic patnoci funkcja MIESIC
117
10.3. Tydzie patnoci funkcja WEEKNUM
118
10.4. Rodzaj wpyww funkcja JEELI
118
10.5. Przysze wpywy tabela przestawna
121
11. MACIERZ KOSZTW TRANSPORTU

PRZEWONIK KLIENT
125
125
11.2. Budowa macierzy tabela przestawna
126
11.3. Funkcja JEELI.BD
129
11.4. Wyrnienie wartoci formatowanie warunkowe
130
12. GRAFICZNA PREZENTACJA SPRZEDAY

WEDUG WOJEWDZTW
133
133
12.2. Dane sprzedaowe tabela przestawna
134
12.3. Wybr miesica lista rozwijalna
134
12.4. Pobieranie danych z tabeli funkcja WEDANETABELI
139
12.5. Graficzna prezentacja
140
13. GRAFICZNA PREZENTACJA SKADOWYCH WYNIKU

BRUTTO NA SPRZEDAY
145
145
13.2. Okrelenie granic kolumn
146
13.3. Wykres skumulowany kolumnowy
148
13.4. Dodanie wartoci poszczeglnych kolumn wykresu pola tekstowe
151
14. MODEL DO WYZNACZANIA PROCENTU UPUSTU

PRZY ZACHOWANYM POZIOMIE PROCENTU
MARY ZAMWIENIA
153
153
14.2. Model
153
14.3. Szukaj wyniku
157
15. TWORZENIE WASNYCH FUNKCJI EXCELA
163
163
15.2. Tworzenie niestandardowych funkcji
163
15.3. Argumenty opcjonalne
165
15.4. Tworzenie opisu funkcji i definiowanie kategorii
166
15.5. Tworzenie dodatku z funkcjami
167
WOJCIECH PRCHNICKI
Ukoczy studia w zakresie zarzdzania i marketingu, zarzdzania i inynierii produkcji, rachunkowoci i finansw oraz nadzoru, kontroli i audytu
w gospodarce i administracji. Tak szerokie wyksztacenie daje mu wiedz z zakresu finansw, controllingu, sprawozdawczoci oraz zarzdzania popart
wysokimi umiejtnociami techniczno-informatycznymi.
Posiada dowiadczenie jako specjalista ds. controllingu, specjalista ds. raportowania i analityk
finansowy w midzynarodowych korporacjach. Praca w dziaach finansowych
i controllingu w rnych firmach poczona z wiedz z zakresu narzdzi Microsoft
Office pozwala mu na prowadzenie szkole na bazie przykadw problemw,
z jakimi spotykaj si pracownicy tych dziaw. Jako trener pracuje od ponad
3 lat. Gwn tematyk prowadzonych przez niego szkole jest zastosowanie
Excela, Accessa oraz VBA w usprawnianiu procesw biznesowych w firmie oraz
automatyzowaniu pracy dziaw controllingowych i finansowych w ktrej
to dziedzinie posiada due dowiadczenie. Jest take autorem artykuw o tej
tematyce w czasopimie Controlling i Rachunkowo Zarzdcza.
Szkolenia te pozwalaj uczestnikom nie tylko pozna narzdzia Office, ale
przede wszystkim nauczy si wykorzystywania ich w celu rozwizywania okrelonych zada w pracy ksigowego, analityka czy te kontrolera finansowego.
WSTP
WSTP
Niniejsza pozycja jest skierowana do pracownikw dziaw finansw, controllingu czy te ksigowoci. Jest to swoiste studium pitnastu rnych przypadkw i problemw, z jakimi moe spotka si osoba pracujca w tych obszarach. Kady rozdzia zawiera opis problemu oraz jego rozwizanie przy uyciu
Excela. Jest to podrcznik pisany przez praktyka dla praktykw, ktry ma za
zadanie pokaza, i trudne i czasochonne zadania mog czasami okaza si
atwiejsze i przyjemniejsze po zbudowaniu odpowiednich narzdzi do ich wykonywania, a to, co zajmowao dotychczas p dnia, mona zrobi w kilka minut.
Wszystkie analizowane przypadki i ich rozwizania oparte s na moich wasnych dowiadczeniach, nabytych podczas pracy zawodowej jako analityk, kontroler czy te specjalista ds. controllingu.
Zakres tematyczny omawianych przypadkw jest bardzo szeroki i rnorodny, od prostego wiekowania nalenoci po budow graficznej prezentacji
sprzeday na mapie Polski wedug wojewdztw czy te prognozowanie sprzeday sezonowej przy uyciu trendu liniowego. W podrczniku pokazaem, jak
wykorzystywa i czy wybrane narzdzia i funkcje Excela do rozwizywania
wybranych problemw. Kady znajdzie tu pomysy na usprawnienie swojej pracy
i pokonanie przeszkd napotykanych na co dzie podczas tworzenia raportw
czy analiz.
Ciekawej lektury i niech kady z Was znajdzie co, co uczyni Wasz codzienn
prac atwiejsz.
PODZIKOWANIA
Dzikuj wszystkim, ktrzy wspierali mnie w wysikach przy tworzeniu tej pozycji, oraz tym, ktrzy zawodowo dostarczali mi wanie takich problemw do rozwizania, jakie zostay opisane w ksice.
10
Rozdzia 1.

USTALANIE WARUNKW BONUSW
DLA KLIENTW
CEL: STWORZENIE MACIERZY WARUNKW GRANICZNYCH BONUSW DLA KLIENTW.
NARZDZIA:
1. ANALIZA SYMULACJI: TABELA DANYCH
2. FORMATOWANIE WARUNKOWE
1.1. OPIS ZAGADNIENIA

Jednym z zada analityka finansowego czy te kontrolera finansowego jest
udzia w procesie przygotowywania budetu firmy na przyszy rok bd nawet
koordynacja tego procesu. Plan taki powstaje we wsppracy z rnymi dziaami przedsibiorstwa, na przykad z dziaem sprzeday, produkcji, zasobw
ludzkich itp. Jest to proces dugotrway i skomplikowany, poniewa procesowi
planowania podlega wikszo obszarw dziaalnoci firmy. Wynikiem takiej
wewntrznej wsppracy jest plan dziaania firmy na przyszy okres (przewanie
na nastpny rok), wyznaczajcy cele w wielu aspektach i dziedzinach funkcjonowania jednostki. W tym materiale rozwi problem analityka finansowego
pracujcego w firmie dystrybucyjnej obsugujcej okoo 80 klientw, ktrej
asortyment towarw liczy w przyblieniu 120 rnych pozycji. Firma, w ktrej
pracuje nasz analityk, do zakupionych towarw dolicza 15% ich wartoci i to
stanowi ich cen odsprzeday. Poniewa na rynku, na ktrym dziaa nasz podmiot, jest bardzo dua konkurencja, firma musi czym zachci obecnych klientw i zdoby nowych. Sposobem na to jest system rocznych bonusw od zakupw
dokonanych przez poszczeglnych klientw. Wielko bonusw okrelana jest
przez dwa parametry:
1. Ilociowa granica przyznania bonusu okrela roczn wielko sprzeday
(ilo) kadego z towarw, po przekroczeniu ktrej przysuguje bonus.
2. Procent bonusu procent liczony od wielkoci zakupu danego towaru
po przekroczeniu wyznaczonej granicy sprzeday.
12
W budecie roczne bonusy pomniejszaj warto planowanej sprzeday, przez

co wpywaj na pogorszenie wyniku firmy (mary). Zadaniem naszego analityka jest ustalenie kilku wariantw bonusw (rnych granic iloci i odpowiadajcych im procentw bonusw), aby mara utrzymywaa si w okrelonym
obszarze, a klient mg wybra spord kilku wariantw przyznania bonusu
czyli doprowadzenie do sytuacji w ktrej i wilk syty, i owca caa.
1.2. MODEL SPRZEDAY I WYNIKW BUDETU

W naszym przykadzie analityk zbudowa uproszczony model do wyliczania wielkoci i warunkw bonusw. Skada si on z dwch arkuszy: sprzeda w tym
arkuszu znajduj si plany sprzedaowe na przyszy rok, oraz wyniki w tym
arkuszu podawane s warunki wyliczania bonusw oraz bardzo uproszczony
rachunek wynikw dla sprzeday netto i brutto.
Na rysunku 1.1 zosta przedstawiony arkusz sprzeda, ktry zawiera roczne
plany sprzeday poszczeglnych towarw poszczeglnym klientom. Zawiera
on kolumny: Klient, Towar, Cena zakupu (koszt zakupu 1 szt. danego towaru),
Koszt zakupu (koszt zakupu liczony jako iloczyn iloci i ceny zakupu poszczeglnego towaru), Ilo, Cena sprzeday (cena zakupu + 15%), Warto sprzeday (iloczyn iloci i ceny sprzeday), Bonus (bonus od wartoci sprzeday,
liczony wedug warunkw z arkusza wyniki) oraz Warto netto (liczona jako
Warto sprzeday Koszt zakupu Bonus).
Klient
KLIENT1
KLIENT1
KLIENT1
KLIENT1
KLIENT1
KLIENT1
KLIENT1
KLIENT1
KLIENT1
Towar
Cenazakupu
TOWAR39
TOWAR52
TOWAR13
TOWAR90
TOWAR44
TOWAR27
TOWAR74
TOWAR1
TOWAR96
Kosztzakupu
92,5
83,0
98,5
22,5
40,0
48,0
102,5
24,0
35,5
28490
36935
3349
10283
8200
5664
29110
11928
15762
Ilo
308
445
34
457
205
118
284
497
444
Cenasprzeday Wartosprzeday
106,4
95,5
113,3
25,9
46,0
55,2
117,9
27,6
40,8
32764
42475
3851
11825
9430
6514
33477
13717
18126
Bonus
Wartonetto
0
0
0
0
0
0
0
0
0
4274
5540
502
1542
1230
850
4366
1789
2364
Rysunek 1.1. Arkusz sprzeda
Arkusz wyniki (rysunek 1.2) zosta podzielony na dwie czci. W pierwszej

czci, zatytuowanej WARUNKI BONUSW, okrelamy granic przyznania
bonusu dla kadego towaru oraz jego procent liczony od wartoci sprzeday.
W zakadce sprzeda wielko Bonus liczona jest przy uyciu funkcji JEELI(Ilo
>granica bonusu
[ilo]; Warto sprzeday * % bonusu; 0). W drugiej czci
arkusza, zatytuowanej MODEL, znajduj si poszczeglne elementy wyniku
13
Rysunek 1.2. Arkusz wyniki
firmy, przy zaoeniu 0% bonusw: warto sprzeday ksztatujca si na poziomie 50 mln z, koszty zakupu w wysokoci 43,5 mln z, rabat rwny 0, wynik
na sprzeday brutto (warto sprzeday koszty zakupu bonus) rwny
6,5 mln z oraz mara I (wynik na sprzeday brutto dzielony przez warto
sprzeday) rwna 13,04%; dodatkowo podane s zaplanowane caoroczne
koszty sprzeday i koszty zarzdu w cznej wysokoci okoo 2,2 mln z. Przy
takich wartociach kosztw sprzeday i zarzdu wynik na sprzeday netto
(wynik na sprzeday brutto koszty sprzeday i zarzdu) ksztatuje si na poziomie 4,3 mln z, a mara II (wynik na sprzeday netto podzielony przez warto
sprzeday) na poziomie 8,59%. Oczywicie suma poszczeglnych wielkoci
(warto sprzeday, koszty zakupu, bonus) stanowi sum pozycji z arkusza
sprzeda.
Model jest dynamiczny: przykadowo jako granic bonusw wpiszmy 200,
a za procent bonusu wpiszmy 6%. Oznacza to, e jeeli w przyszym roku dany
klient zakupi 200 szt. okrelonego towaru, to na koniec roku dostanie za niego
bonus w wysokoci 6% wartoci jego sprzeday. Przy takich warunkach bonusowych dla kadego z klientw suma bonusw wyniesie 2,2 mln z (rysunek 1.3),
co obniy mar II do poziomu 4,22%.
1.3. ZADANIE ANALITYKA

Zadaniem naszego analityka jest wyznaczenie takich wariantw kryteriw bonusw (granicy ilociowej i procentu bonusu), aby mara II ksztatowaa si na
poziomie 5 6%. Bdzie to wynik w granicach 2,5 3 mln z, klient bdzie
14
Rysunek 1.3. Wynik przy przykadowych warunkach bonusw
mia do wyboru kilka wariantw bonusw, a firma i tak osignie wynik w wyznaczonym satysfakcjonujcym przedziale. Zaoone s: przedzia procentowy bonusu
od 3 do 10% co 0,5% (15 wartoci) oraz granica ilociowa od 100 do 500 co 50
(9 wartoci). Z przyjtych przedziaw wychodzi 915 = 135 kombinacji wysokoci mary II, ktre naley przeanalizowa. Oczywicie nasz analityk mgby
podstawia kady z wariantw do modelu i notowa wynik, ale powtarzanie tej
czynnoci 135 razy jest mczce, pracochonne i nie eliminuje ryzyka popenienia bdu. Jest jednak ratunek dla naszego analityka jest nim tabela danych.
1.4. TABELA DANYCH

JAKO NARZDZIE ANALIZY SYMULACJI
Tabela danych jest jednym z narzdzi analizy symulacji. Jest to analiza co, jeli?
polegajca na zmienianiu wartoci w komrkach modelu i obserwowaniu, jak
te zmiany wpywaj na wynik modelu. Tabela danych pomaga bada zestaw
moliwych wynikw naszego modelu przy jego zmiennych parametrach wejciowych (maksymalnie dwch). Zalet tego narzdzia jest fakt, e wszystkie
wyniki przedstawione zostaj w jednej tabeli w jednym arkuszu, co pozwala na
szybk ocen moliwoci badanego zaoenia.
Lokalizacja narzdzia to: wstka /Dane/Analiza symulacji/Tabela danych.
Po wybraniu z menu opcji Tabela danych pokazuje si nam okienko dialogowe
Tabela danych, ktre zawiera dwa pola (rysunek 1.4).
Wierszowa komrka wejciowa jest odpowiedzialna za wartoci w tabeli
znajdujce si w pierwszym wierszu. W niej wskazujemy, gdzie w naszym modelu
dane umieszczone w pierwszym wierszu maj by podstawiane.
15
Rysunek 1.4. Okienko dialogowe Tabela danych
Kolumnowa komrka wejciowa jest odpowiedzialna za wartoci w tabeli

znajdujce si w pierwszej kolumnie. W niej wskazujemy, gdzie w naszym
modelu dane umieszczone w pierwszej kolumnie maj by podstawiane.
Nasza tabela danych bdzie zalena od dwch parametrw: procentu bonusu
i jego granicy ilociowej. Tabel danych budujemy w arkuszu wyniki (tabela
musi znajdowa si w tym samym arkuszu co model). Pierwszym krokiem do
stworzenia tabeli danych jest okrelenie jej ukadu, i tak granic ilociow umiecimy w wierszu 4., zaczynajc od komrki G4 (przedzia od 100 do 500 co 50).
Procent bonusu umiecimy natomiast w kolumnie F, zaczynajc od komrki F5
(przedzia od 3 do 10% co 0,5%). W ten sposb lewa grna komrka (F4) zostanie
pusta (rysunek 1.5).
Rysunek 1.5. Rozmieszczenie wartoci parametrw modelu
W komrce F4 wstawiamy formu wyliczajc mar II (wynik netto na

sprzeday / warto sprzeday) jest to warunek konieczny, aby nasza tabela
danych zostaa wyliczona. Tabela danych potrzebuje formuy wyliczajcej badany
przez nas wynik (rysunek 1.6).
Nastpnie zaznaczamy ca nasz zbudowan macierz, cznie z wartociami
i formu (rysunek 1.7).
16
Rysunek 1.6. Formua wyliczajca warto mary II
Rysunek 1.7. Zaznaczenie caej tabeli
Przechodzimy do Dane/Analiza symulacji/Tabela danych i pojawia si nam

okienko dialogowe Tabela danych (rysunek 1.8).
Rysunek 1.8. Okno dialogowe Tabela danych
17
1. W polu Wierszowa komrka wejciowa wskazujemy komrk w naszym

modelu, w ktrej maj by podstawiane wartoci z wiersza nr 4 (ilociowa
granica bonusw). Jest to komrka C3.
2. W polu Kolumnowa komrka wejciowa wskazujemy komrk w naszym
modelu, w ktrej maj by podstawiane wartoci z kolumny F (procent
bonusu). Jest to komrka C4.
Klikamy OK i caa tabela wypenia si nam wartociami mary II dla parametrw z 4. wiersza i kolumny F (rysunek 1.9). Okrelona warto mary II jest
rezultatem podstawienia do modelu granicy ilociowej znajdujcej si powyej
w pionie wartoci z wiersza 4. i procentu bonusu znajdujcego si w poziomie
po lewej stronie w kolumnie F. W jednej macierzy mamy zawarte wyniki dla 135
kombinacji dwch zmiennych naszego modelu.
Rysunek 1.9. Wynikowa tabela danych
Dodatkowo moemy w zbudowanej przez nas tabeli zastosowa formatowanie

warunkowe (Narzdzia gwne/Formatowanie warunkowe/Reguy wyrniania komrek/Midzy) dla wartoci pomidzy 5% i 6% (rysunek 1.10).
Umoliwi to wyrnienie wynikw nas interesujcych, czyli wszystkich mar II
znajdujcych si w tym przedziale.
Jak widzimy na rysunku 1.11, moliwe s 23 kombinacje dwch kryteriw;
na przykad dla granicy ilociowej rwnej 150 i bonusu rwnego 4% mara II
wyniesie 5,4%.
18
Rysunek 1.10. Zastosowanie formatowania warunkowego
7,20%
3,0%
100
6,1%
150
6,2%
200
6,4%
250
6,6%
300
6,9%
350
7,3%
400
7,7%
450
8,1%
500
8,6%
3,5%
4,0%
4,5%
5,0%
5,5%
6,0%
6,5%
7,0%
7,5%
8,0%
8,5%
9,0%
9,5%
10,0%
5,7%
5,2%
4,8%
4,4%
4,0%
3,6%
3,2%
2,7%
2,3%
1,9%
1,5%
1,1%
0,6%
0,2%
5,8%
5,4%
5,0%
4,6%
4,2%
3,9%
3,5%
3,1%
2,7%
2,3%
1,9%
1,5%
1,1%
0,7%
6,0%
5,7%
5,3%
5,0%
4,6%
4,2%
3,9%
3,5%
3,1%
2,8%
2,4%
2,0%
1,7%
1,3%
6,3%
6,0%
5,7%
5,3%
5,0%
4,7%
4,4%
4,0%
3,7%
3,4%
3,1%
2,7%
2,4%
2,1%
6,6%
6,3%
6,1%
5,8%
5,5%
5,2%
4,9%
4,6%
4,4%
4,1%
3,8%
3,5%
3,2%
2,9%
7,1%
6,8%
6,6%
6,4%
6,2%
5,9%
5,7%
5,5%
5,3%
5,1%
4,8%
4,6%
4,4%
4,2%
7,5%
7,4%
7,2%
7,1%
6,9%
6,7%
6,6%
6,4%
6,3%
6,1%
6,0%
5,8%
5,7%
5,5%
8,0%
7,9%
7,9%
7,8%
7,7%
7,6%
7,5%
7,4%
7,4%
7,3%
7,2%
7,1%
7,0%
7,0%
8,6%
8,6%
8,6%
8,6%
8,6%
8,6%
8,6%
8,6%
8,6%
8,6%
8,6%
8,6%
8,6%
8,6%
Rysunek 1.11. Tabela wynikowa z formatowaniem
Pod macierz z mar II w tak samo szybki sposb moemy utworzy macierz
dla wyniku na sprzeday netto wystarczy, e w lewym grnym rogu zamiast
formuy wyliczajcej mar II wstawimy formu wyliczajc wynik na sprzeday
netto. Nastpnie musimy zastosowa formatowanie warunkowe dla wartoci
pomidzy 2,5 mln a 3,0 mln i otrzymamy odzwierciedlenie procentu wartoci
mary w wartociach zotwkowych wyniku netto na sprzeday (rysunek 1.12).
W ten sposb nasz analityk szybko i bezbdnie wykona swoje zadanie,
a przy okazji wyniki zostay zaprezentowane w sposb przejrzysty i czytelny.
Teraz klientom firmy mog zosta przedstawione 23 warianty bonusw do
3 605 275
3,0%
3,5%
4,0%
4,5%
5,0%
5,5%
6,0%
6,5%
7,0%
7,5%
8,0%
8,5%
9,0%
9,5%
10,0%
100
3 044 967
2 835 399
2 625 831
2 416 264
2 206 696
1 997 128
1 787 560
1 577 992
1 368 425
1 158 857
949 289
739 721
530 154
320 586
111 018
150
3 115 465
2 917 647
2 719 829
2 522 011
2 324 193
2 126 375
1 928 556
1 730 738
1 532 920
1 335 102
1 137 284
939 466
741 648
543 830
346 012
200
3 207 811
3 025 384
2 842 957
2 660 530
2 478 103
2 295 675
2 113 248
1 930 821
1 748 394
1 565 967
1 383 540
1 201 113
1 018 686
836 259
653 832
250
3 324 661
3 161 709
2 998 757
2 835 805
2 672 852
2 509 900
2 346 948
2 183 996
2 021 044
1 858 092
1 695 140
1 532 188
1 369 236
1 206 283
1 043 331
300
3 453 537
3 312 064
3 170 592
3 029 119
2 887 646
2 746 174
2 604 701
2 463 228
2 321 755
2 180 283
2 038 810
1 897 337
1 755 865
1 614 392
1 472 919
350
3 640 378
3 530 045
3 419 712
3 309 380
3 199 047
3 088 714
2 978 382
2 868 049
2 757 716
2 647 384
2 537 051
2 426 718
2 316 386
2 206 053
2 095 721
400
3 840 644
3 763 689
3 686 734
3 609 779
3 532 824
3 455 870
3 378 915
3 301 960
3 225 005
3 148 050
3 071 095
2 994 140
2 917 185
2 840 230
2 763 275
450
4 056 339
4 015 333
3 974 327
3 933 321
3 892 315
3 851 309
3 810 304
3 769 298
3 728 292
3 687 286
3 646 280
3 605 275
3 564 269
3 523 263
3 482 257
19
500
4 302 374
4 302 374
4 302 374
4 302 374
4 302 374
4 302 374
4 302 374
4 302 374
4 302 374
4 302 374
4 302 374
4 302 374
4 302 374
4 302 374
4 302 374
Rysunek 1.12. Tabela wyniku na sprzeday netto
wyboru, z ktrych kady przy takim poziomie planowej sprzeday przyniesie

firmie wynik netto na sprzeday w granicach od 2,5 mln do 3,0 mln z (mara II
5,0% do 6,0%). Czsto z poszczeglnymi bardziej znaczcymi klientami prowadzone s osobne negocjacje dotyczce bonusw. W takim przypadku mona
zastosowa wyliczone macierze bd skonstruowa identyczny model wraz
z tabelami danych tylko dla danego klienta. Jak wida, jest to doskonae narzdzie do przeprowadzania symulacji wyniku modelu po zmianach maksymalnie
dwch jego parametrw. Dostarcza ono wiele niezbdnych informacji w jasnym
i prostym do odczytu ukadzie.
20
Rozdzia 2.
MIESICZNE PREMIE
DLA SPRZEDAWCW
CEL: STWORZENIE NARZDZIA DO WYLICZANIA MIESICZNYCH PREMII
DLA SPRZEDAWCW.
NARZDZIA:
1. TABELA PRZESTAWNA
2. MICROSOFT QUERY

W tym rozdziale wczujemy si w sytuacj analityka sprzeday, przed ktrym
zostao postawione zadanie stworzenia narzdzia do wyliczania miesicznych
premii dla sprzedawcw. Poniewa jest pocztek marca, do zamknicia kwartau
i ewentualnych prognoz zostao jeszcze troch czasu, pracownik ma wic czas,
aby stworzy narzdzie, ktre co miesic automatycznie bdzie wykonywao
to zadanie za niego. w analityk pracuje w firmie dystrybucyjnej, ktra zatrudnia
24 sprzedawcw i obsuguje okoo 100 klientw. Miesiczna premia sprzedawcw wyliczana jest jako procent od ich wielkoci sprzeday w danym miesicu.
Zadanie nie jest jednak takie atwe, jakby si mogo wydawa, poniewa kady
z klientw firmy naley do jednej z piciu grup i w zalenoci od tego wyznaczana jest wysoko procentu premii dla sprzedawcy. Wszystkie dane potrzebne
do wykonania tego zadania znajduj si w bazie Accessa (dodatkowo w kilku
tabelach) i stamtd maj by pobierane co miesic. We wspomnianej bazie
znajduj si zamwienia (okoo 2,5 tys. miesicznie), na podstawie ktrych
wystawiane s faktury sprzeday. Analityk moe na ich podstawie wyliczy
wysoko sprzeday poszczeglnych sprzedawcw w podziale na grupy klientw.
Oczywicie moe on co miesic kopiowa dane do arkusza i przy pomocy
funkcji uzyskiwa podany wynik, ale moe to narazi go na przypadkowe
bdy w formuach i na du strat czasu w okresie zamykania miesica w firmie,
kiedy to kada chwila si liczy. Dlatego nasz pracownik zbuduje aplikacj,
ktra to zadanie wykonywa bdzie za niego i zaoszczdzi mu czasu i stresu
podczas zamykania kadego miesica, a sprzedawcom pozwoli na szybsze
otrzymanie nalenych im premii .
22
W budowie narzdzia do wyliczania miesicznej premii sprzedawcw uyjemy takich narzdzi jak tabela przestawna oraz Microsoft Query. Przy pomocy
Microsoft Query pobierzemy dane z bazy w interesujcym nas ukadzie, a przy
uyciu tabeli przestawnej zbudujemy zestawienie premii dla sprzedawcw.
Na rysunku 2.1 przedstawiona zostaa budowa relacyjnej bazy Zamwienia.accdb utworzonej w programie Access, z ktrej pobierane bd dane do
raportu. Cech charakterystyczn relacyjnych baz danych jest istnienie powiza
midzy poszczeglnymi tabelami. Nasza baza zawiera pi rnych tabel:
1. Zamwienia zawiera oglne informacje o zamwieniu, takie jak numer
zamwienia, jego data oraz nazwisko sprzedawcy, ktry zamwienie wystawi, i klienta, na ktrego zosta wystawiony dokument.
2. Sprzedawcy zawiera dokadne dane opisujce kadego ze sprzedawcw.
3. Klienci zawiera spis klientw z ich danymi oraz przyporzdkowaniem
do jednej z piciu grup.
4. Szczegy zamwie dla kadego z zamwie przechowuje informacj
o produktach i ich iloci wchodzcych w skad kadego dokumentu.
5. Produkty zawiera spis produktw sprzedawanych przez firm, m.in.
ich cen.
Rysunek 2.1. Relacyjna baza danych Zamwienia.accdb
Dane chcemy pobiera bezporednio z bazy, do ktrej wprowadzane s zlecenia na produkty dla klientw. Stworzymy dynamiczne narzdzie pobierajce
dane z tej bazy w interesujcym nas ukadzie, ktre dodatkowo bdzie wyliczao
23
wysoko premii miesicznej dla kadego z pracownikw dziau sprzeday.

