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1
QUE ES UN PROCESO?

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DEFINICION DE PROCESO
Cualquier actividad o secuencia de actividades relacionadas
entre s, que emplean INSUMOS (ENTRADAS), le agregan
valor a stos, transformndolos en PRODUCTOS (SALIDAS)
que se suministran a clientes (internos o externos).

INSUMOS
(ENTRADAS)

PROCESO

PRODUCTOS
(SALIDAS)

Cliente

Proveedor

Los procesos utilizan los recursos para poder transformar


los insumos en productos y alcanzar los objetivos de la
organizacin.

Recursos
2

UNJBG

ENFOQUE AL PROCESO
Identificacin y administracin sistemtica de las
actividades y las interacciones entre ellas, con el fin de
obtener los resultados esperados.

META

Causa

Efecto

PROCESO

Mejorando el Proceso

RESULTADOS

Se logran mejores
resultados
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UNJBG

CARACTERISTICAS ESENCIALES DE
TODO PROCESO
Variacin del Proceso:

Cada vez que se repite el


proceso hay diferencias en la
ejecucin de las actividades y
por consecuencia en los
resultados.

INSUMOS

PROCESO

PRODUCTOS

Repetitividad del Proceso:


Los procesos se crean para
producir un resultado y
repetir ese resultado. La
repetitividad
es
la
caracterstica que permite
trabajar sobre el proceso y
mejorarlo

MEJORA

UNJBG

Valor:
La finalidad es crear valor,
transformando
para
ello
insumos en productos. El valor
se da porque el proceso
satisface una necesidad o
expectativa del cliente. Los
procesos slo deben tener
actividades que agregan valor.

VALOR =

CALIDAD x SERVICIO
COSTO x TPO. DE CICLO

Horizontalidad:

Atraviesa a lo ancho la
empresa.
Permite
establecer
las
relaciones proveedor-cliente
al interior de la organizacin.
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PROCESO AMPLIADO
Concepto de calidad que
amplia
el
proceso
y
responsabilidad
de
la
empresa a su entorno, hasta
incluir a los proveedores, los
clientes, los inversionistas y
la sociedad

PROVEEDORES

ACCIONISTAS

Comienza
con
la
comunicacin
de
las
necesidades del cliente a la
empresa. A partir de ellas
se concibe y disea los
productos

EMPRESA

TRABAJADORES

CLIENTES

SOCIEDAD

La empresa comunica las necesidades del cliente a sus proveedores. Estos tienen
que demostrar que estn capacitados para suministrar insumos que permitan
sobrepasar dichas necesidades

UNJBG

JERARQUIA DE PROCESOS
EMPRESA
Macroproceso

Macroproceso: Son los grandes


procesos o procesos genricos de
la empresa, que en conjunto dan
una visin de como opera la
organizacin
Proceso: partes definidas de un
macroproceso.
Pueden
ser
paralelos
o
secuenciales
y
contribuyen a la misin del
macroproceso

Procesos

Actividad: acciones que forman un proceso.


Por lo general estn encargadas a un rea
funcional
Tarea: microacciones que forman una actividad.
Es la subdivisin ms pequea del proceso

Actividades

UNJBG

2
GESTION DE PROCESOS

UNJBG

GESTION DE PROCESOS
El estudio de los procesos
(como trabajan)

La Gestin de
Procesos considera:

El modelamiento de los
procesos de la organizacin

El mejoramiento de los
procesos
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UNJBG

VISION DE PROCESOS
Aceptar que la organizacin podra estar eventualmente
organizada en torno a procesos
Descubrir cules son los procesos que definen el trabajo
de la organizacin
Tiene que ver con definir el trabajo en trminos de
procesos

Entender que lo que nos permite cumplir con una parte


importante de nuestros objetivos y metas
es
preocuparnos de los procesos que realizamos

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PROCESO Y ORGANIZACION
Concepto tradicional: Las funciones por encima del proceso
- En la mayor parte de las organizaciones actuales los
procesos se encuentran por debajo de las funciones. Es
decir, los procesos cortan diversas funciones lo que se
traduce en problemas de coordinacin
Funciones
Procesos

