G 04 D02 O Directrices Descripcion

G04/D02/O
Directrices
Descripcin
archivstica
Modelo de Gestin de Documentos y
Administracin de Archivos (MGD) para
la Red de Transparencia y Acceso a la
Informacin (RTA)
Versin: 1.0
Fecha: diciembre de 2014
G04/D02/O
Directrices Descripcin archivstica
Coordinadores
Beatriz Franco Espio
Ricard Prez Alczar
Equipo
Blanca Desantes Fernndez
Francisco Fernndez Cuesta
Javier Requejo Zalama
De los textos: sus autores
Este documento se encuentra en fase borrador. Ni la RTA ni los autores se hacen responsables de un
mal uso de esta informacin
Modelo de Gestin de Documentos y Administracin de Archivos (MGD) para la Red de Transparencia y

Acceso a la Informacin (RTA)
G04/D02/O
Estas Directrices se integran en el MGD segn se especifica en el siguiente Diagrama de

relaciones:
MODELO DE GESTIN DE
DOCUMENTOS Y
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS
G01/G
POLTICA DE
GESTIN DE
DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS
G02/G
GOBIERNO
ABIERTO Y
TRANSPARENCIA
G03/G
ADMINISTRACIN
ELECTRNICA
G04/O CONTROL
INTELECTUAL Y
REPRESENTACIN
G07/O
G05/O
VALORACIN
G06/O
CONTROL DE
ACCESO
CONTROL
FSICO Y
CONSERVACIN
G08/0
GUA DE
SERVICIOS DE
ARCHIVO
G04/D01/O. IDENTIFICACIN Y CLASIFICACIN
G04/D02/O. DESCRIPCIN

G04/D02/O
1. Presentacin y objetivos
1.1. Finalidad de estas directrices
1.2. Alcance y contenido
1.3. Documentos relacionados
2. Objetivos de la descripcin archivstica

3. Normalizacin de la descripcin archivstica
4. Desarrollo de un Plan de Descripcin
5. Normas Internacionales de Descripcin Archivstica del Consejo Internacional de
Archivos (ICA)
5.1. Norma Internacional General de Descripcin Archivstica: ISAD (G)
5.2. Norma Internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a
instituciones, personas y familias: ISAAR (CPF)
5.3. Norma Internacional para la Descripcin de Funciones: ISDF
5.4. Norma Internacional para describir instituciones que custodian fondos de
archivo: ISDIAH
5.5. Hacia un modelo conceptual de descripcin archivstica
6. Cuadro de compromisos de cumplimiento

7. Trminos y referencias
7.1. Glosario
7.2. Referencias
7.3. Bibliografa
Anexo I. Elementos de las normas de descripcin archivstica del Consejo Internacional de

Archivos

G04/D02/O
1.
Presentacin y objetivos
1.1. Finalidad
La finalidad de estas Directrices es proporcionar una serie de instrucciones o recomendaciones

tcnicas para poder llevar a cabo de forma adecuada la descripcin archivstica por parte de
una organizacin, en el marco del Modelo de Gestin de Documentos y administracin de
archivos de la Red de Transparencia y Acceso a la Informacin (RTA).
1.2. Alcance y contenido
La descripcin archivstica se liga de manera directa con los procesos previos de identificacin
y clasificacin, pues nicamente es posible describir informacin que se encuentre
debidamente organizada. Asimismo, que un archivo est bien organizado no garantiza slo por
ello que se pueda acceder y consultar la informacin que contiene. Para ello es necesario
describir su contenido.
Por lo tanto, la descripcin es una condicin esencial necesaria para la realizacin de otros
procesos, como aquellos asociados a la valoracin documental y a la difusin y servicios de
referencia y consulta de los archivos. No podr valorarse, conservarse y difundirse
apropiadamente un fondo documental si no se conoce su contenido, su procedencia
institucional y las funciones que dieron lugar a su creacin y utilizacin.
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En el glosario de la Norma Internacional General de Descripcin Archivstica ISAD (G) se define
descripcin archivstica como elaboracin de una representacin exacta de la unidad de
descripcin y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilacin, anlisis,
organizacin y registro de la informacin que sirve para identificar, gestionar, localizar y
explicar los documentos de archivo, as como su contexto y el sistema que los ha producido. El
trmino sirve tambin para describir los resultados de este proceso. (Archival description)1. Y
seala en su parte introductoria que la finalidad de la descripcin archivstica es identificar y
explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo, con el fin de hacerlos
accesibles.
Las bases de la descripcin archivstica son comunes, independientemente del soporte de los
documentos o la etapa de vida.
Estas Directrices contienen los fundamentos esenciales para comprender el proceso de la
descripcin archivstica y poder desarrollarlo eficazmente a diferentes niveles de aplicabilidad
en una organizacin, segn establece el Modelo de Gestin de Documentos y administracin
de archivos de la RTA.
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Norma Internacional General de Descripcin Archivstica. 2 edicin.

Madrid: Subdireccin General de los Archivos Estatales, 2000, p. 16

G04/D02/O
1.3. Documentos relacionados
2.
G05/D01/O
Instrumentos para la valoracin
G04/O
Control intelectual y representacin
G04/D01/O
Identificacin y clasificacin
G08/D01/O
Atencin a la Administracin
G08/D02/O
Atencin al pblico: Servicio de Referencia
G08/D03/O
Difusin
Objetivos de la descripcin archivstica
Jos Ramn Cruz Mundet2 (CRUZ, 1999) al hablar de la importancia de la descripcin

archivstica seala que el objeto de la labor descriptiva es hacer accesibles eficazmente los
fondos documentales. () La descripcin de los documentos constituye la parte culminante del
trabajo archivstico y viene a coincidir exactamente en su finalidad con la de la propia
documentacin: informar.
La descripcin constituye una funcin esencial en el tratamiento de la informacin archivstica.
Gracias a ella se facilita el acceso a los archivos y a la informacin sobre los documentos
mediante instrumentos descriptivos, as como la comprensin del contexto y contenido de los
documentos, su procedencia, las funciones de las que son reflejo, los asuntos de los que
tratan, sus caractersticas y volumen.
El objetivo principal de la descripcin y organizacin archivstica es preservar el
contexto original de la produccin de documentos de archivo, a travs de la
salvaguarda de su autenticidad y valor probatorio.
Nos sirven en este punto los principios propuestos por la NODAC3, la Norma de Descripcin
Archivstica de Catalua, que plantea como objetivos de la descripcin:
Representar a los documentos de archivo de manera comprensible, dando informacin

sobre su contexto de creacin, su organizacin y su contenido
Facilitar el acceso a los documentos
Permitir verificar la autenticidad de la procedencia de los documentos de archivo

proporcionando informacin sobre la historia de su conservacin/custodia,
clasificacin y circunstancias de su creacin y utilizacin.
CRUZ MUNDET, J.R. (1999) Manual de Archivstica. Fundacin Snchez Ruiprez. Madrid.
NORMA DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA DE CATALUA. Generalitat de Catalunya. 2007
http://www20.gencat.cat/docs/CulturaDepartament/Cultura/Temes/Arxius/Norma%20de%20Descripcio%20Arxivis
tica%20de%20Catalunya/arxius/NodCast.pdf [consulta: 10-06-2014]
3

G04/D02/O
Para conseguir estos objetivos la descripcin archivstica debe:

a) Representar el contenido de los documentos y sus caracteres externos
Sigue siendo un elemento fundamental de la descripcin archivstica. Para ello es necesario
analizar el contenido de los documentos y elaborar una informacin donde se recoja una serie
de datos (tipo documental, asunto, fecha, lugar, etc.). Para ello tambin se pueden utilizar
descriptores, autoridades, ndices, tesauros, etc. Actualmente, con los buscadores y dems
sistemas de recuperacin de la informacin, con el uso de estas tcnicas de control de
lenguaje y, sobre todo, con la incorporacin de metadatos a los documentos, se puede
identificar mucha informacin.
Tener informacin sobre los caracteres externos de los documentos es ms importante de lo
que a primera vista pueda parecer. Para los archiveros esta informacin es fundamental para
realizar tareas de control de los documentos (indispensable para contar con informacin sobre
aspectos como la instalacin o la capacidad, ya sea en metros lineales o en bytes de memoria
RAM) y para los usuarios tambin, porque puede condicionar el uso de los documentos y su
accesibilidad.
b) Representar el contexto
Para la descripcin archivstica no es suficiente con tener informacin sobre el contenido y la
forma (s lo es, por ejemplo, para la descripcin bibliogrfica). Necesitamos conocer el
contexto, aquellas circunstancias que rodean la creacin del documento: es esencial identificar
al productor(es) y a las funciones y actividades que ejerce dicho productor y que hacen que se
produzcan los documentos.
La descripcin es comunicacin pero est claro que los profesionales de archivo no pueden dar
(ni tiene sentido) en una descripcin toda la informacin sobre un documento, un agente, una
funcin, etc. Siempre habr una prdida de informacin, pero se puede mejorar la
comprensin del documento con una buena descripcin archivstica. Para ello lo ms
importante es la contextualizacin. El contexto es lo que diferencia la descripcin archivstica
de la descripcin de otros objetos, por ejemplo, de los bibliogrficos o musesticos.
Poner los documentos a disposicin del usuario no es suficiente, hay que saber interpretar los
documentos, entender las condiciones en las que han sido producidos, entender que slo
cuentan una parte de la realidad: es fundamental el conocimiento del contexto.
Los responsables del archivo tienen una obligacin fundamental: fomentar la
transparencia y combatir la opacidad.
Esto se logra orientando y
contextualizando,
para
que
quede
en
manos
del
ciudadano/investigador/usuario la interpretacin.
Actualmente es imprescindible enriquecer la informacin contextual de los documentos
mediante la aportacin de metadatos que completen las descripciones archivsticas. Es
especialmente interesante en aquellas descripciones que tengan asociadas objetos digitales.
Los metadatos tambin aportan informacin e identifican, relacionando con los documentos, a

