IMPLEMENTATIE

&

IN-EN OUTPUT VAN DATA

IN SAP

Kim De Meuter
Bachelor in het Bedrijfsmanagement
Afstudeerrichting: Accountancy-Fiscaliteit
3AFC/.A
Promotor: mevr. Roggen
Academiejaar: 2008-2009

Woord vooraf
Hetgeen vaststond toen ik in het derde jaar Accountancy-Fiscaliteit stapte, was dat de
stage geen gemakkelijke, maar wel een leerrijke ervaring zou worden. Daarnaast werd er
van ons verwacht dat we onze scriptie tot een succesvol einde brachten.
Op het einde van ons tweede jaar moest iedereen een vakdomein kiezen, waarover de
scriptie zou gaan. De keuzes waren boekhouden, fiscaliteit, ERP, enz.
Aangezien ik zeker was dat ik mijn stage bij Personnel Decisions International kon
uitvoeren en zij onlangs overgeschakeld waren naar een ERP pakket, was mijn keuze
snel gemaakt.
Bovendien kregen we ook de taak om naast onze stage, opdrachten te vervullen in
verband met competenties. Vanaf het begin kende ik mijn eigen capaciteiten zeer goed
en wist ik dat het omgaan met stress, het halen van deadlines en mijn vaardigheden op
verschillende taalniveaus, de competenties zouden zijn waar ik de meeste moeilijkheden
mee zou hebben. Toch was ik zo gemotiveerd en ervan overtuigd dat ik op al deze
domeinen vooruitgang zou boeken. Aangezien PDI een international is, betekent dit
immers dat er zeker en vast gecommuniceerd moet worden in verschillende talen,
waardoor het spreken en schrijven van de verschillende talen absoluut aan bod zou
komen.
De uitwerking van de opdrachten heeft heel wat werk gevraagd. Steunen en begeleiden
zijn twee grote en belangrijke woorden. Daarom wil ik nog enkele personen bedanken die
hier zeker en vast in geslaagd zijn:

Mevrouw Roggen en meneer Van Assche voor de begeleiding die zij gaven
gedurende deze stage,
Mijn ouders die me veel advies hebben gegeven,
Mijn vriend, Bjorn Van Pee, die me veel steun en raad gaf,
Mijn stagebegeleider, Peter Maginelle, voor de kans die ik gekregen heb om bij
Personnel Decisions International mijn stage te kunnen lopen. Hij heeft me ook
alle informatie verleend die ik kon verwerken in mijn scriptie.
Mijn collegas van PDI die me geholpen hebben bij het verwezenlijken van mijn
scriptie.

Inhoudsopgave
Woord vooraf ...................................................................................................... 2
Inhoudsopgave ................................................................................................... 3
Inleiding ............................................................................................................. 5
Deel 1: voorstelling PDI ...................................................................................... 6
Wie is PDI? ....................................................................................................... 6
Historisch overzicht ............................................................................................ 6
Organogram ..................................................................................................... 7
Hun strategie en missie ...................................................................................... 7
Wereldwijd klantenportfolio ................................................................................. 7
Waarom PDI en SAP? ......................................................................................... 8
Deel 2: literatuurstudie ....................................................................................... 9
Implementatie................................................................................................... 9
In- en output van data in SAP ........................................................................... 10
Vragenlijst SAP ................................................................................................ 12
Besluit: mijn aanpak voor de scriptie .................................................................. 13
Deel 3: De Implementatie van SAP ................................................................... 14
Voorstelling van SAP (R/3) ................................................................................ 14
Historisch overzicht ....................................................................................... 14
Een gentegreerd softwarepakket. ................................................................... 15
Modules in SAP ............................................................................................. 15
Concurrenten van SAP ...................................................................................... 16
PeopleSoft ................................................................................................... 16
Microsoft ..................................................................................................... 16
Oracle ......................................................................................................... 16
Sage ........................................................................................................... 16
De implementatie ............................................................................................ 17
De uitdaging ................................................................................................ 17
3 soorten implementatie ............................................................................... 19
Kosten van softwaresystemen ........................................................................... 20
SAP en de toekomst ......................................................................................... 21
Casestudy: Personnel Decisions International .................................................. 22
Keuze: SAP ..................................................................................................... 22
De gekozen SAP modules .................................................................................. 23
Accounting .................................................................................................. 23
Logistics ...................................................................................................... 23
Human Resources ........................................................................................ 24
Implementatie door PDI.................................................................................... 25
Soort implementatie ..................................................................................... 27
Kostprijs van de implementatie .......................................................................... 28
De toekomst voor PDI ...................................................................................... 31
Getuigenissen ................................................................................................. 32
Andere bedrijven met SAP ................................................................................ 35
KPMG en Oracle ........................................................................................... 36

Deel 4: In- en output van data in SAP ............................................................... 37

Input: Sales orders .......................................................................................... 37
Input: Project.................................................................................................. 38
Output: Facturen ............................................................................................. 39
Output: Incomplete sales order + lijst met open projecten .................................... 40
Input: Klanten en leveranciers aanmaken/wijzigen ............................................... 40
Output: Klanten- en leverancierslijst raadplegen .................................................. 41
Input: Bankverrichtingen inboeken ..................................................................... 41
Output: Bank in SAP raadplegen ........................................................................ 41
Input: Aankoopfacturen en onkostennotas ingeven .............................................. 42
Output: Facturen en onkostennotas raadplegen ................................................... 42
Input: Diverse verrichtingen boeken ................................................................... 43
Output: Raadplegen van loonstaat ..................................................................... 43
Input: Werkuren ingeven .................................................................................. 43
Output: Raadplegen uren .................................................................................. 43
Mijn ervaring met SAP ...................................................................................... 44
Besluit .............................................................................................................. 46
Literatuurlijst.................................................................................................... 47
Woordenlijst ..................................................................................................... 49
Bijlagen ............................................................................................................ 52

Inleiding
Voor de stage begon, moest iedereen met zijn stagebegeleider het onderwerp van de
scriptie bepalen. Aangezien Personnel Decisions International met een ERP pakket werkt,
was het een unieke kans om hierover mijn scriptie te maken.
In het eerste deel van mijn scriptie wordt er een voorstelling van Personnel Decisions
International gemaakt. De vraag Wie is PDI? wordt in dit onderdeel besproken. Via een
organogram is het gemakkelijker om de structuur binnen een organisatie te schetsen.
Bovendien leg ik het organigram van het departement Accounting uit. De strategie,
missie en het wereldwijd klantenportfolio komt eveneens aan bod. Uiteindelijk bespreek
ik in het eerste deel waarom ik gekozen heb voor het bedrijf Personnel Decisions
International en het programma SAP.
Het tweede deel gaat over de literatuurstudie die tot stand kwam vr het maken van
mijn scriptie. De verschillende bronnen die ik geraadpleegd heb, voor en tijdens het
maken van mijn scriptie, worden weergegeven. In december 2008 heb ik aan mijn
stagebegeleider een vragenlijst gegeven in verband met het programma SAP. Uiteindelijk
heb ik een kort besluit samengesteld hoe ik mijn scriptie aanpakte. Bij het maken van
mijn scriptie kwamen er verschillende vragen naar boven: Wat gebeurt er in de
toekomst? Welke verschillende modules heeft PDI gekozen? Welke in- en output van data
kunnen in SAP ingegeven en uitgehaald worden?
Mijn eigenlijke scriptie begint bij deel 3 waar de implementatie van SAP (R/3)
voorgesteld wordt. Daarnaast worden de verschillende modules in SAP, maar eveneens
de concurrenten van SAP weegegeven. Bovendien komen de verschillende stappen en de
3 soorten implementatie in SAP aan bod. Uiteindelijk wordt het kostenplaatje en de
toekomst van een ERP pakket uitgelegd.
In de casestudy van Personnel Decisions International wordt de keuze van SAP
verklaard. De modules die PDI gekozen heeft, worden uitgebreid besproken. Daarnaast
komen de beginselen en de implementatie aan bod. Met een SWOT analyse worden de
sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen van het pakket duidelijk gemaakt. Aan een
ERP pakket zijn eveneens kosten verbonden. Deze kosten komen vaak duurder uit dan
verwacht. Ik heb eveneens een vergelijking gemaakt met de verschillende pakketten die
Personnel Decisions International in overweging nam. De toekomst voor PDI en de
getuigenissen van de personeelsleden komen eveneens aan bod. Daarnaast heb ik de
negatieve en positieve punten van andere bedrijven, die met SAP in contact komen,
besproken.
In het laatste deel van mijn scriptie worden de in- en output van data in SAP uitgelegd.
Het is belangrijk om te weten wat er in SAP ingegeven en uitgehaald kan worden. Daarna
worden mijn ervaringen met SAP en een algemeen besluit gevormd. Bovendien omvat de
literatuurlijst alle bronnen die ik voor mijn scriptie gebruikt heb. In de woordenlijst heb ik
de moeilijkste woorden uitgelegd zodat de lezer de vaktermen beter begrijpt. In de
bijlagen worden verschillende printscreens van SAP weergegeven.

Deel 1: voorstelling PDI

Wie is PDI?1
Personnel Decisions International, of korter PDI, is een adviesbureau met kantoren
verspreid over de ganse wereld en sinds meer dan 30 jaar actief op het vlak van HR
diensten. Ze biedt een brede waaier aan van voornamelijk Human Resources diensten.
Al sinds 1967 werkt PDI samen met organisaties om HR oplossingen te ontwerpen, te
ontwikkelen en uit te voeren voor zowel multinationals als grote lokale ondernemingen.
Met meer dan 28 kantoren verspreid over heel de wereld verstrekt PDI advies aan 1000
organisaties. Ze staan hun klanten wereldwijd bij met meertalige en multiculturele
oplossingen, en gaan ze door het ondersteunen van het leiderschap en management van
ondernemingen, de prestatie van de organisatie verbeteren. Ze willen zeker en vast
uitgroeien tot het Human Resources adviesbureau bij uitstek voor wereldwijd actieve
organisaties. De boekhouding van PDI bevindt zich in Brussel waar ik mijn stage uitvoer.

Historisch overzicht2
Personnel Decisions International werd opgericht in 1967 in Minneapolis door Marvin
Dunnette en Wayne Kirchner.
Naast het verlenen van diensten, publiceert PDI ook boeken. In 1983 en 1985 werden
respectievelijk de volgende boeken uitgegeven: 360 degree feedback en Successful
Managers handbook. Deze boeken helpen de ondernemingen hun problemen op te
lossen.
In 1989 werden de eerste bureaus buiten Minneapolis geopend, namelijk in New York en
Dallas. In 1993 was daarentegen een belangrijke topic voor Brussel en Londen. De eerste
PDI-kantoren in Europa werden opgericht en bestonden ongeveer uit 10 personen en 4
nationaliteiten. In september 1997 telde deze groep ondertussen al 60 personen in 5
bureaus, 8 nationaliteiten. De 8 verschillende nationaliteiten zijn onder andere
Engelsman, Belg, Amerikaan, Fransman, Duitser, Deen, Zweed en Nederlander.
Vandaag telt PDI wereldwijd ongeveer 28 bureaus in 15 landen. Personnel Decisions
International stelt momenteel 750 personeelsleden tewerk, waarvan 25 personeelsleden
in Brussel werken.

1
2

PDI, Brochure, De Profilor reeks, 2000

Personnel Decisions International Corporation 2009. History. Geraadpleegd in december 2008, op
http://www.personneldecisions.com/AboutUs.aspx?ID=400

Organogram
In bijlagen 1 en 2 vindt u het organigram van PDI Brussels. Klaus Schuler staat aan het
hoofd van PDI Belgi met zijn assistente Ann Mol. De secretaresse van Personnel
Decisions International Belgi is An Moureaux. In Personnel Decisions International heb
je verschillende diensten zoals human Resources, verkoop, IT, boekhouding, enz.
Aangezien ik op het departement Accounting mijn stage uitoefen is het belangrijk om
het organigram hiervan uit te leggen.
Aan het hoofd van de accounting afdeling staat Peter Maginelle. Onder hem staan
enerzijds Davy Van Berghen met zijn team (Youssef, Lucie en Elsa). Hij is
verantwoordelijk voor de landen Parijs, Genve, Duitsland, Itali, enz. Davy, Youssef en
Lucie houden zich bezig met de boekhouding van PDI terwijl Elsa verantwoordelijk is voor
de facturatie.
Anderzijds heb je Monica Pettersson met haar team (Sheila en Greet). Zij is dan weer
verantwoordelijk voor Verenigd Koninkrijk, Zweden, Nederland, Belgi. Hier is Sheila
verantwoordelijk voor de facturatie en houden Greet en Monica zich bezig met de
boekhouding.

Hun strategie en missie3

Personnel Decisions International is een adviesbureau op gebied van management en
Human Resource. Hun doel is klanten te helpen aan de hand van verschillende factoren
om een efficint functionerende organisatie op te bouwen. Deze factoren zijn het succes
voor een geslaagde ontwikkeling. Bijvoorbeeld: motivatie (indien er geen motivatie is,
kan men het werk niet goed uitoefenen), bevoegdheid, verantwoordelijkheid, enz.
PDI wil zeker en vast bedrijven helpen om hun prestaties te verbeteren.

Wereldwijd klantenportfolio4
PDI verleent diensten aan verschillende bedrijven. Hun klanten zijn onder andere: Shell,
Alcatel-Lucent, ING, Sabic, Hewlett-Packard (HP), Ericsson, Honeywell, Tupperware, Sara
Lee, enz.
Bovendien is PDI niet enkel gevestigd in Belgi, maar met meer dan 28 bureaus geven ze
advies aan de klanten over heel de wereld (bijvoorbeeld: in Atlanta, Londen, Milaan,
Stockholm, Hong Kong,Tokyo,enz.).

PDI, Brochure, Organisaties bijstaan om strategische doeleinden in concrete HR-toepassingen te vertalen,

2000
4
Personnel Decisions International 2009. PDI Clients- Client manager. Geraadpleegd op 4 maart 2009, op
http://portal.ntdom1.personneldecisions.com/irj/portal (enkel toegang voor personeelsleden)

MINNEAPOLIS
ATLANTA
BOSTON
CHICAGO
DALLAS
DENVER
DETROIT
HOUSTON
LOS ANGELES
NEW YORK

BRUSSEL
LONDEN
PARIJS
GENVE
MILAAN
STOCKHOLM
STUTTGART

HONG KONG
SHANGHAI
SINGAPORE
TOKYO
MELBOURNE
SYDNEY

Waarom PDI en SAP?

De voorbije 4 jaar heb ik gedurende de zomermaanden, vakantiewerk gedaan op de
boekhoudafdeling van PDI. Dit interesseerde mij enorm en daarom heb ik gekozen om
mijn stage bij Personnel Decisions International Brussels uit te voeren.
PDI is een Amerikaans bedrijf dat werkt met een ERP systeem, namelijk SAP. Daardoor
heb ik geopteerd om mijn eindwerk over SAP te schrijven. De boekhouding van PDI
bevindt zich in Brussel waar ik mijn stage uitvoer.

