La descripcin y el anlisis de cargos

Tienen que ver directamente con la productividad y competitividad de las

empresas, ya que implican una relacin directa con el recurso humano que en
definitiva es la base para el desarrollo de cualquier organizacin. Son
herramientas que permiten la eficiencia de la administracin de personal, en
cuanto que son la base para la misma. Una descripcin y anlisis de cargos
concienzudos y juiciosos dan como resultado la simplificacin en otras tareas
propias de este sector de la organizacin
La descripcin de cargos es una fuente de informacin bsica para toda
la planeacin de recursos humanos. Es necesaria para la seleccin, el
adiestramiento, la carga de trabajo, los incentivos y la administracin salarial.
Es un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que
conforman un cargo y que lo diferencian de los dems cargos que existen en
una empresa; es la enumeracin detallada de las atribuciones o tareas del
cargo (qu hace el ocupante), la periodicidad de la ejecucin (cundo lo hace),
los mtodos aplicados para la ejecucin de las atribuciones o tareas (cmo lo
hace) y los objetivos del cargo (por qu lo hace). Bsicamente es hacer un
inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las
responsabilidades que comprende. Todas las fases que se ejecutan en el
trabajo constituyen el cargo total. Un cargo "es la reunin de todas aquellas
actividades realizada por una sola persona, que pueden unificarse en un solo
concepto y ocupa un lugar formal en el organigrama".
Evidentemente, las descripciones de cargos son tiles, aunque se
pueden permitir desviaciones individuales. Un empleado nuevo querr saber
qu se espera de l, y cuando el supervisor se percata de problemas de
coordinacin entre empleados tendr que saber cules son las funciones que
corresponden a cada uno.
La descripcin debera, en el caso ideal, distinguir entre el
contenido prescrito y discrecional de cada cargo. As, quiz sea requisito que,
por ejemplo, cada vendedor presente un informe semanal de sus visitas,
mientras un vendedor de ms experiencia y capacidad puede emplear su
discrecin al informarle a la gerencia acerca de las condiciones cambiantes en
el mercado, sus orgenes y posibles medidas correctivas en la lnea de
productos.
En resumen, la descripcin de cargos est orientada hacia el contenido
de los cargos, es decir, hacia los aspectos intrnsecos de los cargos.
El anlisis de cargos tiene que ver con los aspectos extrnsecos, es
decir, con los requisitos que el cargo exige a su ocupante.
Pretende estudiar y determinar todos los requisitos, las
responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige para

poder desempearlo de manera adecuada. Este anlisis es la base para la

evaluacin y la clasificacin que se harn de los cargos para efectos de
comparacin.
Hay distintas maneras de agrupar y organizar las tareas y los deberes, y
habr variaciones segn se trate de puestos manuales, de oficina, de
produccin, y dems. Las principales categoras de anlisis que se podran
incluir son:
a) Procedimientos, equipos y materias que el empleado debe conocer;
problemas y solicitudes tpicas que recibir.
b) Alcance de su responsabilidad; magnitud de la discrecin; "perodo
de control".
c) Normas sobre desempeo y carga de trabajo.
d) Relaciones; interfaces del cargo.
e) Supervisin; relaciones de dependencia.
f) Perodo de calificacin, prueba y adiestramiento.
g) Condiciones de trabajo; peligros.
h) Promocin y oportunidades de carrera.
El anlisis de cargos tiene una estructura que se refiere a cuatro reas
de requisitos: intelectuales, fsicos, responsabilidades implcitas, condiciones
de trabajo. Cada una de estas cuatro reas est dividida en varios factores de
especificaciones, como la experiencia, por ejemplo, en el rea de requisitos
intelectuales. Estos factores de especificacin son puntos de referencia que
permiten analizar una gran cantidad de cargos de manera objetiva; son
verdaderos instrumentos de medicin, construidos de acuerdo con la
naturaleza de los cargos existentes en la empresa. Si la naturaleza de los
cargos que van a analizarse vara, as mismo variarn no slo los factores de
especificaciones considerados, sino tambin su amplitud de variacin y sus
caractersticas de comportamiento.
Existen varios mtodos de descripcin y anlisis de cargos, entre
ellos: La observacin directa del trabajador ejecutando la labor; los
cuestionarios a trabajadores y sus jefes directos; la entrevista directa al
empleado; mtodos mixtos que combinen dos o ms de los anteriores. Estos
ltimos brindan la posibilidad de contrarrestar las desventajas de cada uno de
los mtodos, haciendo de esta manera ms confiable el estudio.
La descripcin de cargos es importante, ya que trata temas claves; el
qu, el cmo, el cundo y el porqu. Estas preguntas dan las bases de la
limitacin de un cargo, permiten delimitar obligaciones y todas las tareas y
atribuciones que son los elementos que conforman un trabajo y que debe
cumplir el ocupante.
Se hace de vital importancia el anlisis de cargos porque por medio de
ste: se deduce, analiza y desarrolla datos ocupacionales relativos a los
cargos, cualidades necesarias para ocupar los cargos y caractersticas del
ocupante, que sirven de base para la orientacin profesional, la evaluacin de
salarios, la utilizacin de trabajadores y otras prcticas de personal. Estudia

