UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA

VICERRECTORADO ACADEMICO
AREA DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA

TRABAJO DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

AUTOR: ALVARO ARTURO SALAZAR

CEDULA DE IDENTIDAD: 8.894.964

CENTRO LOCAL: UNA-BOLIVAR

CARRERA: CONTADURIA PUPLICA
NUMERO DE ORIGINALES: 1
ASIGNATURA: CONTABILIDAD COMPUTARIZADA
CODIGO: 618
FIRMA DEL ESTUDIANTE

CIUDAD BOLIVAR, JUNIO 2007.

INDICE

Pgina
Introduccin

03

1.- Importancia de los Sistemas Computarizados

07

2.- Ventajas y desventajas de los Sistemas Computarizados

08

3.- Consideraciones Generales

10

4.- Metodologa

11

5.- Asientos Contables

12

6.- Elaboracin de Informes

18

7.- Anexos

24

8.- Conclusin

25

9.- Bibliografa

32

INTRODUCCIN
El mundo globalizado que se esta viviendo en los ltimos aos,
requieren contar con organizaciones flexibles que se puedan adaptar a los
diferentes cambios que se presentan da a da.
Uno de las variables que ha impactado ms a las organizaciones
son los avances que se han visto a nivel tecnolgico que ha acelerado la
velocidad en la toma de las diferentes decisiones.
El surgimiento de una nueva tecnologa experimentada en las
ltimas cuatro dcadas se presenta como la antesala del desarrollo de lo
que hoy conocemos como Sistemas Automatizados.
La aparicin de las computadoras, la generalizacin de las
corporaciones, el surgimiento de grandes empresas multinacionales y la
globalizacin de los comercios internacionales, dio un nuevo giro a la
orientacin de la informacin financiera, surgiendo la necesidad de crear
Sistemas de Contabilidad que sean ms tiles en el desenvolvimiento de
la gestin contable y administrativa, y que dichas informaciones sean
efectivas, confiables y oportunas; esta necesidad fue lo que impuls hacia
la creacin de los Sistemas de Contabilidad Computarizados.
Modalidades.
Existe una amplia gama de Software o Paquetes de Contabilidad
que han formado parte de las herramientas de trabajo de muchas
empresas desde hace ms de 40 aos, hasta tal punto que hoy en da
son el motor de las operaciones de muchas de ellas. Lo que ha permitido
a los Ingenieros en Sistemas y a los propios Contadores el buscar la
forma de satisfacer de una manera ms completa las necesidades en las
que se ve envuelta la empresa, de acuerdo al volumen de las operaciones
que esta maneja; por lo que han tratado de crear Sistemas

Computarizados de Contabilidad que brinden los mismos beneficios que

ofrecen los Sistemas Manuales, pero ms eficientes y con menos
posibilidad de errores.
En su afn de crear este tipo de Software los expertos en la
materia han diseado diversidad de programas que tratan de suplir la
necesidad de determinadas empresas de acuerdo a las actividades que
realiza. Dentro de estos Software, los ms conocidos son:
-. Dac Easy Accounting System.

-. Monica.

-. PeachTree.

-. Quickbook.

-. Macola.

-. SBT.

-. 20-20.
Existen paquetes que son creados para determinada rea de una
empresa, los cuales tienen como fin llevar el control contable de
determinadas cuentas o procesos. Por ejemplo, un software aplicado al
rea de los costos en un Restaurante. Este facilita la determinacin de los
costos de los alimentos por cantidad de ingredientes, as es ms fcil para
el analista de costos aplicar los porcentajes correspondientes y
determinar el costo de venta de los alimentos.
Al igual que este, existen software ideados para determinada
empresa, los cuales han sido creados para uso exclusivo de cada una de
ellas y no son producidos con fines comerciales.
Entre los software comerciales el ms usado y reconocido por
todos es el DacEasy Accounting System, el cual desde los aos 70 es
conocido en el mercado como uno de los Software de Contabilidad ms
completos.
Desde

los inicios, las organizaciones han considerado

la

informacin contable como una herramienta importante para definir

estrategias que los lleven a alcanzar las metas fijadas. Los gerentes
utilizan la informacin contable al fijar las metas generales de la
compaa, al evaluar el desempeo de los distintos departamentos e
individuos, al decidir que accin tomar o la hora de cualquiera decisin.
Los

gerentes

empleados

de

una

compaa

necesitan

constantemente esa informacin, con el fin de manejar y controlar las

operaciones diarias del negocio. Gran parte de la informacin contable es
financiera por naturaleza pero ha sido organizada de tal forma que se
relaciona directamente decisin a la mano.
Como bien se menciono antes, el mundo de los negocios de hoy
necesita una rpida capacidad de respuesta, de manera de aprovechar
las oportunidades que ofrece el mercado. Es aqu donde entra en juego la
tecnologa, ya que con la introduccin de estos avances tecnolgicos, han
facilitado la toma de acciones que orientan al logro de los objetivos
organizacionales.
La aparicin de las computadoras, la generacin de grandes
empresas, el surgimiento de trasnacionales, la globalizacin de los
comercios internacionales, dio origen