Servicio al Cliente
Gestin de Pedido
Compras
Logstica
Facturacin

Empresa
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UNJBG

Concepto tradicional: Las funciones dominan entre las


compaas
- Este problema de discontinuidad de procesos se acenta
cuando los procesos cruzan varias organizaciones

Proveedor

Fabricante

Distribuidor

Cliente

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Concepto tradicional: Organizacin tradicional. Organizacin


jerarquizada
Gerente General
Asesor Legal

Gerente de
Produccin

Jefe de
P.C.P.

Asistente

Jefe de
Produccin

Supervisor
de Lnea 1

Supervisor
de Lnea 2

Obreros

Obreros

Gerente
Comercial

Jefe de control
de Calidad

Asistente

Jefe de
Ventas

Supervisor
zona 1

Supervisor
zona 2

Vendedores

Vendedores

Gerente
Adm. y Finaanzas
Seguridad

Jefe de
Marketing

Jefe de
Producto 1

Jefe de
Producto 2

Contador
General

Jefe de
Cred. y Cobr.

Jefe de
Tesoreria

Contadores

Asistente

Cajero

Jefe de
Administracin

Jefe de
RRHH

Asistencte
Social

Asistentes

Cobradores

FUNCION

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Concepto moderno: Los procesos dominan en las redes de


negocio
La solucin a este problema se encuentra en la construccin
de redes de negocio entre empresas donde stas consigan:
- Que los procesos se encuentren por encima de las funciones
e incluso de las organizaciones.
- Que la configuracin de estas redes venga dada por un
objetivo de negocio comn.
- Que estas redes se modifican de acuerdo a cada negocio
como respuesta a la personalizacin.
- En estas redes quedan constituidas por socios muy diversos.
Procesos
interempresas

Proveedor

Fabricante

Distribuidor

Cliente

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Concepto moderno: Nuevo concepto


Organizacin orientada a los procesos

de

UNJBG

organizacin.

Planeamiento

Marketing

D&D

CLIENTES
Fabricacin

Ventas

Compras

PROVEEDORES

Almacenamiento

Despacho

CLIENTES

RRHH

SOCIEDAD
PROCESO

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La funcin es vertical, el proceso horizontal.


Las funciones dependen de los procesos.
Las funciones deben permitir que el proceso fluya
suavemente.
Las funciones deben agregar valor al producto y cubrir los
requerimientos del proceso.
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Concepto tradicional
ORGANIGRAMA
- Representacin grfica de la estructura de una organizacin,
mostrando la cadena de jerarqua y de control.
Establece la posicin de las funciones, asocindolas
sucesivamente por areas, gerencias, negocios y empresas.

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VENTAJAS
- Permite visualizar la cadena de jerarqua
- Establece la cadena de control
- Presenta la importancia relativa de las funciones.
- Determina las reas de responsabilidad personal
- Define las lneas de autoridad para la toma de decisiones
imprescindibles para fijar la unidad de mando.

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DESVENTAJAS

- No muestra la interdependencia de las Areas


- No presenta la organizacin como un flujo de procesos.
- Enfatiza el trabajo y logro personal y no el grupal.
- No hay referencia a la primaca del cliente
- No muestra la importancia de los proveedores
- No presenta la red de relaciones proveedor-cliente
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Concepto moderno: EL SISTEMA

Planeamiento

Marketing

D&D

CLIENTES
Fabricacin

Ventas

Compras

PROVEEDORES

Almacenamiento

Despacho

CLIENTES

RRHH

SOCIEDAD
PROCESO

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Concepto moderno
EL SISTEMA
Ventajas
- Muestra la interdependencia funcional
- Presenta el flujo de procesos que se extiende incluyendo el
proceso ampliado
- Depende de los procesos estratgicos de la empresa
- Prioriza el logro organizacional o grupal antes que el personal