Deel 2: literatuurstudie
Het proces in verband met de implementatie van SAP bij Personnel Decisions
International begon allemaal met het Project BRIDGE. Dit staat voor:
Best in class processes
Real time information
Integration across functions
Data integrity
Global information
Excellence and efficiency
Dit project hebben ze gebruikt om de implementatie van SAP te vergemakkelijken. We
hebben zeker het project Bridge nodig om te verklaren waar we nu zitten en wat het ons
zal brengen in de toekomst. Deze bridge reis die 10 maanden lang is, wordt opgedeeld
in 5 stappen. In stap 1 zal het project voorbereid worden. Daarna zullen een aantal
personeelsleden PDIs benodigdheden identificeren en zullen ze verschillende beslissingen
moeten nemen. Dit noemt men stap 2: Business blueprint. Gedurende 19 weken zal de
realisatie van het programma plaats vinden. Vervolgens zullen de laatste voorbereidingen
gebeuren in verband met het SAP systeem.

Informatie vinden over de implementatie, in en output van data in SAP was niet
gemakkelijk. Eerst heb ik internet geraadpleegd maar uiteindelijk ben ik grotendeels
overgeschakeld tot het zoeken naar boeken en eindwerken.

Implementatie
Om de implementatie voor iedereen duidelijk te maken, heb ik een aantal belangrijke
bronnen geraadpleegd.
Curran T., Keller G, Ladd A. SAP R/3 Business blueprint: understanding the business
process reference model. New Jersey 1998: Prentice Hall PTR
Dit Engels boek heb ik geraadpleegd in het departement Gezondheid en Technologien.
Hierin wordt duidelijk vermeld wat SAP is en waarvoor SAP R/3 staat. Er werden ook een
aantal casestudys uitgewerkt. Deze voorbeelden uit de praktijk heb ik in mijn scriptie
toegepast op Personnel Decisions International.
Nancy H. Bancroft, Henning Seip, Andrea Sprengel. Implementing SAP R/3. Greenwich
1998 2nd edition: Manning
Deze auteurs geven aan de klanten van SAP een soort handleiding, namelijk een IMG
(Implementation Management Guide). Deze handleiding zal hun helpen de implementatie

uit te voeren. Bovendien stellen we ons zeker de volgende vragen: Wat gebeurt er na de
implementatie? Is SAP nog altijd succesvol als je naar de toekomst kijkt? Waarom kiezen
de bedrijven voor SAP?
Dumortier J. Activity Based Costing bij KPMG: implementatie en integratiemogelijkheden.
Leuven 1996, eindwerk KUL
Dit eindwerk werd geschreven door een KUL student. Deze scriptie is heel interessant om
een vergelijking te maken tussen KPMG en PDI. KPMG behoort tenslotte bij de big 4 van
Belgi op vlak van accounting en fiscaliteit. Het belangrijkste onderdeel van dit eindwerk
is de voorstelling van SAP R/3.
Guelinckx V. De implementatie van SAP systeem. Gevalstudie: de Tiense
suikerraffinaderij. Leuven 1998, eindwerk KUL
Deze scriptie werd eveneens door een KUL student geschreven. Als eerste wordt er een
inleiding gegeven over SAP, waar de verschillende modules van SAP aan bod komen.
Daarna kan de vergelijking gemaakt worden met de modules die PDI in bezit heeft. Deze
vergelijking wordt in de casestudy uitgewerkt. In de toekomst willen we ook weten of
SAP nog optimaal kan functioneren. De gevalstudie van de Tiense suikerraffinaderij wordt
hier op een eenvoudig en schematisch overzicht weergegeven.
Perquy P. De implementatie van een ERP pakket in een KMO. Leuven 2004, eindwerk
KUL
De algemene inleiding van ERP zoals het ontstaan, de definitie, de aanbieders van ERP
pakketten en de implementatie van een ERP systeem wordt hier heel duidelijk uitgelegd.
Bovendien wordt ook het financile aspect hier besproken.

In- en output van data in SAP

Het tweede deel van mijn scriptie gaat over de in- en output van data in SAP. Hierover
vind je geen specifieke informatie aangezien dit voor elk bedrijf verschillend is. Ik heb
mij gebaseerd op de volgende bronnen:
Vanopdenbosch S. Het managen van Projecten binnen SAP. Leuven 2004, scriptie KHL
departement ECHO
Vanzeir. De verwerking van de verschillende aankoopfacturen in SAP. Leuven 2001,
scriptie KHL departement ECHO
Deze eindwerken gaven mij een beeld waarover de in- en output van data zou moeten
gaan. Daarnaast waren de printscreens, die voorgesteld werden in de verschillende
eindwerken, niet identiek zoals het SAP programma dat Personnel Decisions International
heeft. Daarom kunnen we besluiten dat SAP in elk bedrijf anders is. Er wordt door SAP
een basispakket samengesteld dat elk bedrijf kan aanpassen. In de bijlagen worden de
verschillende printscreens van Personnel Decisions International weergegeven.
Training PDI 2007. Accounting in SAP. 2007
In deze training wordt vooral algemene informatie gegeven over SAP. Wat wordt er
bedoeld met Company Code, Sales organization, Plant,? Indien ik tijdens mijn scriptie
vakliteratuur gebruik, heb ik deze uitgelegd in de woordenlijst om zo de lezers te
informeren.

10

Training PDI 2007. Intake forms & Project Set up.

PDI zal ons via deze brochure informatie geven over hoe een sales order en een project
moeten gemaakt worden, indien we een intake form krijgen van de verschillende
bureaus. De gegevens die vermeld staan op een intake form zijn belangrijk voor de
boekhouding. Indien er informatie ontbreekt bij het maken van een sales order, kan een
lijst incomplete sales orders opgevraagd worden. Bijvoorbeeld: plant is niet ingevuld,
geen BTW nummer, enz.
Training PDI 2007. Clients.
Wanneer een klant, die op het intake form vermeld staat, in SAP niet bestaat, moeten we
deze klant aanmaken. Alle gegevens worden op de site van Personnel Decisions
International ingegeven(input). Deze informatie wordt doorgestuurd naar Amerika waar
een klantennummer wordt gecreerd. Bovendien krijgen wij een e-mail waarin het
klantennummer terug te vinden is. Hierdoor kunnen we deze klant raadplegen en
eventueel aanpassingen uitvoeren.
Training PDI 2007. Invoicing.
Met deze training kan je op zelfstandige basis facturen aanmaken en afdrukken (output).
Bovendien is het posten van facturen een belangrijk aspect voor een boekhouder.
Nathalie Fouw, persoonlijke communicatie, 4 maart 2009
Grotendeels heb ik mondelinge informatie gekregen van een personeelslid van PDI,
Nathalie Fouw. Zij heeft mij uitgelegd hoe personeelsleden hun uren op de website
ingeven en hoe deze gelinkt worden aan een project (input). In SAP kunnen we per
personeelslid raadplegen (rapport afdrukken), welke uren ze gewerkt hebben aan een
bepaald project.

11

Vragenlijst SAP
In december heb ik een vragenlijst opgesteld voor PDI in verband met SAP. Daaruit kon
ik vaststellen dat PDI gekozen heeft voor een ERP systeem, zoals SAP, om de groei van
hun bedrijf te ondersteunen. Bovendien voldeed het bestaande systeem niet langer aan
deze voorwaarde. Het bestaande programma was niet gentegreerd waardoor er dubbel
werk geleverd werd. (bijvoorbeeld: het bijhouden van personeelsgegevens in 4
verschillende databasen). Gedurende 9 maanden heeft Personnel Decisions International
3 pakketten geanalyseerd, Oracle, Lawson en SAP. Op basis van hun criteria werd
uiteindelijk SAP gekozen. Het vorige programma was daarentegen geen ERP pakket.
Personnel Decisions International heeft gekozen voor verschillende modules zoals
Accounting (Financial Accounting, Controlling, Project Systems), Human resources
(Benefits, Personnel management, time entry, travel management), Logistics.

De enige aanpassing die PDI op SAP heeft toegepast, heeft te maken met de wettelijke
rapporteringvereisten in de verschillende landen (BTW, jaarrekening,)
Er zijn bovendien ook voor- en nadelen verbonden aan dit pakket. Bijvoorbeeld: het
pakket is redelijk duur, bevat ontzettend veel onbegrip omtrent de ongemakken in
verband met de implementatie, veel snellere rapporteringen, consolidaties gebeuren veel
sneller, Het uitwisselen van snellere en betere informatie is n van de vooropgestelde
doelen die PDI succesvol bereikt heeft. Kostenefficintie hebben ze daarentegen niet
bereikt.

12

Besluit: mijn aanpak voor de scriptie

Het eerste deel van mijn scriptie gaat over de implementatie van SAP. Eerst wordt er een
algemene inleiding geschreven. Bijvoorbeeld: Wat is SAP? Wat is SAP R/3? Welke
verschillende modules kan je kiezen in SAP?
Ik heb de financile situatie in verband met de implementatie geschetst en ik heb deze
implementatie en de kosten van SAP toegepast op Personnel Decisions International door
middel van een casestudy.
De meningen van de werknemers worden eveneens in mijn scriptie verwerkt. De vraag
die dan nog gesteld kan worden: wat gebeurt er in de toekomst? Blijft SAP rendabel?
Daarnaast wordt de toekomst van SAP besproken. Ook deze toekomst wordt toegepast
op mijn stagebedrijf.
Het tweede deel gaat over de in- en output van data in SAP. De uren die het personeel
ingeeft via de website van Personnel Decisions International kunnen we beschouwen als
input. Bovendien wordt er als input uitgelegd dat er eerst een intake form binnen komt
van verschillende bureaus waar wij, boekhouders, sales orders en project van maken.
Daarna kunnen we ons voorbereiden op het maken van verkoopfacturen. Sales orders
die niet aan de vereisten voldoen, worden in een incomplete sales orderlijst geplaatst en
kunnen opgevraagd worden. Dit is een voorbeeld van een output. Ook facturen die we
afdrukken kunnen we beschouwen als output.

13

Deel 3: De Implementatie van SAP

In dit deel wordt het SAP R/3 systeem bondig voorgesteld. Eerst wordt in een historisch
overzicht weergegeven hoe SAP gegroeid is sinds de oprichting van het bedrijf in 1972.
Vervolgens gaan we na waarom we SAP R/3 een multifunctioneel softwarepakket kunnen
noemen. De verschillende lagen van het multifunctionele pakket komen ook aan bod. De
modules van SAP worden opgesomd, maar de modules die door Personnel Decisions
International gemplementeerd werden, worden eveneens besproken in de casestudy.
SAP heeft een aantal concurrenten, daarom is het belangrijk om deze even te bespreken.
Uiteindelijk wordt de implementatie van SAP ter sprake gebracht. In het onderdeel de
uitdaging worden de verschillende stappen uitgelegd die voor en tijdens de
implementatie verwezenlijkt moeten worden. Daarna worden de 3 verschillende soorten
besproken om een implementatie te lanceren, namelijk The parallel Approach, Big
Bang en The pilot Approach. Na de implementatie wordt eveneens het kostenplaatje
van de software uitgelegd. Daarnaast bespreek ik ook de toekomst van SAP.

Voorstelling van SAP (R/3)

HISTORISCH OVERZICHT
In 1972 werd SAP in Walldorf te Duitsland opgestart. SAP staat voor Systems
Applications and Products in data processing en is n van de grootste software
producenten. Een jaar later, in 1973, werd het R/1 systeem ontdekt.
Real-time data processing wilt zeggen dat de informatie wereldwijd op een
gemakkelijke manier verspreid wordt. Bovendien werd het eerste financile
boekhoudpakket gevormd. Deze software was de basis voor alle andere pakketten.
In 1979 brengt SAP het R/2 systeem op de markt. Dit is een systeem dat voornamelijk
gericht is op de financin en boekhouding van een onderneming. In dit stadium spreken
we nog niet van een multifunctionele software. Uiteindelijk werd in 1992 de eerste versie
van het R/3 systeem gentroduceerd. Het was het eerste softwarepakket met zon groot
succes. SAP R/3 is een volledig gentegreerd systeem dat werkt met een client-server
omgeving. In 1993 tekent SAP een samenwerkingscontract met Microsoft.
Daardoor kent het verkoopcijfer een enorme stijging. Meer dan 6000 bedrijven in 50
landen gebruiken de SAP software. Op het einde van 1995 werd de nieuwe versie,
namelijk 3.0, van SAP R/3 gelanceerd. SAP had in 1994 een omzet van 723 miljoen $,
terwijl haar belangrijkste concurrenten Baan en Oracle respectievelijk een omzet haalden
van 120 en 113 miljoen $.
SAP R/3 is ontwikkeld voor grote ondernemingen. Toch stappen meer en meer kleine
ondernemingen over naar een ERP pakket. De onderneming heeft haar afnemers
voornamelijk in de branches Engineering & Construction, High Tech & Electronics,
Chemicals en Consumer Products, . Tot haar klanten behoren wereldwijd Shell,
Microsoft, Nobel, Rabobank, Efteling, enz.
SAP is vooral bekend aangezien het een ERP pakket is. ERP staat voor Enterprise
Resource Planning. Dit zijn computerprogrammas waarmee de resources zoals geld,
voorraden, mensen en machines van een organisatie gepland en beheerd kunnen
worden.

14

Een gentegreerd softwarepakket.

Zoals reeds vermeld werd, is het R/3 systeem een multifunctioneel Client-server
softwarepakket. Deze client-server architectuur bestaat uit servers en klanten.
Bovendien is er tussen beide partijen een communicatie van vraag en aanbod. De klant
vraagt aan de server om bepaalde opdrachten uit te voeren, hij is daardoor de
aanvrager. Daarnaast zal de server de gevraagde taken uitvoeren.
De client-server architectuur bestaat uit drie lagen. Eerst hebben we de gegevenslaag.
Op deze laag worden de gegevens van het systeem opgeslagen.
De verschillende toepassingen bevinden zich op de tweede laag of applicatielaag. Deze
verschillende toepassingen kunnen worden aangesproken om de gegevens te bewerken
die zich bevinden op een server, de application server. Tenslotte is er een laatste laag,
de presentatielaag. Op dit niveau bevindt zich het rechtstreeks contact met de gebruiker.
Het zijn gewone computers die met de applicatie server verbonden zijn. De
presentatielaag zal de data ingeven en de resultaten weergeven.
Uiteindelijk is het de presentatielaag die toegang krijgt tot de gewenste componenten op
de applicatielaag. Deze componenten zullen dan de juiste gegevens op de gegevenslaag
benaderen. Het is uiteraard zo dat de applicatielaag en de gegevenslaag gespreid kunnen
worden over meerdere servers. Men is dus niet beperkt tot n database en n
applicatie server.