a la necesidad de crear los

Sistemas de Contabilidad Computarizados que fueren ms tiles en el

desenvolvimiento de la gestin contable y administrativa, para que las
informaciones fuesen efectivas, confiables y oportunas. A travs de estos
sistemas de contabilidad computarizada, se pueden registrar sistemas
contables de las cuentas, manejndolas hasta producir las informaciones
finales.
Con el presente trabajo evaluar los objetivos 1, 2, 3 y 4 de la
materia Contabilidad Computarizada, en el mismo se pretende poner en
prctica los conocimientos sobre los procedimientos contables adquiridos

a travs de la carrera y aplicarlos al programa a evaluar en el presente

curso adaptndolo al sistema propuesto.
Como se menciono anteriormente existen diversos sistemas
contables, en esta oportunidad aplicaremos el sistema contable facilitado
por la UNA y la empresa DATAPRO/PROANSYS denominado Sistema de
Gestin Tributaria, el cual fue diseado para obtener de manera
automatizada todos los resultados contables, presupuestarios, fiscales y
financieros necesarios en nuestro actual sistema econmico y fiscal, lo
que ayudar a la toma de decisiones de las organizaciones.
Se evaluara la efectividad del sistema, la rapidez en la generacin
de la informacin. Igualmente es importante cuan amigable es el sistema
para el trabajo del da a da, manteniendo en mente que lo importante es
la veracidad de los reportes que se generen, como la rapidez de la misma
adems de los procedimientos aplicados.
La empresa seleccionada es La educativa, C.A, en el periodo 0101-2007 al 31-12-2007. Ac tenemos el primer comentario, aunque se
sabe que es una empresa ficticia y un periodo econmico ficticio, esto
viola los principios contables aceptados, ya que el periodo real no ha
terminado. Por otro lado, aunque la empresa tiene denominacin de
Compaa annima, el ejercicio se desarrolla como una firma personal,
por lo tanto los registros se realizan como una empresa personal.

1.- IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS COMPUTARIZADOS

La importancia de la contabilidad computarizada es que es ms
veloz; ya que por medio de la creacin del software o programas creados
en el computador se pueden realizar labores hasta antes propias de los
contadores.
Se puede proporcionar informacin con mayor rapidez que uno
manual, por que la computadora realiza en forma instantnea tareas que
consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual; se puede
manejar un volumen de operaciones mayor; se reduce mucho el nmero
de errores, por que la computadora hace los clculos con mayor exactitud
que un ser humano. El uso de la computadora asegura cada asiento con
exactitud, esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta
equivocada, pasar un dbito como un crdito o viceversa, y pasar una
cantidad equivocada.
En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se
pueden producir automticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados
Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administracin a
tomar decisiones.
Mediante la contabilidad computarizada la labor del contador es
prcticamente intelectual. El contador nada mas deber asegurarse de
que la configuracin y entrada de una transaccin sean conectadas, el
sistema har el resto.

2.VENTAJAS
COMPUTARIZADOS.

DESVENTAJAS

DE

LOS

SISTEMAS

Los sistemas computarizados tienen muchas ventajas sobre los

sistemas manuales. Las ventajas principales son las siguientes:

Rapidez y oportunidad.

Puede proporcionar informacin con mayor rapidez que uno manual,

por que la computadora realiza en forma instantnea tareas que
consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual.

Volumen de produccin.

Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un

sistema computarizado por su rapidez de procesamiento.

Proteccin contra errores.

Se reduce mucho el nmero de errores, por que la computadora hace

los clculos con mayor exactitud que un ser humano. Estn diseadas
con la caracterstica de minimizar los errores.

Pases automticos al mayor.

Los pases al mayor se realizan en forma automtica en un sistema

computarizado, con un enorme ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de
pasar al mayor, no solo consume bastante tiempo, sino que puede
ocasionar muchos errores en un sistema contable manual. El uso de la
computadora asegura cada asiento con exactitud. Esto evita errores,
como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un dbito
como un crdito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada.

Preparacin automtica de informes.

En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden

producir automticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados

Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administracin a

tomar decisiones.

Impresin automtica de documentos.

Un sistema computarizado proporciona mucho de los documentos

que se usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por

Cobrar a Clientes, Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de los
Empleados, entre otros.
Los Sistemas Computarizados tambin tienen sus limitaciones,
pero estas limitaciones son correctivas y podra decirse que son leves en
comparacin con los grandes beneficios que ofrece a la empresa.
Las principales limitaciones son:

Alto costo de inversin al instalar un sistema computarizado.

El costo de mantenimiento es alto y complejo.

El alto costo en el entrenamiento del personal.

Los programas deben ser confiables.

La lgica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas.

En conclusin, podramos afirmar que las desventajas de un

sistema computarizado son, en la mayor parte, de ndole econmica, lo

cual para muchos no es preocupante.

