You are on page 1of 15

Universidad Interamericana de Puerto Rico

Recinto de Ponce
Centro de Acceso a la Informacin
Preparado por:
Sra. Brunilda Figueroa,
Especialista de Servicios Tecnolgicos de Informacin Acadmica
Sr. Miguel Lugo,
Programador de Sistemas I

MANUAL MICROSOFT OUTLOOK: INBOX


Identificacin de los mens
OUTLOOK
BAR
Outlook Group
Mail Group

OUTLOOK TOOLBAR
Men Toolbar

Other Group

Outlook Group: Contiene


diferentes mdulos de programas
incluidos en Outlook y
representados por iconos.
Inbox: Mdulo de Outlook para
enviar y recibir e-mail y fax.
Contacts: Es usado para
manejar y interactuar con los
contact. As tambin como
mantener anotaciones y para
fijar recordatorios para futuras
obligaciones con la persona
identificada en el contact.
Calendar: Usado para
programar eventos, reuniones
y otros.
Tasks: Mdulo que permite
organizar las tareas a realizar,
mantener la secuencia de
proyectos y otros.
Notes: Es utilizado para
organizar anotaciones y
recordatorios. Puede
fijarse en el Desktop de la
computadora.
Mail Group: Este grupo de Outlook
contiene los Folders ms utilizados
para trabajar y almacenar mensajes
de e-mail.
Other Group: El grupo en Outlook
que proporciona acceso a otros
programas y Folders en su PC,
como My Computer y My
Documents.

Mail Toolbar
Calendar Toolbar
Contacts Toolbar
Tasks Toolbar
Notes Toolbar
Cada uno de los toolbar cambia de acuerdo al grupo seleccionado. Cuenta con distintas
funciones, la primera en cada una de estas es New, donde podr localizar distintos
comandos entre ellos aadir nuevas entradas para el grupo.

Inbox

Bajo el grupo del Inbox


puede organizar en secu
de los mensajes porsub
quien
procede From yReceiv
da y hora en que recibi
mail.

La seleccin de la panta
Mensajes le permite leer
el mail desde la mitad in
en Outlook.

Otra manera es presiona


veces seguidas el botn
izquierdo delMouse, es
activara una nueva panta
la que presenta el mensa
completo. En ella podr
responder
elmail usandoReply o
enviarlo a otro usuario
conFoward.

Tambin puede determinar la


manera en que muestra la lista
de mensajes recibidos.

Leer, enviar y redactar nuevos mensajes


En el Mail Toolbar usted localiza los comandos

de Reply,Reply to All, Forward y Send/Receive.


Reply: Es para responder el mensaje al usuario que remite
el e-mail.
Reply to All: Enviara el mensaje a la persona remitente,
destinatario y a quienes tienen copia Cc del mismo. En
ambas opciones de Reply, se incluye el mail que enva la
persona, incluyendo su mensaje.
Forward: Enva el e-mail recibido a otra(s) persona(s),
incluyendo como parte del mismo el mensaje que usted
redacte.
Send/Receive: En caso de no haber especificado
elpassword en la configuracin de Outlook, debe de utilizar
este comando para poder recibir y enviar los mensajes.

Redactar y enviar mensajes

En el Mail Toolbar, se encuentra el


botn de New al presionar el
mismo Outlook le presenta una
pantalla en la que podr redactar un
mensaje y adjuntar archivos de su
disco.
En ella encontrar tres renglones, el
primero es para especificar a quien
le enviar el mensaje To, el
segundo para enviar copias Cc a
otros usuarios y
el Subjectmensaje de saludo o
asunto a tratar.
Por ltimo un espacio amplio en la
pantalla para redactar el mensaje.
El botn de To y Cc al lado de cada rengln puede usarlo para activar la lista de contactos
y de la que usted podr seleccionar usuarios o grupos a quienes desea enviar el mensaje.
Enviar documentos adjuntos en mensajes

Attach File: El Mail Toolbar le presenta un icono de un Clip, con el que podr aadir
archivos a su mensaje, por otra parte puede utilizar en el Menu Toolbar la opcin de Insert /
File.
Al aadir un archivo, Outlook le presentara una pantalla en la que debe localizar y
seleccionar el documento que desea incluir como parte del mensaje, luego en la misma debe
presionar sobre el botn de INSERT.
Una vez localizado en la pantalla del Mail y al terminar de redactar debe presionar sobre el
botn de SEND.
Identificar un mensaje para establecer prioridad y seguimiento
Al activar el signo de
admiracin en elMail
Toolbar, significa que el
mensaje es de alta prioridad,
mientras que la flecha que
apunta hacia abajo indicar
que el mismo ser de baja
prioridad.