Data Base

gegevenslaag

applicatielaag

computers /
presentatielaag

Technisch gezien maakt het R/3 systeem gebruik van deze drie niveaus.
Door deze structuur te gebruiken is het voor een bedrijf mogelijk om het systeem uit te
breiden of aan te passen aan nieuwe omstandigheden. De drie niveaus kunnen
afzonderlijk gewijzigd worden zonder het hele systeem te vervangen.
De uitbreidingen of aanpassingen aan verschillende componenten zullen dan eveneens
mogelijk zijn op de applicatielaag. Deze veranderingen maken het systeem zeer flexibel.
Daardoor zal het systeem van SAP aangepast worden aan de noden van de klanten.
SAP heeft gestreefd naar een open en gebruiksvriendelijk systeem, zowel naar andere
producenten als naar de gebruikers toe. De mogelijkheid bestaat om de software van
andere fabrikanten te koppelen aan het SAP R/3 pakket.
MODULES IN SAP
Afhankelijk van de informatiebehoeften van het bedrijf wordt een keuze gemaakt tussen
de verschillende modules. Een dergelijke werkwijze zorgt ervoor dat zowel de
implementatie, het gebruik alsook het onderhoud van een SAP systeem aangepast is aan
de noden van het bedrijf.

15

De modules zijn de volgende:

Financial Accounting (FI)
Controlling (CO)
Sales and Distribution (SD)
Materials Management (MM)
Production Planning (PP)
Quality Assurance (QA)
Human Resources (HR)

Deze modules bestaan op zich uit verschillende submodules. De modules zijn volledig
gentegreerd met elkaar, met andere woorden het ingeven van informatie moet slechts
n keer gebeuren opdat de gegevens beschikbaar zijn in alle andere modules van het
pakket.

Concurrenten van SAP

De markt van de EPR software is verdeeld. Er zijn een 5-tal grote spelers op de markt die
als concurrenten van SAP worden bekeken. De overige grote aanbieders van het ERP
pakketten zijn PeopleSoft, Microsoft Business Solutions, Oracle en Sage.
PeopleSoft
Dit bedrijf is in 1987 gesticht. PeopleSoft is begonnen met een Human resources module.
Bovendien hebben ze gebruik gemaakt van de server-client architectuur die typisch is
voor ERP pakketten. In het begin van de jaren negentig hebben ze de financile software
ontwikkeld. In 1992 is het bedrijf een beursgenoteerde onderneming geworden.
MICROSOFT
Microsoft is iedereen bekend van hun Windows besturingssysteem voor computers, zoals
Windows 2000, Windows 2003, Windows XP, enz. . Bovendien hebben ze nog andere
producten in hun gamma waaronder ook ERP systemen.
Oracle
Oracle heeft net als Microsoft meer ervaring op andere terreinen dan ERP software. Het
bedrijf heeft daarentegen een uitstekende reputatie op het vlak van data management.
Hoewel de database systemen vooral erg grote bedrijven aantrekt, evolueert Oracle nu
ook meer naar de markt voor KMOs.
SAGE
Hoewel Sage het enige bedrijf is dat zich van in het begin op de kleinere onderneming
heeft gericht, komt het ook in de top 5 van de grootste software bedrijven. Sage heeft
zich steeds op boekhoudkundige software toegespitst, aangezien kleinere bedrijven meer
interesse toonden in deze software. Het bedrijf werd opgericht in 1981.

16

De implementatie
De implementatie is enkel het in praktijk brengen van de keuze van de leverancier, de
build or buy beslissing en de opstelling van de architectuur.
Bij elke implementatie kunnen er problemen ontstaan, bijvoorbeeld: aankoop van een
goedkoper pakket dat niet aansluit bij de activiteiten van de onderneming, de beslissing
om geen aanpassingen aan een standaardpakket uit te voeren, enz.
Voor de implementatie plaats vindt, gebeuren er verschillende voorbereidingen. Eerst
moet een team samengesteld worden dat zich bezig houdt met de implementatie. De
keuze van de groepsleden is een essentieel element bij het vormen van een succesvol
team. Daarnaast gaan ze een gedetailleerd plan ontwikkelen die de aanpak van het
pakket zal omschrijven. Het aangeduide team maar ook alle personeelsleden krijgen een
training om SAP te leren kennen. Na de verschillende fases begint de eigenlijke
implementatie. Het technische team is dan ook verantwoordelijk dat elke computer
beschikt over het nieuwe systeem.
De gemiddelde duur van een implementatie voor een R/3 systeem bedraagt ongeveer 9
tot 12 maanden.
De uitdaging
Er zijn verschillende stappen die uitgevoerd moeten worden om een succesvolle
implementatie op korte termijn weer te geven. Deze verschillende stappen noemt men
the Proven Path. Door The Proven Path hebben de voorbije 35 jaar duizenden
bedrijven een succesvolle ERP implementatie in hun bedrijf uitgevoerd.
Daarnaast is de wereld ingewikkelder geworden. Enkel de uitvoering van een
implementatie door middel van deze stappen kan in de toekomst negatieve gevolgen
hebben. Bovendien moet elk jaar de implementatie van de bedrijven en het systeem
onderhouden worden. De bedrijven moeten concurreren met nieuwe technologien,
daardoor zullen ze dagelijks moeten investeren in nieuwe en gevolueerde systemen.
The Proven Path bestaat uit verschillende stappen. Deze stappen zullen hieronder kort
uitgelegd worden.
Audit/Assessment I
Er zal een analyse gemaakt worden van de situatie, problemen, kansen en strategien
van het bedrijf en het ERP pakket. Er ontstaan vragen zoals: is Enterprise Resources
Planning de beste stap om nu te maken zodanig dat we competitiever worden? Wat is de
beste manier om te implementeren? Deze analyse kan men vergelijken met een SWOT
analyse die ik voor Personnel Decisions International in mijn casestudy besproken heb.

17

Eerste opleidingen
De eerst groep, die voornamelijk uit managers bestaat, zal een opleiding krijgen om de
principes van het systeem te leren. Managers en leiders zullen de veelbetekende
veranderingen moeten doorvoeren, daardoor zullen ze hun rol in het proces moeten
kennen. De managers moeten daarom ook bewust zijn van de problemen in het bedrijf
maar eveneens van de strategien die ze kunnen ondernemen om de onderneming in de
toekomst in goede banen te leiden.
Bovendien moeten ze ook rekening houden met de operationele omgeving, namelijk de
eisen van de klant en de markt.
Kosten/Baten analyse
Een kosten/opbrengsten analyse is heel belangrijk. Het geeft de kosten en opbrengsten
weer van de implementatie en het systeem. Deze analyse geeft een overzicht of de
onderneming in staat is een ERP pakket te lanceren.
De algemene kosten van SAP heb ik in mijn casestudy verwerkt. Daarnaast zal ik een
vergelijking maken tussen de verschillende pakketten die Personnel Decisions
International in overweging nam om te implementeren.
Vision Statement
Het document vision statement zal het verlangen van het bedrijf definiren. Er zal een
antwoord gegeven worden op de vraag: Hoe zal de onderneming functioneren na de
implementatie? Wat is de toekomst van de ERP systemen in de verschillende bedrijven?
Performance Goals
Performance Goals is een overeenkomst waarin prestaties verbeterd kunnen worden.
Daarnaast bepaalt het eveneens de specifieke levels die de onderneming willen bereiken.
De eigenlijke opleiding en training
Iedereen in het bedrijf moet een opleiding van het nieuwe systeem krijgen zodat ze de
kennis verwerven van het nieuwe pakket. Een opleiding of training is heel belangrijk om
zo het systeem succesvol te krijgen.
De implementatie Sales & Operations planning Finance & Accounting
Sales & Operations planning is een belangrijk deel van het ERP systeem. Verschillende
personeelsleden worden bij deze implementatie betrokken. Daarnaast duurt de eigenlijke
implementatie niet lang. Na deze implementatie zal men overgaan tot het implementeren
van het proces Finance and Accounting. Deze module bevat de boekhoudkundige
gegevens en het financieel aspect van de onderneming.

18

Audit/Assessment II
De volgende stap is een tweede evaluatie voor de onderneming. Deze evaluatie wordt
beoordeeld op basis van verschillende criterias zoals de problemen, de kansen, de
situatie en de strategien van het bedrijf. Hierdoor kan de onderneming besluiten of alle
doelen bereikt zijn.
Nieuwe opleidingen
Indien er nieuwe personeelsleden worden aangeworven, zal elke bedrijf een opleiding
moeten voorzien. Dit is noodzakelijk zodat het nog steeds een succesvol ERP systeem
blijft.
3 soorten implementatie
Er bestaan 3 soorten implementatie om een ERP systeem in een bedrijf te lanceren:
The parallel Approach
Bij The parallel Approach gaan ze het nieuwe systeem starten maar het oude blijft
behouden. De output van het nieuwe systeem is vergelijkend met het oude. Wanneer het
nieuwe systeem dan volledig op punt staat, wordt het oude systeem verwijderd.
Bovendien is dit de beste manier van implementeren voor een boekhoudkantoor. Aan
deze manier zijn er natuurlijk ook problemen verbonden. Ten eerste is het moeilijk
hanteerbaar om 2 systemen te onderhouden. Bovendien is er meestal niet genoeg
personeel aanwezig om de twee systemen met elkaar te vergelijken. Ten tweede is het
praktisch onmogelijk aangezien de onderneming enerzijds een gewoon pakket bezit en
anderzijds een ERP pakket. Hoe kan het bedrijf deze gegevens gemakkelijk vergelijken?
Indien de onderneming de informatie van het nieuwe pakket op dezelfde wijze verwerkt
als het oude, wat is dan het nut van een implementatie van een ERP systeem?
Big Bang
Bij deze methode gaan ze het oude systeem volledig vervangen door het nieuwe. Hier
zijn natuurlijk ook problemen aan verbonden. Ten eerste is de kans mogelijk dat het ERP
systeem geen goede resultaten levert (failure). En bovendien kan de onderneming geen
beroep doen op het oude systeem.
The pilot Approach
De beste manier om de implementatie uit te voeren is de Pilot. De onderneming
selecteert een groep van producten en voert daarna de Big Bang uit. Indien er problemen
ontstaan, kunnen deze verholpen worden door ze terug te plaatsen op het oude systeem.
Daarnaast kan de onderneming kiezen tussen verschillende soorten Pilots.
Bij een goede implementatie zijn er veel factoren waar de onderneming rekening mee
moet houden. Uit alle studies blijkt dat de implementatie een tijdrovend en duur project
is. Daarnaast komen de kosten van een SAP pakket meestal duurder uit dan de
onderneming verwacht heeft.

19

Kosten van softwaresystemen

In dit deel zoeken we de reden waarom een bedrijf overgaat tot de implementatie van
een ERP systeem. Daarnaast worden de kosten bekeken die verbonden zijn aan deze
beslissing. Via een studie is gebleken dat slechts 20% van de bedrijven de volledige kost
van een SAP pakket kennen. De overige 80% houdt onvoldoende rekening met de kosten
die verbonden zijn aan de implementatie. Grotendeels zijn dit kosten zoals de kosten van
opleidingen, onderhoud, hulp bij problemen en dergelijke. Vaak worden ook de kosten in
verband met de infrastructuur vergeten. Eigenlijk zijn er 3 soorten kosten namelijk:
softwarekosten, infrastructuurkosten en kosten van aanpassingen aan het programma.
Daarnaast zijn er ook andere kosten zoals trainingskosten, kosten om het programma te
testen, enz.
Problemen, veroorzaakt door de aankoop van een goedkoper systeem, hebben vaak een
veel grotere kost dan de ondernemingen verwacht hadden. De bedrijven zouden kunnen
besparen door minder tijd te investeren in het analyseren van processen. De kost van
een probleem binnen een onderneming stijgt immers naar mate het later in de fase van
de implementatie zal ontdekt worden. Als men bij de analyse van de bedrijfsprocessen
tot de vaststelling komt dat een bepaald pakket niet voldoet, kan dit probleem kosteloos
opgelost worden. In tegenstelling tot een probleem dat ontdekt wordt na de volledige
implementatie, zal de kost veel duurder oplopen.
Kosten/opbrengsten analyse is essentieel voor een ERP project. In een onderneming is
het belangrijk om deze analyse uit te voeren aangezien de kans tot succes zal stijgen.
De uitvoering van een ABC systeem is voor een onderneming de beste manier om
kosten te groeperen. ABC staat voor people, data en computer.
Er zal rekening gehouden worden met de kosten van de software maar eveneens met de
kosten die de personeelsleden of teamleden aangaan voor dit project. Bijvoorbeeld:
opleidingen, reizen, overnachtingen,
Uiteraard zal er ook gekeken worden naar de opbrengsten. Deze analyse zal rekening
houden met de stijging van de verkopen, maar zeker ook de daling van de
aankoopkosten.
Na de implementatie van de software moeten de ondernemingen ook rekening houden
met de kosten van opleidingen. De opleidingen zijn belangrijk voor de onderneming maar
achteraf blijkt dat de kost veel groter is. De bedrijven houden onvoldoende rekening met
deze kosten bij het opstellen van de budgetten.
Nadat de totale kost van het bedrijf berekend is, kan de verdere analyse uitgevoerd
worden zoals een Return On Investment (ROI)- berekening.
Deze analyse zal voor elke onderneming de winstgevendheid van SAP controleren.
Bovendien gaan de bedrijven SAP in de toekomst analyseren. Zal SAP rendabel blijven
naarmate de ondernemingen naar de toekomst gaan kijken?

20

SAP en de toekomst
De laatste fase van het hele implementatie proces heeft te maken met de toekomst van
een ERP systeem. De ondernemingen zullen ERP levend moeten maken. Daardoor is het
noodzakelijk om te investeren in nieuwere technologien.
Door deze investeringen zullen de bedrijven een stap voor zijn op de concurrenten.
Daarnaast moeten de verschillende bedrijven de mogelijkheid bezitten om het
programma werkelijk te gebruiken. Hiermee wordt bedoeld dat personeelsleden vereiste
opleidingen moeten krijgen, anders zal het systeem niet voldoende kunnen functioneren.
Een voordeel voor de toekomst is dat SAP met n pakket meerdere bedrijven kan
voorzien zonder grote aanpassingen te moeten uitvoeren. Hierdoor kunnen de
ondernemingen kosten besparen. Door een modulaire opbouw van SAP kunnen de
bedrijven kiezen om modules toe te voegen of weg te laten.
Daarnaast kunnen meerdere bedrijven gebruik maken van deze modules aangezien SAP
standaard modules aanbiedt. SAP zal niet voor elke onderneming een nieuwe module
moeten creren, ze kan de modules aanpassen aan de behoefte van de klanten. Deze
aanpassingen zullen beter aansluiten bij de activiteiten van het bedrijf.
Tenslotte moet de implementatie in een onderneming niet in n keer gebeuren, ze
kunnen er eveneens voor kiezen om deel per deel te lanceren. Door de modules in
verschillende delen te implementeren of aanpassingen te verrichten naar de wensen van
de klanten, is het gemakkelijker om de kostprijs te spreiden.