Jak ju zostao wspomniane, klienci nale do jednej z piciu grup, wedug
ktrych ustalony jest procent od wielkoci sprzeday jako premia sprzedawcy.
I tak dla pierwszej grupy wynosi on 1%, dla drugiej 1,1%, dla trzeciej 0,9%,
dla czwartej 1,4%, a dla pitej grupy zosta ustalony na poziomie 1,7%.
Na pocztku musimy okreli, jakie informacje potrzebne nam s z bazy
Zamwienia.accdb. Z tabeli Zamwienia potrzebowa bdziemy wszystkie
kolumny (nr zamwienia, data zamwienia, sprzedawca oraz klient), z Klienci
pobierzemy tylko jedn kolumn grupa (dla niej okrelone s procenty premii),
a z Szczegy_zamwie dla kadego z dokumentw przypiszemy produkty
oraz ich iloci. Do wyliczenia danych wielkoci brakuje nam jedynie wartoci
zamwienia, ktre bdzie iloczynem iloci kadego z produktw dokumentu i jego ceny (z tabeli Produkty). Pierwszym krokiem w tworzeniu naszej aplikacji
bdzie zaimportowanie interesujcych nas danych z bazy. W tym celu uyjemy
programu Microsoft Query.
2.2. MICROSOFT QUERY POBIERANIE DANYCH

ZEWNTRZNYCH
Microsoft Query jest programem, za pomoc ktrego moemy pobiera dane
ze rde zewntrznych. Narzdzie to umoliwia pobieranie danych z baz i plikw
do Excela, bez koniecznoci wpisywania czy kopiowania ich za kadym razem
w celu zaktualizowania danych. Daje moliwo ich automatycznego odwieania
z oryginalnego rda za kadym razem, gdy zostanie ono zmienione. Dane
mona pobiera z kilku typw baz: Microsoft Office Access, Microsoft SQL
Server oraz Microsoft SQL Server OLAP Services. Program Microsoft Office
zawiera wbudowane sterowniki umoliwiajce pobieranie danych ze rde:
usugi analiz programu Microsoft SQL Server, Microsoft Office Access,
dBASE, Microsoft FoxPro, Microsoft Office Excel, Oracle, Paradox oraz bazy
danych w plikach tekstowych. Mona rwnie skorzysta ze sterownikw ODBC.
(Sterownik Open Database Connectivity jest to plik programu uywany do
utworzenia poczenia z okrelon baz danych. Kady program bazy danych,
taki jak Access lub dBASE, albo system zarzdzania bazami danych, taki jak
SQL Server, wymaga innego sterownika).
W naszym przykadzie dane bd pobierane z bazy stworzonej w Accessie,
wic sterowniki dla takiego poczenia s ju wbudowane w produkt Microsoft
Office. Interesujce nas informacje pobierzemy z bazy, uywajc kwerendy,
24
czyli zapytania o okrelonych warunkach skierowanego do zewntrznej bazy

Zamwienia.
W celu nawizania poczenia z nasz baz przechodzimy na wstk i wybieramy z menu Dane/Dane zewntrzne/Z innych rde/Z programu
Microsoft Query. Pojawi si okno wybierania rda danych (rysunek 2.2).
1. Wybieramy rodzaj bazy danych, z ktr chcemy nawiza poczenie.
2. Zaznaczamy opcj Uywaj Kreatora kwerend do tworzenia/edycji kwerend, poniewa dane chcemy pobra z kilku tablic za pomoc zbudowanej
kwerendy.
Rysunek 2.2. Okno wybierania rda danych
Pojawi si okno wybierania bazy danych (rysunek 2.3).
Rysunek 2.3. Okno wybierania bazy danych
1. Wskazujemy lokalizacj bazy danych, z ktrej bdziemy pobiera dane.

2. Zaznaczamy opcj Tylko do odczytu przy uyciu kwerendy nie bdzie
mona zmienia danych w bazie.
25
3. Odznaczamy opcj Wyczny, w przeciwnym wypadku podczas pobierania

lub odwieania danych plik bazy bdzie zablokowany dla innych uytkownikw.
Gdy ju wskaemy baz, z ktrej bdziemy pobiera dane, przechodzimy
do okna kreatora kwerend wybierania kolumn (rysunek 2.4).
Rysunek 2.4. Kreator kwerend wybierz kolumny
1. Na licie Dostpne tabele i kolumny wskazujemy tabel (kolumny wybranej tabeli) z bazy danych, ktrej chcemy uy w naszej kwerendzie.
2. Tym przyciskiem przenosimy tabel (kolumny tabeli) do naszej kwerendy.
Po wykonaniu tej operacji wywietli si lista wybranych kolumn.
3. Tym przyciskiem usuwamy wybran kolumn z naszej kwerendy.
4. Tym przyciskiem usuwamy wszystkie kolumny z kwerendy.
Do naszej kwerendy wybieramy z tabeli Zamwienia kolumny: nr zamwienia, data zamwienia, sprzedawca oraz klient. Z Klienci kolumn grupa.
Ze Szczegy_zamwie kolumny: produkty oraz ich iloci. Z tabeli Produkty
wybieramy natomiast kolumn cena. Po wykonaniu tej czynnoci w lewym
okienku Kolumny w kwerendzie pojawi si nazwy wszystkich wybranych
przez nas kolumn. Nastpnie klikamy Dalej. Pojawi si okno kreatora kwerend filtr danych, ktre w naszym przypadku pomijamy, poniewa chcemy
pobra wszystkie dane bez adnych ogranicze. W tym miejscu kreatora kwerend
mona naoy ograniczenia dla zbioru pobieranych danych, np. jelibymy
26
chcieli pobra tylko dane dla jednego sprzedawcy, wtedy w polu Kolumna do
filtrowania wybieramy sprzedawca, a w warunkach wpisujemy rwna si
i wybieramy sprzedawc, ktry nas interesuje. Kolejny krok w kreatorze kwerend
to sortowanie. Pobierane dane moemy posortowa w okrelony sposb.
W naszym przypadku posortujemy rosnco wedug kolumny data zamwienia
(rysunek 2.5).
1. Wybieramy kolumn, wedug ktrej chcemy posortowa dane.
2. Wybieramy rodzaj sortowania. W naszym przypadku Rosnco.
Rysunek 2.5. Kreator kwerend kolejno sortowania
W ostatnim kroku wybieramy opcj Wywietli dane lub edytowa kwerend

w programie Microsoft Query (rysunek 2.6). Klikamy przycisk Zakocz.
Rysunek 2.6. Kreator kwerend koniec
27
Po zakoczeniu pracy z kreatorem kwerend przejdziemy do programu

Microsoft Query (rysunek 2.7), w ktrym bdziemy kontynuowa prac z nasz
kwerend. Jeeli chodzi o dokadny opis narzdzia Microsoft Query, odsyam
do pomocy Microsoft Office, poniewa opisanie caego narzdzia zajoby zbyt
duo miejsca. W tym opracowaniu poznamy dodawanie kolumny z wyliczeniami. Przed przystpieniem do dalszej pracy z kwerend wciskamy przycisk
Autokwerendy
, dziki czemu po kadej zmianie bdzie si ona odwieaa
i widoczne bd aktualne dane w oknie kwerendy (rysunek 2.7, obszar nr 2).

1. Okno zawierajce wszystkie tabele, z ktrych wybralimy kolumny do kwerendy. Tabele poczone s ze sob relacjami jak w rdowej bazie danych; istnieje moliwo zmiany rodzaju sprzenia tych relacji.
2. Okno stworzonej kwerendy, gdzie znajduj si kolumny pola (z danymi), ktre zostay wybrane w kreatorze kwerend.
Rysunek 2.7. Program Microsoft Query
Jak zostao wspomniane we wczeniejszej czci opracowania, brakuje

nam wartoci zamwienia, ktre jest iloczynem ceny produktw i iloci. Moemy
wyliczy j ju bezporednio w arkuszu po wykonaniu kwerendy bd zdefiniowa now kolumn (Pole obliczeniowe) w samej kwerendzie, ktra bdzie
j wyliczaa. W tym celu z menu Rekordy wybieramy opcj Wstaw kolumn.
Pojawi si okno dodawania kolumny (rysunek 2.8).
28
Rysunek 2.8. Okno Wstaw kolumn
1. Nazwa nowej kolumny.

2. Wyraenie dla nowej kolumny (pola obliczeniowego). W naszym przypadku:
Szczegy_zamwie.ilosc*Produkty.cena
Tabela.kolumna*Tabela.kolumna
Dodawanie nowej kolumny (pola obliczeniowego) koczymy, klikajc przycisk
Wstaw. Dziki temu w naszej kwerendzie zostanie dodane nowe pole obliczeniowe o nazwie warto, ktre dla kadej pozycji kwerendy (pozycji zamwienia) bdzie wyliczao jego warto (rysunek 2.9).
Rysunek 2.9. Dodanie pola obliczeniowego warto
W naszej kwerendzie znajduj si ju wszystkie dane (pobierane z bazy lub

wyliczane w kwerendzie) potrzebne do stworzenia miesicznego raportu premii poszczeglnych sprzedawcw. Moemy jeszcze doda kolumn miesic,
29
ktra z daty bdzie nam pobieraa numer miesica. Uatwi nam to stworzenie
raportu w ukadzie miesicznym w tym celu do naszej kwerendy dodajemy
now kolumn o nazwie miesic i w Pole wstawiamy nastpujc formu:
month([Zamwienia.data zamowienia]). W nawiasach [] ujmujemy Tabela.
kolumna. W celu wyjcia z narzdzia Microsoft Query wciskamy przycisk
Zwr dane
; w ten sposb przechodzimy do pliku, w ktrym chcemy utwo-
rzy nasz raport. Po wykonaniu tej czynnoci pojawia si okno Importowanie

danych. W opcji Wybierz sposb wywietlania tych danych w skoroszycie
wybieramy Raport tabeli przestawnej. W opcji Gdzie chcesz umieci dane
wybieramy natomiast istniejcy arkusz i komrk A1 (rysunek 2.10).
1. Wybieramy sposb wywietlania pobieranych danych jako raport tabeli
przestawnej.
2. Wybieramy miejsce umieszczenia danych w istniejcym arkuszu, zaczynajc od komrki A1.
Rysunek 2.10. Okno Importowanie danych
Kolejnym krokiem jest zbudowanie tabeli przestawnej o nastpujcym

ukadzie:
1. Etykiety kolumn: pole miesic (pola definiowane przez nas w kwerendzie
pojawiaj si z apostrofem).
2. Etykiety wierszy: pola sprzedawca i grupa.
3. Wartoci: pole warto.
Zmieniamy rwnie ukad raportu na Poka w formie tabelarycznej (Narzdzia tabel przestawnych/Ukad/Ukad raportu/Poka w formie tabelarycznej).
30
Dziki temu nasza tabela bdzie zawieraa nagwki pl. Po wykonaniu

tych wszystkich czynnoci otrzymamy tabel w ukadzie jak na rysunku
2.11. Jak widzimy, tabela przedstawia w ukadzie miesicznym wielko
obrotw danego sprzedawcy z podziaem na poszczeglne grupy klientw.
W takim ukadzie tabeli moemy wyliczy miesiczny bonus dla kadego ze
sprzedawcw, z uwzgldnieniem kryterium procentu od wielkoci sprzeday
w zalenoci od grupy klientw. Dla pierwszej grupy klientw wynosi on 1%,
dla drugiej 1,1%, dla trzeciej 0,9%, dla czwartej 1,4%, a dla pitej grupy
zosta ustalony na poziomie 1,7%.
Rysunek 2.11. Wynikowa tabela przestawna
Oczywicie ju samo wyliczenie wielkoci premii moemy wykona w arkuszu przy pomocy formu, ale rwnie w samej tabeli przestawnej istnieje
narzdzie umoliwiajce zautomatyzowanie tej operacji poprzez dodanie do
tabeli elementw obliczeniowych, ktre bd za nas wylicza wysoko
bonusu dla danego sprzedawcy z uwzgldnieniem kryterium dla danej grupy
klientw.
2.3. NIESTANDARDOWE POZYCJE OBLICZENIOWE

TABELI PRZESTAWNEJ ELEMENT OBLICZENIOWY
Pozycja obliczeniowa (element obliczeniowy) jest now pozycj pola wierszy
lub kolumny, ktrej wartoci s wynikiem niestandardowego obliczenia. Formua elementu obliczeniowego odwouje si do jednej lub kilku pozycji tego
samego pola. Element obliczeniowy posiada pewne ograniczenia:
31
1. Formua moe odwoywa si tylko i wycznie do pozycji pola, w ktrym

si znajduje.
2. Tabela przestawna nie moe zawiera zgrupowanych pl (elementw).
3. Nie mona doda pozycji obliczeniowej do pola strony.
4. Nie mona utworzy pozycji obliczeniowej w tabeli, w ktrej pola uyto
wicej ni raz.
5. Nie mona doda pozycji obliczeniowej do tabeli, ktra w funkcjach podsumowujcych korzysta z funkcji: rednia, StDevp, War, Warc lub OdchStd.
W naszym przypadku dodamy do tabeli pi elementw obliczeniowych:
1. Premia grupa 1 bdzie wylicza bonus (1%) od wielkoci obrotw danego
sprzedawcy z klientami z grupy 1.
2. Premia grupa 2 bdzie wylicza bonus (1,1%) od wielkoci obrotw danego
W celu dodania elementu obliczeniowego przechodzimy do Narzdzia tabel przestawnych/Opcje/Narzdzia/Formuy/Element obliczeniowy. Wane
jest, eby ustawi kursor na dowolnej pozycji pola grupa w tabeli przestawnej. W wyniku tej operacji pojawi si nam okno Wstaw element obliczeniowy
w grupa (rysunek 2.12). W polu Nazwa wpisujemy nazw nowego elementu
Premia grupa 1, w polu Formua wpisujemy nasz formu z pola Elementy wybieramy element Grupa 1 (podwjne kliknicie elementu) i mnoymy razy 1%. Nastpnie klikamy przycisk Dodaj. W taki sam sposb dodajemy
kolejne cztery elementy obliczeniowe, kady dla kolejnej grupy. Dodatkowo
w okienku Pola: pokazuje si nam, z jakiego pola tabeli przestawnej pobieramy
elementy do oblicze.
32
Rysunek 2.12. Okno Wstaw element obliczeniowy w grupa
6. Wpisujemy nazw nowego elementu obliczeniowego pola grupa.

7. Wskazujemy elementy uyte w formule nowego elementu obliczeniowego.
8. Wpisujemy formu na wyliczanie premii dla pierwszej grupy.
Dziki temu do naszej tabeli przestawnej w polu grupa zostan dodatkowo
dodane 4 nowe elementy wyliczajce premi od wielkoci sprzeday w poszczeglnych grupach klientw. Dodatkowo dla pola grupa moemy ukry
elementy Grupa 1, Grupa 2, Grupa 3, Grupa 4 i Grupa 5 pokazujce wielko sprzeday sprzedawcw do poszczeglnych grup klientw. W ten sposb
pozostan tylko wielkoci bonusw dla sprzedawcw w poszczeglnych grupach klientw; pod kadym sprzedawc sumowa si te bdzie czna warto premii dla niego (rysunek 2.13).
Rysunek 2.13. Wynikowa tabela przestawna z wysokoci bonusw

dla poszczeglnych sprzedawcw
33
2.4. MODYFIKOWANIE/USUWANIE ELEMENTW

OBLICZENIOWYCH ORAZ WYWIETLANIE LISTY
UTWORZONYCH ELEMENTW
Jeeli chcemy zmodyfikowa lub usun wstawiony element obliczeniowy, wybieramy z menu Narzdzia tabel przestawnych/Opcje/Narzdzia/Formuy/
Element obliczeniowy, a nastpnie w polu Nazwa wybieramy interesujcy
nas element. Jeli chodzi nam o modyfikacj, przyciskamy Modyfikuj, a nastpnie zmieniamy formu lub nazw elementu. Jeli chodzi nam natomiast o usunicie, w polu Nazwa wybieramy interesujcy nas element i przyciskamy Usu.
W przypadku gdy chcemy zobaczy, jakie pozycje obliczeniowe zostay utworzone w naszej tabeli, wybieramy z menu Narzdzia tabel przestawnych/Opcje/
Narzdzia/Formuy/Lista formu. Pojawi si nowy arkusz, w ktrym wywietlone zostan wszystkie elementy obliczeniowe danej tabeli wraz z formu w nich
zawart (rysunek 2.14).
Rysunek 2.14. Arkusz z list elementw obliczeniowych
2.5. ODWIEANIE DANYCH W TABELI ORAZ

MODYFIKACJA KWERENDY W MICROSOFT QUERY
Jeeli wiemy, e w bazie, z ktrej pobieramy dane, znajduj si ju wartoci
dla kolejnego miesica, naley odwiey nasz tabel przestawn. Mona to
zrobi na dwa sposoby:
1. Klikajc tabel prawym przyciskiem myszy, a nastpnie wybierajc z menu
podrcznego opcj Odwie.
2. Wybierajc z menu Narzdzia tabel przestawnych/Opcje/Dane/Odwie.
34
Po tej czynnoci nasza tabela poczy si z baz danych przy uyciu kwerendy utworzonej w Microsoft Query i zaktualizuje si o nowe dane.
Czasami istnieje potrzeba modyfikacji kwerendy utworzonej w Microsoft
Query. W tym celu wybieramy z menu Narzdzia tabel przestawnych/Opcje/
Dane/Zmie rdo danych/Waciwoci poczenia, przechodzimy na zakadk
Definicja i wybieramy przycisk Edytuj kwerend. W tym miejscu moemy
rwnie ustawi sposb i okresy automatycznego odwieania si kwerendy oraz zaimportowa plik poczenia.
W rozdziale przedstawiona zostaa moliwo tworzenia tabel przestawnych z zewntrznego rda danych przy uyciu narzdzia Microsoft
Query. Takie rozwizanie pozwolio na stworzenie narzdzia do wyliczania
miesicznej premii sprzedawcw uzalenionej od grupy klientw, ktrym zostay sprzedane produkty. Narzdzie zautomatyzowao to zadanie, samo pobiera dane z zewntrznej bazy i wylicza interesujce nas wartoci. Rola pracownika, ktry zajmowa si tym wczeniej, sprowadza si do odwieania
danych w tabeli przestawnej. Wczeniej zadanie wyliczenia premii zajmowao
sporo czasu, poniewa konieczne byo najpierw pobranie danych z zewntrznej
bazy do Excela, a nastpnie odpowiednie zmodyfikowanie tych danych w celu
wyliczenia bonusw. Plusem przedstawionego rozwizania jest oszczdno
cennego czasu oraz wyeliminowanie moliwoci bdu popenionego przez
osob wykonujc takie zestawienie. Nasz analityk sprzeday dziki takiemu
rozwizaniu zyskuje czas, ktry moe powici na inne analizy i raporty.
Rozdzia 3.
STOSOWANIE TABEL PRZESTAWNYCH

DO ANALIZY DUYCH ZBIORW
DANYCH SPRZEDAOWYCH
CEL: SZYBKA I SPRAWNA ANALIZA DUYCH ZBIORW DANYCH SPRZEDAOWYCH
Z ZASTOSOWANIEM TABEL PRZESTAWNYCH.
NARZDZIA:
2. FILTR TABELI PRZESTAWNEJ
3. STRONY FILTRU RAPORTU

Kady analityk pracujcy w dziale controllingu czy raportowania spotka lub
spotka si z zadaniem wykonania analizy duego zbioru danych (sprzedaowych
czy kosztowych) dla swojej firmy. Celem takiej analizy moe by stworzenie
zestawie o rnych strukturach i o rnej dokadnoci. Dodatkowym wymaganiem stawianym przed osob wykonujc takie zadanie jest moliwo szybkiej
modyfikacji stworzonych zestawie wedug okrelonych wytycznych oraz szybkiej aktualizacji danych w nich zawartych. Sprawa rzetelnoci oraz poprawnoci
wynikw jest oczywista. Rozdzia ten opisuje narzdzie do takich wanie zada. Omawiany poniej przykad przedstawia analiz caorocznej sprzeday (zarwno ilociow, jak i wartociow) firmy Farbe Sp. z o.o. oraz wyznaczenie
na jej podstawie kierunku rozwoju spki na rok nastpny.
Firma Farbe Sp. z o.o. zajmuje si produkcj i sprzeda farb rnego
przeznaczenia. Asortyment produktw firmy dzieli si na pi rnych grup ze
wzgldu na ich zastosowanie i s to: farby do fasad, farby do podg, farby do
cian i sufitw, farby do metali oraz farby do kuchni i azienek. Kada z grup
zawiera 25 kolorw oraz maksymalnie 5 rnych pojemnoci. Daje to ogromny
asortyment produktw (375 rnych opcji), ktry jest sprzedawany w 16 wojewdztwach kraju. Na koniec roku 2009 firma otrzymaa z systemu rejestrujcego
sprzeda roczne zestawienie (ilociowe i wartociowe) sprzeday poszczeglnych
grup produktw z podziaem na kolor i pojemno, w poszczeglnych wojewdztwach i w poszczeglnych miesicach. Zestawienie sprzeday w arkuszu
programu Excel zawiera 72 tys. rekordw (16 wojewdztw razy 12 miesicy
36
razy 375 rodzajw produktw). Zadaniem analityka jest przygotowanie analizy,

ktra bdzie przedstawiaa histori sprzeday w roku 2009 w rnych ukadach (np. udzia kadego z wojewdztw w cakowitej iloci sztuk sprzedanych wyrobw w poszczeglnych miesicach) oraz pomoe w prognozie sprzeday na
przyszo (np. wyznaczy produkty o najwyszej sprzeday w roku 2009, na
ktrych firma powinna skupi swoj dziaalno w roku nastpnym).
Tworzenie analiz w rnych ukadach i o rnorodnym stopniu szczegowoci z tak ogromnej iloci danych moe okaza si koszmarem. Mona tego
dokona, budujc skomplikowane formuy sumujce dane wedug okrelonych
kryteriw. Taka praca pochania jednak duo naszego czasu oraz obarczona
jest wysokim prawdopodobiestwem bdu, wynikajcym z ryzyka zego skonstruowania formu lub z innych czynnikw, choby zmczenia osoby wykonujcej tak analiz. Co, jeli po wykonaniu naszej czasochonnej pracy okae
si, e musimy zmodyfikowa nasze zestawienia? Koszmar i kolejne nadgodziny!
Potrzebujemy narzdzia do analizy danych, ktre pozwala pracowa na bardzo
duej iloci informacji i tworzy zestawienia podsumowujce dane w okrelony
przez uytkownika sposb oraz o okrelonej strukturze. Dodatkowo wybrane
narzdzie musi pozwala na szybk i atw modyfikacj oraz aktualizacj zestawie pod rnym ktem (np. filtrowanie czy sortowanie wedug wyznaczonych
kryteriw). Idealnym narzdziem do tego rodzaju zada jest tabela przestawna,
ktra umoliwia tworzenie podsumowa duej iloci danych, zestawie lub
analiz w dowolnym ukadzie z interesujcym nas stopniem szczegowoci.
Ponadto daje ona moliwo wrcz byskawicznej modyfikacji zestawie w celu
dostosowania ich do okrelonych wymaga.
3.2. STRUKTURA DANYCH WYKORZYSTYWANYCH

W TABELI PRZESTAWNEJ
Zanim zaczniemy tworzy tabel przestawn, naley wspomnie o strukturze
danych, ktre zostan wykorzystane do jej utworzenia. Podstawowe zasady to:
1. Dane musz by przechowywane w ukadzie tabelarycznym wiersz kolumna.
2. W pierwszym wierszu musz by umieszczone unikatowe nazwy kadej
z kolumn, poniewa na ich podstawie generowane s nazwy pl tabeli przestawnej.
3. Tabela nie moe zawiera pustych kolumn.
STOSOWANIE TABEL PRZESTAWNYCH DO ANALIZY DUYCH ZBIORW DANYCH
37
4. Kada z kolumn powinna zawiera spjne dane (tego samego rodzaju i typu).
Poniej przedstawiony jest wycinek tabeli z danymi dla firmy Farbe, przygotowany dla tworzenia tabeli przestawnej (rysunek 3.1).
Rysunek 3.1. Prawidowa struktura danych dla budowania tabeli przestawnej
3.3. TWORZENIE TABELI PRZESTAWNEJ.

