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FACULTAD DE EDUCACIN
1. DEFINICIN:
Excel es una aplicacin desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de Office para usarse en
Windows o Macintosh. Presenta una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados.
Excel, es una hoja de clculo que permite trabajar con tablas de datos, grficos, bases de datos, macros,
y otras aplicaciones avanzadas. Ayudando en el clculo de ejercicios aritmticos y siendo de gran
utilidad diversas reas como educacin, administracin, finanzas, produccin, etc.
2. LIBRO DE TRABAJO:
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este
programa se almacenar formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLS para que el ordenador los reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el
nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de ttulo en
la parte superior de la ventana vers cmo pone Microsoft Excel - Libro1.
Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 1 hoja aunque el nmero de
stas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrars las
diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo todas las hojas
referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro.
3. HOJA DE CLCULO:
La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una
herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de nmeros y
necesiten realizar clculos u operaciones con ellos.
Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas, siendo 16384 columnas y 1.048.576 filas.
Columna
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por
letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.
Columna B
Fila
Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas de
una hoja de datos.
Fila 5
Celda
La interseccin de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el nombre de la
columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda
pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel
podrs comprobar todo lo explicado anteriormente.
Celda A1
Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha
celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa,
columna de la celda activa.
Rango de Datos
Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de
una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya
que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.
Rango de datos (B3:D8)
RANGO
4. CARACTERSTICAS:
Excel se caracteriza por los siguientes aspectos:
a) Hojas de clculo de gran dimensin, filas y columnas que forman celdas de trabajo.
b) Agrupacin de varias hojas de clculo en un libro. Excel est compuesto por libros, un libro es el
archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro puede contener
aproximadamente 250 hojas o carpetas. Cada hoja contiene aproximadamente 65.000 lneas y 256
columnas ordenadas numrica y alfabticamente respectivamente.
c) Actualizacin automtica de los resultados obtenidos en la hoja, al modificar los datos de los cuales
depende un resultado.
d) Gran capacidad de presentacin y manejo de los datos introducidos.
5. INGRESAR AL MS EXCEL:
a) Una vez encendido el computador, ubicar la aplicacin de acceso del Microsoft Excel
4 | Lic. Carlos Laurente Chahuayo - 2014
Libro en blanco
Para ingresar deber realizar un clic BIM sobre la imagen de Libro en blanco
7. CERRAR EXCEL:
a) Para abandonar el programa de ms Excel, asegrese de guardar el trabajo antes de salir.
b) Realizar un clic BIM en el botn Cerrar (parte superior derecha de la ventana)
La barra de ttulo
Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos
un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre
que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar
, maximizar
cerrar
La barra de acceso rpido
La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar
Deshacer
o Rehacer
La cinta de opciones es uno de los elementos ms importantes de Excel, ya que contiene todas las
opciones del programa organizadas en pestaas. Al pulsar sobre una pestaa, accedemos a la ficha.
Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas
se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.
La barra de frmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando
vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos
ms adelante.
La barra de etiquetas
INGRESO DE NMEROS:
En Excel, un nmero puede contener solo los siguientes caracteres:
0123456789+-().$%
Celda Activa
Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como que nos permitir saber ms sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo
el ms frecuente el que aparece a continuacin:
Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones.
Posiblemente el error sea simplemente que la frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas
las dems frmulas adyacente (por ejemplo, sta sea una resta y todas las dems sumas).
Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda # TEXTO, siendo TEXTO un
valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho
de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
# NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser
sumar textos.
# DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
9 | Lic. Carlos Laurente Chahuayo - 2014
TECLADO
Celda Abajo
FLECHA ABAJO
Celda Arriba
FLECHA ARRIBA
Celda Derecha
FLECHA DERECHA
Celda Izquierda
FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo
AVPAG
Pantalla Arriba
REPAG
Celda A1
CTRL+INICIO
FIN
FLECHA ARRIBA
FIN
FLECHA ABAJO
FIN
FIN
FLECHA DERECHA
Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es
escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra de frmulas:
Por ejemplo, para ir a la celda DF15 debers escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.
Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para visualizar la
celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.
Hoja Siguiente
CTRL+REPAG
Hoja Anterior
Ejercicio de aplicacin 1
15. GUARDAR:
(guardar)
No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los cambios realizados desde la ltima vez que
guardamos.
d) Una vez ubicado el archivo, hacer un clic BIM sobre l, luego realizar un clic BIM en el botn Abrir.