- Prioriza los procesos por encima de las funciones


- Resalta las relaciones proveedor-cliente al interior de la
organizacin y fomenta el trabajo en equipo de quienes
participan en el proceso para lograr la mutua satisfaccin de
las necesidades
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UNJBG

Concepto moderno
EL SISTEMA
Desventajas

- No muestra la jerarqua de las funciones empresariales ni


define las lneas de autoridad en el manejo del recurso
humano,

- No presenta la cadena de control


- No define las lneas de autoridad en el manejo de recursos

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UNJBG

3
ESTUDIO DEL PROCESO

23

UNJBG

ELEMENTOS PRINCIPALES DEL PROCESO


CONTROLES
SISTEMA

INSUMOS
(ENTRADAS)

PROCESO
FLUJO

PRODUCTOS
(SALIDAS)

RECURSOS
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UNJBG
CONTROLES

INSUMOS
(ENTRADAS)

PROCESO 2

FLUJO

CONTROLES

PRODUCTOS
(SALIDAS)

RECURSOS

PROCESO 3

FLUJO

PRODUCTOS
(SALIDAS)

RECURSOS

CONTROLES

PRODUCTOS
(SALIDAS)

PROCESO 1

FLUJO

RECURSOS

INSUMOS
(ENTRADAS)

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ENTRADAS - SALIDAS
Entradas
Elementos que desencadenan la realizacin del proceso.
Las entradas pueden ser materiales y/o informacin.
Deben cumplir los requerimientos del proceso
INSUMOS
(ENTRADAS)

PROCESO

PRODUCTOS
(SALIDAS)

Salidas
Elementos resultantes del proceso.
Las salidas deben de responder a un propsito, necesidad u
objetivo de la organizacin.
Deben cubrir los requerimientos y expectativas del cliente
del proceso

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RECURSOS DEL PROCESO


Referido a los elementos TANGIBLES del proceso
- Personal.
- Materia Prima e Insumos.
- Maquinaria.
- Equipos.
- Herramientas.
- Repuestos.
- Energa.
- Infraestructura.

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CONTROLES DEL PROCESO


Referido a los elementos INTANGIBLES del proceso.

Son mecanismos que gobiernan el CMO, CUNDO Y


DNDE se realizan los procesos. Determinan qu accin
tomar cuando ocurren ciertos eventos o condiciones.
- Objetivos.
- Sistemas de monitoreo y control.
- Procedimientos, instrucciones,
mtodos de trabajo.
- Plan de produccin, ventas, compras,
mantenimiento, etc.
- Especificaciones (estndares).
- Capacitacin y entrenamiento.
- Legislacin.
- Programas de control automticos.

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FLUJO DEL PROCESO


Secuencia de actividades para transformar las entradas
(insumos) en salidas (productos).
PROCESO
FLUJO

Se puede representar a travs de Diagrama de Bloques,


Diagrama de Flujo, Diagrama de Operaciones (DOP) o
Diagrama de Anlisis de Actividades (DAP), dependiendo del
tipo de proceso que se est estudiando y del nivel de detalle
que se requiera.

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OTROS ELEMENTOS QUE DESCRIBEN EL


PROCESO

PROCESO
PROVEEDORES
LIMITES

CLIENTES

TIEMPO
DE CICLO
PARTICIPANTES

DUEO

MEDICION
COSTO
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CLIENTE - PROVEEDOR
Cliente
Es el siguiente paso en el proceso.
Persona o personas que utilizan el producto del proceso.
Requerimientos del cliente
- Qu necesita, quiere y espera del producto
- Expresados alrededor de caractersticas de tiempo,
cantidad, propiedades, facilidad de uso y percepciones de
valor
INSUMOS
(ENTRADAS)
PROVEEDORES

PROCESO

PRODUCTOS
(SALIDAS)
CLIENTES

Proveedor
Persona, puesto u organizacin que provee al proceso de los
insumos requeridos

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UNJBG

LIMITES DEL PROCESO


Su principio y trmino son definibles.

Fsico: referido al(los)


espacio(s) en el(los)
que se desarrolla el
proceso.

