Qu es y para qu sirve Excel 2010?

Excel 2010 es una hoja de clculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si
ya conoces
otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint,... te resultar familiar
utilizar Excel,
ya que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de
Office.
Una hoja de clculo es un programa que es capaz de trabajar con nmeros de forma
sencilla e intuitiva.
Para ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la cuadrcula se pueden
introducir nmeros,
letras y grficos.
Por ejemplo, para sumar una serie de nmeros slo tienes que introducirlos uno debajo de
otro, como
haras en un papel, colocarte en la celda donde ir el resultado y decirle a Excel que
quieres hacer la
suma de lo que tienes encima (ya veremos ms adelante cmo se hace exactamente, pero
es muy fcil).
Quizs pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa
qu ocurre si te
equivocas al introducir un nmero en una suma de 20 nmeros, tienes que volver a
introducirlos todos;
mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente
corriges el dato y
automticamente Excel vuelve a calcularlo todo.
Iniciar Excel
Vamos a ver las dos formas bsicas de iniciar Excel 2003.
Desde el botn Inicio coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un
men; al colocar
el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay
instalados en
tu computadora; coloca el puntero del mouse sobre la carpeta con el nombre Microsoft
Office y haz
clic sobre Microsoft Excel, y se iniciar el programa.
Desde el icono de Excel del escritorio o de la Barra de Inicio rpido de la Barra de Tareas.
Para cerrar Excel 2003, puedes realizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Hacer clic en el botn cerrar , que se encuentra situado en la parte superior derecha de la
ventana

de Excel.
Hacer clic sobre el men Archivo y elegir la opcin Salir.
La pantalla inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como la que se muestra en la imagen, vamos a
ver sus
componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos y
ser ms fcil
entender el resto del curso. La pantalla que se muestra (y en general todas las de este
curso) puede
no coincidir exactamente con la que ves en tu computadora, ya que cada usuario puede
decidir qu
elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante
La Ayuda
Tenemos varios mtodos para obtener Ayuda con Excel.
Un mtodo consiste en utilizar la Barra de Mens. Haciendo clic en el signo de
interrogacin.
Podremos utilizar cualquiera de estas opciones:
- Ayuda de Microsoft Excel, abre el Panel de Tareas con una serie de opciones para elegir
la ayuda
deseada. Una forma sera escribir una o varias palabras claves relativas al tema a buscar
en el recuadro
- Otra forma es hacer clic en el icono , esto
nos mostrar una pantalla en la que podremos ver la ayuda a travs
de un ndice, como se muestra en la imagen de la derecha.
Haciendo clic en cada librito se abre una lista de temas. Haciendo
clic en un tema se abre una ventana con la explicacin del mismo.
Otro camino para conseguir lo mismo consiste en utilizar la tecla
F1 del teclado o el botn
de la Barra de Herramientas.
Al utilizar cualquiera de estas
dos formas, aparecer la ventana de ayuda del Panel de Tareas, recin
explicado.
- Mostrar el Ayudante de Office, es un grfico animado que nos
ayuda en determinadas ocasiones cuando detecta que necesitamos
ayuda, por ejemplo si ve que vamos a crear una hoja de clculo nos
ofrecer ayuda para ello, etc. Haciendo clic en esta opcin se activar
el Ayudante de Office.
- Microsoft Office Online, sta es una nueva caracterstica de Excel 2003. Abre una pgina

Web de
Microsoft Office para buscar ayuda en lnea, de diverso tipo.
Conceptos bsicos de Excel
Para entender mejor cada uno de los conceptos que explicamos a continuacin, te
aconsejamos abrir
Excel y comprobarlo.
Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en
este programa
se almacenar formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLS para que el ordenador los
reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo
con el
nombre provisorio de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra
de ttulo
en la parte superior de la ventana vers como pone Microsoft Excel - Libro1.
Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el nmero del libro ir variando
dependiendo de
cuntos se hayan creado en esta sesin. As si empezamos otro trabajo, el nombre que se
asigna ser
Libro2, el siguiente Libro3, y as sucesivamente.
El nombre asignado por defecto slo sirve como referencia para identificar los trabajos
mientras no se
hayan guardado, en ningn caso significa que el archivo ya se encuentra guardado.
Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque
el nmero de
stas puede variar entre 1 y 255.
Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrars las diferentes hojas del libro
de trabajo,
cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo todas
las hojas referidas
a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro.
Hoja de clculo
La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de
trabajo. Es una
herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de

