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MANUEL BALAB
YORGE VILLAVICENCIO
Mayo, 2006
ii
Mayo, 2006
iv
AGRADECIMIENTO
DEDICATORIA
A Dios.
A mi padre, Jos de Jess Villavicencio (Q.E.P.D)
A mi hermano, Jess Hebert Villavicencio (Q.E.P.D)
A mi madre, hermanos y sobrinos.
A todas las personas que les tengo aprecio.
Yorge Villavicenio
vi
RESUMEN
vii
NDICE
Contenido
Pg.
Portada
Contraportada
ii
Hoja de aprobacin
iii
Agradecimiento
iv
Dedicatoria
Resumen
vi
ndice
vii- x
ndice de cuadros
xi
ndice de grficos
xii
ndice de figuras
xiii
Introduccin
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11
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18
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administracin
viii
cientfica de Taylor
2.2.1.4. Principios de eficiencia de Emerson
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para
la
demanda
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independiente y demanda
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dependiente
2.5.1. Lote econmico
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ix
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4.4.1. La entrevista
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4.4.2. La encuesta
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5.1. Anlisis de
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la
situacin
actual
de los
procesos
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recomendaciones
5.1.2. Anlisis cuantitativo
5.2. Diferentes enfoques de modelos gerenciales de inventarios que se
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6.2. Justificacin
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6.3. Fundamentacin
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6.4. Estructura
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6.6. Factibilidad
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129
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7.1. Conclusiones
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7.2. Recomendaciones
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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
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xi
NDICE DE CUADROS
CUADRO N
1
Pg.
56
Poblacin y muestra
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Fortalezas y oportunidades
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Debilidades y amenazas
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Resultados de la encuesta
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xii
NDICE DE GRFICOS
GRAFICO N
Pg.
Control de inventarios
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Normas y procedimientos
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Niveles de inventarios
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Resultados de la encuesta
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xiii
NDICE DE FIGURAS
FIGURA N
Pg.
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123
Introduccin
INTRODUCCIN
Los organismos que forman parte de la administracin pblica deben cumplir con una
serie de requisitos para la ejecucin de sus procesos administrativos basados en un
Plan Operativo Anual, que se presenta ante el Ministerio de Planificacin y
Desarrollo, a fin de que el Estado pueda aprobar los recursos econmicos necesarios
para su funcionamiento.
En este sentido, la Universidad Simn Bolvar requiere de unos controles adecuados
de entradas y salidas de sus materiales y suministros con la finalidad de presentar los
inventarios a costos reales. Como es sabido el proceso administrativo de las
adquisiciones y la ejecucin presupuestaria de los rganos de Poder Nacional se
encuentran enmarcados por numerosas leyes, reglamentos, decretos, directivas,
publicaciones y rdenes emanadas de las distintas instancias que en l intervienen.
La disponibilidad presupuestaria de la Universidad Simn Bolvar y los mltiples
trmites administrativos a cumplir ante los diferentes entes que intervienen, generan
demoras desde el inicio del proceso del inventario hasta que se concreta la
distribucin de los materiales y suministros. Esta situacin ha venido afectando
sensiblemente la eficiencia de la ejecucin presupuestaria por parte de la Universidad,
generando como consecuencia las insubsistencias presupuestarias sobre la
disponibilidad presupuestaria no comprometida, recursos stos vitales para el apresto
operacional y funcionamiento de la Institucin.
Despus de evaluar la situacin que atraviesa la Universidad se ha propuesto El
Diseo de un Modelo de Gestin para Lograr la Optimizacin del Control de
Inventario de Materiales y Suministros en la Universidad Simn Bolvar, con el
objeto de presentar recomendaciones que permitan minimizar los tiempos de
respuesta en los procesos administrativos, al momento de hacer las solicitudes de
Introduccin
CAPTULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1. Planteamiento del problema
Todo organismo de la Administracin Pblica a nivel nacional debe cumplir con una
serie de normativas para ejecutar sus procedimientos administrativos y activar medios
de financiamiento para la adquisicin de sus materiales y suministros, para ello se
debe elaborar un Plan Operativo Anual y una asignacin Presupuestaria.
Ciertamente, este requerimiento de estructurar un Plan Operativo Anual que est
sustentado con el Presupuesto se origina de la visin de planificacin en Venezuela,
la cual describe Giordani (1998), como:
Mecanismo ideolgico que desarrolla el Estado con el propsito de
legitimar su accin. El rol que la planificacin ha cumplido debe ser
entendido dentro de su propio devenir histrico, ligado a la forma del
Estado y a la forma de rgimen que ha prevalecido en el pas durante el
ltimo cuarto de siglo (p. 106).
