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PROCEDIMIENTO REQUISICION DE COMPRA

versin: 1
F-05-1

1. Objetivo
1.1 Obtener en tiempo y en forma los recursos materiales para la ejecucin de rdenes de
servicio con la mayor calidad.
2. Alcance
2.1 Este procedimiento es aplicable a la Subdireccin de Conservacin, Mantenimiento y
Servicios Generales y a la Direccin de Administracin y Finanzas.
3. Polticas de operacin, normas y lineamientos
3.1 Es responsabilidad de la Subdireccin de Conservacin, Mantenimiento y Servicios
Generales elaborar las requisiciones de material que se necesiten para la utilizacin de los
mismos y le dar seguimiento al trmite hasta que estos sean entregados.
3.2 Es responsabilidad de la Subdireccin de Conservacin, Mantenimiento y Servicios
Generales verificar las caractersticas del material que se solicite en las requisiciones, al
mismo tiempo ser responsable de la descripcin de los modelos, tamaos, espesores,
calibres, colores y dems caractersticas que se necesiten para comprar correctamente los
materiales y herramientas solicitadas.
3.3 Es responsabilidad de la Subdireccin de Conservacin, Mantenimiento y Servicios
Generales, recabar las cotizaciones, manuales, muestras, folletos, fotos, y dems
aditamentos que soporten la requisicin as como de elaborar y realizar el trmite para la
solicitud de la suficiencia presupuestal.
3.4 Es responsabilidad de la Subdireccin de Conservacin, Mantenimiento y Servicios
Generales tramitar la suficiencia presupuestal como soporte econmico que respalde la
compra de los materiales.
3.5 Es responsabilidad de la Subdireccin de Conservacin, Mantenimiento y Servicios
Generales recibir de la Subdireccin de Recursos Materiales los materiales de la
requisicin a travs de un vale de salida que especifique las cantidades y caractersticas
del material.

4. Descripcin del procedimiento.

Elabora requisicin de compra, cotizando el material, la herramienta.


Elaboracin de suministros que se vayan a solicitar. Conservacin, requisicin
Mantenimiento y Servicios
Formato de requisicin.
Solicita la autorizacin de suficiencia presupuestal, la cual ser autorizada siempre y
cuando el importe haya sido
Elaboracin de considerado en el presupuesto del gasto suficiencia Subdireccin de
Recursos I anual de adquisiciones presupuestal.
Entrega para su validacin, revisa que se encuentre completa y se verifica que la
solicitud sea clara y especifique correctamente las caractersticas del Subdireccin
de material.
Solicita la compra de la requisicin, entrega el material solicitado a la Subdireccin
de Conservacin Subdireccin de
Se recibe Mantenimiento y Servicios Generales. Subdireccin de Recursos material
solicitado.

ELABORO

RECIBIO

APROBO

Cargo:
Nombre:
Fecha:

Cargo:
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Cargo:
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Fecha:

PROCEDIMIENTO ORDEN DE COMPRA

versin: 1
F-05-2

1. Objetivo
Desarrollar una metodologa para garantizar un suministro oportuno de los
requerimientos de la organizacin, el almacenamiento adecuado y el control de
proveedores.
2. Alcance
Abarca desde el recibo de la requisicin autorizada hasta loa entrega a conformidad
del producto o servicios a los procesos
3. Responsables
Vicepresidente administrativo y financiero, Gerente administrativo, Director de
compras, Director comercio exterior, Profesional de compras, Jefe de almacn y
auxiliares de almacn, Comit de compras.
4. Condiciones Generales
Las reas y/o procesos son responsables del control de cada uno sus documentos
como se especifica en el procedimiento.
4.1 Definiciones:
No conforme externo: Ocurre una vez a sido despachado el producto en
el formato de producto no conforme.
Proveedor: Organizacin o persona que proporciona un producto.
Materia Prima: Materiales que sufren una serie de transformaciones para
la obtencin de un producto terminado.
No conforme interno: Se presenta dentro de la compaa diligenciando el
formato de no conformes internos.
Producto: Resultado de un esfuerzo creador, que tiene un conjunto de
atributos tangibles e intangibles, los cuales son percibidos por los
compradores como capaces de satisfacer sus necesidades.
5. Normas generales
Toda requisicin de materiales productivos debe venir firmada por
programacin y dependiendo de los montos de autorizacin, aprobada por
director de planeacin.

Toda requisicin de materiales No productivos, debe venir firmada por el


usuario responsable de cada dependencia y autorizada por el director o jefe
de reas respectivas. Si la compra supera el monto de autorizacin
establecido esta debe contemplar el visto bueno de la respectiva
vicepresidencia.
En el momento de solicitar cotizaciones, el personal del departamento de
compras tiene la responsabilidad de establecer igualdad en las
especificaciones y preparar el cuadro comparativo en donde se incluyan las
diferentes de los aspectos a evaluar.
Todas las compras superiores a 10 MM que impliquen el anticipo al
proveedor, requieren contrato y generacin de plizas tales como: Buen
manejo del anticipo, cumplimiento, garanta, estabilidad en la obra entre otras
sea cada caso.
Las requisiciones de materiales proyectos generadas por el rea de
programacin, sern ingresadas al sistema, las cuales deben incluir el
numero y el nombre del proyecto o proyectos; las requisiciones deben indicar
la planta de produccin al cual debe llegar, indicando la fecha en el cual se
requieren para el inicio de la produccin.

