PRE-ESPECIALIDAD

TEAMBUILDING
EQUIPO DE ALTO RENDIMIENTO
PMI PLAN DE DIRECCIN COMUNICACIN
DOCENTE:
Lic. Ricardo Ernesto Marroqun
Integrantes de Equipo NEXO:
Karla Elizabeth Bernal Hernndez
Ever Oswaldo Cmbara Cuestas
Linda Gabriela Iraheta Morales
Carlos Edgardo Lpez Grande
Jos Ricardo Lpez Hernndez
Katerine Elizabeth Luna Gonzlez
Marielos Estefani Maldonado Bolaos
Nelson Armando Martnez Claros
Ronald Alexander Melara Avalos
Francisco Samuel Morales Domnguez
Orlin Faustino Ortez Canales
Flor Alexandra Ramrez Garca
Sandra Rosibel Rodrguez Canjura
Wendy Yamileth Ruiz Henrquez
Diana Karina Vsquez Lpez

17-0080-2007
04-0817-2010
13-0969-2010
25-0963-2005
12-0996-2010
51-0301-2010
25-0221-2010
13-2224-1994
25-1754-2008
17-5144-2008
25-5676-2010
51-0887-2010
51-0569-2010
15-0386-2010
25-4924-2008

SBADO 30 DE MAYO DE 2015

INDICE
INTRODUCCIN................................................................................................................................................3
DESARROLLO....................................................................................................................................................4
COMUNICACIN EN LA ORGANIZACIN..................................................................................................5
1.

GESTIN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO.................................................................5

1.1 PLANIFICACIN DE LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES.......................................................8

1.1.1 PLANIFICACIN DE LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES: ENTRADAS..........................10
1.1.2 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES: HERRAMIENTAS Y TCNICAS......10
1.1.3 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES: SALIDAS............................................15
1.2 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES..................................................................................................16
1.2.1 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES: ENTRADAS.......................................................................18
1.2.2 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES: HERRAMIENTAS Y TCNICAS.....................................18
1.2.3 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES: SALIDAS............................................................................20
1.3 CONTROL DE LAS COMUNICACIONES...............................................................................................21
1.3.1 CONTROLAR LAS COMUNICACIONES: ENTRADAS.....................................................................23
1.3.2 CONTROLAR LAS COMUNICACIONES: HERRAMIENTAS Y TCNICAS....................................24
1.3.3 CONTROLAR LAS COMUNICACIONES: SALIDAS..........................................................25
REFERENCIAS.................................................................................................................................................27

INTRODUCCIN

Para la elaboracin de un Plan de Direccin Comunicacional es conveniente hacer

un diagnstico de la comunicacin en la organizacin, pues permite conocer el estado
actual de la misma y los hbitos de comunicacin real del personal. Por ello se hace
referencia a cierta informacin que nos permitir conocer y aportar significativamente a las
organizaciones, herramientas que faciliten la comunicacin interna como externa de las
compaas.
El buen uso de herramientas tecnolgicas como tcnicas, permiten obtener
resultados concretos y en el menor tiempo posible que hacen que cualquier organizacin
crezca y se mantenga competitivamente.
La comunicacin existe desde el origen de la humanidad y por lo tanto se debe de
estudiar las diferentes formas que emplearon nuestros antepasados y aplicar las mejores
tcnicas que hicieron lo que hoy conocemos como Direccin comunicacional.
No se debe pasar de largo los elementos y caractersticas de una verdadera
comunicacin, tanto en su origen como en su evolucin, evolucin que facilita al emisor y
receptor tomar una decisin ms rpida y acertada en todos los mbitos de la vida,
desarrollndose de forma integral y participativa con la obtencin de objetivos acordes a la
misin y visin de la compaa.
Por ltimo se obtienen elementos que ciertamente ya se conocen; pero no se ponen en
prctica por una mala orientacin o por falta de voluntad al momento de participar en un
proceso de comunicacin.

DESARROLLO
El ser humano, por naturaleza, desde que nace, tiene la necesidad de comunicarse con su
entorno. Llora para comunicar que tiene hambre, para comunicar que le duele algo o
simplemente para sentirse en interaccin con lo que lo rodea. A medida pasa el tiempo,
aprende tcnicas que mejoran el proceso de comunicacin, empleando la voz y palabras
para poder expresar informacin y esperar retroalimentacin. La actividad humana se
desarrolla a travs de la comunicacin, al relacionarnos con los individuos o grupos del
entorno.
En un equipo de trabajo, la comunicacin es de suma importancia, debido a que permite
que se trabaje de forma ms eficiente, ayuda a que se disminuyan los malos entendidos y
mejora la productividad, haciendo que se logren mejores resultados y se cumplan las metas
y objetivos que se tienen en comn.
Los malos resultados en los proyectos que se asignan a equipos de trabajo, est
directamente ligado al proceso de comunicacin que se adopta. Si la comunicacin se
administra de forma inadecuada, lo ms seguro es que el fracaso sea el resultado del
proyecto.
Debido a que el xito de las organizaciones se basa en gran medida al eficiente proceso de
comunicacin, existen institutos como el Project Management Institute (PMI) que, desde
1969, imparte seminarios y certificaciones sobre la administracin de proyectos haciendo
nfasis en buenas prcticas de comunicacin entre los equipos de trabajo. La mayora de las
actividades del PMI se dan lugar en ms de 250 captulos geogrficos y 30 comunidades de
prctica segn las industrias o intereses comunes. Estas comunidades, que estn abiertas a
los miembros del PMI y son dirigidas por voluntarios, fomentan el compartir el
conocimiento y la vinculacin entre profesionales, que es una parte central de su misin.

