Exportar datos de Excel a

un archivo de texto
Los archivos de texto son uno de los mtodos de intercambio de datos ms
populares en la actualidad ya que pueden ser abiertos y consultados por
diversas aplicaciones en diferentes sistemas operativos como Windows,
Mac OS, Linux, iOS, Android, etc.
Los archivos de texto no dependen de ninguna herramienta de software
especfica, ni tienen problemas de compatibilidad entre versiones porque se
han creado de la misma manera por dcadas y por lo tanto cualquier
herramienta de edicin de documentos puede leer un archivo de texto. Por
esta razn es muy probable que en ms de una ocasin tengas la
necesidad de exportar los datos de Excel a un archivo de texto de
manera que tus datos puedan ser integrados o analizados desde otro
sistema de informacin.

Formatos de archivo de texto

Existen dos formatos de archivo de texto que son ampliamente utilizados:
Archivos de texto delimitados por tabulaciones (TXT): Cada valor
de la columna est separado por el carcter de tabulacin. A simple
vista tendrs la impresin de que existen varios espacios en blanco
entre cada columna, pero en realidad es solo el carcter tabulador el
que los separa.
Archivos de texto delimitados por comas (CSV): Cada campo en
el archivo de texto est separado por una coma. Este formato es tan
conocido y utilizado que es almacenado con su propia extensin de
archivo .CSV aunque sigue siendo un archivo de texto plano. Las
siglas CSV provienen de su nombre en ingls Comma-Separated
Values.
A continuacin veremos lo simple que es crear cada uno de estos dos tipos
de archivos en Excel. La hoja de datos que exportaremos en nuestros
ejemplos ser la siguiente:

Crear un archivo de texto delimitado por

tabulaciones
Para crear un archivo de texto delimitado por tabulaciones en Excel
debemos pulsar la ficha Archivo y seleccionar la opcin Guardar como. Se
mostrar el cuadro de dilogoGuardar como y para la opcin Tipo debemos
elegir Texto (delimitado por tabulaciones):

Una vez que pulses el botn Guardar se mostrarn algunas advertencias.

La primera de ellas nos advierte que el tipo de archivo seleccionado no es

compatible con libros que tienen mltiples hojas y que por lo tanto solo se
exportarn los datos de la hoja activa. Esto quiere decir que, si tienes un
libro con datos en varias hojas, debers exportar cada hoja a un archivo de
texto diferente.
Ser muy probable que tambin se muestre una segunda advertencia
indicando que nuestro archivo contiene formatos que no son compatibles
con los archivos de texto delimitados por tabulaciones. Solamente debers
pulsar el botn S para continuar con el proceso y como resultado
obtendremos un archivo de texto como el siguiente:

Crear un archivo de texto delimitado por comas

El procedimiento para crear un archivo de texto delimitado por comas
(CSV) es prcticamente similar al ejemplo anterior con la diferencia de que
en el cuadro de dilogo Guardar como debemos seleccionar el tipo de
archivo CSV (delimitado por comas):

Obtendremos las mismas advertencias que en el ejemplo anterior pero

como resultado tendremos el siguiente archivo de texto:

Dependiendo del pas donde te encuentres y la configuracin regional de tu

equipo, es probable que Excel genere este tipo de archivo utilizando el
punto y coma (;) en lugar de la coma (,) pero esto no es un asunto de Excel
sino de Windows y el carcter definido como el separador de listas. A
continuacin veremos cmo cambiar el carcter utilizado por Excel para
generar los archivos de texto.

Carcter delimitador para archivos de texto

Por supuesto que para cambiar el carcter delimitador utilizado por Excel al
crear el archivo de texto se podra hacer un simple remplazo con cualquier
editor de texto, pero si sta es una actividad que realizas frecuentemente
tal vez sea conveniente hacer un cambio de fondo. El carcter utilizado por
Excel como delimitador en un archivo de texto es el que se encuentra
definido en Panel de Control > Reloj, idioma y regin > Cambiar formato de
fecha, hora o nmero y dentro del cuadro de dilogo mostrado pulsar el
botn Configuracin adicional:

En dicho cuadro de dilogo encontrars la opcin Separador de listas y el

carcter especificado es el utilizado por Excel. Para mi configuracin
regional, que es Espaol (Mxico), tengo la coma (,) como el separador de
listas pero si hago el cambio hacia punto y coma, al crear de nuevo el
archivo CSV obtendr el siguiente resultado:

Observa que en esta ocasin Excel ha utilizado el punto y coma como el

separador entre cada uno de los campos.

Campos de longitud determinada

En algunas ocasiones me he encontrado con el requerimiento de generar
un archivo de texto que tenga campos de longitud determinada es decir, en
caso de que una cadena de texto no sea de la longitud mxima permitida,
se deber rellenar con espacios en blanco. La solucin a este problema es
tratar los datos dentro de Excel antes de generar el archivo de texto.
Supongamos que para nuestra hoja de datos de ejemplo necesitamos crear
un archivo de texto que tenga un ancho mximo de 15 caracteres, tanto
para la columna Nombre como para la columna Apellido, y una longitud
mxima de 25 caracteres para el correo electrnico. Los datos los generar
en una hoja diferente y utilizar la siguiente frmula para la primera
columna:
=CONCATENAR(Hoja1!A1,REPETIR(" ",15-LARGO(Hoja1!A1)))

La funcin principal de esta frmula es la funcin CONCATENAR que como

primer argumento tiene el texto original de la Hoja1. El segundo argumento
de la funcin CONCATENAR es la funcin REPETIR que tendr el objetivo
de generar una cadena de espacios en blanco cuyo nmero estar
determinado por la diferencia entre el nmero mximo de caracteres
admitidos (15) menos el nmero de caracteres de la cadena de texto

original el cual obtenemos con la funcin LARGO. Por ejemplo, para la

celda con el nombre Carlos, la funcin REPETIR generar una cadena de 9
espacios en blanco que ser concatenada a la derecha de la cadena de
texto Carlos.
La frmula anterior nos sirve para obtener los valores de las columnas
Nombre y Apellido. Para la columna Correo electrnico solo es necesario
modificar el segundo argumento de la funcin REPETIR reemplazando el
nmero 15 por el nmero 25 que es el mximo nmero de caracteres
permitido para dicha columna.

Una vez aplicada esta frmula a nuestro rango de datos podremos realizar
la exportacin a un archivo de texto. Ya que en este caso no necesitamos
ningn tipo de separador podemos guardar el archivo como Texto
Unicode y el resultado ser el siguiente:

As como en este ltimo ejemplo he dado un tratamiento especial a los

datos antes de exportarlos, es posible hacer diferentes modificaciones para
ajustarnos a los requerimientos del archivo de texto que vamos a exportar.
Algunas modificaciones que se realizan con cierta frecuencia son las
siguientes:

 Colocar comillas simples o dobles alrededor de las cadenas de texto.

Exportar valores numricos con algn nmero especfico de
decimales
Dar algn formato especfico a una fecha por ejemplo, cambiar al
formato ingls que utiliza mm/dd/aa en lugar de dd/mm/aa.
Estos cambios los podemos hacer con funciones de Excel de manera que
coloquemos los datos en una hoja tal como los necesitamos y
posteriormente hacer la exportacin hacia un archivo de texto.