DODAWANIE, USUWANIE I PRZENOSZENIE PL
W celu utworzenia tabeli przestawnej przechodzimy na wstk /Wstawianie/
Tabele/Tabela przestawna. Pojawi si okno tworzenia tabeli przestawnej
(rysunek 3.2).
Rysunek 3.2. Okno tworzenia tabeli przestawnej
1. Okrelamy obszar danych, z ktrych zbudowana bdzie tabela. Zaznaczamy

wszystkie dane wraz z nagwkami kolumn.
2. Okrelamy miejsce utworzenia tabeli w naszym przypadku zaznaczamy
opcj utworzenia tabeli w nowym arkuszu. Cao zatwierdzamy przyciskiem OK.
W prawej czci okna Excela pojawi si Lista pl tabeli przestawnej. W grnej
czci okna znajduje si sekcja listy nagwkw kolumn zaznaczonych w rdle
tabeli przestawnej. W dolnej czci okna znajduje si sekcja ukadu tabeli prze-
38
stawnej, reprezentujca cztery czci tabeli przestawnej. Rysunek 3.3 pokazuje

zaleno midzy obszarami tabeli przestawnej w licie pl tabeli a utworzon
tabel w arkuszu.
Rysunek 3.3. Interfejs tabeli przestawnej i lista pl tabeli przestawnej
1. Obszar Filtr raportu suy do filtrowania danych w tabeli na podstawie

wybranego elementu.
2. Obszar Etykiety kolumn suy do wywietlania pl kolumny u gry.
3. Obszar Etykiety wierszy suy do wywietlania pl jako wierszy tabeli.
4. Obszar Wartoci suy do wywietlania podsumowanych wedug wierszy
i kolumn danych liczbowych.
Nasza tabela zostaa utworzona, teraz pozostaje nam dodanie pl w odpowiedniej czci tabeli przestawnej. Moemy zrobi to na dwa sposoby. Pierwszym sposobem jest kliknicie nazwy danego pola i przecignicie tego pola
midzy sekcj pl a sekcj ukadu tabeli do wybranej czci. Drugim sposobem
jest kliknicie prawym przyciskiem myszy nazwy pola i wybranie jednej z czterech moliwych operacji: Dodaj do filtru raportu, Dodaj do etykiety kolumny,
Dodaj do etykiety wiersza lub Dodaj do wartoci. Usuwanie pl z tabeli
przestawnej odbywa si w analogiczny sposb: poprzez przecignicie pola
z sekcji ukadu tabeli do listy pl lub kliknicie prawym przyciskiem myszy
39
nazwy pola i wybranie operacji Usu pole. Przenoszenie pl odbywa si podobnie poprzez przecignicie nazwy pola pomidzy czciami tabeli przestawnej w sekcji ukadu tabeli lub wybranie z menu podrcznego pola interesujcej nas operacji przeniesienia pola.
W naszym przykadzie do Etykiety wierszy przenosimy pole wojewdztwo,
do Etykiety kolumn pole miesice, a do Wartoci pole warto sprzeday.
Dziki temu otrzymujemy raport pokazujcy warto sprzeday w poszczeglnych wojewdztwach i w poszczeglnych miesicach. Ponadto na kocu
tabeli zosta dodany wiersz Suma kocowa, ktry przedstawia sum wartoci
sprzeday dla kadego miesica, oraz kolumna Suma kocowa, w ktrej umieszczona jest suma wartoci sprzeday caorocznej dla poszczeglnych wojewdztw
(rysunek 3.4).
Rysunek 3.4. Tabela przestawna obrazujca warto sprzeday

w podziale na wojewdztwa i miesice
3.4. MODYFIKACJA PL TABELI PRZESTAWNEJ

Na danych umieszczonych w czci Wartoci moemy oprcz sumowania dokonywa innego rodzaju operacji obliczeniowych, takich jak: rednia, maksimum,
minimum, licznik, iloczyn, odchylenie standardowe czy wariancja. Dodatkowo
moemy formatowa sumowane dane na interesujcy nas typ. W naszym przykadzie warto sprzeday powinna by wyraona w formacie walutowym (z).
W celu zmiany rodzaju dziaania lub formatu sumowanych wartoci musimy
klikn prawym przyciskiem myszy dowoln warto i z menu podrcznego
wybra opcj Ustawienia pola wartoci. Pojawi si okno Ustawienia pola
wartoci (rysunek 3.5).
40
Rysunek 3.5. Okno Ustawienia pola wartoci
1. Nazwa pola, na ktrym wykonujemy okrelone dziaanie, np. Suma z warto

sprzeday.
2. Rodzaj dziaania wykonywanego na polu tabeli przestawnej.
3. Moliwo zmiany typu formatowania wartoci. W naszym przykadzie
wybieramy walutowy, ze zotym jako walut.
Z tabeli danych usuwamy pole warto sprzeday i dodajemy do czci
Wartoci pole ilo sprzedana. W ten oto sposb stworzylimy raport pokazujcy sum iloci sprzedanych produktw w poszczeglnych miesicach w podziale
na wojewdztwa. Jak wida, interesujce nas zestawienie moemy otrzyma
w par chwil w wyniku modyfikacji biecego ukadu tabeli przestawnej. Jeeli
chcemy, aby kady raport zosta zachowany dla kadego z nich, tworzymy now
tabel w nowym arkuszu (bd kopiujemy arkusz z tabel) i zmieniamy ukad
tabeli na inny.
W naszej tabeli przestawnej pokazalimy warto sprzeday w poszczeglnych
miesicach z podziaem na wojewdztwa. A co, jeli chcemy pokaza warto
sprzeday narastajco w miesicach? Jest na to bardzo atwy sposb: wystarczy
przej jak poprzednio do okna Ustawienia pola wartoci (rysunek 3.6).
1. Przechodzimy na zakadk Pokazywanie wartoci jako.
2. Wybieramy opcj Suma bieca w.
3. Wybieramy pole, dla ktrego chcemy dokona sumowania w sposb narastajcy. Klikamy przycisk OK.
41
W wyniku tej czynnoci otrzymalimy raport pokazujcy w sposb narastajcy warto sprzeday w poszczeglnych miesicach z podziaem na wojewdztwa (rysunek 3.7).
Rysunek 3.7. Raport obrazujcy warto sprzeday

w podziale na wojewdztwa i miesice, ale w sposb narastajcy
Interesuje nas procentowy udzia wartoci sprzeday w poszczeglnych wojewdztwach w cakowitej wartoci sprzeday w roku 2009. Pozwoli nam to na
okrelenie wojewdztw, na ktrych powinnimy skupi swoj uwag w roku
nastpnym. W tym celu budujemy nastpujc tabel danych: Etykiety wierszy
pole wojewdztwo, Wartoci pole warto sprzeday. Nastpnie przechodzimy do okna Ustawienia pola wartoci i wybieramy zakadk Pokazywanie
wartoci jako (rysunek 3.8).
1. Wybieramy opcj % kolumny.
Dziki temu widzimy, ktre wojewdztwa przyniosy nam najwiksz warto sprzeday w roku 2009 i w ktrych w roku 2010 moemy rozszerzy swoj
42
dziaalno. Na rysunku 3.9 przedstawiono procentowy udzia poszczeglnych

wojewdztw w caej wartoci sprzeday w roku 2009; dodatkowo zostay
zaznaczone wojewdztwa, ktrych procentowy udzia w wartoci sprzeday
by wikszy ni 7%.
Sumazwartosprzeday
wojewdztwo
Suma
dolnolskie
5,38%
kujawskopomorskie
3,30%
lubelskie
7,53%
lubuskie
8,40%
dzkie
9,83%
maopolskie
6,13%
mazowieckie
5,91%
opolskie
8,47%
podkarpackie
5,21%
podlaskie
7,64%
pomorskie
7,36%
lskie
9,68%
witokrzyskie
4,29%
warmiskomazurskie
2,83%
wielkopolskie
4,55%
zachodniopomorskie
3,48%
Sumakocowa
100,00%
Rysunek 3.9. Procentowy udzia poszczeglnych wojewdztw

w cakowitej wartoci sprzeday w roku 2009
Do Etykiety kolumn dodajemy pole grupa, co pokae nam procentowy

udzia poszczeglnych wojewdztw w cakowitej wartoci sprzeday w roku
2009 z podziaem na grupy produktw. W ostatniej kolumnie (Suma kocowa)
ujty jest procentowy udzia ze wczeniejszego przykadu (rysunek 3.10).
43
Rysunek 3.10. Procentowy udzia poszczeglnych wojewdztw

w cakowitej wartoci sprzeday w roku 2009 z podziaem na grupy produktw
3.5. ZASTOSOWANIE FILTRU RAPORTU

TABELI PRZESTAWNEJ
Kolejnym zestawieniem, ktre mamy utworzy, jest podzia liczby sprzedanych
sztuk opakowa farby wedug kolorw w poszczeglnych grupach farb z podziaem na dostpne pojemnoci. Dodatkowym utrudnieniem jest fakt, i taki podzia
ma by rozpisany dla kadego z wojewdztw. Dziki takiej analizie ilociowej
sprzeday w roku 2009 bdziemy mogli w atwy sposb okreli kolory farb
(w poszczeglnych grupach wedug ich zastosowania, o okrelonej pojemnoci
i w kadym z wojewdztw), ktre miay najwysz sprzeda, i wyznaczy dla nich
nowe plany, np. marketingowe, na rok 2010. Bdziemy mogli rwnie znale
kolory, ktre charakteryzoway si w okrelonych wojewdztwach nisk sprzeda, i w roku nastpnym zrezygnowa z ich produkcji i sprzeday lub j
ograniczy.
Budujemy tabel przestawn o nastpujcym ukadzie: Etykiety wierszy:
pola kolor i grupa, Etykiety kolumn pole pojemno [l], Wartoci pole
ilo sprzedana oraz Filtr raportu pole wojewdztwa. Pole ilo sprzedana
formatujemy na typ liczbowy z separatorem tysica, bez miejsc po przecinku.
Na rysunku 3.11 zosta przedstawiony raport, na podstawie ktrego w atwy
sposb moemy wyznaczy pojemno o najwikszej sprzedanej iloci w kadym z kolorw farby i w kadej grupie.
Dodatkowo w lewym grnym rogu w filtrze raportu pojawio nam si pole
wojewdztwo. Po jego rozwiniciu moemy wybra jedno lub kilka wojewdztw
(opcja Zaznacz wiele elementw) i nasze dane zostan przefiltrowane dla wybranego wojewdztwa/kilku wojewdztw (rysunek 3.12). Do filtra raportu moemy
doda te wiksz ilo pl tabeli i filtrowa wedug nich.
44
Rysunek 3.11. Ilo sprzedanych produktw w roku 2009

w podziale na kolor, grup i pojemno
Rysunek 3.12. Zastosowanie filtru raportu
W tabeli przestawnej istnieje moliwo podgldu danych czstkowych

z tabeli rdowej, skadajcych si na okrelon sum. Przykadowo na
rysunku 3.13 kolorem tym zaznaczona jest ilo sprzeday rwna 23 059
sztuk puszek z bia farb, z grupy farb do fasad o pojemnoci 10 l. A co, jeli
chcemy wiedzie, jakie elementy rdowe skadaj si na t sum?
Rysunek 3.13. Kolorem tym zaznaczona jest ilo sprzeday

10-litrowych puszek biaej farby do fasad
45
Nic prostszego, wystarczy dwukrotnie klikn t liczb lewym przyciskiem

myszy. Utworzy si nowy arkusz zawierajcy rekordy z danych rdowych,
ktre skadaj si na t liczb (rysunek 3.14).
Rysunek 3.14. Rekordy danych rdowych skadajce si na liczb 23 059 sztuk
3.6. WYWIETLANIE STRON FILTRU RAPORTU

JAKO ARKUSZY
W powyszym przykadzie do filtru raportu dodalimy pole Wojewdztwo, dziki
czemu moemy nasze zestawienie przefiltrowa dla okrelonego wojewdztwa.
Potrzebujemy jednak mie tak tabel dla kadego z szesnastu wojewdztw
kraju w celu porwnania danych. Czy musimy tworzy 16 tabel przestawnych?
Nie byoby to bowiem czasochonne, a mona dokona tego w inny sposb.
Pole, dla ktrego mamy stworzy tabele do porwnania, w naszym wypadku
Wojewdztwo, umieszczone musi by w Filtrze raportu. Nastpnie przechodzimy na wstk Opcje (wstka uaktywnia si, gdy trzymamy kursor nieruchomo w dowolnym miejscu tabeli przestawnej) i wybieramy Tabela przestawna/
Opcje/Poka strony filtru raportu (rysunek 3.15).
Rysunek 3.15. Poka strony filtru raportu
Nastpnie wybieramy pole z filtru raportu, dla ktrego chcemy pokaza

strony, i klikamy OK. Efektem bdzie utworzenie 16 arkuszy z nazwami wojewdztw; w kadym z nich bdzie znajdowaa si tabela przestawna z zaoonym
filtrem (w Filtr raportu) takim jak nazwa arkusza (rysunek 3.16).
46
Rysunek 3.16. Wynik zastosowania opcji Poka strony filtru raportu
W rozdziale przedstawione zostay tylko niektre zestawienia moliwe do

utworzenia dla danych sprzedaowych firmy Farbe Sp. z o.o. przy uyciu tabel
przestawnych. Na ich podstawie mona dokona analizy wartoci i iloci sprzeday za rok 2009 w rnych podziaach i ukadach. Taka analiza roku biecego pozwala firmie na przykad wyznaczy wojewdztwa, w ktrych powinna
zwikszy swoj sprzeda w roku nastpnym, a take okreli produkty o najwikszej i najmniejszej sprzeday i dostosowa do nich swoje dziaania w roku
nastpnym. Tabela przestawna stwarza ogromne moliwoci analizy duej iloci
danych pod wzgldem rnych kryteriw i wymaga. Osoba pracujca przy
analizie duych zbiorw danych po poznaniu tego narzdzia zaoszczdzi duo
czasu oraz zwikszy ilo i polepszy jako dokonywanych analiz. Jej praca
bdzie efektywniejsza i w mniejszym stopniu obarczona ryzykiem popenienia
bdu ni przy budowaniu skomplikowanych formu. Pozostaje tylko wprowadzi to narzdzie do naszej pracy i poegna si z nadgodzinami spdzonymi
nad skomplikowanymi analizami i raportami
Rozdzia 4.

NA TOPOWYCH PRODUKTACH (TOP30)
TABELE
CEL: STWORZENIE RAPORTU POKAZUJCEGO MAR BRUTTO NA TOPOWYCH
TRZYDZIESTU PRODUKTACH.
NARZDZIA:
1. TABELE PRZESTAWNE
2. FUNKCJA WEEKNUM
3. FUNKCJA WYSZUKAJ.PIONOWO

Czci pracy analityka finansowego czy te specjalisty ds. controllingu jest
wykonywanie cyklicznych raportw z rnych obszarw dziaalnoci spki.
Przy cyklu miesicznym w cigu roku wychodzi 12 raportw tego samego typu,
ale jeeli cykl jest tygodniowy, powstaje nam liczba 52 raportw. Cakiem sporo,
biorc pod uwag, e jeli mamy, powiedzmy, 8 rnych raportw w cyklu tygodniowym, to cakowita ich liczba w roku wzrasta do 416. Domy do tego zamknicie miesica, budetowanie, prognozy, analizy ad hoc itp. i wszystko koczy
si nielubianymi nadgodzinami, za ktre przewanie nikt naszemu analitykowi
nie paci. W tym rozdziale przedstawiony zosta sposb zautomatyzowania tygodniowego raportu mary brutto na poszczeglnych produktach. Nasz analityk
pracuje w firmie produkcyjnej, ktrej asortyment produktw liczy 100 rnych
pozycji wyrobw. Z tego zostao wytypowane 30 gwnych produktw, ktre
stanowi 60% caej sprzeday przedsibiorstwa. Raport zosta nazwany TOP30
i w kady poniedziaek rano wysyany jest do sprzedawcw, ktrzy na jego podstawie ustalaj polityk sprzeday na kolejny tydzie. Zestawienie tygodniowych
mar brutto na produktach pozwala im na wyapanie produktw o wysokiej
mary, na ktre mog np. ustali ceny promocyjne, ktrych sprzeda mog prbowa zwikszy itp. Pokazuje rwnie, ktrych wyrobw nie opaca si sprzedawa i naley np. podnie ich cen, ograniczy ich sprzeda lub cakowicie
wycofa z rynku. Jak wida, raport ten dostarcza informacji wanych zarwno
dla sprzedawcw, jak i dla osb zarzdzajcych firm. Dodatkowo w raporcie
zawarte zostan nastpujce informacje:
48
iloci sprzeday poszczeglnych wyrobw w kadym tygodniu od pocztku

roku,
zysk na sprzeday kadego z produktw w kadym tygodniu od pocztku
roku,
wspomniana mara brutto osignita na kadej pozycji TOP30 w kadym
tygodniu od pocztku roku,
graficzne przedstawienie (w formie wykresu liniowego) trzech powyszych
wyliczanych wartoci dla wybranego przez uytkownika produktu w kadym
tygodniu od pocztku roku,
graficzne przedstawienie (w formie wykresw koowych czy kolumnowych)
trzech powyszych wyliczanych wartoci dla wybranego przez uytkownika
tygodnia oraz czterech poprzednich.
Osoba wykonujca raport w poniedziaek ma do dyspozycji dwa zestawienia danych (w przykadzie s to dane historyczne od stycznia do koca maja
roku 2010):
1. Zestawienie faktur sprzeday z wyszczeglnieniem: numeru faktury, daty
faktury, produktu, grupy produktu, iloci, ceny za sztuk oraz wartoci
(rysunek 4.1). Znajduje si w arkuszu o nazwie sprzeda.
2. Miesiczne koszty materiaowe danych produktw (rysunek 4.2). Znajduj
si w arkuszu o nazwie koszty.
W rozdziale zostanie przedstawiony sposb stworzenia takiego raportu, ktry ograniczy wykonywan co poniedziaek prac analityka do doklejenia faktur sprzeday za poprzedni tydzie do tabeli z fakturami oraz w nowym miesicu do kosztw materiaowych w drugiej tabeli. Caa reszta raportu bdzie
natomiast wykonywana automatycznie.
4.2. WYZNACZENIE NUMERU TYGODNIA

W ZESTAWIENIU FAKTUR SPRZEDAY
Pierwszym krokiem bdzie dooenie w naszej tabeli zawierajcej faktury sprzeday (zakadka sprzeda) kolumny o nazwie TYDZIE, w ktrej dla kadej
pozycji z zestawienia podany bdzie numer tygodnia. W tym celu zastosujemy
funkcj WEEKNUM (rysunek 4.3).
TYGODNIOWY RAPORT MARY BRUTTO TABELE
49
Rysunek 4.1. Zestawienie faktur sprzeday
Rysunek 4.2. Miesiczne zestawienie kosztw materiaowych kadego z produktw
1. Argument Liczba_seryjna liczba seryjna daty i czasu, z niej wyznaczony

jest numer tygodnia w roku. W przykadzie wskazujemy komrk z dat.
2. Argument Typ_wyniku liczba 1 lub 2 okrela typ zwracanej wartoci;
1 tydzie zaczyna si od niedzieli, 2 tydzie zaczyna si od poniedziaku.
Wstawiamy 2 pierwszy dzie tygodnia to poniedziaek.
50
Rysunek 4.3. Funkcja WEEKNUM
Dziki temu w naszej tabeli z dokumentami sprzeday mamy wyznaczony

tydzie dla kadego z jej rekordw.
4.3. PRZYPISANIE PRODUKTOM

KOSZTU MATERIAOWEGO
Kolejnym zadaniem jest przypisanie do kadej pozycji produktu z tabeli ze sprzeda jego kosztu materiaowego z tabeli z kosztami materiaowymi produktw
(zakadka koszty). Naley pamita, e koszt wyznaczany jest miesicznie i pod
uwag trzeba wzi zarwno nazw produktu (indeks), jak i miesic, w ktrym
zosta wystawiony dokument sprzeday. Do tego zadania zostay uyte dwie
funkcje: WYSZUKAJ.PIONOWO i MIESIC. Do naszego zestawienia w zakadce sprzeda
dokadamy kolumn o nazwie KOSZT NA SZT. W celu pobrania kosztu materiaowego okrelonego produktu w danym miesicu wykorzystujemy funkcj
WYSZUKAJ.PIONOWO. Jako argument szukanej wartoci wskazujemy nazw (indeks)
produktu. Jako tabel, z ktrej chcemy pobra warto, wskazujemy zakres

z zakadki koszty obejmujcy kolumny od A do M (nawet z pustymi miesicami
czerwiec grudzie, eby nie poprawia formuy co miesic). Kolejnym argumentem jest numer indeksu kolumny ze wskazanego wczeniej zakresu, z ktrej
chcemy pobra koszt dla danego produktu. Tutaj zostaa uyta funkcja MIESIC
(data faktury)+1 (pobiera numer miesica ze wskazanej daty), poniewa np.
koszty za stycze ujte zostay w drugiej kolumnie. W miejscu ostatniego argumentu funkcji wstawiamy 0 (rysunek 4.4), poniewa chcemy znale koszt
okrelonego wyrobu (jeeli go nie bdzie, funkcja zwrci bd).
1. Argument Szukana_warto wskazujemy produkt, ktrego kosztw materiaowych szukamy.
51
Rysunek 4.4. Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO

wyszukiwanie kosztu materiaowego produktw
2. Argument Tabela_tablica wskazujemy zestawienie kosztw materiaowych

z zakadki koszty.
3. Argument Nr_indeksu_kolumny za pomoc funkcji MIESIC + 1 okrelamy
numer kolumny, z ktrej pobrany ma by koszt (dana kolumna to koszt
w danym miesicu).
4. Argument Przeszukiwany_zakres wpisujemy 0, poniewa chcemy odszuka
koszt okrelonego produktu. Jeeli go nie bdzie, funkcja zwrci bd #N/D!.
Do naszej tabeli ze sprzeda wstawimy dodatkow kolumn, KOSZT WARTO, w ktrej wyliczymy koszt cakowity dla danej pozycji (produktu) z faktury
sprzeday: KOSZT WARTO = ILO KOSZT NA SZT.
W zakadce sprzeda uzyskalimy zestawienie wartoci niezbdnych do wyliczenia tygodniowej mary brutto na poszczeglnych wyrobach (rysunek 4.5).
4.4. BUDOWA TABELI PRZESTAWNEJ OBRAZUJCEJ

SPRZEDAN ILO POSZCZEGLNYCH
PRODUKTW W KADYM TYGODNIU
Kolejnym krokiem jest budowa w nowym arkuszu (nazwanym TOP30) tabeli
przestawnej o nastpujcym ukadzie:
1. etykiety kolumn: pole TYDZIE;
2. etykiety wierszy: pole PRODUKT;
52
Rysunek 4.5. Zestawienie sprzeday poszczeglnych produktw wraz z ich kosztami
3. wartoci: pole ILO (format liczbowy z separatorem 1000, bez miejsc po

przecinku).
Otrzymujemy w rezultacie tabel przestawn obrazujc w kadym z tygodni (do koca maja jest ich 23) sprzedan ilo kadego z produktw nalecych
do TOP30 (rysunek 4.6).
Rysunek 4.6. Tabela TOP30 sprzedana ilo poszczeglnych wyrobw w kadym z tygodni
4.5. NIESTANDARDOWE POZYCJE OBLICZENIOWE

TABELI PRZESTAWNEJ POLE OBLICZENIOWE
W naszym raporcie TOP30 mamy ju pokazan ilo sprzedan w poszczeglnych tygodniach. Do ukoczenia zestawienia brakuje nam dwch wielkoci:
zysku oraz mary brutto. Zysk bdzie wyliczony jako rnica wartoci sprzeday
53
danego produktu i kosztw materiaowych cakowitych przypadajcych na sprzedany produkt. Mara brutto zostanie natomiast wyliczona wedug wzoru:
Wyliczenia tych wartoci dokonamy przy pomocy pl obliczeniowych tabeli

przestawnej. Pola obliczeniowe s to nowe, zdefiniowane przez uytkownika
pola danych, ktrych wartoci s wynikiem zastosowania niestandardowych
formu obliczeniowych w tabeli przestawnej.
Formuy obliczeniowe zastosowane w polu obliczeniowym maj pewne ograniczenia:
1. Jako argumentu formuy nie mona uy odwoania do komrki arkusza,
zakresu danych czy nazw.
2. Nie mona te uy sumy czciowej lub cakowitej.
3. Nie mona zastosowa adnej z funkcji arkuszowych, w ktrej wymagane
jest odwoanie do komrki, zakresu komrek lub zdefiniowanej nazwy
w arkuszu.
Do naszej tabeli dodamy dwa nowe pola obliczeniowe:
1. ZYSK zysk na danej pozycji z faktury sprzeday:
ZYSK = KOSZT WARTO WARTO
(warto sprzeday danej pozycji faktury);
2. MARA BRUTTO mara brutto dla danej pozycji z faktury sprzeday:
MARA BRUTTO = ZYSK / WARTO
(warto sprzeday danej pozycji faktury).
W celu dodania pierwszego z pl obliczeniowych przechodzimy do Narzdzia
tabel przestawnych/Opcje/Narzdzia/Formuy/Pole obliczeniowe. W wyniku
tego pojawi si okno Wstawianie pola obliczeniowego. W polu Nazwa wpisujemy nazw nowego pola ZYSK, a w polu Formua wpisujemy nasz formu
na wyliczenie wartoci kosztw z okna Pola wybieramy WARTO (podwjne
kliknicie elementu) i odejmujemy od niego pole KOSZT WARTO. Nastpnie klikamy przycisk Dodaj (rysunek 4.7).
54
Rysunek 4.7. Okno Wstawianie pola obliczeniowego
1. Wpisujemy nazw nowego pola obliczeniowego: ZYSK.

