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1
QUE ES UN PROCESO?
UNJBG
DEFINICION DE PROCESO
Cualquier actividad o secuencia de actividades relacionadas
entre s, que emplean INSUMOS (ENTRADAS), le agregan
valor a stos, transformndolos en PRODUCTOS (SALIDAS)
que se suministran a clientes (internos o externos).
INSUMOS
(ENTRADAS)
PROCESO
PRODUCTOS
(SALIDAS)
Cliente
Proveedor
Recursos
2
UNJBG
ENFOQUE AL PROCESO
Identificacin y administracin sistemtica de las
actividades y las interacciones entre ellas, con el fin de
obtener los resultados esperados.
META
Causa
Efecto
PROCESO
Mejorando el Proceso
RESULTADOS
Se logran mejores
resultados
3
UNJBG
CARACTERISTICAS ESENCIALES DE
TODO PROCESO
Variacin del Proceso:
INSUMOS
PROCESO
PRODUCTOS
MEJORA
UNJBG
Valor:
La finalidad es crear valor,
transformando
para
ello
insumos en productos. El valor
se da porque el proceso
satisface una necesidad o
expectativa del cliente. Los
procesos slo deben tener
actividades que agregan valor.
VALOR =
CALIDAD x SERVICIO
COSTO x TPO. DE CICLO
Horizontalidad:
Atraviesa a lo ancho la
empresa.
Permite
establecer
las
relaciones proveedor-cliente
al interior de la organizacin.
5
UNJBG
PROCESO AMPLIADO
Concepto de calidad que
amplia
el
proceso
y
responsabilidad
de
la
empresa a su entorno, hasta
incluir a los proveedores, los
clientes, los inversionistas y
la sociedad
PROVEEDORES
ACCIONISTAS
Comienza
con
la
comunicacin
de
las
necesidades del cliente a la
empresa. A partir de ellas
se concibe y disea los
productos
EMPRESA
TRABAJADORES
CLIENTES
SOCIEDAD
La empresa comunica las necesidades del cliente a sus proveedores. Estos tienen
que demostrar que estn capacitados para suministrar insumos que permitan
sobrepasar dichas necesidades
UNJBG
JERARQUIA DE PROCESOS
EMPRESA
Macroproceso
Procesos
Actividades
UNJBG
2
GESTION DE PROCESOS
UNJBG
GESTION DE PROCESOS
El estudio de los procesos
(como trabajan)
La Gestin de
Procesos considera:
El modelamiento de los
procesos de la organizacin
El mejoramiento de los
procesos
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UNJBG
VISION DE PROCESOS
Aceptar que la organizacin podra estar eventualmente
organizada en torno a procesos
Descubrir cules son los procesos que definen el trabajo
de la organizacin
Tiene que ver con definir el trabajo en trminos de
procesos
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UNJBG
PROCESO Y ORGANIZACION
Concepto tradicional: Las funciones por encima del proceso
- En la mayor parte de las organizaciones actuales los
procesos se encuentran por debajo de las funciones. Es
decir, los procesos cortan diversas funciones lo que se
traduce en problemas de coordinacin
Funciones
Procesos
Servicio al Cliente
Gestin de Pedido
Compras
Logstica
Facturacin
Empresa
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UNJBG
Proveedor
Fabricante
Distribuidor
Cliente
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UNJBG
Gerente de
Produccin
Jefe de
P.C.P.
Asistente
Jefe de
Produccin
Supervisor
de Lnea 1
Supervisor
de Lnea 2
Obreros
Obreros
Gerente
Comercial
Jefe de control
de Calidad
Asistente
Jefe de
Ventas
Supervisor
zona 1
Supervisor
zona 2
Vendedores
Vendedores
Gerente
Adm. y Finaanzas
Seguridad
Jefe de
Marketing
Jefe de
Producto 1
Jefe de
Producto 2
Contador
General
Jefe de
Cred. y Cobr.
