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Sea donde sea que desee guardar el libro (en el equipo o en la web, por ejemplo), todo el trabajo de
guardar se realiza en la pestaa Archivo.
Mientras que usa Guardar o presiona Ctrl+G para guardar un libro existente en su ubicacin actual,
debe usarGuardar como para guardar el libro por primera vez, en una ubicacin diferente, o para crear
una copia del libro en la misma ubicacin o una ubicacin distinta. A continuacin le mostramos cmo
hacerlo:
1.
2.
Debajo de Guardar como, elija el lugar donde desea guardar el libro. Por ejemplo, para guardar
en su escritorio o en una carpeta del equipo, haga clic en Equipo.
SUGERENCIA
continuacin, regstrese (o inicie sesin). Para agregar sus propios sitios a la nube, como una ubicacin
de Office 365SharePoint o de OneDrive, haga clic en Agregar un sitio.
3.
Haga clic en Examinar para encontrar la ubicacin que desea en su carpeta Documentos.
Para elegir otra ubicacin en el equipo, haga clic en Escritorio y, a continuacin, elija el lugar exacto
donde desea guardar su libro.
4.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el libro nuevo. Escriba un nombre
diferente si est creando una copia de un libro existente.
5.
Para guardar el libro en un formato de archivo diferente (como .xls o .txt), en la lista Guardar
como tipo(debajo del cuadro Nombre de archivo), elija el formato que desee.
6.
3.
Debajo de Carpetas recientes de la derecha, seale la ubicacin que desea anclar. Una imagen
de alfiler
4.
aparecer a la derecha.
Haga clic en la imagen para anclar dicha carpeta. La imagen se muestra ahora como
anclada
. Cada vez que guarda un libro, esta ubicacin aparecer en la parte superior de la lista
debajo de Carpetas recientes.
SUGERENCIA
anclada
Para desanclar una ubicacin, solo tiene que hacer clic en la imagen de alfiler
de nuevo.
Activar Autorrecuperacin
Excel guarda automticamente su libro mientras trabaja en l, en el caso de que algo ocurra, como que se
vaya la corriente. Esto se denomina Autorrecuperacin. Esto no es lo mismo que guardar el libro, por lo
que no debe estar tentado a depender de la Autorrecuperacin. Guarde el libro con frecuencia. Sin
embargo, la Autorrecuperacin es una buena manera de tener una copia de seguridad, en el caso de que
ocurra algo.
Asegrese de que la opcin de Autorrecuperacin est activada:
1.
2.
3.
4.
Establezca los minutos para la frecuencia con que desea que Excel realice una copia de
seguridad de su trabajo y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Vamos a ver con ms detalle las opciones disponibles en Excel 2010 a la hora de guardar
un libro de trabajo, como puede ser la creacin de copias de seguridad, o la proteccin de
libros de trabajo.
En funcin del sistema operativo que se utilice: Windows XP, Windows Vista, Windows 7,
etc. el cuadro puede presentar un aspecto u otro. Pero, en general, son muy similares y tienen
opciones idnticas.
Normalmente se muestra un panel de navegacin, que contiene la jerarqua de carpetas
de nuestro equipo. De modo que simplemente debemos ir explorando las carpetas hasta
llegar a la que queramos que conserve el documento que estamos guardando.
Tambin encontraremos, en la zona superior habitualmente, una serie de botones que nos
ayudan a cambiar la forma en que visualizamos los archivos y carpetas (vistas), volver a la
ltima carpeta explorada, es decir, volver atrs (habitualmente es un botn en forma de flecha
que indica hacia la izquierda), entre otros.
Los botones u opciones que tengan una pequea flecha triangular que seala hacia abajo
implican que al pulsarlos mostrarn un men o una lista de opciones, por lo tanto, la mejor
manera de conocerlos es hacer clic y leer las opciones que contienen.
Para el resto de botones, es aconsejable que, si no sabes qu accin realiza un
determinado botn, sites el cursor sobre l durante unos segundos sin hacer clic. Aparecer
un pequeo mensaje explicativo de la ayuda de Windows indicando la accin que realiza. Si
necesitas ms ayuda, siempre puedes recurrir al botn deAyuda en forma de interrogante.
Podemos tener siempre una copia de los archivos por si le pasara algo al archivo original.
Para ello:
Paso 1:
Una vez tengas abierto Excel 2010, haz clic en la pestaa Archivo.
Paso 2:
Aqu, vas a encontrarte con dos maneras de abrir archivos: el
comando Abrir y el botn Reciente. Fjate cmo funcionan cada una de
estas opciones:
Comando Abrir
Al hacer clic aqu, vers un cuadro de dilogo que contiene los archivos
que tienes guardados en tu computador. All, debes buscar y hacer clic
en el libro de clculo que vas a retomar y pulsar el botn Abrir.
Botn Reciente
Vers la lista de los ltimos libros de clculo en los que has trabajado.
All, debes ubicar y hacer clic sobre el archivo que quieres abrir.
Paso 2:
Ahora, lo nico que debes hacer es ubicar y hacer clic en el comando
Cerrar.
Guardar un libro o
una hoja de
clculo como
plantilla
Para ahorrar tiempo o fomentar la estandarizacin, puede guardar un libro como una plantilla que puede
usar para crear otros libros. En Microsoft Office Excel 2007, un archivo de plantilla (.xltx) puede incluir
datos y formato, y un archivo de plantilla habilitada para macros (.xltm) tambin puede incluir macro.
Puede usar una plantilla propia para crear un nuevo libro o puede usar una de las mltiples plantillas
predefinidas que puede descargar en Microsoft Office Online.
Qu desea hacer?
Crear una plantilla
Usar una plantilla para crear un nuevo libro
2.
3.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que desee usar para la plantilla.
4.
En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantilla de Excel o haga clic en Plantilla de
Excel habilitada para macros si el libro contiene macros que desea que estn disponibles en la
plantilla.
5.
plantilla sin guardarlo en el formato de archivo de plantilla (.xltx o .xltm). En Windows Vista, la carpeta
Plantillas suele ser C:\Users\<su nombre>\AppData\Roaming\Microsoft\Plantillas. En Microsoft
Windows XP, la carpeta Plantillas suele ser C:\Documents and Settings\<su nombre>\Datos de
programa\Microsoft\Plantillas.
Principio de pgina
1.
2.
Para basar el libro en una plantilla usada recientemente, haga clic en En blanco y
reciente y despus, enPlantillas utilizadas recientemente, haga doble clic en la plantilla que desee usar.
Para basar el libro en una plantilla instalada, haga clic en Plantillas instaladas y
despus, en Plantillas instaladas, haga doble clic en la plantilla que desee usar.
Para basar el libro en una plantilla que haya creado, haga clic en Mis plantillas y
despus, en la ficha Mis plantillas, haga doble clic en la plantilla que desee usar.
Para basar el libro en otro libro, haga clic en Nuevo a partir de un libro existente y,
disponibles en Office Online. En Microsoft Office Online, haga clic en una categora de plantillas y
despus, en esa categora, haga doble clic en la plantilla que desee descargar. Si la plantilla que desea
descargar ha sido suministrada por un miembro de la Comunidad de Microsoft Office Online, deber
hacer clic en Acepto para aceptar las Condiciones de uso del contrato de licencia para plantillas de la
Comunidad y poder descargar dicha plantilla.
Si
queremos recuperar
algn
libro
de
trabajo ya
guardado,
la
operacin
denomina Abrir.
Para abrir un archivo ya existente selecciona la opcin Abrir del men Archivo.
se
Explor
a tus carpetas hasta encontrar el libro que te interesa, seleccinalo con un clic y despus
pulsa el botn Abrir.
Si en la carpeta donde se encuentra el archivo que buscas hay muchos otros archivos,
puedes optar por escribir el Nombre de archivo en el recuadro. A medida que vayas
escribiendo, se mostrar un pequeo listado de los archivos que coincidan con los caracteres
introducidos. Simplemente haz clic sobre l.
Nota: La forma de explorar las carpetas puede variar en funcin del sistema operativo que
utilices.
a seleccin
La operacin de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando
utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La
operacin de Copiar duplicar las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y
Pegar copia la informacin del portapapeles a donde nos encontramos situados.
Para copiar unas celdas a otra posicin, tenemos que hacerlo en dos tiempos:
En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:
Selecciona las celdas a copiar y pulsa CTRL + C. O bien seleccinalas y haz clic en el
botn Copiar de la barra Inicio.
Observars como aparece una lnea punteada que la informacin que se ha copiado
en el portapapeles.
Adems, en la versin Excel 2010 se ha incluido una pequea flecha que permite
seleccionar la forma en que queremos copiar los datos. Si elegimos Copiar como
imagen, aparecer un pequeo cuadro que nos permite convertir los datos
seleccionados en una nica imagen.
Sitate sobre la celda donde quieras insertar los datos copiados en el portapapeles. Y
haz clic en la opcin Pegar de la barra Inicio, o bien pulsa la combinacin de teclas
Ctrl + V.
Excel 2010 extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del rea
copiada. La celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada.
En caso de que lo que quieras sea sustituir el contenido de unas celdas por la
informacin copiada, seleccinalas antes de pegar la informacin y se
sobreescribirn.
Para quitar la lnea de marca alrededor del rea copiada, pulsar la tecla ESC del
teclado. Mientras tengas la lnea de marca puedes volver a pegar el rango en otras
celdas sin necesidad de volver a copiar.
Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en l con
sucesivas copias.
Puedes acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequea flecha que aparece en la
parte superior derecha de la seccin Portapapeles de la pestaa Inicio.
En nuestro caso puedes observar que hay 4 elementos, aunque indica que hay 18 de
24 objetos en el portapapeles.
Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar.
Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botn .
Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botn .
Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su botn cerrar del
panel o volver a pulsar el botn con el que lo mostramos.
