Professional Documents
Culture Documents
com
Tytu oryginau: John Walkenbach's Favorite Excel 2010 Tips and Tricks
Tumaczenie: Piotr Pilch
ISBN: 978-83-246-7728-3
Copyright 2010 by Wiley Publishing, Inc., Indianapolis, Indiana.
Published by Wiley Publishing, Inc., Indianapolis, Indiana.
All Rights Reserved. This translation published under license.
Translation copyright 2011 by Helion S.A.
No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic
or mechanical, including photocopying, recording or by any information storage retrieval system,
without permission from the Publisher.
Wiley and the Wiley Publishing logo are trademarks or registered trademarks of John Wiley & Sons, Inc.
and/or its affiliates in the United States and other countries, and may not be used without written permission.
Excel is a registered trademark of Microsoft Incorporation in United States and/or other countries.
All other trademarks are the property of their respective owners. Wiley Publishing, Inc.
is not associated with any product or vendor mentioned in this book.
Wszelkie prawa zastrzeone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie caoci lub fragmentu
niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metod
kserograficzn, fotograficzn, a take kopiowanie ksiki na noniku filmowym, magnetycznym
lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji.
Wszystkie znaki wystpujce w tekcie s zastrzeonymi znakami firmowymi bd towarowymi
ich wacicieli.
Autor oraz Wydawnictwo HELION dooyli wszelkich stara, by zawarte w tej ksice informacje
byy kompletne i rzetelne. Nie bior jednak adnej odpowiedzialnoci ani za ich wykorzystanie,
ani za zwizane z tym ewentualne naruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor oraz
Wydawnictwo HELION nie ponosz rwnie adnej odpowiedzialnoci za ewentualne
szkody wynike z wykorzystania informacji zawartych w ksice.
Wydawnictwo HELION
ul. Kociuszki 1c, 44-100 GLIWICE
tel. 32 231 22 19, 32 230 98 63
e-mail: helion@helion.pl
WWW: http://helion.pl (ksigarnia internetowa, katalog ksiek)
Drogi Czytelniku!
Jeeli chcesz oceni t ksik, zajrzyj pod adres
http://helion.pl/user/opinie?ex21vw_ebook
Moesz tam wpisa swoje uwagi, spostrzeenia, recenzj.
Printed in Poland.
Pole ksik na Facebook.com
Ksigarnia internetowa
Oce ksik
Spis treci
O autorze ......................................................................................... 9
Wstp ............................................................................................ 11
Rozdzia 1. Podstawy korzystania z programu Excel .......................................... 17
Wersje programu Excel .................................................................................... 19
Zwikszanie wydajnoci korzystania ze Wstki ............................................. 21
Widok chroniony .............................................................................................. 24
Wydajne zaznaczanie komrek ......................................................................... 26
Specjalne zaznaczanie zakresw ................................................................... 29
Cofanie, ponowne wykonywanie i powtarzanie operacji .................................. 31
Kilka przydatnych skrtw klawiaturowych .................................................... 34
Przemieszczanie si pomidzy arkuszami w ramach skoroszytu ...................... 35
Zerowanie znacznika uywanego obszaru arkusza kalkulacyjnego .................. 36
Rnica midzy skoroszytami i oknami ........................................................... 37
Dostosowywanie paska narzdzi Szybki dostp ............................................... 39
Dostosowywanie Wstki ................................................................................. 43
Uzyskiwanie dostpu do Wstki z poziomu klawiatury .................................. 45
Odzyskiwanie wynikw pracy .......................................................................... 46
Dostosowywanie domylnego skoroszytu ........................................................ 48
Zastosowanie motyww dokumentw .............................................................. 50
Ukrywanie elementw interfejsu uytkownika ................................................. 54
Ukrywanie kolumn lub wierszy ........................................................................ 56
Ukrywanie zawartoci komrek ....................................................................... 58
Tworzenie obrazw zakresw ........................................................................... 58
Przeprowadzanie niedokadnych wyszukiwa .................................................. 60
Zmiana formatowania ....................................................................................... 62
Modyfikowanie schematu kolorw programu Excel ........................................ 65
Ograniczanie uytecznej powierzchni arkusza kalkulacyjnego ........................ 66
Uywanie rozwiza alternatywnych dla komentarzy do komrek .................. 69
System pomocy programu Excel ...................................................................... 70
Skuteczne ukrywanie arkusza kalkulacyjnego .................................................. 72
Praca z widokiem Backstage ............................................................................ 74
Spis treci
Spis treci
O autorze
John Walkenbach jest autorem ponad 50 ksiek o arkuszach kalkulacyjnych. Mieszka
w poudniowej Arizonie. Odwied jego witryn WWW o adresie http://spreadsheetpage.com.
10
Wstp
11
Wstp
Excel jest bardzo popularnym programem. Miliony ludzi na caym wiecie uywaj tej
aplikacji regularnie, jednak id o zakad, e ogromna wikszo z nich nie odkrya dotd
niektrych niesamowitych moliwoci tego narzdzia. Jeli wykonaem swoje zadanie
naleycie, znajdziesz w tej ksice tak duo przydatnych informacji, e pozwoli Ci to
podnie swoje umiejtnoci korzystania z Excela na zupenie nowy poziom.
Jest to trzecia edycja ksiki. Dodaem do niej wiele nowych sposobw, a sporo dotychczasowych uatrakcyjniem w oparciu o uwagi czytelnikw poprzednich edycji.
Co powiniene wiedzie
Ksika ta nie stanowi przewodnika dla pocztkujcych uytkownikw Excela. Jest to raczej
pozycja dla osb uywajcych ju programu od pewnego czasu, lecz zdajcych sobie
spraw, e istnieje jeszcze wiele rzeczy, ktrych powinny si nauczy. Jest ona wypeniona sposobami i sztuczkami, ktre poznawaem przez dugie lata i jestem w 99 procentach przekonany, e wszyscy uytkownicy Excela znajd w niej co nowego i przydatnego w ich codziennej praktyce.
Jeli nie masz absolutnie adnego dowiadczenia w korzystaniu z Excela, moe si
okaza, e nie jest to najlepsza ksika dla Ciebie. Aby zyska dziki jej lekturze jak
najwicej, powiniene zna podstawy uywania aplikacji. Zakadam zatem, e potrafisz
poradzi sobie w szczeglnoci z takimi zadaniami, jak:
tworzenie skoroszytw, wstawianie do nich arkuszy, zapisywanie plikw
12
Co powiniene mie
Aby najlepiej wykorzysta informacje zawarte w tej ksice, powiniene mie, oczywicie,
program Microsoft Excel 2010 dla systemu Windows. Jeli uywasz starszej wersji
Excela, signij po jedn z poprzednich edycji ksiki.
W celu zastosowania zaprezentowanych w ksice metod nie bdziesz potrzebowa
najnowoczeniejszego sprztu komputerowego, cho, oczywicie, im bdzie on szybszy,
tym lepiej dla Ciebie, a im wicej pamici zainstalujesz w swoim systemie, tym bdzie on
wydajniejszy.
Zapis formu
Wywoania formu pojawiaj si zwykle w osobnych liniach i korzystaj z odpowiedniego
stylu. Przykadem moe by nastpujca formua:
=WYSZUKAJ.PIONOWO(NumerMagazynowy;ListaCen;2;FASZ)
Excel umoliwia wprowadzanie szczeglnego rodzaju formu, znanych pod nazw formu
tablicowych. Ich wpisanie wymaga uycia kombinacji klawiszy Ctrl+Shift+Enter zamiast
zwykego nacinicia klawisza Enter. Formuy takie ujte s w nawiasy klamrowe w celu
przypomnienia Ci, e masz do czynienia z formu tablicow.
Wprowadzajc formu tablicow, nie powiniene wpisywa nawiasw klamrowych,
gdy Excel wstawi je automatycznie.
Wstp
13
If Right(cell.Value, 1) = "!" Then cell.Value _
= Left(cell.Value, Len(cell.Value)1)
Fragment kodu tego typu moesz wprowadzi dokadnie w takiej postaci do okna kodu moduu VBA, ale moesz te usun znak podkrelenia oraz spacj i wpisa wyraenie w jednej linii kodu.
Nazwy klawiszy
Nazwy pojedynczych klawiszy na klawiaturze s prezentowane w nastpujcy sposb: Alt, Home, PgDn czy Ctrl. Gdy naley jednoczenie wcisn dwa lub wicej
klawiszy, ich nazwy s czone za pomoc znaku +. Oto przykad: w celu otwarcia
okna dialogowego Przechodzenie do uyj kombinacji klawiszy Ctrl+G.
Wstka
Excel 2010 oferuje interfejs uytkownika Wstka, ktry wprowadzono w Excelu 2007.
Gdy musisz wywoa polecenie z poziomu Wstki, opisuj je za pomoc nazwy karty,
nazwy grupy i nazwy polecenia (na przykad: Wykonaj polecenie Narzdzia gwne/Wyrwnanie/Zawijaj tekst.). Zdanie to oznacza: Uaktywnij kart Narzdzia gwne,
zlokalizuj grup Wyrwnanie i kliknij przycisk Zawijaj tekst.
Niektre polecenia wymagaj uycia rozwijanej kontrolki Wstki (na przykad polecenie
Narzdzia gwne/Style/Formatowanie warunkowe/Nowa regua). W tym przypadku musisz klikn strzak skierowan w d w obrbie kontrolki Formatowanie warunkowe,
eby uzyska dostp do przycisku Nowa regua.
Wiele polece zaczyna si w ksice od sowa Plik. Kliknicie karty Plik spowoduje
wywietlenie nowego widoku Backstage.
kich liter.
Jeli nie uywasz tekstu ujtego w znaki cudzysowu, Excel nie rozrnia wielkoci liter.
Inaczej mwic, obie nastpujce formuy zwrc taki sam wynik:
=SUMA(A1:A50)
=suma(a1:a50)
14
Znaczenie ikonek
W ksice tej z pewnoci zauwaysz ikonki wskazujce fragmenty tekstu, na ktre
powiniene zwrci szczegln uwag.
Z ikonki takiej korzystam w sytuacji, gdy podana informacja jest z jakiego powodu
istotna. Moe to by na przykad pewien pomys, ktry znacznie uatwi Ci wykonanie
okrelonego zadania, lub jakie bardzo wane dla zrozumienia danej kwestii zdanie.
Z ikonki tego typu korzystam w celu poinformowania Ci, e w ksice tej znajduj
si take inne sposoby, w ktrych podano wicej szczegowych informacji na okrelony temat.
Jeli okno to nie jest widoczne na ekranie, wybierz kombinacj klawiszy Ctrl+R.
3. Wybierz z menu edytora polecenie Insert/Module, aby doda modu VBA
Wstp
15
Jeli skoroszyt zawiera kod VBA, musisz zapisa go jako skoroszyt z obsug makr. Pliki
takich skoroszytw maj rozszerzenie *.xlsm.
Gdy w Twoim skoroszycie obecny jest kod VBA, moesz otrzyma ostrzeenie podczas
otwierania nalecego do niego pliku. Pojawienie si tego ostrzeenia uzalenione jest od
zdefiniowanych ustawie zabezpiecze. Aby sprawdzi lub zmodyfikowa ustawienia zabezpiecze, wywietl okno dialogowe Centrum zaufania, wykonujc nastpujce kroki:
1. Kliknij przycisk Plik/Opcje.
2. W oknie dialogowym Opcje programu Excel uaktywnij kart Centrum zaufania.
3. Kliknij przycisk Ustawienia Centrum zaufania.
4. W oknie dialogowym Centrum zaufania kliknij kart Ustawienia makr.
Zalecam uycie domylnego ustawienia, czyli opcji Wycz wszystkie makra i wywietl
powiadomienie. Po zastosowaniu tej opcji bdziesz mia moliwo wczenia lub wyczenia makr w kadym otwieranym skoroszycie. Wyjtkiem jest sytuacja, gdy skoroszyt
zostanie zaadowany z zaufanej lokalizacji, ktr moesz okreli w obrbie karty Zaufane
lokalizacje okna dialogowego Centrum zaufania.
16
Rozdzia 1.
Podstawy korzystania
z programu Excel
W tym rozdziale znajdziesz wskazwki i sztuczki dotyczce pewnych
podstawowych zagadnie zwizanych z uywaniem aplikacji Excel,
poczwszy od zaznaczania komrek i przemieszczania si w obrbie
arkusza kalkulacyjnego, a skoczywszy na ukrywaniu wierszy i kolumn,
korzystaniu z paska narzdzi Szybki dostp i modyfikowaniu schematu
kolorw programu Excel.
18
Spis sposobw
Sposb 1.
19
Sposb 2.
21
Sposb 3.
Widok chroniony
24
Sposb 4.
26
Sposb 5.
29
Sposb 6.
31
Sposb 7.
34
Sposb 8.
35
Sposb 9.
36
Sposb 10.
37
Sposb 11.
39
Sposb 12.
Dostosowywanie Wstki
43
Sposb 13.
45
Sposb 14.
46
Sposb 15.
48
Sposb 16.
50
Sposb 17.
54
Sposb 18.
56
Sposb 19.
58
Sposb 20.
58
Sposb 21.
60
Sposb 22.
Zmiana formatowania
62
Sposb 23.
65
Sposb 24.
66
Sposb 25.
69
Sposb 26.
70
Sposb 27.
72
Sposb 28.
74
19
Sposb 1.
Wersje programu Excel
Jeeli czytasz t ksik, oznacza to, e powiniene korzysta z programu Excel 2010, ktry
stanowi cz pakietu Microsoft Office 2010 wprowadzonego do sprzeday w roku 2010.
Stwierdziem, e wielu uytkownikw nawet nie wie, z jakiej wersji Excela korzysta.
Aby to sprawdzi, najprociej jest nacisn klawisz F1, ktry powoduje wywietlenie
okna pomocy. W oknie tym podana jest wersja programu, jeli jednak jej numer nie jest
widoczny, moe by konieczne poszukanie go. Z pewnoci si to uda. W przypadku
Excela 2010 pewniejsz metod jest wybranie pozycji Plik/Pomoc. Umoliwia ona wywietlenie wszystkich szczegw dotyczcych wersji programu.
Ale jakie znaczenie ma uywana przez Ciebie wersja Excela? Przez wikszo czasu
zupenie adnego. Dopki posiadana przez Ciebie edycja programu bdzie robia to,
czego bdziesz od niej oczekiwa, jej numer nie bdzie stanowi dla Ciebie absolutnie
adnego problemu. Jeli jednak zamierzasz udostpnia swoje skoroszyty innym uytkownikom, numer wykorzystywanej przez Ciebie wersji moe zacz odgrywa wan rol.
Zamy, e uywasz programu Excel w wersji 2010 i przekazujesz swojemu wsppracownikowi korzystajcemu z Excela 2002 kopi pewnego skoroszytu. Jeli przy jego
tworzeniu zastosowae jak moliwo programu wprowadzon dopiero w Excelu 2003
czy te w wersjach 2007 lub 2010, jest wielce prawdopodobne, e Twj kolega nie bdzie w stanie uy tego skoroszytu w zamierzony sposb. Okazuje si, e jeli zapisae
plik w jednym z nowszych formatw programu Excel, osoba ta moe nawet nie mie
moliwoci otwarcia pliku.
Microsoft zapewnia darmowe dodatkowe oprogramowanie Office Compatibility Pack,
ktre starszym wersjom aplikacji Excel oferuje obsug nowych formatw plikw pakietu
Office 2007. A zatem pliki utworzone za pomoc Excela w wersjach 2007 i 2010
moesz udostpni uytkownikom Excela w wersjach 2000, 2002 i 2003. Zwr jednak
uwag na to, e pakiet ten nie wyposaa starszych wersji Excela w jakiekolwiek nowe
funkcje. Po prostu umoliwia oprogramowaniu otwieranie i zapisywanie plikw.
W celu porwnania rnych wersji Excela w umieszczonej poniej tabeli zebrano podstawowe informacje na temat kolejnych edycji programu.
Wersja
Rok
wprowadzenia
Opis
1.
1985
2.
1987
3.
1990
20
Wersja
Rok
wprowadzenia
4.
1992
5.
1993
7.*
1995
Ta wersja bya znana pod nazw Excel 95. Bya pierwsz powan 32-bitow
edycj Excela. Oferowaa sporo moliwoci, lecz bya bardzo podobna
do wersji 5.
8.
1997
Wersja ta znana bya pod nazw Excel 97. Bya pierwsz edycj programu,
w ktrej pojawiy si takie moliwoci, jak formatowanie warunkowe i narzdzia
do sprawdzania poprawnoci danych. Zawieraa rwnie szereg nowych
menu i paskw narzdzi. Oferowaa wiele rozszerze przeznaczonych dla
programistw VBA, a wrd nich zupenie nowy edytor VBA, formularze
uytkownika, moduy klas oraz kilka innych moliwoci.
9.
1999
Ta wersja znana bya pod nazw Excel 2000. Umoliwiaa uywanie HTML jako
naturalnego formatu plikw i jako pierwsza edycja obsugiwaa dodatki COM.
Oferowaa rwnie moliwo samodzielnego naprawiania aplikacji,
rozszerzone moliwoci schowka oraz funkcje zwizane z tabelami przestawnymi.
W wersji tej znalazo si kilka nowoci dla programistw VBA, w tym kilka
nowych funkcji jzyka Visual Basic. Poprawiono te obsug formularzy
uytkownika.
10.
2001
Wersja znana jako Excel 2002 (lub Excel XP) stanowia element pakietu
Microsoft Office XP. Oferowaa dug list nowych moliwoci, jednak wikszo
z nich miaa prawdopodobnie niewielk warto dla wikszoci uytkownikw.
Najwaniejsz z nowoci bya z pewnoci moliwo odtwarzania efektw
pracy po zawieszeniu si programu.
11.
2003
Wersja oficjalnie znana pod nazw Microsoft Office Excel 2003. Nowoci
wprowadzone w tej edycji to poprawiona obsuga danych w formacie XML,
moliwoci tworzenia i uywania zakresu listy, rozszerzenia zwizane z tagami
inteligentnymi oraz poprawki w funkcjach statystycznych.
12.
2007
Wersja oficjalnie znana pod nazw Microsoft Office Excel 2007. Oferuje ona
wiele nowych funkcji, uwzgldniajcych midzy innymi nowe formaty
plikw, przebudowany interfejs uytkownika, obsug znacznie wikszych
arkuszy, porczny widok ukadu stron, motywy dokumentw, nowe opcje
formatowania warunkowego, o wiele lepiej prezentujce si wykresy, now
funkcj tabelow i kilka nowych funkcji arkuszowych.
14.**
2010
Opis
* Nie istnieje wersja 6. Excela. Wraz z Excelem 7 zmieniona zostaa numeracja wersji programu w celu dostosowania
jej do pozostaych aplikacji pakietu Microsoft Office.
** Wydaje si, e Microsoft jest troch przesdny, poniewa pomin wersj 13 pakietu Office.
21
Sposb 2.
Zwikszanie wydajnoci
korzystania ze Wstki
Poczwszy od programu Excel 2007, Microsoft wprowadzi kilka bardzo znaczcych
zmian w interfejsie uytkownika produktw wchodzcych w skad pakietu Office. Od
samego pocztku wszystkie aplikacje Windows dysponoway podobnym interfejsem
uytkownika skadajcym si z menu i paskw narzdzi. Na przekr wszystkim projektanci pakietu Office 2007 zaproponowali radykalnie odmienny interfejs uytkownika
o nazwie Wstka.
Sowa znajdujce si w grnej czci okna Excela (na przykad Narzdzia gwne, Wstawianie i Ukad strony) identyfikuj tak zwane karty. Gdy klikniesz kart, Wstka
zaprezentuje nowy zestaw polece uporzdkowanych za pomoc grup (na przykad karta
Narzdzia gwne dysponuje midzy innymi grupami Schowek, Czcionka i Wyrwnanie).
Korzystanie ze Wstki jest do proste. Ironi losu jest to, e nowi uytkownicy znacznie
szybciej przyzwyczajaj si do obsugi Wstki ni dowiadczeni. Osoby od dawna uywajce Excela powic znaczn ilo czasu na zastanawianie si i prby stwierdzenia,
gdzie obecnie znajduj si ich ulubione polecenia.
22
Oto wskazwki, ktre pomog uzyska jak najwicej korzyci z interfejsu uytkownika
Wstka:
Nie obawiaj si kliknicia elementw, ktre znajdziesz w obrbie Wstki.
w zalenoci od szerokoci okna Excela. Gdy okno jest zbyt wskie, eby
wywietli ca Wstk, mona odnie wraenie, e cz polece staa si
niedostpna. Jednak tak nie jest. Rysunek 2.1 przedstawia kart Narzdzia gwne
Wstki dla trzech rnych szerokoci okna Excela. W przypadku pierwszego
widoku wszystkie kontrolki s cakowicie widoczne. Po zweniu okna Excela
znikn niektre teksty opisu, lecz ikony pozostan. Gdy okno stanie si bardzo
wskie, cz grup zaprezentuje pojedyncz ikon. Jeli jednak klikniesz t
ikon, zostan udostpnione wszystkie polecenia grupy.
Rysunek 2.1. Wygld Wstki zmienia si w zalenoci od szerokoci okna programu Excel
23
24
czsto uywane polecenia. Pasek ten jest zawsze widoczny (niezalenie od tego,
jaka karta jest wywietlona). Aby przekona si, jak atwo dostosowa pasek,
zapoznaj si ze sposobem 11.
Poza tym miej wiadomo tego, e Excel dysponuje dodatkowymi poleceniami,
Sposb 3.
Widok chroniony
Jedna z nowych funkcji programu Excel 2010 nosi nazw widoku chronionego. Cho
mona odnie wraenie, e Excel prbuje zapobiec otwarciu wasnych plikw uytkownika, widok chroniony ma jedynie za zadanie chroni go przed oprogramowaniem zoliwym.
Oprogramowanie zoliwe oznacza co, co moe uszkodzi system. Hakerzy opracowali
kilka sposobw modyfikacji plikw programu Excel tak, aby byli w stanie wykona szkodliwy kod. Widok chroniony w zasadzie uniemoliwia tego typu ataki przez otwarcie
pliku w rodowisku chronionym (czasami okrelanym mianem piaskownicy).
Jeli uyjesz programu Excel 2010 do otwarcia skoroszytu Excela pobranego z serwisu
WWW, nad paskiem formuy zostanie wywietlony kolorowy komunikat (rysunek 3.1).
Ponadto na pasku tytuu programu pojawi si tekst [Widok chroniony].
Jeli masz pewno, e plik jest bezpieczny, kliknij przycisk Wcz edytowanie. Jeeli edytowanie nie zostanie wczone, moliwe bdzie wywietlenie zawartoci skoroszytu, lecz
bez moliwoci wprowadzania w nim jakichkolwiek zmian.
W przypadku gdy skoroszyt zawiera makra, po wczeniu edytowania zostanie wywietlony kolejny komunikat: Ostrzeenie o zabezpieczeniach. Makra zostay wyczone. Jeli
masz pewno, e makra nie s szkodliwe, kliknij przycisk Wcz zawarto.
Widok chroniony jest stosowany w nastpujcych przypadkach:
pliki pobrane z internetu;
zaczniki otwierane z programu Outlook 2010;
25
Dodatkowo moesz zada w oknie dialogowym Otwieranie, aby konkretny plik zosta
otwarty w widoku chronionym. W tym celu kliknij przycisk Otwrz i z listy wybierz polecenie Otwrz w widoku chronionym.
W niektrych sytuacjach nie zaley Ci na pracy z dokumentem, poniewa chcesz go jedynie wydrukowa. Na szczcie drukowanie jest moliwe w przypadku dokumentw
otwartych w widoku chronionym. Z menu Plik wybierz polecenie Drukuj, a nastpnie
kliknij przycisk Wcz drukowanie.
Cho mile widziana byaby w widoku chronionym moliwo kopiowania, jest to niedozwolone. Jedyn metod skopiowania informacji ze skoroszytu otwartego w tym w widoku jest wczenie edytowania.
Aby jawnie otworzy plik w widoku chronionym, wybierz polecenie Plik/Otwrz w celu
wywietlenia okna dialogowego Otwieranie. Wybierz plik, a nastpnie kliknij ikon strzaki
widoczn po prawej stronie przycisku Otwrz. Jedna z opcji widocznych na licie nosi
nazw Otwrz w widoku chronionym.
Moesz w pewnym stopniu kontrolowa dziaanie widoku chronionego. W celu zmiany
ustawie wybierz pozycj Plik/Opcje i kliknij kart Centrum zaufania. Kliknij przycisk
Ustawienia Centrum zaufania, a nastpnie kart Widok chroniony w oknie dialogowym
Centrum zaufania. Na rysunku 3.2 przedstawiono opcje. Domylnie s zaznaczone wszystkie cztery.
Rysunek 3.2.
Zmiana ustawie
widoku chronionego
w oknie dialogowym
Centrum zaufania
26
Sposb 4.
Wydajne zaznaczanie komrek
Wielu uytkownikw Excela myli, e jedyn metod zaznaczania zakresu komrek jest
przecignicie wskanika nad odpowiednim obszarem arkusza kalkulacyjnego. Rzecz jasna,
metoda ta dziaa, jest jednak jednym z mniej efektywnych sposobw radzenia sobie ze
wspomnianym zadaniem. Lepszym sposobem jest, oczywicie, uycie klawiatury.
Zaznaczanie zakresu
za pomoc klawisza Shift i klawiszy strzaek
Najprostsz metod zaznaczania zakresu jest przycinicie i przytrzymanie klawisza Shift
i skorzystanie z klawiszy strzaek do wybrania odpowiednich komrek. W celu szybszego
zaznaczenia wikszych obszarw moesz te uy klawiszy PgUp i PgDn.
Aby szybko rozszerzy zaznaczony zakres do ostatniej niepustej komrki znajdujcej si
w danym wierszu czy kolumnie, moesz skorzysta z klawisza End. Na przykad, aby
zaznaczy za pomoc klawiatury zakres komrek B3:B8 w widocznym na rysunku 4.1
arkuszu kalkulacyjnym, powiniene przej do komrki B3, nacisn i przytrzyma
klawisz Shift oraz nacisn klawisz End, a nastpnie klawisz strzaki skierowanej w d.
Podobnie moesz zaznaczy zakres B3:D3 przytrzymaj klawisz Shift, a nastpnie nacinij End i klawisz strzaki skierowanej w prawo.
Rysunek 4.1.
Zaznaczanie zakresu
komrek za pomoc
klawiatury
Zaznaczanie zakresu
z wykorzystaniem klawisza Shift i myszki
W przypadku zaznaczania bardzo duych zakresw uycie myszki moe okaza si bardziej efektywne ni korzystanie z samej tylko klawiatury, jednak mozolne przeciganie
27
wskanika nie bdzie przy tym konieczne. Zaznacz jedynie komrk znajdujc si w lewym grnym rogu obszaru, a nastpnie przewi okno w okolice koca zakresu, nacinij
klawisz Shift i kliknij komrk stanowic prawy dolny rg odpowiedniego bloku.
28
lub ostatniego wiersza, nacisn jednoczenie klawisz Shift i klawisz spacji, by zaznaczy
ten jeden wiersz, a nastpnie nacisn klawisz Shift i skorzysta z klawiszy strzaek w d
lub w gr, aby go odpowiednio rozszerzy.
Aby zaznaczy wiksz liczb nieprzylegajcych do siebie wierszy, powiniene przytrzyma klawisz Ctrl w czasie klikania numerw kolejnych wierszy, ktre maj si znale
w ramach zaznaczonego obszaru.
29
Sposb 5.
Specjalne zaznaczanie zakresw
W okrelonych sytuacjach chcesz odszuka konkretne rodzaje komrek w arkuszach kalkulacyjnych. Czy istnieje mechanizm umoliwiajcy odnalezienie kadej komrki przechowujcej formu lub te wszystkich komrek, ktrych wartoci s zalene od liczby
znajdujcej si w komrce biecej?
Excel oferuje Ci narzdzie pozwalajce na proste odszukiwanie tego typu komrek oraz
innych szczeglnych ich rodzajw.
W przypadku wielu typw specjalnych operacji zaznaczania kluczowe znaczenie ma okno
dialogowe Przechodzenie do specjalnie. Aby je otworzy, uyj polecenia Narzdzia
gwne/Znajd i zaznacz/Przejd do specjalnie (rysunek 5.1). Inna metoda wywietlenia
tego okna dialogowego polega na naciniciu klawisza F5, a nastpnie klikniciu przycisku
Specjalnie w oknie Przechodzenie do.
Gdy wybierzesz waciw dla siebie opcj w oknie dialogowym Przechodzenie do specjalnie i klikniesz przycisk OK, program Excel zaznaczy odpowiedni podzbir komrek
w ramach biecego obszaru. Zaznaczony obszar zwykle skada si z wielu zakresw.
Jeli Excel nie znajdzie komrek speniajcych zadane kryterium wyszukiwania, na ekranie
pojawi si okno komunikatu zawierajce wiadomo: Nie znaleziono adnych komrek.
30
Rysunek 5.1.
Do okrelenia
specyficznych typw
komrek powiniene
skorzysta z okna
dialogowego
Przechodzenie do
specjalnie
W tabeli 5.1 zebrane zostay wszystkie opcje dostpne w oknie dialogowym Przechodzenie
do specjalnie wraz z ich krtkimi opisami.
Tabela 5.1. Opcje oferowane przez okno dialogowe Przechodzenie do specjalnie
Opcja
Efekt dziaania
Komentarze
Stae
Formuy
Puste
Biecy obszar
Bieca tablica
Obiekty
Rnice w
wierszach
31
Tabela 5.1. Opcje oferowane przez okno dialogowe Przechodzenie do specjalnie (cig dalszy)
Opcja
Efekt dziaania
Rnice
w kolumnach
Poprzedniki
Zalenoci
Ostatnia
komrka
Tylko widoczne
komrki
Formaty
warunkowe
Sprawdzanie
poprawnoci
danych
Sposb 6.
Cofanie, ponowne wykonywanie
i powtarzanie operacji
Przedstawi tutaj trzy dziaania, ktre pozwalaj zarwno na odtwarzanie stanu arkusza
sprzed wykonania jakiej bdnej operacji, jak rwnie na poprawienie wydajnoci pracy
poprzez szybkie i atwe powtarzanie ostatnich dziaa.
32
Cofanie operacji
Wykonanie prawie kadego polecenia Excela moe zosta odwrcone dziki poleceniu
Cofnij zlokalizowanemu na pasku narzdzi Szybki dostp, ktry domylnie znajduje si
z lewej strony paska tytuu okna Excela. Aby cofn efekty operacji, moesz te zastosowa kombinacj klawiszy Ctrl+Z.
Powiniene z niej korzysta za kadym razem, gdy zdarzy Ci si uy jakiego polecenia
przez pomyk. Pozwala to przywrci dane do stanu odpowiadajcego sytuacji sprzed
zastosowania polecenia. Dziki wielokrotnemu wybieraniu komendy Cofnij masz moliwo wycofania stu wykonanych ostatnio operacji.
Jednak efektw niektrych dziaa nie da si cofn. Dotyczy to wszelkich operacji
realizowanych przy uyciu kontrolki Plik (na przykad zapisywanie skoroszytu).
Kliknicie strzaki znajdujcej si z prawej strony tego przycisku spowoduje wywietlenie
listy wykonanych ostatnio operacji, ktre mog by w danej chwili wycofane, tak jak zostao to przedstawione na rysunku 6.1. Moesz wyrni grup tych polece, aby jednym
klikniciem cofn efekty kilku dziaa. Na rysunku wyrniono ich siedem (poczwszy
od polecenia, ktre wstawio wykres).
Rysunek 6.1.
Przycisk Cofnij oferuje
dostp do listy
wykonanych ostatnio
operacji, ktre mog
by wycofane
Trzeba pamita o tym, e nie mona cofn efektu uruchomienia makra. Okazuje si,
e wywoanie makra modyfikujcego arkusz powoduje usunicie wszystkich informacji
z listy polecenia Cofnij. Ten powany mankament Excela nie wystpuje w przypadku
edytora Microsoft Word.
33
Powtarzanie operacji
Aby powtrnie wykona wiele polece Excela, zastosuj kombinacj klawiszy Ctrl+Y
lub nacinij klawisz F4. Zostanie po prostu powtrzona operacja wykonana jako ostatnia
(chyba e byo ni wywoanie polecenia Cofnij; w tym przypadku zgodnie z opisem zawartym w poprzednim punkcie zostan cofnite efekty polecenia Cofnij).
Przez powtrne wykonanie polecenia mona zaoszczdzi naprawd sporo czasu. Oto
przykad niezwykej uytecznoci polecenia Powtrz. Jeli wobec pewnej komrki zastosujesz ca mas pracochonnych formatowa (na przykad okrelanie rozmiaru czcionki,
koloru ta i obramowa, a take zastosowanie pogrubienia) wykonywanych przy uyciu
okna dialogowego Formatowanie komrek, po zamkniciu okna w mgnieniu oka bdziesz
mg skorzysta z tych samych formatowa w przypadku innych komrek lub ich zakresw wszystko dziki prostemu naciniciu skrtu klawiaturowego Ctrl+Y. By moe
bdziesz musia wstawi puste wiersze w okrelonych lokalizacjach arkusza. Wystarczy,
e jednokrotnie wykonasz polecenie Narzdzia gwne/Komrki/Wstaw/Wstaw wiersze
arkusza, po czym wskanik komrki umiecisz w nastpnym danym wierszu i uyjesz
kombinacji klawiszy Ctrl+Y, eby powtrzy operacj wstawiania wiersza.
Excel dysponuje te przyciskiem Powtrz, ktry domylnie nie jest dostpny. Moesz
jednak doda ten przycisk do paska narzdzi Szybki dostp, wykonujc nastpujce kroki:
1. Prawym przyciskiem myszy kliknij pasek narzdzi Szybki dostp i z menu
Popularne polecenia.
3. Z listy polece wybierz pozycj Powtrz.
4. Kliknij przycisk Dodaj, aby zaznaczone polecenie doda do paska Szybki dostp.
5. Kliknij przycisk OK, eby zamkn okno dialogowe Opcje programu Excel.
Dlaczego warto doczy przycisk Powtrz do paska narzdzi Szybki dostp, gdy zastosowanie kombinacji klawiszy Ctrl+Y jest takie proste? Pierwszy powd jest taki, e kursor
myszy mona umieci na przycisku i Excel wywietli opis operacji, ktra zostanie powtrzona (rysunek 6.2). Drugi powodem jest to, e przycisk Powtrz jest nieaktywny, jeeli nie moe zosta powtrzone polecenie wykonane jako ostatnie (jest to forma wizualnej wskazwki, ktra moe spowodowa zaniechanie prby powtrzenia czego, co
nie moe by powtrzone).
Niestety powtarzanie operacji nie jest w peni stabilne. Okazuje si, e jest to powany problem. W okrelonych sytuacjach moesz stwierdzi, e uycie kombinacji
klawiszy Ctrl+Y koczy si niczym (cho powinno by inaczej). Innym razem moesz zauway, e zastosowanie tej kombinacji powoduje powtrne wykonanie polecenia, ktre zostao wywoane przed poprzednim poleceniem.
34
Rysunek 6.2.
Po dodaniu przycisku Powtrz
do paska narzdzi Szybki dostp
w okienku pojawi si opis zadania
(jeli istnieje), ktre zostanie
powtrzone
Sposb 7.
Kilka przydatnych
skrtw klawiaturowych
Excel zdecydowanie nie cierpi na niedobr skrtw klawiaturowych, a wydajno Twojej
pracy z pewnoci wzronie, gdy powicisz nieco czasu na nauczenie si takich skrtw,
ktre wywouj polecenia czsto przez Ciebie uywane. W zamieszczonej poniej tabeli zebrane zostay najbardziej przydatne skrty klawiaturowe. Na pewno nie jest to wyczerpujce
zestawienie, a jedynie lista skrtw, ktre moim zdaniem s najbardziej uyteczne.
Skrt
klawiaturowy
Efekt dziaania
F11
Alt+F1
F5
Alt
Wywietla wskazwki dla polece Wstki, dziki czemu moesz je wywoa przez
nacinicie klawiszy liter klawiatury.
F2
Shift+F2
Ctrl+Shift+_
Shift+F10
Ctrl+F6
Ctrl+PgUp
Ctrl+PgDn
Alt+Ctrl+V
Alt+=
Ctrl+B
Ctrl+C
Ctrl+D
Ctrl+F
Skrt
klawiaturowy
Efekt dziaania
Ctrl+H
Ctrl+I
Ctrl+N
Ctrl+R
Ctrl+S
Ctrl+V
Ctrl+X
Ctrl+Y
Powtarza ostatni operacj, ktr mona zrealizowa ponownie. Jeli jako ostatnie
wykonano polecenie Cofnij, skrt ten powoduje odwrcenie jego efektw.
Ctrl+Z
35
Sposb 8.
Przemieszczanie si pomidzy
arkuszami w ramach skoroszytu
Jak wiesz, jeden skoroszyt moe zawiera wiele arkuszy kalkulacyjnych. S one identyfikowane za pomoc zakadek widocznych w dolnej czci okna programu. Gdy klikniesz
zakadk arkusza, zostanie on uaktywniony. Jeli zakadka nie jest widoczna, mona skorzysta z kontrolek przewijania zakadek (znajduj si one z lewej strony pierwszej zakadki arkusza) w celu przewinicia zakadek w lewo lub w prawo, tak jak pokazano na
rysunku 8.1.
Rysunek 8.1.
Uyj tych kontrolek,
aby przewin
zakadki arkuszy
w prawo lub w lewo
Zakadki arkuszy korzystaj z tej samej przestrzeni co poziomy pasek przewijania. Masz
rwnie moliwo zmiany szerokoci tego paska w celu odsonicia wikszej iloci zakadek. Aby to zrobi, kliknij pionowy pasek widoczny z lewej strony paska przewijania
i przesu go w prawo.
Inn metod uaktywnienia arkusza moe by kliknicie wspomnianych wyej kontrolek
prawym przyciskiem myszki. Spowoduje to wywietlenie listy nazw poszczeglnych
arkuszy, tak jak pokazano na rysunku 8.2. Aby przej do odpowiedniego arkusza, powiniene po prostu wybra jego nazw. Jeli na licie nie s widoczne wszystkie nazwy,
kliknij widoczn na samym dole pozycj Wicej arkuszy, a na ekranie pojawi si okno
36
Rysunek 8.2.
Kliknicie kontrolek
przewijania zakadek
prawym przyciskiem
myszki powoduje
wywietlenie listy
nazw arkuszy
dialogowe Uaktywnianie. Podwjne kliknicie wybranej nazwy widocznej na licie znajdujcej si w tym oknie spowoduje natychmiastowe przejcie do odpowiedniego arkusza
kalkulacyjnego.
W wielu przypadkach najbardziej wydajn metod uaktywniania rnych arkuszy bdzie
unikanie korzystania z myszki i uycie klawiatury. Co dziwne, wikszo uytkownikw
programu nie ma pojcia o dwch bardzo przydatnych kombinacjach klawiszy:
Ctrl+PgDn, ktra pozwala uaktywni nastpny arkusz,
Ctrl+PgUp, ktra pozwala uaktywni poprzedni arkusz.
Sposb 9.
Zerowanie znacznika uywanego
obszaru arkusza kalkulacyjnego
Gdy naciniesz kombinacj klawiszy Ctrl+End, Excel przejdzie do komrki uywanego
obszaru arkusza znajdujcej si w jego dolnym prawym rogu. Czasem zdarza si, e jest
to pusta komrka, nie za prawdziwa ostatnia uywana komrka. Innymi sowy, bywa,
e program traci kontrol nad informacj dotyczc uywanego obszaru Twojego arkusza
kalkulacyjnego. Moesz na przykad stwierdzi, e rozmiar pliku skoroszytu wydaje si
o wiele za duy. Moliwe jest, e Excel niepoprawnie zidentyfikowa uywany obszar
i przechowuje du liczb pustych komrek.
W takiej sytuacji sprbuj najpierw zapisa skoroszyt. Po tej operacji Excel moe znw
zacz poprawnie rozpoznawa ostatni komrk uywanego obszaru arkusza. Jeli tak
si nie stanie, przyczyn bdzie prawdopodobnie fakt, e usune z komrki dane, lecz
pozostawie w niej jakie formatowania. Aby zmusi program do prawidowego rozpoznawania koca wykorzystywanego obszaru, powiniene usun kolumny znajdujce si
na prawo od Twoich biecych danych, a nastpnie usun wszystkie wiersze znajdujce
si poniej nich.
Zamy na przykad, e ostatni uywan komrk Twojego arkusza kalkulacyjnego jest
G25, ale po naciniciu kombinacji klawiszy Ctrl+End uaktywniona zostaje komrka M50.
37
Sposb 10.
Rnica midzy skoroszytami i oknami
Jedno z najczciej zadawanych pyta w grupach dyskusyjnych dotyczcych Excela brzmi:
Dlaczego program wywietla dwie kopie mojego skoroszytu?. Dalej nastpuje zwykle
opis symptomw tego stanu rzeczy, a wrd nich taki, e po nazwie pliku wystpuje dwukropek i liczba, a wic ma ona na przykad posta: budet.xlsx:2.
Skoroszyt jest standardowo wywietlany przez program Excel w jednym oknie. Moliwe
jest jednak utworzenie wielu okien dla pojedynczego skoroszytu i realizuje si to przez
wykonanie polecenia Widok/Okno/Nowe okno.
Wikszo z osb, ktre zadaj wspomniane wyej pytanie na forach internetowych,
prawdopodobnie wywoaa to polecenie przez przypadek. Tym, o co naprawd pytaj, jest
sposb zamknicia dodatkowego okna lub nawet okien. Mona to zrobi bardzo atwo.
Wystarczy bowiem klikn przycisk X widoczny na pasku tytuowym niechcianego okna.
Moesz rwnie zamkn okno przez zastosowanie kombinacji klawiszy Ctrl+F4. Po
zamkniciu wszystkich dodatkowych okien na pasku tytuu nie bdzie ju wywietlany
numer okna.
38
Przy okazji warto wspomnie, e ustawienie wywietlania skoroszytu w wielu oknach jest
zapisywane wraz z nim, wic otwarcie go w pniejszym czasie spowoduje ponowne
jednoczesne wywietlenie danych w wielu oknach.
Mimo e niektrym ludziom przeszkadza istnienie wielu okien pokazujcych ten sam
skoroszyt, znam przynajmniej dwa dobre powody, dla ktrych moesz chcie skorzysta
z tej moliwoci:
Moesz jednoczenie przeglda dwa arkusze kalkulacyjne nalece do tego
Rysunek 10.1. Wywietlanie jednego skoroszytu w dwch oknach pozwala na jednoczesne przegldanie
zawartoci komrek oraz generujcych je formu
39
Gdy musisz porwna informacje zawarte w dwch arkuszach (lub w tym samym arkuszu
otwartym w dwch oknach), wyprbuj polecenie Widok/Okno/Wywietl obok siebie.
Polecenie to znacznie uatwia porwnywanie dwch arkuszy, poniewa program Excel
synchronizuje ze sob widoczne na ekranie czci obu okien. Aby skorzysta z tej
moliwoci w przypadku pojedynczego skoroszytu, powiniene najpierw utworzy dla
niego drugie okno za pomoc polecenia Widok/Okno/Nowe okno.
Sposb 11.
Dostosowywanie paska narzdzi
Szybki dostp
Jeli stwierdzisz, e cigle musisz przecza si midzy kartami Wstki, poniewa czsto
uywane polecenia nie s dostpne w akurat wywietlonej karcie, ten sposb jest dla Ciebie. Pasek narzdzi Szybki dostp jest zawsze widoczny, niezalenie od tego, jak kart
Wstki uaktywniono. Po dostosowaniu tego paska czsto wykorzystywane polecenia zawsze bd na wycignicie rki.
Jedyna sytuacja, w ktrej pasek narzdzi Szybki dostp nie jest widoczny, ma miejsce
w przypadku uycia trybu penoekranowego. Aby go uaktywni, uyj polecenia Widok/
Widoki skoroszytu/Przecz widok penoekranowy. W celu wyczenia trybu prawym przyciskiem myszy kliknij dowoln komrk i z menu wybierz pozycj Zamknij peny ekran
bd wcinij klawisz Esc.
Jeli wolisz, pasek Szybki dostp moe znale si poniej Wstki. W tym celu prawym
przyciskiem myszy kliknij pasek narzdzi i z menu wybierz pozycj Poka pasek narzdzi
Szybki dostp poniej Wstki. Przeniesienie paska poniej Wstki spowoduje zajcie
w pionie dodatkowego obszaru ekranu. Inaczej mwic, w porwnaniu z sytuacj, gdy
pasek narzdzi Szybki dostp znajduje si w swoim domylnym pooeniu, widoczny obszar arkuszy pomniejszy si o jeden lub dwa wiersze.
Polecenia paska Szybki dostp zawsze s prezentowane jako niewielkie ikony pozbawione
tekstu. Gdy kursor myszy umiecisz na ikonie, pojawi si nazwa polecenia i jego krtki opis.
40
O ile mi wiadomo, nie istnieje limit liczby polece, ktre mona doda do paska narzdzi
Szybki dostp. Jednak niezalenie od liczby ikon pasek ten zawsze wywietla je w jednym
wierszu. Jeeli liczba ikon spowoduje, e szeroko okna Excela nie bdzie wystarczajca
do zaprezentowania ich wszystkich, na kocu paska aplikacja wywietli dodatkow ikon
o nazwie Wicej formantw. Kliknicie tej ikony sprawi, e w otwartym okienku pojawi
si ukryte dotd ikony paska narzdzi Szybki dostp.
programu Excel. Szybkim sposobem otwarcia tego okna jest kliknicie prawym
przyciskiem myszy dowolnej kontrolki paska narzdzi Szybki dostp lub Wstki
i wybranie z menu polecenia Dostosuj pasek narzdzi Szybki dostp.
Rysunek 11.2 przedstawia kart Pasek narzdzi Szybki dostp okna dialogowego Opcje
programu Excel. Z lewej strony okna jest widoczna lista polece Excela, a z prawej znajduj si polecenia, ktre aktualnie wchodz w skad paska narzdzi Szybki dostp. Powyej
listy polece widnieje pole listy rozwijanej, ktre umoliwia filtrowanie listy polece. Po
wybraniu pozycji listy rozwijanej lista polece bdzie prezentowa jedynie polecenia powizane z okrelon pozycj.
41
Rysunek 11.2.
Zastosowanie karty
Pasek narzdzi
Szybki dostp okna
dialogowego Opcje
programu Excel do
dostosowania paska
narzdzi Szybki dostp
uytkownikw Excela.
Polecenia, ktrych nie ma na Wstce prezentuje list polece, ktre nie
42
Zwr uwag na kontrolk listy rozwijanej powyej listy po prawej stronie. Umoliwia
ona utworzenie paska narzdzi Szybki dostp specyficznego dla okrelonego skoroszytu.
Jest to najbardziej przydatne w przypadku dodawania do paska narzdzi Szybki dostp
polece makr. Przewanie bdziesz jednak korzysta z ustawienia o nazwie Dla wszystkich
dokumentw (domylnie).
Jedyna sytuacja, w ktrej w ogle trzeba uy karty Pasek narzdzi Szybki dostp okna
dialogowego Opcje programu Excel, ma miejsce wtedy, gdy zamierza si doda polecenie niewchodzce w skad Wstki lub polecenie wywoujce makro. W pozostaych
przypadkach znacznie atwiejsze bdzie zlokalizowanie polecenia na Wstce, kliknicie go
prawym przyciskiem myszy i wybranie z menu pozycji Dodaj do paska narzdzi Szybki
dostp.
Trzeba jedynie zdecydowa, ktre polecenia pojawi si na pasku Szybki dostp. Jeli
uznasz, e czsto korzystasz z okrelonego polecenia, prawdopodobnie powinno ono
wchodzi w skad tego paska. Gdy na przykad pracuj nad wykresem, w celu uatwienia
sobie zaznaczania jego elementw lubi korzysta z kontrolki Elementy wykresu. Kontrolka
znajduje si na kartach Narzdzia wykresw/Formatowanie i Narzdzia wykresw/Ukad,
lecz nie na karcie Narzdzia wykresw/Projektowanie. Dziki dodaniu jej kopii do mojego
paska narzdzi Szybki dostp unikam wielu klikni mysz w przypadku kadego tworzonego wykresu.
Szybki dostp jest kliknicie ikony prawym przyciskiem myszy i wybranie z menu
pozycji Usu z paska narzdzi Szybki dostp. Moesz rwnie posuy si kart
Pasek narzdzi Szybki dostp okna dialogowego Opcje programu Excel.
Wystarczy, e wybierzesz polecenie z listy znajdujcej si po prawej stronie
i klikniesz przycisk Usu.
Wspuytkowanie paska. Przy uyciu przycisku Importuj/Eksportuj zapisz
plik, ktry zawiera efekty dostosowywania paska narzdzi Szybki dostp. Plik ten
moesz nastpnie wspuytkowa z innymi osobami. Niestety zawiera on
rwnie wszelkie zmiany dokonane podczas dostosowywania Wstki (wicej
informacji zawiera sposb 12.). Inaczej mwic, bez jednoczesnego
wspuytkowania modyfikacji Wstki nie moesz wspuytkowa paska
narzdzi Szybki dostp.
43
Sposb 12.
Dostosowywanie Wstki
W programie Excel 2007 modyfikacje interfejsu uytkownika ograniczono do paska
narzdzi Szybki dostp, Excel 2010 umoliwia jednak dostosowywanie na wiele sposobw rwnie Wstki. Cho w sposobie 11. opisano, jak dostosowa pasek Szybki dostp,
niektrzy uytkownicy mog preferowa dokonanie zmian w samej Wstce.
Wstk moesz dostosowa, korzystajc z nastpujcych sposobw:
dodanie nowej karty,
dodanie do karty nowej grupy,
dodanie polece do grupy,
usunicie grup z karty,
usunicie polece z grup niestandardowych,
zmiana kolejnoci kart,
zmiana kolejnoci grup w obrbie karty,
zmiana nazwy karty,
zmiana nazwy grupy,
zresetowanie Wstki w celu usunicia wszystkich efektw dostosowywania.
Co prawda jest to do obszerna lista opcji, nie moesz jednak przeprowadzi kilku
nastpujcych operacji:
usun kart wbudowanych (moliwe jest natomiast ukrycie ich);
doda komentarzy do grup wbudowanych;
usun polece z grup wbudowanych;
zmieni kolejnoci polece w grupie wbudowanej.
Niestety nie moesz dostosowa Wstki (ani paska narzdzi Szybki dostp) za
pomoc makr VBA. Projektanci maj jednak moliwo napisania kodu RibbonX
i zapisania go w plikach skoroszytw. Po otwarciu pliku Wstka jest modyfikowana
w celu wywietlenia nowych polece. Tworzenie kodu RibbonX jest stosunkowo
zoone. Zagadnieniu temu powicono kilka oddzielnych ksiek.
44
umieszczone polecenie.
W celu rozwinicia list hierarchicznych konieczne bdzie kliknicie kontrolek
znaku plus. Pamitaj, e nie moesz doda polece do grup wbudowanych. Z tego
powodu do dodania karty lub grupy moe by niezbdne uycie przycisku
Nowa karta lub Nowa grupa.
5. Kliknij przycisk Dodaj, aby doda polecenie wybrane w lewym polu do grupy
45
Cho nie moesz usun karty wbudowanej, moliwe jest ukrycie jej przez usunicie
zaznaczenia pola wyboru znajdujcego si obok jej nazwy.
Sposb 13.
Uzyskiwanie dostpu do Wstki
z poziomu klawiatury
Z pocztku moesz pomyle, e Wstka cakowicie bazuje na obsudze za pomoc myszy. Okazuje si, e w nazwie adnego polecenia nie ma tradycyjnie podkrelonej litery
identyfikujcej klawisz, ktry trzeba nacisn razem z klawiszem Alt. Jednak Wstka jest
w duym stopniu przystosowana do wsppracy z klawiatur. Sztuczka polega na wciniciu klawisza Alt lub / w celu wywietlenia okienek wskazwek. Kada kontrolka Wstki dysponuje liter (lub zestawem liter), ktrej klawisz naley nacisn, eby wywoa
polecenie.
Przy okazji naley wspomnie, e podczas wprowadzania liter wskazwek nie musisz
trzyma wcinitego klawisza Alt.
Rysunek 13.1 prezentuje wygld karty Narzdzia gwne po tym, jak nacisnem klawisz
Alt, eby wywietli wskazwki. Z kad kart jest powizana odpowiednia litera okrelana mianem wskazwki. Jeeli wciniesz klawisz litery jednej ze wskazwek, na ekranie
pojawi si wicej wskazwek. Aby na przykad za pomoc klawiatury wyrwna zawarto komrki do lewej strony, wcinij klawisz Alt, a nastpnie klawisze liter G (dla karty
Narzdzia gwne), A i L (dla kontrolki Wyrwnaj tekst do lewej). Jeli tak jak ja jeste
zwolennikiem uywania klawiatury, ju po kilku razach zapamitasz kombinacje klawiszy
niezbdne do wywoania typowych polece, z ktrych czsto korzystasz.
Rysunek 13.1.
Wcinicie klawisza
Alt powoduje
wywietlenie
wskazwek
46
Sposb 14.
Odzyskiwanie wynikw pracy
Jeli przez pewien czas uywa si komputera, istnieje prawdopodobiestwo utraty wyniku
wasnej pracy. Mona zapomnie zapisa plik lub moe wystpi zanik zasilania, ktry
spowoduje przepadnicie niezapisanych rezultatw. Moe by tak, e pracowano nad
czym i nie pomylano, i jest to istotne, po czym zamknito plik bez zapisu, a pniej
uwiadomiono sobie, e to byo wane. Nowa funkcja programu Excel 2010 pozwala
sprawi, e tego typu nieciekawe sytuacje bd miay miejsce rzadziej.
W trakcie korzystania z Excela wyniki pracy s okresowo automatycznie zapisywane.
Poniewa odbywa si to w tle, nawet nie wiesz, e tak si dzieje. Nowoci w programie
Excel 2010 jest moliwo uzyskania dostpu do tych automatycznie zapisanych wersji
wynikw pracy. Dotyczy to nawet skoroszytw, ktre nigdy nie zostay wprost zapisane
przez uytkownika.
Funkcja wersji jest zoona z dwch komponentw:
Wersje skoroszytu s automatycznie zapisywane i moesz je wywietla.
Skoroszyty zamknite bez zapisu s zachowywane jako wersje robocze.
47
Rysunek 14.1.
Dwie automatycznie
zapisane wersje tego
skoroszytu, ktre s
dostpne
Aby odzyska skoroszyt zamknity bez zapisu, z menu Plik wybierz pozycj Informacje/
Zarzdzaj wersjami, a nastpnie pozycj Odzyskaj niezapisane skoroszyty. Zostanie wywietlona lista wszystkich wersji roboczych skoroszytw. Moesz je otworzy i (miejmy
nadziej) odzyska co, co byo potrzebne. Wersje te znajduj si rwnie na licie ostatnio
uywanych plikw, ktra jest wywietlana po wybraniu z menu Plik pozycji Ostatnio
uywane.
Pamitaj, e wersje robocze s usuwane po czterech dniach lub w momencie dokonania
edycji pliku.
Funkcj wersji moesz dostosowa na karcie Zapisywanie okna dialogowego Opcje
programu Excel. Moesz na przykad zmieni odstp czasu midzy operacjami automatycznego zapisu (domylnie jest to 10 minut) albo wyczy funkcj automatycznego zapisywania dla okrelonego skoroszytu lub dla wszystkich skoroszytw.
48
Sposb 15.
Dostosowywanie
domylnego skoroszytu
Gdy utworzysz nowy skoroszyt programu Excel, powoany do ycia zostanie standardowy
domylny plik skoroszytu. Co jednak, gdy skoroszyt ten Ci si nie spodoba? Moesz na
przykad yczy sobie, aby Twj skoroszyt zawiera tylko jeden arkusz kalkulacyjny. Moe
nie lubisz uywanego standardowo kroju czcionki lub jej rozmiaru? Moe wolaby, aby
w Twoich arkuszach linie siatki nie byy widoczne? A moe chcesz, eby w arkuszu obecny
by standardowy nagwek, ktry musi si pojawi w kadym drukowanym przez Ciebie
dokumencie?
Na szczcie Excel umoliwia Ci cakiem swobodn kontrol wygldu i zachowania
skoroszytu tworzonego domylnie. Okno dialogowe Opcje programu Excel umoliwia
wprowadzenie kilku zmian. Inne wymagaj uycia szablonu.
Moesz okreli czcionk, jej rozmiar, widok i liczb arkuszy. Po zmodyfikowaniu dowolnych z tych ustawie bd ich uywa wszystkie nowe skoroszyty. Zmiana tych opcji nie
wpynie na skoroszyty ju utworzone.
49
obiektu graficznego lub wikszej ich liczby, jeli uznasz to za celowe. Moe
to by na przykad logo firmy lub zdjcie Twojego kota.
