PLANILLA DE CLCULO EXCEL

MDULO 3

MDULO 3

A lo largo de este Mdulo Ud. podr:

Reconocer globalmente, las
caractersticas de un programa de Planilla
de clculo.
Conocer la pgina principal (men presentacin) de la planilla, ingresar
datos y aplicar las funciones bsicas de
la planilla.
Construir un ejemplo de un flujo de caja
que contemple el uso de herramientas
de clculo y herramientas formales de
la planilla.

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CURSO DE ALFABETIZACIN DIGITAL

Qu Podr
Aprender En Este
Mdulo?

Para Pequeos y Micro Empresarios

PLANILLA DE
CLCULO EXCEL

3 MDULO

PLANILLA DE CLCULO EXCEL

POR QU Y PARA QU APRENDER?...

Una planilla de clculo es una herramienta especializada en el procesamiento y
ordenamiento de datos alfa-numricos (letras y nmeros). Su cualidad principal es que
permite automatizar la mayora de las operaciones aritmticas relacionadas con el
manejo contable y financiero de una empresa: presupuestos , flujos de caja.

Para Pequeos y Micro Empresarios

A. Abrir excel paso a paso

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50

Site el puntero sobre el Botn de Inicio. Sin moverlo de esa posicin y con
el botn izquierdo del mouse, haga un clc. Se desplegar el Men Inicio.
Arrastre el puntero del mouse, cuidando no salirse de los mrgenes grficos
del men, hasta situarlo sobre la opcin Programas. Se desplegar un submen.
Dentro del sub-men, desplace el puntero hasta situarlo sobre la opcin Excel
o Microsoft Excel. Podr estar seguro que ha situado correctamente el puntero
del mouse porque cambiar de color el rea asociada a la opcin.
Con el botn izquierdo del mouse, haga un clc. Luego de unos segundos se
abrir Excel.
Sub-Men Inicio

Men
Inicio

Botn Inicio

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Elementos de una hoja de trabajo excel

Barra de ttulo
Barra de
Men

Letra Columna

Barra de frmulas

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Barra de
Botones de
accin
Nmero
de Fila

Celda
seleccionada

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51
Hoja de
clculo
activa

Filas

Columnas

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Cmo ingresar datos en una hoja de trabajo de Excel

1 Posicionarse en la celda en que desea ingresar informacin y teclear.

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2 Para cambiarse de celda puede hacerlo con el mouse o con los navegadores.
3 Si necesita corregir informacin previamente ingresada en una celda deber
hacer doble clic sobre ella o presionar la tecla F2. Tenga presente que mientras
realice esta operacin no podr cambiarse de celda usando los navegadores hasta
que haya finalizado la operacin presionado la tecla enter o haciendo doble clic
en otra celda.
Mientras se encuentre ingresando informacin por primera vez en una celda, las
teclas de navegacin no le servirn para desplazar el cursor, pues al presionarlas
le estar indicando a Excel que desea cambiar de celda.

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52

Navegadores o Teclas de
navegacin. Estas teclas
sirven para mover el cursor
segn la direccin que indica
cada flecha

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Cmo Elaborar Un Flujo De Caja Usando Excel

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Qu es un Flujo de Caja?
Es un herramienta que posibilita anticipar
los saldos en dinero de una empresa a
partir de los ingresos y egresos proyectados para un perodo determinado.
Antes de empezar, puede resultar conveniente que nos pongamos de acuerdo en
el significado de algunos trminos que
usaremos para construir el Flujo de Caja.

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Costos de Produccin:
Los costos de produccin comprenden todos aquellos costos que estn directa e
indirectamente relacionados con el volumen de produccin. Por ejemplo, los costos de
producir mil zapatos no sern los mismo que si Ud. produce quinientos.

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Costos Fijos:

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Son todos aquellos costos que no se encuentran relacionados directamente con los
volmenes de produccin, como por ejemplo, el arriendo, los sueldos administrativos,
telfono, etc. Estos sern iguales independientemente del volumen de produccin, a
menos que se decida ampliar el tamao de planta de su empresa.

Costos variables:
Son aquellos que varan de acuerdo a los volmenes de produccin. Por ejemplo, los
costos involucrados en la compra de insumos o materiales aumentarn si Ud. decide
producir ms unidades de zapatos.

Ingresos:
Es todo el dinero que ingresa a la empresa producto de su actividad productiva o de
servicios, o producto de la venta de activos.

Egresos:
Es todo aquel dinero que sale de la empresa y que son necesarios para llevar a cabo
su actividad productiva.