nmeros y
necesiten realizar clculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 256 columnas y 65.536 filas.
Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas
La interseccin de una columna y una fila se denomina
celda y se nombra con el nombre de la columna a la que
pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por
ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la
fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.
Si observas la ventana de Excel podrs comprobar todo
lo explicado anteriormente.
Cuando el cursor est posicionado en alguna celda, preparado para trabajar con sta,
dicha celda se denomina
Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna
activa, columna
de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es un bloque
rectangular de
una o ms celdas que Excel trata como una unidad.
Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a
base de rangos.
Ms adelante veremos las distintas formas de definir un rango.
Como seleccionar
Para seleccionar una celda basta hacer clic sobre ella. A la celda que est seleccionada se
le denomina
celda activa. Aparece con un borde ms grueso y su referencia se indica en la barra de
frmulas en el
cuadro de nombres.
Para seleccionar toda una columna o fila hacemos clic sobre el encabezado de la fila o
columna deseada
Para seleccionar toda la hoja hacemos clic en el botn Seleccionar todo
Para seleccionar un bloque o rango de celdas, simplemente arrastramos el
mouse sobre ellas.
Para seleccionar celdas o bloques de celdas no adyacentes seleccionamos
cada una, manteniendo oprimida la tecla CTRL.
Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En
todos los
casos, los pasos a seguir sern los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se va a introducir los datos y teclear los datos que se
desee introducir.
Para introducir o fijar el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que
te explicamos
a continuacin:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la
que se
encuentra justo por debajo.
Teclas de movimiento: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa
cambiar
dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda
contigua hacia la derecha.
Cuadro de aceptacin: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida
el
valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma.
Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de
la celda a
su valor inicial, slo tienes que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn
Cancelar
de la barra de frmulas. De esta manera no se introducen los datos y la celda seguir con
el valor que
tena.
Si introduces mal una frmula posiblemente aparezca un recuadro dando informacin
sobre el posible
error cometido, debes leerlo detenidamente para comprender lo que dice y aceptar la
correccin sugerida
o no.
Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda,
en este caso
debes revisar la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error.
Tipos de Datos
Existen dos tipos de datos que se pueden ingresar en una hoja de clculo: un Valor
constante y una
Frmula
Valor constante
Es un dato que no es el resultado de un clculo y que no cambia, a menos que se

introduzca un nuevo
dato en la celda que lo contiene. Un valor constante puede ser un nmero, un texto, una
fecha o una
hora.
Por ejemplo, la fecha 10/8/03, el nmero 450 y el texto Resultados Mesa 1 son constantes.
Para Excel un valor resultante de una operacin matemtica no es una constante.
Un dato constante se introduce directamente en una celda (no comienza con el signo =
como en el caso
de una frmula)
Como ya dijimos los valores constantes pueden ser:
Texto
En Microsoft Excel, texto es cualquier combinacin de letras, nmeros y smbolos.
Por ejemplo, Microsoft Excel tratar como texto las siguientes entradas:
TOTAL 12+976
10AA109 208 4675.
Dentro de una celda, todo el texto queda alineado a la izquierda.
Excel 2003 Ao 2011
Si las celdas adyacentes no contienen informacin Excel permite que los textos largos
solapen las
celdas que se encuentren a la derecha, de lo contrario sern truncados mostrando solo lo
que quepa
en el ancho de la celda.
Para introducir un retorno de carro (es decir pasar a escribir en la lnea de abajo) en una
celda, presione
la tecla ALT y sin soltarla presione ENTER.
Todo conjunto de caracteres que Excel no interprete como frmula, nmero o fecha ser
considerado
texto.
Nmeros
En Microsoft Excel, un dato numrico puede contener los dgitos 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 y los
caracteres
+ - ( ) , / $ % . E en la posicin adecuada:
Por ej: sern considerados nmeros -12,8 o 45% o 4.120 o 20E2 este ltimo es la forma de
notacin
cientfica para el nmero 2000
No sern considerados nmeros 12+8 o 425. o 45%3 o E34 etc.
Excel ignora los signos ms (+) a la izquierda, y trata a los puntos como separadores de
miles o separadores
decimales, dependiendo de lo que haya seleccionado en Configuracin regional del Panel