Gdy zdefiniujesz ju wszystkie ustawienia, ktre powinien zawiera Twj nowy domylny
skoroszyt, wybierz polecenie Plik/Zapisz jako. W oknie Zapisywanie jako przeprowad
nastpujce operacje:
1. Wybierz pozycj Szablon programu Excel (*.xltx) w polu listy rozwijanej
Zapisz.
Cho Excel zaproponuje zapisanie pliku w katalogu Szablony, trzeba go umieci
w katalogu XLStart.
50
Pooenie folderu XLStart jest zmienne. Aby okreli jego lokalizacj, uyj kombinacji
klawiszy Alt+F11, co spowoduje aktywowanie edytora VB Editor. Zastosuj kombinacj
klawiszy Ctrl+G, aby otworzy okno Immediate, a nastpnie wpisz ponisz instrukcj
i nacinij klawisz Enter.
? Application.StartupPath
Po zapisaniu pliku moesz go spokojnie zamkn. Od tej pory za kadym razem, gdy
uruchomisz program Excel, w jego oknie bdzie wywietlany pusty skoroszyt oparty na
opracowanym przez Ciebie szablonie. Rwnie kady skoroszyt utworzony za pomoc
kombinacji klawiszy Ctrl+N bdzie korzysta z tego szablonu.
Jeli zajdzie kiedy konieczno pominicia nowego domylnego skoroszytu i utworzenia
nowego pliku w oparciu o ktry ze standardowych skoroszytw programu Excel, wybierz
pozycj Plik/Nowe, a nastpnie kliknij element Pusty skoroszyt.
Sposb 16.
Zastosowanie motyww dokumentw
Przez lata widziaem setki skoroszytw Excela utworzone przez inne osoby. Znaczca
cz tych skoroszytw cechowaa jedna wsplna rzecz nie byy zbyt pikne!
W celu uatwienia uytkownikom tworzenia dokumentw wygldajcych bardziej profesjonalnie projektanci z Microsoftu (poczwszy od pakietu Office 2007) zastosowali nowe rozwizanie, czyli motywy dokumentw. Korzystanie z motyww jest prost (i prawie niezawodn) metod okrelania dla dokumentu kolorw i czcionek, a take rnych
efektw graficznych. Najlepsze jest to, e cakowita zmiana wygldu dokumentu to nic
trudnego. Wystarczy tylko kilka klikni, eby zastosowa inny motyw i zmieni wygld
skoroszytu.
Godne uwagi jest, e motywy s te obecne w innych aplikacjach pakietu Office. A zatem firma moe z atwoci zdefiniowa standardowy wygld dla wszystkich swoich dokumentw.
Oto elementy w obrbie programu Excel, ktre s kontrolowane przez motywy:
komrki i zakresy uywajce kolorw motywu (zamiast standardowych kolorw),
tabele,
wykresy,
wykresy przebiegu w czasie,
tabele przestawne,
fragmentatory tabel przestawnych,
ksztaty,
51
obiekty SmartArt,
obiekty WordArt,
kolory zakadek arkuszy.
Rysunek 16.2 prezentuje ten sam arkusz po zastosowaniu innego motywu dokumentu,
ktry zmienia czcionki, kolory (mog nie by widoczne na rysunku) i efekty graficzne dla
diagramu SmartArt.
Rysunek 16.2.
Arkusz po uyciu
innego motywu
Zastosowanie motywu
Rysunek 16.3 zawiera rne motywy, ktre staj si widoczne po wybraniu pozycji
Ukad strony/Motywy/Motywy. W tym przypadku ma si do czynienia z podgldem na
ywo. Gdy kursor umiecisz na wybranej ikonie motywu, aktywny arkusz uwzgldni
52
ten motyw. Po znalezieniu motywu, ktry przypadnie Ci do gustu, kliknij go, eby zosta
zastosowany dla wszystkich arkuszy skoroszytu.
Motyw obowizuje dla caego skoroszytu. Nie moesz uy rnych motyww dla poszczeglnych arkuszy jednego skoroszytu.
Gdy okrelisz konkretny motyw, zauwaysz, e pozycje galerii dla rnych elementw
odzwierciedlaj zastosowanie nowego motywu. Przykadowo style wykresw dostpne
do wyboru bd zmienia si w zalenoci od tego, jaki uaktywniono motyw.
Poniewa motywy uywaj rnych czcionek i ich wielkoci, inny motyw moe wpyn
na ukad arkusza. Przykadowo po zastosowaniu nowego motywu arkusz wydrukowany wczeniej na jednej stronie moe ju wymaga drugiej strony. A zatem po okreleniu nowego motywu mog by konieczne drobne modyfikacje. W celu uzyskania
najlepszych rezultatw decyzj dotyczc motywu podejmij jeszcze przed wykonaniem w pliku sporej iloci pracy.
Rysunek 16.3.
Wbudowane motywy
programu Excel
Dostosowywanie motywu
Pakiet Office 2010 zawiera 40 motyww. Jeli to za mao, moesz je modyfikowa, a nawet tworzy wasne.
53
Efekty motyww dotycz elementw graficznych, takich jak obiekty SmartArt, ksztaty
i wykresy. Nie jest moliwe dostosowywanie efektw motywu.
54
Jeeli motyw dostosujesz z wykorzystaniem innych czcionek lub kolorw, moesz go zapisa jako nowy motyw. Umoliwia to polecenie Ukad strony/Motywy/Zapisz biecy motyw.
Dostosowane motywy pojawiaj si na licie w kategorii Niestandardowy. Inne aplikacje
pakietu Office, takie jak Word i PowerPoint mog uywa plikw tych motyww.
Sposb 17.
Ukrywanie elementw
interfejsu uytkownika
Excel oferuje rne opcje, ktre umoliwiaj ukrycie elementw w celu dostosowania
obszaru roboczego. W niektrych sytuacjach moesz zmodyfikowa opcje wywietlania
w wicej ni jednym miejscu. Dla kadego elementu wymienionego w niniejszym sposobie zaprezentuj najprostsz metod ukrywania.
55
56
Sposb 18.
Ukrywanie kolumn lub wierszy
Jeli w ktrym wierszu lub kolumnie znajduj si dane, ktre chcesz w danej chwili
ukry, masz moliwo ukrycia przechowujcego je wiersza czy kolumny. Moliwo ta
okazuje si przydatna szczeglnie w sytuacjach, gdy w arkuszu wystpuj jakie formuy
obliczajce wyniki porednie, ktrych nie chcesz umieszcza w raporcie. Moesz te
po prostu chcie ukry nieuywane wiersze i kolumny, eby mc skoncentrowa si
wycznie na wykorzystywanym obszarze arkusza.
Formuy odwoujce si do danych w ukrytych wierszach lub kolumnach w dalszym
cigu poprawnie dziaaj. Wyjtkiem jest funkcja SUMY.CZCIOWE. Jeli jej pierwszy argument jest wikszy ni 100, funkcja ignoruje dane zawarte w ukrytych wierszach lub
kolumnach bdcych wynikiem filtrowania lub uycia konspektw. Nowa funkcja
AGREGUJ take oferuje opcj ignorowania danych w ukrytych wierszach (nawet jeli
wiersze te ukryto rcznie). W systemie pomocy moesz znale informacje na temat tych funkcji, ktre pozwalaj na znacznie wicej ni tylko dodawanie liczb.
57
Ukrywanie
Aby ukry jedn lub wicej kolumn, zastosuj jedn z nastpujcych metod:
Zaznacz komrk kolumny lub kolumn, ktre maj zosta ukryte, po czym wywoaj
klawiszy Ctrl+9.
Wywietlanie
To, co zostao ukryte, wymaga wywietlenia.
Aby wywietli jedn lub wicej ukrytych kolumn, skorzystaj z dowolnego z poniszych
sposobw. Zauwa, e jest to troch utrudnione, gdy ukrytych wierszy lub kolumn nie
moesz bezporednio zaznaczy.
Zaznacz zakres zoony z komrek znajdujcych si z lewej i prawej strony
58
Sposb 19.
Ukrywanie zawartoci komrek
Cho Excel nie oferuje adnej bezporedniej metody pozwalajcej na ukrycie zawartoci
komrek (bez ukrywania caych wierszy lub kolumn), istnieje jednak kilka sposobw umoliwiajcych ominicie tego ograniczenia:
Uyj specjalnego formatowania liczbowego. W tym celu zaznacz komrki, ktre
zasonite. Ksztat powinien mie taki sam kolor co to komrki. Poza tym
powiniene raczej usun obramowania.
Z kad z wymienionych tu metod wie si pewien problem, polegajcy na tym, e zawarto komrek bdzie w dalszym cigu wywietlana w polu tekstowym znajdujcym
si na pasku formuy w momencie, gdy zaznaczysz odpowiedni komrk. Jeli bdziesz
chcia, aby i ta informacja bya niewidoczna, bdziesz musia ukry pasek formuy lub
przeprowadzi nastpujce operacje:
1. Zaznacz odpowiednie komrki.
2. Zastosuj kombinacj klawiszy Ctrl+1, a nastpnie w oknie dialogowym
Sposb 20.
Tworzenie obrazw zakresw
Excel uatwia konwersj zakresu komrek do postaci obrazu. Obraz moe by martwy
(nie zmieni si po zmodyfikowaniu oryginalnego zakresu) lub ywy (odzwierciedla
zmiany wprowadzone w oryginalnym zakresie). Zakres moe nawet zawiera takie obiekty
jak wykresy lub ksztaty.
59
60
W razie potrzeby obraz moesz rwnie wyci i wklei do innego arkusza. Uatwi to
odwoywanie si do informacji zawartych w innym arkuszu.
Na rysunku 20.2 wida obraz powizany z zakresem umiejscowionym w grnej czci
ksztatu, ktry dysponuje bogactwem interesujcych moliwoci formatowania. Wstawienie powizanego obrazu na samej grze ksztatu to dobra metoda wyrnienia okrelonego zakresu.
Rysunek 20.2.
Powizany obraz
zakresu umieszczony
na samej grze
ksztatu
Sposb 21.
Przeprowadzanie
niedokadnych wyszukiwa
Jeli korzystasz z wielkiego arkusza kalkulacyjnego zawierajcego ca mas danych, odnalezienie waciwych informacji moe sprawi Ci nie lada problem. Z pomoc w takiej
sytuacji przyjdzie Ci okno dialogowe Znajdowanie i zamienianie, ktre stanowi doskonae
narzdzie odszukiwania danych i oferuje szereg moliwoci, ktre wikszo uytkownikw zupenie ignoruje.
Okno Znajdowanie i zamienianie moesz wywoa za pomoc polecenia Narzdzia gwne/
Edytowanie/Znajd i zaznacz/Znajd, ale prociej bdzie z pewnoci nacisn kombinacj klawiszy Ctrl+F. Jeli bdziesz chcia zastpowa wyszukane dane innymi informacjami, powiniene skorzysta z polecenia Narzdzia gwne/ Edytowanie/Znajd i zaznacz/
Zamie lub nacisn skrt klawiaturowy Ctrl+H. Rnica bdzie tu polega jedynie na
tym, e w otwartym oknie uaktywniona zostanie inna zakadka w pierwszym przypadku odpowiedzialna za wyszukiwanie, a w drugim za wyszukiwanie i zastpowanie informacji. Rysunek 21.1 prezentuje okno dialogowe Znajdowanie i zamienianie po klikniciu przycisku Opcje, ktry rozszerza okno w celu wywietlenia dodatkowych opcji.
61
Rysunek 21.1.
Okno dialogowe
Znajdowanie
i zamienianie
z uaktywnion
kart Znajd
Jeli z kolei bdziesz chcia znale znak tyldy, bdziesz musia uy dwch takich
symboli (~~).
Jeeli wyniki nie speni Twoich oczekiwa, a samo wyszukiwanie wydaje si nie dziaa
jak naley, dobrze sprawd ustawienia (czasami zmieniaj si samoczynnie) nastpujcych
trzech opcji:
62
Sposb 22.
Zmiana formatowania
Przydatn, lecz czsto pomijan funkcj Excela jest moliwo wyszukiwania i ewentualnego zastpowania formatowa komrek. Moesz dziki niej na przykad w prosty sposb zmieni dowolne formatowania wszystkich komrek korzystajcych z 14-punktowej
czcionki Calibri.
63
Procedura, ktra pozwala osign tego typu efekty, nie naley, niestety, do zbyt intuicyjnych i oczywistych, dlatego postaram si wyjani Ci j tu krok po kroku. Zamy, e
masz skoroszyt zawierajcy wiele komrek korzystajcych z tego ta i z 14-punktowej
pogrubionej czcionki Calibri. Dodatkowo komrki te rozrzucone s po caym skoroszycie,
a Twoim celem jest zmiana ich formatowania w taki sposb, aby wywietlay na czarnym
tle biay tekst za pomoc 16-punktowej pogrubionej czcionki Cambria.
Aby zmieni formatowanie przy uyciu moliwoci wyszukiwania i zamieniania, wykonaj nastpujce czynnoci:
1. Kliknij ktrkolwiek komrk i wykonaj polecenie Narzdzia gwne/Edytowanie/
i zamienianie s puste.
3. Kliknij grny (czyli znajdujcy si na wysokoci pola tekstowego Znajd:)
ktre maj mie wyszukiwane komrki. Prociej jednak bdzie klikn strzak
przycisku Format i z menu wybra polecenie Wybierz format z komrki.
W dalszej kolejnoci kliknij komrk dysponujc ju formatowaniem,
ktre zamierza si zastpi innym.
5. Kliknij dolny (czyli znajdujcy si na wysokoci pola tekstowego Zamie na:)
wszystko.
64
Rysunek 22.1.
Zakadka Zamie
okna dialogowego
Znajdowanie
i zamienianie
W niektrych przypadkach bdziesz chcia jedynie zaznaczy komrki uywajce okrelonego formatowania. W tym celu powiniene wykona kroki od 1. do 4. podanej wyej
procedury, a nastpnie wybra przycisk Znajd wszystko. Okno dialogowe Znajdowanie
i zamienianie zostanie powikszone w celu wywietlenia informacji o odszukanych komrkach, ktre speniaj zadane kryteria formatowania, tak jak zostao to przedstawione
na rysunku 22.2. Aby zaznaczy wszystkie te komrki, kliknij dolny obszar okna i nacinij
kombinacj klawiszy Ctrl+A.
Rysunek 22.2.
Okno dialogowe
Znajdowanie
i zamienianie zostanie
powikszone, aby
wywietli list
wszystkich komrek,
ktre speniaj
okrelone kryteria
Gdy zaznaczysz wszystkie znalezione komrki, bdziesz mg zastosowa dla nich dowolne, wybrane przez siebie formatowania. Zwr uwag na to, e moesz poszerzy kolumny w obrbie listy znalezionych komrek (przecigajc obramowanie kolumny), a take
sortowa list (klikajc nagwek kolumny).
65
Sposb 23.
Modyfikowanie schematu kolorw
programu Excel
Jedn z funkcji wprowadzonych w pakiecie Office 2007 jest moliwo zmiany schematu
kolorw aplikacji. Umoliwia to okno dialogowe Opcje programu Excel. Po klikniciu
przycisku Plik/Opcje uaktywnij kart Oglne. Z listy rozwijanej Schemat kolorw wybierz
jedn z dostpnych wartoci: Niebieski, Srebrny lub Czarny (rysunek 23.1). Gdy zmienisz
schemat kolorw, bdzie to miao wpyw na wszystkie pozostae aplikacje pakietu Microsoft
Office.
Rysunek 23.1.
Ustawianie nowego
schematu kolorw
programu Excel
Moesz uzna, e okrelony schemat kolorw mniej mczy wzrok. Moesz te po prostu
chcie od czasu do czasu zmieni sceneri. Niestety moliwoci wyboru ograniczaj
si tylko do trzech opcji nie uzyskasz nic ponad to, co ujrzysz na ekranie. W aden
sposb nie masz moliwoci dostosowywania schematw kolorw i (o ile mi wiadomo)
projektanci innych firm nie mog nawet utworzy nowych schematw.
66
Sposb 24.
Ograniczanie uytecznej powierzchni
arkusza kalkulacyjnego
Czy kiedykolwiek chciae ograniczy dostp do okrelonego zakresu swojego arkusza?
Czy zdarzyo Ci si utworzy arkusz, w ktrym jedynie niewielki obszar mia by aktywny
i tylko tam miao by moliwe wprowadzanie zmian? Dziki lekturze poniszych paru zda
poznasz dwie metody osignicia tego celu. Jedna z nich korzysta z waciwoci obszaru
przewijania, a druga z ustawie ochrony arkusza kalkulacyjnego.
Domylnie karta ta nie jest widoczna. Aby j wywietli, otwrz okno dialogowe
Opcje programu Excel (wybierajc pozycj Plik/Opcje), a nastpnie kliknij kart
Dostosowywanie Wstki i zaznacz opcj Deweloper na licie po prawej stronie.
2. Wykonaj polecenie Deweloper/Formanty/Waciwoci, aby wywoa przedstawione
klawisz Enter.
Na rysunku uyto zakresu C6:F13. Nie moesz tu, niestety, wskaza obszaru
za pomoc myszki, odwoanie to musi by wprowadzone z klawiatury.
Po wykonaniu wymienionych powyej czynnoci zauwaysz, e nie jeste w stanie przej
do adnej komrki arkusza, ktra nie znajduje si w okrelonym przed chwil zakresie.
Ponadto niektre polecenia ju nie dziaaj. Przykadowo nie moesz zaznaczy caych
wierszy i kolumn. Zwr uwag na fakt, e obszar przewijania moesz ograniczy tylko
do pojedynczego cigego zakresu komrek.
Z rozwizaniem tym wie si jednak pewien problem waciwo ScrollArea nie jest
waciwoci trwa. Oznacza to w praktyce, e jeli zapiszesz swj plik, zamkniesz go,
a nastpnie powtrnie otworzysz, waciwo ScrollArea zostanie zresetowana i znw
67
Rysunek 24.1.
W celu ustawienia
obszaru przewijania
dla arkusza uyj
okna Properties
68
Formatowanie komrek.
3. W oknie tym wybierz zakadk Ochrona i usu znak zaznaczenia z pola opcji
Zablokuj.
4. Wykonaj polecenie Recenzja/Zmiany/Chro arkusz w celu wywoania okna
6. Jeli chcesz, w polu Haso do usunicia ochrony arkusza: okrel haso, ktre
69
Sposb 25.
Uywanie rozwiza alternatywnych
dla komentarzy do komrek
Jak ju z pewnoci zdye si przekona, Excel oferuje Ci moliwo doczenia komentarza do kadej komrki Twojego arkusza kalkulacyjnego. Moesz tego dokona,
wybierajc z menu polecenie Recenzja/Komentarze/Nowy komentarz lub klikajc komrk
prawym przyciskiem myszy i wywoujc z menu podrcznego polecenie Wstaw komentarz.
Zastosuje polecenie Recenzja/Komentarze/Poka wszystkie komentarze, eby uaktywni
lub wyczy wywietlanie komentarzy. Okno dialogowe Opcje programu Excel dysponuje dodatkowymi opcjami przegldania komentarzy. Opcje zlokalizowane s w sekcji
Wywietlanie karty Zaawansowane. Uytkownik moe zdecydowa si na ukrycie wszystkich komentarzy i ich wskanikw. W tym przypadku komentarze nigdy nie bd widoczne.
Opisz tutaj nieco inn metod komentowania zawartoci komrki. Korzysta ona z moliwoci narzdzia Sprawdzanie poprawnoci danych w celu wywietlenia odpowiedniej informacji za pomoc wyskakujcego komunikatu za kadym razem, gdy komrka
zostanie uaktywniona. Jest to dobry sposb na zagwarantowanie, e komentarz zawsze
bdzie widoczny, niezalenie od ustawie przegldania komentarzy okrelonych przez
uytkownika.
Aby doda komunikat do komrki, postpuj zgodnie z wymienionymi poniej instrukcjami:
1. Przejd do komrki, dla ktrej ma by wywietlany komunikat.
2. Wykonaj polecenie Dane/Narzdzia danych/Poprawno danych, aby wywoa
opcjonalny.
5. W polu tekstowym Komunikat wejciowy: wprowad tre wiadomoci,
danych.
Po wykonaniu powyszych krokw za kadym razem, gdy przejdziesz do odpowiedniej komrki, na ekranie komputera pojawi si wyskakujce okienko z treci komunikatu, tak jak zostao to pokazane na rysunku 25.1. Okienko to moesz swobodnie
przemieszcza w dowolne miejsce arkusza, jeli na przykad zasania Ci jakie istotne
informacje.
70
Rysunek 25.1.
Widoczne tu okienko
komunikatu zostao
utworzone za pomoc
narzdzia Sprawdzanie
poprawnoci danych
Sposb 26.
System pomocy programu Excel
Wraz z pakietem Office 2007 pojawi si nowy typ systemu pomocy (oficjalnie noszcy
nazw przegldarki zasobw pomocy), ktry wchodzi rwnie w skad pakietu Office 2010.
Skadnikiem systemu pomocy pakietu Office jest funkcja superwskazwek. Gdy kursor
myszy umiecisz na poleceniu w obrbie Wstki, pojawi si okienko z opisem przeznaczenia polecenia. Rysunek 26.1 przedstawia przykad okienka superwskazwki.
Rysunek 26.1.
Okienko
superwskazwki
zawiera opis kadego
polecenia Wstki
Jednak rzeczywista tre pomocy znajduje si w oknie przegldarki systemu pomocy. Ponisze uwagi pozwol zaznajomi si z systemem pomocy Excela.
System pomocy Excela oferuje dostp z jednego miejsca. Aby wywietli okno
Excel Pomoc, nacinij klawisz F1 lub kliknij okrg ikon znaku pytajnika
pooon poniej paska tytuu okna Excela.
Zawarto pomocy znajduje si w dwch miejscach na lokalnym dysku twardym
nie jest dostpna w przypadku statusu W trybie offline. Dokadniej rzecz biorc,
moesz szuka szablonw lub materiaw szkoleniowych, a take uzyska dostp
do informacji przeznaczonych dla projektantw. Rysunek 26.2 prezentuje opcj
Zawarto z witryny Office Online na licie rozwijanej przycisku Wyszukaj.
Rysunek 26.2.
Okrelanie
zakresu
przeszukiwania
systemu pomocy
adres URL tematu pomocy i przesa go komu innemu. W tym celu prawym
przyciskiem myszy kliknij biecy temat pomocy i z menu wybierz pozycj
Waciwoci. Okno dialogowe Waciwoci wywietli adres URL tematu
pomocy. Za pomoc myszy zaznacz adres URL i zastosuj kombinacj klawiszy
Ctrl+C, eby go skopiowa. Adres URL moe by wprowadzony w oknie
dowolnej przegldarki internetowej.
Sporo czasu zajo mi stwierdzenie tego, e istnieje moliwo decydowania,
71
72
Rysunek 26.3.
Konfigurowanie
paska narzdzi
okna pomocy
Pomoc kontekstowa nie jest doskonaa. Jeli na przykad zostanie otwarte okno
Sposb 27.
Skuteczne ukrywanie
arkusza kalkulacyjnego
Prawdopodobnie wiesz ju, jak mona ukry arkusz kalkulacyjny wystarczy, e prawym przyciskiem myszy klikniesz zakadk arkusza i z menu podrcznego wybierzesz
polecenie Ukryj. Oczywicie rwnie atwo ponownie wywietli arkusz prawym przyciskiem myszy kliknij dowoln zakadk arkusza i z menu podrcznego wybierz polecenie
Odkryj (pojawi si lista wszystkich ukrytych arkuszy).
73
(domylnie nie jest ona wywietlana). Aby zobaczy t kart, otwrz okno
dialogowe Opcje programu Excel (klikajc Plik/Opcje), a nastpnie kliknij kart
Dostosowywanie Wstki i zaznacz opcj Deweloper na licie po prawej stronie.
2. Przejd do arkusza, ktry ma zosta ukryty.
3. Kliknij kontrolk Deweloper/Formanty/Waciwoci, eby otworzy okno
74
Sposb 28.
Praca z widokiem Backstage
By moe jedn z najbardziej znaczcych nowych funkcji programu Excel 2010 jest widok
Backstage. Nie jestem pewien, dlaczego dla funkcji tej uyto takiej nazwy, ale chodzi
o okno wywietlane po klikniciu karty Plik. W zasadzie z funkcji Backstage skorzystasz,
gdy bdziesz zamierza wykona operacj dotyczc skoroszytu: zapisywanie, drukowanie,
konwertowanie do pliku PDF, udostpnianie innym osobom lub po prostu sprawdzanie
skoroszytu w celu uzyskania wybranych podstawowych informacji. Polecenia wykonywane w oknie widoku Backstage zwykle nie maj wpywu na tre dokumentu.
W oknie tym polecenia rozmieszczono wzdu lewej krawdzi. Kliknicie ktrego z nich
spowoduje zmian wygldu okna. Na rysunku 28.1 przedstawiono okno widoku Backstage
po wybraniu polecenia Informacje (domylny wariant po klikniciu karty Plik).
Rysunek 28.1.
Widok Informacje
w oknie widoku
Backstage
Uwag zwraca tu znacznie wicej rzeczy. Na przykad kada z tych kwadratowych kontrolek zawiera dodatkowe polecenia. Mgbym wywietli kad rzecz moliw do zrealizowania w oknie widoku Backstage, jednak byaby to bardzo monotonna lektura. Najlepszym sposobem na zaznajomienie si z tym widokiem jest kliknicie wybranych elementw
i stwierdzenie, do czego su.
Aby zamkn widok Backstage, po prostu kliknij dowoln kart Wstki umieszczon na
samej grze. Wbrew temu, co moesz myle, kliknicie polecenia Zakocz u dou listy
polece nie spowoduje opuszczenia widoku Backstage, lecz zamknicie programu Excel.
Rozdzia 2.
Wprowadzanie danych
W tym rozdziale poznasz sposoby wprowadzania danych do skoroszytu
programu Excel. Wypenianie arkusza jest, co prawda, zadaniem bardzo
atwym, ale podane tu rady z pewnoci pomog Ci znacznie zwikszy
wydajno Twojej pracy.
76
Spis sposobw
Sposb 29.
77
Sposb 30.
81
Sposb 31.
82
Sposb 32.
83
Sposb 33.
84
Sposb 34.
86
Sposb 35.
87
Sposb 36.
Praca z uamkami
90
Sposb 37.
92
Sposb 38.
93
Sposb 39.
95
Sposb 40.
97
Sposb 41.
97
Sposb 42.
100
Sposb 43.
101
Sposb 44.
102
Sposb 45.
104
77
Sposb 29.
Wprowadzenie do typw danych
Zawsze, gdy wpisujesz co do komrki arkusza kalkulacyjnego, program Excel rusza do
pracy i podejmuje decyzj dotyczc okrelenia typu danych, ktre wprowadzasz. Aplikacja
ma tu do wyboru nastpujce moliwoci:
Wpisana zostaa warto liczbowa.
Wpisana zostaa data lub czas.
Wpisany zosta jaki tekst.
Wpisana zostaa formua.
Zrozumienie sposobu, w jaki Excel interpretuje dane wprowadzone przez Ciebie do komrki, pozwoli Ci oszczdzi sobie sporej dawki frustracji zwizanej z sytuacj, w ktrej
program potraktuje Twoje dane inaczej, ni sobie tego yczysz.
potraktowana jako warto dodatnia, przy czym znak ten nie bdzie wywietlany.
Nawiasy jeli warto dodatni umieszczono w nawiasach, Excel
tysicznych lub wiksz ich ilo (znakiem takim moe by na przykad przecinek
lub spacja, a uzalenione jest to od ustawie systemowych), Excel zinterpretuje
wprowadzon dan jako warto liczbow i zastosuje formatowanie odpowiednie
dla tego typu wartoci, wywietlajc symbole separatorw tysicy. Zwr uwag
na fakt, e separatory powinny znajdowa si we waciwych miejscach. Jeli na
78
W zamieszczonej poniej tabeli przedstawiono kilka przykadw dat oraz sposobw ich
interpretacji przez program Excel. Po wpisaniu wartoci masz moliwo ustawienia formatu wywietlania daty; powiniene w tym celu skorzysta z zakadki Liczby okna dialogowego Formatowanie komrek.
Warto wprowadzona
do komrki
10-6-06
6 czerwca 2010
8-6-10
8 czerwca 2010
2010-6-26
26 czerwca 2010
10/6/6
6 czerwca 2010
10/6/26
26 czerwca 2010
2010/6/26
26 czerwca 2010
10-6/6
6 czerwca 2010
26 czerwiec 2010
26 czerwca 2010
cze 26
Warto wprowadzona
do komrki
26 cze
czerwiec 26
6/26
26/6
6-26
79
Excel radzi sobie cakiem niele z interpretacj wprowadzonych przez Ciebie dat, nie jest
jednak w tym wzgldzie doskonay. Nie rozpozna na przykad adnej z nastpujcych danych jako daty: Czerwiec 1, 2010, Cze-1 2010 czy Cze-1/2010. Informacje te zostan raczej
potraktowane jako cigi tekstowe. Jeli wic zamierzasz korzysta z dat w swoich formuach, upewnij si, e wprowadzone przez Ciebie dane s interpretowane przez program
jako daty, gdy w innym przypadku formuy te bd zwraca niewaciwe wyniki.
Typowym problemem zwizanym z rozpoznawaniem danych jako wartoci dat przez
program jest sytuacja, w ktrej prbujesz wprowadzi liczb w postaci uamka zwykego.
Jeli na przykad zechcesz wpisa do komrki arkusza uamek 1/5, Excel zinterpretuje
go jako dat 5 stycznia biecego roku. Rozwizaniem bdzie tu poprzedzenie uamka
znakiem rwnoci (=).
Wprowadzane przez Ciebie wartoci czasu s traktowane przez program Excel po prostu
jako uamkowe czci danych uywanych do zapisu dat. Innymi sowy, Excel zapisuje
dane o czasie jako uamki dni. Jeli wartoci numeryczn daty 1 czerwca 2010 roku bdzie na przykad liczba 40330, to poudnie (a wic poowa dnia) 1 czerwca 2010 roku bdzie
zapisane jako warto numeryczna 40330,5, poniewa cz uamkowa odpowiedzialna za
przechowywanie informacji o czasie zostanie po prostu dodana do liczby reprezentujcej
powysz dat w celu otrzymania penej danej liczbowej okrelajcej odpowiedni godzin
konkretnego dnia.
Rwnie tutaj nie musisz specjalnie przejmowa si wszystkimi tymi abstrakcyjnymi liczbami opisujcymi dni i ich czciami uamkowymi okrelajcymi godziny. Powiniene jedynie poda warto czasu w formacie rozpoznawanym przez program, a konwersja zostanie przeze przeprowadzona automatycznie.
W znajdujcej si poniej tabeli zostao zebranych kilka przykadw formatw wartoci
czasu rozpoznawanych przez program Excel.
Warto wprowadzona
do komrki
11:30
11:30
11:30:00 am
11:30
11:30:00 AM
11:30
11:30 pm
23:30
13:30
13:30
1:30 PM
13:30
80
Powysze przykady nie zawieraj informacji o dniach, do ktrych nale podane godziny,
dlatego przechowywane s w postaci wartoci mniejszych od 1. Innymi sowy, w przypadkach, gdy wprowadzane s jedynie wartoci okrelajce czas, Excel przyjmuje warto
daty jako nieistniejcy dzie 0 stycznia 1900 roku. Wpisujc dane, moesz jednak oczywicie podawa jednoczenie informacj zarwno opisujc dat, jak i czas, tak jak zostao
to przedstawione w poniszej tabeli.
Warto wprowadzona
do komrki
10/6/6 11:30
10/6/6 12:00
2010/6/26 0:00
Gdy wprowadzisz warto okrelajc czas duszy ni 24 godziny, zwizana z nim data
zostanie odpowiednio zwikszona. Wpisanie przedstawionej poniej wartoci czasu zostanie wic na przykad zinterpretowane jako warto okrelajca godzin 1:00 dnia
1 stycznia 1900 roku:
25:00:00
Wprowadzanie formu
Sygnaem, e wprowadzany do komrki arkusza tekst stanowi formu, jest zwykle umieszczenie przed nim znaku rwnoci (=). Excel zinterpretuje jednak rwnie w ten sposb
znajdujcy si przed dan znak plusa (+) lub minusa (-). Co wicej, w przypadku, gdy
Twoja formua zaczyna si bdzie od wywoania funkcji arkusza kalkulacyjnego, zaakceptowany w tej roli zostanie rwnie znak mapy (@), funkcjonuje on bowiem w celu zapewnienia zgodnoci ze starszymi wersjami pakietu Lotus 1-2-3. Znak ten zostanie jednak zmieniony na znak rwnoci zaraz po naciniciu przez Ciebie klawisza Enter.
81
Jeli wpisana przez Ciebie formua nie bdzie posiadaa waciwej skadni, program Excel
prawdopodobnie zaproponuje Ci wprowadzenie w niej poprawek. Pamitaj jednak, e cho
sugerowane przez aplikacj korekty mog by skadniowo poprawne, nie zawsze bdzie
to zgodne z tym, czego oczekiwae.
Sposb 30.
Przemieszczanie wskanika
aktywnej komrki
po wprowadzeniu danych
Gdy naciniesz klawisz Enter, Excel standardowo przesuwa wskanik biecej komrki
do kolejnej komrki arkusza, znajdujcej si pod t, do ktrej wprowadzae dane. Aby
zmieni to zachowanie, skorzystaj z okna dialogowego Opcje programu Excel (kliknij
przycisk Plik/Opcje). Poszukiwane ustawienie znajduje si w obrbie karty Zaawansowane
okna Opcje programu Excel w sekcji Opcje edycji (rysunek 30.1).
Rysunek 30.1.
Za pomoc karty
Zaawansowane
okna dialogowego
Opcje programu
Excel okrel, gdzie
po naciniciu
klawisza Enter
zostanie
przemieszczony
wskanik komrki
82
Pole opcji kontrolujce to zachowanie jest opisane etykiet Przenie zaznaczenie po naciniciu klawisza Enter. Po wczeniu opcji uzyskasz rwnie moliwo okrelenia kierunku przemieszczania wskanika aktywnej komrki; do wyboru s opcje: W d, W gr,
W prawo i W lewo.
Dokonany w tym miejscu wybr jest tylko i wycznie kwesti Twoich osobistych preferencji. Ja na przykad wol wyczy t opcj i korzysta z klawiszy strzaek zamiast
z klawisza Enter. Bez adnych niespodzianek klawisze te przenios wskanik aktywnej
komrki w kierunku, ktry bezporednio im wskaesz. Wydaje mi si, e podczas wprowadzania danych do wiersza arkusza wygodniej Ci bdzie nacisn klawisz prawej
strzaki () ni klawisz Enter. Pozostae klawisze strzaek rwnie bd si zachowyway tak, jak si tego spodziewasz; bdziesz tu mg skorzysta nawet z klawiszy
PgUp i PgDn.
Sposb 31.
Zaznaczanie zakresu
komrek wejciowych
przed wprowadzaniem danych
Oto informacja, o ktrej nie ma pojcia wikszo uytkownikw programu Excel: gdy
przed rozpoczciem wprowadzania danych zaznaczysz zakres komrek, po kadym
naciniciu klawisza Enter Excel automatycznie przeniesie wskanik aktywnej komrki
do kolejnej komrki wchodzcej w skad zaznaczonego obszaru.
Ta kolejna komrka jest okrelona przez ustawienie pola Kierunek: znajdujcego si na
karcie Zaawansowane okna dialogowego Opcje programu Excel (wicej informacji zamieszczono w treci sposobu 30.).
Na przykad wybranie z listy Kierunek: opcji W d lub usunicie symbolu zaznaczenia
z pola opcji Przenie zaznaczenie po naciniciu klawisza Enter spowoduje, e program
bdzie zachowywa si w poniej opisany sposb. Jeli zaznaczony zakres zawiera wiele
wierszy, wskanik bdzie przemieszcza si w d w ramach kolejnych kolumn a do napotkania koca zaznaczonego obszaru; wwczas za przejdzie do pierwszej zaznaczonej
komrki nastpnej kolumny. Aby pomin okrelon komrk, powiniene po prostu nacisn klawisz Enter bez wprowadzania jakichkolwiek danych. Natomiast eby wrci do
poprzedniej komrki, naley nacisn kombinacj klawiszy Shift+Enter. Jeeli wolisz
wpisywa dane wierszami, nie za kolumnami, w miejsce klawisza Enter powiniene naciska klawisz Tab.
83
Sposb 32.
Korzystanie z opcji Autouzupenianie
do automatyzacji wprowadzania danych
Oferowana przez program Excel moliwo wykorzystania opcji Autouzupenianie
znacznie uatwi Ci wprowadzanie tych samych tekstw do wielu komrek arkusza. Korzystajc z niej, powiniene jedynie wprowadzi kilka pierwszych liter tekstu, ktry ma
si znale w komrce, a program automatycznie uzupeni wpis w oparciu o informacje
podane wczeniej w komrkach arkusza znajdujcych si powyej. Oprcz zredukowania
iloci koniecznych do wpisania znakw moliwo ta zmniejsza rwnie ryzyko popenienia bdu w danych oraz zapewnia ich spjno.
Teraz dowiesz si, jak to dziaa. Powiedzmy, e wpisujesz do kolejnych komrek kolumny
informacje na temat pewnych produktw. Jeden z nich nosi nazw Bajerek May. Za pierwszym razem, gdy wprowadzasz do komrki sowa Bajerek May, Excel je zapamituje.
Przy nastpnej okazji, gdy zaczniesz w tej samej kolumnie wpisywa sowa Bajerek May,
program rozpozna je po kilku pierwszych literach i dokoczy wprowadzanie za Ciebie. Wystarczy, eby nacisn klawisz Enter, a caa praca zostanie natychmiast wykonana.
Excel automatycznie dostosuje rwnie wielko liter. Jeli wic za drugim razem zaczniesz wprowadza sowo bajerek (zaczynajce si ma liter b), program odpowiednio
zmieni znak b na B, aby wprowadzane dane byy zgodne z wpisami znajdujcymi si powyej w ramach tej samej kolumny.
Jeli kolumna przechowuje wpisy z pasujcymi kilkoma pierwszymi znakami, Excel nie
wywietli adnych propozycji, dopki wprowadzany wpis nie bdzie jednoznacznie zgodny
z jednym z tych wpisw. Jeeli na przykad kolumna zawiera te produkt o nazwie Bajerek
Duy, funkcja autouzupeniania nie uaktywni si do momentu wprowadzenia pierwszej
litery sowa May lub Duy.
Program oferuje Ci rwnie dostp do moliwoci autouzupeniania zwizanych z uywaniem myszki. eby z nich skorzysta, powiniene klikn w komrce prawym przyciskiem myszki, a nastpnie wybra z menu kontekstowego polecenie Wybierz z listy
rozwijanej. Excel wywietli list zawierajc wszystkie wpisy wprowadzone dotd
do biecej kolumny. Spord nich bdziesz mg wybra odpowiadajcy Ci tekst
(rysunek 32.1).
Dostp do listy rozwijanej moesz nawet uzyska z poziomu klawiatury. W tym celu
zastosuj kombinacj klawiszy Shift+F10, eby wywietli menu podrczne, a nastpnie nacinij klawisz W (klawisz skrtu polecenia Wybierz z listy rozwijanej).
Za pomoc klawiszy strzaek dokonaj wyboru i nacinij klawisz Enter.
Pamitaj, e opcja autouzupeniania dziaa jedynie w przypadku cigych kolumn komrek. Jeeli wic pomidzy komrkami wystpi cho jeden pusty wiersz, narzdzie bdzie
rozpoznawa tylko dane pochodzce z komrek znajdujcych si pod nim.
84
Rysunek 32.1.
Prawym przyciskiem
myszy kliknij komrk
i z menu podrcznego
wybierz polecenie
Wybierz z listy
rozwijanej. W rezultacie
pojawi si lista wpisw
kolumny
Sposb 33.
Usuwanie duplikatw wierszy
Na licie ycze zwizanych z Excelem od dawna znajduje si umoliwienie automatycznego usuwania duplikatw wierszy arkusza. Poczwszy od Excela 2007, Microsoft wreszcie
speni to konkretne yczenie. Rysunek 33.1 prezentuje zakres danych po skonwertowaniu do tabeli za pomoc polecenia Wstawianie/Tabele/Tabela. Zwr uwag na to, e tabela zawiera kilka zduplikowanych wierszy.
Rysunek 33.1.
Celem jest usunicie
z tabeli wszystkich
duplikatw wierszy
85
Jeli dane nie znajduj si w tabeli, w celu otwarcia okna dialogowego Usuwanie duplikatw wywoaj polecenie Dane/Narzdzia danych/Usu duplikaty.
86
Sposb 34.
Zapewnianie wywietlania nagwkw
Typowy arkusz kalkulacyjny zawiera tabel danych posiadajc opisowe nagwki kolumn umieszczone w jej pierwszym wierszu. W momencie przewijania arkusza ku doowi
pierwszy wiersz zostaje przemieszczony poza biecy obszar okna i nagwki kolumn
przestaj by widoczne.
Funkcja wprowadzona w programie Excel 2007 wyeliminowaa ten istniejcy od dawna
problem towarzyszcy arkuszom kalkulacyjnym jednak tylko wtedy, gdy dane maj
posta tabeli utworzonej za pomoc polecenia Wstawianie/Tabele/Tabela. Rysunek 34.1
prezentuje tabel, ktrej zawarto przewinito w d. Standardowo podczas przewijania
nagwki kolumn nie s widoczne. Jednak gdy pracujesz z tabel, Excel wywietla nagwki kolumn tam, gdzie normalnie pojawiaj si litery identyfikujce kolumny.
Rysunek 34.1.
Nagwki kolumn tej
tabeli s wywietlane
w miejscu, w ktrym
normalnie pojawiaj
si litery
identyfikujce
kolumny
87
Sposb 35.
Automatyczne wypenianie
zakresu komrek arkusza
z wykorzystaniem serii
Jeli bdziesz zmuszony do wypenienia zakresu komrek arkusza kalkulacyjnego seri
wartoci, bdziesz mia do dyspozycji kilka rozwiza. Jednym bdzie wstawienie pierwszej danej do odpowiedniej komrki, a nastpnie napisanie formuy, ktra obliczy kolejn
warto, i skopiowanie tej formuy do nastpnych komrek. Przykadem moe tu by
arkusz zawierajcy seri kolejnych liczb w kolumnie A. Zosta on przedstawiony na
rysunku 35.1. W komrce A1 znajduje si liczba 1, a komrka A2 zawiera odpowiedni
formu, ktra zostaa rwnie skopiowana do pozostaych komrek w kolumnie:
=A1+1
Rysunek 35.1.
Excel oferuje prosty
sposb wprowadzania
serii wartoci takich
jak te, ktre
przedstawione zostay
w niniejszym arkuszu
Prostszym rozwizaniem bdzie wykorzystanie dostpnego w programie Excel narzdzia Autowypenienie. Korzystajc z niego, trzeba bdzie jedynie wykona nastpujce
czynnoci:
1. Wprowad liczb 1 do komrki A1.
2. Wprowad liczb 2 do komrki A2.
88
3. Zaznacz zakres komrek A1:A2.
Rysunek 35.3.
Wartoci
sprzeday
po zastosowaniu
autowypeniania
w celu
prognozowania
wartoci dla piciu
ostatnich miesicy
89
Autowypenienie dziaa rwnie w przypadku dat, a nawet niektrych rodzajw elementw tekstowych, takich jak nazwy dni i miesicy. W zamieszczonej poniej tabeli
zebrano kilka przykadw typw danych, ktre pozwalaj na skorzystanie z moliwoci
autowypenienia.
Pierwsza warto
Niedziela
Kwarta-1
Sty
Stycze
Miesic 1
Jeli chcesz mie wiksz kontrol nad procesem automatycznego wypeniania komrek
danymi, powiniene uy prawego przycisku myszki podczas przecigania uchwytu wypeniania. Po zwolnieniu przycisku myszki na ekranie pojawi si przedstawione na rysunku
35.5 menu kontekstowe zawierajce zestaw dostpnych moliwoci. Dostpno opcji widocznych w tym menu uzaleniona jest od typu zaznaczonych danych. Jeli pierwsza komrka naleca do serii bdzie na przykad zawieraa dat, dostpne bd moliwoci zwizane z wypenianiem pl odpowiednimi datami.
90
Rysunek 35.5.
Menu kontekstowe
Autowypenienia
Sposb 36.
Praca z uamkami
Mimo e wikszo uytkownikw Excela zwykle korzysta z wartoci zapisanych w postaci uamkw dziesitnych, moe si czasem zdarzy sytuacja, w ktrej bardziej przydatne oka si liczby zapisane jako uamki zwyke. Tutaj przedstawi Ci moliwoci
wprowadzania wartoci niecakowitych w formie takich wanie uamkw.
Aby wpisa ca warto i uamek zwyky do komrki, powiniene zostawi spacj pomidzy cakowit czci liczby a jej czci uamkow. Na przykad w celu wywietlenia
liczby 6 7/8 naley wpisa 6 7/8, a nastpnie nacisn klawisz Enter. Gdy przejdziesz do
komrki zawierajcej tak liczb, w polu edycji na pasku formuy zobaczysz warto
6,875, jednak zawarto komrki w arkuszu kalkulacyjnym bdzie wywietlana w postaci
uamka zwykego.
Jeeli zachodzi potrzeba wpisania jedynie czci uamkowej, gdy liczba nie posiada czci
cakowitej (jak na przykad warto 1/8), powiniene poprzedzi j wartoci 0 (w podanym
przykadzie wpiszesz zatem 0 1/8). W innym przypadku program Excel zinterpretuje
wprowadzon dan jako warto okrelajc dat. Po przejciu do komrki na pasku formuy ujrzysz warto 0,125, ale w arkuszu nadal bdzie widoczna jej uamkowa reprezentacja, a wic 1/8.
Jeli licznik uamka wprowadzonej przez Ciebie liczby bdzie wikszy od jego mianownika,
program przekonwertuje j na warto skadajc si z czci cakowitej oraz uamkowej.
Jeeli wic wpiszesz na przykad warto 0 65/8, Excel zmieni j na liczb w postaci 8 1/8.
Po wprowadzeniu uamka otwrz okno dialogowe Formatowanie komrek i przyjrzyj si
bliej ustawieniom formatowania liczb zwizanym z komrk. Zauwaysz tu, e Excel
zastosowa dla niej jeden ze swoich formatw liczb uamkowych, tak jak zostao to przedstawione na rysunku 36.1.
91
Rysunek 36.1.
Lista standardowych
formatw liczb
uamkowych
programu Excel
Jeli aden ze standardowych typw formatw uamkowych Excela nie spenia Twoich
oczekiwa, moesz opracowa swj wasny format liczbowy. W tym celu powiniene zastosowa kombinacj klawiszy Ctrl+1, klikn zakadk Liczby w oknie dialogowym
Formatowanie komrek, a nastpnie z listy Kategorie: wybra pozycj Niestandardowe
i w polu tekstowym Typ: wprowadzi acuch znakowy definiujcy wymagany przez
Ciebie format wywietlania liczb. Wprowad na przykad w polu Typ nastpujcy acuch formatu Liczbowe, aby wywietli warto w postaci trzydziestych drugich:
#" "??/32
92
Sposb 37.
Zmiana wymiarw paska formuy
W poprzednich wersjach Excela edycja komrki zawierajcej dug formu lub wiele tekstu
czsto powodowaa, e arkusz stawa si mniej przejrzysty. Rysunek 37.1 prezentuje okno
Excela 2003 po zaznaczeniu komrki przechowujcej do dugi tekst. Zwr uwag na to,
e wiele komrek zostao zakrytych przez rozszerzon zawarto paska formuy. Poczwszy
od Excela 2007, ostatecznie wyeliminowano ten problem, oferujc pasek formuy, ktrego
rozmiary mog by modyfikowane.
Rysunek 37.1. W poprzednich wersjach edytowanie dugiej formuy lub komrki zawierajcej spor
ilo tekstu czsto zmniejszao przejrzysto arkusza
93
Cho pasek formuy Excela 2010 (oraz Excela 2007) udostpnia z prawej strony niewielk
kontrolk przewijania w pionie, moe nie by oczywiste, e w celu zmiany wysokoci paska moesz przecign doln krawd jego obramowania. Rysunek 37.2 przedstawia
przykad paska formuy o zmodyfikowanych rozmiarach. Jak wida, zwikszenie wysokoci paska nie powoduje zakrywania informacji w obrbie arkusza.
Rysunek 37.2.
Zmiana wysokoci
paska formuy
znacznie uatwia
edycj dugich
formu. Ponadto
nadal pozostaj
widoczne wszystkie
komrki arkusza
Wprawdzie moliwo zmiany wysokoci paska formuy to stosunkowo drobna modyfikacja, moe jednak okaza si bardzo pomocna (jeli wiesz o jej istnieniu).
Przydatny jest rwnie skrt klawiaturowy Ctrl+Shift+U. Zastosowanie go powoduje
zmian wysokoci paska formuy w celu pokazania jednego lub dwch wierszy.
Sposb 38.
Odczytywanie danych
za pomoc narzdzia Czytaj komrki
W Excelu 2002 zostao wprowadzone przydatne narzdzie konwertujce tekst na mow.
Moesz je wykorzysta do odczytywania danych z okrelonego zakresu komrek, lecz moesz go uywa rwnie do biecego czytania informacji podczas ich wprowadzania1.
Jednak poczwszy od Excela 2007, z jakiego powodu opcja ta wydaje si nieobecna. Moesz przeszukiwa Wstk cay dzie, a i tak nie natrafisz na lad narzdzia zamieniajcego
tekst na mow. Szczliwie nadal jest ono obecne musisz jedynie powici kilka minut,
eby je udostpni.
1
Niestety polecenia z grupy Czytaj dziaaj dobrze tylko dla tekstw w jzyku angielskim przyp. red.
94
Nowa grupa.
3. Kliknij przycisk Zmie nazw i nazwij grup (np. Czytaj).
4. Kliknij list rozwijan po lewej stronie i wybierz pozycj Polecenia, ktrych
nie ma na Wstce.
5. Przewi list i odszukaj pi pozycji, ktre zaczynaj si od sowa Czytaj.
Po wykonaniu powyszych krokw na karcie Recenzja pojawi si nowa grupa z picioma nowymi ikonami (rysunek 38.1).
Rysunek 38.1.
Polecenia
czytania dodane
do Wstki
95
mowy (rysunek 38.2). Okno to umoliwi Ci wybranie gosu oraz dostosowanie szybkoci
odczytywania danych. W dobraniu odpowiednich ustawie pomoe Ci przycisk Podgld
gosu, ktry umoliwia odczytywanie wprowadzonej prbki tekstu.
Rysunek 38.2.
Aby dostosowa
waciwoci gosu,
powiniene skorzysta
z okna dialogowego
Waciwoci mowy
Sposb 39.
Kontrolowanie
automatycznych hiperczy
Jedno z pyta najczciej zadawanych przez uytkownikw Excela brzmi: W jaki sposb
mog wyczy w programie funkcj automatycznego tworzenia hiperczy?.
Standardowo Excel sprawdza wpisywane przez Ciebie dane i jeli znajdzie wrd nich
informacje, ktre mogyby by adresami poczty elektronicznej lub stron internetowych, zmienia je w hipercza. Czasami jest to dziaanie podane, czsto jednak wrcz
przeciwnie.
96
Wyczanie funkcji
automatycznego tworzenia hiperczy
Jeli chcesz, eby nigdy nie byy automatycznie tworzone hipercza, w celu wyczenia
odpowiedniej funkcji wykonaj nastpujce kroki (proces nie do koca jest intuicyjny):
1. Aby otworzy okno dialogowe Opcje programu Excel, kliknij przycisk Plik/Opcje.
2. Uaktywnij kart Sprawdzanie.
3. Kliknij przycisk Opcje Autokorekty, eby wywietli okno dialogowe
Autokorekta.
4. Uaktywnij kart Autoformatowanie podczas pisania i wycz opcj cieki
97
Sposb 40.
Wprowadzanie numerw kart
kredytowych
Jeli kiedykolwiek prbowae wprowadzi do komrki arkusza kalkulacyjnego Excela
szesnastocyfrowy numer karty kredytowej, z pewnoci odkrye, e program zawsze zmienia ostatni cyfr numeru na zero. Czemu tak si dzieje? Ot Excel przechowuje liczby
z dokadnoci ograniczon tylko do 15 cyfr znaczcych.
Jeeli wic musisz zapisa w arkuszu numery kart kredytowych, powiniene wybra jedn
z dwch moliwoci ich wprowadzenia:
Poprzed numer karty znakiem apostrofu. Spowoduje to, e Excel zinterpretuje
Sposb 41.
Uywanie formularza
wprowadzania danych
oferowanego przez program Excel
Podczas wpisywania informacji na list danych niektrzy uytkownicy wol korzysta
z formularza wprowadzania danych Excela okna dialogowego, ktre dostosowuje
si do danych. Zanim bdziesz mg si nim posuy, musisz zapewni, aby wszystkie
kolumny listy znajdujcej si w Twoim arkuszu posiaday odpowiednie nagwki. Alternatywnie za pomoc polecenia Wstawianie/Tabele/Tabela na bazie zakresu danych moesz utworzy tabel.
Poniewa polecenie Formularz nie pojawia si w obrbie Wstki, musisz przeprowadzi drobne czynnoci przygotowawcze. Oto kroki niezbdne do dodania tej kontrolki
do paska narzdzi Szybki dostp:
1. Prawym przyciskiem myszy kliknij pasek Szybki dostp, po czym z menu
98
Excel wywietli kart Pasek narzdzi Szybki dostp okna dialogowego Opcje
programu Excel.
2. Kliknij list rozwijan po lewej stronie i wybierz pozycj Polecenia,
przycisk Dodaj.
4. Kliknij przycisk OK, eby zamkn okno dialogowe Opcje programu Excel.
Po wykonaniu tych krokw na pasku narzdzi Szybki dostp pojawi si nowa ikona, ktrej
kliknicie spowoduje wywietlenie formularza wprowadzania danych.
Uaktywnij dowoln komrk wewntrz listy i kliknij kontrolk Formularz w obrbie paska
Szybki dostp. Zostanie otwarte okno dialogowe podobne do pokazanego na rysunku 41.1
(pola widoczne w oknie zmieniaj si w zalenoci od uytych nagwkw kolumn).
Rysunek 41.1.
Formularz
wprowadzania
danych programu
Excel
Jeeli liczba kolumn Twojej listy spowoduje, e nie bd one wszystkie mogy zosta
wywietlone na ekranie, okno dialogowe wywietli dwie kolumny zawierajce nazwy pl.
Kontrolka Formularz nie zadziaa jednak, gdy Twoja lista bdzie si skadaa z wicej
ni 32 kolumn. Bdziesz musia zapomnie o tej metodzie wprowadzania danych. Trzeba
bdzie wwczas wpisywa je bezporednio do komrek arkusza kalkulacyjnego.
Sposb 41. Uywanie formularza wprowadzania danych oferowanego przez program Excel
99
Jeeli Twoja lista nosi nazw Baza_danych, Excel automatycznie rozszerzy definicj zakresu o nowy wiersz lub wiersze, ktre dodasz do listy za porednictwem okna
dialogowego formularza wprowadzania danych. Pamitaj jednak, e dziaa to tylko
i wycznie w przypadku listy o nazwie Baza_danych; podanie kadej innej nazwy spowoduje, e funkcja ta nie bdzie aktywna. Aby nazwa zakres komrek arkusza kalkulacyjnego, wybierz polecenie Formuy/Nazwy zdefiniowane/Definiuj nazw. Jeli lista
znajduje si w tabeli (utworzonej za pomoc polecenia Wstawianie/Tabele/Tabela),
nie ma potrzeby nadawania zakresowi nazwy. Tabela zostanie automatycznie rozszerzona w momencie dodania nowych danych.
Okna dialogowego formularza danych moesz uywa do wielu innych zada oprcz zwykego wprowadzania informacji. Dziki niemu moesz bowiem rwnie edytowa obecne
na licie rekordy, przeglda dane poszczeglnych rekordw, usuwa je oraz wywietla
rekordy speniajce okrelone kryteria.
Okno dialogowe formularza zawiera kilka dodatkowych przyciskw umoliwiajcych te
dziaania. Oto one:
Usu. Umoliwia usunicie wywietlanego rekordu.
Przywr. Pozwala na odtworzenie kadej edytowanej przez Ciebie danej,
100
Sposb 42.
Dostosowywanie i udostpnianie
wpisw Autokorekty
Wielu uytkownikw programu Excel samodzielnie odkrywa oferowan przez aplikacj
funkcj Autokorekta i ogromna wikszo z nich czyni to zupenie przypadkowo. Jeli na
przykad zdarzy Ci si wpisa do komrki arkusza tekst (c), Excel automatycznie poprawi
go, zastpujc symbolem praw autorskich . Program poprawia rwnie pewne bdy
ortograficzne oraz niektre typowe bdy pisowni, takie jak rozpoczcie sowa dwiema
wielkimi literami.
