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Excel 2010
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Formato Visual
Formato de Celdas (Ctrl+1)
Para cambiar el formato de la celda o rango seleccionado, hay
que presionar la combinacin
de teclas Ctrl+1. Aparecer un
cuadro de dilogo llamado
Formato de celdas, el cual
posee seis fichas:
Nmero:
Se
utiliza
generalmente para especificar
el tipo de dato que se va a
ingresar. Estos tipos de datos
pueden ser: General, Nmero,
Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje, Fraccin, Cientfica,
Texto,
Especial
o
Personalizada.
Alineacin: Posee opciones
referentes a la alineacin de los
datos ingresados en la celda o
rango, medida generalmente
en grados.
Fuente: En esta ficha podemos
especificar opciones acerca de
la fuente en que se van a
visualizar
los
datos
seleccionados, ya sea el estilo,
la fuente propiamente dicha, el
tamao, el tipo de subrayado,
el color y varios efectos ms.
Bordes: Se utiliza para definir
el tipo de lnea y el color de
todos los bordes (internos y
externos) que posee el rango seleccionado.
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Formateando Datos
Girar texto y bordes Los datos de una columna suelen ocupar poco
espacio mientras que el rtulo de la columna es ms ancho. En lugar
de crear columnas innecesariamente anchas o
rtulos abreviados, puede girar el texto y
aplicar bordes que estn girados los mismos
grados que el texto.
Agregar bordes, colores y tramas
Para
distinguir entre los diferentes tipos de
informacin de una hoja de clculo, puede
aplicar bordes a las celdas, sombrear celdas con un color de fondo o
sombrear celdas con una trama con color.
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Formato Flexible
El formato flexible es una posibilidad que se tiene con Excel, de
poder lograr celdas visiblemente descentradas, con relacin a sus filas
y columnas, con lo cual podemos potenciar el diseo de nuestra
planilla sacndola de lo canones de cuadricula que nos rigen las filas y
columnas.
Para realizar este tipo de formato,
tenemos en primer lugar, agregar
botn cmara a nuestra barra de
acceso rpido, la
cual se activa con el
botn personalizar (imagen
circulo rojo), opcin Ms
comandos, con la cual
obtendremos una ventana en
la cual podemos buscar y
agregar el botn cmara.
Su utiliazacin se realiza seleccionando las celdas, luego
presionamos la cmara la que nos permitir poder dibujar en la planilla
una imagen directa de las celdas seleccionadas. La funcionabilidad de
esta operacin es que cada vez que se produzca un cambio con los
datos de las celdas que se le tomo una foto, su cambio se vera
reflejado en tiempo real en la imagen de destino (rectngulo verde de
la imagen).
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Formato Condicional
El objetivo del formato condicional es establecer un
fondo, borde o color de fuente dependiendo del ingreso que
se realice en la hoja.
Para
poder
realizar
esta
configuracin debemos acceder a la
pestaa
Inicio
botn
Formato
Condicional.
En el siguiente ejemplo, se aplican
formatos condicionales al rango B3:E4
para
analizar
las
contribuciones
trimestrales en relacin a todo el ao.
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Estilos en Celdas
Existe la posibilidad de dar un formato rpido a las
celdas, este es colorear las celdas y aplicar estilos
predefinidos. En la ficha Inicio, dentro de la
seccin Estilos encontrars los botones Dar formato
como tabla y Estilos de celda.
- Si vas a dar formato a las celdas, debers seleccionarlas y pulsar
el botn Estilos de celda. Vers muchas opciones entre las que
elegir. Al hacer clic sobre una de ellas, el estilo se aplicar
automticamente. Uno de los estilos predefinidos es Normal, de
forma que si quieres que una celda formateada, ya sea con un
estilo predefinido o con uno personalizado, recupere el formato
normal, slo tendrs que elegir esta opcin.
- Si vas a dar formato a varias celdas, para formar una tabla,
seleccinalas y pulsa Dar formato como tabla. La forma de
proceder es similar a la anterior, elegirs de un listado el estilo que
prefieras y se aplicar. La nica diferencia es que aparecer un
pequeo cuadro de dilogo para que selecciones las celdas que
quieres que formen parte de la nueva tabla y elijas si sta contendr
encabezados. Una vez finalices el formateo, lo que habrs creado
ser una tabla, por lo que aparecer la pestaa Herramientas de
tabla. Profundizaremos en esta ficha y las distintas opciones que
contiene posteriormente, en el tema dedicado a las tablas.
