Elemento 1.

Aspectos Organizacionales

Tpico 1: Estructura organizacional

La organizacin debe contar con una estructura organizacional que le permita

alcanzar los objetivos estratgicos, de forma eficaz y eficiente. Esta debe estar
definida claramente y ser entendida por todos los integrantes de la
organizacin. Representa la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las
actividades del activo, as como las relaciones entre sus miembros.

La estructura debe de reflejar la situacin actual de la organizacin, de acuerdo

a sus prioridades y necesidades, asegurando que:

Existe un adecuado flujo de informacin entre las reas, especialistas y los

diferentes niveles involucrados en los procesos.

Se logra la interaccin de expertos de diferentes reas para lograr la

integracin de equipos multidisciplinarios requeridos en los procesos.

Estn claramente identificados los lderes de las reas de especialidad

(involucrados con la formacin y gestin de los especialistas) y los lderes
de los proyectos (centrados en alcanzar los objetivos de estos).

La organizacin debe revisar peridicamente la conformacin de la estructura,

y tomar acciones segn sea necesario.

Niveles de madurez

Nivel 1
La organizacin no cuenta con una estructura organizacional oficial, o est
definida slo para niveles directivos; y se ha difundido, al menos para este
nivel, dicha estructura.
Para todos los dems niveles de la organizacin, no se ha definido una
estructura o se encuentra definida pero el personal no la conoce (puede ser no
comunicada por la organizacin o difundida sin asegurar su entendimiento),
por lo que no resultan claras la jerarqua, la cadena de mando y la autoridad
del personal.

Nivel 2
La organizacin tiene definida una estructura organizacional de tipo funcional;
se ha difundido y la organizacin se ha asegurado que todo el personal conoce
su situacin jerrquica, rea y puesto oficiales. Sin embargo, la estructura
definida oficialmente no corresponde, en su totalidad, con la realidad de la
organizacin.
El tipo de comunicacin es vertical descendente, es decir, se transmite la
informacin orientada a la realizacin de las tareas desde los niveles ms altos
hasta los ms bajos en la jerarqua de la estructura organizativa.
Existen fronteras entre las reas y ests se enfocan en alcanzar sus objetivos
particulares en lugar de los de la organizacin.
La estructura
organizacin.

Nivel 3

no

est

alineada

con

los

objetivos

estratgicos

de

la

La organizacin sigue siendo principalmente de tipo funcional, pero ha

adecuado su estructura para volverse ms flexible y alinearse a los procesos
estratgicos, adaptando a ella una estructura horizontal. Para ello se crearon
equipos de trabajo multidisciplinarios que funcionen de acuerdo al entorno
productivo de la organizacin.
La organizacin se ha asegurado de que cada especialista conoce y entiende
claramente su situacin jerrquica, rea y proceso en el que participa; y de que
se implementen mecanismos que mejoren la comunicacin y la coordinacin
de actividades y relaciones entre los integrantes de la estructura.
La estructura oficial corresponde con la realidad, sin embargo an existen
conflictos generados por el doble flujo de autoridad (funcional y por procesos) y
la asignacin de recursos.
La estructura est alineada con los objetivos y procesos estratgicos de la
organizacin.

Nivel 4
La organizacin ha adaptado su estructura, principalmente funcional, a una
predominantemente por procesos con estructuras funcionales. Los equipos
multidisciplinarios que conforman la estructura tienen claras las lneas de
mando horizontal y vertical y estn conscientes tanto de su rol como del de los
dems integrantes.
La estructura oficial corresponde con la realidad y le permite alcanzar los
objetivos estratgicos, de forma eficaz y eficiente.

Nivel 5
La estructura organizacional est adecuada a los procesos, y es revisada y
actualizada peridicamente (puestos, funciones, reas) de acuerdo a como sea
necesario para adaptarse a los cambios en la organizacin.
Todos los integrantes de la estructura pueden participar en esta mejora.

La organizacin define indicadores que le permitan medir los resultados de los

equipos de trabajo para hacer modificaciones en la estructura si es necesario.
Se cuenta con procesos revisados peridicamente y actualizados que permiten
asegurar la comunicacin y coordinacin de los especialistas a travs de toda
la organizacin.

Estrategias

Nivel 2
Identificar y clasificar las actividades o funciones del activo y posteriormente
agruparlas (cada una de estas representa un rea o departamento). Cada rea
debe contar con objetivos precisos y realizables y tener asignada una autoridad
responsable de su supervisin y toma de decisiones. En el organigrama las
reas se integran de forma horizontal y debajo de cada una todos sus
elementos.

Los integrantes de cada rea deben ser especialistas en las actividades que se
llevan a cabo en esta.

Definir los mecanismos de comunicacin. En una estructura funcional la

comunicacin es vertical, es decir que los especialistas de un rea no tiene
comunicacin con los de otras.

Definir lderes o supervisores por reas de conocimiento

departamento, que se encarguen de coordinar a los especialistas.

para

cada

Especificar para cada especialista: el rea a la que pertenece, su puesto, nivel

de autoridad, funciones y cmo llevarlas a cabo (Ver elemento Metodologa de
trabajo).

Difundir a todo el personal del activo el organigrama, mecanismos de

comunicacin, situacin jerrquica y la informacin referente a su puesto.

Nivel 3

En este nivel la estructura organizacional no cambia, sino que se adapta a los

procesos estratgicos definidos por el activo. An sigue siendo en su mayora
de tipo funcional.

Agrupar las actividades que se requieren para llevar a cabo cada proceso
estratgico y agregar a la estructura vertical existente una estructura
horizontal con los especialistas que participan en la ejecucin de cada proceso,
sin importan a qu rea pertenezcan, formando equipos multidisciplinarios.

Definir un responsable de la ejecucin de cada proceso estratgico, lo que lleva

a que los especialistas que participan en estos, tengan dobles lneas de mando.

Comunicar y obtener retroalimentacin continua de los especialistas para

asegurar que conocen y entienden claramente su rea, puesto y situacin
jerrquica, y que estos corresponden con los definidos oficialmente. Hacer de
su conocimiento dnde pueden consultar esta informacin en todo momento.

Nivel 4
El activo cuenta con un gran nmero de procesos estratgicos implementados
por lo que la estructura organizacional es predominantemente por procesos,
sin que haya desaparecido la funcional.

Replicar la formacin de equipos multidisciplinarios para cada uno de los

procesos estratgicos implementados tomando mejores prcticas de los
equipos de trabajo.

Realizar talleres que ayuden a lograr una transformacin cultural con los
especialistas para que adopten como forma de trabajo natural mltiples lneas
de mando.

Verificar que con la estructura oficial se estn alcanzando los objetivos

estratgicos, de forma eficaz y eficiente.

Nivel 5
Establecer procedimientos de revisin y actualizacin de la estructura
organizacional en funcin de la evolucin de los procesos y objetivos
estratgicos. La estructura en este nivel es principalmente plana.

Involucrar a los participantes de los procesos estratgicos en las

actualizaciones. Definir mecanismos para que cada especialista sepa a dnde
dirigir sus opiniones y como participar.

