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Excel 2010

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MICROSOFT EXCEL 2010

Profesor Reginaldo Salinas Bruna

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Excel 2010
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Introduccin Excel 2010


Esta nueva versin de Excel,
a nivel visual, tiene algunos
pequeos cambios. Uno de ellos es
el cambio del botn
Office por la pestaa de
color verde Archivo.

Dicha pestaa desplegara un men desde donde podrs ver las


acciones
que
puedes
realizar
sobre
el
documento,
incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

Contiene dos tipos bsicos de elementos:


- Los que muestran un panel justo a la derecha
con ms opciones, ocupando toda la superfcie de
la ventana Excel.
Y
el
panel
izquierdo
con
opciones
como Informacin o Imprimir. Al situar el cursor
sobre las opciones de este tipo observars que
tienen un efecto verde oscuro. El color
permanecer al hacer clic para que sepas qu
panel est activo. Aca encontraremos algunas
novedades de esta versin como la opcin
Reciente, la cual nos permite recuperar archivos
que no se alcanzaron a guardar.

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Formato Visual
Formato de Celdas (Ctrl+1)
Para cambiar el formato de la celda o rango seleccionado, hay
que presionar la combinacin
de teclas Ctrl+1. Aparecer un
cuadro de dilogo llamado
Formato de celdas, el cual
posee seis fichas:
Nmero:
Se
utiliza
generalmente para especificar
el tipo de dato que se va a
ingresar. Estos tipos de datos
pueden ser: General, Nmero,
Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje, Fraccin, Cientfica,
Texto,
Especial
o
Personalizada.
Alineacin: Posee opciones
referentes a la alineacin de los
datos ingresados en la celda o
rango, medida generalmente
en grados.
Fuente: En esta ficha podemos
especificar opciones acerca de
la fuente en que se van a
visualizar
los
datos
seleccionados, ya sea el estilo,
la fuente propiamente dicha, el
tamao, el tipo de subrayado,
el color y varios efectos ms.
Bordes: Se utiliza para definir
el tipo de lnea y el color de
todos los bordes (internos y
externos) que posee el rango seleccionado.

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Tramas: Se utiliza para definir el fondo de la celda o rango


seleccionado (generalmente un color).
Proteger: Posee unas opciones con respecto a la proteccin del rango
o celda seleccionados, o sea, que se puedan o no ingresar datos.
Tambin se puede aplicar formato a todo el texto de una celda o
a los caracteres seleccionados con la pestaa Inicio de la Cinta.

Formateando Datos
Girar texto y bordes Los datos de una columna suelen ocupar poco
espacio mientras que el rtulo de la columna es ms ancho. En lugar
de crear columnas innecesariamente anchas o
rtulos abreviados, puede girar el texto y
aplicar bordes que estn girados los mismos
grados que el texto.
Agregar bordes, colores y tramas
Para
distinguir entre los diferentes tipos de
informacin de una hoja de clculo, puede
aplicar bordes a las celdas, sombrear celdas con un color de fondo o
sombrear celdas con una trama con color.

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Formato Flexible
El formato flexible es una posibilidad que se tiene con Excel, de
poder lograr celdas visiblemente descentradas, con relacin a sus filas
y columnas, con lo cual podemos potenciar el diseo de nuestra
planilla sacndola de lo canones de cuadricula que nos rigen las filas y
columnas.
Para realizar este tipo de formato,
tenemos en primer lugar, agregar
botn cmara a nuestra barra de
acceso rpido, la
cual se activa con el
botn personalizar (imagen
circulo rojo), opcin Ms
comandos, con la cual
obtendremos una ventana en
la cual podemos buscar y
agregar el botn cmara.
Su utiliazacin se realiza seleccionando las celdas, luego
presionamos la cmara la que nos permitir poder dibujar en la planilla
una imagen directa de las celdas seleccionadas. La funcionabilidad de
esta operacin es que cada vez que se produzca un cambio con los
datos de las celdas que se le tomo una foto, su cambio se vera
reflejado en tiempo real en la imagen de destino (rectngulo verde de
la imagen).

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Formato Condicional
El objetivo del formato condicional es establecer un
fondo, borde o color de fuente dependiendo del ingreso que
se realice en la hoja.
Para
poder
realizar
esta
configuracin debemos acceder a la
pestaa
Inicio
botn
Formato
Condicional.
En el siguiente ejemplo, se aplican
formatos condicionales al rango B3:E4
para
analizar
las
contribuciones
trimestrales en relacin a todo el ao.