Adicionalmente, desde el ao 1999 a raz de la aprobacin de la Constitucin de la
Repblica Bolivariana de Venezuela, se han presentado reformas en el sector pblico
y privado que han generado ciertas transformaciones a nivel institucional, generando
cambios en sus organizaciones y en los procedimientos administrativos y de
financiamiento. Entre estos procedimientos afectados se encuentra el rea de compras
pblicas para la adquisicin y control de inventarios de materiales y suministros, el
cual refleja debilidades de control interno por no adaptarse a la nueva realidad legal
del pas, ya que los aspectos novedosos de la Constitucin requieren de la
actualizacin de la legislacin que abarca las compras y contratos pblicos, como por
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CAPTULO II
MARCO CONCEPTUAL REFERENCIAL
2.1. Antecedentes de la investigacin
Entre las investigaciones realizadas en universidades y centros de investigacin en
diferentes trabajos especiales de grado que se relacionan con el tema objeto de
estudio y que sirvieron para motivar y dar una gua a los investigadores, se pueden
mencionar los siguientes:
Len y Prez (1999) llevaron a cabo un diagnstico de la situacin de las empresas en
cuanto al sistema contable actualmente utilizado, determinando sus fortalezas y
debilidades. Se concluye que las empresas del sector deben aplicar un sistema
contable estructurado por mdulos que abarquen el movimiento contable, control de
inventario y el costo de la produccin; estableciendo las cuentas que deben ser
consideradas para el movimiento contable de la empresa de acuerdo al objeto de la
misma y aplicar criterios de control interno. El aporte de este estudio a la
investigacin estuvo enmarcado en la consideracin del control de inventario en el
sistema de la empresa el cual sirvi de base para la propuesta.
En 1998 Molina y Uban evaluaron los tipos de modelos de control de inventarios y
organizacional, frecuencia de las transacciones; tipo, gravedad y causas del problema.
El modelo propuesto se fundament en la valoracin y valuacin del inventario,
medicin del ingreso, la planeacin y aplicacin del inventario fsico; en tal sentido,
el sistema computarizado de control de inventarios fue la base que sustent la
propuesta de investigacin para el Departamento de Compras y Suministros.
Orense (1997) muestra la necesidad de crear un sistema adecuado de control de
inventarios, debido a la carencia de normas, polticas y reglas definidas que rijan los
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b) Gerencia estratgica
Toda empresa procura formular y plasmar en la realidad de forma exitosa las
estrategias que le garanticen rentabilidad y crecimiento continuado en el futuro. Tal
es el caso de la empresa objeto del presente estudio. En vista de que actualmente est
afrontando problemas de direccin gerencial requiere de un modelo de gestin
orientado a decidir los objetivos de la organizacin y las polticas que van a regir la
adquisicin, uso y la disposicin de sus recursos.
La gerencia estratgica puede definirse, en opinin de David (1991), como la
formulacin, ejecucin y evaluacin de acciones que permitirn que una organizacin
logre sus objetivos.
David (1991) esclarece este concepto cuando seala lo siguiente:
La formulacin de estrategias incluye la identificacin de las
debilidades
y fortalezas internas de una organizacin, la
determinacin de las amenazas y oportunidades externas de una
firma, el establecimiento de misiones de la compaa, la fijacin de
objetivos, el desarrollo de estrategias alternativas, el anlisis de
dichas alternativas y la decisin de cules escoger. La ejecucin de
estrategias requiere que la firma establezca metas, disee polticas,
motive a sus empleados y asigne recursos de tal manera que las
estrategias formuladas puedan ser llevadas a cabo en forma exitosa
(p.25).
c) Mejoramiento contino
El nuevo sistema de gerencia de mejoramiento continuo identifica el desperdicio, lo
elimina, y evita que vuelva a aparecer.
2.3. Teora de inventario
2.3.1. Origen de los inventarios
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efecto acumulativo de los costos antiguos que se estn imputando contra los ingresos
corrientes puede distorsionar la utilidad neta del perodo.
2.3.5. Costo de los inventarios
Para tomar decisiones sobre los inventarios, es necesario tomar en cuenta los costos
que se ven afectados por cada decisin especfica; Plossl (1987) explica las clases de
costos que se consideran:
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9 Precios errneos.
9 Artculos daados o defectuosos.
Para evitar esta serie de problemas al recibir la mercanca o los materiales, la empresa
debe tener un sistema que le permita verificar cada despacho contra la Orden de
Compra emitida. Cualquier diferencia de cantidad o precios debe ser anotada y
comunicada de inmediato al proveedor. En el caso de materiales daados, la
reclamacin debe hacerse sobre terreno.