- Ambas opciones, los estilos de celda y el
formato como tabla, tienen en comn que te
permiten crear un Nuevo estilo.
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Las Funciones son la principal caracterstica de una Hoja de Clculos. El primer paso para exprimir al
mximo el potencial de Excel es conocer y dominar todas sus funciones. Esto te permitir armar todo tipo de
plantillas y modelos a medida. Las Funciones y Frmulas son jstamente lo que hacen tan nica y
maravillosa a esta Hoja de Clculos. Excel trae por defecto 329 funciones predeterminadas las cuales se
explicarn una por una en este manual...y lo mejor de todo es que te las explicamos desde el mismo Excel !
=SI(A2>0;SUMA(B2:B8);B2/A2)
Para entender como es una funcin veamos un sencillo ejemplo con una de las funciones ms uilizadas, la
funcin SUMA. Por ejemplo, en el rango C18:C22 tenemos una serie de nmeros y queremos sumarlos.
Podramos hacerlo celda por celda como se muestra en la celda F18 o tambin con la funcin SUMA como
se muestra en la celda J18. El resultado es el mismo, pero vemos que es ms cmodo usar la funcin SUMA
que nos permite seleccionar todo el rango de la suma en vez de tener que sumar cada celda por separado.
C
1
1
1
1
1
18
F
5
= C18+C19+C20+C21+C22
18
J
5
= SUMA(C18:C22)
Con este sencillo ejemplo hemos querido demostrar que las funciones nos
permiten simplificar los clculos.
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C
1
1
1
1
4
=SUMA(C12:C15)
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hacer
la
una
funcin
escribindola
directamente en
la celda donde la necesitamos o
podemos usar los cuadros de
dialogo de asistencia para
insertarla. Para acceder a ellos
podemos presionar la fx de la
barra de frmula.
En el cuadro de lista, O
seleccionar una categora, las
funciones estn separadas por
categoras. Dentro de cada
categora los nombres de las
funciones estn por orden
alfabtico,
las
cuales
aparecern en el cuadro,
Seleccionar una funcin:.
Una vez seleccionada la
funcin
y
presionando
Aceptar nos aparecer el
cuadro
Argumentos
de
funcin en el cual podremos
introducir
los
datos
necesarios para realizar el
clculo.
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Combinacin de funciones
Estas funciones son las que se utilizan dentro de otras
funciones, pasando a ser un argumento ms de la funcin.
Por ejemplo, la siguiente frmula utiliza una funcin anidada
PROMEDIO y compara el resultado con el valor de la celda D3 y la
funcin SUMA es el resultado como argumento de valor_verdadero de
la funcin SI.
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- Sintaxis
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- Ejemplo
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=CONTAR(valor1;valor2;...)
Argumentos __________________________________________________
valor1;valor2; es una referencia a distintos tipos de datos.
Esta funcin cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que
cumplen los criterios especificados.
- Sintaxis
=CONTAR.SI(rango;criterio)
Argumentos __________________________________________________
rango
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- Descripcin
Esta funcin devuelve el valor que se repite con ms frecuencia en un rango de
datos.
- Sintaxis
=MODA(nmero1;nmero2; ...)
Argumentos __________________________________________________
nmero1;nmero2; ... referecias a celdas o rangos.
=PROMEDIO(nmero1;nmero2; ...)
Argumentos __________________________________________________
nmero1;nmero2; ... referecias a celdas o rangos.
- Ejemplo
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=BDSUMA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Argumentos __________________________________________________
base_de_datos
=BDCONTAR(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Argumentos __________________________________________________
base_de_datos
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=BDMAX(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Argumentos __________________________________________________
base_de_datos
=BDPROMEDIO(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Argumentos __________________________________________________
base_de_datos
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Si necesitamos aplicar sumas totales para alguna columna de datos de nuestro
rango se debe usar la funcin Subtotales con el 9 como primer argumento, lo cual
nos permitir obtener la suma de los valores que fueron filtrados, es decir los
visibles.