COMUNICACIN EN LA ORGANIZACIN
El alcance de metas y objetivos, propuestos con anterioridad por parte de algunos equipos
de trabajo, se debe al xito con que estos equipos orientan la direccin de proyectos de una
organizacin, dependiendo en gran medida de un estilo de comunicacin efectivo dentro de
una firma, sobre todo si se considera la profesionalizacin del rea de direccin de
proyectos. La capacidad que tiene una organizacin para que la comunicacin fluya
oportunamente, tiene una gran influencia en la manera en que se llevan a cabo los
proyectos. En consecuencia, los directores de proyecto en ubicaciones lejanas con respecto
a los otros trabajadores, pueden comunicarse de una manera ms efectiva con todos los
involucrados en un proyecto dentro de la estructura de la organizacin para facilitar la toma
de decisiones. Tanto los interesados como los miembros del equipo del proyecto, pueden
hacer uso de comunicaciones electrnicas (incluido correo electrnico, mensajera de texto,
mensajera instantnea, redes sociales, videoconferencia y conferencia por Internet y otros
medios electrnicos) para comunicarse de una manera formal o informal con el director del
proyecto (Project Management Institute, 2013).

1. GESTIN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

La Gestin de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para
asegurar que la planificacin, recopilacin, creacin, distribucin, almacenamiento,
recuperacin, gestin, control, monitoreo y disposicin final de la informacin del proyecto
sean oportunos y adecuados. Los directores de proyecto emplean la mayor parte de su
tiempo comunicndose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto,
tanto si son internos (en todos los niveles de la organizacin) como externos a la misma.
Una comunicacin eficaz crea un puente entre diferentes interesados que pueden tener
diferentes antecedentes culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y
diferentes perspectivas e intereses, lo cual impacta o influye en la ejecucin o resultado del
proyecto (Project Management Institute, 2013).

La Gua del PMBOK del ao 2013, clasifica los siguientes Procesos de Gestin de las
Comunicaciones del Proyecto:
Planificacin de la Gestin de las Comunicaciones: El proceso de desarrollar un enfoque
y un plan adecuados para las comunicaciones del proyecto sobre la base de las necesidades
y requisitos de informacin de los interesados y de los activos de la organizacin
disponibles.
Administracin de las Comunicaciones: El proceso de crear, recopilar, distribuir,
almacenar, recuperar y realizar la disposicin final de la informacin del proyecto de
acuerdo con el plan de gestin de las comunicaciones.
Control de las Comunicaciones: El proceso de monitorear y controlar las comunicaciones
a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se satisfagan las
necesidades de informacin de los interesados del proyecto.
Estos procesos interactan entre s y con procesos de otras reas de Conocimiento.
Las actividades de comunicacin incluidas en estos procesos a menudo pueden presentar
numerosas dimensiones potenciales que se han de tener en cuenta, incluyendo, entre otras:
Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, proveedores, otros proyectos,
organizaciones, el pblico);
Formal (informes, actas, instrucciones) e informal (correos electrnicos, memorandos,
discusiones ad hoc);
Vertical (hacia arriba y hacia abajo dentro de la organizacin) y horizontal (entre pares);
Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales); y
Escrita y oral, y verbal (inflexiones de voz) y no verbal (lenguaje corporal).
La mayora de las habilidades de comunicacin son comunes a la direccin general y a la
direccin de proyectos. stas incluyen, entre otras:
Escuchar de manera activa y eficaz;
Cuestionar y examinar ideas y situaciones para garantizar una mejor comprensin;
Educar para aumentar el conocimiento del equipo para que ste pueda ser ms eficaz;
Investigar los hechos para identificar o confirmar informacin;
Investigar y gestionar expectativas;
Persuadir a una persona, a un equipo o a una organizacin para llevar a cabo una accin;
6

 Motivar para proporcionar estmulo y confianza;

Orientar para mejorar el desempeo y alcanzar los resultados deseados;
Negociar para lograr acuerdos mutuamente aceptables entre partes;
Resolver conflictos para prevenir impactos negativos; y
Resumir, recapitular e identificar los prximos pasos.

Grfico 1. Descripcin General de la Gestin de las Comunicaciones del Proyecto

(Project Management Institute, 2013).

1.1 PLANIFICACIN DE LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

En este proceso se desarrolla un enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones del proyecto
que estn orientados sobre la base de las necesidades y tambin sobre los requisitos de informacin
de los interesados y de los activos de la organizacin que estn disponibles. El mayor beneficio de
este proceso es que identifica y documenta el enfoque a utilizar para comunicarse con el pblico de
inters de una manera ms eficaz y eficiente (Project Management Institute, 2013).

Grfico 2. Muestra las entradas, herramientas y tcnicas, y salidas de este proceso

(Project Management Institute, 2013).

Grfico 3. Representa el diagrama de flujo de datos del proceso Planificar la Gestin de

las Comunicaciones (Project Management Institute, 2013).

