Documento soporte para realizar evidencia de aprendizaje.

Aprendices estas son las pautas bsicas que se deben tener en cuenta en el
momento de hacer el informe como se va estructurar.

COMO HACER UN INFORME O REPORTE

Un informe escrito o reporte es una comunicacin dirigida a una o varias
personas con un propsito esencialmente instructivo respecto a un tema
preciso. En l se entrega la informacin sistemtica, los datos y resultados
obtenidos en una investigacin la cual puede ser bibliogrfica, emprica o mixta.
Antes de desarrollar el informe:
1. Hay que tener claro cul es el propsito del informe (informar, describir,
comentar, explicar, discutir, opinar, recomendar o persuadir) Es necesario tener
muy claro el objetivo del trabajo.
2. Tambin es importante tener claro las caractersticas de quien va a leer el
informe, si es experto o no en la materia y en qu puntos se fija ms.
3. Uno debe tener claro si la informacin es superficial (de ser as, el reporte no
debera necesitar ms de unas 500 palabras) o de lo contrario, una
investigacin causal por ejemplo, debe ser un informe ms detallado y extenso.
4. Debe tenerse bien claro las delimitaciones y pequeas ideas del tema para
desarrollar el informe con un punto de vista ms general. Por lo contrario el
informe se puede desarrollar a partir de varios aspectos tomando de entre ellos
lo comn. No conviene presentar un informe incompleto o parcial.
Durante el desarrollo del informe:
1. La organizacin debe ser tal que exprese el tema claramente y articule
firmemente sus componentes ms importantes. Un informe consta de 3 partes
bsicas:
A) Introduccin: Presenta el tema en rasgos generales y busca centrar la
atencin en las ideas principales. Tambin expone el punto de vista y el
mtodo adoptado y puntualiza las limitaciones en las que se trata el tema.
B) Desarrollo del Tema: Analiza, descompone l todo en partes y las estudia
sin perder el punto de vista global del tema.
Los prrafos en que se agrupan las varias oraciones de esta parte, debern
caracterizarse por la unidad, la coherencia, la claridad, el nfasis, etc.

Todo prrafo deber tener una idea central diferente que se desenrollan en
diferentes prrafos, la transicin de un elemento a otro debe ser fluida y firme.
C) Conclusin: Debe recoger los resultados logrados en el cuerpo de la
composicin, de tal forma que el lector no pueda interpretar mal el sentido
global del informe. Frecuentemente resume las ideas ms importantes del
informe. Se recomienda elaborar conclusiones temticas en orden jerrquico.
Bibliografa: Debe llevar:
* En caso de bibliografa electrnica:
E) Glosario Temtico Bsico: Un mnimo de 10 Conceptos definidos y
explicados en el contexto del tema.
2. La estructura del cuerpo de un informe se compone de 2 operaciones
complementarias:
A) Organizacin: Para que el trabajo presente una unidad en la composicin,
se debe buscar una forma de orden para la presentacin y discusin de las
ideas:

Orden Cronolgico
Orden Espacial
Orden Temtico
Una vez adoptado el principio de orden, este se usara uniformemente.
Divisin: Durante la investigacin es aconsejable usar microfichas de
contenido. Estos son los apuntes que se obtienen en las diferentes fuentes de
informacin. Junto con la informacin de los contenidos, tambin se buscan en
las referencias de la obra (Bibliografa)
Despus de construir la composicin, se deben agrupar las fichas en un orden
predefinido y un esquema de ideas adaptado al propsito especfico del
informe.
En la elaboracin se podr efectuar un control de las ideas asegurndose que
todas y cada una contribuyen al desarrollo orgnico del tema principal.
3. Para desarrollar ideas existen al menos 5 mecanismos:
A) Definicin: Permite aclarar el significado de las palabras, especialmente de
las tcnicas
B) La Comparacin: Desarrollar un elemento recorriendo a otro que se suponen
conocidas.
C) Contraste: Permite dar nfasis en las facultades y virtudes en comparacin
con otros.
D) La Explicacin: Relaciona diversas ideas que tienen relaciones de orden
deductivo.
Ilustracin: Recurre al ejemplo, a la ancdota, a figuras similares para
adornar.