Tcnico: referido a
identificar el inicio y fin
del proceso (primera y
ltima actividad o tarea).
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DUEO DEL PROCESO


Responsable por el proceso y las salidas del mismo.
Es el que toma las decisiones claves y puede asignar
recursos de la organizacin al proceso.
Habla por el proceso en la organizacin.

DUEO

INSUMOS

(ENTRADAS)

PROCESO

PRODUCTOS

(SALIDAS)
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PARTICIPANTES
Miembros de la organizacin que participan en la ejecucin
del proceso.
Son responsables por la parte del proceso que ejecutan.
Se establece relacionando el flujo del proceso con los
puestos de la organizacin.

PARTICIPANTES

FLUJO

VS
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1.- A1

R 3

Actividad

R 2

Responsable

R 1

UNJBG

Ai = Actividad
Ri = Responsable
(Participante)

Entrada

2.- A2
3.- A3
4.- A4

5.- A5

Entrada

6.- A6
7.- A7

8.- A8

Salida
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UNJBG

TIEMPO DE CICLO
Es el lapso de tiempo requerido para obtener una unidad de
la salida o productos.
La reduccin del tiempo de ciclo permite una mayor
productividad de la organizacin y reduccin de costos.
TIEMPO DE CICLO

TIEMPO EN
TRANSITO
TIEMPO
EN COLA
TIEMPO DE
PROCESAMIENTO

nico tiempo que


aade valor

TIEMPO EFECTIVO
DE PROCESAMIENTO
TIEMPO
FUERA
DE COLA

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UNJBG

COSTO DEL PROCESO


Referido al costo de realizar el proceso.
El mejor mtodo de costeo, para este propsito, es el
denominado Costeo por Actividades (ABC).
El ABC parte del concepto de que el costo es generado por
el proceso al utilizar los recursos.
Entonces mejorando el proceso se utilizar menos recursos
con la consecuente reduccin de los costos.
RECURSOS
UTILIZADOS

($)

PROCESO

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UNJBG

INSUMOS
(ENTRADAS)

Indicador de Proceso: mide las


condiciones de operacin
necesarias para lograr las
caractersticas del producto.

Indicador de Gestin: mide los


resultados finales e
intermedios del proceso.

PROCESO

PRODUCTOS
(SALIDAS)

Cliente

Proveedor

Indicador de Actividad: mide la


realizacin de las actividades
(en cantidad, calidad y
oportunidad) para asegurar que
la gestin sea exitosa.

Punto de Control

Punto de Verificacin

MEDICION DEL PROCESO

Indicador de Control: mide una


caracterstica de calidad
mensurable del producto.

CLAVE PARA EL MEJORAMIENTO DE PROCESOS

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UNJBG

NIVELES DE DESEMPEO DE UN PROCESO


NIVEL DE ARTE

NIVEL DE DISEO

NIVEL ESTANDAR

NIVEL REAL

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UNJBG

Eficacia: mide que tanto se alcanza los objetivos planteados.


EFICACIA =

Salidas Obtenidas
Salidas Programadas

Eficiencia: mide que tan bien se utilizan los recursos.


EFICIENCIA =

Recursos Programados

Recursos Utilizados

Efectividad: es el grado en que se logran los objetivos.


EFECTIVIDAD = EFICACIA x EFICIENCIA

Flujo de Salida: mide la velocidad del proceso. Expresado en


unidades de salida por unidad de tiempo.
Costo Unitario: mide cunto cuesta procesar una salida.
Tiempo de ciclo: y de sus respectivos tiempos que lo
conforman.

40

UNJBG

RELACIONES CAUSA - EFECTO


INSUMOS

PRODUCTOS

(ENTRADAS)

(SALIDAS)

CAUSA

EFECTO

Ellas definen el comportamiento o dinmica del


proceso y, por lo tanto, determinan cmo el proceso
se desempear.
Muchas relaciones causa-efecto son realmente parte
de la cadena en la cual una serie de acciones
resultantes son generadas por una accin inicial.

