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Gestin de Proyectos

EL GERENTE DEL PROYECTO

El Gerente de Proyecto
Seleccin del Gerente de Proyectos.
Requerimientos
y
responsabilidades.
Caractersticas personales.
Habilidades
requeridas:
liderazgo,
conduccin de equipos y manejo de
conflictos. Capacidades tcnicas.
Criterios aplicables a la seleccin.
Descripcin de Tareas. Project Charter
2

Proceso de Seleccin 5P
1. Cules son las fuentes internas y externas de
reclutamiento?
2. Procedimiento de seleccin a aplicar?
3. Cmo proveer desarrollo de carrera en project
management?
4. Cmo potenciar/desarrollar las capacidades
gerenciales necesarias para proyectos?
5. Cmo evaluar los resultados del project
manager?
3

Cuestiones respecto a la Seleccin


Responsabilidad de la Alta Gerencia
Se le confiere autoridad para actuar a travs
de las lneas organizacionales para lograr
los objetivos del proyecto
Existen ms probabilidades de xito cuando
para el grupo de proyecto queda claramente
establecida la autoridad delegada del
Gerente de Proyecto
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Responsabilidades Fundamentales
Lograr el producto final del proyecto dentro de las
limitaciones de tiempo, costo y tecnologa
Lograr los objetivos de rentabilidad comprometidos
Generar todas las decisiones para avanzar en el
proyecto y finalizarlo
Actuar desde las perspectivas del cliente, de la alta
gerencia y de los gerentes funcionales en el mbito de
las comunicaciones
Negociar con las funciones especializadas
Resolver conflictos
5

Analoga - Responsabilidades
Gerente
General
Organizacin

Project
Manager
Proyecto

Responsabilidades Implcitas

Interfases
Producto
resultados de partes o
subsecciones
conexiones o partes

Planeamiento y Control

Proyecto
Clientes
Organizacionales
Cambio responsabilidades
Flujo de informaciones
Inventarios

Administracin de Recursos

Incremento utilizacin de equipos


Incremento de la eficiencia
Reduccin de riesgos
Identificacin de alternativas para
resolver problemas y conflictos

Personas
Programacin
Fondos
Terrenos y Edificios
Equipos
Materiales
Informacin y tecnologa

Caractersticas Personales

Flexibilidad y adaptabilidad
Inclinacin hacia iniciativas significativas
Agresividad, confidencialidad, persuacin e influencia verbal
Ambicioso, activo y tenaz
Amplitud de intereses personales
Aplomo,entusiasmo, imaginacin y espontaneidad
Capaz de balancear soluciones tcnicas
Organizado y disciplinado
Generalista antes que especialista
Capaz y dispuesto al Planeamiento y Control
Capaz de resolver problemas y decidir
Capaz de usar su tiempo en forma balanceada
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Disciplinas

Ingeniera

Negocios

Psicologa

Visin segn Sponsor


Project
Management
Cuestiones Culturales
Entrenamiento

Cuestiones
econmico
sociales

Recursos Sector Pblico


Anlisis
Factibilidad

Ingeniera

Impacto
Ambiental

Gobierno
Financiamiento

Aprovisionamiento
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Construccin

Cuestiones a considerar
Son necesarios anlisis de factibilidad econmica?
Se requieren competencias tcnicas complejas?. En caso
afirmativo, se las requiere entre las competencias del individuo?
Si las personas no poseen la pericia requerida?.Existe el
suficiente respaldo dentro de la organizacin?
Es la primera experiencia de la organizacin o el
individuo?.cules son los riesgos asociados?
Cules son las prioridades de este proyecto y cules los riesgos?

Cules son las interfases del proyecto?-Internas, externas o


ambas?
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Origen de Project Manager

Interno o
externo a la
Organizacin

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Origen Interno - Ventajas


Conocimiento que le otorga velocidad de ejecucin
Organizacin

Polticas y procedimientos
Personal clave

Resultados anteriores que permiten colocarlo al


mayor nivel de responsabilidad y autoridad
Preferencias de clientes hacia resultados probados
obtenidos con la organizacin actual
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Origen externo - Beneficios


Mayor imparcialidad al no poseer
compromisos informales dentro de la lnea
Visin externa a travs del aprendizaje de
cmo funciona la organizacin, las personas
y cmo se aplican las polticas y
procedimientos
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Eficiencia en la performance
Conocimiento de qu se espera en trminos de producto
final
Clara comprensin de la autoridad y sus lmites
Comprensin de las relaciones con otras personas
Significado de un buen trabajo en trminos de: resultados
Conocer cundo y dnde no se alcanza lo establecido
Conciente de qu debe hacerse cuando los resultados son
insatisfactorios
Sentir que los superiores se interesan por ellos como
individuos, creen en ellos y quieren tengan xito y
progresen
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Obtener resultados
Personas

Herra
mientas

Tareas
Integracin

Estructura

Contexto

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Comprensin
Cultura y valores
Fuerzas internas y
externas y cmo
influyen
Funcionamiento de los
sistemas sociales y
tcnicos y cmo
afectan los resultados
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Habilidades requeridas

Conduccin de
equipos
Liderazgo
Resolucin de
conflictos
Pericia tcnica
Planeamiento

