AUTORIDAD NACIONAL DE ADUANAS

Manual del Programa

Operador Econmico Autorizado
Proceso General de Certificacin
Operador Econmico Autorizado

ENERO 2014

INDICE
PRESENTACIN .................................................................................................................... 5
OBJETIVOS GENERALES.................................................................................................... 5
APLICACIN DEL MANUAL .............................................................................................. 5
FUNDAMENTO LEGAL ........................................................................................................ 5
SIGLAS ..................................................................................................................................... 6
DEFINICIONES ....................................................................................................................... 6
GENERALES DEL PROGRAMA OEA................................................................................ 7
PARTE I. REQUISITOS PARA SOLICITAR EL CERTIFICADO OEA ...................... 8
1.

Condiciones Previas ........................................................................................................ 8

1.1.

Historial satisfactorio de cumplimiento ........................................................................ 8

1.2.

Viabilidad financiera..................................................................................................... 8

1.3
2.

3.

4.

Gestin administrativa, contable y de logstica......................................................... 9

Requisitos de Prevencin y de Seguridad .................................................................... 9

2.1

Administracin y gestin de seguridad ......................................................................... 9

2.2

Asociados de negocios ................................................................................................ 10

2.3

Seguridad de la carga, contenedores y medios de transporte de carga ...................... 10

2.3.1.

Seguridad en la mercanca de comercio exterior ................................................. 10

2.3.2.

Seguridad del rea de carga ................................................................................. 11

2.3.3.

Inspeccin de contenedores y medios de transporte de carga ............................ 11

2.4

Medios de transporte (tractor de carretera y camin) ................................................. 11

2.5

Sellos de contenedores y remolques ........................................................................... 12

2.6

Almacenaje de contenedores y remolques .................................................................. 12

Controles de Acceso Fsico ........................................................................................... 12

3.1.

Identificacin de los colaboradores ............................................................................ 12

3.2.

Visitantes o proveedores ............................................................................................. 13

3.3.

Automviles, medios de transportes de carga ............................................................ 13

3.4.

Control de revisin al ingreso y/o salida .................................................................... 13

3.5.

Neutralizacin de personas o vehculos no autorizados ............................................. 13

Seguridad del Personal ................................................................................................. 13

4.1.

Verificacin de los antecedentes laborales ................................................................. 13

5.

Seguridad de Procesos de Informacin de la Carga .................................................. 14

6.

Seguridad Fsica de las Instalaciones .......................................................................... 14

6.1.

Estructuras de los edificios ......................................................................................... 14

6.2.

Puertas de entradas/salidas, caseta de control ............................................................. 14

6.3.

Control de llaves y cerraduras .................................................................................... 15

6.4.

Cerca perimetral .......................................................................................................... 15

6.5.

Iluminacin ................................................................................................................. 15

6.6.

Estacionamientos ........................................................................................................ 15

6.7.

Sistema de alarmas y videocmaras de vigilancia ...................................................... 15

7.

Seguridad de la Tecnologa Informtica ..................................................................... 15

8.

Capacitacin en seguridad y concienciacin sobre amenazas................................... 16

PARTE II. PASOS PARA LA OBTENCION DEL CERTIFICADO ............................... 17

1.

Autoevaluacin Inicial (Paso 1) .................................................................................. 17

1.1.

2.

Informacin general de la autoevaluacin .................................................................. 17

Procedimiento para la Solicitud (Paso 2) .................................................................... 18

2.1.

Presentacin de la solicitud......................................................................................... 18

2.2.

Documentacin complementaria a la solicitud ........................................................... 18

2.2.1

Para persona natural............................................................................................. 18

2.2.2.

Persona Jurdica ................................................................................................... 19

3.

Recepcin, Admisin y Revisin de la Solicitud (Paso 3) .......................................... 19

3.1.

Recepcin de la solicitud ............................................................................................ 19

3.2.

Admisin de la Solicitud............................................................................................. 20

3.3.

Revisin y verificacin de la solicitud ........................................................................ 20

3.3.1

Procedimiento de revisin y verificacin ............................................................ 20

3.3.2

Aceptacin o negacin de la solicitud ................................................................. 20

4.

Validacin de los Requisitos de Prevencin y Seguridad (Paso 4) ........................... 20

4.1.

Deberes del interesado - Visita de validacin ............................................................. 20

4.2.

Actuacin de los especialistas OEA - planificacin y realizacin de la visita ........... 21

4.2.1.
4.2.2.

Realizacin de la visita validacin en las instalaciones ....................................... 21

4.2.3.
5.

Planificacin - previa a la visita .......................................................................... 21

Validacin complementaria ................................................................................. 22

Aprobacin o Rechazo de la Solicitud para Certificarse OEA (Paso 5) .................. 22

5.1

Aprobacin.................................................................................................................. 22

5.2

Rechazo ....................................................................................................................... 22

5.2.1.

Tiempo para presentar una nueva solicitud ............................................................. 22

6.

Emisin y Entrega de la Certificacin OEA .............................................................. 23

PARTE III. MONITOREO, REVALIDACIN Y VIGENCIA CERTIFICADO OEA ............................................................................................................ 24

1.

Monitoreo de los OEA .................................................................................................. 24

2.

Revalidaciones de la Certificacin OEA ..................................................................... 24

2.1.

3.

Proceso de revalidacin .............................................................................................. 24

Vigencia .......................................................................................................................... 24

PARTE IV. PRRROGA, SUSPENSIN, CANCELACIN Y RENUNCIA DE

LA CERTIFICACIN OEA. ................................................................................................ 25
1.

Prrroga ......................................................................................................................... 25

2.

Suspensin del Certificado OEA.................................................................................. 25

3.

Cancelacin del Certificado ......................................................................................... 25

4.

Renuncia ........................................................................................................................ 26

PARTE V. INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES .................................................. 27

1.

2.

Instituciones de Control y Apoyo ................................................................................ 27

1.1.

Instituciones de control ............................................................................................... 27

1.2.

Instituciones de apoyo ................................................................................................ 27

Actuaciones de las Instituciones de Control y Apoyo ................................................ 27

2.1.

Actuaciones ................................................................................................................. 27

PARTE VI. REUNIONES CONSULTIVAS ....................................................................... 28

ANEXOS ................................................................................................................................. 29

PRESENTADO POR

VIRNA C. LUQUE F.
Directora General de Aduanas
VIENNA VERGARA
Subdirectora General Tcnica
CYNTHIA CORREA DE BREGO
Subdirectora General Logstica
YARA CHANDECK
Secretaria General
EQUIPO DE TRABAJO OEA
Lionel Madero
Evaristo Montenegro
Mnica Nieto
Alberto Ng
Eric Julio Rodrguez
Mayra Sousa

PRESENTACIN
En el ao 2005, la Organizacin Mundial de Aduanas (OMA) estableci el Marco Normativo
para asegurar y facilitar el comercio mundial (Secure and Facilitate Trade-SAFE), en el cual
se crea la figura del Operador Econmico Autorizado (OEA), que consiste en un programa
voluntario de certificacin que estimula a las empresas a incorporar niveles aptos de seguridad
en sus operaciones de comercio exterior.
El Marco Normativo SAFE, en el pilar Aduana-Empresa, recomienda un nuevo enfoque de
trabajo, forjando as una alianza con el sector privado en la bsqueda del fortalecimiento de la
seguridad y minimizando los riesgos en la cadena logstica.
En la actualidad, diversos pases lo han implementado, como lo son, los 28 pases de la Unin
Europea, Mxico, Guatemala, Costa Rica, Repblica Dominicana, Colombia, Per, Argentina,
Japn, Corea del Sur, Nueva Zelanda, Jordania, China y Singapur. Algunos pases han
implementado el programa con otro nombre: Estados Unidos, Customs-Partnership Against
Terrorism (C-TPAT); Canad, Partners in Protection (PIP).
La implementacin del programa Operador Econmico Autorizado en nuestro pas, permitir
profundizar los esfuerzos de la Autoridad Nacional de Aduanas en facilitar el comercio
exterior legtimo y concentrar su accin fiscalizadora y los recursos que ello implica, en
aquellas cargas que representen mayores riesgos.
Al implementar este programa, la Autoridad Nacional de Aduanas busca, en alianza con el
sector privado, asegurar la cadena logstica del comercio internacional frente a las amenazas
potenciales del terrorismo, el crimen organizado multinacional y los delitos conexos. De esta
forma, generaremos competitividad para nuestra actividad comercial tanto regional como
global.
En el presente manual se presentan los procedimientos que deber aplicar el interesado para la
obtencin de la Certificacin como OEA y las diferentes actuaciones de la Autoridad Nacional
de Aduanas y de las autoridades de control y apoyo.
OBJETIVOS GENERALES
Establecer el conjunto de procesos del Programa OEA de la Repblica de Panam.
Desarrollar los procedimientos y requisitos para la certificacin, prrroga, suspensin y
cancelacin de la certificacin OEA.
Establecer los requisitos de prevencin y seguridad para los diferentes actores de la
cadena logstica.
Determinar las actuaciones de las instituciones gubernamentales de control y apoyo.
Establecer la participacin del sector privado.
APLICACIN DEL MANUAL
El presente manual aplica para la Autoridad Nacional de Aduanas, los interesados en
certificarse OEA, las instituciones de control y apoyo y los Operadores Econmicos
Autorizados.
FUNDAMENTO LEGAL
Decreto Ley 1 de 2008 Que crea la Autoridad Nacional de Aduanas y dicta
disposiciones concernientes al Rgimen Aduanero.
Ley 30 de 1984 Por la cual se dictan medidas sobre el Contrabando y la Defraudacin
Aduanera y se adoptan otras disposiciones.
Decreto Ejecutivo N 988 de 2 de octubre 2013 Que implementa el Programa Operador
Econmico Autorizado (OEA) en la Repblica de Panam.