Jefe de
Tesoreria
Contadores
Asistente
Cajero
Jefe de
Administracin
Jefe de
RRHH
Asistencte
Social
Asistentes
Cobradores
FUNCION
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UNJBG
Proveedor
Fabricante
Distribuidor
Cliente
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de
UNJBG
organizacin.
Planeamiento
Marketing
D&D
CLIENTES
Fabricacin
Ventas
Compras
PROVEEDORES
Almacenamiento
Despacho
CLIENTES
RRHH
SOCIEDAD
PROCESO
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UNJBG
UNJBG
Concepto tradicional
ORGANIGRAMA
- Representacin grfica de la estructura de una organizacin,
mostrando la cadena de jerarqua y de control.
Establece la posicin de las funciones, asocindolas
sucesivamente por areas, gerencias, negocios y empresas.
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UNJBG
VENTAJAS
- Permite visualizar la cadena de jerarqua
- Establece la cadena de control
- Presenta la importancia relativa de las funciones.
- Determina las reas de responsabilidad personal
- Define las lneas de autoridad para la toma de decisiones
imprescindibles para fijar la unidad de mando.
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UNJBG
DESVENTAJAS
UNJBG
Planeamiento
Marketing
D&D
CLIENTES
Fabricacin
Ventas
Compras
PROVEEDORES
Almacenamiento
Despacho
CLIENTES
RRHH
SOCIEDAD
PROCESO
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UNJBG
Concepto moderno
EL SISTEMA
Ventajas
- Muestra la interdependencia funcional
- Presenta el flujo de procesos que se extiende incluyendo el
proceso ampliado
- Depende de los procesos estratgicos de la empresa
- Prioriza el logro organizacional o grupal antes que el personal
UNJBG
Concepto moderno
EL SISTEMA
Desventajas
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UNJBG
3
ESTUDIO DEL PROCESO
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UNJBG
INSUMOS
(ENTRADAS)
PROCESO
FLUJO
PRODUCTOS
(SALIDAS)
RECURSOS
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UNJBG
CONTROLES
INSUMOS
(ENTRADAS)
PROCESO 2
FLUJO
CONTROLES
PRODUCTOS
(SALIDAS)
RECURSOS
PROCESO 3
FLUJO
PRODUCTOS
(SALIDAS)
RECURSOS
CONTROLES
PRODUCTOS
(SALIDAS)
PROCESO 1
FLUJO
RECURSOS
INSUMOS
(ENTRADAS)
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UNJBG
ENTRADAS - SALIDAS
Entradas
Elementos que desencadenan la realizacin del proceso.
Las entradas pueden ser materiales y/o informacin.
Deben cumplir los requerimientos del proceso
INSUMOS
(ENTRADAS)
PROCESO
PRODUCTOS
(SALIDAS)
Salidas
Elementos resultantes del proceso.
Las salidas deben de responder a un propsito, necesidad u
objetivo de la organizacin.
Deben cubrir los requerimientos y expectativas del cliente
del proceso
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UNJBG
27
UNJBG
28
UNJBG
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UNJBG
PROCESO
PROVEEDORES
LIMITES
CLIENTES
TIEMPO
DE CICLO
PARTICIPANTES
DUEO
MEDICION
COSTO
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UNJBG
CLIENTE - PROVEEDOR
Cliente
Es el siguiente paso en el proceso.
Persona o personas que utilizan el producto del proceso.
Requerimientos del cliente
- Qu necesita, quiere y espera del producto
- Expresados alrededor de caractersticas de tiempo,
cantidad, propiedades, facilidad de uso y percepciones de
valor
INSUMOS
(ENTRADAS)
PROVEEDORES
PROCESO
PRODUCTOS
(SALIDAS)
CLIENTES
Proveedor
Persona, puesto u organizacin que provee al proceso de los
insumos requeridos
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UNJBG
Tcnico: referido a
identificar el inicio y fin
del proceso (primera y
ltima actividad o tarea).
