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Hoja de clculo

Una hoja de clculo es una herramienta muy til para las personas que
trabajan con nmeros y que necesitan realizar clculos con ellos. Ella permite
trabajar con una gran cantidad de nmeros y lleva incorporada una serie de
funciones capaces de realizar clculos matemticos, estadsticos, tcnicos y
financieros.
La hoja de clculo es una herramienta muy importante para la toma de
decisiones, sobre todo, porque nos permite ver el efecto que los cambios en las
variables ocasionan en el resultado buscado.
La estructura principal que utiliza este software para almacenar y organizar
la informacin es un rea de trabajo en forma de matriz, como si fuera una hoja de
papel cuadriculado, formada por un nmero determinado de filas y columnas, es lo
que se llama hoja de clculo.

Excel
Excel es uno de los productos estrellas de Microsoft Office. Excel, no es
ms que una hoja de clculo, la cual contiene aproximadamente 65.000 lneas,
256 hojas por carpeta 256 columnas.
Lo que realiza esta hoja de clculo, o sea Excel, son ejercicios aritmticos.
Como por ejemplo, balances, clculos de calificaciones escolares o universitarias
y todo aquello similar a estos procedimientos.

Filas, columnas y celdas

Filas: En Excel, una fila es un grupo de celdas que se agrupan


horizontalmente de izquierda a derecha del libro de trabajo. Las filas se
identifican mediante un nmero que se encuentra en la parte izquierda del
documento. Este nmero se conoce como cabecera de la fila y va desde 1
a 65.536. En total hay 65.536 filas en cada hoja de clculo Excel. Las filas
indican que tan lejos se encuentra un objeto desde la izquierda hasta la
posicin actual.

Columnas: En Excel, una columna es una agrupacin de celdas que se


agrupan verticalmente desde arriba hacia abajo del libro de trabajo. Las
columnas se identifican mediante una letra que se encuentra en la parte
superior de la columna. Esta letra se conoce como cabecera de columna y
va desde A, B, C, Z. AA, AB, ZZ. En total hay 256 columnas en
versiones previas de Excel (97-2003). Excel 2007 tienen 16384 columnas.
Las columnas indican que tan lejos se encuentra un objeto desde arriba
hacia hasta la posicin actual.

Celdas: Una celda en Excel es la interseccin de una fila y una columna.


Una celda puede contener texto, nmeros, fecha, instrucciones, funciones u
otros datos. Tambin se puede combinar el clculo con datos o
instrucciones dispuestas en otras hojas del libro. En general las celdas se
representan de forma rectangular y se ubican por un nmero/letra de fila y
un nmero/letra de columna, y pueden ser identificadas con un nombre
nico, por ejemplo B4 (columna B, fila 4).

Cuadro de nombres y barra de frmulas

Cuadro de nombres: el cuadro de nombres muestra la celda de referencia


o el nombre de la celda activa. Para un rango, solo se muestra la celda de
referencia arriba a la izquierda. Cuando una celda con un nombre es
seleccionada, como TotaldeIngresos1998, el cuadro de nombres se ve
como:
. Tener celdas con nombres y rangos es prctico
para navegar por las hojas de clculo extendidas. Los Nombres tambin
son tiles para crear algunos tipos de frmulas y pruebas lgicas. Un
nombre debe comenzar por una letra o un carcter subrayado y puede
incluir solo letras, nmeros, puntos y caracteres subrayados. No se
permiten espacios en los nombres. Un nombre no puede ser el mismo que
una celda de referencia.

Barra de frmulas: es un elemento de suma importancia. Es a travs de


esta barra que podemos introducir el contenido de una celda as como
modificarlo. Adems nos facilita la insercin de frmulas dentro del
programa. Se encuentra ubicada entre la cinta de opciones y el rea de
trabajo de la hoja. Esta barra despliega los datos o las frmulas contenidas
en la celda activa y nos permite hacer una edicin de esos datos o
frmulas. En el siguiente ejemplo la barra de frmulas muestra el valor de la
celda B1.