2. Wskazujemy formu na wyliczanie zysku jako rnic pl tabeli: WARTO KOSZT WARTO.
3. Pola potrzebne do zdefiniowania tej formuy wybieramy z listy pl tabeli
przestawnej.
W taki sam sposb dodajemy kolejne pole obliczeniowe: MARA BRUTTO.
Formua na mar brutto bdzie wygldaa nastpujco: =JEELI.BD(ZYSK/
WARTO;0). Zostaa dodatkowo zastosowana funkcja JEELI.BD, na wypadek
gdyby nie byo adnych dokumentw sprzeday danego produktu. W takim

przypadku mara bdzie rwna 0%, bez uycia tej funkcji wystpi bd #DZIEL/0.
Jeeli chcemy zmodyfikowa lub usun wstawiony element obliczeniowy,
wybieramy Narzdzia tabel przestawnych/Opcje/Narzdzia/Formuy/Pole
obliczeniowe, a nastpnie w polu Nazwa wybieramy interesujce nas pole. Jeli
chodzi nam o zmian, przyciskamy Modyfikuj, a nastpnie zmieniamy formu
lub nazw pola. Jeli chodzi nam natomiast o usunicie, w polu Nazwa wybieramy interesujce nas pole i przyciskamy Usu. W przypadku gdy chcemy zobaczy, jakie pola obliczeniowe zostay utworzone w naszej tabeli, przechodzimy
do Narzdzia tabel przestawnych/Opcje/Narzdzia/Formuy/Lista formu.
Pojawi si nowy arkusz, w ktrym wywietlone zostan wszystkie pola obliczeniowe danej tabeli wraz z formu w nich zawart (rysunek 4.8).
W naszej tabeli TOP30 pojawiy si dwa nowe pola obliczeniowe: ZYSK
i MARA BRUTTO. Pole ZYSK ustawiamy na format liczbowy z separatorem
55
Rysunek 4.8. Arkusz z list pl obliczeniowych
1000, bez miejsc po przecinku, natomiast pole MARA na format procentowy

z jednym miejscem po przecinku. Nasza tabela zawiera ju wszystkie dane
potrzebne do tygodniowego raportu o mary brutto na poszczeglnych produktach (rysunek 4.9).
Rysunek 4.9. Raport TOP30
Kolejn zmian, ktrej naley dokona w naszym raporcie, jest modyfikacja

ukadu wywietlania pl z danymi wartociami. Chcemy zamieni istniejcy
ukad: lista produktw i trzy wyliczone wielkoci (zysk, ilo i mara) w danym
tygodniu na ukad: wielko wyliczona i lista produktw w danym tygodniu
czyli przenie nagwki pl wartoci z obszaru Etykiety kolumn do Etykiety
wierszy przed pole PRODUKT (rysunek 4.10).
Zmieniamy rwnie ukad raportu na Poka w formie tabelarycznej (Narzdzia tabel przestawnych/Ukad/Ukad raportu/Poka w formie tabelarycznej).
Dziki temu otrzymamy bardzo przejrzysty ukad, jak na rysunku 4.11 (wyfiltrowano tylko 5 produktw, aby rysunek by przejrzysty). Jak widzimy, ukad
56
Rysunek 4.10. Zmiana sposobu wywietlania pl zawierajcych wartoci
Rysunek 4.11. Kocowy wygld tabeli TOP30
jest bardziej czytelny od poprzedniego. Jako pierwsza widnieje nazwa interesujcej nas wartoci (ILO, ZYSK, MARA BRUTTO), a nastpnie widoczna
jest caa lista produktw i ich wartoci w danym tygodniu.
Tabela TOP30 zawiera rwnie sumy kocowe dla kolumn pokazujce
zysk, ilo i mar brutto na wszystkich trzydziestu produktach w danym tygodniu (rysunek 4.12) oraz sumy kocowe dla wierszy pokazujce cakowit
warto (w danym roku) poszczeglnych wielkoci zysku, iloci i mary brutto na
danych produktach. W prawym dolnym rogu tabeli pokazane s: cakowity zysk,
wartoci i mara na wszystkich produktach w caym raportowanym okresie.
Jeeli chcemy wczy lub wyczy sumy kocowe dla wierszy/kolumn,
przechodzimy do Narzdzia tabel przestawnych/Projektowanie/Ukad/Sumy
kocowe i wybieramy interesujc nas opcj.
57
Rysunek 4.12. Sumy kocowe dla kolumn
Po utworzeniu takiego automatycznego raportu zadaniem naszego analityka

w kady poniedziaek bdzie jedynie doklejenie do zestawienia z fakturami
pozycji z zeszego tygodnia oraz przecignicie formu w kolumnach: TYDZIE,
KOSZT NA SZT. i KOSZT WARTO, a w nowym miesicu uzupenienie
zestawienia z kosztami materiaowymi produktw i odwieenie tabeli przestawnej bdcej raportem TOP30 mary brutto, zysku oraz sprzedanej iloci
na poszczeglne trzydzieci produktw (przed wysaniem mona ukry zakadki
zawierajce dane: sprzeda i koszty). Dziki temu sprzedawcy w kady poniedziaek szybko dostan takie zestawienie i bd mogli ustali strategie sprzedaowe na kolejny tydzie, a osoby zarzdzajce firm bd mogy w sposb
cigy monitorowa opacalno sprzeday poszczeglnych produktw i szybko
reagowa na zmian ich rentownoci.
58
Rozdzia 5.

NA TOPOWYCH PRODUKTACH (TOP30)
GRAFICZNA PREZENTACJA
CEL: GRAFICZNA PREZENTACJA WYNIKW TYGODNIOWEGO RAPORTU MARY BRUTTO
NA TOPOWYCH PRODUKTACH.
NARZDZIA:
1. SPRAWDZANIE POPRAWNOCI LISTA
2. FUNKCJA WEDANETABELI
3. WYKRES LINIOWY, KOOWY I KOLUMNOWY

Ten rozdzia jest kontynuacj poprzedniego, zatytuowanego Tygodniowy raport
mary brutto na topowych produktach (TOP30) tabele. W poprzednim rozdziale przedstawiony zosta sposb wykonania tygodniowego raportu TOP30
pokazujcego mar brutto, ilo oraz zysk ze sprzeday (w poszczeglnych
tygodniach) trzydziestu topowych produktw, ktre stanowi 60% caej sprzeday przedsibiorstwa. W tym materiale stworzymy graficzn prezentacj wynikw raportu w postaci trzech typw wykresw:
1. wykresw liniowych przedstawiajcych trzy wielkoci (mar, zysk i ilo)
od pocztku roku dla wybranego produktu z puli TOP30,
2. wykresu koowego przedstawiajcego struktur sprzeday w podziale na produkty w wybranym przez uytkownika tygodniu,
3. wykresu kolumnowego porwnujcego wybran wielko (zysk, mar lub
sprzeda) na kadym produkcie w okresie 4 tygodni wstecz od wybranego
tygodnia.
Wikszo z nas jest wzrokowcami i jeeli dane wielkoci zostan przedstawione graficznie w sposb jasny i przejrzysty, w szybszy sposb dotr do
odbiorcy. Dlatego te zbudujemy trzy graficzne raporty pokazujce wielkoci z tygodniowego TOP30, ktre bd dopenieniem cotygodniowego zestawienia.
60
5.2. SPRAWDZANIE POPRAWNOCI DANYCH

LISTA ROZWIJALNA
Pierwszym sposobem graficznego przedstawienia wynikw bdzie pokazanie
na trzech wykresach liniowych, jak ksztatuj si zysk, ilo oraz mara brutto
w kadym z tygodni dla produktu, ktry zosta wybrany przez odbiorc raportu.
W tym celu stworzymy rozwijaln list produktw uytkownik bdzie mg
wybra z niej interesujcy go produkt, eby nastpnie zostay wygenerowane
dla tego produktu wykresy liniowe przedstawiajce wspomniane wielkoci.
W nowym arkuszu w komrkach A1:A30 wklejamy nazwy wszystkich produktw,
nastpnie ustawiamy kursor w komrce D2 i przechodzimy do Dane/Narzdzia
danych/Poprawno danych/Poprawno danych. Pojawi si okno Sprawdzanie poprawnoci danych. Na pierwszej zakadce, o nazwie Ustawienia
(rysunek 5.1), w polu Dozwolone wybieramy Lista, a w polu rdo wskazujemy zakres komrek, w ktrych wpisane s nazwy naszych trzydziestu produktw (A1:A30) istnieje rwnie moliwo wpisania wartoci oddzielonych
znakiem rednika, ktre maj si wywietli po rozwiniciu listy w komrce.
Zaznaczamy rwnie opcje Ignoruj puste i Rozwinicia w komrce.
Rysunek 5.1. Okno Sprawdzanie poprawnoci danych zakadka Ustawienia
1. Wybieramy jako dozwolon opcj Lista.

2. Wskazujemy rdo danych do listy rozwijalnej (zakres komrek A1:A30).
Mona rwnie wpisa w tym polu skadowe listy, oddzielone znakiem
rednika.
TYGODNIOWY RAPORT MARY BRUTTO GRAFICZNA PREZENTACJA
61
3. Zaznaczamy opcje Ignoruj puste (na licie rozwijalnej nie poka si puste
pozycje) oraz Rozwinicia w komrce (lista zostanie rozwinita w momencie zaznaczenia komrki przez uytkownika).
Na kolejnej zakadce, Komunikat wejciowy, wpisujemy informacj, jaka
pojawi si w momencie zaznaczenia komrki zawierajcej list (rysunek 5.2).
W tym przypadku wpiszemy komunikat o treci wybr jednego z produktw.
Rysunek 5.2. Okno Sprawdzanie poprawnoci danych zakadka Komunikat wejciowy
1. Zaznaczamy opcj, ktra umoliwi wywietlanie komunikatu wejciowego.

2. W polu Tytu wpisujemy tytu komunikatu wejciowego. W naszym przypadku jest to informacja.
3. W polu Komunikat wejciowy wpisujemy tre pokazujcej si informacji.
W naszym przypadku jest to wybr jednego z produktw.
Na ostatniej zakadce, Alert o bdzie, moemy tak zablokowa komrk, aby
moliwy by wybr tylko wartoci z listy rozwijalnej. W tym celu zaznaczamy
opcj Pokazuj alerty po wprowadzeniu nieprawidowych danych (rysunek 5.3).
W polu Styl wybieramy opcj Zatrzymaj, dziki ktrej po prbie wpisania innej
wartoci ni dostpne dalsze dziaania zostan zatrzymane i wywietlony zostanie na ekranie odpowiedni komunikat. Dodatkowo pozwoli ona tylko na wybranie jednej z pozycji listy rozwijalnej. W polu Tytu wpisujemy tytu komunikatu,
a w polu Komunikat o bdzie informacj wywietlan w chwili popenienia
bdu przez uytkownika. W naszym przypadku jest to komunikat tylko wartoci
z listy. Cao dziaa zatwierdzamy przyciskiem OK.
62
Rysunek 5.3. Okno Sprawdzanie poprawnoci danych zakadka Alert o bdzie
1. Zaznaczamy opcj, ktra informuje o wykryciu prby wprowadzenia do

komrki innej wartoci ni dostpne na licie.
2. W polu Styl wybieramy rodzaj dziaania w momencie wystpienia bdu.
W tym przykadzie kaemy wstrzyma dalsze dziaania.
3. W polu Tytu wpisujemy tytu komunikatu. W naszym przypadku jest to
bd!.
4. W polu Komunikat o bdzie wpisujemy tre pokazujcej si informacji.
W naszym przypadku jest to tylko wartoci z listy.
Dziki temu stworzylimy w komrce D2 list rozwijaln (rysunek 5.4),
z ktrej moemy wybra jeden z trzydziestu produktw.
Rysunek 5.4. Lista rozwijalna
63
Dodatkowo po zaznaczeniu komrki D2 pojawia si komunikat wejciowy

(rysunek 5.5).
Rysunek 5.5. Komunikat wejciowy
Zabezpieczylimy rwnie komrk przed prb wpisania innej wartoci

ni znajdujce si na zdefiniowanej przez nas licie. Przykad wprowadzenia
w komrce bdnej wartoci (produkt44) widoczny jest na rysunku 5.6.
Rysunek 5.6. Alert o bdzie
Kolumn A, w ktrej znajduj si wartoci listy, moemy ukry, a w komrce

D2, w ktrej znajduje si nasza lista zmieni kolor wypenienia na dowolny,
tak aby wiadomo byo, gdzie znajduje si nasza lista wyboru produktu.
5.3. FUNKCJA WEDANETABELI

Dane (ilo, zysk i mara brutto) do wykresw pobierane bd bezporednio
z tabeli przestawnej z arkusza TOP30, gdzie znajduj si nasze zestawienia tygodniowe. Musimy jednak pamita, aby dane pobierane byy tylko dla produktu
wybranego przez uytkownika raportu ze stworzonej przez nas listy rozwijalnej.
Pobrania wartoci z tabeli przestawnej dokonamy przy uyciu funkcji WEDANE
TABELI, ktra zwraca dane przechowywane w raporcie tabeli przestawnej.
64
Budowa funkcji jest nastpujca:

=WEDANETABELI(pole_danych;tabela_przestawna;pole1;element1;pole2;element2,...)
gdzie:
1. pole_danych jest to ujta w cudzysowy nazwa pola danych zawierajcego
pobierane przez funkcj dane.
2. tabela_przestawna to odwoanie do komrki (zakresu komrek), w ktrej
znajduje si raport tabeli przestawnej. Argument wskazuje, z ktrej tabeli
przestawnej dane s pobierane.
3. pole1;element1;pole2;element2 to pary nazw pl i elementw (od 1 do 126 moliwych par) opisujce dane do pobrania. Mog mie dowoln kolejno.
Nazwy pl i nazwy elementw innych ni daty i liczby musz by ujte
w cudzysowy.
W nowym arkuszu wpiszmy w dowolnej komrce znak = i wskamy z tabeli
przestawnej (arkusz TOP30) warto iloci sprzeday dla produktu 1. w pierwszym tygodniu i zatwierdmy operacj przyciskiem Enter. Pojawi nam si
warto 801. Na pasku formu wywietli si funkcja WEDANETABELI, jak wida
na rysunku 5.7.
Rysunek 5.7. Funkcja WEDANETABELI
W pole_danych podstawiona jest Suma z ILO, co oznacza, e funkcja pobiera

warto ILO z tabeli przestawnej. W miejscu argumentu tabela_przestawna
podstawione jest miejsce tabeli TOP30'!$A$3 (arkusz TOP30, komrka A3).
W pole1;element1;pole2;element2 podstawione jest "PRODUKT";"produkt 1";"TY
DZIE";1, co oznacza, e ilo pobierana jest dla elementu produkt 3 z pola
PRODUKT oraz dla elementu 1 z pola TYDZIE.
W arkuszu, w ktrym znajduje si nasza lista rozwijalna z wyborem produktu, budujemy tabel jak na rysunku 5.8. W wierszu nr 4 wypisane s wszystkie numery tygodni, od 1 do 52. W kolumnie D wypisane s natomiast pobierane
z tabeli przestawnej wielkoci: ilo, zysk i mara.
65
Rysunek 5.8. Budowa tabeli do wykresw
Jak wida na rysunku 5.8, w komrce D5 wywietla si nazwa pobieranej

wielkoci wraz z nazw produktu (ilo produkt 3) nazwa produktu bdzie
si zmieniaa po wybraniu innego z listy rozwijalnej w komrce D2. Taki efekt
uzyskamy w wyniku zastosowania formuy: =ilo &$D$2 (rysunek 5.9), ktra
czy sowo ilo z nazw produktu z komrki D2. W taki sam sposb konstruujemy wyraenie w komrce D6 ze sowem zysk i w komrce D7 z mara. Tak
utworzone wyraenia posu nam do budowy dynamicznych tytuw wykresw.
Rysunek 5.9. Formua czenia wyrae
W kolejnym kroku w komrce E5 wpisujemy znak = i wskazujemy z tabeli

przestawnej (arkusz TOP30) dowoln warto z Suma z ILO. W komrce
wstawiona zostanie funkcja WEDANETABELI, ktra pobiera ilo dla produktu 4.
w pierwszym tygodniu:
=WEDANETABELI("Suma z ILO";'TOP30'!$A$3;"PRODUKT";"produkt 4";"TYDZIE";1)
W naszej funkcji zamienimy element produkt 4 z pola PRODUKT na adres

komrki $D$2 (blokujc komrk), w ktrej znajduje si produkt wybrany z listy
rozwijalnej przez uytkownika. Element 1 z pola TYDZIE zamienimy natomiast na adres komrki H$4 (blokujc numer wiersza), w ktrej znajduje si
kolejny numer tygodnia (rysunek 5.10). Funkcj przecigamy w prawo do koca
naszego zestawienia (do tygodnia 52.).
66
Rysunek 5.10. Modyfikacja funkcji WEDANETABELI
Dziki temu dla danego tygodnia z wiersza 4. i wybranego produktu

w komrce D2 zostanie pobrana warto iloci sprzedanej. Jeeli warto
w tabeli przestawnej ulegnie zmianie, to dane w naszym zestawieniu automatycznie zostan odwieone. Jak widzimy na rysunku 5.10, od tygodnia 24.
w naszym zestawieniu pojawia si bd #ADR!, ktry oznacza, e w raporcie tabeli
przestawnej nie ma iloci dla produktu 3. w tygodniu 24. Zgadza si to, poniewa w naszym raporcie TOP30 jak dotychczas mamy dane za 23 tygodnie. W celu
wyeliminowania takiego bdu ca nasz funkcj WEDANETABELI umieszczamy
w funkcji JEELI.BD (rysunek 5.11), ktra zwraca okrelon warto (w naszym
przypadku bdzie to 0), jeli wynikiem formuy jest bd; w przeciwnym razie
zwraca wynik formuy. Dziki temu od tygodnia 24. pojawi nam si wartoci 0.
Rysunek 5.11. Funkcja JEELI.BD
W taki sam sposb pobieramy z tabeli przestawnej dane zysk i mara do

naszego zestawienia.
Funkcja dla wartoci ZYSK:
=JEELI.BD(WEDANETABELI("Suma z
ZYSK";'TOP30'!$A$3;"PRODUKT";$D$2;"TYDZIE";E$4);0)
Funkcja dla wartoci MARA BRUTTO:

=JEELI.BD(WEDANETABELI("Suma z MARA
BRUTTO";'TOP30'!$A$3;"PRODUKT";$D$2;"TYDZIE";E$4);0)
W wyniku tej operacji powstanie nam dynamiczne zestawienie zmieniajce

si w zalenoci od wybranego w komrce D2 produktu (rysunek 5.12).
67
Rysunek 5.12. Zestawienie dla produktu 7.
Zostaje nam zbudowanie trzech wykresw liniowych dla badanych wielkoci:

iloci, zysku i mary brutto (rysunek 5.13). Bd one dynamiczne zmieniajce si po wyborze produktu w komrce D2 (lista rozwijalna).
Rysunek 5.13. Wykresy liniowe dla poszczeglnych wartoci: iloci, zysku i mary brutto
Ostatnim zadaniem jest takie zdefiniowanie tytuw wykresw, aby dynamicznie zmieniay si wraz z wyborem produktu, np. gdy wybierzemy produkt 6.,
na pierwszym wykresie pokazujcym iloci pojawi ma si tytu ilo produkt 6.
W tym celu zaznaczamy tytu wykresu, a nastpnie wciskamy znak = i wskazujemy komrk D5 (rysunek 5.14). Tak samo postpujemy z dwoma pozostaymi
wykresami.
Po tych wszystkich operacjach otrzymalimy dynamiczn interpretacj graficzn wynikw tygodniowego raportu TOP30, ktra przedstawia badane wielkoci (ilo, zysk i mara brutto) w postaci wykresw liniowych oraz zmienia si
w zalenoci od wybranego z listy rozwijalnej produktu. Jej zalet jest fakt, i
takie przedstawienie badanych wielkoci zostao stworzone na 52 tygodnie
i bdzie si aktualizowao co tydzie w sposb automatyczny.
68
Rysunek 5.14. Utworzenie dynamicznego tytuu wykresu
5.4. WYKRES KOOWY

STRUKTURA SPRZEDAY (ILOCI)
W WYBRANYM PRZEZ UYTKOWNIKA TYGODNIU
Kolejnym graficznym przedstawieniem raportu TOP30 bdzie wykres koowy
pokazujcy procentowy udzia sprzedanej iloci wybranego produktu (mona
bdzie wybra od jednego do dziesiciu rnych produktw) w caoci sprzeday w wybranym tygodniu. W nowym arkuszu budujemy dwie listy rozwijalne
dla wyboru numeru tygodnia oraz dla wyboru produktu (rysunek 5.15). Robimy
to poprzez narzdzie Lista znajdujce si w Sprawdzaniu poprawnoci. Wykres
bdzie pokazywa procentowy udzia sprzeday poszczeglnych produktw
w caej sprzeday, dlatego w komrce E17 wyliczana bdzie pozostaa sprzedana
ilo (bez wybranych przez uytkownika produktw).
1. Wartoci do budowy list wybieralnych: kolumna A numery tygodni,
kolumna B lista produktw. Po zbudowaniu list moemy te kolumny ukry.
2. Lista do wyboru numeru tygodnia.
3. Lista do wyboru maksymalnie 10 produktw budujemy list w komrce E7
i przecigamy komrk w d do E16.
W zakresie komrek F7:F16 wstawiamy nastpujc zmodyfikowan funkcj
WEDANETABELI (rysunek 5.16):
=JEELI.BD(WEDANETABELI("Suma z ILO";'TOP30'!$A$3;"PRODUKT";E7;"TYDZIE";$G$3);0)
W komrce F17 (wyliczajcej pozosta ilo sprzeday w danym tygodniu)

wstawiamy funkcj, w ktrej pomijamy pole PRODUKT; dziki temu zostanie
pobrana suma cakowita iloci sprzedanej w wybranym tygodniu. Nastpnie od
tej liczby odejmujemy iloci dla produktw wybranych powyej w zestawieniu.
69
Rysunek 5.15. Budowa graficznej prezentacji struktury tygodniowej sprzeday

wybranych 10 produktw
Rysunek 5.16. Funkcja WEDANETABELI przy wybranym produkcie

=JEELI.BD(WEDANETABELI("Suma z ILO";'TOP30'!$A$3;"TYDZIE";$G$3);0)
-SUMA(F7:F16)
W komrce F3 wstawiamy formu ="tydzie "&G3, ktrej wynikiem bdzie

zapis tydzie nr wybranego tygodnia (np. tydzie 2). Takiego zapisu uyjemy
do tytuu wykresu.
Ostatnim ju zadaniem jest stworzenie wykresu koowego z danych z zakresu
F7:F17, ktry bdzie pokazywa procentowy udzia sprzeday poszczeglnych
produktw w caoci sprzeday, oraz przypisanie do tytuu komrki F3
(rysunek 5.17).
70
Rysunek 5.17. Kocowy wygld graficznego raportu
W kilka minut stworzylimy kolejn graficzn prezentacj wynikw tygodniowego raportu TOP30, ktra przedstawia dla wybranego tygodnia procentowy udzia sprzeday od 1 do 10 produktw w caoci sprzeday.
5.5. WYKRES SKUMULOWANY KOLUMNOWY

