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FACTORES QUE HACEN PERDER EL TIEMPO

Presentado por:
ELKIN COLN POTES

ESPECIALIZACIN EN GERENCIA DE MERCADEO


TUTOR: CARLOS VIZCAYA
HABILIDADES GERENCIALES

INTRODUCCIN
El uso adecuado del tiempo es uno de los grandes desafos que presentan los
seres humanos en la actualidad, a nivel organizacional es mucho ms grande la
preocupacin, en tanto puede afectar la productividad de la misma, este ensayo
toma entre algunas de sus bases La Parbola del Tiempo, que describo a
continuacin:
La Parbola del Tiempo
Un Experto Asesor de empresas en Gestin del Tiempo quiso sorprender a los
asistentes a su conferencia.
Sac de debajo del escritorio un frasco grande de boca ancha. Lo coloc sobre la
mesa, junto a una bandeja con piedras del tamao de un puo y pregunt:
- Cuantas piedras piensan que caben en el frasco?
Despus de que los asistentes hicieran sus conjeturas, empez a meter piedras
hasta que llen el frasco. Luego pregunt:
- Est lleno?.
Todo el mundo lo mir y asinti.
Entonces sac de debajo de la mesa un cubo con gravilla. Meti parte de la
gravilla en el frasco y lo agit. Las piedrecillas penetraron por los espacios que
dejaban las piedras grandes.
El experto sonri con irona y repiti:- Est lleno?.
Esta vez los oyentes dudaron:- Tal vez no.
- Bien!.. Y puso en la mesa un cubo con arena que comenz a volcar en el frasco.
La arena se filtraba en los pequeos recovecos que dejaban las piedras y la
grava.
- Est lleno? pregunt de nuevo.

- No!, exclamaron los asistentes.


- Bien, dijo, y cogi una jarra de agua de un litro que comenz a verter en el
frasco. El frasco an no rebosaba.
- Bueno, qu hemos demostrado?, pregunt.
Un alumno respondi:
- Que no importa lo llena que est tu agenda, si lo intentas, siempre puedes hacer
que quepan ms cosas.
- No!, concluy el experto:
- Lo que esta leccin nos ensea es que si no colocas las piedras grandes
primero, nunca podrs colocarlas despus.

Esto nos

deja un interrogante Cules son las Piedras Grandes en Nuestra

Vida?, que es lo que realmente es prioritario y que no lo es, este ser el punto de
partida de este ensayo en el que se expondrn los Ladrones del Tiempo y su
repercusiones en nuestro diario vivir.

FACTORES QUE HACEN PERDER EL TIEMPO

El tiempo no es un objeto el cual se pueda reemplazar, cambiar o poner a esperar.


El da de ayer no volver a repetirse, ni siquiera se repetir el tiempo empleado en
leer este ensayo.
La expresin el tiempo es oro, pero no parece que ese oro sea de calidad, ya
que se deja que el tiempo de la gente sea robado muy fcilmente, inclusive ellos
mismos haces mal uso de su tiempo, no solo en el hogar, tambin en el lugar de
trabajo.
Se titula en ensayo Factores que hacen perder el tiempo, porque somos nosotros
mismos quienes los convertimos en los principales actores de nuestro diario vivir,
nos roban lo ms valioso. Les damos tanta importancia que casi piensan por s
mismos, toman decisiones y hasta cambian nuestros propsitos, les damos pocos
centavos al da, pero en un total general pueden llevarse unos grandes pesos.

Muchos son los factores que generan prdidas de tiempo que son perjudiciales en
la produccin, eficacia y ganancias de una compaa.
Para ampliar un poco ms sobres estos ladrones, mencionaremos algunos de
manera preliminar:

- Desorganizacin personal: Definitivamente muchas veces no sabemos


organizarnos, colocar cosas en lugares distantes puede ser un ejemplo, colocar
cada cosa de manera organizada de acuerdo a nuestro espacio nos permitir ser
ms eficientes en este aspecto.

- Objetivos poco claros: No tener claros nuestros objetivos se constituye sin duda
alguna en uno de los factores para perder el tiempo, esto solo nos llevara a
divagar, Planificacin es la respuesta a este problema.

- No tomar decisiones: Se debe ser oportuno y no esperar a que suceda algo que
tal vez no suceder, debemos tomar decisiones en el momento justo, esperar a
tener todos la informacin no siempre es recomendable, se puede ahorrar algo de
tiempo si se recurre a la experiencia vivida y se toman decisiones en su momento.

- No saber decir NO. Aceptar peticiones que no te aportan nada te har perder
muchsimo tiempo.

- Incapacidad de delegar. Si no delegas adecuadamente, terminars haciendo


cosas que otros pueden hacer mejor, ms rpidamente. Y ese es un grave error.

