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TEMARIO
CLASE 1. Poner en marcha el Programa
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CLASE 4. Escribir
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LECCION 1
Poner en marcha el programa
Para poner en marcha el programa lo abrimos. Existen varias formas, por ejemplo
partiendo del botn "Inicio" de la esquina inferior izquierda.
Pulsamos el botn
"Inicio" en la esquina
inferior izquierda.
Y subiendo pulsamos
"Programas"
Seleccionamos el
programa Excel
La pantalla nos muestra una serie de barras de men y una zona cuadriculada con
numerosas casillas.
IMPORTANTE: La pantalla del programa puede mostrar distinto aspecto dependiendo
de las barras de men que se encuentren activadas. Si durante este curso hablamos
de una barra de men que no puede ver, tiene que ir precisamente a la instruccin
"Ver" de la barra superior y pulsar "Barras de herramientas".
LECCION 2
Diferentes partes de la pantalla
Veamos ahora las diferentes partes de la pantalla comenzando por la parte superior.
La siguiente es la Barra de men, desde la que aparecen los men con todas
las rdenes fundamentales.
Nos situamos sobre una Barra y pulsamos el botn DERECHO del ratn.
Pulsamos Personalizar.
LECCION 3
La Barra de Frmulas y la Hoja de trabajo
Podemos cambiar de celda activa pulsando sobre el primer recuadro de esta barra y
sustituyendo el A1 por la celda a la que nos queremos cambiar.
Lo que
escribimos detrs
del signo igual "
=" se muestra
en la celda
activa.
Escribimos por
ejemplo
"Presupuesto"
LA HOJA DE TRABAJO
El gran rea formada por cuadrculas constituye la hoja de trabajo de la hoja de
clculo.
LAS COLUMNAS
En nuestra pantalla a continuacin tenemos las columnas designadas por letras.
En la siguiente imagen las columnas A, B, C, D, E, F y G
LAS FILAS
LAS CELDAS
Las celdas se nombran por su columna y por el nmero de su fila
En la imagen las
celdas nombradas
por su columna y
el nmero de lnea.
La celda activa es
la celda 3 de la
columna B que se
designa B3.
Escribimos primero
la columna y
despus la fila.
LECCION 4
Escribir en la Hoja de trabajo
Vamos a escribir en la casilla B2 "Presupuesto Anual" y en la C2 "Total Ventas"
Nos situamos en la C2 y
escribimos "Total Ventas"
LECCION 5
Cambiar el tamao de visualizacin de las filas
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LECCION 6
Las Hojas
LA HOJA DE TRABAJO
La hoja de trabajo se compone de 256 columnas y varios miles de filas.
Para movernos por las distintas filas de la hoja de trabajo utilizando la barra de
desplazamiento que se encuentra en el lateral derecho de la pantalla.
HOJAS
En la parte inferior tenemos una barra que nos permite cambiar entre las distintas
hojas. Igual que en una carpeta, en Excel podemos tener varias hojas. Podemos
realizar por ejemplo en cada hoja un presupuesto y posteriormente integrarlos.
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Es aconsejable ser ordenado y utilizar distintas hojas para los distintos proyectos,
presupuestos o apartados analizados. Activamos por ejemplo la "Hoja nmero 2"
Y la barra inferior que nos facilita el movernos por la Hoja del Clculo.
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LECCION 7
Seleccionar Filas y Columnas
Marcar o seleccionar un conjunto de celdas es muy til para realizar de forma conjunta
operaciones sobre ese grupo de celdas. Por ejemplo para dar un nuevo formato a un
gran grupo de celdas es mucho ms rpido marcar el grupo y aplicar a todas a la vez
el nuevo formato.
Para seleccionar una fila pulsamos sobre el nmero que designa la fila. Y si
queremos seleccionar varias filas mantenemos pulsado el botn y nos
desplazamos. Por ejemplo vamos a seleccionar las filas 4,5 y 6.
SELECCIONAR COLUMNAS
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LECCION 8
Seleccionar Bloques de celdas
Escoger un conjunto de celdas
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LECCION 9
Introducir Datos y Cambiarlos en la Hoja de Trabajo
REALIZAR CORRECCIONES
Para cambiar el contenido de una celda que ya he confirmado:
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Por ejemplo he escrito PRESUPUESTO ANUAL pero descubro que tenia que poner
PRESUPUESTO MENSUAL
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LECCION 10
Dar Formato a los Datos introducidos
Tenemos que seleccionar las celdas sobre las que queremos aplicar el formato.
Anteriormente vimos como seleccionar celdas. Por ejemplo hemos introducido
los datos de nuestro presupuesto mensual y marcamos las celdas a las que
deseamos dar formato.
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LECCION 11
Ejemplo de Formato
A) Vamos a poner una lnea de contorno, es decir un recuadro alrededor de varias
celdas.