Los resultados trimestrales que contribuyan en un porcentaje del


30% o mayor al resultado total, se mostrarn en negrita de color verde.
Los resultados trimestrales que contribuyan en un porcentaje del
20% o menor, se mostrarn en negrita de color rojo.
La siguiente tabla resume los formatos condicionales aplicados al
rango B3:E4. Excel ajusta la parte relativa (fila) de la referencia de
celda $G3 en la frmula de manera que cada celda del rango B3:E4 se
compare con el total correspondiente de la columna G.
Valor de la Frmula
Formatos
celda
Condicin 1
Mayor o igual =$G3*0,3
Negrita, fuente
que
color verde
Condicin 2
Menor o igual =$G3*0,2
Negrita, fuente
que
color rojo

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Estilos en Celdas
Existe la posibilidad de dar un formato rpido a las
celdas, este es colorear las celdas y aplicar estilos
predefinidos. En la ficha Inicio, dentro de la
seccin Estilos encontrars los botones Dar formato
como tabla y Estilos de celda.
- Si vas a dar formato a las celdas, debers seleccionarlas y pulsar
el botn Estilos de celda. Vers muchas opciones entre las que
elegir. Al hacer clic sobre una de ellas, el estilo se aplicar
automticamente. Uno de los estilos predefinidos es Normal, de
forma que si quieres que una celda formateada, ya sea con un
estilo predefinido o con uno personalizado, recupere el formato
normal, slo tendrs que elegir esta opcin.
- Si vas a dar formato a varias celdas, para formar una tabla,
seleccinalas y pulsa Dar formato como tabla. La forma de
proceder es similar a la anterior, elegirs de un listado el estilo que
prefieras y se aplicar. La nica diferencia es que aparecer un
pequeo cuadro de dilogo para que selecciones las celdas que
quieres que formen parte de la nueva tabla y elijas si sta contendr
encabezados. Una vez finalices el formateo, lo que habrs creado
ser una tabla, por lo que aparecer la pestaa Herramientas de
tabla. Profundizaremos en esta ficha y las distintas opciones que
contiene posteriormente, en el tema dedicado a las tablas.
- Ambas opciones, los estilos de celda y el
formato como tabla, tienen en comn que te
permiten crear un Nuevo estilo.

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Copia rpida de formato


Si queremos que una celda tenga el mismo formato que otra, lo
ms rpido muchas veces es copiar el formato.
La forma de hacerlo es:
1. Primero, seleccionar la celda con el formato que queremos
copiar.
2.
Luego,
en
la
pestaa Inicio,
seleccionar
la
herramienta Copiar
formato .
Est
situada
en
la
categora Portapapeles, junto a las opciones para copiar, cortar y
pegar.
3. Observars que al pasar el cursor por la hoja de clculo, el
cursor tiene el siguiente aspecto
.
4. Seleccionaremos la celda o el conjunto de celdas al que
queremos aplicar el formato.
De esta sencilla forma nos ahorraremos el trabajo de tener que
volver a establecer todos y cada uno de los parmetros de formato a
mano: color, fuente, relleno, bordes, etc.

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Aplicacin e inmovilizacin de paneles


Ver dos partes de una hoja dividiendo o inmovilizando paneles
Dividir paneles En la parte superior de la barra de
desplazamiento vertical o en el extremo derecho de la
barra horizontal, site el puntero sobre el cuadro de
divisin.
Cuando el puntero adopte la forma de puntero de
divisin, arrastre el cuadro de divisin hacia abajo o hacia
la izquierda, hasta la posicin elegida.

Inmovilizar paneles La inmovilizacin de paneles permite que


los datos de los paneles, permanezcan visibles al desplazarse en una
hoja. Por ejemplo, permite mantener visibles los rtulos de las filas y
las columnas mientras se desplaza.
Para inmovilizar un panel, siga uno de estos procedimientos:
Panel horizontal superior Seleccione la fila situada debajo de
donde
desee
que
aparezca la divisin.
Panel
vertical
izquierdo Seleccione la
columna situada a la
derecha de donde desee
que aparezca la divisin.
Otra forma de colocar los paneles superior e izquierdo es
hacer clic en la celda situada debajo y a la derecha de donde desee
que aparezca la divisin y luego se debe hacer doble clic en ambos
cuadros de divisin tanto en el horizontal como en el vertical.
Y por ultimo en la pestaa Vista, haga clic en la opcin
Inmovilizar paneles.

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Usando Frmulas y Funciones


En Excel pueden crearse una amplia diversidad de frmulas.
Desde frmulas, con un formato simple, que ejecutan una simple
operacin aritmtica y, con un formato mas complejo, que analizan un
modelo complejo de frmulas las cuales contienen funciones.
Ejemplos:
Formato Simple
=A2+B2
Operadores Aritmticos
+ Se utiliza para las sumas
- Se utiliza para las restas
/ Se utiliza para las divisiones
* Se utiliza para las multiplicaciones
^ Se utiliza para elevar a una potencia
Formato Complejo

Las Funciones son la principal caracterstica de una Hoja de Clculos. El primer paso para exprimir al
mximo el potencial de Excel es conocer y dominar todas sus funciones. Esto te permitir armar todo tipo de
plantillas y modelos a medida. Las Funciones y Frmulas son jstamente lo que hacen tan nica y
maravillosa a esta Hoja de Clculos. Excel trae por defecto 329 funciones predeterminadas las cuales se
explicarn una por una en este manual...y lo mejor de todo es que te las explicamos desde el mismo Excel !

=SI(A2>0;SUMA(B2:B8);B2/A2)

Para entender como es una funcin veamos un sencillo ejemplo con una de las funciones ms uilizadas, la
funcin SUMA. Por ejemplo, en el rango C18:C22 tenemos una serie de nmeros y queremos sumarlos.
Podramos hacerlo celda por celda como se muestra en la celda F18 o tambin con la funcin SUMA como
se muestra en la celda J18. El resultado es el mismo, pero vemos que es ms cmodo usar la funcin SUMA
que nos permite seleccionar todo el rango de la suma en vez de tener que sumar cada celda por separado.