Un buen sistema de almacenamiento de los inventarios contribuye a evitar el
deterioro, la prdida y el uso incorrecto de los materiales y mercancas.
2.3.7. Objetivos de la administracin de inventarios
Entre los objetivos de la administracin de Inventarios, se pueden mencionar:
Contar con las existencias suficientes para hacer frente a las demandas de los
clientes.
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De igual forma el mismo autor determina los objetivos del control interno de
inventarios:
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Inventarios
fsicos
peridicos:
Se
realizan
para
descubrir
errores,
inventarios en:
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organizacin:
1. Reduce en gran porcentaje la posibilidad de los retrasos en la operatividad de
la organizacin.
2. Permite a la organizacin hacer economas de diversas formas, a travs de
eliminar la duplicacin de los pedidos, favoreciendo la mejor utilizacin de
los materiales disponibles mediante transferencias entre departamentos.
3. Contribuyen a la eficacia de la contabilidad, en especial la contabilidad de
costos.
4. Puede disuadir a las personas pocas honradas que tuvieron la intencin de
robar material o suministros de la organizacin.
5. Impone el respeto al material y reduce al mnimo las prdidas por maltratos o
descuidos, naturalmente, es deseable para facilitar la formulacin de los
estados financieros.
2.3.13. Los inventarios fsicos
Green (1988) enumera los mtodos que se utilizan para realizar el inventario fsico:
1. Siempre que llega una solicitud se comprueba el material que queda en el
almacn con el registro.
2. Cada da, el oficinista del almacn comprueba el balance de unos pocos
artculos con el registro.
3. El mtodo ms comn es el de la cuenta material al fin del perodo contable,
de 6 meses o 1 ao. Entonces se suspenden las actividades mientras se cuenta
el material. Esto exige mucho esfuerzo del personal del almacn y de fbrica,
y con frecuencia hay que suspender las actividades en los talleres, lo cual
aade nuevo costo a esta operacin.
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Los costos de los pedidos comprender todos aquellos costos en que se incurre
cada vez que se ordena un pedido de inventario ya sea a un proveedor externo o
al propio departamento de produccin. Entre estos costos puede mencionarse el
costo de formulacin de la orden que incluye gastos secretariales, de papel y de
contabilidad.
En lneas generales el costo de adquisicin puede estimarse a partir del clculo
de los costos del personal del rea de compras, la depreciacin de los equipos de
oficina, el costo de las cartas y fax y el costo de los consumibles usados por este
departamento, sin embargo, en el caso del modelo de Inventario que se est
estudiando, solo se tomar en cuenta el costo del personal involucrado en el
proceso de compras (paquete anual de los empleados de la Gerencia de
Compras y el porcentaje de tiempo que dedica el Vicepresidente de
Administracin y el Gerente de logstica. Por ende, el clculo del costo de
adquisicin, contempla el costo del personal involucrado en el proceso de
compras y el total de artculos comprados en el periodo analizado. Entonces:
Costo de Adquisicin = Total Costo de Personal / Total de Artculos.
2.
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tomarse en cuenta los gastos de seguro contra robo o incendio y los generados
por deterioro por hurto u obsolescencia.
Finalmente, ha de mencionarse el costo del capital (inters pagado por el
prstamo) necesario para financiar la compra del inventario.
3.
En el contexto de Inventario hay dos formas para aplicar este principio: el primero es
cuando se considera que el 20% de los artculos representa el 80% del beneficio de la
empresa y aquellos que entran en este grupo llamando A debe ser el que la gerencia
preste mayor atencin. El segundo es en funcin del valor de uso de los items, es
decir, en funcin del consumo de un artculo en un perodo por el precio ponderado
del mismo. El ms recomendable es este ltimo en vista de que se posee mayor
informacin sobre el historial de los productos.
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Tambin se hace mencin que los modelos de inventarios, han demostrado ser tiles
para minimizar los costos de efectivo. Cualquier procedimiento que pueda reducir la
inversin requerida para generar un volumen dado de ventas, puede tener un efecto
benfico sobre la tasa de rendimiento de la empresa y, por lo tanto, sobre el valor del
negocio.
Para poseer un Inventario acorde con las exigencias de cualquier empresa se debe
seleccionar un modelo de gestin de stocks que est acorde con las necesidades de la
empresa, as como se debe determinar con qu frecuencia debe comprobarse el nivel
de inventarios existente.
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9
9
Al elegir el tamao del lote, existe un trueque entre la frecuencia con que se ordena y
el nivel del inventario (ver Figura N 2).
Lotes pequeos darn lugar a rdenes frecuentes pero a un bajo nivel promedio de
inventario. Si se ordena un lote de mayor tamao, la frecuencia de las rdenes
disminuirn
46
2AD
IC
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inventarios.