3.- CONSIDERACIONES GENERALES

El presente trabajo esta constituido por toda la informacin
solicitada por ente evaluador. La misma se gener a travs del programa
tutorial de la empresa DataPro/Proandsys, basado en la informacin de la
empresa Educativa, C.A.; durante el ejercicio fiscal 01-01-2007 al 31-012007. Como se menciono en la introduccin, este ejercicio viola con los
preceptos contables acepatdos, ya que el ejercicio fiscal, an no ha
terminado, por lo tanto no se podra cerrar, sin embargo se asume como
parte de la dinmica de evaluacin de la materia.
Dentro de los informes que se mostrarn, estn:

Comprobantes Contables
Plan de Cuentas
Cuentas por Cobrar Documentos Pendientes
Listado de Clientes
Cuentas por Pagar Documentos Pendientes
Listado de Proveedores
IVA Libro de Compras
IVA Libro de Ventas
Libro Mayor Contable (Analtico)
Balance de Comprobacin
Balance General
Estado de Ganancias y Perdidas

4.- METODOLOGIA
Siguiendo las instrucciones generales del trabajo, se procedi en
primera instancia a realizar una revisin del todo material entregado.
Como bien lo menciona la gua de evaluacin, el programa esta
compuesto por partes:

Mdulo de Gestin Tributaria

Mdulo de Contabilidad.

10

Como primer paso se actualiz la fecha del programa y se selecciono

la empresa sugerida en el ejercicio. Luego, para cada una de las
transacciones realizadas, se elabor su respectivo comprobante contable,
en la opcin actualizada, tomando como fechas las sugeridas por el
trabajo.
Se tomo como base el plan de cuentas del programa adaptndolo a las
necesidades de la empresa. Las compras y ventas de mercancas, los
ingresos y egresos de dinero producto de la compra y venta de
mercanca, fueron procesados por el modulo de Gestin Tributaria.

Los Egresos y los Ingresos de dinero producto de la compra y

venta de mercanca deben ser procesados por el mdulo de gestin
tributaria. Los activos fueron incorporados de acuerdo a la informacin
suministrada por el trabajo prctico.

El resto de los asientos contables de las operaciones realizadas por la

empresa La Educativa, en el periodo indicado, se realizaron utilizando
el modulo de contabilidad y el Plan de Cuentas Sugerido en el CD.
Tutorial. Las depreciaciones y amortizaciones, se procesaron conforme a
los fundamentos y principios de contabilidad generalmente aceptados.
El cierre del ejercicio fiscal se realiz el da 31-12-2007.

5.- ASIENTOS CONTABLES

Los servicios profesionales cancelados al abogado, para la
realizacin de la inscripcin del negocio y la legalizacin de la contabilidad

11

ante el registro mercantil, se consideraron como Gastos de Organizacin

y/o de Constitucin, amortizados en cuatro (4) aos y se contabilizaron en
la cuenta Gastos de Organizacin contra Banco. Los Gastos de
Amortizacin, de los Activos Intangibles, como el pago de honorarios de
Abogado, para la constitucin y organizacin de la empresa la
Educativa, fueron contabilizados automticamente por el sistema,
aplicando el mtodo directo, para que los Estados Financieros muestren
su costo y la amortizacin acumulada realizada hasta esa fecha, el
asiento para registrar las amortizaciones de este activo intangible, se
realiz

de

la

siguiente

manera.

Gastos Amortizaciones

contra

Amortizaciones Acumuladas, sealando las cuentas amortizadas.

Los gastos de alquileres pagados por anticipado a Inmobiliaria

Mina, se consideraron como cargos diferidos los cuales son cuentas de
activo circulante que se refieren a los desembolsos que en forma
anticipada realizan las empresas por servicios que sern recibidos en el
futuro o que se van consumiendo a medida que transcurre el tiempo. Por
lo tanto estos son desembolsos por servicios ya recibidos, que
beneficiaran a la empresa La Educativa por varios ejercicios econmicos
y por otra parte, porque son realizados ocasionalmente. Estos gastos,
fueron amortizados mensualmente, como gastos de alquileres, a razn de
Bs. 1.000.000,00 por mes.

12

Los gastos de seguro pagados por anticipado a Seguros

Maracay, se consideraron como Gastos Pagados por Anticipado, debido
a que son cuentas de Activo Circulante que se refieren a los desembolsos
que de manera anticipada realiz la empresa La Educativa por servicios
que se irn consumiendo a medida que transcurre el tiempo, por espacio
de doce meses y fueron amortizados mensualmente, como gastos de
seguro, a razn de Bs. 708.333,33 por mes.

Los

prestamos

concedidos

al

Sr.