Aby podczas wprowadzania danych do komrki zapobiec dziaaniu funkcji autokorekty,
nacinij kombinacj klawiszy Ctrl+Z. Jeli na przykad chcesz wpisa wanie cig znakw (c), a nie proponowany przez program symbol, po cigu (c)wstaw spacj.
Wprawdzie Excel dokona autokorekty, ale mona cofn efekty dziaania tej funkcji
przez zastosowanie kombinacji klawiszy Ctrl+Z. Jeeli kombinacji tej uyjesz po
umieszczeniu danych w komrce, caa jej zawarto zostanie usunita.
Aby doda nowy skrt autokorekty, powiniene po prostu wpisa go do pola tekstowego
Zamie: (moe to by na przykad skrt msft), za w polu Na: umieci jego rozwinicie
(na przykad tekst Microsoft), po czym klikn przycisk Dodaj. W celu usunicia istniejcego wpisu znajd go na licie, a nastpnie wybierz przycisk Usu.
101
Sposb 43.
Ograniczanie moliwoci
przemieszczania kursora jedynie
do komrek wprowadzania danych
Typowy arkusz kalkulacyjny korzysta z dwch typw komrek: komrek wprowadzania
danych oraz komrek formu. Uytkownik wprowadza informacje do pierwszych, drugie
za zwracaj wyniki oblicze wykonanych przez formuy.
Na rysunku 43.1 zosta przedstawiony prosty przykad tego typu arkusza. Komrki wejciowe nale do zakresu B4:B6 i s one wykorzystywane przez formuy znajdujce si
w komrkach B10:B11. Aby uniemoliwi uytkownikom przypadkowe wpisywanie
danych do komrek formu, dobrze byoby ograniczy moliwo przemieszczania kursora jedynie do komrek wejciowych. To zabezpieczyoby zawarto komrek przechowujcych formuy.
Uzyskanie takiego efektu wymaga zrealizowania dwuetapowego procesu. Powiniene jedynie odblokowa komrki wejciowe, a nastpnie zabezpieczy arkusz. Aby otrzyma
arkusz kalkulacyjny podobny do pokazanego na rysunku 43.1, powiniene przeprowadzi
nastpujce operacje :
1. Zaznacz zakres komrek B4:B6.
2. Uyj kombinacji klawiszy Ctrl+1, eby wywietli okno dialogowe
Formatowanie komrek.
102
Rysunek 43.1.
W grnej czci
przedstawionego
tu arkusza
kalkulacyjnego
znajduj si komrki
wejciowe, za w jego
dolnej czci widoczne
s komrki formu
ochrony arkusza.
7. Kliknij przycisk OK.
Sposb 44.
Kontrolowanie Schowka pakietu Office
Z pewnoci doskonale znasz moliwoci oferowane przez schowek systemu Windows.
Dziaa on w taki sposb, e skopiowane lub wycite przez Ciebie informacje, takie jak
tekst czy wykres, zostaj umieszczone w schowku, a nastpnie mog by w kadej chwili
wklejone w dowolne inne miejsce.
103
Wraz z pakietem Office 2000 firma Microsoft wprowadzia narzdzie, ktre nosi nazw
Schowek pakietu Office. Zapytasz teraz pewnie, dlaczego miaby korzysta z kolejnego
schowka? Najprostszym argumentem bdzie tu fakt, e ten schowek jest duo bardziej
uniwersalny od schowka oferowanego przez system, bo pozwala Ci na przechowywanie
a do 24 skopiowanych elementw. W Schowku Windows z kolei moesz umieci tylko
pojedynczy element, z czego wynika, e skopiowanie lub wycicie czegokolwiek powoduje
zawsze usunicie informacji uprzednio wprowadzonej do schowka. Wad Schowka pakietu Office jest natomiast to, e wsppracuje on jedynie z aplikacjami pakietu Office,
a wic programami Word, Excel, PowerPoint, Access oraz Outlook.
Jeli masz wraenie, e Schowek pakietu Office nie dziaa, moesz go w dowolnej chwili
wywoa, klikajc w obrbie grupy Narzdzia gwne/Schowek kontrolk otwierajc okno
dialogowe. Kontrolka ma posta niewielkiej ikony zlokalizowanej z prawej strony nazwy
grupy Schowek. Klikanie tej ikony powoduje naprzemienne wywietlanie i zamykanie
schowka pakietu Office.
Za kadym razem, gdy co skopiujesz lub wytniesz, w schowku pakietu Office pojawi si
fragment pobranej do schowka informacji, tak jak zostao to przedstawione na rysunku
44.1. Po zapisaniu w schowku 24 pozycji, elementy dodane pniej bd zastpoway
starsze informacje. Aby wklei okrelone dane, trzeba jedynie umieci kursor we waciwym miejscu i wybra odpowiedni element w oknie schowka pakietu Office.
Rysunek 44.1.
Schowek pakietu Office
z wywietlonymi
picioma skopiowanymi
pozycjami
104
Mimo e Schowek pakietu Office moe by bardzo przydatny, znaczna cz uytkownikw uwaa go za do irytujce narzdzie. Aby zmieni pewne ustawienia zwizane ze
schowkiem, kliknij widoczny w dolnej czci okienka przycisk Opcje, tak jak zostao to
przedstawione na rysunku 44.2. Okno zada Schowka pakietu Office zostaje standardowo
wywietlone zawsze wtedy, gdy skopiujesz dwa fragmenty danych. Aby temu zapobiec,
powiniene usun znak zaznaczenia z opcji menu kontekstowego o nazwie Poka automatycznie Schowek pakietu Office.
Rysunek 44.2.
Opcje dostpne dla
narzdzia Schowek
pakietu Office
Sposb 45.
Tworzenie listy rozwijanej
w komrce arkusza
Myl, e wikszo uytkownikw Excela jest wicie przekonana, i do wywietlenia
listy rozwijanej w komrce arkusza niezbdne jest opracowanie makra w jzyku VBA.
Tak jednak nie jest. W gruncie rzeczy jest to niezwykle proste i aden kod nie jest tu do
niczego potrzebny.
Na rysunku 45.1 zosta przedstawiony prosty przykad. Gdy zaznaczysz komrk B2,
pojawi si obok niej przycisk ze strzak skierowan w d. Kliknicie go spowoduje, e
na ekranie wywietlona zostanie lista elementw; w tym konkretnie przykadzie bdzie to
lista nazw miesicy. Gdy wybierzesz jedn z pozycji listy, zostanie ona wprowadzona do
komrki. Lista rozwijana moe zawiera tekst, wartoci liczbowe lub daty. Oczywicie
formuy mog odwoywa si do komrek dysponujcych list rozwijan. Formuy zawsze
uywaj wywietlanej wartoci.
105
Rysunek 45.1.
Tworzenie
w komrce listy
rozwijanej jest
proste i nie wymaga
zastosowania makr
Sztuczka zwizana z utworzeniem tej listy polega na skorzystaniu z narzdzia Sprawdzanie poprawnoci danych. Wymienione poniej instrukcje pozwol Ci na samodzielne
opracowanie rozwijanej listy elementw dla dowolnej komrki arkusza:
1. Wprowad list elementw do zakresu komrek arkusza.
Ustawienia.
5. Z listy rozwijanej Dozwolone: wybierz pozycj Lista.
6. Korzystajc z pola rdo:, okrel zakres komrek zawierajcych elementy listy.
106
Jeeli Twoja lista bdzie krtka, moesz pomin krok 1. powyszej procedury. atwiej
bdzie wprowadzi poszczeglne elementy listy oddzielone znakiem rednika (;) wprost
do widocznego w oknie dialogowym Sprawdzanie poprawnoci danych pola tekstowego
rdo:.
W poprzednich wersjach konieczne byo, aby lista pozycji znajdowaa si w tym samym
arkuszu co komrka, ktra zawiera list rozwijan. W przypadku Excela 2010 nie jest
to ju wymagane.
Jeli planujesz wspuytkowa skoroszyt z innymi osobami, ktre korzystaj ze starszej
wersji Excela, upewnij si, e lista jest w tym samym arkuszu co lista rozwijana. Alternatywnie moesz umieci list w dowolnym arkuszu, dopki jest ona nazwanym zakresem. Moesz zatem na przykad zdefiniowa nazw zakresu komrek E1:E12 jako
NazwyMiesicy, korzystajc w tym celu z polecenia Formuy/Nazwy zdefiniowane/Definiuj
nazw, a nastpnie w polu tekstowym rdo: znajdujcym si w oknie dialogowym Sprawdzanie poprawnoci danych wpisa =NazwyMiesicy.
Rozdzia 3.
Formatowanie
Excel oferuje mnstwo opcji dotyczcych formatowania. Pozwalaj Ci one
na atrakcyjne zaprezentowanie efektw Twojej pracy. W tym rozdziale
znajdziesz wskazwki, ktre pomog Ci w odpowiednim sformatowaniu
liczb, tekstw, wartoci daty i czasu oraz w dostosowaniu wielu innych
aspektw wygldu arkusza Excela.
Rozdzia 3. Formatowanie
108
Spis sposobw
Sposb 46.
109
Sposb 47.
110
Sposb 48.
111
Sposb 49.
112
Sposb 50.
115
Sposb 51.
118
Sposb 52.
119
Sposb 53.
121
Sposb 54.
123
Sposb 55.
124
Sposb 56.
Scalanie komrek
126
Sposb 57.
127
Sposb 58.
129
Sposb 59.
130
Sposb 60.
131
Sposb 61.
131
Sposb 62.
133
Sposb 63.
135
Sposb 64.
136
Sposb 65.
137
Sposb 66.
139
Sposb 67.
141
109
Sposb 46.
Zastosowanie minipaska narzdzi
W Excelu 2007 wprowadzono nowy element interfejsu uytkownika o nazwie minipasek
narzdzi. Ten niewielki wyskakujcy pasek pojawia si zawsze, gdy prawym przyciskiem
myszy klikniesz obiekt (na przykad zakres komrek, legend wykresu lub ksztat). Jest on
wywietlany powyej menu podrcznego i przechowuje ikony, ktre standardowo s
zlokalizowane w obrbie karty Narzdzia gwne. Na rysunku 46.1 przedstawiono minipasek narzdzi, ktry jest wywietlany, gdy prawym przyciskiem myszy klikn tytu wykresu. Minipasek przydaje si szczeglnie wtedy, gdy musisz zastosowa okrelone formatowanie, a karta Narzdzia gwne nie jest akurat uaktywniona.
Rysunek 46.1.
Minipasek narzdzi
pojawia si powyej
menu podrcznego
kadorazowo po
klikniciu obiektu
prawym przyciskiem
myszy
Powyej nie wystpuje bd w druku. W celu wyczenia minipaska dla waciwoci naley
ustawi warto True, a nie False. I jeszcze drobna ciekawostka. Gdy pakiet Office 2007 by
projektowany, w przypadku minipaskw narzdzi posugiwano si oryginalnym anglojzycznym terminem floaties. Okrelenie to nadal wystpuje w modelu obiektowym Excela.
Rozdzia 3. Formatowanie
110
By moe zauwaye opcj Poka minipasek narzdzi przy zaznaczaniu w obrbie karty
Oglne okna dialogowego Opcje programu Excel. Opcja ta okrela, czy minipasek narzdzi
zostanie wywietlony po zaznaczeniu tekstu podczas edytowania komrki.
Nie moesz dostosowywa minipaska narzdzi. Nie uzyskasz wicej ni to, co widzisz.
Sposb 47.
Zastosowanie wcicia
dla zawartoci komrki
Zawarto komrki moe by wyrwnana do lewej lub prawej strony bd wyrodkowana.
Domylnie liczby s wyrwnywane do prawej strony, a tekst do lewej. Na rysunku 47.1
przedstawiono tabel danych, ktra korzysta z domylnego wyrwnania. Jak wida,
pozycje w kolumnach Sprzeda i Region s wywietlane tu obok siebie, co utrudnia
odczytywanie.
Rysunek 47.1.
Domylne wyrwnanie
komrek moe utrudni
odczytywanie
informacji
111
Rysunek 47.2.
Wybr wartoci
w polu Wcicie dla
zaznaczonego zakresu
Rysunek 47.3.
Czytelno poprawia
zastosowanie wcicia
dla nazw w kolumnie
Region
Sposb 48.
Szybkie formatowanie liczb
Prawdopodobnie wiesz ju o tym, e warto znajdujca si w komrce arkusza moe by
wywietlana na wiele rnych sposobw. W grupie Narzdzia gwne/Liczba Wstki Excel
zapewnia kilka typowych opcji formatowania liczb. Aby w peni kontrolowa formatowanie
liczb, zastosuj kombinacj klawiszy Ctrl+1, eby otworzy okno dialogowe Formatowanie
komrek, a nastpnie kliknij kart Liczby.
Niektre typowe formaty liczbowe moesz stosowa bez koniecznoci otwierania okna
dialogowego Formatowanie komrek. Jeeli w Twoich arkuszach zajdzie potrzeba regularnego wykorzystywania ktregokolwiek z nich, bdziesz mg zaoszczdzi nieco czasu, uywajc skrtw klawiaturowych zebranych w tabeli 48.1. Zauwa, e w przypadku
wikszoci klawiatur trzeci znak wymienionych kombinacji, wystpujcy po klawiszach
Ctrl+Shift, znajduje si zwykle w grnym rzdzie klawiszy.
Rozdzia 3. Formatowanie
112
Tabela 48.1. Kombinacje klawiszy skrtw umoliwiajce zastosowanie wybranych formatowa liczb
Klawisz skrtu
Ctrl+Shift+`
(akcent lub znak tyldy
znajdujcy si czsto
nad klawiszem Tab)
Ctrl+Shift+1
Ctrl+Shift+2
Ctrl+Shift+3
Ctrl+Shift+4
Ctrl+Shift+5
Ctrl+Shift+6
Sposb 49.
Tworzenie niestandardowych
formatw liczbowych
Mimo e Excel oferuje Ci do wyboru szereg predefiniowanych formatw liczbowych, moe
si okaza, e aden z nich nie spenia do koca Twoich oczekiwa. W takim przypadku
najlepszym rozwizaniem bdzie prawdopodobnie utworzenie wasnego formatu. Dokonasz tego, korzystajc z przedstawionej na rysunku 49.1 zakadki Liczby, znajdujcej si
w oknie dialogowym Formatowanie komrek. Najprostszym sposobem wywietlenia tego
okna jest uycie kombinacji klawiszy Ctrl+1. Ewentualnie w obrbie grupy Narzdzia
gwne/Liczba kliknij kontrolk wywoujc okno dialogowe (jest to niewielka ikona
zlokalizowana z prawej strony etykiety Liczba).
Wielu uytkownikw Excela, i to nawet tych bardziej zaawansowanych, unika tworzenia
wasnych formatw liczbowych, poniewa sdz oni, e proces ten jest bardzo skomplikowany. Prawda jest jednak zupenie inna, bowiem opracowywanie niestandardowych
formatw wydaje si zdecydowanie trudniejsze, ni jest w rzeczywistoci.
Format liczbowy tworzy si poprzez podanie serii kodw definiujcych cig formatw
liczby. Aby okreli niestandardowy format, powiniene postpowa wedug nastpujcych instrukcji:
113
Rysunek 49.1.
Tworzenie
niestandardowego
formatu liczbowego
przy uyciu zakadki
Liczby okna
dialogowego
Formatowanie
komrek
Formatowanie komrek.
2. Kliknij zakadk Liczby i wybierz z listy kategori Niestandardowe.
3. Wprowad swj wasny format liczbowy, korzystajc z pola tekstowego Typ:.
Aby okreli, z ilu powyszych elementw powinien skada si cig definiujcy format
liczbowy, postpuj wedug nastpujcych wskazwek:
Jeli podasz tylko jeden element definicji, ten sam niestandardowy cig formatujcy
Rozdzia 3. Formatowanie
114
Jeli podasz trzy czci cigu definiujcego format, pierwsza zostanie wykorzystana
115
Komentarz
Standardowy
0 (zero)
Znak procentu
spacja
E- E+ e- e+
$ - + / ( ) : spacja
_ (podkrelenie)
"tekst"
[kolor]
[KOLOR n]
[warto warunku]
Sposb 50.
Uywanie niestandardowych
formatowa liczb
do skalowania wartoci
Jeli masz do czynienia z bardzo duymi liczbami, moesz chcie, aby wartoci te wywietlane byy w postaci przeskalowanej do tysicy lub milionw, zamiast w oryginalnej
formie. Jeli bdziesz chcia na przykad przedstawi liczb 132 432 145 w milionach,
otrzymasz warto 132,4.
Rozdzia 3. Formatowanie
116
Tabela 49.2. Kody uywane do tworzenia niestandardowych formatowa wartoci daty i czasu
Kod
Komentarz
mm
mmm
mmmm
mmmmm
dd
ddd
Wywietla dzie w postaci skrtu jego nazwy (Pn, Wt, r, Cz, Pt, So, N).
dddd
yy lub yyyy
Wywietla rok w postaci liczby dwucyfrowej (00 99) lub w postaci penej
czterocyfrowej liczby (1900 9999).
h lub hh
Wywietla godzin w postaci liczby bez wiodcego zera (0 23) lub wraz z nim
(00 23).
m lub mm
Wywietla minut w postaci liczby bez wiodcego zera (0 59) lub wraz z nim
(00 59).
s lub ss
Wywietla sekund w postaci liczby bez wiodcego zera (0 59) lub wraz z nim
(00 59).
[]
AM/PM
Wywietlanie liczb w postaci przeskalowanej jest moliwe dziki zastosowaniu niestandardowych formatowa liczb. Powoduje to jednoczenie, e we wszelkich obliczeniach
wykorzystujcych zawarto komrki uywana bdzie zawsze oryginalna warto liczby,
gdy formatowanie ma wpyw jedynie na sposb jej prezentowania, nie za na dokadno
zapisu. Aby zdefiniowa niestandardowy format liczbowy, zastosuj kombinacj klawiszy
Ctrl+1. Wywietli si okno dialogowe Formatowanie komrek. Kliknij w nim zakadk
Liczby i z widocznej tam listy Kategoria: wybierz pozycj Niestandardowe. Cig okrelajcy sposb formatowania bdziesz mg wprowadzi w polu tekstowym Typ:.
Tabela 50.1 przedstawia przykady niestandardowych formatowa liczb, ktre wywietlaj
wartoci w milionach.
Tabela 50.2 zawiera przykady niestandardowych formatowa liczb, ktre przedstawiaj wartoci w tysicach.
W tabeli 50.3 zebrano przykady niestandardowych formatowa liczb, ktre przedstawiaj
wartoci w setkach.
117
Format liczby
Warto
wywietlana
123456789
#(spacja)###(spacja)(spacja)
123
1,23457E+11
#(spacja)###(spacja)(spacja)
123 457
1000000
#(spacja)###(spacja)(spacja)
5000000
#(spacja)###(spacja)(spacja)
-5000000
#(spacja)###(spacja)(spacja)
-5
#(spacja)###(spacja)(spacja)
(pusta komrka)
123456789
#(spacja)###,00(spacja)(spacja)
123,46
1,23457E+11
#(spacja)###,00(spacja)(spacja)
123 457,00
1000000
#(spacja)###,00(spacja)(spacja)
1,00
5000000
#(spacja)###,00(spacja)(spacja)
5,00
-5000000
#(spacja)###,00(spacja)(spacja)
-5,00
#(spacja)###,00(spacja)(spacja)
,00
123456789
#(spacja)###(spacja)(spacja)"M"
123M
1,23457E+11
#(spacja)###(spacja)(spacja)"M"
123 457M
1000000
#(spacja)###(spacja)(spacja)"M"
1M
-5000000
#(spacja)###(spacja)(spacja)"M"
-5M
123456789
#(spacja)###,0(spacja)(spacja)"M"_);(#(spacja)###,0(spacja)
(spacja)"M");0,0"M"_)
123,5M
1000000
#(spacja)###,0(spacja)(spacja)"M"_);(#(spacja)###,0(spacja)
(spacja)"M");0,0"M"_)
1,0M
-5000000
#(spacja)###,0(spacja)(spacja)"M"_);(#(spacja)###,0(spacja)
(spacja)"M");0,0"M"_)
(5,0M)
#(spacja)###,0(spacja)(spacja)"M"_);(#(spacja)###,0(spacja)
(spacja)"M");0,0"M"_)
0,0M
Format liczby
Warto wywietlana
123456
#(spacja)###(spacja)
123
1234565
#(spacja)###(spacja)
1 235
-323434
#(spacja)###(spacja)
-323
123123,123
#(spacja)###(spacja)
123
499
#(spacja)###(spacja)
(pusta komrka)
500
#(spacja)###(spacja)
500
#(spacja)###,00(spacja)
,50
Rozdzia 3. Formatowanie
118
Tabela 50.3. Przykady formatw skalujcych wartoci w setkach
Warto
Format liczby
Warto wywietlana
546
0","00
5,46
100
0","00
1,00
9890
0","00
98,90
500
0","00
5,00
-500
0","00
-5,00
0","00
0,00
Sposb 51.
Uywanie niestandardowych
formatowa wartoci daty i czasu
Gdy wprowadzisz dat do komrki arkusza kalkulacyjnego, program Excel sformatuje j,
korzystajc ze standardowego krtkiego formatu systemowego. Format ten moesz zmieni, wybierajc narzdzie Opcje regionalne i jzykowe. Znajduje si ono w oknie Panel
sterowania systemu Windows XP.
Excel oferuje Ci wiele bardzo uytecznych wbudowanych formatowa wartoci daty
i czasu. Mieszcz si one w kategoriach Data i Czas znajdujcych si na licie Kategorie:
widocznej w zakadce Liczby okna dialogowego Formatowanie komrek. W tabeli 51.1
znajdziesz kilka innych formatw daty i czasu, ktre mog Ci si przyda w Twojej pracy.
Kolumna Warto tej tabeli zawiera liczbowe wartoci przykadowych danych opisujcych dat i czas.
Tabela 51.1. Przykady formatw liczbowych daty i czasu
Warto
40328
40328
"Jest" dddd!
Jest niedziela!
40328
dddd, dd/mm/rrrr
niedziela, 30/05/2010
40328
"Miesic:" mmm
Miesic: maj
40328
Standardowy (d/m/rrrr)
40328 (30/5/2010)
0,345
g "godzin"
8 godzin
0,345
"godzina" g:mm
godzina 8:16
0,345
g:mm a/p"m"
8:16 am
0,345
8 godzin i 16 minut
0,78
g:mm a/p".m."
6:43 p.m.
Warto wywietlana
119
Sposb 52.
Kilka przydatnych niestandardowych
formatowa liczbowych
Tutaj znajdziesz zestaw pomocnych przykadw niestandardowych formatw liczb.
Aby pozna kroki umoliwiajce zdefiniowanie przy wykorzystaniu okna dialogowego Formatowanie komrek niestandardowego formatowania liczbowego i listy
kodw niestandardowych formatowa liczbowych, powiniene zapozna si z treci
sposobu 46.
Ukrywanie zer
Trzeci element przedstawionego poniej cigu definiujcego formatowanie jest pusty,
dziki czemu wartoci zerowe nie bd wywietlane w komrce arkusza (bdzie ona
wygldaa jak komrka pusta):
Standardowy; Standardowy;;@
Podana tu definicja spowoduje, e zarwno wartoci dodatnie, jak i ujemne bd wywietlane przy uyciu standardowego formatowania numerycznego. Bdziesz jednak,
oczywicie, mg zastosowa dla nich dowolne inne kody formatowania.
W kolejnym przykadzie uyty zosta symbol gwiazdki (*), czyli kod okrelajcy powtarzanie znaku, ktrego zadaniem jest wprowadzenie takiej iloci wiodcych zer, aby wypeniona zostaa caa szeroko komrki:
*00
Rozdzia 3. Formatowanie
120
Przedstawiony poniej cig sformatuje wartoci mniejsze lub rwne 1 jako liczby wyraone w procentach. Dla wartoci wikszych od 1 oraz danych tekstowych zostanie
zastosowane formatowanie standardowe.
[<=1]0,00%;Standardowy
Powtarzanie tekstu
Zastosowanie podanego tu cigu definiujcego formatowanie liczbowe spowoduje trzykrotne wywietlenie zawartoci komrki. Jeli wic na przykad bdzie si w niej znajdowa
tekst Budet, w komrce arkusza pojawi si cig znakw Budet Budet Budet.
;;;@ @ @
121
Kolejny cig wywietla wartoci z jednym miejscem dziesitnym, ale ukrywa teksty
oraz zera:
0,0;-0,0;;
Zwr jednak uwag na fakt, e mimo ukrycia zawartoci komrki w arkuszu umieszczenie w niej kursora spowoduje wywietlenie jej zawartoci w polu tekstowym znajdujcym si na pasku formuy.
Sposb 53.
Aktualizowanie starych czcionek
Podczas instalowania pakietu Microsoft Office do systemu jest dodawanych kilka nowych
czcionek, ktre s wykorzystywane przy tworzeniu nowego skoroszytu. To, jakie dokadnie czcionki s domylnie uywane, zmienia si w zalenoci od wybranego motywu
dokumentu.
W treci sposobu 16. zamieszczono wicej informacji na temat stosowania motyww dokumentw.
Rozdzia 3. Formatowanie
122
Jeeli uywasz domylnego motywu pakietu Office, nowo utworzony skoroszyt Excela
zastosuje dwie nowe czcionki Cambria (dla nagwkw) i Calibri (dla zawartoci arkuszy). Po otwarciu skoroszytu zapisanego w wersji Excela wczeniejszej ni 2007 stare
czcionki nie bd aktualizowane. Rnica w wygldzie arkuszy uywajcych starych
i nowych czcionek jest diametralna. Gdy porwnasz arkusz Excela 2003 i arkusz Excela
2010, ten drugi bdzie o wiele bardziej czytelny i przejrzysty.
Aby uaktualni czcionki skoroszytu utworzonego w poprzedniej wersji Excela, wykonaj
nastpujce kroki:
1. Uyj kombinacji klawiszy Ctrl+N, eby utworzy nowy pusty skoroszyt.
2. Uaktywnij skoroszyt, ktrego czcionki zostan uaktualnione.
3. W obrbie grupy Narzdzia gwne/Style kliknij strzak skierowan w d,
Procedura zadziaa w przypadku wszystkich komrek z wyjtkiem tych, dla ktrych okrelono dodatkowe formatowanie, takie jak inny rozmiar czcionki, pogrubienie, kursywa,
pokolorowany tekst lub cieniowane to. W celu zmiany czcionki w tych komrkach
wykonaj nastpujce kroki:
1. Zaznacz dowoln pojedyncz komrk.
2. Wywoaj polecenie Narzdzia gwne/Edytowanie/Znajd i zaznacz/Zamie,
Jeli s one niewidoczne, kliknij przycisk Opcje, aby rozszerzy okno dialogowe.
4. W celu wywietlenia okna dialogowego Format wyszukiwania kliknij grny
przycisk Format.
5. Uaktywnij kart Czcionka.
6. Z listy pola Czcionka wybierz nazw czcionki, ktra zostanie zastpiona
123
Sposb 54.
Wizualizacja formatowania
warunkowego
Formatowanie warunkowe umoliwia selektywne i zautomatyzowane formatowanie
komrek na podstawie ich zawartoci. Przykadowo moesz okreli, e wszystkie wartoci
ujemne w zakresie bd wywietlane na tle w kolorze jasnotym. Gdy wprowadzisz lub
zmodyfikujesz warto zakresu, Excel sprawdzi j, a nastpnie reguy formatowania warunkowego ustalone dla komrki. Jeeli warto jest ujemna, to bdzie cieniowane. W przeciwnym razie nie zostanie zastosowane adne formatowanie.
Poczwszy od Excela 2007, Microsoft znaczco rozszerzy moliwoci formatowania
warunkowego, uwzgldniajc kilka funkcji wizualizacji: paski danych, skale kolorw i zestawy ikon. W tym sposobie opisano te funkcje, do ktrych dostp zapewnia kontrolka listy
rozwijanej Narzdzia gwne/Style/Formatowanie warunkowe.
Paski danych
Uycie paskw danych formatowania warunkowego moe czasami stanowi szybk
w przygotowaniu alternatyw dla tworzenia wykresu. Na rysunku 54.1 przedstawiono
wyniki ankiety z zastosowaniem paskw danych, ktre wizualizuj uzyskane odpowiedzi.
Korzystajce z tych paskw formatowanie warunkowe znacznie ulepszono w programie
Excel 2010. Na przykad moesz obecnie uy paskw o jednolitych kolorach (zamiast
gradientw), a take okreli minimalne i maksymalne wartoci skali. Poza tym poprawnie
s przetwarzane wartoci ujemne.
Rysunek 54.1.
Tabele uywaj
paskw danych
funkcji formatowania
warunkowego
Skale kolorw
Skala kolorw funkcji formatowania warunkowego zmienia kolor ta komrki na podstawie
jej wartoci wzgldnej w stosunku do wartoci innych komrek zakresu. Rysunek 54.2
przedstawia zakres komrek korzystajcych ze skali kolorw. Rysunek prezentuje liczb
Rozdzia 3. Formatowanie
124
pracownikw kadego dnia roku. Ta trjkolorowa skala stosuje kolor czerwony dla najmniejszej wartoci, ty dla redniej wartoci i zielony dla najwikszej wartoci. Wartoci
znajdujce si midzy tymi wartociami s wizualizowane z wykorzystaniem gradientu
kolorw. Rysunek sporzdzony w skali szaroci nie ilustruje najlepiej tego przykadu.
Efekt robi znacznie wiksze wraenie, gdy zakres komrek zobaczysz w penym kolorze.
Zestawy ikon
Trzeci wariant wizualizacji formatowania warunkowego wewntrz komrki prezentuje ikon. To, jaka ikona zostanie wywietlona, zaley od wartoci komrki (wzgldnej
w stosunku wartoci innych komrek). Excel 2010 oferuje do wyboru 20 zestaww ikon
(nie masz moliwoci utworzenia wasnego zestawu). Liczba ikon w zestawach zawiera
si w przedziale od trzech do piciu.
Rysunek 54.3 ilustruje sytuacj, w ktrej wykorzystany zosta zestaw ikon o nazwie 3
strzaki (cho uywane s tylko dwie). Symbole w sposb graficzny opisuj rnic midzy
dwoma wynikami testu. Jeli rnica jest wiksza lub rwna 5, pojawi si strzaka skierowana w gr. Gdy rnica wynosi mniej ni -5, zostanie wywietlona strzaka skierowana w d. Wszystkie pozostae rnice s identyfikowane brakiem ikony.
Sposb 55.
Wywietlanie tekstw
i wartoci liczbowych w jednej komrce
Jeli zajdzie potrzeba rwnoczesnego wywietlenia w jednej komrce arkusza zarwno tekstu, jak i liczb, bdziesz mia do dyspozycji trzy rozwizania oferowane Ci przez
program Excel. S to:
125
Rysunek 54.3.
W tym przykadzie
ikony w sposb
graficzny opisuj
zmian midzy
wynikami dwch
testw
konkatenacja,
funkcja TEKST,
niestandardowy format liczbowy.
Uywanie konkatenacji
Zamieszczona poniej formua czy tekst Suma: z wartoci przechowywan w komrce A1:
="Suma: "&A1
Rozwizanie to jest najprostsze z trzech proponowanych, ale zwizany jest z nim pewien
potencjalny problem. Polega on na tym, e wynikiem dziaania formuy jest acuch znakowy, a wic zawarto komrki nie bdzie moga by wykorzystana w jakiejkolwiek
kolejnej formule liczbowej. Poza tym doczanej wartoci nie mona narzuci podanego
formatu liczbowego.
Rozdzia 3. Formatowanie
126
Drugim argumentem funkcji TEKST jest cig definiujcy formatowanie liczb; jest to dokadnie taki sam typ cigu formatujcego, jaki wykorzystywae przy opracowywaniu
niestandardowych formatw liczbowych. Poza tym, e cig ten jest do nieporczny
z uwagi na konieczno stosowania dodatkowych znakw cudzysowu, z rozwizaniem
tym wie si problem wspomniany w poprzednim punkcie umieszczony w komrce
wynik dziaania formuy nie jest wartoci liczbow.
Mimo e w komrce wywietlany bdzie tekst, program Excel nadal bdzie traktowa jej
zawarto jako warto liczbow.
Sposb 56.
Scalanie komrek
Scalanie komrek polega na bardzo prostej operacji, a mianowicie na czeniu dwch lub
wikszej liczby komrek w jedn. Aby scali komrki, powiniene jedynie zaznaczy je
w arkuszu i wywoa polecenie Narzdzia gwne/Wyrwnanie/Scal i wyrodkuj/Scal
i wyrodkuj. Excel scali zaznaczone komrki i wywietli wyrodkowan zawarto grnej
lewej komrki.
Scalanie komrek jest zwykle wykorzystywane do poprawienia wygldu arkusza kalkulacyjnego. Przykad pokazany na rysunku 56.1 przedstawia arkusz zawierajcy cztery
zestawy poczonych komrek: C2:I2, J2:P2, B4:B8 oraz B9:B13. Scalone komrki
znajdujce si w kolumnie B korzystaj rwnie z pionowej orientacji tekstu.
127
Rysunek 56.1.
Ten arkusz
kalkulacyjny
zawiera cztery
grupy scalonych
komrek
Pamitaj, e poczone komrki mog przechowywa tylko jedn dan, a wic pojedyncz warto, tekst lub formu. Jeli sprbujesz scali zakres komrek zawierajcy
wicej ni jedn niepust komrk, Excel wywietli ostrzeenie informujce, e w wynikowej komrce umieszczona zostanie jedynie informacja z komrki znajdujcej si
w lewym grnym rogu zaznaczonego obszaru.
Aby rozdzieli komrki, powiniene zaznaczy scalony obszar i ponownie wybra przycisk
Scal i wyrodkuj.
Zauwa, e przycisk Scal i wyrodkuj udostpnia menu rozwijane. Jeeli klikniesz strzak,
ujrzysz trzy nastpujce dodatkowe polecenia:
Scal wszystkie pozwala zaznaczy zakres, a nastpnie utworzy wiele
Sposb 57.
Formatowanie poszczeglnych znakw
w komrce arkusza
Oferowane przez program Excel moliwoci formatowania nie ograniczaj si jedynie do
caych komrek arkusza, a w niektrych przypadkach moe si te okaza przydatne
formatowanie pojedynczych znakw.
Opisana tu technika jest ograniczona tylko do komrek przechowujcych dane tekstowe.
Nie bdziesz jej wic mg zastosowa w przypadku komrek zawierajcych wartoci
liczbowe lub formuy.
Rozdzia 3. Formatowanie
128
Aby zastosowa formatowanie do poszczeglnych znakw acucha tekstowego, powiniene najpierw zaznaczy te znaki. Moesz to zrobi, klikajc i przecigajc kursor
myszki w obszarze pola tekstowego widocznego na pasku formuy. Inn metod bdzie
dwukrotne kliknicie odpowiedniej komrki arkusza, kliknicie wybranego miejsca
w tekcie i przecignicie kursora we waciwym kierunku bezporednio w komrce.
Bardziej efektywnym sposobem zaznaczania pojedynczych znakw bdzie jednak nacinicie klawisza F2 i skorzystanie z klawiszy strzaek w celu przesunicia kursora we waciwe miejsce, a nastpnie uycie klawisza Shift i strzaek do zaznaczenia wybranych liter.
Po zaznaczeniu znakw moesz zmieni opcje ich formatowania, korzystajc z kontrolek
znajdujcych si na paskach narzdzi. Moesz wic na przykad sprawi, aby litery byy
wywietlane przy uyciu pogrubionych czy pochylonych czcionek, rnych kolorw czy
nawet rnych krojw czcionek. Jeli klikniesz prawym przyciskiem myszy, pojawi si
minipasek narzdzi, ktrego kontrolki umoliwi zmian formatowania zaznaczonych
znakw.
Na rysunku 57.1 przedstawionych zostao kilka komrek zawierajcych przykadowe
formatowania poszczeglnych znakw.
Rysunek 57.1.
Przykady moliwoci
formatowania
poszczeglnych
znakw
Niestety, indeksy grny oraz dolny, czyli dwie przydatne opcje formatowania, nie s dostpne w obrbie Wstki ani minipaska narzdzi. Jeli zechcesz z nich skorzysta, bdziesz
zmuszony do otwarcia okna dialogowego Formatowanie komrek i wybrania w nim zakadki Czcionka. W tym celu zaznacz odpowiedni fragment tekstu do sformatowania
i nacinij kombinacj klawiszy Ctrl+1.
Opracowany przeze mnie Power Utility Pack oferuje wygodne narzdzie, ktre pozwala
znacznie uproci proces formatowania pojedynczych znakw w komrkach, w tym
rwnie stosowanie grnych i dolnych indeksw. Niestety, nabycie tego pakietu
bdzie si wizao z dodatkowymi kosztami z Twojej strony.
129
Sposb 58.
Wywietlanie wartoci czasu
wikszych ni 24 godziny
Wartoci czasu naprawd nie maj w sobie nic szczeglnego. S one przechowywane
przez program Excel to zwyke liczby sformatowane tak, by wywietlane byy w postaci
czasu. Warto 0 reprezentuje godzin 0:00 (pnoc), 0,50 przedstawia poudnie (a wic
godzin 12:00, poow dnia), za liczba 0,75 zostanie zinterpretowana jako godzina 18:00.
Dziki temu, e wartoci czasu zapisywane s w postaci liczb, moesz bez przeszkd je
dodawa. Na rysunku 58.1 przedstawiony zosta arkusz kalkulacyjny, w ktrym zsumowanych zostao kilka danych opisujcych czas. Formua znajdujca si w komrce B8
to zwyka formua wykorzystujca funkcj SUMA:
=SUMA(B3:B7)
Rysunek 58.1.
Sumowanie wartoci
czasu moe prowadzi
do wywietlania
niewaciwych
rezultatw
Jak widzisz, formua zwraca niepoprawny wynik. Dzieje si tak, poniewa dzie ma tylko
24 godziny i program Excel ignoruje wartoci czasu wiksze od tej liczby. Aby zmusi
aplikacj do wywietlania wartoci przekraczajcych 24 godziny, powiniene zmodyfikowa sposb formatowania liczb na karcie Liczby okna dialogowego Formatowanie
komrek.
W zaprezentowanym tu przykadzie Excel korzysta z nastpujcego formatu liczb:
g:mm
Aby wywietli poprawn warto, zmodyfikuj kod formatu liczby przez umieszczenie litery g w nawiasach kwadratowych:
[g]:mm
Rozdzia 3. Formatowanie
130
Rysunek 58.2.
Dostosowanie formatu
liczb spowoduje,
e w komrce wyniku
zostanie wywietlona
prawidowa warto
Sposb 59.
Przywracanie liczbom
wartoci numerycznych
Po pobraniu danych z zewntrznych rde informacji moesz odkry, e nie wszystkie
wartoci zostay przez program Excel zaimportowane poprawnie. Moe to dotyczy szczeglnie liczb, ktre s czasem przez aplikacj traktowane jako teksty. Gdy zechcesz na
przykad obliczy sum wartoci znajdujcych si w zakresie komrek, moe si okaza,
e funkcja SUMA zwraca 0, nawet wtedy, gdy wszystkie wartoci znajdujce si w wybranym obszarze wydaj si liczbami.
Excel czsto powiadamia uytkownika o takich liczbach nienumerycznych i wywietla
tag inteligentny, ktry umoliwia przekonwertowanie tekstu na liczby. Jeli tag nie
zostanie wywietlony, moesz skorzysta z poniszej procedury, aby zmusi program
Excel do zmiany tych nienumerycznych liczb na ich prawdziwe wartoci. Wykonaj nastpujce kroki:
1. Zaznacz pust komrk znajdujc si w arkuszu kalkulacyjnym.
2. Zastosuj kombinacj klawiszy Ctrl+C, eby skopiowa pust komrk.
3. Zaznacz zakres komrek zawierajcych problematyczne wartoci.
4. Wywoaj polecenie Narzdzia gwne/Schowek/Wklej specjalnie, aby wywietli
Excel nie doda oczywicie niczego do wybranych pl arkusza, ale podczas przeprowadzania dziaania spowoduje wpisanie do komrek rzeczywistych wartoci liczbowych danych,
ktre s w nich przechowywane.
131
Sposb 60.
Uycie ramki dla zakresu
W Excelu 2007 dodano mnstwo nowych efektw graficznych zwizanych z formatowaniem (na przykad cienie, powiata i odbicie). Efekty te dotycz wycznie obiektw
graficznych, takich jak obrazy, ksztaty i wykresy.
Jeeli musisz wyrni zakres komrek, moesz wstawi ksztat, ktry bdzie peni funkcj ramki. Cho ksztat musi by przezroczysty (lub pprzezroczysty), moesz zastosowa
efekty. Uyj polecenia Wstawianie/Ilustracje/Ksztaty, eby do arkusza doda ksztat.
Rysunek 60.1 prezentuje przykad zakresu, na ktry naoono przezroczysty prostoktny
ksztat. Dla ksztatu zastosowaem cie i kilka efektw skosu, eby przypomina ramk
obrazu unoszc si ponad arkuszem. Ksztat widoczny na rysunku uywa stylu grubej
linii typu zoonego, skosu gry i cienia.
Rysunek 60.1.
Przezroczysty ksztat
naoony na zakres
Sposb 61.
Posugiwanie si liniami siatki,
obramowaniami oraz podkreleniami
Jeli zechcesz zwrci uwag uytkownika na jakie komrki arkusza bd te w jaki
sposb oddzieli je graficznie, bdziesz mg to osign dziki zastosowaniu moliwoci
rysowania linii. Dostpne s tu trzy opcje:
Rozdzia 3. Formatowanie
132
linie siatki arkusza kalkulacyjnego,
obramowania komrek,
podkrelenia komrek.
Linie siatki arkusza stanowi rozwizanie typu wszystko albo nic. Aby wywietli lub
ukry linie siatki aktywnego arkusza, uyj opcji Widok/Pokazywanie/Linie siatki. Standardowo linie siatki arkusza nie s drukowane. Jeli jednak chcesz, eby linie siatki pojawiy si
na wydruku, zastosuj opcj Ukad strony/Opcje arkusza/Linie siatki/Drukuj.
Obramowanie komrek moe by stosowane zarwno do pojedynczych pl arkusza, jak
i do caych ich zakresw. Cho kontrolki w obrbie grupy Narzdzia gwne/Czcionka
zapewniaj najbardziej typowe opcje dotyczce obramowania, w celu uzyskania penej
kontroli nad tymi ustawieniami, powiniene skorzysta z opcji znajdujcych si w zakadce
Obramowanie okna dialogowego Formatowanie komrek. Aby otworzy to okno, zastosuj
kombinacj klawiszy Ctrl+1. Wspomniana zakadka zostaa przedstawiona na rysunku
61.1. Daje Ci ona moliwoci kontrolowania takich ustawie obramowania, jak kolor i styl
uytej linii, a take jej pooenie (moesz tu na przykad wybra jedynie linie poziome).
Ustawienia okrelone w obrbie zakadki obowizuj dla zaznaczonej komrki lub zakresu.
Cho to okno dialogowe moe by troch zagmatwane, po powiceniu kilku minut
na sprawdzenie rnych opcji zrozumiesz, do czego one su. Zwykle wybierany jest
styl i kolor, a nastpnie wprowadzane s odpowiednie zmiany przy uyciu przyciskw sekcji Ustawienia wstpne i Obramowanie.
Rysunek 61.1.
W celu przejcia penej
kontroli nad sposobem
obramowania komrek
arkusza powiniene
skorzysta z okna
dialogowego
Formatowanie
komrek
133
Przycisk Podkrelenie w grupie Narzdzia gwne/Czcionka umoliwia wybranie pojedynczego lub podwjnego podkrelenia. Aby zastosowa dwa pozostae typy podkrelenia,
musisz wybra je z listy rozwijanej pola Podkrelenie zlokalizowanego na karcie Czcionka
okna dialogowego Formatowanie komrek.
A czym rni si podkrelenie ksigowe od zwykego? Rnica ta jest bardzo subtelna.
Zastosowanie podkrelenia ksigowego w odniesieniu do komrki zawierajcej tekst
spowoduje, e caa szeroko tej komrki zostanie podkrelona. Dodatkowo podkrelenie
to wywietlane bdzie odrobin niej ni zwyke, dziki czemu podkrelone dane bd
bardziej czytelne.
Na rysunku 61.2 przedstawione zostay wszystkie cztery typy podkrele zastosowane
w przypadku komrek przechowujcych wartoci tekstowe (kolumna A) oraz dla komrek
zawierajcych liczby sformatowane jako wartoci walutowe (kolumna B). Wywietlanie linii
siatki arkusza kalkulacyjnego zostao wyczone, aby podkrelenie byo lepiej widoczne.
Rysunek 61.2.
Przykady czterech
typw podkrele
Sposb 62.
Wstawianie znaku wodnego
Znak wodny jest obrazem (lub tekstem) pojawiajcym si na kadej drukowanej stronie.
Znak wodny moe mie posta ledwie widocznego logo lub sw, takich jak WERSJA
ROBOCZA. Cho Excel nie oferuje oficjalnego polecenia drukujcego znak wodny,
moesz go doda przez wstawienie obrazu w obrbie nagwka lub stopki strony. Oto
wymagane kroki:
1. Okrel lokalizacj na dysku twardym obrazu, ktry zostanie uyty jako znak
wodny.
2. W celu uaktywnienia widoku ukadu strony kliknij kontrolk Widok/Widoki
skoroszytu/Ukad strony.
3. Kliknij w rodku nagwka.
4. Wywoaj polecenie Narzdzia nagwkw i stopek/Elementy nagwka i stopki/
Rozdzia 3. Formatowanie
134
135
Sposb 63.
Uywanie obrazu graficznego
w charakterze ta arkusza
kalkulacyjnego
W wikszoci przypadkw prostsze rozwizania s rozwizaniami najlepszymi. Jednak
w niektrych sytuacjach zastosowanie nieco ciekawszych efektw graficznych w Twoim
arkuszu moe si okaza rzecz jak najbardziej na miejscu. Jednym ze sposobw poprawienia wygldu arkusza moe by zastosowanie obrazu jako ta dla danych. Obraz taki
bdzie przypomina to pulpitu systemu Windows lub te ta graficzne znane Ci z wielu
stron internetowych.
Na rysunku 63.1 pokazany zosta przykad arkusza kalkulacyjnego, w ktrym uyto
odpowiedniego ta obrazu przedstawiajcego banknoty pod danymi dotyczcymi firmy
wiadczcej usugi finansowe.
Rysunek 63.1.
Cho
w charakterze
ta arkusza
kalkulacyjnego
moesz uy
praktycznie
kadego rodzaju
pliku graficznego,
niektre z nich
sprawdzaj si
lepiej ni inne
Rozdzia 3. Formatowanie
136
Sposb 64.
Zawijanie tekstu w komrce
Jeeli w Twoim arkuszu zachodzi konieczno wpisywania do komrek duych iloci teksu,
masz do wyboru dwie moliwoci:
Moesz pozwoli, aby wprowadzany tekst przelewa si poza biec
137
Inn metod radzenia sobie z dugim tekstem jest umieszczanie go w polu tekstowym
(rysunek 64.2). Dodaj takie pole za pomoc polecenia Wstawianie/Tekst/Pole tekstowe,
a nastpnie po prostu zacznij wprowadza tekst. Poniewa pole tekstowe jest zwykym
ksztatem z tekstem, mona je formatowa w dowolny dany sposb. Oczywicie pole to
moesz umiejscawia bez zwaania na granice komrek. W obrbie pola tekstowego zawijanie tekstu nastpuje automatycznie. W celu wymuszenia podziau wiersza nacinij
klawisz Enter. W polu tekstowym widocznym na rysunku zastosowano cie, aby uzyska
efekt unoszenia si tekstu nad arkuszem.
Rysunek 64.2.
Uycie pola tekstowego
do wywietlenia
dugiego tekstu
Sposb 65.
Przegldanie wszystkich
dostpnych znakw czcionki
W swoim systemie masz prawdopodobnie zainstalowanych kilkadziesit rnych krojw
czcionek. Oto prosty i szybki sposb pozwalajcy na przegldanie znakw oferowanych
przez dowoln czcionk.
Utwrz nowy arkusz kalkulacyjny i postpuj wedug nastpujcych instrukcji:
1. Do komrki A1 wprowad nastpujc formu:
=ZNAK(WIERSZ())
Rozdzia 3. Formatowanie
138
A255 wcznie.
3. Kliknij nagwek kolumny A, aby zaznaczy ca kolumn.
4. Wybierz czcionk, korzystajc z listy rozwijanej kontrolki Czcionka widocznej
Funkcja ZNAK zadziaa tylko w przypadku pierwszych 255 znakw czcionki. Czcionki Unicode zawieraj wiele dodatkowych znakw, ktre nie mog by wywietlane za pomoc
tej funkcji. Jednake moesz utworzy prost procedur Function jzyka VBA, ktra
bdzie imitowa funkcj ZNAK Excela (aczkolwiek procedura zadziaa dla znakw o wartociach wikszych ni 255). Oto wymagane kroki:
1. Zastosuj kombinacj klawiszy Alt+F11, eby otworzy okno edytora Visual Basic.
2. W oknie Project dwukrotnie kliknij pozycj identyfikujc uywany arkusz.
139
Moliwo uzyskania dostpu do tych znakw i okrelenia ich wartoci daje rwnie okno
dialogowe Symbol (w treci sposobu 66. zamieszczono wicej informacji na temat stosowania znakw specjalnych). Okno to wywietla kod znaku w formacie szesnastkowym.
Ze wzgldu na to, e funkcja CHAR2 akceptuje tylko argument dziesitny, warto szesnastkow moesz zamieni za pomoc funkcji HEX2DEC. Dziki oknu dialogowemu Symbol
dowiedziaem si na przykad, e znak pionka szachowego ma warto szesnastkow 265F.
Aby wywietli ten znak, zastosuj nastpujc formu:
=CHAR2(HEX2DEC("265F"))
Znak jest wywietlany poprawnie w przypadku wikszoci czcionek (lecz nie wszystkich).
Sposb 66.
Wprowadzanie znakw specjalnych
W celu zlokalizowania i wpisania do komrki znakw specjalnych moesz skorzysta
z wygodnego okna dialogowego Symbol, ktre zostao przedstawione na rysunku 66.1.
Okno to mona wywoa, wykonujc polecenie Wstawianie/Symbole/Symbol.
Rysunek 66.1.
Znaki wchodzce
w skad podzbioru
Rne techniczne
zbioru znakw
czcionki Arial
Unicode MS
Rozdzia 3. Formatowanie
140
Jeli czsto uywasz pewnego znaku, dobrym pomysem moe si okaza uproszczenie
procesu jego wstawiania. W tym celu powiniene skorzysta z moliwoci oferowanych
przez dostpne w Excelu narzdzie Autokorekta. Aby uatwi sobie dostp do symbolu zaznaczonego na rysunku 66.1, postpuj wedug nastpujcych instrukcji:
1. Zaznacz pust komrk w swoim arkuszu.
2. Uyj polecenia Wstawianie/Symbole/Symbol, a nastpnie skorzystaj z okna
aktywnej komrki.
6. W celu otwarcia okna dialogowego Opcje programu Excel kliknij przycisk
141
Sposb 67.
Uywanie stylw nazwanych
Od lat jedn z najbardziej niedocenianych funkcji Excela jest moliwo korzystania ze
stylw nazwanych. Mona odnie wraenie, e projektanci bardziej uwidocznili t funkcj.
Poczwszy od Excela 2007, galeri stylw trudno przeoczy. Znajduje si ona na karcie Narzdzia gwne.
Style nazwane bardzo uatwiaj stosowanie predefiniowanych opcji formatowania do komrek i ich zakresw. Poza spor oszczdnoci czasu ich uywanie pomaga rwnie
zapewni jednolity wygld wszystkich Twoich arkuszy kalkulacyjnych.
Styl moe definiowa ustawienia maksymalnie szeciu rnych atrybutw (odpowiadaj
one kartom okna dialogowego Formatowanie komrek):
format liczb,
wyrwnanie (poziome i pionowe),
czcionka (typ, rozmiar i kolor),
obramowanie,
desenie,
ochrona (blokowanie i ukrywanie).
Prawdziwa potga stylw ujawnia si, gdy zmienisz ktry ze skadnikw uywanego
stylu nazwanego. W takim przypadku wszystkie korzystajce z niego komrki automatycznie uwzgldni wprowadzone przez Ciebie modyfikacje. Wyobra sobie, e stosujesz
okrelony styl do kilkudziesiciu komrek rozrzuconych po Twoim arkuszu, a nastpnie
zdajesz sobie spraw z faktu, e komrki te powinny wywietla dane przy uyciu czcionki
o rozmiarze 14 punktw zamiast stosowanej dotd 12-punktowej. Zmienianie ustawie
czcionki kadej komrki z osobna zdecydowanie nie bdzie tu najlepszym rozwizaniem.
Zamiast tego lepiej dokona odpowiednich modyfikacji w stylu wykorzystywanym przez
wszystkie te pola. Spowoduje to automatyczne zastosowanie opcji formatowania do zawartoci kadej z komrek.
Rozdzia 3. Formatowanie
142
Rysunek 67.1.
Uycie galerii stylw
do pracy ze stylami
nazwanymi
143
Domylnie komrki uywaj stylu Normalny. Poniej przedstawiono procedur umoliwiajc szybk zmian czcionki wykorzystywanej standardowo dla wszystkich arkuszy
Twojego skoroszytu. Modyfikacja ta przeprowadzana jest, oczywicie, przy uyciu moliwoci oferowanych przez style.
1. Kliknij kontrolk Narzdzia gwne/Style.
Rozdzia 3. Formatowanie
144
4. Jeli nie chcesz, aby styl zawiera ktr z kategorii formatowania, moesz
Rozdzia 4.
Podstawowe formuy
i funkcje
Tym, co tak naprawd jest konstytutywne dla arkusza kalkulacyjnego, jest
moliwo tworzenia formu. Podczas lektury niniejszego rozdziau poznasz
szereg wskazwek zwizanych z formuami. Spowoduj one, e Twoje
skoroszyty stan si bardziej uyteczne ni kiedykolwiek dotychczas.
146
Spis sposobw
Sposb 68.
147
Sposb 69.
148
Sposb 70.
149
Sposb 71.
150
Sposb 72.
151
Sposb 73.
152
Sposb 74.
154
Sposb 75.
156
Sposb 76.
156
Sposb 77.
157
Sposb 78.
159
Sposb 79.
160
Sposb 80.
161
Sposb 81.
162
Sposb 82.
163
Sposb 83.
164
Sposb 84.
165
Sposb 85.
167
Sposb 86.
169
Sposb 87.
170
Sposb 88.
172
Sposb 89.
173
Sposb 90.
174
Sposb 91.
175
Sposb 92.
177
Sposb 93.
179
Sposb 94.
180
147
Sposb 68.
Zastosowanie funkcji
autouzupeniania formu
W Excelu 2007 wprowadzono przydatn funkcj o nazwie Autouzupenianie formu.
Po wprowadzeniu do komrki znaku rwnoci i pierwszej litery nazwy funkcji Excel
wywietli pole listy rozwijanej zawierajcej wszystkie funkcje o nazwie zaczynajcej si
od tej litery. Dodatkowo pojawia si podpowied z krtkim opisem funkcji (rysunek 68.1).
Rysunek 68.1.
Gdy zaczniesz
definiowa funkcj,
Excel zaoferuje list
dostpnych funkcji
o nazwie
rozpoczynajcej si
od wprowadzonych
liter
Po naciniciu klawisza Tab w celu wstawienia funkcji Excel zaprezentuje kolejn podpowied, ktra zawiera argumenty funkcji (rysunek 68.2). Pogrubiony argument jest tym,
ktry aktualnie wprowadzasz. Argumenty w nawiasach prostoktnych s opcjonalne. Jeli
w pracy przeszkodzi Ci wywietlona podpowied, moesz j przecign w inne miejsce.
Rysunek 68.2.
Argument funkcji jest
wywietlany w okienku
podpowiedzi
148
Sposb 69.
Kiedy uywa odwoa bezwzgldnych
Przy tworzeniu formuy odwoujcej si do innej komrki lub zakresu komrek arkusza
moesz skorzysta zarwno z trybu odwoa wzgldnych, jak i z trybu odwoa bezwzgldnych. Odwoanie wzgldne to takie, ktre dostosowuje si do nowego pooenia formuy
po tym, jak zostanie ona skopiowana i wklejona bd te przeniesiona w inne miejsce.
Odwoanie bezwzgldne z kolei to odwoanie, ktre si nie zmienia, nawet w przypadku,
gdy formua zostanie umieszczona w zupenie innej komrce. Odwoania bezwzgldne
definiuje si z wykorzystaniem dwch symboli dolara, tak jak przedstawiono to w poniszych przykadach:
=$A$1
=SUMA($A$1:$F$24)
Do okrelenia odwoa wzgldnych nie stosuje si dla odmiany adnych znakw dolara:
=A1
=SUMA(A1:F24)
Rysunek 69.1.