Funciones Son herramienta las cuales nos permiten realizar


operaciones ms complejas y de forma sencilla, tanto con valores
numricos o de texto.
18
19
20
21
22

C
1
1
1
1
1

18

F
5

= C18+C19+C20+C21+C22

18

J
5
= SUMA(C18:C22)

Con este sencillo ejemplo hemos querido demostrar que las funciones nos
permiten simplificar los clculos.

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Sintaxis de Frmulas y Funciones


Sintaxis Es la estructura y el orden de los elementos de una
frmula o funcin, es decir la manera como se deben escribir tanto las
frmulas o funciones.
En el caso de las frmulas la sintaxis es:
- El signo "igual"
- Los elementos que se van a calcular
- Y los operadores de clculo
Las frmulas en Excel siguen una sintaxis especfica que incluye
un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los
operandos) y los operadores del clculo.
Ejemplos:
=5+2*3
=(5+2)*3
=A2+B2
Todas las funciones poseen la siguiente sintaxis.
- El signo igual
- El nombre de la funcin, en maysculas
- Y sus Argumentos entre parntesis

1. Toda funcin comienza con el signo igual (


12
13
14
15
16

C
1
1
1
1
4

2. Luego se escribe el nombre de la funci


3. Finalmente se escriben los

=SUMA(C12:C15)

Esta funcin la hemos escrito en la celda C16 y luego presionamo

Para poder trabajar con las funciones es importante conocerlas


todas por separado ya que cada una de ellas nos ofrece un resultado
diferente. Sabiendo lo que deseamos y conociendo las funciones es
ms fcil poder encontrar la combinacin de funciones con las que
podemos generar el resultado deseado.

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Es importante tener presente que en cuanto terminamos de


escribir el nombre de la funcin y
colocamos el parntesis, Excel nos
proporcionara una gua de la sintaxis de la
funcin.

- Categora de Funciones y su Aplicacin


Insertando una funcin
Podemos
insercin
de

hacer
la
una
funcin
escribindola
directamente en
la celda donde la necesitamos o
podemos usar los cuadros de
dialogo de asistencia para
insertarla. Para acceder a ellos
podemos presionar la fx de la
barra de frmula.
En el cuadro de lista, O
seleccionar una categora, las
funciones estn separadas por
categoras. Dentro de cada
categora los nombres de las
funciones estn por orden
alfabtico,
las
cuales
aparecern en el cuadro,
Seleccionar una funcin:.
Una vez seleccionada la
funcin
y
presionando
Aceptar nos aparecer el
cuadro
Argumentos
de
funcin en el cual podremos
introducir
los
datos
necesarios para realizar el
clculo.

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Por ejemplo en la suma se necesita como primer argumento


Nmero1, esto sera el rango de celdas que deseamos sumar.
Observacin:
- El punto y coma.
=SUMA(B3;B4) equivale a sumar las celdas B3 y B4.
- Los dos puntos indican que estamos trabajando con un rango.
=SUMA(B2:B7) equivale a sumar desde B2 hasta B7

Creacin de nombres para simplificar frmulas


Esto se hace seleccionando el rango y despus en
el Cuadro de nombres escriba el nombre que desea dar
al rango y, a continuacin, presione ENTRAR con esto se
le asignara rpidamente un nombre a una celda o al rango
seleccionado. Para seleccionar una celda o rango cuyo
nombre se asign previamente, haga clic en su nombre
en el Cuadro de nombres.
Si se necesita modificar o eliminar el nombre del
rango esto se
puede hacer en la
Frmulas, seccin
pestaa
Nombres
definidos.

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- Significados de Mensajes de Error


Mensajes de error ms frecuentes
Cuando una frmula no se introduce correctamente, Excel
presenta un mensaje de error que indica cul es el fallo cometido:
#valor! Aparece cuando se han incluido en la frmula
algunos caracteres de texto, o bien se ha hecho referencia a una
casilla en la que no hay un valor numrico sino de texto.
#div/0!
Aparece cuando hemos hecho referencia en un
denominador a una casilla donde el valor no existe, o es cero, o es
una casilla en blanco.
#ref!
Quiere decir error en la referencia. Indica que, al
actualizar una frmula con referencias relativas, se estn tomando
celdas que no existen en la hoja de clculo.
##########
Aparece cuando el resultado no cabe en el
ancho de la columna.
#Nombre?
Este error quiere decir que hay algn error en el
enunciado de la frmula, algn espacio o alguna letra incorrecta.

Combinacin de funciones
Estas funciones son las que se utilizan dentro de otras
funciones, pasando a ser un argumento ms de la funcin.
Por ejemplo, la siguiente frmula utiliza una funcin anidada
PROMEDIO y compara el resultado con el valor de la celda D3 y la
funcin SUMA es el resultado como argumento de valor_verdadero de
la funcin SI.

