INSTITUTO TECNOLGICO DE ACAPULCO

INGENIERA EN GESTIN EMPRESARIAL

SISTEMAS DE INFORMACIN DE MERCADOTECNIA
UNIDAD 1
COMPONENTES DEL SISTEMA
Erik Fernndez Lpez
09320705
PROFESORA:
Lic. Alejandra Olivier Crdenas Gmez
Acapulco, Gro., a 07 de Febrero de 2012
NDICE
pg.
INTRODUCCIN 2
1. COMPONENTES DEL SISTEMA 2
1.1 ELEMENTOS DEL SISTEMA 2
1.1.1 Interconexiones de usuarios 2
1.1.2 Bases de datos 2
1.1.3 Software de aplicaciones 2
1.1.4 Apoyos administrativos 2
1.2 EL SISTEMA DE INFORMACIN INTERNO 2
1.2.1 Informacin de compras y cuentas por pagar 2
1.2.2 Informacin de inventarios 2
1.2.3 Mercadotecnia 2
1.2.4 Contabilidad 2
CONCLUSIN 2
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS Y DE INTERNET 2
INTRODUCCIN
En el presente trabajo se dar a conocer el tema referente a los sistemas de
informacin de la mercadotecnia; se explicarn sus componentes as como su

importancia en la actualidad en las distintas empresas.

La informacin de marketing es un elemento crtico para conseguir un
marketing efectivo como consecuencia de la evolucin de un marketing local a
un marketing internacional y global; de la transicin de un marketing de
satisfaccin de necesidades bsicas a satisfaccin de caprichos; del cambio de
la competencia en precios, a la competencia en base a otros factores de
diferenciacin.
Todas las empresas tienen un sistema de informacin de mercadotecnia
conectado con el medio externo, pero los sistemas varan mucho en su nivel de
sofisticacin. En muchos casos la informacin de las empresasno se encuentra
disponible, llega demasiado tarde o no se puede confiar en ella. Un creciente
nmero de empresas desarrolla actualmente pasos para mejorar su sistema de
informacin de mercadotecnia.
El sistema de informacin de mercadotecnia se compone de cuatro
subsistemas. El primero es el sistema de datos internos, que proporciona
informacin sobre las ventas, costos, inventarios, flujo de efectivo, etc. Muchas
empresas han informatizado estos datos para permitir un acceso a la
informacin ms rpido y comprensivo. El segundo subsistema es el de
inteligencia de marketing, que proporciona a los gerentes de marketing
informacin diaria sobre el entorno de marketing de la compaa y se puede
mejorar si se poseen equipos de ventas especficamente preparados, se
compra informacin de fuentes sindicadas y se disea una oficina con un
sistema de inteligencia.
El tercer subsistema est compuesto por la investigacin de marketing, que
supone la recogida de informacin relevante para resolver un problema
concreto en el que se encuentra inmersa la empresa. El proceso de
investigacin de marketing supone desarrollar cinco pasos: definir el problema
y los objetivos de investigacin, desarrollar el plan de investigacin, recoger la
informacin, analizarla y presentar los resultados. Una buena investigacin de
marketing se caracteriza por utilizar un mtodo cientfico, creativo, mltiples
metodologas, desarrollo de modelos y valoracin del coste/beneficio de la
informacin. Por ltimo, el cuarto subsistema est integrado por el sistema de
apoyo a las decisiones demarketing, que consiste en las tcnicas estadsticas y
en los modelos de decisin que asisten a los directores de marketing para
mejorar sus anlisis y decisiones.
En esta primera unidad se ahondar en el tema de los elementos bsicos que
componen el SIM los cuales son: las interconexiones de los usuarios, las bases
de datos, el software de aplicaciones y los apoyos administrativos; as como
tambin en el primer subsistema que es el SISTEMA DE DATOS INTERNOS.
1. COMPONENTES DEL SISTEMA