Kopiowanie formuy
zawierajcej odwoania
wzgldne
149
W takim przypadku skopiowanie formuy do komrki umieszczonej pod komrk rdow bdzie skutkowao otrzymaniem bdnego wyniku. Formua w komrce D3 bdzie
bowiem dokadnie taka sama jak formua umieszczona w polu D2, a ponadto bdzie
zwracaa sum dla pozycji Krzeso, a nie Biurko.
Przykad ten mona zastosowa rwnie do obliczania podatkw. W komrce B7 widocznego na rysunku 69.2 arkusza kalkulacyjnego umieszczono wspczynnik okrelajcy
wysoko podatku. W takim przypadku formua w komrce E2 bdzie miaa posta:
=D2*$B$7
Rysunek 69.2.
Znajdujce si
w formuach
odwoania do komrek
przechowujcych
stopy podatkowe
powinny by
odwoaniami
bezwzgldnymi
Suma jest mnoona przez wysoko podatku zawart w komrce B7. Zauwa, e odwoanie do tej komrki jest odwoaniem bezwzgldnym, ktre nie ulegnie zmianie po jej skopiowaniu. Gdy skopiujesz formu z komrki E2 do komrek niej pooonych, komrka
E3 otrzyma nastpujc posta:
=D3*$B$7
Cho odwoanie do komrki D2 zostao dostosowane, to odwoanie do komrki B7 pozostao bez zmian. Wszystko wyglda wic dokadnie tak, jak sobie tego yczye.
Sposb 70.
Kiedy uywa odwoa mieszanych
Powyej opisywaem wady i zalety odwoa wzgldnych i bezwzgldnych. Tutaj poznasz
jeszcze jeden sposb odwoywania si do komrek. Bdzie to odwoanie mieszane, czyli
takie, w ktrym wiersz lub kolumna okrelane s za pomoc trybu bezwzgldnego, dziki
czemu nie ulegaj zmianie przy kopiowaniu i wklejaniu formuy w inne miejsce, za drugi
skadnik odwoania korzysta z trybu wzgldnego. Odwoania tego typu nie s zbyt czsto
stosowane, ale jak si niebawem przekonasz istniej sytuacje, w ktrych ich uycie
znacznie uproci Twoj prac.
Podczas gdy odwoania bezwzgldne definiowane s za pomoc dwch znakw dolara,
odwoania mieszane wymagaj uycia tylko jednego symbolu tego typu. Poniej znajduj
si proste przykady takich odwoa:
=$A1
=A$1
150
W pierwszym przykadzie z trybu bezwzgldnego korzysta cz odwoania odpowiedzialna za kolumn ($A), za cz opisujca wiersz (1) stanowi odwoanie wzgldne.
W drugim przypadku wzgldna jest cz kolumnowa, a wiersz uywa bezwzgldnego
trybu odwoa.
Rysunek 70.1 przedstawia arkusz kalkulacyjny obrazujcy sytuacj, w ktrej zastosowanie
odwoa mieszanych jest najlepszym wyborem.
Rysunek 70.1.
Uywanie odwoa
mieszanych
Sposb 71.
Zmiana typu odwoa do komrek
Sposoby 69. i 70. opisuj wzgldne, bezwzgldne i mieszane odwoania do komrek arkusza. Ten sposb zapozna Ci z prost metod zmiany trybu odwoa zastosowanego
podczas tworzenia formuy.
Odwoania niewzgldne, czyli bezwzgldne i mieszane, moesz wprowadzi rcznie przez
zwyke wpisanie znakw dolara w odpowiednich miejscach adresu komrki. Moesz te
skorzysta z wygodnego skrtu oferowanego przez klawisz F4. Po wprowadzeniu odwoania podczas definiowania formuy moesz powtarza naciskanie tego klawisza a
do wybrania odpowiedniej formy odwoania.
151
Sposb 72.
Konwersja pionowego zakresu na tabel
Czsto dane tablicowe s importowane do Excela jako pojedyncza kolumna. Rysunek 72.1
przedstawia przykad. Kolumna A zawiera personalia i adres. Kady rekord skada si
z piciu wierszy.
Rysunek 72.1.
Ten pionowy zakres
danych musi zosta
zamieniony na tabel
Excel nie zapewnia bezporedniej metody konwersji takiego zakresu na bardziej wygodn
w uyciu tabel. Jednak umoliwi to kilka sprytnych formu. W zakresie C1:G1 umie
nastpujce formuy:
C1:
D1:
E1:
F1:
G1:
=ADR.POR("A"
=ADR.POR("A"
=ADR.POR("A"
=ADR.POR("A"
=ADR.POR("A"
&
&
&
&
&
WIERSZ()*5-4)
WIERSZ()*5-3)
WIERSZ()*5-2)
WIERSZ()*5-1)
WIERSZ()*5-0)
152
Po wprowadzaniu formu skopiuj je do wierszy znajdujcych si poniej pierwszego wiersza. Ma to na celu przetworzenie wszystkich danych w kolumnie A. Rysunek 72.2 prezentuje kocowy rezultat.
Rysunek 72.2.
Pi formu
w kolumnach
C:G konwertuje
oryginalne dane
do postaci tabeli
Formuy zakadaj, e oryginalne dane zaczynaj si od komrki A1, a formuy konwertujce zlokalizowane s, poczwszy od pierwszego wiersza. Ponadto formuy przyjmuj,
e kady rekord skada si z piciu wierszy. Jeeli dane uywaj mniej lub wicej wierszy, musisz zastosowa odpowiednio mniejsz lub wiksz liczb formu (po jednej dla
kadego wiersza). Co wicej, konieczne bdzie waciwe zmodyfikowanie formu. Jeli
na przykad kady rekord jest zoony tylko z trzech wierszy danych, formuy bd miay
nastpujc posta:
C1: =ADR.POR("A" & WIERSZ()*3-2)
D1: =ADR.POR("A" & WIERSZ()*3-1)
E1: =ADR.POR("A" & WIERSZ()*3-0)
Sposb 73.
Sztuczki z poleceniem Autosumowanie
Prawie wszyscy uytkownicy Excela wiedz z pewnoci o istnieniu przycisku Autosumowanie. Polecenie to zlokalizowano w dwch miejscach Wstki w grupach Narzdzia gwne/Edytowanie i Formuy/Biblioteka funkcji.
Gdy uaktywnisz komrk i klikniesz ten przycisk, program Excel przeprowadzi szybk
analiz danych umieszczonych w komrkach otaczajcych komrk aktywn i zaproponuje Ci utworzenie odpowiedniej formuy wykorzystujcej funkcj SUMA. Jeli zasugerowany zakres jest poprawny, ponownie kliknij przycisk Autosumowanie lub nacinij klawisz
Enter. Spowoduje to wstawienie tej formuy do biecej komrki arkusza, za wybranie
klawisza Esc oznacza bdzie rezygnacj z tego dziaania.
153
Jeeli program Excel niewaciwie okreli zakres komrek, z ktrych dane maj zosta
zsumowane, moesz go w prosty sposb skorygowa, a nastpnie nacisn klawisz Enter.
To atwe i bezbolesne, prawda?
Poniej znajduje si opis kilku dodatkowych sztuczek, na ktre pozwala Ci przycisk
Autosumowanie:
Przycisk Autosumowanie umoliwi Ci wstawienie rwnie innego rodzaju
154
Sposb 74.
Uywanie statystycznych moliwoci
paska stanu
Jestem zawsze niezmiernie zaskoczony, gdy poznaj uytkownika Excela, ktry nie ma
pojcia o niezwykle wygodnej funkcji paska stanu programu, dostarczajcej przydatnych
informacji statystycznych. Jej dziaanie polega na wywietlaniu na widocznym w dolnej
czci okna Excela pasku stanu sumy wartoci znajdujcych si w zaznaczonym w danej
chwili obszarze arkusza kalkulacyjnego. Jak wida na rysunku 74.1, dla 48 zaznaczonych komrek rednia wynosi 318,66, a suma wartoci to 15296.
Rysunek 74.1.
Program Excel
wywietla na pasku
stanu informacje
o zaznaczonych
komrkach
155
Jeli zechcesz zobaczy innego rodzaju statystyki dotyczce zaznaczonego zakresu komrek, powiniene klikn prawym przyciskiem myszki tekst widoczny na pasku stanu,
a nastpnie wybra z menu odpowiedni rodzaj oblicze wykonywanych na danych, tak
jak zostao to pokazane na rysunku 74.2. Moesz wybra dowoln lub wszystkie z nastpujcych opcji statystyk:
rednia,
Licznik,
Licznik wartoci liczbowych,
Maksimum,
Minimum,
Suma.
Rysunek 74.2.
Excel oferuje sze
rnych statystyk
opisujcych dane
znajdujce si
w zaznaczonym
zakresie
Jeeli wolisz, eby dla zaznaczonych komrek nie pojawiay si adne statystyki, po prostu usu symbol zaznaczenia dla wszystkich szeciu opcji.
Podczas uywania statystycznych moliwoci paska stanu pamitaj, e we wszystkich
obliczeniach z wyjtkiem funkcji LICZNIK pomijane s wartoci tekstowe.
156
Sposb 75.
Konwertowanie formu na wartoci
Jeli w swoim arkuszu posiadasz pewien zakres komrek zawierajcych formuy, moesz szybko zmieni je na zwracane przez nie wartoci wynikowe. Poczwszy od Excela
2007, ta typowa operacja jest atwiejsza ni kiedykolwiek. W poprzednich wersjach
Excela musiae wywietli okno dialogowe Wklej specjalnie. Nie jest to ju konieczne.
W celu skonwertowania zakresu formu ma ich biece wartoci wykonaj nastpujce kroki:
1. Zaznacz odpowiedni zakres komrek. Moe on zawiera zarwno komrki
Kada z formu znajdujcych si w zaznaczonym obszarze zostanie zamieniona na zwracan przez siebie w danej chwili warto.
Jeeli chcesz wyniki formu umieci w innym miejscu, przed wykonaniem kroku 3., po
prostu zaznacz inn komrk. Cho oryginalne formuy pozostan niezmienione, nowy
zakres bdzie zawiera wyniki formu.
Sposb 76.
Przetwarzanie danych
bez korzystania z formu
Bardzo czsto bywa tak, e masz do czynienia z zakresem komrek przechowujcych dane,
ktre w jaki sposb musisz zmieni. Zmiana taka moe polega na przykad na zwikszeniu wszystkich wartoci o 5% lub podzieleniu ich przez 2. W tym sposobie opisano, jak
operacje dodawania, odejmowania, dzielenia i mnoenia wykonywa dla zakresu wartoci
bez uywania jakichkolwiek formu.
Przedstawione poniej instrukcje opisuj sposb zwikszenia wszystkich wartoci znajdujcych si w okrelonym zakresie komrek o 5%. Metoda ta moe Ci si na przykad
przyda w sytuacji, gdy w pewnym obszarze arkusza umiecie cennik, a teraz zasza
potrzeba zwikszenia wszystkich widniejcych w nim cen.
1. Wybierz pust komrk i wpisz do niej warto 1,05.
Jest to warto, przez ktr bdziesz mnoy wszystkie liczby, aby zwikszy
je o 5%.
157
Sposb 77.
Przetwarzanie danych
za pomoc tymczasowych formu
Poprzedni sposb zawiera metod przeprowadzania prostych operacji matematycznych
na danych liczbowych znajdujcych si w zakresie komrek arkusza. Niniejszy sposb
przedstawia duo bardziej uniwersaln metod przetwarzania danych (numerycznych lub
tekstowych) za pomoc formu tymczasowych.
Na rysunku 77.1 pokazano arkusz kalkulacyjny, w ktrego kolumnie A znajduj si nazwiska pracownikw pewnej firmy. Wszystkie te nazwiska zapisane s przy uyciu wielkich
liter, a celem jest przekonwertowanie ich na zapis z uyciem odpowiednich wielkich
i maych znakw. Po tej operacji wszystkie wpisy powinny wyglda w taki sposb, by
pierwsza litera kadego imienia i nazwiska bya dua, a pozostae ju nie.
158
Rysunek 77.1.
Celem przetwarzania
tego arkusza jest
poprawienie
niewaciwego
sposobu zapisu
nazwisk znajdujcych
si w kolumnie A
159
Sposb 78.
Usuwanie wartoci
przy zachowaniu formu
Typowy arkusz kalkulacyjny zawiera komrki wejciowe (modyfikowane przez uytkownika) oraz formuy przetwarzajce dane znajdujce si w tych komrkach. Jeli chcesz
usun wszystkie informacje wpisane do komrek wejciowych, a przy okazji zachowa
formuy w stanie nienaruszonym, poniej znajdziesz opis prostej metody osignicia
tego celu:
1. Zaznacz zakres, ktry bdzie przetwarzany.
do specjalnie.
Zostanie otwarte okno dialogowe Przechodzenie do specjalnie.
3. W oknie Przechodzenie do specjalnie zaznacz opcj Stae, a nastpnie
Jeli musisz regularnie usuwa komrki z wartociami, dla komrek wejciowych moesz
okreli nazw. W tym celu po 4. kroku powyszej procedury powiniene wywoa polecenie Formuy/Nazwy zdefiniowane/Definiuj nazw, aby otworzy okno dialogowe Nowa
nazwa. W oknie tym wprowad nazw dla zaznaczonych komrek najlepiej, by byo
to co w rodzaju KomrkiWejciowe. Kliknij przycisk OK, eby zamkn okno Nowa nazwa
i utworzy nazw.
Po nadaniu nazwy komrkom wejciowym moesz bezporednio zaznaczy nazwane
komrki. Umoliwia to lista rozwijana pola Pole nazwy widocznego z lewej strony paska
formuy. Po naciniciu klawisza Delete nazwy zostan usunite.
160
Sposb 79.
Sumowanie w obrbie wielu arkuszy
Formuy mog przetwarza komrki znajdujce si w innych arkuszach. Musisz jedynie
poprzedzi odwoanie do komrki nazw arkusza i znakiem wykrzyknika. Przykadowo
ponisza formua dodaje 12 do wartoci komrki C1 arkusza Arkusz2.
=Arkusz2!C1+12
Co bdzie, jeeli musisz obliczy sum wszystkich wartoci zawartych w komrce C1,
poczwszy od arkusza Arkusz2, a skoczywszy na arkuszu Arkusz6? Zadanie to realizuje
nastpujca formua:
=SUMA(Arkusz2:Arkusz6!C1)
W tym przypadku dwukropek oddziela pierwsz i ostatni nazw arkusza. W celu utworzenia takiej formuy za pomoc myszy wykonaj nastpujce kroki:
1. Uaktywnij komrk, ktra bdzie zawiera formu, i wprowad =SUMA(.
2. Kliknij zakadk pierwszego arkusza (w tym przypadku Arkusz2) i zaznacz
Arkusz6).
4. Po naciniciu klawisza Enter formua zostanie wstawiona do komrki.
W kroku 2. zamiast jednej komrki jest zaznaczany zakres zoony z wielu komrek.
Przykadowo ponisza formua zwraca sum wartoci zakres C1:F12 dla wszystkich
arkuszy, poczwszy na arkuszu Arkusz2, a skoczywszy na arkuszu Arkusz6.
=SUMA(Arkusz2:Arkusz6!C1:F12)
Moe by jeszcze lepiej. Wprowad ponisz formu, eby wyznaczy sum wartoci
komrki C1 wszystkich arkuszy, ktrych nazwa rozpoczyna si od sowa Region.
=SUMA('Region*'!C1)
161
Sztuczka nie jest ograniczona tylko do funkcji SUMA. Sprawdza si w przypadku innych
funkcji, takich jak REDNIA, MIN i MAX.
Sposb 80.
Uywanie argumentw funkcji
Program Excel oferuje Ci dziesitki przydatnych funkcji, a kada z nich posiada swj
wasny, unikalny zestaw parametrw. Z pewnoci pamitasz ju listy argumentw
najczciej uywanych przez siebie funkcji, lecz co z pozostaymi?
Najlepszym sposobem umieszczania funkcji w arkuszu kalkulacyjnym jest korzystanie
z okna dialogowego Wstawianie funkcji. Okno to moesz wywoa przy uyciu dowolnej
z nastpujcych metod:
Kliknij przycisk Wstaw funkcj zlokalizowany w grupie Formuy/Biblioteka funkcji.
Kliknij przycisk fx znajdujcy si z lewej strony paska formuy.
Zastosuj kombinacj klawiszy Shift+F3.
Jeli nie znasz nazwy funkcji, z ktrej powiniene skorzysta, moesz j odnale.
W tym celu wpisz odpowiedni tekst w polu Wyszukaj funkcj: i kliknij przycisk Przejd
widoczny w oknie dialogowym Wstawianie funkcji, ktre zostao przedstawione na rysunku
80.1. Gdy zidentyfikujesz odpowiedni funkcj, kliknij przycisk OK. Na ekranie pojawi si
okno dialogowe Argumenty funkcji, ktre pomoe Ci w okreleniu parametrw wywoania
funkcji (rysunek 80.2).
Nawiasem mwic, jeli wprowadzasz rcznie formu (bez wykorzystania okna dialogowego Wstawianie funkcji), w celu wywietlenia okna Argumenty funkcji moesz uy
kombinacji klawiszy Ctrl+A. Ta kluczowa kombinacja zadziaa tylko wtedy, gdy dla
funkcji nie okrelono jeszcze adnych argumentw.
W niektrych sytuacjach moesz chcie poda funkcji argumenty atrapy, stanowice
niejako tymczasowe zalepki, ktre pniej zostan zastpione prawdziwymi parametrami.
Metoda ta moe si okaza przydatna, gdy w momencie wpisywania funkcji nie znasz
jeszcze odpowiednich odwoa do komrek. Aby wykorzysta do tego nazwy argumentw,
nacinij kombinacj klawiszy Ctrl+Shift+A po wpisaniu nazwy funkcji. Program Excel
162
Rysunek 80.1.
W odnalezieniu
odpowiedniej funkcji
pomoe Ci okno
dialogowe
Wstawianie funkcji
Rysunek 80.2.
Okno dialogowe
Argumenty funkcji
pomaga wprowadzi
argumenty funkcji
Formua taka wygeneruje, oczywicie, komunikat bdu, bdziesz wic musia zamieni
widoczne tu atrapy argumentw na prawdziwe wartoci parametrw lub odwoania do
przechowujcych je komrek arkusza.
Sposb 81.
Opisywanie formu
bez koniecznoci uywania
komentarzy
Oferowane przez program Excel moliwoci tworzenia komentarzy doskonale nadaj si
do opisywania dziaania Twoich formu. Wystarczy prawym przyciskiem myszy klikn
komrk i z menu podrcznego wybra polecenie Wstaw komentarz. W komentarzu moesz umieci dowolny opis dziaania formuy i wykorzystywanych przez ni argumentw.
163
Teraz zajm si jednak inn, bardziej dyskretn metod opisywania formuy. Sztuczka
polega tu na wykorzystaniu bardzo rzadko uywanej funkcji Excela, a mianowicie funkcji L,
ktra zostaa wprowadzona w programie pocztkowo tylko w celu zapewnienia zgodnoci
z plikami pakietu Lotus 1-2-3. Funkcja ta przyjmuje jeden argument, ktry jest konwertowany na warto. Jeli argumentem jest cig tekstowy, funkcja L zwraca warto 0. Dziaanie to mona wykorzysta w celu zmodyfikowania wasnej formuy przy uyciu funkcji L.
Powiedzmy, e chcesz skomentowa nastpujc formu:
=A4*,275
Moesz j zmieni w taki sposb, aby zawieraa jednoczenie opis swojego dziaania.
Operacja wykonywana przez formu nie ulegnie jakiejkolwiek zmianie, poniewa funkcja L zwrci w wyniku swojego dziaania warto 0:
=A4*,275+L("27,5% okrela przewidywan stawk podatkow")
Sposb 82.
Tworzenie dokadnej kopii
zakresu komrek
przechowujcych formuy
Gdy kopiujesz komrk zawierajc formu, program Excel dostosowuje do nowego
pooenia w arkuszu wszystkie wystpujce w niej odwoania wzgldne. Powiedzmy, e
komrka D1 przechowuje nastpujc formu:
=A1*B1
Czasami jednak bdziesz chcia wykona dokadn kopi formuy. Jednym ze sposobw
osignicia tego celu jest zamiana wszystkich wystpujcych w niej odwoa wzgldnych
na bezwzgldne, co w tym przykadzie oznacza bdzie konieczno zastpienia wpisu
=A1*B1 formu =$A$1*$B$1. Inn metod moe by tymczasowe usunicie znaku rwnoci
z formuy, co spowoduje jej zamian na tekst. Nastpnym krokiem jest wwczas skopiowanie komrki i rczne dodanie symbolu rwnoci do zawartoci komrek skopiowanej i oryginalnej.
Co jednak naley zrobi w przypadku, gdy masz do czynienia z zakresem zawierajcym
bardzo wiele komrek formu i chcesz wykona dokadn kopi ich wszystkich? Edytowanie kadej komrki z osobna bdzie bardzo mudne i wprowadzi ryzyko popenienia wielu
bdw. Istnieje jednak sztuczka umoliwiajca uproszczenie tego zadania. Cho tu uyto
edytora Notatnik systemu Windows, moesz skorzysta z dowolnego edytora tekstu
(w tym z programu Microsoft Word).
164
Najprociej jest zrobi to, uywajc kombinacji klawiszy Ctrl+` (jest to znak
apostrofu wstecznego, ktry zwykle znajduje si na klawiszu tyldy ~).
2. Zaznacz zakres do skopiowania.
Notatnika.
6. W Notatniku uyj skrtu klawiszowego Ctrl+A w celu zaznaczenia caego
Sposb 83.
Kontrolowanie komrek z formuami
z dowolnego miejsca arkusza
kalkulacyjnego
Bardzo przydatna moe si czasem okaza moliwo sprawdzania wartoci kilku kluczowych komrek duego arkusza w czasie dokonywania zmian w rnych jego komrkach wejciowych. Okno Okno czujki bardzo upraszcza tego typu dziaania. Korzystajc
z tego okna, moesz stale obserwowa dowoln liczb komrek, bez wzgldu na to, ktry
arkusz czy te skoroszyt jest w danej chwili aktywny.
165
Sposb wywietlania danych w oknie czujki moesz dostosowa, korzystajc z nastpujcych technik:
Kliknij i przecignij obramowanie okna, aby zmieni jego rozmiar.
Przecignij okno do krawdzi okna programu Excel w celu zakotwiczenia go
Sposb 84.
Wywietlanie i drukowanie formu
Po wprowadzeniu formuy w zawierajcej j komrce widoczna bdzie warto przez ni
zwracana. Aby zobaczy sam formu, powiniene przej do zawierajcej j komrki,
a Excel wywietli tre formuy w polu edycji widocznym na pasku formuy.
Aby wywietli wszystkie formuy, uaktywnij tryb wywietlania formu. Najprostsz
metod umoliwiajc to jest zastosowanie kombinacji klawiszy Ctrl+` (jest to znak akcentu zlokalizowany zwykle powyej klawisz Tab). Spowoduje to, e w arkuszu bd
wywietlane formuy, a nie biece wyniki ich dziaania. Bdziesz take mg zaobserwowa, ktre komrki s wykorzystywane przez okrelone formuy, gdy Excel oznaczy
je kolorowymi ramkami. Na rysunku 84.1 przedstawiono arkusz w trybie widoku formu.
W arkuszu tym zaznaczono komrk D8 zawierajc formu, ktra odwouje si do komrek B8 i C8; jak wida, komrki te zostay oznaczone kolorowymi obramowaniami.
166
Rysunek 84.1.
Oferowany przez
program Excel
tryb wywietlania
formu pozwala
na obserwowanie
treci formu,
a nie samych
wynikw ich
dziaania
W celu zastosowania tego makra uyj kombinacji klawiszy Alt+F11, ktra spowoduje
uruchomienie edytora Visual Basic Editor. W oknie Project zaznacz skoroszyt, po czym
z menu Insert wybierz pozycj Module, eby wstawi nowy modu VBA. Wprowad powyszy kod w niezmienionej postaci. Aby wykona makro, uaktywnij arkusz zawierajcy
formuy, uyj kombinacji klawiszy Alt+F8, z listy makr wybierz makro ListFormulas
i kliknij przycisk Uruchom. Rysunek 84.2 prezentuje przykadowy wynik dziaania makra.
Pierwsze kolumna przechowuje adres formuy, druga sam formu, a trzecia pokazuje
biec warto wynikow formuy.
167
Rysunek 84.2.
Lista formu
wygenerowanych
przez makro VBA
Sposb 85.
Unikanie wywietlania bdw
w formuach
Moe si zdarzy, e formuy zwraca bd kody bdw, takie jak #ADR! czy #DZIEL/0!.
Zwykle w takich sytuacjach bdziesz chcia wiedzie, kiedy w Twoich formuach wystpuj bdy, czasem jednak bdziesz wola zapobiec wywietlaniu ich komunikatw. Na
rysunku 85.1 przedstawiona zostaa tego typu sytuacja.
Rysunek 85.1.
Formuy znajdujce
si w kolumnie D
wywietlaj
komunikaty bdw,
gdy potrzebnych
do ich dziaania
danych brak
w arkuszu
Komrki kolumny D przechowuj formuy obliczajce rednie wartoci sprzeday w okrelonych miesicach. W komrce D2 znajduje si na przykad nastpujca formua:
=B2/C2
168
Funkcja CZY.BD zwrci warto PRAWDA, gdy jej argument wygeneruje bd. W takim przypadku funkcja JEELI zwrci pusty acuch znakowy. W innej sytuacji funkcja JEELI
zwrci obliczon warto. Jak moesz zobaczy na rysunku 85.2, skopiowanie tej formuy
do pozostaych komrek kolumny uczyni arkusz nieco bardziej czytelnym i miym dla oka.
Rysunek 85.2.
Uywanie funkcji
JEELI do ukrywania
komunikatw bdw
Nawiasem mwic, moesz wstawi cokolwiek jako drugi argument funkcji CZY.BD (nie
musi to by pusty acuch). Argumentem moe by na przykad odwoanie do komrki.
ponownego obliczania.
Trzeba pamita o tym, e poniewa funkcj JEELI.BD wprowadzono w Excelu 2007,
nie oferuje ona zgodnoci z poprzednimi wersjami programu.
169
Sposb 86.
Uywanie narzdzia Szukaj wyniku
Wiele arkuszy programu Excel jest tworzonych z myl o wykonywaniu analiz co-jeli.
Moesz na przykad dysponowa arkuszem z przewidywanymi wartociami sprzeday,
ktry pozwoli Ci odpowiedzie na pytanie w rodzaju: Jaki bdzie sumaryczny zysk, jeli
warto sprzeday wzronie o 20%?. Jeli odpowiednio opracujesz swj arkusz, bdziesz
mg obserwowa zmiany w komrce zawierajcej warto zysku podczas zmieniania
zawartoci komrki przechowujcej liczb opisujc sprzeda.
Excel oferuje Ci przydatne narzdzie umoliwiajce wykonanie operacji, ktrej najlepszym
okreleniem bdzie nazwa: wsteczna analiza co-jeli. Jeeli znasz odpowiedni wynik, ktry
powinna zwrci formua, program potrafi odpowiedzie na pytanie, jak warto naley
wpisa do komrki wejciowej, aby wynik ten osign. Innymi sowy, moesz dziki
temu zadawa na przykad takie pytania: O jak warto musi wzrosn sprzeda, aby
zwikszy zyski do poziomu 1,2 miliona zotych?.
Na rysunku 86.1 przedstawiono prosty arkusz kalkulacyjny, ktry oblicza dane na temat
kredytu. Arkusz ten zawiera cztery komrki wejciowe (C4:C7) oraz cztery komrki formu (C10:C13). Formuy te zostay wypisane w kolumnie D. Pierwsza formua oblicza
kwot kredytu pomniejszon o zaliczk. Druga wykorzystuje funkcj finansow PMT do
wyliczenia raty kredytu. Kolejna sumuje wszystkie raty w caym okresie spaty kredytu,
a ostatnia wylicza sum zapaconych odsetek po cakowitej spacie kredytu.
Rysunek 86.1.
Narzdzie Szukaj
wyniku moe okreli
warto komrki
wejciowej, ktra
spowoduje uzyskanie
danej wartoci
wynikowej
170
W czasie krtszym ni sekunda Excel wywietli okno dialogowe Stan szukania wyniku,
w ktrym bdzie widoczna warto docelowa i warto obliczona przez program. W tym
przypadku narzdzie odnalazo warto dokadnie rwn zadanej liczbie. W komrce
C4 arkusza zostanie umieszczona cena domu znaleziona przez program (276 868,93 z),
a w komrce C10 odpowiadajca jej kwota kredytu, przy ktrej wysoko miesicznej
raty wyniesie zaoon warto (1 400 z). Pozostae komrki wyniku rwnie zostan
przeliczone. W tym momencie bdziesz mia do wyboru dwie opcje:
Moesz klikn przycisk OK w celu zastpienia oryginalnych liczb wartociami
Sposb 87.
Sekret zwizany z nazwami
Wikszo uytkownikw Excela posiada przynajmniej podstawow wiedz na temat
nazwanych komrek i zakresw. Korzystajc z polecenia Formuy/Nazwy zdefiniowane/
171
Definiuj nazw, moesz dowolnej komrce lub grupie komrek arkusza nada prost
i sensown nazw, a nastpnie uywa jej w swoich formuach.
Jeli na przykad zakresowi komrek A2:A13 nadasz nazw WartociSprzeday, bdziesz
mg napisa formu w rodzaju =SUMA(WartociSprzeday). Wikszo znanych mi uytkownikw programu Excel okrela t moliwo mianem zakresw nazwanych lub komrek nazwanych zreszt sam take uyem takiej nazwy w poprzednim akapicie.
Okrelenie to nie jest jednak do koca poprawne.
Oto prawdziwa tajemnica, pozwalajca w peni zrozumie nazwy:
Gdy tworzysz w Excelu nazw, tak naprawd tworzysz nazwan formu.
W przeciwiestwie do normalnych formu nie zostaje ona umieszczona
w konkretnej komrce arkusza, a jedynie w pamici programu.
Nie jest to moe prawda wstrzsajca, ale pamitanie o tym drobnym szczegle pozwoli
Ci na lepsze zrozumienie niektrych bardziej zaawansowanych technik zwizanych z nadawaniem i wykorzystywaniem nazw w Excelu.
Gdy uywasz okna dialogowego Nowa nazwa, moesz spostrzec, e pole Odwouje si do:
zawiera tak naprawd formu, za w polu Nazwa: znajduje si jej nazwa. Z pewnoci
zauwaysz te, e zawarto pola Odwouje si do: poprzedzona jest znakiem rwnoci,
co potwierdza powysz teori.
Jak wida na rysunku 87.1, w skoroszycie zdefiniowana jest nazwa StopaOprocentowania,
okrelajca komrk B4 nalec do arkusza Arkusz1. Pole Odwouje si do: zawiera nastpujc formu:
=Arkusz1!$B$4
Rysunek 87.1.
Technicznie rzecz
biorc, nazwa
StopaOprocentowania
jest nazwan formu,
nie za nazwan
komrk
172
Sposb 88.
Uywanie nazwanych staych
Teraz opisz zastosowanie bardzo przydatnej techniki pozwalajcej usun z Twoich arkuszy sporo niepotrzebnego baaganu. Mowa tu o nazwanych staych.
Wyobra sobie arkusz kalkulacyjny uywany do tworzenia faktur i obliczania podatkw
zwizanych z okrelonymi wartociami sprzeday. Typowym rozwizaniem przy opracowywaniu takiego arkusza bdzie umieszczenie wartoci stopy podatkowej w ktrej
z komrek, a nastpnie wykorzystanie odwoania do tej komrki w odpowiednich formuach
obliczeniowych. Sposobem na pewne uproszczenie sobie tego zadania bdzie nadanie
komrce przechowujcej warto stopy podatkowej nazwy w rodzaju StopaOpodatkowania.
Moesz jednak rwnie zapisa swoj stop podatkow przy uyciu nazwy i unikn koniecznoci uywania komrki. Na rysunku 88.1 przedstawiono efekt wykonania nastpujcych krokw:
1. Wykonaj polecenie Formuy/Nazwy zdefiniowane/Definiuj nazw, aby wywoa
Wymienione powyej instrukcje pozwalaj utworzy nazwan formu, ktra nie wykorzystuje adnego odwoania do komrki. Aby j wyprbowa, wpisz do dowolnej komrki
arkusza nastpujc formu:
=StopaOpodatkowania
Ta prosta formua zwraca jedynie warto ,075, czyli rezultat dziaania nazwanej formuy
StopaOpodatkowania. Poniewa formua ta zawsze bdzie zwraca ten sam wynik, moesz
o niej myle jako o nazwanej staej. Staej tej moesz, oczywicie, uywa w bardziej
skomplikowanych formuach, takich jak podana niej:
=A1*StopaOpodatkowania
173
Jak mona si byo spodziewa, zmiana wartoci staej jest moliwa w dowolnym momencie przy wykorzystaniu okna dialogowego Meneder nazw (otwierane za pomoc
polecenia Formuy/Nazwy zdefiniowane/Meneder nazw). Wystarczy, e klikniesz przycisk
Edytuj, a pojawi si okno dialogowe Edytowanie nazwy. Powiniene w nim jedynie zmodyfikowa odpowiedni warto, uywajc pola Odwouje si do:. Gdy klikniesz przycisk
OK, program Excel ponownie przeliczy wszystkie formuy odwoujce si do zmienionej nazwy.
Sposb 89.
Uywanie funkcji w nazwach
Poprzedni sposb przedstawia zagadnienie tworzenia nazwanych staych. Tutaj pjd krok
dalej i opisz metod korzystania z funkcji w nazwach.
Na rysunku 89.1 pokazana zostaa przykadowa formua nazwana. Formua ta nosi nazw
TenMiesic i ma nastpujc posta:
=MIESIC(DZI())
Przedstawiona tu formua nazwana uywa dwch funkcji arkusza. Funkcja DZI zwraca
aktualn dat, za funkcja MIESIC podaje numer miesica dla daty okrelonej jej argumentem. Dziki temu moesz wprowadzi do dowolnej komrki arkusza ponisz formu i otrzymasz numer biecego miesica. Jeli teraz jest na przykad kwiecie, formua
ta zwrci liczb 4:
=TenMiesic
174
Rysunek 89.1.
Definiowanie
nazwanej formuy
wykorzystujcej
funkcj arkusza
kalkulacyjnego
Wygodniejsz wersj tej formuy byaby taka, ktra zwracaaby nazw miesica w postaci tekstu, nie za niewiele mwicej liczby. W tym celu opracuj formu o nazwie
NazwaTegoMiesica. Powinna ona mie nastpujc definicj:
=TEKST(DZI(); "mmmm")
A oto kolejny przykad nazwanej formuy, ktra wykorzystuje funkcj. Utwrz formu
o nazwie SumaKolA, definiujc j tak:
=SUMA(Arkusz1!$A:$A)
Jak si pewnie spodziewasz, formua ta zwraca sum wartoci znajdujcych si w kolumnie A arkusza Arkusz1.
Zauwa, e powysza nazwa zdefiniowana jest przy uyciu odwoa bezwzgldnych.
Szczeg ten jest niezwykle istotny, poniewa wykorzystanie odwoa wzgldnych
spowodowaoby, e formua generowaaby inny wynik w zalenoci od pooenia komrki
aktywnej.
Sposb 90.
Tworzenie listy nazw
Okno dialogowe Meneder nazw widoczne na rysunku 90.1 jest przydatnym narzdziem,
ktre prezentuje list wszystkich nazw zdefiniowanych w aktywnym skoroszycie. Aby
otworzy to okno, wykonaj polecenie Formuy/Nazwy zdefiniowane/Meneder nazw lub
po prostu uyj kombinacji klawiszy Ctrl+F3.
Zamy, e chcesz wstawi list tych nazw do zakresu arkusza, eby w ten sposb udokumentowa projekt. Cho okno dialogowe Meneder nazw nie zapewnia metody wklejania
listy nazw, jest to moliwe do osignicia trzeba jedynie wiedzie, gdzie szuka.
175
Rysunek 90.1.
Okno dialogowe
Meneder nazw
wywietla przewijaln
list wszystkich nazw
Sekretny przycisk Wklej list znajduje si w oknie dialogowym Wklejanie nazwy. W celu
otwarcia tego okna wywoaj polecenie Formuy/Nazwy zdefiniowane/Uyj w formule/
Wklej nazwy lub nacinij klawisz F3. Kliknij nastpnie przycisk Wklej list, aby utworzy
list nazw (i ich definicji), poczwszy od aktywnej komrki. Rysunek 90.2 pokazuje okno
dialogowe Wklejanie nazwy wraz z wygenerowan list.
Rysunek 90.2.
Za pomoc
przycisku Wklej
list moesz
utworzy list
nazw arkusza
Jeli podczas edytowania formuy otworzysz okno dialogowe Wklejanie nazwy, nie
pojawi si w nim przycisk Wklej list.
Sposb 91.
Uywanie dynamicznych nazw
Tutaj znajdziesz opis niezwykle przydatnej metody, ktra pozwoli Ci zaoszczdzi mas
czasu. Mowa tu o dynamicznej formule nazwanej, czyli takiej formule nazwanej, ktra
odwouje si do zakresu o nieustalonym rozmiarze. Idea moe wydawa Ci si do trudna
do zrozumienia, wic posu si pewnym przykadem.
176
Spjrz na arkusz przedstawiony na rysunku 91.1. Arkusz ten zawiera list wartoci sprzeday osignitych w poszczeglnych miesicach a do liczby wypracowanej w maju.
Rysunek 91.1.
Dynamicznej formuy
nazwanej moesz uy
do reprezentowania
danych dotyczcych
sprzeday, ktre
umieszczone s
w kolumnie B
Rysunek 91.2.
Tworzenie dynamicznej
formuy nazwanej
177
Formua zwraca warto 5, czyli liczb wierszy zakresu. Po dodaniu wikszej iloci danych
lub usuniciu ich zobaczysz, e zakres DaneOSprzeday zostanie odpowiednio dostosowany.
Zwr uwag na fakt, e nazwa DaneOSprzeday nie pojawia si w polu nazwy widocznym
na pasku formuy, nie bdzie te ona widoczna w oknie dialogowym Przechodzenie do.
Mimo to bdziesz jednak mg wywoa to okno i wpisa nazw DaneOSprzeday w celu
zaznaczenia odpowiedniego zakresu.
Przedstawiona tu formua dziaa jedynie w przypadku danych uoonych w sposb
cigy, czyli bez pustych komrek pomidzy wypenionymi. W przytoczonym powyej
przykadzie oznaczaoby to, e jeli komrka B4 byaby komrk pust, nazwa
DaneOSprzeday nie obejmowaaby ostatniej wartoci widocznej w kolumnie.
Moesz si teraz zastanawia nad celowoci caego tego dziaania. Przecie otrzymany efekt
mona byo uzyska w duo prostszy sposb, a mianowicie dziki wpisaniu krtkiej formuy:
=SUM(B:B)
I prawie masz racj. Prawie, gdy zdarzaj si sytuacje, w ktrych zastosowan tu sztuczk
trudno byoby przeceni. Jedn z nich jest uycie dynamicznych formu nazwanych do
definiowania zakresu danych wykorzystywanych przy tworzeniu wykresu. Technika ta
pozwala bowiem na opracowanie wykresu, ktrego serie danych dostosowuj si automatycznie w trakcie dodawania kolejnych danych.
Poczwszy od Excela 2007, dane wykresu znajdujce si w tabeli (wygenerowanej za pomoc polecenia Wstawianie/Tabele/Tabela) s automatycznie dostosowywane. Tworzenie
dynamicznej nazwy przyda si, gdy chcesz, eby wykres w cigy sposb zmienia dane,
ktre nie s zawarte w tabeli.
Wicej informacji na temat wykresw znajdziesz w sposobach z rozdziau 7.
Sposb 92.
Tworzenie nazw na poziomie arkusza
Standardowo, gdy okrelisz nazw komrki lub zakresu komrek, bdzie ona dostpna we
wszystkich arkuszach nalecych do danego skoroszytu. Jeli wic na przykad utworzysz
nazw SumaRegionu i przypiszesz j do komrki M32 nalecej do arkusza Arkusz1, z nazwy
178
tej bdziesz mg skorzysta w dowolnej formule znajdujcej si w kadym z arkuszy biecego skoroszytu. Nazwa taka okrelana jest mianem nazwy poziomu skoroszytu lub te
nazwy globalnej. Standardowo wszystkie nazwy komrek i zakresw komrek tworzone
s jako nazwy poziomu skoroszytu.
Co jednak, jeli w swoim skoroszycie bdziesz mia kilka arkuszy kalkulacyjnych i zechcesz
uywa tej samej nazwy, na przykad wspomnianej nazwy SumaRegionu, w ramach kadego
z nich z osobna? W takiej sytuacji powiniene utworzy nazwy poziomu arkusza, zwane
te czasem nazwami lokalnymi.
Aby zdefiniowa lokaln nazw SumaRegionu, powiniene przej do odpowiedniego
arkusza, w ktrym ma ona by widoczna, a nastpnie wykona polecenie Formuy/Nazwy
zdefiniowane/Definiuj nazw. Na ekranie pojawi si okno dialogowe Nowa nazwa. W polu
Nazwa wprowad nazw, a nastpnie za pomoc listy rozwijanej Zakres wybierz arkusz,
w ktrym nazwa obowizuje. Rysunek 92.1 prezentuje proces tworzenia nazwy poziomu
arkusza.
Rysunek 92.1.
Tworzenie nazwy
poziomu arkusza
Nazwy poziomu arkusza moesz rwnie tworzy za pomoc pola Nazwa (zlokalizowane
z lewej strony paska formuy). W tym celu zaznacz odpowiedni komrk lub ich zakres,
kliknij pole nazwy i wpisz w nim wybran nazw. Pamitaj o poprzedzeniu jej nazw arkusza i znakiem wykrzyknika. Nazwa zostanie zdefiniowana, gdy tylko naciniesz klawisz
Enter. Oto przykad nazwy poziomu arkusza:
Region3!SumaRegionu
Jeeli nazwa arkusza zawiera cho jedn spacj, powiniene umieci t nazw pomidzy
znakami apostrofu, jak przedstawiono w poniszym przykadzie:
'Region zachodni'!SumaRegionu
Tworzc w okrelonym arkuszu formu, ktra wykorzystuje nazwy zdefiniowane na poziomie tego wanie arkusza, nie musisz zawiera jego nazwy w nazwie zakresu. Nie
bdzie te ona widoczna w polu nazwy. Jeli jednak zechcesz skorzysta z nazwy lokalnej
w innym arkuszu kalkulacyjnym, bdziesz zmuszony do uywania caej nazwy, zoonej
z nazwy arkusza, znaku wykrzyknika oraz nazwy zakresu.
Okno dialogowe Meneder nazw wyranie identyfikuje kad nazw przy uyciu jej zakresu
(rysunek 92.2). Jeeli zakresem nazwy nie jest skoroszyt, okno wywietli arkusz, w ktrym
zdefiniowano nazw.
179
Rysunek 92.2.
Okno Meneder nazw
uatwia odrnienie
nazw poziomu
skoroszytu i poziomu
arkusza
Sposb 93.
Obsuga dat sprzed roku 1900
Wedug programu Excel stworzenie wiata miao miejsce 1 stycznia roku 1900. Jeli wic
masz do czynienia z danymi dotyczcymi nieco bardziej zamierzchej przeszoci, z pewnoci zauwaysz, e aplikacja nie rozpoznaje wpisywanych dat. Bdzie to skutkowao
na przykad tym, e data 3 maja 1791 wprowadzona do komrki arkusza zostanie zinterpretowana jako dana tekstowa, nie za jako warto daty.
Niestety, jedyn moliwoci poradzenia sobie z tym ograniczeniem jest wpisywanie dat
wczeniejszych ni 1 stycznia 1900 w formie tekstu. Powoduje to jednak, e nie bdziesz
mg przeprowadza na tego typu informacjach jakichkolwiek dziaa zwizanych z przeliczaniem, bo operacji takich nie moesz, oczywicie, wykonywa na danych tekstowych.
Nie bdziesz zatem w stanie zmieni ich formatowa liczbowych ani okreli, na jaki dzie
tygodnia przypadaa okrelona data. Nie bdziesz te mg obliczy daty nastpujcej
siedem dni pniej.
Jeeli potrzebna Ci jest moliwo sortowania dat wczeniejszych ni rok 1900, bdziesz
musia wprowadza dane dotyczce roku, miesica i dnia do oddzielnych komrek arkusza.
Na rysunku 93.1 przedstawiono prosty przykad zapisu tego typu informacji.
W celu chronologicznego uoenia dat wydarze historycznych powiniene najpierw przeprowadzi sortowanie danych w porzdku rosncym okrelonym dla kolumny D, nastpnie w porzdku rosncym okrelonym dla kolumny C, a na koniec posortowa informacje
180
Rysunek 93.1.
Aby umoliwi
sortowanie dat
wczeniejszych ni
rok 1900, wprowad
rok, miesic i dzie
do osobnych komrek
w porzdku rosncym w kolumnie B. Jeli zamiast z przycisku Sortuj rosnco umieszczonego na pasku narzdzi Standardowy bdziesz chcia skorzysta z okna dialogowego
Sortowanie, powiniene, oczywicie, okreli warunki w odwrotnej kolejnoci ni wymieniona powyej. W polu listy Sortuj wedug naley wtedy wybra pozycj Rok, w pierwszym z pl nastpnie wedug powiniene wybra pozycj Miesic, za w drugim z nich
pozycj Dzie. Wszystkie kryteria powinny, rzecz jasna, mie okrelony rosncy porzdek sortowania. Wynik takiego dziaania przedstawiony zosta na rysunku 93.2.
Rysunek 93.2.
Uoenie wydarze
historycznych
w porzdku
chronologicznym
wymaga
przeprowadzenia
a trzech sortowa
Niestety w przypadku dat sprzed roku 1900 nie moesz wykona adnych innych operacji.
Na przykad nie ma moliwoci odejmowania w celu okrelenia wieku.
Opracowaem specjalny dodatek o nazwie XDATE zawierajcy szereg funkcji umoliwiajcych obsug dat wczeniejszych ni rok 1900. Darmow kopi tego narzdzia moesz pobra z mojej strony internetowej, ktra znajduje si pod adresem
http://spreadsheetpage.com.
Sposb 94.
Przetwarzanie ujemnych wartoci czasu
Dodawanie i odejmowanie danych okrelajcych czas jest moliwe w Excelu dziki temu,
e program uywa do ich przechowywania wartoci numerycznych. Na rysunku 94.1
przedstawiono prosty przykad pokazujcy sposb przetwarzania przez aplikacj danych
o czasie. Suma godzin widoczna w komrce B8 sformatowanej cigiem [g]:mm jest obliczana przez nastpujc formu (szczegy zamieszczono w sposobie 59.):
=SUMA(B2:B6)
181
Rysunek 94.1.
W komrce B9
widoczna jest liczba
godzin pozostaych
do przepracowania
w czterdziestogodzinnym
tygodniu roboczym
Excel standardowo uywa systemu dat, ktry za pocztek przyjmuje dat 1 stycznia
1900 roku. Ujemne wartoci czasu zapisywane s w formie kombinacji wartoci daty
i czasu, ktra oznacza dat poprzedzajc rok 1900, a wic warto niedozwolon.
Jednym z moliwych rozwiza tego problemu jest skorzystanie z innego, opcjonalnego
systemu daty 1904, ktry przypisuje liczb 1 dacie 2 stycznia roku 1904. Aby zmieni stosowany system, kliknij przycisk Plik/Opcje w celu wywoania okna dialogowego Opcje
programu Excel. Uaktywnij kart Zaawansowane i zaznacz opcj Uyj systemu daty
1904. Umoliwi to poprawne wywietlanie Twoich ujemnych wartoci czasu, tak jak zostao
to przedstawione na rysunku 94.3.
Rysunek 94.3.
Przeczenie na system
daty 1904 pozwala na
poprawne wywietlanie
ujemnych wartoci czasu
182
Rozdzia 5.
Przykady
przydatnych formu
W rozdziale tym znajdziesz wiele przykadw formu. Niektre z nich
bdziesz mg wykorzysta dokadnie w takiej formie, w jakiej zostay
przedstawione. Inne za bdziesz musia dostosowa do swoich wasnych
potrzeb.
184
Spis sposobw
Sposb 95.
185
Sposb 96.
187
Sposb 97.
188
Sposb 98.
Szeregowanie wartoci
189
Sposb 99.
191
192
193
194
195
Sposb 104. Wyraanie liczb w postaci liczebnikw porzdkowych w jzyku angielskim 198
Sposb 105. Wyodrbnianie sw z tekstw
200
201
202
203
204
207
208
211
212
Sposb 114. Pobieranie zawartoci ostatniej niepustej komrki w kolumnie lub wierszu
214
216
217
220
221
223
225
226
228
230
231
233
185
Sposb 95.
Wyznaczanie dat dni witecznych
Okrelenie dat niektrych wit moe by do skomplikowane. Cz z nich jest bardziej
ni oczywista, poniewa zawsze wystpuj w tych samych dniach kadego roku, eby
wymieni tu chociaby Nowy Rok czy wito Niepodlegoci. W przypadku tego typu
wit powiniene po prostu skorzysta z funkcji DATA. Aby na przykad sprawdzi, jakim
dniem tygodnia bdzie Nowy Rok (ktry zawsze przypada 1 stycznia) roku okrelonego za
pomoc danej znajdujcej si w komrce A1, naley skorzysta z nastpujcej formuy:
=DATA(A1;1;1)
Inne wita s zdefiniowane jako okrelone wystpienie pewnego dnia tygodnia w konkretnym miesicu lub s wrcz uzalenione od faz ksiyca. Przykadem moe tu by
wikszo obchodzonych w Polsce wit kocielnych, takich jak Boe Ciao czy Wielkanoc, bd te niektre z pastwowych wit amerykaskich, takich jak Dzie Prezydenta czy te wito Dzikczynienia.
Przy tworzeniu wszystkich wymienionych poniej formu zaoono, e warto okrelajca rok (np. 2010) znajduje si w komrce A1. Zwr uwag na fakt, e poniewa Nowy
Rok, wito Wojska Polskiego, wito Niepodlegoci czy Boe Narodzenie obchodzone
s zawsze tego samego dnia roku, obliczenie ich dat sprowadza si do prostego wywoania
funkcji DATA.
Nowy Rok
wito to zawsze przypada dnia 1 stycznia, wic odpowiednia dla niego formua bdzie
miaa posta:
=DATA(A1;1;1)
Dzie Prezydenta
Dzie ten w Stanach Zjednoczonych jest wyznaczony na trzeci poniedziaek lutego. Dat t
w roku zdefiniowanym w komrce A1 mona obliczy, korzystajc z nastpujcej formuy:
=DATA(A1;2;1)+JEELI(2<DZIE.TYG(DATA(A1;2;1));7-DZIE.TYG(DATA(A1;2;1))
+2;2-DZIE.TYG(DATA(A1;2;1)))+((3-1)*7)
186
Wielkanoc
Wyznaczenie daty Wielkanocy jest do trudne z uwagi na skomplikowany sposb okrelenia dnia tego wita. Jest to bowiem pierwsza niedziela po pierwszej peni ksiyca
wystpujcej po rwnonocy wiosennej, ktra przypada 21 marca. Przedstawion tu formu
znalazem w internecie i szczerze mwic, nie mam pojcia, w jaki sposb dziaa. Formua nie zadziaa, jeli skoroszyt uywa systemu daty 1904 (wicej informacji na ten temat znajdziesz w treci sposobu 94.).
=ZAOKR.W.D(DATA(A1;5;DZIE(MINUTA(A1/38)/2+56));7)-34
Pamitaj tu o wybraniu dla komrki ktrego z formatw daty, gdy w innym przypadku
zostanie w niej wywietlona niewiele znaczca warto numeryczna.
Powysza formua zwraca poprawn dat Niedzieli Wielkanocnej dla lat z przedziau od
roku 1900 do 2078. Myl, e ten zakres okae si wystarczajcy dla wikszoci uytkownikw programu. Jeli w Twoim przypadku jest inaczej, bdziesz mg poszuka odpowiedniego rozwizania w sieci. Na stronach internetowych znale mona liczne kody
makr VBA pozwalajcych na wyznaczenie daty Wielkanocy na wiele rnych sposobw.
Dzie Pamici
W ostatni poniedziaek maja Amerykanie obchodz Dzie Pamici. Formua pozwalajca
obliczy dat tego dnia w roku podanym w komrce A1 ma posta:
=DATA(A1;6;1)+JEELI(2<DZIE.TYG(DATA(A1;6;1));7-DZIE.TYG(DATA(A1;6;1))
+2;2-DZIE.TYG(DATA(A1;6;1)))+((1-1)*7)-7
Zwr uwag, e powysza formua oblicza tak naprawd dat pierwszego poniedziaku
czerwca okrelonego roku, a nastpnie odejmuje liczb 7 w celu wyznaczenia poniedziaku o tydzie wczeniejszego, czyli ostatniego w maju.
wito Pracy
wito Pracy obchodzone jest w Stanach Zjednoczonych zupenie innego dnia ni w Europie, gdy wypada ono w pierwszy poniedziaek wrzenia. Formua wyznaczajca t
dat dla roku okrelonego w komrce A1 ma nastpujc posta:
=DATA(A1;9;1)+JEELI(2<DZIE.TYG(DATA(A1;9;1));7-DZIE.TYG(DATA(A1;9;1))
+2;2-DZIE.TYG(DATA(A1;9;1)))+((1-1)*7)
187
Oczywicie, eby wyznaczy dzie wita Pracy w Polsce, zastosujesz raczej duo prostsz formu o postaci:
=DATA(A1;5;1)
wito Niepodlegoci
wito to ustalono na dzie 11 listopada:
=DATA(A1;11;11)
wito Dzikczynienia
Jedno z najwaniejszych wit w Stanach Zjednoczonych obchodzone jest w czwarty
czwartek listopada. Dat wita Dzikczynienia w roku podanym w komrce A1 mona
obliczy przy uyciu nastpujcej formuy:
=DATA(A1;11;1)+JEELI(5<DZIE.TYG(DATA(A1;11;1));7-DZIE.TYG(DATA(A1;11;1))
+5;5-DZIE.TYG(DATA(A1;11;1)))+((4-1)*7)
Boe Narodzenie
Jak wiadomo, wito to przypada na dzie 25 grudnia:
=DATA(A1;12;25)
Sposb 96.
Obliczanie redniej waonej
Oferowana przez program Excel funkcja REDNIA zwraca redni (czy te przecitn)
warto liczb znajdujcych si w okrelonym zakresie komrek. Bardzo czsto jednak
zachodzi konieczno obliczenia redniej waonej. Moesz straci na poszukiwania cay
dzie, lecz mimo to nie znajdziesz funkcji Excela, ktra przeprowadzaaby podobne
dziaanie. Masz jednak moliwo obliczenia redniej waonej za pomoc odpowiedniej
formuy uywajcej funkcji SUMA.ILOCZYNW oraz SUMA.
Na rysunku 96.1 przedstawiono prosty przykad arkusza kalkulacyjnego zawierajcego
ceny paliwa gazowego odnotowane w okresie 30 dni. Na przykad przez pierwsze cztery
188
Rysunek 96.1.
Formua znajdujca
si w komrce B16
oblicza redni waon
cen pynnego gazu
dni miesica litr gazu kosztowa 2,48 z, jego cena spada nastpnie do poziomu 2,41 z
i utrzymaa t warto przez dwa kolejne dni, by potem znw zmale na kolejne trzy dni
do kwoty 2,39 z i tak dalej.
W komrce B15 umieszczono formu, ktra uywa funkcji REDNIA:
=REDNIA(B4:B13)
Ale, wbrew temu, co moe si wydawa, formua ta nie zwraca waciwego wyniku. Aby
takowy otrzyma, poszczeglnym cenom musiayby by przypisane odpowiednie wagi
zwizane z iloci dni, przez ktre obowizywaa kada z wartoci. Innymi sowy, waciwym sposobem obliczania wartoci redniej byaby tu raczej rednia waona.
redni tak mona obliczy za pomoc poniszej formuy, ktra w arkuszu zostaa umieszczona w komrce B16:
=SUMA.ILOCZYNW(B4:B13;C4:C13)/SUMA(C4:C13)
Powysza formua mnoy kad cen przez odpowiadajc jej liczb dni, a nastpnie
sumuje wszystkie iloczyny. Wynik jest dzielony przez liczb dni. Z atwoci moesz
przystosowa t formu do innego typu oblicze redniej waonej.
Sposb 97.