Podemos tambin elegir si queremos que aparezca automticamente esta barra o no
a la hora de copiar algn elemento. Para ello:
Hacer clic sobre el botn .opciones-
Para hacerlo, primero seleccionamos las celdas y pulsamos en el men Editar Copiar, o
directamente las teclas Ctrl + C.
Con las celdas ya copiadas en el portapapeles, nos situamos sobre la celda que queremos
que
corresponda
con
la
esquina
superior
del
rango
copiado,
Hay que tener cuidado si las celdas en las que pegamos ya contenan datos, porque se
borrarn.
Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo
hasta donde se quiere copiar el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de
soltar el botn del ratn.
Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango.
el
botn
podemos
ver
.
el
Cuadro
elegir
el
tipo
de
copiado:
Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el
men Herramientas, Opciones..., en la ficha Modificar activar la casilla Permitir arrastrar y
colocar.
Cuando copiamos celdas con frmulas que contienen referencias a otras celdas, como
por ejemplo =A2+3, la frmula variar, dependiendo de donde vayamos a copiar la frmula,
esto es porque las referencias contenidas en la frmula son lo que
denominamos REFERENCIAS RELATIVAS son relativas a la celda que las contiene.
As si en la celda B3 tenemos la frmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4 , esta
ltima contendr la frmula =A3+3. A veces puede resultar incmodo la actualizacin anterior a
la hora de trabajar y por ello Excel 2007 dispone de otros tipos de referencias como son
las ABSOLUTAS y las MIXTAS.
Para indicar una referencia absoluta en una frmula tendremos que poner el signo $
delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y as aunque
copiemos la celda a otra, nunca variar la referencia.
Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de
la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.
Si no recuerdas muy bien el concepto de referencias te aconsejamos repases el bsico
correspondiente del Tema 4.
Si en las celdas a copiar no hay frmulas sino valores constantes como fechas o series de
nmeros, Excel 2007 rellenar las nuevas celdas continuando la serie. Si deseas ms
informacin sobre el uso del autorrelleno, pulsa aqu
La operacin de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando
utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar. La operacin
de Cortar desplazar las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar
copia la informacin del portapapeles a donde nos encontramos situados.
Para mover unas celdas a otra posicin, sigue los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a mover.
Seleccionar la pestaa Inicio y hacer clic en el botn Cortar.
O bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + X.
Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas cortadas indicndonos
la informacin situada en el portapapeles.
A continuacin seleccionar las celdas donde quieres que se siten las celdas cortadas (no
hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona
una nica celda, Excel extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del
rea cortada. La celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada).
Seleccionar la pestaa Inicio y haz clic en el botn Pegar.
O bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + V.
Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido
de stas ltimas, no podemos utilizar el pegado especial visto en el tema anterior.
Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la frmula asociada a
la celda que movemos.
4. Pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres
mover el rango.
5. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de
soltar el botn del ratn.
6. Suelta el botn del ratn cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.
Si queremos mover algn rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes
pasos:
1. Seleccionar las celdas a mover.
2. Situarse sobre un borde de la seleccin.
3. El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y
una cruz de 4 puntas, tal como esto:
4. Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, despus pasar el puntero del
ratn sobre la pestaa de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas
seleccionado, vers que esta hoja pasa a ser la hoja activa.
5. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.
6. Despus, soltar el puntero del ratn una vez situado en el lugar donde quieres dejar las
celdas.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el Ejercicio Mover celdas.
Paso 1:
Selecciona la celda que contiene el dato que quieres borrar. En este caso,
la C7.
Paso 3:
Vers que se abre un men desplegable. All, ubica y haz clic en el
botn Borrar contenido.
Paso 2:
Ubica y haz clic en el botn Borrar. Lo vers en la cinta de opciones, al
lado derecho.
Importante
Si necesitas ms informacin sobre tu espacio de trabajo, visita nuestro
temaInterfaz de Excel 2010.
Paso 2:
Ubica y haz clic en el botn Eliminar. Lo vers en la cinta de opciones al
lado derecho. Notars que la celda C8 se desplaza hacia arriba.
Aplicar validacin
de datos a celdas
La validacin de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden
escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo
determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que slo se escriben nmeros
enteros positivos.
En este artculo se describe cmo funciona la validacin de datos en Excel y se describen brevemente las
diferentes tcnicas de validacin de datos disponibles. No cubre la proteccin de celdas, que es una
caracterstica que permite "bloquear" u ocultar ciertas celdas de una hoja de clculo para que no se
puedan editar o sobrescribir. Para obtener ms informacin sobre cmo proteger las celdas, vea los
vnculos de la seccin Vea tambin.
En este artculo
Qu es la validacin de datos?
Cundo es til la validacin de datos?
Mensajes de validacin de datos
Sugerencias para trabajar con la validacin de datos
Agregar validacin de datos a una celda o rango
Qu es la validacin de datos?
La validacin de datos es una funcin de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos
que se pueden o se deben escribir en una celda. La validacin de datos puede configurarse para impedir
que los usuarios escriban datos no vlidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos
no vlidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. Tambin puede proporcionar mensajes
para indicar qu tipo de entradas se esperan en una celda, as como instrucciones para ayudar a los
usuarios a corregir los errores.
Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir nicamente nmeros de
cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como
el siguiente:
Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no vlidos en la celda, como un nmero
de dos o de cinco dgitos, puede mostrarles un mensaje de error especfico.
En un escenario un poco ms avanzado, podra usar la validacin de datos para calcular el valor mximo
permitido en una celda segn un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo,
el usuario ha escrito 4.000 dlares en la celda E7, lo cual supera el lmite mximo especificado para
comisiones y bonificaciones.
Volver al principio
tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigacin y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear
una lista de valores a partir de un rango de celdas que se encuentran en otra parte del libro. Para obtener
ms informacin, vea Crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas.
Por ejemplo,
puede especificar un lmite mnimo de deducciones de dos veces el nmero de hijos en una celda
especfica.
Por
ejemplo, puede especificar un perodo de tiempo entre la fecha actual y los 3 das siguientes.
Por
ejemplo, puede especificar un perodo de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el
restaurante y cinco horas despus.
una celda a 10 caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud especfica de un campo
de nombre completo (C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos
(B1), ms 10 caracteres.
validacin de datos para establecer un lmite mximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dlares,
segn el valor de nmina proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de ms de 3.600 dlares en
la celda, aparecer un mensaje de validacin.
Volver al principio
Por lo general, los mensajes de entrada se usan para orientar a los usuarios acerca del tipo de datos que
deben escribirse en una determinada celda.
Tambin puede elegir mostrar un mensaje de error que slo aparecer cuando el usuario escriba datos no
vlidos.
Icon
o
Tipo
Se usa para
Detener
Evitar que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene
dos opciones: Reintentar o Cancelar.
Advertencia
Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les impide escribirlos.
Cuando aparece un mensaje de alertaAdvertencia, los usuarios pueden hacer clic en S para aceptar
la entrada no vlida, en No para editarla o en Cancelar para quitarla.
Informacin
Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les impide escribirlos.
Este tipo de mensaje de error es el ms flexible. Cuando aparece un mensaje de alertaInformacin,
los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no vlido o en Cancelar para
rechazarlo.
Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo, los usuarios
vern un mensaje predeterminado.
Los mensajes de entrada y de error slo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las
celdas. No aparecen en los siguientes casos:
Si tiene previsto macroproteger la hoja de clculo o el libro, hgalo despus de haber terminado
de configurar la validacin. Asegrese de desbloquear cualquier celda validada antes de proteger la hoja
de clculo. De lo contrario, los usuarios no podrn escribir en las celdas.
Si tiene previsto compartir el libro, hgalo nicamente despus de haber acabado de configurar
la validacin y la proteccin de datos. Despus de compartir un libro, no podr cambiar la configuracin
de validacin a menos que deje de compartirlo, pero Excel continuar validando las celdas que haya
designado mientras el libro est compartido.
Puede aplicar la validacin de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante,
Excel no le notificar automticamente que las celdas existentes contienen datos no vlidos. En este
escenario, puede resaltar los datos no vlidos indicando a Excel que los marque con un crculo en la hoja
de clculo. Una vez que haya identificado los datos no vlidos, puede ocultar los crculos nuevamente. Si
corrige una entrada no vlida, el crculo desaparecer automticamente.
Para buscar las celdas de la hoja de clculo que tienen validacin de datos, en la ficha Inicio, en
el grupoModificar, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuacin, en Validacin de datos. Una vez
que haya encontrado las celdas que tienen validacin de datos, puede cambiar, copiar o quitar la
configuracin de validacin.
Cuando cree una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (ficha Frmulas,
grupo Nombres definidos) para definir un nombre para el rango que contiene la lista. Despus de crear la
lista en otra hoja de clculo, puede ocultar la hoja de clculo que contiene la lista y proteger el libro para
que los usuarios no tengan acceso a la lista.
Si la validacin de datos no funciona, asegrese de que:
Los usuarios no estn copiando datos ni rellenando celdas. La validacin de datos est diseada
para mostrar mensajes y evitar entradas no vlidas slo cuando los usuarios escriben los datos
directamente en una celda. Cuando se copian datos o se rellenan celdas, no aparecen mensajes. Para
impedir que los usuarios copien datos y rellenen celdas mediante la operacin de arrastrar y colocar,
desactive la casilla Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas (cuadro de
dilogo Opciones de Excel, opciones Avanzadas) y, a continuacin, proteja la hoja de clculo.
La actualizacin manual est desactivada. Si la actualizacin manual est activada, las celdas no
calculadas pueden impedir que los datos se validen correctamente. Para desactivar la actualizacin
manual, en la ficha Frmulas, en el grupo Clculo, haga clic en Opciones para el clculo y, a
continuacin, haga clic en Automtico.