La bandera roja es para


indicar un recordatorio sobre el
mensaje. El que podr
especificar en el rengln
de Flag to, mientras que
en Due by fijara la fecha
para el recordatorio.
En el botn de Options, le
permite
activar Reply automtico de
Outlook especificando que la
persona observ el mensaje.
E-Mail Options Tracking Options
En la pantalla
de Options, presione el
botn de E-mail
Options.
Seleccione el botn
deAdvanced E-mail
Options, luego podr
especificar el lugar
donde desea que los
mensajes que no
enviados sean
almacenados.
Al seleccionar Tracking
Options, podr
especificar que desea
recibir un mensaje
indicando que el mail
que usted envi fue
recibido y observado por
el destinatario.

Crear Folders y Message Rules

Crear folders
Para crear los flder:
1.
Presionar el cono de Organize
2.
Seleccionar opcin de New
Folder
3.
En la seccin de Name: escribir el
nombre asignado al nuevo flder
4.
En la seccin de select where to
place the folder se debe seleccionar
a.
Personal flder si es un
flder principal y desea que est al
mismo nivel del inbox
b.
Flder deseado si desea
que sea un sub-folder.
5.
Presionar OK
6.
Seleccionar en la ventana con el
mensaje: Would you like a shortcut...
Si cuando desea que aparezca un

cono en el Outlook bar


No cuando no desea que
aparezca un cono en el Outlook
bar
Crear Message Rules

El message rule se utiliza para clasifica


la correspondencia en el flder
deseado.

Procedimiento:
1.
Activar mdulo de Inbox
2.
Seleccionar el mensaje
3.
Presionar el boton de organize
4.
Buscar en las alternativas de
into: other folder
5.
Seleccionar de la lista el folder
deseado y presionar OK
6.
Presionar el botn de create
Mover mensajes Move message

El move message rule se utiliza para


mover mensajes de un flder a otro
Procedimiento:
1.
Activar mdulo de Inbox
2.
Seleccionar el mensaje que
desea mover a otro flder
3.
Seleccionar el flder y
presionarOK
4.
Presionar el botn de move

Borrar mensajes Delete


Para borrar un mensaje se realiza el
siguiente uno de los siguientes
procedimientos:
Procedimiento:
1.
Seleccionar el mensaje
2.
Presionar el cono de Delete
Otras formas de borrar un mensaje
1. Teclado: Ctrl D tecla Delete
2. Menu: Edit Delete
3. Seleccionar mensaje presionar el
botn derecho del ratn y en el
men que aparece en pantalla,
seleccionar delete

Buscador Find
La seccin de find le
provee una opcin
para buscar
mensajes, contactos
e informacin de
otros mdulos de
forma rpida.
Procedimiento:
1. Activar el modulo de
Inbox
2. Presionar el cono
de FIND
3. Escribir el dato que
se acuerda del
mensaje a buscar
en look for:
4. Presionar el botn
de Find Now
5. Para bsquedas
avanzadas
seleccione la opcin
deAdvanced
Find

Seleccionar papel timbrado Stationery


La seccin de papel timbrado le provee
galeras de papeles timbrados ya
diseados para tu seleccin.
Procedimiento:
1.
Activar el modulo de Inbox
2.
Seleccionar del menu: Tools
Options Mail Format
3.
Seleccionar HTML en la seccin de:
Send in this message format
4.
Presionar el botn deStationery
Picker
5.
Seleccionar el papel timbrado y
presionar OK Apply OK
6.
En la pantalla principal de inbox
presionar el cono de New
Otros
Imprimir - Menu: File - Print / Teclado: CTRL. P / Icono - impresora
Borrar Menu: Edit -Delete / Teclado: CTRL. D / Icono - X
Abrir mensaje: Menu: File - Open Selected Item / Teclado CTRL. - O

CONTACTS
Address Book / Contacts
El modulo de contact le permite crear un directorio de usuarios. Esta seccin
permite la entrada de datos de un individuo, un grupo, crear su tarjeta de
presentacin, enviar una tarjeta por correo electrnico y mucho ms.
Para acceder al mdulo de contact se reailza el siguiente procedimiento:
1. Men: seleccionar la opcin de View Go to Calendar
2. Tambin se puede presionar el cono de contact del Outlook Bar
Al realizar este procedimiento aparece la siguiente pantalla:

En la misma aparece una lista en orden alfabtico de todos los contactos


incluidos en el directorio.
Importante:
Los grupos tienen al lado superior derecho una imagen de dos rostros
mirando a la derecha y los grupos no tienen imagen al lado derecho del
record.
Se puede cambiar la forma de desplegar la informacin en esta pantalla
con la opcin de: View Current View y seleccionar la opcin
deseada.