Carlos

Gonzalez,

se

contabilizaron como Cuentas por Cobrar a Socios, contra Banco o Caja

Principal segn el caso, ya que estas no provienen de las operaciones de
la empresa. Los aportes realizados por el Sr. Carlos Gonzalez, fueron
contabilizados en la cuenta Banco, contra Aportes de Capital Socios.
Asimismo, la cancelacin del Impuesto Al Valor Agregado IVA, se
contabilizo tomando en cuenta las siguientes cuentas IVA Ventas-dbitos
fiscales contra el IVA Compras-crditos fiscales y Retencin IVA
Pagado/Anticipado por Aplicar.
En aquellos casos, donde no aplic el Crdito Fiscal, debido a que
no hubo operaciones de compra de mercanca, como en los meses de
Marzo y Julio, se contabiliz el pago del IVA, de la siguiente manera: IVA
Ventas-dbitos

fiscales,

contra

la

cuenta

Retenciones

IVA

Pagado/Anticipado/Aplicar, para lo cual se tom en cuenta el criterio

siguiente: Para la cancelacin del Impuesto al Valor Agregado IVA, se
realizara de acuerdo a los dbitos y

13

crditos fiscales, los cuales se

determinaran por periodos de imposicin de un mes calendario, de la

siguiente forma: al monto de los dbitos fiscales, se les deducir o restara
el monto de los crditos fiscales, a cuya deduccin, tenga derecho el
contribuyente y el resultado ser la alcuota del impuesto a pagar
correspondiente al periodo de imposicin, es decir, se cancelara el IVA, si
los Dbitos Fiscales producto de las operaciones de ventas, menos la
alcuota retenida por los contribuyentes especiales o terceros, son
mayores que los Crditos Fiscales provenientes de las compras de
mercanca, es decir, si (Db Fs Ret. Iva Cr Fs).

En los casos, cuando el monto de los crditos fiscales deducibles

de conformidad con la Ley, fuere superior al total de los dbitos fiscales
debidamente ajustados; la diferencia resultante ser un crdito fiscal a
favor del contribuyente, el cual se traspasar al periodo de imposicin
siguiente o a los sucesivos y se aadir a los crditos fiscales de esos
nuevos periodos de imposicin, hasta su deduccin total.

Los ingresos extraordinarios por concepto de alquiler de camin, pagados

por anticipado, se contabilizaron como Crditos Diferidos en la cuenta
Ingresos Cobrados/Anticipado, ya que fueron ingresos recibidos antes
de recibir el valor total o parcial del servicio, por el cual se recibi el
ingreso, los mismos fueron amortizados al final del periodo o cierre del
ejercicio.

14

Todas las compras de mercanca fueron contabilizadas utilizando

una cuenta de Costos (5.1.2.10), denominada Compras Brutas.
Igualmente, los ingresos por concepto de ventas de mercanca, fueron
contabilizados en una cuenta de Ingresos (4.1.1.10), denominada Ventas
Nacionales Sector Privado. Las compras de artculos de oficina se
contabilizaron en una cuenta de Activo (1.1.2.4.20.20), denominada
Artculos de Oficina

La compra de equipos de computacin, se contabilizo en una

cuenta de Activos (1.2.6.22), denominada Equipos de Computacin.
Igualmente, la compra de artculos de papelera, se contabiliz en una
cuenta de Activos (1.1.2.4.20.20), denominada Artculos de Papelera

El pago de sueldos, se contabiliz en una cuenta de Gastos

(6.1.01.11), denominada Sueldos Empleados, contra

Banco. Sin

embargo, este concepto, tambin se pudo contabilizar en una cuenta de

costos, si las condiciones el ejercicio especificaran el rea de desempeo
del personal dentro de la empresa, y por otra parte, porque la empresa se
dedica a la compra y venta de mercanca, por lo que se considero realizar
el asiento en una cuenta de gastos.

Los servicios de luz, telfono y agua, se contabilizaron en una

cuenta de gastos (6.1.20.49); (6.1.20.48) y (6.1.20.49), denominadas
Consumo de Electricidad; Consumo de Telfono y Servicio de Agua

15

respectivamente, contra Banco. Asimismo, los anuncios de publicidad,

se contabilizaron en la cuenta de Gastos (6.1.20.95), denominada
Publicidad y Avisos Comerciales, contra Banco.

Los aportes correspondientes al Seguro Social Obligatorio, Ley de

Poltica Habitacional, se contabilizaron en las cuentas de gastos
(6.1.01.61); (6.1.01.64), denominadas Aporte S.S.O y Aporte L.P.H
respectivamente, contra Bancos, sin embargo, las mismas, tambin se
pudieron contabilizar utilizando las cuentas Aportes de los Trabajadores
y Aportes del Patrono, contra Banco, conociendo los respectivos
porcentajes

de

aplicacin

de

cada

alcuota,

sin

embargo,

la

contabilizacin se realizo, tal como se indica inicialmente. Es de hacer

notar que no se pide que se efecten retenciones de S.S.O ni de poltica
habitacional, pero se cancela.

Los impuestos Municipales se contabilizaron en una cuenta de

gastos, (6.1.20.68), denominada Impuestos Municipales contra Banco,
debido a que la empresa La Educativa realiza actividades de compra y
venta de mercanca, sin embargo, el pago de los impuestos, tambin
pudieron contabilizarse utilizando una cuenta de Costos.