Nota: Otra forma disponible tambin para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de
documentos abiertos anteriormente, siga los siguientes pasos:
Selecciona Reciente en el men Archivo y haz clic sobre el que quieras abrir. Se mostrarn ordenados
por fecha de ltima utilizacin, siendo el primero el ms recientemente utilizado.
19. PROTEGER ARCHIVO (esta opcin permite guardar un libro en Excel, asignndole una contrasea, la
cual se le solicitar ingresar para tener el acceso a dicha contenido)
a) Un clic BIM en el botn Archivo
b) Un clic BIM en la opcin Guardar como
c) Un clic BIM en el botn Examinar
d) En la siguiente ventana como ya anteriormente vimos, ingrese el nombre del libro y configure la
unidad o carpeta donde se guardar el archivo.
e) Procedemos a asignale una contrasea para ello hacer un clic BIM en el botn Herramientas
g) En la siguiente ventana ingrese la contrasea para cada una de las opciones dispuestas, se
recomienda que en los espacio escriba la misma contrasea
i)
j)
Le pide nuevamente ingresar la contrasea, para finalizar un clic BIM en el botn Aceptar.
B3 celda inicial
B3:B8 B3..B8
rango seleccionado
B8 celda final
SELECCIONAR VARIAS CELDAS (MOUSE):
a) Ubicar el puntero del mouse sobre la celda inicial
b) Presione el BIM (botn izquierdo o principal del mouse)
c) Deslizar el mouse sobre las celdas a seleccionar
SELECCIONAR COLUMNAS:
a) Seleccin de una columna: Hacer clic en el identificativo superior de la columna a seleccionar.
SELECCIONAR FILAS:
a) Seleccin de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila.
b)
Hacer clic con el botn izquierdo en la parte superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo
de la columna A y el de la fila 1.
c) Puede pegar la informacin las veces que desee, para ello vuelva a reubicar el cursor.
23. BLOQUEAR Y PROTEGER CELDAS:
a) Procesa a seleccionar las celda a bloquear
b) Realizar un clic BIM en la pestaa Revisar
c) Realizar un clic BIM en el botn Proteger Hoja
f)
g) Al momento de escribir sobre las celdas bloqueadas nos mostrar el siguiente mensaje.
d) Escriba el nombre que reemplazar a la palabra Hoja1, luego presione la tecla Enter (Intro)
c) En la siguiente ventana realizar un clic BIM en la opcin Mostrar, y en forma automtica se mostrar
la hoja oculta
27. INSERTAR HOJAS
a) Para insertar una nueva hoja de trabajo dentro del libro, hacer un clic BIM en el botn o en el signo +
b) Puede repetir la operacin anterior a fin de insertar el nmero de hojas que sea necesario
d) En la siguiente ventana seleccionar la nueva ubicacin de la hoja, si en caso desee una copia
de la opcin celdas
de la opcin celdas
de la opcin celdas
d) El resultado es el siguiente:
d) Seleccionar una de las opciones de la siguiente lista haciendo un clic BIM sobre ella
e) Si en caso desea personalizar los mrgenes hacer un clic BIM en la opcin Mrgenes
personalizados, para obtener la siguiente ventana y poder configurar en ella.
f)
Una vez configurada los mrgenes con ayuda de las flechas existentes en cada lado, hacer un clic
BIM en el botn Aceptar para aplicar la configuracin.
c) De las opciones que se muestra, seleccionar con un clic BIM en una de ellas.
c) Hacer un clic BIM en una de las opciones que se muestra en la siguiente ventana
c) Seleccione una de las opciones de la siguiente ventana, hacer un clic BIM sobre dicha opcin.
Divisin
Exponenciacin
Unin / concatenar
Comparacin igual que
Comparacin menor que
Comparacin mayor que
Comparacin menor igual que
Comparacin mayor igual que
Comparacin distinto
Parntesis, signos de agrupacin
46. FORMULAS:
Se puede asignar una frmula a una celda y Excel calcula el resultado. Una frmula es una combinacin
de nmeros constantes, referencias a celdas, operaciones aritmticas y/o funciones cuyo resultado
aparece en la celda donde se crea la frmula.
Entrar frmulas usando operaciones aritmticas
1. Seleccione la celda donde crear la frmula. En este lugar ser donde obtendr el resultado de la
misma (Ejemplo: celda E3).
2. Escriba el signo de igual ( = ) para iniciar el desarrollo de una frmula. En este caso multiplicaremos
Costo por unidad (celda C3) por la Cantidad (celda D3) para calcular el Costo estimado.
3. Seleccione las celdas y los operadores aritmticos (^ % * / + -) correspondientes que compondrn la
frmula.
