Unidad I.

Activo Circulante
Tema 1. El Efectivo

Introduccin

La solvencia de toda empresa est fundamentada en las diferentes partidas que comprende
el efectivo. El activo circulante disponible est representado por todo el dinero que se
encuentra en caja, caja chica, banco y otras partidas que se pueden considerar equivalentes
de efectivo.

El efectivo se presenta en el Balance General como el primer rubro de los activos en su

condicin ms lquida, razn por la cual, es clasificado como un activo circulante disponible.
Siendo el efectivo el activo ms lquido que posee la empresa, se hace necesario establecer
un control interno adecuado para evitar prdidas por concepto de fraudes o robos.

Contenido

Los contenidos desarrollados en este tema son los siguientes:

1.1 Definicin
1.2 Naturaleza y caractersticas
1.3 Importancia
1.4 Partidas consideradas efectivo
1.5 Partidas no consideradas efectivo
1.6 Clasificacin
1.7 Normas de valuacin del efectivo
1.8 Normas de presentacin del efectivo en el Balance General

1. El Efectivo

1.1 Definicin

El efectivo es el activo circulante ms lquido representado por el dinero disponible en caja,

caja chica y banco. Tambin se considera efectivo todas las partidas del activo circulante que
puedan ser convertidas en dinero a su valor nominal en forma inmediata. Catacora, define al
efectivo como la primera partida que aparece en el Balance General y representa uno de los
renglones ms importantes de los rubros del activo para una entidad.

El efectivo est representado por el dinero disponible en los bancos, el segregado para fines
especficos.

1.2 Naturaleza y caractersticas

El efectivo puede originarse por diferentes transacciones; entre ellas tenemos:

Aportes en efectivo de los socios, accionistas o dueos para constituir una empresa o para
aumentar su capital
Ventas al contado
Cobranzas realizadas
Ingresos recibidos por servicios prestados o cualesquiera otra naturaleza

Todas las partidas consideradas efectivo deben cumplir las siguientes caractersticas:

- Ser propiedad de la empresa

- Tener disponibilidad absoluta para efectuar todo tipo de desembolso
- Tener convertibilidad inmediata, en dinero a su valor nominal
- Estar libre de toda restriccin, razn por la cual es clasificada como un activo circulante
disponible.

1.3 Importancia

El efectivo se considera uno de los activos ms importantes que posee la empresa, su grado
de liquidez determina la capacidad de pago que tiene ante los acreedores. El efectivo permite
realizar compras al contado, cancelar todas las obligaciones, realizar inversiones, etc. El uso
adecuado del efectivo asegura el xito y desarrollo de toda organizacin, su existencia
garantiza cumplir con el ciclo de las operaciones mercantiles en la empresa.

1.4 Partidas consideradas efectivo

Las partidas utilizadas para representar al efectivo son las siguientes:

- Caja
- Caja chica
- Bancos

1.5 Partidas no consideradas efectivo

La definicin del efectivo permite categorizar las siguientes partidas como no efectivo.
- Vales de caja
- Estampillas fiscales o postales
- Dinero en custodia de terceras personas
- Cheques devueltos
- Cheques post-fechados
- Depsitos a plazo fijo
- Depsito para fines especficos
- Depsitos en bancos intervenidos o cerrados
- Adelantos para viticos u otros gastos por relacionar
- Las cuentas y documentos por cobrar

1.6 Clasificacin
El efectivo se clasifica de acuerdo al grado de liquidez y disponibilidad. La mayora de las
empresas categorizan en primer lugar Caja Chica, luego Caja y Banco. Otras empresas lo
clasifican as: Caja, Caja Chica y Banco. El siguiente cuadro describe y clasifica las cuentas
que representan el efectivo:
Cuadro I.1 Descripcin y clasificacin de las cuentas Efectivo
Cuenta