4. La expresin de las ideas necesitan justificacin. Los mecanismos ms

frecuentes para justificar son:
Detalles especficos (Dato, Fecha, Lugar, Etc.)
Hechos pblicamente conocidos
Cifras y estadsticas pertinentes
D) Mediante racionamiento lgico

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Editorial
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Pautas para tomar la informacin del informe con la propuesta de control de

inventarios.

Presentacin del curso

La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de
toda empresa: obtener utilidades. La obtencin de utilidades obviamente reside
en gran parte de Ventas, ya que ste es el motor de la empresa, sin embargo,
si la funcin del inventario no opera con efectividad, ventas no tendr material
suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener
utilidades se disuelve. Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas.

Captulo 1:
Importancia del control de inventarios.
La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de
toda empresa: obtener utilidades.
La obtencin de utilidades obviamente reside en gran parte de Ventas, ya que
ste es el motor de la empresa, sin embargo, si la funcin del inventario no
opera con efectividad, ventas no tendr material suficiente para poder trabajar,
el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve.
Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas.
El control del inventario es uno de los aspectos de la administracin que en la
micro y pequea empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros

fehacientes, un responsable, polticas o sistemas que le ayuden a esta fcil

pero tediosa tarea.
EN TODOS LOS GIROS resulta de vital importancia el control de inventarios,
dado que su descontrol se presta no slo al robo hormiga, sino tambin a
mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las
utilidades. En el presente estudio ejemplificaremos el control de inventarios de
una empresa restaurantera, dado que ste tipo de negocios combinan las
funciones comercial, de produccin y servicios.
Por ejemplo, sin el efectivo control de los inventarios dentro de un restaurante,
las fortalezas propias del giro (alta rentabilidad y liquidez) se convierten
automticamente en debilidades.
El objetivo principal del presente documento es proporcionar herramientas
bsicas y simplificadas del control de inventarios, a modo de hacer de esta
funcin rutinaria pero sencilla, que permita llevar a cabo la planeacin y la
maximizacin de utilidades.

Captulo 2:
Problemas frecuentes en el control de
inventarios a. Falta de registros

a.

Falta de registros

El microempresario, tambin conocido como "hombre orquesta", difcilmente

encuentra tiempo para llevar a cabo todas las funciones que en l han sido
encomendadas: las compras, las ventas, la produccin, el manejo de personal,
manejo del efectivo... El empresario ocupa su tiempo ms en cuestiones
operativas o tcticas que en labores de orden estratgico.
En cuanto a la falta de registros (no slo de inventarios, sino de cualquier tipo
de operacin) se oyen los siguientes comentarios:
-

Los registros son complicados y "slo los contadores los entienden".

Se necesita un programa de cmputo "carsimo" y complicado de

entender.
da"

"Necesito un encargado de almacn para llevar los registros bien y al

"No tengo tiempo suficiente para contar mi inventario"