SIGLAS
Para efecto del presente manual, se establecen las siguientes siglas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

ANA: Autoridad Nacional de Aduanas de la Repblica de Panam.

CAUCA: Cdigo Aduanero Uniforme Centroamericano.
OEA: Operador Econmico Autorizado.
OMA: Organizacin Mundial de Aduanas.
RECAUCA: Reglamento del Cdigo Aduanero Uniforme Centroamericano.
SAFE: por sus siglas en ingls es el marco normativo establecido por la OMA, para
Asegurar y Facilitar el Comercio Mundial.

DEFINICIONES
Para los efectos del presente manual, se establecen las siguientes definiciones:
1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.
8.
9.
10.
11.

12.
13.

14.

15.
16.

Accin Requerida: estricta correccin, producto de la validacin o revalidacin, que

debe realizar el interesado o el OEA para subsanar el incumplimiento de los requisitos
establecidos para ser y mantener la certificacin de Operador Econmico Autorizado.
Autoevaluacin Inicial: actividad que debe realizar el interesado para medir el grado de
cumplimiento de todos los requisitos establecidos en el Manual del Programa OEA y sus
anexos.
Autoevaluacin Anual: procedimiento que debe realizar el OEA para medir el grado de
mantenimiento y cumplimiento de los requisitos de seguridad y poder establecer mejoras
a sus procesos de seguridad.
Autoridades de control: instituciones gubernamentales que por mandato legal realizan
control de mercancas sujetas a operaciones de comercio exterior, especialmente a la
entrada o salida del territorio aduanero y que en coordinacin con la ANA realizarn las
validaciones de los requisitos en las instalaciones de los interesados y OEA certificados
Asociados de Negocio: toda persona natural o jurdica que mantiene una relacin de
negocios con el operador de comercio exterior. Incluye, entre otros, a proveedores,
clientes, contratistas y subcontratistas.
Cadena Logstica: conjunto de todos los actores involucrados en el comercio exterior,
iniciando desde el fabricante en el pas de exportacin y finalizando con la entrega de las
mercancas al consignatario en el pas de importacin.
Certificado OEA: documento que le otorga al interesado el estatus como Operador
Econmico Autorizado y tiene la categora de simplificacin y seguridad.
Especialista OEA: equipo de trabajo que atender los procesos de solicitud, validacin,
certificacin, monitoreo de los interesados y OEA debidamente certificados.
Estndares de Seguridad: son los requisitos de prevencin y seguridad establecidos en
el marco normativo SAFE.
Formato de Solicitud de Prrroga: formulario establecido para solicitar la prrroga de
la vigencia de la certificacin.
Interesado: toda persona, natural o jurdica, que de manera voluntaria presenta su
solicitud ante la ANA con el propsito de ser certificado como OEA de la Repblica de
Panam.
Monitoreo: es el control que se realiza a los OEA certificados, mediante el intercambio
de informacin entre las unidades administrativas de ANA y las autoridades de control.
Operador Econmico Autorizado: persona natural o jurdica que voluntariamente se
ha afiliado al programa, cumpliendo con las obligaciones y requisitos establecidos para
mantener su cadena logstica segura y por ello disfruta de beneficios en todo el territorio
Aduanero Nacional.
Persona de Contacto: persona responsable designada por el interesado como enlace con
la ANA para coordinar las gestiones concernientes al proceso de certificacin de
Operador Econmico Autorizado.
Puesto de Confianza: colaborador que ocupa puesto de jefatura dentro de la empresa,
manejando un alto grado de responsabilidad dentro de los procesos internos.
Revalidacin: procedimiento que realiza el especialista OEA en las instalaciones del
OEA para comprobar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Decreto
Ejecutivo No. 988 de 2013 y en el Manual OEA.

17.

Validacin de los Requisitos de Seguridad: procedimiento que realiza el especialista

OEA en las instalaciones de la empresa del interesado para comprobar el cumplimiento
de los requisitos de seguridad y la veracidad de la informacin manifestada en la
autoevaluacin.

GENERALES DEL PROGRAMA OEA

La Autoridad Nacional de Aduanas, a travs de la Direccin General, es la autoridad

certificadora facultada para aprobar, suspender o cancelar la certificacin OEA.
La ANA establecer medidas de control a los funcionarios que realicen anlisis y/o validacin
de los requisitos de seguridad, durante y despus del proceso de la certificacin OEA del
interesado, a fin de resguardar la confidencialidad de toda informacin y documentacin
recibida bajo estrictas medidas de seguridad y responsabilidad, quedando prohibido
intercambiar, revelar, vender o transferir las mismas a terceros.
La participacin en el Programa OEA es voluntaria y no constituye una condicin o
autorizacin para realizar operaciones de comercio exterior. De acuerdo a lo establecido en el
artculo 3 del Decreto Ejecutivo 998 de 2013, podrn aplicar las personas naturales o jurdicas
sin distingo de micro, pequeas y medianas empresas.
La ANA mantendr actualizados en su pgina web los requisitos, manuales y procedimientos,
as como los nombres de las empresas certificadas como OEA, fecha de la certificacin y el
estatus del certificado de los OEA.

PARTE I. REQUISITOS PARA SOLICITAR EL CERTIFICADO OEA

1.

Condiciones Previas

Son los requisitos que las personas naturales o jurdicas debern cumplir y presentar para
obtener la aceptacin de su solicitud y continuar con el procedimiento de la validacin de los
requisitos de seguridad en las instalaciones de la empresa.
En caso de tratarse de personas naturales o jurdicas panameas, deben estar comercialmente
activas, con un mnimo de cinco (5) aos consecutivos realizando actividades de comercio
exterior, lo cual deber ser corroborado a travs de documentacin que sustente este requisito.
La ANA verificar la veracidad de los documentos aportados.
En el caso de personas naturales o jurdicas y sucursales de sociedades extranjeras residentes,
deben demostrar que estn registradas y domiciliadas legalmente en la Repblica de Panam.
1.1.

Historial satisfactorio de cumplimiento

El objetivo de este apartado es establecer el cumplimiento satisfactorio de las leyes aduaneras,

fiscales, tributarias, penales y cualquier otra que dicten las autoridades de control.
Los requisitos que se detallan en el presente numeral aplicarn a las personas naturales o
jurdicas, a los miembros que conforman la junta directiva de la empresa y al personal de la
empresa que ocupe puestos de confianza y de responsabilidad. Estos requisitos son:
a)
b)
c)
d)
e)
f)

No haber sido condenado por la comisin de un delito contra la Administracin

Pblica y contar con el pleno goce de los derechos civiles y polticos.
No haber sido sancionado por la ANA por delito penal aduanero en los diez (10)
ltimos aos.
No haber tenido historial negativo certificado por las autoridades de control.
Estar a Paz y Salvo con la ANA, la Autoridad Nacional de Ingresos Pblicos y la Caja
de Seguro Social.
No tener solicitud rechazada dentro de los dos (2) ltimos aos, de acuerdo a lo
sealado en Parte II, apartado 5.2 del presente manual.
No haber tenido cancelacin de su estatus como OEA en la Repblica de Panam.
1.2.

Viabilidad financiera

Con este requisito se pretende conocer y demostrar la capacidad financiera de las personas
naturales o jurdicas interesadas en certificarse OEA, o ya certificadas como tales, para
cumplir con sus compromisos a corto y/o largo plazo, con miras a mantener y mejorar las
medidas destinadas a garantizar la seguridad de la cadena logstica. El interesado deber
cumplir con los siguientes requisitos:
a)
b)
c)

Mantener actualizados sus estados financieros.