Descripcin

Clasificacin
Cuenta Real

Representa el efectivo que ha recibido la empresa Activo Circulante

Caja

por las diferentes transacciones realizadas al Disponible

contado

Saldo Deudor
Balance General
Cuenta Real

Son fondos fijos destinados para que el custodio Activo Circulante

Caja Chica

realice pagos o desembolsos menores, de acuerdo Disponible

a la necesidad de la empresa

Saldo Deudor
Balance General

Representa los movimientos del efectivo en Cuenta Real

moneda
Banco

nacional

en

moneda

extrajera Activo Circulante

(cotizables en Venezuela), este efectivo puede Disponible

generarse por los depsitos efectuados y las notas Saldo Deudor
de crdito bancarias

Balance General

1.7 Normas de valuacin del efectivo

Son las reglas establecidas por la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de

Venezuela, para que las transacciones mercantiles que soportan el efectivo, estn de
acuerdo con la Declaracin de Principios de Contabilidad (DPC) de aceptacin general en
Venezuela.

Las reglas de valuacin establecen que el efectivo debe ser valuado a su valor nominal, la
moneda extranjera se vala a la tasa de cambio vigente para la fecha de la preparacin del
Balance General.

Ejemplo I.1. Conversin de moneda extranjera a bolvares.

Si una empresa tiene 100$ en el Banco X, se debe multiplicar el efectivo (100$) por el valor
del dlar en Bolvares existente para la fecha del Balance General:
100x4.300= 430.000 Bolvares

1.8 Normas de presentacin del efectivo en el Balance General

Las normas establecidas por la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de

Venezuela, establece que los renglones en efectivo deben mostrarse en el Balance General
como las primeras partidas del Activo Circulante a su valor nominal.
De existir efectivo en moneda extranjera, se debe realizar una nota a los estados financieros
explicando el tipo de moneda extranjera y la tasa de cambio existente para la fecha de la
elaboracin del Balance General.

Los cheques que estn pendientes por entregar a sus beneficiarios a la fecha de la
preparacin del Balance General, deben presentarse formando parte del rengln del efectivo.

Cuando la empresa realiza transacciones con dos o ms bancos y una de estas cuentas
corrientes presenta un sobregiro, el saldo negativo debe compensarse con otros saldos
deudores de la misma naturaleza y de disponibilidad inmediata, si contina negativo el saldo
en la cuenta Banco, este monto debe presentarse en el Balance General a la fecha de su
preparacin como pasivo a corto plazo.

Ejemplo I.2. Efectivo presentado en el Balance General

El siguiente es un ejemplo del efectivo presentado en el Balance General

Tema 2. Efectivo en Caja

Introduccin

La administracin eficiente del efectivo garantiza el xito de cualquier organizacin.

Es indispensable tener un sistema de control del efectivo en caja, debido a que este activo es
muy atrayente para cualquier empleado. Adems, no es fcil seguirle el rastro sin controles
establecidos. Para el desarrollo normal de las operaciones de una empresa, se hace
indispensable poseer niveles adecuados de efectivo. El control de las entradas de efectivo en
caja, tiene como finalidad, garantizar que se salvaguarde desde el momento en que se recibe
hasta el momento en que es depositado en una cuenta bancaria. Dentro de los controles
internos establecidos para el Efectivo en Caja, se hace necesario establecer un fondo fijo en
Caja Chica para cubrir pagos de menor cuanta. La necesidad de este fondo fijo va a
depender de la naturaleza de la empresa.

Contenido Los contenidos desarrollados en este tema son:

2.1 Definicin
2.2 Caractersticas
2.3 Control interno
2.4 Caja chica
2.4 Registros contables de caja chica
2.5 Arqueo de caja
2.6 Uso de las notas de dbito de caja
2.7 Uso de las notas de crdito de caja

2.1 Definicin

El efectivo en Caja est representado por todas las monedas y billetes de curso legal en el
pas y por todas las monedas y billetes extranjeros cotizables en Venezuela. Tambin el
efectivo en caja est constituido por: - Cheques conformados a nombre de la empresa sin
depositar. - Cheques personales sin restriccin de ninguna naturaleza. - Recibos

conformados de tarjetas de crdito y de dbito sin depositar. - Vales de cesta ticket recibidos.
- Documentos de crdito pagaderos a su presentacin.

2.2 Caractersticas

Los montos clasificados como efectivo en caja, deben cumplir las siguientes caractersticas: Ser propiedad de la empresa.