Planificar las comunicaciones del proyecto es importante para lograr el xito final de cualquier
proyecto.
Una planificacin incorrecta de las comunicaciones puede dar lugar a problemas tales como
demoras en la entrega de mensajes, comunicacin de informacin a la audiencia equivocada, o
comunicacin insuficiente con los interesados y mala interpretacin o comprensin del mensaje
transmitido (Project Management Institute, 2013).
En la mayora de los proyectos, la planificacin de las comunicaciones se realiza de forma muy
temprana, por ejemplo durante el desarrollo del plan para la direccin del proyecto. Esto permite la
asignacin de los recursos adecuados, tales como tiempo y presupuesto, a las actividades de
comunicacin. Una comunicacin eficaz significa que la informacin se suministra en el formato
adecuado, en el momento preciso, a la audiencia correcta y con el impacto deseado. Una
comunicacin eficiente implica proporcionar exclusivamente la informacin necesaria (Project
Management Institute, 2013).
Si bien todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar informacin sobre el proyecto, las
necesidades de informacin y los mtodos de distribucin pueden variar ampliamente. Adems,
durante este proceso se han de tener en cuenta y documentar adecuadamente los mtodos de
almacenamiento, recuperacin y disposicin final de la informacin del proyecto. Las
consideraciones importantes que puede ser necesario tener en cuenta incluyen, entre otras (Project
Management Institute, 2013):
Quin necesita qu informacin y quin est autorizado para acceder a ella;
Cundo van a necesitar la informacin;
Dnde se debe almacenar la informacin;
En qu formato se debe almacenar la informacin;
Cmo se puede recuperar la informacin; y
Si es necesario tener en cuenta zonas horarias, barreras de idioma y consideraciones
interculturales.
Los resultados del proceso Planificar la Gestin de las Comunicaciones deben revisarse con
regularidad a lo largo del proyecto y modificarse segn sea necesario para asegurar la continuidad
de su aplicabilidad (Project Management Institute, 2013).

1.1.1 PLANIFICACIN DE LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES: ENTRADAS

Plan para la Direccin del Proyecto
El plan para la direccin del proyecto proporciona informacin sobre cmo se ejecutar,
monitorear, controlar y cerrar el proyecto.

Registro de Interesados

El registro de interesados proporciona la informacin necesaria para planificar la comunicacin con

los interesados del proyecto.
Factores Ambientales de la Empresa
El proceso Planificar la Gestin de las Comunicaciones est estrechamente vinculado con los
factores ambientales de la empresa, ya que la estructura de la organizacin tendr un efecto
considerable sobre los requisitos de comunicaciones del proyecto. Todos los factores ambientales de
la empresa se utilizan como entradas para este proceso, ya que es preciso adaptar las
comunicaciones al entorno del proyecto.
Activos de los Procesos de la Organizacin
Todos los activos de los procesos de la organizacin se utilizan como entradas del proceso de
Planificacin de la Gestin de las Comunicaciones. Entre stas, las lecciones aprendidas y la
informacin histrica son de particular importancia puesto que pueden proporcionar conocimiento
tanto respecto a las decisiones tomadas en asuntos de comunicacin como a los resultados de dichas
decisiones en el marco de proyectos similares anteriores. Se pueden utilizar como informacin
orientativa para planificar las actividades de comunicacin del proyecto en curso.

1.1.2 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES: HERRAMIENTAS Y

TCNICAS
Anlisis de Requisitos de Comunicacin
El anlisis de los requisitos de comunicacin determina las necesidades de informacin de los
interesados del proyecto. Estos requisitos se definen combinando el tipo y el formato de la
informacin necesaria con un anlisis del valor de dicha informacin. Los recursos del proyecto se
deben utilizar nicamente para comunicar informacin que contribuya al xito del proyecto o
cuando una falta de comunicacin pueda conducir al fracaso (Project Management Institute, 2013).
El director de proyecto tambin debe considerar la cantidad de canales o vas de comunicacin
potenciales como un indicador de la complejidad de las comunicaciones de un proyecto. El nmero
total de canales de comunicacin potenciales es igual a n(n-1)/2, donde n representa el nmero de

10

interesados. Por ejemplo, un proyecto con 10 interesados tiene 10(10-1)/2 = 45 canales de

comunicacin potenciales. Por lo tanto, un componente clave de la planificacin de las
comunicaciones reales del proyecto es la determinacin y delimitacin de quin se comunicar con
quin, y de quin recibir qu informacin (Project Management Institute, 2013).
Las fuentes de informacin normalmente utilizadas para identificar y definir los requisitos de
comunicacin del proyecto incluyen, entre otras:

Organigramas;
Relaciones de responsabilidad de la organizacin del proyecto y de los interesados;
Disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en el proyecto;
Logstica del nmero de personas que participarn en el proyecto y en qu ubicaciones;
Necesidades de informacin interna (p.ej., comunicaciones dentro del mbito de las

organizaciones);
Necesidades de informacin externa (p.ej., comunicaciones con los medios, el pblico o los

contratistas); y
Requisitos de informacin y comunicacin de los interesados provenientes del registro de
interesados.

Tecnologa de la Comunicacin

Los mtodos utilizados para transferir informacin entre los interesados del proyecto pueden variar
considerablemente. Por ejemplo, un equipo de proyecto puede utilizar como mtodos de
comunicacin tcnicas que vayan desde conversaciones breves hasta reuniones prolongadas o desde
simples documentos escritos hasta materiales extensos (p.ej., cronogramas, bases de datos y sitios
web) a los que se pueda acceder en lnea (Project Management Institute, 2013).
Los factores que pueden influir en la seleccin de la tecnologa de comunicacin incluyen, entre
otros:
La urgencia de la necesidad de informacin. Es preciso tener en cuenta la urgencia, la frecuencia y
el formato de la informacin a comunicar, ya que pueden variar de un proyecto a otro y tambin
entre las etapas de un mismo proyecto.
La disponibilidad de la tecnologa. Es necesario asegurar que la tecnologa requerida para facilitar
la comunicacin es compatible, est disponible y es accesible para todos los interesados a lo largo
de la vida del proyecto.
Facilidad de uso. Es necesario asegurar que la seleccin de las tecnologas de comunicacin es
adecuada para los participantes del proyecto y que se planifican los eventos de capacitacin
adecuados, cuando sea pertinente.

