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CURSO DE MICROSOFT OFFICE-EXCEL

TEMARIO
CLASE 1. Poner en marcha el Programa

03

CLASE 2. Partes de la pantalla

05

CLASE 3. La Barra de Frmulas y la hoja de trabajo

07

CLASE 4. Escribir

09

CLASE 5. Visualizacin de las filas

10

CLASE 6. Las hojas

12

CLASE 7. Seleccionar filas y columnas

14

CLASE 8. Seleccionar bloques de celdas

16

CLASE 9. Introducir y cambiar datos

18

CLASE 10. Dar formato a los datos

20

CLASE 11. Ejemplo de formato

22

CLASE 12. Formulario formato de celda

27

CLASE 13. Alinear los datos

30

CLASE 14. Guardar y recuperar archivos

32

CLASE 15. Operaciones numricas

34

CLASE 16. Operaciones matemticas

37

CLASE 17. Funciones

39

CLASE 18. Insertar funciones

42

CLASE 19. Crear series

45

CLASE 20. Copiar valores

47

CLASE 21. Copiar frmulas

50

CLASE 22. Copiar valores

52

CLASE 23. Copiar formato

54

CLASE 24. Mover

56

CLASE 25. Los grficos

58

CLASE 26. Modificar grficos

62

CLASE 27. Aadir dibujos

67

CLASE 28. Insertar

69

CLASE 29. Eliminar

71

CLASE 30. Ortografa

73

CLASE 31. Imprimir

75

LECCION 1
Poner en marcha el programa
Para poner en marcha el programa lo abrimos. Existen varias formas, por ejemplo
partiendo del botn "Inicio" de la esquina inferior izquierda.

Pulsamos el botn
"Inicio" en la esquina
inferior izquierda.

Y subiendo pulsamos
"Programas"

Seleccionamos el
programa Excel

Nos aparece la pantalla del programa

La pantalla nos muestra una serie de barras de men y una zona cuadriculada con
numerosas casillas.
IMPORTANTE: La pantalla del programa puede mostrar distinto aspecto dependiendo
de las barras de men que se encuentren activadas. Si durante este curso hablamos
de una barra de men que no puede ver, tiene que ir precisamente a la instruccin
"Ver" de la barra superior y pulsar "Barras de herramientas".

Pulsar "Ver" en la barra


superior. En la imagen
vemos que estn marcadas
Estndar y Formato. Por
tanto las barras que
aparecen en pantalla son las
dos marcadas.

Para aadir una barra a la


pantalla la marcamos. Por
ejemplo cuando queramos
dibujar o incorporar figuras
geomtricas, marcamos
Dibujo.

Y nos aparece una nueva


barra con las instrucciones
para dibujar.

LECCION 2
Diferentes partes de la pantalla
Veamos ahora las diferentes partes de la pantalla comenzando por la parte superior.

La Barra de Ttulo. La barra azul de arriba muestra el nombre del programa y


el nombre del fichero. Como no hemos dado nombre todava al fichero pone
Libro 1, si el fichero tiene nombre pondr el nombre que le hemos dado. A la
derecha se encuentran los botones tpicos de Windows para reducir la imagen y
para cerrar.

La siguiente es la Barra de men, desde la que aparecen los men con todas
las rdenes fundamentales.

A continuacin, La Barra Estndar nos permite realizar rpidamente algunas


de las operaciones ms comunes como abrir y guardar ficheros, imprimirlos o
copiar y pegar lo copiado en otro lado.

La Barra de Formato. La Barra de formato puede aparecer a continuacin de


la Barra estndar o en una fila independiente.

Para cambiar entre una y otra alternativa:

Nos situamos sobre una Barra y pulsamos el botn DERECHO del ratn.

Pulsamos Personalizar.

Y en la pestaa Opciones, pulsamos sobre el recuadro de confirmacin de "Las


Barras Formato y Estndar comparten una fila".

LECCION 3
La Barra de Frmulas y la Hoja de trabajo

La Barra de Frmulas. La siguiente barra muestra la celda activa en este caso


la A1 y la zona para escribir o insertar frmulas en la celda activa.

Podemos cambiar de celda activa pulsando sobre el primer recuadro de esta barra y
sustituyendo el A1 por la celda a la que nos queremos cambiar.

Por ejemplo sustituimos la


celda activa A1 por la B3.
Borramos A1, ponemos B3
y pulsamos "Enter" en el
teclado.

La celda activa se muestra


recuadrada en negrilla.

Lo que
escribimos detrs
del signo igual "
=" se muestra
en la celda
activa.

Escribimos por
ejemplo
"Presupuesto"

LA HOJA DE TRABAJO
El gran rea formada por cuadrculas constituye la hoja de trabajo de la hoja de
clculo.
LAS COLUMNAS
En nuestra pantalla a continuacin tenemos las columnas designadas por letras.
En la siguiente imagen las columnas A, B, C, D, E, F y G

La hoja de clculo es mucho ms grande de lo que aparece en pantalla. Si nos


desplazamos a la derecha hasta el final llegamos en nuestra hoja de clculo hasta las
columnas IQ, IR, IS, IT, IU y IV. Podemos desplazarnos por la hoja de clculo
utilizando las flechas del teclado.

LAS FILAS

Las filas se nombran


mediante nmeros. En la
imagen las filas 1, 2, 3, 4,
5, 5 y 7

LAS CELDAS
Las celdas se nombran por su columna y por el nmero de su fila

En la imagen las
celdas nombradas
por su columna y
el nmero de lnea.

La celda activa es
la celda 3 de la
columna B que se
designa B3.
Escribimos primero
la columna y
despus la fila.

LECCION 4
Escribir en la Hoja de trabajo
Vamos a escribir en la casilla B2 "Presupuesto Anual" y en la C2 "Total Ventas"

Pulsamos con el botn izquierdo


del ratn sobre la celda en la que
deseamos escribir.

Podemos escribir directamente en


la celda. por ejemplo
"Presupuesto Anual

Nos situamos en la C2 y
escribimos "Total Ventas"

Hemos escrito "Presupuesto Anual" pero solo se ve "Presupuesto". La palabra


"Anual" est oculta por la siguiente columna.

Podemos hacer que se vea "Presupuesto Anual" ampliando la columna.

Nos situamos con el cursor en la


barra donde estn las letras que
designan las columnas, entre las
dos columnas. Vase la crucecita
en la figura.