de
control (igualmente con las comas).
Todas las dems combinaciones de nmeros y caracteres no numricos son consideradas
texto.
Si se introduce un nmero demasiado grande para ser representado en una celda, se
mostrar el nmero
en notacin cientfica o mostrar ######### para advertir que se debe incrementar el
ancho de
la columna (dependiendo esto del formato de nmero que posea la celda).
Dado que la / se utiliza para introducir fechas, para evitar introducir una fraccin como
fecha, coloque
un cero (0) un espacio y luego la fraccin: por ejemplo, escriba 0 1/2.
Para introducir un nmeros negativo, site un signo menos (-) delante de l. Por ej. 12
Dentro de una celda, todos los nmeros se alinean a la derecha.
El formato de nmero aplicado a una celda determinar el modo en que Excel presentar
los nmeros
en una hoja de clculo. Si escribe un nmero en una celda que tiene formato General,
Excel podr aplicarle
un formato de nmero diferente. Por ejemplo si escribe 14,73 $, Excel aplicar un formato
de
moneda.
Ms adelante se ver como cambiar el formato de una celda.
Fechas y Horas
Para introducir una fecha utilice una barra o un guin para separar las partes de la fecha;
escriba, por
ejemplo 9/5/01 o 9-5-01. La fecha ser mostrada por defecto de acuerdo al formato de
fecha seleccionado
en Configuracin regional del Panel de control (este formato podr ser cambiado por Ud.).
Para introducir una hora escriba la hora con el formato hora:minutos Si desea el formato
basado en el
reloj de 12 horas, a continuacin de la hora inserte un espacio seguido de a.m. o p.m. (o
bien a o p), de
lo contrario, Microsoft Excel interpretar la hora basndose en el reloj de 24 horas.
Por ejemplo, si escribe 3:00 en lugar de 3:00 p.m., la hora se almacenar como 3:00 de la
maana.
Microsoft Excel almacena las fechas y las horas como nmeros. Excel guarda las fechas
como un nmero,
equivalente a la cantidad de das transcurridos entre el 01/01/1900 y la fecha por Ud.
introducida,

esto es para facilitar clculos entre fechas. Las horas las almacena como fracciones, ya
que la hora
se considera como una porcin de un da.
Las fechas y las horas son nmeros y, por lo tanto, pueden sumarse, restarse e incluirse
en otros clculos.
Puede ver una fecha como un nmero y una hora como una fraccin decimal, cambiando
el formato de
la celda que contenga la fecha o la hora a formato General.
Est predeterminado que las fechas y horas se alineen hacia la derecha dentro de una
celda. Si Excel no
puede reconocer el formato de fecha o de hora, dicha fecha u hora quedar introducida
como texto y,
por consiguiente, quedar alineado hacia la izquierda de la celda.
Frmula
Una vez que se hayan introducido datos se pueden introducir frmulas para realizar
clculos con esos
datos.
Las frmulas son ecuaciones que efectan clculos con los datos introducidos en la hoja
de clculo.
Una frmula contiene operadores y operandos. Los operadores especifican el tipo de
clculo que se
desea realizar y los operandos entre quienes se van a realizar las operaciones.
Los operandos pueden ser valores constantes, por ejemplo =13+3 o bien pueden ser
referencias a celdas
por ejemplo = A1+ B3. Es en este punto donde radica la importancia de una hoja de
clculo dado que
modificando el contenido de cualquiera de las celdas a las que se hace referencia en una
frmula, automticamente
la frmula se recalcula.
Para clculos complejos Excel posee frmulas incorporadas que se denominan funciones.
En Excel una frmula debe comenzar siempre con un signo igual (=). En caso contrario no
ser
interpretada como frmula.
Los siguientes son ejemplos de frmulas:
=(13+45)/5 en este caso los operandos son todos constantes.
=23+A4*B2 en este caso el valor constante 23 se opera con el contenido de las celdas A4
y B2
=Suma(A2:A7;B8) suma el contenido del rango de celdas desde A2 hasta A7 y de la celda
B8.

=Promedio(A2:C5)*9+A1 esta frmula calcula el promedio de los datos contenidos en el

rango de
celdas desde A2 hasta C5 y a ese resultado lo multiplica por 9, finalmente
suma al resultado anterior el contenido de la celda A1
Los operadores aritmticos
Realizan operaciones matemticas bsicas, ellos son:
Operador aritmtico Significado (Ejemplo)
+ (signo ms) Suma
- (signo menos) Resta o Negacin Por ej. (4*7)
* (asterisco) Multiplicacin
/ (barra oblicua) Divisin
% (signo de porcentaje) Porcentaje Por ej. =30% da por resultado 0,3
^ (acento circunflejo) Potenciacin (3^2)
Notas:
1. Si desea que una celda contenga el mismo valor que otra, introduzca un signo igual
seguido de la
referencia a la celda.
2. Siempre que se cambie el contenido de la celda a la que hace referencia una frmula,
cambiar
tambin la celda que contiene la frmula.
Por ejemplo si ponemos en una celda la frmula B15*5, cada vez que se cambie el valor
en la celda
B15 cambiar el resultado, ya que se volver a calcular la frmula.
La celda que contiene la frmula se denomina celda dependiente.
Operadores de comparacin
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos
valores utilizando
estos operadores, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO.
Operador de comparacin Significado (Ejemplo)
= (signo igual)
Por ej. La frmula =A1=3 dar:
Verdadero si A1 contiene el valor 3 y Falso en otro caso
> (signo mayor que) Mayor que
< (signo menor que) Menor que
>= (signo mayor seguido del signo igual ) Igual o mayor que
<= (signo menor seguido del signo igual) Igual o menor que
<> (signo menor seguido del signo mayor) Distinto de
Operador de texto
Utilice el signo unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un