Siguiendo el ejemplo de Flujo de Caja de la anterior pgina, abra

una hoja de trabajo Excel e ingrese los datos que le sirvan para
elaborar un flujo de caja en su empresa. En el fondo le pedimos
que invente cifras para realizar el ejercicio y que las ordene de
acuerdo al esquema anterior. Para realizar esto, en la pgina
siguiente le hacemos algunas recomendaciones.

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Lo primero que debe tener presente antes de elaborar un Flujo de Caja es su diseo,
es decir, qu y cmo se organizarn las distintas categoras en donde se ingresarn
los datos.

Lo segundo que debiera tener presente, son aquellas cosas que influyen en el volumen
de ingresos y egresos de su empresa. Estos gastos, por ejemplo, pueden ser compra
de materiales, sueldos, pagos de cuentas, ventas de productos, pago de impuestos,
etc.
Luego agrupe estos datos dentro de las distintas categoras posibles: egresos, ingresos,
costos fijos, costos variables, etc.

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Para ello, considere que en un flujo de caja, toda la informacin ingresada debe estar
asociada a un perodo: semanas, meses, semestres, etc. Por lo tanto, lo primero que
se debe definir es el perodo o rango temporal que interese anticipar o evaluar.

55
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Tenga presente
esto para elaborar
su Flujo de Caja

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Para sumar las cifras de una columna

Vamos a suponer que Ud. ha ingresado algunas cifras en cinco celdas distintas de la
columna B y que desea sumarlas. Para hacer esto, debe seguir los siguientes pasos:

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1 Haga un clc en la celda en donde

desea que aparezca el resultado de
la suma. Para el ejercicio haremos
que el total de la suma aparezca en
la celda 7A de la columna A

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2 Presione el Botn Autosuma

ubicado en la barra de botones de
Accin de Excel.
3 Al hacer clc sobre el botn
Autosuma, en la celda 7A ha aparecido el texto =SUMA(). Esto
quiere decir que Excel est listo para
realizar la suma, pero an necesita
que le indique cules son las celdas
que contienen los datos que debe
sumar.
Para indicarle a Excel qu celdas debe
considerar para la operacin, site
el puntero sobre la celda 2B y manteniendo presionado el botn izquierdo del mouse arrastre el puntero hasta la celda 6B.
Suelte el botn izquierdo y presione
la tecla enter.
Fjese, la suma ha sido realizada y su
resultado ha aparecido en la celda
7A.
Para realizar cualquier suma Ud. podr
realizar la misma operacin.
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Para formatear y editar el contenido de una celda

Estilo y tamao de Fuente

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En el ejemplo anterior, sum las cifras

de una columna y el resultado apareci
en una celda en particular. Como es el
resultado de una operacin aritmtica,
es probable que Ud. desee destacar la
celda que contiene el resultado.
Para hacer esto, siga los siguientes
pasos:

1 Seleccione, haciendo un clc sobre

la celda en donde se encuentran los
caracteres que desea formatear. Para
el ejercicio vamos a suponer que se
trata de la celda 7A del ejemplo de
la pgina anterior.
2 despliegue el men Formato y
seleccione la opcin Celdas. Va a
aparecer un men de dilogo de
nombre Formato de celdas. Haga
clc sobre la pestaa Fuente.
Como ver, en esta pestaa se encuentran todos los comandos que le
permitirn elegir el tamao, el tipo
y el estilo (negrillas, cursiva, etc.) de
fuente. Para seleccionar cada una de
ellas, haga clc en la que ms le acomode y luego presione el botn
Aceptar

Lo mismo es vlido si desea

formatear los bordes de una
celda, columna o fila. Pero esta
vez deber seleccionar la
pestaa Bordes

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Para restar las cifras de dos celdas

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Para restar la cifra contenida en la celda

B7 a la cifra de la celda D7, siga los
siguientes pasos:

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1 Haga un clc en la celda en donde

desea que aparezca el resultado de
la resta. Para el ejercicio haremos
que el resultado de la resta aparezca
en la celda C10.
2 Ingrese en la celda el signo =
(igual).
3 Haga un clc sobre la celda B7 e
ingrese el signo (menos). Ahora
haga un clc sobre la celda D7 y
presione la tecla Enter.
Listo ha terminado, vea como el
resultado de la resta ha aparecido en
la celda C10.

El resto de las funciones y herramientas de Excel las ir

conociendo durante el desarrollo de las clases. Para ello nos
serviremos de los ejemplos que se encuentran dentro de la
carpeta Ejemplos Excel en su disquete.

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Para dividir cifras contenidas en una columna

Vamos a suponer que Ud. necesita conocer el promedio de gasto mensual en electricidad
en su taller durante el primer semestre del ao. Para ello deber dividir la suma total
de gastos de enero a junio por la cantidad de meses involucrados, es decir, seis. Veamos
cmo se hace esto con Excel.