Y manteniendo pulsado el botn


izquierdo del ratn nos
desplazamos.

LECCION 5
Cambiar el tamao de visualizacin de las filas

Podemos cambiar el tamao de


visualizacin de las filas de igual
modo.

Nos situamos en la barra que


muestra los nmeros de las filas
en la lnea que queremos
mover.

Y manteniendo pulsado el ratn


movemos la lnea

Podemos cambiar la visualizacin de toda la Hoja de Trabajo mediante el


comando Zoom, de la Barra Estndar . .

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Si seleccionamos un nmero ms pequeo la pantalla mostrar un mayor


nmero de celdas de menor tamao

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LECCION 6
Las Hojas

LA HOJA DE TRABAJO
La hoja de trabajo se compone de 256 columnas y varios miles de filas.

Para movernos por las distintas filas de la hoja de trabajo utilizando la barra de
desplazamiento que se encuentra en el lateral derecho de la pantalla.

Y cambiar las columnas que se muestran en pantalla mediante la barra


de desplazamiento inferior

Otra opcin para desplazarnos y cambiar las celdas que se muestran en


pantalla es utilizar las flechas del teclado, para movernos arriba, abajo, derecha
e izquierda.

Otra alternativa para movernos es:


o

Pulsar en el teclado "Enter" para bajar una fila.

Pulsar en el teclado el "Tabulador" (una tecla de la esquina izquierda


con flechas), para avanzar una columna.

HOJAS
En la parte inferior tenemos una barra que nos permite cambiar entre las distintas
hojas. Igual que en una carpeta, en Excel podemos tener varias hojas. Podemos
realizar por ejemplo en cada hoja un presupuesto y posteriormente integrarlos.

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Es aconsejable ser ordenado y utilizar distintas hojas para los distintos proyectos,
presupuestos o apartados analizados. Activamos por ejemplo la "Hoja nmero 2"

Y la barra inferior que nos facilita el movernos por la Hoja del Clculo.

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LECCION 7
Seleccionar Filas y Columnas
Marcar o seleccionar un conjunto de celdas es muy til para realizar de forma conjunta
operaciones sobre ese grupo de celdas. Por ejemplo para dar un nuevo formato a un
gran grupo de celdas es mucho ms rpido marcar el grupo y aplicar a todas a la vez
el nuevo formato.

Para seleccionar una fila pulsamos sobre el nmero que designa la fila. Y si
queremos seleccionar varias filas mantenemos pulsado el botn y nos
desplazamos. Por ejemplo vamos a seleccionar las filas 4,5 y 6.

SELECCIONAR COLUMNAS

Para marcar una columna completa nos situamos en la barra superior de la


columna donde se encuentran las letras que designan las columnas y pulsamos
el botn izquierdo del ratn.

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Podemos seleccionar varias columnas si mantenemos pulsado el botn del ratn


y nos desplazamos a las siguientes columnas.

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LECCION 8
Seleccionar Bloques de celdas
Escoger un conjunto de celdas

Podemos fcilmente seleccionar un rectngulo de celdas pulsando sobre la celda


situada en una esquina y manteniendo pulsado el ratn nos movemos hacia la
esquina opuesta.

Otra forma de hacerlo es marcar la primera celda y manteniendo pulsada la


tecla de maysculas del teclado movernos a la ltima.

Seleccionamos por ejemplo desde la celda B3 a la D5. Pulsamos sobre la B3 y nos


movemos a la D5.

Qu hacer para seleccionar un conjunto de celdas salteadas?.


Por ejemplo queremos marcar las celdas B3,B4,B5 y las D3 y D4
1. Nos movemos desde B3 a B5 manteniendo pulsado el botn izquierdo del
ratn.
2. Mantenemos pulsada la tecla "Ctrl" (la tecla Control se encuentra en la
esquina inferior izquierda del teclado) pero soltamos el botn del ratn y nos
movemos a D3
3. Nos movemos desde D3 a D4 manteniendo pulsado el botn izquierdo del
ratn.

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SELECCIONAR TODAS LAS CELDAS


Puede ser til seleccionar todas las celdas. Por ejemplo cuando queremos dar un
mismo formato a todas las celdas

Pulsamos sobre la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo. Arriba del


"1" que designa la primera columna.

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LECCION 9
Introducir Datos y Cambiarlos en la Hoja de Trabajo

En la hoja de clculo podemos introducir texto, nmeros y funciones.

Nos situamos marcando con el ratn por ejemplo en la celda A2 y escribimos


PRESUPUESTO ANUAL.

Al introducir datos en una celta aparece en la Barra el smbolo X que nos


permite cancelar o eliminar lo que acabamos de introducir si nos hemos
equivocado o arrepentido.

Y aparece el smbolo para confirmar o introducir la informacin. Otra forma de


confirmar es simplemente pulsando Enter en nuestro teclado.

REALIZAR CORRECCIONES
Para cambiar el contenido de una celda que ya he confirmado:

Pulso sobre la celda que quiero cambiar. El programa muestra el contenido en


la parte superior.

Hago clic sobre la parte de la Barra que muestra el contenido de la celda.

Y pulsando en la tecla "Supr" borro el contenido o pulso en la tecla de retroceso


que se encuentra encima de Enter en el teclado para realizar modificaciones.

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Por ejemplo he escrito PRESUPUESTO ANUAL pero descubro que tenia que poner
PRESUPUESTO MENSUAL

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LECCION 10
Dar Formato a los Datos introducidos

Tenemos que seleccionar las celdas sobre las que queremos aplicar el formato.
Anteriormente vimos como seleccionar celdas. Por ejemplo hemos introducido
los datos de nuestro presupuesto mensual y marcamos las celdas a las que
deseamos dar formato.

Vamos a realizar un ejemplo en el que:


o

A) Pondremos una Lnea de Contorno a nuestro presupuesto.

B) Cambiaremos el tipo de letra a Verdana y aumentaremos el tamao


de las letras.

C) Pondremos "PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita.

D) En azul las letras correspondientes a los conceptos de gasto.

E) Y el fondo de las celdas con nmeros lo pondremos de color verde


claro

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Podemos utilizar el men Formato de la Barra superior o Barra men.

Tambin podemos acceder directamente a las funciones de formato ms


utilizadas teniendo activada en pantalla la Barra de Formato. Hemos pulsado
en el botn de flecha "Mas botones" para que se visualicen el resto de
opciones.