G04/D02/O
los agentes, materias, lugares, objetos, etc. (Vase G03/D03 Administracin de documentos
electrnicos).
c) Implicar una concepcin global
Para dar informacin sobre el contexto mediante la descripcin se debe pasar de descripciones
planas (que slo se fijan en un tipo de informacin) a descripciones dinmicas (que incluyan
informacin no slo sobre los documentos, sino tambin sobre los agentes, funciones, lugares,
materias, etc.). A este modelo global se le denomina modelo conceptual.
Por esta razn, en la actualidad es generalizado el cambio: se est pasando de sistemas de
descripcin archivstica o instrumentos de descripcin nicamente basados en descripciones
de documentos a sistemas relacionales en los que se contextualizan los documentos con sus
productores, las funciones de las que son reflejo, lugares, materias, etc.
d) Ser multinivel
La descripcin de documentos debe ser multinivel, complementarse mediante la existencia de
relaciones entre las descripciones de documentos y sus agrupaciones documentales (fondos,
series, colecciones, etc.) y, de esa forma, no repetir informacin si ya se ha dado en niveles
descriptivos ms altos.
Por ejemplo, si se ha dado informacin detallada de la forma de ingreso de un fondo en un
archivo, no se tiene que repetir dicha informacin en la descripcin de cada una de las series
documentales del fondo o de las unidades documentales dependientes de dicho fondo que se
describen.
e) Poder ser probada
La descripcin archivstica deber poder ser probada, es decir, debe poder comprobarse que la
recuperacin de la informacin se hace de manera adecuada. Si el sentido de la descripcin
archivstica es comunicar, el saber que se est haciendo de forma adecuada es fundamental.
Para ello es necesario contar con los usuarios de archivos y tener claro a qu tipo de usuario
est dirigida la informacin.
Hay que tener tambin claro que los usuarios de archivo se han diversificado. En la nueva
perspectiva de transparencia, acceso a la informacin y rendicin de cuentas de las
administraciones, la descripcin archivstica debe dar respuesta a los ciudadanos, con fines y
objetivos distintos a los administradores e investigadores.
3.
Normalizacin de la descripcin archivstica
Al contrario que los bibliotecarios, quienes comenzaron a adoptar normas desde una poca
muy temprana para que las distintas bibliotecas no catalogasen el mismo libro cientos de
veces, los archiveros hemos tardado ms en adoptar normas en el campo de la descripcin
archivstica (Committee on Best Practices and Standards, 2012). Cuando en los foros
internacionales se comenz a hablar de la idea de reunirse para dar inicio a los primeros
G04/D02/O
esfuerzos normativos hubo mucho escepticismo, tanto a nivel internacional como nacional,
sobre si realmente era necesaria una norma internacional de descripcin. Aunque en el campo
de los archivos se suscribe la idea del respeto de fondos, hay infinitas maneras en que dicha
teora puede aplicarse a la prctica descriptiva. Muchos archiveros creen que poco se gana con
la estandarizacin de la metodologa archivstica, ya que sus archivos son nicos y, por tanto,
sus descripciones tambin.
De todas formas, en los ltimos quince o veinte aos ha ido creciendo el convencimiento de la
necesidad de utilizar unas normas descriptivas que permitan mejorar las prcticas dentro de
los archivos. Actualmente se ha convertido en algo totalmente imprescindible, ya que nos
encontramos en un momento en que el entorno electrnico en el que nos movemos hace que
las normas sean absolutamente necesarias si pretendemos compartir o intercambiar nuestra
informacin (La llegada de la tecnologa informtica al mundo de los archivos abri nuevas
posibilidades y al mismo tiempo supuso la necesidad de un replanteamiento en la manera de
trabajar. El intercambio obliga a utilizar patrones comunes, desencadenando un proceso de
normalizacin en la dcada de los 70) (Gmez; Brigas, 2005, 103). Y ahora mismo, ya no slo
porque necesitamos poder compartir nuestras herramientas de bsqueda en Internet, la
administracin electrnica es una realidad tangible y, con ella, la necesidad de interoperar
convierte la normalizacin en una obligacin.
En los ltimos aos se han producido cambios en el acceso que tienen los usuarios a la
informacin. Antes la relacin entre usuarios y archiveros era directa, al usuario se le
facilitaban los instrumentos descriptivos elaborados por los archiveros, as como orientacin
de una manera directa. Actualmente, la relacin entre los usuarios y el archivo tambin se da a
travs de otros medios, principalmente a travs de internet, donde en muchos casos se
difunden los instrumentos descriptivos. La incorporacin de tecnologas de informacin y el
manejo de la informacin archivstica en el entorno electrnico ha dinamizado el acceso a los
archivos, potenciando su explotacin y la normalizacin de los instrumentos descriptivos.
Nos vemos obligados a establecer una coherencia (aunque sea mnima) en los instrumentos de
bsqueda, sobre todo cuando stos se difunden a travs de Internet, ya que los propios
investigadores tienen expectativas diferentes de los resultados que esperan encontrar en los
recursos electrnicos (Fox, 2008, 20). Como seala muy acertadamente Alfonso Daz nos
encontramos ante un nuevo espacio de cultura archivstica en el que estamos evolucionando
desde espacios singulares a espacios compartidos (Heredia, 2011, 9) y esta situacin nos
obliga a proponer soluciones comunes.
La variedad de usuarios y medios para acceder a la informacin hace necesaria la
normalizacin de la descripcin y sus instrumentos. Las normas de descripcin
deben dar las claves para su aplicacin en cualquier tipo de centro de archivo y para
cualquier tipo de recurso archivstico.
Y qu es normalizar? Segn ISO (International Organization for Standarization) la
normalizacin es una actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o
potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel
de ordenamiento ptimo en un contexto dado, que puede ser tecnolgico, poltico o
G04/D02/O
econmico. Si generalizamos podemos decir que normalizar es ajustar a un tipo o norma, por
lo tanto, se trata de desarrollar normas y aplicarlas, siendo este segundo momento el que da
sentido al primero.
Cules son las ventajas? En primer lugar, la economa, ya que ahorra esfuerzos, las tareas se
desarrollan solo una vez, no hay que estar inventando constantemente la rueda; la utilidad,
permitiendo el intercambio de recursos; y la calidad, ya que mejora los resultados del trabajo
que desarrollamos. Las normas son la base de un trabajo en comn.
Los beneficios especficos, cuando hablamos de normalizacin en la descripcin archivstica,
son principalmente:
el intercambio de informacin entre los archivos
la posibilidad de integracin de los archivos en un nico sistema
la mejora del acceso del usuario a los recursos archivsticos
la realizacin de unas prcticas archivsticas adecuadas y homogneas en los procesos

de identificacin y descripcin
el control de las series documentales fragmentadas que pueden estar repartidas entre
numerosas instituciones
la mejora de la identificacin de fondos cuando se encuentran repartidos entre

distintos archivos
la obtencin de descripciones uniformes para agrupaciones documentales similares en

archivos diferentes
la homogeneizacin de las entradas y salidas de datos en los sistemas de informacin

archivstica, lo que facilita el intercambio y comunicacin de datos entre sistemas.
Con la normalizacin de la descripcin archivstica se consigue desarrollar estndares y

consensuar criterios generales sobre los cuales fundamentar las normas, polticas e
instrumentos descriptivos.
Los instrumentos de descripcin son los que vinculan a los archivos con sus usuarios. Los
instrumentos de descripcin, manuales o automatizados, registran la informacin resultante
de los procesos descriptivos.
Los instrumentos de descripcin tienen que reflejar el contexto y contenido de los
documentos, las vinculaciones y jerarquas de los mismos, las entidades productoras y las
funciones de las que deriva su produccin. Si no lo hacen, no sera posible explicar a travs de
ellos el contexto y contenido de los documentos y sus agrupaciones, ni responder
adecuadamente a las peticiones de acceso.

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G04/D02/O
A travs de los instrumentos de descripcin los archivos brindan los servicios de

referencia y consulta a una multitud muy variada de usuarios, desde investigadores
y especialistas, a la propia administracin pblica y a los ciudadanos que, en ocasin
de ejercer sus derechos de acceso a la informacin, solicitan informaciones diversas
a los organismos pblicos.
En la actualidad, como veremos ms adelante cuando hablemos de los cambios que se estn
produciendo en la normalizacin de la descripcin archivstica, estamos pasando de
instrumentos descriptivos individuales a sistemas descriptivos.
Se pasa de una descripcin basada nicamente en los documentos (la descripcin documental)
a una descripcin basada en mltiples entidades (la descripcin archivstica). Ya no hablamos
de descripcin documental, utilizamos el trmino de descripcin archivstica que abarca un
mbito mayor que la nica descripcin de documentos.
La descripcin archivstica no se puede entender ya como una actividad individual sino como
una actividad cooperativa, por eso es tan importante normalizar: para poder intercambiar
informacin, para poder comunicarnos con el exterior.
Se tiene que adoptar una nica poltica archivstica para todo el fondo, no todos los
documentos se describen igual, ni requieren la misma profundizacin, ni todos los pblicos
requieren el mismo nivel de descripcin. Por ejemplo, en la descripcin de una serie
documental de un fondo cerrado en un archivo histrico y en la descripcin de una serie
documental en un archivo intermedio, an pendiente de valorar y que, igual, es susceptible de
eliminacin, no se tienen en cuenta los mismos requisitos. Antes de empezar a describir
tenemos que tener claro cmo queremos hacerlo con los medios de los que disponemos. No
tiene sentido abrir una caja tras otra y describir expedientes sin conexin. Se debe
proporcionar una estrategia para alcanzar un grado suficiente de descripcin de los
documentos de archivo en todos los casos posibles.
4.
Plan de descripcin
El establecimiento de un Plan de descripcin archivstica es fundamental en las organizaciones

porque, como hemos visto anteriormente, la descripcin implica el diseo de instrumentos
descriptivos eficaces, el conocimiento del contexto y contenido de los documentos y el anlisis
de la informacin documental.
El diseo de los instrumentos de descripcin debe tener en cuenta a los usuarios a quien va
dirigida la informacin, as como su construccin, para favorecer el acceso a la documentacin
en cualquiera de las etapas de su ciclo de vida.
Para comenzar a desarrollar un Plan de descripcin se debe tener en cuenta:
La sostenibilidad del proyecto, que se puedan establecer programas continuados de

descripcin archivstica

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G04/D02/O
Los procesos e instrumentos de descripcin se tienen que disear, desarrollar,

implantar y mantener actualizados
La posibilidad de automatizar los instrumentos de descripcin y, de esta manera,

optimizar su manejo y la creacin de sistemas relacionales
Los instrumentos de descripcin archivstica necesarios, segn el tipo de archivo y de

usuarios
Las distintas normas de descripcin archivstica que resultaran de utilidad en los

instrumentos descriptivos que se implantarn en el Plan de descripcin
La posibilidad de establecer actividades de capacitacin y asesora tcnica durante la

implantacin del Plan de descripcin.
Antes de comenzar a implementar un Plan de descripcin se debe tener conocimiento de los

recursos informativos de los que dispone el archivo o la institucin, tanto en forma presencial
como a distancia, y del nivel de conocimiento del personal archivstico con el que contamos en
materia descriptiva (sobre todo si conocen normas de descripcin archivstica aceptadas).
Fase de organizacin
Como en la elaboracin de cualquier plan, la primera fase debe ser la de organizacin. En esta
fase se deben llevar a cabo una serie de actividades bsicas:
Realizar un estudio de diagnstico de la situacin en que se encuentra la organizacin,

archivo o sistema de archivos en materia de descripcin archivstica
Elaborar un informe o reporte de la situacin en el que se incluya informacin sobre:
Instrumentos de descripcin en uso
Relaciones de los instrumentos de descripcin con otros de control,

particularmente con instrumentos de clasificacin, identificacin y valoracin
Nivel de conocimientos del personal archivstico en materia de descripcin
Recursos disponibles de informacin (sala de investigadores, sitio web,

plataformas de difusin, censo de archivos, etc.)
La existencia de tecnologa vinculada a instrumentos de descripcin

archivstica
El perfil de los posibles usuarios
Proponer acciones para el diseo de la poltica descriptiva de la organizacin o sistema

de archivos, una vez obtenida la informacin diagnstica.
Conseguir por parte de la alta direccin la aceptacin para impulsar programas de


