MANUAL DEL USUARIO

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CONTENIDO
Barra de Herramientas __________________________________________________ - 4 Barra de Men Auxiliar __________________________________________________ - 6 Men Principal _________________________________________________________ - 7 Parmetros. _______________________________________________________________________
Procesos. _________________________________________________________________________
Reportes. _________________________________________________________________________
Cierre. ___________________________________________________________________________

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Parmetros ____________________________________________________________ - 9 Global _____________________________________________________________________ - 9 Grupo Contable ____________________________________________________________ - 10 Proveedores _______________________________________________________________ - 11 -

Procesos _____________________________________________________________ - 12 Entrada de Movimientos _____________________________________________________ - 12 Reporte de Movimientos Pendientes ___________________________________________ - 13 Actualizacin de Movimientos ________________________________________________ - 14 Aplicacin de Movimientos con Saldo a Favor ____________________________________ - 15 Liberar Referencia __________________________________________________________ - 16 -

Consultas ____________________________________________________________ - 17 Estado de Cuenta ___________________________________________________________ - 17 Historial de Documentos _____________________________________________________ - 18 -

Reportes _____________________________________________________________ - 19 Saldo de Documentos _______________________________________________________ - 21 Listado de Movimientos por Tipo de Documento _________________________________ - 21 Facturas Vencidas __________________________________________________________ - 21 Estado de Cuenta ___________________________________________________________ - 22 Antigedad de Saldos _______________________________________________________ - 22 -

Cierre _______________________________________________________________ - 23 Reporte de revisin por cuenta contable ________________________________________ - 23 Generacin del Asiento ______________________________________________________ - 23 -2-

Cierre Mensual_____________________________________________________________ - 24 -

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Barra de Herramientas
Tambin llamada TOOLBAR, nos brinda un conjunto de ICONOS que nos
permiten interactuar con las pantallas y objetos dentro de ellas.

De esta manera tenemos:

El primer botn/icono (equivale a pulsar F7) nos permite limpiar la
pantalla e incorporar nuestro criterio o parmetro de bsqueda, asimismo los
campos pueden quedar nulos, es decir sin criterio alguno. Se brinda libertad
para incorporar parmetros de bsqueda por cualquier campo sea este
numrico, alfanumrico o carcter y fecha. Tambin se puede utilizar el
comodn porcentaje (%) en los campos de texto, el cual indicar al sistema
que incluya los textos o frases a la izquierda o derecha de dicho comodn. Por
ejemplo: Para buscar la frase PAGO DE, sin importar lo que haya delante de
o despus de tendramos que escribir %PAGO DE%, en este caso los
porcentajes actan como comodines.
El segundo botn/icono (equivale a pulsar F8) se pulsa para recuperar nuestra
bsqueda.

Es el equivalente a usar las flechas direccionales, se usa

para navegar de un registro a otro.
Ubica los registros en: Primer registro, Registro anterior, Registro siguiente y
Ultimo registro, respectivamente.

Nos permite movernos de un bloque a otro. Entiendase bloque, como

una seccin dentro de una pantalla, por ejemplo, la cabecera-detalle aplicada a
una factura.

Nos permite limpiar la pantalla.

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Usado para grabar los datos (equivale a pulsar F10), en el caso que la
pantalla no tenga expresamente un botn especial para GRABAR.

El icono con el smbolo ms nos permite Ingresar un nuevo registro.

El icono con el smbolo equis nos permite Borrar un registro.

Nos brinda lista de valores para el campo que as lo requiera (equivale a

pulsar F9). Una buena manera de saber si el campo tiene LOV (Lista de
valores) es fijndose en la barra de estado, que es la barra inferior de la
pantalla, en el borde izquierdo. Cuando el campo tiene lista de valores el
sistema presenta una etiqueta con la frase List of Values.

Muestra un detalle de los accesos directos va teclas de funcin.

Nos permite salir o cerrar la pantalla o el sistema.

