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GUA TE MALA, C. A.
DIRECCIN LEGISLATIVA
-CONTROL DE INICIATIVAS-
NUMERO DE REGISTRO
4307
IIFECHA QUE CONOCI EL PLENO:
os DE ABRIL DE 2011.
ASUNTO:
INICIATIVA QUE DISPONE APROBAR LEY NACIONAL DE ARCHIVOS.
TRMITE:
PASE
LAS
COMISIONES
EXTRAORDINARIA
NACIONAL
POR
LA
('1
() '.
u
faamtda, ~os;/
Gulternala, 23 de noviembre de 2010
Licenciada
Ana Isabel Antilln
Directora Legislativa
Congreso de la Republica
Su despacho
Estim'ld<J lin!nciada Antilln:
Por este mt-dio me permito remitir la inicitiva de Ley denominada "Ley Nacional de Archivos"
para que la misma -;ea sometida a consideracin y conocimiento del Honorable Pleno del Congreso
de la Replblica, de la cual adjunto en formato electrnico una copia.
Aprovecho la ocasin, para reit~rar a usted !a :11uestras de rni ms alta y distinguida consideracin
y estima.
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n::
dJJ
EXPOSICION DE MOTIVOS
Teniendo en cuenta,
Derechos Humanos,
lo establecido en
administrativos. Todos los actos de la administracin, son pblicos. Los interesados tienen
del libre
lo ayuda a
es el de disponer
de la documentacin
organizada, de tal forma que la informacin i11stitucional sea recuperable para uso de la
Administracin en el servicio ciudadano y corno fuente de Historia.
archivos hacen suyos los fines esenciales del Estado,
en particular
y el control
del
ciudadano en las decisiones que los afecten r-n los trminos previstos por la ley.
La importancia de los archivos consiste er1 que los documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones tJasadas en antecedentes. Pasada su vigencia,
estos documentos son potencialmente
nacional.
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\
constituyen
y los
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1"
1'\
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/.
la organizacin y
conservacin de los archivos pblicos, a fin de que todas las instituciones, preserven
actualizados y permitan la publicacin en medios electrnicos de la informacin relativa a
sus indicadores de gestin y el ejercicio de recursos pblicos, as como de aqulla que por
su contenido tenga un alto valor para la sociedad.
1.
( ') d.
DECRETO NMERO
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CONSIDERANDO
DECRETA:
"LEY NACIONAL DE ARCHIVOS"
TTULO PRIMERO
CAPTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES
l.
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OU .. :Jt)G
electrnicos de la informacin rel;:trvd a sus indicadores de gestin y el ejercicio
de recursos pblicos, as corno de aqulla que por su contenido tenga un alto valor
para la sociedad;
Garantizar la correcta conservacin. organizacin y consulta de los archivos
11.
111.
de
instituciona 1;
Asegurar el acceso oportuno a la informacin contenida en los archivos y con ello
la rendicin de cuentas, rnediarltl' la adecuada administracin y custodia de la
documentacin que contienen informacin pblica gubernamental;
V.
Promover el uso y difusin de los archivos centrales e histricos generados por los
sujetos obligados favoreciendo la investigacin y resguardo de la memoria
institucional del Estado guatemalteco;
VI.
VIl.
VIII.
encuentre en archivos, fichas, registros, b~hf",, bancos, sistemas o cualquier otra forma de
almacenamiento de datos en posesin de los organismos del Estado, municipalidades e
instituciones autnomas y descentralizad<:J',; ,l', como entidades privadas que cumplan con
funciones pblicas o que manejen o adminis11en fondos o bienes pblicos que constituyen
el patrimonio que el Estado est obligado a proteger y preservar.
l.
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( \(
4\J
\
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(' ~1
(). l'1,' 1.LJ
11.
Integridad: Garantizar que los do( urrrrrrtos de archivo sean completos y veraces
para reflejar con exactitud la irrfcJnr. re :lrr c0ntenida;
111.
IV.
V.
entiende por:
a.
b.