12
G04/D02/O
Disear programas para la implantacin de los instrumentos de descripcin necesarios
Fase de desarrollo
En la fase de desarrollo de un plan de descripcin archivstica se deben llevar a cabo las
siguientes acciones:
La habilitacin tcnica del personal para la realizacin y uso de los instrumentos
descriptivos, a travs de un programa de capacitacin continua
Desarrollar acciones formativas que sugieran acciones de retroalimentacin de los
instrumentos diseados para que sean fruto del consenso y, de esta manera, que el
personal archivero que tenga que implementarlos los considere tiles y pertinentes
Formacin de un grupo interdisciplinario en el que se incluyan tcnicos archiveros y
tcnicos en tecnologas de la informacin para el diseo de las herramientas en las que
se materializarn los instrumentos descriptivos
Formular los instrumentos definitivos de descripcin con las instrucciones para su
implementacin
Incluir en el Plan de descripcin las asesoras tcnicas para favorecer la implantacin del
mismo
Desarrollar, si es necesario, sistemas informticos para ofrecer la informacin
archivstica de manera automatizada y relacional.
Fase de implementacin
Para llevar a cabo la implementacin del Plan de descripcin se deben realizar una serie de
acciones dentro de la organizacin, archivo o sistema institucional de archivo:
Realizar talleres de capacitacin basados en la descripcin archivstica y en el uso,

manejo e implementacin de los instrumentos de descripcin diseados y elegidos en
las fases anteriores como los adecuados en nuestra organizacin
Incluir asesoras en las que los responsables del Plan de descripcin resuelvan las
dudas sobre el uso de los instrumentos descriptivos
Formalizacin de un sistema de descripcin archivstica para toda la institucin, en el

que estn implicados los profesionales y con apoyo de la direccin.
Establecer un Plan de descripcin archivstica es de gran importancia como elemento

estratgico dentro de una institucin porque su uso es indispensable para el diseo,
desarrollo, implantacin y formalizacin de la descripcin.

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G04/D02/O
La descripcin archivstica debe encuadrarse dentro de los dems procesos para as

propiciar el desarrollo tcnico de la gestin de documentos a lo largo de todo su
ciclo de vida y vincularse a acciones de identificacin, clasificacin, valoracin,
conservacin y difusin archivstica, formando parte de un proceso integral de
gestin de documentos.
5.
Normas internacionales de descripcin archivstica del Consejo Internacional de

Archivos (ICA)
Pasamos en este momento a acercarnos a las normas internacionales ms utilizadas en la

descripcin archivstica, las emanadas del Consejo Internacional de Archivos.
Fue en los aos 80 cuando el Consejo Internacional de Archivos comenz a realizar los
primeros esfuerzos normativos. Convoc una reunin de expertos en normas de descripcin
en Ottawa (Canad) en octubre de 1988. Este grupo, formado como Comisin Ad Hoc de
expertos en descripcin, adopt nueve resoluciones que establecan, entre otras cosas, que el
desarrollo, implementacin y mantenimiento de las normas de descripcin deba ser una
prioridad en los futuros planes estratgicos del Consejo Internacional de Archivos.
El primer documento normativo que produjeron fue la Declaracin de Principios relativos a la
descripcin de documentos de archivo del ICA, aprobada formalmente en el ao 1992 durante
la reunin del ICA de Montreal (Canad). La Declaracin de Principios estaba destinada a
proporcionar una base de principios para el desarrollo de normas internacionalmente
aplicables en la descripcin archivstica. Identificaba cuatro propsitos para las normas de
descripcin archivstica:
Asegurar la creacin de descripciones uniformes, pertinentes y explcitas
Facilitar la recuperacin e intercambio de informacin sobre materiales de archivo
Posibilitar el intercambio de registros de autoridad
Hacer posible la integracin de las descripciones de distintos archivos o instituciones
en un sistema unificado de informacin.
El Consejo Internacional de Archivos ha desarrollado cuatro normas descriptivas:
La Norma Internacional General de Descripcin Archivstica: ISAD (G) (1 versin
1994, 2 versin 1999)
La Norma Internacional sobre los registros de Autoridad de Archivos relativos a
Instituciones, Personas y familias: ISAAR(CPF) (1 versin 1996, 2 versin 2004)
La Norma Internacional de Descripcin de Funciones: ISDF (2007), y
La Norma Internacional para Describir instituciones que Custodian Fondos de
Archivo: ISDIAH (2008)

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G04/D02/O
En paralelo, la Sociedad de Archiveros Americanos ha desarrollado dos normas de codificacin

para la transmisin de datos basadas en las normas de ICA que utilizan el Extensible Markup
Language (XML): la EAD (Encoded Archival Description) (1998, 2002) y la EAC-CPF (Encoded
Archival Context-Corporate Bodies, Persons and Families) (tambin disponible la traduccin en
espaol). Asimismo, la Subdireccin General de Archivos Estatales del Ministerio de Educacin,
Cultura y Deporte de Espaa, elabor en el ao 2002 una DTD (Document Type Definition)
llamada EAG (Encoded Archival Guide) para el intercambio de informacin general sobre los
centros custodios de documentacin.
La EAD se relaciona con la ISAD (G), la EAC-CPF con la ISAAR (CPF) y la EAG con la ISDIAH. Son
normas de codificacin diseadas especficamente para marcar informacin contenida en
instrumentos de descripcin archivsticos, por lo tanto, no son lenguajes de descripcin de
materiales archivsticos, sino lenguajes de codificacin de instrumentos de descripcin, no de
los materiales de archivo en s mismos.
Las normas del Consejo Internacional de Archivos, en particular la ISAD (G), han
tenido un importante xito en promover la consistencia internacional en la prctica
archivstica. Este incremento en la uniformidad de las descripciones ha hecho
mucho ms fcil a los usuarios el navegar en diferentes sistemas archivsticos y ha
facilitado el intercambio de datos y el acceso integrado en un marco de
cooperacin.
A continuacin vamos a ver de manera somera cada una de estas cuatro normas.
5.1. Norma Internacional General de Descripcin Archivstica: ISAD (G)
La propia norma establece en su introduccin que:
Proporciona una gua general para la preparacin de descripciones archivsticas
Tiene que utilizarse en conjuncin con normas nacionales o como base para el
desarrollo de stas
El objetivo de la descripcin es identificar y explicar el contexto y contenido del

material archivstico para promover su accesibilidad
Esto se logra creando representaciones fiables y adecuadas, y organizndolas de

acuerdo a modelos predeterminados
Pretende ser aplicable a todas las descripciones de archivos, con independencia de su

naturaleza o la extensin de la unidad de descripcin
Se apoya en principios aceptados: respeto al origen, describir de lo general a lo

especfico, descripcin jerarquizada y multinivel4.
DELGADO GMEZ, Alejandro Normalizacin de la descripcin archivstica: Introduccin a Encoded Archival

Description (EAD). Cartagena: Ayuntamiento de Cartagena; 3000 Informtica, 2003.

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G04/D02/O
La norma integra un conjunto de reglas que se estructuran en 7 reas de informacin que

agrupan 26 elementos. Se puede aplicar con independencia del formato o la clase de los
documentos de archivo. En el Anexo I de esta Directriz se desarrollan los elementos de esta
norma.
Como establece la propia norma, forma parte de un proceso dirigido a:
Garantizar la elaboracin de descripciones coherentes, pertinentes y explcitas
Facilitar la recuperacin y el intercambio de informacin sobre los documentos de

archivo
Compartir los datos de autoridad y
Hacer posible la integracin de las descripciones procedentes de distintos lugares en

un sistema unificado de informacin.5
Principios de la descripcin multinivel

Los niveles de descripcin propuestos para la norma son: fondo, subfondo, serie, subserie,
unidad documental compuesta/expediente y unidad documental simple/documento.
Una caracterstica bsica de la ISAD (G) es la descripcin multinivel: debe describirse el fondo
y todas sus partes, con la informacin adecuada a su nivel y de forma independiente, pero
todo debe estar relacionado de forma jerrquica (est orientada a una vinculacin de carcter
jerrquica). Las reglas que en la propia norma se describen para la descripcin multinivel son
las siguientes:
Descripcin de lo general a lo particular
Informacin pertinente para cada nivel de descripcin
Vinculacin de las descripciones
No repeticin de la informacin.
Si se las descripciones estn vinculadas con sus niveles superiores, no se necesita
duplicar la informacin que ya se ha incluido en las descripciones del fondo, la serie,
etc., en la descripcin de las unidades inferiores.
5.2. Norma Internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a

instituciones, personas y familias: ISAAR (CPF)
El objetivo fundamental de esta Norma es ofrecer reglas generales para la normalizacin de las
descripciones archivsticas en relacin a los productores de los documentos de archivo.
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Norma Internacional General de Descripcin Archivstica. 2 edicin.

Madrid: Subdireccin General de los Archivos Estatales, 2000, p. 13.