11

 Entorno del proyecto. Es necesario determinar si el equipo se va a reunir y operar cara a cara o en
un entorno virtual, si van a estar ubicados en una o varias zonas horarias, si van a utilizar varios
idiomas para la comunicacin, y finalmente, si existe cualquier otro factor ambiental del proyecto,
como la cultura, que pueda afectar a las comunicaciones.
Sensibilidad y confidencialidad de la informacin. Es preciso determinar si la informacin a
comunicar es sensible o confidencial y si se necesita adoptar medidas adicionales de seguridad.
Tambin debe tenerse en cuenta la manera ms adecuada de comunicar la informacin.

Modelos de Comunicacin

Los modelos de comunicacin utilizados para facilitar las comunicaciones y el intercambio de

informacin pueden variar de un proyecto a otro y tambin entre las diferentes etapas de un mismo
proyecto (Project Management Institute, 2013).
El medio se refiere al medio tecnolgico e incluye el modo de comunicacin, mientras que el ruido
incluye cualquier interferencia o barrera que pueda comprometer la entrega del mensaje. La
secuencia de pasos de un modelo bsico de comunicacin es la siguiente:

Codificar. Los pensamientos o ideas se traducen (codifican) en lenguaje por parte del

emisor.
Transmitir el Mensaje. Esta informacin es luego enviada por el emisor a travs de un
canal de comunicacin (medio). La transmisin de este mensaje se puede ver comprometida
por diversos factores (p.ej., la distancia, la falta de familiaridad con la tecnologa, una
infraestructura inadecuada, la diferencia cultural y la falta de informacin contextual). A

estos factores en su conjunto se los denomina ruido.

Descodificar. El mensaje es traducido de nuevo por el receptor en pensamientos o ideas con

significado.
Confirmar. Una vez recibido un mensaje, el receptor puede indicar (confirmar) la
recepcin del mismo, lo que no significa necesariamente que est de acuerdo con l o que

lo comprenda.
Retroalimentacin/Respuesta. Una vez descodificado y comprendido el mensaje recibido,
el receptor codifica pensamientos e ideas en un mensaje y posteriormente lo transmite al
emisor original.

12

Grfico 4. Modelo Bsico de Comunicacin (Project Management Institute, 2013).

Es preciso tener en cuenta los componentes del modelo bsico de comunicacin a la hora de
considerar las comunicaciones del proyecto. En el marco del proceso de comunicacin, el emisor es
responsable de la transmisin del mensaje, asegurando que la informacin que est comunicando es
clara y completa y confirmando que la comunicacin es comprendida correctamente. El receptor es
responsable de cerciorarse de que la informacin sea recibida en su totalidad, comprendida
correctamente y confirmada o respondida adecuadamente (Project Management Institute, 2013).
Existen numerosos desafos en la utilizacin de estos componentes para comunicarse de manera
eficaz con los interesados del proyecto, tales como los que implica un equipo de proyecto
multinacional y altamente tcnico. La comunicacin satisfactoria de un concepto tcnico de un
miembro del equipo a otro miembro del equipo en un pas diferente podra requerir codificar el
mensaje en el idioma adecuado, enviar el mensaje mediante la utilizacin de diversas tecnologas y
aguardar a que el receptor descodifique el mensaje hacia su propio idioma y posteriormente
responda al mismo o proporcione retroalimentacin. Cualquier ruido que se produzca en el camino
puede poner en peligro el significado original del mensaje. En este ejemplo, existen numerosos
factores que pueden conducir a una comprensin o a una interpretacin incorrectas del significado
del mensaje (Project Management Institute, 2013).

13

Mtodos de Comunicacin

Existen varios mtodos de comunicacin que se emplean para compartir la informacin entre los
interesados del proyecto. De manera general, estos mtodos pueden clasificarse en:
Comunicacin interactiva. Entre dos o ms partes que realizan un intercambio de informacin de
tipo multidireccional. Resulta la manera ms eficiente de asegurar una comprensin comn entre
todos los participantes sobre temas especficos, e incluye reuniones, llamadas telefnicas,
mensajera instantnea, videoconferencias, etc.
Comunicacin de tipo push (empujar). Enviada a receptores especficos que necesitan recibir la
informacin. Esto asegura la distribucin de la informacin, pero no garantiza que efectivamente
haya llegado ni sea comprendida por la audiencia prevista. Este tipo de comunicacin incluye
cartas, memorandos, informes, correos electrnicos, faxes, correos de voz, blogs, comunicados de
prensa, etc.
Comunicacin de tipo pull (tirar). Utilizada para grandes volmenes de informacin o para
audiencias muy grandes, y requiere que los receptores accedan al contenido de la comunicacin
segn su propio criterio. Estos mtodos incluyen los sitios intranet, el aprendizaje virtual (elearning), las bases de datos de lecciones aprendidas, los repositorios de conocimiento, etc.
Puede resultar necesario que los interesados del proyecto discutan y acuerden los mtodos de
comunicacin a utilizar en el mismo, sobre la base de los requisitos de comunicacin, las
restricciones de tiempo y costo, y la familiaridad y disponibilidad de las herramientas y recursos
requeridos aplicables a los procesos de comunicacin.