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UNJBG
DUEO
INSUMOS
(ENTRADAS)
PROCESO
PRODUCTOS
(SALIDAS)
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UNJBG
PARTICIPANTES
Miembros de la organizacin que participan en la ejecucin
del proceso.
Son responsables por la parte del proceso que ejecutan.
Se establece relacionando el flujo del proceso con los
puestos de la organizacin.
PARTICIPANTES
FLUJO
VS
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1.- A1
R 3
Actividad
R 2
Responsable
R 1
UNJBG
Ai = Actividad
Ri = Responsable
(Participante)
Entrada
2.- A2
3.- A3
4.- A4
5.- A5
Entrada
6.- A6
7.- A7
8.- A8
Salida
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UNJBG
TIEMPO DE CICLO
Es el lapso de tiempo requerido para obtener una unidad de
la salida o productos.
La reduccin del tiempo de ciclo permite una mayor
productividad de la organizacin y reduccin de costos.
TIEMPO DE CICLO
TIEMPO EN
TRANSITO
TIEMPO
EN COLA
TIEMPO DE
PROCESAMIENTO
TIEMPO EFECTIVO
DE PROCESAMIENTO
TIEMPO
FUERA
DE COLA
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UNJBG
($)
PROCESO
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UNJBG
INSUMOS
(ENTRADAS)
PROCESO
PRODUCTOS
(SALIDAS)
Cliente
Proveedor
Punto de Control
Punto de Verificacin
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UNJBG
NIVEL DE DISEO
NIVEL ESTANDAR
NIVEL REAL
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UNJBG
Salidas Obtenidas
Salidas Programadas
Recursos Programados
Recursos Utilizados
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UNJBG
PRODUCTOS
(ENTRADAS)
(SALIDAS)
CAUSA
EFECTO
41
UNJBG
4
MODELAMIENTO DE
PROCESOS
42
UNJBG
DEFINICION
Producir un modelo abstracto del proceso, representado
grficamente
de
manera
tal
que
permita
la
COMPRENSION de como opera.
Estudiar un
actividades.
proceso
existente
para
entender
sus
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UNJBG
IDENTIFICACION DE MACROPROCESOS
Identificar los Macroprocesos de la Empresa:
Utilizar el Diagrama de Bloques para representar los
macroprocesos de la empresa.
- El Diagrama de Bloques
da una visin rpida y
sencilla de los procesos
de la organizacin.
- Permiten
diferenciar
los
procesos
estratgicos de los de
soporte.
- Muestra la secuencia
fundamental entre los
procesos.
Macroprocesos Estratgicos
Macroprocesos de Soporte
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UNJBG
UNJBG
Macroprocesos Estratgicos
Macroprocesos Primarios
Administracin
y SAC
Logstica
(Almacn)
Cliente
Cliente
Ventas Lnea A
Ventas Linea B
Macroprocesos de Soporte
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UNJBG
Ejemplo 01:
Administracin
Financiera
Planeamiento
Legal
Diseo y
Desarrollo
Recursos
Humanos
Compras
Produccin
Auditora
Comercializacin
Mantenimiento
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UNJBG
Ejemplo 02:
Planeamiento
Estratgico
Administracin
Administracin
Clnicas
Afiliadas
Marketing
Ventas
Administracin
Financiera
Contable
Sistema de
Informacin
Legal
Atencin
al Cliente
Control de
Costos
Auditorias
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Proceso Contable
UNJBG
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UNJBG
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UNJBG
VENTAS
ATENCION AL CLIENTE
ORGANIZACION FUNCIONAL
DIR
GGR
Funciones
Principales: Hasta
el nivel gerencial o
los que responden
al Gerente
General.