cargos desempeados en industrias, comercios y otras organizaciones y

produce descripciones de elementos de los cargos y de los requisitos fsicos e
intelectuales que debe poseer el ocupante. Define, clasifica y correlaciona
datos ocupacionales; desarrolla medios de orientacin para trabajadores
inexpertos o que desean cambiar de cargo, y prepara procedimientos de
entrevista para facilitar la colocacin de trabajadores; utiliza datos para
desarrollar sistemas de evaluacin de salarios y recomienda cambios en la
clasificacin de los cargos; prepara organigramas, elabora monografas
(mediante la descripcin de patrones y tendencias industriales); disea pruebas
para medir conocimientos ocupacionales y habilidades de los trabajadores y
realiza la bsqueda ocupacional relacionada.
PUESTO DE TRABAJO.
Puesto de trabajo se define como el lugar o rea ocupado por una
persona dentro de una organizacin, empresa o entidad donde se desarrollan
una serie de actividades las cuales satisfacen expectativas, que tienen
como objetivo, garantizar productos, servicios y bienes en un marco social.
Esto propicia una relacin de contrato donde se beneficia la organizacin y la
persona que pertenece a ella, de hecho, para un ptimo resultado se hace
necesario la correcta utilizacin de las herramientas a la disposicin as se
satisfacen la demandas de la empresa al seleccionar el perfil indicado.
Surge
de
la
necesidad
de
satisfacer
requerimientos psicolgicos, econmicos y sociales, haciendo uso de los
recursos, objetos, implementos, conocimientos y habilidades, as mismo,
estn responsabilidades y compromisos para un bien comn. Donde las
actividades, funciones y tareas, garantizan como se articula un espacio
temporal de acuerdo a las condiciones del perfil exigido donde la finalidad que
se persigue es la calidad en los procesos de la estructura, la estrategia, la
gestin, la administracin y la productividad, lo cual, sienta un precedente que
no se altera por tramites que complican y hacen ms lento el trabajo a realizar.
El puesto de trabajo no es esttico, cambia con el tiempo al perseguir un
mejor resultado, podemos decir que no toda actividad es considerada puesto
de trabajo, pues hay requisitos como son: una institucin organizada, un
orden jerrquico, un contrato, un salario fijo y una serie de compromisos
adquiridos, dentro de una estructura formal y legal. De no cumplir con
lo mencionado anteriormente se hablara solo de un trabajador independiente
que maneja su propio tiempo y carece de un sueldo fijo siendo as diferente a
una persona que desempea una labor en una empresa donde cumple un
horario,
y
recibe
a
cambio
sus
prestaciones.
Aspectos extrnsecos e intrnsecos del anlisis del cargo
Los Aspectos Intrnsecos se refiere a la descripcin del cargo tales como:

El nombre del Cargo.

Posicin del cargo en el organigrama.

Contenido del cargo (tareas o funciones)

Los Aspectos Extrnsecos se refieren al anlisis del cargo, en este caso se

refiere al perfil del analista que anteriormente se explic.

Requisitos intelectuales: Instruccin Bsica necesaria, Experiencia

necesaria, iniciativa necesaria, Aptitudes necesarias.

Requisitos Fsicos: Esfuerzo fsico

necesaria, constitucin fsica necesaria.

Responsabilidades implcitas: este se refiere a la responsabilidad que

tiene el ocupante del cargo adems del trabajo normal y de sus
funciones tales como; supervisin del personal, materiales y equipos,
mtodos, dinero, entre otros.

Condiciones de trabajo: este se refiere a las condiciones en que el

trabajador se desempea (ambiente de trabajo Riesgos) y que este a
su vez trata de adaptarse para que no afecte su productividad y
rendimiento en sus funciones.

necesario,

concentracin

El anlisis de puestos es una herramienta primordial para la gestin de los

recursos humanos. Para llevarlo a cabo, en un primer momento se elaborar
el organigrama de la organizacin y el inventario de los puestos de
trabajo actuales.
El objetivo del anlisis de puestos es conocer y determinar los siguientes
aspectos:

Denominacin de los puestos.

Dotacin actual de los puestos.

Localizacin en la estructura organizativa existente.