41

UNJBG

4
MODELAMIENTO DE
PROCESOS

42

UNJBG

DEFINICION
Producir un modelo abstracto del proceso, representado
grficamente
de
manera
tal
que
permita
la
COMPRENSION de como opera.
Estudiar un
actividades.

proceso

existente

para

entender

sus

El modelamiento de procesos implica identificar los


procesos de la empresa y definir (para cada uno de ellos)
todos los elementos del Estudio del Proceso, y las
interacciones existentes entre ellos.

43

UNJBG

IDENTIFICACION DE MACROPROCESOS
Identificar los Macroprocesos de la Empresa:
Utilizar el Diagrama de Bloques para representar los
macroprocesos de la empresa.
- El Diagrama de Bloques
da una visin rpida y
sencilla de los procesos
de la organizacin.
- Permiten
diferenciar
los
procesos
estratgicos de los de
soporte.
- Muestra la secuencia
fundamental entre los
procesos.
Macroprocesos Estratgicos
Macroprocesos de Soporte

44

UNJBG

Descripcin de los Macro Procesos


Macroprocesos Estratgicos:
- Son los macroprocesos que definen el negocio de la
Organizacin.
- Permiten diferenciar a una organizacin de otra.
- Dependen del sector industrial en particular y de la
estrategia de la organizacin.
Macroprocesos de Soporte:
- Son los macroprocesos que sustentan la ejecucin de los
macroprocesos estratgicos.
- Son normalmente genricas, es decir se pueden aplicar a
cualquier sector industrial y es independiente de la
estrategia.
45

UNJBG

Macroprocesos Estratgicos

Macroprocesos Primarios

Administracin
y SAC

Logstica
(Almacn)

Cliente

Cliente

Ventas Lnea A

Ventas Linea B

Macroprocesos de Soporte
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UNJBG

Ejemplo 01:
Administracin
Financiera

Planeamiento
Legal
Diseo y
Desarrollo

Recursos
Humanos

Compras

Produccin

Auditora
Comercializacin

Mantenimiento

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UNJBG

Ejemplo 02:
Planeamiento
Estratgico

Administracin

Administracin
Clnicas
Afiliadas

Marketing

Ventas

Administracin
Financiera
Contable

Sistema de
Informacin

Legal

Atencin
al Cliente

Control de
Costos

Auditorias

48

Proceso Contable

UNJBG

49

UNJBG

50

UNJBG

Definir el responsable de cada macroproceso:


Utilizar una Matriz de Responsabilidades, para relacionar
los macroprocesos con la organizacin.
MACROPROCESOS
ESTRATEGICOS
PLANEAMIENTO ESTRATEGICO
MARKETING
ADM. CLINICAS AFILIADAS

VENTAS
ATENCION AL CLIENTE

ORGANIZACION FUNCIONAL
DIR

GGR

DTE COM ADM CLN

Funciones
Principales: Hasta
el nivel gerencial o
los que responden
al Gerente
General.

DE SOPORTE
ADMINISTRACION
ADM. FINANCIERA - CONTABLE
LEGAL
SISTEMA DE INFORMACION
CONTROL DE COSTOS
AUDITORIAS

Dueo del
Macroproceso
Responsabilidad
complementaria

51

UNJBG

IDENTIFICACION DE PROCESOS
Identificar los procesos de cada macroproceso:
Utilizar el Diagrama de Bloques para definir los procesos
en que se divide cada macroproceso.
Inicio

Se tendrn tantos Diagramas de


Procesos, como macroprocesos se hayan
identificado.

Diagrama de
Procesos

Fin

Proceso

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UNJBG

Definir el responsable de cada proceso:


- Utilizar una Matriz de Responsabilidades, para relacionar
los procesos con la organizacin.
- Esta matriz es igual a la que se utiliz para identificar las
responsabilidades de los macroprocesos.
- Las funciones a considerar en esta matriz, son hasta el
nivel de jefatura.