- Ser aceptables para depsito bancario.

- Estar libres de restricciones en cuanto a su uso.
Segn Catacora (1998:123), la cuenta Caja est constituida por el dinero o numerario en
existencia que se recibe o se entrega por las diferentes razones.

2.3 Control interno

El control interno, es la herramienta utilizada en la empresa, para salvaguardar los activos,

verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables, necesarios para preparar los
estados financieros. Cuando la administracin de la empresa establece un control interno
adecuado para el manejo del efectivo, los datos contables utilizados para la toma de
decisiones son dignos de todo crdito. La Federacin de Contadores Pblicos de Venezuela
(2002), define al control interno como una serie de mtodos y medidas adoptadas en un
negocio con el fin de salvaguardar sus activos, garantizar la exactitud y confiabilidad de los
datos contables, promover la eficiencia operacional y aumentar la adherencia a las polticas
administrativas prescritas. El efectivo en caja debe protegerse desde el momento en el cual
se recibe, hasta tanto el momento de ser depositado en el banco.

Las normas bsicas para asegurar su proteccin son las siguientes:

- Segregacin de funciones, separar el manejo del efectivo del mantenimiento de registros

contables.
- Todos los ingresos recibidos por caja deben ser depositados en una cuenta bancaria, el
mismo da o el siguiente y en forma intacta.

- Algunas empresas consideran necesario que la caja mantenga un fondo para que el cajero
pueda dar vuelto de ser necesario.
- Realizar arqueos recurrentes y sorpresivos, para verificar que la suma de todo lo existente
en caja coincida (cuadre) con la suma en bolvares de los documentos que soportan las
transacciones realizadas.
- Establecer plizas de seguro para el cargo de cajero. Esta pliza es importante porque la
empresa est sujeta a robo o incendio.
- Colocar las cajas registradoras en un lugar que los clientes puedan observar las
cantidades registradas por el cajero.
- Las polticas establecidas en la empresa deben estar por escrito en forma clara y precisa.

Segn la poltica administrativa y contable aplicada en una organizacin, se hace necesario

crear el fondo fijo de caja chica, para cancelar desembolsos de menor cuanta. La cantidad
del fondo fijo y el monto mximo para realizar los pagos, dependen de la naturaleza de la
entidad econmica, del volumen de sus operaciones y de la frecuencia con que se realicen.

2.4 Caja Chica

La cuenta Caja Chica representa el efectivo ms disponible que posee la empresa, para
realizar pagos menores y recurrentes. Para Catacora, los fondos fijos son conocidos tambin
con la denominacin de Caja Chica. Estos fondos fijos estn constituidos por la disponibilidad
en moneda nacional o extranjera, que se encuentran segregados o asignados para
desembolsos especficos y recurrentes que se tengan razn a diferentes necesidades.
El control interno que debe cumplir el responsable (custodio) de administrar el fondo fijo de
Caja Chica se resume en lo siguiente:

- El monto fijo establecido por la empresa para la apertura caja chica debe ser limitado.
- Establecer un lmite mximo para los desembolsos realizados por caja chica.
- La responsabilidad de la administracin del fondo fijo debe tenerla una sola persona
(custodio).
- Los desembolsos cancelados por caja chica deben estar debidamente autorizados y
soportados.

- Los comprobantes que justifiquen los desembolsos realizados, deben presentar toda la
informacin necesaria para realizar el registro contable.
- Los comprobantes deben elaborarse en tinta y sin enmendaduras. Los comprobantes
nulos deben conservarse para cumplir con el control interno.
- Realizar arqueos imprevistos y frecuentes. - Establecer el perodo en el cual se va a
rembolsar el fondo.
- A la fecha de preparar los estados financieros se debe rembolsar el fondo fijo.

2.5 Registros contables de caja chica

Los asientos contables se deben realizar en los libros exigidos por el Cdigo de Comercio
Venezolano (C.Com), cumpliendo con las formalidades legales establecidas en el mismo.
La cuenta Caja Chica se contabiliza solamente en cuatro (4) situaciones: apertura, aumento,
disminucin y eliminacin de Caja Chica. El cuadro siguiente describe los registros contables
correspondientes a cada situacin:

Es importante sealar que el asiento contable del reembolso de Caja Chica es el nico
registro contable que se realiza peridicamente. Este asiento se contabiliza cargando (debe)
a los diferentes desembolsos y abonando (haber) a la cuenta banco.