SUBTOTALES(nm_funcin;ref1;ref2;...)
nm_funcin es un nmero que indica qu funcin debe utilizarse para calcular
los subtotales dentro de una lista.
ref1, ref2 rangos o referencias para los cuales desea calcular el subtotal.
Nm_funcin
(incluye valores ocultos)
Nm_funcin
(pasa por alto valores ocultos)
Funcin
101
PROMEDIO
102
CONTAR
103
CONTARA
104
MAX
105
MIN
106
PRODUCTO
107
DESVEST
108
DESVESTP
109
SUMA
10
110
VAR
11
111
VARP
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Creacin de un Grfico
1.En primer lugar se tiene que seleccionar el grupo de datos que se desea
graficar.
2.-
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En cada uno de los tipos
generales de grficos podrs encontrar
un enlace en la parte inferior del listado
que muestra Todos los tipos de
grfico...
Hacer clic en esa opcin
equivaldra a desplegar el cuadro de
dilogo de Insertar grfico que se
muestra al hacer clic en la flecha de la
parte
inferior
derecha
de
la
seccin Grficos.
Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y
pulsa Aceptar para empezar a crearlo.
Aparecer un cuadro que contendr el grfico ya creado.
Adems, vers que aparece en la barra de mens una seccin
nueva, Herramientas de grficos, con tres pestaas: Diseo, Presentacin y Formato.
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Tendr la ventaja de que no molestar en la hoja de clculo, pero no podr
contrastar los datos nmericos si la mantienes en una hoja a parte. Depende del formato
que quieras utilizar. Escriba el nombre para la hoja en la caja de texto y pulsa Aceptar.
- Eligiendo Objeto en, podremos mover el grfico a una hoja ya existente. Si
utilizas este mtodo, el grfico quedar flotante en la hoja y podrs situarlo en la posicin
y con el tamao que t eligas. sta es la forma en que se inserta por defecto, cuando se
genera un nuevo grfico.
Adems, tambin puede mover el grfico arrastrndolo dentro de la misma hoja o
bien a otra
Los minigrficos
Se trata de una novedad de Excel 2010 que permite insertar un pequeo grfico
representantivo en una nica celda que representar a una nica serie de datos. De
esta forma podrs ver de una vez la tendencia que representan unos determinados
valores.
El grupo Minigrficos se encuentra tambin en la pestaa Insertar de la cinta de
opciones.
Disponemos de tres posibles tipos de grfico: de lnea,
de columna y de ganancia o prdida.
Si insertamos uno de ellos, dispondremos de una nueva
barra de herramientas en la cinta: Herramientas para
minigrfico. En ella encontrars la ficha Diseo que le permitir
realizar acciones bsicas, como cambiar las celdas que se utilizan como fuente de
datos, el tipo de grfico (para cambiarlo a posteriori por cualquiera de los tres tipos
disponibles), los estilos, o remarcar determinados puntos (el ms alto, el ms bajo...).
A pesar de que el minigrfico se contiene en una nica celda, no es posible borrarlo
seleccionndola y pulsando supr, como haramos con otro tipo de contenido. Para ello,
debemos utilizar la opcin Borrar que se encuentra en la pestaa Diseo de
las Herramientas para minigrfico. Seleccionaremos el minigrfico o minigrficos a
eliminar para que aparezca la barra y pulsaremos el botn Borrar.
Un detalle a tener en cuenta, es que se ajusta automticamente al tamao de la
celda, por lo que, si consideramos que es demasiado pequeo, slo debemos aumentar el
ancho de la columna que lo contiene para darle ms ancho o modificar la altura de la fila
para darle ms altura. Si lo que quieremos es cambiar el grosor de la lnea, por ejemplo,
podremos hacerlo desde sus herramientas de estilo.
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Validacin
El objetivo principal de la validacin es el poder restringir el ingreso de
datos no deseados, como por ejemplo:
Ingreso de nmeros en campos de letras
Ingreso de letras en campos de caracteres.
Ingreso de nmeros que no se permiten o no son de acuerdo a la
representacin real del campo.
Etc.