Tpico 2:

Roles y responsabilidades

Para lograr que la estructura organizacional definida por la organizacin

funcione de acuerdo a lo planeado, se deben especificar los roles que la
conforman. Los roles deben ser claros, para que las personas asignadas a los
procesos sepan qu es lo que se espera de ellos, especialmente si implican la
toma de decisiones. La falta de precisin en estos roles puede ocasionar que el
proceso y la informacin no fluyan como est proyectado.

Se debe asignar a los responsables de los procesos y asegurar que cuentan con
la autoridad apropiada para la realizacin de sus actividades.

La organizacin debe asignar a las personas funciones y responsabilidades que

estn estrechamente alineados a sus fortalezas, y brindarles la autoridad
apropiada para realizar las tareas asignadas. Adems deben conocer de qu
forma la ejecucin de sus funciones contribuye al logro de los objetivos
estratgicos y de los procesos.

Debido a que se forman equipos multidisciplinarios, la organizacin debe

fomentar el trabajo en equipo y la transferencia de informacin y
conocimientos.

La organizacin debe asegurar que las personas comprenden y aceptan las

responsabilidades y autoridades asignadas.

La organizacin debe revisar continuamente si los recursos seleccionados son

los correctos y si los roles y funciones estn alineados a la estructura, y tomar
las acciones que considere necesarias.

Niveles de madurez
Nivel 1
La organizacin no ha definido formalmente los roles y responsabilidades
alineados a los objetivos estratgicos o a la estructura oficial.
Los objetivos de los especialistas no se relacionan con la estrategia de la
organizacin.

Nivel 2
La organizacin ha definido los roles y responsabilidades necesarios para
alcanzar los objetivos estratgicos de la organizacin. Sin embargo no se los ha
comunicado adecuadamente a los especialistas, por lo que existe ambigedad
sobre sus responsabilidades, y en algunos casos duplicidad de actividades.

Nivel 3
La organizacin tiene definidos los roles y responsabilidades con base en los
procesos que le permitan alcanzar los objetivos estratgicos. Adems, se ha
asegurado, que los especialistas involucrados tengan claras sus
responsabilidades y metas de los procesos.
Los roles y responsabilidades reales de los integrantes de la organizacin
corresponden con los definidos formalmente por esta.
Se han especificado a todos los propietarios de los procesos de la organizacin.

Nivel 4

La organizacin se ha asegurado de que las responsabilidades de los

especialistas estn estrechamente alineadas a sus fortalezas.
La organizacin cuenta con una red de especialistas tcnicos formada con
personal de diferentes especialidades y que tiene las capacidades necesarias
para brindar conocimiento a los dems integrantes de la organizacin (Ver
Elemento 1, Tpico 3, nivel 4).

Nivel 5
Los roles y responsabilidades son revisados de forma peridica, para asegurar
que se encuentran acorde a los procesos y objetivos de la organizacin, y
realizar cambios en caso de ser necesario.
Los integrantes de la organizacin pueden realizar aportaciones en la revisin
de sus responsabilidades, en los procesos en los que participan y en la creacin
de nuevos procesos.

Estrategias

Nivel 2
En este nivel la definicin de roles y responsabilidades se realiza por cada rea
y no se comparte informacin.

Definir los proyectos o actividades necesarias para alcanzar los objetivos

estratgicos del activo.

Identificar los roles que se requieren para la ejecucin del proyecto o de las
actividades y formar equipos de trabajo.

Identificar y asignar a cada especialista que conforma el equipo de trabajo el

rol que va a desempear. Cada especialista puede tener ms de un rol y puede
formar parte de ms de un equipo de trabajo dentro de su misma rea.

Comunicar a cada especialista qu papel desempea dentro del activo.

Nivel 3
Una vez que se han definido las actividades de los procesos estratgicos hay
que definir los roles requeridos por cada proceso.

Definir el nmero de personas para cada proceso y formar los equipos de

trabajo, asignando a cada especialista el rol (o roles) que desempea y sus
responsabilidades, asegurando que todos los roles del proceso han sido
cubiertos y las responsabilidades distribuidas.

Los equipos de trabajo se pueden conformar de especialistas de diferentes

reas, dependiendo del proceso estratgico.

Comunicar y obtener retroalimentacin continua de los especialistas para

asegurar que conocen y entienden claramente sus roles y cmo se relacionan
con los dems, sus responsabilidades, y que los definidos oficialmente
corresponden con los reales. Hacer de su conocimiento dnde pueden
consultar esta informacin en todo momento.

Nivel 4
Revisar y comparar las fortalezas de los especialistas con los roles que
desempean en los procesos estratgicos para asegurar que se encuentran
alineados e implementar mecanismos para reducir las brechas en caso de que
se presenten (Ver Elemento 1, Tpico 3, nivel 4).

Establecer una red de especialistas tcnicos que sirva de apoyo a los

especialistas de los procesos en la resolucin de problemas (Ver Elemento 1,
Tpico 3, nivel 4).

Nivel 5
Establecer procedimientos de actualizacin de roles y responsabilidades en
funcin de la evolucin de los procesos y objetivos estratgicos.

Involucrar a los participantes de los procesos estratgicos en las

actualizaciones. Definir mecanismos para que cada especialista sepa a dnde
dirigir sus opiniones y como participar.

Tpico 3:

Entrenamiento y desarrollo

La organizacin debe contar con personas que tengan las competencias

necesarias para realizar o dar soporte a los procesos definidos por la
organizacin.

La organizacin debe implementar procesos que le permitan identificar,

evaluar y desarrollar las competencias de las personas para que puedan
realizar sus roles eficaz y eficientemente, considerando:

Identificar las competencias requeridas a corto y largo plazo de acuerdo a

la misin, visin, estrategias y objetivos de la organizacin.

Identificar las brechas de competencia actuales y a largo plazo.

Definir y actualizar un plan tctico de formacin.

Brindar la formacin necesaria para el desempeo de los roles.

Mantener los
experiencia.

registros

de

competencias,

Los procesos de gestin de competencias

peridicamente para determinar su eficacia.

formacin,

debern

habilidades

ser

evaluados

Las competencias debern revisarse y ajustarse peridicamente para asegurar

que se encuentran alineadas a los objetivos establecidos y/o a cambios en los
procesos.

Niveles de madurez

Nivel 1
La organizacin no ha definido cuales son las competencias necesarias para
alcanzar los objetivos estratgicos o se ha identificado slo para algunos casos
en particular.
No se conoce las competencias de los especialistas que integran la
organizacin.
La organizacin no brinda entrenamiento ni capacitacin a los especialistas, y
cuando sucede es de forma aleatoria, slo para casos especficos o sin tener
relacin con las funciones que estos desempean.

Nivel 2
La organizacin tiene definidas las competencias de cada puesto, y se
encuentran enfocadas a los objetivos y estrategias de la organizacin.
La organizacin cuenta con planes para la formacin de los especialistas de
forma general y sus competencias son revisadas peridicamente para asegurar
que se ajustan a las descritas en su puesto o si este debe actualizarse.
Los especialistas pueden aportar ideas de mejora o de necesidades de
formacin.

