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TALLER No.1
AUDITORA A CUENTAS POR COBRAR DE MORRAOS DE COLOMBIA UTILIZANDO
SOFTWARE DE AUDITORA
INTRODUCCIN
Como parte de la visita final de auditora a la empresa Morraos de Colombia el Gerente de
Auditora de R&H decidi utilizar IDEA para la auditora a Cuentas por cobrar por las
siguientes razones:
Este taller cubre los tipos de pruebas que se pueden realizar con el uso de IDEA, con
algunos ejemplos prcticos de cmo obtener los datos, cmo importarlos a IDEA y cmo
desarrollar las pruebas.
Cuando se auditan Cuentas por Cobrar, el objetivo principal es formarse una opinin
sobre la validez de las deudas. tems de inters especial son las facturas antiguas, las
partidas que no cruzan con el balance general. Todas ellas pueden ser identificadas
mediante la aplicacin de pruebas de excepcin.
Una de las pruebas clave es realizar confirmaciones seleccionando los correspondientes
estados de cuenta y envindolos con una carta. Esto requiere informacin del maestro de
clientes como: direccin y condiciones del crdito, junto con las transacciones realizadas.
Los datos de las Cuentas por cobrar se obtienen con frecuencia consultando los reportes
de los estados de cuenta y llevndolos a IDEA. Se debe tener cuidado de verificar que se
hayan producido estados para todas las cuentas, totalizando todos los items y
comprobando que el total concuerda con la cuenta del control del Balance General.
En este taller se sugieren algunas pruebas para auditar un sistema de Cuentas por
Cobrar. Las pruebas precisas que deban ser desarrolladas para un caso especfico
dependern del sistema empleado y la disponibilidad de los datos.
PARTE 1
Desarrollo:
1.1.
Crear una carpeta de trabajo por el explorador de windows, donde se ubicarn los
archivos entregados por el cliente y se guardarn los archivos que se generen del
procesamiento de los datos del cliente.
en
la
carpeta:
1.2.
1.3.
1.4.
PARTE 2
Importacin del Archivo Transacciones por Cobrar
Importar a IDEA el archivo de Datos Transaccionesporcobrar.xls para las pruebas.
Funcionalidades de IDEA a utilizar
Desarrollo:
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
En la pantalla se muestra una ventana de dialogo. Hacer click en los tres puntos
, se despliegan los archivos disponible para importar.
2.5.
2.6.
2.7.
Luego nos muestra una pantalla en donde nos pregunta si queremos importar
mltiples Hojas, seleccionamos solo la hoja1 y hacemos click en el botn
"siguiente".
2.8.
En caso que el archivo tenga varias hojas (hoja electrnica), muestra los nombres
de las hojas, para que se seleccione la hoja que se quiere importar. Seleccionar la
hoja.
AUDITORIA INTEGRAL Y SEGURIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACIN AUDISIS
Servicios Especializados en Gestin de Riesgos, Seguridad y Auditoria de Sistemas
Calle 53 # 27 33 Of. 602 PBX: 2556717 FAX: 3470022 - A.A. 356702
Bogot, D.C. Colombia E-Mail idea@audisis.com Web: www.audisis.com
AUDISIS fundada en 1.988
2.9.
PARTE 3
Seleccionar un campo de total de Control, para verificar que los datos fueron importados
correctamente. Hacer conciliacin con totales externos (de contabilidad por ejemplo).
Funcionalidades de IDEA a utilizar
Aprender a especificar un campo total de control
Examinar el archivo de cuentas por cobrar y familiarizarnos con los datos y con
la pantalla de IDEA
Determinar el nmero de registros de la base de datos.
Confrontar la informacin para determinar que los datos son reales y verdicos.
Desarrollo:
3.1.
3.2 El espacio libre del disco para la carpeta de trabajo, en la parte inferior derecha de la
pantalla.
3.3 Hacer click en el botn Total de control y calcularlo para el campo VALORTOTAL.
3.4.
El total de control debe coincidir con el total generado por el sistema de Cuentas
por pagar. ($2.311.144,40).
3.5.
Ahora estamos listos para verificar que los datos han sido
correctamente, y comenzar las pruebas de auditora.
importados
PARTE 4
Estadsticas de Campo.