En este otro ejemplo vemos que la barra de frmulas despliega la frmula que
est contenida en la celda C1 mientras que el resultado de dicha frmula es
mostrado dentro de la celda.

En las imgenes anteriores tambin puedes observar el cuadro de nombres que


se encuentra a la izquierda de la barra de frmulas y despliega en todo momento
la direccin de la celda activa.

Barra de herramienta estndar y barra de herramienta formato de


Microsoft Excel

Barra de herramienta estndar: La barra de Herramientas Estndar,


permite llevar a cabo alguno de los comandos que existen en la barra de
men, pero solamente con un solo clic en uno de los iconos. Para mostrarla
u ocultarla, haga clic en el men Ver, luego ubique la opcin Barra de
herramientas y haga clic sobre la opcin Estndar. Otros Sistemas de
software usan botones muy parecidos para los mismos tipos de comandos.

La mayora de estos son fciles de entender y de usar. Las barras de


herramientas se ven planas hasta que el puntero pasa encima de un botn.
Entonces, ese botn toma un aspecto de 3D.
Contiene los comandos ms habituales para la edicin y creacin de hojas
de clculo.

Los botones son los siguientes:


Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir, Vista preliminar, Ortografa, Cortar, Copiar,
Pegar, Copiar Formato, Deshacer, Rehacer, Insertar hipervnculo,
Autosuma, Pegar funcin, Orden ascendente, Orden descendente,
Asistente para grficos, Dibujo, Zoom, Ayuda de Microsoft Excel

Barra de herramienta de formato: Con la Barra de Formato puede


cambiar el aspecto de su hoja de clculo y de sus nmeros. Como los
nmeros representan tanto, dentro de todo lo que contiene una hoja de
clculo, Excel dispone de varios botones para dar formato a los mismos.
Los otros botones para dar formato funcionan como se espera. Los
comandos de formato se aplican generalmente a toda la celda. Tambin
puede dar formato solamente a una parte del texto contenido dentro de la
celda (fuente, tamao de fuente, estilos, color), pero en cambio, los
formatos de nmeros, alineamientos y sangras solo se aplican a la celda
ntegra. Los alineamientos y sangras son aplicados solo dentro de la celda
y no a travs de toda la pgina u hoja de clculo. La barra de herramientas
Formato contiene comandos para aplicar una determinada clase de formato
a la celda seleccionada, tales como: Fuente, Estilo, Tamao, Alineacin,
Bordes, Color de relleno, entre otros.

Semejanzas y Diferencias entre Excel y Calc


Semejanzas:
1 Calc es una hoja de clculo similar a Microsoft Excel, con un rango de
caractersticas ms o menos equivalente.
2 Calc puede abrir y guardar las hojas de clculo en formato de archivos de
Microsoft Excel. El formato por defecto de OpenOffice.org 2.0 Calc se
puede fijar para que sea el de Microsoft Excel.
3 Excel y Calc tienen la opcin Proteger. La nica opcin comn entre los dos
programas es Imprimir.
4 En ambos, Excel y Calc, el controlador relleno se puede utilizar para copiar
el contenido de una celda hacia abajo o hacia la derecha.
Diferencias:
1 Excel utiliza " interfaz de documento mltiple" o MDI, en el que todos los
documentos abiertos se muestran dentro de una pgina principal. En
cambio en Calc utiliza una interfaz llamada "interfaz de documento simple"
o SDI. Esto significa que cada documento tiene su propia ventana.
2 Excel, despus de seleccionar la celda o el rango que se mueve, tiene que
colocar el puntero con bastante precisin en el borde de la celda o el rango
de arrastrar y soltar para estar disponible. En Calc, despus de seleccionar
la celda o rango, puede colocar el puntero en cualquier lugar dentro de la
gama.

3 En Calc es posible que el direccionamiento relativo de las hoja. En Excel


esto no es posible.
4 En Excel al oprimir la tecla suprimir borra instantneamente los contenidos
de la seleccin. En Calc al oprimir aparece un cuadro de dialogo donde se
puede especificar lo que se desea borrar.