Demostrar que no ha tenido prdidas econmicas de manera continua en los ltimos
tres (3) aos.
Sustentar que tiene una situacin financiera estable mediante la presentacin de alguno
de los siguientes documentos:
c.1) Estados financieros debidamente auditados por un contador pblico autorizado
reconocidos en la Repblica de Panam de los tres (3) ltimos aos (Estado de
resultados, balance general y flujo de efectivo)
c.2) Declaraciones juradas de renta de los ltimos tres (3) aos
c.3) Certificacin notariada de contador pblico autorizado de la siguiente
informacin: activos corrientes totales, pasivos corrientes totales, activos
totales, pasivos totales, ventas / ingresos totales y gastos totales. (Segn
formato solicitado, ver anexo).
c.4) Presentacin de referencias crediticias o bancarias, historial crediticio y/o
situacin de endeudamiento emitido por la entidad.

d)
e)

No haber sido sujeto de embargos judiciales o procesos judiciales por falta de pago a
entidades comerciales.
No haber sido declarado en quiebra.
1.3

Gestin administrativa, contable y de logstica

Con estos requisitos se busca que las personas naturales o jurdicas cumplan con una buena
gestin administrativa, para lo cual deben poseer un sistema de contabilidad de acuerdo a los
principios de contabilidad generalmente aceptados y una buena gestin de los procedimientos
aduaneros. Para ello, deben cumplir con lo siguiente:
a)

b)

c)

Gestin administrativa: tener controles internos basados en gestin de riesgos

adecuados que correspondan a su organizacin, para poder llevar una adecuada gestin
del comercio; disponer de sistemas de archivos apropiados que permitan una fcil
verificacin de la informacin contenida en los documentos que son objeto de
consulta; contar con archivos electrnicos de la informacin almacenada en sus
sistemas; poseer un sistema de gestin de su actividad comercial con base en pistas de
auditora, es decir, que al momento de realizar una auditora, permita llegar fcilmente
al documento de origen de una transaccin.
Gestin contable: poseer un sistema de contabilidad de acuerdo a los principios de
contabilidad generalmente aceptados; llevar apropiadamente registros contables y
registros de las transacciones comerciales, de manera tal que facilite las auditoras, si
se trata de una pequea empresa que no posee sistemas informticos; poner a
disposicin de las autoridades aduaneras la informacin contable, ya sea en soporte de
papel o formato digital; llevar un control de la facturacin en concepto de las ventas,
incluyendo las emisiones de notas de crdito o dbito, as como el control de los pagos
efectuados.
Gestin de logstica: este requisito se refiere a las medidas de seguridad que debe tener
implementadas la persona natural o jurdica en el departamento de gestin logstica de
la empresa, las cuales debern cumplir con lo siguiente: emplear un control de los
registros de importaciones y exportaciones, y de toda la informacin de aduana
inherente a su actividad comercial especfica; realizar controles mediante procesos de
auditoras peridicas de sus formularios, los que deben tener secuencia numrica a fin
de evitar que se den sustracciones de ellos.

ADVERTENCIA: EL INTERESADO DEBER CUMPLIR CON LA TOTALIDAD DE

LOS REQUISITOS DE CONDICIONES PREVIAS PARA CONTINUAR CON EL
SIGUIENTE PASO DENTRO DEL PROCESO CERTIFICACIN COMO OEA.
2.

Requisitos de Prevencin y de Seguridad

2.1

Administracin y gestin de seguridad

Para la administracin y gestin de seguridad el interesado debe cumplir con lo siguiente:

a)

b)

c)

d)

e)

Establecer las polticas de gestin de la seguridad fundamentada en anlisis de riesgos,

para garantizar la seguridad de su cadena logstica. Adems, debe incluir claramente
los objetivos, metas y programa de las polticas de gestin de seguridad.
Contar con mtodos de auditoras internas que le permitan realizar diagnsticos del
estado y cumplimiento de sus polticas de gestin de seguridad. Segn los resultados
de las auditoras, deben realizarse las mejoras y registrar las mismas documentalmente.
Disear e implementar un instrumento interno, ajustado a su necesidad, en cuanto a los
requisitos de seguridad, que le permita medirse y autorregularse. Dicho instrumento
debe ser accesible a la ANA.
Establecer un proceso de evaluacin de riesgos para identificar y evaluar las amenazas
a la seguridad de su organizacin y a la de su cadena logstica, logrando establecer
mecanismos para prevenir esas posibles amenazas y riesgos.
Establecer y mantener una estructura organizacional y procesos documentados que
detallen lo siguiente: Mapa de procesos, Manual de funciones y Manuales de
procedimientos de la empresa en los que deben sealarse los puestos sensitivos.

f)

Tener implementado un plan de contingencia para la recuperacin luego de un desastre

natural, afectaciones a la organizacin o interrupcin al comercio por actos ajenos a la
empresa.
2.2

Asociados de negocios

Debe entenderse que los asociados de negocios pueden ser tanto los clientes de la empresa
como sus proveedores de servicios.
Se recomienda que el interesado y el OEA informe a sus asociados de negocios respecto a
los riesgos y amenazas en que se pueda ver comprometido el movimiento de sus mercancas
dentro de la cadena logstica.
Es importante que el OEA est consciente de la importancia de conocer a sus asociados de
negocios y tener mecanismos establecidos de seleccin para garantizar el xito de la
operacin.
Requisitos para garantizar la seguridad con respecto a los asociados de negocios:
a)
b)

c)

d)

e)

f)

Contar con procedimientos para la seleccin, evaluacin y validacin de sus socios de

negocios.
Asegurarse de que sus asociados de negocios apliquen procedimientos escritos y
verificables sobre normas de seguridad de la cadena logstica a las cargas que se
encuentren bajo su responsabilidad. Dichos procedimientos se refieren a los sellos,
contenedores, medios de transporte e integridad de la carga.
Mantener procedimientos y registros en caso de incidentes e inconsistencias en la
seguridad del servicio brindado por sus socios comerciales, quienes se lo comunicarn
y para que subsane dichas incidencias e inconsistencias.
Asegurarse de que el subcontratado cumpla con las medidas de seguridad establecidas
por la empresa y las del programa OEA en los casos en que subcontrate o tercerice
parte de sus servicios a un asociado de negocios.
Realizar auditoras programadas a sus asociados de negocios en materia de seguridad
de la cadena logstica y, de ser posible, solicitarles certificado de algn programa
nacional o extranjero de OEA o de otro programa de seguridad y corroborar la
autenticidad de dicha informacin.
Establecer clusulas donde se enfatice el compromiso, responsabilidad y
mantenimiento de los niveles de seguridad de su cadena logstica en los contratos con
sus asociados de negocios.
2.3

Seguridad de la carga, contenedores y medios de transporte de carga

El interesado debe mantener polticas de seguridad de la carga, contenedores y medios de

transporte de carga para mantener su integridad y protegerlos contra la introduccin de
sustancias y/o personas no autorizadas. Los procedimientos deben ser llevados bajo
parmetros de gestin de riesgo. Igualmente, deber mantener medidas de seguridad para el
ingreso, almacenamiento y produccin de las mercancas.
2.3.1. Seguridad en la mercanca de comercio exterior
El interesado y el OEA certificado deben contar con lo siguiente:
a)

b)
c)
d)

Procedimientos y rea exclusiva para aplicar los controles que garanticen la integridad
en el proceso de produccin, embalaje, almacenaje y manipulacin de las mercancas
de exportacin a lo interno de la empresa.
Procedimientos para ejecutar acciones en caso de irregularidades, discrepancias,
prdidas o hurtos de las mercancas y registro de las situaciones encontradas.
Procedimientos para el control de acceso de personas no autorizadas a las reas de
produccin, embalaje, almacenaje y manipulacin de las mercancas de exportacin.
Procedimientos para almacenar, resguardar, controlar y revisar, antes de su uso, los
materiales de empaque de exportacin diferencindolos de aquellos que no van a ser
objeto de exportacin.

10

e)

Mantener reas internas segregadas con la finalidad de clasificar las mercancas de

acuerdo a su clase, nacionales e internacionales, debiendo ser inspeccionadas
peridicamente para mantener su integridad.
2.3.2. Seguridad del rea de carga

El interesado debe tener asignada el rea para realizar el proceso de carga de las mercancas de
exportacin y contar con el personal autorizado que controle dicho proceso. Igualmente, debe
implementar los estndares de seguridad en el rea de carga con el objetivo de salvaguardar la
integridad de las mercancas de exportacin durante el proceso de carga hacia el contenedor o
medios de transporte de carga.
2.3.3. Inspeccin de contenedores y medios de transporte de carga
Para la inspeccin de contenedores, el interesado y el OEA deben contar con procedimientos
para la inspeccin de la integridad fsica de la estructura del contenedor antes del llenado en el
rea de carga, incluyendo los mecanismos de cierre de las puertas. Debe incluir los siguientes
puntos como mnimo:
CUADRO DE PUNTO DE REVISION DE CONTENEDORES
CONTENEDORES EN GENERAL
CONTENEDORES REFRIGERADOS
a. Pared delantera
a. rea del evaporador
b. Lado izquierdo
b. rea de la batera o caja de
a. Lado derecho
control elctrico
b. Piso
c. rea del condensador
c. Techo interior/exterior
d. Caja de control
d. Puertas interiores/exteriores
e. rea del compresor
e. Exterior/Seccin inferior