Las frmulas no contienen errores. Asegrese de que las frmulas de las celdas validadas no causen
errores, como #REF! o #DIV/0!. Excel pasar por alto la validacin de datos hasta que se corrija el error.
Las celdas a las que se hace referencia en las frmulas son correctas. Si una celda a la que se hace
referencia se cambia de forma tal que una frmula de una celda validada calcula un resultado no vlido,
no aparecer el mensaje de validacin de la celda.
Volver al principio
2.
4.
5.
Haga clic en el cuadro Origen y, a continuacin, escriba los valores de la lista separados por el
carcter separador de listas de Microsoft Windows (comas de forma predeterminada).
Por ejemplo:
Para limitar la entrada a una pregunta, como "Tiene hijos?", a dos opciones, escriba S,
o
No.
de datos. Es posible que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar el ancho de las entradas
vlidas que son mayores que el ancho de la lista desplegable.
6.
Asegrese de que est activada la casilla Celda con lista desplegable.
7.
Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la
casilla Omitir blancos.
NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una
celda en blanco en cualquier lugar del rango, la seleccin de la casilla Omitir blancos permite escribir
cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia
mediante frmulas de validacin: si una celda a la que se hace referencia est en blanco, la seleccin de
la casilla Omitir blancospermite escribir cualquier valor en la celda validada.
8.
Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
Mostrar un mensaje de entrada
o
b. Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no vlidos.
Especificar una respuesta para los datos no vlidos
o
NOTA Si desea que los usuarios escriban entradas que no se encuentran en la lista, desactive la
vlidos, seleccioneInformacin.
Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos
no vlidos, seleccioneAdvertencia.
Para evitar la especificacin de datos no vlidos, seleccione Detener.
NOTA Si no escribe un ttulo o un texto, el ttulo usar la cadena predeterminada "Microsoft Excel" y el
mensaje ser (de forma predeterminada): "El valor escrito no es vlido. Los valores que el usuario puede
escribir en esta celda estn restringidos".
c. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.
Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para asegurarse de que la configuracin
funciona como pretende y que los mensajes estn apareciendo como espera.
Sugerencia Si cambia la configuracin de validacin para una celda, automticamente se pueden
aplicar los cambios a todas las dems celdas que tienen la misma configuracin. Para ello, abra el cuadro
de dilogoValidacin de datos y, a continuacin, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas
con la misma configuracin en la ficha Configuracin.
2.
4.
5.
En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para definir los
lmites superior e inferior, seleccione entre.
6.
Escriba el valor mnimo, mximo o especfico que desee permitir. Tambin puede escribir una
frmula que devuelva un valor de nmero.
Por ejemplo, para definir un lmite mnimo de deducciones a dos veces el nmero de hijos en la celda
F1, seleccione mayor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la frmula, =2*F1, en el
cuadro Mnimo.
7.
Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la
casilla Omitir blancos.
NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una
celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuracin de la casilla Omitir blancos permite
escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga
referencia mediante frmulas de validacin: si una celda a la que se hace referencia est en blanco, la
activacin de la casilla Omitir blancospermite escribir cualquier valor en la celda validada.
8.
Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
Mostrar un mensaje de entrada
a.
b.
c.
Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no
vlidos.
Especificar una respuesta para los datos no vlidos
a.
b.
vlidos, seleccioneInformacin.
Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos
no vlidos, seleccioneAdvertencia.
Para evitar la especificacin de datos no vlidos, seleccione Detener.
c.
mensaje ser: "Valor no vlido. El usuario slo puede escribir ciertos valores en esta celda".
10.
Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.
Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para asegurarse de que la configuracin
funciona como pretende y que los mensajes estn apareciendo como espera.
2.
4.
5.
En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para definir los
lmites superior e inferior, seleccione entre.
6.
Escriba el valor mnimo, mximo o especfico que desee permitir. Tambin puede escribir una
frmula que devuelva un valor de nmero.
Por ejemplo, para definir un lmite mximo de comisiones y bonificaciones del 6% del sueldo de un
vendedor en la celda E1, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la
frmula, =E1*6%, en el cuadroMximo.
NOTA Para permitir a un usuario escribir porcentajes, por ejemplo, 20%, seleccione Decimal en el
cuadroPermitir, seleccione el tipo de restriccin que desea en el cuadro Datos, escriba el valor mnimo,
mximo o especfico como decimal, por ejemplo, ,2 y, a continuacin, muestre la celda de validacin de
datos como porcentaje seleccionando la celda y haciendo clic en Estilo porcentual
en el
grupo Nmero de la fichaInicio.
7.
Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la
casilla Omitir blancos.
NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una
celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuracin de la casilla Omitir blancos permite
escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga
referencia mediante frmulas de validacin: si una celda a la que se hace referencia est en blanco, la
activacin de la casilla Omitir blancospermite escribir cualquier valor en la celda validada.
8.
Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
Mostrar un mensaje de entrada
a.
b.
c.
Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no
vlidos.
Especificar una respuesta para los datos no vlidos
a.
b.
vlidos, seleccioneInformacin.
Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos
no vlidos, seleccioneAdvertencia.
Para evitar la especificacin de datos no vlidos, seleccione Detener.
c.
mensaje ser: "Valor no vlido. El usuario slo puede escribir ciertos valores en esta celda".
10.
Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.
Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para asegurarse de que la configuracin
funciona como pretende y que los mensajes estn apareciendo como espera.
Sugerencia Si cambia la configuracin de validacin para una celda, automticamente se pueden
aplicar los cambios a todas las dems celdas que tienen la misma configuracin. Para ello, abra el cuadro
de dilogoValidacin de datos y, a continuacin, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas
con la misma configuracin en la ficha Configuracin.
2.
4.
5.
En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para permitir las
fechas posteriores a un da determinado, seleccione mayor que.
6.
Escriba la fecha de inicio, de finalizacin o la fecha especfica que desee permitir. Tambin
puede escribir una frmula que devuelva una fecha.
Por ejemplo, para definir un perodo de tiempo entre la fecha actual y 3 das desde la fecha actual,
seleccioneentre en el cuadro Datos, escriba =HOY() en el cuadro Mnimo y escriba =HOY()+3 en el
cuadro Mximo.
7.
Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la
casilla Omitir blancos.
NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una
celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuracin de la casilla Omitir blancos permite
escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga
referencia mediante frmulas de validacin: si una celda a la que se hace referencia est en blanco, la
activacin de la casilla Omitir blancospermite escribir cualquier valor en la celda validada.
8.
Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
Mostrar un mensaje de entrada
a.
b.
c.
Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no
vlidos.
Especificar una respuesta para los datos no vlidos
a.
b.
vlidos, seleccioneInformacin.
Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos
no vlidos, seleccioneAdvertencia.
Para evitar la especificacin de datos no vlidos, seleccione Detener.
c.
mensaje ser: "Valor no vlido. El usuario slo puede escribir ciertos valores en esta celda".
10.
Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.
Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para asegurarse de que la configuracin
funciona como pretende y que los mensajes estn apareciendo como espera.
Sugerencia Si cambia la configuracin de validacin para una celda, automticamente se pueden
aplicar los cambios a todas las dems celdas que tienen la misma configuracin. Para ello, abra el cuadro
de dilogoValidacin de datos y, a continuacin, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas
con la misma configuracin en la ficha Configuracin.
2.
4.
5.
En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para permitir horas
antes de una hora determinada del da, seleccione menor que.
6.
Escriba la hora de inicio, de finalizacin o la hora especfica que desee permitir. Tambin puede
escribir una frmula que devuelva una hora.
Por ejemplo, para definir un perodo de tiempo para servir el desayuno entre la hora en la que se abre el
restaurante (el valor en la celda H1) y cinco horas despus de que se abra el restaurante,
seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =H1 en el cuadro Mnimo y, a continuacin,
escriba =H1+"5:00" en el cuadroMximo.
7.
Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la
casilla Omitir blancos.
NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una
celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuracin de la casilla Omitir blancos permite
escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga
referencia mediante frmulas de validacin: si una celda a la que se hace referencia est en blanco, la
activacin de la casilla Omitir blancospermite escribir cualquier valor en la celda validada.
8.
Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
Mostrar un mensaje de entrada
a.
b.
c.
Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no
vlidos.
Especificar una respuesta para los datos no vlidos
a.
b.
vlidos, seleccioneInformacin.
Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos
no vlidos, seleccioneAdvertencia.
Para evitar la especificacin de datos no vlidos, seleccione Detener.
c.
mensaje ser: "Valor no vlido. El usuario slo puede escribir ciertos valores en esta celda".
10.
Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.
Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para asegurarse de que la configuracin
funciona como pretende y que los mensajes estn apareciendo como espera.
Sugerencia Si cambia la configuracin de validacin para una celda, automticamente se pueden
aplicar los cambios a todas las dems celdas que tienen la misma configuracin. Para ello, abra el cuadro
de dilogoValidacin de datos y, a continuacin, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas
con la misma configuracin en la ficha Configuracin.
2.
4.
5.
En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para permitir un
nmero mximo de caracteres, seleccione menor que o igual a.
6.
Escriba la duracin del texto mnima, mxima o especfica que desee permitir. Tambin puede
escribir una frmula que devuelva un valor de nmero.
Por ejemplo, para definir que la longitud especfica de un campo de nombre completo (C1) sea la
longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellido (B1) ms 10, seleccione menor
que o igual a en el cuadro Datos y escriba =SUMA(LEN(A1);LEN(B1);10) en el cuadro Mximo.
7.
Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la
casilla Omitir blancos.
NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una
celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuracin de la casilla Omitir blancos permite
escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga
referencia mediante frmulas de validacin: si una celda a la que se hace referencia est en blanco, la
activacin de la casilla Omitir blancospermite escribir cualquier valor en la celda validada.
8.
Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
Mostrar un mensaje de entrada
a.
b.
c.
Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no
vlidos.
Especificar una respuesta para los datos no vlidos
a.
b.
vlidos, seleccioneInformacin.
Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos
no vlidos, seleccioneAdvertencia.
Para evitar la especificacin de datos no vlidos, seleccione Detener.
c.
mensaje ser: "Valor no vlido. El usuario slo puede escribir ciertos valores en esta celda".
10.
Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.
Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para asegurarse de que la configuracin
funciona como pretende y que los mensajes estn apareciendo como espera.
Sugerencia Si cambia la configuracin de validacin para una celda, automticamente se pueden
aplicar los cambios a todas las dems celdas que tienen la misma configuracin. Para ello, abra el cuadro
de dilogoValidacin de datos y, a continuacin, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas
con la misma configuracin en la ficha Configuracin.
2.
Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una
validacin de datos a una tabla de Excel que est vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una
validacin de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.
Es posible que actualmente est escribiendo datos. El comando Validacin de datos no se
encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura
de datos, presione ENTRAR o ESC.
La hoja de clculo podra estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuracin de
la validacin de datos si la hoja de clculo est compartida o protegida. Para saber cmo dejar de
compartir o de proteger una hoja de clculo, consulte los vnculos en la seccin Vea tambin.
3.
4.
5.
6.
En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos, haga clic en la celda que desee
usar para especificar qu se permite.
Por ejemplo, si desea permitir entradas para una cuenta slo si el resultado no superar el presupuesto de
la celda E4, seleccione Decimal para Permitir, menor que o igual a para Datos y, en el
cuadro Mximo, escriba =E4.
7.
Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la
casilla Omitir blancos.
NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una
celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuracin de la casilla Omitir blancos permite
escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga
referencia mediante frmulas de validacin: si una celda a la que se hace referencia est en blanco, la
activacin de la casilla Omitir blancospermite escribir cualquier valor en la celda validada.
8.
Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
Mostrar un mensaje de entrada
a.
b.
c.
Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no
vlidos.
Especificar una respuesta para los datos no vlidos
a.
b.
vlidos, seleccioneInformacin.
Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos
no vlidos, seleccioneAdvertencia.
Para evitar la especificacin de datos no vlidos, seleccione Detener.
c.
mensaje ser: "Valor no vlido. El usuario slo puede escribir ciertos valores en esta celda".
10.
Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.
Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para asegurarse de que la configuracin
funciona como pretende y que los mensajes estn apareciendo como espera.
Sugerencia Si cambia la configuracin de validacin para una celda, automticamente se pueden
aplicar los cambios a todas las dems celdas que tienen la misma configuracin. Para ello, abra el cuadro
de dilogoValidacin de datos y, a continuacin, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas
con la misma configuracin en la ficha Configuracin.
2.
4.
5.
=Y(D1=0;D2<40000)
=ESTEXTO(B2)
=Y(E1<=800;E2<=97000)
=SI(B4>F1+18;VERDADERO;FALSO)
=CONTAR.SI($A$1:$A$20,A1)=1
Debe escribir la frmula en la validacin de datos para la celda A1 y, a
continuacin, rellenar las celdas A2 a A20 de manera que la validacin de
datos para cada celda del rango tenga una frmula similar, pero el segundo
argumento para la funcin CONTAR.SI coincidir con la celda actual.
Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la
casilla Omitir blancos.
NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una
celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuracin de la casilla Omitir blancos permite
escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga
referencia mediante frmulas de validacin: si una celda a la que se hace referencia est en blanco, la
activacin de la casilla Omitir blancospermite escribir cualquier valor en la celda validada.
2.
Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
b.
c.
Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no
vlidos.
Especificar una respuesta para los datos no vlidos
a.
b.
vlidos, seleccioneInformacin.
Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos
no vlidos, seleccioneAdvertencia.
Para evitar la especificacin de datos no vlidos, seleccione Detener.
c.
mensaje ser: "Valor no vlido. El usuario slo puede escribir ciertos valores en esta celda".
4.
Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.
Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para asegurarse de que la configuracin
funciona como pretende y que los mensajes estn apareciendo como espera.
Sugerencia Si cambia la configuracin de validacin para una celda, automticamente se pueden
aplicar los cambios a todas las dems celdas que tienen la misma configuracin. Para ello, abra el cuadro
de dilogoValidacin de datos y, a continuacin, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas
con la misma configuracin en la ficha Configuracin.
Ordenar datos en
un rango o tabla
Ordenar los datos es una parte esencial del anlisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres
en orden alfabtico, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar
filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, as como a
organizarlos y encontrarlos ms fcilmente y a tomar decisiones ms eficaces.
NOTA Para buscar el valor superior o inferior de un rango de celdas o de una tabla, por ejemplo las 10
mejores calificaciones o las 5 peores cifras de ventas, use Autofiltro o el formato condicional. Para
obtener ms informacin, vea Filtrar datos de un rango o una tabla y Agregar, cambiar o borrar formatos
condicionales.
Qu desea hacer?
Obtener informacin sobre la ordenacin
Ordenar texto
Ordenar nmeros
Ordenar fechas u horas
Ordenar por color de celda, color de fuente o icono
Ordenar por una lista personalizada
Ordenar filas
Ordenar por ms de una columna o fila
Ordenar una columna en un rango de celdas sin afectar a las dems
Ms informacin sobre problemas generales de ordenacin
Ordenar texto
1.
2.
3.
Problema: comprobar si todos los datos estn almacenados como texto Si la columna que desea
ordenar contiene nmeros almacenados como nmeros y nmeros almacenados como texto, ser
necesario que les aplique formato de texto. Si no lo hace, los nmeros almacenados como nmeros se
ordenarn antes que los nmeros almacenados como texto. Para aplicar formato de texto a todos los
datos seleccionados, en la ficha Inicio, en el grupoFuente, haga clic en el botn Formato de fuente de
celda, haga clic en la ficha Nmero y, en Categora, haga clic en Texto.
Problema: quitar los espacios a la izquierda En algunos casos, los datos que se hayan importado de
otra aplicacin pueden tener insertados espacios a la izquierda delante de los mismos. Antes de ordenar
los datos, quite estos espacios.
Volver al principio
Ordenar nmeros
1.
Seleccione una columna de datos numricos en un rango de celdas o asegrese de que la celda
activa est en una columna de tabla que contiene datos numricos.
2.
En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, siga
uno de los procedimientos siguientes:
o
menor a mayor.
o
mayor a menor.
Problema: comprobar que todos los nmeros estn almacenados como nmeros Si los resultados
no le ofrecen lo que esperaba, es posible que la columna contenga nmeros almacenados como texto y
no como nmeros. Por ejemplo, los nmeros negativos importados de algunos sistemas de contabilidad o
los nmeros con un apstrofo inicial (') se almacenan como texto. Para obtener ms informacin,
vea Convertir nmeros almacenados como texto a nmeros.
Volver al principio
Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o asegrese de que la celda
activa est en una columna de tabla que contiene fechas u horas.
2.
3.
antiguos a ms recientes.
Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en Ordenar de ms
recientes a ms antiguos.
Problema: comprobar que las fechas y las horas estn almacenadas como fechas y horas Si los
resultados obtenidos no son los que esperaba, es posible que la columna contengan fechas u horas
almacenadas como texto y no como fechas u horas. Para que Excel las ordene correctamente, todas las
fechas y las horas de una columna deben estar almacenadas como nmeros de serie de fecha u hora. Si
Excel no puede reconocer un valor como fecha u hora, significa que la fecha o la hora est almacenada
como texto. Para obtener ms informacin, vea Convertir fechas almacenadas como texto en fechas.
NOTA
Si desea ordenar por das de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el da de la
semana. Si desea ordenar por el da de la semana independientemente de la fecha que sea, convirtalos
en texto utilizando la funcin TEXTO. Sin embargo, la funcin TEXTO devuelve un valor de texto y,
por tanto, la operacin de ordenacin estar basada en datos alfanumricos. Para obtener ms
informacin, vea Mostrar la fecha como da de la semana.
Volver al principio
Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una columna de tabla, por
color de celda o color de fuente, tambin puede ordenar por estos colores. Adems, puede ordenar por un
conjunto de iconos creado mediante un formato condicional.
1.
Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est
en una columna de tabla.
2.
5.
6.
En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos
siguientes:
Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte superior o a la
izquierda, seleccione En la parte superior para una ordenacin de columnas y A la izquierda para una
ordenacin de filas.
predeterminados. Debe definir el orden que desea para cada operacin de ordenacin.
7.
Para especificar el siguiente color de celda, color de fuente o icono por el que desea ordenar,
haga clic enAgregar nivel y, a continuacin, repita los pasos del tres al cinco.
Asegrese de que selecciona la misma columna en el cuadro Luego por y de que realiza la misma
seleccin enOrdenar.
Repita el procedimiento por cada color de celda, color de fuente o icono adicionales que desea incluir en
la ordenacin.
Volver al principio
a.
En un rango de celdas, escriba los valores por los que va a ordenar, en el orden que
desee, de arriba abajo. Por ejemplo:
A
1
Mximo
Medio
Mnimo
b.
c.
d.
i.
Slo puede crear una lista personalizada basada en un valor (texto, nmero,
fecha u hora). No puede crear una lista personalizada basada en un formato (color de celda, color de fuente e
icono).
ii.
Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est
en una columna de tabla.
3.
5.
6.
7.
En Columna, en el cuadro Ordenar por o en Luego por, seleccione la columna que desea
ordenar mediante una lista personalizada.
En Ordenar, seleccione Lista personalizada.
En el cuadro de dilogo Listas personalizadas, seleccione la lista que desee. En el ejemplo
anterior, hara clic en Alto, Medio, Bajo.
Haga clic en Aceptar.
Volver al principio
Ordenar filas
1.
