CONTENIDO DE EXCEL BSICO 2007

Presentacin
Los primeros programas diseados para crear de una manera fcil plantillas
o cuadros estadsticos, no eran tan sofisticados no posean las herramientas
para hacer un buen proceso matemtico, estadstico y lgico. Sin embargo,
en la actualidad esta clase de programas ha evolucionada hasta llegar a lo
que hoy conocemos como hojas electrnicas de clculo. Microsoft Excel
2007 ofrece mltiples posibilidades para construir plantillas, cuadros
estadsticos de datos, registros de asistencia tcnica, etc., con un esfuerzo
relativamente bajo y altos niveles de calidad y funcionalidad.

Conceptos y terminologa bsica

Dentro de las caractersticas del Excel 2007 tenemos:
1. Botn de Office: En este botn se encuentran principalmente las opciones que
se refieren al libro de Excel (nuevo, guardar, abrir.. ) y opciones de configuracin de
la aplicacin.
2. Barra de Herramientas de acceso rpido: Es lo ms parecido a las barras de
herramientas de la versin anterior. Aqu podemos agregar los conos de los
comandos ms habituales.
3. Cinta de Opciones:. Se podra considerar el reemplazo de la barra de mens.
4. Ficha: El equivalente a cada men.
5. Grupo de Opciones: En este elemento se clasifican los comandos segn su
utilidad.
6. Cuadro de nombres: Igual que en la versin anterior, para identificar y/o
desplazarse a las celdas o los rangos.
7. Lanzador de Cajas de dilogo o Paneles: El equivalente a las opciones de los
mens con los famosos ( ) tres puntos que identificaban los cuadros de dilogo,
los cules son prcticamente iguales a las versiones anteriores.
8. Comandos: Son equivalentes a los conos de las barras de herramientas
antiguas.
9. Barra De Frmulas: Al igual que en la versin anterior, para introducir
informacin y/o frmulas.

10. Hojas
11. Barras De Desplazamiento
12. Barra De Estado
13. Botones de Vista
14. Zoom

La hoja de trabajo

La hoja de trabajo est compuesta por filas y columnas, la interseccin de estas filas y columnas
forman unas casillas que llamaremos celdas. En las celdas ingresamos informacin (cada celda
tendr su propia informacin). En el que el primer elemento es la Columna y luego la Fila. Las
columnas estn ordenadas de acuerdo al alfabeto y las filas por nmeros.
Por ejemplo, A4 ser una celda ubicada en la columna A y en la cuarta fila

Column
Filas

Si nos fijamos la columna A y la fila 4 tienen un color diferente que muestra la ubicacin de la
celda. Para trabajar en una determinada celda debemos ubicarnos en ella con el cursor y ya
podremos escribir en ella. Podemos tambin identificar en la pantalla principal, una barra que
muestra el cuadro de nombre de la celda y la barra de frmulas que se encuentra sobre la
cuadrcula de trabajo.

Como se puede observar, tiene las dos secciones: muestra el nombre de la celda A4; y la funcin
o frmula que se encuentra en ella, en este caso no se ha escrito nada, as que se encuentra
vaco.

Movimientos rpidos en la hoja de clculo

Para facilitar el movimiento hacia otras celdas, Excel ofrece varias
posibilidades con la combinacin de teclas. A continuacin se presenta un
cuadro explicativo:
MOVIMIENTO

TECLADO

Celda Abajo

FLECHA ABAJO

Celda Arriba

FLECHA ARRIBA

Celda Derecha

FLECHA DERECHA

Celda Izquierda

FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo

AVPAG

Pantalla Arriba

REPAG

Celda A1

CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa

FIN

FLECHA ARRIBA

ltima celda de la columna activa

FIN

FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa

FIN

FLECHA IZQUIERDA o INICIO

ltima celda de la fila activa

FIN

FLECHA DERECHA

Otra forma rpida de moverse por la

hoja cuando se sabe con seguridad a
la celda donde se desea ir, es con la
tecla F5.
Aparecer el cuadro de dilogo de la
derecha:
Escribe en el recuadro Referencia, la
direccin de la celda a la que quieres
desplazarte. Haz clic en Aceptar.

Ingresar datos en Excel 2007

Para escribir en la hoja de trabajo, nos posicionamos en la celda que lo
deseamos hacer. Para ello movemos el curso en direccin a donde
queremos escribir, a travs de las flechas de movimiento del tablero o bien
con el ratn. Por ejemplo si queremos escribir en la celda C4, nos
posicionamos en ella y escribimos: Nombre del Empleado

En la celda D4 escribimos Nombre del Departamento, Si observamos el

Nombre del Empleado no aparece completo, porque el tamao de la
columna no es suficiente para mostrar esta informacin.