Si una empresa quiere mantener la rentabilidad de sus productos necesita

conocer las fuerzas fundamentales de su entorno. Cmo puede la direccin de
la empresa conocer a tiempo los cambios en las necesidades y deseos de sus
clientes, las nuevas iniciativas de la competencia, las nuevas formas de
distribucin, etc.? La respuesta es clara: la direccin debe desarrollar y
mantener un sistema de informacin de marketing y tener la habilidad de
contar con un buen sistema de investigacin de mercado.
La historia de las empresas nos dice que la direccin de las mismas dedic la
mayor parte de su atencin a la gestin del dinero, materiales, mquinas y
personas. La direccin puso poca atencin en el quinto gran recurso de la
empresa: la informacin. Es difcil encontrar directores satisfechos con su
informacin de marketing. Sus quejas son diversas: afirman que no saben
dnde encontrar informacin relevante sobre la compaa; que tienen excesiva
informacin su disposicin, pero demasiada poca realmente; que la informacin
les llega demasiado tarde; que dudan de la precisinde la misma, etc.
Existen tres hechos que apoyan la necesidad de sistemas de informacin de
marketing, con ms intensidad que en cualquier momento pasado:
* La evolucin de un marketing local a un marketing nacional e incluso global:
A medida que las empresas expanden la cobertura de su mercado, sus
gestores necesitan cada vez ms informacin.
* La evolucin desde la mera satisfaccin y necesidades bsicas a la
satisfaccin de los deseos y caprichos de los compradores: A medida que se
incrementa el nivel de renta de los compradores, estos se hacen ms exigentes
con el producto a escoger. Los vendedores encuentran cada vez ms difcil
predecir la respuesta de los compradores a diferentes caractersticas que
incorpore el producto, estilos y otros atributos, a menos que posean datos de
investigaciones de mercado.
* La evolucin de la diferenciacin de los productos por el precio hacia otros
satisfactores: A medida que los vendedores aumentan el uso de las marcas,
diferenciacin de producto, publicidad, promociones, etc., necesitan ms
informacin sobre la eficacia de cada una de estas herramientas de marketing.
Esta demanda explosiva de informacin se encuentra compensada, de alguna
manera, con la aparicin de un gran nmero de nuevas tecnologas de
informacin. Slo algunas empresas han desarrollado sistemas avanzados de
informacin marketing que proporcionan a la gestin de las compaas datos y
anlisis actualizados de mercado.
Se puede definir a un sistema de informacin de marketing de la siguiente
manera:
Un sistema deinformacin marketing (SIM) es el conjunto de personas,

equipos y procedimientos diseados para recoger, clasificar, analizar, valorar y

distribuir a tiempo la informacin demandada por los gestores de marketing.
Philip Kotler
El concepto de sistema de informacin marketing se ilustra en la Figura 1.
Decisiones y Comunicaciones de Marketing
Directores de Marketing
Planificacin
Gestin
Control
Fuerza de Macroentorno
Grupos de Inters
Competencia
Canales
Pblico Objetivo
Entorno de marketing
Datos Internos
Distribuir la Informacin
Valorar las necesidades de Informacin
Investigacin de Marketing
Apoyo a las Decisiones de Marketing
Inteligencia Marketing
Desarrollar Informacin
SISTEMA DE INFORMACIN DE MARKETING
Anlisis
Decisiones y Comunicaciones de Marketing
Directores de Marketing
Planificacin
Gestin
Control
Fuerza de Macroentorno
Grupos de Inters
Competencia
Canales
Pblico Objetivo
Entorno de marketing
Datos Internos
Distribuir la Informacin
Valorar las necesidades de Informacin
Investigacin de Marketing
Apoyo a las Decisiones de Marketing
Inteligencia Marketing
Desarrollar Informacin
SISTEMA DE INFORMACIN DE MARKETING
Anlisis