Para la inspeccin de remolques (furgn), el solicitante y OEA certificado deben contar con
procedimientos para la inspeccin de la integridad fsica de la estructura del remolque (furgn)
antes del llenado en el rea de carga, incluyendo el mecanismo de cierre de las puertas. Debe
incluir los siguientes puntos como mnimo:
CUADRO DE PUNTOS PARA LA REVISION REMOLQUES
FURGONES EN GENERAL
FURGONES REFIGERADOS
a. rea de la quinta rueda, chasis
a. rea del evaporador
b. Pared delantera
b. rea de la batera o caja de
c. Lado izquierdo
control elctrico
d. Lado derecho
c. rea del condensador
e. Piso
d. Caja de control
f. Techo interior/exterior
e. rea del compresor
g. Puertas interiores/exteriores

Las reas descritas en los cuadros anteriores no deben mostrar signos de violacin a la
integridad fsica de los mismos. De haber sospechas de alguna irregularidad, se recomienda
no utilizar el contenedor, devolverlo a la naviera y realizar el informe correspondiente para
dejar constancia de la irregularidad.
2.4

Medios de transporte (tractor de carretera y camin)

El interesado y el OEA deben contar con procedimientos para la inspeccin de la integridad de

los diferentes compartimientos del medio de transporte o del camin antes del llenado en el
rea de carga, incluyendo los mecanismos de cierre de las puertas. Debe incluir los siguientes
puntos de revisin como mnimos:
a)
b)

Defensas, neumticos y rines;

Puertas y compartimientos de herramientas;
11

c)
d)
e)
f)
g)
h)

Caja de la batera;
Caja y filtros de aire;
Tanques de combustible;
Compartimientos del interior de la cabina / dormitorio;
Rompe vientos, deflectores y techo;
Chasis y rea de la quinta rueda.

Los compartimientos descritos no deben mostrar signos de ocultamiento de drogas ilcitas. De

haber sospechas de alguna irregularidad, se recomienda no utilizar el medio de transporte,
devolverlo y realizar el informe correspondiente para dejar constancia de la irregularidad.
2.5

Sellos de contenedores y remolques

El interesado y el OEA deben:

a)

b)

c)

d)

Utilizar e instalar sellos de alta seguridad, que cumplan o excedan los estndares de la
norma PAS ISO 17712, a todos los contenedores, remolques y a todas la unidades de
cargas precintables.
Contar con procedimientos para la correcta colocacin de los sellos, verificar que el
sello est en buenas condiciones de uso y determinar si existiese evidencia de
manipulacin indebida; utilizar el mtodo de inspeccin de (VVTT) desglosado de la
siguiente manera:


V- Ver el sello y mecanismos de las cerraduras del Contenedor (View)


V- Verificar numero de Sello (Verify)


T-Tirar del Sello para asegurarse que est correctamente puesto (Tug)


T- Torcer y girar el Sello para asegurarse (Twist and Turn)
Controlar, a travs de un procedimiento establecido, el almacenamiento, acceso,
distribucin, registro de uso, descarte, cambio y colocacin de los sellos. Slo el
personal autorizado debe manejar y distribuir los sellos.
Contar con procedimientos para reconocer y reportar a las autoridades competentes,
cuando los sellos de los contenedores o dems unidades de carga han sido vulnerados o
violados.
2.6

Almacenaje de contenedores y remolques

El interesado y el OEA deben:

a)

b)

c)

3.

Almacenar los contenedores y dems unidades de carga, llenas o vacas, en reas

completamente seguras y controladas que impidan el acceso y/o manipulacin no
autorizada a dichas unidades de cargas; estas reas deben ser inspeccionadas
peridicamente y llevar su debido registro por el personal responsable.
Contar con procedimientos para detectar, neutralizar y denunciar la entrada no
autorizada de personas ajenas al rea de almacenamiento de los contenedores y de las
dems unidades de carga.
Contar con procedimientos para el control de las unidades de carga que estn bajo su
responsabilidad cuando se enven a reparacin o mantenimiento fuera de las
instalaciones de la empresa, y deben ser verificados al reingreso y antes del llenado.

Controles de Acceso Fsico

El interesado y el OEA deben tener procedimientos establecidos para controlar, impedir,

detectar o disuadir la entrada de personas no autorizadas a las instalaciones de la empresa.
Para ello seguir lo sealado en los apartados siguientes.
3.1.
a)
b)

Identificacin de los colaboradores

Tener un sistema documentado para la identificacin y control de acceso de los

colaboradores.
Entregar a sus colaboradores un carnet que los identifique que, por lo menos, contenga
la siguiente informacin: fotografa actualizada, sus generales, cargo actual y vigencia.

12

Solo el personal autorizado debe tener acceso a aquellas reas en donde necesiten desempear
sus funciones.
3.2.
a)
b)

c)

Visitantes o proveedores

Mantener un procedimiento de control y registro de entrada/salida para aquellos

visitantes o proveedores que ingresen a las instalaciones de la empresa.
Entregar al visitante una identificacin temporal que debe portar en lugar visible. El
visitante solo tendr acceso al rea autorizada. El control debe incluir fecha, hora de
entrada/salida y lugar visitado. Se debe acompaar al visitante hasta el lugar de la
visita.
No permitir el ingreso y/o salida a visitantes o proveedores a las instalaciones con
maletas o cajas cerradas sin la debida revisin.
3.3.

Automviles, medios de transportes de carga

Contar con procedimientos para el control de acceso, registro e identificacin de los vehculos
y medios de transporte de carga que ingresan a las instalaciones de la empresa. El control
debe incluir un registro de identificacin, fecha, hora de entrada y salida, lugar visitado.
3.4.
a)

b)

c)
d)

Control de revisin al ingreso y/o salida

Contar con procedimientos adecuados de revisin al ingreso y salida tanto del personal
de la empresa como de los visitantes o proveedores, automviles o medios de
transporte de carga, paquetes u otros objetos.
Contar con procedimientos para el control de entrega, devolucin, cambio, prdidas y
destruccin de todas las tarjetas de acceso para el personal y los visitantes. La
informacin de los registros de entrada y salida debe ser protegida y almacenada en
medios electrnicos por un mnimo de 6 meses.
Contar con procedimientos para el control, revisin y registro de ingreso y salida de
maletines, paquetes y correos.
Contar con sistema de video vigilancia o cmaras de seguridad.
3.5.

Neutralizacin de personas o vehculos no autorizados

Contar con procedimientos para que el personal de la empresa pueda identificar, enfrentar y
reportar a personas no autorizadas o no identificadas dentro de las instalaciones.

4.

Seguridad del Personal

El interesado y el OEA deben ser conscientes de la importancia de conocer a sus

colaboradores para la seguridad de su cadena logstica. Es importante garantizar la integridad
del recurso humano. Un exigente proceso de seleccin de personal, junto con un programa de
seguimiento y control permanente de los colaboradores que trabajan en puestos sensibles, debe
ser implementado por la empresa.
Todo interesado que aspira a ser OEA debe cumplir los siguientes requerimientos en relacin a
la seguridad de personal.
4.1.
a)
b)
c)

Verificacin de los antecedentes laborales

Contar con un procedimiento para evaluar y verificar los antecedentes de los aspirantes
antes de su contratacin.
Contar con programas de induccin para el personal seleccionado, proporcionndoles
las polticas de seguridad de la empresa.
Realizar verificaciones programadas para mantener la informacin actualizada del
personal que labora en la empresa, que incluya como mnimo: informacin del
colaborador y familiares, solicitar el record policivo anual y archivo fotogrfico
actualizado.

13

d)
e)

f)
g)
h)

i)

5.

Realizar visitas domiciliarias a aquellos colaboradores con puestos de confianza dentro

de la empresa, con la finalidad de detectar cualquier cambio irregular en su patrimonio.
Mantener un procedimiento para el seguimiento de actividades que puedan
considerarse sospechosas y que puedan dar muestras de conspiracin interna, consumo
de drogas o que puedan representar un riesgo para la seguridad de la empresa.
Establecer y mantener acuerdos de confidencialidad para con el personal de la empresa
que labora en puestos crticos.
Tener polticas en relacin a la conducta y uso del uniforme dentro y fuera de la
empresa.
Contar con procedimientos para retirar la identificacin, llaves, uniforme, clave del
sistema informtico y eliminar el permiso de acceso a las instalaciones de los
colaboradores al momento de terminar la relacin laboral con la empresa.
Mantener actualizado el registro de afiliacin en la Caja de Seguro Social.

Seguridad de Procesos de Informacin de la Carga

El interesado y el OEA deben contar con procedimientos documentados en los que se

establezcan las polticas de seguridad a seguir por la empresa y su cadena logstica, con el
propsito de garantizar la integridad de las mercancas, documentacin, medios de transporte,
contenedores, remolques, manejo y almacenaje, especficamente los siguientes:
a)

b)

c)

d)
e)

6.

Garantizar que la informacin contenida en los documentos de embarque que se

utilizan para el despacho o recepcin de carga sea veraz, legible y que se cuente con
ella antes de que se haga efectivo el recibo y entrega de la carga. El procedimiento
debe considerar la proteccin de la informacin contra cambios, prdidas o
introduccin de datos errneos.
Contar con procedimientos para el control y seguimiento de sus operaciones aduaneras,
garantizando la correcta presentacin y trmite de sus declaraciones de aduanas y de
sus dems actuaciones ante la ANA.
Tener implementados controles para identificar a los conductores y ayudantes de los
medios de transporte que les brindan el servicio de transporte de la carga antes de que
reciban el embarque.
Contar con procedimientos para reportar a la autoridad competente los casos en que se
detecten irregularidades o actividades ilegales o sospechosas en su cadena logstica.
Poseer un mecanismo que le permita monitorear y garantizar la trazabilidad de la carga
y del vehculo que la transporta desde el punto de carga hasta el puerto de embarque al
exterior.