Nivel 3
La organizacin ha implementado un sistema de competencias, alineado a los
procesos y objetivos estratgicos, que permite contar con planes de formacin
y evaluaciones de habilidades y experiencia para todos los especialistas.

Especialistas expertos en algn rea de inters, brindan apoyo en la

adquisicin de conocimientos a otros integrantes de la organizacin.
Se ha identificado las brechas de competencia de todos los especialistas y les
han sido comunicadas.

Nivel 4
La organizacin cuenta con planes de carrera desarrollados especficamente
para cada especialista acorde a las brechas identificadas. Dentro de la
formacin de estos se contemplan, adems de la capacitacin propia para el
cierre de brechas, tpicos como la creatividad y mejora.
La organizacin ha creado una red de especialistas tcnicos que brinda
conocimiento a los participantes de la organizacin que lo requieran.
Los especialistas conocen sus fortalezas y debilidades.

Nivel 5
Los sistemas de evaluacin de competencias y de capacitacin evolucionan en
funcin de los cambios a los procesos y objetivos estratgicos de la
organizacin. Los especialistas pueden participar en las propuestas de mejora.

Los resultados obtenidos en las evaluaciones de los especialistas se pueden

comparar con los de otras organizaciones a nivel mundial.

Estrategias

Nivel 2
Definir las competencias necesarias para alcanzar los objetivos estratgicos de
la organizacin.

Asignar a cada especialista las competencias que debe cubrir de acuerdo a su

puesto.

Programar capacitacin para los especialistas de acuerdo a sus competencias.

Cada rea es responsable de planear la capacitacin de sus especialistas.

Nivel 3
Definir las competencias
estratgicos.

necesarias

para

llevar

cabo

los

procesos

Realizar evaluaciones de competencias (bsicas, especficas, genricas) a los

participantes de los procesos estratgicos para identificar brechas de acuerdo
con las competencias oficiales.

Realizar planes de formacin que permitan el cierre de brechas. Asegurar el

cumplimiento de los planes.

Implementar un sistema que permita evaluar y llevar el seguimiento de las

competencias de los especialistas: puesto, roles, competencias requeridas,
evaluaciones de competencias, planes de capacitacin, etc.

Nivel 4
Incluir en el sistema de competencias los planes de carrera para cada
especialista.

Definir de qu tamao puede ser la brecha de competencias y asegurar que los

especialistas se encuentran dentro de este rango.

Hacer difusin y asegurar el uso de la red de especialistas tcnicos que brindan

conocimiento.

Comunicar y obtener retroalimentacin continua de los especialistas para

asegurar que conocen y entienden claramente sus fortalezas y debilidades y
que las competencias definidas oficialmente corresponden con las reales.
Hacer de su conocimiento dnde pueden consultar esta informacin en todo
momento.

Nivel 5
Establecer procedimientos de actualizacin de competencias y del sistema de
competencias en funcin de la evolucin de los procesos estratgicos.

Obtener indicadores de los niveles de competencias de los especialistas de los

procesos estratgicos y definir mecanismos para asegurar que se pueden
comparar con los de organizaciones lderes a nivel mundial.

Involucrar a los participantes de los procesos estratgicos en las

actualizaciones. Definir mecanismos para que cada especialista sepa a dnde
dirigir sus opiniones y como participar.

Elemento 2. Metodologa de trabajo

Tpico 1:

Metodologas, prcticas y
procedimientos

La organizacin debe definir y mantener los procesos necesarios para alcanzar

los objetivos de la organizacin. Esto incluye:

Identificar todos los elementos que constituyen los procesos y describirlos a

detalle. Estos pueden ser metodologas, prcticas, plantillas, procesos
tcnicos, procedimientos, etc.

Especificar los atributos de cada elemento, como pueden ser entradas,

salidas, puntos de verificacin, etc.

Determinar la secuencia e interaccin entre los elementos.

Proporcionar los recursos necesarios para la operacin de los procesos.

Documentar los procesos.

Asegurar que los procesos estn alineados a polticas, estndares, normas

y otros modelos de la organizacin.

Determinar criterios y mtodos para asegurar que la operacin y el control

de los procesos son eficaces.

Asignar roles y responsabilidades de los participantes del proceso. Se debe

definir a un dueo del proceso con responsabilidad y autoridad para
establecer, mantener, controlar y mejorar el proceso y su interaccin con
otros procesos. Este puede ser una persona o equipo.

Realizar seguimiento, medicin y anlisis a los procesos e implementar

acciones preventivas correctivas, cuando sea necesario, para lograr la
mejora continua y el alcance de los objetivos.

Niveles de madurez

Nivel 1
La organizacin no tiene definidos los procesos ni los responsables de los
mismos. En caso de existir algunos, son gestionados de manera informal y para
casos puntuales.
No se lleva ningn registro de mejores prcticas en la organizacin.

Nivel 2
La organizacin ha definido y gestionado los procesos clave de la organizacin,
as como herramientas para medicin.
La organizacin ha asignado y comunicado las responsabilidades de los
participantes
del
proceso.
La organizacin fomenta la identificacin y publicacin de mejores prcticas
dentro de ella.

Nivel 3
La organizacin tiene definidos y gestionados los procesos clave alineados con
las estrategias de la organizacin.
Los resultados obtenidos de las herramientas de medicin, son utilizados para
mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos. Adems, se obtienen los
resultados planeados.

Nivel 4

La organizacin est orientada hacia la mejora de los procesos, incluyendo

adems para su medicin, elementos clave como innovacin y flexibilidad.
La organizacin ha establecido normas o estndares tcnicos de ingeniera
adecuados los procesos, necesarios para la alcanzar los objetivos estratgicos
(de produccin).
Se ha implementado Procedimientos de Operacin para Produccin.

Nivel 5
Los procesos clave de la organizacin estn optimizados y su desempeo se
puede comparar con los de organizaciones lderes. La informacin obtenida de
esta medicin se utiliza para la mejora y planificacin de procesos.
La organizacin revisa y actualizados peridicamente las normas o estndares
tcnicos de ingeniera y los procedimientos de operacin junto con
especialistas de la organizacin involucrados en estos.

Estrategias

Nivel 2
Realizar el mapeo, implementacin y gestin de procesos clave del activo (Ver
<documento para la definicin de procesos>).

Establecer los indicadores que permitan medir la eficacia y eficiencia de los

procesos clave y las metas que se espera alcanzar (Ver Elemento 4).

Comunicar las responsabilidades de los participantes de los procesos.

Nivel 3
Realizar el mapeo, implementacin y gestin de los procesos estratgicos del
activo (Ver <documento para la definicin de procesos>). Pueden tener de
base los procesos clave.

Establecer los indicadores que permitan medir la eficacia y eficiencia de los

procesos estratgicos y las metas que se espera alcanzar (Ver Elemento 4).

Dar seguimiento a los indicadores y establecer acciones para asegurar el

cumplimiento de las metas establecidas.