16
G04/D02/O
Una descripcin separada de los productores facilita que esta informacin pueda
asociarse a diferentes entidades documentales sin tener que repetirla en diferentes
ocasiones. A partir de este momento, esta ser la idea principal para desarrollar el
resto de las normas emanadas por el ICA: representaciones separadas pero
relacionadas entre s.
Una normalizacin de la informacin sobre los productores de los documentos permite:
El acceso a los archivos y sus documentos, a travs de una descripcin de su contexto

de produccin relacionada con las descripciones de los propios documentos que, en
muchos casos, son diversos y se encuentran dispersos fsicamente
La produccin de registros de autoridad archivsticos que puedan garantizar puntos de

acceso consistentes
Identificar de una manera precisa los productores de los documentos, incorporando

tambin la descripcin de las relaciones entre las diferentes entidades, especialmente
aquella relacin relativa al cambio administrativo en las instituciones o el cambio de
circunstancias en individuos y familias
Crear la posibilidad de intercambiar y compartir registros de autoridad de inters de

ms de una institucin.
El concepto de registro de autoridad proviene del rea de bibliotecas pero, la propia norma,
expone que los registros de autoridad de archivos deben responder a un nmero mayor de
exigencias que los registros de autoridad de bibliotecas6, sobre todo debido a la importancia
que en los sistemas de descripcin archivsticos tiene la informacin sobre el productor y el
contexto de produccin de los documentos.
En el glosario de la norma se define Punto de Acceso como nombre, trmino, palabra clave,
frase o cdigo que se puede utilizar para buscar, identificar y localizar descripciones
archivsticas, incluye los registros de autoridad. Por tanto, un Registro de Autoridad es un
punto de acceso, es decir una forma autorizada del nombre, combinada con otros elementos
informativos que permiten identificar y describir la entidad mencionada y que pueden remitir
tambin a otros registros de autoridad relacionados.7
Una caracterstica de la descripcin de autoridades fundamental es que pueden ser utilizadas y
compartidos entre distintos archivo (una persona, institucin o familia puede ser productora
de diferentes fondos o intervenir en diferentes funciones y actividades; un fondo puede estar
repartido entre diferentes archivos, etc.). Esto constituye una ventaja a la hora de la
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAAR (CPF). Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de
Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias. 2 edicin. 2004. p. 9
7 Ibdem, p. 12

17
G04/D02/O
descripcin pues puede ser compartida, se puede importar de uno a otro sistema, lo que
ofrece sin duda ventajas tcnicas y profesionales y, tambin, econmicas.8
La propia norma establece que los registros de autoridad de archivo se pueden utilizar para:
Describir una institucin, persona o familia como unidades dentro de un sistema de

descripcin archivstico; y/o
Controlar la creacin y la utilizacin de los puntos de acceso en las descripciones

archivsticas
Documentar las relaciones entre los diferentes productores de documentos y entre

estas entidades y los documentos creados por ellas y/o otros recursos que les
conciernen.9
Por tanto, la norma fue concebida para compartir registros de autoridad facilitando la
elaboracin de descripciones consistentes, adecuadas y auto explicativas de las personas,
familias e instituciones que producen los documentos. Tambin aade la norma que est
pensada para servir como base para desarrollar normas nacionales o utilizarse en unin de
normas nacionales ya existentes. 10
Al establecerse reglas para la normalizacin en la elaboracin de registros de autoridad
conseguimos:
Mejorar las condiciones de bsqueda y de acceso a la informacin,
Evitar homnimos y ampliar la bsqueda utilizando varias posibilidades de nombres de

una institucin, persona o familia (al incluir tambin acrnimos, pseudnimos, ttulos,
etc.).
Dar la posibilidad de establecer relaciones entre las entidades productoras y los

materiales relacionados con ellas por produccin, propiedad o asunto, por ejemplo,
con materiales bibliogrficos, museolgicos o con sitios en la web relacionados con la
entidad productora.
La novedad ms interesante es la inclusin en la ISAAR (CPF) de un rea de relaciones para

incorporar informacin sobre las distintas relaciones que se pueden establecer entre registros
de autoridad, as como de un Captulo que describe el modo en que los registros de autoridad
se pueden vincular a los documentos de archivo y a otros recursos, incluyendo las
descripciones archivsticas realizadas conforme a la norma ISAD (G).
La segunda edicin de la norma se estructura en cuatro reas de informacin que se
componen de 27 elementos. En el Anexo I de esta Directriz se desarrollan los elementos de
esta norma.
8
PITTI, Daniel V. Creator Description. Encoded Archival Context, en Authority Control. International Conference.
Definition
and
International
Experience.
Florence,
Italy,
2003.
Disponible
en:
http://www.columbia.edu/cu/libraries/inside/units/bibcontrol/osmc/pittieac.pdf [consulta: 15 diciembre 2014]
9 CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAAR (CPF). Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de
Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias. 2 edicin. 2004. p.8
10 Ibdem, p. 8

18
G04/D02/O
5.3. Norma Internacional para la Descripcin de Funciones: ISDF

La Norma Internacional para la Descripcin de Funciones (en adelante, ISDF) se public en el
ao 2007.
El reconocimiento de la importancia de las funciones en el contexto de produccin de los
documentos condujo al Consejo Internacional de Archivos a proponer el desarrollo de una
norma internacional para la descripcin de funciones en los sistemas de informacin
archivstica. Entendemos el trmino funcin como aquellos propsitos esenciales que tiene
una entidad para llevar a cabo sus objetivos. En el propio Glosario de la Norma aparece la
siguiente definicin de funcin: Cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad o tarea
asignada a una institucin por la legislacin, poltica o mandato. Las funciones pueden dividirse
en conjuntos de operaciones coordinadas como subfunciones, procesos, actividades, tareas o
acciones11
Como ya se ha sealado, el alcance principal de la organizacin y descripcin archivstica es
preservar el contexto original de la creacin de los documentos, salvaguardando su valor como
prueba y su autenticidad.
Hasta ahora la descripcin archivstica se ha basado en la ISAD (G), para describir los
documentos, y en la ISAAR (CPF) para describir productores. Esto proporciona al usuario
conocimientos sobre qu son los documentos y quin los cre, pero no les proporciona toda la
informacin que necesitan para analizar su contexto.
Los archiveros debemos procurar tener la informacin necesaria sobre:
Cules son las razones por las que se han creado los documentos y,
consecuentemente, las operaciones de las que son reflejo
El propsito o funcin de los documentos dentro de la organizacin que los crea y qu

funciones o actividades han llevado a cabo para lograrlas
La interrelacin de los documentos dentro y entre los organismos productores.
Dado que las funciones son frecuentemente trasferidas de una institucin a otra, ser mucho
ms difcil para los usuarios reconstruir el contexto de la produccin documental si slo se les
proporciona registros de autoridad de instituciones que desarrollaron la misma funcin. Por
ello, el mantenimiento de descripciones de funciones separadas pero vinculadas puede
mejorar la comprensin de este contexto, pudiendo ser utilizadas en conjuncin con
descripciones conformes con ICA-ISAD (G) y con registros de autoridad ajustados a ICA-ISAAR
(CPF), como herramienta para una recuperacin eficiente de descripciones de documentos de
archivo y de productores en los sistemas de descripcin archivstica. Este enfoque constituye la
base de esta norma internacional que proporciona una orientacin para la elaboracin de
descripciones de funciones de instituciones asociadas con la produccin y la conservacin de
documentos de archivo.
11
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Norma Internacional para la Descripcin de Funciones. Madrid:

Subdireccin General de los Archivos Estatales, 2008. p. 10

19
G04/D02/O
El anlisis de las funciones se utiliza como base para la clasificacin u organizacin.

La relacin fundamental de los documentos se da con las funciones y actividades de
las que son reflejos, ms que con las oficinas que los han creado.
El propsito principal de esta norma es crear un marco para la normalizacin y el intercambio
de las descripciones archivsticas que identifican y describen funciones para permitir:
Una informacin estructurada de las relaciones entre funciones; entre las funciones y
los documentos que han generado; y entre las funciones y los organismos productores
implicados en su funcionamiento
A los usuarios entender el contexto que envuelve a la creacin de los documentos
La relacin y el acceso a todos los documentos creados o usados en conexin con una
sola funcin.
La Norma consta de 23 elementos descriptivos organizados en 4 reas de informacin, as

como un captulo dando recomendaciones para establecer relaciones entre las descripciones
de funciones y las descripciones de documentos de archivo realizadas con ISAD (G) o con los
registros de autoridad descritos con ISAAR (CPF). En el Anexo I de esta Directriz se desarrollan
los elementos de esta norma.
En el Captulo 6 de la propia Norma se indica que la comprensin de las funciones de las
instituciones es esencial para comprender plenamente la procedencia.
Los documentos de archivo tienen una relacin fundamental con las funciones: constituyen el
resultado directo de la realizacin de las funciones. Adems, mientras las relaciones entre los
documentos y las instituciones pueden fluctuar a lo largo del tiempo debido a que cambia la
estructura administrativa u organizativa de una institucin, las relaciones entre los
documentos y las funciones permanecen constantes. Por ello, un sistema de descripcin
archivstica que incluya descripciones de funciones, adems de descripciones de productores
de documentos y descripciones de documentos de archivo, proporcionar una explicacin
mucho ms rica de la procedencia.
Como indica Daniel Pitti12, identificar los organismos productores de los documentos, recoger
sus nombres y denominaciones y describir sus funciones esenciales, actividades y
caractersticas, as como las fechas y lugares en los que se han desarrollado, es esencial en la
gestin de los documentos de archivo.
Con una norma internacional de descripcin de funciones se cierra el ciclo de conocimiento:
Con ISAD (G) conocemos el documento,
Con ISAAR (CPF) conocemos al organismo productor,
12
PITTI, Daniel V. Creator Description. Encoded Archival Context, en Authority Control. International Conference.
Definition
and
International
Experience.
Florence,
Italy,
2003.
Disponible
en:
http://www.columbia.edu/cu/libraries/inside/units/bibcontrol/osmc/pittieac.pdf [consulta: 15 diciembre 2014] p.2

20
G04/D02/O
Con ISDF conocemos la funcin de la que es reflejo el documento
Funciones
Producen y
gestionan
Realizan
Instituciones
Se documentan en
Documentos de
Archivo
Son producidos y
utilizados por
Esquema que aparece en el Apndice A de la Norma ISDF
5.4. Norma Internacional para describir instituciones que custodian fondos de

archivo: ISDIAH
Los profesionales de los archivos siempre han proporcionado informacin relativa a las
instituciones de archivo que custodian los documentos, especialmente en los instrumentos de
descripcin denominados guas, donde se describen someramente los fondos u otras
agrupaciones documentales y se proporciona tambin informacin sobre la institucin
archivstica.
La importancia de los usuarios que demandan este tipo de informacin ha ido en aumento
desde la llegada de Internet. La bsqueda que realiza un usuario puede ser infructuosa si no se
tiene un conocimiento adecuado sobre la institucin en la que puede consultar o solicitar
reproduccin de los documentos, objeto de su inters.
Una descripcin normalizada de las entidades que custodian los documentos puede ayudar a
los ciudadanos en sus bsquedas, investigaciones y navegacin por sistemas de descripcin
archivstica e instrumentos de descripcin cada vez ms sofisticados.
Adems, la posibilidad de describir las instituciones archivsticas de una manera
independiente puede ser til para generar directorios de centros de archivos a los cuales se
puede acceder directamente.
Relacionar la descripcin de los documentos, fondos, colecciones u otras
agrupaciones documentales con las entidades que las custodian es esencial para
ofrecer a los usuarios una informacin comprensiva y til.