Delimitacin de las reas de actuacin, competencias y funciones

relevantes.

Ubicacin de cada puesto de trabajo.

Asimismo, se procede a la codificacin e inventariado de los puestos de trabajo

existentes, lo que permitir una planificacin del trabajo posterior que lo hara
ms eficiente.
La recogida de informacin en esta fase del anlisis de puestos es, en un
primer momento, descendente. Es decir, se comienza entrevistando a los
directivos y mandos de orden jerrquico superior, continuando con aquellos que
les siguen en la jerarqua.

Sobre esta base se analizan los puestos presentes actualmente o de futura

creacin, reflejando la informacin sobre aquellos, a travs de la Descripcin
de Puestos de Trabajo aplicada en cada puesto.
En cuanto a la metodologa frecuentemente empleada en esta fase de recogida
y sistematizacin de datos, se combinan distintas tcnicas:

Cuestionario.

Entrevista en el puesto de trabajo.

Entrevista en grupo/Tcnica de Grupo.

Entrevista con mandos y directivos.

Para el anlisis de puestos se aplicarn unas u otras en funcin del puesto de

trabajo estudiado en ese momento.
En cualquier caso la redaccin de las descripciones se realizar tras haber
consultado con el/la empleado/a que ocupe un puesto y su jefe inmediato.
Una vez redactada ser presentada de nuevo a empleado y jefe para que
efecten las precisiones que consideren oportunas y elaborar la descripcin
final.
La recogida de informacin, en esta fase, ser ascendente, es decir, el inicio se
llevar a cabo partiendo de los puestos de menos nivel. Igualmente, se partir
de una rea concreta, abordando las dems sucesivamente.
METODOLOGIA:
Las Descripciones de Cargo parten de un anlisis de trabajo en el cual se
incluye toda la informacin pertinente. La documentacin se realizar utilizando
un software que facilita su redaccin y organizacin, en reuniones tipo taller de
cuatro horas de duracin, donde se explica a los participantes la metodologa y
herramientas correspondientes. Esperamos poder realizar aproximadamente
20 descripciones de cargo en cada taller.
La elaboracin de las descripciones se realiza en talleres. Una vez
levantada la informacin se procede a elaborar la descripcin del cargo. La
descripcin preliminar es aprobada por los empleados que participaron en los
talleres y es enviada a sus supervisores a efectos de revisin y conformidad.
La informacin que se registrar en la descripcin del cargo ser la
siguiente:
- Identificacin del Cargo: Ttulo del Cargo, Direccin/Gerencia/ Departamento,
Nombre del Ocupante que responde el cuestionario, Ttulo del Cargo del
Supervisor Inmediato, Nombre del Supervisor Inmediato, Localizacin
geogrfica del cargo, Fecha levantamiento de la informacin, Analista.

- Ubicacin en la estructura organizacional de la Empresa. A quien reporta,

cuales otros cargos reportan al mismo supervisor, y quienes le reportan
directamente.
- Propsito general del cargo: Una declaracin breve de la funcin bsica del
cargo, expresada en trminos de accin, funcin y resultado. Es necesaria para
que el lector de la Descripcin de Cargo pueda obtener inmediatamente una
impresin de la razn de ser del cargo en la Organizacin.
- Finalidades: Descripcin de las acciones, funciones y resultados de las cuales
el cargo es responsable. Acciones: Qu hace? define el modo de actuacin
del cargo dentro de la Organizacin. Funcin: Cmo lo hace? Define el medio
o metodologa utilizada para cumplir con las acciones sealadas.
- Resultado Esperado: Para qu lo hace? son declaraciones breves,
numeradas que establecen los resultados finales ms importantes sobre los
cuales el cargo es responsable.
- Naturaleza y Alcance: Breve descripcin sobre los aspectos relevantes del
cargo. Entorno: Principales Actividades, Relaciones, Conocimientos,
Habilidades y Destrezas, Autonoma Principales retos, Otros roles que
desempea. Describe en qu consiste el cargo, cmo se relaciona con
posiciones superiores y subordinadas, cual es el clima dentro del cual opera,
que otros roles significativos desempea en la Organizacin. Adicionalmente,
seala con quien se relaciona interna o externamente el titular del cargo para
efectuar sus actividades, aclarando para qu establece dicha interrelacin.
- Dimensiones econmicas y financieras de la posicin: Las cantidades
significativas sobre las que el cargo causa impacto directo o indirecto.
- Responsabilidad Social Empresarial (RSE): Deberes del cargo en materia de
Responsabilidad Social Empresarial, conforme a las polticas establecidas en la
empresa.
- Perfil: Nivel de educacin formal, experiencia, conocimientos, habilidades,
destrezas y competencias requeridas para desempear el cargo.