El pago del estacionamiento de los vehculos, se contabilizaron en

una cuenta de Gastos (6.1.20.10), denominada Varios, contra luna
cuenta de activo (1.1.1.1.10), denominada Caja Principal.

16

La reparacin de los vehculos de carga, se contabiliz en una cuenta de

gastos (6.1.20.12), denominada Reparaciones y Mantenimiento de
Vehculos, contra una cuenta de activos (1.1.1.2.20), denominada
Bancos

La compra del transformador, se contabiliz en una cuenta de

activos (1.2.3.12), denominada Maquinaria y Equipos de Operacin,
contra el Banco. Asimismo, la compra del Edificio, se contabiliz en una
cuenta de activos (1.2.1.10), denominadas Edificios, contra el Banco.

Los prestamos a realizados al empleado Cesar Martnez, se

contabiliz en la cuenta (1.1.2.2.20.10), denominada Cuenta/Cobrar
Empleados, contra la cuenta (1.1.1.2.10) Banco

Los Impuestos Estadales, se contabilizaron en la cuenta (7.3.10),

denominada Impuesto Sobre la Renta, contra Banco. Por otra parte,
los aguinaldos de los empleados, se contabilizaron en la cuenta
(6.1.01.19), denominada Utilidades, contra la cuenta Banco.

Para cerrar la cuenta de inventario se realiz el siguiente asiento:

se traslado el inventario al costo utilizando las cuentas: (5.1.1) Inventario
Inicial de mercanca, (1.1.2.3.10) Inventario de Mercanca y la cuenta
(5.1.9) Inventario final de mercancas.

17

Por ltimo, los Gastos de Depreciaciones Acumuladas de

Maquinaria y Equipos; Mobiliarios; Vehculos de Carga y de Reparto,
Edificio, Maquinaria y Equipo de Operaciones, fueron contabilizadas de
manera automtica por el sistema, contra las cuentas de Depreciaciones
Acumuladas de Maquinaria y Equipos; Mobiliarios; Vehculos de Carga y
de Reparto, Edificio, Maquinaria y Equipo de Operaciones.

6.- ELABORACIN DE INFORMES

Una vez concluida la data suministrada, se procedi a elaborar los
diferentes reportes solicitados como parte de la evaluacin. En primer
lugar gener los diferentes comprobantes contables de las transacciones
realizadas en el mismo se pueden apreciar los datos de el nmero de
comprobante, cuenta contable, nombre de la cuenta, la descripcin de la
transaccin, las fechas en orden creciente y el cierre de los mismos.
Luego realiza un resumen de las ventas a Clientes Nacionales en el
periodo fiscal, donde discrimina las ventas, tipo de transaccin, es decir si
fue a crdito, de contado; luego el IVA retenido, luego las ventas al sector
Privado. Seguidamente genera un reporte resumen de las compras con
la informacin de la cuenta contable, nmero de comprobante, cuenta
contable, nombre de la cuenta, las diferentes retenciones, las cuentas por
pagar, las compras brutas. Se genero tambin un resumen de las
diferentes depreciaciones de los activos, la informacin contenida fue
nmero de comprobante, cuenta contable, nombre de la cuenta. Tambin
se gener informacin de los egresos e ingresos durante el ao fiscal

18

dando la informacin sobre la retencin en el caso de los ingresos. Por

ltimo la informacin del cierre del ejercicio fiscal.

Por otro lado se gener el respectivo plan de cuenta. En el mismo

se aprecia el nmero de cuenta, la descripcin. Adems se aprecia la
actualizacin generadas para efectos del ejercicio.

Luego se procedi a la generacin de los documentos pendientes en

ventas y las cuentas por cobrar. En la misma se aprecia la siguiente
informacin: Cliente, Tipo de documento, fecha de la transaccin, monto
neto, monto pagado, monto de saldo, fecha de pago y nmero de recibo.
Seguidamente se gener la informacin de los clientes, la misma aparece
bajo el ttulo Listado de Agentes de Retencin. Se puede apreciar la
informacin del RIF, Nombre del cliente, tipo de persona, domiciliado o no,
y el telfono.

Se gener la informacin de los documentos pendientes por cobrar

donde se aprecia la siguiente informacin: Proveedor, tipo de documento,
nmero de documento, fecha, monto neto, monto pagado, monto de
saldo, fecha de pago, nmero de recibo y se cierra con el saldo de las
cuentas por pagar.
Seguidamente se gener la informacin de los proveedores, la
misma aparece bajo el ttulo Listado de Agentes de Retencin. Se puede

19

apreciar la informacin del RIF, Nombre del cliente, tipo de persona,

domiciliado o no, y el telfono.
Luego se gener el libro de IVA para las compras, en el mismo se
detalla el mes a que corresponde, el da, tipo de documento, Rif, razn
social, compra ms IVA, cuales son exentas, importaciones la base, el %,
y el impuesto a pagar. Considero que este punto es el menos amigable
del programa, ya que hay que generarlo mes a mes, lo que implica una
inversin de tiempo adicional. Lo ideal sera que se pudiera generar con
un solo comando. En cuanto al libro de IVA para las ventas, contiene la
siguiente informacin mes a que corresponde, el da, tipo de documento,
Rif, razn social, ventas ms IVA, cuales son exentas, importaciones la
base, el %, impuesto e IVA retenido. Al igual que las compras debera ser
ms automtico el sistema en este punto.
Se genero el mayor contable y se puede apreciar la informacin de
todas las de acuerdo al orden en que aparecen en el plan de cuentas.
Cada cuenta contiene la descripcin de las transacciones y al final se
realiza el respectivo cierre general del mayor.