Como seala Van Horne para lograr el Justo a Tiempo se requiere una produccin y
un sistema de informacin de inventarios muy precisos, compras muy eficientes,
proveedores muy confiables y un sistema de manejo de inventarios eficientes.
NI = E + RP - PP
Donde:
NI: Nivel de inventarios
E: Existencia fsicamente presente
RP: Recepciones programadas
PP: Pedidos pendientes.
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Q = NI max NI
Donde:
Q: Emisin del pedido de un lote
NI max: Nivel de inventario mximo
NI: Nivel de inventario.
d) Modelo de compra especulativa
Segn Indacochea (1984), en su bibliografa denominada Finanzas en Inflacin,
expresa: Un modelo de compras especulativa que permita utilizar el conocimiento de
las inminentes alzas de precios de las existencias, con la finalidad de obtener
ganancias, aprovechando las variaciones de los precios relativos (p. 279).
La inflacin, al ser medida a travs del ndice general de precios al consumidor (IPC)
se observa usualmente en forma continua, mientras que el incremento del precio de
un bien especfico se aprecia en forma directa (a saltos). (Ver Figura N 3).
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(1 + A) p.q
Va = p n q
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s = Vb -Va
Se deriva e iguala a cero:
Despejando n:
Se puede apreciar que el nmero ptimo de meses de compra slo en funcin del
porcentaje de incremento inminente del precio A, de la tasa mensual que combina la
inflacin y el costo de oportunidad del dinero R.
Este modelo propuesto tiene una serie de observaciones, entre las cuales se pueden
mencionar:
1) El modelo de compra especulativa se debe combinar con las polticas de
reposicin de stock en ambientes inflacionarios, con el fin de lograr
optimizar el manejo de inventarios.
2) El modelo solamente debe aplicarse en aquellas situaciones donde se
cumplen los supuestos sobre los cuales est basado.
3) Al adquirir n meses de stock con fines especulativos, se deber
consumir dichos inventario hasta su nivel corriente, antes de volver a
realizar una compra especulativa segn los resultados del modelo.
4) El modelo no considera la posibilidad de un aumento adicional de precios
durante el tiempo que dure el stock especulativo (n meses).
5) El modelo no considera los costos operativos de mantenimiento de
inventario ni los costos de emisin de rdenes de compra.
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Cuadro N1
Proceso administrativo y sus funciones bsicas segn diversos autores.
Fayol
Prever
Organizar
Comandar
Coordinar
Controlar
Urwick
Investigacin
Previsin
Planeamiento
Organizacin
Coordinacin
Comando
Control
Gullick
Planeamiento
Organizacin
Administrac. del Personal
Direccin
Coordinacin
Informacin
Presupuesto
Koontz y O`Donnell
Planeamiento
Organizacin
Integracin del Personal
Direccin y Control
Dale
Planeamiento
Organizacin
Direccin
Control
57
Por tanto, los presupuestos pueden servir para el anlisis del diseo de diversas
funciones adicionales, tales como: la evaluacin del desempeo, la coordinacin de
actividades y la ejecucin de los planes, as como comunicar y motivar acciones. Los
presupuestos son una caracterstica importante de la mayor parte de los sistemas de
control. Cuando se administra con inteligencia los presupuestos:
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a) Obligan a la planificacin
b) Proporcionan criterios de desempeo y
c) fomentan la coordinacin (Burbano y Ortiz, 1993, p.12).
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dotar de un personal
experto en
de que disponga
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del
presupuesto
de
los
organismos
de
la
Administracin
Nacional.
2. Control jurisdiccional: este control corresponde a la Corte Suprema de
Justicia y los dems tribunales a los cuales se les haya asignado
competencia en materia contencioso administrativo, de acuerdo a la ley.
3. Control administrativo: En algunos pases, se les ha fijado como
objetivo la verificacin y crtica de las actividades relacionadas con la
planificacin y el presupuesto y ms recientemente sobre el examen de
actividades y los resultados obtenidos.
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La fuente de financiamiento.
Registro.
Los
hechos
contables
deben
reconocerse
registrarse
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Tomando en cuenta que este trabajo esta basado en un modelo para mejorar el control
de registro de inventarios de materiales y suministros de la Universidad Simn
Bolvar, se requiere tener en cuenta los principios administrativos y el fundamento
legal del cual hemos extrado los instrumentos jurdicos para el sano funcionamiento
del sistema de inventarios acorde con los requerimientos la Administracin Pblica.