Sin embargo podemos ampliar el tamao, para ello nos posicionamos en el

lmite entre las dos columnas C y D.
y nos aparecer una especie de
cruz con la cual podemos incrementar el tamao. Cuando nos aparece esta
especie de cruz, manteniendo el botn izquierdo del ratn presionado
comenzamos a mover el ratn hacia la derecha hasta alcanzar el tamao
deseado de la columna. Si vemos a medida que vamos ampliando la
columna aparecer un recuadro que mostrar la medida del ancho de la

columna.

Cambiar ancho para un grupo de columnas en Excel

2007
1. Debe seleccionar el rango de columnas a las cuales desea ampliar o
disminuir el ancho.
2. Hacer clic derecho y seleccionar la opcin Ancho de columna
3. Establecer el ancho que requiere para el grupo de columnas y
Aceptar.

Seleccionar rango de
columnas

Establecer ancho

Cambiar propiedades de las etiquetas de una hoja

Excel
Cambiar color
En Excel es posible cambiar el color por defecto de las etiquetas o pestaas
de las hojas. Para ello:
Haz clic derecho sobre la etiqueta y selecciona Color de etiqueta.

 En la ventana que aparece, elige el color que desees para la etiqueta

y dar clic en Aceptar.
Cambiar nombre
Haz clic derecho sobre la etiqueta y selecciona Cambiar nombre
El cursor se ubica en la hoja respectiva para lo cual usted debe
ingresar el nuevo nombre.

Insertar una hoja

Hacer clic derecho sobre la etiqueta y seleccionar la opcin
Insertar
Aparece una ventana para confirmar que quiere insertar una hoja de
clculo y Aceptar.

Etiqueta
.

Manejo de formulas en Excel 2007

Una frmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias
a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una frmula hace
referencia a una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden
realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *,
+, -, Seno, Coseno, etc.
En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a
otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de
frmulas y debe empezar siempre por el signo = bien por el signo +.

Tipos de operadores
Operador

Descripcin

Operadores

Se emplean para producir resultados numricos.

aritmticos

Ejemplo: +

Operador tipo texto

Se emplea para concatenar celdas que contengan

texto. Ejemplo: &

Operadores
relacionales

Se emplean para comparar valores y proporcionar

un valor lgico (verdadero o falso) como resultado
de la comparacin. Ejemplo: < > = <= >=
<>

Operadores de
referencia

Indican que el valor producido en la celda

referenciada debe ser utilizado en la frmula. En
Excel pueden ser: Operador de rango indicado
por dos puntos (:), se emplea para indicar un
rango de celdas. Ejemplo: A1:G5. Operador de
unin indicado por una coma (,), une los valores
de dos o ms celdas. Ejemplo: A1,G5

Observaciones:

Cuando hay varias operaciones en una misma expresin, cada

parte de la misma se evala y se resuelve en un orden
determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los
operadores.

Se pueden utilizar parntesis para modificar el orden de prioridad y

forzar la resolucin de algunas partes de una expresin antes que
otras.

Las operaciones entre parntesis son siempre ejecutadas antes que

las que estn fuera del parntesis. Sin embargo, dentro de los
parntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores.

Cuando hay expresiones que contienen operadores de ms de una

categora, se resuelve antes las que tienen operadores aritmticos,
a continuacin las que tienen operadores de comparacin y por
ltimo las de operadores lgicos .

Los operadores de comparacin tienen la misma prioridad, es decir

que son resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que
aparecen. Son:

COMPARACIN

Igualdad (=)
Desigualdad (<>)
Menor que (<)
Mayor que (>)
Menor o igual que (<=)
Mayor o igual que (>=)

Los operadores lgicos y aritmticos son resueltos en el siguiente

orden de prioridad (de mayor a menor):
ARITMTICOS

LGICOS

Exponenciacin (^)

Not

Negacin (-)

And

Multiplicacin (*) y
Divisin (/)

Or

Adicin (+) y Sustraccin

(-)
Concatenacin de
caracteres (&)

Cuando hay multiplicacin y divisin en la misma expresin, cada

operacin es resuelta a medida que aparece, de izquierda a
derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones y
sustracciones en una misma expresin, cada operacin es resuelta
en el orden en que aparece, de izquierda a derecha.

El operador de concatenacin de cadenas de caracteres (&) no es

realmente un operador aritmtico pero es prioritario respecto a
todos los operadores de comparacin.

Ejemplo de formulas en Excel 2007

Para este caso se toma el precio unitario (que se encuentra en la celda D2)
y se multiplica por la cantidad pedida (se encuentra en la celda C2). Para
copiar la formula debe ubicarse en la esquina inferior derecha de la celda
que contiene la formula, aparecer una cruz de seleccin, posteriormente
debe arrastrar hasta cubrir el rango de celdas con contenido de la formula.