Administracin de documentos: h
temporal
permanente,
accesibilidad
difusin
del
fondo
documental en su conjunto.
c.
d.
Archivo Central: Contiene los fondos documentales que han sido transferidos de
los archivos administrativos una vez finalizado dicho ciclo de vida. Tiene a su cargo
la coordinacin,
administrativos. Su consulta no
l",
f.
de
otros
archivos
de
la
administracin
pblica.
Este
archivo
g.
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h.
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u,,u,
b
i.
k.
l.
preservacin
de
los
m.
n.
Descripcin:
Fase
del
tratamiento
archivstico
de
anlisis
destinada
a la
o.
p.
q.
Documento
electrnico:
lnforrnilcin
automatizada
que
requiere
de
una
S.
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\~ \
i
1
\
t.
Gua
simple
de
archivo:
esquema
general
de
descripcin
de
las
series
v.
w.
x.
y.
z.
aa.
bb.
ce.
Unidad de archivos: La crelda por cada sttj.,to obligado para establecer criterios
en materia de organizacin y con','rvaci~~n rl0 archivos, elaborar en coordinacin
con los titulares de las unidJdc, .ldtttitli;tr.ltivas los instrumentos de control
archivstico, coordinar los prou,clirnicntn<, r!e valoracin y destino final de la
documentacin, establecer un programa de capacitacin y asesora archivsticos,
as como coordinar con el rea de' inforrn:itir,: del sujeto obligado las actividades
destinadas a la automatizacin de In<, .'r''
;,1ns
y a la gestin de documentos
electrnicos;
dd.
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'
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(J.
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ee.
ff.
gg.
CAPTULO SEGUNDO
ORGANIZACIN DE LOS ARr 1 11VOS
Artculo 7. Los sujetos obligados deben generar y asegurar el resguardo y
adecuado
funcionamiento de sus archivos, para ello debern adoptar las medidas necesarias
establecidas en la presente ley.
Artculo 9. Los sujetos obligados debern contar con un;- 1midad de archivos encargada de
asegurar el adecuado funcionamiento de
SI/S
rl0h0n
tener
ll'l
rPc;ponsable
Artculo 11. El responsable de la unidad de archivos ter ' i las siguientes funciones:
OU;; 111
a.
b.
Proponer y
establecer
c.
d.
e.
f.
g.
Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos del sujeto obligado;
h.
i.
Coordinar con el rea de informtica del sujeto obligado las actividades destinadas
a la automatizacin de los archivos y a la gestin de documentos electrnicos;
j.
Proponer
CAPTULO TERCERO
ADMINISTACIN DE ARCHIVOS
Artculo 12. Todos los documentos de archivo en posesin de los sujetos obligados
formarn parte de un sistema de archivos. Dicho sistema incluir al menos:
a)
b)
e)
Uso y seguimiento;
d)
e)
f)
g)
Transferencia de documentos;
h)
Prstamo de expedientes;
i)
Conservacin de documentos;
j)
Valoracin documental;
k)
1)
.:
')
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' t .. 'l., 1 .....
~
m)
Artculo 13. Los sujetos obligados debern dar aviso al Archivo General de la
Administracin Pblica de la creacin -y actualizacin del ndice documental- de una serie
documental que contenga documentos reservados segn lo establece el artculo 23 de la
Ley de Acceso a la Informacin Pblica, Decreto 57-2008.
Las dependencias y entidades debern conservar en sus archivos el original de Jos
documentos que remitan al Archivo General de la Administracin Pblica y entregarn a
este ltimo copia certificada de los documentos que se encuentren en soporte fsico; o
bien, una versin electrnica en un formato con medidas de seguridad que garanticen la
autenticidad e integridad de aquellos documentos que obren en medios electrnicos.
Los sujetos obligados debern notificar al Archivo General de la Administracin Pblica la
desclasificacin de los documentos que hayan sido objeto de transferencia, a fin de que
este ltimo haga del conocimiento pblico dicha situacin a travs de un boletn
informativo.