Entre los principios administrativos y el fundamento legal, vale la pena mencionar:
9 Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (Gaceta Oficial N
5.453 del 24 de Marzo de 2000). la cual en sus artculos: 136, dispone la
separacin orgnica de Poderes; 137, el Principio de Legalidad relativo a las
atribuciones de los rganos que ejercen el Poder Pblico, en el sentido que
las actividades que realicen los mismos deben someterse a la Constitucin y
a las Leyes; 156, ordinales 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 21, 23, 25, 29 y 33,
establecen las competencias al Poder Nacional; 225 que prev los rganos
que ejercen el Poder Ejecutivo; y 242 que establece el carcter de los
Ministerios.
Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
67
Orgnica
de
68
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de
los
Institutos
Autnomos,
Empresas
del
Estado,
70
Reglamento
tiene
por
objeto
establecer
las
normas
71
72
73
74
75
5.-
Por otra parte, la institucin debe reflejar trimestralmente todos los gastos ejecutados
en el instructivo nmero 7, ante la Oficina Nacional de Contabilidad y otros entes
involucrados.
Ley Orgnica de la Administracin Pblica. Ttulo I. Disposiciones Generales.
Principio de rendicin de cuentas. Artculo 11.- Las Autoridades, funcionarios y
funcionarias de la Administracin Pblica debern rendir cuentas de los cargos que
desempeen, en trminos y condiciones que determine la ley.
La
simplicidad
administrativa,
eficacia,
objetividad,
imparcialidad,
A fin de dar cumplimiento a los principios ya establecidos en esta Ley, los rganos y
entes de la Administracin Pblica debern utilizar las nuevas tecnologas que
desarrolle la ciencia, tales como medios electrnicos, informticos y telemticos, para
su organizacin, funcionamiento y relacin con las personas.
Principio de responsabilidad patrimonial de la administracin Pblica. Artculo 14.La Administracin Pblica ser responsable ante los particulares por la gestin de
sus respectivos rganos, de conformidad con la Constitucin de la Repblica
Bolivariana de Venezuela y la ley, sin perjuicio de la responsabilidad que
corresponde a los funcionarios o funcionarias por su actuacin. La Administracin
Pblica responder patrimonialmente por los daos que sufran los particulares,
siempre que la lesin sea imputable a su funcionario. La Universidad Simn Bolvar,
cumple con la normativa vigente estipulada en esta ley, realizando las rendiciones de
cuentas cada trimestre avalado por instructivo nmero 7, para ello hay funcionarios
encargados de realizar las tareas relativas al almacn tales como: adquisicin,
distribucin y stock de inventarios de materiales.
76
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CAPTULO III
MARCO ORGANIZACIONAL
3. Marco oganizacional
3.1. Antecedentes histricos de la USB
Tomando como referencia el Catlogo Decanato de Estudios Profesionales. USB.
2000-2002, en l se expresa que en 1967 surgi la idea en las instancias
gubernamentales de crear una nueva universidad, con el fin de contribuir a solucionar
el problema universitario existente para la poca. El 18 de julio de 1967, el Doctor
Ral Leoni, Presidente de la Repblica, firm el decreto N 878, mediante el cual se
cre la Universidad como Instituto Experimental de Educacin Superior con el
nombre de Universidad de Caracas, destinada a instituir los estudios y las
investigaciones de carcter cientfico, tecnolgico y humanstico que requera, para
ese momento, el pas.
El primer Reglamento se dict el 4 de marzo de 1969. Posteriormente, numerosos
integrantes de la comunidad universitaria, la Academia Nacional de la Historia, la
Sociedad Bolivariana de Venezuela y otras instituciones, manifestaron su deseo de
que la Universidad se vinculara al nombre del Libertador. El 9 de julio de 1969, el
decreto N 4, cambi el nombre por Universidad Experimental Simn Bolvar (USB,
2002).
Cabe sealar que las clases comenzaron en enero de 1970, las carreras profesionales
se establecieron casi un ao despus del perodo de un ciclo bsico comn. El ciclo
profesional de la Universidad Simn Bolvar comenz con cinco carreras: Ingeniera
Elctrica, Ingeniera Mecnica, Ingeniera Qumica, Licenciatura en Matemticas y
Licenciatura en Qumica. Dos aos despus se crearon tres nuevas carreras:
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81
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CAPTULO IV
MARCO METODOLGICO
Todos los aspectos relacionados con la metodologa que se seleccion para el
desarrollo de la presente investigacin se detallan en este captulo, indicando el tipo y
diseo de investigacin elegido, lo que permiti dar respuestas a las interrogantes
inicialmente planteadas en el problema y recogidas en los objetivos de este trabajo
especial de grado.
Una vez definido el campo del estudio, se introduce en este captulo lo relacionado
con la delimitacin de la poblacin o universo de estudio, pero antes se define el
concepto de poblacin, el cual es: Un conjunto finito o infinito de personas, casos o
elementos que presentan caractersticas comunes (Balestrini, 2002, p.123.).