solo
elemento de texto.
Operador de texto Significado (Ejemplo)
& Conecta o concatena dos valores de texto para generar un valor de texto continuo
Por ejemplo si en la celda B3 tenemos almacenado Jorge Garca y en la celda B2 tenemos
almacenado
el texto Nombre del Alumno: podremos escribir en la celda A1 la siguiente frmula:
=B2&B3 y obtendremos como resultado de la frmula Nombre del alumno: Jorge Garca
Uso de parntesis
Para cambiar el orden de evaluacin, puede usar parntesis de la misma manera que en el
lgebra.
Por ejemplo:
=5+2*32
Da como resultado 23 porque Excel calcula de la siguiente forma. Primero calcula 32,, a
ese resultado
lo multiplica por 2 y a continuacin, suma 5 al resultado.
Si se utilizan parntesis para cambiar el orden del clculo:
=(5+2*3) 2
Excel multiplicar 2*3, a ese resultado le sumar 5, lo que da 11 y luego eleva ese valor al
cuadrado,
obteniendo como resultado 121
En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican a
Excel que
calcule B4+25 primero y despus divida el resultado por la suma de los valores de las
celdas D5 hasta
F5.
=(B4+25)/SUMA(D55)
Si no se hubieran usado los parntesis:
=B4+25/SUMA(D5)
Se hubiera calculado la suma de los valores de las celdas D5 hasta F5, luego se hubiera
dividido 25 por
el resultado anterior y finalmente a ese resultado se le hubiera sumado el contenido de la
celda B4.
En realidad lo explicado no es nuevo para ningn lector dado que es lo mismo que cuando
realizamos
manualmente un clculo matemtico.
Cmo introducir una frmula.
Para introducir una frmula realice lo siguiente.

1) Haga clic en la celda en que desee introducir la frmula.

2) Escriba un signo igual (=).
3) Introduzca la frmula.
4) Presione ENTRAR.(la tecla enter)
Mensajes de error en las frmulas
Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo
del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo
que aparece tendr el aspecto que ves a la derecha:
Nos da una posible solucin que podemos aceptar
haciendo clic sobre el botn S o rechazar utilizando
el botn No.
Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda algunos de los
siguientes
textos:
#VALOR! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como
puede ser
sumar textos.
#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
#NOMBRE? cuando Excel no reconoce algo en la sintaxis de la frmula.
##### Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente para mostrar un dato
o cuando se
utiliza una fecha o una hora negativa.
#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.
#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin
Guardar un libro de trabajo
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra
ocasin para modificarlo,
imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que
almacenarlo
en alguna unidad de disco, esta operacin se denomina Guardar. Tambin cuando
tengamos
un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos
guardar el libro
antes de cerrar.
Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios mtodos.
Un mtodo consiste en almacenar el archivo asignndole un nombre:

Selecciona el men Archivo y elige la opcin Guardar como...

Si el archivo ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre de
archivo su antiguo
nombre, si pulsas el botn Guardar,
sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos
trabajando.
Por el contrario si quieres crear otro nuevo archivo con las modificaciones que has
realizado, sin cambiar el original tendrs que seguir estos pasos:
En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad
donde
vas a grabar tu trabajo.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad
seleccionada.
Haz doble clic sobre la carpeta donde guardars el archivo.
En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo, por
ltimo haz
clic sobre el botn Guardar.
Si quieres almacenar el archivo con el mismo nombre y en el mismo lugar que tena antes
de la
modificacin puedes usar el siguiente mtodo:
Selecciona la opcin Guardar del men Archivo.
bien, haz clic sobre el botn Guardar de la Barra de Herramientas, se guardar con el
mismo
nombre que tena. Tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl +G.
Si el archivo era nuevo, es decir que an no lo habas guardado, aparecer el cuadro de
dilogo Guardar
como... que nos permitir darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.
Cerrar un libro de trabajo
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no estar
utilizando
memoria intilmente. La operacin de salir de un documento recibe el nombre de Cierre
del documento.
Se puede cerrar un documento de varias formas.
Una de ellas consiste en utilizar el men Archivo
Selecciona el men Archivo y elige la opcin Cerrar.
Si esta opcin no se encuentra, recuerda el botn para ampliar el men.
Abrir un libro de trabajo ya existente

Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina Abrir.