Utilizar los resultados de la medicin de los procesos para realizar mejoras en

los mismos (Ver Elemento 2, Tpico 2).

Comunicar y obtener retroalimentacin continua de los especialistas para

asegurar que conocen y entienden claramente los procesos en los que

participan. Hacer de su conocimiento dnde pueden consultar la informacin

en todo momento.

Nivel 4
Establecer estrategias que fomenten la innovacin y mejora para lograr
procesos flexibles ((Ver Elemento 2, tpico 2, nivel 3).

Definir los estndares tcnicos de ingeniera de los procesos estratgicos que

deben seguir los especialistas del activo (Ver <Estndares de ingeniera>).

Implementar los procedimientos de operacin bajo los cuales va a operar el

activo, adecuados a los procesos estratgicos (Ver <Procedimientos de
operacin>).

Nivel 5
Implementar metodologas que analicen los procesos estratgicos y permitan
optimizacin, logrando procesos ms eficaces y eficientes.

Establecer procedimientos para asegurar actualizacin de los procesos

estratgicos, herramientas de medicin, metas, estndares y procedimientos
de operacin.

Utilizar los resultados obtenidos en la medicin de los procesos estratgicos

para planificar y mejorar otros procesos.

Involucrar a los participantes de los procesos estratgicos en las

actualizaciones. Definir mecanismos para que cada especialista sepa a dnde
dirigir sus opiniones y como participar.

Tpico 2: Mejora continua

Las mejoras pueden ser pequeas o significativas y aplicar a los procesos o a

los elementos de proceso, dependiendo de las necesidades de la organizacin,
y con la finalidad de alcanzar sus objetivos. Entre las fuentes, para obtener
opciones de mejora, se encuentran la medicin y evaluacin de procesos, las
lecciones aprendidas, las comparaciones contra procesos de otras
organizaciones y recomendaciones generadas dentro de la organizacin.

La organizacin debe determinar las oportunidades de mejora de los procesos,

de forma peridica y segn sea necesario. Esto implica:
o

Identificar las necesidades de la organizacin.

Evaluar los procesos de la organizacin, segn sea necesario, para

identificar cules deberan mejorarse.

Identificar opciones de mejora y documentar las que sern implementadas.

La organizacin debe implementar las mejoras a los procesos. Para ello debe:
o

Definir planes de accin detallados y mantenerlos actualizados. Se debe

involucrar a los interesados relevantes para asegurar la aceptacin de los
cambios.

Implementar los planes de accin monitoreando el progreso y resultados de

estas acciones.

Asegurar el logro
implementacin.

de

los objetivos de

mejora planeados para la

La organizacin debe incorporar, como parte de los activos de los procesos, las
lecciones aprendidas obtenidas en la determinacin de oportunidades y la
implementacin de las mejoras. Adems, debe asegurar que estas lecciones
estn disponibles al personal, dependiendo de los roles que tengan en el
proceso y como considere conveniente la organizacin.

Niveles de madurez

Nivel 1
La organizacin no lleva a cabo ninguna actividad de mejora o solo se realiza
para casos puntuales, como atencin de quejas o el cumplimiento de
elementos normativos. An en estas situaciones no se lleva a cabo una gestin
formal de las actividades ni se tiene definido algn responsable.

Nivel 2
La organizacin cuenta con actividades de mejora que surgen de acciones
correctivas y preventivas generadas por auditoras o de la revisin de procesos.
La organizacin brinda formacin en mejora continua a los especialistas que
participan
en
estas
actividades.
Existen actividades de innovacin como resultado de alguna necesidad
puntual.

Nivel 3
La organizacin cuenta con procesos de mejora alineados a las estrategias y
objetivos.
La organizacin cuenta con un sistema de gestin por procesos y con
herramientas para el seguimiento, medicin y anlisis que aseguren su
cumplimiento de los procesos estratgicos.
Se registran y controlan los resultados de las auditoras para asegurar la
eficacia de los procesos.
La innovacin se da de forma planeada como resultado de los cambios en el
entorno de la organizacin.

Nivel 4

La mejora es aplicada a los procesos, la estructura organizacional, al modelo y

al sistema de gestin por procesos.
Los procesos de mejora se revisan sistemticamente y se actualizan segn sea
necesario. Los especialistas involucrados en este proceso pueden participar en
su mejora.
Se utilizan mejores prcticas y lecciones aprendidas como fuentes de
informacin en los procesos de mejora continua.
Los resultados de los procesos de mejora se utilizan para aumentar el
desempeo de la organizacin.
Los procesos de innovacin son revisados peridicamente y actualizados de
acuerdo a su eficacia y eficiencia, y sirven para mejorar el funcionamiento de la
organizacin.

Nivel 5
Las actividades de mejora son consideradas de rutina en la organizacin.
La organizacin se enfoca en mejorar continuamente la eficacia y eficiencia de
los procesos, y en su capacidad de cambiar.
Los resultados del desempeo de los procesos son superiores a los de otras
organizaciones o activos y a los definidos previamente.
Las innovaciones pueden anticipar cambios en el entorno de la organizacin.

Estrategias

Nivel 2
Implementar procesos de mejora de los procesos estratgicos del activo.

Las fuentes de informacin de los procesos de mejora son: las acciones

correctivas y preventivas como resultado de auditoras, revisiones, quejas o
aspectos normativos que se deban cumplir.

Brindar capacitacin de mejora continua a los especialistas.

Fomentar la realizacin de actividades de innovacin.

Nivel 3
Llevar un registro de las mejoras realizadas a los procesos estratgicos.

Implementar procesos de seguimiento, medicin y anlisis para asegurar el

cumplimiento del sistema de gestin por procesos.

Registrar los resultados de las revisiones del sistema de gestin por procesos y
dar seguimiento a las acciones resultantes de esta, en caso de que se generen,
hasta asegurar su cumplimiento.

Llevar a cabo de forma continua actividades de innovacin, dnde puedan

participar todos los integrantes de los procesos estratgicos y proponer
mejoras.

Nivel 4
Implementar procesos de mejora para la estructura organizacional y el sistema
de gestin por procesos.

Registrar mejores prcticas y lecciones aprendidas de los procesos estratgicos

y agregarlas como fuente de informacin de los procesos de mejora.

Establecer procedimientos de revisin y actualizacin de los procedimientos de

mejora.

Implementar un proceso de innovacin para que los procesos puedan

evolucionar e ir adaptndose a cambios en el entorno (polticos, tecnolgicos,
econmicos, legislativos, etc.). Este proceso puede ser realizado tanto para los
procesos estratgicos como para cualquier rea de oportunidad del activo.

Establecer procedimientos de revisin y actualizacin de los procesos de

innovacin.

Nivel 5
Implementar y dar seguimiento a indicadores de eficiencia y eficacia de los
procesos estratgicos para conocer los resultados despus de cada mejora
realizada.

Comparar los resultados de la medicin de eficacia y eficiencia contra los

resultados previstos y los de otros activos, y definir planes de accin en caso
de no obtener los resultados esperados.

