SOFTWARE DE GESTION DE

MANTENIMIENTO Y REPARACION
ING. MARVIN ALFARO
PLAN DOMINGO
NOVENO SEMESTRE

INGENIERIA
INDUSTRIAL
SEDE CENTRAL

JENNIFER GUADALUPE GODINEZ

RAMIREZ
11-00-0875
MANTENIMIENTO INDUSTRIAL
Viernes 06 de marzo de 2015

SOFTWARE DE GESTIN MANTENIMIENTO:

El software de gestin de mantenimiento, incluido el software PM y el software
de gestin de activos, puede organizar su departamento de mantenimiento,
ahorre una gran cantidad de tiempo y dinero, y haga cada da ms fcil,
independientemente de la industria...
1. Sinopsis
2. Programacin de Mantenimiento
3. rdenes de trabajo
4. Mantenimiento Preventivo (PM)
5. Software de Gestin de Activos
6. Control de Inventario
7. Industrias
8. Informes
9. Gastos de seguimiento

1. Sinopsis
El software de gestin de mantenimiento puede tener un enorme impacto en
su negocio, si usted tiene un departamento de mantenimiento o reparacin de
equipos. Mediante la programacin de mantenimiento preventivo y de
seguimiento de rdenes de trabajo y los gastos, usted puede conocer en breve
su posicin en todo momento.
Ya sea que gestione una flota de vehculos o un departamento lleno de
computadoras, el mantenimiento adecuado desde el principio, significa ms
productividad y menos tiempo de inactividad. El software de mantenimiento le
permite organizar la forma en que se realiza el mantenimiento y garantiza la
mxima productividad.
El Software de gestin de mantenimiento es fcil de usar y permite a los
usuarios presentar sus propias rdenes de trabajo, mientras que los tcnicos
de mantenimiento pueden obtener rdenes de trabajo que la gestin ha
aprobado y enviado por e-mail a ellos. Independientemente de la industria, el
software de mantenimiento le ahorrar tiempo y dinero mediante la
organizacin de todo el sistema de mantenimiento.
Los gastos son siempre una preocupacin en toda la industria y por el
seguimiento de las operaciones de mantenimiento, usted podr ver de un
vistazo cuando el equipo necesita ser reemplazado, en vez de ser reparado una
y otra vez. Tambin puede realizar un seguimiento de toda la informacin sobre
sus activos a travs del software de gestin de activos, tales como garantas,
licencias, marca y modelo, as como cualquier otro dato pertinente.

Los informes pueden ser fcilmente generados en relacin con cada uno de los
aspectos de su software de mantenimiento, tales como gastos, los empleados,
las rdenes de trabajo, inventario, y cualquier otro parmetro pre-definido que
considere necesario.

Al emplear el uso de software de gestin de mantenimiento en su empresa u

organizacin, no slo se harn las tareas necesarias, sino que se hacen de una
manera sensible al tiempo y al dinero y le ayudar a sacar el mximo partido
de sus activos.

2. Programacin de Mantenimiento
El software de gestin de mantenimiento es la forma proactiva de programar el
mantenimiento, por lo que incluso las ms cotidianas tareas no se pasan por
alto, lo que podra provocar reparaciones costosas en el largo plazo. La
programacin y asignacin de mantenimiento de rutina saca el trabajo de
conjetura de simplemente estar esperando que todo este funcionando
correctamente con los tcnicos sobrecargados haciendo lo mejor que pueden,
justo a la altura.

Uno de los motivos por lo que los tcnicos de mantenimiento estn

sobrecargados, es que demasiado a menudo se pasan el da apagando
incendios cuando surgen situaciones de emergencia, cuando muchas de esas
situaciones de emergencia nunca podra haber ocurrido si el mantenimiento de
rutina se habra previsto y llevado a cabo. El software de mantenimiento
convierte las buenas intenciones en rdenes de trabajo con resultados
previstos y fiables.