2.5.1 Creacin de Caja Chica

Significa constituir un fondo fijo, para realizar desembolsos pequeos o irrisorios, el monto de
este fondo va a depender de las necesidades de la empresa.
Ejemplo I.3. Registro de la creacin de la Caja Chica en el Libro diario.
El 02 de septiembre del 2004, el administrador Jess Ordaz de la empresa Roci, C.A. decide
crear el fondo fijo de Caja Chica por Bs. 50.000,00 emite el cheque No. 001 del Banco Ros, a
nombre del custodio Emiro Ruiz.
A continuacin se presenta el registro contable de la Creacin de la Caja Chica en el Libro
Diario:

El custodio hace efectivo el cheque recibido y lo deposita en Caja Chica para empezar a
realizar los desembolsos autorizados.
Ejemplo de tres comprobantes realizados por el custodio Emiro Ruz:

El comprobante No. 1 es por la compra de caf y azcar,

El No. 2 por el pago de peridicos y revistas y

El No. 3 es por la compra de lpices y bolgrafos;

Cada comprobante presenta la fecha correspondiente del da del pago, el concepto y la
cantidad del desembolso en bolvares. Es importante sealar que los comprobantes descritos
anteriormente no presentan el IVA.
A continuacin se presentan los tres comprobantes realizados por el custodio Emiro Ruiz.

El control interno de Caja Chica, establece que cada comprobante debe tener anexo la
factura o el recibo de caja que justifique el pago realizado. El reembolso de Caja Chica lo
debe solicitar el custodio cumpliendo con la poltica establecida en la empresa. La poltica de
esta empresa (ROCI, C.A.) es rembolsar la Caja Chica cada quince (15) das.

El 15-09-2004 el custodio Emiro Ruiz presenta la relacin de comprobantes para que le

reintegren a travs de un cheque el monto de 45.000,00 Bs. Esta cantidad sumada al saldo
existente en Caja Chica de Bs. 5.000, da un total de Bs. 50.000,00. Este monto siempre debe
ser igual al Fondo Fijo establecido para Caja Chica.

La relacin anterior demuestra que el cheque de reposicin es por Bs. 45.000,00; emitido a
nombre del custodio Emiro Ruiz. No hubo faltante ni sobrante. El administrador de la
empresa aprueba la relacin de comprobantes y emite el cheque por Bs. 45.000 a nombre
del custodio Emiro Ruiz. El custodio hace efectivo el cheque en el Banco, lo ingresa a la caja
chica junto a los Bs. 5.000,00 existentes, para volver a tener el fondo fijo de Bs. 50.000,00. El
Departamento de Contabilidad recibe la relacin de comprobantes acompaada de todos los
soportes que justifican los desembolsos; y realiza el asiento contable del reembolso.

2.5.2 Reembolso de caja chica

Significa reponer el fondo fijo de caja chica, por la cantidad de Bs. que sumen los
comprobantes de egresos. El registro contable se realiza cargando (debe) a las cuentas de
egresos que originaron las salidas del dinero de Caja Chica y abonando (haber) a la cuenta
Banco el monto correspondiente.

Ejemplo I.4. Registro en el libro diario de caja chica, cuando no existen faltantes ni sobrantes.
A continuacin se presenta el registro contable del reembolso de Caja Chica en el Libro
Diario.

2.5.3 Faltantes y Sobrantes en Caja Chica

Cuando el custodio no cumple las normas del control interno, puede sobrar o faltar dinero en
Caja Chica por diferentes conceptos. Por ejemplo un faltante puede ocurrir cuando el
custodio no relaciona todos los comprobantes, o cuando ha relacionado una factura por una
cantidad menor; tambin puede ocurrir por uso indebido del fondo.
a. Reembolso de Caja Chica cuando se presenta un faltante
Significa reponer el fondo fijo por una cantidad mayor que el total de comprobantes.