Si no aparece en su pantalla la Barra de Formato la activamos


con el comando Ver de la Barra de Men

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LECCION 11
Ejemplo de Formato
A) Vamos a poner una lnea de contorno, es decir un recuadro alrededor de varias
celdas.

Pulsamos sobre Formato y Celdas una vez que tenemos seleccionadas las
celdas sobre las que queremos aplicar el formato.

Y aparece el formulario Formato de celdas.


o

En nuestro ejemplo en Lnea hemos seleccionado una gruesa.

Pulsamos sobre Contorno

Y Pulsamos Aceptar

Y nuestro presupuesto nos queda recuadrado.

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B) Vamos a cambiar el tipo de letra a Verdana y aumentar a 16 el tamao de las


letras..

Seleccionamos las celdas

En la Barra de Formato pulsamos sobre el botn que muestra un tringulo


para cambiar el tipo de letra. Y seleccionamos por ejemplo Verdana.

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Y aumentamos el tamao de las letras a 16, pulsando sobre el siguiente botn y


seleccionado 16.

C) Poner "PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita.

Seleccionamos la celda que queremos poner en negrita.

Y pulsamos la N de la Barra de Formato

D) Vamos en nuestro ejemplo a poner de color azul las letras correspondientes a los
conceptos de gastos.

Seleccionamos desde la celda donde pusimos Casa a la celda Ropa.

Si nuestra pantalla no muestra el botn Color de Fuente, pulsamos sobre el


botn Mas Botones que se encuentra al final de la Barra de Formato. Y
pulsamos sobre el botn Color de fuente.

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Marcamos el color deseado.

E) Poner el fondo de las celdas con nmeros de color verde claro.

Seleccionamos la celdas a las que deseamos cambiar el color del fondo.

En la Barra de Formato pulsamos sobre Color de relleno.

Y pulsamos sobre el color verde claro.

Hemos cambiado el tamao de las columnas para visualizar las palabras completas.
Como vimos anteriormente para cambiar el tamao de las columnas nos situamos con
el cursor entre las letras que designan las columnas y manteniendo pulsado el botn
del ratn nos movemos.

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Y el resultado correspondiente a nuestro ejemplo para cambiar el formato nos queda


como muestra la imagen de la derecha.

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LECCION 12
Formulario Formato de Celdas
Las opciones de formato como vimos pueden ser activadas igualmente desde la Barra
de Men

Seleccionamos las celdas a las que queremos dar formato.

Pulsando sobre Formato en la Barra superior y

Celdas.

En el formulario Formato de celdas que aparece pulsamos sobre la pestaa de


Fuente

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En este formulario podemos cambiar la alineacin de los datos introducidos,


pulsando sobre la pestaa alineacin y marcando una nueva opcin.

Podemos cambiar el aspecto de las lneas que delimitan las celdas utilizando la
pestaa Bordes y seleccionando por ejemplo unas lneas ms gruesas.

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Igualmente podemos cambiar el formato numrico en Nmero, y poner un


formato monetario por ejemplo.

En este mismo formulario podemos cambiar el fondo de las celdas


seleccionando diferentes tramas y proteger para ocultar o bloquear celdas

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LECCION 13
Alinear los Datos
Podemos llegar a las instrucciones para cambiar la alineacin por varios caminos. Por
ejemplo con los mismos datos que escribimos anteriormente ahora:
A) Los nmeros los vamos a centrar con respecto a su celda.

Seleccionamos las celdas correspondientes a los nmeros que queremos


centrar.

En la Barra de Formato pulsamos sobre el botn con la imagen de Centrar. Si


la imagen centrar no aparece en su pantalla debe pulsar en el botn Mas
Botones situado en el lateral derecho de la Barra formato.

B) La palabra TOTAL la vamos a alinear a la derecha.

Para alinear a la derecha la celda donde escribimos TOTAL practicaremos otro


camino.

Marcamos la celda y pulsamos el botn DERECHO del ratn

Pulsamos sobre Formato de celdas

Pulsamos sobre la pestaa Alineacin

Y en Horizontal seleccionamos Derecha

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Y el resultado

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LECCION 14
Guardar y Recuperar los Archivos
GUARDAR LOS ARCHIVOS
Tenemos varias opciones para guardar el trabajo que hemos realizado en la hoja de
clculo.

En la Barra de Men pulsamos sobre Archivo y

Guardar como

En el formulario que aparece le ponemos un nombre al fichero que guardamos.


En nuestro caso le ponemos el nombre ejemplo. Es aconsejable ser ordenado y
asignar diferentes directorios a los distintos tipos de ficheros y trabajos.

Y pulsamos Guardar

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RECUPERAR FICHEROS QUE TENEMOS GUARDADOS

Pulsamos sobre Archivo en la Barra de Men

Pulsamos sobre Abrir

Y hacemos doble clic sobre el fichero que deseamos abrir. Si el fichero que
deseamos abrir no se encuentra el el listado que aparece nos movemos por los
diferentes directorios para encontrarlo.

Si el archivo que deseamos abrir ha sido uno de los ltimos que hemos
archivado con Excel al final del men Archivo puede aparecer.

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LECCION 15
Operaciones Numricas
REALIZAR OPERACIONES NUMERICAS
Excel es una hoja de clculo y como su nombre indica su funcin fundamental es
trabajar con grandes volmenes de nmeros y realizar clculos numricos.
Sumar nmeros.

Marcamos los nmeros que deseamos sumar.

Pulsamos sobre el smbolo Sumatorio que se encuentra en la Barra Estndar.

COMPONENTES DE LAS FUNCIONES


Si realizamos la suma anterior y nos situamos sobre la casilla donde aparece el
resultado de la suma, veremos que en el recuadro de la Barra de frmulas aparece la
expresin =SUMA(B4:B7).
La anterior frmula se compone de:

Comenzamos con el signo igual. Todas las frmulas comienzan con el signo
igual para indicarle al programa que se trata de una funcin y no de un texto.

A continuacin la funcin, es decir la operacin matemtica que deseamos


realizar. En nuestro caso SUMA

Y lo siguiente es especificar las celdas, donde se encuentran los nmeros sobre


los que deseamos realizar la operacin. En este caso como queremos sumar los
nmeros que se encuentran desde la celda B4 a la B7 escribimos B4 dos
puntos y B7.El formato es por ejemplo B4:B7

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EJEMPLOS
Vamos a sumar 34 que colocaremos en la celda A1 y 56 que colocaremos en B1.
Vamos a escribir nosotros la frmula.