Al lado derecho de la pantalla aparece una lista con el orden alfabtico


para la localizacin rpida de contactos o grupos.
Crear Contact

Seleccion
botn
de New
aadir los
datos de
persona
contacto.

Al termin
entrada d
datos en
las reas
deseadas
presionar
botn de
and close

En la pantalla de Contact, se localiza diversos renglones en los que usted podr


suministra: Nombre, Titulo del trabajo, nombre de la compaa, Nmero de telfono del
trabajo o casa, correo electrnico, nmero de celular o de fax, etc.
Crear Grupos / Distribution List

Esta seccin le permite agrupar


contactos por categoras para env
un mensaje a todos los integrante
de manera simultnea.

Procedimiento:
1.
Seleccionar del men
bar: File New Distributio
List
2.
En el rea de Name se
asigna el nombre al grupo
3.
Seleccionar los miembros
grupo presionando el botn
de: Select Membersy en e
pantalla selecciona los nombr
y presiona el botn de Add
finalizarOK
4.
Al finalizar el proceso
presionar el botn de Save a

close.

Enviar plantilla de contacto por email


Para enviar la informacin de un
contacto por email se realiza el
siguiente procedimiento:
1. Seleccionar el contacto deseado
2. Presionar el botn derecho del
ratn
3. Del men seleccionar la opcin
de Forward
4. Completar el mensaje (email) y
presionar send

Enviar su tarjeta de presentacin en todos los mensajes

Para enviar su tarjeta de


presentacin con todos los
mensajes se realiza el siguiente
procedimiento:
1. En la pantalla principal
de Contact, Seleccionar
en el men - ToolsOptions Mail Format
2. Presionar el botn de
Signature Picker...
3. Presionar el botn de
Edit
4. Presionar el botn de
New Vcard from
Contact
5. Seleccionar su nombre
del directorio, presionar
Add y OK
6. Para terminar
presionar OK, OK
Apply - OK.
Este procedimiento incluye su tarjeta de presentacin en todos los mensajes
nuevos.
Para ver la informacin contenida en la tarjeta (OPEN), imprimirla (PRINT),
guardarla (SAVE), copiarla (COPY) o borrarla (REMOVE), etc. debe ubicar el
cursor sobre la tarjeta que aparece en la parte inferior del mensaje, presionar el
botn derecho del ratn y seleccionar la alternativa deseada.

Imprimir Contact

Para imprimir el directorio se


realiza el siguiente
procedimiento:
1. En el mdulo de
contact seleccionar
del men: File
Print (CTRL. P)
2. Seleccionar el Print
Style o estilo en que
desea que aparezca
la
informacin. Puede
presionar Preview
para el Print
Preview
3. En Print Range
marcar si es el/los
contacto(s) deseados
(only selected items)
o todos (All items)
4. Indicar la cantidad de
copias (Numbers of
Copies)
5. Presionar el botn
de OK
Nota:
1. Si desea imprimir ms de un contacto, pero no toda la lista debe realizar
el siguiente procedimiento:
a. Seleccionar el primer contacto ubicando el curso sobre el mismo
y presionando el botn izquierdo del ratn
b. Presionar la tecla de CTRL. Y mantenerla presionada
c. Seleccionar uno por uno todos los contactos deseados
d. Cuando termine su seleccin, dejar de presionar la tecla de
CTRL.
OTROS:
Borrar contactos Menu: Edit -Delete / Teclado: CTRL. D / Icono - X
Abrir pantalla de contact (Ver / Editar): Menu: File - Open Selected
Item / Teclado CTRL. O. En esta seccin se puede editar el contacto y
presionar Save and close para actualizar la informacin.
2000 UIPR - Recinto de Ponce C.A.I. El Centro de Acceso a la Informacin
mantiene esta coleccin para su informacin, educacin y comunicacin. No se
puede distribuir, modificar, transmitir, reusar, o utilizar el contenido de esta
coleccin para propsitos pblicos o comerciales, incluyendo el texto,
imgenes, audio y video, sin la autorizacin escrita del Centro de Acceso a la
Informacin.

Para preguntas o sugerencias: webcai@ponce.inter.edu


Copyright 2000 Universidad Interamericana de Puerto Rico

You might also like