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UNJBG

Mapa de Procesos
PROCESOS ESTRATEGICOS
CLIENTE

Enfoque
al cliente

DIRECCION

Visin y Misin

Polticas y
Objetivos

MEDICION,
ANALISIS Y
MEJORA

Control de
Procesos

Producto No
Conforme

Estructura
organizativa

Comunicacin
interna

Reclamos

Auditorias
internas

Provisin de
recursos

Revisin por la
Direccin

Acc.correctivas Medicion Satisf.


y preventivas
Cliente

Nivel de
satisfaccin

CLIENTE

PROCESOS OPERATIVOS
Requisitos de calidad / servicio
CLIENTE

AUTORIDADES

MERCADO

Requisitos legales

DISEO Y DESARROLLO

Pronstico de ventas

Proveedores de
servicios

PRODUCCIN

Productos y servicios
CLIENTE

Pedido de productos y servicios

CLIENTE

COMERCIALIZACIN

Documentos de cobranza

PROCESOS DE SOPORTE
Capacitacin Evaluacin del Evaluacin de Mantenimiento Resguardo de
del personal
desempeo
proveedores
de mquinas
informacin

Soporte de
sistemas

Control de
Calidad

Gestin
contable

Gestin de
cobranzas

Gestin
financiera

Asesora legal
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UNJBG

Mapa de Interrelacin de los Procesos Operativos


CLIENTE

AUTORIDADES

MERCADO

Requisitos de
calidad / servicio

Requisitos
legales

Pronstico
de ventas

DISEO Y DESARROLLO

Investigacin
necesidades
del cliente

Evaluacin de
factibilidad

Diseo o
Desarrollo del
producto

Validacin del
diseo (Prueba
de campo)

Pre-Produccin
(Batch piloto)

Registro de
marca

Registro
comercial

Formulacin

Envasado

Estimado de
ventas

Estimado de
produccin

Gestin de
compras

Recepcin y
almacen. de
insumos
Programa de
produccin
mensual

Pedido de productos y servicios

Captacin de
clientes

Servicio de
emblistado y
encojinado

Recepcin y
almacen. de
prod. term.

PRODUCCIN

CLIENTE

Diseo del
envase y
empaque

Atencin de
pedidos

Despacho

Transporte de
productos
terminados

Productos
Servicios

Documentos de cobranza
Procesos realizados por proveedores externos COMERCIALIZACIN

CLIENTE

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UNJBG

ELABORACION DE DIAGRAMAS
OPERACIONALES AMPLIADOS
El Diagrama Operacional:
- El Diagrama Operacional describe el flujo del proceso.
- El Diagrama Operacional resulta de combinar un
Diagrama de Flujo con la parte de la organizacin que
participa en la ejecucin de las actividades del proceso.
- El diagrama incluir las diferentes entradas y salidas del
proceso.
Smbolos:
- Inicio y fin del diagrama

- Conector
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UNJBG

- Operacin

- Decisin

- Documentacin

- Inspeccin

- Almacenamiento

- Transporte

- Espera o Demora

- Secuencia del
proceso

Formato
El formato estndar que se utilizar para describir el
diagrama operacional ampliado ser el siguiente:
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R 3

Actividad

R 2

Responsable

R 1

UNJBG
Observaciones

1.- A1

Ai = Actividad
Ri = Responsable
(participante)

2.- A2
3.- A3

Comunicar al Gerente

4.- A4
5.- A5
6.- A6

Plazo mx.: 5 das

7.- A7
8.- A8

Fecha pago: Viernes

En observaciones se indica alguna anotacin adicional que


explique la actividad correspondiente, como formatos empleados,
registros que se efectan, periodicidad, controles que se realizan,
visado de documentos, entre otros.