Escribimos 34 en la celda A1 y 56 en la celda B1

Nos situamos en C1 y escribimos =SUMA(A1:B1) y

Pulsamos Enter en nuestro teclado o pulsamos el botn aceptar de la Barra


frmulas.

SUMAS EN FILAS Y COLUMNAS


Vamos a sumar por filas y por columnas.

Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen.

Marcamos las celdas que contienen los nmeros y dejamos celdas libres en la
columna y fila siguientes.

Pulsamos sobre Sumatorio o Autosuma en la Barra de frmulas.

Y el resultado es que:

Los primeros cuatro nmeros de la columna C son el resultado de sumar los dos
nmeros de cada fila.

Los resultados que aparecen en la fila 5 son la suma de los nmeros de la


columna superior.

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Y observe que en la celda C5 el resultado que aparece es la suma de todos los


nmeros que tenemos inicialmente en las dos columnas

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LECCION 16
Operadores matemticos
Las operaciones matemticas fundamentales pueden realizarse directa y fcilmente
con el programa Excel.
SUMAR
Para sumar directamente varios nmeros:

Seleccionamos una celda y comenzamos escribiendo el signo igual "=", para


indicar al programa que se trata de una operacin matemtica.

Sumamos utilizando el signo +

Pulsamos Enter o confirmar. No olvide pulsar Enter o confirmar antes de


cambiar de celda.

Por ejemplo vamos a sumar 2+2. Elegimos una celda y escribimos =2+2 y pulsamos
Enter en el teclado.

MULTIPLICAR, DIVIDIR Y POTENCIAS

Multiplicar. Podemos multiplicar utilizando el signo *. Por ejemplo para


multiplicar dos por dos escribimos en una celda =2*2 y pulsamos Enter en el
teclado.

Dividir. Dividimos con el smbolo / . Por ejemplo si queremos dividir 4 entre 2


escribimos en una celda =4/2 y pulsamos Enter.

Potencias. elevar un nmero a una potencia es multiplicar ese nmero por si


mismo un cierto nmero de veces. Por ejemplo, dos elevado a cuatro es igual a
2*2*2*2, que da como resultado 16. Para elevar un nmero a un nmero a una
cierta potencia podemos emplear el smbolo ^ . Por ejemplo 2 elevado a 4 lo
escribimos en una celda =2^4. Al pulsar Enter en la celda aparece el resultado
de 16

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EL ORDEN EN EL QUE SE EFECTUAN LAS OPERACIONES MATEMATICAS


En matemticas el orden de las operaciones si puede afectar al resultado.
El programa Excel calcula en un cierto orden:

Primero las operaciones entre parntesis.

Las potencias

Las multiplicaciones y divisiones

Sumas y restas.

EJEMPLO
Realizar la operacin 4*(4-3)
NO es 4 por 4 menos 3 que dara como resultado 13
Sino que primero se calcula el parntesis 4-3 que da como resultado 1 y se multiplica
por 4.
Por tanto el resultado es 4

EJEMPLO
Cul es el resultado de la operacin 4+5*2-7*(2+3)^3 ?

El programa primero calcula el parntesis (2+3) que da 5

Despus calcula la potencia y calcula 5^3 es decir 5*5*5 que da 125

A continuacin las multiplicaciones 5*2 que da como resultado 10 y 7*125 que


da 875

Nos queda 4+10-875 es decir 14 menos 875 que da como resultado un


nmero negativo -861

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LECCION 17
Funciones
Las anteriores frmulas utilizan los operadores matemticos normales, mientras que
las funciones nos permiten utilizar una amplia variedad de parmetros. Las funciones
son frmulas predefinidas, que utilizan ciertos valores denominados argumentos.
Por ejemplo la funcin que nos permite realizar la suma de los nmeros introducidos
desde la casilla A1 a la C3 queda como =SUMA(A1:C3) donde:

Comenzamos la funcin con el signo igual "=" para indicar al programa que se
trata de una funcin.

El nombre de la funcin que queremos realizar. La operacin que deseamos


realizar en este caso SUMA

El argumento que en este caso hace referencia al rango de celdas donde se


encuentran los nmeros a sumar.

En este curso en los primeros ejemplos estamos utilizando como argumentos de las
frmulas referencias de celdas. Pero en general los argumentos pueden ser nmeros,
texto, valores lgicos, matrices o referencias de celdas.
Las
funciones
adoptan
la
=FUNCION(argumento1;argumento2;argumento3...), donde
encuentran separados por punto y coma.

forma
de
los argumentos se

Por tanto para sumar los nmeros introducidos en las celdas A1, A2, A3 y A4 tenemos
varias posibilidades

Utilizar la funcin SUMA y


escribir todos los
argumentos uno detrs de
otro

=SUMA(A1;A2;A3;A4)

Utilizamos la funcin SUMA


pero ahora resumimos las
celdas escribiendo la
primera, dos puntos y la
ltima

=SUMA(A1:A4)

Sumamos mediante el
operador matemtico suma
u escribiendo todas las
celdas

=A1+A2+A3+A4

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EJEMPLO
Vamos a partir de los datos que aparecen en la siguiente imagen. Vamos a utilizar dos
funciones:

Calcular las sumas y

Una funcin para calcular que cantidad corresponde a las ventas ms bajas de
un mes y zona.

El texto "Ventas mensuales" lo tecleamos en la celda A1 y luego hemos


marcado desde la celda A1 a la E1 y pulsado el botn Combinar y centrar.

Para adaptar el formato de los nmeros hemos utilizado el botn Euro de la


barra de formato.

Vamos a utilizar primero la funcin Autosuma que conocemos para calcular los
totales. Para sumar la primera columna la funcin quedara =SUMA(B4:B7)
Independientemente del clculo anterior vamos a calcular el mes y la zona al que
corresponden la ventas ms bajas utilizamos la funcin Mnimo que se designa por
MIN.
Vamos a calcular el mnimo de los datos mensuales sin incluir los totales Por tanto el
argumento es la zona de datos sobre la que deseamos calcular el mnimo. Es decir
desde B4 a C7 por lo que el argumento se escribe (B4:C7)
La funcin queda =MIN(B4:C7)
Escribimos la funcin en la celda B11
Y el resultado se muestra en la siguiente imagen.