Integrar al proceso de innovacin a cualquier miembro de la organizacin que

quiera participar para que los procesos del activo no solo se adapten a cambios
en el entorno sino que se anticipen a estos.

Elemento 3. Gestin de la Informacin

Tpico 1: Recoleccin y validacin de datos

La organizacin debe especificar e implementar los mtodos para recolectar,

validar y almacenar datos, y asegurar as, que se recolectan adecuadamente y
que estarn disponibles para su uso posterior. Esto incluye:

Especificar las tcnicas y herramientas utilizadas para la recoleccin de

datos.

Identificar las fuentes de datos.

Identificar a los responsables de la recoleccin de datos.

Definir mtricas de calidad de datos para verificar que cumplen con los
estndares de la organizacin.

Establecer mecanismos y responsables para la validacin de datos para

asegurar su completitud, precisin e integridad.

Revisar y actualizar procedimientos para la recoleccin y almacenamiento de

datos.

Niveles de madurez

Nivel 1
No se ha identificado las fuentes ni los responsables de la obtencin de datos
utilizados para la ejecucin de actividades en la organizacin.
No se ha definido las tcnicas y herramientas institucionales para la
recoleccin y registro de datos; es decir, cada rea decide cules utilizar
aunque no sean compatibles con otras reas, y con frecuencia se recopilan los
mismos
datos
ms
de
una
vez
por
diferentes
reas.
No se puede asegurar la validez y confiabilidad de los datos recolectados.

Nivel 2
Se ha identificado los datos requeridos en los procesos estratgicos, las fuentes
y los responsables de su recoleccin.
Estn definidas las tcnicas y herramientas utilizadas para la recoleccin de
datos
de
los
procesos
estratgicos.
Estn asignados los responsables de validar los datos requeridos en los
procesos
estratgicos.

Nivel 3
La organizacin cuenta con procesos/procedimientos para la obtencin de los
datos identificados en los procesos estratgicos.
Existen polticas que establecen acciones para garantizar la calidad del dato.

Nivel 4

La organizacin cuenta con procesos/procedimientos de obtencin y validacin

de los datos identificados en los procesos estratgicos y se garantiza la calidad
del dato.
Se obtiene informacin de campo en tiempo real, en caso de que el proceso
estratgico lo defina (Ver <documento para la definicin de procesos>).
Se puede visualizar quin valida la informacin recolectada del proceso
estratgico. Los datos se ingresan a una plataforma tecnolgica integrada (Ver

Elemento 3, Tpico 3, Nivel 4)

Nivel 5
Se lleva a cabo programas de revisin de los procesos/procedimientos de
obtencin y validacin para realizar mejoras. Los integrantes de los procesos
pueden proponer mejoras.
Los especialistas involucrados en el proceso de obtencin y validacin de la
informacin participan la de mejora de los procesos/procedimientos.

Estrategias

Nivel 2
Definir y documentar las fuentes de informacin de los procesos estratgicos y
asignar un responsable de su obtencin, identificando si se obtiene
automticamente o se captura.

Definir las tcnicas y herramientas que se utilizan para obtener los datos en los
procesos estratgicos.

Designar y comunicar los responsables de validar los datos obtenidos.

Nivel 3
Comunicar y obtener retroalimentacin continua de los especialistas de los
procesos estratgicos para asegurar que conocen y entienden claramente los
procesos de obtencin de datos. Hacer de su conocimiento dnde pueden
consultar esta informacin en todo momento.

Establecer polticas para asegurar la calidad del dato. Las polticas

proporcionan la orientacin para elaborar planes de accin y sirven como
lineamiento para la toma de decisiones para asegurar la calidad del dato.

Nivel 4
Comunicar y obtener retroalimentacin continua de los especialistas de los
procesos estratgicos para asegurar que conocen y entienden claramente los
procesos para la validacin de datos. Hacer de su conocimiento dnde pueden
consultar esta informacin en todo momento.

Definir qu informacin de campo del proceso estratgico debe ser obtenida en

tiempo real y definir los mecanismos para asegurar su obtencin.

Definir y utilizar plataformas integradas institucionales para los procesos

estratgicos, donde se registre la informacin obtenida y quede evidencia de
quin la genera y valida de acuerdo a los procesos.

Nivel 5
Establecer procedimientos de actualizacin de los procesos de obtencin y
validacin de datos en funcin de la evolucin de los procesos estratgicos.

Involucrar a los participantes de los procesos estratgicos en las

actualizaciones. Definir mecanismos para que cada especialista sepa a dnde
dirigir sus opiniones y como participar.

Tpico 2: Disponibilidad de la informacin

La organizacin debe garantizar que la informacin se encuentra a disposicin

de las personas autorizadas en el momento que lo requieran. Esto incluye:

Asegurar el acceso a los contenidos almacenados nicamente para el

personal que cuente con la debida autorizacin.

Contar con mecanismos de seguridad necesarios para proteger la

informacin y contemple todas las posibles amenazas.

Adems, debe contar con Sistemas de informacin que soporten los procesos
definidos por la organizacin, los cuales debern ser revisados y actualizados
cuando sea necesario para lograr la mejora continua y el alcance de los
objetivos.

La organizacin debe implementar procesos para el almacenamiento,

procesamiento, distribucin y recuperacin de la informacin, adems de
programar la revisin peridica de estos procesos e implementar las acciones
que sean necesarias para alcanzar los objetivos.

Niveles de madurez

Nivel 1
No se utiliza ningn software o plataforma tecnolgica institucional para el
manejo
de
la
informacin.
Los especialistas pueden almacenar, consultar o distribuir nicamente
informacin que ha sido generada nicamente por su rea.

Nivel 2
La organizacin cuenta con plataformas tecnolgicas aisladas, independientes
y con acceso restringido donde se almacenan y comparten datos, es decir, no
pueden ser consultados por especialistas de otras reas aunque sean datos
que tambin utilicen en sus actividades. Cada rea define los niveles de acceso
a la informacin de sus especialistas.
Estn definidos los roles (incluyendo a los responsables) de los procesos de
almacenamiento, procesamiento, distribucin y recuperacin de la informacin.

Nivel 3
La organizacin se ha asegurado que los participantes de los procesos de
gestin de informacin (almacenamiento, procesamiento, distribucin y
recuperacin) de los procesos estratgicos conocen y entienden sus
responsabilidades.
Se definen los permisos y niveles de acceso a la informacin de los
participantes
de
los
procesos
estratgicos.
Se determina la plataforma tecnolgica integrada para llevar a cabo la gestin
de la informacin de los procesos estratgicos.
La organizacin cuenta con procesos efectivos de seguridad de la informacin.

Nivel 4
Se cuenta con una plataforma tecnolgica integrada para llevar a cabo los
procesos de gestin de la informacin de los procesos estratgicos.
La plataforma tecnolgica integrada es utilizada por los participantes de los
procesos estratgicos, de acuerdo a los permisos y niveles de acceso definidos,
y es visualizada en tiempo real.