21
G04/D02/O
Como seala la propia Norma, el objetivo primordial es proporcionar las reglas generales para
la normalizacin de la descripcin de instituciones que conservan fondos de archivo. Esto
permite:
Proporcionar a los ciudadanos una informacin contextual adicional para identificar e

interpretar determinados documentos;
Ofrecer a los ciudadanos e investigadores una gua prctica para tener acceso a esos
documentos que son objeto de su inters;
Proporcionar directrices prcticas para identificar y contactar con las instituciones que
detentan los fondos de archivo, y acceder a los mencionados fondos y a los servicios
que la institucin ofrece;
Crear directorios y/o listas autorizadas de instituciones que custodian fondos

archivsticos;
Establecer enlaces con listas autorizadas de bibliotecas y museos y/o desarrollar

directorios comunes de instituciones que custodian el patrimonio cultural a nivel
regional, nacional o internacional; y
Producir, tambin a nivel regional, nacional e internacional, estadsticas sobre las

instituciones que custodian documentos de archivo.
Las descripciones realizadas siguiendo la ISDIAH pueden utilizarse:
para describir instituciones como unidades dentro de un sistema de descripcin

archivstica; y/o
para servir como punto de acceso normalizado a las instituciones que custodian los
fondos de archivo, en el seno de un directorio, en un sistema de informacin
archivstica o en la red
para documentar las relaciones entre las instituciones y entre esas entidades y los
documentos de archivo que custodian.

como un captulo dando recomendaciones sobre cmo establecer relaciones entre las
descripciones de instituciones que custodian fondos de archivo y las descripciones de
documentos de archivo realizadas con ISAD(G) o con los registros de autoridad descritos con
ISAAR(CPF) u otros recursos.
En el Anexo I de esta Directriz se desarrollan los elementos de esta norma.

22
G04/D02/O
5.5. Hacia un modelo conceptual de descripcin archivstica

Dentro de la descripcin archivstica, el Consejo Internacional de Archivos ha buscado la
evolucin hacia unos sistemas de descripcin multidimensionales y dinmicos. La historia de
las normas del ICA refleja una evolucin en las prcticas archivsticas.
La ISAD (G) prev la descripcin archivstica como un nico aparato y combina todos los
componentes de la descripcin archivstica (materiales de archivo y su contexto). Las otras tres
normas del ICA reflejan un movimiento hacia la diferenciacin de los componentes de la
descripcin: materiales de archivo, agentes (creadores/custodios de los materiales de archivo)
y funciones llevadas a cabo por dichos agentes. Por tanto, ISAAR (CPF), ISDF e ISDIAH permiten
a los archiveros crear y gestionar descripciones separadas (por eficiencia y flexibilidad) pero
combinarlas dinmicamente para proporcionar a los usuarios una mejor comprensin de los
materiales archivsticos y su contexto. Se puede observar cmo un modelo conceptual,
implcito e informal, subyace en esta diferenciacin en curso.
Pero, aunque las cuatro normas parece que estn destinadas a trabajar juntas en un sistema
archivstico, la verdad es que no ofrecen una gua sobre cmo se podra hacer, cmo se
incluyen las relaciones en el sistema de descripcin archivstica.
Es por ello que actualmente dentro del ICA se est desarrollando un Modelo Conceptual de
Descripcin Archivstica. Qu se pretende conseguir con la evolucin de las normas de
descripcin del ICA hacia un modelo conceptual?
Apartarse de una descripcin plana y rgida, como era la dedicada a elaborar
instrumentos de descripcin, y llenarla de relieve al potenciar con las relaciones la
descripcin de los contextos documentales
Conseguir la comprensin adecuada y satisfactoria de cualquier usuario, tenga o no
conocimientos de archivstica, para que pueda acceder a la informacin por multitud
de vas
En definitiva, llegar a un Sistema de descripcin, evolucionando de un modelo
esttico caracterizado por una descripcin plana y unidimensional, a un modelo
pluridimensional, con una descripcin con muchas dimensiones.
Las normas de descripcin archivstica del ICA tienen implcito un modelo conceptual bajo
ellas. Este modelo implcito est detrs de la separacin e interrelacin de los componentes.
Un modelo explcito y formalmente expresado de descripcin archivstica promete mejorar la
calidad de las normas de descripcin del ICA y las normas de comunicacin basadas en ellas
(EAD, EAC (CPF) y EAG).
Un modelo conceptual de descripcin archivstica tiene como objetivo permitir a los
archiveros comprender mejor sus propias reas de conocimiento y describir
diferentes tipos de entidades, as como documentar dichas entidades en relacin
con otras en momentos particulares de tiempo, o a lo largo del tiempo.

23
G04/D02/O
Un documento de archivo siempre forma parte de un sistema de relaciones: relaciones de

produccin, custodia, funcionales, etc., por lo que la comprensin del documento depende de
su contexto relacional. Con las relaciones se potencia la descripcin del contexto de los
documentos y se consigue un mayor y ms completo conocimiento gracias a descripciones
mucho ms completas y pluridimensionales.
24

G04/D02/O
6.
Cuadro de compromisos de cumplimiento
Este cuadro identifica aquellos compromisos establecidos en las lneas de actuacin de la Gua
de Implementacin de Valoracin y unas recomendaciones sobre cmo cumplir con los
mismos.
El nmero representado es el mismo con el que se identifica dicho compromiso en la Gua de
Implementacin.
N
Compromisos
3.1
Representar a los documentos de

archivo de manera comprensible,
dando informacin sobre su
contexto
de
creacin,
su
organizacin y su contenido
Cmo cumplir con los compromisos
Representando el contenido de
documentos y sus caracteres externos
los
Identificando al productor(es) y a las

funciones y actividades que ejerce dicho
productor y que hacen que se produzcan los
documentos
Estudiando las circunstancias que rodean la
creacin del documento para poder conocer
el contexto
Diseando
sistemas
de
descripcin
archivstica o instrumentos de descripcin
multidimensionales y relacionales en los que
se contextualizan los documentos con sus
productores, las funciones de las que son
reflejo, lugares, materias, etc.
Optimizando el manejo de los instrumentos
de descripcin mediante su automatizacin y
el uso de las tecnologas
3.2
Facilitar el acceso a los documentos Adecuando los instrumentos de descripcin

mediante la descripcin
al tipo de usuario al que va dirigido
Comprobando que la recuperacin de la
informacin se hace de manera adecuada
Estudiando el perfil de los usuarios, teniendo
claro a qu tipo de usuario est dirigida la
informacin

25
G04/D02/O
N
3.3

Compromisos
Permitir verificar la autenticidad de Proporcionando informacin sobre la historia

la procedencia de los documentos de de su conservacin/custodia, clasificacin y
circunstancias de su creacin y utilizacin
archivo
Reflejando a travs de los instrumentos de
descripcin el contexto y contenido de los
documentos, las vinculaciones y jerarquas
de los mismos, las entidades productoras y
las funciones de las que deriva su produccin
3.4
Realizar un estudio de diagnstico de Analizando las normas de descripcin

la situacin en materia de archivstica que pueden resultar de utilidad
para el diseo de los instrumentos
descriptivos
Teniendo conocimiento de los recursos
informativos de los que dispone el archivo o
la institucin, tanto en forma presencial
como a distancia
Recopilando
todos
los
instrumentos
descriptivos en uso en la organizacin
Identificando el nivel de conocimiento del
personal archivero con el que se cuenta para
el desarrollo de un Plan de descripcin
Elaborando un informe o reporte de la
situacin en el que se incluya informacin
sobre las relaciones de los instrumentos de
descripcin con otros
de
control,
particularmente con instrumentos de
clasificacin, identificacin y valoracin
Identificando la existencia de tecnologa
vinculada a instrumentos de descripcin
archivstica

26
G04/D02/O
N
3.5

Compromisos
Proponer acciones para el diseo de Disear programas para la implantacin de

la poltica descriptiva de la los instrumentos de descripcin necesarios
organizacin o sistema de archivos
Realizando un programa de habilitacin
tcnica del personal para la realizacin y uso
de los instrumentos descriptivos, a travs de
un programa de capacitacin continua
Desarrollando acciones formativas que
sugieran acciones de retroalimentacin de
los instrumentos diseados para que sean
fruto del consenso
Consultando con el personal archivero que
tiene que implementar el sistema descriptivo
de la organizacin si considera tiles y
pertinentes los instrumentos descriptivos
Formando un grupo interdisciplinario en el
que se incluyan tcnicos archiveros y
tcnicos en tecnologas de la informacin
para el diseo de las herramientas en las que
se
materializarn
los
instrumentos
descriptivos
3.6
Establecer un Plan de descripcin Formulando los instrumentos definitivos de

archivstica en la organizacin o descripcin de manera que incluyan las
instrucciones para su implementacin
sistema institucional de archivos
Incluyendo en el Plan de descripcin las
asesoras tcnicas necesarias para favorecer
la implantacin del mismo
Desarrollando, si es necesario, sistemas
informticos para ofrecer la informacin
archivstica de manera automatizada y
relacional.
Estableciendo actividades de capacitacin
tambin durante la implantacin del Plan de
descripcin, junto con las asesoras tcnicas
3.7
Adoptar una poltica archivstica Formalizando la existencia de un sistema de

definida para toda la organizacin o descripcin archivstica para toda la
sistema de archivos
institucin, en el que estn implicados los

27
G04/D02/O

Compromisos

profesionales y con apoyo de la direccin
Consiguiendo el apoyo por parte de la
direccin del sistema de descripcin
archivstica, as como su aceptacin para
impulsar
programas
de
descripcin
archivstica y capacitacin en la materia
Encuadrando a la descripcin archivstica
dentro de los dems procesos, para as
propiciar el desarrollo tcnico de la gestin
de documentos a lo largo de todo su ciclo de
vida y vincular a la descripcin a acciones de
identificacin,
clasificacin,
valoracin,
conservacin
y
difusin
archivstica,
formando parte de un proceso integral de
gestin de documentos
28

