Professional Documents
Culture Documents
POJĘCIA
URZĄD ADMINISTRACYJNY – (w świetle organizacji pracy) w znaczeniu ścisłym,
oznacza zorganizowany zespół osób i środków materialnych przydatnych organowi do
pomocy w wykonywaniu jego zadań i kompetencji (tzn. przydatne osoby i środki materialne ’
przydać ’ dać w używanie środków materialnych ’ do realizacji i do wykonywania zadań).
Urzędem administracyjnym jest:
Urząd gminy, powiatu, także jednostki organizacyjne występujące pod innymi nazwami np.
biuro kancelaria (Sejm, Prezydent, ministrowie, pełnomocnicy rządowi itp.).
AKTY ADMINISTRACYJNE – jest to dowód działania organu lub osoby w jego imieniu:
- Decyzje – obejmuje całą merytoryczną część dotyczącą danego problemu. Wydawana jest
na podstawie przepisów. Musi być dodatkowe uzasadnienie tej decyzji. O zamiarze podjęcia
decyzji osoba zainteresowana musi być powiadomiona.
- Zezwolenia – różnica między decyzja a zezwoleniem; zezwolenie – wydawane jest też na
podstawie przepisów, ALE jest to jednorazowa czynność.
- Koncesje – jest upoważnieniem dla zainteresowanego; np. koncesja na sprzedaż alkoholu.
- Ugody – musi zawierać podstawy prawne. Może być: krótko i długofalowa, pisemna, ustna.
- Związki komunalne – (związki gmin) – powoływane są do realizacji pewnego celu np.
wodociągi, drogi, szkoły, przedszkola. Mają własną (oddzielną) dokumentację.
} W administracji nie może być zakazu podejmowania decyzji. Np. zakaz palenia papierosów
w urzędzie ’ musi być oznaczone i udokumentowane.
- rozkaz –
- nakaz –
Pojęcia:
Dokument – jest to potwierdzenie tożsamości sprawy. Dotyczy jednego podmiotu.
Dokumentacja – informacja o podmiocie. Wszystko co jest związane z podmiotem.
Plik dokumentów
Akta sprawy – jest to pojęcie sądownicze, może wynikać z postępowania administracyjnego i
sądowego. A sąd w danej sprawie jest podmiotem.
OR – I – 1012/1/02
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
jest najważniejszym dokumentem w organizacji pracy, ponieważ zawiera strukturę
wykonywania organizacji pracy. Jest to dokument wewnętrzny i służy danej organizacji, w
której powstał. Wprowadzany jest zarządzeniem, który może być wydany tylko przez szefa
danej organizacji (kierownik, dyrektor, prezes). Bez regulaminu organizacyjnego nie ma
możliwości zorganizowania stanowisk pracy.
Regulamin organizacyjny
I Postanowienia ogólne i wstępne.
Regulamin organizacyjny określa:
1. Zasady kierowania urzędem – zawiera proambułę – zasady kierowania urzędem; np.
urzędem kieruje burmistrz – i są zawarte obowiązki burmistrza: kierowanie posiedzeniami
zarządu, podejmowanie decyzji administracyjnych itp.
2. Zasady i tryb postępowania, opracowywania i wydawania aktów prawnych – kto i na jakiej
podstawie, jakie wydaje dokumenty w urzędzie? Kto ma prawo ma prawo wydawać decyzje
(dyrektor, wójt, burmistrz, prezydent, starosta), np. dyrektor wydziału działa z upoważnienia
burmistrza; zastępca burmistrza … Jakie pieczęcie są stosowane ’ w regulaminie
organizacyjnym powinny być odbite wzory pieczęci, które obowiązują. Dotyczy
dokumentów: wewnętrznych, zewnętrznych, archiwalnych; podział na dokumenty w
odpowiedniej symbolice. Z zasad tych wynika zakres obowiązków dla poszczególnych
pracowników.
3. Zasady planowania pracy – jest to określenie treści zadań, które są do wykonania w danej
jednostce czasu. Są ściśle określone odpowiednimi przepisami. (Polecenie służbowe ’ nie
ma!!! Bezprawnymi są stwierdzenia: szef ma prawo do wydawania poleceń służbowych czy
też szef ma prawo do przymuszenia…).
4. Zasady podpisywania pism i decyzji – kto ma jakie prawa do podpisywania określonych
dokumentów. Dokument podpisany przez niewłaściwą osobę traci moc z chwilą stwierdzenia.
Decyzję podpisuje szef. Decyzje administracyjne są ważne, są równoznaczne z wyrokiem
sądu. od decyzji i wyroku sądu można się dowołać. Podjęta decyzja musi być przesłana do
wszystkich zainteresowanych stron; zawiera: uzasadnienie, strony, klauzule prawne,
proambyłę prawną.…
5. Organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania spraw obywateli w urzędzie –
regulamin organizacyjny musi określać – kto i w jakim zakresie pracuje z petentem. Z
regulaminu organizacyjnego wynika ścieżka krytyczna petenta lub ścieżka krytyczna
dokumentu (drogę dokumentu).