Seguridad Fsica de las Instalaciones

El interesado y los OEA deben tener, de acuerdo a su modelo de negocios, un proceso

documentado y puesto en prctica de Gestin de Riesgos que les permita proteger las
instalaciones de la empresa, adems de detectar las vulnerabilidades que puedan afectar su
seguridad y la de las reas de gestin de la cadena de suministro. Los controles de acceso
fsico son procedimientos que previenen e impiden el ingreso no autorizado a las instalaciones,
mantienen el control de la entrada y salida de los empleados y visitantes. Por lo tanto,
seguirn las siguientes recomendaciones:
6.1.
a)
b)

c)

Estructuras de los edificios

Haber construido las infraestructuras del o de los edificios e instalaciones con

materiales que puedan resistir entradas forzadas, no autorizadas o ilegales.
Realizar inspecciones peridicas y documentadas para corregir o reparar daos o
irregularidades detectados a las instalaciones con el propsito de mantener la
integridad de las infraestructuras.
Contar con sistema de alarma contra incendios.
6.2.

Puertas de entradas/salidas, caseta de control

14

a)

b)

Determinar y mantener la cantidad mnima de puertas necesarias para el control y

seguridad de las entradas/salidas de los medios de transporte de carga y/o de personas,
las cuales debern estar supervisadas y monitoreadas.
Basado en un anlisis de riesgo, establecer las casetas de control en las puertas de
entrada y de salida para hacer efectivo el control.
6.3.

a)
b)
c)

Control de llaves y cerraduras

Mantener seguras y controladas todas las puertas, ventanas, cercas internas/externas

con mecanismos de cerraduras.
Designar la responsabilidad del control y monitoreo adecuado de las llaves de todas las
cerraduras al personal de seguridad o personal de confianza.
Mantener un registro de las personas que cuentan con llaves o accesos autorizados
conforme a su nivel de responsabilidad y labores dentro de su rea de trabajo.
6.4.

Cerca perimetral

Tener cerca perimetral alrededor de las instalaciones de la empresa, considerando las de

manejo y almacenaje de de carga, en condiciones que resistan las entradas no autorizadas,
forzadas e ilegales.
6.5.

Iluminacin

Tener una adecuada iluminacin dentro y fuera de las instalaciones, incluyendo las reas de
entradas, salidas, reas de manejo de la carga y almacenamiento, cerca perimetral,
estacionamientos, casetas de seguridad, que le permita una clara identificacin de personas y/o
material que ah se encuentre.
6.6.
a)

b)

Asignar los estacionamientos para el personal que labora en la empresa, el de los

visitantes y personas ajenas a la misma. Los mismos deben ser controlados y
monitoreados.
Prohibir que los empleados y visitantes se estacionen en las reas de manejo y
almacenaje de carga o reas contiguas a la entrada o salida de las mismas.
6.7.

a)

b)

c)

7.

Estacionamientos

Sistema de alarmas y videocmaras de vigilancia

Instalar o utilizar sistemas de alarmas y videocmaras de vigilancia para monitorear,

alertar y supervisar las instalaciones con el propsito de impedir el acceso no
autorizado a las reas restringidas de manejo y almacenamiento de carga.
Instalar y ubicar los sistemas antes mencionados, de acuerdo a un proceso de anlisis
de riesgo previo, en las reas de manejo y almacenaje de las mercancas, materias
primas y materiales de empaque, as como en las de acceso del personal, visitantes,
proveedores y medios de transportes de carga.
Mantener por un mnimo de seis (6) meses con respaldo back up la informacin
contenida/grabada en su sistema de video vigilancia.

Seguridad de la Tecnologa Informtica

Para mantener la integridad y confidencialidad del intercambio de informacin que se genera

por las actividades de las operaciones comerciales del interesado y del OEA certificado con
sus asociados de negocios, dicha informacin debe ser protegida con la mejor tecnologa de
seguridad informtica, implementando las medidas preventivas ante las posibilidades de
amenazas y riesgos, y teniendo establecidas las polticas y protocolos para la gestin de la
seguridad de sus sistemas informticos.
Las polticas y los protocolos de seguridad a la tecnologa informtica deben tener
desarrollados, por lo menos, los siguientes aspectos:
a)

Responsabilidades de los usuarios para el uso de los sistemas informticos.

15

b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)

Gestin y control de acceso de los usuarios a los sistemas informticos.

Proteccin contra virus, cdigo malicioso, etc.
Proteccin de los equipos informticos y cambios de contraseas peridicas.
Copias o respaldos de seguridad.
Notificacin de eventos y puntos dbiles de la seguridad informtica.
Responsabilidad sobre los equipos informticos.
Eliminacin de los accesos a usuarios despus de la desvinculacin laboral.
Acuerdo de confidencialidad de la informacin.
Medidas disciplinarias para los usuarios por el mal uso de los sistemas informticos,
como tambin por la violacin de los datos electrnicos de la empresa.

Aunado a lo anterior, se deben establecer protocolos de seguridad que protejan la informacin

y/o datos que reposan en los servidores de la empresa y poseer un sistema que detecte al
usuario que est borrando, consultando, insertando o extrayendo informacin.
Se debe publicar y comunicar las polticas y protocolos de seguridad a todo el personal
incluyendo mecanismos de concienciacin en temas de seguridad informtica.
Tener establecido un espacio fsico en donde se pueda realizar la gestin informtica con las
medidas de seguridad de proteccin que garanticen solo el acceso al personal autorizado.

8.

Capacitacin en seguridad y concienciacin sobre amenazas

El interesado y el OEA, debern tener establecido y en mejora continua un programa de

capacitacin, concienciacin y seguridad para reconocer las amenazas de terroristas,
narcotrfico y contrabando en cada punto de la cadena logstica para todo el personal. Para
ello, es indispensable:
a)

b)

Tener implementados programas de capacitacin continua para el personal vinculado a

reas sensibles sobre prevencin de lavado de activos y terrorismo, sellos, llenado del
contenedor, envo, recibo, manejo y almacenamiento de carga, manejo del correo y
dems temas sensibles.
Establecer a los colaboradores de la empresa la obligatoriedad de conocer los
procedimientos establecidos para detectar una situacin sospechosa de riesgo y cmo
denunciarla.

16

PARTE II. PASOS PARA LA OBTENCION DEL CERTIFICADO

1. Autoevaluacin Inicial (Paso 1)

Es el proceso que debe realizar el interesado antes de presentar la solicitud para certificarse
como OEA, con el objetivo de medir el grado de cumplimiento de todos los requisitos
establecidos.
Los interesados podrn obtener de la pgina web de la ANA (www.ana.gob.pa) el formulario
de autoevaluacin, el cual estar temporalmente en formato Excel y ser completado de
acuerdo a las actividades que desarrolla. La informacin suministrada debe ser veraz y
verificable y la misma ser comprobada por el equipo validador OEA.
Luego de completado y verificado el archivo de autoevaluacin, deber ser guardado en un
dispositivo de almacenamiento de datos CD o USB, y adjuntarlo con los dems documentos
que acompaan la solicitud.
Si el interesado requiere de orientacin, podr realizar consultas al correo electrnico
oea.panama@ana.gob.pa.
1.1.

Informacin general de la autoevaluacin

Se refiere a los aspectos generales del interesado, sea persona natural o jurdica, nacional o
residente. Esta informacin se debe suministrar a travs del archivo de autoevaluacin, el cual
indicar:
a)
b)
c)

d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)

Si es persona natural o jurdica, nacional o residente;

Tipo de empresa: micro, pequea, mediana o gran empresa;
Posicin dentro de la cadena logstica:
c.1) Exportacin
c.2) Importacin
c.3) Transporte (areo, martimo, terrestre)
c.4) Puertos martimos
c.5) Agentes corredores de aduanas
c.6) Agentes de cargas
c.7) Depsitos aduaneros
c.8) Aeropuertos
c.9) Ferrocarriles
c.10) Operadores logsticos
c.11) Courier o envos expresos
Descripcin breve de la actividad comercial a la que se dedica dentro de la Cadena
Logstica;
Razn social y nombre comercial;
Nmero de cdula de identidad personal o Registro nico de Contribuyentes (RUC) en
caso de persona jurdica;
Domicilio y/o direccin exacta actualizada de la empresa: nmero de casa, nombre del
edificio, calle, provincia, distrito, corregimiento;
Fecha de inicio de operaciones (dentro de la cadena logstica);
Sitio web de la empresa, si lo tuviera, correo electrnico, apartado postal y telfonos;
Datos de la persona de enlace con la ANA para la gestin de la certificacin,
validaciones y monitoreo del OEA (nombre, cargo, correo, telfono);
Si la empresa tiene una unidad que se encargue de la logstica aduanera o trfico;
Nombre de los miembros de la junta directiva de la empresa;
En el caso de personas jurdicas presentar certificacin de un contador pblico
autorizado de la Repblica de Panam de respecto a los accionistas;
Si la empresa cuenta con alguna certificacin en materia de seguridad o de calidad. Si
as fuera, la fecha desde cundo la tiene.