G04/D02/O
7.
Trminos y referencias
7.1. Glosario
Agente: institucin, familia o persona responsable o involucrada en la creacin, produccin,

gestin documental, etc. de documentos de archivo.
Control intelectual: conjunto de procesos operativos de gestin de documentos que dan
respuesta a las necesidades de control lgico de los documentos exigidas por los usuarios de
una organizacin. En este sentido, proporcionan soporte al resto de procesos documentales y,
en general, a los procesos de gestin de la organizacin basados en documentos.
Descripcin archivstica: elaboracin de representaciones de documentos de archivo y, en su
caso, de otras entidades archivsticas (agentes, funciones, etc.). Este trmino tambin designa
los resultados del proceso.
Identificacin: proceso de gestin documental que sirve para analizar las actuaciones que se
llevan a cabo dentro de una organizacin y que permiten conocer en toda su extensin los
documentos que se gestionan en ella.
Modelo conceptual de descripcin archivstica: representacin de la realidad a un alto nivel
de abstraccin en el que quedan descritos los tipos de entidad archivsticos, sus relaciones y
atributos.
Representacin: informacin resultante de la proyeccin de unos conceptos tericos sobre la
realidad existente en una organizacin, la cual se logra mediante la aplicacin de los resultados
obtenidos en los procesos de control intelectual sobre la informacin real de que dispone la
organizacin para su gestin ordinaria.
Sistema de descripcin archivstica: sistema de informacin orientado al control intelectual de
los documentos de archivo, tanto en lo que respecta a la descripcin por parte del archivero,
como en lo referente a la bsqueda y localizacin por parte del usuario de los documentos que
sean de su inters. Un sistema de descripcin archivstica siempre incluye representaciones de
entidades del tipo documentos de archivo y, opcionalmente, de entidades de otro tipo
(agentes, funciones, etc.).
7.2. Referencias
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systems [en lnea]. Pars: ICA. [Consulta: 15 diciembre 2014]. Disponible en:
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31
G04/D02/O
PITTI, D. V. 2004. Creator Description. Encoded Archival Context [en lnea]. En: TAYLOR, A. G.;
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RAMREZ DELEN, J. A. 2011. Descripcin archivstica: diseo de instrumentos de descripcin.
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SANTAMARA GALLO, A. 2006. La Norma de Descripcin Archivstica (NEDA). Anlisis y
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http://www.mcu.es/archivos/docs/NedaAnalisis.pdf
32

G04/D02/O
ANEXO I. ELEMENTOS DE LAS NORMAS DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA DEL CONSEJO

INTERNACIONAL DE ARCHIVOS
ISAD (G). General International Standard Archival Description / Norma Internacional General
de Descripcin Archivstica
La norma determina la representacin de la informacin mediante 26 elementos agrupados en
7 reas de informacin:
El rea de Identificacin sirve para informacin esencial para identificar la unidad de
descripcin. Est formada por 5 elementos:
1.1. Cdigo de referencia: para identificar de un modo nico la unidad de descripcin
(consignar el cdigo del pas, el cdigo del archivo y cualquier otro identificador nico).
1.2. Ttulo: el nombre de la unidad de descripcin, su forma de denominacin.
1.3. Fecha(s): para consignar las fechas de la unidad de descripcin. Hay que precisar el tipo
de fecha que se est utilizando (de produccin, de acumulacin, etc.)
1.4. Nivel de descripcin: para consignar si lo que se describe es un fondo, una serie, una
unidad documental, etc.
1.5. Volumen y soporte de la unidad de descripcin: para identificar la extensin (metros
lineales, cajas, n de unidades, etc.) y el soporte (papel, rollos de microfilm, etc.)
El rea de Contexto da informacin acerca del origen y custodia de la unidad de descripcin,
es decir, agrupa los elementos de la descripcin que expresan la vinculacin existente entre la
unidad de descripcin con su origen orgnico y funcional. Hago hincapi en esta rea porque
es un rasgo esencial de la descripcin archivstica (como no he parado de repetir) el conocer el
contexto. Se compone de los siguientes elementos:
2.1. Nombre(s) del productor(es): Es obligatorio consignar este dato en todos los niveles.
Debe coordinarse con la ISAAR (CPF).
2.2 Historia institucional/Resea biogrfica: para explicar el origen, la evolucin, el
desarrollo o la vida y funciones de una institucin, familia y corporacin que produjo la
unidad documental.
2.3. Historia archivstica: en este elemento se explican las vicisitudes que ha sufrido el
fondo, la serie, etc. (traspasos de propiedad o custodia, migraciones de software, etc.)
2.4. Forma de ingreso: Identificar si el ingreso se hizo por transferencia o por adquisicin
(compra, donacin, comodato, etc.)
El rea de contenido y estructura ofrece informacin sobre el tema principal de los
documentos, el tipo de informacin que pueden proporcionar, y la organizacin de la unidad
de descripcin. Se compone de los siguientes elementos:

33
G04/D02/O
3.1. Alcance y contenido: da un resumen o una visin de conjunto de la unidad que se est
describiendo.
3.2. Valoracin, seleccin y eliminacin: aqu se indica cualquier informacin referente a
actividades sobre valoracin, seleccin y eliminacin planificadas sobre la documentacin
que se describe.
3.3. Nuevos ingresos: indicar si se ha producido un ingreso complementario o se prev
alguno en el futuro, indicando cantidad y frecuencia.
3.4. Organizacin: indicar la estructura interna, ordenacin y sistema de clasificacin de
fondos y series.
El rea de Condiciones de acceso y uso: informacin acerca de la disponibilidad de la unidad
de descripcin y el acceso a la unidad de descripcin desde el punto de vista legal, fsico e
intelectual. Contiene 5 elementos:
4.1 Condiciones de acceso: consignar aquellas normas que faciliten o condicionen el acceso.
4.2 Condiciones de reproduccin: indicar aquellas restricciones, si es el caso, que existan
sobre las posibilidades de reproduccin (derecho de propiedad intelectual, permisos de
reproduccin, etc.)
4.3 Lengua/escritura(s) de los documentos: identificar qu lengua, escritura, alfabeto,
abreviaturas, etc. se utilizan en la unidad de descripcin.
4.4 Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos: informar sobre cualquier caracterstica o
requisito que afecte al uso de la unidad de descripcin (condiciones de conservacin,
dificultad de lectura, software o hardware necesario, etc.)
4.5. Instrumentos de descripcin: indicar cualquier tipo de instrumento de descripcin
sobre la unidad de descripcin (bases de datos, guas, inventarios, catlogos, etc.) que
ayuden al mejor conocimiento del fondo o la serie.
El rea de documentacin asociada ofrece informacin acerca de los materiales que tengan
una relacin importante con la unidad de descripcin, es decir, los documentos que
complementan a la unidad de descripcin, tanto en el propio Archivo como en otros. Se
compone de los siguientes elementos:
5.1. Existencia y localizacin de los documentos originales: en el caso de que una unidad de
descripcin est formada por copias, indicar si existen y dnde se localizan los originales.
5.2. Existencia y localizacin de copias: indicar si existen copias, dnde y su disponibilidad.
5.3. Unidades de descripcin relacionadas: identificar aquellas unidades de descripcin
relacionadas, aquella documentacin relacionada que puede ser de inters.
5.4. Nota de publicaciones: dar referencia o informacin sobre aquellas publicaciones
relacionadas con la unidad de descripcin.

34
G04/D02/O
En el rea de notas se recoge la informacin especializada y que no ha tenido cabida en

ninguna de las otras reas. Slo hay un elemento: Notas.
En el rea de control de la descripcin encontramos la informacin sobre cmo, cundo y por
qu se ha preparado la descripcin archivstica. Se compone de tres elementos:
7.1. Nota del archivero: explicar quin y cmo ha realizado la descripcin, as como
especificar las fuentes utilizadas.
7.2. Reglas o normas: consignar las reglas utilizadas, tanto internacionales, nacionales o
locales.
7.3. Fecha(s) de la descripcin: indicar cundo se ha realizado o actualizado la descripcin.
Todos los elementos contemplados en esta norma son tiles para realizar descripciones, pero
slo se consideran obligatorios los seis siguientes:
Cdigo(s) de referencia (elemento 3.1.1)
Ttulo (elemento 3.1.2)
Fecha(s) (elemento 3.1.3)
Nivel de descripcin (elemento 3.1.4)
Volumen y soporte de la unidad de descripcin (elemento 3.1.5)
Nombre del productor(es) (elemento 3.2.1.)

Tabla resumen. ISAD (G)
REA
rea
identificacin
INFORMACIN QUE CONTIENE

Esencial para identificar la unidad
de descripcin
rea de contexto
Acerca del origen y custodia de la

unidad de descripcin
rea de contenido y
estructura
Informacin sobre el tema principal

de
los
documentos
y
la
organizacin de la unidad de
descripcin.
Sobre la disponibilidad de la unidad
de descripcin
rea
condiciones
acceso y uso
de
ELEMENTOS
de
de
Cdigo(s) de referencia
Ttulo
Fecha(s)
Nivel de descripcin
Volumen y soporte de la unidad de
descripcin
Nombre(s) del productor(es)
Historia institucional
Historia archivstica
Forma de ingreso
Alcance y contenido
Valoracin, seleccin y eliminacin
Nuevos ingresos
Organizacin
Condiciones de acceso
Condiciones de reproduccin
Lengua/escritura de los documentos
Caractersticas fsicas y requisitos
tcnicos
Instrumentos de descripcin

35
G04/D02/O
rea
de
documentacin
asociada
Acerca de los materiales que

tengan una relacin importante
con la unidad de descripcin
rea de notas
Informacin especializada que no

se puede acomodar en ninguna de
las otras reas
Sobre cmo, cundo y por qu se
ha preparado la descripcin
archivstica
rea de control de
la descripcin
- Existencia y localizacin de los

documentos originales
- Existencia y localizacin de copias
- Unidades de descripcin relacionadas
- Nota de publicaciones
- Nota
- Nota del archivero