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Una de las cuestiones ms interesantes de las Hojas de Clculo es que nos permite
cambiar los datos y las funciones recalculan los resultados teniendo en cuenta los
nuevos datos. Por ejemplo vamos a sustituir el nmero 122,00 que aparece en la celda
C7 por el nmero 350 y comprobaremos como afecta a la suma de su columna y al
resultado mnimo de ventas.
Y el resultado es que la suma de la columna de febrero refleja el cambio que hemos
efectuado y la funcin mnimo tambin.

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LECCION 18
Insertar Funcin

El programa Excel cuenta con gran nmero de funciones predefinidas a las que se
accede fcilmente partiendo del botn Pegar Funcin.

Nos situamos en la celda donde queremos colocar la frmula y donde se


mostrara el resultado de la funcin. en nuestro ejemplo vamos a calcular la
media aritmtica de los valores introducidos en las celdas A4, B4, C4 y D4 y el
resultado queremos que aparezca en E4. La media aritmtica suma los nmeros
y los divide entre el nmero de elementos sumados. Por tanto nuestra funcin
realizar la operacin matemtica de sumar 4+6+2+10 y dividir por cuatro.

En la Barra Estndar pulsamos sobre el botn Pegar Funcin

Nos aparece un cuadro en el que tenemos primero que seleccionar el grupo en


que se encuentra la funcin que deseamos utilizar, es decir pulsamos sobre una
Categora de la funcin. En nuestro ejemplo la funcin media aritmtica se
encuentra dentro la Categora de funciones Estadsticas.

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Y una vez seleccionada la Categora de la funcin nos queda seleccionar a la


derecha del cuadro el Nombre de la funcin, el nombre que designa a la
media aritmtica es PROMEDIO

Pulsamos Aceptar y nos aparece otro cuadro. En nuestro ejemplo es el cuadro


correspondiente a la funcin promedio. Ahora se trata de especificar los
argumentos de la funcin PROMEDIO. En nuestro caso consiste en especificar
las celdas que contienen los nmeros a los que queremos calcular la media
aritmtica. El programa automticamente asume que son los nmeros que se
encuentran a la izquierda de la casilla donde estamos introduciendo la frmula.
Si el programa no pone correctamente las celdas que queremos utilizar para el
clculo cambiamos los nombres de las celdas donde pone Nmero1.

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Y en la celda marcada se coloca la funcin y nos muestra el resultado de aplicar dicha


funcin a los argumentos seleccionados. En nuestro ejemplo la media aritmtica da
cinco y medio como se muestra en la celda E4 donde hemos introducido la frmula

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LECCION 19
Crear series
Si necesitamos escribir una serie de nmeros o una serie de trminos como Enero,
Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio el programa Excel nos facilita la creacin de modo
muy rpido de la serie.
Vamos a generar la serie con los meses del ao.

Escribimos Enero en la celda donde deseamos que comience la serie.

Nos situamos en la esquina de la celda.

Cuando aparece una crucecita negra manteniendo pulsado el botn del ratn
nos desplazamos a las celdas donde queremos que se escriba el resto de la
serie.

Y el resultado cuando soltamos el botn ser una serie con tantos trminos como
casillas marcamos. En nuestro ejemplo hemos marcado solamente dos celdas, pero
igual podemos escribir todos los meses del ao de forma automtica.

CREAR SERIES NUMERICAS


Con Excel es fcil crear series numricas.
Vamos a generar la serie numrica 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16 escribiendo en la hoja de
clculo solo el 2 y el 4.

Escribimos 2 en la casilla donde queremos que comience la serie y 4 en la


siguiente.

Marcamos las dos casillas y nos situamos en la esquina de las celdas marcadas
y aparece una crucecita negra.

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Manteniendo pulsado el botn del ratn nos desplazamos a las celdas


donde deseamos que se escriba la serie.

Y el resultado es la generacin rpida y automtica de una serie numrica

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LECCION 20
Copiar
La secuencia para copiar el contenido de una o varias celdas, en las que la informacin
ya esta introducida y reproducirlas en otras:
1. Lo primero es seleccionar las celdas que vamos a copiar. Marcamos la celda o
las celdas donde se encuentra la informacin que deseamos copiar.
2. Emplear el comando Copiar. Disponemos de varias opciones para llegar al
comando copiar.

Partiendo del
Comando Edicin de la
Barra de men

Pulsando el Botn
DERECHO del ratn.

3. Seleccionar el rea donde se copiara el contenido.


4. Seleccionamos Edicin en la Barra de men.
5. Y pulsamos sobre Pegar
Igualmente podemos acceder a los comandos Copiar y Pegar utilizando la Barra de
Formato.

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EJEMPLO
Vamos a escribir la palabra "gastos" en la celda A2 y a continuacin en vez de escribir
la palabra de nuevo la vamos a copiar en las celdas A4, A5 y A6.

Escribimos gastos en la celda A2 y pulsamos Enter.

Pulsamos con el ratn sobre la celda A2 y la marcamos.

Pulsamos el botn DERECHO del ratn y del men que aparece seleccionamos
Copiar. El contorno de la celda se pone intermitente.

En la celda A4, pulsamos para marcarla como lugar de destino de la copia.

Pulsamos el botn DERECHO del ratn y del men que aparece seleccionamos
pegar.

Marcamos la celda A5 y pulsando el botn DERECHO del ratn, en el men que


aparece, seleccionamos Pegar.

Repetimos la operacin en la celda A6.

Pulsamos la tecla de Escape "Esc", que se encuentra en la esquina superior


izquierda.

Y el resultado muestra las tres celdas donde hemos copiado el contenido de la A2. En
la imagen la celda activa es la A6 como se muestra tambin en la Barra de frmulas
que muestra el nombre de la celda activa y su contenido.

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Otra forma de copiar el contenido de una celda en otras es:

Marcar la celda

Nos situamos en la esquina de la celda para que aparezca una crucecita negra.

Manteniendo pulsada nos movemos a las siguientes celdas donde se reproduce


la informacin.

EJEMPLO
Introducimos la palabra ingresos en la celda C2 y vamos a copiar la palabra a las
celdas C3, C4, C5 y C6.