Pulsamos sobre Formato y Celdas una vez que tenemos seleccionadas las
celdas sobre las que queremos aplicar el formato.
Y Pulsamos Aceptar
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D) Vamos en nuestro ejemplo a poner de color azul las letras correspondientes a los
conceptos de gastos.
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Hemos cambiado el tamao de las columnas para visualizar las palabras completas.
Como vimos anteriormente para cambiar el tamao de las columnas nos situamos con
el cursor entre las letras que designan las columnas y manteniendo pulsado el botn
del ratn nos movemos.
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LECCION 12
Formulario Formato de Celdas
Las opciones de formato como vimos pueden ser activadas igualmente desde la Barra
de Men
Celdas.
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Podemos cambiar el aspecto de las lneas que delimitan las celdas utilizando la
pestaa Bordes y seleccionando por ejemplo unas lneas ms gruesas.
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LECCION 13
Alinear los Datos
Podemos llegar a las instrucciones para cambiar la alineacin por varios caminos. Por
ejemplo con los mismos datos que escribimos anteriormente ahora:
A) Los nmeros los vamos a centrar con respecto a su celda.
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Y el resultado
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LECCION 14
Guardar y Recuperar los Archivos
GUARDAR LOS ARCHIVOS
Tenemos varias opciones para guardar el trabajo que hemos realizado en la hoja de
clculo.
Guardar como
Y pulsamos Guardar
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Y hacemos doble clic sobre el fichero que deseamos abrir. Si el fichero que
deseamos abrir no se encuentra el el listado que aparece nos movemos por los
diferentes directorios para encontrarlo.
Si el archivo que deseamos abrir ha sido uno de los ltimos que hemos
archivado con Excel al final del men Archivo puede aparecer.
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LECCION 15
Operaciones Numricas
REALIZAR OPERACIONES NUMERICAS
Excel es una hoja de clculo y como su nombre indica su funcin fundamental es
trabajar con grandes volmenes de nmeros y realizar clculos numricos.
Sumar nmeros.
Comenzamos con el signo igual. Todas las frmulas comienzan con el signo
igual para indicarle al programa que se trata de una funcin y no de un texto.
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EJEMPLOS
Vamos a sumar 34 que colocaremos en la celda A1 y 56 que colocaremos en B1.
Vamos a escribir nosotros la frmula.
Marcamos las celdas que contienen los nmeros y dejamos celdas libres en la
columna y fila siguientes.
Y el resultado es que:
Los primeros cuatro nmeros de la columna C son el resultado de sumar los dos
nmeros de cada fila.
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LECCION 16
Operadores matemticos
Las operaciones matemticas fundamentales pueden realizarse directa y fcilmente
con el programa Excel.
SUMAR
Para sumar directamente varios nmeros:
Por ejemplo vamos a sumar 2+2. Elegimos una celda y escribimos =2+2 y pulsamos
Enter en el teclado.
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Las potencias
Sumas y restas.
EJEMPLO
Realizar la operacin 4*(4-3)
NO es 4 por 4 menos 3 que dara como resultado 13
Sino que primero se calcula el parntesis 4-3 que da como resultado 1 y se multiplica
por 4.
Por tanto el resultado es 4
EJEMPLO
Cul es el resultado de la operacin 4+5*2-7*(2+3)^3 ?
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LECCION 17
Funciones
Las anteriores frmulas utilizan los operadores matemticos normales, mientras que
las funciones nos permiten utilizar una amplia variedad de parmetros. Las funciones
son frmulas predefinidas, que utilizan ciertos valores denominados argumentos.
Por ejemplo la funcin que nos permite realizar la suma de los nmeros introducidos
desde la casilla A1 a la C3 queda como =SUMA(A1:C3) donde:
Comenzamos la funcin con el signo igual "=" para indicar al programa que se
trata de una funcin.
En este curso en los primeros ejemplos estamos utilizando como argumentos de las
frmulas referencias de celdas. Pero en general los argumentos pueden ser nmeros,
texto, valores lgicos, matrices o referencias de celdas.
Las
funciones
adoptan
la
=FUNCION(argumento1;argumento2;argumento3...), donde
encuentran separados por punto y coma.
forma
de
los argumentos se
Por tanto para sumar los nmeros introducidos en las celdas A1, A2, A3 y A4 tenemos
varias posibilidades
=SUMA(A1;A2;A3;A4)
=SUMA(A1:A4)
Sumamos mediante el
operador matemtico suma
u escribiendo todas las
celdas
=A1+A2+A3+A4
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EJEMPLO
Vamos a partir de los datos que aparecen en la siguiente imagen. Vamos a utilizar dos
funciones:
Una funcin para calcular que cantidad corresponde a las ventas ms bajas de
un mes y zona.