17

2.

Procedimiento para la Solicitud (Paso 2)

Es el conjunto de acciones que debe realizar el interesado para presentar ante la ANA la
solicitud para iniciar el proceso de certificacin como OEA.
2.1.

Presentacin de la solicitud

La presentacin de la solicitud ser efectuada a travs del sistema informtico que establezca
la ANA. Hasta tanto no entre en funcionamiento dicho sistema para llenar, enviar y recibir la
solicitud para la certificacin de OEA, tendr validez el siguiente procedimiento:
a)

b)

c)

Ser solicitada a travs de un documento sugerido que estar publicado en la pgina

web de la ANA y el cual deber ser completado y firmado por el interesado. En caso
de persona jurdica, ser firmado por su representante legal.
La solicitud contendr la siguiente informacin:
b.1) Informacin General:
Nombre del interesado. En caso de persona jurdica, nombre del
Representante Legal;
Nmero de cdula de identidad personal;
Direccin personal;
Telfono y/o celular del interesado. En el caso de persona jurdica, del
Representante Legal;
Correo electrnico;
b.2) Informacin Comercial
Nombre de la empresa y razn social;
Registro nico de Contribuyente (RUC);
Actividad comercial;
Telfonos de oficina;
Direccin o domicilio de la empresa;
Correo electrnico;
Nombre de la persona de contacto ante la ANA para el proceso de
certificacin.
La solicitud deber ser dirigida al/a la Director/a General de la ANA y entregada a los
especialistas OEA con la documentacin requerida en sobre cerrado.

En el caso de que el interesado realice ms de una actividad comercial dentro de la cadena

logstica, presentar una solicitud por cada actor de la cadena logstica.
2.2.

Documentacin complementaria a la solicitud

Se trata de la documentacin que deber ser adjuntada a la solicitud, al momento de ser

presentada ante la ANA. Aplica para persona natural o jurdica.
2.2.1 Para persona natural
a)
b)

c)
d)

e)
f)

Archivo del formulario de autoevaluacin debidamente completado y guardado en

formato digital.
Original y copia de la cdula de identidad personal del interesado. En el caso de ser
extranjero residente, se le solicitar original y copia de pasaporte completo en su
totalidad con debida autenticacin de un Notario Pblico de la Repblica de Panam.
Original de certificacin de no defraudacin emitida por la Secretara General de la
ANA;
Original de certificacin de paz y salvo de la Autoridad Nacional de Ingresos Pblico
emitido en un tiempo no mayor de tres (3) meses antes de la fecha de la presentacin
de la solicitud;
Original de certificacin del paz y salvo de la Caja de Seguro Social emitido en un
tiempo no mayor de tres (3) meses antes de la fecha de la presentacin de la solicitud;
Formulario que ser proporcionado por la ANA, en el que el interesado deber
sustentar la viabilidad financiera de sus estados financieros, la cual debe ser certificada
por un contador pblico autorizado de la Repblica de Panam;

18

g)
h)
i)
j)

Historial policivo y penal del interesado emitido en la Repblica de Panam;

Copia del Aviso de Operacin vigente;
Organigrama de la empresa;
Planos detallados y actualizados de las estructuras, en forma impresa y en formato
digital, que permitan la identificacin de accesos de entradas y salidas, reas de
almacenamiento de carga, reas administrativas, reas de produccin,
estacionamientos, rutas de evacuacin, ubicacin fsica de los dispositivos electrnicos
de seguridad, cuarto de servidores informticos, centros de monitoreo y dems reas.
Estos planos deben estar elaborados y firmados por un profesional idneo y aprobados
por las autoridades correspondientes de la Repblica de Panam.
2.2.2. Persona Jurdica

a)
b)

c)
d)
f)
g)
h)
k)

i)
j)
k)
l)

3.

Archivo del formulario de autoevaluacin debidamente completado y guardado en

formato digital;
Original y copia de la cdula de identidad personal del interesado y del representante
legal, la Junta Directiva y accionistas. En el caso de ser extranjero residente se le
solicitar original y copia de pasaporte completo en su totalidad con debida
autenticacin por un Notario Pblico de la Repblica de Panam. origen;
Copia del Pacto Social.
Original de certificacin de no defraudacin emitida por la Secretara General de la
ANA;
Original de certificacin de paz y salvo de la Autoridad Nacional de Ingresos Pblico;
Original de certificacin de paz y salvo de la Caja de Seguro Social;
Original de certificacin de registro de sociedad emitido por el Registro Pblico;
Formulario que ser proporcionado por la ANA, en el que el interesado deber
sustentar la viabilidad financiera de sus estados financieros, el cual debe ser certificado
por un contador pblico autorizado de la Repblica de Panam;
Record Policivo representante legal, miembros de la junta directiva y accionistas;
Copia del Aviso de Operacin vigente;
Organigrama estructural de la empresa que detalle cada una de las unidades
administrativas y operativas con el nombre de los responsables de las mismas;
Planos detallados y actualizados de la empresa, en forma impresa y en formato digital,
que permitan la identificacin de accesos de entradas y salidas, reas de
almacenamiento de carga, reas administrativas, reas de produccin,
estacionamientos, rutas de evacuacin, ubicacin fsica de los dispositivos electrnicos
de seguridad, cuarto de servidores informticos, centros de monitoreo y dems reas.
Estos planos deben estar elaborados y firmados por un profesional idneo y aprobados
por las autoridades correspondientes de la Repblica de Panam.
Recepcin, Admisin y Revisin de la Solicitud (Paso 3)
3.1.

Recepcin de la solicitud

El interesado deber verificar, antes de presentarse a la ANA, si los documentos adjuntos a la

solicitud estn completos.
El especialista OEA, junto al interesado, verificar la documentacin para comprobar que la
solicitud est completa y que el archivo de la autoevaluacin no est daado. Se informar
inmediatamente de la falta de documentacin requerida. A beneficio del interesado, no se
levantar ninguna acta de recibo de la solicitud para no afectar su historial de aplicacin.
Sern negadas o rechazadas de plano las solicitudes por las siguientes causales:
a)
Por estar incompletas.
b)
Cuando alguno de los documentos est vencido.
c)
La negacin o rechazo establecidas en el apartado 3.3.2 y 5.2 de la Parte II del presente
manual.
d)
Por la presentacin de una nueva solicitud antes del perodo establecido en el apartado
5.2.1 Parte II del presente manual.

19

3.2.

Admisin de la Solicitud

Verificada la documentacin que acompaa la solicitud, si la misma est completa, ser

recibida, se le dar el trmite correspondiente y se comunicar inmediatamente al interesado
de su admisibilidad.
Se establecer un nmero de secuencia a la solicitud luego de ser admitida y se pasar al
siguiente proceso.
3.3.

Revisin y verificacin de la solicitud

Es el proceso que se realiza luego de haber sido admitida la solicitud. En esta etapa se
verificar y analizar toda la informacin contenida en los documentos presentados con dicha
solicitud.
3.3.1 Procedimiento de revisin y verificacin
a)

b)

c)

Una vez admitida la solicitud la ANA tendr hasta sesenta (60) das hbiles para
realizar el proceso de revisin y verificacin de la misma, en la cual utilizar los
mecanismos necesarios para comprobar la informacin que ha suministrado el
interesado.
Se le comunicar mediante nota al interesado el resultado de la revisin y verificacin.
De ser necesario, se solicitar ampliar las respuestas del cuestionario de
autoevaluacin, proporcionar informacin de soporte u otra informacin requerida,
quien tendr hasta quince (15) das hbiles contados a partir de la fecha de recibida la
nota para dar respuesta a la solicitud.
La ANA revisar y verificar que el interesado cumpla con lo solicitado y continuar
con el proceso de verificacin,
3.3.2 Aceptacin o negacin de la solicitud

Es el procedimiento que se realizar luego de que se haya efectuado la revisin y verificacin

de la solicitud.
Se aceptar la solicitud cuando se cumpla satisfactoriamente todo el proceso de revisin y
verificacin. La ANA comunicar al interesado, mediante nota, en un termino de hasta quince
(15) das hbiles, de la aceptacin de la misma. La aceptacin de la solicitud no significa que
el interesado se le otorgar el certificado OEA.
Si por el contrario, en la revisin y verificacin de la solicitud se comprueba que el interesado
no ha cumplido con lo establecido en el Decreto Ejecutivo N 988 de 2013, ni con los
requisitos sealados en el presente Manual en lo relacionado con el historial satisfactorio de
cumplimiento (apartado 1.1., Parte I), no ha demostrado estabilidad financiera, o no ha
resuelto las observaciones resultantes del proceso de revisin dentro del trmino otorgado, la
solicitud ser negada. La ANA contar con hasta quince (15) das hbiles, para comunicarle
al interesado la negacin de su solicitud cuando fuese el caso.
Cuando se niegue la solicitud por cualquiera de las dos ltimas causales establecidas en el
apartado 3.1., Parte II, el interesado solo podr realizar una nueva solicitud dos (2) aos
despus de notificada la negacin.

