2.1.1 Que es organizar?

Es un proceso de asignar responsabilidades a los colaboradores de acuerdo a

sus habilidades dentro de una estructura para el logro de los objetivos.
En resumen organizar es una herramienta para realizar los objetivos de la
planeacin, mediante la adecuada utilizacin de la gente, colocada en la
estructura correcta.
2.1.2- Caractersticas organizacionales
Objetivo:
Implica la existencia de metas definidas para guiar las actividades del
centro de cmputo y para evaluar y controlar su operacin.
Especializacin:
Concentracin de actividades similares por rea, evitando duplicidad de
funciones
Y costos.
Coordinacin:
Logar un efecto sinrgico del esfuerzo de las reas del centro de
cmputo.
Autoridad:
Delegacin de poder para la toma de decisiones a los niveles que se
requiera.
El poder de tomar decisiones consistentes al trabajo que se ejecuta.
Responsabilidad:
Asignacin de responsabilidades para el logro de los objetivos.
Caractersticas de los objetivos
Medibles:
Permite que el personal sepa con exactitud lo que se espera de l y al
administrador le facilita la evaluacin y control de resultados.
Factibles:
Objetivos inalcanzables conducen a la frustracin de los empleados y
administradores
No-contradictorios:
Metas conflictivas generan confusin y por ende baja productividad.
Relevantes:
Los beneficios perseguidos deben coadyugar al logro de las metas
organizacionales.
Clasificacin de los objetivos
Orientados al usuario
Oportunidad: Obtener los resultados cuando se requiere.
Calidad: obtener los resultados como se requieren.
Orientados al centro de computo

 Eficiencia: obtener la mxima productividad con los recursos

disponibles.
Seguridad: maximizar proteccin dentro de los limites
econmicos de los recursos computacionales
Costos: minimizar costos de procesamiento, manteniendo la
calidad y oportunidad requerida por el usuario.
Desempeo: mantener al personal motivado para que pueda
alcanzar su mximo desempeo.
2.1.3 Guas de estructuracin
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Establecimiento de objetivos
Definicin de especialidades
Coordinacin de jerarqua de autoridad
Unidad de mando
Rango de control
Minimizacin de niveles

2.1.4 Tipos de estructuras

Funcional: este tipo de estructura es dividida por tipo de actividades
funcionales, es decir agrupacin x funciones.
Ventajas:
Especializacin de funciones
Economa de escala
Bajos costos
Desventajas:
Los resultados especficos se anteponen a los globales
Se concentra la responsabilidad del centro de cmputo en
una sola persona
Divisional: La estructura organizacional se agrupa de acuerdo a las
actividades del departamento.
Ventajas:
Orientada a resultados
El personal conoce las metas (DEL AREA)
Mayor calidad en el servicio
Mayor satisfaccin usuario
Desventajas:
Duplicidad de informacin
No hay cooperacin entre divisiones
Altos costos

Proceso de datos distribuidos

Varios centros de cmputo estn interconectados donde uno de ellos mantiene
la funcin de control y los otros estn dedicados a tareas especficas.
Ventajas:
posee las ventajas de las 2 estructuras anteriores
gran flexibilidad
optimiza el costo-beneficio
abate los costos de comunicacin

2.1.5 Formas de operar un centro de cmputo

Centralizado: Este tipo de administracin, se encuentra que el proceso
se hace en un rea dentro de la misma empresa, pero separado de el
lugar donde si requiere informacin.
Ventajas:
Integracin de la informacin
Proceso de planeacin
Grandes volmenes
Costos bajos
Mayor control
Estandarizacin
Incremento en la uniformidad de equipos de trabajo
Desventajas:
Prioridades
Administracin complicada
Problemas con usuarios
Muchos gerentes son renuentes a dar autoridad a un grupo
central
Descentralizado: es el tipo de organizacin administrativa en que cada
rea funcional o departamento tiene su propio equipo de cmputo y
controla las necesidades y actividades del c.c. atravez de la
administracin del rea a la que se da servicio.
Ventajas:
Procesos operacionales
Proceso de control
Computadoras orientadas
Administracin sencilla
Especializacin del personal
Desventajas:
Duplicidad del sistema
Costos elevados
Falta de uniformidad en la organizacin

Mayor redundancia de archivos y duplicidad de esfuerzos

Centralizados/Descentralizados: todos los departamentos tienen su

computadora terminal y se comunican entre s a travs de una
computadora central
Factores que influyen:
Costos
Tiempo de respuesta
Distancia
Tecnologa
Integracin de la informacin

Comparacin de costos:
concepto
Hardware
Software
Personal
Controles
Administracin
seguridad

central
+
+
+

descentralizado
+
+
+
-

Enfoque para definir la posicin de un c.c.

enfoque
organizacional
Forma de
almacenamiento de la
informacin
Grado de dispersin en
la tecnologa

centralizado
Centraliza todas las
funciones
Base de datos
integrada
Sistemas consolidados

descentralizado
Descentralizacin de
todas las funciones
Archivos individuales
dispersos
Sistemas
completamente
distribuidos

2.2 Guas administrativas

Permite evaluar las acciones gerenciales y mejorar su efectividad.