DE SOPORTE
ADMINISTRACION
ADM. FINANCIERA - CONTABLE
LEGAL
SISTEMA DE INFORMACION
CONTROL DE COSTOS
AUDITORIAS
Dueo del
Macroproceso
Responsabilidad
complementaria
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UNJBG
IDENTIFICACION DE PROCESOS
Identificar los procesos de cada macroproceso:
Utilizar el Diagrama de Bloques para definir los procesos
en que se divide cada macroproceso.
Inicio
Diagrama de
Procesos
Fin
Proceso
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UNJBG
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UNJBG
Mapa de Procesos
PROCESOS ESTRATEGICOS
CLIENTE
Enfoque
al cliente
DIRECCION
Visin y Misin
Polticas y
Objetivos
MEDICION,
ANALISIS Y
MEJORA
Control de
Procesos
Producto No
Conforme
Estructura
organizativa
Comunicacin
interna
Reclamos
Auditorias
internas
Provisin de
recursos
Revisin por la
Direccin
Nivel de
satisfaccin
CLIENTE
PROCESOS OPERATIVOS
Requisitos de calidad / servicio
CLIENTE
AUTORIDADES
MERCADO
Requisitos legales
DISEO Y DESARROLLO
Pronstico de ventas
Proveedores de
servicios
PRODUCCIN
Productos y servicios
CLIENTE
CLIENTE
COMERCIALIZACIN
Documentos de cobranza
PROCESOS DE SOPORTE
Capacitacin Evaluacin del Evaluacin de Mantenimiento Resguardo de
del personal
desempeo
proveedores
de mquinas
informacin
Soporte de
sistemas
Control de
Calidad
Gestin
contable
Gestin de
cobranzas
Gestin
financiera
Asesora legal
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UNJBG
AUTORIDADES
MERCADO
Requisitos de
calidad / servicio
Requisitos
legales
Pronstico
de ventas
DISEO Y DESARROLLO
Investigacin
necesidades
del cliente
Evaluacin de
factibilidad
Diseo o
Desarrollo del
producto
Validacin del
diseo (Prueba
de campo)
Pre-Produccin
(Batch piloto)
Registro de
marca
Registro
comercial
Formulacin
Envasado
Estimado de
ventas
Estimado de
produccin
Gestin de
compras
Recepcin y
almacen. de
insumos
Programa de
produccin
mensual
Captacin de
clientes
Servicio de
emblistado y
encojinado
Recepcin y
almacen. de
prod. term.
PRODUCCIN
CLIENTE
Diseo del
envase y
empaque
Atencin de
pedidos
Despacho
Transporte de
productos
terminados
Productos
Servicios
Documentos de cobranza
Procesos realizados por proveedores externos COMERCIALIZACIN
CLIENTE
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UNJBG
ELABORACION DE DIAGRAMAS
OPERACIONALES AMPLIADOS
El Diagrama Operacional:
- El Diagrama Operacional describe el flujo del proceso.
- El Diagrama Operacional resulta de combinar un
Diagrama de Flujo con la parte de la organizacin que
participa en la ejecucin de las actividades del proceso.
- El diagrama incluir las diferentes entradas y salidas del
proceso.
Smbolos:
- Inicio y fin del diagrama
- Conector
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UNJBG
- Operacin
- Decisin
- Documentacin
- Inspeccin
- Almacenamiento
- Transporte
- Espera o Demora
- Secuencia del
proceso
Formato
El formato estndar que se utilizar para describir el
diagrama operacional ampliado ser el siguiente:
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R 3
Actividad
R 2
Responsable
R 1
UNJBG
Observaciones
1.- A1
Ai = Actividad
Ri = Responsable
(participante)
2.- A2
3.- A3
Comunicar al Gerente
4.- A4
5.- A5
6.- A6
7.- A7
8.- A8
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UNJBG
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UNJBG
3. Gestin
de
Cobranzas
4. Soporte
y Asesora
Tcnica
5. Estudios de
Investigacin y
difusin
6. Mantenimiento de
Mquinas
PROCESO DE ADMINISTRACION
CONTABILIDAD
MACROPROCESO
MACROPROCESOS
10. FORMULACIN
DE LOS ESTADOS
FINANCIEROS
12. LIQUIDACIN DE
11. ELABORACIN
IMPUESTOS Y
DEL PRESUPUESTO
APORTACIONES
DE GASTOS
MENSUALES
13. LIQUIDACION Y
15. ASESORA Y
DETERMINACION
14. CONTROL FISICO GESTIN
DEL IMPUESTO
DE INVENTARIOS
ADMINISTRATIVAS
ANUAL
CONTABLES
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UNJBG
PROCESOS
.