21

Casestudy: Personnel Decisions International

In de casestudy wordt er uitgelegd waarom Personnel Decisions International gekozen
heeft voor SAP. Daarnaast worden de verschillende modules besproken, namelijk
Accounting, Logistics en Human Resources. Bovendien komt de implementatie in
Personnel Decisions International aan bod. Bij deze implementatie wordt eveneens
uitgelegd dat het allemaal begonnen is bij het project BRIDGE. Dit project kreeg een
naam om de implementatie gemakkelijker te laten verlopen. Om een pakket te
implementeren, zijn er verschillende teams samengesteld.
Daarnaast worden de verschillende fases uitgelegd die tot stand zijn gekomen bij de
implementatie van een ERP systeem. Het kostenplaatje van zon systeem wordt
eveneens in mijn scriptie besproken. Tot slot gaan we kijken hoe Personnel Decisions
International in de toekomst zal evolueren. Tevens worden de collegas aangesproken om
hun getuigenis in verband met het systeem mee te delen.

Keuze: SAP
De keuze van SAP heb ik reeds in de literatuurstudie verwerkt. Bovendien zal ik dit
onderdeel in de eigenlijke scriptie grotendeels samenvatten.
De grootste reden waarom bedrijven van software veranderen, is omdat ze geen
voldoening hebben in hun huidige situatie. Daarnaast moeten bedrijven rekening houden
met de technologien die dagelijks veranderen.
Om de groei zowel op geografisch, organisch als door overnames van Personnel
Decisions International te ondersteunen, voldeed het bestaande systeem niet langer.
Bovendien had PDI voorheen geen ERP pakket. Het oude systeem was totaal niet
gentegreerd in het bedrijf, hetgeen resulteerde in dubbel werk, onnauwkeurigheden en
een consolidatie die heel veel tijd in beslag nam, bijvoorbeeld: de personeelsgegevens
werden bijgehouden in 4 verschillende databases. Gedurende 9 maanden heeft Personnel
Decisions International 3 pakketten geanalyseerd, namelijk Oracle, Lawson en SAP. Op
basis van verschillende criterias werd uiteindelijk voor SAP gekozen.
De enige aanpassing die Personnel Decisions International op SAP heeft toegepast, heeft
te maken met de wettelijke rapporteringvereisten in de verschillende landen (BTW,
jaarrekening,). Naast deze aanpassingen hebben ze geen verdere veranderingen aan
het standaard pakket doorgevoerd.
Bovendien zijn er ook voor- en nadelen verbonden aan dit pakket. Bijvoorbeeld: het
pakket is redelijk duur, bevat ontzettend veel onbegrip omtrent de ongemakken in
verband met de implementatie, veel snellere rapporteringen, consolidaties gebeuren veel
sneller, enz.
Voordat Personnel Decisions International de implementatie van SAP had gelanceerd,
wilden ze verschillende doelen bereiken. Het uitwisselen van snellere en beter informatie
is n van de vooropgestelde doelen die PDI succesvol bereikt heeft. Kostenefficintie
hebben ze daarentegen niet bereikt.

22

De gekozen SAP modules

Personnel Decisions International maakt gebruik van drie grote onderdelen namelijk:
Accounting, Logistics en Human Resources.
Accounting
Deze term bestaat uit verschillende submodules zoals Financial accounting en
Controlling.
In het deel Financial Accounting vinden we de kern van het traditionele
boekhoudsysteem. Het basisprincipe waarvan men vertrekt zijn de Generally Accepted
Accounting Principles (GAAP).Het grootste deel van de Financial Accounting is de
algemene boekhouding of general ledger. De verschillende rekeningen en het grootboek
zijn hier aanwezig.
In de klantenboekhouding of Accounts Receivable bestaat de mogelijkheid tot een
efficinte verwerking van de klantenadministratie. Daarnaast wordt er ook een
leveranciersboekhouding of Accounts Payable bijgehouden.
Bovendien maakt men ook gebruik van financile functies zoals de bank. Met deze
functie kan men met behulp van de klantenboekhouding en de leveranciersboekhouding
een cash- en beheersysteem ontwerpen.
Zo kan de cash flow geanalyseerd en voorspeld worden. Het uiteindelijke doel is om het
bedrijf voldoende liquide te houden. Bovendien heeft deze analyse grotendeels te maken
met het thesauriebeheer.
In het deel Controlling wordt grotendeels het interne gedeelte van de boekhouding
weergegeven. In het deel Cost Center Accounting en Activity-based costing is het
mogelijk om de verschillende kosten aan de juiste plaats toe te wijzen. In mijn opleiding
hebben we het vak analytisch boekhouden gekregen waar we geleerd hebben om de
kosten aan de juiste plaats toe te wijzen. Om de gemaakte kosten zo correct mogelijk
over de producten te verdelen, zal men gebruik maken van kostencentra. Deze
kostencentra zijn rechtstreeks verbonden met de bepaalde activiteiten. De activiteiten
die gekoppeld zijn aan de producten of aan de productie worden geanalyseerd door
middel van de Product-cost controlling. Door alle kosten juist toe te wijzen kan men een
correcte productiekost berekenen. Uiteindelijk kan in het deel Controlling ook gesproken
worden van Profitability analysis. Deze functie maakt een analyse van welke producten
en services er verkocht zijn. Zo wordt nagegaan welke producten verantwoordelijk zijn
voor een bepaald deel van de winst.
Logistics
In het Logistic-gedeelte gaan we buiten het domein van een financieel pakket en
worden de andere domeinen besproken.
Eerst wordt er gesproken van Sales and Distribution of de verkoop en verdeling. Deze
toepassing maakt gebruik van het klantenbestand en het productenbestand. Vervolgens
is het mogelijk om het transport en de distributie van de producten op te volgen.
In de module Production planning of productieplanning vindt men de basisgegevens van
de producten. De planning van de producten wordt dan beheerd. Daarnaast worden
eveneens de grondstoffen en productiekosten gecontroleerd en beheerd.

23

Bij het materiaalbeheer of Materials Management beheert men vooral de aankopen,

voorraden en de diensten. Deze functie gaat dieper in op de materiaalstroom vanuit het
standpunt van de aan-en verkoop. Tevens wordt aan de hand van de aankoopfacturen,
gecontroleerd of de bestelde materialen tijdig en volledig ontvangen zijn. Een andere
belangrijke taak is het stock management. Dit omvat zowel de wijze van boeken van
voorraden als het registreren van de voorraad transfers.
Het onderdeel Quality Management of kwaliteitsbeheer hangt samen met de productie.
Dit onderdeel zal verschillende kwaliteitsinspecties uitvoeren op de producten om er voor
te zorgen dat de kwaliteit optimaal blijft. Om een optimale kwaliteit te bereiken, staat dit
deel in verbinding met alle andere deelgebieden om zo de nodige informatie te krijgen.
Human Resources
Het deel Human Resources spitst zich toe op alles wat met personeel te maken heeft.
Men zal proberen het personeel zo efficint mogelijk te besturen. Organization
Management schetst een beeld van de organisatiestructuur van het bedrijf door middel
van een grafische voorstelling. Deze voorstelling geeft als resultaat een standaard
organigram. Het organigram van PDI EMEA vindt u terug in de bijlagen. Daarnaast wordt
in de voorstelling van Personnel Decisions International (Deel 1) het organigram van het
departement accounting omschreven.
Personnel Development is een hulpmiddel voor de ontwikkeling van het
personeelsbestand. De personeelsmanagers analyseren de prestaties en het potentieel
van de werknemers door middel van deze personeelsontwikkeling.
Een toepassing die samenhangt met het Personnel Development is Training and Event
Management. Deze functie staat managers bij in het plannen, het regelen en het
analyseren van seminaries, trainingen en andere activiteiten.
Time management laat toe gegevens van de gepresteerde werkuren bij te houden.
Payroll Accounting daarentegen vervult alle taken met betrekking tot de betaling van de
werknemers. Op gepaste tijdstippen worden de betalingen verricht op basis van
elektronisch geregistreerde gegevens. In Personnel Decisions International worden de
lonen betaald door Acerta.
Tenslotte is er Travel Management. In dit deel krijgt het bedrijf de mogelijkheid om de
kosten van de bedrijfsreizen boekhoudkundig te verwerken.

24

Implementatie door PDI

De implementatie van Personnel Decisions International gebeurt in verschillende
stappen. Eerst gebeurt de voorbereiding van het project. De implementatie is begonnen
met het project BRIDGE. PDI heeft aan dit project een naam gegeven om zo de
implementatie te vereenvoudigen. Bovendien hebben ze eerst de naam aan het project
gegeven en dan pas de betekenis. Naast deze benaming had Personnel Decisions
International nog een ander naam als tweede optie, namelijk Marie. Dit project is fase 1
van de implementatie binnen PDI. BRIDGE staat voor:
Best in class processes
Real time information
Integration across functions
Data integrity
Global information
Excellence and efficiency
Hiermee wordt bedoeld:
Best in class processes: PDI wil zeer snel vooruitgang maken omdat ze de indruk
hadden dat ze achterstonden op de concurrentie.
Real Time information: PDI wil beschikken over real-time information of on-line
information. Voorheen moesten telkens de individuele kantoren gecontacteerd
worden om de informatie te bekomen.
Integration across functions: alle departementen beschikken over het SAP
systeem. Voordat SAP gemplementeerd werd, had elk departement zijn eigen
software en werden de gegevens in verschillende databases bijgehouden.
Data integrity: de data of gegevens moeten correct zijn.
Global information: de gegevens moeten leesbaar zijn in alle locaties, dus niet
alleen in dollar maar eveneens in euro, pond, enz.
Excellence and efficiency: Personnel Decisions International wil een efficinte,
gentegreerde en gebruiksvriendelijke software.
De SAP implementatie maakt deel uit van een veel grotere reorganisatie waarbij PDI
voorheen een 20-tal alleenstaande entiteiten had. Daarnaast is de strategie nu beter om
alle entiteiten of bureaus te consolideren zodat het bedrijf zich naar de klanten kon
verplaatsen gelijk waar ter wereld met eenzelfde ERP pakket.
Zoals reeds vermeld werd, verandert PDI van softwaresysteem aangezien het vorige
pakket SQL Time niet gentegreerd was. PDI had helemaal geen wereldwijd HR systeem.
De rapporteringen in verband met tijd of time management waren omslachtig en namen
veel tijd in beslag. Hun doel is om een efficint gentegreerd systeem te bezitten
waardoor de personeelsleden sneller informatie krijgen en gemakkelijkere beslissingen
kunnen nemen.

25

Voor het oplossen van de opdrachten in verband met de competenties hebben we een
SWOT analyse moeten opstellen. Om de implementatie van SAP uit te voeren, heeft
Personnel Decisions International eveneens een SWOT analyse opgesteld.

Strengths
Gebruiksvriendelijk programma,
PDI wil op korte tijd een globaal
financieel systeem hebben,
blijft lang in de onderneming,
de facturen kunnen in verschillende
talen opgesteld worden,
...

Opportunities
Het opbouwen van goede relatie
met partners en collegas:
aangezien ze allemaal hetzelfde
systeem gebruiken, is het
gemakkelijker om cijfers vanuit
verschillende landen te consulteren,
...

Weaknesses
Duur programma,
geen zekerheid tot succes,
nieuwe opleidingen: de
personeelsleden moeten opnieuw
een programma leren kennen en
kunnen vertrouwen. Dit kan in de
toekomst negatief of positief zijn,
...

Threats
Het financieel systeem kan niet
functioneren naar de behoefte van
het bedrijf,
Nieuwe technologien, d.w.z. dat
PDI altijd zal moeten investeren
om het programma te laten
renderen.
de wetgeving verandert
regelmatig: SAP zal zich jaarlijks
moeten bijschaven,
...

De financile infrastructuur van PDI was 15 jaar oud en is samengesteld om de noden

van de wereldwijde organisatie te ondersteunen. Het BRIDGE project zal aangemaakt
worden om te bestuderen waar PDI zich nu bevindt en tot waar de strategie PDI zal
brengen in de toekomst. Het project BRIDGE werd opgesplitst in 5 fases5. De eerste
fase was de voorbereiding van het project. De voorbereiding had ook te maken met de
verschillende pakketten die PDI ging lanceren samen met het SAP systeem, zoals Human
Capital management, Financial & Controlling, enz.. .
De eerste fase wordt dan ook de voorstudie genoemd. In deze voorstudie werden de
problemen en zwaktes van de huidige situatie geformuleerd. Tevens werd nagegaan hoe
men voor de problematiek een oplossing kon zoeken. In deze fase werd de keuze voor
SAP gemaakt.

Afbeelding pagina 5

26

De tweede fase is een proces van 4 weken, namelijk Business Blueprinting. Het team
heeft de vereisten van PDI gedentificeerd en ze namen belangrijke besluiten. Deze fase
gebeurt achter de scne en zal door verschillende personeelsleden niet gekend zijn.
Tijdens de tweede fase werden de teams gevormd, die verantwoordelijk waren voor het
verloop van dit project.
Indien het systeem goed gemplementeerd is, zal het bedrijf een stap voor zijn op de
concurrentie. Ten tweede moeten de verschillende bedrijven de mogelijkheid bezitten om
het werkelijk te gebruiken. Hiermee wordt bedoeld dat wanneer de personeelsleden geen
vereiste opleiding gekregen hebben om met dit programma te werken, zal het systeem
ook niet voldoende kunnen functioneren. Om dit te realiseren hebben ze een steering
team opgesteld. Deze stuurgroep bestaat grotendeels uit Amerikaanse personeelsleden
die verschillende verantwoordelijkheden moeten opnemen onder andere de uitvoering
van de communicatieplannen, enz.. . Bovendien is het technische team verantwoordelijk
voor het nieuwe systeem op elke computer. In PDI Belgi neemt Jacques Cadelis de ITfunctie op zich. Tevens heeft dit team als taak het systeem op te volgen en eventueel
aan te passen, maar eveneens de prestaties te controleren. Een laatste team is het
Business team. Dit team heeft verschillende leden waaronder mijn stagebegeleider,
Peter Maginelle. Zij moeten de juiste informatie verspreiden onder de gebruikers. Ze
moeten eveneens de gebruikers overtuigen over het nut van het systeem.
Gedurende de 19 weken van fase 3, de realisatie, zal het steering team het systeem
verfijnen en geldig verklaren. Deze fase bevat de integratie van het systeem. Daarnaast
wordt SAP getest en wordt door PDI de bedrijfsdocumentatie opgesteld.
Fase 4 wordt beschouwd als Final Preparation. De laatste puntjes worden op de i gezet.
Uiteindelijk de laatste fase of vijfde fase werd bereikt, deze fase noemde: Go Live &
Support. Dit wil zeggen dat vanaf 1 oktober 2007 voor Human Capital Management en
vanaf 1 december 2007 voor alle andere aspecten van fase 1 voor Amerika en EMEA
gelanceerd werden. EMEA staat voor Europe, Middle East en Asia. Wanneer het model
klaar is voor volledige implementatie, kan men beginnen aan de opleiding van de
toekomstige gebruikers. Bovendien is de opleiding van de gebruikers heel belangrijk bij
de implementatie van zon systeem.
Eveneens bestaat er een nieuw intranet voor Personnel Decisions International, namelijk
SAP Enterprise Portal. Deze site voorziet documentaties, onkostennotas en
tijdsrapporteringen.
Soort implementatie
Bij Personnel Decisions International maken ze gebruik van The parallel Approach. Ze
hebben het oude systeem, SQL Time, bijgehouden, wanneer ze het nieuwe gelanceerd
hadden. Indien het nieuwe systeem op punt stond, werd normaal het oude verwijderd.
Dit is niet het geval bij PDI. Zij behouden het oude systeem om oudere gegevens voor de
implementatie van SAP op te vragen. Daarnaast worden de nieuwe gegevens volledig
verwerkt in SAP.