El Balance de comprobacin presenta los resultados y una relacin

de todas las cuentas reales y nominales que se abrieron en el Mayor

General, indicando en la fecha determinada el total de cargos y abonos y
registrando en cada una de las cuentas, los movimientos de las mismas.
Luego se gener el Balance General, presenta la informacin de la
empresa, la fecha hasta donde llega el ejercicio fiscal. Recordando que la

20

composicin bsica de un balance general es los bienes, derechos y

deudas que tiene la empresa en un momento dado. Los bienes y
derechos integran el activo del balance general. Las deudas forman parte
del pasivo de dicho balance. La diferencia entre el activo y las deudas, se
denomina patrimonio neto. El pasivo est compuesto por deudas
(proveedores y prstamos bancarios) y por el patrimonio neto.
Las principales cuentas o rubros del activo son las siguientes:

Activo Fijo: Lo forman aquellos elementos del activo que

permanecern en la empresa ms de un ao e inmovilizado
financiero (participaciones en Otras empresas...).

Activo Circulante: En contraste con el inmovilizado, el activo

circulante

lo

forman

aquellos

elementos

del

activo

que

permanecern en la empresa un ao como mximo.

Existencias: Son las materias primas, productos en curso y

productos acabados que estn en proceso de fabricacin o en el
almacn.

Deudas a Largo Plazo: Tambin denominadas exigible a largo

plazo; estn compuestas por las deudas cuyo plazo de
vencimiento es superior a los doce meses (prstamos bancarios a
largo plazo, prstamos de accionistas a largo plazo.

Capitales

Permanentes:

Tambin

denominados

recursos

permanentes o pasivos fijo. Es la suma del patrimonio neto y las

deudas a largo plazo.

Deudas a Corto Plazo: Tambin denominadas pasivo circulante o

exigible a corto plazo. Estn compuestas por las deudas cuyo
plazo de vencimiento es igual o inferior a los doce meses
(proveedores, prstamos bancarios a corto plazo, deudas con la
hacienda y la Seguridad Social a corto plazo...). En cambio, las
deudas con proveedores suelen ser exigibles a muy corto plazo.
Tambin pueden diferenciarse dentro de las cuentas del activo las

que son funcionales (imprescindibles para la actividad ordinaria de la

21

empresa) y las que son extrafuncionales (no directamente necesarias

para la actividad ordinaria). Por ejemplo, la maquinaria suele ser
funcional. Los activos extrafuncionales son los que pueden ser vendidos
cuando la empresa precisa de liquidez urgente para salir adelante.
En cambio, si se produce la situacin contraria y el valor de mercado
de un activo cae por debajo de su valor de adquisicin, se utilizar el valor
de mercado para reflejar el activo en el balance de la empresa. Las
deudas figurarn en el balance por su valor de reembolso.
Como se puede apreciar en los anexos, los reportes del balance
general, se describen las cuentas de Activos, Pasivos y Patrimonios.
Describe los diferentes impuestos, depreciaciones, refleja los principios
aceptados de valuacin

y amortizacin, sin embargo, como no se

menciona el mtodo de valuacin usado.

En cuanto al informe de Prdidas y Ganancias,

tenemos que e l

funcionamiento de la empresa genera la percepcin de unos ingresos y

realizacin de unos gastos de cuya diferencia surge el resultado del
perodo:
Resultado= Ingresos-Gastos
Cuando el resultado es positivo se denomina Beneficio. Los
ingresos ms recurrentes son las ventas. Los gastos ms frecuentes son
los consumos de materias primas, los gastos de personal, los alquileres y
los gastos financieros. Para cuadrar la cuenta se coloca el resultado, que
puede ser beneficio, si los ingresos superan a los gastos, o prdida si
ocurre lo contrario. El balance de general puede equipararse a una
fotografa del patrimonio de la empresa en un determinado momento. De
forma similar a lo que se ha expuesto para el estado de flujos de
tesorera, el resultado de la gestin de la empresa suele dividirse en
funcin de dos tipos de actividades:

22

Las actividades ordinarias de la empresa, las que le son propias,

ya que se derivan como consecuencia de la realizacin de sus
actividades tpicas, que generan el resultado ordinario o de
explotacin.

Las actividades extraordinarias de la empresa, es decir, las que

slo se realizan de forma ocasional o no recurrente, que generan el
resultado extraordinario o atpico. El beneficio por la venta de un
terreno en una empresa que se dedica a la fabricacin de muebles
es un ejemplo de resultado extraordinario.
Este informe refleja las cuentas que debe mencionar el informe el

estado de Prdidas y Ganancias.