El Archivo General de la Administracin Pblica deber contar con las medidas de
seguridad necesarias que garanticen la debida custodia y preservacin de la informacin
reservada que le ser remitida por las dependencias y entidades.
Artculo 14. Cada sujeto obligado debe tener al menos un archivo administrativo para
cumplir con sus objetivos institucionales y legales. El titular de este archivo tendr las
siguientes funciones:
a)
b)
e)
Asegurar
la
integridad
conservacin
de
los
archivos
que
contengan
documentacin clasificada;
e)
Artculo 15. Los sujetos obligados contarn con un archivo central adscrito a la unidad de
archivos, en donde se conservar aquella documentacin de uso espordico que debe
conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables, y tendr las
siguientes funciones:
/ ., \
1\( 1,\!
a)
b)
e)
d)
e)
Artculo 16. Los sujetos obligados deben realizar convenios con el Archivo General de la
a.
b.
Conservar los documentos con valor histrico transferidos por el archivo central
c.
d.
Artculo 18.
los
instrumentos
de
control
b)
e)
d)
a.
General,
b.
De transferencia
c.
De baja, y
La gua simple
11
..
..... __ "
Asimismo, podr
Aplicar
a los
documentos
electrnicos
los
mismos
instrumentos
tcnico
e)
d)
Artculo 21. Los funcionarios, servidores pblicos, consultores o asesores que finalicen su
relacin laboral con el Estado por cualquier motivo debern entregar un informe de los
archivos e instrumentos de consulta y control archivstico que se encontraban bajo su
custodia. Si en la fecha en que el servidor pblico presenta su renuncia, es separado del
cargo o comisin no existe el nombramiento o designacin del servidor pblico que lo
sustituir, la entrega del informe se har al servidor pblico que se designe para el efecto.
TTULO SEGUNDO
CAPTULO PRIMERO
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12
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0U::J1
ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA
Artculo
22.
El
Archivo
General
de
la
Administracin
Pblica
es
una
entidad
en
diversas
materias
para
el
mejor
desarrollo
de
sus
funciones.
El
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.. ." "
a)
b)
e)
d)
e)
f)
g)
\
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13
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h)
i)
j)
k)
1)
m)
Expedir copias
certificadas,
transcripciones
paleogrficas y dictmenes de
y reprografa
al
pblico
usuario,
previo
pago
de
los derechos
correspondientes;
n)
o)
p)
q)
r)
s)
t)
u)
as como
hacer del
conocimiento
e\
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\
14
f)
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v)
w)
x)
y)
...h ')..
Artculo 25. El Archivo General de la Administracin Pblica emitir los lineamientos que
establezcan las bases para la creacin y usn rle sistemas automatizados de gestin y
control de documentos tanto en formato fsico como electrnico, as como de los sistemas
que permitan la organizacin y conserv<1cin de la informacin de los archivos
administrativos de los sujetos obligados de fnrtnil completa y actualizada, a fin de publicar
aqulla relativa a los indicadores de gestin, n;nrcicio de los recursos pblicos y con valor
para la sociedad.
Cuando se haya desarrollado o adquirido hr>rr '"lientas informticas de gestin y control
para la organizacin, administracin y ( . cnrvacin de documentos, debern ser
adecuadas a los lineamientos a que se refier ''1rF'sente artculo.
CAPTULn
REGISTRO NACtr
-uNDO
DE ARCHIVOS
Otj,;.:_;lH
Los archivos privados que sean beneficiados con recursos pblicos debern de inscribirse
en el Registro Nacional de Archivos y sujetarse a las recomendaciones emitidas por el
Archivo General de la Administracin Pblica.
El Reglamento de la Ley, establecer la forma de organizacin y funcionamiento del
Registro Nacional de Archivos
Artculo 27. Los archivos adscritos al Registro Nacional de Archivos debern incorporar y
luego actualizar anualmente los datos sobre sus acervos y fondos documentales, conforme
a las disposiciones y requisitos que establezca el Archivo General de la Nacin.