Nivel 5
La plataforma tecnolgica integrada es revisada y actualizada de forma
sistemtica (Ver Elemento 3, Tpico 3, nivel 5).
Los procesos de gestin de la informacin son revisados peridicamente y
actualizados, conforme sea requerido, para su mejora.
Los participantes de los procesos estratgicos pueden proporcionar su opinin
para la mejora de los procesos de gestin de informacin.

Estrategias

Nivel 2
Identificar todas las plataformas tecnolgicas utilizadas en los procesos
estratgicos y sus caractersticas: si se encuentran aisladas, son
independientes o tienen acceso restringido.

Identificar a los responsables de los procesos de gestin (almacenamiento,

procesamiento, distribucin y recuperacin) de la informacin (Ver
<documento para la definicin de procesos>).

Nivel 3
Disear los procesos de gestin de la informacin (Ver <documento para la
definicin de procesos>).

Definir plataformas tecnolgicas integradas que sean de uso institucional, que

faciliten el manejo y acceso a la informacin para los participantes de los
procesos estratgicos.

Asegurar que la organizacin cuenta con procesos efectivos de seguridad de la

informacin.

Nivel 4
Implementar los procesos de gestin de la informacin.

Comunicar y obtener retroalimentacin continua de todos los participantes de

los procesos estratgicos para asegurar que conocen y entienden claramente
los procesos de gestin de la informacin. Hacer de su conocimiento dnde
pueden consultar esta informacin en todo momento.

Promover y asegurar el uso de las plataformas tecnolgicas integradas para

llevar a cabo la gestin de la informacin de los procesos estratgicos por
parte de los participantes del mismo de acuerdo a las responsabilidades
establecidas.

Compartir informacin en tiempo real de acuerdo a las necesidades de los

procesos estratgicos.

Nivel 5
Establecer procedimientos de revisin y actualizacin de las plataformas
tecnolgicas integradas (Ver Elemento 3, Tpico 3, Nivel 5) y de los procesos de
gestin de la informacin en funcin de la evolucin de los procesos
estratgicos.

Involucrar a los participantes de los procesos de gestin de la informacin en

las actualizaciones. Definir mecanismos para que cada especialista sepa a
dnde dirigir sus opiniones y cmo participar.

Tpico 3: Automatizacin de Procesos

La automatizacin de los procesos consiste en la sustitucin de actividades

manuales, por las mismas ejecutadas de una forma automtica por sistemas
de tecnolgicos, reduciendo as la intervencin humana y los errores inherentes
a la misma.

Para logar la automatizacin de los procesos establecidos, la organizacin debe

definir cules son las actividades que convendrn ser automatizadas.

Se debe asignar a los responsables de la automatizacin dentro de la

organizacin y asegurar que cuentan con la autoridad y recursos apropiados
para la ejecucin de sus actividades.

La organizacin debe contar con una plataforma tecnolgica fcil, intuitiva y

centralizada que permita automatizar el proceso. Esto incluye:

Interfaces que permitan la realizacin de las actividades de los procesos.

Cuadros de mando integral, que faciliten el seguimiento ejecutivo y

operativo de los procesos.

Gestin de la documentacin relacionada a los procesos.

Notificaciones que ayuden a la ejecucin y seguimiento de los procesos.

Informes de las principales actividades de los procesos.

Herramientas que faciliten la bsqueda de informacin relacionada a los

procesos.

Controles de seguimiento e inspeccin de los procesos.

La organizacin debe contar con procedimientos que permitan la actualizacin

y mejora de la plataforma tecnolgica.

Niveles de madurez

Nivel 1
Los procesos estratgicos de la organizacin no estn automatizados.

Nivel 2
La organizacin ha identificado todas las actividades de los procesos
estratgicos y seleccionado aquellas que deben estar automatizadas.

Nivel 3
Las principales actividades, que agregan valor a los procesos estratgicos,
estn
automatizadas.
Se utiliza plataformas o herramientas tecnolgicas aisladas para la llevar a
cabo
las
actividades
automatizadas.
La organizacin cuenta con procedimientos para la revisin, actualizacin y
mejora de las plataformas o herramientas tecnolgicas aisladas.

Nivel 4
Todas las actividades de los procesos estratgicos de la organizacin estn
automatizados.
Se utiliza una plataforma tecnolgica integrada para llevar a cabo las
actividades de los procesos estratgicos.

Nivel 5
Los procesos estratgicos automatizados operan segn lo planeado. Son
revisados y actualizados segn sea necesario.
La plataforma tecnolgica integrada permite visualizar y dar seguimiento a los
indicadores definidos mediante tableros de control.
La
plataforma
tecnolgica
integrada
sistemticamente para su optimizacin.

es

revisada

actualizada

Estrategias

Nivel 2
Identificar las actividades de los procesos estratgicos (Ver <documento para
la definicin de procesos>).

Definir las actividades de los procesos estratgicos que deben estar

automatizadas y priorizar su automatizacin.

Nivel 3
Automatizar las actividades principales de los procesos estratgicos. Pueden
estar en plataformas aisladas.

Establecer procedimientos de actualizacin y mejora de las plataformas

tecnolgicas.

Nivel 4
Automatizar todas las actividades de los procesos estratgicos que deben ser
automatizadas e integrarlas en una nica plataforma tecnolgica.
Realizar el despliegue de la plataforma tecnolgica integrada.
Brindar capacitacin en el uso de la plataforma tecnolgica integrada a los
participantes de los proceso estratgicos.
Promover e implementar polticas que aseguren el uso de la plataforma
tecnolgica integrada en los procesos estratgicos.

Nivel 5
Establecer procedimientos actualizacin de la plataforma tecnolgica integrada
en funcin de la evolucin de los procesos estratgicos

Integrar en la plataforma tecnolgica integrada tableros de control que permita

visualizar los indicadores de los procesos estratgicos definidos por el activo.

Establecer procedimientos de revisin y actualizacin de la plataforma

tecnolgica integrada para asegurar su optimizacin.

Elemento 4. Indicadores y Parmetros de

seguimiento

Tpico 1: Indicadores estratgicos

La organizacin debe establecer indicadores estratgicos. Estos indicadores

son aquellos que miden si se han alcanzado los objetivos estratgicos de la
organizacin. La abordan de forma total.

Los objetivos estratgicos, son los logros que la organizacin espera concretar,
en un tiempo determinado, para cumplir exitosamente su misin.

Los indicadores deben medir aspectos claves para la toma de decisiones, por
ello se debe asegurar que sean veraces y fiables. Adems deben contar con:
o

Un nombre claro y significativo.

Un responsable de su recopilacin y medicin.

Frecuencia de medicin definida.

Fuentes de los datos establecida.

Descripcin de la frmula si es de tipo cuantitativo

Para asegurar que todos los indicadores cumplen con los atributos
mencionados, la organizacin puede definir una gua que sirva como pauta
para orientar el diseo de cada indicador.

Una vez que se definieron los indicadores, se deben comunicar oportunamente

a los interesados, tanto el indicador como los resultados obtenidos en los
periodos establecidos. Para ello, la organizacin debe contar con las
herramientas adecuadas que le permitan disponer de la informacin en el
momento necesario para apoyar la toma de decisiones estratgicas.