- Uso inadecuado de Correo, redes sociales y mensajera instantnea. Pueden ser


otra clase de interrupciones. Si los tienes abiertos, recibirs notificaciones, irs a
verlas y querrs contestar. Cirralo todo y planifica algunos momentos al da en
los que entrar, vaciar la bandeja de entrada y dejar todo en orden. Elimina los
correos que no necesites.

En un artculo publicado por Fernando Gil SanguinetiCoach y Facilitador de


Procesos de Desarrollo Organizacional, Fundador de Jamming. Presidente de la
Asociacin Peruana de Coaching, menciona que loss profesionales que requieren
las organizaciones hoy en da requieren tener capacidad de innovacin, trabajo en
equipo, iniciativa, liderazgo, gestin en redes, orientacin a resultados,
comportamiento tico, entre otras. La orientacin a resultados no slo requiere un
compromiso con alcanzar la meta (eficacia) si no tambin el alcanzarla en el
menor tiempo posible y con el mnimo de recursos necesario (eficiencia). Alcanzar
ambos, eficiencia y eficacia, implica priorizar la efectividad en el entorno
empresarial. En su enunciado claramente se puede apreciar la necesidad de tener
mas que profesionales, excelentes administradores del tiempo que puedan
traducir sus labores en un factor de productividad para la organizacin.
El Dr. Gil tambin menciona de acuerdo a sus estudios, cuales son los factores
que los ejecutivos consideran que se constituyen en sus ms grandes ladrones de
tiempo:
1.

No tienen un sistema de administracin del tiempo (sistema de agenda y

programacin personal y grupal).


2.

Tienen demasiadas reuniones y consumen tiempo excesivo en ellas.

3.

Les cuesta decir no, esto es, hay una falta de asertividad.

4.

Hay demasiadas interrupciones.

5. No hay una cultura de trabajo en equipo


6.

No se manejan prioridades.

7.

No se tienen procesos claros y definidos

8.

No se toman decisiones por falta de anlisis o de informacin.

Otros autores e investigadores como Randstad, un grupo holands de recursos


humanos, sealan a los principales ladrones de tiempo que afectan a la
productividad del empleado y, por ende, negativamente a la empresa, y los
clasifican de la siguiente manera:

1. Impuestos por otros:

Interrupciones y visitas inesperadas.


Esperar por respuestas.
Indefinicin del trabajo a realizar.
Trabajo excesivo, o mal dimensionado.
Fallos frecuentes en los equipos. Comunicaciones lentas, Comunicaciones

deficientes.
Objetivos y prioridades confusos.
Procesos burocrticos.
Jefe desorganizado.
Baja moral en la empresa.

2. Auto-impuestos s mismo:

Incapacidad para delegar.


Falta de reflexin previa.
Desorden personal.
Falta de concentracin. .
Entrevistas largas.
Falta de autodisciplina.

No tomar decisiones.
No completar las tareas ya iniciadas.
Postergar frecuentemente las tareas.
Fatiga.
Indecisin.
Ausencia de plan de trabajo.

Teniendo en cuenta lo anterior definitivamente hemos de considerar los 7 factores


que resumen todos los elementos que nos hacen perder el tiempo:
1. No tienen un sistema de administracin del tiempo: El agendamiento sin duda
alguna constituye una herramienta importantsima para la adecuada gestin del
tiempo, por tanto la carencia de un sistema de administracin del tiempo, impide
ver con claridad el nivel de productividad en funcin de la administracin del
tiempo.
2.

Tienen demasiadas reuniones y consumen tiempo excesivo en ellas: Esto lo

suelen aplicar algunos jefes, quienes hacen de sus reuniones un verdadero


calvario, las prcticas nocivas en esta materia son en algunos casos: inicio tardo
de la reunin, reunin con duracin mas de lo normal, reuniones de manera
consecutiva.
3.

Les cuesta decir no, esto es, hay una falta de asertividad: Muchas veces

dejamos de realizar una actividad importante por colaborar a alguien en una


actividad irrelevante, dejamos de ser productivos y retrasamos el desarrollo de
nuestras actividades.
4.

Hay demasiadas interrupciones: Muchas personas no saben evitar las

distracciones, porque tienen la poltica de puertas abiertas, es decir cualquiera


puede visitarlo de improviso, interrumpirlo, llamarlo por telfono, etc. Por lo tanto,
es necesario que uno aprenda a establecer horarios en los cuales puede recibir
visitas, ser interrumpido, para poder dedicarle nuestra total atencin a nuestro
trabajo.

5. No hay una cultura de trabajo en equipo lo que significa que no hay una
consideracin por el otro, no teniendo en cuenta que un trabajo poco efectivo de
una persona o rea repercute en los resultados de otra.
6.

