1

Ay

Activi
dad

Administracin
Documental en el
Entorno Laboral
Tutor: Alba Lucia Castaeda

Jaidi Lili Vega c.c. 51.980.637 de Bogot

Contenido
1.

Importancia de la Gestin Documental.........................................................2

Reflexin:......................................................................................................... 2

2.

Proceso administrativo en la Gestin Documental........................................2

1. Cmo se aplican las funciones para administrar los documentos,
cumpliendo con la normatividad vigente en Artecma Ltda. (Se anexa Excel
con el procedimiento actual de archivo)..........................................................3
2.

3.

Cmo se hace la clasificacin de los archivos en Artecma Ltda................6

Bibliografia.................................................................................................... 8

Generalidades de la Administracin Documental

1. Importancia de la Gestin Documental
Reflexin:
Desde el principio de la historia del pensamiento, el hombre ha utilizado una serie
de objetos o materiales donde poder plasmar y almacenar aquello que pensaba o
senta, Roma es la primera cuna de los archivos hasta que lleg a convertirse en
un centro de servicio organizado con regularidad.
En la bsqueda de una metodologa de regulacin y normalizacin como parte de
la explosin documental en la nueva era, y dada por el crecimiento de la
Administracin Pblica y las nuevas tcnicas de produccin hace que el 90% de
las empresas no pueda calcular el coste administrativo, econmico y de tiempo
como parte de la gestin documental.
El crecimiento de las empresas y la acumulacin excesiva de documentacin hace
que el 82% de las empresas en el mundo creen planes y estrategias para acelerar
los procesos de cuidado, seguimiento, control y conservacin de la
documentacin, por el simple hecho de que es tan importante para las compaas
ya que son la base y soporte de las mismas. Y cuanto puede mejorar su
rendimiento tanto econmico como en eficiencia y eficacia al lograr optimizar sus
procesos y los recursos de las empresas.
El objetivo principal de la Gestin documental radica en la bsqueda de un
software documental que unifique todo el sistema de documentacin de una sola
unidad, mejorando la eficiencia de muchos usuarios a la hora de consultar la
documentacin.

2. Proceso administrativo en la Gestin Documental

Cuando queremos mejorar y ser competitivos aprendemos a manejar los procesos
y creamos planes, este primer paso debe ser slido y fijar unos objetivos
alcanzables para finalmente obtener los resultados esperados. En cualquier
proceso se hace necesario que estos estn enfocados en las siguientes etapas: la
planeacin, organizacin, ejecucin y control. Es as que la administracin de la
Gestin Documental busca el proceso adecuado para mantener, consultar y
preservar la informacin base de toda empresa ya sea para su soporte histrico o

como medio de competencia activa en su consulta diaria y siempre regida por

normas legales.

Es fcil ahora saber que la

administracin Gestin
Documental no es ms que un
proceso que est regido por
normatividad Legal y polticas
de cada empresa para la
produccin de documentos,
consulta y preservacin de los
mismos.

1. Cmo se aplican las funciones para administrar los

documentos, cumpliendo con la normatividad vigente en
Artecma Ltda.
(Se anexa Excel con el procedimiento actual de archivo)
Mencionando la finalidad de la administracin documental y la regulacin que
existe en la recopilacin de la informacin para responder a un requerimiento
con eficiencia, cuidando los recursos y los tiempos de la empresa, podemos
indagar que Artecma Ltda necesita implementan un proyecto de digitalizacin por
las siguientes razones:
- Falta mejorar el control y organizacin de los documentos mediante un software
Documental.
- Los costos son elevados ya que hay que estar cambiando de legajos,
adicionando los ganchos legajadores y otros materiales .

- El espacio est saturado y de difcil consulta

- Se ha presentado perdida de documentacin importante (robo) y no est
protegida a la hora de una inundacin, incendio, control de plagas y otros)
- Es difcil la localizacin rpida e eficiente a la hora de consulta.
- Es un espacio olvidado por la empresa y no se le da la importancia que el
Archivo tiene y ms an en estos tiempos de avances tecnolgicos y
competitividad.
- El deterioro de la documentacin fsica es evidente y mucha de difcil
recuperacin.
- No soporta el cumplimiento de las disposiciones legales, sus normas y leyes.
Por lo tanto Artecma Ltda no logra cumplir con las funciones que debe realizar la
Gestin Documental que son el control, mantenimiento, almacenamiento,
descarte de documentos y recuperacin de la informacin de forma eficiente y no
logra ser competitiva en el medio.
Control: Aunque los documentos se entregan con un documento soporte o email
an no se encuentra sujeto a las disposiciones legales, como lo indica la gua
tcnica 185 de 2009, que explica las normas a tener en cuenta en la elaboracin
del documento segn su clase, la ley 594 de 2000 que estipula los requisitos
documentales para la conformacin del archivo.
Mantenimiento: Aunque se vela por la preservacin de los documentos en el
archivo y su constante ubicacin de la documentacin dentro de los legajos no se
digitaliza, paso importante en el proceso me mantenimiento de la informacin.
Almacenamiento: an los documentos se van seleccionando por registro para ir
ubicndolos en los legajos de la forma antigua y no se ingresa a un sistema y
est expuesto a perdida de documentos dentro del mismo archivo, o que se
refundan fuera del archivo ya que se manejan los originales o por agentes
externos a su deterioro u accidentes.
Descarte de documentos: No se hace una preseleccin de documentos, es as
que dentro de los legajos se encuentras tantas copias de un original creando hasta
5 legajos de un mismo registro, o en su defecto las hojas de vida del archivo
muerto fueron enviadas a custodia y no se digitalizaron y eventualmente llegan
documentos o derechos de peticin (en especial de las personas pensionadas)
para esa Hoja de vida quedando por fuera de la misma y sin ubicacin en el
archivo por no existir una tabla de retencin.