Los indicadores debern revisarse y ajustarse peridicamente para asegurar

que se encuentran alineados a los objetivos establecidos.

La organizacin debe asegurar que los datos utilizados son confiables para
apoyar la toma de decisiones.

La organizacin debe establecer planes de accin que le permitan dar

seguimiento a los resultados obtenidos a travs del tiempo.

Niveles de madurez
Nivel 1
La organizacin no cuenta con indicadores estratgicos.

Nivel 2
Se cuenta con indicadores estratgicos, es decir, los asociados a los objetivos
del
plan estratgico de la organizacin, pero los datos utilizados para
alimentarlos no siempre son fiables.
Los indicadores estn diseado de acuerdo con la gua institucional para el
diseo de indicadores, Esta gua debe puntualizar los lineamientos y pautas
para definir y dar seguimiento a los Indicadores del Activo.

En la gua se indican cuales los son los elementos mnimos que debe tener
cada indicador para su adecuada medicin y seguimiento, como por ejemplo:

Nombre

Definicin

Unidad de medida

Mtodo de clculo

Frecuencia de medicin

Nivel 3
Se cuenta, adems, con indicadores estratgicos pertenecientes a los procesos
estratgicos. Los datos que alimentan a los indicadores son fiables.

La direccin visualiza los indicadores estratgicos y sirven de apoyo para la

toma
de
decisiones.
La direccin les da seguimiento a los indicadores y se toman acciones en
consecuencia cuando es necesario.

Nivel 4
Se le da seguimiento a las acciones tomadas de los indicadores estratgicos.
La organizacin cuenta con procedimientos para la difusin a los interesados,
de los indicadores estratgicos y de los resultados de las acciones tomadas.
Se puede ver el progreso de los indicadores estratgicos en el tiempo y se
puede comparar su desempeo con el de otras organizaciones o activos.

Nivel 5
Se cuenta con un tablero de indicadores estratgicos visualizado por los
interesados.
Los indicadores son revisados con los interesados
sistemticamente para asegurar su mejora o actualizacin.

actualizados

Los indicadores brindan informacin confiable que permita predecir tendencias

y tomar decisiones estratgicas.

Estrategias

Nivel 2
Establecer una gua para la creacin de indicadores.

Esta gua debe ser conocida por todos los participantes de la definicin de
indicadores. Se deben establecer polticas que aseguren su uso.

Definir los indicadores estratgicos de acuerdo a la gua, asignando un

responsable del manejo de la informacin de los indicadores, que ser
responsable de documentar su actualizacin o eliminacin.

Nivel 3
Definir los indicadores estratgicos de los procesos estratgicos del activo de
acuerdo a la gua.

Brindar una herramienta a la direccin para que pueda tener acceso a la

informacin proporcionada por los indicadores y se apoyen en la toma de
decisiones.

Dar seguimiento a los indicadores y establecer un plan de accin de acuerdo a

los resultados obtenidos.

Nivel 4

Implementar procedimientos de comunicacin de los resultados de los

indicadores a los interesados. Hacer de su conocimiento dnde pueden
consultar esta informacin en todo momento.

Mantener un registro de los indicadores obtenidos para ver su progreso en el

tiempo.

Dar seguimiento a los planes de accin de los indicadores hasta su cierre.

Nivel 5
Agregar un tablero en la plataforma tecnolgica integrada, que muestre a los
interesados los indicadores estratgicos pertenecientes a los procesos
estratgicos.

Generar informacin para predecir tendencias que sirva de apoyo en la toma

de decisiones estratgicas.

Establecer procedimientos de revisin y actualizacin de los indicadores

estratgicos de acuerdo a la evolucin de los procesos estratgicos.

Involucrar a los interesados en los indicadores estratgicos en las

actualizaciones. Definir mecanismos para que cada especialista sepa a dnde
dirigir sus opiniones y como participar.

Tpico 2: Indicadores tcticos

La organizacin debe establecer indicadores tcticos orientados a medir y

monitorear el cumplimiento de los objetivos de los procesos de forma
separada.

Los indicadores deben proporcionar informacin que sea medible, exacta y

fiable y que sirva para la toma de decisiones.

Para asegurar que todos los indicadores cumplen con los atributos
mencionados, la organizacin puede definir una gua que sirva como pauta
para orientar el diseo de cada indicador.

Una vez que se definieron los indicadores, se deben comunicar oportunamente

a los interesados, tanto el indicador como los resultados obtenidos en los
periodos establecidos. Para ello, la organizacin debe contar con las
herramientas adecuadas que le permitan disponer de la informacin en el
momento necesario para apoyar la toma de decisiones.

Los indicadores debern revisarse y ajustarse peridicamente para asegurar

que se encuentran alineados a los objetivos establecidos.

La organizacin debe asegurar que los datos utilizados son confiables para
apoyar la toma de decisiones.

La organizacin debe establecer planes de accin que le permitan dar

seguimiento a los resultados obtenidos a travs del tiempo.

Niveles de madurez

Nivel 1
La organizacin no cuenta con indicadores tcticos.

Nivel 2
Se cuenta con indicadores tcticos, es decir, aquellos que sirven para medir y
dar seguimiento al cumplimiento de los objetivos de procesos pero no
alineados a los procesos estratgicos definidos por la organizacin, y los datos
no siempre son fiables.
Los indicadores estn diseado de acuerdo con la gua institucional para el
diseo de indicadores (Ver Elemento 4, Tpico 1, nivel 2).

Nivel 3
Estn definidos todos los indicadores tcticos pertenecientes a los procesos
estratgicos. Los datos que alimentan a los indicadores son fiables.
Se visualizan los indicadores tcticos y se utilizan como apoyo para la toma de
decisiones.
Se da seguimiento a los indicadores y se toman acciones en consecuencia
cuando es necesario.

Nivel 4
Se le da seguimiento a las acciones tomadas de los indicadores tcticos.
La organizacin cuenta con procedimientos para la difusin a los interesados,
de los indicadores tcticos y de los resultados de las acciones tomadas.
Se puede ver el progreso de los indicadores tcticos en el tiempo y se puede
comparar su desempeo con el de otras organizaciones o activos.

Nivel 5
Se cuenta con un tablero de indicadores tcticos visualizado por los
interesados.
Los indicadores son revisados con los interesados y actualizados
sistemticamente para asegurar su mejora o actualizacin.
Los indicadores brindan informacin confiable que permita predecir tendencias
y tomar decisiones estratgicas.

Estrategias
Nivel 2
Contar con una gua para la creacin de indicadores.

Definir indicadores tcticos clave del activo.

Nivel 3
Definir los indicadores tcticos de los procesos estratgicos del activo de
acuerdo a la gua.

Brindar una herramienta a la direccin para que pueda tener acceso a la

informacin proporcionada por los indicadores y se apoyen en la toma de
decisiones.

Dar seguimiento a los indicadores y establecer un plan de accin de acuerdo a

los resultados obtenidos.