Otra definicin es la expresada por la Universidad Nacional Abierta (1985), que dice:
"...es el conjunto de elementos o unidades, que pueden ser personas, documentos,
instituciones, etc. a las que se refieren las conclusiones o generalizaciones logradas en
una investigacin" (p.73).
84
85
Para Hernndez, Fernndez, y Baptista (1998), la variable ...es una propiedad que
puede variar y cuya variacin es susceptible de medirse. La variable se aplica a un
grupo de personas u objetos, los cuales pueden adquirir diversos valores (p. 75).
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Objetivos especficos
Variables
Definicin conceptual
88
Enfoques de
Modelos
Gerenciales de
Dimensin
Procesos
Administrativos
Resultados de los
Modelos Actuales
Indicadores
Cumplimiento de
los Procesos
Administrativos
Indicadores de
Gestin
Sub-Indicadores
Planificacin
Organizacin
Direccin
Control
Sistema
Fortalezas
Debilidades
Instrumento
Encuesta
Encuesta
89
Inventarios
Modelo de
gestin gerencial
de Inventario
propuesto.
Oportunidades
Amenazas
Aplicabilidad de
un nuevo Modelo
Gerencial de
Inventarios
Sistema propuesto
Efectividad
Operatividad
Tiempo de
Respuesta
Entrevista
Matriz
DOFA
Formulario
4.4.1. La entrevista
4.4.2. La encuesta
90
La tcnica de anlisis de documentos segn Tamayo (1995), explica: los datos tienen
un significado en funcin de las interpretaciones que les da el investigador, de nada
servir una abundante informacin si no se somete a un adecuado tratamiento
analtico (p.124).
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Muy Bueno = 5
Bueno
Regular
= 3
Deficiente = 2
No aplica
93
La
CAPTULO V
94
95
independiente cada una de las opiniones de las personas seleccionadas como muestra
y se procedi a reflejar en un cuadro de fortalezas y oportunidades, debilidades y
amenazas,
generales, las observaciones que sobre el mismo fueron comunes para las diferentes
personas de la Direccin de Servicios.
contabilizacin de inventarios.
96
Cuadro N 5
Fortalezas y debilidades
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
El Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simn
Bolvar est dispuesto a incorporar un
nuevo Sistema de Administracin de los
Inventarios.
Facilidad para la
Inventario Fsico.
ejecucin
del
Elaboracin
de
proyecciones
presupuestarias y de consumo.
97
Cuadro N 6
Debilidades y amenazas
DEBILIDADES
-
AMENAZAS
-
Descuadre
parcial
del
inventario fsico vs. inventario
de contable y de sistema, que
puede ser evidenciado en una
auditoria interna.
Desconocimiento
del
inventario real, lo que dificulta
la poltica de consumo.
Suministro de informacin
irreal para formulacin del
presupuesto y flujo de fondos,
lo que genera descuadre de
caja.
No envo de materiales y
suministros solicitados con
existencias en el almacn, lo
cual
puede
afectar
el
funcionamiento efectivo de las
unidades.
Prdida de materiales y
suministros; conocimiento a
destiempo de lo ocurrido, que
puede afectar el patrimonio de
la Universidad Simn Bolvar.
Desconocimiento de la calidad
de los artculos y formas
recibidas en el almacn, por
deficiencias
en
las
caractersticas presentadas en
rdenes de Compra, lo cual no
permite evaluar la efectividad
y
honestidad
de
los
proveedores.
Recepcin de material en
cantidades
y
con
especificaciones indebidas, que
puede afectar el cumplimiento
de las demandas de las
unidades
Pago de facturas no conformes
con el material recibido, que
puede generar una estafa del
proveedor.
98
los niveles de
99
ENCUESTA
1. CONTROL DE INVENTARIO
a. Considera que el control interno aplicado
por el
Departamento de Compras y Suministros, cumple con los
requerimientos mnimos de autorizacin, procesamiento,
clasificacin y contabilizacin del inventario de los materiales y
suministros?
b. La gerencia del Departamento de Compras y Suministros de
la Universidad Simn Bolvar lleva un control interno relativo al
procesamiento electrnico de datos (sistema computarizado)
sobre el inventario de materiales y suministros?
c. Los inventarios de materiales y suministros son debidamente
solicitados,
recibidos,
usados,
contados
fsicamente,
suministrados y contabilizados por el Departamento de Compras
y Suministros de la Universidad Simn Bolvar?