Seleccione una fila de datos en un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est en una
columna de tabla.
2.
5.
6.
a.
b.
menor.
e.
Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de clculo, Excel ordenar los grupos
de nivel ms alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de detalle permanezcan juntas, aunque
estn ocultas.
Volver al principio
columna.
1.
Seleccione un rango de celdas con dos o ms columnas de datos, o asegrese de que la celda
activa se encuentra en una tabla con dos o ms columnas.
2.
En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la primera columna que desea ordenar.
En Ordenar segn, seleccione el tipo de ordenacin. Siga uno de los procedimientos
siguientes:
Para ordenar por formato, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de
celda.
5.
En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos
siguientes:
o
6.
Para agregar otra columna por la que ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuacin,
repita los pasos del tres al cinco.
7.
Para copiar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuacin, haga clic
en Copiar nivel.
8.
Para eliminar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuacin, haga clic
en Eliminar nivel.
NOTA Debe conservar al menos una entrada en la lista.
9.
Para cambiar el orden en el que se ordenan las columnas, seleccione una entrada y, a
continuacin, haga clic en la flecha Arriba o Abajo para cambiar el orden.
Las entradas ms altas de la lista se ordenan antes que las ms bajas.
Volver al principio
Tenga cuidado cuando utilice esta caracterstica. Ordenar por una columna en un
rango puede producir resultados que no desea, por ejemplo trasladar celdas de dicha columna lejos de las
otras celdas de la misma fila.
NOTA El siguiente procedimiento no se puede realizar en una tabla.
1.
Seleccione una columna en rango de celdas que contenga dos o varias columnas.
2.
Para seleccionar la columna que desea ordenar, haga clic en el encabezado de columna.
3.
4.
5.
6.
7.
Seleccione las dems opciones de ordenacin que desea en el cuadro de dilogo Ordenar y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
Si el resultado no es el que desea, haga clic en Deshacer
Volver al principio
Ms informacin sobre
problemas generales de
ordenacin
Si obtiene resultados inesperados al ordenar sus datos, haga lo siguiente:
Comprobar si los valores que devuelve una frmula han cambiado Si los datos que ha ordenado
contienen una o ms frmulas, los valores devueltos de dichas frmulas pueden cambiar cuando se
actualiza la hoja de clculo. En este caso, asegrese de que vuelve a aplicar la ordenacin para obtener
resultados actualizados.
Mostrar las filas y las columnas antes de ordenar Las columnas ocultas no se mueven cuando se
ordenan columnas, y las filas ocultas no se mueven cuando se ordenan filas. Antes de ordenar los datos,
es una buena idea mostrar las columnas o filas ocultas.
Comprobar la configuracin local Los criterios de ordenacin varan segn la configuracin local.
Asegrese de que la configuracin local de la Configuracin regional o de la Configuracin regional
y de idioma del Panel de control de su equipo es correcta. Para obtener informacin sobre cmo
cambiar la configuracin local, vea el sistema de Ayuda de Windows.
Especificar encabezados de columna solamente en una fila
lneas, ajuste el texto dentro de la celda.
Activar o desactivar la fila de ttulo Normalmente, lo mejor es tener una fila de ttulo cuando se
ordena una columna para facilitar la comprensin del significado de los datos. De manera
predeterminada, el valor del ttulo no se incluye en la operacin de ordenacin. A veces, es posible que
tenga que activar o desactivar el ttulo para que el valor del mismo se incluya o no se incluya en la
operacin de ordenacin. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Volver al principio
Al hacer clic en Buscar siguiente iremos pasando de una celda a otra, de entre las que
contentienen el valor introducido. Buscar a partir de donde estemos situados, por lo que
deberemos situarnos en la primera celda para que busque en toda la hoja. Adems, si
tenemos varias celdas seleccionadas, slo buscar en ellas.
Tambin podemos pulsar Buscar todos, para mostrar en la propia ventana un listado con
la localizacin de cada una de las celdas en que se encuentra el dato. La lista de resultados
ser un conjunto de enlaces y simplemente haciendo clic sobre uno de ellos nos situar en la
celda en cuestin.
El botn Opciones nos permite ampliar la ventana de bsqueda con opciones extra.
Podremos elegir dnde buscar (si en la hoja en que estamos o en todo el libro), si buscamos
nicamente las celdas con un formato concreto (por ejemplo, slo las celdas con formato de
moneda), etc.
encontramos
una
serie
de
Insertar funciones
El cuadro de dilogo Insertar funcin en Excel 2010 simplifica el uso de
las funciones en nuestras hojas ya que este cuadro de dilogo nos brinda
ayuda para localizar la funcin adecuada y nos da informacin sobre sus
argumentos.
Si utilizas el cuadro de dilogo Insertar funcin podrs evitar utilizar el
teclado y podrs hacer prcticamente todo con el puntero del ratn.
Desplegar el cuadro de dilogo Insertar funcin
funcin que buscar y oprimir el botn Ir para permitir que Excel encuentre
dicha funcin.
Seleccionar la funcin
Objetivo.
Practicar las diferentes operaciones de ajuste del tamao de las filas en Excel2010.
2. Abre el libro Venta frutas de la carpeta Mis Documentos del disco duro.
Vamos a ampliar la altura de la fila 1 y 2, primero desde el men y a continuacin a
manualmente.
3. Selecciona la fila 1.
4. Selecciona el men Formato de la pestaa Inicio.
5. Elige la opcin Alto de fila.
6. Se abrir un cuadro de dilogo.
7. Escribe la altura 30.
8. Haz clic sobre el botn Aceptar.
Observa el resultado.
Ahora vamos a cambiar la altura de la fila 2.
9. Coloca el puntero del ratn en la lnea situada debajo del nmero de la fila 2, en la
cabecera de la fila.
10. Mantn pulsado el botn del ratn, y arrastra hasta que en el recuadro nos ponga la
altura deseada, es decir, 30,00.
11. Suelta el botn del ratn.
Observa el resultado.
Tambin se puede ampliar la altura a varias filas a la vez, por ejemplo vamos a cambiar la
altura de las filas 5-12 a 15.
12. Selecciona las filas 5-12.
13. Coloca el puntero del ratn en la lnea situada debajo del nmero de la fila 12, en la
cabecera de la fila.
El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas.
14. Mantn pulsado el botn del ratn, y arrastra hasta que en el recuadro nos ponga la
altura deseada, es decir, 15,00.
15. Suelta el botn del ratn.
Observa el resultado.
Supongamos ahora que la altura de las filas 1 y 2 no nos interesa que sea de 30 puntos,
sino que queremos que vuelva a ser la altura automtica segn el contenido de sta, esto es
lo que conocemos como Autoajustar.
16. Selecciona las filas 1 y 2.
17. Selecciona el men Formato de la pestaa Inicio.
18. Elige la opcin Autoajustar alto de fila.
Observa como la altura se reduce hasta adquirir la altura necesaria para que quepa el
texto de las celdas.
Ahora vamos a realizar la misma operacin a las filas 5-12 pero sin utilizar el men.
19. Selecciona las filas 5-12.
20. Coloca el puntero del ratn en la lnea situada debajo del nmero de la fila 12, en la
cabecera de la fila.
El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas.
21. Haz doble clic.
Paso 1:
Ubica el mouse sobre las lneas laterales que separan el encabezado de
las columnas. Notars que la cruz blanca se convierte en una flecha
doble.
Paso 2:
Cuando veas la flecha doble, haz clic y, con el botn del mouse
presionado, arrastra la columna hacia la derecha para aumentar su
ancho o hacia la izquierda para disminuirlo.
Paso 3:
Cuando consigas el ancho que estabas buscando, suelta el botn del
ratn. Notars que el ancho de la columna ha cambiado.
Si quieres ser ms exacto con la medida del ancho que llevar la columna,
puedes cambiarlo mediante el comando Ancho de columna. Te mostrar cmo
se hace.
Paso 2:
Ahora, selecciona la opcin Ancho de columna del men desplegable.
Paso 3:
Instrucciones
Autoajuste en una sola columna en Excel
1.
1
Inicia Microsoft Excel y abre una hoja de clculo existente que contenga una columna
en la que desees aplicar al ajuste automtico. Tambin puedes iniciar una nueva hoja
de clculo para que puedas practicar con el ajuste automtico de Excel.
2.
2
Coloca el puntero del ratn sobre el borde derecho de la columna que deseas
autoajustar al contenido. El puntero del ratn se convertir en una flecha de dos
puntas cuando est directamente encima del borde.
3.
3
Haz doble clic con el ratn en la parte superior del borde, slo cuando se vea la flecha
de dos puntas.
4.
4
Observa que la entrada ms larga ahora se ajusta con la columna en la que se ha
aplicado la configuracin de ajuste automtico.
1
Abre Microsoft Excel. Inicia una nueva hoja de clculo o abre una existente que
contenga varias columnas en que desees aplicar ajuste automtico para el contenido
dentro de las columnas sin ser cortadas.
2.
2
Presiona la tecla CTRL en tu teclado. Mantenla presionada.
3.
3
Haz clic en las columnas en que deseas aplicar ajuste automtico.
4.
4
Suelta el botn CTRL. Las columnas que has seleccionado ahora quedarn
seleccionadas.
5.
5
Sita el puntero del ratn sobre el borde derecho de la primera columna que hayas
seleccionado hasta que aparezca una flecha de dos puntas.
6.
6
Haz doble clic con el ratn en la parte superior del borde. Una vez hecho esto, a todas
las columnas que has seleccionado ahora se les aplicar ajuste automtico a su
contenido.
Ancho de columna
En Excel 2010 la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71
puntos. A menudo, la anchura estndar de una columna no es suficiente para visualizar el
contenido completo de una celda.
Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos mtodos:
El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los siguientes
pasos:
Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de no seleccionar
ninguna, se realizar la operacin a la columna en la que nos encontramos.