No se manejan prioridades: El no dar importancia a algunas tareas por

encima de otros puede ocasionar que utilicemos gran parte de nuestro tiempo en
una actividad que no lo amerita de momento, dejando a aquellas actividades que
requieren tratamiento especial en segundo plano, lo que puede costarnos inclusive
el puesto de trabajo.
7.

No se tienen procesos claros y definidos: Un factor muy relevante en las

organizaciones, el no contar con la estructura claramente definida, puede


ocasionar confusiones y estos procesos se puede ver afectados.

Estos enunciados pueden resultar familiares para nosotros y atacarlos


directamente pueden sin duda alguna mejorar la productividad en nuestro diario
vivir. Pero entonces cuales son las esas acciones que debemos realizar para
enfrentar a estos ladrones del tiempo.
El Tiempo es un Recurso escaso. Cuntas veces nos ha pasado que
decimosTengo que hacer todo esto, pero no me alcanza el tiempo. Ya nos hemos
dadocuenta que el tiempo es un recurso escaso, y como tal es singular.No puede
ser ahorrado, como el caso del dinero, ni almacenado, como las materiasprimas.
Sin embargo podemos usarlo como si fuera un recurso: podemos determinar
cmo
invertirlo. El tiempo puede y debe ser administrado eficazmente si queremos llevar
abuen trmino las metas que nos proponemos. Incluso podemos decir que a
menosque se le administre bien, nada puede ser administrado eficazmente.
Es importante entender que el decir "administrar el tiempo" es equivocado, ya que

no lo podemos administrar porque siempre est corriendo. Ante este


problemadebemos invertir los papeles. El problema no es administrar el reloj,
sinoadministrarnos nosotros mismos en relacin con el reloj. (LEN, 2007)

La buena gestin del tiempo se cimienta en el control y la direccin de las


actividades de una persona. Para mejorar la eficiencia y aspoder desarrollar el
mayor nmero de cosas posibles. Algunas de las estrategias ms utilizadas de
gestin del tiempo suelen serla definicin de metas, de prioridades, presupuestos
la cantidad detiempo asignado a una determinada actividad, y la planificacin
yprogramacin de las medidas necesarias para alcanzar los objetivos.

Algunos puntos que nos sealan una ruta para una buena gestin del tiempo son
los siguientes:

Prioriza tareas
Evitar caer en perfeccionismo
Aprender a decir no
Evitar distracciones
Ser puntual y exigir puntualidad
Eliminar sentimientos intiles
Evitar los conflictos
Hacer buen uso de tiempos libres
Aprender a ir al grano
Hacer un buen manejo de reuniones
Trabajar en tiempo real
CONCLUSIONES

El uso adecuado del tiempo depende sin duda alguna de nuestra voluntad,
disciplina y perseverancia, los ladrones del tiempo cobran importancia en la
medida que los hacemos protagonistas de nuestra vida, se finaliza este ensayo
con la siguiente reflexin, la dijo al dejar el cargo de Presidente de Coca Cola.

"Imagina la vida como un juego en el que ests haciendo malabares con cinco
pelotas en el aire". Estas son: Tu Trabajo, - Tu Familia, - Tu Salud, -Tus Amigos, y
- Tu Vida Espiritual, y t las mantienes todas stas en aire.

Pronto te dars cuenta que el Trabajo es como una pelota de goma. Si la dejas
caer, rebotar y regresar. Pero las otras cuatro pelotas: Familia, Salud, Amigos y
Espritu son frgiles, como de cristal. Si dejas caer una de estas, irrevocablemente
saldr astillada, marcada, mellada, daada e incluso rota. Nunca volver a ser lo
mismo.

Debemos apreciar y esforzarnos por conseguir y cuidar lo ms valioso, el tiempo.


Trabaja eficientemente en el horario regular de oficina y deja el trabajo a tiempo.
Dale el tiempo requerido a tu familia y a tus amigos. Haz ejercicio, come y
descansa adecuadamente. Y sobre todo...crece en vida interior, en lo espiritual,
que es lo ms trascendental, porque es eterno. Shakespeare deca: Siempre me
siento feliz, sabes por qu?. Porque no espero nada de nadie, esperar siempre
duele. Los problemas no son eternos, siempre tienen solucin. Lo nico que no se
resuelve es la muerte. La vida es corta, por eso aprovchala!!!

BIBLIOGRAGIA

www.agustinos-es.org/parabolas/indice/la_parbola_del_tiempo.html
http://www.internationalcoachingcommunity.com/index.php?
option=com_content&catid=51&id=328&lang=es&view=article&Itemid=255

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