Figura 1. El Sistema de Informacin de Marketing

1.1 ELEMENTOS DEL SISTEMA
Son cinco los componentes bsicos de los sistemas de informacin de
mercadotecnia (SIM): entorno interno, interconexiones de usuarios, bases de
datos, software de aplicaciones y apoyos administrativos.
1.1.1 Interconexiones de usuarios
Las interconexionesde usuario es la interface del usuario. Son aquellos
procesos y equipo a travs de los cuales los gerentes de mercadotecnia usarn
el sistema de informacin de marketing (SIM).
Estos incluirn a su vez:
* Tipos de computadoras a utilizar.
* Presentacin de la informacin (Papel o en la pantalla).
* Conocimientos requeridos para el uso del sistema.
* Hardware adicional para la produccin de informes y documentos.
El diseo de las interconexiones de los usuarios deber tener un esquema
cuidadoso y meticuloso; considerando las necesidades y trayectoria de los
gerentes de mercadotecnia para que estos lo vean y le den el gran valor que
requiere tener para su desempeo cotidiano.
1.1.2 Bases de datos
La base de datos es la columna vertebral de cualquier sistema de informacin
y ms an en programas de mercadeo uno a uno. Las bases de datos sern un
conjunto bien organizado de archivos de datos que se puedan utilizar entre s.
Los gerentes de mercadotecnia contaran con 2 tipos de categoras de datos
que son:
* Datos internos.- Informacin de la compaa reunida en forma constante y
rutinaria de sus actividades como son el desplazamiento interno de sus
recursos entre departamentos, as como sus intercambios hacia su exterior.
* Datos externos.- Toda la informacin obtenida por fuentes ajenas a la
compaa.
Para una correcta utilizacin del SIM se deber de contar con una BASE DE
DATOS RELACIONAL que este correctamente sistematizada y bien
documentada. Esto es; un conjunto organizado de datos con criterios bien
determinadospara que exista una vinculacin con lgica entre los distintos

elementos que la compongan.

Los datos de las bases de datos, estn constituidos por toda la informacin de
relevancia que pueda se incluida en el SIM. Datos de los clientes, de la
competencia, de los distribuidores, de las transacciones, de las ventas, etc. Es
necesario un banco de datos para recoger y almacenar (administrar) la
informacin interna de la empresa para su posterior consulta.
Permiten recuperar una variedad de informacin til en la toma de decisiones
sobre mercadeo; incluir artculos de peridicos, publicaciones sobre noticias de
empresas, informe de gobierno, datos econmicos y bibliografas. La calidad de
los datos es el elemento fundamental para cualquier actividad o decisin
soportada sobre el SIM, para lo cual debe tener tres caractersticas
fundamentales: que sea fiable, (lo cual depende de la fuente), que sea
homognea (lo cual depende del mantenimiento peridico) y que sea actual.
Por calidad de los datos se entiende que los mismos estn debidamente
actualizados, que los gneros se correspondan con el de los receptores de la
informacin, que la ortografa sea correcta, que el registro efectivamente
pertenezca al Target que se quiere alcanzar, que contengan todos los datos
necesarios para contactar a las personas, etc. Esto implica que se deben
cumplir criterios precisos, los cuales habr que establecer, para incorporar
datos a la base de datos. Ms que la cantidad de datos lo realmente
importante es su calidad.
Las bases de datos pueden contar con diversasfuentes de datos: Informacin
de clientes capturados a travs de diferentes actividades de ventas. Los datos
de esos listados deben ser diagnosticados, depurados y homogeneizados de
acuerdo a un mismo formato antes de ser incorporados a la base de datos.
Esto implica establecer los criterios que deben cumplir los datos de cada
registro antes de ser transcritos o importados a la base de datos. Informacin
de clientes y prospectos capturados a travs de programas especialmente
diseados con este fin Informacin de prospectos provenientes de fuentes
externas Estos datos deben ser sometidos a un diagnstico previo, para luego
proceder a su normalizacin de acuerdo a los estndares que se hayan
acordado.
1.1.3 Software de aplicaciones
Estos son aquellos programas utilizados por los gerentes de mercadotecnia
para el fcil acceso a los datos contenidos en el sistema de base de datos que
ayudan para el anlisis de la informacin necesaria sobre las decisiones de
mercadotecnia.
Existen diversos tipos de software de bases de datos diseados para fines
distintos. El software de base de datos de mercadeo no debe ser una
adaptacin de otro tipo de software. Las caractersticas bsicas de un software
de base de datos de mercadeo son las siguientes:

* Debe ser un software relacional,

* Debe permitir el almacenamiento de datos histricos, debe permitir el
almacenamiento de actividades de seguimiento,
* Debe contar con interfaces que sean amigables a los usuarios,
* Debe contener rigurosos elementos de seguridad,
* Debe permitir la interconexincon otras bases de datos, debe permitir
generar comunicaciones (cartas, faxes y correo electrnico),
* Debe permitir discado de nmeros telefnicos directamente desde las
pantallas, debe contar con interfaces con la central telefnica para la
realizacin de discado predictivo,
* Debe permitir interconectividad con la central telefnica para que se ejecuten
las funciones propias de CTI (Computer Telephone Integration),
* Debe estar en capacidad de contener mdulos de guiones de Telemercadeo
con ayudas en lnea,
* Debe contener tablas con informaciones diversas para ayuda a los
teleoperadores y sus respectivos motores de bsqueda,
* Debe permitir la generacin de mltiples tipos de reportes y estadsticas,
* Debe permitir el almacenamiento de grandes cantidades de registros sin que
merme su desempeo,
* Debe tener una gran flexibilidad para introducir modificaciones.
Existen diversas plataformas para este tipo de software como: SQL Server y
Access, ambas de Microsoft, as como MySQL, PostgreSQL y Oracle, entre otras.

1.1.4 Apoyos administrativos

Son aquellos que aportan las normas, procesos, procedimientos y personal
para que el sistema de informacin de mercadotecnia (SIM) pueda funcionar de
forma correcta para la toma de decisiones de mercadotecnia.
Tambin se les conoce como sistema de apoyo a las decisiones de marketing
(S.A.D.E.M.) y se puede definir como:
El conjunto de modelos y herramientas estadsticas, que contando con los
equipos informticos de la empresa, asiste a los ejecutivosen el anlisis de los
datos con objeto de mejorar sus decisiones de marketing.
Dada la compleja naturaleza de los mercados modernos y de las actividades de
marketing, sus ejecutivos necesitan familiarizarse con herramientas
sofisticadas de anlisis de mercado y modelos de toma de decisin.
Teniendo en cuenta que los ejecutivos cada vez reciben una mayor formacin
sobre la investigacin de marketing, a la vez de otros tipos de formacin en los

que se emplean herramientas estadsticas avanzadas anlisis de regresin

mltiple, anlisis de optimizacin, etc., ser imprescindible que comprendan
dichas herramientas suficientemente, con objeto de revisar los datos
crticamente.
Adems, teniendo en cuenta que muchas empresas proporcionan informacin
en red, los ejecutivos de marketing del futuro debern ser capaces de
desarrollar sus propios anlisis.
La computadora es para el ejecutivo de marketing lo que la cabina de control
para el piloto de aviacin, proporcionando al director de marketing "el
instrumental de vuelo" para llevar los negocios en la direccin correcta. Un
creciente nmero de programas de software ayuda a los directores de
marketing a analizar, planificar y controlar sus operaciones.
Estos programas proporcionan una importante ayuda para el diseo de
estudios de investigacin, de segmentacin de mercados, de establecimiento
de precios, presupuestos de publicidad, de anlisis de medios, de planificacin
de la fuerza de ventas, etc.
Un sistema de software, llamado Metaphor ayuda a los gerentes de marca
mejorar la gestin de susbases de datos internas y externas y ayudarles a una
toma de decisiones ms rpida y eficaz. Continuamente estn apareciendo
nuevos programas de software que emplean sistemas expertos; y/o inteligencia
artificial.
Existe un sistema que ayuda a los publicistas a seleccionar el tema que
consiga incrementar las compras en bienes de consumo; otro ayuda a los
directores a planificar de una forma ms efectiva sus promociones.
Aquellas empresas que proporcionen ms informacin a sus ejecutivos, se
situarn en una posicin ms competitiva que aquellas organizaciones que se
limiten a dar slo la informacin necesaria.
1.2 EL SISTEMA DE INFORMACIN INTERNO
Los gerentes de marketing basan su trabajo en informes internos de pedidos,
ventas, precios, costos, niveles de inventario, cuentas por cobrar, cuentas por
pagar, etc. Al analizar esta informacin pueden detectar importantes amenazas
y oportunidades.
La informacin interna es inherente a las organizaciones. Y es que, una
empresa es, al fin y al cabo, un conjunto de personas que interaccionan
intercambiando informacin. Por ello, la informacin interna en una
organizacin se considera mucho ms importante (su volumen es
generalmente mayor) que la informacin externa. La informacin debe fluir en
la empresa sin ningn obstculo, y evitar toda situacin de estancamiento, ya
que es la forma ms adecuada de sacar el mayor provecho a la informacin