Obliczanie wieku osb
Obliczanie wieku ludzkiego w programie Excel wymaga uycia pewnej sztuczki, poniewa wynik nie zaley wycznie od biecego roku, lecz rwnie od aktualnego dnia,
a sytuacj komplikuj dodatkowo lata przestpne.
Przedstawi tutaj trzy metody obliczania wieku osb. W wykorzystanych do tego celu
formuach przyjem zaoenie, e data urodzenia (na przykad 16/2/1952) znajduje si
w komrce B1, za w komrce B2 umieszczona jest aktualna data (obliczona za pomoc
funkcji DZI).
189
Metoda 1
Ponisza formua odejmuje dat urodzenia od aktualnej daty i dzieli otrzymany wynik przez
liczb 365,25. Funkcja ZAOKR.DO.CAK usuwa cz uamkow rezultatu.
=ZAOKR.DO.CAK((B2-B1)/365,25)
Formua ta nie jest dokadna w stu procentach, poniewa przeprowadza dzielenie przez
redni liczb dni w roku. W niektrych przypadkach zatem zwraca niepoprawne wyniki.
Przykadem moe tu by obliczanie wieku dziecka, ktre ma dokadnie rok; w sytuacji takiej
powysza formua zwrci warto 0 zamiast 1.
Metoda 2
Bardziej dokadn metod obliczania wieku bdzie zastosowanie funkcji YEARFRAC.
=ZAOKR.DO.CAK(YEARFRAC(B2;B1))
Metoda 3
Trzecia metoda wyznaczania wieku korzysta z funkcji DATA.RNICA. Ta nieudokumentowana funkcja nie zostaa opisana w systemie pomocy Excela.
=DATA.RNICA(B1;B2;"Y")
Jeli bardzo zaley Ci na dokadnoci, moesz zastosowa nieco zmodyfikowan wersj tej
formuy:
=DATA.RNICA(B1;B2;"Y") & " lata, " &DATA.RNICA(B1;B2;"YM") &
" miesicy, " &DATA.RNICA(B1;B2;"MD") & " dni"
Sposb 98.
Szeregowanie wartoci
Ustalanie porzdku wartoci znajdujcych si w zakresie komrek okazuje si czasem
bardzo przydatn moliwoci. Jeli masz na przykad arkusz kalkulacyjny zawierajcy
dane o rocznych wartociach sprzeday osignitych przez dwudziestu przedstawicieli
190
handlowych Twojej firmy, moesz dziki temu dokona klasyfikacji kadej z tych osb
i dowiedzie si, kto zajmuje jak pozycj w rankingu sprzeday przedsibiorstwa, zaczynajc od najwyszej, a koczc na najniszej.
Jeeli zdarzyo Ci si ju korzysta z oferowanej przez program Excel funkcji POZYCJA,
z pewnoci zauwaye, e wyniki jej dziaania nie zawsze w peni Ci odpowiadaj. Jeli
bowiem dwie wartoci maj zajmowa na przykad trzecie miejsce, funkcja POZYCJA obydwu przypisze pozycj 3, a Ty by moe wolaby przypisa im jak warto redni czy
te rodkow, co w tym przypadku oznaczaoby pozycj 3,5 dla obu danych.
Excel 2010 posiada now funkcj POZYCJA.R, ktra rozwizuje ten problem.
Na rysunku 98.1 przedstawiono arkusz kalkulacyjny, w ktrym zastosowano obie wymienione wyej metody pozycjonowania kolumny wartoci. Pierwsza z tych metod
wyniki jej dziaania widoczne s w kolumnie C korzysta z funkcji POZYCJA.
W kolumnie D uyto nowej funkcji POZYCJA.R. Zakres komrek B2:B16 nosi nazw
WartoSprzeday.
Rysunek 98.1.
Ustalanie pozycji
danych za pomoc
funkcji POZYCJA
oferowanej przez
program Excel oraz
przy wykorzystaniu
odpowiedniej formuy
tablicowej
Zauwa, e dwie osoby zajmuj trzecie miejsce. Cho funkcja POZYCJA przypisaa kadej
osobie pozycj 3, funkcja POZYCJA.R wyznaczya dla tych dwch osb pozycj 3,5.
Ponadto trzy osoby uzyskay dziesite miejsce. Funkcja POZYCJA przypisaa kadej osobie
pozycj 10, z kolei funkcja POZYCJA.R wyznaczya dla tych osb pozycj 11, bdc pozycj rodkow dla pozycji 10, 11 i 12.
W poprzednich wersjach programu Excel formuy uywajce funkcji POZYCJA.R zwrc
bd. Jeli planujesz wspuytkowa skoroszyt z osob, ktra korzysta z wersji Excela
starszej ni 2010, zamiast funkcji POZYCJA.R moesz zastosowa formu tablicow.
Spjrz na rysunek 98.1 i ponisz formu wprowad w wierszu 4. Nastpnie skopiuj j
do komrek znajdujcych si niej. Wynik bdzie dokadnie taki sam jak w przypadku
uycia funkcji POZYCJA.R.
=SUMA(1*(B4<=WartoSprzeday))-(SUMA(1*(B2=WartoSprzeday))-1)/2
191
Sposb 99.
Konwersja cali na stopy i cale
Jeli kiedykolwiek musiae zamieni cale na stopy i cale, szybko zdasz sobie spraw
z zalet systemu metrycznego. Zasadniczo konwersja cali na stopy i cale jest problemem
zwizanym z dzieleniem, w ktrego przypadku trzeba zwrci uwag na reszt (wyraon
w calach).
Ponisza formua zakada, e komrka A2 zawiera warto wyraon w calach. Formua
wywietla wynik w stopach i calach (gdy na przykad komrka A2 przechowuje warto 43,
wynikiem bdzie 3'7").
=TEKST(ZAOKR.DO.CAK(A2/12);"###")&"' "&MOD(A2;12)&""""
Poniewa formua zwraca acuch tekstowy, dla wyniku nie moesz przeprowadzi operacji matematycznych. Jeli zamierzasz zamieni acuch wyraony w stopach i calach
z powrotem na cale, przydatna okae si nastpujca formua (zakada, e komrka B2
zawiera acuch taki jak 3'7"):
=(LEWY(B2;ZNAJD("'";B2)-1)+((FRAGMENT.TEKSTU(B2;ZNAJD("'";B2)+1;D(B2)-ZNAJD
("'";B2)-1))/12))*12
192
Sposb 100.
Zastosowanie funkcji DATA.RNICA
W treci sposobu 97. zaprezentowaem formu, ktra uywa funkcji DATA.RNICA
(DATEDIF). Funkcja ta oblicza rnic midzy dwoma datami i wynik wyraa za pomoc
miesicy, dni lub lat.
Ta przydatna funkcja, ktrej nie udokumentowano w systemie pomocy, zalicza si do jednej z maych tajemnic zwizanych z Excelem. Cho system pomocy Excela 2000 zawiera
opis funkcji DATA.RNICA, wczeniejsze lub pniejsze wersje Excela s pozbawione
dokumentacji funkcji.
Dawno temu w arkuszu kalkulacyjnym Lotos 1-2-3 wprowadzono funkcj DATEDIF.
Prawdopodobnie dla zachowania zgodnoci w Excelu rwnie pojawia si ta funkcja.
Jednak z jakiego powodu Microsoft nie by skory do poinformowania o jej istnieniu.
Z ca t tajemnic w jakim stopniu raczej maj zwizek prawnicy.
W kadym razie niniejszy sposb opisuje funkcj DATA.RNICA i informuje o tym,
czego Microsoft nie zamierza wyjawi. Oto skadnia funkcji:
=DATA.RNICA(Data1;Data2;"Interwa")
Data1 i Data2.
d liczba dni w przedziale okrelonym przez argumenty Data1 i Data2.
y liczba penych lat w przedziale wyznaczonym przez argumenty Data1 i Data2.
ym liczba miesicy w przedziale ustalonym przez argumenty Data1 i Data2.
Poniewa interwa ten wyklucza lata, funkcjonuje tak, jakby dwie daty
wystpoway w tym samym roku.
yd liczba dni w przedziale okrelonym przez argumenty Data1 i Data2.
Ze wzgldu na to, e interwa ten wyklucza lata, funkcjonuje tak, jakby dwie
daty wystpoway w tym samym roku.
md liczba dni w przedziale wyznaczonym przez argumenty Data1 i Data2.
Poniewa interwa ten wyklucza zarwno miesic, jak i rok, funkcjonuje tak,
jakby dwie daty wystpoway w tym samym miesicu i roku.
Rysunek 100.1 prezentuje kilka przykadw zastosowania funkcji DATA.RNICA z kadym z moliwych argumentw interwau. Formua z komrki D2 skopiowana do komrek
znajdujcych si niej ma nastpujc posta:
=DATA.RNICA(A2;B2;C2)
193
Rysunek 100.1.
Przykady uycia
funkcji
DATA.RNICA
Sposb 101.
Zliczanie znakw w komrce
Tutaj znajdziesz przykady formu, ktrych zadaniem jest obliczanie liczby znakw wpisanych do komrki.
Funkcja D uyta z wartoci zwraca liczb znakw w liczbie. W tym przypadku moe
ona by inna ni liczba znakw wywietlonych w wyniku formatowania liczbowego.
194
Sposb 102.
Numerowanie tygodni
Kady wie, e rok skada si z 52 tygodni. A zatem dla dowolnego dnia powiniene by
w stanie okreli numer tygodnia. Czy nie? Cho pytanie wydaje si proste, w rzeczywistoci jest to wszystko troch bardziej zoone.
W przypadku okrelania numeru tygodnia funkcj WEEKNUM Excela mona porwna z biletem. Funkcja ta akceptuje dat i zwraca numer tygodnia. Ponadto funkcja zakada, e tydzie uwzgldniajcy 1 stycznia to pierwszy tydzie roku. A zatem, pierwszy tydzie roku
moe skada si z zaledwie jednego dnia (np. rok 2011) lub siedem dni (np. rok 2006).
Funkcja WEEKNUM nie jest zgodna ze standardem ISO (International Standards Organization).
Zgodnie z tym standardem:
tydzie zawsze zaczyna si od poniedziaku i koczy w niedziel,
pierwszy tydzie jest tygodniem uwzgldniajcym pierwszy czwartek roku.
195
Ponisza formua utworzona przez Laurenta Longre zwraca numer tygodnia dla dnia
okrelonego w komrce A1.
=1+ZAOKR.DO.CAK((A1-DATA(ROK(A1+4-DZIE.TYG(A1+6));1;5)+DZIE.TYG
(DATA(ROK(A1+4-DZIE.TYG(A1+6));1;3)))/7)
Na rysunku 102.1 porwnano trzy metody obliczania numeru tygodnia dla daty w kolumnie A. Oto one:
Kolumna B: zastosowanie funkcji WEEKNUM (niedziela jest pierwszym dniem
tygodnia),
Kolumna C: uycie funkcji WEEKNUM (tydzie rozpoczyna si
od poniedziaku),
Kolumna D: zastosowanie poprzednio wyszczeglnionych formu.
Rysunek 102.1.
Trzy metody
obliczania numeru
tygodnia
Sposb 103.
Uycie tabeli przestawnej
zamiast formu
Tabela przestawna Excela oferuje niebywae moliwoci. Zamiast tworzy formuy, czsto moesz zastosowa tabel przestawn. Niniejszy sposb opisuje prosty problem i zapewnia trzy rozwizania.
Rysunek 103.1 pokazuje zakres danych z wynikami testu napisanego przez studentw.
Celem jest obliczenie redniego wyniku dla wszystkich studentw, a take redniego wyniku dla kadej pci.
196
Rysunek 103.1.
Trzy metody
obliczania numeru
tygodnia
Sortuj/Sortuj od A do Z.
3. W celu otwarcia okna dialogowego Sumy czciowe wykonaj polecenie
Dane/Konspekt/Suma czciowa.
4. W oknie tym w polu Dla kadej zmiany w ustaw Pe, z listy pola Uyj funkcji
197
Zastosowanie formu
Kolejna metoda wyznaczania rednich polega na wykorzystaniu formu. Formua obliczajca redni dla wszystkich studentw jest prosta i wyglda nastpujco:
=REDNIA(B2:B14)
Aby uzyska redni dla poszczeglnych pci, do utworzenia poniszych formu moesz
posuy si funkcj REDNIA.JEELI.
=REDNIA.JEELI(C2:C14;Kobieta;B2:B14)
=REDNIA.JEELI(C2:C14;Mczyzna;B2:B14)
Etykiety wierszy.
5. Pozycj Wynik przecignij do sekcji Wartoci.
Cho Excel utworzy tabel przestawn, zamiast redniej wywietli funkcj SUMA.
6. Aby zmieni uywan funkcj podsumowujc, prawym przyciskiem myszy
198
Sposb 104.
Wyraanie liczb w postaci
liczebnikw porzdkowych
w jzyku angielskim
Przydatna bywa nieraz moliwo wyraania liczb w postaci liczebnikw porzdkowych.
Zamienianie liczb na pene sowa byoby, co prawda, czynnoci zbyt skomplikowan,
a tworzenie skrtw cyfrowo-literowych w takim przypadku jest w jzyku polskim niepoprawne, w odrnieniu od jzyka angielskiego, gdzie jest to normaln praktyk. Liczba
21 traktowana jako liczebnik porzdkowy jest w nim na przykad wyraana poprzez
dodanie odpowiedniej kocwki, ktr w tym przypadku jest st a wic liczebnik
199
przyjmuje posta 21st. Program Excel nie oferuje specjalnego formatu liczbowego, ktry
pomgby w takiej sytuacji, moliwe jest jednak opracowanie odpowiedniej formuy, ktra
wypeni to zadanie.
W jzyku angielskim istniej cztery kocwki dodawane do liczby w celu uzyskania liczebnika porzdkowego. S to: st, nd, rd i th. Wybr jednej z nich zaleny jest od wartoci
przeksztacanej liczby, a rzdzca nim regua jest do zawia. Z tego powodu odpowiednia formua rwnie bdzie do skomplikowana. Wikszo liczb wymaga uycia
kocwki th. Wyjtkami od tej reguy bd liczby koczce si cyframi 1, 2 i 3, jednak nie
takie, ktrych drug od koca cyfr jest 1, a wic nie wartoci koczce si liczbami 11, 12
i 13. Zasada ta moe si wydawa do zagmatwana, ale da si j przeoy na jzyk zrozumiay dla Excela, a wic na formu.
Przedstawiona poniej formua przeksztaca liczb cakowit umieszczon w komrce A1
na odpowiedni liczebnik porzdkowy jzyka angielskiego:
=A1&JEELI(LUB(WARTO(PRAWY(A1;2))={11;12;13});"th";JEELI
(LUB(WARTO(PRAWY(A1))={1;2;3});WYBIERZ(PRAWY(A1);"st";"nd";"rd");"th"))
Formua zwraca acuch tekstowy, a nie warto liczbow. A zatem, nie moesz zastosowa wyniku formuy w adnym obliczeniu numerycznym.
200
Sposb 105.
Wyodrbnianie sw z tekstw
Zaprezentowane tutaj formuy bd przydatne do wyodrbniania sw z cigw znakw
znajdujcych si w komrkach arkusza kalkulacyjnego. Jednej z nich moesz na przykad
uy do wydzielenia pierwszego sowa z tekstu.
Jeeli formua musi by zgodna z wczeniejszymi wersjami Excela, nie moesz skorzysta
z funkcji JEELI.BD. A zatem, w celu sprawdzenia, czy wystpi bd, uyj funkcji
JEELI i CZY.B.
=JEELI(CZY.B(ZNAJD(" ";A1));A1;LEWY(A1;ZNAJD(" ";A1)-1))
Z formu t wie si jednak ten sam problem, ktry pojawi si w przypadku pierwszej
formuy przedstawionej wyej: zwraca ona kod bdu w sytuacji, gdy zadany cig znakw
nie zawiera przynajmniej jednej spacji. Rozwizanie polega na uyciu funkcji JEELI.BD
i zwrceniu caej zawartoci komrki A1, gdy wystpi bd.
=JEELI.BD(PRAWY(A1;D(A1)-ZNAJD("*";PODSTAW(A1; " ";"*";D(A1)-D(PODSTAW
(A1; " ";"")))));A1)
201
Wyodrbnianie wszystkich sw
z wyjtkiem pierwszego z cigu tekstowego
Nastpujca formua zwraca zawarto komrki A1 z pominiciem pierwszego sowa:
=PRAWY(A1;D(A1)-ZNAJD(" ";A1;1))
Jeli komrka A1 bdzie zawieraa tekst Wstpny budet na rok 2008, powysza formua
zwrci cig znakw budet na rok 2008.
Formua ta zwrci natomiast kod bdu, gdy w komrce bdzie si znajdowa tylko jedno
sowo. W celu uniknicia bdu ponisza wersja formuy uywa funkcji JEELI.BD.
Jeeli komrka nie zawiera wielu sw, funkcja zwraca pusty acuch.
=JEELI.BD(PRAWY(A1;D(A1)-ZNAJD(" ";A1;1));"")
Sposb 106.
Rozdzielanie nazwisk
Zamy, e masz list penych imion i nazwisk ludzi, znajdujc si w jednej kolumnie.
Twoim zadaniem jest rozdzielenie tych nazwisk na trzy kolumny w taki sposb, aby
w pierwszej z nich znalazy si pierwsze imiona, w kolejnej drugie imiona lub inicjay, za
w trzeciej nazwiska. Zadanie to jest bardziej skomplikowane, ni mogoby si pocztkowo
wydawa, poniewa nie we wszystkich nazwiskach wystpujcych w kolumnie uyto
drugich imion czy te dodatkowych inicjaw. Mimo to problem jest moliwy do rozwizania.
Opisane powyej zadanie bdzie duo bardziej skomplikowane, gdy na licie znajd
si jeszcze nazwiska poprzedzone tytuami, takimi jak Pan czy dr, lub nazwiska zawierajce dodatkowe informacje, w rodzaju Jr. czy III. Przedstawione tu rozwizania nie
uwzgldniaj tego typu trudnych przypadkw, mimo to wyniki ich dziaania nadal stanowi bd dobry punkt wyjcia, a z pojedynczymi bdnymi wpisami bdziesz mg
sobie poradzi, rcznie edytujc odpowiednie komrki.
202
Nastpujca formua wydobywa z caoci zapisu drugie imi. Przy jej tworzeniu zaoono,
e pierwsze imi znajduje si w komrce B1, a wyodrbnione nazwisko umieszczone
zostao w komrce D1:
=JEELI(D(B1&D1)+2>=D(A1);"";FRAGMENT.TEKSTU(A1;D(B1)+2;D(A1)-D(B1&D1)-2))
Sposb 107.
Usuwanie tytuw z nazwisk
Moe si zdarzy sytuacja, w ktrej bdziesz zmuszony do usunicia tytuw (takich jak
Pan, Pani czy Pastwo) poprzedzajcych nazwiska znajdujce si na licie umieszczonej
w arkuszu Excela. Operacj t bdziesz prawdopodobnie chcia przeprowadzi przed opisanym w poprzednim sposobie rozdzielaniem penych nazwisk na ich czci skadowe.
Z zamieszczonej poniej formuy bdziesz mg skorzysta w celu usunicia z komrek
przechowujcych nazwiska trzech wystpujcych najczciej tytuw, czyli sw Pan,
Pani oraz Pastwo. Jeli komrka A1 bdzie na przykad zawieraa nazwisko Pan Fryderyk
Misiasty, efektem dziaania formuy bdzie cig znakw Fryderyk Misiasty.
203
W powyszej formule sprawdzane s trzy warunki. Jeli zechcesz sprawdza wiksz ich
liczb, na przykad w celu wyeliminowania kolejnych tytuw, powiniene po prostu doda
odpowiednie argumenty w wywoaniu funkcji LUB.
Sposb 108.
Generowanie serii dat
Jeli pracujesz z danymi bazujcymi na czasie, z pewnoci zdarza si, e chcesz wprowadzi do arkusza seri dat. Na przykad w przypadku aplikacji monitorujcej sprzeda
moesz chcie wprowadzi seri dat dla wynikw kwartalnych (pamitajc oczywicie
o pominiciu dat przypadajcych w weekend).
204
Uywanie formu
Inna metoda wstawiania serii dat polega na zastosowaniu formu. Przewag rozwizania
wykorzystujcego formuy nad uywaniem funkcji Autowypenienie do utworzenia serii dat
jest moliwo zmiany pierwszej daty w serii, co pocignie za sob aktualizacj wszystkich pozostaych danych. W celu skorzystania z tego rozwizania powiniene jedynie
wpisa do pierwszej komrki waciw dat pocztkow, a nastpnie do kolejnych komrek
wprowadzi formuy, ktrych zadaniem bdzie generowanie odpowiednich wartoci.
Przy tworzeniu przedstawionych niej przykadw formu przyjto zaoenie, e pierwsza
data serii umieszczona zostaa w komrce A1, a pierwsza formua znajduje si w komrce
A2. Odpowiedni liczb kolejnych komrek naley po prostu wypeni kopi tej formuy.
Aby otrzyma seri dat oddzielonych od siebie okresem siedmiu dni, uyj nastpujcej
formuy:
=A1+7
W celu otrzymania serii dat odlegych od siebie dokadnie o rok zastosuj ponisz formu:
=DATA(ROK(A1)+1;MIESIC(A1);DZIE(A1))
Aby wygenerowa seri dat skadajcych si wycznie z dni tygodnia (bez sobt i niedziel),
powiniene skorzysta z zamieszczonej poniej formuy. Formua utworzona zostaa przy
zaoeniu, e data znajdujca si w komrce A1 jest dniem powszednim, czyli nie jest
sobot lub niedziel.
=JEELI(DZIE.TYG(A1)=6;A1+3;A1+1)
Sposb 109.
Okrelanie specyficznych dat
Tutaj znajdziesz szereg przydatnych formu, ktre zwracaj pewne specyficzne daty.
205
Jeli na przykad komrka A1 zawiera dat 16 luty 2010, formua zwrci warto 47,
gdy data identyfikuje 47. dzie roku.
Nastpujca formua zwraca liczb dni, ktre pozostay do koca roku, liczc od podanej
daty umieszczonej w komrce A1:
=DATA(ROK(A1);12;31)-A1
Aby zmodyfikowa powysz formu w celu wyznaczania dat innych dni ni niedziela,
powiniene zmieni wystpujc w niej liczb 1 na inn warto z przedziau od 2
(w przypadku poniedziaku) do 7 (dla soboty).
206
207
Wariacji tej formuy moesz uy do wyznaczenia liczby dni wchodzcych w skad podanego miesica. Zaprezentowana poniej formua zwraca liczb cakowit okrelajc liczb
dni miesica zdefiniowanego za pomoc daty umieszczonej w komrce A1. Upewnij si,
e komrka przechowujca t formu korzysta ze zwykego formatowania liczbowego,
nie za z formatowania daty.
=DZIE(DATA(ROK(A1);MIESIC(A1)+1;0))
Dziaanie tej formuy polega na podzieleniu numeru miesica przez liczb 3, a nastpnie
zaokrgleniu otrzymanego wyniku w gr.
Sposb 110.
Wywietlanie kalendarza
w zakresie komrek arkusza
Tutaj znajdziesz opis metody tworzenia w zakresie komrek dynamicznego kalendarza
na dowolny miesic wybranego roku. Na rysunku 110.1 przedstawiono przykadowy
kalendarz tego typu. Zmiana daty widocznej w jego grnej czci spowoduje, e kalendarz zostanie przeliczony od nowa tak, aby wywietlane byy daty dla podanego roku
i miesica.
Aby utworzy ten kalendarz w komrkach B2:H9, postpuj wedug nastpujcych instrukcji:
1. Zaznacz zakres komrek B2:H2 i scal komrki przez wybranie polecenia
Ze wzgldu na to, e podany dzie miesica nie bdzie tu mia adnego znaczenia,
dla komrki ustaw niestandardowy format, ktry nie wywietla dnia (mmm-rrrr).
3. Do komrek B3:H3 wpisz skrty nazw dni tygodnia.
208
Rysunek 110.1.
Pokazany tu kalendarz
zosta utworzony
za pomoc
skomplikowanej
formuy tablicowej
daty w taki sposb, aby wywietlane byy tylko dni. Cig formatujcy bdzie
tu mia posta: d.
6. Dostosuj odpowiednio szeroko kolumn i dobierz wszelkie inne niezbdne
formatowania komrek.
Zmiana miesica i roku w dacie widocznej w grnej czci zakresu spowoduje, e
kalendarz zostanie automatycznie zaktualizowany. Po utworzeniu kalendarza bdziesz
mg skopiowa przechowujcy go zakres komrek i wstawi do kadego innego arkusza kalkulacyjnego i skoroszytu.
Sposb 111.
Rne metody zaokrglania liczb
Zaokrglanie liczb jest bardzo typow czynnoci przeprowadzan w programie Excel,
dlatego te znajdziesz w nim szereg funkcji umoliwiajcych wykonanie tego zadania na
rne sposoby.
Bardzo wan rzecz jest tu waciwe zrozumienie rnicy midzy zaokrglaniem wartoci a ich formatowaniem. Gdy formatujesz liczb w taki sposb, aby wywietlana
bya z okrelon iloci miejsc dziesitnych, formuy korzystajce z liczby bd uywa
jej rzeczywistej wartoci, ktra moe si rni od tego, co wida w komrce arkusza.
Gdy zaokrglasz liczb, uywajce jej formuy bd stosowa t wanie zaokrglon
warto.
209
W tabeli 111.1 przedstawione zostay funkcje oferowane przez program Excel, opracowane
z myl o zaokrglaniu wartoci.
Tabela 111.1. Funkcje Excela suce do zaokrglania liczb
Funkcja
Przeznaczenie
DOLLARDE
DOLLARFR
LICZBA.CAK
MROUND
ZAOKR
ZAOKR.DO.CAK
ZAOKR.DO.NPARZ
ZAOKR.DO.PARZ
ZAOKR.D
ZAOKR.GRA
ZAOKR.W.D
ZAOKR.W.GR
Podane w dalszej czci niniejszego sposobu przykady formu pozwol Ci lepiej zrozumie dziaanie rnych metod zaokrglania liczb.
Podobny efekt mona te uzyska za pomoc standardowej funkcji Excela ZAOKR.W. GR:
=ZAOKR.W.GR(133;5)
Otrzymany wynik bdzie tu taki sam, jak w przypadku uycia funkcji MROUND. Jednak
wywoanie wspomnianych funkcji z pierwszym argumentem rwnym 131 da odmienne wyniki. Funkcja ZAOKR.W.GR ponownie zwrci warto 135, ale MROUND zwrci 130. Dzieje si
tak dlatego, e MROUND szuka najbliszej wielokrotnoci podanej liczby, zaokrglajc w gr
lub w d, a ZAOKR.W.GR, jak sama nazwa wskazuje, zawsze zaokrgla w gr.
210
Istnieje jeszcze funkcja ZAOKR.W.D, ktra powoduje zaokrglenie w d pierwszego argumentu do najbliszej wielokrotnoci liczby okrelonej drugim argumentem. Zarwno
przy wartoci pierwszego argumentu rwnego 131, jak i 133 oraz wielokrotnoci rwnej
5 formua zwrci wynik 130.
Przedstawiona niej formua opracowana zostaa przy zaoeniu, e warto ceny wyraona
w zotwkach i groszach umieszczona jest w komrce A1. Zadaniem formuy jest zaokrglenie tej wartoci do najbliszego grosza. Jeli zatem komrka A1 bdzie zawiera liczb
12,421 z, formua zwrci warto 12,42 z, a w przypadku wartoci 12,429 zwrci 12,43.
=ZAOKR(A1;2)
211
Sposb 112.
Zaokrglanie wartoci czasu
Niewykluczone, e przydarzy Ci si sytuacja, w ktrej bdziesz musia opracowa
formu zaokrglajc wartoci czasu do okrelonej liczby minut. Moesz na przykad by
zmuszony do wprowadzania zapisw dotyczcych czasu pracy Twojej firmy z dokadnoci
do 15 minut. Tutaj przedstawi Ci kilka rnych metod zaokrglania wartoci czasu.
212
Nastpujca formua zaokrgla dan o czasie przechowywan w komrce A1 do najbliszej penej minuty:
=ZAOKR(A1*1440;0)/ 1440
Dziaanie formuy polega na przemnoeniu wartoci czasu przez liczb 1440 w celu
otrzymania cakowitej liczby minut w jednej dobie, a nastpnie zaokrgleniu jej za pomoc funkcji ZAOKR i podzieleniu uzyskanego wyniku przez warto 1440. Na przykad
wpisanie do komrki A1 czasu 11:52:34 spowoduje, e formua zwrci warto 11:53:00.
Kolejna formua przypomina powysz, z wyjtkiem tego, e zaokrgla warto czasu
przechowywan w komrce A1 do najbliszej penej godziny:
=ZAOKR(A1*24;0)/24
Jeli komrka A1 bdzie zawiera warto 5:21:31, wynikiem dziaania formuy bdzie
czas 5:00:00.
Zamieszczona poniej formua powoduje z kolei zaokrglenie wartoci znajdujcej si
w komrce A1 do najbliszych 15 minut, czyli kwadransa:
=ZAOKR(A1*24/0,25;0)*(0,25/24)
W formule tej liczba 0,25 reprezentuje uamek godziny. Aby zaokrgli warto czasu
do najbliszych 30 minut, naley zastpi liczb 0,25 wartoci 0,5, tak jak zrobiono to
w poniszej formule:
=ZAOKR(A1*24/0,5;0)*(0,5/24)
Sposb 113.
Korzystanie z nowej funkcji AGREGUJ
Jedn z nowych funkcji arkuszowych wprowadzonych w programie Excel 2010 jest
funkcja AGREGUJ. Tej funkcji o wielu zastosowaniach moesz uy midzy innymi do
sumowania wartoci, obliczania redniej i okrelania liczby pozycji. Jej przydatno
wynika z faktu, e (opcjonalnie) moe ona ignorowa ukryte komrki i wartoci bdw.
Pierwszy argument funkcji AGREGUJ to warto z przedziau od 1 do 19, ktra okrela typ
obliczenia. Zasadniczo typem tym jest jedna z innych funkcji Excela. W tabeli 113.1 wyszczeglniono te wartoci wraz z odpowiadajcymi im funkcjami.
Drugim argumentem funkcji AGREGUJ jest liczba cakowita z przedziau od 0 do 7, ktra
okrela sposb obsugi ukrytych komrek i bdw. W tabeli 113.2 zestawiono te opcje.
Trzeci argument funkcji AGREGUJ to odwoanie do zakresu z danymi, ktre maj by
agregowane.
213
Funkcja
REDNIA
ILE.LICZB
ILE.NIEPUSTYCH
MAX
MIN
ILOCZYN
ODCH.STANDARD.PRBKI
ODCH.STAND.POPUL
SUMA
10
WARIANCJA.PRBKI
11
WARIANCJA.POP
12
MEDIANA
13
WYST.NAJCZCIEJ.WART
14
MAX.K
15
MIN.K
16
PERCENTYL.PRZEDZ.ZAMK
17
KWARTYL.PRZEDZ.ZAMK
18
PERCENTYL.PRZEDZ.OTW
19
KWARTYL.PRZEDZ.OTW
Zachowanie
0 lub pominity
214
Komrka D11 zawiera formu, ktra do obliczenia zmiany redniej uywa funkcji REDNIA
i zwraca bd:
=REDNIA(D2:D8)
Pamitaj o tym, e funkcja AGREGUJ dziaa tylko w programie Excel 2010. Jeli skoroszyt
uywajcy tej funkcji zostanie otwarty w poprzedniej wersji Excela, formua wywietli
bd.
Sposb 114.
Pobieranie zawartoci
ostatniej niepustej komrki
w kolumnie lub wierszu
Zamy, e masz pewien arkusz kalkulacyjny, ktry czsto aktualizujesz, dodajc nowe
dane do jego kolumn. Moe Ci si przyda w takiej sytuacji jaka metoda odwoywania
si do ostatniej wartoci umieszczonej w okrelonej kolumnie czyli, innymi sowy, do
ostatnio wprowadzonej danej.
Na rysunku 114.1 przedstawiono przykad. Arkusz ledzi warto trzech funduszy w kolumnach B:D. Zauwa, e informacje nie s udostpniane jednoczenie. Celem jest uzyskanie sumy najnowszych danych dla kadego funduszu. Wartoci te s obliczane w zakresie H4:H6.
Sposb 114. Pobieranie zawartoci ostatniej niepustej komrki w kolumnie lub wierszu
215
Rysunek 114.1.
Uycie formuy w celu
zwrcenia ostatniej
niepustej komrki
w kolumnach B:D
Moesz, oczywicie, w taki sposb zmodyfikowa podan wyej formu, aby jej dziaanie
dotyczyo innej kolumny ni C. Aby to zrobi, powiniene odpowiednio zmieni wszystkie
sze odwoa do niej widocznych w treci formuy. Jeli ostatnia niepusta komrka moe
si pojawi poniej wiersza 500, powiniene, rzecz jasna, zmieni dwa wystpienia liczby
500 na jak wiksz warto. Pamitaj jednak, e im mniejsza bdzie liczba wierszy, do
ktrych odwouje si formua, tym wiksza bdzie szybko jej dziaania.
Zamieszczona niej formua tablicowa jest podobna do zaprezentowanej powyej, ale
zwraca zawarto ostatniej niepustej komrki podanego wiersza (w tym konkretnym przykadzie jest to wiersz 1):
=INDEKS(1:1;MAX(NR.KOLUMNY(1:1)*(1:1<>"")))
216
Sposb 115.
Uywanie funkcji LICZ.JEELI
Oferowane przez program Excel funkcje ILE.LICZB i ILE.NIEPUSTYCH doskonale sprawdzaj
si w przypadku prostych operacji zliczania, jednak czasami bd Ci potrzebne nieco
wiksze moliwoci. Tutaj znajdziesz szereg przykadw formu prezentujcych potne
moliwoci funkcji LICZ.JEELI, ktra pozwala na zliczanie komrek w oparciu o rnego
rodzaju kryteria.
Wszystkie te formuy przeprowadzaj swoje dziaania na zbiorze danych umieszczonym
w zakresie o nazwie Dane. W zwizku z tym musisz tak dostosowa formuy, eby odwoyway si do zdefiniowanego przez Ciebie zakresu. Podczas przegldania tabeli 115.1
zauwaysz zapewne, e argument okrelajcy warunek uwzgldnienia komrki w zliczaniu moe by definiowany bardzo swobodnie. Moesz tu bowiem skorzysta ze staych,
wyrae, funkcji, odwoa do komrek, a nawet znakw globalnych (* i ?).
Tabela 115.1. Przykady formu wykorzystujcych funkcj LICZ.JEELI
Formua
Dziaanie
=LICZ.JEELI(Dane;12)
LICZ.JEELI(Dane;-3)
=LICZ.JEELI(Dane;PRAWDA)
=LICZ.JEELI(Dane;PRAWDA)+
LICZ.JEELI(Dane;FASZ)
=LICZ.JEELI(Dane;"#N/D!")
217
Sposb 116.
Zliczanie komrek speniajcych
wiele kryteriw jednoczenie
Dziki lekturze sposobu 115. poznae kilkanacie przykadw zastosowania funkcji
LICZ.JEELI. Formuy te s przydatne w przypadku zliczania komrek speniajcych
jedno kryterium. Przykady formu zaprezentowane tutaj pomog Ci w zliczeniu komrek,
ktre uwzgldniane maj by tylko w przypadkach, gdy spenione s dwa lub wicej warunkw. Kryteria te mog by tworzone zarwno w oparciu o dane znajdujce si w zliczanych komrkach, jak i informacje pochodzce z innych zakresw komrek.
Niektre z tych formu korzystaj z funkcji LICZ.JEELI, ktr wprowadzono w Excelu
2007. W celu zachowania zgodnoci prezentuj rwnie alternatywn formu, ktra
dziaa w poprzednich wersjach programu.
Formua ta oblicza liczb wartoci wikszych od zera znajdujcych si w okrelonym zakresie, a nastpnie odejmuje od niej liczb danych wikszych od 12. Wynikiem jest liczba
komrek, w ktrych znajduj si dane wiksze od 0 i mniejsze lub rwne 12.
Tworzenie takich formu moe by nieco kopotliwe, gdy jak wida w przytoczonym
tu przykadzie moe w nich wystpi warunek w rodzaju ">12", mimo e celem
jest policzenie wartoci mniejszych od liczby 12 lub jej rwnych. Alternatyw moe by
218
Na rysunku 116.1 przedstawiony zosta prosty arkusz kalkulacyjny, ktry moe zosta
zastosowany do prezentacji dziaania zamieszczonych niej przykadw formu. W arkuszu tym zebrano dane dotyczce sprzeday uoone wedug kolejnych miesicy, dane poszczeglnych przedstawicieli handlowych i dane typw klientw. W arkuszu zdefiniowane
zostay nazwy odpowiadajce nagwkom kolumn umieszczonym w pierwszym wierszu.
Rysunek 116.1.
Arkusz ten stanowi
dobry przykad zbioru
danych, na ktrym
mona przeprowadza
operacje zliczania
wartoci
z wykorzystaniem
rnych technik
i w oparciu o wiele
kryteriw jednoczenie
Czasami kryterium zliczania moe by utworzone w oparciu o komrki inne ni te, ktre
podlegaj zliczaniu. Moesz na przykad chcie, aby obliczona zostaa liczba sprzeday
speniajcych nastpujce warunki:
Miesic to Stycze i
Handlowiec to Boyk i
Kwota jest wiksza od 1000.
W celu zwrcenia liczby ponisza formua (dotyczy tylko Excela 2007 i jego nastpcy)
uywa trzech zestaww par argumentw.
=LICZ.WARUNKI(Miesic;"Stycze";Handlowiec;"Boyk";Kwota;">1000")
219
Jeli jednak sprbujesz skorzysta z alternatywy kryteriw innych ni oparte na wartociach komrek zliczanych, funkcja LICZ.JEELI przestanie spenia swoje zadanie. Powiedzmy, e w zbiorze danych widocznym w arkuszu, ktry zosta przedstawiony na rysunku 116.1, bdziesz chcia obliczy liczb transakcji speniajcych nastpujce kryteria:
Miesic to Stycze lub
Handlowiec to Boyk lub
Kwota jest wiksza od 1000.
Prawidowy wynik dla takich warunkw zwrci przedstawiona niej formua tablicowa:
=SUMA(JEELI((Miesic="Stycze")+(Handlowiec="Boyk")+(Kwota>1000);1))
220
W tym przykadzie dwa warunki dotyczce nazwisk handlowcw umieszczone s w jednej linii, aby zaznaczy, e wszystkie zliczane transakcje musz by ze stycznia, a ponadto kada musi by wykonana przez jednego z wymienionych handlowcw. Nastpujca formua tablicowa zwrci liczb sprzeday speniajcych zadane kryteria:
=SUMA((Miesic="Stycze")*JEELI((Handlowiec="Boyk")+(Handlowiec="Czaja");1))
Sposb 117.
Obliczanie liczby
unikatowych wpisw w zakresie
W niektrych sytuacjach moe by konieczne okrelenie liczby unikatowych wpisw
w zakresie. Rysunek 117.1 ilustruje przykad. Kolumna A zawiera list zwierzt. Celem
jest wyznaczenie liczby rnych zwierzt w obrbie listy. Formua znajdujca si w komrce B2 zwraca warto 8, ktra jest liczb unikatowych zwierzt. Formua (nawiasem
mwic, formua tablicowa) wyglda nastpujco:
=SUMA(1/LICZ.JEELI(A1:A10;A1:A10))
Rysunek 117.1.
Do okrelenia liczby
unikatowych wpisw
w zakresie uyj
formuy tablicowej
221
Powysze formuy dziaaj zarwno w przypadku wartoci, jak i tekstu. Jeli zakres przechowuje wycznie wartoci liczbowe lub puste komrki (lecz nie tekst), do okrelenia
liczby unikatowych wartoci zastosuj nastpujc formu (nie jest formu tablicow):
=SUMA(L(CZSTO(A1:A10;A1:A10)>0))
Sposb 118.
Obliczanie sum warunkowych
wykorzystujcych pojedynczy warunek
Oferowana przez program Excel funkcja SUMA jest jedn z najczciej uywanych funkcji
arkusza kalkulacyjnego. Czasami jednak bdziesz potrzebowa nieco bardziej elastycznych
rozwiza. Z pomoc przyjdzie Ci wwczas funkcja SUMA.JEELI, ktra pozwala na tworzenie sum warunkowych. Przyda Ci si ona na przykad w sytuacji, gdy bdziesz musia
obliczy sum wszystkich liczb ujemnych nalecych do danego zakresu komrek arkusza.
Zamieszczone tutaj przykady formu maj przybliy Ci metody korzystania z funkcji
SUMA.JEELI przy opracowywaniu sum warunkowych uywajcych tylko jednego kryterium
222
Rysunek 118.1.
Ujemne wartoci
w kolumnie F oznaczaj
przekroczenia terminw
patnoci faktur
Funkcja SUMA.JEELI moe przyj trzy argumenty. Poniewa nie okrelasz tu trzeciego
argumentu, drugi parametr ("<0") zostanie zastosowany w odniesieniu do zakresu o nazwie Rnica.
Sumowanie wartoci
w oparciu o porwnanie tekstowe
Zamieszczona poniej formua zwraca sum kwot wszystkich faktur wystawionych przez
lskie biuro firmy:
=SUMA.JEELI(Biuro;"=lskie";Kwota)
Uycie drugiego znaku rwnoci jest opcjonalne. Nastpujca formua zwrci dokadnie
ten sam wynik:
=SUMA.JEELI(Biuro;"lskie";Kwota)
Jeli bdziesz chcia zsumowa kwoty faktur wystawionych przez wszystkie biura przedsibiorstwa oprcz biura lskiego, powiniene skorzysta z formuy:
=SUMA.JEELI(Biuro;"<>lskie";Kwota)
223
Zwr uwag na fakt, e drugim argumentem funkcji SUMA.JEELI jest wyraenie. Wyraenie to korzysta z funkcji DATA, ktra zwraca dat, ta za jest poczona z operatorem
porwnania (umieszczonym w cudzysowach) za pomoc operatora konkatenacji (&).
Podana poniej formua zwraca sum kwot faktur, ktre maj przysz dat patnoci,
wczajc w to dzie dzisiejszy:
=SUMA.JEELI(Termin_patnoci;">="&DZI();Kwota)
Sposb 119.
Obliczanie sum warunkowych
wykorzystujcych wiele warunkw
W treci poprzedniego sposobu przedstawiono szereg przykadw sumowania warunkowego uywajcego tylko jednego warunku do sprawdzania wartoci podlegajcych
dodawaniu. Przykady zamieszczone tutaj dotycz sumowania warunkowego opartego na
wielu kryteriach. Funkcja SUMA.JEELI nie pozwala na definiowanie wikszej liczby
warunkw, dlatego w takich sytuacjach bdziesz musia skorzysta z formu tablicowych.
Na rysunku 119.1 przedstawiony zosta znany Ci z poprzedniego sposobu przykadowy
arkusz zawierajcy dane o fakturach. Nie oznacza to jednak, oczywicie, e zamieszczonych tu formu nie bdziesz mg zastosowa w swoich arkuszach i dopasowa do wasnych potrzeb.
Rysunek 119.1.
Na przykadzie
przedstawionych
tu danych zostanie
pokazane dziaanie
sumowania
warunkowego
korzystajcego
z wielu kryteriw
224
Okrelone w ten sposb zadanie wykona nastpujca formua, uywajca nowej funkcji
SUMA.WARUNKW:
=SUMA.WARUNKW(Kwota;Rnica;"<0";Biuro;"lskie"))
Znak dodawania (+) czy obydwa warunki i jeli chcesz uwzgldni wicej kryteriw,
powiniene po prostu doda kolejne warunki za jego pomoc.
Pamitaj o tym, eby po wprowadzeniu formuy tablicowej uy kombinacji klawiszy
Ctrl+Shift+Enter.
Uywanie kryteriw
poczonych spjnikami i oraz lub
Sprawy nieco si komplikuj, gdy zachodzi potrzeba poczenia kryteriw zarwno za
pomoc alternatywy, jak i iloczynu logicznego. Moe na przykad zaj konieczno
zsumowania takich wartoci pochodzcych z zakresu Kwota, dla ktrych spenione s
oba wymienione niej warunki:
odpowiadajca im liczba z zakresu Rnica ma warto ujemn,
odpowiadajcy im tekst z zakresu Biuro ma posta lskie lub Lubuskie.
225
Sposb 120.
Wyszukiwanie wartoci dokadnej
Funkcje Excela WYSZUKAJ.PIONOWO i WYSZUKAJ.POZIOMO s bardzo przydatne w sytuacjach,
gdy musisz pobra dan ze znajdujcej si w zakresie komrek tabeli, wyszukujc pewn
inn warto.
Klasyczny przykad wykorzystania funkcji wyszukiwania przedstawiony na rysunku 120.1
stanowi sprawdzanie stopy podatkowej stosowanej przy okrelonej kwocie dochodw.
Tabela wysokoci stp podatkowych zawiera wartoci, ktre odpowiadaj pewnym
przedziaom rocznych zarobkw. Nastpujca formua umieszczona w komrce B3 przedstawionego arkusza pozwala okreli, jak stop naley zastosowa dla wartoci dochodu
wpisanej do komrki B2:
=WYSZUKAJ.PIONOWO(B2;D2:F7;3)
Rysunek 120.1.
Korzystanie z funkcji
WYSZUKAJ.
PIONOWO
do odnalezienia
odpowiedniej stopy
podatkowej
226
Rysunek 120.2. Wyszukiwanie w przedstawionej tabeli wymaga zastosowania dokadnych porwna danych
Poniewa funkcj JEELI.BD wprowadzono w Excelu 2007, uyj poniszej formuy, jeli
skoroszyt musi by zgodny z wczeniejszymi wersjami.
=JEELI(CZY.BD(WYSZUKAJ.PIONOWO(B2;D1:E11;2;FASZ));"Nie znaleziono";
WYSZUKAJ.PIONOWO(B2;D1:E11;2;FASZ))
Sposb 121.
Przeprowadzanie wyszukiwa
dwuwymiarowych
Wyszukiwanie dwuwymiarowe polega na odnajdowaniu wartoci na przeciciu pewnej
kolumny i wiersza. Tutaj opisano dwie metody przeprowadzania tego typu wyszukiwa.
227
Uycie formuy
Na rysunku 121.1 przedstawiono arkusz kalkulacyjny, w ktrym znajduje si tabela
zawierajca wartoci sprzeday osignite w poszczeglnych miesicach dla rnych
kategorii produktw. Aby pozna dane dotyczce sprzeday okrelonego towaru w wybranym miesicu, uytkownik powinien wpisa nazw miesica do komrki B1, a nazw produktu do komrki B2.
Odnosi si do
Miesic
B1
Produkt
B2
Tabela
D1:H14
ListaMiesicy
D1:D14
ListaProduktw
D1:H1
Podana niej formua (umieszczona w arkuszu w komrce B4) korzysta z funkcji PODAJ.
POZYCJ do pobrania pozycji miesica w zakresie ListaMiesicy. Jeli wic na przykad
szukanym miesicem bdzie Stycze, formua zwrci liczb 2, gdy Stycze jest drugim
elementem wchodzcym w skad zakresu ListaMiesicy. Jego pierwszym elementem jest
bowiem pusta komrka D1.
=PODAJ.POZYCJ(Miesic;ListaMiesicy;0)
228
Moesz, oczywicie, poczy wszystkie trzy wymienione wyej formuy w jedn, otrzymujc nastpujc formu, ktra zwrci, rzecz jasna, ten sam wynik:
=INDEKS(Tabela;PODAJ.POZYCJ(Miesic;ListaMiesicy;0);PODAJ.POZYCJ
(Produkt;ListaProduktw;0))
Formua ta uywa operatora przecicia zakresw, ktrym jest spacja. Jej wpisanie spowoduje w tym przypadku zwrcenie osignitej w lipcu wartoci sprzeday artykuw
nalecych do kategorii Przytulanki.
Sposb 122.
Przeprowadzanie wyszukiwania
w dwch kolumnach
Niektre sytuacje wymagaj wyszukiwania prowadzonego jednoczenie w dwch kolumnach wartoci. Na rysunku 122.1 przedstawiono przykad arkusza, w ktrym istnieje konieczno przeprowadzenia takiego wanie wyszukiwania.
Rysunek 122.1.
Formua umieszczona
w tym arkuszu prowadzi
wyszukiwanie
w oparciu o wartoci
znajdujce si
w dwch kolumnach
(D i E)
229
Odnosi si do
Marka
B1
Model
B2
Kod
F2:F12
Zakres1
D2:D12
Zakres2
E2:E12
Dziaanie tej formuy opiera si na poczeniu zawartoci komrek Marka i Model i wyszukiwaniu otrzymanego w ten sposb tekstu w tablicy tekstw utworzonych z poczonych w podobny sposb danych pochodzcych z zakresw Zakres1 i Zakres2.
Alternatywnym rozwizaniem jest utworzenie nowej 2-kolumnowej tabeli wyszukiwania,
pokazanej na rysunku 122.2. Cho tabela zawiera te same informacje co oryginalna tabela,
w kolumnie H powstaej w wyniku zczenia kolumn D i E znajduj si dane pochodzce
z tych dwch kolumn.
Rysunek 122.2. Uniknicie wyszukiwania w dwch kolumnach przez zczenie ich w jedn
230
Sposb 123.
Przeprowadzanie wyszukiwania
przy uyciu tablicy
Jeli przeszukiwana przez Ciebie tabela danych ma niewielkie rozmiary, moesz unikn
stosowania specjalnej tabeli wyszukiwania i wszystkie potrzebne podczas tej czynnoci
informacje przechowywa w tablicy. Opisano tu typowy problem wyszukiwania, ktry
zosta najpierw rozwizany za pomoc standardowej tabeli wyszukiwania, a nastpnie przy
uyciu alternatywnej wobec niej tablicy.
Uycie tablicy
W sytuacjach, gdy tabela wyszukiwania jest niewielka (tak jak w niniejszym przykadzie),
zamiast z niej moesz skorzysta z tablicy dosownej. Pozwoli to usun nadmiar informacji z Twojego arkusza, a korzystajca z tego rozwizania formua zwrci wynik bez odwoywania si do tabeli wyszukiwania. Zamiast tego tabela ta bdzie niejako zakodowana
na stae w ciele formuy w postaci tablicy staych wartoci. Zwr uwag na format zapisu
231
tablicy oraz znaki uywane w jej definicji. Tablica oznaczana jest nawiasami klamrowymi
({ i }), poszczeglne elementy wierszy oddzielane s za pomoc rednikw (;), za kolejne
wiersze oddziela znak odwrconego ukonika (\).
=WYSZUKAJ.PIONOWO(B2;{0;"F"\40;"D"\70;"C"\80;"B"\90;"A"};2)
Nieco inn metod poradzenia sobie z tym zadaniem jest wykorzystanie bardziej czytelnej
formuy, w ktrej uyta zostaa funkcja WYSZUKAJ oraz dwa argumenty tablicowe:
=WYSZUKAJ(B2;{0;40;70;80;90};{"F";"D";"C";"B";"A"})
Cho w poprzednich formuach uyto jako argumentw tablic, nie s to formuy tablicowe, a zatem w przypadku ich wprowadzania nie musisz uywa kombinacji klawiszy
Ctrl+Shift+Enter.
Sposb 124.
Uywanie funkcji ADR.POR
Aby uczyni swoje formuy bardziej uniwersalnymi, moesz skorzysta z oferowanej przez
program Excel funkcji ADR.POR. Umoliwia ona tworzenie odwoa do zakresw komrek.
Ta rzadko uywana funkcja stosowana jest do zamieniania argumentu tekstowego opisujcego odwoanie do pewnego obszaru arkusza na normalne odwoanie do zakresu komrek.
Zrozumienie dziaania funkcji ADR.POR bez wtpienia pozwoli Ci na tworzenie bardziej
zaawansowanych i interaktywnych arkuszy kalkulacyjnych.
Rysunek 124.1.
Uycie funkcji ADR.POR
do zsumowania wartoci
pochodzcych z wierszy
podanych przez
uytkownika
232
Zwr uwag na fakt, e w argumencie funkcji ADR.POR skorzystano z operatora konkatenacji w celu utworzenia odwoania do zakresu komrek za pomoc wartoci umieszczonych w komrkach E2 i E3. Jeli zatem do pierwszej z nich wprowadzisz liczb 2, za do
drugiej warto 4, argument ten przyjmie posta nastpujcego acucha tekstowego:
"B2:B4"
Funkcja konwertujca zmieni ten cig znakw na zwyke odwoanie do zakresu komrek,
ktre zostanie nastpnie przekazane do funkcji SUMA w charakterze argumentu. Formua
zwrci zatem tak sam warto, jak formua:
=SUMA(B2:B4)
Wprowadzenie jakichkolwiek zmian do komrek E2 i E3 spowoduje aktualizacj odwoania i zmian formuy, ktra oblicza bdzie zawsze sum wartoci z okrelonych przez
te komrki wierszy kolumny B.
233
Argument funkcji ADR.POR powstaje w wyniku poczenia tekstu umieszczonego w komrce A2 z odwoaniem do zakresu podanym w cudzysowie. Jest on nastpnie zamieniany
przez t funkcj na odwoanie do zakresu komrek, ktry wykorzystywany jest z kolei
jako argument funkcji SUMA. Formua jest w tym momencie rwnoznaczna z nastpujc:
=SUMA(Pnoc!F1:F10)
Formua ta zostaa skopiowana do kolejnych komrek kolumny arkusza. Kada z widocznych formu zwraca sum wartoci umieszczonych w zakresie F1:F10 odpowiednich
arkuszy kalkulacyjnych.
Jeli wstawisz nowy pierwszy wiersz, Excel zmodyfikuje formu do nastpujcej postaci:
=SUMA(A2:A13)
Innymi sowy, formua zostanie tak dostosowana, eby w dalszym cigu odwoywaa si
do oryginalnych danych (a ponadto nie sumowaa ju wartoci kolumny A dla pierwszych
dwunastu wierszy). Aby Excel nie zmienia odwoa do komrek, uyj funkcji ADR.POR.
Oto przykad:
=SUMA(ADR.POR("A1:A12"))
Formua zawsze zwrci sum wartoci kolumny A dla pierwszych dwunastu wierszy.
Sposb 125.
Tworzenie megaformu
Tutaj znajdziesz opis metody czenia kilku porednich formu w celu otrzymania jednej
dugiej formuy, czyli tak zwanej megaformuy. W przeszoci z pewnoci widziae
bardzo dugie formuy, ktre byy po prostu niemoliwe do zrozumienia. Teraz nauczysz
si sam je tworzy.
Celem jest tutaj opracowanie pojedynczej formuy, ktrej dziaanie ma polega na usuwaniu drugich imion z wpisw zawierajcych imiona i nazwiska. Bdzie wic ona na przykad przetwarzaa nazwisko Marian Antoni Krlik do postaci Marian Krlik. Na rysunku
125.1 przedstawiono arkusz kalkulacyjny zawierajcy zbir nazwisk oraz sze kolumn
komrek przechowujcych formuy porednie, ktrych poczenie daje w wyniku zamierzony efekt. Zauwa, e formuy nie s doskonae i nie radz sobie na przykad z nazwiskami skadajcymi si z jednego tylko wyrazu.
234
Rysunek 125.1. Proces usuwania drugich imion lub ich inicjaw wymaga zastosowania szeciu
formu porednich lub jednej megaformuy
Formua porednia
Wykonywane dziaanie
B2
=USU.ZBDNE.ODSTPY(A2)
C2
=ZNAJD(" ";B2;1)
D2
=ZNAJD(" ";B2;C2+1)
E2
=JEELI.BD(D2;C2)
F2
=LEWY(B2;C2)
Wyodrbnia imi.
G2
=PRAWY(B2;D(B2)-E2)
Wyodrbnia nazwisko.
H2
=F2&G2
Gdy bdziesz ju zadowolony z efektu dziaania tej megaformuy, bdziesz mg swobodnie usun wszystkie kolumny przechowujce formuy porednie, poniewa nie bd
wicej do niczego potrzebne.
Jeli wci nie jeste pewien, czy dobrze zrozumiae przedstawion tu procedur, przeczytaj uwanie kolejne kroki, ktre trzeba wykona, aby otrzyma megaformu:
1. Spjrz na zawarto komrki H2.
235
236
Rozdzia 6.
Konwersje i obliczenia
matematyczne
W rozdziale tym znajdziesz sporo przydatnych tabel konwersji danych
pomidzy rnymi systemami miar oraz opisy metod wykonywania kilku
rodzajw oblicze, ktre mog si okaza potrzebne podczas Twojej pracy
w programie Excel 2010.
238
Spis sposobw
Sposb 126. Przeliczanie wartoci midzy rnymi systemami jednostek
239
240
240
242
244
246
246
239
Sposb 126.