Desplegar el men Formato de la pestaa Inicio.
Se abrir otro submen.
Elegir la opcin Ancho de columna...
2. El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:
Paso 1:
Haz clic con el botn derecho del mouse sobre una de las fichas que se
encuentran en la parte inferior izquierda de la pantalla.
Paso 2:
Selecciona la opcin Cambiar nombre del men desplegable.
Paso 3:
Escribe el nuevo nombre que tendr la hoja de clculo en el recuadro
negro.
Paso 4:
Para terminar, haz clic en cualquier lugar fuera de la pestaa. Vers que
el nombre ha cambiado.
Paso 2:
Selecciona la opcin Eliminar del men desplegable.
Trucos
Ofimtica
Excel
En Excel es posible cambiar el color por defecto de las etiquetas o pestaas de las hojas.
Para ello:
Ocultar o mostrar
hojas de clculo o
libros
Puede ocultar cualquier hoja de clculo de un libro para quitarla de la vista. Tambin puede ocultar la
ventana de libro de un libro para quitarla del rea de trabajo. Los datos de las hojas de clculo ocultas y
de las ventanas del libro no son visibles, pero se puede seguir haciendo referencia a ellas desde otras
hojas de clculo y libros. Puede mostrar las ventanas de libro o las hojas de clculo ocultas segn se
necesite.
De forma predeterminada, todas las ventanas de libros que se abren se muestran en la barra de tareas,
pero puede ocultarlas o mostrarlas en la barra de tareas segn convenga.
Qu desea hacer?
Ocultar una hoja de clculo
Mostrar una hoja de trabajo oculta
Ocultar una ventana de libro
Haga lo siguiente
Una hoja
individual
Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de etiquetas para que
se muestre la etiqueta y, a continuacin, haga clic en ella.
Dos o ms hojas
adyacentes
Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Despus, mantenga presionada la tecla MAYS
mientras hace clic en la etiqueta de la ltima hoja que desea seleccionar.
Dos o ms hojas
no adyacentes
Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Despus, mantenga presionada la tecla CTRL
mientras hace clic en las etiquetas de las otras hojas que desea seleccionar.
Haga clic con el botn secundario en una etiqueta y, a continuacin, haga clic en el
comando Seleccionar todas las hojas del men contextual.
Sugerencia Cuando se seleccionan varias hojas de clculo, [Grupo] aparece en la barra de ttulo en la
parte superior de la hoja. Para cancelar la seleccin de varias hojas de un libro, haga clic en cualquier
hoja no seleccionada. Si no est visible ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botn secundario
en la etiqueta de una hoja seleccionada y, a continuacin, haga clic en Desagrupar hojas en el men
contextual.
2.
3.
2.
3.
En el cuadro Mostrar hoja, haga doble clic en el nombre de la hoja oculta que desee mostrar.
NOTA Slo se puede mostrar una hoja de clculo a la vez.
NOTA Si las hojas de clculo se esconden mediante cdigo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA)
que asigna la propiedad xlSheetVeryHidden, no puede usar el comando Mostrar para mostrar estas
hojas ocultas. Si usa un libro que contiene macros de VBA y encuentra problemas al trabajar con hojas
ocultas, pngase en contacto con el propietario del libro para obtener ms informacin.
Volver al principio
NOTA Cuando cierre Excel, se le preguntar si desea guardar los cambios en la ventana del libro
oculto. Haga clic enS si desea que la ventana del libro se oculte la prxima vez que abra el libro.
Volver al principio
NOTA Si la opcin Mostrar no est disponible, el libro no contiene ventanas de libros ocultas.
2.
En Mostrar libro, haga doble clic en la ventana de libro que desee mostrar.
Volver al principio
2.
Mostrar u ocultar
filas y columnas
Aunque las filas y las columnas se pueden ocultar mediante el comando Ocultar, tambin se ocultan
cuando se cambia a 0 (cero) el alto de las filas o el ancho de las columnas. Para volver a mostrarlas,
puede utilizar el comandoMostrar.
Qu desea hacer?
Ocultar una fila o columna
Mostrar una fila o columna oculta
Haga lo siguiente
Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.
Un rango de celdas
Haga clic en la primera celda del rango y, a continuacin, arrastre hasta la ltima
celda, o mantenga presionada la tecla MAYS mientras presiona las teclas de flecha
para extender la seleccin.
Para seleccionar
Haga lo siguiente
Tambin puede seleccionar la primera celda del rango y presionar despus F8 para
extender la seleccin utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8 para
detener la extensin de la seleccin.
1. Encabezado de fila
2. Encabezado de columna.
Tambin puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la primera
celda y presionando despus CTRL+MAYS+tecla de FLECHA (FLECHA
DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA
ABAJO para las columnas).
NOTA Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYS+tecla de
Para seleccionar
Haga lo siguiente
columna.
Filas o columnas no
adyacentes
Mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en la ltima celda que
desea incluir en la nueva seleccin. El rango rectangular comprendido entre la celda
activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva seleccin.
Presione CTRL+FIN para seleccionar la ltima celda de una hoja de clculo o de una
lista de Excel que contenga datos o formato.
SUGERENCIA Para cancelar una seleccin de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de clculo.
2.
3.
columna (o en una seleccin de varias filas o columnas) y, a continuacin, hacer clic en Ocultar.
Volver al principio
o
desea mostrar.
Para mostrar las columnas ocultas, seleccione las columnas adyacentes a cada lado de
Haga lo siguiente
Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.
Un rango de celdas
Haga clic en la primera celda del rango y, a continuacin, arrastre hasta la ltima
celda, o mantenga presionada la tecla MAYS mientras presiona las teclas de flecha
para extender la seleccin.
Tambin puede seleccionar la primera celda del rango y presionar despus F8 para
extender la seleccin utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8 para
detener la extensin de la seleccin.
Para seleccionar
Haga lo siguiente
1. Encabezado de fila
2. Encabezado de columna.
Tambin puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la primera
celda y presionando despus CTRL+MAYS+tecla de FLECHA (FLECHA
DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA
ABAJO para las columnas).
NOTA Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYS+tecla de
Filas o columnas no
adyacentes
Para seleccionar
Haga lo siguiente
Mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en la ltima celda que
desea incluir en la nueva seleccin. El rango rectangular comprendido entre la celda
activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva seleccin.
3.
Presione CTRL+FIN para seleccionar la ltima celda de una hoja de clculo o de una
lista de Excel que contenga datos o formato.
SUGERENCIA Para cancelar una seleccin de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de
clculo.
4.
5.
Insertar o eliminar
celdas, filas y
columnas
Puede insertar celdas en blanco por encima o a la izquierda de la celda activa de una celda activahoja de
clculo, desplazando hacia abajo las dems celdas de la misma columna o hacia la derecha las de la
misma fila. Asimismo, puede insertar filas por encima de una fila y columnas a la izquierda de una
columna. Tambin puede eliminar celdas, filas y columnas.
NOTA
celda activahoja de clculoMicrosoft Office Excel 2007 tiene ms filas y columnas que antes,
con los lmites siguientes: 18.278 columnas (A a ZZZ) por 1.048.576 filas.
Qu desea hacer?
Insertar celdas en blanco en una hoja de clculo
Insertar filas en una hoja de clculo
Insertar columnas en una hoja de clculo
Eliminar celdas, filas o columnas
Haga lo siguiente
Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.
Un rango de celdas
Haga clic en la primera celda del rango y, a continuacin, arrastre hasta la ltima
celda, o mantenga presionada la tecla MAYS mientras presiona las teclas de flecha
para extender la seleccin.
Para seleccionar
Haga lo siguiente
Tambin puede seleccionar la primera celda del rango y presionar despus F8 para
extender la seleccin utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8 para
detener la extensin de la seleccin.
1. Encabezado de fila
2. Encabezado de columna.
Tambin puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la primera
celda y presionando despus CTRL+MAYS+tecla de FLECHA (FLECHA
DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA
ABAJO para las columnas).
NOTA Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYS+tecla de
Para seleccionar
Haga lo siguiente
columna.
Filas o columnas no
adyacentes
Mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en la ltima celda que
desea incluir en la nueva seleccin. El rango rectangular comprendido entre la celda
activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva seleccin.
Presione CTRL+FIN para seleccionar la ltima celda de una hoja de clculo o de una
lista de Excel que contenga datos o formato.
SUGERENCIA Para cancelar una seleccin de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de clculo.
2.
En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a
continuacin, enInsertar celdas.
SUGERENCIA Tambin puede hacer clic con el botn secundario del mouse (ratn) en las celdas
3.
NOTA
Por tanto, cuando se insertan celdas en la hoja de clculo, todas las referencias afectadas por la
insercin se ajustan en consecuencia, tanto si son referencias celda activahoja de clculoMicrosoft Office
Excel 2007rangoreferencia relativa como absolutas. Lo mismo ocurre con la eliminacin de celdas,
excepto cuando una frmula hace referencia directamente a una celda eliminada. Si desea que las
referencias se ajusten automticamente, es conveniente utilizar referencias de rango en las frmulas que
sean apropiadas, en lugar de especificar celdas individuales.
Puede insertar celdas que contengan datos y frmulas copindolas o cortndolas, para despus
hacer clic con el botn secundario del mouse en el punto donde desea pegarlas y, a continuacin,
elegir Insertar celdas copiadas o Insertar celdas cortadas en el men contextual.
Sugerencias
Para repetir rpidamente la accin de insertar una celda, haga clic en la ubicacin donde desea
insertar la celda y, a continuacin, presione CTRL+Y.
para elegir el
encima de aquella en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima
de la fila 5, haga clic en una celda de la fila 5.
Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas por encima de la cual desea
insertar las nuevas filas. Seleccione el mismo nmero de filas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar
tres nuevas filas, es necesario seleccionar tres filas.