que maneja.
La informacin tiene un carcter instrumental, no finalista, y sirve de soporte
en todos los mbitos de la empresa. Ya no puede ser consideradacomo un mero
soporte o apoyo de las actividades de la empresa, sino como uno de sus
principales recursos o activos.
Cuando se afirma que la informacin es un recurso estratgico en la empresa,
se quiere decir que la informacin es vital, e implcitamente, que la funcin
desempeada por quienes se dedican a manejar informacin en las empresas
debera ser ms valorada. Las empresas empiezan a darse cuenta de que el
verdadero objetivo de las tecnologas de la informacin debe ser el
aprovechamiento estratgico de la informacin.
Las caractersticas le confieren a la informacin un valor dentro la empresa son
las siguientes:
1. Relevancia. La empresa debe decidir qu informacin del entorno y para
quin es relevante, ya que las decisiones estratgicas adoptadas sin la
informacin correcta pueden causar un desastre organizativo.
2. Calidad. La informacin debe ser precisa para tener calidad, y su coste
aumenta a medida que la calidad sube.
3. Riqueza y cantidad. La riqueza hace referencia a la capacidad de transporte
de un canal de comunicacin. Los canales que transportan mucho significado
son ricos (comunicacin oral), y aquellos que transmiten menos significado,
pobres (medios de comunicacin escritos). En cuanto a la cantidad, debe haber
suficiente informacin para poder desarrollar el trabajo.
4. Temporalidad. La rapidez es un factor importante a la hora de utilizar la
informacin. Por ello, la comunicacin escrita es un medio de comunicacin
pobre por la tardanza en elaborar los informes, es decir, su informacin puede
quedar obsoleta.5. Accesibilidad. Es una de las caractersticas ms importantes
de la informacin. Es determinante para el usuario la facilidad de acceso a la
fuente de informacin, aunque sta pueda ser de menos calidad.
6. Simbolismo. La informacin posee un valor simblico, ya que la posesin de
determinada informacin por determinados usuarios confiere un prestigio a esa
persona, aunque no le sea a sta de utilidad.
1.2.1 Informacin de compras y cuentas por pagar
Informacin de compras
La organizacin debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los
requisitos de compra especificados. El tipo y alcance del control aplicado al
proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto
adquirido en la posterior realizacin del producto o sobre el producto final.
Lo importante a resaltar en esta parte de la norma es que dependiendo del rol
que desempee el producto a comprar dentro del bien que elabora nuestra

empresa, as de acucioso ser el control que debemos ejercer tanto del

proveedor como del producto a comprar, por ejemplo si nuestra organizacin
fabrica automviles, ser muy diferente el control que ejerceremos sobre las
pastillas para frenos que el ejercido sobre las manijas internas de las puertas
que permiten levantar sus vidrios.
Lo otro que se plantea es el de asegurarnos "que el producto adquirido cumple
los requisitos de compra especificados" esto es apenas lgico si queremos
garantizarle al cliente que el producto elaborado por nuestra organizacin
colmar sus expectativas (por ejemplo en cuanto a su funcionamiento)."La
organizacin debe evaluar y seleccionar los proveedores en funcin de su
capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la
organizacin. Deben establecerse los criterios para la seleccin, la evaluacin y
la re-evaluacin. Deben mantenerse los registros de los resultados de las
evaluaciones y de cualquier accin necesaria que se derive de las mismas".
Este tem es muy importante ya que nos permite ir descartando proveedores
que no cumplan con nuestras necesidades y expectativas o mantener a
aquellos que renan los requisitos de nuestra organizacin.
Cuando se habla de criterios para la seleccin del proveedor generalmente
deben estar incluidos los siguientes tems:
* Oportunidad de entrega de los productos solicitados
* Precios
* Lugar de entrega (instalaciones de la empresa o el lugar establecido por
nosotros)
* Cantidad de productos de acuerdo a nuestra solicitud
* Marca o especificaciones solicitada por nosotros
* Estabilidad financiera
* Credibilidad en el mercado
* Informacin oportuna acerca de nuestro pedido
* Respaldo de garanta en caso de existir no conformidades en los productos
solicitados.
Como deben mantenerse registros de los resultados de estas evaluaciones
sugiero disear una lista de chequeo por proveedor con filas y columnas que
incluyan los tems anteriormente relacionados y columnas de si cumple o no
cumple, esto permite realizar cuadros comparativos por proveedor y
seleccionar el que ms se adecue a los requisitos de nuestra organizacin. En
caso de ocurrirdivergencias de tipo legal o de otro tipo con algn proveedor,
deben registrarse en algn formato adecuado al caso, esto permite evitar
cometer este tipo de errores en el futuro.
La informacin de las compras debe describir el producto a comprar,
incluyendo, cuando sea apropiado:

a) La calidad de los productos suministrados por el proveedor depender en

gran medida de la informacin acerca de los requisitos suministrada por
nuestra organizacin; para ello debemos apoyarnos si es necesario en
catlogos con especificaciones claras o en demostraciones por parte del
proveedor de los posibles productos a adquirir. Solo cuando tengamos la
claridad suficiente es cuando debemos proceder a la elaboracin y definicin
de dichos requisitos.
b) Requisitos para la aprobacin del producto, procedimientos, procesos y
equipos,
c) En aquellos casos en que la organizacin adquiera equipos que lleven
involucrada una tecnologa para su manejo o montaje y dentro de la compra
est incluida la capacitacin o asesora de nuestro personal, debemos
establecer requisitos (tales como experiencia y dems) para la persona
suministrada por el proveedor para ejercer dicha capacitacin o asesora.
d) Requisitos para la calificacin del personal, y
e) Requisitos del sistema de gestin de la calidad.
Por ser el proceso de compras uno de los ms vulnerables dentro de la
organizacin en cuanto al manejo inadecuado debido a las transacciones
monetarias que en el se efectan y los intereses que entran en juego, se
requiere que las personas que participan directamente en el,sean personas
honestas y de buena reputacin dentro de la organizacin; Igualmente debe
quedar claro las responsabilidades y autoridades dentro de todo el proceso; es
necesario que aquellas reas como produccin y almacn participen
activamente en la definicin de los requisitos. Si la organizacin se decide por
la creacin de un rea o departamento de compras, debe dotarse de la
infraestructura necesaria incluyendo la parte de comunicaciones para un
desempeo eficaz del sistema. La organizacin debe asegurarse de la
adecuacin de los requisitos de compra especificados antes de comunicrselos
al proveedor.
Es necesario que antes de comunicar el listado de los requisitos de compra al
proveedor, se obtenga el visto bueno de aquellas reas que se veran
directamente afectadas si no se cumple con dichos requisitos, esto permite
realizar las correcciones que sean necesarias antes de que la informacin
llegue a manos del proveedor.
Informacin de cuentas por pagar
Las cuentas por pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales
(Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisicin de activos fijos
o contratacin de inversiones en proceso.
Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como cuentas por pagar
a corto plazo y si su vencimiento es a ms de doce meses, en cuentas por
pagar a largo plazo.

Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de stos por
cada documento de origen (fecha, nmero del documento e importe) y por
cada pago efectuado. Tambin deben analizarse por edades para evitar el pago
demoras o indemnizaciones. Las cuentas por pagar a largo plazo al finalizar
cada perodo econmico, deben reclasificarse a corto plazo, (las exigibles el
ao prximo).
Naturaleza de la Cuenta: Tienen la misma naturaleza de los efectos y cuentas
por cobrar, pero, por supuesto, en lugar de controlar los crditos a favor de la
empresa, estas cuentas controlarn deudas de la empresa. Son los contratos
que tienen como garanta bienes inmuebles. Se entiende por inmuebles, los
terrenos y edificios que son bienes permanentes, duraderos y no consumibles
rpidamente.
Naturaleza del Saldo: Es por naturaleza de un saldo acreedor ya que representa
deudas que la empresa tiene con sus proveedores al momento de realizar una
compra al crdito.
Dinmica Contable: Se abona cuando registramos una factura o un documento
de compra al crdito y se carga cuando registramos el pago por dicho
documento.
1.2.2 Informacin de inventarios
Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o
servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden,
adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados
o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser
consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la
prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios;
de aqu la importancia del manejo delinventario por parte de la misma. Este
manejo contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente,
as como tambin conocer al final del perodo contable un estado confiable de
la situacin econmica de la empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que estn
listas para la venta, es decir, toda aquella mercanca que posee una empresa
en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades
productivas. Por medio del siguiente trabajo se darn a conocer algunos
conceptos bsicos de todo lo relacionado a los Inventarios en una empresa,
mtodos, sistema y control.
El mdulo de inventarios permite manejar fcilmente las bodegas y/o
almacenes de la empresa. Desde almacenes de productos para la venta hasta