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Barra de Men Auxiliar

Men que nos sirve de utilitario y nos ofrece algunas herramientas de edicin y
apoyo. En alguna medida, complementa a la Barra de herramientas.

NOTA
El submen Ayuda, cuenta con la opcin Desplegar Error, la cual
muestra con exactitud el cdigo del error en el caso de la ocurrencia
de alguno.
Resulta de mucha utilidad para informacin de los tcnicos del
sistema.

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Men Principal

El men principal agrupa funcionalmente las opciones de parametrizacin y/o

seteo general, mantenimiento de tablas, procesos (movimiento de activos) y
generacin de asientos, de acuerdo al marco de la Ley de Municipios y las
normas estipuladas en la Ley de la Contralora General de la Repblica (CGR).
El Sistema de Activos Fijos tiene como objetivo facilitar el registro
identificacin, control, ubicacin, y vigilancia de los Bienes Municipales de
dominio particular y permitir que la Contralora General de la Repblica realice
los controles que la Ley de Municipios le faculta en su artculo 45.
La Normativa Presupuestaria en su artculo 11 inciso 11.6 establece que las
Municipalidades deber llevar el Inventario Fsico de los Bienes Municipales.
Todos aquellos bienes propiedad de la municipalidad deben ser registrados
para su control y proteccin.

El circuito aplicado es:

Parmetros.

Agrupa los seteos globales, la jerarqua de clasificacin y el

registro del activo.

Procesos.

Agrupa los principales procesos que opera el sistema.

Reportes.

Agrupa catlogos e informes relativos a la depreciacin de

activos agrupados por distintos atributos.

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Cierre.

Envo del comprobante contable de los movimientos

(nuevos ingresos, traslados, revalorizaciones) y la
depreciacin hacia el Sistema de Contabilidad.

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Parmetros
Global

Definicin de atributos de uso general del sistema, control del ao y mes en

proceso, la clase de cambio que gobernar las transacciones o movimientos y
el cdigo de diario de movimientos.

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Grupo Contable

Los grupos o clase de proveedores son los que establecen el vnculo con la
contabilidad. A cada grupo de proveedores le pertenece una cuenta contable.
Cada grupo de proveedores puede ser organizado de acuerdo a la prctica de
cada institucin.
Para aquellas cuentas definidas en dlares, la cuenta contable tambin debe
estar definida en esta moneda. Recuerdese que al tener definida una cuenta
contable en dlares el Sistema de Contabilidad realizar al cierre de mes el
asiento de Diferencial Cambiario.

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Proveedores

Ficha de los proveedores naturales y jurdicos registrados en la institucin. Los

campos definidos en azul son necesarios en dependencia del tipo de persona.

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Procesos
Entrada de Movimientos

En el sistema de cuentas por pagar, por lo general se realizan todas las

provisiones y/o registros de facturas, estos registros no afectan al presupuesto
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por lo que no necesitan vincularse a una Solicitud Presupuestaria, es decir la

provisin nicamente afectar la contabilidad general o patrimonial, no as la
presupuestaria.
Al realizar el cheque y cancelar la provisin o factura del proveedor, est se
debe vincular a una Solicitud Presupuestaria a efectos que con el pago se
afecte el presupuesto.
En caso de utilizar cancelaciones del pasivo sin afectar bancos, por ejemplo al
realizar un canje con los impuestos municipales, este se realiza mediante el
uso del documento Nota de Dbito (D) y se debe vincular con Solicitud
Presupuestaria. Asimismo, en el bloque de Referencias se realiza el vnculo
con las facturas o notas de crdito, de esta manera se vincula el Dbito con la
cancelacin de los pasivos.
En el bloque de Distribucin Contable se registra la partida doble, el sistema
afectar la cuenta del proveedor en funcin de la naturaleza del documento. Si
se seleccion Solicitud Presupuestaria automticamente se completarn los
campos de la categora programtica.

Reporte de Movimientos Pendientes

Presenta el detalle de los movimientos pendientes de actualizar.