Para insertar filas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona
Haga lo siguiente
Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.
Un rango de celdas
Haga clic en la primera celda del rango y, a continuacin, arrastre hasta la ltima
celda, o mantenga presionada la tecla MAYS mientras presiona las teclas de
flecha para extender la seleccin.
Para seleccionar
Haga lo siguiente
Tambin puede seleccionar la primera celda del rango y presionar despus F8
para extender la seleccin utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8
para detener la extensin de la seleccin.
1. Encabezado de fila
2. Encabezado de columna.
Tambin puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la
primera celda y presionando despus CTRL+MAYS+tecla de FLECHA
(FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA
ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).
NOTA Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYS+tecla
Para seleccionar
Haga lo siguiente
vuelve a presionar otra vez esta misma combinacin de teclas, se selecciona toda
la fila o columna.
Filas o columnas no
adyacentes
Mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en la ltima celda que
desea incluir en la nueva seleccin. El rango rectangular comprendido entre la
celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva seleccin.
SUGERENCIA Para cancelar una seleccin de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de clculo.
2.
En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a
continuacin, enInsertar filas de hoja
SUGERENCIA Tambin puede hacer clic con el botn secundario del mouse en las filas seleccionadas
2007rangoreferencia relativa como absolutas. Lo mismo ocurre con la eliminacin de filas, excepto
cuando una frmula hace referencia directamente a una celda eliminada. Si desea que las referencias se
ajusten automticamente, es conveniente utilizar referencias de rango en las frmulas que sean
apropiadas, en lugar de especificar celdas individuales.
Sugerencias
Para repetir rpidamente la accin de insertar una fila, haga clic en el lugar donde desea insertar
la fila y, a continuacin, presione CTRL+Y.
Si las filas tienen aplicado un formato, puede utilizar las Opciones de insercin
para elegir
situada inmediatamente a la derecha de la posicin en la que desea insertar la nueva columna. Por ejemplo,
para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna B, haga clic en una celda de la columna B.
Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la
derecha de la posicin en la que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo nmero de
columnas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres columnas nuevas, deber seleccionar tres
columnas.
Para insertar columnas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras
Haga lo siguiente
Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.
Un rango de celdas
Haga clic en la primera celda del rango y, a continuacin, arrastre hasta la ltima
celda, o mantenga presionada la tecla MAYS mientras presiona las teclas de
flecha para extender la seleccin.
Tambin puede seleccionar la primera celda del rango y presionar despus F8
para extender la seleccin utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8
para detener la extensin de la seleccin.
Para seleccionar
Haga lo siguiente
para hacer que la ltima celda sea visible.
1. Encabezado de fila
2. Encabezado de columna.
Tambin puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la
primera celda y presionando despus CTRL+MAYS+tecla de FLECHA
(FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA
ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).
NOTA Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYS+tecla
Para seleccionar
Haga lo siguiente
Filas o columnas no
adyacentes
Mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en la ltima celda que
desea incluir en la nueva seleccin. El rango rectangular comprendido entre la
celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva seleccin.
SUGERENCIA Para cancelar una seleccin de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de clculo.
2.
En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a
continuacin, enInsertar columnas de hoja.
SUGERENCIA Tambin puede hacer clic con el botn secundario del mouse en las celdas seleccionadas
Sugerencias
Para repetir rpidamente la accin de insertar una columna, haga clic en el lugar donde desea
insertar la columna y, a continuacin, presione CTRL+Y.
Si las columnas tienen aplicado algn formato, puede utilizar las Opciones de insercin
para establecer el formato de las columnas insertadas.
Volver al principio
Haga lo siguiente
Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.
Un rango de celdas
Haga clic en la primera celda del rango y, a continuacin, arrastre hasta la ltima
celda, o mantenga presionada la tecla MAYS mientras presiona las teclas de flecha
para extender la seleccin.
Tambin puede seleccionar la primera celda del rango y presionar despus F8 para
extender la seleccin utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8 para
detener la extensin de la seleccin.
Para seleccionar
Haga lo siguiente
NOTA No puede cancelar la seleccin de una celda o rango de celdas en una
1. Encabezado de fila
2. Encabezado de columna.
Tambin puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la primera
celda y presionando despus CTRL+MAYS+tecla de FLECHA (FLECHA
DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA
ABAJO para las columnas).
NOTA Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYS+tecla de
Filas o columnas no
adyacentes
Presione CTRL+FIN para seleccionar la ltima celda de una hoja de clculo o de una
lista de Excel que contenga datos o formato.
Para seleccionar
Haga lo siguiente
de la hoja de clculo
Mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en la ltima celda que
desea incluir en la nueva seleccin. El rango rectangular comprendido entre la celda
activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva seleccin.
SUGERENCIA Para cancelar una seleccin de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de clculo.
2.
Para eliminar celdas seleccionadas, haga clic en la flecha que aparece junto
filas o columnas, hacer clic en el comando Eliminar del men contextual y, a continuacin, hacer clic en
la opcin que desee usar.
3.
Si va a eliminar una celda o un celda activahoja de clculoMicrosoft Office Excel 2007rango de
celdas, haga clic en Desplazar las celdas hacia la izquierda, Desplazar las celdas hacia arriba, Toda
la fila o Toda la columna en el cuadro de dilogo Eliminar.
Si va a eliminar filas o columnas, otras filas o columnas se desplazarn automticamente hacia a arriba o
hacia la izquierda.
Sugerencias
Para repetir rpidamente celdas, filas o columnas, seleccione las celdas, filas o columnas
siguientes y, a continuacin, presione CTRL+Y.
Presionando SUPR slo se elimina el contenido de las celdas seleccionadas, no las propias
celdas.
Microsoft Office Excel mantiene actualizadas las frmulas ajustando las referencias a las celdas
desplazadas para que reflejen sus nuevas ubicaciones. Sin embargo, una frmula que haga referencia a una
celda eliminada mostrar el valor de error #REF!.
Volver al principio
Cmo
Insertar
filas y
columnas
?
En muchas ocasiones despus de crear una hoja de clculo nos damos cuenta que
es necesario insertar columnas y/o filas entre los datos ya introducidos. Pero para
no tener que rehacer la tabla, Excel cuenta con una funcin que permite insertar
filas y columnas en cualquier espacio de la hoja.
Para insertar una fila o columna, realizar los siguientes pasos:
Para insertar varias filas o columnas a un mismo tiempo, solo tiene que
seleccionar, en el primer paso, tantas filas o columnas como desee aadir.
Cmo
Insertar
celdas?
Algnas veces para facilitar la lectura de los datos, no es necesario aadir filas ni
columnas enteras sino solamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de
clculo.
Para aadir un grupo de celdas, realizar los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas sobre las que desea aadir las nuevas celdas.
2. Abrir el men Insertar. y elegir la opcin Celdas...
3. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo
1. Activar la hoja sobre la que desea aadir la hoja nueva, ya que las hojas se
aadirn a la izquierda de la seleccionada.
Cmo
eliminar
celdas?
Cmo
eliminar
hojas?
Realizar el siguiente ejercicio para practicar los mtodos de insertar y borrar filas,
columnas, celdas y hojas de un libro de trabajo de Excel.
Ejercicio
4. Activar la Hoja 3.
5. Introducir en la celda B1 el texto: Actividad1, en la celda B2 el texto:
Actividad 2 y en la celda B3 el texto: Actividad 3.
8. Rellenar con calificaciones ficticias todas las actividades para cada uno de
los alumnos, el resultado se ver como la siguiente imagen:
la Actividad 2.
27. Realizar la operacin del punto anterior para todas las Hojas excepto para
la Hoja 3 que contiene las calificaciones de los alumnos.
Qu desea hacer?
Mover o copiar hojas de clculo a otra ubicacin en el mismo libro
Sugerencias
Mover o copiar hojas de clculo a otro libro
Sugerencias
Mover o copiar datos a otra hoja de clculo o libro
Arrastrar datos entre ventanas de libro abiertas en Excel
Arrastrar datos a otro libro que est abierto en una sesin diferente de Excel
Es fcil mover o copiar una hoja de clculo (u hoja) completa a otra ubicacin en un libro. Sin embargo,
tenga en cuenta que los clculos o grficos basados en los datos de una hoja de clculo podran resultar
incorrectos si mueve la hoja de clculo. De forma similar, si una hoja de clculo movida o copiada se
inserta entre hojas a las que se hace referencia por una referencia 3D, los datos en esa hoja de clculo
podran incluirse en el clculo de forma inesperada.
1.
Haga esto
Si no ve la ficha que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de las fichas para mostrar
la que va a usar y, a continuacin, haga clic en la pestaa correspondiente.
Dos o ms hojas
adyacentes
Dos o ms hojas
no adyacentes
Haga clic con el botn secundario en una pestaa de hoja y, a continuacin, haga clic
en Seleccionar todas las hojas en el men contextual.
Sugerencia Cuando se seleccionan varias hojas de clculo, aparece [Grupo] en la barra de ttulo en la
parte superior de la hoja de clculo. Para cancelar una seleccin de varias hojas de clculo de un libro,
haga clic en cualquier hoja de clculo no seleccionada. Si no hay visible ninguna hoja no seleccionada,
haga clic con el botn secundario en la pestaa de una hoja seleccionada y, a continuacin, haga clic
en Desagrupar hojas en el men contextual.
Mtodo abreviado de teclado Para desplazarse a la ficha de hojas anterior o siguiente, tambin puede
presionar CTRL+RE PG o CTRL+AV PG.
2.
En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y, en la seccin Organizar hojas,
haga clic enMover o copiar hoja.
SUGERENCIA Tambin puede hacer clic con el botn secundario en una ficha de hoja seleccionada y, a
3.
En el cuadro de dilogo Mover o copiar, en la lista Antes de la hoja, siga uno de estos
procedimientos:
Haga clic en la hoja delante de la cual desea insertar directamente las hojas movidas o
o
copiadas.