Introducimos la palabra ingresos en la celda C2 y pulsamos Enter

Marcamos la celda C2 y nos situamos en la esquina de la celda.

Cuando aparece la crucecita negra, manteniendo pulsado el botn del ratn nos
movemos hasta C6.

Soltamos el botn y aparece el resultado de copiar la celda.

Y el resultado

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LECCION 21
Copiar Frmulas
Una operacin frecuente cuando se trabaja con una Hoja de Clculo es copiar las
frmulas introducidas para utilizarlas en otra parte de la Hoja de Clculo.
Para copiar una frmula se emplea el mismo mtodo de Copiar y Pegar. Por tanto:
1. Seleccionamos las celdas donde se encuentra la frmula que deseamos copiar.
2. Pulsamos el comando Edicin y Copiar
3. Marcamos las celdas donde queremos copiar la frmula
4. Pulsamos Edicin y Pegar

EJEMPLO
Tenemos unos nmeros en la columna A que queremos sumar a los nmeros de la
columna B.
Se trata de sumar el nmero de la celda A1 y el nmero de B1 y el resultado ponerlo
en C1. Sumar el nmero de la celda A2 y la celda B2 y el resultado ponerlo en la C2. Y
as con todas las filas de nmeros.
Partimos de los nmeros que se muestran en la primera imagen.

En la celda C1 vamos a introducir la frmula para sumar los dos nmeros de la


primera fila. Escribimos =SUMA(A1:B1). Hemos comenzado escribiendo el
signo igual "=" que indica al programa que se trata de una frmula. A
continuacin escribimos la operacin matemtica que queremos hacer que en
nuestro ejemplo es SUMA. Y entre parntesis las celdas sobre las que se realiza
la operacin. Vamos a sumar las celdas A1 y la B1, por lo que escribimos A1
indicando donde comienzan los datos, dos puntos y B1 indicando donde
terminan los datos.

Pulsando Enter aparece el resultado de sumar A1 y B1. Por tanto aparece un 9


en la celda C1.

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Pulsamos sobre la celda C1

Y pulsando en el botn DERECHO del ratn seleccionamos Copiar. El contorno


de la celda se poner intermitente.

Marcamos desde la celda C2 a la C6 y pulsando el botn DERECHO del ratn


seleccionamos Pegar. Y pulsamos "Esc".

Y el resultado que aparece es el siguiente

Es importante observar que no hemos copiado el nmero 9 que estaba en la celda C1


sino la frmula que estaba en esa celda..
Y es importante comprender que la copia de la frmula es una copia relativa y no
absoluta. Es decir hemos copiado la frmula =SUMA(A1:B1) y lo que aparece en C2 es
=SUMA(A2:B2).
Al copiar la frmula una fila ms abajo el programa por defecto asume que los
nmeros que queremos sumar son tambin de la fila siguiente.
Si queremos que al copiar la frmula en otra celda el resultado se mantenga y el
programa no cambie el rango de celdas sobre el que se realiza la suma debemos
emplear una copia absoluta.
Tenemos que escribir el signo del dlar "$" antes de las letras y los nmeros que
corresponden a las celdas. De esta forma la copia ser absoluta y no relativa.
La anterior funcin quedara =SUMA($A$1:$B$1)

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LECCION 22
Copiar el nmero de una celda pero no la frmula
Hemos visto que por el procedimiento ms sencillo de copiar y pegar si una celda tiene
una frmula lo que se copia es la frmula y no el valor o el resultado de la frmula.
En ocasiones deseamos copiar el resultado de una frmula que esta en una celda pero
no la frmula en si.
Los pasos a seguir para copiar el valor de la celda son:

Marcamos la celda que deseamos copiar. Por ejemplo la misma que


anteriormente la C1

Pulsamos Edicin y Copiar

Seleccionamos la celda donde vamos a copiar el valor. Por ejemplo la C2

Seleccionamos Edicin y Pegado Especial. Igualmente pulsando el botn


DERECHO del ratn.

En el cuadro Pegado Especial que aparece marcamos Valores.

Y se pulsa Aceptar y la tecla Escape

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Y el resultado es que ahora en la celda C2, en vez de aparecer la suma de los dos
nmeros anteriores de la fila, aparece el nmero 9 que hemos copiado de la celda C1.

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LECCION 23
Copiar Formato
Otra opcin de copiado consiste en copiar el formato de una celda a otras. Por ejemplo
si tenemos definido un cierto tipo de letra, fondo, tamao de la letra, negrita en una
celda y queremos utilizar el mismo formato en otras.

Seleccionamos Edicin y Copiar, una vez marcada la celda de donde queremos


tomar el formato.

Seleccionamos Edicin y Pegado especial

En el cuadro de Pegado Especial que aparece marcamos Formatos.

Igualmente podemos copiar el formato utilizando el botn Copiar Formato de la


Barra de Formato.

Marcamos la celda que tiene el formato que deseamos copiar.

Pulsamos sobre el botn Copiar Formato de la Barra de Formato.

Y pulsamos sobre la celda a la que queremos aplicar el nuevo formato.

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EJEMPLO
En la celda A1 tenemos escrito Casa con un formato de tipo de letra, tamao, negrita y
fondo amarillo. Queremos copiar esas caractersticas de formato a las celdas A2, A3 y
A4 sin tener que repetir todos los pasos para dar formato a cada celda.

Y el resultado es que hemos puesto el formato de la celda A1 a las restantes

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LECCION 24
Mover
Para quitar la informacin que hemos introducido en una zona de la Hoja de clculo y
ponerla en otra, podemos utilizar el comando Cortar.
Para mover la informacin introducida en celdas, columnas o filas.

Seleccionamos el grupo de celdas, la columna o la fila que deseamos cambiar


de ubicacin.

Pulsamos Edicin en la Barra superior

Pulsamos sobre Cortar

Marcamos donde queremos que se coloque la informacin que estamos


moviendo.

Pulsamos Pegar

Podemos utilizar directamente los botones de la Barra de formato para cortar y


pegar

Si pegamos sobre una zona que contiene informacin, la misma la borramos al pegar
una nueva informacin encima.
Si nos hemos equivocado al pegar o en cualquier otra accin, un botn muy til y
seguramente uno de los ms utilizados es el botn de Deshacer que encontramos a
continuacin en la barra Estndar.

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EJEMPLO
Vamos a mover el contenido de la columna A y colocarlo en la columna C.