Efectivamente, muchos de estos comentarios son ciertos en su momento, es

por eso que nos hemos avocado a la tarea de ir disminuyendo los
inconvenientes.
El objetivo de contar con registros de inventario no es simplemente hacerlo
porque las empresas grandes lo hacen, o porque el contador lo pide (cuando lo
pide) o porque los necesitamos para armar nuestro balance general. El
objetivo principal es contar con informacin suficiente y til para: minimizar
costos de produccin, aumentar la liquidez, mantener un nivel de inventario
ptimo y comenzar a utilizar la tecnologa con la consecuente disminucin de
gastos operativos.
Los programas de cmputo son excelentes, sin embargo, el que estn bien
estructurados no nos garantiza que vayan a cubrir nuestras necesidades de
informacin, si no los alimentamos con informacin real y constante. Otro
inconveniente que presentan es su alto costo y, en MLTIPLES ocasiones, la
falta de soporte tcnico de parte del proveedor. En otras palabras, es como si
nos vendieran un avin y el piloto nos lo prestaran o alquilaran no cuando lo
necesitamos, sino el da que pueden, si es que pueden o quieren. Claro, esto
no en todos los casos, pero s en la mayora.
Recomendamos ampliamente la utilizacin de una de las herramientas ms
sencillas pero ms poderosas que la tecnologa actual nos ha brindado: la hoja
de clculo.
El uso de la hoja de clculo para los registros de la empresa tiene los
siguientes beneficios:
Podemos hacer el formato que necesitemos con la informacin que
necesitemos a un costo mnimo.
La mayora de las computadoras nuevas cuentan ya con el programa de
hoja de clculo ms popular en el mundo (Excel de Microsoft)
La operacin de una hoja de clculo se vuelve repetitiva, por lo que es
fcil de aprender y fcil de ensear.
El uso de hoja de clculo elimina tiempos muertos de personal de caja y
administrativo, mismo del que nos podemos apoyar para el control del
inventario.
El problema en cuanto a la cuantificacin de los inventarios puede ser tan
grande o tan pequeo como nuestra gama de productos. No necesariamente
una gama de productos extensa implica problemas grandes, lo que s complica
la operacin de nuestro negocio es una gran gama de productos dentro de la
materia prima, es decir, si vendemos pizzas, pero tambin vendemos sushi,
tortas, tacos, arracheras, helados, tostadas y comida internacional, entonces
nos enfrentamos con una diversificacin excesiva que nos obliga a tener un
inventario demasiado alto.

Pasos para establecer el control de inventarios

El sistema sugerido para el control de inventario es el llamado ABC. El sistema
ABC del control de inventarios se basa en el supuesto de que tenemos
productos "A", que componen al menos el 70% del valor total en dinero de la
materia prima, productos "B" que componen aproximadamente 20% del valor
de nuestro inventario y "C" que son el 10% restante, aproximadamente.
1. Anterior a cualquier clasificacin, es recomendable llevar a cabo un
inventario fsico total, junto con la lista de precios de los productos que
componen el inventario.
2. Posteriormente, resultar de mucha utilidad el "unitizar" todos los productos
de nuestro almacn, es decir, si por ejemplo utilizamos frijol, no sera
recomendable surtirlo a cocina proporcionndole el costal completo, sino
previamente debera ser porcionado y embolsado en paquetes. Digamos que
cada carga de la olla express puede recibir y hacer dos kilos de frijol, de modo
que cada unidad sera igual a cada bolsa de dos kilos, en lugar de cuantificarla
por saco o simplemente por kilo.
3. Se llevara entonces a cabo la clasificacin ABC. Como ejemplo podemos
tener el caso de una coctelera, que tendra la siguiente composicin[1]:

Los productos que ms valor tienen asignado en su inventario son

prcticamente mariscos y bebidas, los cuales son tambin su producto
principal.
La clasificacin ABC sera entonces la siguiente

Atendiendo a lo anterior podemos decir que son los productos A (mariscos y

bebidas) los que mayor utilidad le dan a la empresa y por lo tanto, deben ser
los que tenemos que cuidar y controlar ms.
No slo para el ramo restaurantero, sino tambin para cualquier empresa
comercial se aplican estos principios. Entonces, necesitamos un registro que
cubra AL MENOS todos los productos que identificamos como tipo A y tipo B,
que son los que merecen de mayor resguardo, pero tambin mayor cuidado y
atencin en cuanto a la calidad que presentan.
Los productos C pueden controlarse empricamente o si se desea mediante
hoja de clculo, sin embargo, no es obligatorio un control estricto sobre ellos,
pues esto aporta poco valor a la empresa y a sus utilidades y s puede
aumentar sus gastos operativos ya que aumenta el tiempo que el personal
encargado tarde en realizar dicha labor.
4. Despus de clasificar los productos en ABC, se debe proceder a clasificarlos
por origen, es decir, los compramos en el mercado?, el proveedor nos los
trae?, nos los mandan por paquetera?.
La clasificacin entonces quedara como sigue:

5. Una vez que hemos clasificado nuestro inventario por tipo y por origen
podremos llevar a cabo una lista de control cuyo ejemplo mostramos a
continuacin:

6. Una vez con el inventario inicial, podremos registrar -tambin en hoja de

clculo- los consumos diarios de nuestras unidades de productos, como
"Entradas" y "Salidas", en el da en que sucedan.

Dicha lista de control nos servir en primera instancia para controlar los
consumos diarios y semanales, as como para elaborar una lista de compras
que puede incluir el monto de dinero que vamos a gastar.
Mediante el control de inventarios se eliminan los tiempos muertos ya que
cualquier cajera capacitada puede llevar a cabo el registro, con el apoyo de la
persona encargada de recibir el material.
Para el conteo fsico siempre se puede utilizar al personal operativo, de modo
que sea ms rpido. El objetivo es que el empresario siempre cuente con
informacin valiosa para un mejor control de sus costos y su flujo de efectivo.
[1] Datos ficticios

Captulo 3:
Exceso de inventario
Ya que el empresario por lo general se centra en tener altos niveles de
inventario para asegurar su venta, muchas veces se incurre en exceso de
materiales para la venta, lo que tiene como consecuencia principal el aumento
de la merma y la disminucin de la calidad en perecederos, lo que lleva como
consecuencia una menor calidad de los productos que se ofrecen.
En empresas meramente comerciales, el tener exceso de inventarios lleva a
mayor descontrol los mismos y una disminucin paulatina de la liquidez, es
decir, para mantener un alto nivel de mercanca la empresa debe contratar
crditos con proveedores y la recuperacin del efectivo va sirviendo para pagar
dichos crditos y gastos fijos de la empresa con dificultad, provocando que se
viva "al da". Esta situacin es ms acentuada cuando la empresa maneja
crditos para sus clientes, ya que entra en juego tambin la recuperacin de
cartera que en nuestro pas siempre es problemtica

Captulo 4:
Insuficiencia de inventario
c. Insuficiencia de inventario
Su propio nombre lo indica: sin el inventario suficiente para vender, no slo
perdemos la venta sino que tambin podemos perder al cliente. El negar
productos demerita sobremanera la concepcin que el cliente tiene del
negocio. El no contar con cierto producto provoca que el consumidor asista a
otro negocio, ya que la competencia es cada vez ms agresiva.

d. Baja calidad de la materia prima dada su caducidad

Tomando de nuevo como ejemplo un restaurante, en numerosas ocasiones el
cliente no puede darse cuenta del tiempo de refrigeracin o tiempo de anaquel
del producto que est consumiendo: la receta y el sazn de nuestro cocinero es
excelente. Sin embargo, el cliente siempre se dar cuenta cuando un producto
excede sus expectativas por ser un producto del da y por lo tanto fresco.
Existen opiniones encontradas al respecto de comprar por volumen o comprar
la materia prima conforme se vaya necesitando. La experiencia nos ha
mostrado que dadas las circunstancias de cercana y conveniencia, es
mejor no comprar material perecedero por volumen sino hacer que el
proveedor nos entregue sus productos en pequeas remesas o comprarlo y
escogerlo nosotros mismos, esto permitir contar siempre con materia prima de
ptima calidad y la preferencia del cliente. La calidad de los alimentos (as
como del servicio ofrecido) justificar nuestros precios.
Por otro lado, la compra por volumen nos abre la posibilidad de obtener
mejores precios por nuestros productos. En s, lo recomendable es comprar
por volumen los productos con caducidad mayor a 5 das. Los ms frescos
como la carne, el pollo, cerdo, pescados, mariscos y las verduras de poca
duracin en refrigerador se deberan comprar diariamente, dependiendo de la
necesidad de la empresa y de la motivacin del empresario para llevar a cabo
todas las acciones tendientes a ofrecer productos de la mxima calidad.
e. Robo
Desafortunadamente es usual que sean los mismos empleados (o an los
clientes) quienes lleven a cabo el robo hormiga, otro factor que lleva al
aumento de costos por falta de control del inventario.
f. Mermas
La merma de materiales constituye otro factor que aumenta considerablemente
los costos de ventas. Existen autores que consideran que una merma
aceptable sera desde el 2% hasta el 30% del valor del inventario. La realidad
es que la nica merma aceptable es del 0%: aunque se trate de una utopa el
conseguirlo, nuestro objetivo siempre debe estar orientado hacia el estndar
ms alto y no ser indulgentes con la obtencin de nuestras utilidades.
g. Desorden
Es un hecho que el desorden en bodega o en el rea de trabajo provoca graves
prdidas a la empresa. Podemos desconocer que tenemos existencias en
almacn y comprar dems o bien, simplemente no encontrar material que
necesitamos y este pierda su vida til.