Verificar que los datos suministrados a la auditoria son los correctos y que han sido
importados correctamente, antes de empezar las pruebas de auditoria.
Conocer las Estadsticas para campos numricos que provee IDEA.
Conocer las Estadsticas para campos fecha.
Conocer las Estadsticas para campos hora.
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Comprobacin de Clculos.
Calcular el valor neto de cada una de las cuentas por cobrar
Funcionalidades de IDEA a utilizar.
4.3.
4.4.
Para almacenar el valor neto, se debe crear una columna adicional. Para este fin
seleccionamos del men de Datos, la opcin Manejo de campos.
4.5.
:
:
:
:
:
:
NETO
Numrico Virtual
No requiere
2
Valor Neto
4.6.
4.7.
4.8.
4.9.
Observe que el campo NETO que s adiciono a la base de datos, tiene un color
diferente a los campos originalmente importados, esto indica que es un campo
virtual.
4.10.
Estudie el log histrico que presenta la base de datos, para la adicin de este
campo virtual.
PARTE 5
PRUEBAS DE EXCEPCIN y LOG DE ACCIONES EJECUTADAS POR LA AUDITORIA
Funcionalidades de IDEA a utilizar
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
Del men principal seleccionar la opcin Datos, de las opciones que presenta
este men seleccionar la opcin Extraer Directa.
5.6.
que
trae
por
default,
cmbielo
por
5.7.
5.8.
Verifique que la sintaxis de la ecuacin sea correcta, con el icono A+ y luego haga
click en el botn de validacin.
5.9.
5.10.
5.11.
5.11.1. IDEA para Windows mantiene un log histrico de operaciones para cada base de
datos. Estas operaciones no pueden ser modificadas, es recomendable imprimirlo
al final de la auditora y conservarlo como soporte para los papeles de trabajo.
5.11.2. Alternativamente usted puede copiar este histrico y pegarlo en su informe de
auditora.
5.11.3. Haga click en la pestaa Historial de la ventana de la Base de Datos. Note los
detalles de la importacin del archivo, seleccione el total de control y de la
extraccin que se realiz.
5.11.4. Despliegue cada uno de los nodos (utilice Vista Desplegar todo), muestre el
cdigo IDEAScript e indique que este puede ser utilizado en una auditora
posterior.
- Imprima el log histrico
- Incluya el log histrico en sus papeles de trabajo.
- Retorne a la Base de Datos haciendo click en Datos
PARTE 6
Extraer los 10 tems con cuentas ms altas por cobrar.
Funcionalidades de IDEA a utilizar
Desarrollo:
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6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
6.5.
6.6.
Finalmente cambie el nombre del archivo de salida a Top 10 cuentas por cobrar y
de clic en aceptar.
PARTE 7
Extraer las cuentas por cobrar con fecha de vencimiento antes del 31 de Diciembre
de 2007.
Desarrollo:
7.1.
7.2.
7.3.
7.4.
7.5.
Los dems campos no los diligencie. Cambie el nombre del archivo de salida a
Cuentas antiguas y de clic en aceptar.
PARTE 8
Identificar y revisar todas las Notas Crditos
Funcionalidades de IDEA a utilizar
Definir para la extraccin la opcin criterio. Extraer todas las notas (Tipo= C).
Uso de Criterio y explicacin de las funciones.
Utilizar la opcin criterio y explicar las diferencias entre esta opcin y la funcin
extracciones.
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Desarrollo:
8.1.
8.2.
8.3.
8.4.
8.5.
8.6.
8.7.
8.8.
8.9.
Nota Tcnica:
Especificar un ndice
Ejecutar prueba para duplicados (repetidos)
Desarrollo:
9.1.
9.2.
9.3.
Aparece una ventana donde nos pide el nombre de archivo escribimos Facturas
duplicadas.
9.4.
Direccin
Ascendente
Ascendente
9.5 Hacer click en el botn Aceptar. Analizar la informacin que presenta la nueva base
de datos Facturas duplicadas. Escribir la conclusin.
PARTE 10.