Reuniones

El proceso Planificar la Gestin de las Comunicaciones necesita del debate y del dilogo con el
equipo del proyecto a fin de determinar la manera ms adecuada de actualizar y comunicar la
informacin del proyecto, y de responder a las solicitudes de dicha informacin por parte de los
interesados.
Dichos debates y dicho dilogo normalmente se facilitan a travs de reuniones, que se pueden llevar
a cabo de manera presencial o en lnea desde diferentes ubicaciones, como por ejemplo las
instalaciones en que se desarrolla el proyecto o las instalaciones del cliente.
Existen distintos tipos de reuniones en las que se pueden producir comunicaciones relativas al
proyecto. La mayora de las reuniones de proyecto consisten en juntar a los interesados con objeto
de resolver problemas o tomar decisiones. Aunque los debates informales se pueden considerar
como reuniones, la mayora de las reuniones de proyecto tienen un carcter ms formal, con hora,
lugar y agenda acordados previamente. Las reuniones tpicas comienzan con una lista de asuntos a
discutir, la cual se hace circular con anterioridad, acompaada de un acta y de informacin adicional

14

especfica para cada reunin. Dicha informacin luego se distribuye a otros interesados adecuados,
segn sea necesario (Project Management Institute, 2013).

1.1.3 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES: SALIDAS

Plan de Gestin de las Comunicaciones
El plan de gestin de las comunicaciones es un componente del plan para la direccin del proyecto
y describe la forma en que se planificarn, estructurarn, monitorearn y controlarn las
comunicaciones del proyecto. El plan contiene la siguiente informacin:

Los requisitos de comunicacin de los interesados;

La informacin que debe ser comunicada, incluidos el idioma, el formato, el contenido y el

nivel de detalle;
El motivo de la distribucin de dicha informacin;
El plazo y la frecuencia para la distribucin de la informacin requerida y para la recepcin

de la confirmacin o respuesta, si corresponde;

La persona responsable de comunicar la informacin;
La persona responsable de autorizar la divulgacin de informacin confidencial;
La persona o los grupos que recibirn la informacin;
Los mtodos o tecnologas utilizados para transmitir la informacin, tales como

memorandos, correo electrnico y/o comunicados de prensa;

Los recursos asignados para las actividades de comunicacin, incluidos el tiempo y el

presupuesto;
El proceso de escalamiento, con identificacin de los plazos y la cadena de mando
(nombres) para el escalamiento de aquellos incidentes que no puedan resolverse a un nivel

inferior;
El mtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de las comunicaciones a medida que

el proyecto avanza y se desarrolla;

Un glosario de la terminologa comn;
Diagramas de flujo de la informacin que circula dentro del proyecto, los flujos de trabajo
con la posible secuencia de autorizaciones, la lista de informes y los planes de reuniones,

etc.; y
Restricciones en materia de comunicacin, generalmente derivadas de una legislacin o

normativa especfica, de la tecnologa, de las polticas de la organizacin, etc.

El plan de gestin de las comunicaciones tambin puede incluir guas y plantillas para las
reuniones de seguimiento del estado del proyecto, las reuniones del equipo del proyecto, las
reuniones electrnicas y los mensajes de correo electrnico. Se puede incluir asimismo el
uso de un sitio web y de un software de gestin del proyecto si se han de utilizar en el
marco del proyecto.

15

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Los documentos del proyecto susceptibles de actualizacin incluyen, entre otros:

Cronograma del proyecto, y

Registro de interesados.

1.2 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES

Gestionar las Comunicaciones es el proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar, y
realizar la disposicin final de la informacin del proyecto de acuerdo con el plan de gestin de las
comunicaciones (Project Management Institute, 2013).
El beneficio clave de este proceso es que permite un flujo de comunicaciones eficaz y eficiente
entre los interesados del proyecto.

Grfico 5. Gestin de las Comunicaciones: Entradas, Herramientas y Tcnicas, y Salidas.

16

Grfico 6. Diagrama de Flujo de Datos de Gestionar las Comunicaciones.

Este proceso va ms all de la distribucin de informacin relevante y procura asegurar que la
informacin que se comunica a los interesados del proyecto haya sido generada adecuadamente,
recibida y comprendida.
Tambin proporciona oportunidades para que los interesados realicen solicitudes de informacin
adicional, de aclaracin y de debate. Las tcnicas y consideraciones para conseguir una gestin
eficaz de las comunicaciones incluyen, entre otras:

Modelos emisor-receptor. Incorporar ciclos de retroalimentacin para proporcionar

oportunidades de interaccin/participacin y eliminar barreras de comunicacin.

Eleccin del medio. Descripcin precisa de las situaciones en las que es preferible una
comunicacin escrita u oral, cundo escribir un memorando informal o un informe formal,

y cundo comunicarse cara a cara o por correo electrnico.

Estilo de redaccin. Uso apropiado de la voz activa frente a la voz pasiva, estructura de las

oraciones y seleccin de palabras.

Tcnicas de gestin de reuniones. Preparar una agenda y abordar los conflictos.

17

Tcnicas de presentacin. Conciencia del impacto del lenguaje corporal y el diseo de

ayudas visuales.
Tcnicas de facilitacin. Construir el consenso y superar los obstculos.
Tcnicas de escucha. Escucha activa (captar, aclarar y confirmar comprensin) y
eliminacin de barreras que afectan negativamente a la comprensin.