almacenes de insumos y materiales para el consumo en los diferentes procesos

de la empresa. Maneja tambin almacenes de producto terminado en la
empresa y su costeo.
Caractersticas:
* Permite el manejo de hasta 32000 bodegas, limitado nicamente por las
capacidades del computador.
* Cdigos de elementos de control de hasta 20 caracteres
* Permite conocer las cantidades y costo de los productos en bodega por el
mtodo del promedio ponderado.
* Permite saber el costo del inventario y mantenerlo sincronizado con la
contabilidad.
* Calcula automticamente los ajustes por inflacin a inventarios en los cierres
de mes.
Utiliza el sistema de inventario permanente.
* Permite conocer los proveedores de los elementos y los precios de compra
ltimos o histricos.
* Permiteejercer un control total de las existencias de productos.
* Permite conocer los consumos de materia prima en las diferentes actividades,
centros de costos, procesos o lneas de produccin de la empresa.
* Permite el embodegamiento de productos por centros de costos o
departamentos, realizando en forma automtica los asientos correspondientes
a inventarios y contabilidad.
Operaciones:
* Operacin para el registro de consumos en los diferentes centros de costos
de la empresa.
* Operacin para el registro de ajustes de inventario.
* Operacin para el registro de embodegamientos de productos de las lneas de
produccin o de los centros de costos de produccin.
* Operacin para el traslado de productos entre inventarios.
* Operacin para el registro de devoluciones en compras.
* Operacin para el registro de devoluciones en ventas.
* Operacin de movimiento universal de inventarios.
1.2.3 Mercadotecnia
La empresa que quiera realizar un diseo de sistema de informacin orientado
al usuario (mercadotecnia) debe evitar caer en ciertas rutinas. En primer lugar,
puede crear un sistema que proporcione demasiada informacin. Cuando el
director llega a la oficina cada maana encuentre normalmente montaas de
estadsticas de datos, que o bien ignora, o le hacen emplear demasiado tiempo
en su anlisis. En segundo lugar, puede crear un sistema que proporcione
informacin demasiado actual. Los directores podran, por tanto, terminar con
una reaccin excesiva ante cualquier pequeo contratiempo en las ventas.