En este caso crearemos una planilla la cual contendr los campos Nombre,
Edad, Sexo, Estado Civil, Comuna.
Una vez creada esta base de datos crearemos una validacin para el
ingreso de edades superior a 21 aos, sexo M o F segn se encuentre en un
listado en otra ubicacin de la hoja y estado civil con las opciones SO, CA, VI, SE
los cuales tambin se encontraran en otra ubicacin de la hoja. Una vez agregado
estos criterios procederemos a crear la validacin la
cual se realiza
pinchando en Datos > Herramientas de Datos >
botn
Validacin.
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La cual mostrara una ventana con tres fichas, la primera es para el ingreso
del criterio, la segunda para el ingreso del mensaje entrante (aparece al hacer clic
en la celda con validacin) y la tercera para el mensaje de error el cual se
mostrara cuando realizamos un ingreso no permitido segn nuestra validacin.
Teniendo seleccionado el rango de las edades establecer la siguiente
configuracin:
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Configuracin para el rango de sexo.
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Tablas Dinmicas
Comprenden una serie de datos agrupados en forma de resumen de una
informacin global. Es decir, una Tabla Dinmica es el resumen de una Base de
Datos, con el cual se pueden realizar diferentes operaciones, como multiplicar,
promediar, o totalizar datos.
Creacin de Tabla
1.Poner el cursor en cualquier celda de la tabla que contiene los datos a
analizar.
2.Hacer clic en la opcin Informe de tablas y grficos dinmicos del
men Datos.
Aparecer la siguiente ventana
1 Paso. Obtencin de Datos
A la pregunta Dnde estn los datos que desea analizar? tiene que estar
marcada la opcin Lista o base de datos de Microsoft Office Excel y en Qu
tipo de informe desea crear? la opcin Tabla dinmica.
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2 Paso. Rango de Datos
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4 Paso. Diseo de la Tabla
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Manipulacin de Tabla
Con la hoja Tabla Dinmica del
libro Gua de Excel Ofimtica,
disearemos la siguiente tabla
dinmica:
1. Arrastrar el elemento Mes a
Columna
2. Arrastrar los elementos AutoCamin-mnibus-CamionetaMoto-Recaudacin-Beneficios
a Datos
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Filtrando la Tabla Sobre la misma tabla se puede aplicar filtros, por ejemplo
sobre la lista desplegable de Mes, deje activado solamente los meses EneroMarzo-Mayo, para esto primero saque el ticket a (Mostrar todo). Al presionar el
botn Aceptar obtendr el siguiente resultado.
Obtener Promedios Siguiendo con las opciones que permiten las Tablas
Dinmicas, en este caso vamos a obtener de la tabla sin filtrar el promedio de
recaudacin por mes de cada vehculo.
a) Colocar el cursor sobre una celda de la
tabla, y hacer clic con el botn secundario del
ratn, obtenindose el siguiente men de la
imagen.
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c) Seleccionar la opcin Promedio
d) Hacer clic en Aceptar
Esta operacin se realiza en una celda de cada tipo de vehculo obtenindose
el promedio mensual de recaudacin en cada vehculo.
Tablas Dinmicas de Tres Dimensiones Son las tablas que poseen algn
elemento en la zona de Pagina (Diseo), a esta zona nos conviene arrastrar
siempre campos como el ao lo cual nos permitira filtrar los datos de un ao en
particular. En el caso de la tabla que estamos viendo colocaremos el campo
Semana en la zona de
pagina lo cual nos
presentar una tabla mas
compleja que la anterior.
Permitir analizar no solo
la recaudacin por mes
segn el tipo de vehculo,
sino tambin por semana.
Primero cambiamos el
diseo de la tabla,
arrastrando el elemento
Semana a Pgina.
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La tabla que se obtiene es la siguiente:
Ahora
se
puede
operar sobre la tercera
dimensin, es decir se
puede
mostrar
la
recaudacin sobre una
Semana determinada, y
por lgica el mes a que
corresponde.
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Grficos Dinmicos
Otra opcin que permite las Tablas Dinmicas de Excel, son el poder
graficar una tabla dinmica.
Para realizar el grafico tomamos la tabla Dinmica creada y realizamos los
siguientes pasos:
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