Marcamos la columna A, pulsamos Edicin y Cortar.

Marcamos la columna C y pulsamos Pegar

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LECCION 25
Los grficos
Es fcil realizar grficos partiendo de unos datos con el Asistente de grficos.

Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen.

Marcamos los datos que vamos a utilizar para el grfico.

En la Barra Estndar pulsamos sobre el botn Asistente de grficos

Nos aparece el primer cuadro de una secuencia de cuatro. En el primero


tenemos que marcar el Tipo de grfico. Es decir de que grupo queremos el
grfico y dentro del tipo de grfico seleccionar a la derecha uno concreto. En
nuestro ejemplo como Tipo hemos elegido Lneas y hemos seleccionado la
primera opcin dentro del grupo de grficos disponibles.

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En el siguiente cuadro tenemos que definir de donde se toman los datos para
realizar el grfico. En este caso hemos marcado desde el principio las celdas
desde las que se tomarn los datos para dibujar el grfico. Y aparece bien
definido el rango de celdas desde el que se tomarn los datos. Si las celdas que
aparecen a continuacin de Rango de datos, no corresponden a las que
contienen los datos de grfico debemos escribir el rango correcto.

En el siguiente cuadro tenemos la oportunidad de aadir un ttulo. En este caso


ya lo hemos tomado al marcar Ventas al comienzo. Podemos aadir un ttulo a
los ejes del grfico., En nuestro caso aadimos Meses para la escala horizontal
y millones para la vertical como ttulos explicativos de los ejes.

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El ltimo cuadro nos permite seleccionar la ubicacin del grfico. Podemos


colocar el grfico insertado en una Hoja o podemos asignar una hoja para el
grfico.

Y el resultado se muestra en la imagen. Pulsando sobre los puntos del recuadro


del grfico y movindonos sin dejar de pulsar, podemos modificar el tamao del
grfico.

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Una cuestin muy interesante en relacin a los grficos en que se encuentran


enlazados a los datos de los que procede. De tal forma que si cambiamos por ejemplo
en la celda A4 el nmero 46 por 99 y pulsamos Enter, el grfico refleja
automticamente el nuevo dato.

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LECCION 26
Modificar grficos
Adems de poder realizar cambios en los grficos modificando los valores que se
encuentran vinculados al grfico, podemos modificar el formato. Es fcil cambiar la
visualizacin del grfico.
Comenzamos cambiando el rea de grfico.

Pulsamos sobre el rea de grfico. En nuestro ejemplo la zona blanca.


Aparecen unos puntos recuadrando todo el grfico.

Pulsamos el botn DERECHO del ratn y aparece un men.

Seleccionamos el comando para cambiar el rea de grfico. Podemos modificar


el formato, el tipo de grfico, de que celdas proceden los datos para trazar el
grfico, los ttulos del grfico y la ubicacin. En nuestro ejemplo seleccionamos
cambiar el Formato de rea de grfico

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Aparece el cuadro de Formato de rea del grfico en el que podemos cambiar el


formato del texto que aparece en el rea de grfico. Nosotros en nuestro
ejemplo seleccionamos cambiar el tipo de letra por Verdana en Negrita y de
Tamao 8. Y pulsamos Aceptar

Del mismo modo, es decir marcndolo y pulsando el botn DERECHO del ratn
podemos activar el men para realizar cambios en la Leyenda. En nuestro
ejemplo seleccionamos cambiar el Formato de leyenda.

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Aparece un men para cambiar el Formato de leyenda. En nuestro ejemplo


hemos decidido pulsar sobre la pestaa Tramas para cambiar el color del fondo
y seleccionar un celeste.

Hemos igualmente marcado el rea de trazado y pulsado el botn DERECHO del


ratn. El rea de trazado se muestra encuadrada por puntos negros y una lnea
discontinua. Del men que aparece seleccionamos Formato de rea de
trazado.

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En el cuadro de Formato del rea de trazado seleccionamos tambin un fondo


celeste para el rea de trazado.

En la siguiente imagen se muestra ell resultado de aplicar el nuevo formato a nuestro


grfico inicial.

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Hemos analizado algunas de las opciones para cambiar los grficos pero
indudablemente los men permiten otras mltiples posibilidades como borrar
una parte del grfico como vemos en la siguiente imagen.

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LECCION 27
Aadir Dibujos
Una forma fcil de aadir dibujos como flechas o cuadrados es utilizar la Barra de
Dibujo.
Si nuestra pantalla no muestra en la parte de abajo la Barra de Dibujo la podemos
activar seleccionando en la Barra superior Ver y pulsando sobre Barras de
herramientas y Dibujo

Desde esta barra podemos acceder a mltiples figuras grficas predefinidas como
diferentes tipos de flechas.
Pulsando sobre Autoformas accedemos a diferentes tipos de flechas.

Pulsamos sobre el tipo de dibujo deseado. por ejemplo Lneas y elegimos un


tipo de flecha.

Marcamos en la hoja el punto de comienzo y nos movemos sin soltar el botn


del ratn, hasta el otro extremo.

Una vez dibujadas podemos cambiar la orientacin de las flechas mediante el comando
Dibujo de la Barra de Dibujo

Marcamos la flecha que queremos girar.

Pulsamos Dibujo

Pulsamos Girar o voltear

Seleccionamos una de las opciones. Por ejemplo Girar a la izquierda.

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En la imagen vemos los botones de la Barra de herramientas que tenemos que pulsar
y como la flecha que apuntaba a la derecha ahora apunta arriba.

La Barra de Dibujo dispone de botones para dibujar directamente algunas figuras o


para cambiar el formato.

Podemos dibujar
directamente un
rectngulo o crculo desde
el botn de la Barra de
Dibujo

Y podemos cambiar los


colores empleados en el
fondo, las lneas o el texto
directamente desde la
Barra de Dibujo

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LECCION 28
insertar
INSERTAR CELDAS

Nos situamos donde deseamos insertar la celda

Seleccionamos Insertar en la Barra de men

Pulsamos sobre Celdas

Seleccionamos si queremos que se inserte la celda en blanco arriba o abajo de


donde estamos situados. Y pulsamos Aceptar

INSERTAR COLUMNAS

Marcamos la columna donde deseamos aadir una nueva columna en blanco a


su izquierda.

Seleccionamos Insertar en la Barra de men.