27

Kostprijs van de implementatie

De kostprijs van dit project was naar alle waarschijnlijkheid hoger uitgevallen dan
verwacht. Ten eerst heeft de uitvoering van dit project verschillende andere kosten met
zich meegebracht waar men in het begin niet aan gedacht had.
Ook door het feit dat er zekere schaarste is op de arbeidsmarkt voor de installateurs van
SAP, zal de kostprijs omhoog gedreven zijn.
Na een grondige analyse van de verschillende rapporten en rekeningen kan er een
volgende kostenstructuur onderscheiden worden. Eerst worden de algemene kosten
opgesomd, die aangerekend worden bij de aankoop van een SAP programma:6
Kosten van hardware
Kosten van software
Kosten van het implementatie proces
Kosten van opleidingen
Kosten voor het onderhoud

Bij de meeste bedrijven liggen de kosten van een SAP pakket te gevoelig en dit is de
reden waarom ik de cijfers van Personnel Decisions International niet heb kunnen
bemachtigen. Daarnaast ga ik wel de algemene kosten beschrijven die men kan
verwachten bij de aankoop van een ERP pakket.
Via een site van SAP kunnen 4 implementatiescenarios bekeken worden7. Deze
scenarios hebben betrekking op de kleine, middelmatige, grote en extra grote
implementaties van ondernemingen. Bijvoorbeeld: de kosten in verband met
implementatie en licentie ligt bij een kleine onderneming tussen de 10 000 euro en 12
500 euro.
Daarnaast kan er via een andere site van SAP een meer specifieke berekening gemaakt
worden over de algemene kosten die het SAP pakket met zich meebrengt8. De keuze van
de onderneming kan op deze site bepaald worden, bijvoorbeeld handel & groothandel,
dienstenbedrijf, productie, enz.
Personnel Decisions International is een dienstenbedrijf. Daarnaast kan er gekozen
worden hoeveel werknemers er in de firma zijn en hoeveel personeelsleden SAP zullen
gebruiken (Bijlage 3.1).
Na het valideren van deze beslissingen zal er een lijst weergegeven worden met modules
die je kan kiezen. De gemaakte keuzes geven toch een meer specifieker beeld in verband
met de kosten voor dit bedrijf.

Karkhanis Consultants. SAP R/3: Cost. 2007-2008. Geraadpleegd op

http://www.karkhanisgroup.com/SAP1/cost.htm
7
SAP. Implementatiekosten. Geraadpleegd op
http://www.sap.com/netherlands/smallbusiness/business_value/costs/index.epx
8
SAP. Configurator voor SAP Business all-in-one oplossingen. Geraadpleegd op
http://www.configurator.ch/dojo/apps/be2/solution-configurator-v015.jsp?lang=nl

28

Automatisch worden de basis modules aangeduid, daarna kunnen er modules verwijderd

of bijgevoegd worden. Bovenaan de site zal uw kostenberekening verschijnen. Ik heb
deze kosten eveneens berekend voor Personnel Decisions International om zo te weten
te komen voor mijn casestudy wat deze onderneming betaald heeft aan een ERP pakket.
Indien de berekening gemaakt wordt voor PDI Belgium met ongeveer 20 werknemers en
14 gebruikers, kunnen we besluiten dat het pakket in het totaal ongeveer 90 800 euro
bedraagt (bijlage 3.2). Deze kosten hebben betrekking op de licentie van 22 500 euro,
de diensten van 56 800 euro en de servers van 11 500 euro. Deze kosten kunnen
maandelijks betaald worden.
Daarnaast heb ik ook de kosten van heel PDI berekend. Voor Personnel Decisions
International met ongeveer 750 werknemers en 150 gebruikers lopen de kosten al snel
op. Het algemeen kostenplaatje bedraagt ongeveer 347 700 euro (bijlage 3.3). Deze
kosten hebben betrekking op de licentie van 219 700 euro, de diensten 109 900 euro en
de servers van 18 100 euro. Deze kosten kunnen maandelijks betaald worden.
Mijn stagebegeleider van Personnel Decisions International heeft me wel kunnen
vertellen dat de kosten in verband met software, opleidingen en implementatie ongeveer
4,5 miljoen euro bedragen, exclusief kosten van veranderingen aan het programma. Dit
wil zeggen dat de kosten in verband met de implementatie en opleidingen hoog
opgelopen zijn aangezien de kosten in verband met licentie, diensten en servers via de
site ongeveer 347 700 euro bedragen voor PDI. Daarnaast kunnen we besluiten dat er in
PDI meer dan 150 gebruikers zijn waardoor de kosten hoger zijn dan uitgerekend met de
configurator van SAP. De kosten in verband met veranderingen aan het programma zijn
op dit moment nog niet te berekenen.
De kosten zijn exclusief reiskosten die werknemers moeten betalen. Bijvoorbeeld: mijn
stagebegeleider en enkele collegas hebben een opleiding voor dit programma moeten
volgen in de maatschappelijke zetel van het bedrijf, namelijk de Verenigde Staten. Deze
kosten moeten eveneens in de kostenanalyse opgenomen worden.
Wanneer het programma gelanceerd was, waren er problemen met de lay-out van
facturen. Deze problemen waren uiteindelijk wel opgelost, maar ze namen in het begin
veel tijd in beslag.
Er kan ook een vergelijking gemaakt worden tussen de verschillende pakketten om zo
een goede keuze te kunnen maken. Aangezien Personnel Decisions International de
keuze moest maken tussen SAP, Oracle en Lawson ga ik deze 3 pakketten met elkaar
vergelijken.9 Deze gegevens in verband met de kosten van de verschillende ERP
programmas hebben betrekking op het jaar 2006. Door deze informatie kan ik in mijn
eindwerk een beeld scheppen over de vergelijking van de kosten. De kosten werden
berekend op een gemiddelde van 400 personeelsleden die binnen PDI met het
programma werken.

Aberdeen Group. Oktober 2006. Enterprise Strategies. Geraadpleegd op

http://www.oracle.com/corporate/analyst/reports/corporate/cp/es101306.pdf

29

Lawson
Oracle
SAP

Software ($)
837,606 $
1,053,719 $
862,371 $

Diensten ($)
786,324 $
873,140 $
1,436,363 $

Totaal
1,623,930 $
1,926,859 $
2,298,734 $

Indien we kijken naar de bovenstaande tabel, kunnen we besluiten dat SAP de duurste
diensten bezit. In vergelijking met Lawson bedraagt het verschil 650,039 $.
Daarnaast kan men besluiten dat de software van SAP niet zo duur is ten opzichte van
Lawson. Tot slot is Lawson het goedkoopste pakket aangezien de totale kost 1,623,930 $
bedraagt. Daarnaast is SAP het duurste pakket met een totale kost van 2,298,734 $.
Uiteindelijk kunnen we besluiten dat Personnel Decisions International beter het pakket
Lawson had aangekocht. Het enige nadeel is dat we niet weten of het pakket wel degelijk
functioneert binnen het bedrijf. Daarnaast kunnen we onmogelijk zeggen of dit een
goede keuze voor PDI was geweest.

Men kan besluiten dat beide sites een volledig verschillende kostenplaatje weergeven. De
configurator geeft kosten aan van 347 700 euro voor 150 gebruikers terwijl de
vergelijking van de verschillende programmas een kost aangeeft van 2 298 734 $ voor
SAP voor een totaal van 400 gebruikers. Deze laatste kost heeft enkel betrekking op de
software en de diensten. De servers, opleiding en de kosten van de implementatie zijn
niet ingecalculeerd in deze kost waardoor de kost vrij laag is. Ik denk persoonlijk dat
beide sites correct zijn maar dat de bedrijven aan SAP zelf moeten vragen om een een
specifieke kostenberekening te laten uitvoeren zodat ze een juist beeld krijgen van wat
de onderneming ongeveer moet betalen voor een pakket. Deze kosten kunnen voor elk
bedrijf verschillend zijn.
De kosten van SAP voor mijn stagebedrijf zouden op 4,5 miljoen euro komen maar PDI
heeft ook meer dan 400 gebruikers (ongeveer 750 gebruikers).

30

De toekomst voor PDI

In 2007 lanceerde Personnel Decisions International het ERP systeem, namelijk SAP. Na
de lancering van dit systeem werden er verschillende fases in de toekomst voorzien. Voor
APAC wordt SAP uiteindelijk gelanceerd in het voorjaar 2008. APAC staat voor Asia en
Pacific.
Ondanks het grote aanbod aan ERP oplossingen en de steeds sterker wordende
concurrentie onder de ERP leveranciers, zijn ontwikkelingen of evoluties van deze
programmas noodzakelijk. De ERP bedrijven proberen telkens de programmas
gebruiksvriendelijker te maken.
In het begin was SAP eerder een frustratie voor de werknemers aangezien ze alles
opnieuw moesten leren en helemaal van nul moesten beginnen. Nu zijn er verschillende
updates die de Verenigde Staten via mail (bijlage 3.4) doorsturen om SAP te laten
evolueren.
Voor personeelsleden is het gemakkelijker om in de toekomst een aantal updates uit te
voeren in verband met de rekeningen van klanten en leveranciers. Momenteel bestaan er
verschillende rekeningnummers van n klant of leverancier. Het zou eenvoudiger zijn
om n rekening in SAP te hebben zodat ze niet op verschillende rekeningen kunnen
boeken. Daarnaast zal het beter zijn om rekeningen af te sluiten op het einde van een
periode.
Tevens wanneer de bank geboekt wordt, kunnen er op het bankuittreksel betalingen van
klanten of leveranciers staan. Deze rekeningen worden elke keer afgepunt. Daarnaast
worden ook bijvoorbeeld lonen betaald. Het nadeel is dat deze rekeningen in SAP niet
kunnen worden afgepunt. Voor werknemers die te maken hebben met de
boekhoudkundige verwerking van PDI, is het niet gemakkelijk om rekeningen zoals lonen
in evenwicht te brengen. Rekeningen in evenwicht brengen wil zeggen dat debet en
credit gelijk moeten zijn.
Deze updates die nog aangepast kunnen worden in SAP, zullen minder tijd van de
werknemers vragen. Door de updates uit te voeren in SAP waardoor de werknemer aan
bepaalde opdrachten minder tijd zal besteden, zullen de kosten ook op langere termijn
dalen. Bovendien is SAP een gebruiksvriendelijk programma waar Personnel Decisions
International zeker aan zal werken om SAP levenslang te laten functioneren in het
bedrijf.

31

Getuigenissen
Durant ma carrire professionnelle, jai utilis beaucoup de programme comptable. Je
trouve que SAP est difficile apprendre mais il est trs complet et donne plusieurs
possibilits en matire de recherche
Gedurende mijn professionele carrire heb ik veel boekhoudprogrammas gebruikt. Ik
vind dat SAP moeilijk is om aan te leren, maar het geeft verschillende mogelijkheden op
het gebied van onderzoek...
Lucie, Accountant Assistant bij PDI sinds augustus 2008

Ik gebruik SAP niet elke dag maar algemeen genomen vind ik dat SAP een goed systeem
is met veel mogelijkheden. Het systeem is wel ingewikkeld om mee te werken.
De implementatie bij PDI is voor mij persoonlijk vlot verlopen en ik denk dat dit komt
door de uitgebreide communicatie.
De transactiecodes zijn nogal abstract, maar je went eraan en na een tijdje ken je de
codes die je frequent gebruikt.
Het is in ieder geval een verbetering ten opzichte van het vorige programma.
Judith, Assistant to EMEA directors bij PDI sinds juni 2006

The implementation started probably years ago! For me as a user, it started with a little
training; lets call it introduction to the bread and butter transactions (simple bookings in
the different ledgers) in December 2007. We decided we should continue with regular
group sessions.
The crucial part in PDI is the projects! For accounting, we have used this material when
working with the projects. The pure training and manuals for accounting transactions has
been limited.
I have my own list with notes in Word. I do not like having a long list of Favorites in
SAP. I do also use the Tree. It might be slow, but is set up with at least a little bit of
logic.
The previously program wasnt better but we have also changed the way of working and
the way we handle and calculate the result during the lifetime of the project.
The way we work now is not exactly the same as the first half year in SAP, and I am sure
changes will always happen.
How can you describe SAP? Classic truths: Shit in, shit out! That does not mean I say we
have bad accounting! But what program we use is not the most important; it is how we
organize our work with the projects and accounting that is important.

32

De implementatie startte waarschijnlijk jaren geleden. Voor mij als gebruiker startte de
implementatie met een kleine training. Deze training was eerder een introductie van de
eenvoudige boekingen in verschillende dagboeken. De eerste trainingen vonden plaats in
december 2007. Ze hadden dan besloten om kleine groepsessies uit te voeren.
Het cruciale deel van PDI zijn de projecten. De opleiding voor de boekhoudkundige
transacties zijn gelimiteerd. Ik heb mijn eigen lijst, aangezien ik niet graag die lange lijst
van favorieten heb in SAP. Ik gebruik ook vaak de Tree, het SAP menu. Dit is langzamer
maar het is logisch opgebouwd.
Het vorige programma was niet beter dan het huidige maar we hebben eveneens de
manier van werken veranderd.
We kunnen besluiten dat de manier waarop we nu werken niet dezelfde is dan een half
jaar geleden, en ik ben er zeker van dat veranderingen altijd zullen gebeuren.
Hoe zou je SAP kunnen omschrijven? Klassieke dingen: Shit in, shit out! Dit wil niet
zeggen dat de boekhouding slecht is. Welk programma we gebruiken is niet belangrijk,
het is belangrijk hoe we ons werk organiseren.
Senior Accountant bij PDI sinds september 2007

Ik heb bij 2 werkgevers gewerkt waar ik SAP gebruikte. Daarom zal ik beide ervaringen
noteren.
GC (vorige werkgever)
Voor bestellingen, prijsaanvragen en het opvolgen van de voorraad werkte ik gedurende
enkele maanden met SAP. Eens ik de werkwijze en handelingen in SAP onder de knie
had, verliep het inbrengen van bestellingen vlotjes.
Noodzakelijk was voor mij dat de complexe samenhang van alle functies binnen SAP
duidelijker en overzichtelijker waren. Het SAP systeem werd gebruikt voor: order entry,
quotations, material picking, stock level, shipment, invoicing, ordering raw materials,
quality, etc.
GC is distributeur en producent van materiaal voor tandartsen en tandtechnici dus een
heel omvangrijke en gedetailleerde set up was hier vereist. De SAP gebruikers hadden
hun intensieve training tijdig gekregen, maar de echte ervaring kwam natuurlijk eens dat
SAP live gedraaid werd. Een heleboel kleine en grote problemen dreven naar boven en al
snel werd Sit And Pray als afkorting voor SAP rondgespreid. Ik heb die fase niet zo
meegemaakt, omdat ik pas op de scne kwam toen mijn collega in zwangerschapsverlof
gegaan was. Tegen die tijd waren de meeste plooien al gladgestreken. Ook de
projectleider heeft het van het begin tot het einde loodzwaar te verduren gehad.