Przeliczanie wartoci
midzy rnymi systemami jednostek
Znasz odlego dzielc Nowy Jork od Londynu w milach, jednak potrzebna Ci jest ta
warto wyraona w kilometrach. Jaki jest wspczynnik przeliczania, z ktrego powiniene
skorzysta podczas konwersji tej liczby?
Funkcja CONVERT Excela moe dokonywa konwersji midzy rnymi jednostkami miary
zaliczajcymi si do nastpujcych kategorii:
waga i masa,
odlego,
czas,
cinienie,
sia,
energia,
moc,
magnetyczno,
temperatura,
jednostki zwizane z cieczami.
W wersjach Excela starszych ni 2007 do uycia funkcji CONVERT niezbdne byo zainstalowanie dodatku Analysis ToolPak. Poniewa obecnie ta przydatna funkcja jest wbudowana, nie trzeba go instalowa.
Funkcja CONVERT jest jeszcze bardziej wszechstronna, ni moe si wydawa. Gdy uywasz jednostek metrycznych, moesz zastosowa mnonik. Okazuje si, e bazuje na nim
pierwszy zaprezentowany przeze mnie przykad. W przypadku metrw trzecim argumentem funkcji byby skrt jednostki m. W celu wyraenia wyniku w kilometrach dodaem
mnonik k.
240
Zagniedona funkcja CONVERT zamienia jardy na stopy, a wynik operacji (30) jest wykorzystywany jako pierwszy argument zewntrznej funkcji CONVERT. Aby 10 jardw szeciennych wyrazi w stopach szeciennych, uyj nastpujcej formuy:
=CONVERT(CONVERT(CONVERT(10;"yd";"ft");"yd";"ft");"yd";"ft")
Sposb 127.
Konwersja temperatur
Niniejszy sposb omawia tworzenie formu umoliwiajcych konwersj jednostek temperatur pomidzy skalami Fahrenheita, Celsjusza oraz Kelvina.
W tabeli 127.1 znajduje si zestaw operacji pozwalajcych na dokonywanie konwersji
pomidzy trzema wymienionymi skalami temperatur. Przy tworzeniu tych formu przyjto zaoenie, e warto podlegajca przeliczeniu zostaa umieszczona w komrce o nazwie temp.
Tabela 127.1. Formuy do konwersji wartoci temperatur
Typ konwersji
Formua
=(temp-32)*(5/9)
=(temp-32)*(5/9)+273
=(temp*1,8)+32
=temp+273
=temp-273
=((temp-273)*1,8)+32
Sposb 128.
Rozwizywanie liniowych
ukadw rwna
Tutaj znajdziesz opis metody wykorzystywania formu do rozwizywania liniowych
ukadw rwna. Poniej przedstawiono przykad takiego ukadu:
3x + 4y = 8
4x + 8y = 1
241
wspczynnikw.
W arkuszu widocznym na rysunku 128.1 podana niej formua zostaa
wprowadzona do komrek I6:J7 (pamitaj o naciniciu kombinacji klawiszy
Ctrl+Shift+Enter, by podana formua bya przez program traktowana jak
formua tablicowa).
=MACIERZ.ODW(I2:J3)
242
Rysunek 128.1. Korzystanie z formu w celu rozwizania ukadu dwch rwna liniowych
Rysunek 128.2. Korzystanie z formu w celu rozwizania ukadu trzech rwna liniowych
Sposb 129.
Rozwizywanie rwna rekursywnych
Rwnanie rekursywne to rwnanie, w ktrym zmienna wystpuje po obu stronach znaku
rwnoci. Oto przykady rwna rekursywnych:
x
x
x
x
x
=
=
=
=
=
1/(x+1)
COS(x)
PIERWIASTEK(X+5)
2^(1/x)
5 + (1/x)
243
Czasami metoda ta si nie sprawdza. Przykadowo formua dopuszcza moliwo wystpienia bdu dzielenia przez zero. Rozwizaniem jest sprawdzanie, czy zosta zwrcony
bd. Jeeli formua wygeneruje bd, nieznacznie zmodyfikuj iterowan warto. Przykadowo poprzednia formua moe zosta zapisana ponownie z wykorzystaniem funkcji
o nazwie JEELI.BD.
=JEELI.BD(1/(A1+1);A1+0,01)
Funkcja JEELI.BD dziaa tylko w Excelu 2007 i jego nastpcy. Oto wariant formuy
zgodny z poprzednimi wersjami Excela:
=JEELI(CZY.BD(1/(A1+1));A1+0,01;1/(A1+1))
244
Rysunek 129.2.
Skoroszyt uywa
odwoa
cyklicznych
do obliczenia
kilku rwna
rekursywnych
Sposb 130.
Generowanie liczb losowych
Liczby losowe czsto przydaj si w arkuszach kalkulacyjnych. Przykadowo takimi liczbami moesz wypeni zakres, eby przetestowa formuy. Moesz te wygenerowa liczby
losowe w celu przeprowadzenia symulacji rnych procesw.
Excel zapewnia kilka sposobw generowania wartoci losowych.
245
Z listy rozwijanej Rozkad wybierz rozkad, po czym okrel dodatkowe parametry (zmieniaj si w zalenoci od rozkadu). Nie zapomnij okreli zakresu wyjciowego, ktry
przechowuje wartoci losowe.
246
Sposb 131.
Obliczanie pierwiastkw
Jeli chcesz wyznaczy pierwiastek kwadratowy danej wartoci, moesz skorzysta
z oferowanej przez program Excel funkcji PIERWIASTEK. Podana poniej funkcja oblicza
na przykad pierwiastek kwadratowy z liczby zamieszczonej w komrce A1:
=PIERWIASTEK(A1)
Co jednak zrobi, gdy zechcesz obliczy pierwiastki innych stopni? Nie znajdziesz,
niestety, funkcji w rodzaju PIERWIASTEK.SZECIENNY, a ju na pewno nie istnieje funkcja
typu PIERWIASTEK.CZWARTEGO.STOPNIA. W tej sytuacji sztuczka musi polega na podniesieniu
liczby do potgi 1/stopie pierwiastka. Aby obliczy na przykad szecienny pierwiastek
wartoci znajdujcej si w komrce A1, powiniene skorzysta z nastpujcej formuy:
=A1^(1/3)
Sposb 132.
Obliczanie reszty z dzielenia
Podczas dzielenia liczb moe si zdarzy, e wynikiem nie jest warto cakowita i w rezultacie operacji pojawia si pewna reszta. Dzielenie przeprowadzane przez program
Excel zwraca wynik w postaci liczby z uamkiem dziesitnym. W jaki sposb moesz
okreli reszt tego dzielenia jeli jaka reszta, oczywicie, istnieje?
Rozwizaniem jest tu zastosowanie funkcji MOD, ktra pobiera dwa argumenty (liczb do
podzielenia i dzielnik), a zwraca reszt z operacji dzielenia.
Jeli na przykad masz rwno rozdzieli 187 ksiek pomidzy 5 biur, ile z nich pozostanie
niewykorzystanych? W celu okrelenia liczby ksiek przypadajcych na biuro (wynoszcej 37) uyj nastpujcej formuy:
=LICZBA.CAK(187/5)
Aby wyznaczy liczb ksiek, ktre pozostan (s to 2 ksiki), skorzystaj z takiej oto
formuy:
=MOD(187;5)
Rozdzia 7.
Wykresy
i elementy grafiki
Dobrze skonstruowany wykres moe nada wyrany sens zakresowi
zupenie niezrozumiaych liczb. W opisach sposobw znajdujcych si
w tym rozdziale zostay opisane rne aspekty tworzenia wykresw i dostosowywania ich do okrelonych potrzeb.
248
Spis sposobw
Sposb 133. Tworzenie wykresu tekstowego bezporednio w zakresie komrek
249
251
254
255
257
258
260
261
264
265
265
266
268
269
270
272
274
275
277
278
280
281
283
284
285
249
Sposb 133.
Tworzenie wykresu tekstowego
bezporednio w zakresie komrek
W treci sposobu 54. zamieszczono przykad nowej funkcji formatowania warunkowego,
bazujcej na paskach danych. Funkcja ta pozwala utworzy prosty wykres supkowy bezporednio w zakresie komrek. Cho jest ona prosta i szybka w obsudze, wspuytkujce
skoroszyt osoby, ktre korzystaj z wersji Excela starszej ni 2007, nie zobacz paskw
danych.
W niniejszym sposobie opisano inn metod tworzenia wykresu supkowego bezporednio
w zakresie. Rysunek 133.1 ilustruje przykad wykresu wygenerowanego za pomoc formu.
Rysunek 133.1.
Wykres supkowy
utworzony
bezporednio
w zakresie komrek
arkusza
Gdyby zrezygnowa z zastosowania tej funkcji, wynik dzielenia liczby pobranej z komrki
nalecej do kolumny C zostaby po prostu obcity do wartoci cakowitej, co oznaczaoby
250
cakowite pominicie jego czci uamkowej. Liczba 67 widoczna w kolumnie C wywietlana byaby zatem w komrce kolumny D za pomoc 33 znakw. Uycie funkcji ZAOKR
spowoduje zaokrglenie tej liczby do wartoci 34, a wic wywietlenie 34 znakw, co jest
znacznie blisze prawdy.
Tego typu graficznej reprezentacji danych moesz uy zamiast wykresu kolumnowego
czy supkowego. Dopki nie jest Ci potrzebna (z powodu bdw zaokrgle) dua dokadno wywietlania, taki obiekt graficzny moe si doskonale nadawa.
Na rysunku 133.2 przedstawiono kilka innych przykadw zastosowania rnych znakw i czcionek. Wykres wywietlajcy cige paski (poczwszy od wiersza 39.) korzysta
ze znaku | czcionki Script. W przypadku wikszoci klawiatur znak ten jest generowany
po zastosowaniu kombinacji klawiszy Shift+Backslash. Formua w komrce D39 wyglda nastpujco:
=POWT(|;C39/2000)
Rysunek 133.2.
Przykady tworzenia
wykresw
w komrkach przy
uyciu funkcji POWT
251
Rysunek 133.3.
Wywietlanie
miesicznych
zmian budetu
przy uyciu funkcji
POWT
okresw, w ktrych budet zosta przekroczony, jak rwnie miesicy, w ktrych nie zosta
on w peni wykorzystany. Pokazany pseudowykres supkowy korzysta z litery n, ktra
w przypadku zastosowanej tu czcionki Wingdings ma posta niewielkich wypenionych
kwadratw.
Kluczowe znaczenie maj tu nastpujce formuy:
F2:=JEELI(D2<0;POWT("n";-ZAOKR(D2*100;0));"")
G2:=A2
H2:=JEELI(D2>0;POWT("n";-ZAOKR(D2*-100;0));"")
Po wprowadzeniu do odpowiednich komrek powyszych formu powiniene jeszcze wykona opisane poniej czynnoci, aby otrzyma dokadnie taki sam wykres, jaki widnieje
na rysunku:
1. Zmie czcionk komrek F2 i H2 na Wingdings.
2. Skopiuj formuy do kolejnych komrek kolumn F, G i H, aby wywietli
wszystkie dane.
3. W komrkach kolumny E ustaw wyrwnanie tekstu do prawej strony i dostosuj
Sposb 134.
Zaznaczanie elementw wykresu
Wykres Excela skada si z kilku rnych elementw. Wszystkie wykresy zawieraj
na przykad obszar wykresu i co najmniej jedn seri danych. Wykres moe rwnie
uwzgldnia takie elementy, jak tytu, osie, etykiety danych itp. Aby pracowa z okrelonym elementem wykresu, musisz go zaznaczy (w tym przypadku czsto atwiej to powiedzie ni zrobi).
252
Niektre elementy wykresu (np. seria, legenda lub etykieta danych) skadaj si z wielu
pozycji. Seria wykresu na przykad zoona jest z poszczeglnych punktw danych.
W celu zaznaczenia konkretnego punktu danych musisz dwa razy klikn: pierwszy raz
253
seri, eby j zaznaczy, a drugi raz okrelony element w obrbie serii (np. znacznik wykresu kolumnowego lub liniowego). Po wybraniu elementu moesz zastosowa formatowanie tylko dla okrelonego punktu danych serii.
Moesz stwierdzi, e cz elementw wykresu trudno zaznaczy za pomoc myszy. Jeli
przy zaznaczaniu elementw wykresu bazujesz na myszy, moesz by zmuszony do kilkukrotnego kliknicia, zanim dany element zostanie wybrany. Okazuje si jednak, e
Excel oferuje inne metody zaznaczania elementu wykresu. Warto powici chwil czasu
na zaznajomienie si z nimi.
przyciskiem myszy.
Wywietla ona nazw zaznaczonego elementu wykresu. Poniewa jest to kontrolka listy
rozwijanej, moesz jej rwnie uy do wybrania konkretnego elementu aktywnego wykresu. Na rysunku 134.2 przedstawiono kontrolk Elementy wykresu w obrbie minipaska narzdzi.
Kontrolka prezentuje na licie elementy wykresu wycznie najwyszego poziomu. Na
przykad w celu zaznaczenia w obrbie serii okrelonego punktu danych musisz wybra
seri, a nastpnie za pomoc klawisza strzaki skierowanej w praw lub w lew stron (bd
myszy) zaznaczy punkt.
Jeli zaznaczono pojedynczy punkt danych, kontrolka Elementy wykresu wywietli nazw
wybranego elementu, nawet pomimo e nie mona go znale na licie rozwijanej.
254
Rysunek 134.2.
Zastosowanie
kontrolki listy
rozwijanej Elementy
wykresu do wybrania
elementu wykresu
Sposb 135.
Tworzenie samopowikszajcego si
wykresu
Tutaj znajdziesz opis metody tworzenia wykresu, ktry automatycznie powiksza si, gdy
dodajesz nowe dane do arkusza. Sytuacja tego typu zostaa przedstawiona na rysunku 135.1.
Widoczny na nim wykres wywietla wszystkie dane umieszczone w arkuszu, lecz uwzgldnienie na wykresie nowych, wprowadzonych pniej wartoci bdzie wymagao rcznego
poszerzenia caej serii. Czy nie byoby lepiej, aby Excel wykonywa t czynno automatycznie za Ciebie?
Rysunek 135.1.
Gdyby przedstawiony
tu wykres by
wykresem
samopowikszajcym
si, wprowadzenie
nowych danych
spowodowaoby jego
automatyczn
aktualizacj
255
Excel moe to zrobi w bardzo prosty sposb. Sztuczka polega na zapewnieniu tego, by
dane uywane przez wykres znajdoway si w tabeli. Jeli wykres nie korzysta z danych
tabeli, zaznacz zakres i wybierz polecenie Wstawianie/Tabele/Tabela, aby przekonwertowa go na tabel.
Nic wicej nie trzeba robi. Excel rozpoznaje dane jako tabel. Dodane do niej wartoci
s wywietlane na wykresie. Jeli usuniesz wiersze z gry lub z dou tabeli, wykres zostanie
odpowiednio dostosowany.
Sposb 136.
Tworzenie kombinacji wykresw
Typowy wykres korzysta zwykle z jednego tylko stylu; jest to wic wykres kolumnowy,
liniowy, koowy lub jeszcze inny typ standardowy. Jeli jednak tworzony przez Ciebie
wykres bdzie uywa co najmniej dwch serii danych, bdziesz mia moliwo jednoczesnego skorzystania z wikszej liczby stylw dziki tak zwanej kombinacji wykresw.
Rysunek 136.1 przedstawia wykres bdcy dobrym kandydatem do jej zastosowania. Na
wykresie tym pokazano redni temperatur i opady atmosferyczne w poszczeglnych
miesicach. Pojawia si jednak problem. Poniewa dwa zakresy danych rni si o rzd
wielkoci, kolumny dla opadw atmosferycznych s ledwie widoczne.
Rysunek 136.1.
Wykres byby
bardziej efektywny
jako kombinacja
wykresw
Na rysunku 136.2 zaprezentowano wykres po przekonwertowaniu go na kombinacj wykresw. Wartoci dotyczce opadw atmosferycznych zilustrowano tu za pomoc linii.
Wykres uywa drugiej osi pionowej widocznej po prawej stronie. Wikszo czytelnikw
zgodzi si z tym, e jest on znacznie lepszy od oryginalnego.
Moesz cay dzie przeszukiwa Wstk Excela, a i tak nie znajdziesz polecenia, ktre
tworzy kombinacj wykresw. Jeli swj wykres (zawierajcy co najmniej dwie serie danych) utworzye ju wczeniej, przeksztacenie go na kombinacj wykresw nie stanowi
wielkiego problemu. Aby tego dokona, powiniene postpowa wedug nastpujcych
instrukcji:
1. Kliknij wybran seri danych na wykresie.
2. Wykonaj polecenie Narzdzia wykresw/Projektowanie/Typ/Zmie typ wykresu.
256
Rysunek 136.2.
Ta kombinacja
wykresw
prezentuje dwie
serie danych,
ktre rni si
o rzd wielkoci
257
Rysunek 136.4.
Kombinacja piciu
rnych wykresw
Sposb 137.
Tworzenie wykresw Gantta
Wykres Gantta to rodzaj poziomego wykresu supkowego uywanego zwykle w zastosowaniach zwizanych z zarzdzaniem projektami. Program Excel nie oferuje, co prawda,
bezporedniej moliwoci tworzenia wykresw Gantta, wygenerowanie tego typu prostego
wykresu nie stanowi wikszego problemu. Kluczowe znaczenie ma poprawne przygotowanie danych.
Na rysunku 137.1 pokazano wykres Gantta utworzony przy uyciu danych z zakresu
A2:C13. Pozioma o przedstawia cakowity czas trwania projektu, a kady ze supkw
reprezentuje zadanie projektowe. Uatwia to odczytanie informacji na temat czasu wykonania poszczeglnych czynnoci oraz zauwaenie zada zazbiajcych si w czasie.
Kolumna A zawiera nazw zadania, kolumna B odpowiedni dat rozpoczcia, a kolumna C
czas trwania zadania (wyraony w dniach). Zauwa, e komrka A1 nie ma opisowej etykiety. Pozostawienie jej pustej zapewnia, e Excel nie uyje kolumn A i B jako osi kategorii.
Aby utworzy wykres, wykonaj nastpujce kroki:
1. Zaznacz zakres A1:C13, a nastpnie wywoaj polecenie Wstawianie/Wykresy/
danych.
258
Rysunek 137.1. Prosty wykres Gantta moesz utworzy za pomoc grupowanego wykresu supkowego
6. W oknie tym uaktywnij kart Wypenienie i wcz opcj Brak wypenienia.
wywietlane na osi.
W przykadzie minimalna warto to 40277 (9 kwietnia 2010 roku), a maksymalna
to 40359 (30 czerwca 2010 roku).
9. W sekcji Jednostka gwna w polu wprowad warto 7, eby na wykresie uzyska
interwa jednotygodniowy. W obrbie karty Liczby dla etykiet osi okrel format daty.
10. W razie potrzeby ustaw inne formatowanie.
Sposb 138.
Tworzenie wykresu wskanika
W niektrych przypadkach moe by wymagane graficzne zilustrowanie postpu na drodze do osignicia celu. Jeden z umoliwiajcych to sposobw polega na zastosowaniu
wykresu wskanika (rysunek 138.1). Pojawia si tylko jeden problem: program Excel go
259
Rysunek 138.1.
Wykres przypomina
prdkociomierz
i prezentuje warto
z zakresu od 0 do
100 procent
nie oferuje! Aplikacja udostpnia jednak wykres koowy. W tym sposobie opisz, jak
za jego pomoc wywietli pojedyncz warto, ktra zmienia si w zakresie od 0 do
100 procent.
Wykres przedstawia warto w komrce F1, ktra zawiera nastpujc formu:
=SUMA(B4:B18)/500
Korzysta ona z funkcji MIN w celu wywietlenia mniejszej z dwch wartoci: wartoci
w komrce F1 lub 100%. Formua dzieli nastpnie t warto przez dwa, poniewa tylko
grny wycinek jest istotny. Uycie funkcji MIN zapobiega wywietleniu przez wykres
wartoci przekraczajcej 100%.
Formua w komrce H3 oblicza pozosta cz wykresu koowego, ktra znajduje si po
prawej stronie igy wskanika.
=50%-H2
260
4. W oknie dialogowym Formatowanie serii danych kliknij kart Opcje serii i podaj
warto obrotu 270 stopni.
Sposb 139.
Zastosowanie obrazw na wykresach
Excel uatwia doczenie do elementw wykresu desenia, tekstury lub pliku graficznego.
Rysunek 139.1 prezentuje wykres, ktry uywa zdjcia jako ta obszaru wykresu.
Rysunek 139.1.
Obszar wykresu
zawiera zdjcie
261
Zastosowanie obrazw na wykresie stwarza nieograniczone moliwoci twrcze. Oczywicie kluczowe znaczenie ma oparcie si pokusie przesadzenia. Podstawowym celem
wykresu jest przekazanie informacji, a nie prezentowanie odbiorcy niebywaych umiejtnoci artystycznych. Poza tym trzeba pamita, e uycie w obrbie wykresw obrazw,
a zwaszcza zdj, moe znaczco zwikszy rozmiar skoroszytw.
Sposb 140.
Wykrelanie funkcji matematycznych
Wykres Excela stanowi dobry sposb wywietlenia graficznej prezentacji funkcji matematycznej lub trygonometrycznej. W niniejszym sposobie opisano nastpujce dwie metody wykrelania funkcji:
Wykrelanie funkcji jednej zmiennej za pomoc wykresu punktowego.
Wykrelanie funkcji dwch zmiennych przy uyciu wykresu
powierzchniowego 3-W.
262
liniami i znacznikami.
3. Wybierz ukad wykresu, ktry zaoferuje dany wygld, a nastpnie dostosuj go.
Zamie liczby widoczne w komrkach kolumny A, eby wykreli funkcj dla innych
wartoci x. Oczywicie, w komrkach kolumny B moesz poda jak inn formu wykorzystujc funkcj jednej zmiennej. Oto kilka przykadw formu dajcych interesujce
wykresy:
=SIN(PI()*A2)*(PI()*A2)
=SIN(A2)/A2
=SIN(A2^3)*COS(A2^2)
=ROZKAD.NORMALNY(A2;0;1;FASZ)
Aby otrzyma bardziej dokadny wykres, powiniene zwikszy ilo nanoszonych punktw i zmniejszy rnice pomidzy wartociami umieszczonymi w kolumnie A.
263
Rysunek 140.2. Wykorzystanie wykresu powierzchniowego 3-W do przedstawienia funkcji dwch zmiennych
Aby utworzy pokazany wyej wykres, naley przeprowadzi podanej poniej dziaania:
1. Zaznacz zakres komrek A1:Z26.
2. Wykonaj polecenie Wstawianie/Wykresy/Inne wykresy/Powierzchniowy 3-W.
3. Wybierz ukad wykresu, ktry zaoferuje dany wygld, a nastpnie dostosuj go.
Dopki wartoci x i y maj takie same przyrosty, bez wikszych problemw moesz zdefiniowa dowoln formu wykorzystujc funkcj dwch zmiennych. Moe jedynie wystpi
konieczno podania odpowiednich wartoci pocztkowych oraz dostosowania skoku
wartoci x i y, gdy dane wejciowe ulegn zmianie. W celu otrzymania gadszych linii
wykresu powiniene zmniejszy przyrost wartoci obu argumentw funkcji.
264
Sposb 141.
Uycie na wykresie linii
maksimum-minimum
Excel obsuguje kilka wykresw giedowych uywanych do wywietlania danych z giedy. Na przykad moesz utworzy wykres, ktry prezentuje dla akcji cen maksymaln,
minimaln i cen zamknicia. Ten konkretny wykres wymaga trzech serii danych.
Wykresy giedowe nie s jednak uywane tylko na potrzeby cen akcji. Na rysunku 141.1
przedstawiono wykres, ktry prezentuje dzienne temperatury w cigu miesica. Linie pionowe (nazywane liniami maksimum-minimum) pokazuj zakres temperatur w danym dniu.
265
Maks.-Min.-zamknicie. Moesz oczywicie sformatowa linie maksimum-minimum w dowolny sposb. Ponadto mona poczy lini rednie temperatury.
Podczas tworzenia wykresw giedowych krytyczne znaczenie ma kolejno danych serii.
Poniewa wybraem typ wykresu Maks.-Min.-zamknicie, serie musz by uporzdkowane
w ten wanie sposb.
Sposb 142.
czenie tekstu wykresu z komrkami
Podczas tworzenia wykresu moesz zdecydowa, e cz elementw tekstowych wykresu
bdzie poczona z komrkami. Dziki temu, gdy zmienisz tekst zawarty w komrce, zostanie uaktualniony powizany z ni element wykresu. Moesz nawet powiza elementy
tekstowe wykresu z komrkami przechowujcymi formu. Masz na przykad moliwo
poczenia tytuu wykresu z komrk, ktra zawiera formu zwracajc aktualn dat.
cze z komrk moesz utworzy dla tytuu wykresu, tytuw osi pionowej i poziomej
oraz etykiet danych.
1. Zaznacz element wykresu, ktry bdzie zawiera cze do komrki.
2. Kliknij pasek formuy.
3. Wprowad znak rwnoci (=).
4. Kliknij komrk, ktra zostanie powizana z elementem wykresu.
Sposb 143.
Tworzenie szablonu wykresw
Jeli stwierdzisz, e cigle wykonujesz dla wykresw tego samego typu operacje dostosowujce, tworzc szablon, prawdopodobnie zaoszczdzisz troch czasu. Wielu uytkownikw rezygnuje z tego, gdy uwaaj, e jest to zbyt skomplikowane. W rzeczywistoci
proces generowania szablonu wykresu jest bardzo prosty.
266
dostosowawcze.
Krok ten decyduje o wygldzie wykresw generowanych na podstawie szablonu.
3. Uaktywnij wykres i wywoaj polecenie Narzdzia wykresw/Projektowanie/
Sposb 144.
Zapisywanie wykresu
w postaci pliku graficznego
Niezmiernie dziwne jest to, e Excel nie oferuje adnej bezporedniej metody konwertowania wykresu na samodzielny plik graficzny w formacie takim, jak na przykad GIF czy
PNG. W niniejszym sposobie zaprezentuj trzy metody zapisywania wykresu Excela jako
pliku graficznego (jedna z metod wykorzystuje makro VBA).
267
Metoda 1.
Wklejenie wykresu do programu graficznego
Zastosowanie tej metody wymaga uycia dodatkowego oprogramowania, a dokadniej
jakiej aplikacji graficznej. Zaznacz swj wykres i wykonaj polecenie Narzdzia
gwne/Schowek/Kopiuj (lub zastosuj kombinacj klawiszy Ctrl+C), a nastpnie otwrz
dokument w programie graficznym i wybierz w nim polecenie Edytowanie/Wklej (lub
inne rwnowane). Nastpnie powiniene zapisa plik, korzystajc z potrzebnego Ci
formatu graficznego.
Otrzymanie zadowalajcych wynikw moe wymaga pewnej dozy eksperymentw. Konieczne moe si na przykad okaza skopiowanie wykresu jako obrazu. Aby to zrobi,
zaznacz wykres, a nastpnie wykonaj polecenie Narzdzia gwne/Schowek/Kopiuj/
Kopiuj jako obraz.
Jeli nie masz aplikacji graficznej, wyprbuj program IrfanView dostpny za darmo
pod adresem http://irfanview.com.
Metoda 2.
Zapisanie wykresu w postaci pliku HTML
Aby przekonwertowa wszystkie znajdujce si w skoroszycie wykresy na pliki graficzne
w formacie PNG, powiniene zapisa swj skoroszyt w formacie HTML, a nastpnie odszuka utworzone przy okazji pliki PNG. W tym celu wykonaj nastpujce czynnoci:
1. Upewnij si, e Twj skoroszyt zosta zapisany na dysku.
2. Wykonaj polecenie Plik/Zapisz jako.
3. W oknie dialogowym Zapisywanie jako wybierz pozycj Strona sieci Web z listy
HTML.
9. Znajdziesz w nim podkatalog o nazwie podobnej do nazwy pliku, rnicej
si od niej tylko dodanym na kocu tekstem _pliki. Otwrz ten folder, a znajdziesz
w nim po jednym pliku PNG dla kadego wykresu umieszczonego w skoroszycie.
Skoroszyt zapisz najpierw w standardowym formacie plikowym Excela. Wersja HTML
skoroszytu powinna by traktowana jako tymczasowa. Cho plik HTML moesz otworzy w Excelu, format ten nie zachowuje kluczowych informacji takich jak formuy.
268
Metoda 3.
Uycie makra VBA
Metoda ta wykorzystuje proste makro VBA, ktre zapisuje kady obecny w biecym arkuszu wykres w postaci pliku GIF.
Aby opracowa to makro, zapisz najpierw skoroszyt, a nastpnie nacinij kombinacj
klawiszy Alt+F11 w celu wywoania okna edytora Visual Basic. Korzystajc z okna Project (Projekt), zaznacz w nim swj skoroszyt i wybierz z menu polecenie Insert/Module
(Wstaw/Modu) w celu dodania nowego moduu jzyka VBA. Nastpnie w oknie kodu
moduu wprowad przedstawion poniej procedur:
Sub ZapiszWykresyJakoPlikiGIF()
Dim ObWykr As ChartObject
Dim NazwaPliku As String
For Each ObWykr in ActiveSheet.ChartObjects
NazwaPliku = ThisWorkbook.Path & "\" & ObWykr.Name & ".gif"
ObWykr.Chart.Export Filename:=NazwaPliku, FilterName:="gif"
Next ObWykr
End Sub
Po wpisaniu kodu makra nacinij kombinacj klawiszy Alt+F11, aby powrci do okna
programu Excel. Przejd w nim do arkusza zawierajcego wykresy i nacinij skrt klawiaturowy Alt+F8 w celu wywietlenia okna dialogowego Makro. Wybierz w nim makro
ZapiszWykresyJakoPlikiGIF i kliknij przycisk Uruchom.
Procedura zachowuje kady wykres aktywnego arkusza jako plik GIF (nazwa wykresu
peni funkcj nazwy pliku). Pliki s przechowywane w tym samym katalogu co skoroszyt.
Sposb 145.
Zapisywanie zakresu
w postaci pliku graficznego
Jeli musisz zapisa zakres jako plik graficzny, najlepiej skorzystaj z jednego z kilku dostpnych programw, ktre su do wykonywania zrzutw ekranu. Tego typu oprogramowanie uatwia tworzenie zrzutu caych okien, a nie tylko ich fragmentw. Po wykonaniu zrzutu ekranu kliknij przycisk w celu zapisania go w postaci obrazu graficznego
w wybranym formacie (GIF, PNT, TIF itp.).
Jeli nie masz programu do wykonywania zrzutw, prawdopodobnie dysponujesz innego
typu oprogramowaniem graficznym. Po skopiowaniu zakresu komrek jest on przechowywany w schowku systemu Windows w kilku rnych formatach. Jednym z nich jest
obraz graficzny, a zatem moesz skopiowa zakres, uaktywni oprogramowanie graficzne
i zastosowa kombinacj klawiszy Ctrl+V, aby wklei go jako obiekt graficzny. Nastpnie
zapisz plik w danym formacie.
269
Sposb 146.
Ustalanie identycznych
rozmiarw wykresw
Jeli w swoim arkuszu kalkulacyjnym masz osadzonych kilka wykresw, moe zaj konieczno ustalenia dla nich takiego samego rozmiaru. Na rysunku 146.1 przedstawiono
arkusz zawierajcy cztery wykresy. Czy nie wygldaby on lepiej, gdyby wszystkie widoczne w nim wykresy miay takie same rozmiary i byy uoone?
Aby wyrwna rozmiary wszystkich tych wykresw, okrel najpierw, ktry z nich posiada
ju odpowiedni wielko. W tym przypadku wszystkie wykresy maj mie takie same
rozmiary co wykres liniowy w lewym grnym obszarze arkusza.
1. Kliknij wykres, eby go zaznaczy.
2. Kliknij kart Narzdzia wykresw/Formatowanie.
270
Rysunek 146.1.
Wykresy
wygldayby lepiej,
jeli byyby tej
samej wielkoci
4. Nacinij klawisz Ctrl i kliknij przyciskiem myszki pozostae trzy wykresy tak,
Sposb 147.
Resetowanie caego
formatowania wykresu
Excel zapewnia wiele opcji formatowania wykresu. Moesz zaznaczy poszczeglne elementy wykresu i zastosowa wszelkiego typu formatowanie: na przykad cienie, powiata,
cicia, wypenienia i style konspektu. Czasami atwo mona przesadzi.
271
Rysunek 146.2.
Cztery wykresy
wyrwnane
i posiadajce
identyczne
rozmiary
Jeeli zbytnio poniesie fantazja podczas formatowania elementu wykresu, moesz cofn
ostatnio wykonane czynnoci. Jednak znacznie prostsze bdzie przywrcenie elementu
wykresu do jego pierwotnego stanu. Wystarczy zaznaczy element i wykona polecenie
Narzdzia wykresw/Formatowanie/Biece zaznaczenie/Resetuj, aby dopasowa do stylu.
Ewentualnie kliknij element prawym przyciskiem myszy i z menu podrcznego wybierz
polecenie Resetuj, aby dopasowa do stylu.
Aby zresetowa wszystkie formatowania dla caego wykresu, przed wykonaniem polecenia
Resetuj, aby dopasowa do stylu zaznacz element Obszar wykresu.
Rysunek 147.1 prezentuje wykres, w przypadku ktrego przesadzono z formatowaniem.
Jednak, jak wida na rysunku 147.2, mona uratowa nawet najbardziej udziwniony wykres.
Rysunek 147.1.
Przesadzone
formatowanie
wykresu
272
Rysunek 147.2.
Ten wykres prezentuje
si znacznie lepiej
Sposb 148.
Zamraanie wykresu
Standardowo wykresy programu Excel uywaj danych przechowywanych w pewnym
zakresie arkusza kalkulacyjnego, co oznacza, e zmiana dowolnej wartoci znajdujcej
si w tym obszarze spowoduje natychmiast odpowiedni aktualizacj danych widocznych
na wykresie. Zwykle bdzie to dziaanie jak najbardziej podane, czasem jednak bdziesz
chcia odczy wykres od jego danych i otrzyma wykres statyczny, czyli co w rodzaju
migawkowego ujcia wykresu, ktre nigdy nie ulegnie adnym zmianom. Jeli na przykad wykrelasz dane pochodzce z rnych scenariuszy analiz co-jeli, przydatna z pewnoci bdzie moliwo zapisania wykresu przedstawiajcego pewn lini bazow, ktr
bdziesz mg porwna z wynikami osiganymi przez pozostae scenariusze. Istniej dwa
sposoby zamroenia wykresu:
zmiana wykresu na obraz graficzny,
zmiana zakresu komrek przechowujcych dane wykresu na tablic.
w kroku 5.
273
Rysunek 148.1.
Pokazany tu wykres
nie jest poczony
z zakresem komrek
przechowujcych
dane
274
Excel ogranicza dugo formuy SERIE. A zatem, metoda ta moe nie sprawdzi si,
jeli seria skada si z duej liczby punktw danych.
Sposb 149.
Tworzenie efektw obrazu
za pomoc wykresu
Skopiowanie wykresu jako obrazu zapewnia moliwo kreatywnego skorzystania z kilku
efektw, ktre s moliwe do uzyskania w przypadku obrazw, lecz nie wykresw.
Aby utworzy obraz na podstawie wykresu, zaznacz go i wybierz polecenie Narzdzia
gwne/Schowek/Kopiuj/Kopiuj jako obraz. Nastpnie kliknij komrk i uyj kombinacji klawiszy Ctrl+V (dodatkowe informacje zamieszczono w sposobie 148.).
Po zaznaczeniu obrazu Excel wywietla menu kontekstowe Narzdzia obrazw. Moesz
uy wszystkich narzdzi menu Narzdzia obrazw/Formatowanie, a take dostpnych
w oknie dialogowym Formatowanie obrazu (wywietlane po zastosowaniu kombinacji
klawiszy Ctrl+1).
Na rysunku 149.1 przedstawiono kilka przykadw stylw obrazw zastosowanych dla
wykresu skopiowanego jako obraz.
Rysunek 149.1.
Zastosowanie stylw
obrazw dla wykresu
skopiowanego jako
obraz
275
Sposb 150.
Tworzenie wykresu przebiegu w czasie
Jedn z nowych funkcji programu Excel 2010 jest wykres przebiegu w czasie. Przebieg
w czasie jest niewielkim wykresem wywietlanym w pojedynczej komrce. Umoliwia
on szybkie identyfikowanie trendw czasowych lub zmiennoci danych. Poniewa cechuje
si du zwartoci, czsto jest uywany w grupie.
Cho przebiegi w czasie przypominaj miniaturowe wykresy (czasami mog zastpi
wykres), funkcja ta jest cakowicie niezalena od funkcji wykresw programu Excel.
Wykresy s na przykad umieszczane w warstwie rysunkw arkusza, a jeden z nich moe
wywietla kilka serii danych. Przebieg w czasie moe zosta wywietlony wewntrz
komrki, a ponadto prezentuje tylko jedn seri danych.
Na rysunku 150.1 przedstawiono przykady kadego z trzech typw wykresw przebiegu
w czasie (widoczne w kolumnie H). Kady przebieg w czasie zawiera sze punktw danych wstawionych po lewej stronie.
Rysunek 150.1.
Przykady wykresw
przebiegu w czasie
276
Zysk/strata: wykres typu binarnego, ktry wywietla kady punkt danych jako
blok wysoki lub jako blok niski. Przebiegi w czasie typu zysk/strata przedstawia
grupa trzecia. Zauwa, e dane s inne. W kadej komrce jest wywietlana
zmiana z poprzedniego miesica. W przebiegu w czasie kady punkt danych
jest prezentowany jako blok wysoki (zysk) lub jako blok niski (strata). W tym
przykadzie zyskiem i strat s odpowiednio dodatnia i ujemna zmiana
z poprzedniego miesica.
Aby utworzy wykres przebiegu w czasie, wybierz dane, ktre ma on ilustrowa. Nastpnie
wybierz polecenie Wstawianie/Wykresy przebiegu w czasie i kliknij jeden z trzech typw:
Liniowy, Kolumnowy lub Zysk/strata. Excel otworzy okno dialogowe Tworzenie wykresw
przebiegu w czasie, w ktrym okrelasz pooenie przebiegw w czasie.
Cho zwykle przebiegi w czasie bd umieszczane obok danych, nie jest to wymagane.
Przewanie do ich przechowywania bdziesz uywa pustego zakresu, program Excel nie
uniemoliwia jednak wstawienia przebiegw w czasie do komrek, ktre zawieraj ju
dane. Okrelane pooenie przebiegw w czasie musi by zgodne z danymi rdowymi
pod wzgldem liczby wierszy lub kolumn.
Po utworzeniu kilku przebiegw w czasie moesz w do duym stopniu kontrolowa
ich wygld. Skorzystaj w tym celu z narzdzi na karcie Narzdzia wykresw przebiegw
w czasie (wywietlana po wybraniu komrki zawierajcej przebieg w czasie).
Na rysunku 150.2 przedstawiono grup przebiegw w czasie w zakresie H4:H8, a take
wykres liniowy oparty na tych samych danych. Cho wykres liniowy jest troch zagmatwany, lepiej sprawdzi si w przypadku porwnywania miast. Z kolei przebiegi w czasie
nadaj si do wywietlania trendw dla jednego miasta.
Rysunek 150.2.
Grupa przebiegw
w czasie oraz wykres
liniowy, ktre
prezentuj te same
dane
277
Sposb 151.
Zaznaczanie obiektw
w obrbie arkusza
Excel pozwala na umieszczenie w arkuszu do sporej liczby rnego typu obiektw takich
jak wykresy, ksztaty, kliparty i obiekty SmartArt. Aby pracowa z obiektem, trzeba go
zaznaczy. Kliknicie pojedynczego obiektu to najprostszy sposb zaznaczenia go. A co
bdzie, jeli chcesz zaznaczy wiele obiektw? Moesz na przykad postanowi przenie
kilka obiektw, usun je lub zastosowa dla nich formatowanie.
Excel oferuje kilka metod zaznaczania wielu obiektw.
Panel zawiera nazw kadego obiektu aktywnego arkusza. Kliknicie nazwy obiektu spowoduje zaznaczenie go. Aby wybra wiele obiektw, nacinij i przytrzymaj wcinity klawisz Ctrl. Panelu moesz rwnie uy do ukrycia obiektw (wystarczy klikn niewielk
ikon gaki ocznej) oraz zmiany ich kolejnoci (uyj w tym celu dwch przyciskw Zmie
kolejno).
278
Sposb 152.
Tworzenie kartki z yczeniami
S urodziny szefa, a Ty zapomniae kupi kartki z yczeniami! aden problem. W celu
samodzielnego utworzenia w arkuszu kartki z yczeniami wykonaj nastpujce kroki:
1. Otwrz pusty arkusz.
2. Zaznacz kolumny A i B, po czym wywoaj polecenie Narzdzia gwne/Komrki/
Format/Szeroko kolumny i ustaw szeroko kolumny o wartoci 47.
3. Zaznacz wiersze 1 i 2, po czym wywoaj polecenie Narzdzia gwne/Komrki/
Format/Wysoko wiersza i ustaw wysoko wiersza, wynoszc 365.
4. Wykonaj polecenie Widok/Widoki skoroszytu/Ukad strony, eby uaktywni
widok ukadu strony. W celu zmniejszenia rozmiaru arkusza tak, eby byy
widoczne cztery komrki zakresu A1:B2, moesz skorzysta z kontrolki
Powikszenie, zlokalizowanej z prawej strony paska stanu.
5. Aby wywietli panel Clipart, wykonaj polecenie Wstawianie/Ilustracje/
Obiekt clipart.
6. Poszukaj waciwego sowa (np. urodziny) i zlokalizuj odpowiedni obraz klipartu.
7. Do arkusza dodaj klipart i przecignij go do komrki A1.
8. W obrbie obrazu klipartu kliknij zielony uchwyt i tak go obr, eby obraz
279
Arkusz powinien wyglda podobnie jak na rysunku 152.1. Moe by konieczne dostosowanie wysokoci wierszy i szerokoci kolumn tak, eby zakres A1:B2 dokadnie wypenia jedn stron.
Rysunek 152.1.
Uycie Excela
do stworzenia kartki
z yczeniami
Wydrukuj arkusz, a nastpnie zagnij kartk raz w pionie i raz w poziomie. Prosz bardzo!
Szybko (i tanio) uzyskae kartk z yczeniami.
Trzeba pamita, e wane s intencje.
280
Sposb 153.
Rozszerzanie formatowania tekstu
w ksztatach
Po dodaniu tekstu do ksztatu (cznie z polem tekstowym) program Excel zapewnia
moliwoci formatowania, ktre standardowo s niedostpne. Aby je wyprbowa, uyj
polecenia Wstawianie/Ilustracje/Ksztaty i dodaj ksztat do arkusza (dowolny z wyjtkiem ksztatw znajdujcych si w grupie Linie). Nastpnie po prostu zacznij wprowadza
tekst, ktry zostanie dodany.
Moesz wybra poszczeglne sowa lub znaki, przecigajc je mysz lub przy uyciu
klawiszy strzaek przy wcinitym klawiszu Shift. Wybierz kilka znakw, kliknij prawym przyciskiem myszy i z menu podrcznego wybierz jedno z nastpujcych polece:
Czcionka,
Akapit,
Punktory.
Kade z nich wywietla okno dialogowe, ktre jest niedostpne w przypadku normalnego formatowania tekstu w komrce. Niestety nie moesz wywietli podgldu formatowania zmiany bd widoczne po klikniciu przycisku OK. Na rysunku 153.1 przedstawiono formatowanie tekstu uzyskane za pomoc okna dialogowego Czcionka.
Rysunek 153.1.
Specjalne
formatowanie tekstu
dostpne jedynie
w ksztacie
Aby uzyska wicej opcji, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz polecenie Formatuj ksztat (w celu wywietlenia okna dialogowego Formatowanie ksztatu), a nastpnie kliknij kart Pole tekstowe. Umoliwia ona ustawienie marginesw, a nawet okrelenie zawijania kolumn.
Na rysunku 153.2 przedstawiono ksztat, ktry korzysta z dwch kolumn tekstu i czterech punktorw.
281
Rysunek 153.2.
Ksztat z tekstem
Sposb 154.
Zastosowanie obrazw
w roli znacznikw wykresu liniowego
Tworzc wykres liniowy (lub punktowy), masz do wyboru kilka rnych stylw znacznikw. Aby uatrakcyjni wygld wykresu, z myl o znacznikach moesz zastosowa
ksztat lub prosty obraz klipartu. Rozwizanie to sprawdza si najlepiej, gdy wykres zawiera niewielk liczb punktw danych.
Rysunek 154.1 przedstawia przykad. W roli znacznikw wykres liniowy uywa ksztatu.
Rysunek 154.1.
Wykres liniowy
korzystajcy
z ksztatu zamiast
ze standardowych
znacznikw
282
1. Utwrz wykres liniowy ze znacznikami.
Ilustracje/Ksztaty.
3. Sformatuj ksztat w dowolny dany sposb i okrel jego rozmiar tak,
Moesz nawet dla kadego punktu danych uy innego ksztatu. Sztuczka polega na jednokrotnym klikniciu serii w celu zaznaczenia jej w caoci, a nastpnie klikniciu pojedynczego znacznika punktu danych. Po zastosowaniu kombinacji klawiszy Ctrl+V wybrany znacznik zostanie zmieniony. Rysunek 154.2 prezentuje wykres, ktry korzysta
z dwch rnych ksztatw.
Rysunek 154.2.
Wykres liniowy
z dwoma ksztatami
penicymi funkcj
znacznikw
283
Sposb 155.
Zmiana ksztatu
pola komentarza do komrki
Komentarze do komrek przydaj si w wielu rnych sytuacjach. Czasami jednak moesz po prostu mie do cigego patrzenia na ich identyczne te prostokty. Jeli chcesz,
aby Twoje komentarze przycigay uwag, sprbuj zmieni ich ksztat na co bardziej
oryginalnego.
Na rysunku 155.1 przedstawiono normalny komentarz do komrki oraz ten sam komentarz po pewnych drobnych przerbkach.
Rysunek 155.1.
Typowy komentarz
do komrki
oraz komentarz
o niestandardowym
ksztacie
rysowania/Formatowanie.
3. Z listy widocznej po lewej stronie wybierz pozycj Zmie ksztat i kliknij
przycisk Dodaj.
4. Kliknij przycisk OK, eby zamkn okno dialogowe Opcje programu Excel.
284
Sposb 156.
Wstawianie grafiki
w pole komentarza do komrki
Cho wikszo uytkownikw nie zdaje sobie z tego sprawy, komentarz do komrki moe
zawiera obraz. Obraz musi znajdowa si w pliku. Innymi sowy, nie moesz zastosowa
ksztatw lub obrazw klipartu, ktre skopiowano do schowka.
W celu dodania obrazu do komentarza wykonaj nastpujce kroki:
1. Upewnij si, e komentarz jest widoczny.
Efekty wypenienia.
6. W oknie Efekty wypenienia uaktywnij kart Obraz, a nastpnie kliknij
Rysunek 156.1 przedstawia komentarz zawierajcy obraz z gow papugi. Poniewa uycie obrazu w komentarzu zwiksza rozmiary skoroszytu, z funkcji tej naley korzysta
oszczdnie.
Rysunek 156.1.
Wywietlenie obrazu
w komentarzu do
komrki
285
Sposb 157.
Rozszerzanie obrazw
Nowy zestaw funkcji pakietu Office 2010, ktrego moesz nie zauway, umoliwia
rozszerzanie obrazw. Narzdzia te pozwalaj rwnie modyfikowa i rozszerza pliki
graficzne wstawione do arkusza. Cho nie oznacza to, e moesz odinstalowa ulubione
oprogramowanie suce do edycji obrazw, spektrum operacji rozszerzajcych moliwych do wykonania bez opuszczania programu Excel moe Ci zaskoczy.
Aby osadzi obraz w arkuszu, wybierz polecenie Wstawianie/Ilustracje/Obraz, a nastpnie
znajd plik z obrazem. Moesz te skopiowa obraz do schowka systemu Windows i uy
kombinacji klawiszy Ctrl+V w celu wklejenia go do arkusza.
Po zaznaczeniu osadzonego obrazu w celu pracy z nim skorzystaj z opcji dostpnych
w grupie Narzdzia obrazw/Formatowanie/Dopasowywanie. Dostpne s nastpujce
narzdzia:
Usu to: bardzo uatwia usuwanie nieistotnego ta ze zdjcia.
Korekty: wyostrza lub zmikcza obraz bd koryguje jasno i kontrast.
Kolor: koryguje nasycenie i ton kolorw lub konwertuje obraz tak, aby uywa
286
Nawet jeli nie ma potrzeby korygowania obrazw, moesz pobawi si tymi funkcjami,
gdy musisz zrobi sobie przerw od intensywnego przetwarzania danych.
Rozdzia 8.
288
Spis sposobw
Sposb 158. Uywanie tabeli
289
291
293
297
299
301
302
304
305
307
310
311
313
314
316
318
289
Sposb 158.
Uywanie tabeli
Tabele to znaczca nowa funkcja wprowadzona w Excelu 2007. Tabela jest prostoktnym
zakresem danych, ktry zwykle dysponuje wierszem nagwkw tekstowych, opisujcych
zawarto kadej kolumny. Cho oczywicie Excel zawsze obsugiwa tabele, ich nowa
wersja sprawia, e znacznie prostsze stao si wykonanie typowych zada. Poza tym
tabele sprawiaj, e wyniki prezentuj si o wiele lepiej. Waniejsze jest to, e nowe
funkcje tabel mog pomc wyeliminowa kilka typowych bdw. Cho wielu uytkownikw przeocza t now funkcj, naprawd warto o niej wiedzie.
290
Rysunek 158.1.
Po zaznaczeniu tabeli
Excel wywietla kart
kontekstow o nazwie
Narzdzia tabel
Tworzenie tabeli
Tabela jest tworzona przewanie z wykorzystaniem istniejcego zakresu danych. Excel
umoliwia te wygenerowanie tabeli z zastosowaniem pustego zakresu. Dziki temu
szczegy mona umieci w zakresie w pniejszym terminie. W przypadku poniszych
krokw przyjto, e dla tabeli przygotowano ju odpowiedni zakres danych.
291
1. Upewnij si, e zakres nie zawiera adnych zupenie pustych wierszy lub kolumn.
2. W obrbie zakresu uaktywnij dowoln komrk.
3. Wykonaj polecenie Wstawianie/Tabele/Tabela (lub zastosuj kombinacj klawiszy
Ctrl+T).
Excel otworzy okno dialogowe Tworzenie tabeli widoczne na rysunku 158.2.
Program prbuje zidentyfikowa zakres, a take stwierdzi, czy tabela ma wiersz
nagwka. Przewanie jest to robione poprawnie.
Rysunek 158.2.
Uycie okna
dialogowego
Tworzenie tabeli
do sprawdzenia,
czy Excel poprawnie
okreli rozmiary
tabeli
wprowad poprawki.
Zakres zamieniany jest na tabel (uywa domylnego stylu), po czym pojawia si karta
kontekstowa Narzdzia tabel.
Excel moe niepoprawnie zidentyfikowa rozmiary tabeli, jeeli nie oddzielono jej od
innych danych przy uyciu co najmniej jednego pustego wiersza lub kolumny. Gdy Excel
niewaciwie okreli rozmiary, w oknie dialogowym Tworzenie tabeli wystarczy poda
dokadny zakres. Mona rwnie klikn przycisk Anuluj i w taki sposb przebudowa
arkusz, eby tabela bya odseparowana od innych danych przez przynajmniej jeden
pusty wiersz lub kolumn.
Sposb 159.
Praca z tabelami
Sposb 158. zawiera krtki przegld funkcji tabel Excela. W treci niniejszego sposobu
zamieszczono kilka wskazwek dotyczcych pracy z tabelami.
292
lewej komrki. Gdy kursor przyjmie posta strzaki ukonej, kliknij, eby zaznaczy
obszar danych tabeli. Kliknij drugi raz w celu zaznaczenia caej tabeli (wcznie
z wierszem nagwka i wierszem sumy). Aby zaznaczy ca tabel, moesz
te zastosowa kombinacj klawiszy Ctrl+A (klawisz A mona nacisn raz lub
dwa razy).
Kliknicie komrki tabeli prawym przyciskiem myszy spowoduje wywietlenie menu
podrcznego z kilkoma opcjami zaznaczania.
Innym sposobem rozszerzenia tabeli jest przecignicie jej uchwytu zmieniajcego rozmiar, ktry znajduje si w jej prawej dolnej komrce (lecz tylko po zaznaczeniu caej tabeli).
293
Po umieszczeniu kursora myszy na uchwycie zmieniajcym rozmiar kursor przyjmie posta ukonej linii z dwoma grotami strzaek. W celu dodania do tabeli kolejnych wierszy
kliknij i przecignij w d. Aby doda wicej kolumn, kliknij i przecignij w prawo.
Gdy wstawisz now kolumn, wiersz nagwka wywietli oglny opis taki, jak Kolumna1
lub Kolumna2. Zwykle zdecydujesz si na zmian tych nazw w celu uzyskania bardziej
opisowych etykiet.
Przenoszenie tabeli
W celu przeniesienia tabeli w nowej miejsce wewntrz tego samego arkusza kursor myszy
umie na dowolnym z obramowa tabeli. Gdy kursor przyjmie posta krzya z czterema
strzakami, kliknij tabel i przecignij j w nowe pooenie.
Aby tabel przenie do innego arkusza (tego samego lub innego skoroszytu), wykonaj
nastpujce kroki:
1. Dwukrotnie uyj kombinacji klawiszy Ctrl+A, eby zaznaczy ca tabel.
2. W celu wycicia zaznaczonych komrek zastosuj kombinacj klawiszy Ctrl+X.
3. Uaktywnij nowy arkusz i zaznacz grn lew komrk tabeli.
4. Uyj kombinacji klawiszy Ctrl+V, eby wklei tabel.
Sposb 160.
Uycie formu w przypadku tabeli
W niniejszym sposobie opisano kilka nowych metod zastosowania formu w tabelach.
W przykadzie uyto prostej tabeli podsumowujcej wyniki sprzeday, ktra ma trzy
kolumny: Miesic, Prognozowana i Rzeczywista (rysunek 160.1). Wprowadziem dane,
294
295
Rysunek 160.2.
Lista rozwijana
umoliwia wybranie
dla kolumny tabeli
formuy
podsumowujcej
formuy.
3. W celu wskazania odpowiedniej wartoci w kolumnie Rzeczywista nacinij klawisz
296
Cho formua zostaa umieszczona w pierwszym wierszu tabeli, nie ma takiej potrzeby.
Kadorazowo, gdy do pustej kolumny tabeli jest wstawiana formua, jest ona umieszczana
w innej komrce kolumny. Jeli musisz podda formu edycji, zmodyfikuj dowoln
z formu w kolumnie. W efekcie zmiana zostanie zastosowana dla pozostaych komrek
kolumny.
Umieszczanie formuy w innych komrkach kolumny tabeli to w rzeczywistoci jedna
z opcji autokorekty programu Excel. Aby j wyczy, kliknij ikon wywietlan podczas
wprowadzania formuy i wybierz pozycj Zatrzymaj automatyczne tworzenie kolumn
obliczeniowych.
297
Cho oczywicie w celu zastosowania danych w tabeli moesz uy standardowych odwoa do komrki, nowa metoda daje wyran korzy nazwy s automatycznie dostosowywane, gdy zmieni si rozmiar tabeli na skutek dodania lub usunicia wierszy.
Przyjrzyj si tabeli zaprezentowanej wczeniej na rysunku 160.1. Podczas tworzenia
tabeli tej zostaa nadana nazwa Tabela1. Aby wyznaczy sum dla wszystkich danych
tabeli, zastosuj nastpujc formu:
=SUMA(Tabela1)
Formua ta zawsze zwrci sum dla wszystkich danych, jeli nawet zostan dodane lub
usunite wiersze bd kolumny. Jeli zmienisz nazw tabeli Tabela1, Excel automatycznie
zmodyfikuje formuy, ktre odwouj si do tej tabeli. Jeeli na przykad tabela Tabela1
przyjmie nazw DaneRoczne (umoliwia to okno Meneder nazw), poprzednia formua
bdzie wyglda nastpujco:
=SUMA(DaneRoczne)
Zauwa, e nazw kolumny umieszczono w nawiasach kwadratowych. I tym razem formua zostanie automatycznie dostosowana, gdy zmienisz etykiet nagwka kolumny.
Jeszcze lepsze jest to, e Excel zapewnia wartociow pomoc podczas tworzenia formuy,
ktra odwouje si do danych w obrbie tabeli. Rysunek 160.4 prezentuje funkcj automatycznego uzupeniania formu, ktra pomaga utworzy formu przez wywietlenie listy
elementw tabeli.
Rysunek 160.4.
Funkcja
automatycznego
uzupeniania formu
przydaje si w czasie
tworzenia formuy
odwoujcej si do
danych w tabeli
Sposb 161.