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- Sintaxis

=SI( PROMEDIO(Cantidad) > D3 ; SUMA(Cantidad) ;


"El promedio no es mayor" )
Resultados vlidos
Cuando se utiliza una funcin anidada
como argumento, deber devolver el mismo tipo de valor que el que
utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor
VERDADERO o FALSO, la funcin anidada deber devolver
VERDADERO o FALSO.
Lmites del nivel de anidamiento Una frmula puede contener
como mximo siete niveles de funciones anidadas. Esto quiere decir
que si la Funcin B se utiliza como argumento de la Funcin A, la
Funcin B es una funcin de segundo nivel. En el ejemplo, la funcin
PROMEDIO y la funcin SUMA son ambas funciones de segundo nivel
porque son argumentos de la funcin SI. Una funcin anidada dentro
de la funcin PROMEDIO ser una funcin de tercer nivel.

- Creacin y Uso de Frmula Matricial


La frmula matricial permite realizar varios clculos que generen
un nico resultado. Este tipo de frmula matricial permite simplificar un
modelo de hoja de clculo sustituyendo varias frmulas distintas por
una sola frmula matricial. Cuando se introduce una frmula matricial,
Microsoft Excel inserta de forma automtica la frmula entre llaves ({}).

Para calcular un nico resultado


1. Haga clic en la celda en que desee introducir la frmula
matricial.
2. Escriba la frmula matricial.

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Por ejemplo, la funcin


suma, calcula el valor total de
una matriz de precios de
cotizacin y acciones, sin
utilizar una fila de celdas para
calcular y mostrar los valores
individuales
de
cada
cotizacin.

Cuando se escribe la frmula ={SUMA(B2:D2*B3:D3)} como


frmula matricial, multiplica las acciones y el precio correspondiente a
cada cotizacin, y luego suma los resultados de estos clculos.
3. Presione CTRL+MAYS+ENTRAR.

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Algunas Funciones por Categoras


Categora Texto - Funcin CONCATENAR
- Descripcin
Esta funcin une varios elementos de texto en uno solo.
- Sintaxis
= CONCATENAR (texto1;texto2; ...)
Argumentos __________________________________________________
texto1;texto2 son textos que se unirn en un nico elemento de texto.
- Ejemplo
Necesitamos unir el nombre con los apellidos
de una persona y que el resultado de esto, nos
quede en la celda B3.

Categora Texto - Funcin DERECHA


- Descripcin
Esta funcin devuelve el ltimo carcter o caracteres de una cadena de texto, segn el
nmero de caracteres que el usuario especifica.
- Sintaxis
=DERECHA(texto;nm_de_caracteres)
Argumentos __________________________________________________
texto cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer.
nm_de_caracteres especifica el nmero de caracteres a extraer.
- Ejemplo
En la celda B3 deseamos obtener diez
caracteres desde la derecha del texto que se
encuentra en la celda C1.

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Categora Texto - Funcin ESPACIOS


- Descripcin
Esta funcin elimina los espacios del texto, excepto el espacio normal entre palabras.
- Sintaxis
=ESPACIOS(texto)
Argumentos __________________________________________________
Texto es el texto del que desea quitar espacios.
- Ejemplo
En la celda B3 deseamos obtener el texto
con los espacios correspondientes entre
palabras, del texto de la celda C1, sin todos
los espacios que sobran.

Categora Texto - Funcin LARGO


- Descripcin
Esta funcin devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto.
- Sintaxis
=LARGO(texto)
Argumentos __________________________________________________
texto es el texto cuya longitud desea saber. Los espacios se cuentan como caracteres.
- Ejemplo
En la celda B3 deseamos obtener la longitud del
texto que se encuentra en la celda C1.

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Categora Texto - Funcin EXTRAE


- Descripcin
Esta funcin devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto,
comenzando en la posicin que se especifique y en funcin del nmero de caracteres que se
desea extraer.
- Sintaxis
=EXTRAE(texto;posicin_inicial;nm_de_caracteres)
Argumentos __________________________________________________
texto cadena de texto que contiene los caracteres que se desean extraer.
posicin_inicial es la posicin del primer carcter que se desea extraer del texto.
nm_de_caracteres especifica el nmero de caracteres que se desea extraer.
- Ejemplo
En la celda B3 deseamos obtener la
palabra caracteres, del texto que se
encuentra en la celda C1, para esto
extraemos los diez caracteres que corresponden a la palabra de posicin inicial veinte en el texto.

Categora Texto - Funcin IGUAL


- Descripcin
Esta funcin compara dos cadenas de texto y devuelve VERDADERO si son exactamente
iguales y FALSO si no lo son. Hay que tener en cuenta que reconoce maysculas y minsculas,
pero pasa por alto las diferencias de formato.
- Sintaxis
=IGUAL(texto1;texto2)
Argumentos __________________________________________________
texto1 es la primera cadena de texto.
texto2 es la segunda cadena de texto.
- Ejemplo
En la celda B3 obtenemos la
verificacin si el texto de la celda
C1 es igual al de la celda E1.

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Categora Lgicas - Funcin SI


- Descripcin
Esta funcin devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si
es FALSO.
- Sintaxis
=SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Argumentos __________________________________________________
prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO.
valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es VERDADERO.
valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO.
- Ejemplo
En la celda D5 podemos observar
que el valor de edad de C5 es mayor
que el valor de edad de F2 (Mayor de
Edad) con lo cual el resultado de la
pregunta lgica es VERDADERO y el
valor resultante de nuestra funcin es
nuestro argumento valor_si_verdadero que es Mayor de edad, en todos los otros casos el
resultado es FALSO por lo cual los valores resultantes son Menor de edad.