Los gerentes de mantenimiento y supervisores pueden tomar el control de sus

departamentos de mantenimiento con este tipo de software, no slo a travs
de la organizacin que resulta, sino tambin a travs de inevitables ahorros
que se producen cuando la maquinaria, los vehculos, las computadoras, y
todos los tipos de instrumentos utilizados en el mundo de los negocios son
mantenidos apropiadamente.

El mantenimiento programado regularmente, incluso el tipo que slo requiere

una rpida inspeccin visual, puede ayudar a prevenir grandes bloques de
tiempo de inactividad cuando los sistemas deben ser actualizados o
mantenidos programando estas tareas durante las horas punta y teniendo los
equipos en alto nivel de funcionamiento.

Usted puede maximizar el tiempo que sus tcnicos estn invirtiendo cuando
toda esta en mantenimiento, incluido el mantenimiento preventivo, se ha
programado evitando as las horas extraordinarias, evitando la nefasta
situacin de no tener suficientes tcnicos de mantenimiento de servicio en
cualquier momento.

3. rdenes de trabajo
Las ordenes de trabajo y solicitudes de trabajo pueden ser administradas fcil y
eficientemente, utilizando el software de gestin de mantenimiento. Este
software altamente personalizable, se puede configurar en funcin de las
necesidades de la empresa o industria. Por ejemplo, los empleados pueden
presentar las solicitudes de trabajo que debern ser aprobadas por la gestin
y, a continuacin, enviadas por correo electrnico al tcnico de mantenimiento
designado.

El mantenimiento solicitado y realizado puede ser rastreado de vuelta a cada

departamento o pieza de equipo o ambos, dependiendo de los parmetros
definidos pre-establecidos por el usuario. Las rdenes de trabajo repetidas
pueden ser rastreadas y marcadas para alertar a la gestin de problemas
particulares con el equipo o prestacin de servicios ineficaces.

Los cdigos pueden ser implementados dentro de las rdenes de trabajo, si lo

desea, para ayudar a rastrear problemas especficos de manera que los
aspectos recurrentes, se pueden abordar. Las rdenes de trabajo se pueden
imprimir para facilitar la distribucin. Los gastos, el tiempo, y otros datos
pertinentes pueden ser incluidos en las rdenes de trabajo que vayan a ser
importados dentro de otras reas del software de mantenimiento de, si lo
desea.

Las rdenes de trabajo contenidas en el software de gestin del

mantenimiento, pueden ser fcilmente investigables por los tcnicos de
mantenimiento, la fecha, el equipo, la orden de compra u otros parmetros
establecidos por la administracin.

4. Mantenimiento Preventivo (PM)

Si usted tiene una flota de vehculos o una sala llena de computadoras y
equipo relacionado, hay ciertas tareas de mantenimiento preventivo que deben
ser completadas en una base regular. El software de gestin de mantenimiento
puede crear automticamente rdenes de trabajo cuando toca el

mantenimiento preventivo lo cual puede ayudar a garantizar que estas

importantes funciones no se pasen por alto.

El software PM puede ser personalizado y calendarizar el mantenimiento de

acuerdo con el kilometraje en el caso de mantenimiento de vehculos o de
acuerdo con una programacin diaria o semanal para computadoras. Las
lecturas de los indicadores tambin se pueden utilizar para programar el
mantenimiento preventivo. Diversos software PM utilizan diferentes parmetros
en los cuales programan dependiendo del tipo de equipo o la industria.

Los empleados encargados de mantenimiento preventivo pueden

imprimir la lista de tareas diarias o semanales y una vez que se completa,
toma nota de la terminacin de hora, fecha y cualquier otro dato pertinente en
la base de datos del software PM, fcil de usar. Adems, los administradores
pueden aadir grficos o instrucciones paso a paso para las tareas listadas que
requieran ms informacin. Esto tambin puede ser impreso y llevado a los
tcnicos de mantenimiento. El software PM sostiene a los departamentos de
mantenimiento funcionando bien y elimina los descuidos de las operaciones de
mantenimiento preventivo mundanas pero esenciales.