2.3 - Controles administrativos

2.3.1- generacin de polticas y diseo de procedimientos
Las polticas
por poltica los visitantes que desean ingresar a la campaa deben
registrarse en la caseta de vigilancia
por poltica, todos los maletines del personal y visitantes que salgan de la
compaa tienen que
Ser revisados
El propsito real de las polticas en una organizacin, es simplificar la
burocracia administrativa y ayudar a la organizacin a obtener utilidad
Una poltica tiene razn de ser, cuando contribuye directamente a que
las actividades y procesos de la organizacin logren sus propsitos.
Todas las organizaciones consientes o no de ello, se rigen por polticas
independientes de que estn o no por escrito
Definicin:
Una poltica es:
A) Una decisin unitaria que se aplica a todas las situaciones similares
B) Una orientacin clara hacia donde se dirige todas las actividades de un
mismo tipo
C) La manera consistente de tratar a la gente
D) Un lineamiento que facilita la toma de decisin en actividades rutinarias
E) Lo que la direccin desea que se haga en cada situacin definida
F) Aplicable al 90-95% de los casos las excepciones solo podrn ser
autorizadas por alguien de un nivel superior.

Mtodos y procedimientos:
Un proceso es el conjunto de elementos que interactan para transformar
insumos en bienes y productos terminados.

Un proceso est formado por materiales, mtodos, y procedimientos, recursos

humanos, maquinaria y equipo y el medio ambiente.
Un mtodo:
Es la gua detallada que muestra secuencial y ordenadamente como una
persona realiza un trabajo en algunos mtodos los pasos exactos varan.
Un procedimiento:
Es la gua detallada que muestra secuencias y ordenadamente como dos o ms
personas realizan un trabajo.
Todas las actividades que realiza el hombre estn de manera natural regidos
por los mtodos y procedimientos. Es a travs de ellos que los conocimientos y
las experiencias de las generaciones anteriores.
2.4- Evaluacin y administracin del hardware y software
El objetivo de este tema es describir un procedimiento racional para la
evaluacin y adquisicin del equipo y los programas necesarios en el c.c.
Fases de procedimiento:
1.
2.
3.
4.
5.

Consideracin general
Solicitud de propuesta
Evaluacin de propuesta
Financiamiento de la adquisicin
Negociacin del contrato.

1)- consideraciones generales:

Diversidad de los objetivos de los involucrados

Prestigio e imagen de los administradores
Preferencias no justificadas
Mltiples proveedores
Costos ocultos
Pronsticos de futuras necesidades

2)-solicitud de propuesta

Objetivo de la propuesta
Fecha lmite de recuperacin
Requisitos indispensables
Fecha de conferencia con proveedores
Requisitos deseables
Requisito de soporte

3)- evaluacin de la propuesta

Validar los argumentos del proveedor
Anlisis de propuestas
Verificar referencias de otros instalaciones

4)-financiamiento
Renta
Compra
Renta con opcin a compra
5)-negociacin del contrato

Diseo del sistema

Especificacin bsica del sistema
Preparacin de la instalacin
Responsabilidad
Entrenamiento de personal
Entrega y aceptacin del sistema
Financiamiento
Operaciones generales
Mantenimiento
Miscelneas

Fases de evaluacin del software

a) Formacin del comit de evaluacin

Es lo primero que se integra una vez identificada la necesidad concreta de
algn usuario para la adquisicin
De algn paquete de software. El comit lo forma entre el grupo de
especialidades de c.c. y los responsables del
Proyecto por parte del usuario, que son quienes conocen sus verdaderas
necesidades de informacin.

b) Exposicin del objetivo

Dentro del comit, el usuario dar una pltica detallada sobre los objetivos de
informacin (Para que el personal tcnico capte las verdades necesarias)

c) Anlisis de mercado para el producto software

Una vez comprendidos los objetivos concretos por parte del comit el personal
tcnico har un anlisis de mercado para conocer que producto cubre las
necesidades del proyecto.Para identificar el producto idneo, se deben
considerar los siguientes parmetros de evaluacin.

Parmetros de evaluacin del software

1) alcance practico el producto.

Que cubra en su totalidad los requerimientos el usuario.

2) compatibilidad con el software existente

Que no sea necesario ejecutar cambios salvo que estos cambios sean leves y
no distorsionen la filosofa del producto.

3) sencillez para la explotacin

Que sea sencillo para el usuario y orientado a l (Simplificar el trabajo)

4) mantenimiento para actualizaciones futuras

Que sea flexible y factible de modificar (en parmetros y no el cuerpo de los
programas)

5) sencillez para la instalacin

Que sea sencillo y no se requiera especialistas (si el producto es muy
sofisticado en su instalacin, considerarlo si hay opcin)

6) soporte por parte del proveedor

Que atienda problemas que se presenten (personal capacitado del proveedor)

7) material didctico que proporciona el proveedor

Que se apegue al nivel del usuario (que no contenga tecnicismos)

8) cantidad de usuarios del producto en el mercado

Que sea un punto de referencia con otras instalaciones que lo operan
(Investigar si fue instalado con modificaciones o se opera tal cual)

9) costo de producto
Que sea favorable la relacin costo/beneficio

d) Cotizacin con proveedores

Para lograr una seleccin ventajosa, es recomendable cotizar un mximo de
tres proveedores y que c/u haga una demostracin en lnea (con datos reales)

e) decisin del producto a adquirir

En una junta de trabajo del comit toma la decisin y elabora un documento
oficial firmado por todos los integrantes

f) iniciar trmites de adquisicin.