Categora Lgicas - Funcin Y


- Descripcin
Esta funcin devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO;
devuelve FALSO si uno o ms argumentos son FALSO.
- Sintaxis
=Y(valor_lgico1;valor_lgico2;...)
Argumentos ________________________________
valor_lgico1, valor_lgico2, ... son condiciones
acomprobar y que pueden tener el resultado de
VERDADERO o FALSO.
- Ejemplo
En la celda B3 deseamos obtener si es verdadero que el valor de C1 y C2 son mayor a
cero, en el caso que alguno hubiese sido falso nuestro resultado en B3 seria FALSO.

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Categora Lgicas - Funcin O


- Descripcin
Esta funcin devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO;
devolver FALSO si todos los argumentos son FALSO.
- Sintaxis
=O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
Argumentos ________________________________
valor_lgico1, valor_lgico2, ... son condiciones a
comprobar y que pueden tener el resultado de VERDADERO o
FALSO.
- Ejemplo
En la celda B3 deseamos obtener si es verdadero que alguno de los valores de C1 y C2 es
mayor a cero, en el caso que todos fueran falsos nuestro resultado en B3 seria FALSO.

Categora Bsqueda y Referencia - Funcin BUSCAR


- Descripcin
Esta funcin devuelve un valor procedente de un rango de una fila o columna, o bien, de
una matriz.
- Sintaxis
=BUSCAR(valor_buscado;vector_de_comparacin;vector_resultado)
Argumentos __________________________________________________
valor_buscado valor que se busca en el vector_de_comparacin.
vector_de_comparacin rango que slo contiene una fila o una columna. Los valores en el
vector_de_comparacin deben colocarse en orden ascendente.
vector_resultado rango que slo incluye una fila o una columna. Debe ser del mismo tamao que
vector_de_comparacin.
- Ejemplo
En la celda B3 obtenemos el color
correspondiente al valor en G2 del rango D2:D3
con el resultado en su posicin en el rango
E2:E3.

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Categora Bsqueda y Referencia - Funcin BUSCARV


- Descripcin

Esta funcin busca un valor por las columnas de un rango y devuelve el


contenido de la columna indicada.
- Sintaxis

=BUSCARV( valor_buscado ; matriz_buscar_en ; indicador_columnas )


Argumentos __________________________________________________
valor_buscado es el valor que se busca.
matriz_buscar_en es un rango de celdas.
Indicador_columnas es un nmero de columna.

- Ejemplo

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Categora Estadsticas - Funcin CONTAR


- Descripcin

Esta funcin cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros.


- Sintaxis

=CONTAR(valor1;valor2;...)
Argumentos __________________________________________________
valor1;valor2; es una referencia a distintos tipos de datos.

Categora Estadsticas - Funcin CONTAR.SI


- Descripcin

Esta funcin cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que
cumplen los criterios especificados.
- Sintaxis

=CONTAR.SI(rango;criterio)
Argumentos __________________________________________________
rango

es la celda o las celdas que se van a contar; deben

contener nmeros, o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros.


Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.

criterio es el criterio en forma de nmero, expresin, referencia a celda o


texto, que determina las celdas que se van a contar.

Categora Estadsticas - Funcin MODA

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- Descripcin
Esta funcin devuelve el valor que se repite con ms frecuencia en un rango de
datos.
- Sintaxis

=MODA(nmero1;nmero2; ...)
Argumentos __________________________________________________
nmero1;nmero2; ... referecias a celdas o rangos.

Categora Estadsticas - Funcin PROMEDIO


- Descripcin
Esta funcin devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos.
- Sintaxis

=PROMEDIO(nmero1;nmero2; ...)
Argumentos __________________________________________________
nmero1;nmero2; ... referecias a celdas o rangos.
- Ejemplo

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Categora Base de Datos - Funcin BDSUMA


- Descripcin

Esta funcin suma los nmeros de un campo (columna) de registros de una


lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas.
- Sintaxis

=BDSUMA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Argumentos __________________________________________________
base_de_datos

es el rango de celdas que compone la lista o base de datos.

nombre_de_campo indica qu columna se utiliza en la funcin.


criterios

es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas.

Categora Base de Datos - Funcin BDCONTAR


- Descripcin

Esta funcin cuenta las celdas que contienen nmeros en un campo


(columna) de registros de una lista o base de datos que cumplen las condiciones
especificadas
- Sintaxis

=BDCONTAR(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Argumentos __________________________________________________
base_de_datos

es el rango de celdas que compone la lista o base de datos.

nombre_de_campo indica qu columna se utiliza en la funcin.


criterios

es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas.

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Categora Base de Datos - Funcin BDMAX


- Descripcin

Esta funcin devuelve el valor mximo de un campo (columna) de registros


en una lista o base de datos que cumple las condiciones especificadas.
- Sintaxis

=BDMAX(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Argumentos __________________________________________________
base_de_datos

es el rango de celdas que compone la lista o base de datos.

nombre_de_campo indica qu columna se utiliza en la funcin.


criterios

es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas.