PORWNANIE WYBRANEJ WIELKOCI
Z CZTERECH TYGODNI
DLA KADEGO Z PRODUKTW
Ostatni graficzn prezentacj wynikw bdzie skumulowany kolumnowy wykres
(dwuwymiarowy) porwnujcy wybran wielko (ilo, zysk lub mar brutto)
na wszystkich trzydziestu produktach z TOP30, dla wybranego tygodnia i trzech
tygodni wstecz. W tym celu w kolejnym arkuszu budujemy dwie listy rozwijalne
dla wyboru numeru tygodnia oraz interesujcej nas wartoci. Cae zestawienie
powinno wyglda jak na rysunku 5.18.
1. Wartoci do budowy list wybieralnych: kolumna A numery tygodni;
kolumna B wielkoci do porwnania (ilo, zysk, mara brutto). Po zbudowaniu list moemy te kolumny ukry.
2. Lista wyboru z wielkociami do porwnania.
3. Lista wyboru z numerami tygodni.
4. Zestawienie trzydziestu produktw.
71
Rysunek 5.18. Przygotowanie zestawienia
W komrkach F5:H5 wstawiamy nastpujc formu: =JEELI(I5<1;0;I5-1),

ktra w tych komrkach pokae nam wstecz trzy tygodnie od tygodnia wybranego przez uytkownika; z zabezpieczeniem, jeeli bdzie to tydzie o wartoci 0 lub mniejszej. W zakresie komrek F6:I33 wstawiamy natomiast nastpujc zmodyfikowan funkcj WEDANETABELI (rysunek 5.19):
=JEELI.BD(WEDANETABELI("Suma z "&$E$5;'TOP30'!$A$3;"PRODUKT";$E6;"TYDZIE";F$5);0)
Rysunek 5.19. Zmodyfikowana funkcja WEDANETABELI
Prosz zwrci uwag na cz funkcji pole_danych, gdzie umieszczone jest

wyraenie "Suma z "&$E$5; za jego pomoc wskazujemy funkcji, jakie dane ma
pobiera z tabeli przestawnej. W celu zakoczenia zadania budujemy wykres
72
skumulowany kolumnowy dla zestawienia, gdzie za tytu moemy podstawi pole

z list wybieraln badanej wielkoci (komrka E5). Wynik kocowy naszego
zestawienia wraz z wykresem przedstawiony zosta na rysunku 5.20. Jak
widzimy, moemy wybra jedn z trzech wielkoci do porwnania i wybra
dowolny tydzie. Wybralimy tydzie 3., wic porwnanie zostao wygenerowane jedynie dla tygodni 1, 2 i 3.
Rysunek 5.20. Zestawienie kocowe z wykresem
W poprzednim rozdziale przedstawiony zosta sposb tworzenia tygodniowego raportu TOP30 w formie zestawienia tabelarycznego, w tym rozdziale
zaprezentowane zostay natomiast trzy przykady interpretacji graficznej zestawienia TOP30. Oczywicie takich graficznych prezentacji wynikw moe by
wiele i mog one by rnorodne w zalenoci od potrzeb odbiorcw raportu.
Z dowiadczenia wiem, e graficzne przedstawienie wynikw danego raportu
w sposb szybszy i bardziej zrozumiay trafia do kocowego odbiorcy. Dodatkowym atutem takich prezentacji wizualnych jest moliwo ograniczenia danych
i wyuszczenia tylko interesujcych informacji z ich duej iloci czemu su
zastosowane listy rozwijalne umoliwiajce okrelenie kryteriw wyboru danych.
Stworzenie raportu w formie tabelarycznego zestawienia oraz dopenienie go
graficznymi wizualizacjami i moliwoci ograniczania danych oznacza kompletne przedstawienie danych. Umoliwia te szybsze i atwiejsze wycignicie
odpowiednich wnioskw pozwalajcych na lepsze wykorzystanie informacji
zarzdczej.
Rozdzia 6.
KONSOLIDACJA TYGODNIOWYCH
FORECASTW SPRZEDAY
CEL: STWORZENIE NARZDZIA DO KONSOLIDACJI TYGODNIOWYCH PROGNOZ
SPRZEDAY OTRZYMYWANYCH OD PRZEDSTAWICIELI HANDLOWYCH.
NARZDZIA:
1. NARZDZIE KONSOLIDUJ

Czci pracy analityka sprzeday czy te finansowego jest nadzr i praca nad
budow prognoz sprzeday oraz ich bieca aktualizacja. Tak prognoz sprzeday, nazywan te forecastem sprzeday, nasz analityk powinien przygotowywa we wsppracy z przedstawicielami handlowymi czy te sprzedawcami.
Dlaczego? Odpowied jest prosta poniewa to sprzedawcy czy te przedstawiciele handlowi wiedz najlepiej, co ich klienci zamierzaj kupi w najbliszym
czasie oraz ile danego produktu bd w stanie sprzeda w swoim obszarze rynku.
W tym rozdziale nasz analityk sprzeday pracuje w firmie produkcyjnej zatrudniajcej 10 przedstawicieli handlowych. Prognozy sprzeday przygotowywane
s w cyklu tygodniowym obejmujcym 4 tygodnie wprzd. Jest to ilociowy plan
sprzeday obejmujcy 100 rnych produktw. Zadaniem naszego pracownika
jest konsolidacja tych tygodniowych prognoz otrzymanych od przedstawicieli.
Zadanie jest o tyle uciliwe, i pliki z planami sprzedaowymi s przesyane co
poniedziaek do godziny 10, a nasz analityk musi je jak najszybciej skonsolidowa
i przedstawi wyniki zarwno osobom zarzdzajcym, jak i planistom produkcji,
aby mogli przygotowa plany produkcyjne na najbliszy czas. Dlatego te narzdzie, ktre bdzie pokazywao ju poczone wyniki, powinno pozwala na szybkie czenie danych ze wszystkich otrzymanych plikw oraz atwe modyfikacje.
6.2. PLIKI DO PLANOWANIA SPRZEDAY

Pierwszym krokiem jest zbudowanie szablonu pliku do prognozowania sprzeday, ktry zostanie wysany do kadego z przedstawicieli handlowych. Plik taki powinien przedstawia w ukadzie macierzowym tygodnie i produkty (rysunek 6.1).
74
Rysunek 6.1. Szablon pliku do planowania sprzeday
Umoliwi on wpisywanie zaoonej sprzedanej iloci poszczeglnych produktw

w poszczeglnych tygodniach. Wane jest, aby kady plik mia taki sam ukad,
czyli w kolumnach maj si znajdowa tygodnie, a w wierszach produkty.
Takie gotowe szablony s rozsyane do wszystkich przedstawicieli, a oni stopniowo uzupeniaj poszczeglne tygodnie i przesyaj wypenione szablony do
naszego analityka sprzeday. Najlepszym wyjciem jest dodatkowe zabezpieczenie pliku tak, aby osoby wpisujce do niego dane mogy edytowa jedynie pola
suce do wpisywania iloci w danym tygodniu.
6.3. KONSOLIDACJA DANYCH

Nasz pracownik dziau analiz sprzeday dosta pierwsze pliki z planowanymi
ilociami, jakie zostan sprzedane w nastpnych czterech tygodniach. Sama
czynno poskadania poszczeglnych plikw w jeden zbiorczy raport nie powinna sprawi naszemu analitykowi problemu, ale co, jeli ktry ze sprzedawcw przele nowy poprawiony plik? Czy budowa zestawienie dla
wszystkich od nowa? Czy w kady poniedziaek trzeba tak robi? Nie lepszym sposobem jest stworzenie takiego modelu (narzdzia), ktre umoliwi
atw i szybk aktualizacj danych przesyanych od przedstawicieli. W tym
celu zostanie uyte narzdzie Konsoliduj, ktre suy do podsumowywania
wynikw znajdujcych si w oddzielnych arkuszach (skoroszytach). Podsumowanie dokonywane jest w osobnym arkuszu lub skoroszycie.
Przed skorzystaniem z tego narzdzia naley sprawdzi, czy dane w zakresach do konsolidacji maj taki sam ukad w naszym przypadku, czy dane do
KONSOLIDACJA TYGODNIOWYCH FORECASTW SPRZEDAY
75
prognozy znajdujce si w rnych skoroszytach maj takie same etykiety wierszy

i kolumn. Umoliwi to dopasowanie danych w nowym skoroszycie konsolidacyjnym. Nasze zestawienie podsumowujce planowan ilo sprzeday wszystkich
dziesiciu przedstawicieli zostanie umieszczone w nowym pliku o nazwie
PROGNOZA SPRZEDAY. Kolejnym krokiem jest otwarcie wszystkich plikw
z danymi otrzymanych przez analityka, a nastpnym przejcie do pliku
gwnego, w ktrym dokonamy konsolidacji w komrce A1. W celu skorzystania
z narzdzia Konsoliduj przechodzimy na wstk /Dane/Narzdzia danych/
Konsoliduj (rysunek 6.2).
Rysunek 6.2. Lokalizacja narzdzia Konsoliduj
W rezultacie pokae nam si okienko Konsolidowanie (rysunek 6.3).
Rysunek 6.3. Okienko Konsolidowanie
1. Opcja Funkcja pozwala wybra z listy rodzaj funkcji, ktra zostanie wykonana na skonsolidowanych danych.
76
2. W polu Odwoanie wskazujemy wszystkie zakresy, ktre chcemy skonsolidowa.

3. W polu Wszystkie odwoania pokazane s wszystkie zakresy, ktre zostan
poczone. Przy uyciu przycisku Usu moemy po uprzednim zaznaczeniu
danego zakresu usun go.
4. Opcja Uyj etykiet w po zaznaczeniu opcji Grny wiersz i Lewa kolumna
dane po konsolidacji bd podpisane nagwkami z plikw rdowych oraz
zostan uyte etykiety indeksw znajdujce si w wierszach.
5. Opcja Utwrz cze z danymi rdowymi umoliwia aktualizacj danych
po ich zmianie w plikach rdowych.
Poszczeglne opcje uzupeniamy nastpujco (rysunek 6.4):
1. Funkcja: wybieramy Suma, pozwoli nam to na dodanie danych z wszystkich
dziesiciu plikw.
2. Odwoanie: wskazujemy obszary z kadego pliku z prognoz, podajc zakres
kolumn od A:BB. Przyciskiem Dodaj dodajemy kolejny zakres do pola
Wszystkie odwoania.
3. W grupie Uyj etykiet w zaznaczamy opcje Grny wiersz oraz Lewa
kolumna. Pozwoli to na zgrupowanie danych wedug etykiet znajdujcych
si w grnym wierszu (numerw tygodni) oraz w lewym wierszu (produktw).
4. Zaznaczamy opcj Utwrz cze z danymi rdowymi, co umoliwi aktualizacj danych z poszczeglnych plikw skadowych. Dziki temu narzdzie
bdzie elastyczne w sytuacjach wszelkich zmian danych rdowych.
Ostatnim etapem jest wybranie przycisku OK. W pliku PROGNOZA SPRZEDAY powstao nam zestawienie jak na rysunku 6.5. W otrzymanym raporcie
w lewej kolumnie wyszczeglnione zostay wszystkie produkty, a w pierwszym
wierszu wszystkie tygodnie. W takim macierzowym ukadzie dodane zostay
przez poszczeglnych przedstawicieli handlowych planowane iloci.
Dane zostay pogrupowane po produkcie, a poszczeglne skadowe ukryte,
o czym wiadczy znak
przy kadym z nich. Po rozwiniciu plusa przy wybra-
nym produkcie w kolumnie A poka si nazwy poszczeglnych skoroszytw,

z ktrych pobierane s dane, oraz dla kadego z tygodni iloci pobrane z tych
rde (rysunek 6.6).
77
Rysunek 6.4. Uzupenione okienko Konsolidowanie
Rysunek 6.5. Zestawienie wynikowe konsolidacji
Dodatkowym plusem naszego zestawienia jest fakt, i jeeli zaznaczymy

dowoln komrk skadowej iloci danego przedstawiciela w dowolnym tygodniu, to w pasku formu pokae nam si dokadna cieka, z ktrej pobierane s
dane (rysunek 6.7). Tak moliwo otrzymalimy dziki zaznaczeniu w oknie
Konsolidowanie opcji Utwrz cze z danymi rdowymi.
78
Rysunek 6.6. Zestawienie wynikowe z rozwinitymi polami grupowania wedug produktw
Rysunek 6.7. cieka rda danych w zestawieniu wynikowym
1. cieka danej pokazywanej w komrce C18.

2. Komrka, dla ktrej wywietla si rdo w pasku formu.
79
Wykonana konsolidacja jest zachowywana zawsze w arkuszu, w ktrym

zostaa dokonana. Mona zmienia (dodawa/usuwa) rda danych. Wystarczy,
znajdujc si w arkuszu z konsolidacj, przej ponownie do narzdzia na pasku
Dane. UWAGA! Naley wczeniej usun poprzednie dane z konsolidacji, poniewa spowoduje to wklejenie wynikw ponownej operacji na ju istniejce.
6.4. KONSOLIDACJA BEZ CZY

ZE RDEM DANYCH
Co si stanie, jeeli podczas czenia danych uytkownik nie zaznaczy opcji
Utwrz cze z danymi rdowymi (rysunek 6.3)? W naszym zestawieniu
dane zostan zsumowane wedug produktw i tygodni bez pokazania w kolumnie B, jak poprzednio, skadowych plikw, z ktrych pochodz dane. Czyli
w przypadku zmiany danych ilociowych w ktrymkolwiek z plikw rdowych
konieczne jest konsolidowanie danych od pocztku (rysunek 6.8).
Rysunek 6.8. Konsolidacja bez czy do rde danych
80
6.5. ZAMIANA PLIKW Z DANYMI RDOWYMI

Stworzone przez naszego analityka narzdzie powinno umoliwia szybk reakcj
na zmian danych w plikach przesyanych przez przedstawicieli handlowych.
Jest rzecz oczywist, e dane mog si zmienia w tygodniach ju zaplanowanych, ponadto w kolejnych przesyanych plikach dochodz nowe wypenione
okresy. Mamy wic dwa moliwe scenariusze zmian:
1. Zmiana danych ilociowych w wypenionych ju wczeniej planach tygodniowych. Istniej trzy sposoby na zaktualizowanie naszego zbiorczego
zestawienia:
dokonanie raz jeszcze operacji konsolidacji danych,
zamiana poprzedniego pliku na nowy i odwieenie cza w arkuszu
z konsolidacj,
zapisanie nowego pliku z danymi i zmiana cza do niego.
2. Zmiana danych ilociowych poprzez wypenienie planw na nowe tygodnie.
W takim wypadku jedyn moliwoci zaktualizowania danych jest dokonanie
ponownej konsolidacji, co zostao opisane we wczeniejszej czci rozdziau.
6.6. EDYCJA CZY W ZESTAWIENIU

PODSUMOWUJCYM
W naszym pliku kocowym PROGNOZA SPRZEDAY moemy manipulowa
czami do poszczeglnych plikw rdowych. Jest to przydatne w razie potrzeby
odwieenia danych lub sprawdzenia stanu pocze, a take w sytuacji zmiany
danych w poszczeglnych rdach, otrzymania nowego pliku lub przerwania
czy (kiedy to w pliku pozostaj jedynie wartoci). W tym celu przechodzimy do
Dane/Poczenia/Edytuj cza (rysunek 6.9).
Rysunek 6.9. Lokalizacja narzdzia Edytuj cza
81
Po wybraniu tego narzdzia pojawi si okno Edytowanie czy (rysunek 6.10).

W lewej czci okna pojawi si wszystkie cza w danym skoroszycie. Z prawej
strony pokazane s natomiast dozwolone operacje na rdach. Przed wybraniem okrelonej operacji naley zaznaczy rdo lub grup rde, na ktrych
ma ona by wykonana.
Rysunek 6.10. Okno Edytowanie czy
Dozwolone operacje na rdach:

1. Aktualizuj wartoci pozwoli nam to na zaktualizowanie wartoci z zaznaczonego pliku bd plikw rdowych.
2. Zmie rdo przy uyciu tej opcji moemy dane rdo zastpi innym.
3. Otwrz rdo otworzy zaznaczony plik, z ktrego pobierane s dane.
4. Przerwij cze dla zaznaczonego rda lub kilku rde poczenie zostanie zerwane, a dane zostan wklejone jako wartoci. Operacja jest nieodwracalna.
5. Sprawd stan pozwala na sprawdzenie, czy dane rdo jest dostpne.
Przy uyciu wyej wymienionych operacji moemy dowolnie zarzdza
rdami w naszym zestawieniu wynikowym.
W ten sposb nasz analityk stworzy narzdzie do szybkiego zbierania i przedstawiania w sposb przejrzysty wszystkich prognoz sprzeday przesyanych co
poniedziaek przez przedstawicieli handlowych. Dodatkowo zestawienie jest
82
elastyczne i mona w nim szybko dokonywa zmian lub odwiea dane. W przykadzie opisanym w rozdziale wystpuje tylko 10 przedstawicieli handlowych,
dlatego zadanie nie wydaje si trudne, nawet przy braku znajomoci narzdzia
konsolidacji. Co jednak w przypadku wikszej liczby przedstawicieli, np. 50?
Dodatkowo przy krtkim czasie, jaki ma nasz pracownik na poczenie danych
z poszczeglnych plikw i ewentualnych zmian dokonanych w planach sprzeday? Przedstawione w materiale narzdzie Konsoliduj sprawi, e takie zadanie nie bdzie trudne ani czasochonne. Zaoszczdzi to czas naszego analityka
i uchroni przed dodatkowymi problemami ma on ich i tak pod dostatkiem
w swojej pracy.
Rozdzia 7.
WIEKOWANIE NALENOCI
I ZOBOWIZA
CEL: STWORZENIE NARZDZIA SUCEGO DO WIEKOWANIA NALENOCI.
NARZDZIA:
1. FUNKCJA WYSZUKAJ.PIONOWO

Przewanie systemy finansowo-ksigowe, z ktrych korzysta firma, posiadaj
narzdzie suce do wiekowania nalenoci i zobowiza w okrelonych przez
uytkownika przedziaach czasu. Osoba tworzca raport w systemie podaje jedynie dzie, na ktry ma by przyjty stan nalenoci lub zobowiza, oraz interway czasowe przeterminowanych nalenoci (zobowiza), w jakich ma zosta
przedstawione zestawienie. Dodatkowo zestawienie tworzone jest w podziale
na odbiorc w przypadku nalenoci oraz na dostawc w przypadku zobowiza. Co jednak, jeeli analityk pracuje na systemie, w ktrym nie ma takiego
narzdzia, a co poniedziaek z samego rana musi tworzy wiekowanie nalenoci? W jaki sposb ma sobie zautomatyzowa prac, tak aby nie traci niepotrzebnie cennego czasu, a powtarzajc si cz pracy zastpi automatycznym
narzdziem? Dodatkowo gotowe raporty w systemie pokazuj czsto jedynie
kwoty nalenoci poszczeglnych klientw. Pojawia si problem, jeeli chcemy
wiedzie, jakie dokumenty skadaj si na dan kwot. Naley wtedy szuka
odpowiednich pozycji w kartotekach odbiorcw czy te na kontach analitycznych nalenoci. W tym rozdziale przedstawi sposb tworzenia narzdzia dla
naszego analityka, ktre umoliwi mu usprawnienie i przyspieszenie tworzenia
raportu wiekowania nalenoci, jak rwnie pozwoli na sprawne dotarcie do
poszczeglnych dokumentw skadajcych si na interesujc go kwot.
Zakadamy, i nasz pracownik dziau analiz nie posiada narzdzia systemowego do tworzenia raportu wiekowania nalenoci. Jedyne, co moe otrzyma
z systemu, to zestawienie faktur niezapaconych przez klientw (rysunek 7.1).
Takie zestawienie zawiera nastpujce informacje: nr faktury, nazw kontrahenta, dat dokumentu, termin patnoci oraz niezapacon kwot. Tak niewiele
84
Rysunek 7.1. Zestawienie niezapaconych faktur
informacji wycignitych z systemu pozwoli naszemu analitykowi na stworzenie zestawienia pokazujcego wiekowanie nalenoci w podziale na danego
odbiorc z dokadnoci co do dokumentu. Wykorzystamy do tego celu tabele
przestawne oraz funkcj WYSZUKAJ.PIONOWO.
7.2. PRZYGOTOWYWANIE ZESTAWIENIA

Pierwszym krokiem bdzie okrelenie dla kadego z dokumentw liczby dni
od podanej przez analityka daty oraz terminu patnoci. Ujemna liczba bdzie
oznaczaa, e dana faktura jest bieca, natomiast dodatnia liczba e dana
kwota z dokumentu jest przeterminowan nalenoci. W komrce I1 wpiszmy
dat 2011-08-01 bdzie to dzie, na ktry wykonane zostanie wiekowanie
nalenoci. Kolumn F nazwijmy liczba dni. Nastpnie przyciskiem F2 wstawmy
formu, ktra bdzie od podanej w I1 daty odejmowaa termin patnoci dla
kadego z dokumentw (rysunek 7.2). Uwaga: naley pamita o zablokowaniu
komrki zawierajcej podan dat. Formu naley skopiowa do samego koca
zestawienia.
Kolejnym krokiem jest okrelenie przedziaw czasowych wyraonych
w dniach, wedug ktrych bd klasyfikowane nalenoci. W naszym przypadku
bd to nalenoci biece oraz przeterminowane w przedziaach: 1 14, 15 30,
31 45, 46 60, 61 90, 91 180 i powyej 180 dni. W zestawieniu budujemy
dodatkow tablic z przedziaami, jak na rysunku 7.3.
85
Rysunek 7.2. Formua wyliczajca liczb dni przeterminowania kadego z dokumentw
Rysunek 7.3. Tablica z przedziaami
Tablica skada si z dwch kolumn. W pierwszej wstawiona jest dolna granica

danego zakresu, a w drugiej opis zakresu. Dla przedziau o nazwie biece
wstawiona jest bardzo dua liczba ujemna, eby kada liczba dni poniej 0 uznawana bya za naleno biec. Do naszego zbioru danych dla wiekowania
nalenoci dodajemy kolejn kolumn o nazwie przedziay (rysunek 7.4).
W nowo dodanej kolumnie dla kadego z dokumentw zostanie okrelony przedzia na podstawie wyliczonej liczby dni. To zadanie zostanie wykonane przy
uyciu funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO.
Rysunek 7.4. Dodanie kolumny przedziay
86
7.3. FUNKCJA WYSZUKAJ.PIONOWO

Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO suy do wyszukiwania i dopasowywania do siebie
danych znajdujcych si w dwch osobnych tabelach. Idealnie nada si do
naszego zadania, czyli przyporzdkowania kademu z dokumentw na podstawie wartoci w dniach odpowiedniego przedziau wiekowania.
Skadnia funkcji to:
= WYSZUKAJ.PIONOWO(szukana_warto;tablica;nr_kolumny;kolumna)
Argumenty funkcji to:

szukana_warto warto (lub odwoanie), ktra ma zosta odszukana
w pierwszej kolumnie tablicy. Krtko mwic, ten argument okrela, czego
szukamy.
tablica wskazuje, gdzie szukamy interesujcych nas danych. W pierwszej
kolumnie tabeli musz znajdowa si wartoci, po ktrych wyszukujemy,
czyli takie same jak w argumencie szukana_warto.
nr_kolumny numer kolumny, z ktrej ma zosta zwrcona warto z tabeli
przeszukiwanej.
kolumna warto logiczna (0 lub 1), ktra okrela, czy funkcja ma znale
dopasowanie dokadne (0), czy przyblione (1).
W kolumnie przedziay dla pierwszej faktury wstawiamy nasz funkcj, przechodzc na wstk Formuy/Biblioteka funkcji/Wyszuk.i odwo./WYSZUKAJ.
PIONOWO (rysunek 7.5).
Nastpnie poszczeglne argumenty funkcji wypeniamy tak jak na rysunku 7.6.
1. Argument Szukana_warto wskazujemy liczb dni dla pierwszego dokumentu.
2. Argument Tabela_tablica wskazujemy nasz tabel z przedziaami. Naley
zablokowa jej adres, aby nie zmieniaa si ona przy kopiowaniu formuy
na reszt pozycji.
3. Argument Nr_indeksu_kolumny wpisujemy cyfr 2, czyli dla danych
w dniach pobierzemy dan nazw przedziau.
4. Argument Przeszukiwany_zakres podajemy 1 (warto logiczn PRAWDA), tak aby w przypadku nieznalezienia dokadnej szukanej wartoci
87
Rysunek 7.5. Lokalizacja funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO
Rysunek 7.6. Argumenty funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO
zwrci nam przybliony wynik z tabeli z przedziaami. Jeeli podalibymy 0

(warto logiczn FASZ), funkcja dla nieznalezionych wartoci zwrciaby
bd #N/D.
Wynikiem dziaania funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO dla pierwszej liczby dni rwnej 386 (komrka F2) bdzie przedzia o nazwie przeterminowane powyej 180
(rysunek 7.7). Funkcj kopiujemy do koca naszego zestawienia.
88
Rysunek 7.7. Wynik dziaania funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO
W ten oto sposb otrzymalimy kocowe zestawienie faktur wraz z niezbdnymi informacjami do stworzenia zestawienia wiekowania nalenoci
(rysunek 7.8).
Rysunek 7.8. Kocowe zestawienie do wiekowania nalenoci
89
7.4. WIEKOWANIE PRZY UYCIU