23

ANEXOS

CONCLUSIONES
Al elaborar las conclusiones tengo que realizarlas desde dos
aspectos. El primer aspecto es mi opinin sobre el sistema en el cual
trabajamos. Por otro evaluar los diferentes estados financieros de la
empresa la Educativa, C.A, de manera de suministrar la informacin
necesaria a la Gerencia de manera de que pueda tomar las decisiones
que sean pertinentes.

24

En cuanto al programa DataPro/Proandsys, cumple con los

requerimientos de las empresas de hoy en da. Como lo manifest al
inicio, las exigencias del este mundo globalizado, requiere que las
organizaciones procesen una gran cantidad de informacin de manera
rpida y eficaz, de forma tal que puedan tomar las decisiones que
consideren conveniente para la organizacin.
El programa contable utilizado para este ejercicio, demostr
que cumple con las exigencias de las empresas de hoy. Deben ser
rpidos y oportunos en el procesamiento de la informacin, tener la
capacidad de manejar grandes volmenes de informacin, que realizarlo
de manera manual consumira muchas horas hombres. Hay menor
probabilidad de cometer errores a la hora de realizar los clculos, ya que
al estar automatizado, solo queda dar el imput de manera de que se
procesen los datos.
Los pases automticos al mayor se realizan en forma automtica
en un sistema computarizado, con un enorme ahorro de tiempo. La tarea
repetitiva de pasar al mayor, no solo consume bastante tiempo, sino que
puede ocasionar muchos errores en un sistema contable manual. El uso
de la computadora asegura cada asiento con exactitud. Esto evita
errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un
dbito como un crdito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada.
La preparacin automtica de los informes, los informes se pueden
producir automticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados
Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administracin a
tomar decisiones.
La impresin automtica de los datos, permite imprimir de manera
automtica una serie de datos necesarios en el da a da de la empresa
tales como: comprobantes contables, informe de cuentas por cobrar y

25

cuentas por pagar, listado de proveedores, listado de clientes, entre otros

informes.
A

travs

de

este

ejercicio,

pudimos

poner

prctica

los

conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera y comprobar lo prctico

que es trabajar con estos sistemas computarizados contables y la
generacin de informacin. Pudimos generar: El Balance General,
Balance de Comprobacin, el Estado de Ganancias y Perdidas, el Estado
del Flujo de Efectivo y el Estado de Movimiento del Patrimonio, asimismo,
permite obtener los reportes contables auxiliares de control y verificacin,
entre

los cuales se

Comprobantes

encuentran; el Balance

Contables

Detallados,

de

Comprobacin,

Comprobantes

Contables

Resumidos, Mayor Analtico, entre otros.

En cuanto a la situacin financiera de la empresa empezaremos

por analizar su Balance General. La distribucin de la cuenta de Activos
es la siguiente:
Activos Circulantes:Bs. 155.025.322,28 que representa un 44,76%
de los activos totales. De este circulante el 79,19% es disponible y el
20,82% es realizable. Esto le permite a la empresa contar con la liquidez
necesaria para aumentar sus inventarios o hacer frente a sus obligaciones
a corto plazo.
Activos Fijos: Bs. 178.638.333,10, lo cual representa un 51,58% del
total de activos.

26

Otros Activos: Bs. 47.938.803,36, lo cual representa un 13,84%.

Total activos: Bs. 346.290.792,04.
En cuanto a los pasivos, es de Bs. 222.821.191,44. Siendo el
circulante de Bs. 92.650.000,00.
En cuanto al capital suscrito es de Bs. 308.200.000,00.
Como se puede observar la empresa La Educativa, C.A cuenta
con la liquidez necesaria para hacer frente a sus obligaciones y esto lo
podemos apreciar al calcular la razn de liquidez lo cual consiste en
dividir los activos circulantes entre los pasivos circulantes:
155.025.322,28/92.650.000= 1,67. Esto indica que la empresa
tiene activos circulantes 1,67 veces ms que pasivos circulantes, lo que le
permite hacer frente a sus obligaciones. Si queremos ser ms especficos
podemos aplicar la prueba acida, que consiste en dividir los activos
circulantes disponibles entre los pasivos, as tenemos:
122.747.752,43/92.650.000,00= 1,32. Esto quiere decir que la
empresa tiene suficiente liquidez para atender los compromisos con sus
acreedores.

Al calcular su capital de trabajo tenemos que=

155.025.322,28-92.650.000= 62.375.322,28. Esto significa que la
empresa tiene la posibilidad de tener mayor liquidez a corto plazo
mostrando mayor solvencia.

27

ndice

de

endeudamiento:

222.821.191,44/346.290.792,04=

64,34%. Esto quiere decir que la empresa tiene suficiente solidez para
hacer frente a sus deudas. Adems, le da credibilidad con los bancos a la
hora de la bsqueda de crditos a largo plazo.
En cuanto al capital, presenta un slido capital suscrito de Bs.
308.200.000,00.
La empresa tiene utilidades de 15.808.600,00.