Categora Base de Datos - Funcin BDPROMEDIO


- Descripcin

Esta funcin devuelve el promedio de los valores de un campo (columna)


de registros en una lista o base de datos que cumple las condiciones
especificadas.
- Sintaxis

=BDPROMEDIO(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Argumentos __________________________________________________
base_de_datos

es el rango de celdas que compone la lista o base de datos.

nombre_de_campo indica qu columna se utiliza en la funcin.


criterios

es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas.

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Excel 2010
______________________________________________________________

Operaciones con Datos


Filtrando Datos
Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto de datos
de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra slo las filas que
cumplen el criterio (condiciones que se especifican para limitar los registros que se
incluyen en el conjunto de resultados de una consulta) que se especifique para
una columna.
Para a aplicar Autofiltro, el cual se logra con la opcin del mismo nombre
en el submen Filtros del men Datos.
Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar
en grficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni
ordenarlo.
Autofiltro
Cuando utilice el comando Autofiltro,
aparecern las flechas de autofiltro a la derecha
de los rtulos de columna del rango filtrado.
Excel indica los elementos filtrados en azul.
Puede utilizar autofiltro personalizado para
mostrar filas que contengan un valor u otro.
Tambin puede utilizar autofiltro personalizado
para mostrar las filas que cumplan ms de una
condicin en una columna; por ejemplo, las filas
que contengan valores comprendidos en un rango
especfico.
Tambin se tiene la posibilidad de
ordenar la informacin cuando este el
autofiltro, para ello nos posicionamos en
el encabezado de la columna por la cual
queramos llevar el orden y presionamos
el botn de orden ascendente o
descendente de la Cinta.

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Excel 2010
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Si necesitamos aplicar sumas totales para alguna columna de datos de nuestro
rango se debe usar la funcin Subtotales con el 9 como primer argumento, lo cual
nos permitir obtener la suma de los valores que fueron filtrados, es decir los
visibles.
SUBTOTALES(nm_funcin;ref1;ref2;...)
nm_funcin es un nmero que indica qu funcin debe utilizarse para calcular
los subtotales dentro de una lista.
ref1, ref2 rangos o referencias para los cuales desea calcular el subtotal.

Nm_funcin
(incluye valores ocultos)

Nm_funcin
(pasa por alto valores ocultos)

Funcin

101

PROMEDIO

102

CONTAR

103

CONTARA

104

MAX

105

MIN

106

PRODUCTO

107

DESVEST

108

DESVESTP

109

SUMA

10

110

VAR

11

111

VARP

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Excel 2010
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Obtencin de Datos Externos


Con Excel podemos importar datos de la mayora de orgenes de datos,
incluidas las bases de datos OLAP. Esta capacidad es muy importante ya que
podramos sacar provecho de poder ocupar datos de alguna base de datos que
maneje otro programa. Para importar los datos debemos, en la pestaa Datos,
elegir Obtener datos externos botn desde Access.
Para abrir un origen de
datos existente, en el cuadro
de
dilogo
Seleccionar
archivos de origen de
datos, seleccione un origen
de datos de Mis archivos de
origen de datos y haga clic
en Abrir.
Luego para recuperar
los datos externos en la hoja
de clculo seleccionada, en el
cuadro de dilogo Importar
datos haga clic en la opcin Hoja de clculo existente:. En la hoja de clculo,
haga clic en la celda en que desee colocar la esquina superior izquierda del rango
de datos externo y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
En
el
caso
que
deseemos los datos en una
hoja de clculo nueva, haga
clic en la opcin Nueva hoja
de clculo y, a continuacin,
haga clic en Aceptar. Excel
agregar una nueva hoja de
clculo
y,
de
forma
automtica, colocar el rango
de datos externos en la
esquina superior izquierda de
la nueva hoja.

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Excel 2010
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Trabajo con Grficos 3D


Los grficos son la forma visual que nos facilita
a los usuarios la comparacin y tendencias de los
datos. Por ejemplo, en lugar de analizar varias
columnas de nmeros de la hoja de clculo, se puede
ver en seguida si las ventas estn disminuyendo o
aumentando en trimestres sucesivos, o cmo se estn
comportando las ventas con respecto a lo previsto.
Como resumen es la representacin grfica de los
datos de una hoja de clculo y facilita su
interpretacin.

Creacin de un Grfico
1.En primer lugar se tiene que seleccionar el grupo de datos que se desea
graficar.
2.-

Se utiliza la seccin Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.

Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo:


- Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como
cualquier otro objeto.
- Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja
exclusiva para el grfico, en las hojas de grfico no existen
celdas ni ningn otro tipo de objeto.
Existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin.
Podemos seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el
tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los
que se encuentran disponibles.

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Excel 2010
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En cada uno de los tipos
generales de grficos podrs encontrar
un enlace en la parte inferior del listado
que muestra Todos los tipos de
grfico...
Hacer clic en esa opcin
equivaldra a desplegar el cuadro de
dilogo de Insertar grfico que se
muestra al hacer clic en la flecha de la
parte
inferior
derecha
de
la
seccin Grficos.
Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y
pulsa Aceptar para empezar a crearlo.
Aparecer un cuadro que contendr el grfico ya creado.
Adems, vers que aparece en la barra de mens una seccin
nueva, Herramientas de grficos, con tres pestaas: Diseo, Presentacin y Formato.