Vamos a utilizar primero la funcin Autosuma que conocemos para calcular los
totales. Para sumar la primera columna la funcin quedara =SUMA(B4:B7)
Independientemente del clculo anterior vamos a calcular el mes y la zona al que
corresponden la ventas ms bajas utilizamos la funcin Mnimo que se designa por
MIN.
Vamos a calcular el mnimo de los datos mensuales sin incluir los totales Por tanto el
argumento es la zona de datos sobre la que deseamos calcular el mnimo. Es decir
desde B4 a C7 por lo que el argumento se escribe (B4:C7)
La funcin queda =MIN(B4:C7)
Escribimos la funcin en la celda B11
Y el resultado se muestra en la siguiente imagen.
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Una de las cuestiones ms interesantes de las Hojas de Clculo es que nos permite
cambiar los datos y las funciones recalculan los resultados teniendo en cuenta los
nuevos datos. Por ejemplo vamos a sustituir el nmero 122,00 que aparece en la celda
C7 por el nmero 350 y comprobaremos como afecta a la suma de su columna y al
resultado mnimo de ventas.
Y el resultado es que la suma de la columna de febrero refleja el cambio que hemos
efectuado y la funcin mnimo tambin.
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LECCION 18
Insertar Funcin
El programa Excel cuenta con gran nmero de funciones predefinidas a las que se
accede fcilmente partiendo del botn Pegar Funcin.
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LECCION 19
Crear series
Si necesitamos escribir una serie de nmeros o una serie de trminos como Enero,
Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio el programa Excel nos facilita la creacin de modo
muy rpido de la serie.
Vamos a generar la serie con los meses del ao.
Cuando aparece una crucecita negra manteniendo pulsado el botn del ratn
nos desplazamos a las celdas donde queremos que se escriba el resto de la
serie.
Y el resultado cuando soltamos el botn ser una serie con tantos trminos como
casillas marcamos. En nuestro ejemplo hemos marcado solamente dos celdas, pero
igual podemos escribir todos los meses del ao de forma automtica.
Marcamos las dos casillas y nos situamos en la esquina de las celdas marcadas
y aparece una crucecita negra.
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LECCION 20
Copiar
La secuencia para copiar el contenido de una o varias celdas, en las que la informacin
ya esta introducida y reproducirlas en otras:
1. Lo primero es seleccionar las celdas que vamos a copiar. Marcamos la celda o
las celdas donde se encuentra la informacin que deseamos copiar.
2. Emplear el comando Copiar. Disponemos de varias opciones para llegar al
comando copiar.
Partiendo del
Comando Edicin de la
Barra de men
Pulsando el Botn
DERECHO del ratn.
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EJEMPLO
Vamos a escribir la palabra "gastos" en la celda A2 y a continuacin en vez de escribir
la palabra de nuevo la vamos a copiar en las celdas A4, A5 y A6.
Pulsamos el botn DERECHO del ratn y del men que aparece seleccionamos
Copiar. El contorno de la celda se pone intermitente.
Pulsamos el botn DERECHO del ratn y del men que aparece seleccionamos
pegar.
Y el resultado muestra las tres celdas donde hemos copiado el contenido de la A2. En
la imagen la celda activa es la A6 como se muestra tambin en la Barra de frmulas
que muestra el nombre de la celda activa y su contenido.
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Marcar la celda
Nos situamos en la esquina de la celda para que aparezca una crucecita negra.
EJEMPLO
Introducimos la palabra ingresos en la celda C2 y vamos a copiar la palabra a las
celdas C3, C4, C5 y C6.
Cuando aparece la crucecita negra, manteniendo pulsado el botn del ratn nos
movemos hasta C6.
Y el resultado
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LECCION 21
Copiar Frmulas
Una operacin frecuente cuando se trabaja con una Hoja de Clculo es copiar las
frmulas introducidas para utilizarlas en otra parte de la Hoja de Clculo.
Para copiar una frmula se emplea el mismo mtodo de Copiar y Pegar. Por tanto:
1. Seleccionamos las celdas donde se encuentra la frmula que deseamos copiar.
2. Pulsamos el comando Edicin y Copiar
3. Marcamos las celdas donde queremos copiar la frmula
4. Pulsamos Edicin y Pegar
EJEMPLO
Tenemos unos nmeros en la columna A que queremos sumar a los nmeros de la
columna B.
Se trata de sumar el nmero de la celda A1 y el nmero de B1 y el resultado ponerlo
en C1. Sumar el nmero de la celda A2 y la celda B2 y el resultado ponerlo en la C2. Y
as con todas las filas de nmeros.
Partimos de los nmeros que se muestran en la primera imagen.
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LECCION 22
Copiar el nmero de una celda pero no la frmula
Hemos visto que por el procedimiento ms sencillo de copiar y pegar si una celda tiene
una frmula lo que se copia es la frmula y no el valor o el resultado de la frmula.