1.2.1 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES: ENTRADAS

Plan de Gestin de las Comunicaciones
El plan de gestin de las comunicaciones describe la forma en que se planificarn, estructurarn,
monitorearn y controlarn las comunicaciones del proyecto.
Informes de Desempeo del Trabajo
Los informes de desempeo del trabajo son una recopilacin de informacin sobre el desempeo y
el estado del proyecto que puede utilizarse para facilitar la discusin y crear comunicaciones. Para
optimizar este proceso, es importante que los informes sean exhaustivos y exactos, y que estn
disponibles de manera oportuna.
Factores Ambientales de la Empresa
Los factores ambientales de la empresa especficos que pueden influir en el proceso Gestionar las
Comunicaciones incluyen, entre otros:
La cultura y la estructura de la organizacin,
Los estndares y las normativas gubernamentales o industriales, y
El sistema de informacin para la direccin de proyectos.
Activos de los Procesos de la Organizacin
Los activos de los procesos de la organizacin que pueden influir en el proceso Gestionar las
Comunicaciones incluyen, entre otros:
Las polticas, procedimientos, procesos y guas relativos a la gestin de las comunicaciones;
Las plantillas; y
La informacin histrica y lecciones aprendidas.

1.2.2 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES: HERRAMIENTAS Y TCNICAS

Tecnologa de la Comunicacin
La seleccin de la tecnologa de la comunicacin es una consideracin importante del proceso
Gestionar las Comunicaciones. Dado que esto puede variar considerablemente de un proyecto a otro
y tambin a lo largo de la vida de un proyecto, el foco se centra en asegurar que la eleccin sea
adecuada para la informacin que est siendo comunicada (Project Management Institute, 2013).

18

Modelos de Comunicacin
La eleccin de los modelos de comunicacin es una consideracin importante de este proceso. Dado
que todos los componentes de la comunicacin contribuyen para lograr un proceso de comunicacin
eficaz y eficiente, el foco se centra en asegurar que el modelo de comunicacin elegido sea
adecuado para el proyecto que se est llevando a cabo y que se identifiquen y gestionen todas las
barreras (ruido) (Project Management Institute, 2013).
Mtodos de Comunicacin
La eleccin de los mtodos de comunicacin es una consideracin importante de este proceso. Dado
que pueden existir numerosas barreras y desafos potenciales durante este proceso, el foco se centra
en asegurar que la informacin que ha sido generada y distribuida haya sido recibida y comprendida
para permitir la respuesta y la retroalimentacin (Project Management Institute, 2013).
Sistemas de Gestin de la Informacin
La informacin del proyecto se gestiona y distribuye mediante la utilizacin de diferentes
herramientas, entre las que se cuentan:
Gestin de documentos impresos: cartas, memorandos, informes y comunicados de prensa;
Gestin de comunicaciones electrnicas: correo electrnico, fax, correo de voz, telfono,
videoconferencias y conferencias web, sitios y publicaciones web; y
Herramientas electrnicas para la direccin de proyectos: interfaces web con software de
programacin y de gestin de proyectos, software de soporte para reuniones y oficinas virtuales,
portales y herramientas de gestin del trabajo colaborativo.
Informar el Desempeo
Informar el desempeo es el acto de recopilar y distribuir informacin de desempeo, incluidos
informes de estado, mediciones del avance y pronsticos. Informar el desempeo implica recopilar
y analizar de manera peridica datos reales y compararlos con la lnea base a fin de comprender y
comunicar el avance y el desempeo del proyecto, as como pronosticar los resultados del mismo
(Project Management Institute, 2013).
Informar el desempeo debe proporcionar informacin a un nivel adecuado para cada audiencia. El
formato puede variar desde un informe de estado sencillo hasta informes ms elaborados, los cuales
pueden prepararse con regularidad o de manera excepcional. Un informe de estado simple puede
mostrar informacin de desempeo, como el porcentaje completado o los indicadores de estado para
cada rea (a saber, el alcance, el cronograma, los costos y la calidad). Los informes ms elaborados
pueden incluir:

El anlisis del desempeo pasado,

El anlisis de las proyecciones del proyecto (incluidos tiempos y costos),

19

El estado actual de los riesgos e incidentes,

El trabajo completado durante el perodo,
El trabajo a completar en el siguiente perodo,
El resumen de los cambios aprobados en el perodo, y
Otra informacin relevante que debe ser revisada y analizada.

1.2.3 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES: SALIDAS

Comunicaciones del Proyecto
El proceso Gestionar las Comunicaciones incluye las actividades requeridas para crear, distribuir,
recibir, confirmar y comprender la informacin. Las comunicaciones del proyecto incluyen, entre
otras, los informes de desempeo, el estado de los entregables, el avance del cronograma y los
costos incurridos. Las comunicaciones del proyecto pueden variar considerablemente y son
influenciadas por factores como la urgencia y el impacto del mensaje, su mtodo de entrega y el
nivel de confidencialidad, entre otros (Project Management Institute, 2013).
Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
El plan para la direccin del proyecto proporciona informacin sobre las lneas base del proyecto, la
gestin de las comunicaciones y la gestin de los interesados. Cada una de estas reas puede
requerir actualizaciones sobre la base del desempeo actual del proyecto frente a la lnea base para
la medicin del desempeo (PMB) (Project Management Institute, 2013).
La lnea base para la medicin del desempeo es un plan aprobado del trabajo del proyecto, con
respecto al que se compara la ejecucin del proyecto y se miden las desviaciones para el control de
la gestin. La lnea base para la medicin del desempeo integra generalmente los parmetros
relativos al alcance, al cronograma y a los costos del proyecto, pero tambin puede incluir
parmetros tcnicos y de calidad (Project Management Institute, 2013).
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los documentos del proyecto que pueden ser actualizados incluyen, entre otros:

Registro de incidentes,
Cronograma del proyecto, y
Requisitos de financiamiento del proyecto.

Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin

Los activos de los procesos de la organizacin susceptibles de actualizacin incluyen, entre otros:

Notificaciones a los interesados. Informacin que puede suministrarse a los interesados

sobre incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general del proyecto.

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Informes del proyecto. Los informes del proyecto, formales e informales, describen el
estado del proyecto e incluyen las lecciones aprendidas, los registros de incidentes, los

informes de cierre del proyecto y las salidas de otras reas de Conocimiento.

Presentaciones del proyecto. El equipo del proyecto proporciona informacin de manera
formal o informal a cualquier o todos los interesados del proyecto. La informacin y el

mtodo de presentacin deben ser relevantes respecto a las necesidades de la audiencia.

Registros del proyecto. Los registros del proyecto pueden incluir correspondencia,
memorandos, actas de reuniones y otros documentos que describen el proyecto. Esta
informacin debera, en la medida en que sea posible y apropiado, mantenerse de manera
organizada. Los miembros del equipo del proyecto tambin pueden mantener registros en

un diario o registro del proyecto, el cual puede ser fsico o electrnico.

Retroalimentacin de los interesados. La informacin relativa a las operaciones del
proyecto que se recibe de los interesados se distribuye y utiliza para modificar o mejorar el

desempeo futuro del proyecto.

Documentacin de lecciones aprendidas. Esta documentacin incluye las causas de los
incidentes, el razonamiento subyacente a la accin correctiva elegida y otros tipos de
lecciones aprendidas sobre la gestin de las comunicaciones. Es preciso documentar y
distribuir las lecciones aprendidas para que pasen a formar parte de la base de datos
histrica tanto del proyecto como de la organizacin ejecutora.

1.3 CONTROL DE LAS COMUNICACIONES

Controlar las Comunicaciones es el proceso de monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo
de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se satisfagan las necesidades de informacin
de los interesados del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que asegura, en cualquier
momento, un flujo ptimo de informacin entre todos los participantes de la comunicacin (Project
Management Institute, 2013).

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Grfico 7. Control de las Comunicaciones: Entradas, Herramientas y Tcnicas, y Salidas (Project

Management Institute, 2013).

Grfico 8. Diagrama de Flujo de Datos de Controlar las Comunicaciones (Project

Management Institute, 2013).
El proceso de Controlar las Comunicaciones puede desencadenar una iteracin de los procesos
Planificar la Gestin de las Comunicaciones y/o Gestionar las Comunicaciones. Esta iteracin
ilustra la naturaleza continua de los procesos de Gestin de las Comunicaciones del Proyecto.
Algunos elementos concretos de comunicacin, tales como incidentes o indicadores clave de
desempeo (p.ej., cronograma, costo y calidad reales frente a planificados), pueden desencadenar
una revisin inmediata, mientras que otros probablemente no lo harn. El impacto y las
repercusiones de las comunicaciones del proyecto deben evaluarse y controlarse cuidadosamente
para asegurar que se entrega el mensaje adecuado a la audiencia adecuada en el momento adecuado
(Project Management Institute, 2013).

22

1.3.1 CONTROLAR LAS COMUNICACIONES: ENTRADAS

Plan para la Direccin del Proyecto
El plan para la direccin del proyecto describe el modo en que se ejecutar, monitorear, controlar
y cerrar el proyecto. Proporciona informacin valiosa para el proceso Controlar las
Comunicaciones, entre la que se encuentra:
Los requisitos de comunicacin de los interesados,
El motivo de la distribucin de la informacin,
El plazo y la frecuencia para la distribucin de la informacin requerida,
El individuo o grupo responsable de la comunicacin de la informacin, y
El individuo o grupo que recibe la informacin.
Comunicaciones del Proyecto
El proceso Controlar las Comunicaciones incluye las actividades necesarias para monitorear y
actuar sobre la informacin y las comunicaciones, as como para liberarlas a los interesados.
Las comunicaciones del proyecto provienen de mltiples fuentes y pueden variar considerablemente
en cuanto a su formato, nivel de detalle, grado de formalidad y confidencialidad. Las
comunicaciones del proyecto pueden incluir, entre otras:
El estado de los entregables,
El avance del cronograma, y
Los costos incurridos.
Registro de Incidentes
Un registro de incidentes se utiliza para documentar y monitorear la resolucin de incidentes. Se
puede utilizar para facilitar la comunicacin y asegurar una comprensin comn de los incidentes.
Un registro escrito documenta y ayuda a monitorear quin es responsable de la resolucin de los
incidentes especficos antes de una fecha lmite. Durante la resolucin de incidentes se abordan los
obstculos que pueden impedir al equipo alcanzar sus objetivos. Esta informacin es importante
para el proceso Controlar las Comunicaciones ya que proporciona tanto un repositorio de lo que ha
sucedido en el proyecto, como una plataforma para la entrega de comunicaciones subsiguientes
(Project Management Institute, 2013).
Datos de Desempeo del Trabajo
Los datos de desempeo del trabajo pueden incluir detalles sobre las comunicaciones que se han
distribuido realmente, realimentacin sobre las comunicaciones, resultados de encuestas de eficacia
de la comunicacin u otras observaciones identificadas a lo largo de las actividades de
comunicacin (Project Management Institute, 2013).