Organizacin
Emprendedor
Administracin
Generacin de
Soporte
Asignacin de
Recursos
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Conduccin de Equipos
Crear y nutrir Clima
objetivos y metas claramente establecidos
compromiso con el programa
buenas relaciones y espritu entre los miembros
con recursos y pericia necesarios
comunicacin abierta entre los miembros del equipo
y las funciones de apoyo
bajo grado de conflictos interpersonales
perjudiciales
alta gerencia involucrada y apoyando
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Liderazgo

Clara direccin del Proyecto


Asistencia para resolver problemas
Facilitar la integracin de nuevos
miembros
Habilidad para manejar los conflictos
Facilitar las decisiones del grupo
Capacidad para planificar
compromisos
Habilidad para comunicar con claridad
Capacidad para balancear soluciones
tcnicas con factores humanos y
econmicos
Representar al equipo ante la Direccin

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Experiencia
Flexibilidad
Orientacin al cambio
Pensamiento
Innovador
Iniciativa y entusiasmo
Carisma y persuacin
Organizacin y
disciplina

Conflictos
Desventajas

Beneficios

genera decisiones
pobres
demora acciones
perturba los esfuerzos
influye negativamente
sobre los integrantes
del grupo

produce
involucramiento y
nueva informacin
aumenta un sano
espritu competitivo

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Resolucin de Conflictos
Entendimiento de la interaccin entre la
organizacin y los comportamientos
Comprensin de las fuentes de generacin
de conflictos
Efectividad ejercicio
liderazgo

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Pericia Tcnica
Comprensin
tecnologa en juego
herramientas y tcnicas de
ingeniera aplicadas
mercados, clientes y
requerimientos especficos
aplicaciones del producto
tendencia y evolucin de la
tecnologa
relacin entre las tecnologas de
aplicacin
comunidad tcnica
23

Planeamiento
Necesario en cualquier emprendimiento y esencial
en proyectos complejos
Efectividad requiere habilidades:
procesamiento informacin
comunicaciones
negociaciones de recursos
obtener compromisos
planeamiento incremental y modular
asegurar hitos mensurables
facilitar el involucramiento de la alta gerencia
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Organizacin
Cmo trabaja la organizacin y cmo trabajar con
la organizacin
Particularmente importante las primeras etapas del
proyecto cuando se establecen los programas y se
integra el equipo
Requiere definiciones:
responsabilidades
necesidades y relaciones de informacin
lneas de control
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Emprendedor
Perspectiva de Gerente General
satisfaccin clientes
crecimiento futuro
consideraciones econmico-financieras
actividades para cultivar relaciones de mercado
no afectar otros proyectos

Se desarrollan con la experiencia


La formacin profesional y la capacitacin ayudan
al desarrollo de las habilidades del entrepreneur
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Administracin
Administracin del
proyecto

Pericia
planeamiento
provisin de
recursos
presupuestos
programacin &
control

reuniones
reportes
revisiones
presupuesto

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Generacin de soporte
Identificacin de organizaciones de
soporte
Comprensin de las interfases
Habilidad para construir relaciones
Apoyo alta gerencia fundamental para las
relaciones con grupos funcionales
Organizaciones como sistemas de poder
compartido integrado por personas con
diversos intereses
El apoyo de la alta gerencia permite al
lder del proyecto a prevenir desbalanceos
desfavorables
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Creacin relaciones favorables

Variables de influencia interrelacionadas


1. permanente credibilidad
2. visibilidad del programa
3. prioridad del proyecto respecto a otros
emprendimientos organizacionales
4. acceso a alta gerencia

Alta Gerencia ayuda a su desarrollo


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Asignacin de Recursos
Generacin de acuerdos con todos
los contribuyentes clave y sus
superiores
Acuerdo acerca de
especificaciones programas y
presupuestos, en especial en
etapas tempranas
Establecimiento de hitos
relacionados con asignacin de
recursos
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Project Charter

ALCANCE

Resmen de las condiciones que definen el proyecto


Objetivos del Proyecto

Designacin del Project Manager


Relaciones Organizacionales
Responsabilidad y autoridad del Project Manager
Actividades a realizar
Programa Maestro del Proyecto
Tiempos y costos estimados globales
Recursos necesarios
Incorporacin de Personal
Requerimientos de soporte de otras organizaciones
Aprobacin de la Gerencia
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Responsabilidad del Project Manager


Asegurar que todos los hitos y resultados sean alcanzados

cumpliendo las restricciones de tiempos, costos y respetando los


estndares de calidad.
Trabajar conjuntamente con los Gerentes Funcionales para asegurar
que los recursos se empleen en forma eficaz y eficiente
Interactuar con clientes y proveedores
Preparacin de planes realistas
Mantener informados a stakeholders en forma completa
Proponer o Iniciar acciones correctivas

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Autoridad del Project Manager


Manejo del Projecto y generacin de directivas de
acuerdo a las Polticas y Procedimientos de la Ca.
Acceso directo a clientes u otras autoridades
Control del cash flow del proyecto

Revisin del Plan con la aprobacin del Cliente


Requerir informacin relativa al Proyecto
Monitoreo de funciones para asegurar que todos los
problemas sean identificados, informados y resueltos
Renegociar condiciones con Gerentes funcionales
Delegar responsabilidad y autoridad a personal
funcional
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