Recuperacion de la Informacin: en el archivo encontramos gran ruido documetal

como lo indique antes tantos ejemplares de una copia o bosquejos de documento
sin firma o sin acuse., que no son relevantes frente a un requerimiento
yencontramos tambin con el silencio documental, ya que son archivos de Hojas
de vida demasiado antiguas en un 5% falta informacin o no hay hallazgo de lo
solicitado.
A lo anterior se crea un plan de accin donde se inicia un proyecto para el proceso
de Gestin Documental en Artecma Ltda.

Cuando se realiza el proyecto debe tenerse en cuenta seguir los directrices de la

norma:
-

Ley 594 de 2000 defini los rganos asesores del Sistema, reglamentado
por el Decreto 4124 de 2004 el cual fue posteriormente derogado por el
Decreto 2578 de 2012 el cul reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y
establece la Red Nacional de Archivos. La norma est dirigida a la gestin
documental y su funcin archivstica, el manejo del documento original y
forma de archivar y tablas de retencin documental

Acuerdo 027 de 2006: Por el cual se reglamenta la transferencia de la

documentacin histrica de los organismos del orden nacional, al ARCHIVO
GENERAL DE LA NACION, ordenada por el Decreto 1382 de 1995.
(Derogado). Indica la forma de distribuir los documentos desde el fondo
documental, su digitalizacin, custodia y como aplicar las disposiciones
Legales de la Gestin Documental teniendo en cuenta las polticas de las
empresas.

2. Cmo se hace la clasificacin de los archivos en

Artecma Ltda.
Artecma Ltda. hace nfasis en que los documentos tienen una fase activa que es
el archivo de trmite y tiene valores documentales primarios administrativo, fiscal,
legal y contable, estos a su vez se conservan durante la fase semiactiva en el
archivo de concentracin en donde se realiza una valoracin documental para
determinar su estancia en la fase activa que corresponde al archivo histrico y
cuyos valores son evidencial, testimonial e informativo.

El Procesos de la Gestin Documental est establecido en el artculo 9 del

Decreto 2609 de 2012, la etapa de creacin, mantenimiento, difusin y
administracin, son especialmente los principios de eficiencia, eficacia, economa,
transparencia, entre otros, que se caracterizan por no ser lineales e interactan
de manera simultnea y requieren ser desarrollados e implementados por Artecma
Ltda a partir de la creacin de un plan de gestin documental.
Actividad que consiste en el anlisis e identificacin de los valores documentales
para establecer criterios de disposicin y acciones de transferencia.
De acuerdo al tipo de organizacin los documentos son muy importantes para
Artecma Ltda en el tema de Hojas de vida, sus soportes de afiliacin, contratos,
liquidacin y dems soportes que evidencian la estada de un empleado por cierto
tiempo, mantiene un uso constante de las mismas por el tema laboral y la rotacin
de personal, su ciclo vital es muy largo ya que existen las hojas de pensionados
por la organizacin Artecma Ltda mantiene una archivo descentralizado con
control descentralizado: Este depsito de informacin lo lleva cada dependencia y
la responsabilidad es del jefe de cada oficina.

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La consulta es el servicio ms importante que prestar el archivo de Gestion

Humana de Artecma Ltda hacia la organizacin, tambin es una herramienta de
investigacin y soporte Legal, permitiendo a los usuarios la informacin real de su
Historia Laboral para las AFP (Fondos de pensin)

3. Bibliografia

Congreso Nacional de la Repblica de Colombia. (2000, 14 de Julio). Ley General de

Archivos, 2000, 14 de Julio.

Gua de Aprendizaje. Administracin Documental en el Entorno

Laboral, Material actividad No, 1 Fundamentos Bsicos en el entorno Laboral Cap II,
Sena

Gua de Aprendizaje. Generalidades de la administracin

Documental actividad No. 2, Clasificacin de los archivos. Cap I, Sena