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2 Un camino para conocer el

promedio mensual sera primero
sumar el total de gastos del semestre.
Para ello debe seleccionar la celda
reservada para ese propsito (B9) e
ingresar la siguiente frmula (imagen
2):
=SUMA(B3:B8)

Imagen 1

Imagen 2

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1 Lo primero ser ingresar las cifras

de gasto correspondiente a cada mes
del primer semestre. Para este
ejemplo hemos dispuesto las cifras
en una columna (columna B),
reservando dos celdas en la misma
columna para el gasto total (B9) y
el promedio mensual (B10), tal como
se muestra en la imagen 1.

Imagen 3

Una vez ingresada la frmula

presione la teclaEnter, con lo
aparecer en la celda B9, el resultado
de la suma (imagen 3).
Para continuar, pase a la siguiente
pgina.

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3 Una vez obtenido el gasto total, seleccione la celda reservada para el promedio
mensual (B10) e ingrese la siguiente frmula: =(B9)/6 (imagen 1).

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Hemos ingresado estos datos porque al total de los gastos del semestre (contenidos
en la celda B9), debemos dividirlo por el total de meses del semestre, es decir,
de enero a junio, o sea seis meses. De ah que la cifra de la celda B9 la dividamos
por seis.
Observe que en la frmula, la celda que contiene el total de gastos se encuentra
entre parntesis. Esto se hace para indicarle a Excel que esa es la cifra que se
dividir. La forma que se usa para indicar la divisin es ingresar a continuacin
el smbolo slash, o sea, una lnea diagonal (inmediatamente arriba de la tecla
8 de su teclado numrico) y luego el nmero por el que se dividir, en este
caso el nmero seis (imagen 2).

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60

Detalle del Teclado en donde aparece la

tecla de divisin o smbolo slash

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4 Una forma an ms simple de obtener el promedio, sera ingresar directamente

la siguiente frmula y presionar la tecla Enter: =SUMA(B3:B8)/6 (imagen 1).

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En este caso, no se suma de manera independiente el total de gastos, sino que

se le indica a Excel que sume los datos contenidos en las celdas B3; B4; B5; B6;
B7 y B8 y que inmediatamente divida esa cifra por seis. Es importante que observe
que la celdas B3 a B8 se encuentran entre parntesis, pues si no lo estuvieran
Excel no entendera que primero debe sumar y luego dividir (imagen 2).

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Para multiplicar cifras contenidas en celdas distintas

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Vamos a suponer que Ud. se encuentra elaborando un presupuesto para un banquete,

y que uno de los men ofrecidos tiene un valor de $8.500 por persona. Para darle una
visin ms completa a su cliente, ha decidido entregarle el valor del servicio por el total
de personas consideradas para el evento, las que suman ochenta. Para ello, debe
multiplicar el valor del men por persona por la cantidad de invitados, es decir, 8.500
por 80. Veamos como se hace con Excel.

CURSO DE ALFABETIZACIN DIGITAL

62

1 Para el ejemplo, hemos ingresado

en la columna A los tems en que se
agruparn los datos: Nombre del men
(Men 1), valor por persona y costo
total para ochenta personas. En la
columna B, frente a la categora
Valor por persona se ha ingresado en
la celda B3 el precio por persona del
Men ofrecido, y en la celda B2 el signo
peso, como una forma de indicar que
estamos hablando de cifras en dinero
(imagen 1).
2 Lo que queda por hacer es
seleccionar la celda en donde deber
parecer el valor correspondiente al total
del servicio para ochenta personas, es
decir, la celda B4. Hecho esto, debemos
ingresar la frmula que nos permitir
multiplicar el valor por persona por la
cantidad de asistentes al evento:
=(B3)*80
Observe que la celda B3 se encuentra
entre parntesis pues ella contiene el
valor por persona del men y que la
forma de indicarle a Excel que debe
multiplicar esa cifra por ochenta, es
ingresando el signo *(asterisco). Una
vez hecho esto, solo debe presionar la
tecla Enter (imagen 2).

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AUTOEVALUACIN
Realice de manera individual las siguientes actividades que le proponemos. Una vez que las concluya,
su profesor resolver junto con todo el curso las mismas actividades que Ud. desarroll individualmente.
Esa ser su oportunidad de contrastar sus respuestas y corregir lo que sea necesario.
I. Complete con el nombre que corresponda los recuadros que identifican los elementos de una hoja de clculo Excel

Letra Columna

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Barra de
Men

Celda
seleccionada

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63

Hoja de
clculo
activa

II. Describa los pasos necesarios para restar dos cifras que se encuentran en columnas distintas.

III. Describa los pasos necesarios para sumar dos cifras que se encuentran en columnas distintas.

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