58

UNJBG

59

UNJBG

1. Planeamiento de Ventas Linea A


2.Gestin de
Ventas y
Servicios

3. Gestin
de
Cobranzas

4. Soporte
y Asesora
Tcnica

5. Estudios de
Investigacin y
difusin

6. Mantenimiento de
Mquinas

PROCESO DE ADMINISTRACION
CONTABILIDAD
MACROPROCESO

MACROPROCESOS

PROCESO DE VENTAS LINEA A

10. FORMULACIN
DE LOS ESTADOS
FINANCIEROS

12. LIQUIDACIN DE
11. ELABORACIN
IMPUESTOS Y
DEL PRESUPUESTO
APORTACIONES
DE GASTOS
MENSUALES

13. LIQUIDACION Y
15. ASESORA Y
DETERMINACION
14. CONTROL FISICO GESTIN
DEL IMPUESTO
DE INVENTARIOS
ADMINISTRATIVAS
ANUAL
CONTABLES

60

UNJBG

IDENTIFICACIN DE LOS PROCESOS Y SUB - PROCESOS DE L

SUB - PROCESOS COMPRENDIDOS


Diario

PROCESOS

.
.
.
.
.

1. FORM UL ACIN
DE POL ITICAS Y
PROCEDIM IENTOS
E INDICADORES DE
GESTIN DE
VENTAS

Mensual

MACRO
PROCESOS

Semanal

FRECU

1. Formulaci n de polti cas de ge sti n de ve ntas de la ge re nci a.


2. Formulaci n de proce di mi e ntos de ve ntas de la ge re nci a.
3. Formulaci n de i ndi cadore s de ge sti n de ve ntas de la ge re nci a.
4. Anli si s hi stri co de las ve ntas de productos por cli e nte s y zonas

2. INVESTIGACIN
DE M ERCADOS

5. Proye cci n de las ve ntas de productos por cli e nte s y zonas


6. Informe de proye cci n de las ve ntas por cli e nte s y zonas
7. Consoli daci n de l pre supue sto de ve ntas anual de la ge re nci a.

I. PLANEAM IENTO
.
DE VENTAS

.
.
.

3. FORM UL ACIN
DEL PRESUPUESTO
ANUAL DE
VENTAS

8. Formulaci n de l pre supue sto de ve ntas anual de la ge re nci a.


9. Estable ci mi e nto de e strate gias de ve ntas por productos y cli e nte s
e strat gicos
10. Pre se ntaci n de l pre supue sto de ve ntas a la ge re nci a y al comi t de ve ntas
para su aprobaci n por e l Di re ctori o
11. Anli si s comparati vo y e valuaci n de las ve ntas vs. pre supue sto (tri me stral

.
.
.

4. CONTROL Y
EVAL UACIN DE
RESUL TADOS
TRIM ESTRAL

y anual) por zonas


12. Mante ni mi e nto y/o acci one s corre cti vas de ajuste de l pre supue sto de
ve ntas anual por tri me stre .
13. Elaboraci n de i nforme de re sultados de l pre supue sto de ve ntas por
tri me stre
14. Re ce pci n, re vi si n, anli si s y e laboraci n de l status de l conte ni do de l
e xpe di e nte de los productos a re gistrar.

5. REGISTRO DE
PRODUCTOS

15. Ge sti n ante e l SENASA de l e xpe di e nte para e l re gistro de l producto hasta
su aprobaci n.
16. Re ce pci n de l Ce rti fi cado de Re gistro de l producto de SENASA, re mi si n de l
mi smo a la Ge re nci a de Logsti ca y archi vo de copi a de l Ce rti fi cado de

Leyenda de Responsabilidades : Dirige = ( D )

Supervisa = ( S )

Ejecuta = ( E )

Participa = ( P )

61

PROCESOS

SUB - PROCESOS COMPRENDIDOS

1.

2.

3.
10.
FORMULACI
N DE LOS
ESTADOS
FINANCIEROS

4.

5.
6.

11.
ELABORACI
N DEL
PRESUPUEST
O DE GASTOS

PUNTO DE CONTROL

* Sistema Octopus y Documentacin


Revisin de documentacin contable alcanzados al rea de sustentatoria.
. (facturas, recibos, boletas,
contabilidad y posterior ingreso al sistema OCTOPUS.
Tickets, File diversos).
Revisin de la informacin contable ingresada al sistema
OCTOPUS por otras reas de la empresa. (facturacin,
logstica y almacenes).
Control de los los activos fijos, depreciacin y registros
contables mensuales. Provisiones en general. (CTS,
gratificacin, liquidacin de beneficios sociales)
Anlisis de las cuentas contables.