- Regla(s) o normas
- Fecha(s) de la descripcin
ISAAR (CPF). International Standard Archival Authority Record for corporate bodies, persons
and families / Norma Internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a
instituciones, personas y familias
La segunda edicin de la norma es una versin ampliada y reestructurada de la primera edicin
correspondiente a 1996. Esta primera edicin estaba estructurada en tres reas de
informacin: rea de Control de Autoridad, rea de Informacin y rea de Notas.
La segunda edicin se estructura en cuatro reas de informacin que se componen de 27
elementos:
El rea de identificacin proporciona informacin que identifica unvocamente a la entidad
que se est describiendo y que define un punto de acceso normalizado. Est compuesto por
seis elementos:
1.1 Tipo de entidad: indicar si la entidad que se est describiendo es una institucin,
familia o persona.
1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre: crear un punto de acceso normalizado, es decir,
registrar la forma normalizada del nombre de la entidad que se est describiendo (se
pueden utilizar calificadores para romper la homonimia: fechas, ocupacin, lugar, etc.)
1.3 Forma(s) paralela(s) del nombre: indicar las formas que adopta el punto anterior
(Forma autorizada del nombre) en otras lenguas o escrituras.
1.4 Forma(s) normalizada(s) del nombre segn otras reglas: consignar la forma
normalizada del nombre de la entidad que se est describiendo, de acuerdo con otras
normas o reglas.
1.5 Otras formas de nombre: cualquier nombre de la institucin, familia o persona que no
se haya mencionado (acrnimos, pseudnimos, nombres de soltera, ttulos nobiliarios, etc.)
1.6 Identificadores para instituciones: facilitar cualquier identificador (por ejemplo,
nmero de registro de una compaa, CIF, etc.)
En el rea de descripcin se proporciona informacin pertinente sobre la naturaleza, contexto
y actividades de la entidad que se est describiendo. Se compone de:

36
G04/D02/O
2.1. Fechas de existencia

2.2. Historia: incluir un resumen de la historia de la institucin, familia o persona.
2.3. Lugar(es)
2.4. Estatuto jurdico: indicar la naturaleza jurdica de la institucin
2.5. Funciones, ocupaciones y actividades: proporcionar informacin sobre las funciones y
actividades realizadas por la entidad que se est describiendo.
2.6. Atribucin(es)/ Fuente(s) legal(es): incluir cualquier legislacin, norma, instruccin, etc.
que acte como fuente legal para que la entidad ejerza sus funciones y responsabilidades.
2.7. Estructura(s) interna(s)/Genealoga: para las instituciones, describir la estructura
interna y cualquier cambio en esa estructura; para una familia, describir la genealoga,
incluyendo relaciones y fechas en que se producen.
2.8. Contexto general: cualquier informacin relevante sobre el contexto social, cultural,
econmico, etc. en el que la entidad que se est describiendo desarrollaba su actividad.
El rea de relaciones se utiliza para consignar y describir las relaciones con otras instituciones,
personas y/o familias, a travs de cuatro elementos:
3.1. Nombre(s)/Identificador(es) de instituciones, personas o familias relacionadas
3.2. Naturaleza de la relacin: donde se identifica la categora general de la relacin.
Podemos encontrarnos con las siguientes relaciones:
Jerrquica (por ejemplo, superior/subordinado)
Temporal (predecesor/sucesor, o viceversa)
Familiar (sobre todo para casos en que la genealoga sea compleja y se creen
registros de autoridad separados para cada miembro y luego relacionarlos con
su esposo(s), padre(s), hijo(s), etc.)
Asociativa, para aquellas relaciones no incluidas en las anteriores (por

ejemplo, miembro, socio, cliente, etc.)
3.3. Descripcin de la relacin: para proporcionar informacin especfica de la relacin.

3.4. Fechas de la relacin
En el rea de control se identifica de forma unvoca el registro de autoridad y se incluye la
informacin necesaria sobre cmo, cundo y por qu agencia se cre y actualiz el registro de
autoridad. Se compone de los siguientes elementos:
4.1. Identificador del registro de autoridad: dar un identificador nico al registro de
autoridad (utilizar ISO 3166 para los cdigos de pas)

37
G04/D02/O
4.2. Identificador(es) de la institucin: identificar al servicio responsable de la creacin del

registro de autoridad
4.3. Reglas y/o convenciones
4.4. Estado de elaboracin (borrador, finalizado, revisado, etc.)
4.5. Nivel de detalle (bsico, parcial, completo, etc.)
4.6. Fechas de creacin, revisin o eliminacin
4.7. Lengua (s) y escritura(s)
4.8. Fuentes
4.9. Notas de mantenimiento
La Norma incluye un captulo titulado Relaciones de instituciones, personas y familias con
documentos de archivo y otros recursos, en el que se dan orientaciones sobre cmo vincular
los registros de autoridad. Tiene cuatro elementos para consignar dicha informacin:
-
Identificadores y ttulos de recursos relacionados
Tipos de recursos relacionados
Naturaleza de las relaciones
Fechas de los recursos relacionados y/o las relaciones.
38
Aunque se pueden utilizar los 27 elementos, slo se consideran esenciales y, por tanto, son
obligatorios, los cuatro siguientes:
Tipo de entidad (elemento 5.1.1)
Forma(s) autorizada(s) del nombre (elemento 5.1.2)
Fechas de existencia (elemento 5.2.1)
Identificador del registro de autoridad (elemento 5.4.1)

Tabla resumen. ISAAR (CPF)
REA
rea de identificacin

Esencial
para
identificar
encabezamiento de la autoridad
ELEMENTOS
el
- Tipo de entidad
- Forma(s)
autorizada(s)
del
nombre
- Forma(s) paralela(s) del nombre
- Forma(s) normalizada(s) del
nombre segn otras reglas
- Identificador(es)
para
instituciones

G04/D02/O
rea de descripcin
Acerca de la naturaleza, contexto y

actividades de la institucin, persona
o familia
rea de relaciones
rea de control
Informacin en la que se consignan y

describen las relaciones con otras
instituciones, personas y familias
Informacin para
encabezamientos
controlar
los
Relacin de instituciones,
personas y familias con
documentos de archivo y
otros recursos
Informacin sobre los vnculos de los

registros de autoridad con las
descripciones de documentos y/u
otros recursos
Fechas de existencia
Historia
Lugares
Estatuto jurdico
Funcin,
ocupaciones
y
actividades
Atribucin(es)
/
Fuente(s)
legal(es)
Estructura(s)
interna(s)
/
Genealoga
Contexto general
Nombre(s)/Identificador(es) de
las instituciones, personas o
familias relacionadas
Naturaleza de la relacin
Descripcin de la relacin
Identificador del registro de
autoridad
Identificador(es) de la institucin
Regla(s) y/ convenciones
Estado de elaboracin
Nivel de detalle
Fechas de creacin, revisin o
eliminacin
Lengua(s) y escritura(s)
Fuentes
Notas de mantenimiento
Identificadores y ttulos de
recursos relacionados
Tipos de recursos relacionados
Naturaleza de las relaciones
Fechas
de
los
recursos
relacionados
y/o
de
las
relaciones
ISDF: International Standard for Describing Functions / Norma Internacional para la

Descripcin de Funciones
como un captulo dando recomendaciones para establecer relaciones entre las descripciones
de funciones y las descripciones de documentos de archivo realizadas con ISAD (G) o con los
registros de autoridad descritos con ISAAR(CPF). Se completa la Norma con dos apndices, el
primero con la representacin de las relaciones entre las tres normas (que se reproducido a
continuacin), y el segundo con una recopilacin de ejemplos completos en ingls, francs,
espaol y portugus.
El rea de Identificacin sirve para identificar unvocamente la funcin que se est
describiendo y define un punto de acceso normalizado. Est formada por 5 elementos:
5.1.1. Tipo: para indicar si la descripcin es de una funcin o de una de sus subdivisiones.
5.1.2. Forma(s) autorizada(s) del nombre: para establecer un punto de acceso normalizado
que identifique de manera unvoca la funcin.
39
G04/D02/O
5.1.3. Forma(s) paralela(s) del nombre: para indicar las distintas formas que pueden
adoptar las formas autorizadas del nombre en otras lenguas o escrituras.
5.1.4. Otra(s) forma(s) del nombre: para indicar cualquier otro nombre de la funcin.
5.1.5. Clasificacin: para clasificar la funcin de acuerdo con un cuadro de clasificacin.
El rea de Contexto contiene la informacin ms relevante sobre la naturaleza y contexto de
la funcin. Se compone de los siguientes elementos:
5.2.1. Fechas: Identificar la fecha o intervalo de fechas de la funcin.
5.2.2. Descripcin: Proporcionar informacin sobre los objetivos de la funcin.
5.2.3. Historia: Proporcionar un resumen de la historia de la funcin.
5.2.4. Legislacin: Identificar la base legal de la funcin.
El rea de Relaciones, en la que se consignan y describen las relaciones con otras funciones.
Esta rea se compone de 4 elementos que son repetibles cada vez que se quiera establecer
una relacin con otra funcin:
5.3.1. Forma(s) autorizada(s) del nombre/ Identificador de la funcin relacionada: para
proporcionar la(s) forma(s) autorizada(s) del nombre y cualquier identificador nico de la
funcin relacionada
5.3.2. Tipo: aqu se indica si la relacin se establece con una funcin o con una de sus
divisiones.
5.3.3. Categora de la relacin: donde se identifica la categora general de la relacin entre
la funcin descrita y la funcin relacionada. Se puede utilizar una de las categoras
prescritas por las normas nacionales o una de las siguientes tres categoras:
o Jerrquica (por ejemplo, actividad/funcin, funcin/actividad)
o Temporal (predecesora/sucesora, o viceversa)
o Asociativa (para relaciones no contempladas en las categoras anteriores)
5.3.4. Descripcin de la relacin: para proporcionar una descripcin especfica de la
naturaleza de la relacin con otra funcin.
5.3.5. Fechas de la relacin: para indicar las fechas de duracin de una relacin entre la
funcin descrita con otra funcin.
El rea de Control se utiliza para identificar de forma unvoca la descripcin de una funcin y
se incluye informacin sobre cmo, cundo y por qu institucin se cre y actualiz la
descripcin. Contiene 9 elementos:
5.4.1 Identificador de la descripcin de funcin
5.4.2 Identificador(es) de institucin(es)
40
G04/D02/O
5.4.3 Reglas y/o convenciones utilizadas