Existen varias formas para abrir un archivo ya existente
Una de ellas consiste en utilizar el men:
Selecciona la opcin Abrir del men Archivo.
Frmulas: referencias
Cuando hablamos de los tipos de datos con los que trabaja Excel mencionamos a las
frmulas (unidad
2) y dijimos que: Una frmula es una ecuacin que combina operadores y operandos, para
lograr un resultado
No est de ms recordar que: los operandos pueden ser nmeros, fechas, direcciones de
celdas, texto,
nombre de un rango y funciones. Los operadores especifican el tipo de clculo que se
desea realizar
con los elementos de una frmula.
En Excel una frmula debe comenzar siempre por un signo igual (=).
Qu es una referencia?
Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos
=A1+B1 nos estamos
refiriendo a que sume el contenido de A1 con el contenido de B1.
Para hacer referencia a una celda, se debe introducir la direccin de la misma. Por
ejemplo, D50 hace
referencia a la celda en la interseccin de la columna D y la fila 50. Para hacer referencia a
un rango de
celdas, se debe introducir la referencia de la celda en la esquina superior izquierda, dos
puntos ( y, a
continuacin, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango.
A continuacin, se muestran algunos ejemplos de referencias.
Para hacer referencia a Utilice
La celda en la columna A y la fila 10 A10
El rango de celdas en la columna A y las filas de la 10 a la 70. A10:A70
El rango de celdas en la fila 15, desde la columna B hasta la E. B15:E15
Todas las celdas en la fila 5 5:5
Todas las celdas en las filas de la 5 a la 10. 5:10
Todas las celdas en la columna H H:H
Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J
Nota: Tambin puede hacer referencia a una celda, en una frmula, haciendo clic en ella o
a un rango

de celdas arrastrando el mouse hasta marcar todo el rango.

Tipos de referencias
Existen 3 tipos de referencias:
Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en
otra celda,
es decir la frmula se adapta a su entorno porque las referencias las hace basndose en la
posicin de la
formula respecto de las celdas que forman parte de ella. Esta es la opcin que ofrece
Excel por defecto.
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y
una fila hacia
abajo, la frmula cambiar por: =B2+8 . Lo que variar es la referencia a la celda A1 , al
copiarla una
columna hacia la derecha se incrementar el nombre de la columna en uno, es decir, en
vez de A pondr
B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondr 2 , resultado =B2+8 .
Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula
a otra celda,
las referencias a las celdas de la formula son fijas. Para fijar una referencia a una celda
debemos anteponer
el signo $ al nombre de la fila y la columna de la celda.
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna hacia la derecha
y en una fila
hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra el signo $ no variar
la frmula
y en B3 pondr =$A$1+8 .
Referencia Mixta: Podemos hacer una combinacin de ambas referencias, podemos hacer
que las filas
sean relativas y las columnas absolutas o viceversa. Para indicar una referencia mixta se
debe anteponer
el signo $ solamente a la fila o a la columna, dependiendo de cul sea la que queremos
fijar.
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la columna aunque
se copie una
columna ms a la derecha sta no variar, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al
copiarla una
fila hacia abajo la fila cambiar por 2 en vez de 1 y el resultado ser =$A2+8 .

Funciones
Una funcin es una frmula predefinida por Excel que opera con uno o ms valores y
devuelve un
resultado que aparecer en la celda donde la funcin ha sido cargada.
Las funciones son herramientas de clculo que ayudan a tomar decisiones, llevar a cabo
acciones y
ejecutar operaciones, que devuelven valores automticamente. Excel ofrece una amplia
gama de funciones
que permiten realizar diferentes tipos de clculo, dependiendo de ello las funciones se
clasifican
en matemticas, estadsticas, de fecha y hora, lgicas y de texto, entre otras.
La mayora de las funciones necesitan datos a procesar. Estos se denominan argumentos
y deben corresponder
al tipo adecuado que la funcin puede procesar.
La sintaxis de cualquier funcin es:
Nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Esta sintaxis sigue las siguientes reglas:
- Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos (datos a procesar) van siempre entre parntesis. No dejes espacios
antes o despus de
cada parntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), referencias a celdas,
frmulas u otras
funciones.
- Si hay ms de un argumento deben separarse por un punto y coma ;
- Cuando un argumento va seguido de puntos suspensivos (...), puedes introducir varios
argumentos
con el mismo tipo de datos. Ej. Promedio(nmero1;nmero2;)
Ejemplos de funciones:
=SUMA(A1:C7)
La funcin SUMA devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador :
identifica un
rango de celdas, as A1:C7 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la celda
C7, por ello la
funcin anterior sera equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin, en lugar de escribir todo
el clculo.