A continuacin se presenta la relacin del comprobante No. 2, con un faltante de Bs.

2.000,00 (el saldo existente en Caja Chica es Bs. 3.000,00.

La relacin anterior demuestra que existe un faltante por Bs. 2.000,00, lo que significa que el
cheque emitido al nombre del custodio es por Bs. 47.000,00. Cuando el custodio hace
efectivo el cheque y lo ingresa a Caja Chica junto a los Bs. 3.000,00 existentes, vuelve a
tener el monto del fondo fijo de Bs. 50.000,00. La poltica de la empresa Roci, C.A. es cargar
(Debe) los faltantes de Caja Chica a Cuentas por Cobrar Custodio; y cuando exista un
sobrante se debe abonar (Haber) a la cuenta Ingresos por Sobrantes.

Ejemplo I.5. Registro del reembolso de caja chica cuando existe un faltante. A continuacin
se presenta el registro contable en el Libro Diario de un Reembolso de Caja Chica con
Faltante.

b. Reembolso de Caja Chica cuando presenta un sobrante Significa reponer el fondo fijo por
una cantidad menor que el total de comprobantes. A continuacin se presenta la relacin de
comprobantes No. 3, con un sobrante por Bs. 1.000,00. A continuacin se presenta una
Relacin de Comprobantes con Sobrante (Saldo de Caja Chica Bs. 6.000,00*)

La relacin anterior demuestra que existe un sobrante de Bs. 1.000,00; lo que significa que el
cheque emitido a nombre del custodio es por Bs. 44.000,00. Cuando el custodio hace
efectivo el cheque y lo ingresa a caja chica junto a los 6.000,00 existentes vuelve a tener el
monto del fondo fijo de 50.000,00 Bs. La poltica establecida en la empresa para contabilizar
los sobrantes es abonar (Haber) a la cuenta de ingresos por sobrante. El monto del sobrante
es de Bs. 1.000,00 en la relacin anterior.

Ejemplo I.6. Registro del reembolso de caja chica cuando existe un sobrante. A continuacin
se presenta el registro contable en el Libro Diario de un Reembolso de Caja Chica cuando
existe un sobrante.

2.6 Arqueo de caja

Consiste en el conteo fsico y examen del efectivo, cheques, valores y cualesquiera otros
documentos, que se encuentre en poder del cajero en el momento de realizar la inspeccin
ocular.

El total del efectivo ms el total de comprobantes existente debe ser igual al monto del fondo
establecido.

La presencia del custodio durante el tiempo del Arqueo, es indispensable, no debe permitirse
que se ausente del lugar por ninguna razn. La persona autorizada (auditor) para realizar el
Arqueo de Caja, debe elaborar una relacin detallada del contenido del Arqueo, y debe estar
firmada por el custodio en conformidad de lo que recibe del auditor despus del arqueo.
En la prctica se suele utilizar un formulario impreso como el siguiente:

2.7 Uso de las notas de dbito de caja

Son notas emitidas por las empresas para informar la variacin del monto original de la
factura. Ejemplo I.7. Uso de la nota de dbito de caja. Cuando la empresa ha comprado
mercancas a crdito y por cualquier causa le devuelve al proveedor parte de esa compra;
esta empresa compradora emite una nota de dbito al proveedor para informarle que su
cuenta est siendo debitada, es decir disminuida. Las notas de dbito tambin se pueden
originar cuando el cliente tiene que cancelar una cantidad superior de la que dice la factura
original.

2.8 Uso de las notas de crdito de caja

Son notas emitidas por las empresas para informar la variacin del monto de la factura. Es
importante sealar que el personal autorizado para emitir notas de crdito no debe realizar
las cobranzas a los clientes para evitar manejo doloso del efectivo. Ejemplo I.8. Uso de la
nota de crdito de caja. Cuando la empresa ha vendido mercancas a crdito y por cualquier
causa el cliente le devuelve a la empresa parte de esa venta. La empresa vendedora emite
una nota de crdito al cliente para informarle que su cuenta ha disminuido. Las notas de
crdito de caja, tambin se pueden originar por descuentos otorgados a los clientes cuando
cancelan las facturas antes del vencimiento.