ELABORO
Cargo:
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RECIBIO
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APROBO
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INFORMACION PROVEEDORES

versin: 1
F-06-1

1. OBJETIVO
Buscando mantener una relacin mutuamente beneficiosa con los proveedores de materias primas
definidas como crticas por el departamento de ingeniera, se establecen los criterios para su
control, seleccin, evaluacin y reevaluacin.

2. ALCANCE
Proveedores de materias primas definidas como crticas enunciadas en la base de datos de los
proveedores.

3. DEFINICIONES
Proveedor: Persona natural o jurdica que abastece todo lo necesario o requerido
para la suplir la operatividad o desempeo de la compaa.

4. RESPONSABLE
Direccin de suministros

5. CONDICIONES GENERALES
MATERIALES CRTICOS QUE AFECTAN LA CALIDAD DEL PRODUCTO
En la siguiente tabla se identifican los materiales que por su impacto se consideran crticos. Por
esta razn se debe ejercer control sobre los proveedores de estas materias primas.

NATURALEZA DE CAMBIO
NA
NA
NA
NA
Se le da estructura al procedimiento,

VERSION
0
1
2
3
4

APROBO

FECHA
15-07-04
11-04-05
14-10-05
23-03-06
18-08-2008

se cambio registro de modificaciones y


se agregan servicios crticos
Se introduce la evaluacin de servicios
Se quita la evaluacin de servicios
Se quita la evaluacin de servicios

5
6
7

14-07-2009
Representante Direccin

01-06-2011

INFORMACION PROVEEDORES

versin: 1
F - 06 - 1

MATERIAL
Tuercas remachables
Lamina
Corredera
Vidrios
Aluminio Inyectado
Aluminio Extruido
Tubera CR y Especial Porto
Textil
Canto rgidos
Nota: Aquellos proveedores que cuenten con certificacin y cuyas materias primas afecten la
calidad del producto deben entregar certificacin de calidad.
SELECCIN DE PROVEEDORES
Para la seleccin del proveedor se diligencia el formato Inscripcin de proveedores nuevos,
anexando la documentacin estipulada (Rut, Cmara de comercio y certificacin bancaria). Los
documentos se deben presentar en original o en copia.
Para la seleccin inicial del proveedor se tienen en cuenta diferentes criterios cuantificados de
acuerdo al impacto de cada uno de ellos en el formato de seleccin, evaluacin y reevaluacin de
proveedores. Esta seleccin se realizara con los proveedores de materias primas crticas que
deseen comenzar a trabajar con la compaa. (Ver la tabla de materias primas crticas)

INFORMACION PROVEEDORES

versin: 1
F - 06 - 1

Criterios

Posee un sistema de gestin de la calidad: Se evala si el proveedor cuenta con un sistema de


gestin de la calidad que puede estar en alguna de las siguientes etapas: Sistema certificado,
sistema de gestin de la calidad en proceso de certificacin (ms de un 70% de implementado)
y sistema de gestin de la calidad en desarrollo (menos de un 70% de implementado).

Experiencia en el mercado: Este tem se evala respecto al tiempo de experiencia que el


proveedor tiene en el mercado.

Cumplimiento de las especificaciones tcnicas requeridas: Las especificaciones tcnicas estn


enunciadas en los formatos de materias primas crticas. El proveedor debe estar en capacidad
de cumplir con las condiciones requeridas en cada uno de los formatos.

Condiciones de pago: Hace referencia a la forma de pago acordada con el proveedor.


(Contado, 5-30 das, 31-60 das y ms de 60 das, etc).

Descuentos Ofrecidos: Hace referencia a los descuentos ofrecidos por el proveedor.

Valores agregados: Entre los valores agregados se consideran, capacitaciones, disponibilidad


de contar con un stock exclusivo para la organizacin, entro otros.

Documentacin requerida: Para la seleccin del proveedor se diligencia el formato Inscripcin


de proveedores nuevos, anexando la documentacin estipulada (Rut, Cmara de comercio y
certificacin bancaria).

Siempre que no se cumplan las especificaciones tcnicas de las materias primas crticas, el rea
de ingeniera ser la encargada de autorizar al proveedor dependiendo de la urgencia con que se
requiera el suministro.

INFORMACION PROVEEDORES

versin: 1
F - 06 - 1

EVALUACIN Y REEVALUACIN DE PROVEEDORES

Se realizar la evaluacin de proveedores aquellos que suministren materias primas crticas de


acuerdo a los criterios establecidos utilizando Seleccin, Evaluacin y Reevaluacin de
proveedores y en cada de los formatos definidos.
Cuando el producto entregado por el proveedor no cumple con las especificaciones establecidas en
cada uno de los formatos, almacn debe registrar la causa de la devolucin en la base de datos de
seguimiento de las O.C. , y devolver el material al proveedor mediante una nota en la remisin o
factura. Si el producto no conforme es detectado en el rea de produccin es necesario que las
diferentes reas diligencien el formato de NO CONFORME y lo entregue al rea del almacn junto
con el material y registrar el motivo de la devolucin en la base de datos de seguimiento de O.C.
Se har reevaluacin del proveedor si se presenta ms de 3 productos no conformes. Cuando esto
suceda suministros dejara evidencia en el formato Seleccin, evaluacin y reevaluacin.
SEGUIMIENTO
Es responsabilidad del rea de suministros llevar control cada vez que se genere un NO
CONFORME con los requisitos del producto. Con el fin de Identificar cules son los criterios que no
se cumplieron para evitar su ocurrencia.

ELABORO
Cargo:
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Fecha:

RECIBIO
Cargo:
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APROBO
Cargo:
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Fecha:

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