* Sistema Octopus y Documentacin


sustentatoria
. (Compras, gastos,
Importaciones, ventas, etc.)
* Sistema Octopus, Libro de Activos Fijos,
. Libro Diario, Libro Mayor

* Sistema Octopus y Documentacin


sustentatoria
. (Libros y File diversos)

Elaboracion de los Estados Financieros (Balance General , * Sistema Octopus y Reportes de los Estados
Estado de Ganancias y Perdidas y los anexos de las cuentas . Financieros
contables)
Analisis de los Estados Financieros por medio de ratios o
* Reporte de los anlisis financieros.
razones financieras.

7.

Remision de los Estados Financieros a la Gerencia General. * Reporte de los Estados Financieros y E-mail

8.

Recopilacin de informacin de presupuestos de gastos por * Reportes de Presupuestos de Gastos.


centro de costos de las reas de las Gerencias de Ventas ( .* E - mail.
ABU y SANIDAD) y de las Gerencias de Administracin,
Logstica, Administracin Ventas y SAC y Marketing.
Ingreso de la informacin de gastos reales por centro de
* Sistema OCTOPUS.
costos.

9.

10.

Anlisis de la informacin de gastos reales por centro de


costos.

* Sistema Octopus, Documentacin


. sustentatoria (hojas de Costos y File de
. compras Importadas)

11.

Elaboracin de los cuadros de presupuestos de gastos


reales vs. Presupuestados.

* Cuadros de Presupuestos de Gastos

UNJBG
D S M T

FRECUENCIA
S

Respon
sabilida
A
d

DS

DS

DSE

DS

DS

DS

62

UNJBG

CONCEPTOS DE
ORGANIZACIN

63

UNJBG

Concepto tradicional
ORGANIGRAMA
- Representacin grfica de la estructura de una organizacin,
mostrando la cadena de jerarqua y de control.
Establece la posicin de las funciones, asocindolas
sucesivamente por areas, gerencias, negocios y empresas.

64

UNJBG

VENTAJAS
- Permite visualizar la cadena de jerarqua
- Establece la cadena de control
- Presenta la importancia relativa de las funciones.
- Determina las reas de responsabilidad personal
- Define las lneas de autoridad para la toma de decisiones
imprescindibles para fijar la unidad de mando.

65

UNJBG

DESVENTAJAS

- No muestra la interdependencia de las Areas


- No presenta la organizacin como un flujo de procesos.
- Enfatiza el trabajo y logro personal y no el grupal.
- No hay referencia a la primaca del cliente
- No muestra la importancia de los proveedores
- No presenta la red de relaciones proveedor-cliente
66

UNJBG

Concepto moderno: EL SISTEMA

Planeamiento

Marketing

D&D

CLIENTES
Fabricacin

Ventas

Compras

PROVEEDORES

Almacenamiento

Despacho

CLIENTES

RRHH

SOCIEDAD
PROCESO

67

UNJBG

Concepto moderno
EL SISTEMA
Ventajas
- Muestra la interdependencia funcional
- Presenta el flujo de procesos que se extiende incluyendo el
proceso ampliado
- Depende de los procesos estratgicos de la empresa
- Prioriza el logro organizacional o grupal antes que el personal

- Prioriza los procesos por encima de las funciones


- Resalta las relaciones proveedor-cliente al interior de la
organizacin y fomenta el trabajo en equipo de quienes
participan en el proceso para lograr la mutua satisfaccin de
las necesidades
68

UNJBG

Concepto moderno
EL SISTEMA
Desventajas

- No muestra la jerarqua de las funciones empresariales ni


define las lneas de autoridad en el manejo del recurso
humano,

- No presenta la cadena de control


- No define las lneas de autoridad en el manejo de recursos

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