=SUMA(A1:B4)*PROMEDIO(C1)
En este caso vemos una frmula que multiplica el resultado de dos funciones
=SUMA(B3;PROMEDIO(A1:A7))
En este ejemplo la funcin PROMEDIO es un argumento de la funcin SUMA, esto se
denomina
anidamiento de funciones. Excel calcular primeramente el Promedio de los datos
cargados en el rango
A1:A7 y luego lo sumar con el contenido de la celda B3.
Introducir una funcin con el asistente.
Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos
su sintaxis,
pero Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as ser ms fcil trabajar con
ellas.
Si queremos introducir una funcin en una celda, debemos realizar lo siguiente:
Situarnos en la celda donde queremos introducir la funcin, abrir el men Insertar y elegir
la opcin
Funcin...
O bien
Hacer clic sobre el botn de la barra de frmulas.
Aparecer el cuadro de dilogo Insertar funcin
En este momento aparecer el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, donde nos pide
introducir
los argumentos de la funcin.
Este cuadro variar segn la funcin
que hayamos elegido, en nuestro caso
se eligi la funcin SUMA.
En el recuadro Nmero1 hay que indicar
el primer argumento que generalmente
ser una celda o rango de
celdas tipo A1:B4. Para ello, puedes
hacer clic sobre le botn para que
el cuadro se haga ms pequeo y poder
ver toda la hoja de clculo, a continuacin
seleccionar la celda o el rango
de celdas deseadas como primer argumento
y pulsar la tecla INTRO para
volver al cuadro de dilogo.
En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento, slo en caso
de que existiera

(observa que la palabra Nmero2 no aparece con negritas lo que indica que este
argumento es opcional).
Si introduces el segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as
sucesivamente.
Cuando tengas introducidos todos los argumentos, debes hacer clic sobre el botn
Aceptar. En este
momento la funcin ser introducida en la celda y Excel mostrar su resultado.
Si por algn motivo, con posterioridad, insertramos una fila en medio de un rango usado
en una
funcin, Excel expande automticamente el rango en la funcin incluyendo as el nuevo
valor. Por
ejemplo: Si tenemos la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la
funcin se expandir
automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5) .
Tipos de Funciones.
Como ya dijimos existen muchas categoras de funciones de acuerdo al tipo de clculo que
ellas realizan.
A continuacin se enumeran los distintos tipos de funciones y se explican algunas
funciones de
cada tipo, las ms comunes, dado que la cantidad es muy grande.
Los ejemplos que mostraremos utilizaran, en general, como argumentos valores
constantes pero como
ya se explic anteriormente en este documento ellos podrn ser: valores constantes
(nmeros, texto o
fechas), referencias a celdas, frmulas u otras funciones.
Para profundizar en el uso de funciones no explicadas en este apunte, consulte la Ayuda
de Excel.
Funciones matemticas y trigonomtricas.
ABS(nmero)
Devuelve el valor absoluto de un nmero
Ej.: =ABS(-40) devuelve 40
=ABS(78) devuelve 78
=ABS(-4*5) devuelve 20
El valor absoluto de un nmero es el mismo nmero pero con signo positivo
ALEATORIO()
Devuelve un nmero al azar entre 0 y 1. Esta funcin no lleva argumentos.
Ejemplo: =ALEATORIO() puede devolver 0,45789345
El nmero generado cambia cada vez que recalculamos la planilla, es decir cuando
modificamos algn