TABELI PRZESTAWNEJ
Najszybszym sposobem stworzenia zestawienia wiekowania z otrzymanego
zbioru danych dotyczcych nalenoci bdzie uycie tabeli przestawnej. Struktura tabeli przestawnej wyglda nastpujco (rysunek 7.9):
1. Etykiety kolumn pole przedziay.
2. Etykiety wierszy pole kontrahent.
3. Wartoci pole kwota (format liczbowy z separatorem tysica, bez miejsc
po przecinku).
Rysunek 7.9. Struktura tabeli przestawnej
Po tych wszystkich operacjach nasz analityk otrzyma zestawienie wiekowania nalenoci wedug kontrahentw w podziale na okrelone przedziay,
ktre moe dowolnie zmienia (rysunek 7.10). Dodatkowo widniej w zestawieniu sumy kwot zalegych nalenoci wedug kontrahentw (suma wiersza)
i wedug przedziaw (suma kolumny).
90
Rysunek 7.10. Gotowe zestawienie wiekowania nalenoci
Jeeli chcemy wiedzie, jakie dokumenty skadaj si na dan kwot, wystarczy j dwukrotnie klikn i w nowym arkuszu zostan wyfiltrowane wszystkie
dokumenty skadajce si na ni (rysunek 7.11).
Rysunek 7.11. Pozycje wybranej kwoty
Drugim rozwizaniem na pokazanie dokumentw skadowych kwot jest

dodanie do obszaru Etykiety wierszy tabeli przestawnej pola faktura. Dziki
temu otrzymamy zestawienie bardziej szczegowe w podziale nalenoci wedug
kontrahenta/faktury w poszczeglnych przedziaach. Do kadej pozycji kontrahenta zostanie dodana podsuma (rysunek 7.12).
Po pobraniu nowych danych zadaniem naszego analityka bdzie jedynie
wklejenie nowego zestawu faktur, zmiana daty, na ktr ma zosta wykonane
wiekowanie, sprawdzenie, czy funkcje w kolumnach przedziay i liczba dni
91
Rysunek 7.12. Dodanie pola faktura do Etykiety wierszy
obejmuj cay zestaw danych, oraz odwieenie tabeli przestawnej. W taki sam
sposb analityk moe wykona wiekowanie zobowiza. Jak wida, stworzone
narzdzie moe suy do wiekowania zarwno nalenoci, jak i zobowiza.
Jest elastyczne, poniewa umoliwia zmian przedziaw oraz daty wiekowania.
Co najwaniejsze, zaoszczdza te duo czasu uytkownikowi i usprawnia jego
prac. Taki raport jest rwnie przejrzysty dla osoby czytajcej go i zawiera
wszelkie potrzebne informacje na temat nalenoci od poszczeglnych kontrahentw z poziomem szczegowoci do dokumentu.
92
Rozdzia 8.
LISTY WINDYKACYJNE
KORESPONDENCJA SERYJNA
CEL: STWORZENIE ZBIORU PISM WINDYKACYJNYCH.
NARZDZIA:
1. KORESPONDENCJA SERYJNA

W tym rozdziale nasz analityk finansowy ma na koniec roku przygotowa pisma
windykacyjne dla klientw zalegajcych z zapat. Z systemu pobra zestawienie zawierajce potrzebne mu dane. Okazao si jednak, e osb, do ktrych
powinny zosta wysane przypomnienia o zaleganiu z patnociami, jest okoo
340. Poniewa jest zamknicie roku i nasz analityk ma duo pracy w zwizku
z raportowaniem caego roku, nie moe pozwoli sobie na zadanie, ktre bdzie
tak czasochonne. Musi stworzy szablon pisma, a nastpnie zmienia dane dla
takiej iloci osb; dodatkowo jeszcze w gr wchodzi przygotowanie zaadresowanych kopert. Przy tak duej iloci pism i kopiowania danych do nich oczywicie
mona si dodatkowo pomyli i co wtedy? Wyle do danej osoby upomnienie
z inn kwot, ni ta osoba faktycznie zalega? Jak to bdzie wiadczyo o firmie?
Dlatego te musi zrobi to w sposb szybki i automatyczny, zmniejszajcy ryzyko
popenienia bdw do minimum. W tym celu nasz analityk zastosuje narzdzie
zwane korespondencj seryjn, ktre suy do tworzenia w edytorze tekstowym
jednobrzmicych dokumentw, rnicych si jedynie zawartoci kluczowych
pl. Wartoci tych pl pobierane s z zewntrznej bazy danych.
8.2. BAZA KLIENTW I SZABLON PISMA

Mamy w pliku zestawienie klientw i dla kadego z nich podane s: imi, nazwisko, adres, kraj, telefon, adres e-mailowy oraz kwota nalenoci. Lista ta zostaa
wygenerowana z systemu finansowo-ksigowego. Baza liczy 333 klientw, do
ktrych powinnimy wysa takie listy. Przygotowywanie ich w Wordzie dla kadego klienta osobno jest pracochonne, ale uycie Excela w poczeniu z Wordem
skraca czas pracy.
94
Dla utrudnienia zakadamy, e wysyamy pisma z przypomnieniem o zaleganiu tylko do klientw z Polski, czyli musimy przy tworzeniu korespondencji
dodatkowo wyfiltrowa dane z posiadanego zestawienia (rysunek 8.1).
Rysunek 8.1. Baza osb, do ktrych zostan wysane powiadomienia
Nastpnie przygotowujemy w Wordzie dla klientw z Polski krtki list

z numerem rachunku. Pola wyrnione na to s miejscami, w ktrych
bdziemy wstawia dane kadego klienta z Polski (rysunek 8.2).
Rysunek 8.2. Szablon pisma o zadueniu
LISTY WINDYKACYJNE KORESPONDENCJA SERYJNA
95
8.3. PODPICIE BAZY DO SZABLONU

I DRUKOWANIE LISTW
Kolejnym krokiem jest podpicie bazy z klientami do naszego szablonu listu.
W tym celu w szablonie pisma wybieramy wstk /Korespondencja/Rozpoczynanie korespondencji seryjnej/Wybierz adresatw/Uyj istniejcej listy
(rysunek 8.3).
Rysunek 8.3. Podpicie bazy
Wskazujemy lokalizacj pliku Excela z nasz baz klientw (rysunek 8.4).
Rysunek 8.4. Wskazanie lokalizacji bazy w pliku Excela
Wskazujemy zakadk, w ktrej znajduje si zestawienie (rysunek 8.5).

W naszym szablonie pisma w lewym grnym rogu (dane osobowe klienta)
wstawimy blok adresu, ktry bdzie nam pobiera dane adresowe (imi, nazwisko,
96
Rysunek 8.5. Wskazanie zakadki z zestawieniem
ulic, miejscowo i kod pocztowy) z bazy klientw (rysunek 8.6). Kasujemy wpisany tekst i wybieramy wstk /Korespondencja/Wpisywanie i wstawianie
pl/ Blok adresu (rysunek 8.7).
Rysunek 8.6. Miejsce wstawienia bloku adresu w pimie
Podpowiadany jest blok adresu zawierajcy imi, nazwisko, kod pocztowy

i miasto (rysunek 8.8).
Jest to ustawienie domylne; w celu dopasowania pl z bazy do wymogw
opcji Blok adresu wciskamy przycisk Dopasuj pola. W naszym przykadzie pod
Adres 1 podpinamy pole Ulica, a pod adres mailowy podpinamy pole mail
(rysunek 8.9).
97
Rysunek 8.7. Lokalizacja bloku adresu
Rysunek 8.8. Okienko Wstawianie bloku adresu
Moemy wyrni miejsca w naszym pimie, do ktrych mamy wstawione

pola z naszej bazy. W tym celu wybieramy wstk /Korespondencja/
Wpisywanie i wstawianie pl/Wyrnij pola koresp. ser. (rysunek 8.10).
Miejsca takie wyrnione zostan kolorem szarym w szablonie pisma
(rysunek 8.11).
Teraz naley doda warunek, ktry pobierze nam tylko klientw z Polski.
W tym celu wybieramy wstk /Korespondencja/Rozpoczynanie korespondencji seryjnej/Edytuj list adresatw (rysunek 8.12).
Pojawi si pobierana z bazy lista. Spord widocznych pod ni opcji wybieramy Filtruj (rysunek 8.13).
Ustawiamy filtr pole Kraj = Polska. Dziki temu stworzymy listy jedynie
do polskich klientw (rysunek 8.14).
98
Rysunek 8.9. Okienko Dopasowywanie pl
Rysunek 8.10. Opcja Wyrnij pola koresp. ser.
Kolejnym krokiem jest sprawdzenie, czy podczas generowania listw nie

wystpi adne bdy. Wybieramy wstk /Korespondencja/Podgld wynikw/
Wyszukaj bdy automatycznie (rysunek 8.15).
W oknie dialogowym wybieramy opcj Symuluj scalanie i raportuj o bdach
w nowym dokumencie, ktra pozwoli nam na sprawdzenie, czy podczas generowania pism nie wystpi aden bd (rysunek 8.16).
Nie wykryto adnych bdw, zatem moemy przej do tworzenia listw.
W tym celu wybieramy Korespondencja/Koczenie/Zakocz i scal (rysunek 8.17).
Do wyboru mamy trzy moliwoci: Edytuj poszczeglne dokumenty otrzy-
99
Rysunek 8.11. Efekt zastosowania opcji wyrnienia pl korespondencji seryjnej
Rysunek 8.12. Opcja Edytuj list adresatw
mamy zestawienie w dokumencie programu Word; Drukuj dokumenty listy

zostan wydrukowane; oraz Wylij wiadomoci e-mail jeeli w bazie jest pole
adresu e-mail, dokumenty zostan wysane e-mailem (jako wiadomo lub
zacznik).
Wybieramy pierwsz opcj: Edytuj poszczeglne dokumenty. Zaznaczamy
Wszystko i wciskamy OK (rysunek 8.18).
100
Rysunek 8.13. Okno Adresaci korespondencji seryjnej
Rysunek 8.14. Ustawienia filtru dla klientw pochodzcych jedynie z Polski
W nowym pliku Word utworzy nam si 319 pism do polskich klientw.
8.4. DRUKOWANIE KOPERT

Przygotujemy rwnie zaadresowane koperty na listy. Otwieramy nowy plik
Worda, a nastpnie podpinamy nasz baz z Excela (Korespondencja/Rozpoczynanie korespondencji seryjnej/Wybierz adresatw/Uyj istniejcej listy).
Kolejnym krokiem jest ustawienie formatu strony na kopert; na koniec wybieramy wstk /Korespondencja/Tworzenie/Koperty (rysunek 8.19).
101
Rysunek 8.15. Opcja Wyszukaj bdy automatycznie
Rysunek 8.16. Okno Sprawdzanie i raportowanie bdw
Rysunek 8.17. Opcja Zakocz i scal
Rysunek 8.18. Okno Scalanie z nowym dokumentem
Wybieramy rodzaj koperty oraz ustawiamy na zakadce Opcje drukowania

ukad koperty w drukarce (rysunek 8.20).
102
Rysunek 8.19. Opcja Koperty
Rysunek 8.20. Okno Opcje kopert
Otrzymujemy ukad koperty jak na rysunku 8.21.

W lewym grnym rogu wpisujemy adres firmy (rysunek 8.22).
Przechodzimy do miejsca, w ktrym ma by wpisany adres dunika, i wstawiamy Blok adresu (Korespondencja/Wpisywanie i wstawianie pl/Blok
adresu) (rysunek 8.23).
Jak poprzednio stosujemy filtr na pobieranie danych z bazy (Kraj = Polska).
Ostatnim krokiem jest sprawdzenie, czy nie wystpi adne bdy (Korespondencja/Podgld wynikw/Wyszukaj bdy automatycznie), oraz wydrukowanie
kopert (Korespondencja/Koczenie/Zakocz i scal/Edytuj poszczeglne dokumenty). Otrzymujemy 319 gotowych kopert z nadrukowanymi adresami kadej
osoby z bazy. Dodatkowym plusem jest fakt, i zostan one wydrukowane w takiej
samej kolejnoci jak pisma, co uatwi ich pakowanie.
103
Rysunek 8.21. Otrzymany ukad koperty
Rysunek 8.22. Lokalizacja adresu firmy
Dziki korespondencji seryjnej nasz analityk oszczdzi sobie kilku godzin

dodatkowej pracy. Ten czas moe powici na inne zadania zwizane z zamkniciem roku. Kolejnym plusem tego narzdzia jest to, e szablon zarwno
pisma, jak i koperty z podczon baz zostaje zachowany i po zmianie danych
mona na nowo wygenerowa potrzebne dokumenty. Analityk bdzie mg
czciej generowa takie pisma wraz z kopertami. Dodatkowo narzdzie korespondencji seryjnej moe by wykorzystane do wysyania e-maili, jeeli w bazie,
z ktrej pobieramy dane, znajduj si adresy e-mail.
104
Rysunek 8.23. Wstawienia pola Blok adresu
Rozdzia 9.
ANALIZA I PROGNOZOWANIE
SPRZEDAY SEZONOWEJ
CEL: WYZNACZENIE WSKANIKW SEZONOWOCI SPRZEDAY I ZBUDOWANIE
PROGNOZY SPRZEDAY SEZONOWEJ NA NASTPNE OKRESY METOD
TRENDU LINIOWEGO.
NARZDZIA:
1. METODA TRENDU LINIOWEGO
2. FUNKCJA REGLINX

Analityk sprzeday pracuje w firmie sprzedajcej produkowany przez siebie
produkt X, ktry charakteryzuje si pewn sezonowoci (niemonotoniczna
zaleno sprzeday od czasu). Dosta zadanie przygotowania na rok nastpny
(2009) miesicznej prognozy sprzeday na podstawie danych historycznych
z lat 2005 2008. Jak wykona to zadanie tak, aby prognoza bya jak najbardziej
trafna? Jakich metod prognozowania uy, majc do czynienia ze sprzeda
sezonow? Jedn z metod jest wyznaczenie na podstawie danych z lat poprzednich wskanikw sezonowoci sprzeday w poszczeglnych miesicach, a nastpnie przygotowanie prognozy wielkoci sprzeday na kolejne miesice w roku
nastpnym za pomoc metody trendu liniowego i skorygowanie wartoci o wahania sezonowe. Na rysunku 9.1 przedstawiona jest sprzeda produktu X w MPLN
w latach od 2005 do 2008.
Rysunek 9.1. Sprzeda [MPLN] produktu X w latach 2005 2008
106
Wykres na rysunku 9.2 obrazuje sezonowo wielkoci sprzeday produktu

X (porwnanie lat 2005 2008). Jak wida, pierwsze procze cechuje niska
sprzeda o tendencji wzrostowej, nastpnie w miesicach: czerwiec, padziernik
i grudzie nastpuje nagy skok sprzeday, a gwatowny spadek sprzeday
widoczny jest w listopadzie i styczniu taka tendencja wystpia w kadym
z badanych lat.
Rysunek 9.2. Graficzne przedstawienie sprzeday produktu X w latach 2005 2008
Jeeli utworzymy wykres (rysunek 9.3) ilustrujcy sprzeda rok po roku,

wyranie wida jej sezonowo.
9.2. BUDOWA MODELU

Budowany model skada si z nastpujcych kolumn (rysunek 9.4):
1. Rok kolejne lata od 2005 do 2009;
2. Miesic kolejne miesice w poszczeglnych latach;
3. Kolejny okres numeracja wszystkich okresw w badanym modelu;
4. Sprzeda [MPLN] rzeczywiste wielkoci sprzeday w poszczeglnych
okresach;
5. Sprzeda wg trendu [MPLN] wielkoci sprzeday w poszczeglnych
okresach wyznaczone metod trendu liniowego;
ANALIZA I PROGNOZOWANIE SPRZEDAY SEZONOWEJ
107
Rysunek 9.3. Wykres sprzeday produktu X rok po roku
6. Eliminacja trendu (wahania sezonowe) rnica pomidzy rzeczywist

wielkoci sprzeday a wyznaczon przy uyciu metody trendu liniowego.
9.3. TREND LINIOWY I FUNKCJA REGLINX

W celu wyznaczenia rwnania opisujcego nasz sprzeda posuymy si
trendem liniowym. Na wykres obrazujcy sprzeda rok po roku w latach
2005 2008 (rysunek 9.3) zostanie naniesiona linia trendu wraz z rwnaniem
j opisujcym. Zaznaczamy seri na danych na wykresie i z menu podrcznego
wybieramy opcj Dodaj lini trendu (rysunek 9.5).
W okienku dialogowym Formatowanie linii trendu zaznaczamy Liniowy oraz
opcj Wywietl rwnanie na wykresie (rysunek 9.6).
Otrzymujemy wykres z naniesion lini trendu (rysunek 9.7), ktra okrela
monotoniczn zaleno sprzeda/czas (y=1,9393x+77,33 jest rwnaniem
okrelajcym t zaleno, gdzie x okres, a y wielko sprzeday).
Kolejnym krokiem jest wyznaczenie sprzeday wedug trendu. Moemy zrobi to przy uyciu rwnania y=1,9393x+77,33 (gdzie za x podstawiamy kolejny
okres) bd przy uyciu funkcji REGLINX (funkcje statystyczne).
Funkcja REGLINX oblicza lub przewiduje warto przysz na podstawie dostpnych wartoci istniejcych (rysunek 9.8). Warto przewidywana jest to warto
108
Rysunek 9.4. Model do wyznaczenia sprzeday na rok 2009
Rysunek 9.5. Dodawanie linii trendu do wykresu
Rysunek 9.6. Okienko Formatowanie linii trendu
109
110
Rysunek 9.7. Wykres z lini trendu i jej rwnaniem
Rysunek 9.8. Funkcja REGLINX
y dla danej wartoci x. Wartociami znanymi s istniejce wartoci x i y, a nowa
warto jest obliczana za pomoc regresji liniowej. Funkcja ta jest przydatna

w przewidywaniu przyszego poziomu sprzeday, wymaga dotyczcych zapasw
lub trendw konsumpcyjnych. W naszym przykadzie uyjemy funkcji REGLINX,
gdzie za X podstawiamy kolejno okresy, za Znane_y wielko sprzeday w latach
2005 2008, a za Znane_x wszystkie okresy od 1 do 48.
1. Argument X to punkt danych, dla ktrego ma zosta dokonana prognoza
wartoci.
111
2. Argument Znane_y to tablica lub zakres danych zalenych.

3. Argument Znane_x to tablica lub zakres danych niezalenych.
Formu kopiujemy do koca, do okresu 60 i otrzymujemy wartoci sprzeday
dla poszczeglnych okresw wedug trendu liniowego (rysunek 9.9).
Nastpnie w kolumnie F (eliminacja trendu) wyznaczamy rnic pomidzy
wartoci rzeczywist sprzeday a wartoci wedug trendu. Formu przecigamy do okresu 48 (grudzie roku 2008). Dziki temu wyliczylimy warto
waha sezonowych sprzeday (od linii trendu sprzeday) w poszczeglnych okresach (rysunek 9.10).
Na tej podstawie moemy wyznaczy wahania sezonowe sprzeday dla okresw w 2009 roku. Liczymy je jako redni waha sezonowych odpowiednich
okresw z lat poprzednich, np. dla stycznia roku 2009 bdzie to rednia waha
sezonowych wszystkich styczni z lat 2005 2008 (rysunek 9.11).
Ostatnim krokiem jest korekta wyznaczonej wielkoci sprzeday wedug
trendu w roku 2009 o wyliczone rednie wahania sezonowe w poszczeglnych
miesicach (rysunek 9.12).
W ten sposb otrzymalimy prognozowan sprzeda w poszczeglnych miesicach roku 2009 na podstawie lat ubiegych (rysunek 9.13).
Dodatkowo mona wstawi wykres pokazujcy zarwno historyczne
(za lata 2005 2008), jak i prognozowane (na rok 2009) wartoci sprzeday (rysunek 9.14).
W tym rozdziale na podstawie sprzeday za lata ubiege przygotowana zostaa
prognoza miesicznej wartoci sprzeday sezonowej na rok nastpny. Na
pocztku na podstawie linii trendu oraz funkcji REGLINX zostao wyznaczone
rwnanie prostej opisujcej sprzeda historyczn. Kolejnym krokiem byo wyliczenie na podstawie otrzymanego rwnania sprzeday na 2009 rok. Ostatnim
krokiem byo wyznaczenie waha sezonowych w poszczeglnych miesicach lat
historycznych i skorygowanie prognozy w 2009 roku o te wahania. Dziki temu
nasz analityk w sposb szybki i sprawny wyznaczy prognozowan miesiczn
sprzeda na rok 2009. Jak jednak wiadomo, jest to tylko prognoza, ktra bazuje
na liczbach z lat poprzednich, a na ni moe mie wpyw wiele dodatkowych
czynnikw, ktre mog by przyczyn ewentualnych odchyle od przewidywanych wartoci.
112
Rysunek 9.9. Zastosowanie funkcji REGLINX do wyznaczenia wartoci sprzeday wedug trendu
113
Rysunek 9.10. Wyznaczenie waha sezonowych
Rysunek 9.11. Wyznaczenie miesicznych wartoci waha sezonowych dla 2009 roku
Rysunek 9.12. Korekta wartoci sprzeday wedug trendu o wahania sezonowe
114
Rysunek 9.13. Miesiczne wartoci prognozy sprzeday na rok 2009
Rysunek 9.14. Sprzeda historyczna wraz z prognozowan na 2009 rok
Rozdzia 10.
PRZYSZE WPYWY I WYDATKI

CEL: ZBUDOWANIE NARZDZIA DO OKRELANIA PRZYSZYCH WPYWW
I WYDATKW.
NARZDZIA:
1. FUNKCJA WEEKNUM
3. FUNKCJA JEELI
4. FUNKCJA MIESIC

Jak wiadomo, jednym z wanych aspektw zarzdzania firm jest utrzymanie
jej pynnoci finansowej. Konieczna do tego jest informacja na temat zarwno przyszych wpyww z powstaych nalenoci, jak i przyszych planowanych wydatkw wynikajcych z powstaych zobowiza. Dlatego te nasz
analityk finansowy dosta za zadanie przedstawi na pocztku kadego miesica planowane wpywy i wydatki na dwa miesice do przodu w podziale na
poszczeglne tygodnie. Do dyspozycji ma dwa zestawienia:
1. zestawienie faktur nalenociowych,
2. zestawienie faktur zobowizaniowych.
W tym rozdziale pokazane zostanie, jak zbudowa narzdzie do okrelania
przyszych wpyww. Analogicznie mona zbudowa narzdzie do pokazywania
przyszych wydatkw. Zestawienie bdzie na tyle dynamiczne, e w nowym miesicu jedyne, co nasz analityk bdzie musia zrobi, to wklei now list faktur,
zmieni dat i odwiey tabel przestawn.
Na rysunku 10.1 przedstawione jest zestawienie faktur nalenociowych
z nastpujcymi danymi: numerem faktury, nazw kontrahenta, dat dokumentu, terminem patnoci oraz kwot.
W celu zbudowania zestawienia pokazujcego przysze wpywy z tytuu
nalenoci dodatkowo dla kadej z faktur musimy okreli: miesic, tydzie oraz
rodzaj, czyli fakt, czy faktura jest przeterminowana, czy te jest przed terminem
patnoci (i takie dokumenty bd nas interesoway). Na rysunku 10.2 do istniejcego zestawienia zostay dodane trzy dodatkowe kolumny:
116
Rysunek 10.1. Zestawienie faktur nalenociowych
Rysunek 10.2. Dodanie nowych kolumn: miesic, tydzie i rodzaj
1. miesic okrela miesic patnoci danej faktury.

2. tydzie okrela tydzie patnoci danej faktury.
3. rodzaj okrela na podstawie terminu patnoci, czy dany dokument jest
przeterminowan patnoci, czy przysz.
117
10.2. MIESIC PATNOCI FUNKCJA MIESIC

Do wyznaczenia miesica z daty patnoci zostanie uyta funkcja MIESIC, ktra
zwraca z daty miesic jako kolejn liczb cakowit z zakresu od 1 do 12. Posiada
ona jeden argument: Kolejna_liczba, i tam wskazujemy nasz termin patnoci (rysunek 10.3).
Rysunek 10.3. Funkcja MIESIC
1. Argument Kolejna_liczba wskazujemy termin patnoci dla pierwszego

dokumentu.
Kopiujemy nasz formu do koca zestawienia, tak aby wyznaczy miesic
patnoci dla kadej z faktur (rysunek 10.4).
Rysunek 10.4. Zastosowanie funkcji MIESIC w zestawieniu
118
10.3. TYDZIE PATNOCI FUNKCJA WEEKNUM

W celu wyznaczenia tygodnia kadego z naszych dokumentw naley uy funkcji
WEEKNUM, ktra z podanej daty zwraca liczb wskazujc, kiedy w roku przypada
dany dzie (rysunek 10.5).
Rysunek 10.5. Funkcja WEEKNUM
1. Argument Liczba_seryjna liczba seryjna daty i czasu, z niej wyznaczony

jest numer tygodnia w roku. W przykadzie wskazujemy komrk z terminem
patnoci pierwszego dokumentu.
2. Argument Typ_wyniku liczba 1 lub 2 okrela typ zwracanej wartoci,
1 tydzie zaczyna si od niedzieli, 2 tydzie zaczyna si od poniedziaku.
Wstawiamy 2 pierwszy dzie tygodnia to poniedziaek.