4. En este caso, seleccione la celda C3, escriba el smbolo de asterisco (*) y luego seleccione la celda
D3.
5. Oprima [ENTER] para aceptar el cambio. Podr observar que el resultado de la multiplicacin de la
celda C3 y D3 se observa en la celda donde creamos la frmula, celda D3. La frmula se visualizar
en la Barra de frmulas de la siguiente manera:
=A$1
La caracterstica que tiene las referencias mixtas es que cuando realizamos una copia de la frmula para
otras celdas, la absoluta no vara y la relativa s.
50. FUNCIONES:
Esta unidad es la unidad una de las ms importantes del curso, pues en su comprensin y manejo est
la base de Excel. Qu es una hoja de clculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de
frmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es
fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilizacin de Excel.
51. PARTES DE UNA FUNCIN:
Una funcin es una frmula predefinida por Ms Excel o por el usuario que opera con uno o ms valores y
devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula
que la contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:
Nombre_funcin(agumento1, argumento2, ., argumento N)
52. TIPOS DE FUNCIONES:
Funciones matemtica y trigonomtrica:
53. CONFIGURACIN DEL FORMATO GENERAL: Esta opcin permite normalizar los datos, quitas los
formatos aplicados.
a) Seleccionar la celda o celdas que contienen datos numricos
b) Hacer un clic BIM en el botn
54. AGREGAR UN FORMATO DE NMERO: Permite agregar los decimales a un dato numrico.
a) Seleccionar la celda o celdas a aplicar el formato
b) Un clic BIM en el botn
55. AGREAR FORMATO MONEDA: Permite agregar separador de milsimas, decimales y signo monetario.
a) Seleccionar la celda o celdas a aplicar el formato
b) Un clic BIM en el botn
57. AGREGAR FORMATO DE FECHA CORTA: Convierte el dato numrico a tipo fecha de acuerdo al
formato dd/mm/yy
a) Seleccionar la celda o celdas a aplicar el formato
b) Un clic BIM en el botn
58. AGREGAR FORMATO DE FECHA LARGA: Convierte el dato numrico a tipo fecha larda de acuerdo al
formato. Nombre del da, nmero del da el mes de y del ao.
a) Seleccionar la celda o celdas a aplicar el formato
b) Un clic BIM en el botn
60. AGREGAR FORMATO DE PORCETAJE: Es agregar el signo porcentajes y a su vez multiplica por 100
al dato numrico.
a) Seleccionar la celda o celdas a aplicar el formato
b) Un clic BIM en el botn
61. CONVERTIR UN DATO NUMRICO A DATO DE TIPO TEXTO: Al realizar la conversin de dato
numrico a dato de tipo texto, este dato no podr ser utilizado dentro de una operacin matemtica.
a) Seleccionar la celda o celdas a aplicar el formato.
b) Un clic BIM en el botn
Manejo de grficos estadsticos: concepto, tipos, creacin, modificacin de datos, modificacin de grfico,
eliminacin. Ejercicio de aplicacin 10.
62. CONCEPTO:
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin.
Vamos a ver en esta unidad, cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de
clculo. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. A menudo
un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas.
63. TIPOS DE GRFICOS:
a) Grficos de Columnas
b) Grficos de Barras:
f)
Grfico combinado:
f)
Estilos de grfico
67. POSICIN.
a) La posicin del grfico puede ser alterado, esto con solo cambiar al mover el grafico sobre la hoja de
trabajo.
Manejo de Imgenes: Insertar imagen desde archivo, insertar imgenes prediseadas, formato de imagen
(ajuste, estilo, organizar y tamao). Ejercicio de aplicacin 11.
68. IMGENES
a) Hacer un clic BIM en la pestaa Insertar
b) Una vez ubicado los botones con los cuales insertar la imagen.
69. INSERTAR IMAGEN DESDE ARCHIVO
a) Un clic BIM en la pestaa Insertar
b) Para insertar una imagen de una carpeta o unidad externa, hacer un clic BIM en
c) En el panel que aparece en la parte derecha, hacer un clic BIM en el botn Buscar
d) A continuacin se muestra imgenes las cuales se puede insertar haciendo un clic BIM en ellas.
b) Para modificar el tamao de la ubique el puntero del mouse en los puntos, presione el BIM del
c) mouse y deslizar para ampliar o reducir el tamao, luego suelte el mouse
Para aplicar formato a la imagen utilizaremos los botones dispuestos en la barra Formato, esta
opcin se activa al momento de seleccionar la imagen.
f)
g) Procede a ingresar en cada espacio los datos necesarios para obtener un SmartArt.
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