Regulamin organizacyjny nie jest dokumentem tajnym!!!
6. Organizacje wewnętrzną urzędu – powinna być przejrzysta, klarowna, czytelna (np. tablice
informacyjne). Stanowiska (nazewnictwo) powinny być dla petentów czytelne.
7. Organizację działalności kontrolnej – kontrola:
- zewnętrzna – urząd skarbowy, NIK,
- wewnętrzna – może być powołana specjalna komórka do sprawowania kontroli.
Zadaniem kontroli jest określenie stanu na dany czas (datę), oraz zaproponowanie poprawy
(czas i metody poprawy). O tym kto ma prawo do kontroli powinno być określone w
regulaminie organizacyjnym; może to być instrukcja kontroli zewnętrznej i wewnętrznej.
Motywacja do pracy
- zachęcanie – wywieranie wpływu, inspirowanie, stymulowanie ludzi, dawanie im powodów
do dobrego wykonywania swojej pracy (zachęcanie ’ system);
- sprawianie by ludzie czuli ochotę do pracy i wykonywali ja z przyjemnością.
Zachęcanie ’ proces motywacyjny.Sprawianie ’ urządzenie, czynność.
Motywacja ’ to siła pociągająca do działania. Kiedy dane działanie zostaje zakończone może
zanikać.
Potrzeba jako element wyzwalający motywację (nie narodzi się bez potrzeby i tworzy pewną
potrzebę).
Siła pchająca ludzi do działania jest płytka ’ to wówczas motywacja mija.
1. potrzeby podstawowe: pożywienie, odzienie, schronienie itp.; tu zaczyna się walka o
stanowisko pracy;
2. potrzeby średnie: stabilna praca, dobre warunki, rozsądna płaca;
3. potrzeby wyższe: motywuje ludzi w sposób trwały. Są to:
· przynależność do grupy,
· status społeczny ’ chęć bycia kimś w grupie. Jest bardzo ważny. Człowiek usunięty z
odpowiedniego stanowiska jest nieszczęśliwy (jest to potrzeba psychiczna, osobowościowa a
nie tylko moralna),
· kontrola nad własnym życiem ’ status społeczny, przynależność do grupy – wymusza
samokontrolę nad własnym życiem,
· samorealizacja,
· duma i satysfakcja,
· rozwój osobisty.
Ludzi w sposób trwały motywują potrzeby wyższe.
NAGRODA I KARA
Konkretny poziom zachowania (wydajność pracy) – wynagradzany w konkretny sposób. Jest
to motywacja do wysiłku w celu osiągnięcia pożądanego wyniku i wydajności.
Duch zespołowy pracowników a we wszystkich formacjach są grupy formalne i nieformalne ’
trzeba brać pod uwagę istnienie grupy nieformalnej (trzeba się z taką grupą liczyć):
- praca w grupie (bezpieczeństwo);
- rozłożenie odpowiedzialności ;
- rozłożenie norm wydajności przez grupę ’ ustalenie norm wydanych przez grupę ‘ normy,
które są zawyżone, wówczas grupa może wywrzeć wpływ na zmianę tej sytuacji;
- umiejętność przynależności do grupy ’ nie ma w grupie przyjaźni obwarowanej
uwarunkowaniami;
- osobista satysfakcja z przynależności ’ występuje gdy spełnione są powyższe 4 pkt. to w
takiej grupie chce się być.
METODOLOGIA
Jak motywować do osiągnięcia lepszych wyników w pracy?
zadanie domowe
Jak motywować samego siebie?
Zrób listę wszystkich rzeczy i osób, które Cię motywują.
Podziel ją teraz wg następujących kategorii:
- ludzie, którzy Cię motywują;
- elementy organizacji, w której pracujesz, które Cię motywują;
- elementy Twojej pracy, które Cię motywują (motywacja zadaniowa);
- elementy współżycia ze współpracy (motywacja społeczna),
- dziedziny, w których motywuję sam siebie, niezależnie od powyższych dziedzin.
Z tej listy powinno wynikać:
- czy Twoja motywacja jest oparta bardziej na czynnikach zadaniowych czy ludzkich?;
- w jakim stopniu potrafię motywować sam siebie?
Spróbuj opisać samego siebie w 5 linijkach, szczególną uwagę zwracając na Twoje dobre
strony.
Literatura:
· Adam Grypner – „Organizacja pracy w urzędzie” – Fundacja Rozwoju Demokracji,
· Jacek Sobek – „Praca z klientem w urzędzie” - Fundacja Rozwoju Demokracji.