5.4.4 Estado de elaboracin
5.4.5 Nivel de detalle
5.4.6 Fechas de creacin, revisin o eliminacin
5.4.7 Lengua(s) y escritura(s)
5.4.8 Fuentes
5.4.9 Notas de mantenimiento
La Norma contiene tambin un captulo dando recomendaciones para establecer vnculos
entre las funciones con descripciones de documentos de archivo que sigan la ISAD(G) o con
registros de autoridad de instituciones, familias y personas que se describen siguiendo la
ISAAR(CPF).
6.1 Identificador y forma(s) autorizada(s) del nombre/ttulo de la entidad relacionada: para
identificar de manera unvoca la entidad relacionada (institucin, documento/s de archivo u
otro recurso de informacin) y permitir la vinculacin de la descripcin de funcin con la
descripcin de la entidad relacionada.
6.2 Naturaleza de la relacin: para identificar la naturaleza de la relacin entre la funcin
descrita y la entidad relacionada.
6.3 Fechas de la relacin: para indicar las fechas de duracin de la relacin.
Todos los elementos contemplados en esta norma son tiles para realizar descripciones, pero
slo se consideran obligatorios los tres siguientes:
Tipo (elemento 5.1.1),
Forma(s) autorizada(s) del nombre (elemento 5.1.2), e
Identificador de la descripcin de funcin (elemento 5.4.1).
Tabla resumen. ISDF

REA
rea de identificacin
ELEMENTOS
Esencial
para
identificar
unvocamente la funcin y que
define un punto de acceso
normalizado
- Tipo
- Forma(s) autorizada(s) del
nombre
- Forma(s)
paralela(s)
del
nombre
- Otra(s) forma(s) del nombre
- Clasificacin

41
G04/D02/O
rea de contexto
Acerca de la naturaleza y contexto

de la funcin
rea de relaciones
Informacin en la que se consignan y

describen las relaciones con otras
funciones
rea de control
Identifica de forma unvoca la

descripcin de una funcin y se
incluye informacin sobre cmo,
cundo y por qu se cre y actualiz
la descripcin
Fechas
Descripcin
Historia
Legislacin
Forma(s) autorizada(s) del
nombre/Identificador de la
funcin relacionada
Tipo
Categora de la relacin
Descripcin de la relacin
Fecha de la relacin
Identificador de la funcin
Identificador(es)
de
la
institucin(es)
Regla(s)
y/
convenciones
utilizadas
Nivel de detalle
eliminacin
Fuentes
ISDIAH, International Standard for describing institutions with archival holdings /

Norma Internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo
42
como un captulo dando recomendaciones sobre cmo establecer relaciones entre las
descripciones de instituciones que custodian fondos de archivo y las descripciones de
documentos de archivo realizadas con ISAD(G) o con los registros de autoridad descritos con
ISAAR(CPF) u otros recursos. Se completa la Norma con un apndice en el que se recopilan
ejemplos completos en ingls, francs, espaol, portugus, italiano y alemn.
El rea de Identificacin sirve para identificar unvocamente a la institucin custodia de los
fondos de archivo que se est describiendo y define un punto de acceso normalizado. Est
formada por 5 elementos:
5.1.1 Identificador: sirve para proporcionar un cdigo numrico o alfanumrico que de
modo nico identifique a la institucin que detenta los fondos de archivo.
5.1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre: para crear un punto de acceso normalizado que
identifique de manera unvoca la institucin que detenta los fondos de archivo, objeto de la
descripcin.
5.1.3 Forma(s) paralela(s) del nombre: en este elemento se indican las distintas formas que
adopta la forma autorizada del nombre de la institucin que detenta los fondos de archivo
en otra(s) lengua(s) o escritura(s).

G04/D02/O
5.1.4 Otra(s) forma(s) del nombre: aqu se menciona cualquier otro(s) nombre(s) de la
institucin descrita que custodia los fondos de archivo, que no se haya mencionado en
ningn otro lugar del rea.
5.1.5 Tipo de institucin que conserva los fondos de archivo: para identificar la tipologa de
la institucin que custodia los fondos de archivo.
El rea de Contacto se proporciona informacin sobre cmo contactar con la institucin que
custodia los fondos de archivo que se estn describiendo. Se compone de los siguientes
elementos:
5.2.1 Localizacin y direccin(es), tanto fsicas como electrnicas.
5.2.2 Telfono, fax, correo electrnico
5.2.3 Personas de contacto
El rea de Descripcin en la que se incluye la informacin pertinente sobre la historia de la
institucin donde se conservan los fondos de archivo que se estn describiendo, su estructura
y poltica de ingresos, etc. Se compone de los siguientes ocho elementos:
5.3.1 Historia de la institucin que custodia los fondos de archivo
5.3.2 Contexto cultural y geogrfico
5.3.3 Atribuciones/Fuentes legales
5.3.4 Estructura administrativa
5.3.5 Gestin de documentos y poltica de ingresos
5.3.6 Edificio(s)
5.3.7 Fondos y otras colecciones custodiadas
5.3.8 Instrumentos de descripcin, guas y publicaciones
Es en el rea de acceso donde se consignan los datos correspondientes sobre el acceso a la
institucin que conserva los fondos de archivo que se estn describiendo: horario de apertura
al pblico, acceso libre o restringido, etc.). Est formada por tres elementos:
5.4.1 Horarios de apertura
5.4.2 Condiciones y requisitos para el uso y el acceso
5.4.3 Accesibilidad
En el rea de servicios se incluye la informacin necesaria relativa a los servicios tcnicos que
la institucin de custodia de los fondos de archivo ofrece. Sus elementos son los siguientes:
5.5.1 Servicios de ayuda a la investigacin

43
G04/D02/O
5.5.2 Servicios de reproduccin

5.5.3 Espacios pblicos
El rea de Control se utiliza para identificar de forma unvoca la descripcin de la institucin
que custodia los fondos de archivo y se incluye informacin sobre cmo, cundo y por qu
institucin cre y actualiz la descripcin. Contiene 9 elementos:
5.6.1 Identificador de la descripcin
5.6.2 Identificador de la institucin
5.6.3 Reglas y/o convenciones
5.6.4 Estado de elaboracin
5.6.5 Nivel de detalle
5.6.6 Fechas de creacin, revisin o eliminacin
5.6.7 Lengua(s) y escritura(s)
5.6.8 Fuentes
5.6.9 Notas de mantenimiento
Adems, esta norma ofrece directrices para vincular la informacin relativa a las instituciones,
con la descripcin de los documentos que stas custodian y con sus productores. Las
mencionadas descripciones deben ser elaboradas conforme a las normas ISAD(G) e
ISAAR(CPF). Las relaciones con los documentos de archivo pueden establecerse de acuerdo a
cuadros de clasificacin u organizacin aplicados por la institucin que detenta los
documentos de archivo de modo que le permita mantener un control intelectual sobre sus
fondos. Este captulo 6 se compone de los siguientes elementos:
6.1 Ttulo e identificador del recurso archivstico relacionado
6.2 Descripcin de la relacin
6.3 Fechas de la relacin
Todos los elementos cubiertos por estas reglas generales son tiles para elaborar
descripciones de instituciones que conservan documentos de archivo, pero los siguientes
elementos se consideran obligatorios:
Identificador (elemento 5.1.1);
Forma(s) autorizada(s) del nombre (elemento 5.1.2)
Localizacin y direccin(es) (elemento 5.2.1).

44
G04/D02/O

Tabla resumen. ISDIAH
REA
ELEMENTOS
rea de
identificacin
Esencial
para
identificar
unvocamente a la institucin que
detenta los fondos de archivo
rea de contacto
Informacin sobre cmo contactar

con la institucin
rea de
descripcin
Informacin pertinente sobre la

historia de la institucin que detenta
los fondos de archivo, su estructura
y poltica de ingresos, etc.
rea de acceso
Datos correspondientes sobre el

acceso a la institucin que se est
describiendo
rea de servicio
Informacin relativa a los servicios

tcnicos que la institucin ofrece
rea de control
Identifica de forma unvoca la

descripcin de la institucin que
detenta los fondos de archivo
Identificador
Forma(s) autorizada(s) del nombre
Forma(s) paralela(s) del nombre
Otra(s) forma(s) del nombre
Tipo de institucin que conserva los
fondos de archivo
Localizacin y direccin(es)
Telfono, fax, correo electrnico
Personas de contacto
Historia de la institucin que custodia
los fondos de archivo
Contexto cultural y geogrfico
Atribuciones/Fuentes legales
Estructura administrativa
Gestin de documentos y poltica de
ingresos
Edificio(s)
Fondos y otras colecciones custodiadas
Instrumentos de descripcin, guas y
publicaciones
Horarios de apertura
Condiciones y requisitos para el uso y el
acceso
Accesibilidad
Servicios de ayuda a la investigacin
Servicios de reproduccin
Espacios pblicos
Identificador de la descripcin
Identificador de la institucin
Regla(s) y/ convenciones
Nivel de detalle
eliminacin
Fuentes

45

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Modelo de Gestin de Documentos y Administracin de Archivos (MGD) para la Red de Transparencia y

Directrices Descripcin archivstica

Estas Directrices se integran en el MGD segn se especifica en el siguiente Diagrama de

G04/D01/O. IDENTIFICACIN Y CLASIFICACIN

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Directrices Descripcin archivstica

2. Objetivos de la descripcin archivstica

6. Cuadro de compromisos de cumplimiento

Anexo I. Elementos de las normas de descripcin archivstica del Consejo Internacional de

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Directrices Descripcin archivstica

La finalidad de estas Directrices es proporcionar una serie de instrucciones o recomendaciones

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Norma Internacional General de Descripcin Archivstica. 2 edicin.

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Para conseguir estos objetivos la descripcin archivstica debe:

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Directrices Descripcin archivstica

Normalizacin de la descripcin archivstica

Directrices Descripcin archivstica

Directrices Descripcin archivstica

el intercambio de informacin entre los archivos

la posibilidad de integracin de los archivos en un nico sistema

la mejora del acceso del usuario a los recursos archivsticos

la realizacin de unas prcticas archivsticas adecuadas y homogneas en los procesos

la mejora de la identificacin de fondos cuando se encuentran repartidos entre

la obtencin de descripciones uniformes para agrupaciones documentales similares en

la homogeneizacin de las entradas y salidas de datos en los sistemas de informacin

Con la normalizacin de la descripcin archivstica se consigue desarrollar estndares y

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Instrumentos de descripcin en uso

Relaciones de los instrumentos de descripcin con otros de control,

Nivel de conocimientos del personal archivstico en materia de descripcin

Recursos disponibles de informacin (sala de investigadores, sitio web,

La existencia de tecnologa vinculada a instrumentos de descripcin

El perfil de los posibles usuarios

Proponer acciones para el diseo de la poltica descriptiva de la organizacin o sistema