En cuanto a sus estado de Perdidas y Ganancias tenemos que esta

conformado por las cuentas de acuerdo a los principios contables. Para
eso tenemos que El funcionamiento de la empresa genera la percepcin
de unos ingresos y realizacin de unos gastos de cuya diferencia surge el
resultado del perodo:
Resultado= Ingresos-Gastos
Cuando el resultado es positivo se denomina Beneficio. Los
ingresos ms recurrentes son las ventas. Los gastos ms frecuentes son
los consumos de materias primas, los gastos de personal, los alquileres y
los gastos financieros. Para cuadrar la cuenta se coloca el resultado, que
puede ser beneficio, si los ingresos superan a los gastos, o prdida si
ocurre lo contrario. El balance de general puede equipararse a una
fotografa del patrimonio de la empresa en un determinado momento. De
forma similar a lo que se ha expuesto para el estado de flujos de
tesorera, el resultado de la gestin de la empresa suele dividirse en
funcin de dos tipos de actividades:

Las actividades ordinarias de la empresa, las que le son propias, ya

que se derivan como consecuencia de la realizacin de sus
actividades tpicas, que generan el resultado ordinario o de
explotacin.

28

Las actividades extraordinarias de la empresa, es decir, las que slo

se realizan de forma ocasional o no recurrente, que generan el
resultado extraordinario o atpico. El beneficio por la venta de un
terreno en una empresa que se dedica a la fabricacin de muebles es
un ejemplo de resultado extraordinario.

Diferencias Entre Gastos, Pago E Inversin

Gasto: El gasto es un concepto de la contabilidad, que se refiere l

mismo, bsicamente, a aquellos conceptos relacionados con la
adquisicin de bienes y servicios para su consumo, sea en el
proceso de produccin o para terceros, y relacionados con la
actividad que la empresa realiza.

Pago: El pago es una salida de tesorera. En cambio, hay pagos

que no corresponden a gastos ni costos, como la devolucin del
principal de un prstamo, por ejemplo.

La diferencia entre gasto y pago es similar a la que existe entre

ingreso y cobro. En cambio, el ingreso es consecuencia,
principalmente, de las ventas que realiza la empresa.

Inversin: Se refiere a aquella parte del gasto que no se incorpora

al proceso de produccin de la empresa y que permanece en ella
para generar nuevos recursos en futuros ejercicios. Por ejemplo, la
maquinaria adquirida por la empresa para participar en el proceso
de produccin.

Ordenacin De La Cuenta De Resultados

Para analizar la cuenta de resultados, tambin denominada cuenta de
prdidas y ganancias, es recomendable dividir todos sus gastos e
ingresos tal y como sigue:

Ventas Netas: Incluye los ingresos por la actividad propia de la

explotacin de la empresa, de la que se deducen los descuentos y
bonificaciones en factura y los impuestos sobre dichas ventas.

Costo De Ventas o Costo De Los Productos Vendidos: Suma

de los gastos variables de fabricacin y de comercializacin.

29

Provisiones: Reflejan la perdida de valor no definitiva de

determinados activos, tales

como el inmovilizado, las existencias

o los clientes,

Gastos de Estructura: Son todos aquellos gastos provocados por

la estructura de la empresa y no imputables a las ventas. A los
gastos de estructura se les llama a menudo gastos fijos, en
contraposicin a los gastos proporcionales, que son variables en
relacin a las ventas. Los sueldos de los departamentos de
contabilidad, personal o gerencia son ejemplos de gastos de
estructura (llamados gastos de administracin y ventas). Estos
gastos de estructura pueden desagregarse en las distintas
funciones

de

la

empresa

(aprovisionamiento,

fabricacin,

administracin, comercializacin, direccin, etc.).Por ejemplo,

subvenciones de explotacin, ingresos del economato de la
empresa, etc.

Gastos e Ingresos Financieros: Este grupo incluye todos los

gastos e ingresos financieros de la empresa. As, no slo se han de
agrupar los gastos bancarios (intereses y comisiones), sino
tambin los intereses financieros cobrados por la empresa, los
descuentos por pronto pago a favor o en contra, el costo de los
timbres de los efectos comerciales, etc. De hecho, slo coincidiran
en aquella empresa que cobrase y pagase al contado todos sus
ingresos y gastos de explotacin.

Al evaluar la tasa de utilidad bruta tenemos que=

Ventas/Utilidad Bruta
109.159.600,83/169.459.600,83= 64,41%, esto nos indica que ha
obtenido muy buena utilidad con las ventas realizadas.

30

Se puede concluir que la empresa La educativa, C.A.,

presenta una situacin financiera buena, que le permitir hacer
frente a los compromisos adquiridos.
Para concluir este trabajo podemos decir que el contar con
sistemas computarizados de contabilidad, facilitan la generaciones
de reportes y estados financieros, que en condiciones normales
implicara una gran inversin de tiempo. Esta ganancia en la toma
de decisiones ayuda las empresas de hoy a ser ms competitivas.

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