33

PDI (huidige werkgever)

Bij PDI gebruik ik SAP for assignments, qualification research, milestones en project nr
search. Jammer genoeg ben ik samen met Judith door de mazen van het net gevallen en
hebben we geen officile training gekregen. Gelukkig is er de handleiding, die geregeld
geactualiseerd wordt, en de lieve collegas die mij assistentie verlenen bij mijn vragen. Ik
heb tot nu toe geen problemen ondervonden; het systeem draait goed. Ook hier weet ik
graag het grotere geheel, zodat je bewust kunt handelen en de consequenties kunt
inschatten.
Samengevat: een intensieve training en inzicht in het complexe geheel zorgen volgens
mij voor een vruchtbaar gebruik (technische problemen terzijde gelaten). Dit is mijn
standpunt als gebruiker.
Ann, Executive assistant bij PDI sinds april 2006

Mijn taken in SAP: creren van project intakes, nakijken van project set-up, opvolgen
van project financial status, opvolgen van facturatie - werken met accounting om
facturen correct en tijdig te laten vertrekken.
De training voor SAP is mijns inziens goed verlopen en was vrij volledig - hoewel ik
vooral geleerd heb uit de praktijk. Voor ons is het zeer nuttig dat er een contactpersoon
is die heel goed op de hoogte is van SAP en die we makkelijk kunnen consulteren indien
er vragen zijn. De manual is ook een nuttige tool. Je vindt dus normaal gezien wel altijd
een antwoord op je vragen.
Ik heb het idee dat dit een systeem is waarmee we veel kunnen doen. Ik vind het spijtig
dat je vooral datgene kent wat je dagelijks nodig hebt. Daarnaast ga je de 'truckjes' en
extra kennis pas opdoen wanneer je een specifieke vraag hebt en dieper gaat graven.
Ten opzichte van vroeger is er in elk geval heel wat meer structuur in hoe projecten
worden bekeken. Ik heb ook meer zicht op de zaken en we dragen wel meer
verantwoordelijkheid - bv. hoe de projecten er financieel uitzien.
Ingrid, Global EMEA manager bij PDI sinds augustus 2005

34

Ik heb nu 3 maanden in het programma SAP gewerkt. Vorige zomer heb ik in Personnel
Decisions International mijn vakantiewerk uitgeoefend waardoor ik al een kleine
voorkennis had van SAP. Zoals veel van de personeelsleden vermelden, SAP is een
moeilijk programma om aan te leren maar het pakket boeit me wel om mee te werken.
Gedurende deze maanden heb ik veel raad gevraagd aan mensen. Bovendien doe ik mijn
eindwerk over SAP, dus heb ik veel advies nodig.
Ik vind dat het zoeken naar transactiecodes moeilijk verloopt als je niet weet welke
transactiecode je moet gebruiken. De Engelse benaming staat wel vermeld naast elke
code, maar de juiste code is toch moeilijk te vinden. Ik heb de meest gebruikte
transactiecodes in mijn favorieten geplaatst zodat alle codes gemakkelijk te gebruiken
zijn. Daarnaast heb ik ook met het oude programma gewerkt, daardoor kan ik besluiten
dat SAP een goede investering is. SAP is veel duidelijker en overzichtelijker. Hier en daar
hoor ik wel dat het programma SAP geen problemen heeft, maar dat de kostprijs gewoon
te duur is. Dit geeft volgens mij veel problemen met het kostenplaatje naar de toekomst
van Personnel Decisions International. Zoals Ann reeds vermeld heeft, vind ik de naam
Sit and Pray wel gepast voor een ERP programma. Wanneer de implementatie gebeurd
is, kan je enkel maar wachten en bidden op een goede toekomst voor het bedrijf.
Daarnaast zijn er nog verschillende andere namen uitgevonden voor SAP zoals Hitlers
revenge, Schmerz, Angst und Panik of Pijn, vrees en paniek en Scare Another
Programmer. Dit wil toch zeggen dat in verschillende bedrijven SAP toch geen goede
investering was.
Kim, Studente Accountancy Fiscaliteit aan KHLeuven

Andere bedrijven met SAP

Het beheer van SAP kost geld. Maar hoeveel geld eigenlijk? De meeste organisaties
hebben nauwelijks inzicht in de kosten van het beheer van hun ERP systeem en weten al
helemaal niet hoe zij die kunnen benvloeden. TNT Post wilde daar wat aan veranderen.
Samen met vier andere grote ondernemingen deden ze een onderzoek naar de
beheerskosten van SAP. De vijf zijn er een stuk wijzer van geworden.
De andere bedrijven die aan het onderzoek meededen zijn de Belastingdienst, Essent,
KLM en Shell.10 Ze gaan hun kosten vergelijken in verband met de implementatie maar
gaan ook kijken naar de loonkosten die hun resultaat kunnen benvloeden. Door hun
gegevens onderling te vergelijken kunnen de vijf organisaties nu achter de cijfers kijken.
Ze zien verschillen en kunnen deze analyseren. De resultaten van het onderzoek hebben
ertoe geleid dat de verantwoordelijke mensen van beheer meer aandacht krijgen van het
management. Zoals n van de deelnemers het verwoordde: Door dit project hebben
we kennis en kennissen opgedaan.

10

Bea Logtenberg en Jos Fluitsma. Een kijkje achter de kosten van SAP beheer. Geraadpleegd op
http://www.kwdrm.com/files/publicaties/kijkje_achter_de_kosten_sap_beheer.pdf

35

Op internet werd er een artikel weergegeven met de titel: Deloitte doet het in n keer
goed!. Het is een unieke megaoperatie geweest: binnen twee jaar tijd werden alle
bestaande applicaties vervangen door n gentegreerd informatiesysteem waarin zowel
de personeelsadministratie, de inkooporganisatie, de clinten- en de
projectenadministratie en de financile administratie samenkomen. De systemen
waarmee ze werkten, hadden geen rekening gehouden met de ontwikkeling van Deloitte.
Ook werkten ze met allerlei verschillende processen, wat de kwaliteit niet ten goede
kwam. Ze moesten dus investeren in betere processen. Het project kreeg de naam ACE.
Het was de bedoeling een goed fundament neer te leggen dat hun een voorsprong gaf op
de concurrentie en op hun klanten. In de eerste maanden was het systeem echt nog wat
labiel, maar na de eerste gewenningsmaanden ging het beter. Onze professionals zijn
weinig op kantoor en werken in principe veertig uur per week bij de klanten. Het was
daarom belangrijk om een gebruiksvriendelijk systeem aan te bieden: gemakkelijk, snel
en toegankelijk.11
Grote vertraging bij de oplevering van een nieuw softwaresysteem hebben de Free
Record Shop een 3 miljoen euro gekost, meldt eigenaar Hans van Breukhoven aan Het
Financieel Dagblad.12 De Free Record Shop moest vooral daardoor over boekjaar 20062007 een verlies rapporteren van 795.000 euro op een omzet van 323 miljoen euro. Het
jaar daarvoor was er nog 2,7 miljoen euro winst.
Het heeft uiteindelijk zes maanden gekost na de lancering van het programma om het
nieuwe systeem in de onderneming te krijgen.
De provincie Noord-Holland heeft 550.000 euro uitgegeven aan de mislukte SAP
boekhoudmodule voor subsidies. De module werd speciaal voor de provincie ontwikkeld.
De ontwikkeling van de module was begroot op 370.000 euro. Daarnaast zou er jaarlijks
nog 53.000 euro aan kosten gemaakt worden voor beheer en licenties.13
KPMG en Oracle
KPMG is een accountantskantoor dat de boekhouding maar eveneens de fiscaliteit
uitvoert van verschillende klanten. KPMG bezit een ERP pakket namelijk Oracle. De
kostprijs van dit systeem bedraagt ongeveer 6 miljoen euro. KPMG heeft de kosten en de
mogelijkheden van de conversie van SAP naar Oracle onderschat
Na 6 jaar het ERP pakket in bezit te hebben, heeft KPMG ook een rapporteringmodule,
die niet van Oracle is, aan Oracle gekoppeld. Voor het programma Oracle gelanceerd
werd in KPMG, gebruikten ze het systeem SAP in de onderneming. Met het oude
programma SAP waren de voorbereidingen voor de implementatie niet goed uitgevoerd.
Een audit liet eveneens blijken dat een aanpassing aan het systeem duurder zou uitvallen
dan een nieuw systeem te implementeren. Daardoor hebben zij gekozen om het nieuwe
systeem te implementeren. In de toekomst bestaat de mogelijkheid dat KPMG door
beslissingen van het buitenlands moederhuis terug moet overstappen naar SAP.

11

Deloitte doet het in n keer goed. Geraadpleegd op

http://www.deloitte.com/dtt/cda/doc/content/nl_nl_vnsg_magazine_060705x.pdf
12
Mislukte SAP implementatie kost Free Record Shop 3 miljoen. Augustus 2008. Geraadpleegd op
http://www.erpcentraal.nl/mislukte-sap-implementatie-kost-free-record-shop-3-miljoen.html
13
Rian van Heur. December 2008. Mislukte SAP module kost provincie vijf ton. Geraadpleegd op
http://www.computable.nl/artikel/ict_topics/erp/2795748/1276992/mislukte-sapmodule-kost-provincievijf-ton.html

36

Deel 4: In- en output van data in SAP

Achteraan mijn scriptie in de woordenlijst heb ik een lijst samengesteld met vaktermen
die binnen SAP regelmatig voorkomen. Zo is het eenvoudiger om alle termen onder de
knie te krijgen.

Input

Output

Sales orders

Facturen en credit notas opstellen

Projecten

Incomplete sales orderlijst

Lijst met open projecten

Klanten aanmaken/wijzigen

Klanten (lijsten) raadplegen

Bankverrichtingen inboeken

Bank in SAP raadplegen

Aankoopfacturen boeken

Facturen of onkostennotas
raadplegen, lijst weergeven

Onkostennotas ingeven
Diverse verrichtingen boeken

Raadplegen van diverse (vb.:

lonen)

Ingeven van werkuren

Raadpleging uren

Input: Sales orders

Sales orders zijn de eerst stap in SAP om projecten en facturen aan te maken. Om een
sales order op te stellen, maken we gebruik van een intake form. Een intake form wordt
door elke bureau opgesteld in overeenkomst met de klanten. Dit formulier beschikt over
alle nodige informatie zoals de naam en het adres van de klant, de code van de entiteiten
en de contactpersoon dat verantwoordelijk is voor het opzetten, managen en afsluiten
van de projecten. Eveneens worden de materials op het intake form vermeld. Daarnaast
moeten de activities verwerkt worden in het project. Natuurlijk moet er ook rekening
gehouden worden met de leveringsdatum van de producten maar eveneens de datum
wanneer er gefactureerd moet worden. Er kunnen expenses toegevoegd worden aan een
bepaald project wat wil zeggen dat de onkosten zoals reizen, overnachtingen, enz. van
personeelsleden aan een project gelinkt worden. In de bijlage 4.1 bevindt zich een
voorbeeld van een intake form.

37

Met de transactiecode VA01 kunnen we sales orders aanmaken zoals men kan zien in
bijlage 4.2. In een sales order geven we het klantennummer in en het invoice contact.
De klanten kunnen deze persoon contacteren indien ze verschillende vragen willen
stellen.
Daarnaast wordt de contactpersoon van de klant ingevuld. De PO nummer mag niet
ontbreken op een sales order. Sommige klanten maken hier gebruik van om zo hun
aankoopdocumenten te identificeren. Bovendien moet de delivery plant weergegeven
worden. In SAP gebruikt men verschillende codes voor de verschillende landen,
bijvoorbeeld: 3140 Zweden, 3130 Parijs, 3135 Genve, 3150 Duitsland, enz.
Uiteindelijk wordt het belangrijkste onderdeel van de sales order ingegeven: de code
voor de materials. Wanneer deze codes ingegeven zijn, zal er aan SAP een network
gegeven worden. Een voorbeeld van een network: 10000005 staat voor een dienst,
10000008 is een product, terwijl 10000009 een kost is. Een network is een sectie van
een project dat een WBS element, activities en milestone bevat. Deze elementen worden
in de Woordenlijst uitgelegd.
Eveneens wordt de prijs en eventueel een tekst vermeld die op de factuur weergegeven
worden. De sales order wordt opgeslagen waardoor SAP een WBS element zal creren.
Een WBS element staat voor Work Breakdown Structure. Dit bevat de structuur van een
project. De ingegeven uren en kosten worden gelinkt aan een WBS Element voor de
rapportering-en inkomstenberekening.
Onderaan ons scherm verschijnt het projectnummer dat genoteerd wordt op het intake
form. Om een sales order terug op te vragen en aanpassingen aan te brengen, maken
we gebruik van de transactiecode VA02.
Na het aanmaken van een sales order, kan er ook een lijst opgevraagd worden met de
verschillende sales orders voor n klant. Deze lijst bevindt zich in bijlage 4.22.

Input: Project
Om een project aan te maken, gebruiken we de code CJ20N. Het project wordt geopend
door het projectnummer in te geven. Een project bestaat voornamelijk uit een WBS
element, een Network en een milestone (bijlage 4.3). Deze benamingen worden in de
Woordenlijst uitgelegd. De naam van het project wordt veranderd.
Ten eerste moet er gekeken worden of er expenses of onkosten zijn. Indien die niet
gegeven zijn, moet de final billing van de kosten verwijderd worden. Aangezien een
nieuw project automatisch gelinkt wordt aan een US project, moet het project
opgeslagen worden. Hierdoor zal ons project aan het juiste land gelinkt worden.
Het tabblad Partners wordt in SAP ingegeven. De partners zijn de verschillende
personeelsleden van Personnel Decisions International die verantwoordelijk zijn voor het
project. Bovendien zal het veld project type ingevuld worden. Dit type bevindt zich op
het intake form. Indien het gaat om diensten die betrekking hebben op coaching, LDP,
LDS,enz., zal het project type in dit project gewijzigd worden. Daarnaast is het belangrijk
om de activities in te geven in SAP. Wanneer de activities ingegeven zijn, wordt het
project opgeslagen.