En ocasiones deseamos copiar el resultado de una frmula que esta en una celda pero
no la frmula en si.
Los pasos a seguir para copiar el valor de la celda son:
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Y el resultado es que ahora en la celda C2, en vez de aparecer la suma de los dos
nmeros anteriores de la fila, aparece el nmero 9 que hemos copiado de la celda C1.
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LECCION 23
Copiar Formato
Otra opcin de copiado consiste en copiar el formato de una celda a otras. Por ejemplo
si tenemos definido un cierto tipo de letra, fondo, tamao de la letra, negrita en una
celda y queremos utilizar el mismo formato en otras.
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EJEMPLO
En la celda A1 tenemos escrito Casa con un formato de tipo de letra, tamao, negrita y
fondo amarillo. Queremos copiar esas caractersticas de formato a las celdas A2, A3 y
A4 sin tener que repetir todos los pasos para dar formato a cada celda.
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LECCION 24
Mover
Para quitar la informacin que hemos introducido en una zona de la Hoja de clculo y
ponerla en otra, podemos utilizar el comando Cortar.
Para mover la informacin introducida en celdas, columnas o filas.
Pulsamos Pegar
Si pegamos sobre una zona que contiene informacin, la misma la borramos al pegar
una nueva informacin encima.
Si nos hemos equivocado al pegar o en cualquier otra accin, un botn muy til y
seguramente uno de los ms utilizados es el botn de Deshacer que encontramos a
continuacin en la barra Estndar.
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EJEMPLO
Vamos a mover el contenido de la columna A y colocarlo en la columna C.
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LECCION 25
Los grficos
Es fcil realizar grficos partiendo de unos datos con el Asistente de grficos.
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En el siguiente cuadro tenemos que definir de donde se toman los datos para
realizar el grfico. En este caso hemos marcado desde el principio las celdas
desde las que se tomarn los datos para dibujar el grfico. Y aparece bien
definido el rango de celdas desde el que se tomarn los datos. Si las celdas que
aparecen a continuacin de Rango de datos, no corresponden a las que
contienen los datos de grfico debemos escribir el rango correcto.
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LECCION 26
Modificar grficos
Adems de poder realizar cambios en los grficos modificando los valores que se
encuentran vinculados al grfico, podemos modificar el formato. Es fcil cambiar la
visualizacin del grfico.
Comenzamos cambiando el rea de grfico.
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Del mismo modo, es decir marcndolo y pulsando el botn DERECHO del ratn
podemos activar el men para realizar cambios en la Leyenda. En nuestro
ejemplo seleccionamos cambiar el Formato de leyenda.
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Hemos analizado algunas de las opciones para cambiar los grficos pero
indudablemente los men permiten otras mltiples posibilidades como borrar
una parte del grfico como vemos en la siguiente imagen.
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LECCION 27
Aadir Dibujos
Una forma fcil de aadir dibujos como flechas o cuadrados es utilizar la Barra de
Dibujo.
Si nuestra pantalla no muestra en la parte de abajo la Barra de Dibujo la podemos
activar seleccionando en la Barra superior Ver y pulsando sobre Barras de
herramientas y Dibujo
Desde esta barra podemos acceder a mltiples figuras grficas predefinidas como
diferentes tipos de flechas.
Pulsando sobre Autoformas accedemos a diferentes tipos de flechas.
Una vez dibujadas podemos cambiar la orientacin de las flechas mediante el comando
Dibujo de la Barra de Dibujo
Pulsamos Dibujo
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En la imagen vemos los botones de la Barra de herramientas que tenemos que pulsar
y como la flecha que apuntaba a la derecha ahora apunta arriba.
Podemos dibujar
directamente un
rectngulo o crculo desde
el botn de la Barra de
Dibujo
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LECCION 28
insertar
INSERTAR CELDAS
INSERTAR COLUMNAS
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INSERTAR FILAS
Nos situamos a la altura donde queremos aadir una fila. La fila se aade arriba
de donde estamos.
Pulsamos Insertar
Pulsamos Insertar
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LECCION 29
Eliminar
ELIMINAR CELDAS
Y sobre Eliminar
En el cuadro que aparece marcamos si deseamos que las celdas que ocuparan
el lugar que hemos borrado se desplacen desde la derecha o izquierda y
pulsamos Aceptar
ELIMINAR COLUMNAS
ELIMINAR FILA
Pulsamos Edicin
Pulsamos Eliminar
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ELIMINAR HOJA
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LECCION 30
Ortografa
Mediante la verificacin ortogrfica podemos comprobar los errores del texto.
ortogrfica
desde
el
comando
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Y seleccionamos Autocorreccin
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LECCION 31
Imprimir
Antes de imprimir la pgina suele ser necesario Configurar la pgina para definir
cuestiones como la orientacin, los mrgenes y poner un ttulo de cabecera
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