Numerowanie wierszy tabeli
Jeli za pomoc polecenia Wstawianie/Tabele/Tabela utworzye tabel, moesz ponumerowa jej wiersze. Cho Excel nie zapewnia bezporedniej metody numerowania wierszy
tabeli, w tym sposobie wyjaniono, jak to zrobi przy uyciu formuy.
298
Rysunek 161.1 przedstawia tabel z pust kolumn o nazwie Numer. Celem jest utworzenie formuy wywietlajcej numer wiersza, ktry pozostaje poprawny nawet wtedy,
gdy dodano lub usunito wiersze tabeli bd poddano j operacji filtrowania lub sortowania.
Rysunek 161.1.
Tabela wymaga
wstawienia numerw
wierszy w pierwszej
kolumnie
Formua (kopiowana przez program Excel do innych komrek w kolumnie B) uywa funkcji SUMY.CZCIOWE z argumentem 3 (funkcja ILE.NIEPUSTYCH). Formua zwraca liczb
wszystkich komrek kolumny C, poczwszy od wiersza nagwka, a skoczywszy na
wierszu znajdujcym si jedn komrk nad komrk z formu. Zauwa, e cho formua
jest w kolumnie B, w celu uniknicia odwoania cyklicznego, odwouje si do kolumny C.
Na rysunku 161.2 pokazano tabel po wprowadzeniu formuy.
Rysunek 161.2.
Tabela zawiera ju
numery wierszy
Formua nadal wywietla kolejne numery wierszy nawet wtedy, gdy tabela zostaa poddana
sortowaniu lub filtrowaniu bd dodano nowe wiersze lub je usunito.
Rysunek 161.3 przedstawia tabel po zastosowaniu sortowania i filtrowania w celu pokazania tylko tych wierszy, w przypadku ktrych wynik przekracza warto 80. Zwr uwag na to, e kolumna Numer w dalszym cigu prezentuje kolejne numery.
299
Rysunek 161.3.
Po przefiltrowaniu
wierszy pierwsza
kolumna nadal
pokazuje kolejne
numery
Sposb 162.
Uywanie widokw niestandardowych
wraz z moliwociami filtrowania
Oferowana przez program Excel funkcja filtrowania pozwala na bardzo wygodne ukrywanie okrelonych elementw listy. Jeli na przykad uywasz listy adresw korespondencyjnych, bdziesz mg wybra wywietlanie tylko tych rekordw, ktre w kolumnie
Wojewdztwo przechowuj warto Maopolskie. Filtrowanie listy moe by przeprowadzone przy uyciu dowolnej liczby kolumn, a opcja (Niestandardowe) oferuje szereg dodatkowych ustawie okrelajcych kryteria wywietlania danych.
W tym sposobie wyjaniono, jak zapisywa rne konfiguracje filtrowania za pomoc
widokw niestandardowych.
Z powodw znanych jedynie programistom firmy Microsoft polecenie Widok/Widoki
skoroszytu/Widoki niestand. nie jest dostpne, gdy skoroszyt zawiera tabel utworzon za pomoc polecenia Wstawianie/Tabele/Tabela. A zatem tre niniejszego
sposobu dotyczy wycznie filtrowania zwykego zakresu danych. Jeli dane znajduj si w tabeli, zamie j na zwyky zakres za pomoc polecenia Narzdzia tabel/Projektowanie/Konwertuj na zakres.
Program Excel nie oferuje moliwoci nadania nazwy okrelonemu zestawowi filtrw.
W zwizku z tym, jeli zamierzasz skorzysta z wielu rnych kryteriw filtrowania
wartoci dla pewnej listy, prawdopodobnie stracisz mnstwo czasu na rczne wprowadzenie koniecznych do zastosowania warunkw filtrowania.
300
filtrowania.
2. Wykonaj polecenie Widok/Widoki skoroszytu/Widoki niestand. w celu
si, e pole opcji Ustawienia filtru, ukrytych wierszy i kolumn jest zaznaczone.
5. Kliknij przycisk OK, aby zamkn okno dialogowe Dodawanie widoku.
Powtrz powysz procedur dla dowolnej liczby rnych ustawie filtrowania. Przydatne
moe si tu rwnie okaza utworzenie widoku o nazwie Niefiltrowany, ktry bdzie
wywietla list bez stosowania jakichkolwiek warunkw filtrowania.
Majc tak zdefiniowane zestawy ustawie filtru, moesz zastosowa jeden z nich, wykonujc polecenie Widok/Widoki skoroszytu/Widoki niestand., a nastpnie wybierajc odpowiedni nazw widoku z listy wywietlonej w oknie dialogowym Widoki niestandardowe.
W razie potrzeby moesz dostosowa pasek narzdzi Szybki dostp przez dodanie kontrolki Widoki niestandardowe (dostpna w kategorii Polecenia, ktrych nie ma na Wstce).
Kontrolka jest list rozwijan, ktra zawiera wszystkie nazwane widoki. Wystarczy wybra widok z listy, aby dane zostay przefiltrowane.
301
Sposb 163.
Umieszczanie wynikw dziaania
zaawansowanego filtra w rnych
arkuszach kalkulacyjnych
Korzystajc z oferowanego przez program Excel narzdzia Filtr zaawansowany, odkryjesz
zapewne, e aplikacja jest bardzo wybredna w kwestii moliwoci wyboru miejsca
docelowego dla otrzymanych wynikw.
Na rysunku 163.1 przedstawione zostao dziaanie funkcji Filtr zaawansowany. Zwr
uwag, e zarwno odwoanie umieszczone w polu Zakres listy:, jak odwoanie widoczne
w polu Zakres kryteriw: znajduj si w biecym arkuszu kalkulacyjnym, ktrym jest
Arkusz1. Jednake zakres zdefiniowany w polu Kopiuj do: naley do arkusza Arkusz2.
Kliknicie przycisku OK przy podanych parametrach spowoduje wygenerowanie przez
program komunikatu bdu o treci: Przefiltrowane dane mog zosta tylko skopiowane
do aktywnego arkusza.
Rysunek 163.1. Podanie innego arkusza ni biecy w polu Kopiuj do: spowoduje wywietlenie
komunikatu bdu
302
2. Aby okreli wartoci pl Zakres listy i Zakres kryteriw, kliknij zakadk arkusza
Sposb 164.
Porwnywanie dwch zakresw
za pomoc formatowania warunkowego
Bardzo typowym zadaniem wykonywanym za pomoc programu Excel jest porwnywanie dwch list danych. Rczne przeprowadzanie tej operacji jest procesem zdecydowanie zbyt nucym i podatnym na bdy, ale Excel na szczcie pozwala wykona t prac
w bardzo prosty sposb. Przedstawi tu metod pozwalajc osign zamierzony cel przy
uyciu formatowania warunkowego.
Na rysunku 164.1 przedstawiony zosta przykadowy arkusz kalkulacyjny zawierajcy
dwie wielokolumnowe listy sw. Zastosowanie w ich przypadku odpowiedniego formatowania warunkowego spowoduje, e rnice midzy danymi znajdujcymi si na listach stan si natychmiast doskonale widoczne. Zaprezentowane tu listy zawieraj dane tekstowe, ale metoda ta dziaa rwnie dobrze w przypadku wartoci liczbowych.
Rysunek 164.1.
Do wskazania rnic
midzy danymi
znajdujcymi si
w tych dwch
zakresach moesz
wykorzysta
formatowanie
warunkowe
Pierwsza z list umieszczona jest w zakresie komrek A2:B19 i nosi nazw StaraLista, za
druga znajduje si w komrkach D2:E19 i nosi nazw NowaLista. Obydwu obszarom
nadano nazwy za pomoc polecenia Formuy/Nazwy zdefiniowane/Definiuj nazw. Nazywanie zakresw nie jest tu, co prawda, konieczne, ale uatwi nieco dalsze dziaania.
303
sformatowa.
4. W oknie dialogowym wprowad ponisz formu (rysunek 164.2):
=LICZ.JEELI(NowaLista;A2)=0
Rysunek 164.2.
Stosowanie
formatowania
warunkowego
sformatowa.
4. W oknie dialogowym wprowad formu:
=LICZ.JEELI(StaraLista;D2)=0
5. Kliknij przycisk Formatuj i okrel formatowania, ktre maj zosta zastosowane, gdy
warunek bdzie speniony; najlepiej bdzie wybra jeszcze inny kolor wypenienia.
6. Kliknij przycisk OK.
304
Sposb 165.
Ukadanie rekordw listy
w przypadkowej kolejnoci
Opisana tutaj metoda pozwala na szybkie uoenie danych listy w zupenie przypadkowym porzdku. Dziaanie takie przypomina tasowanie talii kart z t rnic, e zamiast
kart mieszane s wiersze.
Na rysunku 165.1 pokazana zostaa prosta dwukolumnowa lista uporzdkowana alfabetycznie wzgldem kolumny A. Celem jest uoenie wierszy tej listy w przypadkowej
kolejnoci.
305
Rysunek 165.1.
Ta posortowana
alfabetycznie lista
zostanie uoona
w przypadkowy sposb
Sposb 166.
Wypenianie pustych miejsc w raporcie
Po zaimportowaniu danych do arkusza kalkulacyjnego moe on wyglda tak jak ten
przedstawiony na rysunku 166.1. W arkuszu tym znajduje si zestaw danych uoonych tak,
aby tworzyy raport. atwo zauway, e pojedyncze wpisy znajdujce si w kolumnie A
306
Rysunek 166.1.
W raporcie widoczne
s puste komrki
w kolumnie Handlowiec
dotycz wielu wierszy danych. Jeli sprbujesz posortowa tak list, brak niektrych
danych spowoduje spore zamieszanie i nie bdziesz ju w stanie okreli, kto i co
sprzeda.
W przypadku niezbyt duej listy moesz uzupeni brakujce dane, wprowadzajc je rcznie
lub korzystajc z serii polece Narzdzia gwne/Edytowanie/Wypenienie/W d (bd
uywajc skrtu klawiaturowego polecenia Ctrl+D). Jeli jednak lista uywajca podobnego formatu jest naprawd duga, bdziesz potrzebowa lepszego sposobu wypenienia
pustych komrek odpowiednimi wartociami. Pomoe Ci w tym nastpujca procedura:
1. Zaznacz zakres zawierajcy puste komrki. Tutaj bdzie to zakres A3:A14.
2. W celu wywoania okna dialogowego Przechodzenie do specjalnie
Ctrl+Enter.
5. Ponownie zaznacz oryginalny zakres i uyj kombinacji klawiszy Ctrl+C,
eby go skopiowa.
6. W celu zamiany formu na wartoci wykonaj polecenie Narzdzia gwne/Schowek/
Wklej/Wklej wartoci.
Po wykonaniu wymienionych tu czynnoci puste komrki zostan wypenione odpowiednimi informacjami, a Twj arkusz zacznie przypomina dokument widoczny na rysunku
166.2. Znajdujcy si w nim zbir danych bdzie teraz mia posta tradycyjnej listy, dziki
czemu bdziesz mg na nim przeprowadza wszelkie dziaania waciwe dla listy, w tym
rwnie operacje sortowania.
307
Rysunek 166.2.
Puste komrki znikny,
a lista moe teraz
by sortowana bez
przeszkd
Sposb 167.
Tworzenie listy z tabeli
podsumowujcej
Prawdopodobnie dobrze znasz ju funkcj tabel przestawnych programu Excel, ktra na
podstawie danych znajdujcych si na licie tworzy tabel podsumowujc. Co zrobisz
jednak, gdy zajdzie potrzeba wykonania odwrotnej operacji? Poniej opisana zostaa
metoda tworzenia listy z prostej tabeli podsumowujcej przedstawiajcej wartoci dla
dwch zmiennych.
Arkusz kalkulacyjny przedstawiony na rysunku 167.1 zawiera przykad opisywanej
przeze mnie transformacji. Zakres komrek A1:E13 przechowuje oryginaln tabel podsumowujc zoon z 48 punktw. W kolumnach G:I widoczna jest z kolei cz 48wierszowej tabeli bazy danych otrzymanej w wyniku przeksztacenia podsumowania.
Innymi sowy, kada z 48 wartoci tabeli podsumowujcej zostaa przekonwertowana na
wiersz, ktry zawiera rwnie informacj o nazwie produktu i o miesicu. Lista tego typu moe okaza si czasem bardzo przydatna, poniewa da si j sortowa i przetwarza
na wiele rnych sposobw.
Sztuczka pozwalajca na utworzenie tej odwrotnej tabeli przestawnej polega, co najciekawsze, na uyciu tabeli przestawnej. Zanim jednak bdziesz mg skorzysta z tego
rozwizania, do paska narzdzi Szybki dostp musisz doda polecenie Kreator tabeli przestawnej i wykresu przestawnego. Cho Excel 2007 i Excel 2010 w dalszym cigu oferuj
kreator tabel przestawnych, nie jest on dostpny z poziomu Wstki. W celu uzyskania
dostpu do tego kreatora wykonaj nastpujce kroki:
1. Prawym przyciskiem myszy kliknij pasek narzdzi Szybki dostp i z menu
308
Rysunek 167.1.
Konwertowanie tabeli
podsumowujcej
na list danych
przestawnego.
4. Kliknij przycisk Dodaj.
5. Kliknij przycisk OK, eby zamkn okno dialogowe Opcje programu Excel.
Po wykonaniu tych krokw na pasku narzdzi Szybki dostp pojawi si nowa ikona.
Pora zamieni tabel podsumowujc na list. Trzeba pamita o tym, e cho ponisze
kroki dotycz uytych tu przykadowych danych, z atwoci moesz dostosowa kroki do
wasnych danych. Pierwsz rzecz, jak powiniene zrobi, bdzie utworzenie tabeli
przestawnej:
1. Zaznacz dowoln komrk swojej tabeli podsumowujcej.
2. Kliknij ikon Kreator tabeli przestawnej i wykresu przestawnego dodan
wybierz opcj Pola strony utworzy uytkownik i kliknij przycisk Dalej >.
5. W kroku 2b okrel zakres komrek wchodzcych w skad tabeli podsumowujcej,
309
Aby zakoczy zadanie, kliknij dwukrotnie komrk, w ktrej znajduje si suma wynoszca
17147. Excel utworzy nowy arkusz, w ktrym wywietlane bd oryginalne dane w formie
tabeli. Rysunek 167.3 prezentuje cz tej 48-wierszowej tabeli.
Rysunek 167.3.
Tabela
podsumowujca
zostaa poprawnie
przetworzona na tabel
310
Sposb 168.
Odnajdowanie powtrze
przy uyciu formatowania
warunkowego
Przydatna bywa czasem moliwo wyrniania wartoci powtarzajcych si w ramach
okrelonego zakresu komrek. Przyjrzyj si arkuszowi przedstawionemu na rysunku 168.1.
Jeste w stanie stwierdzi, czy ktra z widocznych w nim danych wystpuje dwukrotnie?
Rysunek 168.1.
Formatowania
warunkowego moesz
uywa do szybkiego
odnajdowania
powtarzajcych si
wartoci w zakresie
komrek
bd to komrki A1:D12.
2. Wykonaj polecenie Narzdzia gwne/Style/Formatowanie warunkowe/
sformatowa.
4. Przy uyciu pola tekstowego wprowad formu odwoujc si do odpowiedniego
311
Na rysunku 168.2 przedstawiony zosta wynik powyszych dziaa. Jak wida, wyrnionych zostao sze komrek. S to, oczywicie, komrki, w ktrych znajduj si wartoci
powtarzajce si w zakresie.
Rysunek 168.2.
Zastosowanie
formatowania
warunkowego skutkuje
wyrnieniem komrek
przechowujcych
powtarzajce si
wartoci
Sposb 169.
Szybkie tworzenie tabeli
liczby wystpie
Teraz przedstawi Ci metod szybkiego opracowania zestawienia liczb wystpie poszczeglnych wartoci w ramach jednej kolumny danych. Na rysunku 169.1 pokazano
list zawierajc 14 wierszy z nazwami miast i skrtami wojewdztw. Naley opracowa zestawienie liczby wystpie na licie kadego z tych skrtw.
Cho zestawienie moesz przygotowa na kilka sposobw, w tym przypadku najprostszym
rozwizaniem bdzie uycie tabeli przestawnej.
312
Rysunek 169.1.
Dane do utworzenia
zestawienia liczby
wystpie
poszczeglnych
skrtw
Zanim zaczniesz rozwizywa problem, upewnij si, e Twoja kolumna danych posiada
nagwek. W tym przypadku znajduje si on w komrce B1.
Zaznacz dowoln komrk nalec do kolumny A lub B, a nastpnie wykonaj nastpujce kroki:
1. W celu otwarcia okna dialogowego Tworzenie tabeli przestawnej wykonaj
Tabela/zakres.
3. Okrel pooenie tabeli przestawnej.
4. Kliknij przycisk OK.
313
Sposb 170.
Kontrolowanie odwoa do komrek
w tabeli przestawnej
Jeli zdarza Ci si korzysta z tabel przestawnych, z pewnoci zauwaye ju, e gdy
napiszesz formu odwoujc si do komrki znajdujcej si w tabeli przestawnej, odwoanie to jest automatycznie zamieniane na wywoanie funkcji WEDANETABELI uywajcej
sporej liczby argumentw.
Rysunek 170.1 ilustruje przykad. Formua w komrce D5 (utworzona przez wskazanie)
jest prostym odwoaniem do komrki B5 wewntrz tabeli przestawnej. Jednak zamiast
wywietli prost formu, Excel konwertuje j do nastpujcej postaci:
=WEDANETABELI("Pe";$A$3;"Miasto";"Gdask";"Pe";"Mczyzna")
314
Rysunek 170.1.
Formua odwoujca
si do komrki
tabeli przestawnej
moe w efekcie sta
si bardziej zoona
Sposb 171.
Grupowanie elementw
w tabeli przestawnej wedug dat
Jedn z bardzo przydatnych moliwoci zwizanych z tabelami przestawnymi jest
funkcja pozwalajca na czenie elementw raportu w grupy. Grupowanie danych jest
w dodatku bardzo proste, gdy wymaga jedynie ich zaznaczenia i wykonania polecenia
Narzdzia tabel przestawnych/Opcje/Grupowanie/Grupuj zaznaczenie.
Moesz jednak pj jeszcze krok dalej. Jeli pole tabeli przestawnej zawiera wartoci
daty, program Excel umoliwia automatyczne utworzenie odpowiednich grup danych.
To naprawd wielka zaleta, ktrej nie dostrzega bardzo wielu uytkownikw aplikacji. Na
rysunku 171.1 widoczny jest fragment tabeli zawierajcej dwie kolumny: Data i Obroty.
Tabela ta przechowuje 730 wierszy obejmujcych dane z okresu od 1 stycznia 2008 do
30 grudnia 2009 roku. Celem jest podsumowanie informacji na temat wartoci sprzeday osignitych w poszczeglnych miesicach.
Na rysunku 171.2 pokazano fragment tabeli przestawnej (w kolumnach D i E) utworzonej
ze wspomnianych danych. Jak mona si byo spodziewa, wyglda ona dokadnie tak
samo, jak lista wartoci wejciowych, poniewa dane nie zostay pogrupowane.
Aby utworzy grupy elementw tabeli przestawnej zwizanych z poszczeglnymi miesicami, prawym przyciskiem myszy kliknij dowoln komrk w kolumnie z datami i z menu
podrcznego wybierz polecenie Grupuj. Na ekranie pojawi si okno dialogowe Grupowanie, ktre zostao przedstawione na rysunku 171.3. W oknie tym sprawd poprawno
daty pocztkowej i kocowej, a nastpnie przy uyciu pola listy Wedug wybierz pozycje
Miesice i Lata. Na koniec kliknij przycisk OK.
315
Rysunek 171.1.
Do podsumowania
danych o wartociach
sprzeday uzyskanych
w kolejnych
miesicach moesz
wykorzysta funkcje
zwizane z tabel
przestawn
Rysunek 171.2.
Tabela przestawna
przed pogrupowaniem
elementw wedug
miesicy i lat
Rysunek 171.3.
Grupowanie
elementw tabeli
przestawnej moesz
przeprowadzi,
korzystajc z okna
dialogowego
Grupowanie
316
Rysunek 171.4.
Tabela przestawna
po pogrupowaniu
elementw wedug
miesicy i lat
Jeli w oknie Grupowanie wybierzesz tylko pozycj Miesice, dane dotyczce miesicy
nalecych do rnych lat zostan poczone. Z tego powodu element Czerwiec bdzie
na przykad wywietla w takiej sytuacji sumaryczn warto sprzeday osignit
w czerwcu roku 2008 i czerwcu roku 2009.
Sposb 172.
Odczanie tabeli przestawnej
od jej rda
Moe wystpi sytuacja, w ktrej bdziesz musia wysa komu raport podsumowujcy
dotyczcy tabeli przestawnej, lecz bez uwzgldniania oryginalnych danych. Innymi sowy,
bdziesz chcia odczy tabel przestawn od jej rda danych.
Cho program Excel nie zapewnia bezporedniej metody odczenia tabeli przestawnej,
jeli wykonasz kilka prostych krokw, ostatecznie uzyskasz jej idealn kopi.
317
Rysunek 171.5.
Tabela przestawna
pogrupowana wedug
kwartaw i lat
Tabela przestawna jest zastpowana przez jej wartoci, a jej adne formatowanie
przepada (rysunek 172.2).
W celu jej ponownego sformatowania musisz wykona dwa dodatkowe kroki:
1. Wywietl schowek pakietu Office przez kliknicie ikony wywoujcej okno
318
Rysunek 172.2.
Ta tabela przestawna
zostaa odczona,
lecz jej formatowanie
ju nie istnieje
Sposb 173.
Korzystanie z fragmentatorw
tabeli przestawnej
Jeli pracujesz z tabelami przestawnymi, prawdopodobnie ju wiesz, e do kontrolowania
tego, co jest w nich wywietlane, mona zastosowa filtry. Na rysunku 173.1 przedstawiono tabel przestawn (oraz wykres przestawny), ktra podsumowuje sprzeda dla poszczeglnych przedstawicieli i miesicy.
319
Moesz filtrowa t tabel, aby pokaza dane tylko dla konkretnych miesicy lub przedstawicieli. Wystarczy klikn strzak listy rozwijanej w polu etykiety i okreli filtrowanie.
Na rysunku 173.2 przedstawiono filtr zastosowany dla pola Przedstawiciele handlowi.
Kliknicie przycisku OK spowoduje zmodyfikowanie tabeli przestawnej (oraz wykresu
przestawnego) w celu wywietlenia danych wycznie dla Ani i Bartka.
Filtry s przydatne, poniewa moesz tymczasowo ukry nieistotne informacje i skoncentrowa si tylko na interesujcych danych. Ponadto przefiltrowanie tabeli przestawnej
w celu pokazania danych dla tylko dwch przedstawicieli sprawia, e wykres przestawny
jest znacznie bardziej czytelny.
Problem z filtrowaniem tabeli przestawnej polega na tym, e z atwoci mona je przeoczy. Nie dla kadego jest oczywiste, e kliknicie tych maych strzaek powoduje wywietlenie panelu filtrowania. W programie Excel 2010 wprowadzono now funkcj o nazwie Fragmentator, ktra sprawia, e filtrowanie tabeli przestawnej jest proste i bardzo
atwe do zidentyfikowania.
Aby doda do tabeli przestawnej jeden lub wicej fragmentatorw, zaznacz w jej obrbie
dowoln komrk i wybierz polecenie Wstawianie/Filtr/Fragmentator. Excel otworzy okno
dialogowe Wstawianie fragmentatorw, ktre umoliwia wybranie co najmniej jednego
pola. Po klikniciu przycisku OK fragmentatory zostan dodane do arkusza.
Na rysunku 173.3 przedstawiono tabel przestawn po dodaniu dwch fragmentatorw.
Tabel t przefiltrowano w celu wywietlenia danych dla trzech miesicy oraz dwch
przedstawicieli. Zauwa, e wykres przestawny rwnie jest filtrowany, dziki czemu
znacznie zyskuje na czytelnoci.
320
Aby dokona filtrowania za pomoc fragmentatora, po prostu kliknij pozycj w jego obrbie. W celu zaznaczenia wielu pozycji wcinij klawisz Ctrl. Aby usun filtry (i wywietli
w polu wszystkie dane), kliknij ikon Wyczy filtr znajdujc si w prawym grnym naroniku okna fragmentatora.
Fragmentatory oferuj due moliwoci dostosowywania. Moesz skorygowa ich wymiary, zmieni ich kolory i okreli wiele kolumn. Po zaznaczeniu fragmentatora uzyskujesz dostp do narzdzi na karcie kontekstowej Narzdzia fragmentatora/Opcje.
Rozdzia 9.
Praca z plikami
W tym rozdziale znajdziesz opisy sposobw dotyczcych obsugi plikw
przez program Excel czyli informacje, ktre powinni posiada wszyscy
uytkownicy aplikacji, a o ktrych wielu z nich nie ma, niestety, zielonego pojcia.
322
Spis sposobw
Sposb 174. Nowe formaty plikw Excela
323
324
326
329
331
332
333
334
336
323
Sposb 174.
Nowe formaty plikw Excela
By moe jednym z najbardziej zagmatwanych aspektw Excela jest niemal przytaczajca
liczba formatw plikw, ktre program potrafi odczyta i zapisa. Wraz z pojawieniem
si Excela 2007 w tej kwestii wszystko jeszcze bardziej stao si niejasne, gdy aplikacja
oferuje kilka nowych formatw plikw.
W tym sposobie opisano nowe formaty plikw uywane przez programy Excel 2007
i Excel 2010.
Z wyjtkiem formatu XLSB s to otwarte formaty plikw XLM. Oznacza to, e inne aplikacje mog odczytywa i zapisywa tego typu pliki.
Pliki XML s plikami tekstowymi skompresowanymi za pomoc narzdzia ZIP. Jeli
zmienisz nazw jednego z tych plikw tak, e bdzie mia rozszerzenie .zip, bdziesz
mg sprawdzi jego zawarto przy uyciu dowolnego z kilku programw kompresujcych dane (wcznie z tego typu narzdziem wbudowanym w system Windows).
324
W celu pobrania narzdzia Compatibility Pack w polu wyszukiwarki internetowej wprowad sowa Microsoft Office Compatibility Pack.
uywany przez kogo, kto dysponuje Excelem w wersji 97, 2000, 2002 lub 2003.
Skoroszyt Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls). Opcj kliknij, gdy plik bdzie
Sposb 175.
Importowanie pliku tekstowego
do zakresu komrek arkusza
Jeli musisz umieci zawarto pliku tekstowego w okrelonym zakresie komrek arkusza kalkulacyjnego, uwaasz pewnie, e jedyn dostpn metod zrobienia tego jest wykorzystanie polecenia Plik/Otwrz, a nastpnie skopiowanie i wklejenie tekstu w miejscu,
w ktrym ma si pojawi. Tak si jednak skada, e istnieje wicej bezporednich metod
wykonania tego zadania.
325
Na rysunku 175.1 przedstawiony zosta niewielki plik danych zapisanych w formacie CVS
(skrt od ang. comma separated value wartoci rozdzielane przecinkami). Ponisze kroki
prezentuj metod importowania tego pliku do obszaru arkusza zaczynajcego si komrk C4.
Rysunek 175.1.
Ten plik zostanie
zaimportowany
do zakresu komrek
arkusza kalkulacyjnego
tekstowy.
3. Wybierz odpowiedni plik z listy i kliknij przycisk Importuj, aby przej
326
Rysunek 175.2.
Pokazany tu zakres
komrek zawiera
dane pobrane
bezporednio
z pliku CSV
Sposb 176.
Pobieranie danych ze strony WWW
Tutaj opisane zostay trzy metody pobierania danych umieszczonych na stronach internetowych. Oto one:
wklejanie statycznej kopii informacji,
utworzenie dynamicznego cza do witryny,
otwieranie strony bezporednio w programie Excel.
327
Rysunek 176.1. Na stronie tej umieszczone s dane, ktre podlegaj regularnym, czstym zmianom
przycisk Przejd.
W przypadku witryny przedstawionej na rysunku 176.1 bdzie to adres:
http://www.nbp.pl/kursy/kursyc.html
Zwr uwag na fakt, e okno dialogowe Nowa kwerenda sieci Web zawiera
niejako miniprzegldark internetow (Internet Explorer). Moesz dziki niej
klika hipercza i porusza si po stronach WWW do momentu znalezienia
danych, ktrymi jeste zainteresowany.
328
Gdy strona zostanie wywietlona w oknie dialogowym Nowa kwerenda sieci Web,
zauwaysz niewielkie te strzaki zwizane z rnymi elementami znajdujcymi
si na wybranej stronie WWW.
3. Kliknij t strzak. Spowoduje to jej zmian na zielony znak pola wyboru
329
Rysunek 176.3.
Dane
zaimportowane
ze strony WWW
Sposb 177.
Wywietlanie penej cieki
dostpu do skoroszytu
Jeli zdarza Ci si mie otwartych w Excelu wiele plikw jednoczenie, bardzo przydatna
moe si okaza informacja na temat cieki dostpu prowadzcej do aktywnego skoroszytu. Wiem, e wydaje si to niesychanie dziwne, ale program Excel nie udostpnia tej
informacji bezporednio. W tym sposobie opisano kilka metod umoliwiajcych okrelenie
cieki aktywnego skoroszytu.
Widok Backstage
Jedn z metod wywietlenia cieki aktywnego skoroszytu jest wybranie pozycji Plik/
Informacje. cieka ta jest prezentowana u gry widoku Backstage.
330
Zastosowanie formuy
Inn opcj jest wprowadzenie do komrki nastpujcej formuy:
=KOMRKA("nazwa_pliku")
Aby doda kontrolk do paska narzdzi Szybki dostp, wykonaj nastpujce kroki:
1. Prawym przyciskiem myszy kliknij pasek narzdzi Szybki dostp i z menu
Szybki dostp.
5. W celu zamknicia okna dialogowego Opcje programu Excel kliknij przycisk OK.
331
Moesz teraz doda kontrolk Waciwoci do paska narzdzi Szybki dostp. Umoliwiaj
to instrukcje zamieszczone wczeniej w treci tego sposobu. W tym przypadku w kroku 2.
wybierz pozycj Karta Plik, a w kroku 3. pozycj Waciwoci. Poniewa kontrolka Waciwoci powoduje wywietlanie lub ukrywanie panelu dokumentu, jej jednokrotne kliknicie pozwala na wywietlenie cieki skoroszytu lub jej ukrycie.
Zastosowanie makra
Jeli odpowiada Ci korzystanie z makr VBA, wprowad ponisz procedur Sub w module VBA skoroszytu makr osobistych.
Sub ShowPath()
MsgBox ActiveWorkbook.Path
End Sub
Nastpnie dodaj makro ShowPath do paska narzdzi Szybki dostp. Po wykonaniu tej procedury cieka aktywnego skoroszytu zostanie wywietlona w oknie komunikatu.
Sposb 178.
Korzystanie z waciwoci dokumentu
Jeli dysponujesz wieloma plikami Excela i cigle masz problem z uporzdkowaniem ich,
tre niniejszego sposobu moe okaza si pomocna. Dla kadego pliku skoroszytu moesz okreli kilka waciwoci. Waciwoci opisuj skoroszyt i mog przyda si podczas wyszukiwania.
Rysunek 178.1 prezentuje panel Waciwoci dokumentu zlokalizowany powyej paska
formuy. W celu wywietlenia panelu wykonaj polecenie Plik/Informacje/Waciwoci/
Poka panel dokumentu.
Informacje moesz wprowadzi w dowolnym z nastpujcych pl:
Autor,
Tytu,
Temat,
Sowa kluczowe,
Kategoria,
Stan,
Komentarze.
332
Rysunek 178.1.
Panel Waciwoci
dokumentu
Nazwa, Rozmiar, Typ i Data modyfikacji). Ujrzysz kilka dodatkowych waciwoci plikw,
ktre mog by widoczne. Kliknij pozycj Wicej. Pojawi si okno dialogowe Wybieranie
szczegw. Gdy te dodatkowe waciwoci zostan wywietlone, bdziesz mg posortowa
list plikw wedug dowolnej kategorii. Upewnij si, e zosta wybrany widok szczegw.
Moesz rwnie okreli niektre waciwoci podczas zapisywania skoroszytu po raz
pierwszy. Waciwoci pliku s wywietlane na dole w oknie dialogowym Zapisywanie
jako Excela. Wystarczy klikn i rozpocz wprowadzanie znakw.
Sposb 179.
Inspekcja skoroszytu
Gdy zamierzasz wysa komu skoroszyt Excela (lub opublikowa go w internecie), przed
zapisaniem pliku po raz ostatni dobrym pomysem bdzie sprawdzenie go za pomoc
narzdzia Inspektor dokumentw programu Excel. Sprawdza ono nastpujce typy treci:
komentarze i adnotacje,
waciwoci dokumentu i informacje osobiste,
niestandardowe dane XML,
nagwki i stopki,
ukryte wiersze i kolumny,
ukryte arkusze,
niewidoczna zawarto.
333
W celu otwarcia okna dialogowego Inspektor dokumentw (rysunek 179.1) wykonaj polecenie Plik/Informacje/Wyszukaj problemy/Przeprowad inspekcj dokumentu.
Rysunek 179.1.
Za pomoc okna
Inspektor dokumentw
moesz zidentyfikowa
informacje ukryte
w skoroszycie
Sposb 180.
Odszukiwanie brakujcego
przycisku Nie wszystko
podczas zamykania plikw
Zamy, e w pewnym momencie masz otwartych jednoczenie okoo dziesiciu skoroszytw i chcesz zamkn program Excel bez zapisywania zmian w ktrymkolwiek
z nich. Na ekranie pojawi si w takiej sytuacji okno dialogowe przedstawione na rysunku
180.1. Bdzie si ono pojawiao ponownie dla kadego otwartego skoroszytu, ktry
zosta zmieniony.
334
Rysunek 180.1.
Program Excel wywietli
to pytanie dla kadego
niezapisanego pliku skoroszytu,
ktry ma by zamknity
Jak wida, w oknie tym umieszczony zosta przycisk Zapisz wszystko, nie ma jednak, niestety, przycisku Nie wszystko, ktry bardzo by Ci si teraz przyda. Czy zatem moesz
co zrobi? Tak, rozwizanie jest nastpujce: nacinij klawisz Shift podczas klikania
przycisku Nie zapisuj. Program wykona dokadnie takie samo dziaanie, jakie wykonaby
przycisk Nie wszystko, oczywicie gdyby by dostpny w tym oknie dialogowym.
Przy okazji: sposb ten dziaa rwnie dobrze w podobnych oknach dialogowych wielu
innych programw i narzdzi systemu Windows. Jeli na przykad kopiujesz grup plikw
i niektre z nich ju istniej w docelowym katalogu, system poprosi Ci o potwierdzenie
chci nadpisania tych plikw. W wywietlonym w tym celu oknie dialogowym rwnie
brakowa bdzie przycisku Nie wszystko, ale i tutaj bdziesz mg wykorzysta sztuczk
polegajc na naciniciu klawisza Shift i wybraniu przycisku Nie.
Sposb 181.
Pobieranie listy nazw plikw
Umieszczenie listy nazw plikw w zakresie komrek arkusza kalkulacyjnego powinno
by do proste do zrobienia, prawda? Przecie wystarczy tylko wygenerowa w systemie
Windows odpowiedni list plikw dla danego katalogu, a nastpnie zaimportowa j do
arkusza Excela. Niestety, nie jest to tak atwe, jakby si mogo na pozr wydawa. Wikszo uytkownikw systemu z zaskoczeniem odkrywa fakt, e Windows nie oferuje adnego bezporedniego sposobu eksportowania do pliku listy nazw plikw.
By moe najlepszym rozwizaniem bdzie napisanie makra VBA, ktre utworzy list
plikw. Opisana tu metoda nie wymaga makra. Jednake obliguje Ci do cofnicia si
w czasie i uycia przestarzaego interfejsu interpretera polece.
Wykonaj ponisze instrukcje, pamitajc, e opracowano je przy zaoeniu, i odpowiednie
pliki bdce podstaw do utworzenia listy umieszczone zostay w katalogu C:\Moje
pliki\Excel:
1. Kliknij przycisk Start systemu Windows i z menu wybierz pozycj Uruchom.
2. W oknie dialogowym Uruchamianie wprowad polecenie cmd i kliknij
przycisk OK.
W efekcie zostanie wywietlone okno interpretera polece systemu Windows.
Jeli nie jest widoczna pozycja Uruchom, w polu wyszukiwania wprowad
polecenie cmd.
3. Przejd do katalogu, w ktrym umieszczone s interesujce Ci pliki.
Osigniesz to dziki wpisaniu polecenia cd oraz podaniu odpowiednich
parametrw.
335
klawisz Enter:
dir >lista_plikw.txt
Na rysunku 181.1 przedstawiono okno linii polece po przeprowadzeniu wyej wymienionych czynnoci.
Rysunek 181.1.
Wykorzystanie linii
polece systemu
Windows do utworzenia
listy plikw
atwo zauway, e powysza lista wymaga pewnego oczyszczenia, ale zawiera ona
wszystkie najwaniejsze informacje dotyczce plikw, takie jak data i godzina utworzenia
zbioru oraz jego rozmiar.
336
Polecenie dir oferuje moliwo skorzystania z kilku opcji. Moesz na przykad zayczy sobie podania listy plikw znajdujcych si we wszystkich podkatalogach biecego
katalogu. Pozwala na to nastpujce polecenie:
dir/s > listaplikw.txt
Sposb 182.
Uywanie plikw obszaru roboczego
Jeli zajmujesz si projektem, w ktrym wykorzystywanych jest bardzo wiele skoroszytw, masz ju prawdopodobnie dosy cigego otwierania ich wszystkich za kadym razem, gdy siadasz do pracy.
Czy istnieje jakie rozwizanie, ktre mogoby Ci pomc? Oczywicie. Jest nim utworzenie pliku obszaru roboczego. Aby opracowa taki plik, powiniene postpowa wedug
nastpujcych wskazwek:
1. Otwrz wszystkie pliki uywane w Twoim projekcie.
2. Poukadaj okna skoroszytw w wygodny dla siebie sposb.
3. Wykonaj polecenie Widok/Okno/Zapisz obszar roboczy, aby wywoa okno
moesz okreli dowoln inn nazw dla pliku obszaru. Upewnij si tylko,
e uye rozszerzenia .xlw.
5. Kliknij przycisk Zapisz, a pliku obszaru roboczego zostanie utworzony.
Rozdzia 10.
Drukowanie
Mimo usilnych stara nie udao si wci zbudowa czego takiego, jak
w peni cyfrowe i pozbawione papierw biuro. Nadal zatem wan spraw
jest moliwo otrzymania wynikw Twojej pracy w formie papierowych
dokumentw, ktre w dodatku powinny wyglda w odpowiedni sposb.
W rozdziale tym znajdziesz opis technik pozwalajcych na wstpne przegldanie i tworzenie estetycznych wydrukw Twoich danych.
338
Spis sposobw
Sposb 183. Wybieranie elementw do wydrukowania
339
341
341
343
345
346
347
348
350
352
352
353
339
Sposb 183.
Wybieranie elementw
do wydrukowania
Niniejszy sposb omawia podstawy zwizane z drukowaniem.
Szybki dostp.
2. Z menu wybierz pozycj Szybkie drukowanie.
Po zrealizowaniu tych czynnoci na pasku narzdzi Szybki dostp pojawi si nowa ikona.
Kliknicie jej spowoduje wydrukowanie przez Excela caej zawartoci aktywnego arkusza.
Jednak czasami bdziesz chcia uzyska troch wicej kontroli nad dokumentami
kierowanymi do drukarki.
Plik/Drukuj;
w karcie Wstki o nazwie Ukad strony;
w oknie dialogowym Ustawienia strony otwieranym po klikniciu wywoujcej
340
Tabela 183.1. Miejsca umoliwiajce zmian ustawie drukarki
Ustawienie
Panel Drukuj
(widok Backstage)
Liczba kopii
Uywana drukarka
Drukowane elementy
Okrelenie obszaru
drukowania arkusza
Karta Wstki
Okno dialogowe
o nazwie Ukad strony Ustawienia strony
Posortowane
Orientacja
Rozmiar papieru
Dopasowanie marginesw
Rczne okrelenie
podziaw stron
Okrelenie powtarzajcych si
wierszy i/lub kolumn
Okrelenie numeru
pierwszej strony
Wyrodkowanie wydruku
na stronie
Okrelenie nagwka/stopki
i opcji
341
Sposb 184.
Umieszczanie powtarzajcych si
wierszy lub kolumn na wydruku
Prawdopodobnie jeste przyzwyczajony do uywania polecenia Widok/Okno/Zablokuj
okienka, pozwalajcego Ci na okrelenie wierszy lub kolumn (bd wierszy i kolumn),
ktre pozostan widoczne, gdy bdziesz przewija w oknie arkusz kalkulacyjny.
Polecenie Widok/Okno/Zablokuj okienka nie ma adnego wpywu na efekt drukowania.
Jeli chcesz, aby w grnej czci Twojego wydruku pojawiy si zablokowane wiersze
lub w jego lewej czci widoczne byy zablokowane kolumny, powiniene przeprowadzi
nastpujce operacje:
1. Wywoaj polecenie Ukad strony/Ustawienia strony/Tytuy wydruku w celu
kliknij ikon widoczn z prawej strony pola U gry powtarzaj wiersze: i wska
odpowiedni zakres w Twoim arkuszu.
3. Aby okreli kolumny, ktre maj si powtarza w lewej czci wydruku,
Sposb 185.
Drukowanie niecigych
zakresw komrek na jednej stronie
Excel umoliwia okrelenie obszaru wydruku zoonego z zakresw rozcznych. Podczas zaznaczania zakresw do wydrukowania trzymaj wcinity klawisz Ctrl, a nastpnie
wybierz polecenie Ukad strony/Ustawienia strony/Obszar wydruku/Ustaw obszar wydruku.
Po zdefiniowaniu obszaru wydruku moesz uy polecenia Ukad strony/Ustawienia
strony/Obszar wydruku/Dodaj do obszaru wydruku, aby wskaza dodatkowe zakresy do
wydrukowania.
Gdy okrelisz obszar wydruku z zakresami rozcznymi, program Excel rozpocznie drukowanie kadego z nich na osobnej stronie. Teraz poznasz metod pozwalajc Ci omin
to ograniczenie i wydrukowa wiele zakresw komrek arkusza na pojedynczej kartce
papieru.
342
Sztuczka polega tu na utworzeniu cza obrazu kadego z tych zakresw, ktre maj by
wydrukowane, i na umieszczeniu ich w osobnym arkuszu kalkulacyjnym. Oto kroki jednej
z metod tworzenia cza obrazu:
1. Zaznacz zakres.
2. Zastosuj kombinacj klawiszy Ctrl+C.
3. Uaktywnij inn komrk.
4. Wywoaj polecenie Narzdzia gwne/Schowek/Wklej/Obraz poczony.
Tak si skada, e program Excel oferuje Ci doskonae narzdzie pozwalajce na wykonanie tego zadania. Chodzi tu o Aparat fotograficzny. Jednak z jakiego tajemniczego powodu firma Microsoft postanowia ukry je przed uytkownikami.
Szybki dostp.
Jeli nie, wykonaj powysz procedur.
343
Rysunek 185.1.
Korzystajc ze
standardowych
metod, nie da si
wydrukowa
zakresw A3:C10
oraz E13:G20 na
jednej stronie
Aparat fotograficzny.
4. Przejd do arkusza Arkusz2 i kliknij miejsce, w ktrym ma si znale
poczona fotografia.
5. W arkuszu Arkusz1 zaznacz zakres komrek E13:G20 i kliknij przycisk
Aparat fotograficzny.
6. Przejd do arkusza Arkusz2 i kliknij miejsce, w ktrym ma si znale
poczona fotografia.
7. Korzystajc z myszki, u fotografie zgodnie ze swoimi upodobaniami.
Sposb 186.
Uniemoliwianie drukowania obiektw
W arkuszu kalkulacyjnym mona umieszcza ca gam rnych obiektw, takich jak
wykresy, ksztaty, obrazy, obiekty SmartArt i kontrolki (na przykad przyciski opcji).
Wszystkie te obiekty s standardowo drukowane wraz z caym arkuszem kalkulacyjnym.
344
Rysunek 185.2.
Dziki zastosowaniu
poczonych obrazw
moliwe jest
wydrukowanie dwch
rozcznych zakresw
na tej samej stronie
Oczywicie moesz zdecydowa, e konkretny obiekt nie zostanie wydrukowany. Jednake odpowiednia procedura zmienia si zalenie od typu obiektu.
Ponisza lista opisuje, jak uniemoliwi wydrukowanie okrelonego obiektu. W kadym
przypadku kliknij najpierw obiekt, eby go zaznaczy.
Wykres. Wybierz obiekt Obszar wykresu (to), kliknij prawym przyciskiem
345
Sposb 187.
Sztuczki zwizane
z numerowaniem stron
W przypadku tworzenia dugich wydrukw z pewnoci bdziesz chcia doda do poszczeglnych stron ich numery w celu uatwienia sobie pniejszego porzdkowania arkuszy papieru. W tym sposobie opisano opcje numerowania stron.
skoroszytu/Ukad strony.
Zauwa, e kada strona ma nagwek (na grze) i stopk (na dole). Kady
nagwek i kada stopka dziel si na trzy sekcje lew, rodkow i praw.
2. Kliknij w obszarze nagwka lub stopki, w ktrym ma si pojawi numer strony.
3. Wywoaj polecenie Narzdzia nagwkw i stopek/Projektowanie/Elementy
Kod dodany przez Excela w kroku 3. po prostu wstawia numer. Moesz wprowadzi
dowolny dodatkowy tekst, ktry ma si pojawi na stronie wraz z jej numerem. Jeli na
przykad chcesz, aby numery stron miay posta typu: Strona 3, wpisz sowo Strona
i oddziel je znakiem spacji od powyszego kodu. Cay tekst nagwka lub stopki powinien wwczas wyglda nastpujco:
Strona &[Strona]
346
Backstage.
2. Kliknij cze Ustawienia strony, aby otworzy okno dialogowe Ustawienia strony.
3. W oknie dialogowym Ustawienia strony przejd do zakadki Strona.
4. Korzystajc z pola tekstowego Numer pierwszej strony:, podaj numer
strony pocztkowej.
Podanie numeru strony innego ni 1 spowoduje, e prawdopodobnie bdziesz chcia
rwnie zrezygnowa z uywania w nagwku lub stopce kodu &[Strony]. Jeli tego
nie zrobisz, moesz na ktrej ze swoich stron znale do bezsensowny zapis
w rodzaju: Strona 18 z 3.
Sposb 188.
Dodawanie i usuwanie
znakw podziau stron
Jednym ze sposobw obsugi znakw podziaw stron na wydruku jest po prostu umoliwienie ich uycia w miejscu podziau stron. Zwykle zreszt linie te s dobrze rozmieszczone.
Zdarzaj si jednak sytuacje, w ktrych wana staje si moliwo precyzyjnego kontrolowania miejsc, w ktrych znajduj si znaki podziau stron. Zostanie to tutaj objanione.
Zwykle Excel wstawia znaki podziau stron automatycznie. Po wydrukowaniu dokumentu lub powrocie z okna podgldu w arkuszu kalkulacyjnym wywietlane s przerywane linie wskazujce miejsca, w ktrych zostanie on podzielony na poszczeglne strony.
Czasami jednak bdziesz chcia zmusi program do pionowego czy te poziomego podzielenia arkusza na strony zgodnie z Twoim yczeniem, aby otrzymany wydruk mia dokadnie tak posta, jaka jest wymagana. Jeli Twj arkusz kalkulacyjny bdzie na przykad zawiera kilka oddzielnych czci, kad z nich zechcesz zapewne wydrukowa na
osobnej kartce papieru.
347
Jeli na przykad chcesz rozpocz now stron wydruku od wiersza 14, powiniene
przej do komrki A14. Nastpnie wykonaj polecenie Ukad strony/Ustawienia strony/
Znaki podziau/Wstaw podzia strony, a program Excel umieci ponad wybran komrk
przerywan lini oznaczajc pocztek nowej strony.
W celu wstawienia pionowej linii podziau powiniene przej do komrki, ktra rozpoczyna ma now stron, upewniajc si tym razem, e jest to komrka naleca do wiersza 1.
Aby wstawi znak podziau, wywoaj polecenie Ukad strony/Ustawienia strony/Znaki podziau/Wstaw podzia strony.
Sposb 189.
Zapisywanie danych w pliku PDF
Format plikw Adobe PDF (ang. Portable Document Format przenony format dokumentw) staje si wrd uytkownikw komputerw coraz bardziej popularny z uwagi
na kilka powodw, wrd ktrych wymieni mona takie:
Pliki te mog by przegldane na wielu rnych platformach za pomoc
PDF jest dobr propozycj, jeli musisz wysa informacje do kogo, kto nie posiada
programu Excel. Obecnie po prostu prawie kady ma zainstalowane oprogramowanie
umoliwiajce wywietlanie plikw PDF.
Excel 2010 dysponuje wbudowan opcj zapisywania danych w pliku PDF. Po zakoczeniu
pracy nad skoroszytem wybierz polecenie Plik/Zapisz i wylij/Utwrz dokument PDF/XPS.
Nastpnie kliknij przycisk Utwrz plik PDF/XPS. W efekcie Excel otworzy okno dialogowe Publikowanie jako pliku PDF lub XPS, w ktrym moesz okreli pooenie pliku.
348
XPS to format plikw Microsoftu, ktry bynajmniej nie jest tak popularny jak PDF.
Okazuje si, e wiele osb nie ma nawet oprogramowania sucego do wywietlania dokumentw XPS. A zatem, jeli nie masz powanego powodu, aby postpi
inaczej, wybierz opcj formatu PDF.
Sposb 190.
Drukowanie arkusza na jednej stronie
Jeli chcesz sprawi, aby Twj wydruk mieci si na pojedynczej kartce papieru, moesz
spdzi dugie godziny, rcznie dostosowujc wielkoci czcionek i odpowiednie rozmiary
komrek arkusza, lecz moesz te zda si w tej kwestii na program Excel.
Na rysunku 190.1 przedstawiono arkusz w widoku ukadu strony. Skoroszyt zostanie
wydrukowany na czterech stronach.
349
Aby zmusi program Excel do wydrukowania caego arkusza na jednej stronie, uaktywnij
grup Ukad strony/Skalowanie do rozmiaru, a nastpnie w polach Szeroko i Wysoko
ustaw warto 1 strona. Excel zmniejszy rozmiar wydruku w taki sposb, aby dopasowa
go do podanej przez Ciebie liczby arkuszy papieru.
Rysunek 190.2 prezentuje arkusz po okreleniu tych wartoci. Zmieniem rwnie orientacj na poziom, aby arkusz lepiej prezentowa si na stronie.
Rysunek 190.2. Program Excel zmniejszy rozmiar wydruku, aby zmieci go na jednej stronie
Oczywicie, bdziesz tu musia wzi pod uwag czytelno utworzonego wydruku. Jeli
bowiem sprbujesz upchn zbyt wiele danych na pojedynczej kartce papieru, zostan one
wydrukowane za pomoc tak maej czcionki, e bdziesz potrzebowa bardzo silnego
szka powikszajcego, aby cokolwiek przeczyta.
Opcje grupy Ukad strony/Skalowanie do rozmiaru maj wpyw na poziom powikszenia
arkusza. Opcje te nie zmieniaj rozmiaru czcionki. Aby powrci do normalnego widoku,
w polach opcji Wysoko i Szeroko ustaw warto Automatycznie.
350
Sposb 191.
Drukowanie zawartoci komrki
w obrbie nagwka lub stopki
Cho opcje Excela zwizane z nagwkiem i stopk s do elastyczne, nie zapewniaj
bezporedniej metody wywietlania zawartoci komrki w nagwku lub stopce strony.
Rozwizanie problemu ma posta prostego makra VBA.
Rysunek 191.1 przedstawia arkusz z wartociami. Komrka A1 zawiera prost formu,
ktra wyznacza sum wartoci. Celem jest pokazanie w rodkowej czci nagwka strony
wartoci komrki A1.
Rysunek 191.1. Proste makro VBA w obrbie nagwka strony prezentuje zawarto komrki A1
351
Rysunek 191.2.
Makro jest
uruchamiane przed
wydrukowaniem
skoroszytu
Makro jest wywoywane kadorazowo, gdy skoroszyt jest drukowany. Makro kopiuje
zawarto komrki A1 arkusza (w tym przypadku Arkusz1) do rodka nagwka. Oczywicie moesz tak zmodyfikowa nazw arkusza lub adres zakresu, eby w nagwku
pojawia si zawarto innej komrki.
W celu umieszczenia zawartoci komrki w innym miejscu nagwka lub stopki zamiast
CenterHeader wstaw jedn z nastpujcych nazw:
LeftHeader,
RightHeader,
LeftFooter,
CenterFooter,
RightFooter.
Niestety, Excel 2010 nie wywietla nowego nagwka lub stopki w trybie podgldu
skoroszytu.
Jeli plik skoroszytu ma rozszerzenie .xlsx, musisz go ponownie zapisa z uyciem
rozszerzenia .xlsm. W przeciwnym razie Excel zignoruje makro.
352
Sposb 192.
Kopiowanie ustawie
strony pomidzy arkuszami
Kady arkusz kalkulacyjny programu Excel ma wasny zestaw opcji drukowania, takich
jak orientacja papieru, marginesy czy treci umieszczone w nagwkach i stopkach. Opcje te
definiowane s za pomoc grupy Ustawienia strony zlokalizowanej na karcie Ukad strony.
Gdy dodasz do skoroszytu nowy arkusz, bdzie on posiada standardowe ustawienia strony.
Aby skopiowa zestaw opcji dotyczcych drukowania z jednego arkusza do innych,
powiniene przeprowadzi nastpujce operacje:
1. Przejd do arkusza, ktry zawiera odpowiednie informacje dotyczce
ustawie strony.
Jest to arkusz rdowy.
2. Zaznacz wszystkie arkusze docelowe.
W tym celu kliknij zakadk kadego z arkuszy, ktre maj otrzyma te same
ustawienia, przytrzymujc nacinity klawisz Ctrl.
3. Kliknij kontrolk wywoujc okno dialogowe, ktra znajduje si w obrbie
Sposb 193.
Drukowanie komentarzy komrek
Gdy drukujesz arkusz zawierajcy komrki z komentarzami, domylnie komentarze nie
s uwzgldniane na wydruku. Aby byo inaczej, wykonaj nastpujce kroki:
353
Jeli wybierzesz opcj Tak jak w arkuszu, komentarze nie zostan wydrukowane,
chyba e s widoczne. Aby wywietli komentarze komrek, uyj polecenia
Recenzja/Poka wszystkie komentarze.
4. Kliknij przycisk OK, eby zamkn okno dialogowe Ustawienia strony.
Sposb 194.
Drukowanie ogromnego baneru
Cho Excel naprawd nie zosta stworzony do tego typu zada, jeli musisz wydrukowa
ogromny baner i nie masz innej moliwoci osignicia tego celu, wykonaj kroki poniszej procedury, ktra tworzy skoroszyt drukujcy jeden duy znak na kadej stronie.
1. Utwrz nowy skoroszyt i upewnij si, e wszystkie inne skoroszyty zostay
zamknite.
2. W kolumnie A wprowad tre baneru (po jednym znaku w kadej komrce).
354
skoroszytu/Ukad strony.
9. Za pomoc kontrolki Powikszenie widocznej na pasku stanu ustaw powikszenie
arkusza wynoszce 10%.
Rozdzia 11.
Znajdowanie, naprawianie
i unikanie bdw
To, e w Twoim arkuszu kalkulacyjnym nie wida kodw bdu, nie oznacza jeszcze, e jest on w peni poprawny. Sposoby zebrane w tym rozdziale
pomog Ci w ledzeniu bdw, ich naprawianiu i zapobieganiu im.
356
Spis sposobw
Sposb 195. Korzystanie z moliwoci sprawdzania bdw w Excelu
357
359
361
363
364
365
366
367
357
Sposb 195.
Korzystanie z moliwoci sprawdzania
bdw w Excelu
Jeli w swoich arkuszach kalkulacyjnych intensywnie uywasz formu, z pewnoci
docenisz oferowan przez program Excel moliwo automatycznego sprawdzania bdw. Funkcj t moesz wczy, korzystajc z opcji dostpnej na karcie Formuy okna
dialogowego Opcje programu Excel. Karta ta zostaa przedstawiona na rysunku 195.1.
Aby otworzy to okno dialogowe, wybierz pozycj Plik/Opcje.
Rysunek 195.1.
Excel oferuje Ci
moliwo
automatycznego
sprawdzania
formu
w poszukiwaniu
ewentualnych
bdw
358
Rysunek 195.2.