dato o forzamos el reclculo presionando la tecla F9, como as tambin cada vez que
abrimos el libro
de clculo.
Los nmeros aleatorios se utilizan para simular procesos naturales o sociales como por
ejemplo la llegada
de personas a una cola en una oficina.
NUMERO.ROMANO(nmero,forma)
Devuelve en formato Romano, el nmero arbigo especificado en nmero.
El argumento forma sirve para indicar la forma de la expresin romana devuelta. Este
argumento no es
obligatorio y si se omite se devolver el nmero romano en formato convencional.
Ejemplo: = NUMERO.ROMANO(22) devuelve XXII
FACT(nmero)
Devuelve el factorial de un nmero positivo, especificado.
Ejemplo: =FACT(5) devuelve 120
El factorial de un nmero n, es el resultado de multiplicar 1 x 2 x 3 x 4 x x n es decir
hasta llegar al
nmero especificado.
PI()
Devuelve el valor de la constante (3.141592654)
Esta funcin no lleva argumentos.
Ejemplo: =PI()*2 devuelve 6,28318531 que representa la longitud de un crculo de
dimetro 2.
RAIZ(nmero)
Devuelve la raz cuadrada del nmero indicado
Ejemplo: =RAIZ(25) devuelve 5
POTENCIA(nmero;potencia)
Eleva el argumento nmero a la potencia especificada.
Ejemplo: =POTENCIA(2;5) devuelve 32
PRODUCTO(nmero1;nmero2;...)
Calcula el producto de todos los nmeros ingresados como argumentos.
Ejemplo: =PRODUCTO(21;45;7;9;1) devuelve 59535.
Obviamente esta funcin puede ser reemplazada por =21*45*7*9*1
SUMA(numero1;numero2;)
Calcula la suma de todos los nmeros ingresados como argumentos. Si un argumento es
una matriz o
referencia, slo se considerarn los nmeros en esa matriz o referencia. Se pasarn por
alto las celdas
vacas, valores lgicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia.

Esta es la funcin ms conocida de Excel y es de gran utilidad para totalizar columnas.

Puede insertarse
tambin mediante el botn que figura en la barra de herramientas Estndar.
Al insertar la funcin Suma en una celda ofrecer automticamente como argumento el
rango de celdas,
que contengan nmeros, que se encuentren a la izquierda o por encima de ella.
SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Suma las celdas en el rango, considerando solamente las que cumplen con la condicin o
criterio especificado.
rango: es un rango que contiene valores, textos o expresiones que sern evaluadas por la
funcin.
criterio: es la condicin que deben satisfacer las celdas del rango.
Rango_suma: es el rango que se suma. Este argumento no es obligatorio, si l se omite la
suma se har
sobre el rango donde se evala el criterio (el primero que se dio).
Ejemplo: En la siguiente imagen se muestra una planilla que contiene datos de las horas
extras que se
han producido en las oficinas de una reparticin. Se desea conocer el total de hs. extras
para cada mes,
cualquiera sea la oficina en que se realizaron.
Para ello se ingresan el rango E2:E6 los meses en los que se quiere totalizar las horas
extras. En la celda
F2 se ingresa la funcin Sumar.Si como se muestra en la barra de frmulas. Para calcular
el resto de
los meses se copia la frmula al rango F3.
TRUNCAR(nmero,nm_decimales)
Le quita a un nmero decimal (nmero) los decimales a partir de la posicin
nm_decimales.
Ejemplo: =TRUNCAR(2,45698;3) devuelve 2,456
Observe que la funcin Truncar no redondea, para redondear tiene la funcin especfica
Redondear.
Funciones lgicas.
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Comprueba si el valor de la condicin (prueba_lgia) es verdadero, en cuyo caso ejecuta el
argumento
valor_si_verdadero, en caso contrario ejecuta el argumento valor_si_falso.
Ejemplo
En este ejemplo se ha usado la funcin =SI(AE16>3;"Libre";"para decidir si un alumno est
Libre

o no.
La condicin evala si el contenido de la celda AE16 es mayor a 3, si ella es verdadera la
funcin ordena
escribir la palabra Libre, en caso contrario escribir un guin (-).
Obsrvese que la funcin se escribi para la primera celda del listado y luego se copi al
resto.
Funciones estadsticas.
PROMEDIO(nmero1;nmero2;...)
Calcula el promedio (media aritmtica) de la lista de valores especificados como
argumentos.
Los argumentos deben ser valores o expresiones de cualquier tipo, rangos e celdas o
referencias a
celdas
Si el rango de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas vacas, estos valores se
pasan por
alto; sin embargo, se incluirn las celdas con el valor cero.
MEDIANA(nmero1;nmero2;...)
Devuelve la mediana de una lista de valores.
La mediana es el nmero que se encuentra en medio de un conjunto ordenado de
nmeros, es decir, la
mitad de los nmeros es mayor que la mediana y la otra mitad es menor.
Los argumentos deben ser valores o expresiones de cualquier tipo, rangos e celdas o
referencias a
celdas
Si el rango de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas vacas, estos valores se
pasan por
alto; sin embargo, se incluirn las celdas con el valor cero.
Si la cantidad de nmeros en el conjunto es par, MEDIANA calcula el promedio de los
nmeros
centrales.
MODA(nmero1;nmero2;...)
Devuelve el valor que ms se repite (la moda) en la lista de valores.
Los argumentos deben ser valores o expresiones de cualquier
tipo, rangos e celdas o referencias a celdas
Si el rango de referencia contiene texto, valores lgicos o
celdas vacas, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se
incluirn las celdas con el valor cero.
Si el conjunto de datos no contiene datos duplicados, MODA
devuelve el valor de error #N/A.