ANLISIS DE CARTERA POR EDADES
Objetivo de la Prueba:
Producir el anlisis por edades, de las facturas pendientes de ser canceladas al final del
ao, con el propsito de identificar el nmero de factura y el valor de las deudas ms
antiguas y hacer las provisiones necesarias para posibles cuentas irrecuperables.
Funcionalidades de IDEA a utilizar
Desarrollo:
10.1.
10
10.2.
10.3.
10.4.
10.5.
10.6.
10.7.
10.8.
10.9.
10.10. La pantalla muestra el resultado del anlisis por antigedad. Note que una nueva
tabla se adiciona en la parte inferior de la pantalla, Antigedad.
10.11. El reporte de Antigedad, produce la siguiente informacin por cada intervalo:
a)
b)
c)
10.12. Es posible que una transaccin no est localizada en estos intervalos. Adicional a
la informacin anterior, produce los siguientes datos:
a)
Registros que estn por debajo del intervalo cero (0)
b)
Registros que estn por encima del intervalo 122+
c)
Totales por cada intervalo
10.13. Marque el botn ver el grfico de resultados. Hacer click en el botn Imprimir
vista preliminar, para ver la pgina de impresin.
10.14. Retorne a la base de datos.
Nota Tcnica:
Cada vez que se abre una base de datos en IDEA, esta se hace en forma separada. Las
vistas o tablas que puede incluir cada base de datos son:
a)
Vista base de datos
b)
Vista historia
c)
Vista estadsticas de campo
d)
Vista resultados
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Deteccin de Omisiones
Estratificacin
Sumarizacin
Antigedad
Generar Nmeros Aleatorios
Tabla Pivot
Muestreo por Unidad Monetaria
Muestreo Variables Clsicas
Ley de Benford
Graficar Datos
Se tiene acceso a estos resultados, haciendo click en cada vista. Estos resultados se
pueden imprimir en cualquier momento.
PARTE 11.
Analizar el Balance e Impuestos por cuenta.
Objetivo de la Prueba:
Calcular Valor total, Valor Neto e Impuestos por cliente, para verificar saldos por cliente
Funcionalidades de IDEA a utilizar.
Cmo sumarizar datos por una clave
Tipos de sumarizacin (rpida y normal)
Cmo crear una lista de tems nicos de una Base de Datos.
Desarrollo.
11.1 Active la base de datos Cuentasmarzo31de2008
11.2 Del men Anlisis, seleccionar la opcin Sumarizacin de campo, seleccionar la
opcin Rpida.
11.3 Ingresar la siguiente informacin:
Campo de Sumarizacin:
Campos para totalizar:
NETO
Nombre del Archivo :
CLIENTE
VALORTOTAL, IMPUESTO1, IMPUESTO2 y
(Seleccionelos con shift)
Balance por cliente
12
NUM_DE_REGS:
VALORTOTAL:
IMPUESTO1:
IMPUESTO2:
NETO:
11.5.
11.6.
11.7.
11.8.
11.9.
Desarrollo.
12.1.
Activar la Base de datos Balance por cliente. Por el Men Archivo Unir Base de
Datos
12.2.
13
12.3.
12.4.
12.5.
12.6.
12.7.
12.8.
12.9.
12.10. Cambie el nombre que trae por default y escriba Saldos superiores a lmite
crdito.
12.11. Hacer click en el botn Editor de ecuaciones
12.12. Digite la expresin: VALORTOTAL_SUM > LIM_CREDITO
12.13. Use el botn de Validar ecuacin, y verifique la sintaxis de la ecuacin.
12.14. Hacer click en el botn de Aceptar, para que se generen las extracciones.
PARTE 13.
Muestreo ALEATORIO de Registros.
Objetivo de la Prueba:
Seleccionar una muestra de tems para confirmacin de saldos y otras pruebas que
conduzcan a comprobar la validez de los datos.
Funcionalidades de IDEA a utilizar.
Desarrollo:
Estar seguros de que la base de datos activa es cuentasmarzo31de2008.
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13.1.
Del men principal seleccionar la opcin Muestreo, de las opciones que presenta
este men, seleccionar la opcin Aleatorio.
13.2.
13.3.
13.4.
13.5.
13.6.
13.7.
13.8.
Comparar los resultados entre las dos bases de datos resultados de los muestreos
y analizar las diferencias.
15