Cruz de

Con el mismo procedimiento explicado en la sesin anterior, Calcule el

descuento del 5% al Valor bruto y luego copie la formula hacia abajo.

Ejercicio con frmulas

Se tiene el siguiente modelo:

Calcular el Total de ventas por mes, sumando los totales de cada

almacn y copiar la formula.
En la columna F, Incrementar en un 10% el Total de ventas por mes y
copiar la formula.
En la columna G, Hallar el promedio de ventas del trimestre y copiar

la formula.

Alineacin
Combinar y centrar
Este formato permite unir un rango de celdas en una celda de mayor
tamao y centra el contenido en la nueva celda. Para aplicar esta
alineacin, primero debe seleccionar el rango de celdas y posteriormente
entrar a la pestaa Inicio y tomar la opcin Combinar y centrar.
Observar el ejemplo, antes de aplicar el formato y despus de aplicar el
formato.

Ante
s
Despu
s

Orientacin
Gira el texto a un ngulo diagonal o a una orientacin vertical. Se utiliza
generalmente para columnas estrechas. Para aplicar esta alineacin,
primero debe seleccionar el rango de celdas y posteriormente entrar a la
pestaa Inicio y tomar la opcin Orientacin.
Observar el ejemplo, antes de aplicar el formato y despus de aplicar el
formato.

Antes

Despus

Ajustar texto
Permite que todo el contenido sea visible dentro de una celda mostrndolo
en varias lneas. Ver ejemplo:

Dar formatos a celdas de Excel 2007

Para signar un formato a un rango de celdas, debe primero seleccionar el
rango y luego entrar a la pestaa Inicio y Dentro del rea de Nmero, elegir
el formato que requiere en ese momento.

Seleccionar el
formato

Estilos de celdas.
Aplica un formato a una celda con estilos predefinidos. Primero debe
seleccionar el rango y posteriormente debe seleccionar la pestaa Inicio y
elegir la opcin Estilos de celdas

Botn Autosuma.

Ejercicio.
Elaborar el presupuesto de Agosto del 2008, teniendo en cuenta lo

siguiente:
Debe aplicar la opcin de Combinar y centrar donde el formato lo
requiera.
Dar el formato respectivo a ttulos y datos en general.
Dar color a los rangos de celdas segn el formato mostrado.
Calcular el Restante que es igual al Presupuestado Ejecutado
Hallar el Total del Presupuestado y el Total del ejecutado.
Utilizar el botn Autosuma.

Referencias relativas y absolutas

Referencias
Relativa

Absoluta

Mixtas

Observaciones

Explicacin
Una referencia relativa indica la posicin
relativa de una celda con respecto a la que
contiene la frmula y cuando se copia en otra
posicin modifica y actualizar las posiciones.
Son referencias posicionales. ej.: C4.
Una referencia absoluta es una introduccin
explcita y nica de otra celda en un clculo, no
de su posicin relativa. Ej.: $C$4.
Son referencias mixtas $C4 o C$4. En el primer
caso la columna es absoluta y la fila relativa, y
en el segundo caso la columna es relativa y la
fila absoluta.
En la hoja de clculo se trabaja normalmente
con referencias relativas. Es el tipo de
referencia que emplea Excel por defecto. Para
trabajar con referencias absolutas se debe
especificar escribiendo el signo $ delante de la
letra de la columna y del nmero de fila. Por
ejemplo $A$3 se refiere exclusivamente a la
celda A3 y, al aplicar llenados -hacia abajo o
hacia la derecha- u operaciones de copiar y
pegar las referencias que tengan el signo $
delante no sern actualizadas.

En el siguiente ejemplo se puede apreciar el uso de posiciones relativas y

absolutas.

Funciones en Excel 2007

Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario)
que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer
directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la
contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:
Nombre funcin (argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el
signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis.
No debe dejar espacios antes o despus de cada parntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto),

frmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus
argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8
indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8.
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o
clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas,
estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de
datos, de bsqueda y referencia y de informacin.
Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal
cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.
A continuacin se presenta un cuadro explicativo de las funciones bsicas:

Funcin

Descripcin

=AHORA()

Devuelve la fecha y la hora actual

=AO(nm_de_serie)

Devuelve el ao en formato ao

=HOY()

Devuelve la fecha actual

=MES(nm_de_serie)

Devuelve el nmero del mes en el rango del 1 (enero) al 12

(diciembre)

=SUMA(RANGO)

Devuelve la sumatoria de un rango especificado

Devuelve el promedio de un rango especificado

=PROMEDIO(RANGO)
Devuelve el mximo valor de un rango especificado
=MAX(RANGO)

Devuelve el valor mnimo de un rango especificado

=MIN(RANGO)
Cuenta el No. De celdas no vacas de un rango
=CONTARA(RANGO)
Cuenta el No. De celdas vacas de un rango
=CONTAR.BLANCO(RANGO
)

Segn el ejemplo, se obtiene la Fecha del sistema con la funcin =AHORA(),

el promedio, la Mxima venta, la Minima venta y el No. De meses utilizados
para el informe. Observe el tratamiento de los rangos en las funciones. Aqu
se muestran las frmulas y funciones pero en su hoja de calculo debe
mostrar los resultados.
Desarrolle este ejercicio con ayuda de su instructor.