Captulo 5:

Polticas de controla. Seguridad en bodega

Un simple candado puede ser la diferencia entre utilidades o prdidas. Debe
destinarse un rea especfica para guardar las mercancas y materia prima que
vamos a vender.
El acceso a bodega debe ser restringido a una o dos personas como mximo y
solo debe entrar ms personal cuando sea necesario llevar a cabo inventarios
fsicos.
Mariscos, carnes, aves, refrescos, cervezas y cualquier material de alto costo
deben guardarse bajo llave si no se van a utilizar en el da, as como tambin si
se encuentran en congelacin.
Existen negocios en los que se han implementado el uso de cmaras,
vigilantes, costosos sistemas de cmputo, etc. El mejor control sin lugar a
duda es aquel que le llamaremos "democrtico": el costo del material faltante
se reparte entre las personas que tengan acceso al rea de bodega y/o
preparaciones, resultando ser prcticamente todo el personal. Pero esto no
puede llevarse a cabo sino tenemos conocimiento de si en realidad nos falta o
no material, es decir, sin registros de control.

Captulo 6:
Control de la calidad en expendios de
comida preparada
Resulta obligatorio el que exista una persona encargada de supervisar que la
materia prima se encuentre en las condiciones ptimas para poder ofrecerla al
pblico. Dicha persona verificara la nota o factura de ventas contra el pedido
hecho, revisara la calidad de los perecederos de acuerdo con la tabla de
control de la calidad de materia prima que se incluye como anexo 1.
El responsable puede ser el jefe de cocina o bien el empresario mismo. No es
recomendable dejar que esta labor sea desempeada por personal
administrativo ya que no tendra el mismo nivel de compromiso.
Como un factor de control del platillo una vez terminado, es necesario que tanto
el jefe de cocina como sus auxiliares prueben la preparacin en porciones
mnimas, para asegurarse de que cumple con el estndar de calidad que
buscamos ofrecer al cliente. Esta prctica, si bien aumenta marginalmente el
costo de produccin, es un gran apoyo en la capacitacin de los ayudantes de
cocina y elimina las devoluciones de platillos casi en un 100%

Captulo 7:

Acomodo de las mercancas y Mtodo PEPS

Indudablemente, el acomodo de las mercancas nos dar la pauta para un
mejor control de las mercancas, facilitando su conteo y localizacin inmediata.
El mtodo PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) facilita el control,
disminuye los costos al minimizar mermas y coadyuva a mantener la calidad.
Acomodo sugerido por tipo de producto:
En la grfica ejemplo se muestran varias consideraciones:
No se indica una entrada y una salida de mercanca de la bodega. Por
supuesto que todo depende de la configuracin fsica del negocio, sin embargo,
la opcin de tener un slo acceso facilita el control.
En primer lugar se muestran frutas, verduras y huevo que, de ser
posible, deben ser refrigerados para alargar su vida til.
Posteriormente se encuentra el congelador, cuyo contenido ha sido
fraccionado y empaquetado previamente en el rea de preparacin al recibir la
mercanca, en unidades fciles de contar (marquetas, contenedores, "carteras",
etc.)
Los artculos de uso ms comn, se presentan cercanos a la entrada, as
como aquellos de menor duracin en almacenamiento.
Los productos qumicos (artculos de limpieza) se almacenan en un
extremo, slo junto a productos que no se contaminen con facilidad (productos
enlatados, en frasco o con empaque sellado)
No se incluyen bebidas refrigeradas ya que en teora, estas se
encontraran junto al rea de servicio.
Visto de frente, un anaquel tendra ms o menos la siguiente disposicin fsica:

En la grfica ejemplo se muestran varias consideraciones:

No se indica una entrada y una salida de mercanca de la bodega. Por
supuesto que todo depende de la configuracin fsica del negocio, sin embargo,
la opcin de tener un slo acceso facilita el control.
En primer lugar se muestran frutas, verduras y huevo que, de ser
posible, deben ser refrigerados para alargar su vida til.
Posteriormente se encuentra el congelador, cuyo contenido ha sido
fraccionado y empaquetado previamente en el rea de preparacin al recibir la
mercanca, en unidades fciles de contar (marquetas, contenedores, "carteras",
etc.)
Los artculos de uso ms comn, se presentan cercanos a la entrada, as
como aquellos de menor duracin en almacenamiento.
Los productos qumicos (artculos de limpieza) se almacenan en un
extremo, slo junto a productos que no se contaminen con facilidad (productos
enlatados, en frasco o con empaque sellado)
No se incluyen bebidas refrigeradas ya que en teora, estas se
encontraran junto al rea de servicio.

Visto de frente, un anaquel tendra ms o menos la siguiente disposicin fsica:

En el grfico anterior podemos apreciar que se establecen "coordenadas" para

localizar ms fcilmente los productos almacenados, para mayor claridad se
ilustra con el siguiente ejemplo:

As, vemos que en el anaquel "C", espacio "1" (o "C1" de manera abreviada)
encontramos un producto desechable voluminoso pero de muy poco peso, que
en caso de caer no daar al trabajador ni se daar el producto en s.
Tambin se denota que en los espacios A5 y B5 no encontramos productos ya
que son anaqueles de alimentos. Esto no significa que no puedan utilizarse

estos espacios para almacenamiento, aunque por higiene, estos no debern

ser perecederos que puedan ser consumidos por animales rastreros.
Con las coordenadas establecidas se pueden localizar y contar los productos
mediante listas de manera extremadamente sencilla. Dichas listas pueden
servir al supervisor o gerente para verificar que lo que existe en papel, se
encuentra efectivamente dentro de la bodega.
La laboriosidad que conlleva este mtodo de control resulta ms un beneficio
que una tarea intil, ya que ayuda de manera natural a terminar con tiempos
muertos del personal.
El acomodo PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) es bastante simple:
aquellos productos que entran en bodega en primer lugar, sern tambin los
primeros en salir de la misma, recorrindose los productos ms viejos hacia el
frente del anaquel y los ms nuevos se quedarn en la parte posterior. Con
esto aseguramos an ms la frescura de los productos que vendemos.

Captulo 8:
Control de caducidades
1.Las caducidades deben revisarse desde el momento que se reciba la
mercanca.
2. Consultar con el proveedor el modo de leer su fecha de fabricacin y
caducidad, esto es en casos especficos como la cerveza, refresco, y de
algunos otros productos si es el caso.
3. Se llevara un control de caducidades mediante un formato el cual ser
revisado semanalmente por el encargado de almacn y verificado por la
gerencia.
4. La mercanca con caducidad ms prxima es la primera a la que se le dar
salida y ser dada de baja en el control de caducidades una vez se haya
transferido a algn departamento.
5. No se recibir por ningn motivo mercanca de baja fecha de caducidad se
levantara un reporte de incidencia al proveedor y se avisar a la gerencia, chef
jefe de piso.
6. Revisar el control de caducidades de las dems reas, presionando en que
se lleve semanalmente y hacindoles selectivos para verificar que todo este en
orden.
7. El acomodo de la mercanca perecedera y con fecha de caducidad debe ser
con forme a esta, los productos mas a la mano sern los que tengan la

caducidad ms prxima, para el momento de hacer transferencias dar la

mercanca con la menor fecha de caducidad.