Modificar la posicin de un grfico


Excel te permite decidir la posicin del grfico en el documento.
Para ello:
Selecciona el grfico. En la pestaa Diseo de las Herramientas
de grficos.
Pulse sobre el botn Mover
grfico que se encuntra en la
seccin Ubicacin.Se
abrir
el
siguiente cuadro de dilogo:
- La primera opcin te permite
establecer el grfico como una Hoja
nueva.

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Excel 2010
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Tendr la ventaja de que no molestar en la hoja de clculo, pero no podr
contrastar los datos nmericos si la mantienes en una hoja a parte. Depende del formato
que quieras utilizar. Escriba el nombre para la hoja en la caja de texto y pulsa Aceptar.
- Eligiendo Objeto en, podremos mover el grfico a una hoja ya existente. Si
utilizas este mtodo, el grfico quedar flotante en la hoja y podrs situarlo en la posicin
y con el tamao que t eligas. sta es la forma en que se inserta por defecto, cuando se
genera un nuevo grfico.
Adems, tambin puede mover el grfico arrastrndolo dentro de la misma hoja o
bien a otra

Los minigrficos
Se trata de una novedad de Excel 2010 que permite insertar un pequeo grfico
representantivo en una nica celda que representar a una nica serie de datos. De
esta forma podrs ver de una vez la tendencia que representan unos determinados
valores.
El grupo Minigrficos se encuentra tambin en la pestaa Insertar de la cinta de
opciones.
Disponemos de tres posibles tipos de grfico: de lnea,
de columna y de ganancia o prdida.
Si insertamos uno de ellos, dispondremos de una nueva
barra de herramientas en la cinta: Herramientas para
minigrfico. En ella encontrars la ficha Diseo que le permitir
realizar acciones bsicas, como cambiar las celdas que se utilizan como fuente de
datos, el tipo de grfico (para cambiarlo a posteriori por cualquiera de los tres tipos
disponibles), los estilos, o remarcar determinados puntos (el ms alto, el ms bajo...).
A pesar de que el minigrfico se contiene en una nica celda, no es posible borrarlo
seleccionndola y pulsando supr, como haramos con otro tipo de contenido. Para ello,
debemos utilizar la opcin Borrar que se encuentra en la pestaa Diseo de
las Herramientas para minigrfico. Seleccionaremos el minigrfico o minigrficos a
eliminar para que aparezca la barra y pulsaremos el botn Borrar.
Un detalle a tener en cuenta, es que se ajusta automticamente al tamao de la
celda, por lo que, si consideramos que es demasiado pequeo, slo debemos aumentar el
ancho de la columna que lo contiene para darle ms ancho o modificar la altura de la fila
para darle ms altura. Si lo que quieremos es cambiar el grosor de la lnea, por ejemplo,
podremos hacerlo desde sus herramientas de estilo.

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Excel 2010
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Validacin
El objetivo principal de la validacin es el poder restringir el ingreso de
datos no deseados, como por ejemplo:
Ingreso de nmeros en campos de letras
Ingreso de letras en campos de caracteres.
Ingreso de nmeros que no se permiten o no son de acuerdo a la
representacin real del campo.
Etc.
En este caso crearemos una planilla la cual contendr los campos Nombre,
Edad, Sexo, Estado Civil, Comuna.

Una vez creada esta base de datos crearemos una validacin para el
ingreso de edades superior a 21 aos, sexo M o F segn se encuentre en un
listado en otra ubicacin de la hoja y estado civil con las opciones SO, CA, VI, SE
los cuales tambin se encontraran en otra ubicacin de la hoja. Una vez agregado
estos criterios procederemos a crear la validacin la
cual se realiza
pinchando en Datos > Herramientas de Datos >
botn
Validacin.

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Excel 2010
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La cual mostrara una ventana con tres fichas, la primera es para el ingreso
del criterio, la segunda para el ingreso del mensaje entrante (aparece al hacer clic
en la celda con validacin) y la tercera para el mensaje de error el cual se
mostrara cuando realizamos un ingreso no permitido segn nuestra validacin.
Teniendo seleccionado el rango de las edades establecer la siguiente
configuracin:

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Excel 2010
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Y presionamos aceptar, cuando realicemos un ingreso no permitido deber


aparecer un mensaje como el siguiente:
Una vez configurada la validacin para la edad, establecer la configuracin
correspondiente para sexo y estado civil.

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Configuracin para el rango de sexo.

Configuracin para el rango de Estado Civil.

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Excel 2010
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Tablas Dinmicas
Comprenden una serie de datos agrupados en forma de resumen de una
informacin global. Es decir, una Tabla Dinmica es el resumen de una Base de
Datos, con el cual se pueden realizar diferentes operaciones, como multiplicar,
promediar, o totalizar datos.

Creacin de Tabla
1.Poner el cursor en cualquier celda de la tabla que contiene los datos a
analizar.
2.Hacer clic en la opcin Informe de tablas y grficos dinmicos del
men Datos.
Aparecer la siguiente ventana
1 Paso. Obtencin de Datos

A la pregunta Dnde estn los datos que desea analizar? tiene que estar
marcada la opcin Lista o base de datos de Microsoft Office Excel y en Qu
tipo de informe desea crear? la opcin Tabla dinmica.