.
.
.
.
1. FORM UL ACIN
DE POL ITICAS Y
PROCEDIM IENTOS
E INDICADORES DE
GESTIN DE
VENTAS
Mensual
MACRO
PROCESOS
Semanal
FRECU
2. INVESTIGACIN
DE M ERCADOS
I. PLANEAM IENTO
.
DE VENTAS
.
.
.
3. FORM UL ACIN
DEL PRESUPUESTO
ANUAL DE
VENTAS
.
.
.
4. CONTROL Y
EVAL UACIN DE
RESUL TADOS
TRIM ESTRAL
5. REGISTRO DE
PRODUCTOS
15. Ge sti n ante e l SENASA de l e xpe di e nte para e l re gistro de l producto hasta
su aprobaci n.
16. Re ce pci n de l Ce rti fi cado de Re gistro de l producto de SENASA, re mi si n de l
mi smo a la Ge re nci a de Logsti ca y archi vo de copi a de l Ce rti fi cado de
Supervisa = ( S )
Ejecuta = ( E )
Participa = ( P )
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PROCESOS
1.
2.
3.
10.
FORMULACI
N DE LOS
ESTADOS
FINANCIEROS
4.
5.
6.
11.
ELABORACI
N DEL
PRESUPUEST
O DE GASTOS
PUNTO DE CONTROL
Elaboracion de los Estados Financieros (Balance General , * Sistema Octopus y Reportes de los Estados
Estado de Ganancias y Perdidas y los anexos de las cuentas . Financieros
contables)
Analisis de los Estados Financieros por medio de ratios o
* Reporte de los anlisis financieros.
razones financieras.
7.
Remision de los Estados Financieros a la Gerencia General. * Reporte de los Estados Financieros y E-mail
8.
9.
10.
11.
UNJBG
D S M T
FRECUENCIA
S
Respon
sabilida
A
d
DS
DS
DSE
DS
DS
DS
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UNJBG
CONCEPTOS DE
ORGANIZACIN
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UNJBG
Concepto tradicional
ORGANIGRAMA
- Representacin grfica de la estructura de una organizacin,
mostrando la cadena de jerarqua y de control.
Establece la posicin de las funciones, asocindolas
sucesivamente por areas, gerencias, negocios y empresas.
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UNJBG
VENTAJAS
- Permite visualizar la cadena de jerarqua
- Establece la cadena de control
- Presenta la importancia relativa de las funciones.
- Determina las reas de responsabilidad personal
- Define las lneas de autoridad para la toma de decisiones
imprescindibles para fijar la unidad de mando.
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UNJBG
DESVENTAJAS
UNJBG
Planeamiento
Marketing
D&D
CLIENTES
Fabricacin
Ventas
Compras
PROVEEDORES
Almacenamiento
Despacho
CLIENTES
RRHH
SOCIEDAD
PROCESO
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UNJBG
Concepto moderno
EL SISTEMA
Ventajas
- Muestra la interdependencia funcional
- Presenta el flujo de procesos que se extiende incluyendo el
proceso ampliado
- Depende de los procesos estratgicos de la empresa
- Prioriza el logro organizacional o grupal antes que el personal
UNJBG
Concepto moderno
EL SISTEMA
Desventajas
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