2. ESTRUCTURA DE CONTROL DE INVENTARIO
a. El Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simn Bolvar, brinda la importancia requerida a la
estructura de control de inventarios?
b. Existe coherencia entre el inventario fsico, el contable y el
registrado por el sistema manual del Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simn Bolvar?
3. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL
INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS
a. El Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simn Bolvar cuenta con normas y procedimientos
para el control de inventarios de materiales y suministros?
b. El Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simn Bolvar se rige por algunas normas y
procedimientos definidos para el inventario de materiales y
suministros?
4. CONTROL SOBRE RECEPCION DE MERCANCIAS
a. El proceso de recepcin de materiales y suministros cumple
con las condiciones mnimas necesarias de acuerdo a un Manual
de Normas y Procedimientos?
b. No existen discrepancias considerables entre entradas y
salidas de los materiales y suministros en el Departamento de
Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar?
FRECUENCIA
SI
NO
SI
NO
38%
62%
12
20%
80%
11
27%
73%
10
67%
33%
57%
43%
10
67%
33%
47%
53%
12
20%
80%
12
20%
80%
12
20%
80%
51%
49%
12
20%
80%
10
67%
33%
100
Cuadro N 7
Resultados de la encuesta
ENCUESTA
c. Dentro del control interno de inventarios est considerado
la recepcin de materiales y suministros?
5. NIVELES DE INVENTARIO
a. Los niveles de inventarios generalmente satisfacen la
demanda de las uniddes que lo requieren en el Departamento
de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar?
b. Actualmente evalan los niveles de inventarios ptimos
para satisfacer la demanda de materiales y suministros?
c. Existe una custodia adecuada de los inventarios de
materiales y suministros?
6. REGISTRO Y CONTABILIZACIN DE
INVENTARIO
a. Cada cunto tiempo la seccin de almacn de la Direccin
de Servicios, realiza la requisicin para la compra de
materiales de oficina en la Universidad Simn Bolvar?
1.- Una vez al ao (cuando ejecutan el presupuesto)
2.- Dependiendo de las necesidades de las unidades por
materiales especficos.
3.- Dependiendo de las existencias de los materiales, si
estn en mnimo, se hace una requisicin por los
materiales que falten.
FRECUENCIA
SI
NO
SI
NO
10
67%
33%
62%
38%
10
67%
33%
40%
60%
12
80%
20%
13%
10
67%
20%
33%
0%
10
67%
60%
40%
0%
4.- Anualmente
0%
15
100%
0%
0%
0%
101
102
103
104
105
106
107
108
109
110
Ejemplo de estos aspectos, en forma enunciativa pero no limitativa, son los controles
internos clave en cuanto a:
a) Autorizacin del mtodo de inventario seleccionado por la empresa
En trminos generales, por su importancia, la autorizacin de los mtodos de
valuacin de los inventarios a cifras histricas y actualizadas, deber ser
otorgada por las personas encargadas de el Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simn Bolvar.
b) Segregacin adecuada de las funciones de autorizacin, custodia y
registro
La segregacin de las funciones relativas a inventarios, tales como
adquisicin, recepcin, almacenaje y embarque, evita que un departamento o
persona controle todas las fases de una transaccin o controle los registros
contables relativos a sus propias funciones. La segregacin tambin propicia
una vigilancia permanente entre los departamentos o personas involucradas en
una misma transaccin.
c) Registro oportuno de la inversin en inventarios de materiales y
suministros y del pasivo correspondiente
El registro oportuno de los inventarios, tiene por objeto asegurar que se estn
registrando en su totalidad dichos inventarios de materiales y suministros
dentro del perodo correspondiente.
d) Registro oportuno de todos los inventarios de materiales y suministros y,
en su caso, su facturacin, incluyendo la contabilizacin correspondiente
El establecimiento de formas prenumeradas facilita el control y la captacin
oportuna en registros contables y, en su caso, el registro de la factura,
asegurando as la correccin de los crditos al rubro de inventarios por estos
111
su
existencia.
Como
consecuencia,
ser
necesario
hacer
112
113
114
Requerimiento
de
nuevos
materiales,
cambios
tecnolgicos
modificaciones de ingeniera.
-
115
2.
3.
4.
5.
116
CAPTULO VI
PROPUESTA DE LA INVESTIGACIN
Cabe destacar que los datos utilizados en el Trabajo Especial de Grado fueron
tomados directamente del Departamento de Compras y Suministros de la Universidad
Simn Bolvar, con el fin de conocer las debilidades del departamento. Asimismo
estos aspectos fueron la base de seleccion del modelo que se adecu a las condiciones
del almacn, adems de las revisiones bibliogrficas que permitieron efectuar la
presente propuesta.