38

Na het aanmaken van een project zijn er twee transactiecodes die we moeten uitvoeren.
Enerzijds gebruikt men de code CJB2 (bijlage 4.4). Met deze code controleert men het
project op fouten. Anderzijds heeft SAP de code CJ9FS ontwikkeld waardoor er voor de
veiligheid een kopie gemaakt wordt van het project (bijlage 4.5).
Ten laatste wordt het project met de code CJ20N terug geopend. Bij het onderdeel
Responsibilities wordt het veld in SAP veranderd door 11111111 zodanig dat andere
personeelsleden het project kunnen bekijken en openen. Uiteindelijk wordt het project
gereleased zodat de collegas in het project kunnen werken (bijlage 4.6). De laatste stap,
die uitgevoerd wordt bij het maken van een project, is het aanvullen van de datum bij de
milestone. Een milestone is gelinkt aan een sales order. Bij facturatie wordt de datum
van het project nagekeken. Bovendien wordt in de sales order de billing plan gewijzigd.
Nadat het project is aangemaakt, wordt een mail vanuit accounting gestuurd naar de
projectcordinator met het projectnummer in vermeld. Deze stap wordt uitgevoerd zodat
de projectcordinator het project en sales order kan nakijken voor de facturatie gebeurt.

Output: Facturen
Indien een sales order geopend is en alle details zoals de prijs, de factuurtekst, enz. zijn
nagekeken, kan er eventueel gefactureerd worden. Daarnaast is het belangrijk om de
milestone in het project na te kijken. Eveneens moet in SAP de link tussen project en
sales order in verband met de billing date correct gebeuren.
De transactiecode VA02 (bijlage 4.7) kan gebruikt worden om facturen op te stellen maar
eveneens met de transactiecode VF04 (bijlage 4.8) kan er een facturatie gebeuren.
Bovendien kunnen er ook meerdere projecten op n factuur geplaatst worden. Eerst
moet de sales order nagekeken worden aangezien deze klant en PO nummer hetzelfde
moeten zijn. In dit geval gebruiken we enkel de transactiecode VF04.
Bovendien worden er op een boekhouding ook credit notas opgesteld. Hierdoor maken
we gebruik van de code VF11 (bijlage 4.9). De datum en het factuurnummer zullen
ingegeven worden. Na het opslaan van deze transactie zal er een nummer onderaan
weergegeven worden.
Om de facturen af te drukken maakt men gebruik van de code VF02. Indien de datum
van de factuur of de tekst niet correct is, kan het nog veranderd worden in deze
transactiecode. Om meerdere facturen uit te printen gebruikt men de code VF31. Het is
interessant binnen SAP dat elke factuur in een andere taal kan geplaatst worden. Dit
wordt veranderd door een aantal stappen te ondernemen in de transactiecode VF02
(bijlage 4.10).
Uiteindelijk moeten de facturen geposted worden dit wil zeggen dat de facturen
automatisch worden ingeboekt. Deze boeking gebeurt door de transactiecode VFX3 te
gebruiken (bijlage 4.11). Bovendien wordt enkel de code voor het land ingegeven
waardoor een lijst wordt weergegeven met de facturen die nog openstaan. Door gebruik
te maken van het groene vlagje zal SAP deze facturen automatisch inboeken.
Tot slot kan met de transactiecode VA02 het projectnummer ingevuld worden. In SAP
kan er dan gebruik gemaakt worden van het icoon Display Document Flow waardoor we
alle facturen en credit notas kunnen consulteren die voor een bepaald projectnummer
gemaakt zijn (bijlage 4.12).

39

Output: Incomplete sales order + lijst met open projecten

De code V.01 gebruikt men om een lijst weer te geven van de sales orders die onjuist
zijn. Tevens worden de sales orders getoond waarvan verschillende details ontbreken.
Bijvoorbeeld: Een sales order waar een code van het land niet op weergegeven staat
(bijlage 4.13).
Daarnaast kan men in SAP met de code S_ALR_87013543 een lijst afprinten of opvragen
om open project te bemachtigen, dit zijn projecten die open staan en nog niet afgerond
of afgesloten zijn (bijlage 4.23 en 4.24). De code van de entiteit mag men niet vergeten
weer te geven. Bovendien kan er via status gezocht worden naar de open projecten
zodat enkel deze projecten verschijnen. Na het selecteren van deze gegevens kan er op
de knop execute geduwd worden om zo een lijst te krijgen van alle open projecten die
voor deze landcode gemaakt zijn.

Input: Klanten en leveranciers aanmaken/wijzigen

Indien een klant nog niet bestaat in SAP, moet deze worden aangemaakt. Via het Portaal
van Personnel Decisions International kan er onder de quick links naar het SAP Global
intake gegaan worden (bijlage 4.14). Hier zal er gekozen worden voor de client request.
Deze aanvraag wordt naar het hoofdbureau verzonden, namelijk Verenigde Staten.
Daarna krijgt men een bevestigingsmail. Bovendien wordt er binnen de 24 uur na de
aanvraag vanuit de Verenigde Staten een mail gestuurd met het nieuwe klantennummer
in vermeld. Om leveranciers aan te maken, gebruikt men de code XK01. Hier worden alle
algemene gegevens van de leverancier ingevuld.
Met de transactiecode XD02 kan de klant geraadpleegd worden. Het klantennummer
wordt ingegeven. Met deze code kan het adres, de naam, de BTW nummer, enz. van de
klant aangepast worden. Eveneens kan er een contactpersoon toegevoegd worden.
Om bij de gegevens van de leveranciers wijzigingen aan te brengen, zal er gebruik
gemaakt worden van transactiecode XK02.

40

Output: Klanten- en leverancierslijst raadplegen

Om een lijst van een bepaalde klant te raadplegen, maken we gebruik van de
transactiecode FBL5N. Hierbij kan ook gekozen worden tussen de openstaande facturen
of alle facturen. Deze lijst wordt eerder als output van data beschouwd.
Ook voor leveranciers kan er een lijst geraadpleegd worden. Hiervoor gebruiken we de
transactiecode FBL1N. Voor deze code geldt hetzelfde principe als de klantenlijst. In
bijlage 4.15 kan men een voorbeeld van een klantenlijst terugvinden.
Met de code FLB5N om klanten te zoeken of FBL1N om leveranciers te raadplegen, kan er
ook gemakkelijk een factuur gezocht worden. Er wordt gewoon gezocht op de naam of op
het nummer van de klant waardoor we via de kolom reference het factuurnummer
kunnen terug vinden.
Er kan ook een lijst geraadpleegd worden van klanten of leveranciers met openstaande
facturen. Deze lijst kan opgevraagd worden via de transactiecode ZCUSTAGE en
ZVENDAGE. Zo is het eenvoudiger om naar klanten een herinneringsbrief te sturen.

Input: Bankverrichtingen inboeken

Personnel Decisions International krijgt regelmatig bankuittreksels die ze dan in SAP
moeten inboeken. De boeking van deze bankverrichtingen gebeurt met de code F-04
(bijlage 4.16). De datum van het document wordt ingevuld. Bij type gaat de code ZR
gebruikt worden om aan te geven dat het om een Bank Reconciliation gaat. De
referentie moet ingevuld worden aangezien men daarna gemakkelijker dit document kan
terugvinden. Bij posting key gebruiken we 40 voor debet en 50 voor credit. Bovendien
wordt het rekeningnummer ingegeven. Er moet wel rekening gehouden worden dat dit
Amerikaanse rekeningnummers zijn. Wanneer er gevalideerd wordt, kan het bedrag van
de ingegeven rekening ingevuld worden. Om een overzicht te krijgen voordat er
opgeslagen wordt, maken we gebruik van het icoon back. Daarna kan deze boeking
zorgvuldig opgeslagen worden waardoor er onderaan een nummer verschijnt dat naast
het uittreksel geschreven wordt om zo de boeking op een eenvoudige manier terug te
vinden.

Output: Bank in SAP raadplegen

Om een lijst van de bankverrichtingen weer te geven, wordt er gebruik gemaakt van de
transactiecode FBL3N. Enkel de GL/account en de company code worden ingevuld
waardoor een lijst weergegeven wordt van alle bankverrichtingen (bijlage 4.17). Hierdoor
kan er gekeken worden of alles correct ingeboekt is. Naar de details van de
bankverrichtingen kan men gaan door gebruik te maken van het icoon Document
Overview.

41

Input: Aankoopfacturen en onkostennotas ingeven

SAP krijgt dagelijks aankoopfacturen die geboekt moeten worden. De transactiecode
FB60 (bijlage 4.18) wordt gebruikt om facturen te boeken. Eveneens kunnen er
creditnotas geboekt worden waarvoor een andere code wordt gebruikt namelijk FB65.
De leverancier, datum en referentie worden ingegeven. De referentie is belangrijk om
gemakkelijk de boekingen terug te vinden.
Bij het veld document type kan er gekozen worden voor vendor invoice en employee
report.
Het totaal bedrag en BTW bedrag worden ingevuld. Bovendien moet er ook een BTW
percentage geboekt worden. Uiteindelijk geven we de Amerikaanse rekeningnummers in.
Indien PDI een onkostenota krijgt, wordt er eerst gekeken of deze onkostennota
betrekking heeft op een project. Indien dit niet het geval is, begint het rekeningnummer
met 645. Anders begint het nummer met 55.
Bij een niet-project onkostennota gaat men altijd de cost center ingeven. Een cost center
wordt daarentegen enkel ingevuld bij kosten- en opbrengstenrekeningen, niet bij
balansrekening.
Bij een project gaan we het network nummer invullen. Tevens wordt er nagekeken of de
landcode van het project en de landcode van de factuur overeenstemmen. Wanneer bij
het project een code verschijnt die niet dezelfde is als de code van het land waar we in
boeken, moet de order ingevuld worden. Een order zal de vorm 3150P3140 aannemen.
Deze vorm wil zeggen dat de onkostennota geboekt wordt in 3150 namelijk Duitsland
maar het project behoort tot 3140 namelijk Zweden. Zo kan men gemakkelijk weten dat
het hier niet om een Duits project gaat.

Indien het in ons voorbeeld wel gaat over een Duits project, wordt het network nummer
ingevuld.

Nadat alle rekeningen zijn ingevuld, kan men het document opslaan zodat het
documentnummer onderaan verschijnt.

Output: Facturen en onkostennotas raadplegen

Om facturen en onkostennotas te raadplegen, gebruikt men dezelfde code als de
leverancierslijst, namelijk FBL1N. De leverancier wordt gezocht en de landcode wordt
ingegeven. Wanneer er gevalideerd wordt, krijgt men een lijst waarin er op reference
wordt gesorteerd. Indien men het gewenste document gevonden heeft, kan men door te
dubbelklikken de details gaan bekijken.

42

Input: Diverse verrichtingen boeken

Op het einde van elke maand of tijdens de afsluitingen worden er verschillende diverse
verrichtingen geboekt. De transactiecode FB50 wordt gebruikt. De documentdatum en
referentie worden ingevuld. Daarna zal de boeking beginnen door de rekeningnummers
in te vullen. Men mag niet vergeten aan te duiden of deze rekening debet of credit is.
Uiteindelijk moet bovenaan bij amount information het bedrag totaal credit en totaal
debet overeenkomen. Indien dit niet het geval is, moeten alle rekeningnummers en
bedragen opnieuw nagekeken worden. Anders mag deze boeking opgeslagen worden.

Output: Raadplegen van loonstaat

Om de loonstaat te raadplegen, gaat de transactiecode FBL3N gebruikt worden. Na het
ingeven van GL/account en company code wordt een lijst weergegeven waardoor er kan
gesorteerd worden op referentie. Zo is het gemakkelijker om te zoeken naar salaries of
lonen. Door te dubbelklikken op n van de lijnen krijgt men meer details over deze
boeking. Uiteindelijk kan er gebruik gemaakt worden van het icoon Document Overview
om zo de volledige boeking weer te geven.
De loonfiches worden door Acerta opgemaakt en aan de personeelsleden bezorgd.

Input: Werkuren ingeven

Personeelsleden moeten hun uren ingeven via het portaal van Personnel Decisions
International. Er kan geselecteerd worden over welke week het gaat. Daarna zal het type
moeten ingevuld worden, dit wil zeggen dat er moet gekozen worden tussen travel,
administration, vacation, enz. . Indien een personeelslid werkte aan een project, moet
het network nummer ingevuld worden. Hiermee vergelijkt men dan het aantal gewerkte
uren en het aantal uren opgegeven in SAP voor het project. In de bijlage 4.19 worden de
printscreens weergegeven voor het invullen van deze werkuren.

Output: Raadplegen uren

De uren die de personeelsleden hebben ingegeven, kunnen teruggevonden worden door
middel van de transactiecode CATS_DA. Het personeelslid wordt gezocht en na het
valideren, krijgt men een lijst. In bijlage 4.20 bevinden zich de timesheets van Peter
Maginelle. Eveneens de timesheets van Teresa Hoy worden weergegeven in bijlage 4.21
om duidelijk aan te geven dat zij aan projecten heeft gewerkt.

43

Mijn ervaring met SAP

Wanneer ik vorig jaar in de zomervakantie voor de eerste keer met het programma SAP
werkte, was het een hele aanpassing. De implementatie van SAP binnen Personnel
Decisions international heb ik niet meegemaakt. De ervaringen in verband met de
implementatie heb ik gevraagd aan de personeelsleden. Enerzijds is dit een nadeel
aangezien ik mijn persoonlijke ervaring niet kan verwerken in mijn scriptie, anderzijds
heb ik de casestudy van Personnel Decisions International zo goed mogelijk uitgewerkt.
Na de maanden dat ik met SAP gewerkt heb, kan ik besluiten dat er nog aanpassingen of
veranderingen aan het programma kunnen gemaakt worden om het systeem zo goed
mogelijk te integreren in het bedrijf. Een gentegreerd pakket binnen een bedrijf geeft
volgens mij een meerwaarde aangezien het programma aangepast is aan de behoefte
van de klanten. Er zijn een aantal aanpassingen die doorgevoerd moeten worden zodat
de personeelsleden niet veel tijd en kosten besteden aan deze verschillende acties.
In SAP kan je gebruik maken van 2 menus: het SAP menu en het user menu.
In het user menu staan niet alle transactiecodes vermeld. Je kan eveneens de meest
gebruikte codes in de lijst van favorieten plaatsen. Het is eigenlijk onmogelijk om een
transactiecode te zoeken indien je niet weet over welke code het gaat. De codes zijn
vermeld met hun Engelse benaming, dit maakt het zoeken naar de transactiecode
moeilijker. Daarnaast kan je gebruik maken van het SAP menu. In dit menu is het
zoeken naar een bepaalde transactie soms eenvoudiger, maar het neemt meer tijd in
beslag dan de transactiecode gewoon in te geven.
Indien ik een sales order of project aanmaak, maar eveneens bij het inboeken van een
aankoopfactuur moet ik zoeken naar de juiste klant of leverancier. Wanneer een
personeelslid de juiste klant of leverancier niet vond, had ze een nieuwe aanvraag voor
deze klant ingediend. Uiteindelijk was de klant of leverancier al aangemaakt. Het
resultaat is dat in SAP verschillende rekeningen voor n bepaalde klant of leverancier
bestaan. Bij het zoeken naar facturen van een bepaalde klant of leverancier, is het niet
altijd eenvoudig om het juiste rekeningnummer van deze klant of leverancier te vinden.
De verschillende rekeningen voor n klant of leverancier zijn momenteel minder
belangrijk, maar indien Personnel Decisions International betalingen verrichting via SAP,
moet de juiste rekening van deze klant of leverancier gekozen kunnen worden.
Bij het maken van een project, moet de naam van dit project veranderd worden. Er zijn
bepaalde regels om een project een naam te geven, namelijk
NaamKlant_Omschrijving_Deelnemer_Datum. Deze regels zijn soms moeilijk na te leven
aangezien de deelnemer vaak niet vermeld staat op het intake form.
Uiteindelijk heeft Personnel Decisions International hier een oplossing voor gevonden. De
entiteiten gaan meestal op het intake form de naam van het project al vermelden zodat
de personeelsleden van het departement Accounting de juiste benaming gebruiken.
Daarnaast vermelden ze ook de klantennummers op het intake form zodat wij, als
boekhouders, niet veel tijd moeten besteden naar het zoeken van het juiste
rekeningnummer.