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Activos de los Procesos de la Organizacin

Los activos de los procesos de la organizacin que pueden influir en el proceso Controlar las
Comunicaciones incluyen, entre otros:
Plantillas de informes;
Polticas, estndares y procedimientos que definen las comunicaciones;
Tecnologas especficas de comunicacin disponibles;
Medios de comunicacin permitidos;
Polticas de conservacin de registros; y
Requisitos de seguridad.

1.3.2 CONTROLAR LAS COMUNICACIONES: HERRAMIENTAS Y TCNICAS

Sistemas de Gestin de la Informacin
Un sistema de gestin de la informacin proporciona un conjunto de herramientas estndar para que
el director del proyecto capture, almacene y distribuya a los interesados la informacin relativa a los
costos, al avance del cronograma y al desempeo del proyecto. Algunos paquetes de software
permiten al director del proyecto consolidar informes provenientes de varios sistemas y facilitan la
distribucin de informes a los interesados del proyecto. Los ejemplos de formatos de distribucin
pueden incluir los informes mediante tablas, anlisis en hojas de clculo y las presentaciones. Las
herramientas grficas se pueden utilizar para crear representaciones visuales de la informacin
sobre el desempeo del proyecto (Project Management Institute, 2013).
Juicio de Expertos
A menudo el equipo del proyecto recurre al juicio de expertos para evaluar el impacto de las
comunicaciones del proyecto, la necesidad de accin o intervencin, las acciones que se deberan
emprender, la responsabilidad de emprender dichas acciones y el plazo para llevarlas a cabo. El
juicio de expertos puede ser necesario con relacin a detalles tcnicos o de gestin y puede ser
proporcionado por cualquier grupo o individuo con capacitacin o conocimientos especializados,
como por ejemplo (Project Management Institute, 2013):

Otras unidades dentro de la organizacin,

Consultores,
Interesados, incluidos clientes y patrocinadores,
Asociaciones profesionales y tcnicas,
Grupos industriales,
Expertos en la materia, y
La oficina de direccin de proyectos (PMO).

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Luego, el director del proyecto, en colaboracin con el equipo del proyecto, determina las acciones
requeridas para asegurar que se comunique el mensaje adecuado a la audiencia adecuada y en el
momento adecuado.
Reuniones
El proceso Controlar las Comunicaciones necesita del debate y del dilogo con el equipo del
proyecto para determinar la manera ms adecuada de actualizar y comunicar el desempeo del
proyecto, y de responder a las solicitudes de informacin por parte de los interesados. Esos debates
y dilogos se facilitan normalmente a travs de reuniones, las cuales se pueden llevar a cabo de
manera presencial o en lnea y desde diferentes ubicaciones, tales como las instalaciones en que se
desarrolla el proyecto o las instalaciones del cliente.
Las reuniones del proyecto tambin incluyen debates y el dilogo con suministradores, proveedores
y otros interesados del proyecto (Project Management Institute, 2013).

1.3.3

CONTROLAR LAS COMUNICACIONES: SALIDAS

Informacin de Desempeo del Trabajo

La informacin de desempeo del trabajo organiza y resume los datos de desempeo recopilados.
Estos datos de desempeo normalmente proporcionan informacin sobre el estado y el avance del
proyecto con el nivel de detalle requerido por los diferentes interesados. Esta informacin luego se
comunica a los interesados adecuados.
Solicitudes de Cambio
El proceso Controlar las Comunicaciones a menudo conduce a la necesidad de ajuste, de accin y
de intervencin. Como resultado, se generarn solicitudes de cambio como salidas. Estas solicitudes
de cambio se procesan a travs del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios y pueden dar
lugar a:

Estimaciones de costos nuevas o revisadas, secuencias de actividades, fechas programadas,

necesidades de recursos y anlisis de alternativas de respuesta a los riesgos;

Ajustes al plan para la direccin del proyecto y otros documentos;
Recomendaciones de acciones correctivas que pueden ajustar el desempeo futuro del

proyecto, alinendolo con el plan para la direccin del proyecto; y

Recomendaciones de acciones preventivas que pueden reducir la probabilidad de incurrir en
un desempeo negativo futuro del proyecto.

Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto

El proceso Controlar las Comunicaciones puede desencadenar actualizaciones al plan de gestin de
las comunicaciones as como a otros componentes del plan para la direccin del proyecto (p.ej. los

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planes de gestin de los interesados y de gestin de los recursos humanos) (Project Management
Institute, 2013).

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Los documentos del proyecto se pueden actualizar como resultado del proceso Controlar las
Comunicaciones.
Estas actualizaciones incluyen, entre otras:

Pronsticos,
Informes de desempeo, y
Registro de incidentes.

Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin

Los activos de los procesos de la organizacin susceptibles de actualizacin incluyen, entre otros,
los formatos de informe y la documentacin de las lecciones aprendidas. Esta documentacin puede
pasar a formar parte de la base de datos histrica tanto para el proyecto como para la organizacin
ejecutora y puede incluir causas de los incidentes, razones de la seleccin de las medidas correctivas
y otros tipos de lecciones aprendidas durante el proyecto (Project Management Institute, 2013).

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REFERENCIAS

Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (gua del PMBOK). (2013).
Newtown Square, Pensilvania, Estados Unidos: Project Management Institute, Inc.

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