Dodatkowo, aby tydzie w naszym zestawieniu by realny, musimy od wyniku
odj 1, poniewa pierwszy dzie stycznia kadego roku naley do 52. tygodnia
roku poprzedniego, a funkcja liczy je jako pierwszy tydzie nowego ju roku.
Dziki temu w naszym zestawieniu z dokumentami mamy wyznaczony tydzie
patnoci dla kadej z faktury (rysunek 10.6).
10.4. RODZAJ WPYWW FUNKCJA JEELI

Do okrelenia rodzaju patnoci zastosujemy funkcj logiczn JEELI. Przed
tym musimy jednak wstawi aktualn dat, na ktr robione jest nasze zestawienie przyszych wpyww i wedug ktrej zostan podzielone dokumenty
o terminie patnoci przeterminowanym lub przyszym. Zamy, e nasz analityk pobra dokumenty 1 czerwca 2011 roku, i tak dat wpisujemy do komrki
K1 obok naszego zestawienia (rysunek 10.7).
119
Rysunek 10.6. Zastosowanie funkcji WEEKNUM w zestawieniu
Rysunek 10.7. Wpisanie aktualnej daty w komrce K1
Nastpnie w kolumnie o nazwie rodzaj od terminu patnoci pierwszego

dokumentu odejmujemy dat z komrki K1 (rysunek 10.8). UWAGA! Naley
pamita o zablokowaniu komrki K1.
Rysunek 10.8. Odejmowanie od terminu patnoci daty z komrki K1
120
Jak wida z naszego zestawienia, jeeli liczba dni jest mniejsza od 0, to jest
to faktura przeterminowana na dany dzie. Jeeli liczba dni jest natomiast
wiksza bd rwna 0, jest to faktura bieca. Taki podzia wprowadzimy do
naszej kolumny rodzaj. Do tego posuy naszemu analitykowi funkcja JEELI,
pozwalajca przeprowadza testy logiczne na formuach lub wartociach. Zawsze
zwraca jedn warto: jeeli warunek logiczny jest speniony, zwraca warto
PRAWDA, natomiast jeeli nie jest speniony, zwraca warto FASZ. Funkcja
JEELI posiada trzy argumenty:
1. Test_logiczny dowolna warto lub wyraenie suce do okrelenia

warunku, jaki ma speni testowana warto.
2. Warto_jeeli_prawda warto, jaka ma by zwrcona, jeeli test logiczny
zostanie speniony (ma warto PRAWDA).
3. Warto_jeeli_fasz warto, jaka ma by zwrcona, jeeli test logiczny
nie zostanie speniony (ma warto FASZ).
W naszym przykadzie funkcja JEELI ma konstrukcj:
1. Jeeli liczba dni <0, zwr PRZETERMINOWANE.
2. Jeeli liczba dni >=0, zwr BIECE.
Dokadnie przedstawia to rysunek 10.9.
Rysunek 10.9. Funkcja JEELI
1. Argument Test_logiczny sprawdza, czy liczba dni jest mniejsza od 0.

2. Argument Warto_jeeli_prawda wpisz PRZETERMINOWANE.
121
3. Argument Warto_jeeli_fasz wpisz BIECE.

Powsta w tym przypadku zagniedon funkcj kopiujemy do koca
naszego zestawienia (rysunek 10.10).
Rysunek 10.10. Kocowe zestawienia przyszych wpyww
10.5. PRZYSZE WPYWY TABELA PRZESTAWNA

Kocowym etapem pracy analityka jest zbudowanie z otrzymanego zbioru
danych tabeli przestawnej. Struktura tabeli przestawnej wyglda nastpujco
(rysunek 10.11):
1. Etykiety kolumn pola rodzaj, miesic i tydzie.
2. Etykiety wierszy pole kontrahent.
3. Wartoci pole kwota.
Dodatkowo naley zwin grup PRZETERMINOWANE i w taki sposb
nasz analityk otrzyma zestawienie pokazujce zarwno przeterminowane, jak
i przysze wpywy w podziale na kadego z kontrahentw w ujciu miesic/
tydzie (rysunek 10.12).
W taki sam sposb nasz analityk moe stworzy zestawienia dla przyszych
wydatkw z faktur zobowizaniowych. Jak wida, otrzymane zestawienie dostarcza dokadnych informacji na temat przyszych kwot, ktre zostan zapacone
122
Rysunek 10.12. Zestawienie przyszych wpyww
naszej firmie przez okrelonych odbiorcw, i nawet podaje tydzie, w ktrym

powinna nastpi wpata. Jeeli chcemy dodatkowo wiedzie, jakie dokumenty
skadaj si na dan kwot, wystarczy dwukrotnie j klikn i w nowym arku-
123
szu zostan wyfiltrowane odpowiednie dokumenty. Na pocztku przyszego

miesica nasz analityk bdzie musia jedynie wklei nowe zestawienie faktur,
zmieni dat w komrce K1 i odwiey tabel przestawn. Raport nie tylko
dostarcza informacji na temat przyszych wpyww, ale i jest doskonaym narzdziem dla specjalisty ds. windykacji, bo dziki takiemu zestawieniu moe on
w sprawny sposb wyuska te dokumenty, ktrych termin patnoci min,
i szybko zareagowa u danego dostawcy.
124
Rozdzia 11.
MACIERZ KOSZTW TRANSPORTU

PRZEWONIK KLIENT
CEL: BUDOWA MACIERZY POKAZUJCEJ REDNI KOSZT TRANSPORTU ZA 1 KM
W RELACJI PRZEWONIK KLIENT.
NARZDZIA:
2. FUNKCJA JEELI.BD
3. FORMATOWANIE WARUNKOWE

Nasz analityk finansowy jest na etapie prac nad budetem na nowy rok. Pracuje
w firmie dystrybucyjnej, w ktrej koszty transportu s jednym z wikszych
i istotniejszych ponoszonych kosztw. Firma korzysta z 23 rnych firm przewozowych odpowiadajcych za transport do 100 klientw. Analityk dosta polecenie budowy macierzy kosztw transportu za 1 km w relacji przewonik klient.
Caej analizy ma dokona na podstawie danych z roku poprzedniego. Zestawienie powinno by czytelne i dostarcza informacji o rednim koszcie za 1 km,
jaki ponosi firma, w zalenoci od tego, z ktrego przewonika korzysta oraz do
ktrego klienta towar jest wysyany. Najlepszym rozwizaniem jest budowa
macierzy, w ktrej w nagwkach kolumn znajd si nazwy poszczeglnych
przewonikw, w wierszach kolejni klienci, a na przeciciu si tych dwch
elementw znajdowa bdzie si koszt ponoszony na 1 km. Takie zestawienie
uatwi planowanie kosztw transportu na rok nastpny oraz dostarczy informacji, czy nie mona niektrych z przewonikw do danych klientw zastpi
inn, tasz firm transportow.
Na rysunku 11.1 przedstawione s wszystkie faktury transportowe za rok 2010
(ok. 5000 pozycji). Zestawienie zawiera takie informacje jak: nr faktury transportowej, nazwa przewonika, nazwa klienta, koszt przewozu oraz liczba kilometrw. Jak wida, w naszym zbiorze danych mamy wszystkie dane niezbdne
do zbudowania takiego zestawienia.
126
Rysunek 11.1. Zestawienie faktur transportowych
11.2. BUDOWA MACIERZY TABELA PRZESTAWNA

Pierwszym krokiem jest budowa tabeli przestawnej z naszego zestawienia.
Struktura tabeli przestawnej wyglda nastpujco (rysunek 11.2):
1. Etykiety kolumn pole przewonik.
2. Etykiety wierszy pole klient.
W rezultacie otrzymamy niepen macierz, jak na rysunku 11.3. Zawiera
ona jedynie umieszczone w nagwkach poszczeglnych kolumn oraz w wierszach odpowiednio nazwy przewonikw oraz poszczeglnych klientw.
Brakuje podstawowej informacji, jak jest koszt na 1 km.
W celu wyliczenia redniego kosztu jednego kilometra w relacji przewonik klient musimy do naszej tabeli doda nowe pole obliczeniowe o nazwie
koszt 1 km. Aby je doda, przechodzimy do Narzdzia tabel przestawnych/
Opcje/Narzdzia/Formuy/Pole obliczeniowe.
W wyniku tej operacji pojawi si nam okno Wstawianie pola obliczeniowego
(rysunek 11.4). W polu Nazwa wpisujemy nazw nowego pola koszt 1 km,
a w polu Formua wpisujemy nasz formu pola do niej wybieramy z listy
Pola. Nasza formua wyglda nastpujco: koszt/ liczba dni. Nastpnie klikamy przycisk OK.
MACIERZ KOSZTW TRANSPORTU PRZEWONIK KLIENT
Rysunek 11.3. Macierz przewonik klient
127
128
Rysunek 11.4. Okno Wstawianie pola obliczeniowego
1. W polu Nazwa wpisujemy nazw nowego pola obliczeniowego.

2. W polu Formua wpisujemy formu na wyliczenie nowego pola o nazwie
koszt 1 km.
3. W polu Pola widniej wszystkie pola tabeli przestawnej.
Otrzymane pole obliczeniowe dodajemy do pola Wartoci w tabeli przestawnej. Dodatkowo dziaanie na wartociach zmieniamy z sumy na redni.
Dziki temu otrzymamy macierz jak na rysunku 11.5. Jak wida, mamy ju
wyliczony redni koszt 1 km w relacji przewonik klient. Jedyny problem
pojawia si, kiedy w danym poczeniu nie ma wartoci i w wyniku dziaania
w nowym polu tabeli pokazuje si bd dzielenia przez 0 #DZIEL/0!. Aby temu
zapobiec, musimy doda do naszego pola obliczeniowego funkcj JEELI.BD.
Rysunek 11.5. Macierz kosztw 1 km
129
11.3. FUNKCJA JEELI.BD

Funkcja JEELI.BD suy do obsugi bdw. Zwraca okrelon warto, jeeli
wynikiem formuy jest bd; jeeli wynik nie jest bdem, zostaje on zwrcony.
=JEELI.BD(warto;warto_jeeli_bd)
gdzie:
1. warto to formua, ktrej wynik jest sprawdzany pod ktem tego, czy nie jest
bdem.
2. warto_jeeli_bd jest to warto zwracana, jeeli wynikiem formuy jest
bd.
Musimy uzupeni nasze pole obliczeniowe koszt 1 km o t wanie funkcj.
W tym celu przechodzimy do Narzdzia tabel przestawnych/Opcje/Narzdzia/
Formuy/Pole obliczeniowe. Wybieramy nasze pole obliczeniowe i zmieniamy
na nastpujc skadni (rysunek 11.6):
=JEELI.BD(koszt/'liczba km';0)
Rysunek 11.6. Zmodyfikowane pole obliczeniowe koszt 1 km
Dziki temu bd #DZIEL/0! w naszej macierzy zostanie zastpiony wartoci 0 (rysunek 11.7).
130
Rysunek 11.7. Macierz bez bdu #DZIEL/0!
11.4. WYRNIENIE WARTOCI

FORMATOWANIE WARUNKOWE
Dodatkowo moemy za pomoc formatowania warunkowego tak sformatowa
nasz macierz, aby wartoci 0 nie byy widoczne, a wartoci rne od 0 byy
wywietlane bia czcionk na granatowym tle. W tym celu zaznaczamy wszystkie wartoci w naszej tabeli przestawnej i przechodzimy do Narzdzia gwne/
Style/Formatowanie warunkowe/Nowa regua. Jako typ reguy wybieramy
Formatuj tylko komrki zawierajce. W Edytuj opis reguy warunek ustawiamy
jak na rysunku 11.8.
Nastpnie przyciskamy Formatuj i ustawiamy kolor czcionki na biay
(rysunek 11.9). Zatwierdzamy przyciskiem OK.
W taki sam sposb dodajemy drugi warunek formatowania warunkowego
dla wartoci rnych od 0 format: biaa czcionka i niebieski kolor ta. Ostateczny wynik przedstawia rysunek 11.10.
Dziki tabeli przestawnej, funkcji JEELI.BD oraz formatowaniu warunkowemu nasz analityk finansowy zbudowa macierz redniego kosztu 1 km
w relacji przewonik klient. Dziki zastosowanemu formatowaniu ju na
pierwszy rzut oka wida, ktry z przewonikw wiadczy usugi transportowe
ktremu z klientw i przy rednim koszcie za 1 km. Powstae zestawienie
Rysunek 11.8. Formatowanie warunkowe Formatuj tylko komrki zawierajce
Rysunek 11.9. Formatowanie warunkowe ustawienia formatu
131
132
Rysunek 11.10. Kocowa macierz kosztu 1 km w relacji przewonik klient
dostarcza wielu istotnych informacji i jest przedstawione w zwizej i przejrzystej formie. Nie tylko moe suy do ustalenia kosztw transportu w budecie,
nad ktrym pracuje nasz analityk, ale rwnie jest zbiorem informacji dla
dziau logistycznego. Na jego podstawie mona bowiem w szybki sposb oszacowa koszt transportu do danego klienta oraz porwna kilka ofert rnych
przewonikw i wybra najtasz.
Rozdzia 12.
SPRZEDAY WEDUG WOJEWDZTW
CEL: ZBUDOWANIE NARZDZIA DO GRAFICZNEJ PREZENTACJI SPRZEDAY WEDUG
WOJEWDZTW NA MAPIE POLSKI.
NARZDZIA:
1. FUNKCJA JEELI.BD
2. SPRAWDZANIE POPRAWNOCI LISTA

Po zamkniciu miesica oprcz wielu raportw w formie tabelarycznej nasz
analityk finansowy musi rwnie przedstawi pewne kwestie w formie graficznej przykadem jest procentowy udzia trzech grup produktw w miesicznej sprzeday w podziale na wojewdztwa. Dodatkowym utrudnieniem
jest fakt, i prezentacja ma mie form grafiki przedstawiajcej map Polski
z podziaem na wojewdztwa, a na obszarze kadego z nich ma by umieszczony podzia sprzeday trzech grup produktw w postaci wykresu koowego.
Stworzenie raportu na pewno zajmie naszemu analitykowi troch czasu, oprcz
przygotowania danych jest to bowiem kwestia utworzenia szesnastu wykresw, ktre trzeba nastpnie umieci w odpowiedni sposb na mapie kraju.
Czy nie lepiej stworzy narzdzie, w ktrym wybierany bdzie tylko miesic,
a dane na mapie bd aktualizoway si same? Osoba odpowiedzialna za ten
raport bdzie jedynie musiaa co miesic dooy dane sprzedaowe i zaktualizowa tabel. Na rysunku 12.1 przedstawione s dane sprzedaowe za dziesi
miesicy biecego roku. Zawarte w nim informacje to: wojewdztwo, grupa
produktowa, miesic oraz warto sprzeday. Nasz analityk otrzyma zadanie
stworzenia takiego graficznego raportu dopiero w listopadzie, z poleceniem
wykonania go za poprzednie miesice roku czyli na pocztku musi zbudowa 10 identycznych raportw. Cakiem sporo, biorc pod uwag czasochonno kadego z nich. Dlatego te zostanie zbudowane odpowiednie narzdzie,
ktre uatwi mu to zadanie.
134
Rysunek 12.1. Dane sprzedaowe
12.2. DANE SPRZEDAOWE TABELA PRZESTAWNA

Pierwszym krokiem jest zbudowanie z dostpnych danych tabeli przestawnej
o nastpujcej strukturze (rysunek 12.2):
1. Etykiety kolumn pole miesic.
2. Etykiety wierszy pola wojewdztwo i grupa.
3. Wartoci pole sprzeda (suma, format liczbowy z separatorem tysica
bez miejsc po przecinku).
Tabela wyglda jak na rysunku 12.3 i bdziemy z niej pobiera dane
do wykresw.
12.3. WYBR MIESICA LISTA ROZWIJALNA

W nowym arkuszu tworzymy tabelk jak na rysunku 12.4. W komrce C1 zbudujemy list rozwijaln, z ktrej wybra bdzie mona numer miesica od 1 do 12.
Dla wybranego miesica zostan z naszej tabeli przestawnej pobrane dane,
na podstawie ktrych zaktualizuj si wykresy na mapie.
Aby zbudowa list rozwijaln, przechodzimy do Dane/Narzdzia danych/
Poprawno danych/Poprawno danych. Pojawi si okno Sprawdzanie
GRAFICZNA PREZENTACJA SPRZEDAY WEDUG WOJEWDZTW
Rysunek 12.2. Struktura tabeli
Rysunek 12.3. Tabela przestawna z wartociami sprzeday
135
136
Rysunek 12.4. Tabela do pobierania danych
poprawnoci danych. Na pierwszej zakadce, Ustawienia (rysunek 12.5),

w polu Dozwolone wybieramy Lista, a w polu rdo wpisujemy numery miesica
oddzielone rednikiem.
Rysunek 12.5. Okno Sprawdzanie poprawnoci danych zakadka Ustawienia
1. Wybieramy jako dozwolon opcj Lista.

2. Wpisujemy rdo danych do listy rozwijalnej.
137
3. Zaznaczamy opcje Ignoruj puste (na licie rozwijalnej nie poka si puste
pozycje) oraz Rozwinicia w komrce (lista zostanie rozwinita w momencie zaznaczenia komrki przez uytkownika).
Na kolejnej zakadce, Komunikat wejciowy, wpisujemy informacj, jaka
pojawi si w momencie zaznaczenia komrki zawierajcej list, o treci wybr
numeru miesica (rysunek 12.6).
Rysunek 12.6. Okno Sprawdzanie poprawnoci danych zakadka Komunikat wejciowy
1. Zaznaczamy opcj, ktra umoliwi wywietlanie komunikatu wejciowego.

2. W polu Tytu wpisujemy tytu komunikatu wejciowego: informacja.
3. W polu Komunikat wejciowy wpisujemy tre pokazujcej si informacji:
wybr numeru miesica.
Na trzeciej zakadce, Alert o bdzie, moemy tak zablokowa komrk, aby

moliwy by wybr tylko wartoci z listy rozwijalnej. W tym celu zaznaczamy
opcj Pokazuj alerty po wprowadzeniu nieprawidowych danych (rysunek 12.7).
W polu Styl wybieramy opcj Zatrzymaj, dziki ktrej po prbie wpisania innej
wartoci ni dostpne dalsze dziaania zostan zatrzymane i wywietli si na
ekranie odpowiedni komunikat. Dodatkowo ta opcja pozwoli na wybranie tylko
jednej pozycji z listy rozwijalnej. W polu Tytu wpisujemy tytu komunikatu,
a w polu Komunikat o bdzie informacj wywietlan w chwili popenienia
bdu przez uytkownika, o treci tylko wartoci z listy. Cao dziaa
zatwierdzamy przyciskiem OK.
138
Rysunek 12.7. Okno Sprawdzanie poprawnoci danych zakadka Alert o bdzie
1. Zaznaczamy opcj, ktra odpowiada za wykrywanie prb wprowadzenia

do komrki innej wartoci ni dostpne na licie.
2. W polu Styl wybieramy rodzaj dziaania w momencie wystpienia bdu.
W tym przykadzie kaemy wstrzyma dalsze dziaania.
3. W polu Tytu wpisujemy tytu komunikatu: bd!.
4. W polu Komunikat o bdzie wpisujemy tre pokazujcej si informacji:
tylko wartoci z listy.
W wyniku tego stworzylimy w komrce C2 list rozwijaln (rysunek 12.8),

z ktrej moemy wybra jeden z 12 miesicy.
Rysunek 12.8. Lista rozwijalna z wyborem numeru miesica
139
12.4. POBIERANIE DANYCH Z TABELI

FUNKCJA WEDANETABELI
Wartoci sprzeday dla wybranego miesica bd pobierane z tabeli przestawnej (umieszczonej w innym arkuszu) przy uyciu funkcji WEDANETABELI,
ktra zwraca dane przechowywane w raporcie tabeli przestawnej.
=WEDANETABELI(pole_danych;tabela_przestawna;pole1;element1;pole2;element2,...)
gdzie:
1. pole_danych jest to ujta w cudzysowy nazwa pola danych pobieranych przez
funkcj.
2. tabela_przestawna to odwoanie do komrki (zakresu komrek), gdzie znajduje si raport tabeli przestawnej. Argument wskazuje, z ktrej tabeli przestawnej dane s pobierane.
3. pole1;element1;pole2;element2 to pary nazw pl i elementw (od 1 do 126 moliwych par). Opisuj one dane do pobrania i mog mie dowoln kolejno.
Nazwy pl i nazwy elementw innych ni daty i liczby musz by ujte
w cudzysowy.
W arkuszu z naszym zestawieniem z rysunku 12.4 w komrce C5 (pierwsze
wojewdztwo dla grupy 1.) wpisujemy = i wskazujemy z tabeli przestawnej
dowoln warto (rysunek 12.9). Dokadny opis funkcji WEDANETABELI zosta
przedstawiony w rozdziale 5. ze szczegowym wyjanieniem sposobu dziaania
funkcji.
Rysunek 12.9. Funkcja WEDANETABELI
Nastpnie w naszej funkcji dokonujemy parametryzacji jej argumentw

(rysunek 12.10). Uwaga: naley pamita o odpowiednim blokowaniu adresw komrek. (Parametryzacja funkcji WEDANETABELI rwnie zostaa dokadnie
opisana w rozdziale 5.).
140
Rysunek 12.10. Parametryzacja funkcji WEDANETABELI
Nasz funkcj dodatkowo zagniedamy w funkcji JEELI.BD, aby w sytuacji gdy w danym miesicu dla danej grupy i wojewdztwa nie byo sprzeday,
w naszym zestawieniu pojawia si warto 0 (rysunek 12.11).
Rysunek 12.11. Dodanie funkcji JEELI.BD
Funkcj kopiujemy na cae zestawienie i dziki temu po wyborze miesica

w komrce C2 dane zostan zaktualizowane i pobrane z tabeli przestawnej dla
wybranego okresu (rysunek 12.12). W taki sposb przygotowalimy podstaw
do graficznej prezentacji danych w wybranym miesicu roku. Oczywicie jeeli
dane, ktrymi dysponujemy, byyby za okres kilku lat, to drugim argumentem
do wyboru z listy rozwijalnej dodatkowo mgby by rok.
12.5. GRAFICZNA PREZENTACJA

Dla kadego z wojewdztw wstawiamy wykres koowy z efektem 3W. Dobrym
sposobem jest zbudowanie jednego wykresu, skopiowanie go 15 razy i zmiana
jedynie zakresu danych (rysunek 12.13).
Wprowadzamy odpowiednie modyfikacje wykresu:
1. usunicie legendy,
2. usunicie konturu obszaru krelenia,
3. usunicie wypenienia ksztatu obszaru krelenia,
4. dodanie etykiety danych do wykresu jako wartoci procentowej.
Otrzymujemy wykres jak na rysunku 12.14.
141
Rysunek 12.12. Gotowe zestawienie z wyborem numeru miesica
Rysunek 12.13. Wykres koowy z efektem 3D
Do naszego arkusza wstawiamy obraz mapy Polski z podziaem na wojewdztwa, a wykres odpowiednio pomniejszamy i umieszczamy na mapie
w wojewdztwie dolnolskim. Jeeli wykres zostanie ukryty pod map, to
z menu podrcznego wykresu wybieramy opcj Przesu na wierzch. Efekt
naszych dziaa przedstawia rysunek 12.15.
142
Rysunek 12.14. Zmodyfikowany wykres
Rysunek 12.15. Mapa z wykresem dla wojewdztwa dolnolskiego
Nastpnie kopiujemy nasz wykres 15 razy, zmieniajc jego zakres danych na

poszczeglne wartoci sprzeday dla danych wojewdztw, oraz umieszczamy
na mapie kraju w odpowiednim wojewdztwie (rysunek 12.16).
143
Rysunek 12.16. Mapa z wykresami dla wszystkich wojewdztw
Ostatnim krokiem jest zgrupowanie wszystkich wykresw cznie z map,

eby przy przesuwaniu konturw Polski przesuway si rwnie wykresy. Przy
wcinitym klawiszu Ctrl wskazujemy map oraz wszystkie wykresy. Nastpnie
z menu podrcznego wybieramy opcj Grupuj (rysunek 12.17).
Efektem kocowym jest graficzne przedstawienie danych sprzedaowych trzech grup produktw w kadym z wojewdztw z moliwoci wyboru
miesica. W kolejnym miesicu nasz analityk bdzie musia jedynie dooy
dane sprzedaowe do zestawienia, odwiey tabel przestawn, wybra z listy
kolejny miesic i graficzny raport gotowy. Dodatkowym plusem takiego rozwizania jest fakt, e w szybki sposb mona wrci do poprzednich miesicy,
a wykresy same si zaktualizuj. Dziki paru prostym czynnociom otrzymalimy
elastyczne i estetyczne narzdzie do raportowania.
144
Rysunek 12.17. Grupowanie obiektw
Rozdzia 13.
SKADOWYCH WYNIKU BRUTTO
NA SPRZEDAY
CEL: GRAFICZNA WIZUALIZACJA SKADOWYCH WYNIKU BRUTTO NA SPRZEDAY.
NARZDZIA:
1. WYKRES KOLUMNOWY SKUMULOWANY
2. POLE TEKSTOWE