Pulsamos sobre Columnas.

Si queremos aadir varias columnas marcamos varias columnas antes de seleccionar


Insertar. Podemos marcar las columnas pulsando sobre la Barra en que se
encuentran las letras que dan nombre a las columnas y sin soltar el botn del ratn
nos desplazamos.
El nmero de columnas en la hoja de clculo se mantiene en 256. Para aadir nuevas
columnas el programa elimina las ltimas. Por tanto si las ltimas filas contienen datos
el programa no permite aadir nuevas columnas.

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INSERTAR FILAS

Nos situamos a la altura donde queremos aadir una fila. La fila se aade arriba
de donde estamos.

Pulsamos Insertar

Y pulsamos sobre Filas

INSERTAR HOJAS DE CALCULO

Pulsamos Insertar

Y hacemos clic sobre Hoja de clculo

Una vez insertada podemos cambiar su posicin en el libro simplemente pulsando


sobre la pestaa Hoja4 por ejemplo y manteniendo pulsada arrastramos la pestaa a
la posicin seleccionada.
Pulsando sobre las pestaas de Hojas que se encuentran en la parte de abajo de la
Hoja de trabajo y pulsando el botn DERECHO del ratn accedemos al men desde el
que podemos Eliminar, Mover o Cambiar el nombre a la Hoja. Adems podemos
Insertar Hojas y Grficos.

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LECCION 29
Eliminar
ELIMINAR CELDAS

Seleccionamos las celdas que deseamos eliminar.

Pulsamos sobre Edicin

Y sobre Eliminar

En el cuadro que aparece marcamos si deseamos que las celdas que ocuparan
el lugar que hemos borrado se desplacen desde la derecha o izquierda y
pulsamos Aceptar

ELIMINAR COLUMNAS

Seleccionamos la columna que deseamos eliminar.

Pulsamos sobre Edicin en la Barra de men.

Pulsamos sobre Eliminar

ELIMINAR FILA

Marcamos la fila que deseamos eliminar

Pulsamos Edicin

Pulsamos Eliminar

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ELIMINAR HOJA

Nos situamos en la Hoja que deseamos eliminar. Si estamos situados en otra


Hoja pulsamos la pestaa correspondiente a la Hoja que deseamos eliminar en
la parte inferior de la Hoja de trabajo. Es importante para no perder datos tener
claro en que Hoja estamos situados antes de eliminar una Hoja. Vamos a
eliminar en nuestro ejemplo la Hoja 5.

Pulsamos sobre Edicin.

Y seleccionamos Eliminar Hoja

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LECCION 30
Ortografa
Mediante la verificacin ortogrfica podemos comprobar los errores del texto.

Activamos la funcin de correccin


Herramientas de la Barra de men.

Y pulsamos sobre Ortografa.

ortogrfica

desde

el

comando

Igualmente podemos activar la correccin ortogrfica pulsando sobre el botn de la


Barra Estndar que activa la verificacin ortogrfica.

En el cuadro de dilogo que aparece podemos optar por:


o

Omitir si consideramos que la palabra no constituye una falta de


ortografa y preferimos mantenerla.

Cambiar, si consideramos que efectivamente es un error. La palabra


que escribimos la sustituimos por la que pone en Cambiar por. Si
preferimos otra opcin para realizar el cambio tenemos que marcarla
entre las sugerencias o poner otra que nos parezca ms adecuada.

Agregar incorpora la palabra al diccionario que se encuentra en el


fichero que muestra Agregar palabras a. Agregar nos permite incorporar
una palabra que es correcta y el programa la considera un error. Al
incorporarla la prxima vez no aparecer como error.

Cambiar todas, permite corregir el mismo error en el resto de la Hoja


de clculo

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El comando Autocorreccin nos permite activar o desactivar algunas funciones


automticas del programa como sustituir dos maysculas iniciales por una. Si tenemos
activada Corregir DOs MAysculas cuando escribimos CAmin el programa lo sustituye
automticamente por Camin.
Para activar o desactivar las diferentes opciones del comando Autocorregir:

Pulsamos Herramientas en la Barra superior

Y seleccionamos Autocorreccin

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LECCION 31
Imprimir
Antes de imprimir la pgina suele ser necesario Configurar la pgina para definir
cuestiones como la orientacin, los mrgenes y poner un ttulo de cabecera

Nos aparece un cuadro donde podemos definir:

La Orientacin. Donde decidimos si queremos imprimir la pgina en Vertical o


en Horizontal

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Pulsando Archivo y Vista preliminar podemos ver como quedara exactamente


lo que deseamos imprimir en el papel. No siempre se imprime tal como aparece
en pantalla durante la elaboracin de la Hoja de clculo.

Si lo que vamos a imprimir consta de varias pginas podemos movernos para


ver como va a quedar en papel las dems pginas pulsando Siguiente

La opcin Mrgenes nos permite visualizar donde se encuentran los mrgenes


del documento que vamos a imprimir.

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una vez que comprobamos que la pgina se visualiza y va a quedar en papel


como deseamos pasamos a pulsar Imprimir. Podemos llegar a esta opcin
desde la Barra de men pulsando Archivo e Imprimir.

Nos aparece el Cuadro Imprimir en el que podemos configurar las propiedades de la


impresora para seleccionar el tipo de papel y las caractersticas de la impresin.
Igualmente podemos seleccionar:

El Intervalo de pginas. Donde podemos seleccionar imprimir Todas las


pginas. El cuadro permite otra opcin interesante que es imprimir nicamente
un grupo de pginas. para imprimir algunas pginas y no todas debemos
seleccionar Pginas y en Desde poner el nmero correspondiente a la primera
pgina que queremos imprimir y en hasta la ltima.

La opcin Imprimir nos permite seleccionar para imprimir Todo el Libro,


nicamente las Hojas activas o un grupo de celdas. Una opcin que puede ser
interesante es imprimir nicamente un grupo de celdas. Si queremos imprimir
un grupo de celdas las marcamos, es decir las seleccionamos y pulsamos la
opcin Seleccin.

Una vez configurada la pgina y definido el tipo de impresin que deseamos


pulsamos Aceptar y la impresora comenzar la impresin.

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Un camino rpido si la configuracin de la pgina y el tipo de impresin que tenemos


definido con anterioridad es el deseado, es pulsar directamente el botn Imprimir de
la Barra Estndar.

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