4.

Validacin de los Requisitos de Prevencin y Seguridad (Paso 4)

Es el procedimiento a realizar, posterior a la aceptacin de la solicitud, que consiste en la

validacin de los requisitos de prevencin y seguridad proporcionados en la autoevaluacin.
Dicha actividad se realiza en las instalaciones del interesado.
4.1.

Deberes del interesado - Visita de validacin

20

Para la realizacin de la visita de validacin por parte del equipo de especialistas OEA a las
instalaciones de la empresa, el interesado deber:
a)
Poner a disposicin el personal responsable de los procesos, quienes debern estar
preparados para recibir y atender al equipo validador durante la visita;
b)
Poner a disposicin los manuales de procesos y cualquier otro documento de apoyo
para la visita de validacin;
c)
Poner en funcionamiento todas las instalaciones de la empresa, unidades
administrativas, bodegas, depsitos, permetros, personal que administra las llaves;
d)
Habilitar un espacio adecuado para realizar las reuniones de la visita de validacin;
e)
Hacer una breve presentacin de la empresa, descripcin de actividad que desarrolla,
organigrama, relacin con clientes y proveedores, volumen de operaciones, descripcin
de los procesos, perfil de seguridad, matriz de anlisis de riesgos operativos, matriz de
identificacin de procesos vs requisitos de seguridad.
f)
Cualquier otro asunto que surja antes y durante el proceso de validacin.
4.2.

Actuacin de los especialistas OEA - planificacin y realizacin de la visita

Se refiere a la organizacin para la realizacin de la visita de validacin por parte de los

especialistas OEA. La ANA tendr hasta quince (15) das hbiles contados desde el momento
de la notificacin al interesado de la aceptacin de su solicitud, para organizar e informar
sobre las visita de validacin.
4.2.1. Planificacin - previa a la visita
La planificacin de la visita deber ser realizada por los especialistas OEA y deber cumplir
con los siguientes pasos:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

h)

Elaborar el plan y cronograma el cual debe incluir su duracin, reas involucradas y

responsables.
Comunicarse con el interesado o la persona de enlace con la ANA, e informarle de la
visita de validacin y llevar registros de esta comunicacin.
El especialista OEA asignado deber coordinar con el interesado todo lo referente al
plan y cronograma.
Organizar y preparar los documentos de trabajo que sern utilizados.
El perodo de la visita no debe durar ms de cinco (5) das hbiles.
El mximo de especialistas OEA asignados para realizarla ser de dos (2)
funcionarios.
De ocurrir cualquier circunstancia ajena a la ANA, se podr reprogramar la visita de
validacin sin que el contenido del plan y cronograma sufran mayor alteracin que la
fecha y asignacin del personal.
Los especialistas OEA no podrn realizar visitas sin la aprobacin del/de la Director/a
General.
4.2.2. Realizacin de la visita validacin en las instalaciones

Esta etapa consiste en la comprobacin, por parte de los especialistas OEA dentro de las
instalaciones del interesado, del cumplimiento de los requisitos de seguridad sealados en el
cuestionario de autoevaluacin.
El proceso de validacin ser el siguiente:
a)
b)
c)
d)

e)

Se dar inicio con la reunin de apertura del proceso de validacin, en la cual debe
participar el interesado, personal requerido de la empresa y los especialistas OEA.
Iniciar el proceso descrito en el Plan y Cronograma de Visita de Validacin.
Se proceder a levantar un acta de la visita dejando constancia de la misma, no sin
antes sealar que no es el informe tcnico final.
Se confeccionar el informe tcnico de la visita de validacin, manifestando los
resultados de la misma. Dicho informe contendr los principales hallazgos obtenidos
durante el proceso, las conclusiones y recomendaciones producto del proceso y la
opinin respecto a si el interesado cumple o no con los requisitos de seguridad.
Se entregar al encargado de la Unidad Administrativa del OEA el informe tcnico
para que proceda a confeccionar el informe final con el objeto de enviarlo al

21

f)
g)

h)

Director/ra General de la ANA para su aprobacin. La ANA tendr treinta (30) das
hbiles para confeccionar el informe final de la aprobacin o desaprobacin de la
visita.
De no ser favorable el resultado, se proceder a remitir al interesado el informe de la
visita que contiene las acciones requeridas, recomendaciones o mejoras.
De haber acciones requeridas, recomendaciones o mejoras de los requisitos de
seguridad, como resultado de la visita de validacin, el interesado tendr sesenta (60)
das hbiles a partir de la fecha de la comunicacin y notificacin del informe tcnico
para subsanarlas.
El interesado comunicar, a travs de nota dirigida al equipo validador OEA, cuando
haya subsanado y cumplido con las observaciones plasmadas en el informe de
validacin de requisitos.
4.2.3. Validacin complementaria

Luego de recibir la comunicacin del interesado sobre el cumplimiento de las acciones

requeridas, los especialistas OEA procedern, dentro de los diez (10) das hbiles siguientes,
a realizar la visita complementaria para confirmar dicho cumplimiento.
De acuerdo a los resultados de la validacin complementaria, se entregar al encargado de la
Unidad Administrativa del OEA, el informe de dicha actividad para que proceda a
confeccionar el informe final con el objeto de enviarlo a la Direccin General para su
aprobacin.
4.3.

Comunicacin del informe final de la visita de validacin

La ANA comunicar y entregar al interesado, dentro de los diez (10) das hbiles siguientes a
la recepcin del informe de visita, el resultado de la misma mediante un informe final en el
que indicar la aprobacin o desaprobacin de la validacin.
5.

Aprobacin o Rechazo de la Solicitud para Certificarse OEA (Paso 5)

5.1

Aprobacin

La solicitud ser aprobada cuando el interesado haya cumplido satisfactoriamente con todos
los requisitos establecidos en el Decreto Ejecutivo N 988 del 2013 y se haya verificado el
cumplimiento satisfactorio de la admisibilidad y anlisis de los documentos y la aprobacin de
los requisitos de seguridad por parte del equipo validador OEA.
5.2

Rechazo

La ANA rechazar las solicitudes en base a las recomendaciones que emitan los especialistas
OEA. Las solicitudes sern rechazadas por las siguientes causas:
a)
b)
c)
d)

Por la no aprobacin de la validacin de los requisitos de seguridad.

Cuando en el proceso de verificacin se compruebe que la informacin que se
proporcion no es veraz.
Por el vencimiento del tiempo concedido para subsanar las acciones requeridas,
recomendaciones o mejoras de los requisitos de seguridad.
Por renuncia del interesado.

La ANA tendr treinta (30) das hbiles, prorrogables, para comunicar al interesado la
aprobacin o rechazo de su solicitud.
5.2.1. Tiempo para presentar una nueva solicitud
Si la solicitud fuera rechazada, el interesado podr presentar una nueva solicitud luego de
transcurrido el siguiente lapso de tiempo:

22

a)

b)

6.

Cuando se le haya rechazado por las causales establecidas en los literales a), c) y d) del
numeral 5.2., despus de dos (2) aos a partir del da siguiente de la comunicacin del
rechazo.
Cuando se le haya rechazado por la causal establecida en el literal b) del numeral 5.2,
no tendr opcin a presentar una nueva solicitud.
Emisin y Entrega de la Certificacin OEA

Una vez aprobada la solicitud y hecha la notificacin, la ANA proceder a emitir la resolucin
motivada y el certificado como Operador Econmico Autorizado, cuya entrega formal se har
mediante citacin al interesado

23

PARTE III. MONITOREO, REVALIDACIN Y VIGENCIA - CERTIFICADO OEA

1.

Monitoreo de los OEA

Los OEA estarn sujetos al monitoreo sobre el cumplimiento de las normativas aduaneras y de
los requisitos establecidos en el Decreto Ejecutivo N988 de 2013 y en el presente manual.
Dicho monitoreo ser realizado por los especialistas OEA en coordinacin con la ANA y las
autoridades de control o apoyo cuando corresponda.
De haber resultados desfavorables producto del monitoreo, se le informar al OEA y se
aplicar lo establecido en los numerales 2 3 de la Parte IV del presente manual,
correspondientes a la suspensin o cancelacin de la certificacin.
2.

Revalidaciones de la Certificacin OEA

Los OEA estarn sujetos a revalidaciones peridicas por parte del equipo de validacin de la
ANA, por lo menos una (1) vez al ao con el objetivo de constatar si se mantienen en el
cumplimiento de los requisitos de seguridad, historial de cumplimiento y viabilidad financiera.
Estas revalidaciones les sern comunicadas mediante nota con tres (3) das de anticipacin.
2.1.