Captulo 9:
Control de mermas
1. Se llevar un control de todas las mermas que haya por departamento en el
formato correspondiente, anotando el motivo de la merma.
2. Semanalmente se llevara a cabo la revisin de las mermas con el jefe de
departamento, firmando la revisin (formato) y siendo verificada por la
gerencia.
3. Las mermas generadas por el mal manejo de mercanca o por mal uso de
productos debern ser registradas en un reporte de incidencias para tomar las
decisiones pertinentes en cada caso.
4. Las mermas producidas por circunstancias propias del producto ajenas a la
operacin se registrarn en un reporte de incidencias y se notificar al
proveedor, tratando de llegar a un acuerdo para el cambio fsico de dicha
mercanca.
5. Se llevar un listado de mermas con el costo de cada producto mermado el
cual ser revisado semanalmente con la gerencia para tomar las decisiones
pertinentes.
6. Se atacarn inmediatamente las mermas producidas por errores del
personal, teniendo como prioridad las de mercancas caras y las que se tengan
como reincidencias en varios departamentos segn el formato de control.

Captulo 10:
Procedimientos de almacn
1. Una vez recibida la mercanca se proceder a ponerla en el lugar asignado
para ella en el almacn.
2. Se ingresar en el sistema toda la mercanca recibida en el almacn.
3. Se revisar constantemente el acomodo de la mercanca para prevenir
accidentes y deterioro del producto.

4. Semanalmente se har un conteo selectivo de mercanca para verificar que

todo est en orden (checar la mercanca que ms se utiliza).
5. Se har un inventario fsico semanal del almacn cotejndolo con el que
tenemos en sistema.
6. Se revisarn semanalmente las caducidades de los productos dndole
prioridad y salida a los de ms cercana caducidad.
7. Se harn conteos diarios de la mercanca ms cara para llevar un control de
esta (items o productos hijos).
8. Las salidas de almacn a los diferentes departamentos se debern realizar
mediante el formato correspondiente y ser firmado por el encargado de
almacn y por la persona que realiza el pedido de mercancas.
9. Toda salida de mercanca hacia los dems departamentos deber ser
registrada en el sistema, esto es darle salida de almacn y entrada en el
departamento al que se haya hecho la transferencia.

Captulo 11:
Procedimientos de recibo
1. El recibo de mercanca se har por la parte posterior del negocio de ser
posible.
2. Se le recibir a los proveedores conforme vayan llegando uno por uno, no
habr favoritismos salvo en el caso de necesidad extrema de cierta mercanca.
3. El recibo de la mercanca debe ser minucioso, es decir revisar cajas
cerradas, checar que la mercanca venga en ptimas condiciones, verificar
peso de mercanca que lo requiera, checar caducidades, etc.
4. En dado caso de que el proveedor traiga mercanca de menos o en
condiciones no ptimas para el negocio se avisara a la gerencia y se
devolvern esos productos, adems que se levantara un acta de incidencia si
as se requiere.
5. Revisar facturas de mercanca recibida para cotejar que lo que se recibe
fsicamente es lo que dice la factura y, en dado caso de haber un error, tachar y
corregir en el documento la cantidad errnea.