MA;nmero2;...)
Devuelve el valor mximo de la lista de valores dados como argumento de la funcin.
Los argumentos deben ser valores o expresiones de cualquier tipo, rangos e celdas o
referencias a celdas.
MIN(nmero1;nmero2;...)
Devuelve el valor mnimo de la lista de valores dados como
argumento de la funcin.
Los argumentos deben ser valores o expresiones de cualquier
tipo, rangos e celdas o referencias a celdas.
K.ESIMO.MAYOR(rango;k)
Devuelve el k-simo (k- indica una posicin por ejemplo segundo o tercero o quinto etc.)
valor ms
alto de un conjunto de datos.
Rango es la lista de valores a analizar.
K es un nmero o expresin numrica que indica si se busca el valor ms alto (k=1) o el
segundo ms
alto (k=2) o el quinto ms alto (k=5) etc.
Para calcular esta funcin Excel previamente debe ordenar los datos para luego poder
entregar el resultado
pedido. Obviamente este ordenamiento es interno es decir es invisible para el usuario.
K.ESIMO.MENOR(matriz;k)
Idntica a la funcin anterior pero busca el valor ms bajo.
CONTAR(rango1;rango2;)
Cuenta la cantidad de valores numricos que hay en el rango especificado. La funcin
admite hasta
treinta rangos distintos.
CONTARA(rango1;rango2;)
Cuenta la cantidad de celdas no vacas que hay en el rango especificado. La funcin
admite hasta
treinta rangos distintos.
CONTAR.SI(rango;criterio)
Cuenta las celdas de un rango especificado cuyo contenido cumpla con el criterio dado.
rango es el rango donde estn las celdas que sern contadas
criterio es el criterio que debern cumplir las celdas para ser contadas. Puede ser un
nmero, un texto,
o una condicin (expresin de comparacin).

Funciones de texto
Una hoja de clculo est pensada para trabajar dentro del mundo de los nmeros, pero
Excel tambin
tiene un conjunto de funciones especficas para la manipulacin de texto.
Estas son algunas de las funciones de texto ofrecidas por Excel.
CONCATENAR(texto1;texto2;...)
Devuelve el texto que resulta de unir los textos especificados como argumento uno tras
otro.
texto1, texto2, etc. Pueden ser:
Textos entre comillas o expresiones que den como resultado un texto
Nmeros o expresiones numricas.
DERECHA(texto;nm_de_caracteres)
Devuelve el nmero de caracteres especificados, comenzando por el extremo derecho
(final) del texto.
Nm_de_caracteres indica cuantos caracteres deseo extraer. Este argumento no es
obligatorio, si se
omite se asume que es 1, es decir extrae el ltimo carcter del texto.
Ejemplo: =DERECHA(Informtica;5) devuelve tica
IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)
Devuelve el nmero de caracteres especificados, empezando por la izquierda (comienzo)
del texto.
Esta funcin se comporta igual a la anterior paro extrae de la izquierda del texto.
Ejemplo: =IZQUIERDA(Informtica;3) devuelve Inf
MAYUSC(texto)
Convierte texto a maysculas.
MINUSC(texto)
Convierte el texto a minsculas
NOMPROPIO(texto)
Convierte a mayscula la primera letra de cada palabra del texto
Ejemplos:
=MAYUSC(facultad de ciencias) devuelve FACULTAD DE CIENCIAS
=MINUSC(FACULTAD DE CIENCIAS) devuelve facultad de ciencias
=NOMPROPIO(FACULTAD DE CIENCIAS) devuelve Facultad De Ciencias
REPETIR(texto;nm_de_veces)
Repite el texto especificado tantas veces como lo indica num_de_veces.
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)
Devuelve la posicin en la que se encuentra inicialmente un carcter especfico o una
cadena de texto
(texto_buscado), dentro de un texto (dentro_del_texto), empezando por nm_inicial.

Utilice HALLAR para determinar la ubicacin de un carcter o de una cadena de texto

dentro de otra
cadena de texto, de modo que pueda utilizar las funciones EXTRAE o REEMPLAZAR para
cambiar el
texto.