Proceso de revalidacin

El proceso para las revalidaciones ser el siguiente:

a)
b)
c)

d)

e)
f)
g)

Los especialistas OEA asignados para realizar la revalidacin no podrn ser ms de dos
(2) personas.
Las actuaciones de las instituciones de control y de apoyo en las revalidaciones
dependern de la actividad por y para la cual ha sido certificado el OEA.
El tiempo de duracin de la revalidacin no podr ser ms de dos (2) das hbiles.
Podr tomar un (1) da ms segn las condiciones o circunstancias que se presenten
durante la visita, previa autorizacin del Director/a General de la ANA.
Al finalizar la visita de revalidacin, el o los especialistas OEA proceder a levantar el
acta de la visita en la cual se dejar constancia de dicha actividad y se entregar una
copia al OEA.
Se realizar el informe tcnico por parte del equipo validador en el cual se determinar
si hay motivos para suspender, cancelar o mantener la certificacin como OEA.
Los especialistas OEA presentarn un informe final ante el o la Director/a General de
la ANA para que sea aprobada o desaprobado.
De haber un resultado desfavorable para el OEA, se aplicar lo que se seala en los
numerales 2 3 de la Parte IV, segn corresponda.

La ANA contar con un trmino de hasta treinta (30) das hbiles para comunicarle al OEA, a
travs de nota, el resultado de la visita de revalidacin.
3.

Vigencia

La certificacin como OEA tendr vigencia de tres (3) aos prorrogables.

24

PARTE IV. PRRROGA, SUSPENSIN, CANCELACIN Y RENUNCIA DE LA

CERTIFICACIN OEA.
1. Prrroga
Los OEA podrn solicitar extensin de su certificacin cada tres (3) aos, a travs de
prrrogas. Para este fin deben realizar el procedimiento siguiente:
a)
b)
c)
d)

e)
f)

2.

Memorial dirigido al Director/a General de ANA solicitando la prrroga del certificado

por un perodo ms.
La solicitud de la prrroga debe hacerse con un perodo de anticipacin de cuatro (4)
meses antes del vencimiento de la certificacin.
La ANA proporcionar formato sugerido para la solicitud de la prrroga (ver Anexo).
El OEA debe mantener el cumplimiento de todos los requisitos establecidos en el
Decreto Ejecutivo N988 del 2013 y en el presente manual para que la prrroga se
haga efectiva.
El OEA debe estar preparado para la visita de revalidacin del equipo validador OEA.
La ANA, mediante resolucin motivada, aprobar o no la extensin de prrroga dentro
de los treinta (30) das hbiles siguientes al recibo del memorial de solicitud.

Suspensin del Certificado OEA

Si en el desarrollo de la visita de revalidacin o los resultados del monitoreo, los especialistas

OEA detectan la existencia de alguna de las causales de que trata el artculo 11 del Decreto
Ejecutivo N 988 de 2013, se proceder a:
a)

b)
c)

d)

Indicar y sealar las acciones requeridas en el informe correspondiente, las cuales

debern ser subsanadas por el OEA dentro de los treinta (30) das hbiles siguientes a
la presentacin del informe.
La ANA proceder a la suspensin del certificado OEA, mediante resolucin
motivada, lo cual conlleva la suspensin de todas las ventajas otorgadas.
Una vez que el OEA haya subsanado la causal o causales objeto de la suspensin,
deber informar por escrito a la ANA del cumplimiento de las mismas. El equipo
validador confirmar tal cumplimiento.
De corroborarse que se subsanaron la causal o causales de la suspensin, la ANA
proceder a habilitar y restablecer las ventajas otorgadas al OEA, mediante resolucin
motivada.

Transcurridos dos (2) meses de la suspensin sin que el OEA hubiese subsanado el
incumplimiento, la ANA proceder a emitir resolucin motivada de cancelacin definitiva del
certificado.
3.

Cancelacin del Certificado

Adems de la cancelacin por la no subsanacin de los incumplimientos (punto 2, Parte IV),

esta proceder tambin si durante las revalidaciones o monitoreo de control al OEA se le
comprueba alguna de la causales establecidas en el artculo 12 del Decreto Ejecutivo N988 de
2013.
La ANA proceder, mediante resolucin administrativa, a cancelar y comunicar al OEA de la
decisin sobre su estatus. Esta comunicacin se har dentro de los treinta (30) das siguientes
a la comprobacin de la causa que dio origen a dicha cancelacin.
El OEA al que se le haya cancelado la certificacin no podr gestionar una nueva solicitud
hasta tres (3) aos despus del da siguiente de notificada la resolucin de cancelacin,
excepto cuando se trate de la comisin de un delito sancionado por las autoridades judiciales o
por haber sido sancionado por la ANA por delito penal aduanero, en cuyo caso no podr
gestionar una nueva solicitud.
Cuando al OEA le haya sido cancelado su estatus, no deber ni podr:

25

a)
b)
c)
d)
e)

Utilizar el logo de OEA.

Presentarse como OEA.
Solicitar ventajas como OEA.
Utilizar el nombre del Programa a beneficio propio.
Hacer uso o gozar de ningn otro aspecto o beneficio que se le haya otorgado bajo el
Programa OEA.

4.

Renuncia

El OEA podr renunciar a su condicin, siguiendo este procedimiento:

a)
b)
c)

d)

Presentar memorial dirigido al Director/a General de la ANA manifestando su

renuncia.
La ANA proporcionar formato sugerido de solicitud de renuncia. (ver anexos).
La ANA, tendr un plazo de cinco (5) das hbiles posterior a la fecha de recepcin del
memorial para notificar al interesado la resolucin administrativa mediante la cual se
revoca su condicin de OEA.
El OEA que renuncia a su estatus, no podr gestionar una nueva solicitud de
certificacin como OEA hasta tanto no haya transcurrido un perodo de dos (2) aos
posterior al momento que se notifica la resolucin de renuncia.

26

PARTE V. INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES

1.

Instituciones de Control y Apoyo

De acuerdo a lo establecido en los artculos 14 y 15 del Decreto Ejecutivo N988 de 2013,

para efecto del Programa OEA las Instituciones Gubernamentales sern:
1.1.
a)
b)
c)
d)

e)
f)
g)

Instituciones de control

Ministerio de Desarrollo Agropecuario (Cuarentena Agropecuaria).

Autoridad Panamea de Seguridad de Alimentos (AUPSA).
Ministerio de Salud.
Ministerio de Seguridad Pblica.
d.1
Polica Nacional.
d.2
Servicio Nacional de Migracin.
Autoridad Nacional del Ambiente.
Autoridad de los Recursos Acuticos de Panam.
Cualquier otra autoridad pblica relacionada con operaciones de comercio exterior.
1.2.

Instituciones de apoyo

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

Ministerio de Comercio e Industrias.

Autoridad Martima de Panam.
Aeronutica Civil.
Ministerio de la Presidencia (Consejo de Seguridad Nacional).
Ministerio Pblico.
Autoridad Nacional de Ingresos.
Cualquier otra autoridad pblica que se considere necesaria.

2.

Actuaciones de las Instituciones de Control y Apoyo

La actuacin de las instituciones de control y apoyo en el proceso de certificacin OEA, o en

las revalidaciones, depender de la actividad a la que se dedique el interesado o el OEA.
2.1.
a)
b)
c)

d)
e)

Actuaciones

Designar a un funcionario como contacto con la ANA para el programa OEA.

Asegurar el intercambio efectivo de la informacin necesaria para el funcionamiento
del programa.
La Institucin correspondiente debe enviar al analista OEA de la ANA el informe que
avala o no el historial satisfactorio del interesado. (Aplica en el proceso de
certificacin).
Reunirse por lo menos dos (2) veces al ao con la ANA con el propsito de definir
nuevas estrategias tendientes a la mejora del programa.
Participar en actividades de capacitacin organizadas a nivel interno y con el sector
privado.

27

PARTE VI. REUNIONES CONSULTIVAS

1.

Comit Consultivo

Se realizarn reuniones consultivas entre la ANA y el sector privado a fin de mantener y

promover mejoras continuas del Programa. El sector privado estar representado por dos (2)
integrantes, un principal y un suplente, escogidos por cada uno de los gremios comerciales y
profesionales de los eslabones de la cadena logstica.
Este comit consultivo se reunir dos (2) veces al ao o cuando sea requerido, con el fin de
proponer acciones dirigidas al mejoramiento continuo y desarrollo del programa.
En ningn caso el comit consultivo tendr injerencia en las decisiones tomadas por la ANA
respecto a los OEA.
Los gremios que asistirn a las reuniones consultivas sern:
a)
Cmara de Comercio, Industrias y Agricultura de Panam (CCIAP).
b)
Cmara Martima de Panam (CMP).
c)
Unin Nacional de Corredores de Aduanas de Panam (UNCAP).
d)
Cmara Nacional de Transporte de Carga (CANATRACA).
e)
Asociacin Panamea de Exportadores (APEX).
f)
Consejo Nacional de la Empresa Privada (CONEP).
g)
Consejo Empresarial Logstico (COEL).
h)
Cualquiera otra que tenga incidencia en la cadena logstica.

28

ANEXOS

29