Los particulares propietarios de documentos o archivos declarados como patrimonio
documental de la Nacin, inscritos en el Registro Nacional de Archivos, informarn sobre
cualquier cambio que afecte los documentos o acervos, sea en su estado fsico o
patrimonial.
Artculo 28. Los archivos privados que por solicitud de sus propietarios se inscriban en el
Registro Nacional de Archivos, contarn con asistencia tcnica por parte del Archivo
General de la Administracin Pblica y se estimular su gestin, administracin,
organizacin, conservacin, difusin y consulta.
CAPTULO TERCERO
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Artculo 29. El Sistema Nacional de Archivos es un mecanismo de colaboracin,
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! 1
OU,iUlJ
a)
Fomentar
la
modernizacin
homogeneizacin
metodolgica
de
la
funcin
d)
e)
Artculo 34. Para el acceso a los archivos histricos resguardados por los sujetos obligados,
as como por el Archivo General de la Nacin, no ser aplicable el procedimiento de acceso
previsto por la Ley de Acceso a la lnform;:cin PtJblica, por lo que el acceso a los
documentos histricos se efectuar ccmforrne al procedimiento que establezcan los
propios sistemas de archivos.
Al ser fuentes de acceso pblico, los documentos contenidos en los archivos histricos no
sern susceptibles de clasificacin en tr;rrninos de la Ley de Acceso a la Informacin
Pblica.
Artculo 35. No podrn salir del pas documentos que hayan pertenecido o pertenezcan a
los archivos de los sujetos obligados, as1 corno documentos originales relacionados con la
historia de Guatemala, sin la autorizdciun pr"'Il del Archivo General de la Administracin \~."....
Pblica.
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17
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Artculo 37. Sin perjuicio de las sanciones penales o civiles que correspondan, son causa
de responsabilidad administrativa de los servidores pblicos por incumplimiento de las
obligaciones establecidas en esta Ley, lds siguientes:
a)
Hacer ilegible, sustraer, destruir, ocultar, inutilizar, alterar, manchar, raspar, mutilar
total o parcialmente y de manera indebida, cualquier tipo de documento contenido
en los archivos pblicos;
b)
e)
d)
e)
f)
g)
<J.
h)
i)
j)
Artculo 38. Todos los servidores y fu m 10nlri :'I.Jblicos que contravengan esta Ley y sus
disposiciones se harn acreedores a las medidas de apremio y sanciones establecidas en
las leyes propias.
Las responsabilidades administrativas sern inri pendientes de las del orden civil o penal
que procedan.
Artculo 39. Los sujetos obligados debern asignar a los responsables de los archivos a que
se refieren los artculos 9, 14, 15 y 17 as como elaborar los documentos de control y
consulta archivsticos establecidos por el artculo 18, a ms tardar un ao despus de la
entrada en vigor de la presente Ley.
Artculo 40. El Archivo General de la Administracin Pblica expedir los lineamientos a
que se refieren los artculos 23, fracciones VI, XIV y XVIII, y 33, en un plazo mximo de un
ao despus de la entrada en vigor de la presente Ley.
Artculo 41. El Archivo General de la Administracin Pblica expedir los lineamientos para
la estructura y funcionamiento de las instancias de asesora que desee generar, segn el
artculo 22, en los siguientes 180 das hbiles posteriores al inicio de vigencia de la
()
presente Ley.
Artculo 42. El Organismo Ejecutivo expedir el Reglamento de esta Ley dentro del ao
siguiente a su entrada en vigor.
Artculo 43. Los sujetos obligados debern remitir al Archivo General de la Administracin
Pblica los documentos a los que refiere el artculo 13 de la presente Ley, dos aos
despus de la entrada en vigor de la presente Ley.
Artculo 44. Se derogan todas aquellas disposiciones legales o reglamentarias que
contravengan la presente Ley.
Artculo 45. La presente Ley entrar en vigor al da siguiente de su publicacin en el Diario
oficial.
PASE AL ORGANISMO EJECUTIVO PARA SU SANCION, PROMULGACION Y PUBLICACION.
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