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Actualizacin de Movimientos

Los movimientos pueden ser modificados siempre que se encuentren en estado

Pendiente. El proceso de actualizacin cambia el estado del movimiento de
Pendiente a Actualizado.
La actualizacin puede ser realizada para todos los proveedores o un
proveedor en particular, en el campo N de proveedor se dispone de LOV(F9).
Asimismo se puede filtrar por un documento o rango de documentos.

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Aplicacin de Movimientos con Saldo a Favor

Eventualmente pueden existir movimientos (Notas de Dbito o Cheques) que

tengan saldo a favor (saldo no aplicado), esto es dbitos que en su momento
no se relacionaron con crditos o que producto de un error en la aplicacin,
sta se liber de referencia y qued nuevamente con saldo para aplicar. Esta
pantalla permite la aplicacin de cada cheque o dbito con las facturas o
crditos.

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Liberar Referencia

Desaplica las referencias establecidas entre un cheque o nota de dbito y las

facturas o nota de crditos. Es decir, restablece el saldo de los documentos.

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Consultas
Estado de Cuenta

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Historial de Documentos

El historial de documentos muestra el saldo del documento consultado y si este

tiene o est referenciado. En el ejemplo se muestra que la factura consultada
fue cancelada con el cheque n347.

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Reportes

Todos los reportes cuentan como Utilitarios la barra de herramientas arriba

mostrada.
Activa la ventana de Impresin. Espera confirmacin de la impresora, el
intervalo de impresin (cules pginas) y nmero de copias a imprimir.
Permite formatear o seleccionar el formato o tamao del papel, tamao y
mrgenes.
Opcin disponible cuando se cuenta con un servidor de correos (mail
server) y se utiliza para enviar y compartir reportes va email. En caso de no
contar con esta opcin, lo que se hace es convertir el reporte en formato PDF y
luego este atacharlo en el email.

Para convertir el reporte en PDF, debe seleccionarse del men auxiliar

FileGenerate to File PDF, seguidamente el sistema preguntar dnde se
desea guardar el archivo y con qu nombre.

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Duplica el reporte en otra pantalla.

Cierra el reporte y nos devuelve a la pantalla inicial.
Zoom, el primer icono permite ampliar la imagen del reporte, el
segundo icono reduce el tamao de la imagen.

El primer icono avanza a la primera pgina.

El segundo icono nos permite ir retrocediendo de pgina en pgina.
El tercer icono permite ir avanzando de pgina en pgina.
El cuarto icono avanza a la ltima pgina del reporte.
El campo Page nos indica el nmero de pgina actual y tambin permite
digitar un nmero de pgina especfico.

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Saldo de Documentos

Listado de Movimientos por Tipo de Documento

La seleccin se realiza por un rango de fecha y uno o todos los documentos.

Facturas Vencidas

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Estado de Cuenta

Uno de los reportes ms utilizados, muestra un resumen de los movimientos

del proveedor y el detalle de documentos que conforman el saldo. En su
presentacin de Resumen sirve como auxiliar de la contabilidad.

Antigedad de Saldos

Estratificacin del pasivo de acuerdo a rangos definidos por el usuario, los

valores por defecto son 30, 60, 90 y 120 das.

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Cierre
Reporte de revisin por cuenta contable

Muestra un detalle de los documentos que afectaron determinada cuenta

contable.

Generacin del Asiento

Traslada a la Contabilidad la distribucin contable o asiento de los movimientos

(facturas, notas de dbito, notas de crdito) realizados en el ao y mes en
curso. La distribucin contable de los cheques que afectan cuentas por pagar lo
realiza el Sistema de Bancos.
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Cierre Mensual

Para la ejecucin de este proceso, el sistema valida que se haya realizado la

actualizacin de todos los movimientos, es decir que no existan documentos
pendientes de actualizar.
El proceso de cierre mensual cambia el ao y mes en proceso y actualiza las
tablas histricas del sistema.

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