Haga clic en (mover al final) para insertar las hojas movidas o copiadas despus de la
4.
Para copiar las hojas en lugar de moverlas, en el cuadro de dilogo Mover o copiar, active la
casilla de verificacin Crear una copia.
NOTA Al crear una copia de la hoja de clculo, la hoja de clculo se duplica en el libro y el nombre de
la hoja indica que es una copia. Por ejemplo, la primera copia que se hace de Hoja1 se denomina Hoja1
(2).
Sugerencias
Para mover las hojas del libro actual, puede arrastrar las hojas seleccionadas por la fila de fichas
de hojas. Para copiar las hojas, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuacin, arrastre las hojas;
suelte el botn del mouse antes de soltar la tecla CTRL.
Para cambiar el nombre de la hoja de clculo movida o copiada, haga clic con el botn
secundario en su ficha de hoja, haga clic en Cambiar nombre y, a continuacin, escriba el nuevo nombre
en la ficha de hoja.
Para cambiar el color de la ficha de hoja, haga clic con el botn secundario en la ficha de hoja,
haga clic en Color de etiqueta y, a continuacin, haga clic en el color que desee usar.
Principio de pgina
1.
diferentes de Excel. Si se abre un libro en una sesin diferente de Excel (por ejemplo, esto puede ocurrir
al abrir el libro desde un sitio de Windows SharePoint Services ), asegrese de abrir el libro en la misma
sesin de Excel. Para ello, bsquelo en el cuadro de dilogo Abrir (ficha Archivo, Abrir).
2.
En el libro que contiene las hojas que desea mover o copiar, seleccione las hojas.
Cmo seleccionar hojas de clculo
Para seleccionar
Haga esto
Si no ve la ficha que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de las fichas para mostrar
la que va a usar y, a continuacin, haga clic en la pestaa correspondiente.
Dos o ms hojas
adyacentes
Dos o ms hojas
no adyacentes
Haga clic con el botn secundario en una pestaa de hoja y, a continuacin, haga clic
en Seleccionar todas las hojas en el men contextual.
Sugerencia Cuando se seleccionan varias hojas de clculo, aparece [Grupo] en la barra de ttulo en la
parte superior de la hoja de clculo. Para cancelar una seleccin de varias hojas de clculo de un libro,
haga clic en cualquier hoja de clculo no seleccionada. Si no hay visible ninguna hoja no seleccionada,
haga clic con el botn secundario en la pestaa de una hoja seleccionada y, a continuacin, haga clic
en Desagrupar hojas en el men contextual.
Mtodo abreviado de teclado Para desplazarse a la ficha de hojas anterior o siguiente, tambin puede
presionar CTRL+RE PG o CTRL+AV PG.
3.
En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y, en la seccin Organizar hojas,
haga clic enMover o copiar hoja.
SUGERENCIA Tambin puede hacer clic con el botn secundario en una ficha de hoja seleccionada y, a
Haga clic en el libro al que desee mover o copiar las hojas seleccionadas.
Haga clic en (nuevo libro) para mover o copiar las hojas seleccionadas a un nuevo
libro.
5.
o
copiadas.
Haga clic en (mover al final) para insertar las hojas movidas o copiadas despus de la
6.
Para copiar las hojas en lugar de moverlas, en el cuadro de dilogo Mover o copiar, active la
casilla de verificacin Crear una copia.
NOTA Al crear una copia de la hoja de clculo, sta se duplica en el libro de destino. Al mover una hoja
de clculo, sta se quita del libro original y aparece nicamente en el libro de destino.
Sugerencias
Para cambiar el nombre de la hoja de clculo movida o copiada en el libro de destino, haga clic
con el botn secundario en su ficha de hoja, haga clic en Cambiar nombre y, a continuacin, escriba el
nuevo nombre en la ficha de hoja.
Para cambiar el color de la ficha de hoja, haga clic con el botn secundario en la ficha de hoja,
haga clic en Color de etiqueta y, a continuacin, haga clic en el color que desee usar.
Principio de pgina
tenga que mostrar temporalmente las filas o columnas que no desea incluir y despus seleccionar cada
rango de datos que s desea mover o copiar en operaciones independientes. Para obtener ms
informacin, vea el artculo sobre cmo ocultar o mostrar filas y columnas.
2.
En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, realice una de las siguientes acciones:
3.
Cambie a un libro que est abierto en otra sesin de Excel y, a continuacin, haga clic
en la hoja de clculo donde desee pegar los datos.
4.
columnas ocultas, tal vez tenga que mostrarla para ver todas las celdas copiadas.
5.
En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, realice una de las siguientes acciones:
Haga clic en Pegar
SUGERENCIA Para conservar el ancho de columna que se especific originalmente para los datos, haga
SUGERENCIA Mueva el puntero sobre las distintas opciones de pegado para ver cmo aparecern los
b.
c.
d.
cuando se mueven celdas, las referencias no se ajustan y el contenido de las mismas y de otras celdas que
apunten a ellas pueden mostrarse como errores de referencia. En este caso, tendr que ajustar
manualmente las referencias.
Principio de pgina
Si abre ms de un libro en la misma sesin de Excel, puede arrastrar datos de hoja de clculo entre las
ventanas del libro.
1.
En Excel, abra los libros entre los que desea transferir datos de hoja de clculo.
2.
3.
En el cuadro de dilogo Organizar ventanas, en Organizar, haga clic en las opciones que
desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
4.
En una de las ventanas, seleccione los datos que desea mover o copiar a otra ventana.
5.
Para copiar los datos seleccionados, mantenga presionada la tecla CTRL mientras sita
, arrastre
Principio de pgina
Inicie una sesin de Excel y, a continuacin, abra el libro al que desea arrastrar los datos de hoja
de clculo o cree un nuevo libro.
2.
En otra sesin de Excel, abra el libro que contiene los datos de hoja de clculo que desea
transferir al arrastrarlos y, a continuacin, seleccione esos datos.
3.
o
en la barra de tareas y, cuando el libro se abra, arrastre el puntero a la ubicacin del libro donde desee
insertar los datos.
o
Para copiar los datos seleccionados, mantenga presionada la tecla CTRL mientras sita
el puntero en el borde de la seleccin. Cuando el puntero se convierta en un puntero de copia
, arrastre
los datos seleccionados al libro en la barra de tareas, y cuando el libro se abra, arrastre el puntero a la
ubicacin del libro donde desee insertar los datos.
Principio de pgina
Segunda Forma
a) Seleccionamos de una sola vez toda la fila. Cmo hacemos esto? nos
posicionamos con el ratn sobre el nmero de la fila y pulsamos el botn derecho
del ratn.
Video
Dificultad Fcil
Comntalo 12 votos
Insertar o eliminar
hojas de clculo
Excel le proporciona tres hojas de clculo en un libro pero puede agregar ms hojas de clculo (y otros
tipos de hojas, como una hoja de grfico, una hoja de macro o una hoja de cuadro de dilogo),
cambiarles el nombre o eliminarlas segn sea necesario.
El nombre (o ttulo) de una hoja de clculo aparece en la pestaa de hoja correspondiente, en la parte
inferior de la pantalla. De forma predeterminada, el nombre es Hoja1, Hoja2, etc., aunque se puede
especificar un nombre ms adecuado a cualquier hoja de clculo.
Para insertar otra hoja de clculo delante de una existente, seleccione la hoja de clculo
existente y, a continuacin, haga clic en Inicio > Insertar, > Insertar hoja.
Para cambiar el orden de las hojas de clculo en un libro, haga clic en la pestaa de la hoja de clculo
que desea mover y, a continuacin, arrstrela a la ubicacin deseada.
Principio de pgina
Qu ms desea hacer?
Insertar varias hojas de clculo a la vez
Cambiar el nmero predeterminado de hojas de clculo en un libro nuevo
Cambiar el nombre de una hoja de clculo
Eliminar una o ms hojas de clculo
2.
Presione Mays y seleccione el mismo nmero de pestaas de hojas existentes de las hojas de
clculo que desea insertar en el libro abierto. Por ejemplo, para agregar tres hojas de clculo, seleccione
tres pestaas de hojas existentes.
Haga clic en Inicio > Insertar > Insertar hoja.
Para cambiar el orden de las hojas de clculo en un libro, haga clic en la pestaa de la hoja de clculo
que desea mover y, a continuacin, arrstrela a la ubicacin deseada.
Principio de pgina
Cambiar el nmero
predeterminado de hojas de
clculo en un libro nuevo
1.
2.
3.
En la categora General, bajo Al crear nuevos libros, en el cuadro Incluir este nmero de
hojas, escriba el nmero de hojas que desea incluir de forma predeterminada al crear un libro nuevo.
Principio de pgina
En la barra de las fichas de hojas, haga clic con el botn secundario en la ficha de hojas cuyo
nombre desea cambiar y, despus, haga clic en Cambiar nombre.
2.
2.
Haga clic en Inicio, en la flecha que se encuentra debajo de Eliminar, y en Eliminar hoja.
Tambin puede hacer clic con el botn secundario en la pestaa de hoja de una hoja de clculo o en la
pestaa de hoja de cualquiera de las hojas de clculo seleccionadas que desee eliminar y, a continuacin,
hacer clic en Eliminar hoja.
SUGERENCIAS
Cuando seleccione varias hojas de clculo, [Grupo] aparece en la barra de ttulo de la parte
superior de la hoja de clculo. Para cancelar una seleccin de varias hojas de clculo en un libro, haga clic
en cualquier hoja de clculo no seleccionada. Si no hay visible ninguna hoja no seleccionada, haga clic
con el botn secundario en la pestaa de una hoja seleccionada y, a continuacin, haga clic en Desagrupar
hojas en el men contextual.
c.
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