117
6.2. Justificacin
118
6.3. Fundamentacin
119
6.4. Estructura
120
121
los
122
123
124
Cuadro N 8
Formato Propuesto para la Recepcin de Mercanca
Proveedor:
Cdigo del Proveedor:
RECEPCIN DE MERCANCA
Recepcin N:
O/C N :
Fecha:
UNIDAD DE
CODIGO CANTIDAD
MEDICION
OBSERVACIONES:
Recibido por Almacn:
Verificado por Calidad:
Fuente: Elaborado por: Manuel Balab y Yorge Villavicencio. Estudiantes de Postgrado
125
Cuadro N 9
Formato Propuesto Para Reportes De Material Obsoleto O Daado
N del Formato:
CODIGO CANTIDAD
PRECIO
UNITARIO
DESCRIPCION
UNIDAD DE
MEDIDA
Motivo de la Elaboracin:
Observaciones:
Elaborado Por:
Fecha de Elaboracin del Reporte:
126
Cuadro N 10
Formato para la Solicitud de Mercanca
CANTIDAD
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
127
Notas de Crdito
Las mismas permitiran registrar y controlar contablemente los ingresos de
mercancas al almacn. Estos ingresos sern de tipo extraordinario, ya que se
propone el uso de formatos de ingreso normal de mercanca al almacn.
Notas de Dbito
Igualmente son formatos de control y registro contable que permitan conocer las
salidas de mercancas del almacn por causas extraordinarias.
128
IV.-Estructura contable
129
6.6. Factibilidad
Del mismo modo, la disposicin del recurso humano capaz, suficiente y tcnicamente
preparado, facilita el anlisis e implementacin del modelo administrativo propuesto
en este Trabajo Especial de Grado.
130
Las ventajas que podra ofrecer a nivel gerencial es que permita realizar una
planeacin y supervisin del inventario, realizar un trabajo de auditora permanente,
mantener tcnicas de revisin analtica, realizar estudios y evaluaciones preliminares
del control interno, aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas, mantener una
observacin clara del inventario fsico, realizar una revisin del proceso
administrativo adaptndolo a las nuevas tecnologas, permitir la comprobacin de
existencias en poder de terceros y comprobacin de existencias de terceros en poder
de la empresa, realizar una observacin y pruebas fsicas de inventarios rotatorios,
aplicar una observacin y pruebas fsicas de la toma de inventarios de materiales y
suministros en fecha distinta a la del fin del ejercicio y realizar una comprobacin de
la sumarizacin y conteo de los inventarios fsicos.
Finalmente, las existencias para especulacin deben estar destinadas a poder lograr
ventajas econmicas, considerando las futuras oscilaciones del precio de los
productos producidos por el Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simn Bolvar.
131
132
CAPTULO VII
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
7.1. Conclusiones
133
7.2. Recmendaciones
Las principales recomendaciones que se desprenden del desarrollo de este trabajo son
las siguientes:
a. Se recomienda realizar un estudio de mercado de los materiales que son
adquiridos y utilizados por el Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simn Bolvar, tomando en consideracin calidad y precios, con el
fin de obtener materiales de alta calidad a mejores precios, para luego ser
distribuidos de una manera eficiente y eficaz, que permita obtener ganancias
reales iguales o superiores a las esperadas, aun cuando est presente el efecto
inflacionario en el entorno econmico en que se desenvuelve la institucin.
b. El Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar
debera implementar el modelo propuesto y desarrollar mejoras adaptadas a sus
requerimientos en cuanto al control de los inventarios, con la finalidad de
contrarrestar efectos inflacionarios especulativos.
c. Se debe contemplar la aplicacin de un sistema de seguridad efectivo, que
permita evitar siniestros en los almacenes de mercancas, considerando los tipos
de materiales y volmenes.
134
135
Conclusiones y Recomendaciones
136
REFERENCIAS BIBLIOGRAFIA
137
138
8va
139
Editorial
140
MODELO DE LA ENCUESTA
PREGUNTAS
SI
1. CONTROL DE INVENTARIO
a. Considera que el control interno aplicado por la Direccin de Servicios
(Departamento de Compras y Suministros), cumple con los requerimientos mnimos de
autorizacin, procesamiento, clasificacin y contabilizacin del Inventario de los
materiales y suministros ?
NO
MODELO DE LA ENCUESTA
PREGUNTAS
SI
5. NIVELES DE INVENTARIO
a. Los niveles de inventarios generalmente satisfacen la demanda de las reaqs que lo
requieren a la Direccin de Servicios (Departamento de Compras y Suministros) de la
Universidad Simn Bolvar?
b. Actualmente evalan los niveles de inventarios ptimos para satisfacer la demanda
de materiales y suministros?
c. Existe una custodia adecuada de los inventarios de materiales y suministros?
NO