W przedsibiorstwie produkcyjnym, w ktrym pracuje nasz specjalista ds.
controllingu, wanym aspektem s skadowe kosztw wpywajce na wynik
brutto ze sprzeday. Po kadym miesicu s one raportowane w podziale na
poszczeglne pozycje (rysunek 13.1). Jak wida, na te koszty wytworzenia skadaj si nastpujce pozycje: koszt materiaw bezporednich, koszt wynagrodze bezporednich, koszt energii, straty materiaowe i koszty opakowa.
Te wszystkie koszty odejmowane s od wartoci sprzeday i w ten sposb wyliczany jest wynik brutto na sprzeday.
Rysunek 13.1. Tabelaryczna prezentacja skadowych wyniku brutto na sprzeday
Sama forma tabelaryczna prezentacji tych danych jest przejrzysta, ale graficzna prezentacja dodaje zestawieniu dodatkowej przejrzystoci, poniewa
wikszo z nas jest wzrokowcami. Na rysunku 13.2 przedstawiony jest wynik
brutto na sprzeday i jego pomniejszenie o poszczeglne koszty.
146
Rysunek 13.2. Graficzna wizualizacja skadowych wyniku brutto na sprzeday
Jak wida, w sposb bardziej czytelny przedstawia on proces powstawania

tego wyniku. Do zbudowania takiej graficznej wizualizacji zosta uyty wykres
skumulowany kolumnowy.
13.2. OKRELENIE GRANIC KOLUMN

eby zbudowa wykres skumulowany supkowy, musimy okreli wartoci
pocztkw i kocw kadego z przedziaw, dlatego do naszego zestawienia
dodajemy dwie kolumny o nazwie pocztek i koniec (rysunek 13.3).
Rysunek 13.3. Dodanie kolumn pocztek i koniec
Nastpnie dla kadej pozycji naley wpisa formuy wyliczajce nam warto
pocztku i koca kadej z pozycji zestawienia. W pierwszej pozycji w kolumnie
pocztek wpisujemy 0. Dla koca wskazujemy pozycj w kolumnie warto
(rysunek 13.4).
GRAFICZNA PREZENTACJA SKADOWYCH WYNIKU BRUTTO NA SPRZEDAY
147
Rysunek 13.4. Formuy dla pierwszej pozycji zestawienia
Dla drugiej pozycji w kolumnie pocztek wpisujemy nastpujc formu:

koniec poprzedniej pozycji + warto obecnej pozycji (rysunek 13.5).
Rysunek 13.5. Formua dla drugiej pozycji zestawienia w kolumnie pocztek
Dla kolejnych czterech pozycji w kolumnie pocztek wpisujemy formu:

pocztek poprzedniej pozycji + warto biecej pozycji. Formu kopiujemy a
do pozycji koszty opakowa (rysunek 13.6).
Rysunek 13.6. Formua dla kolejnych czterech pozycji w kolumnie pocztek
Dla piciu kolejnych pozycji w kolumnie koniec wpisujemy nastpujc formu: warto obecnej pozycji (rysunek 13.7). Formu kopiujemy a do pozycji koszty opakowa.
148
Rysunek 13.7. Formua na pi kolejnych pozycji zestawienia w kolumnie koniec
Dla pozycji wynik brutto na sprzeday w kolumnie pocztek wskazujemy

warto obecnej pozycji (rysunek 13.8).
Rysunek 13.8. Formua dla ostatniej pozycji w kolumnie pocztek
Gotowe zestawienie wyglda jak na rysunku 13.9.
Rysunek 13.9. Gotowe zestawienie
13.3. WYKRES SKUMULOWANY KOLUMNOWY

Na podstawie otrzymanego zestawienia wstawiamy wykres skumulowany
kolumnowy. W tym celu zaznaczamy wszystkie wartoci w kolumnach pocztek
i koniec, a nastpnie przechodzimy do Wstawianie/Wykresy/Kolumnowy/
Kolumnowy 2W/Skumulowany kolumnowy. W rezultacie do arkusza zostanie
wstawiony wykres jak na rysunku 13.10.
149
Rysunek 13.10. Wykres skumulowany kolumnowy
Dodatkowe operacje, ktre naley wykona na wykresie, to:

1. usunicie legendy,
2. dodanie tytuu wykresu: Skadowe wyniku brutto na sprzeday,
3. zmiana koloru i gruboci konturu pola wykresu,
4. dodanie powiaty pola wykresu,
5. zmiana stylu wykresu na Styl 26,
6. zmiana etykiet osi poziomej na nazwy poszczeglnych pozycji zestawienia.
Wykres po wszystkich operacjach powinien wyglda jak na rysunku 13.11.
Dodatkowo dla kolumn o kolorze niebieskim, od pozycji koszt materiaw
bezporednich do koszty opakowa, zmieniamy ich wypenienie ksztatu na brak
wypenienia. W pierwszej, czerwonej kolumnie zamieniamy natomiast kolor
na niebieski. Dziki temu wartoci dodatnie na naszym wykresie maj kolor niebieski, a wartoci ujemne kolor czerwony (rysunek 13.12).
150
Rysunek 13.11. Wykres po modyfikacjach
Rysunek 13.12. Zmiana kolorw wypenie poszczeglnych kolumn
151
13.4. DODANIE WARTOCI POSZCZEGLNYCH

KOLUMN WYKRESU POLA TEKSTOWE
Na zbudowanym wykresie naley jeszcze doda wartoci poszczeglnych pozycji.
Wykonujemy to poprzez Dodanie etykiet danych. Niestety na ostatniej kolumnie pozycji wynik brutto na sprzeday nie pokae nam si warto, a jest ona
istotna (rysunek 13.13). Dlatego te w tym miejscu wstawimy pole tekstowe
z wartoci pobieran z komrki D10, gdzie wyliczana jest warto wyniku
brutto na sprzeday.
Rysunek 13.13. Wynik dodania etykiet danych do kolumn wykresu
Aby doda pole tekstowe, przechodzimy na Wstawianie/Tekst/Pole tekstowe i wstawiamy pole tekstowe na ostatniej kolumnie. Nastpnie, majc zaznaczone wstawione pole, w pasku formuy wpisujemy znak = i wskazujemy komrk
D10. W ten sposb pole tekstowe pobierze warto z tej komrki. Jeeli warto ulegnie zmianie, pole tekstowe zostanie automatycznie zaktualizowane
(rysunek 13.14). Dodatkowo naley jeszcze zgrupowa wstawione pole tekstowe
z wykresem, aby przy jego przesuniciu wstawione pole rwnie zmienio swoj
pozycj.
Jak wida, nasz specjalista ds. controllingu w szybki sposb urozmaici swj
raport w formie tabelarycznej o graficzn wizualizacj, ktra chyba bardziej
152
Rysunek 13.14. Kocowy wykres pokazujcy skadowe wyniku brutto na sprzeday
przemwi do odbiorcy ni prosta tabelka. Jeeli w kolejnym miesicu zmieni

dane w swoim zestawieniu, to cay stworzony wykres automatycznie ulegnie
zmianie czyli jest on dynamiczny, co jest jego kolejnym plusem.
Rozdzia 14.
MODEL DO WYZNACZANIA PROCENTU

UPUSTU PRZY ZACHOWANYM
POZIOMIE PROCENTU MARY
ZAMWIENIA
CEL: STWORZENIE NARZDZIA DO WYLICZANIA PROCENTU UPUSTU ZAMWIENIA PRZY
ZACHOWANIU PROCENTU MARY CAEGO ZAMWIENIA NA ODPOWIEDNIM
POZIOMIE.
NARZDZIA:
1. SZUKAJ WYNIKU

W tym rozdziale stworzymy model do wyznaczania procentu upustu zamwienia, ale przy zachowaniu odpowiedniego poziomu procentu mary wyliczonego
dla caego zamwienia. Taki model bdzie suy do akceptacji przez dyrektora
sprzeday w firmie handlowej ewentualnych upustw dla zamwie. Na przykad dla danego zamwienia maksymalny procent obniki bdzie taki, przy
jakim mara caego zamwienia bdzie wynosia 20%. Musimy zbudowa odpowiednie narzdzie, ktre umoliwi nam wykonanie takiego zadania. Model, ktry
zostanie zbudowany, prezentuje rysunek 14.1.
14.2. MODEL
Jak wida, w naszym zestawieniu przewidzianym na 14 rnych produktw
uytkownik podaje indeks produktu, nazw produktu, cen, koszt zakupu
produktu i ilo. Nastpnie wyliczana jest warto kadej pozycji jako iloczyn
iloci i ceny, koszt cakowity jako iloczyn iloci i kosztu, mara jako rnica
wartoci i kosztu cakowitego oraz % mary jako iloraz mary i wartoci. Dodatkowo poniej wyliczane s najwaniejsze wartoci dla caego zamwienia:
Warto zamwienia wyliczana jest jako suma wszystkich wartoci z zestawienia (rysunek 14.2).
Koszt zamwienia wyliczany jest jako suma wszystkich kosztw cakowitych
z zestawienia (rysunek 14.3).
154
Rysunek 14.1. Model do wyznaczania procentu upustu zamwienia
Rysunek 14.2. Formua wyliczajca warto zamwienia
Mara zamwienia wyliczana jest jako rnica wartoci zamwienia i kosztu

zamwienia (rysunek 14.4).
% mary zamwienia wyliczany jest jako iloraz mary zamwienia i wartoci
zamwienia z zastosowaniem funkcji JEELI.BD (rysunek 14.5).
MODEL DO WYZNACZANIA PROCENTU UPUSTU
155
Rysunek 14.3. Formua wyliczajca koszt zamwienia
Rysunek 14.4. Formua wyliczajca mar zamwienia
W polu % upustu wpisywany bdzie odpowiedni procent upustu na warto

caego zamwienia. Kolejnym polem jest warto zamwienia po upucie,
ktre jest obliczane jako warto zamwienia pomniejszona o procent upustu
(rysunek 14.6).
156
Rysunek 14.5. Formua wyliczajca procent mary zamwienia
Rysunek 14.6. Formua wyliczajca warto zamwienia po upucie
Mara zamwienia po upucie wyliczana jest jako rnica wartoci zamwienia po upucie i kosztu zamwienia (rysunek 14.7).
% mary zamwienia po upucie wyliczany jest jako iloraz mary zamwienia po upucie i wartoci zamwienia po upucie (rysunek 14.8).
157
Rysunek 14.7. Formua wyliczajca warto mary zamwienia po upucie
Rysunek 14.8. Formua wyliczajca procent mary zamwienia po upucie
14.3. SZUKAJ WYNIKU

Model zosta zbudowany, teraz pora na zaprezentowanie jego przykadowego
zastosowania. Zakadajc warunki jak na rysunku 14.9, procent mary na caym
zamwieniu wynosi 27%. Jaki procent upustu naley wpisa w komrk I22,
158
Rysunek 14.9. Model z przykadowymi danymi
tak aby procent mary caego modelu by na satysfakcjonujcym nas poziomie

15%? Oczywicie mona wpisywa kolejne procentowe wartoci i w ten sposb
znale nas interesujc, ale co, jeli takich zestawie do wyznaczenia obniki
mamy wicej? Mamy spdzi cay dzie na zgadywaniu?
Do rozwizania tego problemu zastosujemy narzdzie Szukaj wyniku, ktre
naley do narzdzi analizy co si stanie, gdy. Szukaj wyniku dziaa na zasadzie zmiany jednej wartoci w komrce w celu osignicia na wyjciu modelu
podanego wyniku. Stosuje si je wtedy, gdy znana jest warto wynikowa
caego modelu, a nieznana jest warto wejciowa jednego z parametrw
modelu, ktra pozwoli ten wynik uzyska. Lokalizacja narzdzia to wstka
/Dane/Analiza symulacji/Szukaj wyniku (rysunek 14.10).
Rysunek 14.10. Lokalizacja narzdzia Szukaj wyniku
159
Po wybraniu pojawi si okno dialogowe Szukanie wyniku (rysunek 14.11).

Zawiera ono trzy parametry do podania:
1. Ustaw komrk wskazujemy komrk, w ktrej wyliczany jest wynik caego
naszego modelu.
2. Warto podajemy warto, ktr chcemy uzyska jako wynik modelu.
3. Zmieniajc komrk podajemy adres komrki, gdzie wpisywany jest parametr wejciowy modelu, ktrego warto ma by zmieniona w celu otrzymania podanego wyniku.
Rysunek 14.11. Okno Szukanie wyniku
W naszym przykadzie przy danych, jakie zostay przedstawione na rysunku

14.9, chcemy wyznaczy taki procent upustu, aby kocowy procent mary zamwienia po upucie rwna si 15%. W tym celu wybieramy narzdzie Szukaj
wyniku, a jego parametry ustawiamy tak jak na rysunku 14.12.
Rysunek 14.12. Parametry szukania wyniku
1. Ustaw komrk wskazujemy adres komrki, w ktrej obliczany jest procent mary zamwienia po upucie.
2. Warto 15%, wynik kocowy modelu.
3. Zmieniajc komrk wskazujemy komrk, do ktrej wpisywany jest
procent upustu.
160
Po wciniciu przycisku OK pojawi si okno dialogowe Stan szukania wyniku

(rysunek 14.13). Widzimy w nim postp szukania prawidowego wyniku i decydujemy, czy chcemy zaakceptowa nasz wynik.
Rysunek 14.13. Okno Stan szukania wyniku
Kocowym rozwizaniem jest wynik 14,07% jako warto, ktra wstawiona

do komrki z procentem upustu pozwoli na 15-procentow mar zamwienia
po upucie (rysunek 14.14).
Rysunek 14.14. Gotowe zamwienie z oczekiwanym wynikiem
W tym rozdziale zbudowalimy narzdzie do okrelania wartoci jednego

z parametrw (% upustu), tak aby na wyjciu modelu otrzyma interesujcy
nas wynik (% mary zamwienia po upucie). Dziki temu zaoszczdzilimy
czas, jaki musielibymy powici na wpisywanie kolejnych wartoci jako pro-
161
centu upustu. Szukaj wyniku jest, jak wida, przydatnym i atwym w uyciu
narzdziem. Teraz codziennie bdziemy mogli wystawia wiele upustw, co przypieszy obsug zamwie i pozwoli na dokadne okrelanie obniki. To wszystko
oznacza wiksz kontrol nad udzielanymi upustami, zadowolenie klienta
i oszczdno czasu.
162
Rozdzia 15.
TWORZENIE
WASNYCH FUNKCJI EXCELA
CEL: TWORZENIE WASNYCH FUNKCJI EXCELA.
NARZDZIA:
1. VBA DLA EXCELA

W pracy analityka finansowego czy te specjalisty ds. controllingu czsto korzysta si z funkcji zagniedonych w celu osignicia podanych wynikw. Dlaczego? Poniewa w Excelu nie przewidziano wszystkich rodzajw potrzebnych
funkcji. Czy nasz analityk moe sam sobie stworzy potrzebn funkcj w VBA
dla Excela? Oczywicie, e tak; wymaga to od niego jednak wiedzy z zakresu
programowania w jzyku VBA dla Excela. W tym rozdziale zostanie przedstawiony sposb tworzenia wasnych funkcji i podpinania ich pod kategori funkcji
dostpnych w Excelu. Ma to za zadanie zachci nie tylko do rozwijania swojej
wiedzy z zakresu Excela, ale i do przejcia na wyszy poziom, czyli nauk jzyka
VBA dla Excela. Zostanie stworzona prosta funkcja na dodawanie dwch liczb,
ale przy uyciu trzech rnych sposobw.
15.2. TWORZENIE NIESTANDARDOWYCH FUNKCJI

VBA umoliwia tworzenie niestandardowych funkcji arkusza. W tym celu przechodzimy na wstk /Deweloper/Kod/Visual Basic. W oknie Microsoft Visual Basic dodajemy nowy modu (rysunek 15.1).
Przechodzimy do okna nowego moduu i moemy tworzy funkcje. Aby wywoa dodane przez nas funkcje wybieramy wstk /Formuy/Wstaw funkcj.
Po wybraniu w okienku Wstawianie funkcji kategorii Uytkownika pojawi
nam si funkcje stworzone przez nas.
Skadnia funkcji.
Function nazwa(lista argumentw) As zwracany typ
deklaracja zmiennych
164
Rysunek 15.1. Dodawanie nowego moduu

kod funkcji
nazwa = <= zwrcenie wartoci

End Function
Przykad prostej funkcji dodajcej dwie liczby.

Function dodawanie(x As Double, y As Double) As Double
dodawanie = x + y wynik funkcji jako suma podanych argumentw
End Function
Po wybraniu Wstawianie funkcji/Uytkownika stworzona przez nas funkcja

wyglda nastpujco (rysunek 15.2).
Rysunek 15.2. Okno funkcji dodawanie
TWORZENIE WASNYCH FUNKCJI EXCELA
165
15.3. ARGUMENTY OPCJONALNE

Argument opcjonalny to taki, ktry moe zosta wyspecyfikowany w wywoaniu
funkcji lub specyfikacja wartoci ktrego moe zosta pominita. Niestandardowe funkcje tworzone w jzyku VBA rwnie mog uywa opcjonalnych argumentw. W celu zdefiniowania opcjonalnego argumentu naley przed jego nazw
umieci kluczowe sowo Optional. Na licie argumentw funkcji opcjonalne
musz znale si za wymaganymi.
Poniej znajduje si przykad na dodawanie dwch liczb: x i y, z ktrych y
jest argumentem opcjonalnym. W przypadku niepodania wartoci argumentu y
funkcja przypisuje mu warto 1.
Function dodawanie1(x As Double, Optional y As Double) As Double
If IsMissing(y) Then y = 1
dodawanie1 = x + y
End Function
W stworzonej funkcji zostaa uyta funkcja wbudowana jzyka VBA IsMissing

(zwraca warto True, jeeli nie wyspecyfikowano argumentu dla parametru
zadeklarowanego fraz Optional), ktrej zadaniem jest stwierdzenie, czy opcjonalny argument zosta podany, a jeeli nie, co w takiej sytuacji program ma
zrobi (w tym przypadku przypisa argumentowi y warto rwn 1).
Argumentowi opcjonalnemu mona przypisa warto na licie argumentw
funkcji.
Poniej znajduje si przykad na dodawanie dwch liczb: x i y, z ktrych y
jest argumentem opcjonalnym o przypisanej wartoci domylnej rwnej 1.
Function dodawanie2(x As Double, Optional y As Double = 1) As Double
dodawanie2 = x + y
End Function
Funkcja dodawanie2 dziaa identycznie jak funkcja dodawanie1, a pominita

zostaje funkcja VBA IsMissing.
166
15.4. TWORZENIE OPISU FUNKCJI

I DEFINIOWANIE KATEGORII
Excel nie pozwala na bezporednie przypisywanie kategorii funkcji niestandardowej. Jeeli chcemy, aby stworzona przez nas funkcja niestandardowa pojawia
si w innej kategorii ni Uytkownika, musimy napisa i wykona kod rdowy
jzyka VBA.
Application.MacroOptions Macro:=nazwa_funkcji, Category:=numer kategorii funkcji
Instrukcja musi by wykonana tylko raz, a nie przy kadym otwieraniu skoroszytu. Dlatego te najlepiej po utworzeniu wszystkich funkcji niestandardowych stworzy makro dodajce funkcje do okrelonej kategorii, a nastpnie je
uruchomi. W celu utworzenia nowej kategorii funkcji zamiast numeru kategorii
funkcji w cudzysowie wpisujemy nazw kategorii.
Kategorie funkcji
0
Wszystkie (adna konkretna kategoria)
Finansowe
Daty i czasu
Matematyczne
Statystyczne
Wyszukiwania i adresu
Bazy danych
Tekstowe
Logiczne
Informacyjne
10
Polecenia
W naszym przykadzie funkcje dodawanie, dodawanie1 i dodawanie2 dodamy

do nowej kategorii o nazwie Kurs. Wykonamy to w makrze o nazwie funkcje.
Sub funkcje()
Application.MacroOptions Macro:="dodawanie", Category:=3
Application.MacroOptions Macro:="dodawanie1", Category:=3
Application.MacroOptions Macro:="dodawanie2", Category:=3
End Sub
W taki sam sposb moemy zdefiniowa opis funkcji niestandardowej.

Application.MacroOptions Macro:=nazwa_funkcji, Category:=numer kategorii
funkcji, Description:=opis funkcji
TWORZENIE WASNYCH FUNKCJI EXCELA
167
Zmodyfikujemy nasze makro funkcje tak, aby oprcz okrelenia kategorii

funkcji niestandardowych dodawao ich opis.
Sub funkcje()
Application.MacroOptions Macro:="dodawanie", Category:=3, Description:="Dodawanie
dwch liczb x i y, argumenty x i y wymagane"
Application.MacroOptions Macro:="dodawanie1", Category:=3, Description:="Dodawanie
dwch liczb x i y, argument x wymagany, y opcjonalny "
Application.MacroOptions Macro:="dodawanie2", Category:=3, Description:="Dodawanie
dwch liczb x i y, argument x wymagany, y opcjonalny z przypisan wartoci
domyln rwn 1"
End Sub
Po wykonaniu makra nasze funkcje niestandardowe doday si do kategorii

Matematyczne (rysunek 15.3).
Rysunek 15.3. Przypisanie funkcji do kategorii Matematyczne
Po wybraniu jednej z trzech utworzonych funkcji niestandardowych

w okienku funkcji pojawi si dodany opis (rysunek 15.4).
15.5. TWORZENIE DODATKU Z FUNKCJAMI

Stworzone i czsto uywane funkcje niestandardowe mona przechowywa
w pliku dodatku. Zalety korzystania z dodatkw s nastpujce:
168
Rysunek 15.4. Opis funkcji
1. Funkcje w zainstalowanych dodatkach bd mogy si uruchamia nawet

przy poziomie zabezpiecze makr ustawionym na blokowanie.
2. Dodatki nie wywietlaj si na licie otwartych plikw w menu Windows.
3. Nie mona odkry skoroszytu z dodatkami, uywajc Okno/Odkryj.
4. Funkcje zapisane w dodatku s dostpne we wszystkich otwartych skoroszytach.
W celu zapisania skoroszytu jako dodatku z menu Office wybierz polecenie
Zapisz jako/Inne formaty. W polu Zapisz jako typ wybierz Dodatek programu
Excel. Jeli dodatek ma by wykorzystywany w starszych wersjach Excela, naley
wybra Dodatek programu Excel 97-2003.
W ostatnim rozdziale utworzylimy trzy funkcje na dodawanie z rnymi
opcjami, np. argumentem opcjonalnym. Dodatkowo przypisalimy je do kategorii Matematyczne oraz dodalimy opisy funkcji ukazujce si w ich oknach
dialogowych. Nasz analityk moe samodzielnie stworzy sobie funkcj, ktrej
potrzebuje. Warunkiem jest poszerzenie przez niego swojej wiedzy o jzyk VBA
dla Excela.
NOTATKI

Zastosowanie Excela W Pracy Analityka Finansowego Specjalisty Ds Controllingu I Analityka Sprzedaz Wojciech Prochnicki

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Zastosowanie Excela W Pracy Analityka Finansowego Specjalisty Ds Controllingu I Analityka Sprzedaz Wojciech Prochnicki

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Ebookpoint.pl KOPIA DLA: Katarzyna Jakubczyk k.dobosiewicz@gmail.

Wszelkie prawa zastrzeone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie caoci

Pole ksik na Facebook.com

Kup w wersji papierowej

Lubi to! Nasza spoeczno

Ebookpoint.pl KOPIA DLA: Katarzyna Jakubczyk k.dobosiewicz@gmail.com

BUDET FIRMY HANDLOWEJ

1.1. Opis zagadnienia

1.2. Model sprzeday i wynikw budetu

1.3. Zadanie analityka

1.4. Tabela danych jako narzdzie analizy symulacji

MIESICZNE PREMIE DLA SPRZEDAWCW

2.1. Opis zagadnienia

2.2. Microsoft Query pobieranie danych zewntrznych

2.3. Niestandardowe pozycje obliczeniowe tabeli przestawnej

2.4. Modyfikowanie/usuwanie elementw obliczeniowych

2.5. Odwieanie danych w tabeli oraz modyfikacja kwerendy

STOSOWANIE TABEL PRZESTAWNYCH DO ANALIZY

3.1. Opis zagadnienia

3.2. Struktura danych wykorzystywanych w tabeli przestawnej

3.3. Tworzenie tabeli przestawnej. Dodawanie, usuwanie i przenoszenie pl

3.4. Modyfikacja pl tabeli przestawnej

3.5. Zastosowanie filtru raportu tabeli przestawnej

3.6. Wywietlanie stron filtru raportu jako arkuszy

Ebookpoint.pl KOPIA DLA: Katarzyna Jakubczyk k.dobosiewicz@gmail.com

TYGODNIOWY RAPORT MARY BRUTTO

4.1. Opis zagadnienia

4.2. Wyznaczenie numeru tygodnia w zestawieniu faktur sprzeday

4.3. Przypisanie produktom kosztu materiaowego

4.4. Budowa tabeli przestawnej obrazujcej sprzedan ilo

4.5. Niestandardowe pozycje obliczeniowe tabeli przestawnej

TYGODNIOWY RAPORT MARY BRUTTO NA TOPOWYCH

5.2. Sprawdzanie poprawnoci danych lista rozwijalna

5.3. Funkcja WEDANETABELI

5.4. Wykres koowy struktura sprzeday (iloci) w wybranym

5.5. Wykres skumulowany kolumnowy porwnanie wybranej

6.1. Opis zagadnienia

6.2. Pliki do planowania sprzeday

6.3. Konsolidacja danych

6.4. Konsolidacja bez czy ze rdem danych

6.5. Zamiana plikw z danymi rdowymi

6.6. Edycja czy w zestawieniu podsumowujcym

WIEKOWANIE NALENOCI I ZOBOWIZA

7.1. Opis zagadnienia

7.2. Przygotowywanie zestawienia

7.3. Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO

7.4. Wiekowanie przy uyciu tabeli przestawnej

Ebookpoint.pl KOPIA DLA: Katarzyna Jakubczyk k.dobosiewicz@gmail.com

LISTY WINDYKACYJNE KORESPONDENCJA SERYJNA 93

8.2. Baza klientw i szablon pisma

8.3. Podpicie bazy do szablonu i drukowanie listw

8.4. Drukowanie kopert

ANALIZA I PROGNOZOWANIE SPRZEDAY SEZONOWEJ 105

9.2. Budowa modelu

9.3. Trend liniowy i funkcja REGLINX

10. PRZYSZE WPYWY I WYDATKI

10.1. Opis zagadnienia

10.2. Miesic patnoci funkcja MIESIC

10.3. Tydzie patnoci funkcja WEEKNUM

10.4. Rodzaj wpyww funkcja JEELI

10.5. Przysze wpywy tabela przestawna

11. MACIERZ KOSZTW TRANSPORTU

11.1. Opis zagadnienia