5. Software de Gestin de Activos

El software de gestin de activos es un componente integral del software de
gestin de mantenimiento. La gestin de activos implica el seguimiento de los
elementos fundamentales de los bienes como garanta de informacin,
especificaciones, licencias y contratos, as como cualquier otro dato pertinente.
La configuracin del software de gestin de activos puede adaptarse a
cualquier industria y administrada por los parmetros definidos por el usuario.

Por ejemplo, en un entorno de TI, el software de gestin de activos puede ser

configurado para rastrear el uso de software en todas las estaciones de trabajo,
as como cualquier otro parmetro definido por el usuario. El rastreo de
licencias de software, actualizaciones de software y hardware, el uso de
rdenes de trabajo y gastos de reparacin por centro de trabajo, departamento
o empleado.

El software de gestin de activos puede realizar un seguimiento de las

herramientas y vehculos para las industrias que dependen de estos activos en
el funcionamiento de la actividad diaria. Por ejemplo, la utilizacin de este
componente de mantenimiento de software puede hacerle saber de un vistazo,
quien tiene ciertas herramientas revisadas, por cunto tiempo, y con qu fin.
La misma aplicacin va a trabajar para los vehculos. Saber exactamente

donde esta cada vehculo y cada empleado en un momento dado por el

seguimiento de entregas, el servicio de las llamadas y cosas por el estilo.

El seguimiento de la gestin de activos es diferente al seguimiento de

inventario en el que las caractersticas especficas de los bienes son
observadas dentro de la ventana de seguimiento que permiten al usuario
conocer la condicin especfica de los actuales activos, mientras que el
seguimiento de inventario mantiene una cuenta exacta de los actuales activos.

6. Control de Inventario
El software de gestin de mantenimiento le permite tomar el control de la
situacin de su inventario y evitar tener excedentes en existencia, as como
asegurar que tiene todas las piezas que necesita en todo momento. Con el
software de mantenimiento, usted puede ver fcilmente una lista de piezas
existentes, as como crear una lista de piezas suplentes en caso de que la parte
deseada no estn disponibles. Tambin puede generar una lista maestra a
partir de la cual ordene e importe la lista de piezas ordenadas a la parte de su
software de gestin de activos que rastrea los gastos.

Usted puede ver de un vistazo para cual departamento o cual vehculo o centro
de trabajo han sido solicitadas algunas piezas especificas. Adems, las rdenes
de compra pueden ser generadas automticamente de acuerdo con una lista
pre-definida a fin de que las existencias estn siempre en el nivel deseado.

Con el software de gestin de mantenimiento, usted siempre puede saber

donde estn las piezas y suministros y reservar las piezas o materiales para
trabajos especficos, por lo que no son tomadas inadvertidamente por un nuevo
puesto de trabajo a menos que sea aprobado por la administracin. Usted
puede comprobar fcilmente que el equipo se ha puesto fuera de servicio o
est en la tienda de reparacin y planificar en consecuencia.

7. Industrias
El software de gestin de mantenimiento es adecuado para cualquier industria
que tiene necesidades de mantenimiento o si la empresa no tiene un
departamento de mantenimiento. De hecho, muchos dueos de casa usan el
software de gestin de mantenimiento para llevar un registro del
mantenimiento de vehculos; mantenimiento de aparatos, como cuando
cambiar el horno, limpiar los filtros purificadores de aire; las pilas en algunas
alarmas de humo y otras y el mantenimiento general del hogar.

El software de gestin de mantenimiento, tambin se utiliza en operaciones a

gran escala, tales como hospitales, distritos escolares, y compaas de

transporte. Dado que pueden adaptarse a las industrias y las empresas, una
empresa que gestiona una gran flota de vehculos utilizara un tipo diferente de
software de gestin de mantenimiento de lo que una empresa que se basa en
equipos industriales para la fabricacin de mercancas. Sin embargo, este tipo
de software se basa en una fundacin que trabaja igual de bien,
independientemente de la industria.