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Excel 2010
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2 Paso. Rango de Datos

Ac deber aparecer el rango que abarca todos los datos de la tabla,


incluyendo la fila de ttulos, sino fuese as deberemos seleccionarlo y marcarlo
directamente de la hoja.

3 Paso. Ubicacin de la Tabla

Se selecciona la opcin de donde se situara la tabla dinmica, en una hoja


nueva o en lugar de la hoja activa. Despus debemos hacer clic en el botn
Diseo.

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Excel 2010
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4 Paso. Diseo de la Tabla

En este cuadro de dialogo debemos


arrastrar los botones de los campos, de la
tabla de datos, en las zonas que deseamos
que aparezcan en la tabla. Luego de Aceptar
volveremos al 3 paso y presionamos
Finalizar. Aparecer la tabla dinmica
diseada, acompaada por una barra de
herramientas Tabla dinmica y un cuadro
Lista de campos de tabla dinmica que nos
permite seguir diseando directamente en la
hoja donde se encuentra nuestra tabla.

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Excel 2010
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Manipulacin de Tabla
Con la hoja Tabla Dinmica del
libro Gua de Excel Ofimtica,
disearemos la siguiente tabla
dinmica:
1. Arrastrar el elemento Mes a
Columna
2. Arrastrar los elementos AutoCamin-mnibus-CamionetaMoto-Recaudacin-Beneficios
a Datos

Aparecer la siguiente tabla dinmica.

Se puede observar como se ha podido agrupar en forma mensual la


recaudacin por cada vehculo, el total recaudado y total Beneficios, como tambin
el total general a travs del semestre.
Obtencin de Subtablas (resumen) Haciendo doble clic sobre una de las
celdas, por ejemplo la celda debajo del mes de Marzo, que contiene el valor
981248 se obtiene en forma
automtica, en otra hoja el
siguiente detalle:

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Excel 2010
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Filtrando la Tabla Sobre la misma tabla se puede aplicar filtros, por ejemplo
sobre la lista desplegable de Mes, deje activado solamente los meses EneroMarzo-Mayo, para esto primero saque el ticket a (Mostrar todo). Al presionar el
botn Aceptar obtendr el siguiente resultado.

Obtener Promedios Siguiendo con las opciones que permiten las Tablas
Dinmicas, en este caso vamos a obtener de la tabla sin filtrar el promedio de
recaudacin por mes de cada vehculo.
a) Colocar el cursor sobre una celda de la
tabla, y hacer clic con el botn secundario del
ratn, obtenindose el siguiente men de la
imagen.

b) Hacer clic sobre la opcin Configuracin de campo, y se obtendr el


siguiente cuadro.

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Pg. 42

Excel 2010
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c) Seleccionar la opcin Promedio
d) Hacer clic en Aceptar
Esta operacin se realiza en una celda de cada tipo de vehculo obtenindose
el promedio mensual de recaudacin en cada vehculo.

Cambiar el diseo de la tabla Para esto


hacemos clic, dentro de la tabla, con el botn
secundario del ratn, y nos aparecer el men de la
imagen, seleccionamos la opcin Asistente para
tablas dinmicas, con lo cual podremos volver a la
pantalla de Diseo de donde podemos arrastra los
campos desde una zona a otra ya sea de fila a
columna, pagina o datos.

Tablas Dinmicas de Tres Dimensiones Son las tablas que poseen algn
elemento en la zona de Pagina (Diseo), a esta zona nos conviene arrastrar
siempre campos como el ao lo cual nos permitira filtrar los datos de un ao en
particular. En el caso de la tabla que estamos viendo colocaremos el campo
Semana en la zona de
pagina lo cual nos
presentar una tabla mas
compleja que la anterior.
Permitir analizar no solo
la recaudacin por mes
segn el tipo de vehculo,
sino tambin por semana.

Primero cambiamos el
diseo de la tabla,
arrastrando el elemento
Semana a Pgina.

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Pg. 43

Excel 2010
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La tabla que se obtiene es la siguiente:

Ahora
se
puede
operar sobre la tercera
dimensin, es decir se
puede
mostrar
la
recaudacin sobre una
Semana determinada, y
por lgica el mes a que
corresponde.

Actualizar Datos en las Tablas Dinmicas Si se produce cambios en alguna


de las cantidades contenidas en las celdas de la planilla original (hoja Tabla
Dinmica), la actualizacin en la tabla dinmica se efecta de la siguiente
manera.
Haga, clic sobre la tabla con el botn secundario del
ratn, aparece el men de la imagen, seleccionamos la
opcin Actualizar datos.

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Excel 2010
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Grficos Dinmicos
Otra opcin que permite las Tablas Dinmicas de Excel, son el poder
graficar una tabla dinmica.
Para realizar el grafico tomamos la tabla Dinmica creada y realizamos los
siguientes pasos:

Hacer clic con el botn derecho del


Mouse obtenindose la siguiente
imagen.

En el men que aparece se


selecciona sobre Grafico dinmico,
lo cual va ha producir un grafico de
tipo columna.

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