44

De bankuittreksels moeten eveneens in SAP geboekt worden. Klanten en leveranciers die

op een bankuittreksel vermeld staan, kunnen afgepunt worden. Daarnaast word ook
lonen betaald. Deze rekeningen kunnen niet afgepunt worden.
Tijdens het maken van een audit file moeten de rekeningen van de lonen in evenwicht
gebracht worden. Aangezien deze rekeningen niet afgepunt worden, is het geen
gemakkelijke opdracht om deze rekeningen in evenwicht te brengen.
De reden waarom ze rekeningen zoals lonen niet kunnen afpunten is omdat SAP deze
actie afgeraden heeft in Amerika. Momenteel moeten de personeelsleden alles handmatig
controleren. Daardoor gaan ze veel tijd verliezen terwijl dit eenvoudiger opgelost kan
worden.
Op het einde van de maand gebeuren er veel diverse verrichtingen. Bij het inboeken van
deze diverse verrichtingen in SAP worden er eveneens kostenrekeningen gebruikt.
Wanneer deze kostenrekeningen ingeboekt worden, vraagt SAP elke keer een tax code.
Aangezien Personnel Decisions geen tax code gebruikt bij diverse verrichtingen, krijg je
elke keer een waarschuwing. Wanneer voor een bepaalde entiteit een lange diverse
verrichting geboekt wordt, neemt deze veel tijd in beslag. Verschillende collegas boeken
deze diverse verrichtingen niet in n keer aangezien zij de tijd niet bezitten.
Uiteindelijk kan ik besluiten dat SAP een goede investering is binnen Personnel Decisions
International. Ik vind SAP een beter programma dan het vorige.
In het begin dacht ik dat ik deze scriptie nooit tot een succesvol einde ging brengen.
Uiteindelijk ben ik tevreden dat mijn scriptie over SAP gaat, zo heb ik het programma
beter leren kennen. Indien we het kostenplaatje van SAP achterwegen laten, kan ik
alleen maar de bedrijven aanraden om een ERP systeem te lanceren.
In het begin zal een ERP pakket voor niemand eenvoudig zijn. Maar zodra je alles onder
de knie hebt, is een ERP pakket zoals SAP het beste wat een bedrijf kan hebben.

45

Besluit
Deze stage heeft grotendeels mijn verwachtingen ingelost. Dit komt vooral doordat ik
een uitgebreid takenpakket voorgeschoteld kreeg zodat ik veel afwisseling had
betreffende de taken die ik moest uitvoeren.
Voordat ik aan mijn scriptie begon, heeft mijn stagebegeleider, Peter Maginelle, een
vragenlijst beantwoord in verband met SAP. De antwoorden op deze vragen gaven mij
een duidelijk overzicht waarom ze overgeschakeld zijn naar SAP.
Na het maken van deze vragenlijst ben ik begonnen met de voorstelling van Personnel
Decisions International. Deze informatie heb ik gekregen via mijn stagebegeleider en via
de website van PDI zelf.
Wanneer mijn onderwerp van mijn scriptie goedgekeurd werd door mijn promotor, heb ik
mijn literatuurstudie opgesteld. Het was moeilijk om de geschikte informatie te vinden in
verband met de implementatie. Verschillende bronnen die ik raadpleegde, waren in het
Engels geschreven wat niet gemakkelijk was.
Uiteindelijk heb ik een aantal scripties geraadpleegd van studenten van de Katholieke
universiteit Leuven. Op deze eindwerken heb ik mij gebaseerd om mijn tekst te schrijven
van deel 3: de implementatie.
Na het schrijven van de theorie heb ik alles in praktijk omgezet door middel van een
casestudy. De informatie in verband met de implementatie heb ik kunnen bemachtigen
via de personeelsleden van Personnel Decisions International.
Verschillende bedrijven praten nauwelijks over het kostenplaatje van de implementatie
van SAP. Daardoor heb ik de cijfers van Personnel Decisions International niet kunnen
bemachtigen. Na lang zoeken heb ik uiteindelijk via andere wegen een zo goed mogelijk
overzicht kunnen geven over de kosten van SAP. Ik heb een website gevonden waar de
kosten van dienstenbedrijven, handel, groothandel, enz. kunnen berekend worden door
het aantal personeelsleden in te geven. Bovendien kunnen de modules aangeduid
worden.
Personnel Decisions International heeft gedurende 9 maanden 3 verschillende pakketten
geanalyseerd. Daardoor vind ik het belangrijk om een vergelijking te maken tussen deze
3 pakketten.
De vragen, die in de inleiding staan verwoord, heb ik in mijn casestudy verwerkt.
Uiteindelijk kunnen we besluiten dat Personnel Decisions International er zeker aan zal
werken om SAP levenslang te laten functioneren in het bedrijf.
IK heb tijdens mijn stage verschillende taken gekregen in SAP, zoals het inboeken van
facturen en onkostennotas, waardoor ik mijn laatste deel van mijn scriptie kon schrijven.
Daarnaast waren er verschillende sales orders en projecten die binnen een bepaalde tijd
aangemaakt werden.
Tot slot heeft mijn stagebegeleider me gevraagd om mijn ervaring met SAP in mijn
scriptie te verwerken. Ik heb eveneens aangehaald welke veranderingen er eventueel
nog aan het programma SAP binnen Personnel Decisions International doorgevoerd
kunnen worden.

46

Literatuurlijst
Boeken
Curran T., Keller G, Ladd A. SAP R/3 Business blueprint: understanding the business
process reference model. New Jersey 1998: Prentice Hall PTR
Nancy H. Bancroft, Henning Seip, Andrea Sprengel. Implementing SAP R/3. Greenwich
1998 2nd edition: Manning
Wallace Th., Kremzar M., ERP: making it Happen, The Implementers Guide to Success
with Enterprise Resource Planning, John Willey & Sons, New York, 2001
Documentatie PDI
PDI, Brochure, De Profilor reeks, 2000
PDI, Brochure, Organisaties bijstaan om strategische doeleinden in concrete HRtoepassingen te vertalen, 2000
Training PDI 2007. Accounting in SAP. 2007
Training PDI 2007. Clients.
Training PDI 2007. Expense Reports.
Training PDI 2007. General Document Entry.
Training PDI 2007. Intake forms & Project Set up.
Training PDI 2007. Invoicing.
Training PDI 2007. PDI Balance sheet and income statement Reports.
Training PDI 5 august 2008. Reports and Queries for operations in SAP.
Internet
Aberdeen Group. Oktober 2006. Enterprise Strategies. Geraadpleegd op
http://www.oracle.com/corporate/analyst/reports/corporate/cp/es101306.pdf
Bea Logtenberg en Jos Fluitsma. Een kijkje achter de kosten van SAP beheer.
Geraadpleegd op
http://www.kwdrm.com/files/publicaties/kijkje_achter_de_kosten_sap_beheer.pdf
Deloitte doet het in n keer goed. Geraadpleegd op
http://www.deloitte.com/dtt/cda/doc/content/nl_nl_vnsg_magazine_060705x.pdf

47

Karkhanis Consultants. SAP R/3: Cost. 2007-2008. Geraadpleegd op

http://www.karkhanisgroup.com/SAP1/cost.htm
Mislukte SAP implementatie kost Free Record Shop 3 miljoen. Augustus 2008.
Geraadpleegd op http://www.erpcentraal.nl/mislukte-sap-implementatie-kost-freerecord-shop-3-miljoen.html
Personnel Decisions International Corporation 2009. History. Geraadpleegd in december
2008, op http://www.personneldecisions.com/AboutUs.aspx?ID=400
Personnel Decisions International 2009. PDI Clients- Client manager. Geraadpleegd op 4
maart 2009, op http://portal.ntdom1.personneldecisions.com/irj/portal (enkel toegang
voor personeelsleden)
Rian van Heur. December 2008. Mislukte SAP module kost provincie vijf ton.
Geraadpleegd op
http://www.computable.nl/artikel/ict_topics/erp/2795748/1276992/mislukte-sapmodulekost-provincie-vijf-ton.html
SAP. Configurator voor SAP Business all-in-one oplossingen. Geraadpleegd op
http://www.configurator.ch/dojo/apps/be2/solution-configurator-v015.jsp?lang=nl
SAP. Implementatiekosten. Geraadpleegd op
http://www.sap.com/netherlands/smallbusiness/business_value/costs/index.epx
Persoonlijke communicatie
Nathalie Fouw, persoonlijke communicatie, 4 maart 2009
Scripties
Dumortier J. Activity Based Costing bij KPMG: implementatie en integratiemogelijkheden.
Leuven 1996, einderwerk KUL
Guelinckx V. De implementatie van SAP systeem. Gevalstudie: de Tiense
suikerraffinaderij. Leuven 1998, eindwerk KUL
Perquy P. De implementatie van een ERP pakket in een KMO. Leuven 2004, eindwerk
KUL
Vanopdenbosch S. Het managen van Projecten binnen SAP. Leuven 2004, scriptie KHL
departement ECHO
Vanzeir. De verwerking van de verschillende aankoopfacturen in SAP. Leuven 2001,
scriptie KHL departement ECHO

48

Woordenlijst
Sales order

Verkooporder om aan te tonen wat de

prijs , kwantiteit , product , enz. is die
we gaan factureren naar de klant.

Incomplete sales order lijst

Dit is een lijst van onvolledige

verkooporders, dit heeft eveneens te
maken met facturatie van producten.
In SAP is er een link met een ander
systeem. Indien de gegevens tussen de
beide systemen niet overeenkomt gaat
deze SO (sales order) niet door naar SAP
en komt ze in deze lijst terecht.
Bv: klantgegevens niet correct ( adres
BTW-nummer, enz. )

Intake form

Nieuwe aanvraag voor het opzetten van

een sales order en project ( SO-nummer
is ook projectnummer)

Materials

Producten of diensten uitgedrukt met

een nummer dit vertegenwoordigt
welk soort product of dienst we gaan
factureren naar de klant

Activities

Dit zijn de verschillende taken die er

dienen te gebeuren binnen een project
uitgedrukt in tijd, wanneer de mensen
tijd ingeven op het project moeten zij
die activity aanklikken.

Expenses

Onkosten of kosten die gelinkt zijn aan

het project ( hotelkosten
transportkosten bureaumateriaalenz.)

Invoicing contact

Contactpersoon binnen de organisatie

van PDI die verantwoordelijk is voor het
opzetten, managen en afsluiten van het
project ( meestal Projectcordinator )

PO (Purchase order)

Dit is een aankooporder die gebruikt

wordt om producten aan te kopen (
bureaumateriaal ), de leverancier dient
de PO-nummer te vermelden op de
factuur zodanig dat we dit kunnen
boeken in SAP.

49

(Delivery) plant

Dit geeft aan in welk entiteit de sales

order en project zijn opgezet en dit ook
gaat factureren naar de klant, maar n
entiteit kan bv 2 Delivery Plants
hebben, bv Frankrijk heeft 2 bureaus
dus ook 2 Delivery Plants.

Network

Dit wordt gebruikt om een link te leggen

met het project, we onderscheiden 3
soorten networks voor diensten
producten en onkosten ( uitgedrukt in
nummer ). Deze network numbers zijn
belangrijk om de kost te alloceren op het
project ( zowel voor tijd uitgedrukt in
euro als onkosten gemaakt )

WBS-element

WBS staat voor Work Breakdown

Structure en geeft de structuur aan het
project. Het nummer van het WBS
element bestaat uit 2 delen: nummer
van het project gevolgd door 01,02 of
03. Deze cijfers maken het onderscheid
tussen de soorten materials.

Milestone

Dit gaan we toevoegen aan het project

om aan te geven wanneer we gaan
factureren, hier kan ook vermeld worden
of het om een volledige of gedeeltelijke
facturatie gaat door het percentage aan
te passen.
Dit moet ook een link geven met de
sales order

Billing plan

Dit is een onderdeel van de sales order

Het is een overzicht van facturatie die
we gaan doen naar de klant. Dit kan uit
verschillende data bestaan en
percentages. Deze informatie komt van
de milestone die opgezet is in het
project.

Client request

Aanvraag om klanten op te zetten in

SAP, dit gebeurt in het moederbedrijf in
Verenigde Staten.

Reference

Referentie ( bv factuurnummer van

leverancier )

Company code

Code van elk land (vb.: 3150 voor

Duitsland)

50

Document type

Type van het document gekozen om

onderscheid te maken tussen
verschillende soorten boekingen
Onder andere: bankboekingen afsluitboekingen

Vendor invoice

In de transactie die we gebruiken om

leveranciersfacturen te boeken, dienen
we dit aan te klikken. Automatisch wordt
hier een apart documentnummer
aangegeven dat begint met 19....

Employee report

In de transactie die we gebruiken om

onkostennotas te boeken, dienen we dit
aan te klikken. Automatisch wordt hier
een apart documentnummer
aangegeven dat begint met 21....

Cost center

Dit wordt gebruikt indien

-> we de kosten ( salarissen huur
enz. ) willen alloceren volgens
departement of groep waarop deze
kosten betrekking hebben. Binnen PDI is
er een onderscheid gemaakt tussen 4
verschillende groepen ( Consulting
Operations Sales Indirect ).

Order ( internal order )

Dit wordt gebruikt indien

-> we kosten hebben die dienen te
worden doorgefactureerd zowel
projectmatig als niet projectmatig
vb. Huur waarvan 80% doorgefactureerd
naar andere entiteit

G/L account

Dit is de Engelse benaming voor een

balansrekening of resultatenrekening
In SAP gebruiken we de Amerikaanse
rekeningen bv 113010 voor Bank maar
dit is gelinkt aan Locale rekeningen bv
55. Dit is opgelegd door het
moederbedrijf om consolidatieredenen.

51