Auto rellenar listas en Excel

2007.
Escriba los encabezados de
la lista, por ejemplo si desea
una lista del 10000 al
10017, de manera rpida,
debe escribir en la primera
celda 10000 y en la
segunda celda 10001.
Seleccionar las celdas de
encabezado de la lista y
ubicar el puntero del mouse
en el extremo inferior

izquierdo del rango

seleccionado. Aparece una
pequea cruz de seleccin,
al hacer clic sostenido
(arrastre) observar como
se va construyendo la lista.
Esto tambin funciona para
crear listas de fechas.

Ejercicio:
Crear una lista que inicia con el 600 y termina en 800, con
incremento de 5.
Crear una lista que genere el mes de mayo del 2009.
Crear una lista que muestre los das impares del mes de Junio del
2009.
Crear una lista que inicia con $5000 y termina en $6000, con
incremento de $200

Tenga en cuenta al copiar o mover informacin.

Para copiar informacin de un lado a otro en Excel 2007, debe seleccionar el
rango que contiene la informacin y posteriormente haga un clic derecho y
elegir la opcin Copiar. Luego debe ubicarse en la celda en la cual desea
dejar la copia y hacer clic derecho y tomar la opcin Pegar.

Ejemplo del procedimiento Copiar informacin:

Para Mover informacin de un lado a otro en Excel 2007, debe seleccionar el

rango que contiene la informacin y posteriormente haga un clic derecho y
elegir la opcin Cortar. Luego debe ubicarse en la celda en la cual desea
mover la informacin, hacer clic derecho y tomar la opcin Pegar.

Sesin de talleres en Excel 2007

Taller No. 1.
Instrucciones:
1. Colocar el nombre INSTRUCCIONES a la Hoja1, VENTAS a la Hoja2 y
OPERACIONES a la Hoja3. Copiar estas instrucciones en la hoja
INSTRUCCIONES.
2. Asignar color Azul a la Hoja1, Verde a la Hoja2 y Amarillo a la Hoja3.
3. Para el caso de la hoja VENTAS, debe calcular el PRECIO 2009
incrementando en un 12% el precio 2008. Posteriormente debe copiar la
frmula hasta la celda F13.
4. Debe calcular la venta Bruta = Precio 2009 * Existencias actuales y copiar
la formula.
5. Seleccionar toda la hoja VENTAS y copiar el contenido a partir de la celda
A1 de la Hoja OPERACIONES.
6. En la Hoja OPERACIONES, ubicar el cursor en la celda A1 y luego insertar
una fila.
Debe incluir en esa fila el titulo "AUTOS DEL CARIBE Ltda.", Centrado con
respecto a las columnas.
8. Calcular los Totales, Promedio, Mximos y mnimos para los campos
Existencias y Venta bruta. De igual forma debe calcular el No. De
transacciones realizadas (Funcin CONTARA).
Ver modelo:

Taller No. 2.
Instrucciones:

1. Calcular el 30% de la primera prueba y copiar la frmula, calcular el 30% de la segunda

prueba y copiar la frmula, calcular el 40% para la entrevista y copiar la frmula.
2. Calcular la Definitiva teniendo en cuenta la suma de los porcentajes. Seleccionar todos los
valores y dar formato de 2 decimales.
3. En el rango de DEFINITIVA debe colocar en color de fondo rojo todos aquellos funcionarios
que no pasaron la prueba definitiva (Menor a 3,00)
4. Calcular el promedio general del grupo, el puntaje mximo y el puntaje mnimo.
5. Colocar en color amarillo todas la definitivas mayores o iguales a 4,00.
6. Hallar el No. De participantes que no present la prueba No. 1, No. De participantes que no
present la prueba No. 2, No. De participantes que no present la entrevista. (Apoyarse con la
funcin CONTAR.BLANCO).

Taller No. 3.
Instrucciones:
Calcular el total de ventas por zonas, El total general de ventas, El
porcentaje de ventas por zona con respecto al Total general. Hallar el
promedio de ventas por zonas, Hallar la mxima venta por zona y la mnima
venta por zona.