Las universidades, por ejemplo, tienen una amplia variedad de

responsabilidades de mantenimiento, no slo especficas de un formato
industrial. Se deben mantener los edificios, vehculos, equipos e instalaciones
utilizando diversos formatos de programacin. Tambin deben sustituir los
activos en el momento oportuno y as tambin pueden beneficiarse de los
dems aspectos del software de gestin de mantenimiento de activos, tales
como el seguimiento y control de inventario.

8. Informes
Este es el componente de software de gestin de mantenimiento que lleva
todo junto. La mayora de software de mantenimiento viene con un conjunto
estndar de informes pre-definidos que son genricos para cualquier industria
y, permiten al usuario personalizar los informes especficos para la industria y
sus necesidades. Los informes pueden ser generados sobre la base de una
variedad de parmetros tales como fecha, el kilometraje, lecturas, o cualquier
otra cosa que el usuario desee.

Por ejemplo, una vez que todos los datos pertinentes se han introducido y los
gastos han sido rastreados, puede generar informes de gastos por
departamento, por vehculo, por empleado, as como los mismos informes de
reparaciones, inventario, las rdenes de trabajo abiertas y cerradas, y el
mantenimiento realizado.

Tambin puede generar los tipos de informes que le gustara ver como los
grficos circulares, grficos de lnea, o un formato estricto de hoja de clculo.
Una vez que empiece a generar informes sobre una base regular, usted podr
analizar los datos rpidamente y ver lo que, en su caso, necesita mejorar o
cambiar. Usted puede ver fcilmente que cual tcnico de mantenimiento esta
cerrando la mayora de las rdenes de trabajo, cunto tiempo est le esta
tomando, as como los equipos que parece que necesitan ms reparaciones.

El software de mantenimiento, si es administrado con precisin, puede mostrar

exactamente lo que est sucediendo en todos los aspectos del departamento
de mantenimiento y guiarlo a tomar las decisiones correctas para lograr la
mxima productividad.

9. Gastos de seguimiento
El software de gestin de mantenimiento tiene la capacidad para realizar un
seguimiento de todos los gastos relacionados con el mantenimiento y la
gestin desde un conjunto diverso de criterios. Por ejemplo, cuando da
seguimiento a los gastos de mantenimiento de una flota de vehculos, el
software de gestin de mantenimiento puede rastrear y generar informes
basados en los parmetros definidos por el usuario, tales como los costes de
combustible, gastos de reparacin, mantenimiento preventivo gastos, las
piezas, y cualquier otro definido por el usuario sobre el terreno.

Los beneficios de usar este tipo de software para realizar un seguimiento de los
gastos son numerosos. Alertas PRE-definidas puede poner una bandera a los
vehculos que estn costando a la empresa ms dinero, as como los gastos
que estn fuera de lo comn.

Mediante la aplicacin de los gastos de seguimiento como parte del

seguimiento al mantenimiento, las deducciones fiscales pueden ser fcilmente
relevadas e importadas al programa de contabilidad general en la mayora de
los casos. El ahorro en el tiempo por s solo, hace de este software, una parte
atractiva de cualquier paquete de software de negocios.

El seguimiento a los gastos, de lo que se refiere a mantenimiento, puede

ayudar a prevenir el descuido y el robo tambin. Por ejemplo, en el caso del
seguimiento al mantenimiento de los vehculos, si de repente un vehculo
empieza a costar a la empresa mucho mas dinero que en el pasado, puede ser
marcado con facilidad y evaluados. Si con un vistazo a la lectura del odmetro
a continuacin, pide una investigacin ms a fondo, puede determinarse
rpidamente si por ejemplo, un vendedor ha ampliado un territorio, o si no hay
razn aparente para el kilometraje extra y el consiguiente gasto.

Debido a que la mayora de administradores y supervisores ocupados,

simplemente no tienen tiempo para evaluar cada recibo y transaccin, el
seguimiento a los gastos de mantenimiento slo tiene un buen sentido.