El sistema deinformacin marketing de la empresa debe representar un

equilibrio entre lo que los directores piensan que necesitan, lo que realmente
necesitan y lo que es realizable en trminos econmicos. Una decisin til es
designar un comit responsable del sistema interno de informacin marketing
que entrevistar a un grupo representativo de ejecutivos de marketing,
directores de producto, directores de ventas y representantes para identificar
sus necesidades de informacin.
El comit del SIM dedicar especial atencin a los deseos y quejas ms fuertes
y al mismo tiempo, eliminar parte de las demandas de informacin ya que
algunos ejecutivos, con grandes ansias de informacin, listan excesivas
necesidades que no distinguen lo que es agradable conocer y lo que es
necesario. Es por ello por lo que el comit debe determinar lo que los
ejecutivos necesitan conocer para ser capaces de tomar decisiones
responsables. El sistema de informacin marketing debe disearse de forma
que proporcione los datos para poder tomar las decisiones de marketing ms
apropiadas.
1.2.4 Contabilidad
El subsistema de contabilidad, considera que la mayor parte de la informacin
que se genera en una organizacin, debe provenir del rea de Contabilidad y
aunque esto no sea cierto al ciento por ciento, se debe reconocer que tienen
razn por el tipo de informacin que generan.
Existe informacin clasificada en el balance general de toda organizacin, sin
embargo, existe el estado de resultados que especialmente afecta las
decisiones del rea de Mercadotecnia, debido a que sirve dereferencia para la
asignacin de presupuestos. Como se puede observar, prcticamente todas las
reas de una organizacin moderna estn incluidas en el Sistema de
Informacin.
Los sistemas de informacin en el rea de contabilidad son en la actualidad
una herramienta que bien implementada se convierte en un arma competitiva
en los negocios, as como las empresas buscan diferenciarse de su
competencia, los sistemas de informacin son una manera de hacerlo. Se
pueden mencionar dos sistemas de informacin:
* Los sistemas transaccionales,
* Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones.
El contar con infraestructura adecuada que garantice agilidad o rapidez en el
procesamiento de datos conlleva a tomar decisiones oportunas para resolver
los retos que se presentan, en ocasiones, inesperadamente y la complejidad de
los negocios provoca la necesidad de integrar funciones dentro de la empresa y
su entorno dinmico. En tal entorno lo importante es conocer lo que sucede
dentro de la empresa y fuera de ella. De manera particular, lo que sucede con

su producto y su cliente.
El que una empresa cuente con sistemas de informacin implementados
producir algunas ventajas como:
* Integracin de la administracin de la empresa, las finanzas, la
administracin de las tesoreras, los recursos humanos entre otras.
* Es posible analizar la cadena de valor ya sea de un producto o un servicio
para identificar que actividades no estn generando valor, poder eliminarlas o
implementar otras para disminuir los costos.
* Integracin de nuevas tecnologas y herramientas de vanguardia como el
Supply Chain Management Software.
* Ayudar a incrementar la efectividad en la operacin de las empresas.
* Proporcionar ventajas competitivas, si es que la competencia no cuenta con
esta tecnologa.
* Disponibilidad de la informacin para todos los usuarios en tiempo real.
* Eliminar la barrera de la distancia ya que se puede trabajar con un mismo
sistema en puntos distantes.
Los problemas de adaptacin de los sistemas de informacin, entre los
problemas ms significativos de estos sistemas, estn el costo, el tiempo de
implementacin, la resistencia al cambio de los usuarios, tambin los
problemas tcnicos como por ejemplo la rapidez de respuesta del sistema.
CONCLUSIN
Se puede concluir que toda la informacin que es obtenida por parte de las
diferentes organizaciones a travs de la mercadotecnia es un elemento de
mucho valor para conseguir que sta cumpla su objetivo, el de satisfacer las
necesidades y deseos humanos.
Primero que nada cualquier empresa debe empezar desde dentro obteniendo
diversos tipos de informacin, desde quienes son sus clientes, sus proveedores,
su situacin contable, etctera para poder crear una estrategia interna con
todos esos datos recabados.
Ahora bien para que el sistema de datos internos funcione correctamente debe
haber una sinergia entre los componentes de ese sistema iniciando con las
interconexiones de usuarios, en esta caso se trata de las personas que harn
uso de la informacin, es decir, los gerentes de mercadotecnia o gerentes en
general; despus las bases de datos, que es se podra decir, el elemento ms
importante ya que sin stas no se podra conocer quienes son los clientes, los
proveedores, entre otras cosas y sera muy complicado poder reunir la
informacin que complemente a estas bases de datos; en tercer lugar, se debe
contar con un software especializado para poder utilizar de manera adecuada
la gran cantidad de informacin que se generar en la recopilacin de datos
para la creacin de las bases de datos, uno de los programas ms usados es

Access de Microsoft; y por ltimo debe existir un sistema de apoyos

administrativos para complementar toda la informacin que se recopile para el
sistema, como son los modelos y herramientas que la estadstica aporta y que
sern de gran utilidad para la toma de decisiones por parte de los directivos de
cualquier organizacin.
Todo lo anterior conforma lo que es el primer subsistema del SIM, es decir, el
subsistema de datos internos, que desde mi punto de vista es la base de todas
las dems partes que siguen, ya que sin ste, las dems partes estaran
errneas y no tendran informacin confiable.
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