Kliknicie
inteligentnego
tagu zwizanego
z wystpieniem
okrelonego bdu
spowoduje
wywietlenie listy
odpowiednich opcji
Pamitaj, e funkcja sprawdzania bdw nie dziaa doskonale. W gruncie rzeczy jest
nawet bardzo daleka od doskonaoci. Nie bdziesz zatem mg stwierdzi, e Twj
skoroszyt jest zupenie wolny od nieprawidowoci, tylko dlatego, e program Excel nie
odnalaz w nim adnych potencjalnych bdw. Miej rwnie wiadomo, e funkcja
sprawdzania bdw nie wyapuje czstych bdw polegajcych na nadpisaniu komrki
formuy zwyk wartoci.
359
Sposb 196.
Znajdowanie komrek formu
Jeden problemw zdarzajcych si nagminnie w arkuszach kalkulacyjnych jest zwizany
z przypadkowym zastpieniem formuy zwyk wartoci. Bd tego typu jest zwykle
bardzo trudny do zlokalizowania, zwaszcza w sytuacji, gdy Twj arkusz kalkulacyjny
zawiera du liczb formu. Tutaj znajdziesz opis dwch metod szybkiego odszukiwania
formu w arkuszu, co moliwe jest dziki oznaczaniu komrek przechowujcych formuy.
Korzystajc z moliwoci pomniejszenia arkusza w oknie w taki sposb, aby komrki
stay si bardzo niewielkie, atwo bdziesz mg zauway luki powstae w grupach komrek formu.
gwne/Czcionka.
Wybierz dowolny kolor, ktry nie zosta do tej chwili w aden sposb
wykorzystany w arkuszu.
6. Uyj kontrolki Powikszenie widocznej na pasku narzdzi Standardowy i zmniejsz
360
formatowanie warunkowe.
Bdzie to prawdopodobnie zakres zaczynajcy si od komrki A1, a koczcy
w prawym dolnym rogu uywanego obszaru arkusza kalkulacyjnego.
6. Wykonaj polecenie Narzdzia gwne/Style/Formatowanie warunkowe/Nowa
Rysunek 196.1.
Uywanie formatowania
warunkowego do
oznaczania komrek
zawierajcych formuy
361
komrek. Ponownie kliknij przycisk OK, aby zamkn okno dialogowe Nowa
regua formatowania.
Po przeprowadzeniu wymienionych wyej dziaa kada komrka przechowujca formu
i wchodzca w skad zakresu komrek arkusza zaznaczonego w kroku 5. zostanie sformatowana zgodnie z wybranymi przez Ciebie ustawieniami. Najlepsze jest to, e gdy wprowadzisz formu do ktrej z komrek zakresu z formatowaniem warunkowym, rwnie
ona zostanie bezzwocznie sformatowana w ten sposb. Formatowanie to pozwoli atwo
zidentyfikowa komrk, ktra powinna zawiera formu, lecz jej nie zawiera.
Formua wprowadzona w kroku 3. jest makrem XLM. Oznacza to, e musisz zapisa
skoroszyt jako plik obsugujcy makra (z rozszerzeniem .xlsm). Jeeli skoroszyt zachowasz jako plik z rozszerzeniem .xlsx, Excel usunie nazw KomrkaZawieraFormu.
Problemami zwizane z liczbami zmiennoprzecinkowymi
Sposb 197.
Metody radzenia sobie
z problemami zwizanymi
z liczbami zmiennoprzecinkowymi
Uytkownicy Excela s czasem zdumieni faktem, e program zdaje si nie radzi sobie
z przeprowadzaniem podstawowych operacji matematycznych. Nie jest to jednak tak
naprawd wina Excela, a raczej tego, e komputery nie s w stanie wykonywa oblicze
z nieskoczenie wysok precyzj. Program Excel przechowuje liczby w formacie binarnym, a uywa do tego 8 bajtw, co oznacza, e oferuje dokadno zapisu wartoci do
15 cyfr znaczcych. Niestety, niektre liczby nie mog by dokadnie reprezentowane
przez 8 bajtw danych, s zatem zapisywane z pewnym przyblieniem.
Aby przekona si, jakiego rodzaju problemy mog std wynika, wprowad przedstawion niej formu do komrki A1:
=(5,1-5,2)+1
Wynikiem tego dziaania powinna by, oczywicie, liczba 0,9. Jeli jednak sformatujesz
przechowujc j komrk w taki sposb, aby wywietlanych byo 15 cyfr znaczcych,
okae si, e rezultat oblicze to 0,899999999999999, czyli liczba bliska wartoci 0,9, lecz nie
identyczna. Dzieje si tak, poniewa operacja ujta w znaki nawiasu okrgego wykonywana
362
jest jako pierwsza, a jej tymczasowy wynik przechowywany jest w formacie dwjkowym
z pewnym przyblieniem. Do rezultatu odejmowania dodawana jest nastpnie warto 1,
a bd zwizany z pocztkow niedokadnoci przenoszony jest na wynik kocowy.
W bardzo wielu sytuacjach bdy tego rodzaju nie stanowi najmniejszego problemu.
Jeli jednak zajdzie konieczno sprawdzenia wyniku takiej formuy za pomoc operatora
logicznego, moe si okaza, e pewien problem jednak istnieje. Podana niej formua,
przy tworzeniu ktrej zaoono, e poprzednia formua znajduje si w komrce A1, zwrci
na przykad warto FASZ:
=A1=0,9
Oto kolejny przykad problemw zwizanych z dokadnoci zapisu liczb. Sprbuj wprowadzi do komrki nastpujc formu:
=(1,333-1,233)-(1,334-1,234)
Wynikiem dziaania tej formuy powinna by warto 0, ale tak si skada, e zwraca ona
liczb -2,220446E-16, ktra zdecydowanie zerem nie jest, cho stanowi warto bardzo
mu blisk.
Jeeli powysz formu umiecisz w komrce A1, podana niej formua zwrci tekst
Nie zero:
=JEELI(A1=0;"Zero";"Nie zero")
363
Sposb 198.
Usuwanie nadmiarowych spacji
Czsto spotykany bd ma zwizek z czym, czego nie mona nawet zobaczy. Mowa
o znaku spacji. Przyjrzyj si przykadowi z rysunku 198.1. Komrka B2 zawiera formu,
ktra sprawdza nazw koloru w komrce B1 i zwraca odpowiedni kod z tabeli. Formua
wyglda nastpujco:
=WYSZUKAJ.PIONOWO(B1;D1:E7;2;FASZ)
Rysunek 198.1.
Prosta formua
wyszukujca zwraca
kod koloru okrelonego
w komrce B1
Na rysunku 198.2 wida, e formua w komrce B2 zwrcia bd. Oznacza to, e w tabeli
nie znaleziono wartoci ty. Setki tysicy uytkownikw Excela stracio zdecydowanie
zbyt wiele czasu na podejmowaniu prb majcych na celu stwierdzenie, dlaczego tego rodzaju rzecz nie dziaa. W tym przypadku odpowied jest prosta: komrka D4 nie zawiera
sowa ty. Zamiast niego przechowuje sowo ty, za ktrym wystpuje spacja. Dla
Excela te dwa acuchy tekstowe s zupenie rne.
Rysunek 198.2.
Formua wyszukujca
nie moe znale
w tabeli sowa ty
Jeeli arkusz zawiera tysice wpisw tekstowych, a ponadto bazujc na nich, musisz przeprowadzi operacj porwnywania, moesz zidentyfikowa komrki, w ktrych znajduj
si nadmiarowe spacje i poprawi te komrki. Terminem nadmiarowe spacje identyfikuje
si dowolne z nastpujcych znakw wystpujcych we wpisach tekstowych: jedna lub
wicej spacji umieszczonych na pocztku lub kocu wpisu bd dwie lub wicej ssiadujcych spacji.
Metod identyfikacji tego typu komrki jest zastosowanie formatowania warunkowego.
Aby skonfigurowa formatowanie warunkowe, wykonaj nastpujce kroki:
1. Zaznacz wszystkie komrki z tekstem, dla ktrych chcesz zastosowa
formatowanie warunkowe.
364
Sposb 199.
Graficzne przegldanie nazw
Jeeli w swoim arkuszu kalkulacyjnym zdefiniowae bardzo wiele nazw, przydatna moe
si okaza funkcja pozwalajca na okrelenie pooenia nazwanych zakresw. Na szczcie program Excel oferuje Ci tak moliwo. Jest na to bardzo prosty sposb. Wystarczy,
aby zmniejszy widok arkusza (za pomoc kontrolki powikszania znajdujcej si na
pasku stanu), ustawiajc wspczynnik powikszenia na poziomie 39% lub niszym, a nazwy zakresw zostan automatycznie wywietlone w dokumencie.
Rysunek 199.1 prezentuje przykad arkusza z nazwanym zakresem Baza_danych.
365
Rysunek 199.1.
Program Excel
wywietla nazwy
zakresw, gdy ustawisz
wspczynnik
powikszenia arkusza
na 39% lub na mniejsz
warto
Sposb 200.
Odszukiwanie lepych czy
Po otwarciu pliku skoroszytu moesz czasami zobaczy okno dialogowe komunikatu
przedstawione na rysunku 200.1. Jeeli skoroszyt rzeczywicie zawiera jakie cza, jest to
komunikat, ktrego si spodziewasz. Czasem jednak okno to pojawia si na ekranie, mimo
e w otwieranym pliku nie ma adnych formu korzystajcych z czy.
366
Rysunek 200.1.
W taki sposb program
Excel pyta Ci o ch
zaktualizowania
czy w skoroszycie
Aby pozby si tego typu nieaktualnych czy, powiniene najpierw klikn w oknie przycisk Edytuj cza (lub wybra polecenie Plik/Informacje/Edytuj cza do plikw) w celu
wywoania okna dialogowego Edytowanie czy. W oknie tym naley wybra odpowiednie
cze i klikn przycisk Przerwij cze. Zapisz skoroszyt i zaaduj go ponownie. Zauwa,
e polecenie Edytuj cza do plikw jest niedostpne, jeli skoroszyt nie zawiera adnych
czy.
Jeli dziaanie to nie rozwie problemu, moe si okaza, e takie cze zwizane jest
z bdn nazw funkcjonujc w skoroszycie mogo ono zosta utworzone w czasie
kopiowania arkuszy zawierajcych nazwy. Aby poradzi sobie w tej sytuacji, wywoaj
polecenie Formuy/Nazwy zdefiniowane/Meneder nazw i w oknie dialogowym Meneder
nazw przejrzyj list nazw istniejcych w skoroszycie. Gdy znajdziesz nazw, ktra odwouje si do adresu #ADR!, usu j. Dziaanie takie powinno spowodowa pozbycie si lepego cza ze skoroszytu.
Sposb 201.
Rnica midzy wartociami
wywietlanymi a rzeczywistymi
Moe Ci si przydarzy sytuacja, w ktrej wynik dodawania wartoci przechowywanych
w pewnym zakresie bdzie si wydawa niepoprawny. Na rysunku 201.1 przedstawiony
zosta arkusz kalkulacyjny zawierajcy prosty przykad takiej sytuacji. W komrkach B3:B5
tego arkusza umieszczona zostaa formua:
=1/3
Rysunek 201.1.
Prosty przykad
zestawu liczb, ktrych
dodanie powoduje
otrzymanie pozornie
niewaciwego wyniku
Wszystkie wykorzystywane tu komrki zostay sformatowane w taki sposb, aby wywietla liczby z dokadnoci do dwch miejsc dziesitnych po przecinku. Jak wida,
367
Zsumowanie wartoci znajdujcych si w tych komrkach spowoduje otrzymanie spodziewanej liczby 0,99.
Sposb 202.
ledzenie powiza
wystpujcych pomidzy komrkami
Komrki typowego arkusza kalkulacyjnego poczone s sieci wzajemnych, czasem
bardzo skomplikowanych relacji. Twoje prby znalezienia bdw wystpujcych
w formuach bd zdecydowanie efektywniejsze, gdy naleycie zrozumiesz dwa podstawowe pojcia, takie jak poprzedniki komrki oraz zalenoci komrki:
Poprzedniki komrki pojcie to znajduje zastosowanie tylko w przypadku
368
Identyfikowanie poprzednikw
Komrki, ktre s wykorzystywane przez formu znajdujc si w biecej komrce,
moesz odnale za pomoc wielu rnych metod. Oto one:
Nacinij klawisz F2. Dziaanie to spowoduje, e komrki bezporednio
369
Rysunek 202.1. W tym arkuszu wywietlane s strzaki wskazujce poprzedniki dla formuy znajdujcej si
w komrce C13
Identyfikowanie zalenoci
Komrki przechowujce formuy zalene od wartoci okrelonej komrki odnale
mona na kilka sposobw. Oto one:
Wywietl okno dialogowe Przechodzenie do specjalnie. W nim naley
wybra opcj Zalenoci oraz opcj Tylko bezporednie, aby zaznaczy jedynie
komrki zalene wprost od danej komrki, bd te opcj Wszystkie poziomy, aby
wybra komrki zarwno bezporednich, jak i porednich zalenoci. Kliknij
przycisk OK, a program Excel zaznaczy komrki formu zalenych od danej
komrki.
Nacinij kombinacj klawiszy Ctrl+] w celu zaznaczenia wszystkich komrek
370
Rozdzia 12.
372
Spis sposobw
Sposb 203. Podstawowe informacje o makrach i jzyku VBA
373
374
376
379
380
382
384
385
386
387
388
373
Sposb 203.
Podstawowe informacje
o makrach i jzyku VBA
Terminy makro i VBA pozostaj wielk tajemnic dla wikszoci uytkownikw programu
Excel. Przedstawiem tutaj nieco informacji, ktre pozwol Ci zdecydowa, czy umiejtno tworzenia i uywania makr Excela moe Ci si do czego przyda.
374
Excela w celu utworzenia jednej komendy, ktra zawiera bdzie szereg dziaa
i ktr bdzie mona wywoa za pomoc jednego nacinicia klawisza lub
kliknicia przyciskiem myszki.
Tworzenie przycisku niestandardowego przy uyciu wasnych przyciskw,
Sposb 204.
Rejestrowanie makra
Najprostsz metod rozpoczcia nauki tworzenia i uywania makr Excela jest skorzystanie
z narzdzia sucego do rejestrowania makr w celu zapisania sekwencji okrelonych
dziaa, a nastpnie odtworzenie tych czynnoci (operacja inaczej nazywana uruchomieniem makra).
375
Przeprowadzenie zaprezentowanej tu procedury pozwoli niewtajemniczonym uytkownikom aplikacji zapozna si z metod tworzenia i korzystania z makr programu Excel.
Zamieszczony tu przykad przedstawia sposb zarejestrowania prostego makra, ktre
w aktywnej komrce umieszcza Twoje imi.
Tworzenie makra
Aby opracowa makro, postpuj wedug podanych niej instrukcji:
1. Uaktywnij pust komrk.
2. Kliknij przycisk Zarejestruj makro widoczny z lewej strony paska stanu.
376
Rysunek 204.1.
Makro MojeImie
zostao
wygenerowane
przez rejestrator
makr programu
Excel
Zwr uwag na fakt, e Excel wstawi na samym pocztku procedury kilka linii komentarzy, ktre zaczynaj si od znaku apostrofu. Komentarze te stanowi dane widoczne
w oknie dialogowym Rejestrowanie makra i nie s tak naprawd do niczego potrzebne
poza tym, e zawieraj tre czysto informacyjn. Moesz je zatem spokojnie usun,
nie obawiajc si, e w jakikolwiek sposb wpynie to na dziaanie makra.
Sposb 205.
Uruchamianie makr
Jeli utworzysz makro, musisz je jako uruchomi. Niniejszy sposb opisuje wszystkie
metody wywoywania makra w Excelu 2010.
377
Wykonaj ponisze kroki, eby do arkusza doda przycisk i przypisa do niego makro.
1. Wykonaj polecenie Deweloper/Formanty/Wstaw, a nastpnie w sekcji
miejscu.
Excel wywietli okno dialogowe Przypisywanie makra.
378
379
Przycisk Zmie nazw umoliwia podanie nazwy dla utworzonego przycisku i nowej
grupy.
Sposb 206.
Rnice midzy funkcjami
a procedurami
Dostpne w Excelu makra VBA nale do dwch podstawowych kategorii procedur
Sub oraz procedur Function. Tutaj znajdziesz opis rnic wystpujcych midzy tymi
dwoma typami.
Procedury typu Sub zawsze rozpoczyna sowo kluczowe Sub, po ktrym nastpuje nazwa
makra i para nawiasw okrgych. Koniec procedury oznaczany jest sowami kluczowymi
End Sub. Wiersze znajdujce si midzy sowami kluczowymi Sub i End Sub stanowi
waciwy kod procedury.
Procedur Sub jzyka VBA moesz wykona na kilka sposobw. Moesz na przykad
zastosowa kombinacj klawiszy Alt+F8, a nastpnie zaznaczy makro w oknie dialogowym Makro. Inne metody uruchamiania procedur Sub opisano w treci sposobu 205.
Wynikiem rejestrowania makra jest zawsze procedura Sub.
380
Funkcje VBA
Drugim typem procedur VBA jest procedura Function. Procedura Function zawsze zwraca
jedn warto, dokadnie tak jak funkcje arkusza kalkulacyjnego, ktre rwnie zwracaj
pojedyncze wartoci okrelonego typu. Procedura Function VBA moe by wywoana
z poziomu innych procedur VBA lub uywana w formuach arkusza w taki sam sposb,
jak oferowane przez program Excel standardowe funkcje arkusza kalkulacyjnego.
Na rysunku 206.2 przedstawiono kod funkcji niestandardowej o nazwie User. Funkcja
ta po prostu zwraca nazw uytkownika (okrelon w oknie dialogowym Opcje programu Excel). Procedura Function wyglda bardzo podobnie jak procedura Sub, zauwa
jednak, e procedury Function rozpoczynaj si od sowa kluczowego Function, a kocz
instrukcj End Function.
Rysunek 206.2.
Procedura Function
zwracajca nazw
uytkownika
Sposb 207.
Tworzenie prostych funkcji
arkusza kalkulacyjnego
Program Excel oferuje bardzo wiele funkcji arkusza kalkulacyjnego, czasami jednak bdziesz potrzebowa czego innego ni zestaw moliwoci standardowo udostpnianych Ci
przez aplikacj. Tutaj znajdziesz kilka przykadw niestandardowych funkcji, ktre mog
znale zastosowanie w tworzonych przez Ciebie formuach arkusza kalkulacyjnego.
Procedury typu Function musz by umieszczane w zwykym module VBA. Jeli Twj
skoroszyt nie zawiera adnych moduw VBA, powiniene otworzy okno edytora Visual
Basic, w oknie projektu zaznaczy nazw swojego skoroszytu i z menu wybra polecenie
Insert/Module (Wstaw/Modu).
381
Aby skorzysta z tej funkcji, powiniene wpisa do komrki arkusza nastpujc formu:
=NAZWAUYTKOWNIKA()
Jeli jako argument wywoania funkcji podane zostanie odwoanie do zakresu komrek,
sprawdzona przez ni zostanie komrka znajdujca si w lewym grnym rogu obszaru.
382
Przedstawiona poniej formua zwrci tekst 9133, stanowicy czwarty z kolei element caego
acucha znakowego. W cigu tym zastosowano znak cznika (-) w charakterze separatora oddzielajcego poszczeglne czci tekstu.
=WYDOBDELEMENT(A1;4;"-")
Sposb 208.
Opisywanie argumentw funkcji
Gdy uywasz okna dialogowego Wstawianie funkcji programu Excel do wstawienia
wbudowanej funkcji arkuszowej, kliknicie przycisku OK spowoduje wywietlenie okna
dialogowego Argumenty funkcji, ktre uatwia wprowadzenie dla niej argumentw.
383
Za pomoc okna dialogowego Wstawianie funkcji moesz umieci w formule niestandardow funkcj VBA. Okno dialogowe Argumenty funkcji nie wywietli wwczas opisw argumentw, jednake nowa funkcja programu Excel 2010 umoliwia tworzenie dla
niestandardowych funkcji VBA takich opisw.
Aby zademonstrowa, jak to dziaa, skorzystam z funkcji WYDOBDELEMENT wyszczeglnionej w sposobie 207.
Function WYDOBDELEMENT(Tekst, n, Separator) As String
'Zwraca n-ty element podanego acucha tekstowego, przy czym
'elementy s rozdzielane przez okrelony znak separatora
Dim WszystkieElementy As Variant
WszystkieElementy = Split(Tekst, Separator)
WYDOBDELEMENT = WszystkieElementy(n-1)
End Function
Aby zapewni opisy argumentw dla tej funkcji, musisz utworzy i wykona makro. Po
uruchomieniu nastpujcego makra udostpniony zostaje opis dla funkcji, a take dla
kadego z trzech argumentw:
Sub SpecifyDescriptions()
Dim D0 As String, D1 As String
Dim D2 As String, D3 As String
D0 = Zwraca okrelony element z acucha uywajcego znaku separatora
D1 = acuch tekstowy, z ktrego jest wyodrbniany element
D2 = Liczba cakowita reprezentujca element do wyodrbnienia
D3 = Pojedynczy znak uywany jako separator
Application.MacroOptions _
Macro:=WYDOBDELEMENT, _
Description:=D0, _
ArgumentDescriptions:=Array(D1, D2, D3)
End Sub
Na rysunku 208.1 pokazano, jak funkcja jest wywietlana w oknie dialogowym Argumenty funkcji. Zauwa, e musisz uruchomi to makro tylko raz. Opisy s przechowywane
w skoroszycie zawierajcym definicj funkcji.
Rysunek 208.1.
Wstawianie
niestandardowej
funkcji VBA z opisami
argumentw
384
Sposb 209.
Sprawianie, by Excel przemwi
Tutaj znajdziesz opis metody zmuszenia programu do sprawdzania zawartoci okrelonej
komrki arkusza i sownego powiadamiania uytkownika o zmianach zachodzcych w tej
komrce (wykorzystujcego moliwoci narzdzia Tekst na mow). Uywane jest tu makro
obsugi zdarzenia, a dokadniej makro noszce nazw Worksheet_ Calculate (Obliczanie_arkusza).
Wicej informacji na temat moliwoci narzdzia Tekst na mow znajdziesz w opisie
sposobu 38.
385
Sposb 210.
Ograniczenia funkcji
niestandardowych
Prawie wszyscy uytkownicy Excela, ktrzy zaczynaj tworzy wasne funkcje arkusza
kalkulacyjnego za pomoc jzyka VBA, popeniaj jeden zasadniczy bd prbuj
wycisn z funkcji wicej, ni jest to w ogle moliwe.
Zadaniem funkcji jest zwracanie okrelonej wartoci, a co wicej, funkcja musi mie
charakter cakowicie pasywny. Oznacza to, e adna funkcja VBA nie jest w stanie
zmieni czegokolwiek w arkuszu kalkulacyjnym.
Moesz na przykad opracowa funkcj podobn do zamieszczonej poniej. Funkcja ta
pobiera jeden argument bdcy odwoaniem do komrki i prbuje dokona zmian w formatowaniach teje komrki. Mimo e podana funkcja zawiera doskonale poprawny kod
VBA, nie bdzie w stanie zmieni czcionki w komrce na pogrubion.
Function PogrubienieCzcionkiKomrki(komrka)
If komrka.Value > 100 Then
komrka.Font.Bold = True
Else
komrka.Font.Bold = False
End If
End Function
W wielu przypadkach bdziesz mg skorzysta w takich sytuacjach z makra wywoywanego w odpowiedzi na zdarzenie zamiast z funkcji niestandardowej. Podana niej
procedura umieszczona jest w module arkusza kalkulacyjnego i wykonana zostaje za
kadym razem, gdy arkusz jest przeliczany. Jeeli w komrce A1 pojawi si warto
wiksza ni 100, uywana do jej wywietlania czcionka zostanie pogrubiona, za w innym
przypadku nie bdzie pogrubiana.
Private Sub Worksheet_Calculate()
If Range("A1").Value > 100 Then
Range("A1").Font.Bold = True
Else
Range("A1").Font.Bold = False
End If
End Sub
386
Sposb 211.
Wywoywanie polece Wstki
za pomoc makra
Tutaj opisana zostaa metoda pozwalajca na opracowanie kodu VBA, ktry imituje wywoanie polecenia w obrbie Wstki programu Excel. Moesz na przykad utworzy makro
wykonujce polecenie Narzdzia gwne/Wyrwnanie/Wyrwnaj do lewej.
W celu wykonania polecenia Wstki musisz zna jego nazw. Jeden ze sposobw identyfikacji nazwy polega na uyciu karty Dostosowywanie Wstki okna dialogowego Opcje
programu Excel. Kliknij przycisk Plik/Opcje i uaktywnij kart Dostosowywanie Wstki.
Na licie widocznej z lewej strony znajd polecenie i umie kursor myszy na jego nazwie.
Wskazwka wywietli nazw polecenia zawart w nawiasach okrgych.
Przykadowo na rysunku 211.1 wskazwka informuje, e w przypadku kontrolki Narzdzia gwne/Wyrwnanie/Wyrwnaj do lewej nazwa polecenia to AlignLeft. Po uruchomieniu ponisze makro VBA da taki sam efekt co wykonanie polecenia Narzdzia gwne/
Wyrwnanie/Wyrwnaj do lewej.
Sub ExecuteAlignLeft()
CommandBars.ExecuteMso "AlignLeft"
End Sub
Rysunek 211.1.
Uycie wskazwki
do okrelenia
nazwy polecenia
Z witryny Microsoftu moesz pobra skoroszyt, ktry zawiera nazwy wszystkich polece
Wstki programu Excel (jest ich ponad 1700). Sprbuj w wyszukiwarce internetowej wprowadzi cig polecenia Wstki Office 2010.
387
Oto nastpny przykadowy kod, ktry wywietla kart Czcionka okna dialogowego Formatowanie czcionek:
Sub ShowFontTab()
CommandBars.ExecuteMso "FormatCellsFontDialog"
End Sub
Jeli wykonasz t instrukcj, gdy zaznaczono co innego ni zakres (na przykad wykres),
zostanie zwrcony bd. Oto procedura sprawdzajca wystpowanie tego typu bdw
i wywietlajca przyjazny komunikat:
Sub ShowInsertFunction()
On Error Resume Next
CommandBars.ExecuteMso FunctionWizard
If Err.Number <> 0 Then
MsgBox To polecenie jest niewaciwe., vbInformation
End If
End Sub
Sposb 212.
Zagadnienia bezpieczestwa
zwizane z makrami
W ostatnich wersjach programu Excel bezpieczestwo makr stao si kluczowym priorytetem. Powodem jest to, e makra maj na tyle due moliwoci, i s w stanie powanie uszkodzi dane lokalnego komputera, a nawet innych zlokalizowanych w sieci. Niestety mnstwo osb na caym wiecie uwaa za zabawne obserwowanie, jak wiele szkody
mog wyrzdzi, siedzc przy wasnych komputerach.
Ustawienia zabezpiecze s okrelane w oknie dialogowym Centrum zaufania. Rysunek
212.1 przedstawia sekcj Ustawienia makr zawart w tym oknie. Aby wywietli okno
dialogowe Centrum zaufania, wykonaj nastpujce kroki:
1. Kliknij przycisk Plik/Opcje.
2. W oknie dialogowym Opcje programu Excel uaktywnij kart Centrum zaufania.
3. Kliknij przycisk Ustawienia Centrum zaufania.
4. Uaktywnij kart Ustawienia makr.
388
Rysunek 212.1.
Sekcja Ustawienia
makr okna dialogowego
Centrum zaufania
Domylnie Excel uywa opcji Wycz wszystkie makra i wywietl powiadomienie. Jeli
po uaktywnieniu tej opcji otworzysz plik skoroszytu przechowujcego makra (jeli ponadto plik nie jest cyfrowo podpisany ani nie znajduje si w zaufanej lokalizacji), zostan
one wyczone, a Excel wywietli powyej paska formuy ostrzeenie dotyczce zabezpiecze. Jeeli masz pewno, e skoroszyt pochodzi z zaufanego rda, w celu wczenia
makr kliknij opcj Wcz t zawarto.
Jeli w trakcie adowania skoroszytu z makrami otwarte jest okno edytora Visual Basic,
Excel nie wywietli ponad paskiem formuy ostrzeenia o zabezpieczeniach. Zamiast
tego zaprezentuje okno dialogowe z dwoma przyciskami Wcz makra i Wycz makra.
Sposb 213.
Korzystanie ze skoroszytu
makr osobistych
Gdy rozpoczynasz rejestrowanie makra, okno dialogowe Rejestrowanie makra oferuje Ci
moliwo wybrania miejsca jego przechowywania, tak jak zostao to pokazane na rysunku
213.1. Pozycje dostpne do wyboru to:
389
Rysunek 213.1.
Okno dialogowe
Rejestrowanie makra
pozwala Ci na wybr
miejsca, w ktrym
bdzie przechowywane
opracowywane
wanie makro
Wikszo tworzonych przez uytkownikw programu makr przeznaczona jest do wykorzystania w konkretnym skoroszycie, niektrych bdziesz jednak chcia uywa w kadym ze swoich dokumentw. Tego typu uniwersalne makra moesz przechowywa
w skoroszycie makr osobistych, dziki czemu bdziesz mia do nich stay dostp.
Skoroszyt makr osobistych jest otwierany za kadym razem, gdy uruchamiasz program
Excel. Plik ten o nazwie personal.xlsb nie istnieje, dopki nie utworzysz cho jednego makra
umieszczonego w skoroszycie makr osobistych.
Skoroszyt makr osobistych jest standardowo otwierany w ukrytym oknie, aby nie
przeszkadza Ci w pracy.
Aby zapisa makro w skoroszycie makr osobistych, podczas rozpoczynania jego tworzenia
powiniene wybra pozycj Skoroszyt makr osobistych. Jest ona dostpna w polu listy rozwijanej Przechowuj makro w: widocznym w oknie dialogowym Rejestrowanie makra.
Po zapisaniu makra w skoroszycie makr osobistych nie bdziesz musia pamita o otwieraniu tego skoroszytu za kadym razem, gdy zechcesz wykorzysta znajdujce si w nim
makra, gdy bdzie on automatycznie otwierany przez program przy kadym uruchomieniu
Excela.
Jeli dokonasz jakich zmian w skoroszycie makr osobistych, przed zamkniciem aplikacji
zostaniesz poproszony o zapisanie jego pliku.
390
Skorowidz
#ADR!, 167
#DZIEL/0!, 167, 357
#N/D, 214
%, 77
A
ActiveWorkbook.Path, 331
ActiveX, 344
Adobe Acrobat Reader, 347
Adobe PDF, 347
ADR.POR, 151, 231, 233
nadawanie niezmiennoci odwoaniu
do komrki, 233
okrelanie nazw arkuszy, 232
okrelanie wierszy, 231
adres URL, 327
AGREGUJ, 56, 212
aktualizacja starych czcionek, 121
analiza co-jeli, 169
analiza danych, 287
Analiza danych, 245
Analysis ToolPak, 245
Aparat fotograficzny, 342
Application.ShowMenuFloaties, 109
Application.Speech, 384
Application.StartupPath, 50
argumenty funkcji, 161, 382
Argumenty funkcji, 161, 382
arkusze, 35
Autodopasowanie wysokoci wierszy, 137
Autokorekta, 96, 100, 140, 373
Autokorekta matematyczna, 101
dostosowywanie wpisw, 100
udostpnianie wpisw, 100
automatyczne hipercza, 95
automatyczne odpowiadanie na zdarzenia, 374
automatyczne wypenianie zakresu komrek
arkusza, 87
automatyzacja operacji, 374
automatyzacja wprowadzania danych, 83
Autosumowanie, 152, 153
Autouzupenianie, 83
Autouzupenianie formu, 147
Autowypenienie, 89, 203
seria dat, 203
B
Backstage, 13, 74, 329
baner, 353
bezpieczestwo makr, 387
Biblioteka funkcji, 152
Biece zaznaczenie, 252
biecy obszar arkusza, 26
blokowanie drukowania obiektw, 343
bdy, 355
formuy, 167
Boe Narodzenie, 187
C
Centrum zaufania, 15, 25, 387
CHAR2, 139
Chronienie arkusza, 58, 68
Chro arkusz, 58, 68, 102
ChrW, 139
cig niestandardowego formatu, 113
clipart, 278
392
cofanie operacji, 32
Cofnij, 22, 32, 39
comma separated value, 325
CommandBars.ExecuteMso, 386, 387
CONVERT, 239
COS, 263
CVS, 325
czas, 78
niestandardowe formatowanie, 118
ujemne wartoci czasu, 180
wartoci wiksze ni 24 godziny, 129
zaokrglanie wartoci, 211
Czcionka, 132, 280
czcionki, 121
czcionki niestandardowe, 138
przegldanie wszystkich
dostpnych znakw, 137
Czcionki motywu, 53
CZY.BD, 167
Czytaj komrki, 93, 94
Czytaj komrki kolumnami, 94
Czytaj komrki przy wprowadzaniu, 94
Czytaj komrki wierszami, 94
D
data, 78
daty sprzed roku 1900, 179
dni witeczne, 185
niestandardowe formatowanie, 118
okrelanie daty ostatniej niedzieli, 205
okrelanie dnia roku, 204
okrelanie dnia tygodnia, 205
okrelanie kwartau, do ktrego naley
podany dzie, 207
okrelanie n-tego wystpienia podanego
dnia tygodnia w miesicu, 206
okrelanie ostatniego dnia miesica, 206
okrelanie pierwszego dnia tygodnia
wystpujcego po podanej dacie, 206
seria dat, 203
DATA, 185, 205, 207
DATA.RNICA, 189, 192
definiowanie nazw, 171
Definiuj nazw, 99, 106, 159, 171, 172, 176,
178, 360
Deweloper, 66
dir, 336
DisplayStatusBar, 56
D, 193
dni witeczne, 185
Boe Narodzenie, 187
Dzie Krzysztofa Kolumba, 187
Dzie Martina Luthera Kinga, 185
Dzie Pamici, 186
Dzie Prezydenta, 185
wito Dzikczynienia, 187
wito Konstytucji 3 Maja, 186
wito Niepodlegoci, 187
wito Pracy, 186
Wielkanoc, 186
Dodaj do obszaru wydruku, 341
dodatek Analysis ToolPak, 245
dodawanie komunikatu do komrki, 69
dodawanie kontrolki do paska narzdzi
Szybki dostp, 330
dodawanie polece do Wstki, 94
dodawanie tekstu do ksztatu, 280
Dodawanie widoku, 300
dodawanie znakw podziau stron, 346
DOLLARDE, 209
DOLLARFR, 209
domylny skoroszyt, 48
dostosowywanie
domylny skoroszyt, 48
motywy, 52
pasek narzdzi Szybki dostp, 39
wpisy Autokorekty, 100
Wstka, 43
Dostosowywanie Wstki, 44, 94, 377
Dostosuj pasek narzdzi Szybki dostp, 40
drukowanie, 337
blokowanie drukowania obiektw, 343
drukowanie arkusza na jednej stronie, 348
drukowanie zawartoci komrki
w obrbie nagwka lub stopki, 350
formuy, 165
komentarze komrek, 352
kopiowanie ustawie strony
pomidzy arkuszami, 352
marginesy, 354
niecige zakresy komrek
na jednej stronie, 341
numerowanie stron, 345
obszar wydruku, 341
ogromny baner, 353
Skalowanie do rozmiaru, 349
Szybkie drukowanie, 339
Skorowidz
393
E
edytor VBA, 375, 377
Edytor Visual Basic, 375
Edytowanie czy, 366
Edytowanie nazwy, 173
Edytuj cza do plikw, 366
Efekty artystyczne, 285
Efekty motywu, 53
efekty obrazu, 274
elementy graficzne, 49
Elementy nagwka i stopki, 134
Elementy wykresu, 253
End Function, 380
End Sub, 379
Excel Pomoc, 70
Excel 2010, 11, 12, 19
F
FASZ, 362
Filtr zaawansowany, 301
filtrowanie, 299
listy, 299
tabele, 293
tabele przestawne, 319
filtry, 319
floaties, 109
folder XLStart, 49
394
PRAWY, 201
PRZESUNICIE, 176
RANDBETWEEN, 244
SERIE, 273
SIN, 262
SUMA, 129, 148, 152, 154, 160, 174
SUMA.ILOCZYNW, 187, 188
SUMA.JEELI, 222, 223
SUMA.WARUNKW, 224
SUMY.CZCIOWE, 56, 197, 294, 298
REDNIA, 153, 187
TEKST, 126
tworzenie, 374
USU.ZBDNE.ODSTPY, 364
VBA, 380
WEEKNUM, 194
WEDANETABELI, 313
WIERSZ, 137
wstawianie, 161
WYDOBDELEMENT, 382
WYSZUKAJ.PIONOWO, 162, 225, 226
WYSZUKAJ.POZIOMO, 225
YEARFRAC, 189
Z.WIELKIEJ.LITERY, 158
ZAOKR, 209, 362, 367
ZAOKR.DO.CAK, 189, 209, 210
ZAOKR.DO.NPARZ, 209
ZAOKR.DO.PARZ, 209
ZAOKR.D, 209
ZAOKR.GRA, 209
ZAOKR.W.D, 209, 210
ZAOKR.W.GR, 209, 210
ZNAK, 137, 138
funkcje matematyczne, 261
G
galeria stylw, 141
generowanie
dynamiczny obraz zakresu, 59
liczby losowe, 244
seria dat, 203
Generowanie liczb pseudolosowych, 245
Generuj funkcj WeDaneTabeli, 313
graficzne przegldanie nazw, 364
Grupowanie, 314
grupowanie elementw w tabeli przestawnej
wedug dat, 314
Grupuj zaznaczenie, 314
Skorowidz
395
H
Haso do usunicia ochrony arkusza, 58
HEX2DEC, 139
hipercza, 95
usuwanie, 96
I
identyfikacja poprzednikw, 368
identyfikacja zalenoci, 369
ILE.NIEPUSTYCH, 176, 215
Importowanie danych, 325, 328
Importowanie pliku tekstowego, 325
importowanie pliku tekstowego do zakresu
komrek, 324
INDEKS, 215, 229
Informacje, 46, 74, 329
Insert/Module, 14
inspekcja skoroszytu, 332
Inspektor dokumentw, 333
interfejs uytkownika, 13
J
JEELI, 168, 251, 362
JEELI.BD, 168, 200, 221, 226, 243
jzyk VBA, 14, 371, 373
K
kalendarz, 207
kartka z yczeniami, 278
karty, 21
karty kontekstowe, 23
klipart, 344
kod makra, 375
kod VBA, 12, 14
kody niestandardowych formatowa
liczbowych, 114
Kolor obrazu, 285
Kolor wypenienia, 136
Kolory motywu, 53
kolumny, 56, 57
ukrywanie, 57
kolumny obliczeniowe, 290
kombinacje wykresw, 255
komentarze, 69, 283
drukowanie, 352
KOMRKA, 330
KOMRKAZAWIERAFORMU, 381
komrki
scalanie komrek, 126
ukrywanie zawartoci, 58
wcicie zawartoci, 110
zawijanie tekstu, 136
zaznaczanie, 26
konfiguracja paska narzdzi okna pomocy, 72
konkatenacja, 125
kontrola automatycznych hiperczy, 95
kontrola komrek z formuami, 164
kontrola odwoa do komrek w tabeli
przestawnej, 313
konwersja
cale na stopy i cale, 191
formuy na wartoci, 156
pionowy zakres na tabel, 151
tabela podsumowujca na list danych, 308
temperatury, 240
kopia zakresu komrek
przechowujcych formuy, 163
kopiowanie ustawie strony
pomidzy arkuszami, 352
Kopiuj, 267
Kopiuj jako obraz, 267, 274
Korekty obrazu, 285
Kreator importu tekstu, 325, 335
Kreator konwersji tekstu na kolumny, 202
Kreator tabel i wykresw przestawnych, 308
Kreator tabeli przestawnej i wykresu
przestawnego, 307
kryteria poczone spjnikiem i, 217, 223
kryteria poczone spjnikiem lub, 219, 224
Ksztaty, 131, 280, 282
kwerendy sieci WWW, 327
L
LEWY, 200, 202
LICZ.JEELI, 216, 217, 219, 303, 304, 310
LICZ.WARUNKI, 217, 218
liczba unikatowych wpisw w zakresie, 220
LICZBA.CAK, 209, 210, 246
liczby, 77
formatowanie, 111
liczby losowe, 244
liczby zmiennoprzecinkowe, 361
przywracanie wartoci numerycznych, 130
396
liczby
wyraanie w postaci liczebnikw
porzdkowych w jzyku angielskim, 198
zaokrglanie, 208
LICZNIK, 153
licznik uamka, 90
linie maksimum-minimum, 264
linie siatki, 54, 131
Linie siatki, 132
linijka, 54
liniowy ukad rwna, 240
lista nazw, 174
lista nazw plikw, 334
Lista pl tabeli przestawnej, 197
ListFormulas, 166
listy, 304
tworzenie z tabeli podsumowujcej, 307
ukadanie rekordw w przypadkowej
kolejnoci, 304
Listy niestandardowe, 89
listy rozwijane, 83, 104
LOS, 244, 305
cza, 365
czenie tekstu wykresu z komrkami, 265
M
MACIERZ.ILOCZYN, 241
makra, 371, 373
bezpieczestwo, 387
dodawanie przycisku do paska narzdzi
Szybki dostp, 378
dodawanie przycisku w obrbie Wstki,
378
klawisz skrtu, 375, 377
kod VBA, 375
przypisywanie do ksztatu, 378
przypisywanie do przycisku, 377
rejestrowanie, 374
skoroszyt makr osobistych, 388
testowanie dziaania, 376
tworzenie, 375
uruchamianie, 374, 376
wywoywanie polece Wstki, 386
zastosowanie, 373
Makro, 377
Maks.-Min.-zamknicie, 265
MAKSIMUM, 153
martwy obraz zakresu, 58
megaformuy, 233
formuy porednie, 234
tworzenie, 234
Meneder nazw, 173, 174, 176, 178, 366
Microsoft Excel 2010, 12
MIESIC, 173, 207
MIN, 259
MINIMUM, 153
minipasek narzdzi, 109
wyczanie, 109
MOD, 205, 246
modyfikacja
schematy kolorw, 65
style, 142
Motywy, 51
motywy dokumentw, 50
Czcionki motywu, 53
dostosowywanie, 52
Efekty motywu, 53
Kolory motywu, 53
Pakiet Office, 51
stosowanie, 51
MROUND, 209
N
nadawanie niezmiennoci odwoaniu
do komrki, 233
nadmiarowe spacje, 363
nagwki, 86
nagwki kolumn, 54
nagwki wierszy, 54
Narzdzia obrazw, 59
Narzdzia tabel, 291
nawiasy, 77
nawigacja midzy arkuszami
w ramach skoroszytu, 35
nawigacja w obrbie tabeli, 291
nazwa arkusza kalkulacyjnego, 381
nazwa skoroszytu, 381
nazwa uytkownika, 381
NAZWAARKUSZA, 381
nazwane stae, 172
nazwane zakresy, 99
Skorowidz
397
NAZWASKOROSZYTU, 381
NAZWAUYTKOWNIKA, 381
nazwiska, 201
usuwanie tytuw, 202
nazwy, 99, 170, 177, 360
graficzne przegldanie nazw, 364
Nie chro arkusza, 102
niedokadne wyszukiwanie, 60
niestandardowe formatowanie wartoci
daty i czasu, 118
niestandardowe formaty liczbowe, 112, 126
cig niestandardowego formatu, 113
kody niestandardowych formatowa
liczbowych, 114
powtarzanie tekstu, 120
skalowanie wartoci, 115
ukrywanie niektrych typw wpisw, 121
ukrywanie zer, 119
uamki zwyke, 120
wartoci procentowe, 119
wywietlanie wiodcych zer, 119
znak minusa z prawej strony liczby, 121
niestandardowe formaty wartoci daty i czasu,
116
notacja naukowa, 78
Nowa kwerenda sieci Web, 327
Nowa nazwa, 171, 360
Nowa regua formatowania, 303, 310, 360, 361
Nowe okno, 37
Nowy komentarz, 69
Nowy Rok, 185
Nowy styl komrki, 143
NR.KOLUMNY, 215
n-te wystpienie podanego dnia tygodnia
w miesicu, 206
Numer strony, 345
numerowanie stron, 345
zmiana numeru pocztkowej strony, 346
numerowanie tygodni, 194
numerowanie wierszy tabeli, 297
numery kart kredytowych, 97
O
Obiekt clipart, 278
obliczanie
liczba unikatowych
wpisw w zakresie, 220
pierwiastki, 246
398
P
Pakiet Office, 51
panel dokumentu, 330
pasek formuy, 54, 92, 93
pasek narzdzi Szybki dostp, 24, 39, 98
dodawanie kontrolek, 330
dodawanie polece, 40
dostosowywanie, 39
polecenia, 39
przestawianie ikon, 42
resetowanie paska, 43
usuwanie ikon, 42
wspuytkowanie paska, 42
pasek stanu, 56
statystyka, 154
paski danych, 123
paski przewijania, 56
PDF, 347
personal.xlsb, 389
piaskownica, 24
PIERWIASTEK, 246, 264
pierwszy dzie tygodnia wystpujcy po
podanej dacie, 206
pliki, 321
CVS, 325
formaty plikw, 323
GIF, 268
lista nazw plikw, 334
PDF, 347
pliki obszaru roboczego, 336
PNG, 267
cieka dostpu do skoroszytu, 329
tekstowe, 324
XML, 323
XPS, 348
PNG, 267
pobieranie
dane ze strony WWW, 326
zawarto ostatniej niepustej komrki
w kolumnie lub wierszu, 214
PODAJ.POZYCJ, 229
podkrelenie, 131, 133
PODSTAW, 193
podziay stron, 55
Poka nazwy elementw danych
przy aktywowaniu, 252
Poka panel dokumentu, 331
Poka wartoci punktw danych
przy aktywowaniu, 252
Poka wszystkie komentarze, 69
pole tekstowe, 265, 344
Pole tekstowe, 80, 137
polecenia czytania, 94
polecenia Wstki, 386
Pomoc, 19, 22
ponowne wykonywanie operacji, 32
Poprawno danych, 105
poprzednik bezporedni, 367
poprzednik poredni, 367
Poprzedniki komrki, 367
Skorowidz
399
R
ramka zakresu, 131
RANDBETWEEN, 244
Recenzja, 94
reguy formatowania, 303
Reguy sprawdzania bdw, 357
rejestrowanie makra, 374
Rejestrowanie makra, 375
resetowanie caego formatowania wykresu, 270
Resetuj, aby dopasowa do stylu, 271
reszta z dzielenia, 246
Rozdziel komrki, 127
rozdzielanie nazwisk, 201
Rozgrupuj arkusze, 352
Rozmie wszystko, 38
rozszerzanie obrazw, 285
rozwizywanie liniowych ukadw rwna,
240
rozwizywanie rwna rekursywnych, 242
rwnania rekursywne, 242
rnica midzy wartociami wywietlanymi
a rzeczywistymi, 366
S
samopowikszajce si wykresy, 254
Scal i wyrodkuj, 126, 207
Scal komrki, 127
Scal style, 122
Scal wszystkie, 127
scalanie komrek, 126
Scalanie stylw, 122, 144
scalanie stylw z innych skoroszytw, 144
schemat kolorw, 65
Schowek, 103
Schowek pakietu Office, 102, 103
ScrollArea, 66, 67
separator tysicy, 77
seria danych, 87
seria dat, 203
Autowypenienie, 203
formuy, 204
SERIE, 273
ShowMenuFloaties, 109
SIN, 262
skale kolorw, 123
Skalowanie do rozmiaru, 349
skalowanie wartoci, 115
skoroszyt, 37
dostosowywanie, 48
skoroszyt makr osobistych, 388
Skoroszyt Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls), 324
400
sumy warunkowe
pojedynczy warunek, 221
wiele warunkw, 223
SUMY.CZCIOWE, 56, 197, 294, 298
Symbol, 139
symbole, 140
symbole konspektu, 54
syntezator mowy, 384
system pomocy programu Excel, 70
systemy jednostek, 239
Szablon programu Excel (*.xltx), 49
Szablon programu Excel z obsug makr
(*.xltm), 49
szablon zeszyt.xltx, 49
szablony wykresw, 265
szeregowanie wartoci, 189
szerokoci kolumn, 49
Szukaj wyniku, 169, 170
Szukanie wyniku, 170
Szybki dostp, 22, 24, 39
Szybkie drukowanie, 339
T
Tabela, 84, 86
Tabela przestawna, 312
tabela wyszukiwania, 230
tabele, 84, 289
dodawanie wierszy lub kolumn, 292
filtrowanie, 293, 299
formuy, 293
kolumny, 292
kolumny obliczeniowe, 290
konwersja pionowego zakresu na tabel, 151
Skorowidz
401
U
uchwyt wypeniania, 88
udostpnianie wpisw Autokorekty, 100
ujemne wartoci czasu, 180
ukad rwna liniowych, 241
Ukad strony, 278, 339, 345, 352
ukadanie rekordw listy w przypadkowej
kolejnoci, 304
Ukryj kolumny, 57
Ukryj komentarze, 284
Ukryj wiersze, 57
ukrywanie
arkusz kalkulacyjny, 72
kolumny, 56
wiersze, 56
zawarto komrek, 58
zera, 119
ukrywanie elementw
interfejsu uytkownika, 54
klawiatura, 54
makra, 56
Opcje programu Excel, 55
pasek stanu, 56
Wstka, 54
402
uamki, 90
uamki zwyke, 120
umieszczanie powtarzajcych si wierszy
lub kolumn na wydruku, 341
umieszczanie znakw podziau stron
w okrelonym miejscu, 346
unikatowe wpisy w zakresie, 220
uruchamianie makra, 374, 376
ustalanie identycznych
rozmiarw wykresw, 269
Ustaw dokadno zgodnie z wywietlan, 362,
367
Ustaw obszar wydruku, 341
ustawienia domylne programu, 48
ustawienia drukowania, 49
Ustawienia strony, 352
Usu duplikaty, 85
Usu hipercza, 96
Usu hipercze, 96
Usu kolumny arkusza, 37
Usu strzaki, 368
Usu wiersze arkusza, 37
USU.ZBDNE.ODSTPY, 364
Usu/Kolumny tabeli, 293
Usu/Wiersze tabeli, 293
usuwanie
automatyczne hipercza, 95
duplikaty wierszy, 84
hipercza, 96
nadmiarowe spacje, 363
tytuy z nazwisk, 202
wartoci przy zachowaniu formu, 159
znaki podziau stron, 346, 347
Usuwanie duplikatw, 85
Utwrz plik PDF/XPS, 347
Utwrz z zaznaczenia, 228
Uyj systemu daty 1904, 181
uyteczna powierzchnia arkusza
kalkulacyjnego, 66
V
VBA, 14, 371, 373
argumenty funkcji, 382
funkcje, 379, 380
kod makra, 375
nazwa arkusza kalkulacyjnego, 381
nazwa skoroszytu, 381
W
wartoci czasu, 78
wartoci daty, 78
wartoci liczbowe, 77
wartoci numeryczne, 130
wartoci procentowe, 119
wartoci rzeczywiste, 366
wartoci tekstowe, 80
wartoci walutowe, 210
wartoci wywietlane, 366
wartoci zerowe, 55
wcicie zawartoci komrki, 110
Webdings, 138
WEEKNUM, 194
wersje programu Excel, 19
WEDANETABELI, 313
widok Backstage, 13, 74, 329
Widok chroniony, 24, 25
Widoki niestand., 290, 299, 300
widoki niestandardowe, 299, 300
wiek osoby, 188
Wielkanoc, 186
WIERSZ, 137
wiersze, 56
ukrywanie, 57
wiersz sumy, 294
wywietlanie, 57
Wingdings, 251
wizualizacja formatowania warunkowego, 123
Wklej specjalnie, 156, 157
Wklej wartoci, 156, 158, 306
Skorowidz
wklejanie
dynamiczna kopia informacji
ze strony WWW, 327
statyczna kopia informacji
ze strony WWW, 326
wykresy do programu graficznego, 267
Wklejanie nazwy, 173, 175
Wklejanie specjalne, 157
waciwoci dokumentu, 331
Waciwoci dokumentu, 330, 332
waciwoci obszaru przewijania, 66
Wcz drukowanie, 25
Wcz edytowanie, 24
Wcz sprawdzanie bdw w tle, 357
WordArt, 344
Workbook_Open, 67
wpisy Autokorekty, 100
wprowadzanie
formuy, 80
kod VBA, 14
znaki specjalne, 139
wprowadzanie danych, 75
Autouzupenianie, 83
Autowypenienie, 89
formularz wprowadzania danych, 97
listy rozwijane, 104
numery kart kredytowych, 97
seria danych, 87
uchwyt wypeniania, 88
uamki, 90
wartoci daty i czasu, 78
wartoci liczbowe, 77
wartoci tekstowe, 80
Wstaw funkcj, 153, 161
Wstaw komentarz, 69, 162
Wstaw wiersze arkusza, 33
wstawianie
funkcja, 161
grafika w pole komentarza komrki, 284
sumy czciowe, 196
tabela, 289
znak wodny, 133
Wstawianie fragmentatorw, 319
Wstawianie funkcji, 153, 382, 387
Wstawianie obrazu, 133
Wstawianie wykresu, 266
Wstka, 13, 21
dodawanie polece, 94
dostosowywanie, 43
403
karty, 21
karty kontekstowe, 23
menu podrczne, 23
Minipasek, 23
obsuga, 21
obsuga klawiatur, 45
Recenzja, 94
Szybki dostp, 24
ukrywanie elementw
interfejsu uytkownika, 54
wskazwki, 45
wygld, 22
wsteczna analiza co-jeli, 169
Wybierz z listy rozwijanej, 83
Wyczy filtr, 320
WYDOBDELEMENT, 382, 383
Wykonaj ponownie, 32, 39
wykresy, 247
efekty obrazu, 274
formatowanie serii danych, 260
funkcje matematyczne, 261
kombinacje wykresw, 255
linie maksimum-minimum, 264
czenie tekstu wykresu z komrkami, 265
makra VBA, 268
Maks.-Min.-zamknicie, 265
obrazy, 260
obrazy w roli znacznikw wykresu
liniowego, 281
opcje serii, 260
Powierzchniowy 3-W, 263
resetowanie caego
formatowania wykresu, 270
samopowikszajce si wykresy, 254
szablony, 265
tytu wykresu, 260
ustalanie identycznych
rozmiarw wykresw, 269
wykresy Gantta, 257
wykresy punktowe, 262
wykresy supkowe, 249
wykresy tekstowe, 249
wykresy wskanika, 258
zamraanie, 272
zapisywanie wykresu w postaci
pliku graficznego, 266
zaznaczanie elementw, 251
zmiana wykresu na obraz graficzny, 272
404
X
XLM, 323, 361
XLSA, 323
XLSB, 323
xlSheetVeryHidden, 73
XLSK, 323
XLSM, 15, 323
XLStart, 49
XLSX, 323
XLTM, 49, 323
XLTX, 49, 323
XPS, 348
Y
YEARFRAC, 189
Z
Z.WIELKIEJ.LITERY, 158
Zablokuj grny wiersz, 86
Zablokuj okienka, 86, 341
Zablokuj pierwsz kolumn, 86
zakadki arkuszy, 56
Zakocz, 74
zakresy, 289
zakresy nazwane, 13
zalenoci bezporednie, 368
Zalenoci komrki, 368
zalenoci porednie, 368
zamraanie wykresu, 272
zamykanie
pliki, 333
widok Backstage, 74
Skorowidz
405
Przechodzenie do specjalnie, 29
zaznaczanie zakresu komrek wejciowych
przed wprowadzaniem danych, 82
zerowanie znacznika uywanego obszaru
arkusza kalkulacyjnego, 36
zestawy ikon, 124
zeszyt.xltx, 49
zliczanie komrek speniajcych
wiele kryteriw, 217
kryteria poczone spjnikiem i, 217
kryteria poczone spjnikiem lub, 219
czenie kryteriw i oraz lub, 220
zliczanie znakw w komrce, 193
wszystkie znaki w komrce, 193
wystpienia cigu znakowego
w komrce, 194
wystpienia okrelonych znakw
w komrce, 193
zoliwe oprogramowanie, 24
zmiana
formatowanie, 62
ksztat pola komentarza komrki, 283
numer pocztkowy strony, 346
typ odwoa do komrek, 150
ustawienia domylne programu, 48
ustawienia drukarki, 340
wykres na obraz graficzny, 272
wymiary paska formuy, 92
zakres komrek przechowujcych dane
wykresu na tablic, 273
Zmie typ wykresu, 255
znacznik uywanego obszaru arkusza
kalkulacyjnego, 36
znaczniki wykresu liniowego, 281
Znajdowanie i zamienianie, 60, 61, 62, 63, 122
znajdowanie komrek formu, 359
Znajd i zaznacz, 60
ZNAK, 137, 138
znak wodny, 133
znaki podziau stron, 346
umieszczanie w okrelonym miejscu, 346
usuwanie samodzielnie dodanych znakw
podziau stron, 347
znaki specjalne, 139
Zrzut ekranu, 269