6. La revisin de facturas se har en el momento de recibir la mercanca (o de

acuerdo con la poltica interna de la empresa), circulando las cantidades de
producto correcto y tachando y corrigiendo las que no.
7. Llevar un control en el formato de recibo de las mercancas que se reciben
por proveedor, al final del recibo solicitar firma de la persona representante del
proveedor o del mismo en dado caso que sea el que surta el producto.
8. Toda la mercanca recibida debe ser colocada en su lugar correcto en el
almacn y ser capturada en sistema.

Captulo 12:
Procedimiento de toma fsica (Conteo de
mercancas)
1. La mercanca se contar de izquierda a derecha, de arriba haca abajo y de
atrs haca adelante.
2. Se contar en presencia un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo
contado sea lo correcto.
3. Se dividir la bodega (anaqueles) por nmero para mejor distribucin y
rpida deteccin de errores.
4. El contador y el auditor no contarn la mercanca del mismo lugar sino que
uno empezar en el primer anaquel y el auditor por el ltimo.
5. Se har un listado de mercanca en el cual se tomarn los productos
encontrados en el anaquel de izquierda a derecha, de arriba haca abajo y de
atrs hacia delante, esto para facilitar ms el conteo.
6. Se bajara la mercanca que se tenga duda en su conteo y se regresar a su
lugar una vez contada.
7. Se abrirn todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades
correctas de producto dentro de ellas.
8. Si se encuentra un producto que no est anotado en la lista se le dar un
nmero de secuencia intermedia dependiendo la ubicacin del producto y se
anotar al final de la hoja.
9. Los nmeros de secuencia de la mercanca enlistada sern de 10 en 10 y
por anaquel, es decir en el anaquel 1 abra la secuencia 10, 20, 30, etc. Y hasta
el nmero que se necesite segn la cantidad de mercanca que haya, y en el

anaquel 2 ser lo mismo comenzando por el nmero 10 y continuando de 10 en

10.
10. Al final del conteo se cotejarn las hojas de contador y auditor (listados)
para verificar que no haya errores, si hay habr que verificarlos y corregirlos,
una vez que todo est bien checado y sin ninguna anomala se proceder a
ingresar el conteo en el sistema.
11. Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningn faltante
fsico de mercanca, en caso de haberlo se volver a contar la mercanca con
faltante y se buscar en todos los lugares posibles que pueda estar antes de
tomarla como faltante real.

Captulo 13:
Beneficios del control de inventarios
El manejo eficiente y eficaz del inventario trae amplios beneficios inherentes:
venta de productos en condiciones ptimas, control de los costos,
estandarizacin de la calidad... todo en aras de tener mayores utilidades.
Tambin en la operacin propia de la empresa, los beneficios son tangibles:
a.

Planeacin de compras de la empresa.

Al controlar el inventario vamos creando informacin precisa, que nos ser til
para aprovisionarnos de producto sin excesos y sin faltantes, ya que
conoceremos a ciencia cierta las fluctuaciones de las existencias dependiendo
de la poca del ao en que estemos.
De acuerdo con el historial de ventas de la empresa podremos determinar la
cantidad necesaria para la compra semanal, tambin mediante hoja de clculo:

La hoja de clculo, una vez alimentada con informacin generada diariamente,

nos sugerir de manera aproximada qu tanto debemos comprar de cada
producto del inventario, una vez analizada la rotacin de cada producto durante
un periodo de al menos 3 meses.
b. Planeacin del flujo de efectivo.
Como fue citado en el apartado anterior, conoceremos el monto de la compra
ya sea diaria o semanalmente, lo que nos permitir saber cunto habremos de
invertir en pesos. As eliminaremos o postergaremos gastos no propios a la
operacin de la empresa, para no minar su liquidez.

Captulo 14:
Formatos de control de inventarios
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y Almacenaje

Guadalajara, Tijuana, Monterrey Intermodal, Admon. Inventarios, VMI

www.glmex.com.mx

Los siguientes formatos de control, pueden ser usados libremente para el

control de nuestro inventario. Dependiendo qu tantos aspectos queremos
controlar, sern los formatos que necesitemos.