Nivel 4
Implementar procedimientos de comunicacin de los resultados de los
indicadores tcticos a los interesados. Hacer de su conocimiento dnde pueden
consultar esta informacin en todo momento.

Mantener un registro de los indicadores obtenidos para ver su progreso en el

tiempo.

Dar seguimiento a los planes de accin de los indicadores hasta su cierre.

Nivel 5
Agregar un tablero en la plataforma tecnolgica integrada, que muestre a los
interesados los indicadores tcticos pertenecientes a los procesos estratgicos.

Generar informacin para predecir tendencias, que sirva de apoyo en la toma

de decisiones estratgicas.

Establecer procedimientos de revisin y actualizacin de los indicadores de

acuerdo a la evolucin de los procesos estratgicos.

Involucrar a los interesados en los indicadores en las actualizaciones. Definir

mecanismos para que cada especialista sepa a dnde dirigir sus opiniones y
como participar.

Tpico 3: Indicadores operativos

La organizacin debe establecer indicadores operativos, alineados a tareas u

operaciones en forma aislada. Estos indicadores estn orientados a monitorear
y medir el cumplimiento de las actividades de los procesos y miden metas
inmediatas o resultados especficos.

Para asegurar que todos los indicadores cumplen con los atributos
mencionados, la organizacin puede definir una gua que sirva como pauta
para orientar el diseo de cada indicador.

Una vez que se definieron los indicadores, se deben comunicar oportunamente

a los interesados, tanto el indicador como los resultados obtenidos en los
periodos establecidos. Para ello, la organizacin debe contar con las
herramientas adecuadas que le permitan disponer de la informacin en el
momento necesario para apoyar la toma de decisiones.

Los indicadores debern revisarse y ajustarse peridicamente para asegurar

que se encuentran alineados a los objetivos establecidos.

La organizacin debe asegurar que los datos utilizados son confiables para
apoyar la toma de decisiones.

La organizacin debe establecer planes de accin que le permitan dar

seguimiento a los resultados obtenidos a travs del tiempo.

Niveles de madurez
Nivel 1
La organizacin no cuenta con indicadores operativos.

Nivel 2
Se cuenta con indicadores operativos, es decir, pero no estn alineados a los
procesos estratgicos, y los datos no siempre son fiables.
Los indicadores estn diseado de acuerdo con la gua institucional para el
diseo de indicadores. (Ver Elemento 4, Tpico 1, nivel 2).

Nivel 3
Estn definidos todos los indicadores operativos pertenecientes a los procesos
estratgicos. Los datos que alimentan a los indicadores son fiables.
Se visualizan los indicadores tcticos y se utilizan como apoyo para la toma de
decisiones.
Se les da seguimiento a los indicadores y se toman acciones en consecuencia
cuando es necesario.

Nivel 4
Se le da seguimiento a las acciones tomadas de los indicadores operativos.
La organizacin cuenta con procedimientos para la difusin a los interesados,
de los indicadores operativos y de los resultados de las acciones tomadas.
Se puede ver el progreso de los indicadores operativos en el tiempo y se puede
comparar su desempeo con el de otras organizaciones o activos.

Nivel 5
Se cuenta con un tablero de indicadores operativos visualizado por los
interesados.
Los indicadores son revisados con los interesados
sistemticamente para asegurar su mejora o actualizacin.

actualizados

Los indicadores brindan informacin confiable que permita predecir tendencias

y tomar decisiones estratgicas.

Estrategias
Nivel 2
Contar con una gua para la creacin de indicadores.

Definir indicadores operativos clave del activo.

Nivel 3
Definir los indicadores operativos de los procesos estratgicos del activo de
acuerdo a la gua.

Brindar una herramienta para que se pueda tener acceso a la informacin

proporcionada por los indicadores y sirva de apoyo en la toma de decisiones.

Dar seguimiento a los indicadores y establecer un plan de accin de acuerdo a

los resultados obtenidos.

Nivel 4
Implementar procedimientos de comunicacin de los resultados de los
indicadores operativos a los interesados. Hacer de su conocimiento dnde
pueden consultar esta informacin en todo momento.

Mantener un registro de los indicadores obtenidos para ver su progreso en el

tiempo.

Dar seguimiento a los planes de accin de los indicadores hasta su cierre.

Nivel 5
Agregar un tablero en la plataforma tecnolgica integrada, que muestre a los
interesados los indicadores operativos pertenecientes a los procesos
estratgicos.

Generar informacin para predecir tendencias, que sirva de apoyo en la toma

de decisiones estratgicas.

Establecer procedimientos de revisin y actualizacin de los indicadores de

acuerdo a la evolucin de los procesos estratgicos.

Involucrar a los interesados en los indicadores en las actualizaciones. Definir

mecanismos para que cada especialista sepa a dnde dirigir sus opiniones y
como participar.

Elemento 5. Gestin de costos

Tpico 1: Actividades costeables

Resulta valioso, para la toma de decisiones acertadas, contar con un sistema

de gestin de costos adecuado a las caractersticas de los procesos. Un
sistema de costeo basado en actividades, le permite a la organizacin tener
mayor exactitud en la asignacin de costos y asegurar que estas se estn
realizando dentro de lo presupuestado y con los recursos asignados.

La organizacin debe contar con un sistema de gestin de costos basado en

actividades que est alineado a sus objetivos. Como parte de este se deben
establecer costos a las actividades desarrolladas para producir un producto.
Esto incluye:

Identificar las actividades. Es la identificacin de las actividades que

conforman los procesos y la relacin entre ellas mismas.

Desarrollar un diccionario de actividades costeables. Consiste en listar las

actividades identificadas indicando, adems, las tareas que la integran y su
descripcin.

Asignarle costos a las actividades, en base a los recursos que consumen.

Esto permite, adems, eliminar aquellas actividades que no agregan valor.

La organizacin debe garantizar que la informacin se encuentra a disposicin

de las personas autorizadas en el momento que lo requieran.

La organizacin debe revisar peridicamente el diccionario de actividades

costeables para asegurar que se encuentra actualizado.

Niveles de madurez
Nivel 1
La organizacin no tiene identificadas las actividades de sus procesos.

Nivel 2
La organizacin ha analizado y clasificado las actividades de los procesos
estratgicos y ha identificado aquellas que generan un costo.

Nivel 3
La organizacin cuenta con un sistema de costeo y se han definido las fuentes
de informacin e insumos del mismo.
Tiene identificados y asignados los inductores de costos.

Nivel 4
La organizacin cuenta, adems, con un diccionario de actividades costeables.
Se han eliminado todas las actividades que no apoyen al desempeo eficaz de
los procesos, que no generen valor.

Nivel 5
Establecer procedimientos de revisin y actualizacin el sistema de costeo
acuerdo con la evolucin de los procesos estratgicos.

Involucrar a participantes del sistema en las actualizaciones. Definir

mecanismos para que cada especialista sepa a dnde dirigir sus opiniones y
como participar.

Estrategias
Nivel 2
Identificar todas las actividades de los procesos estratgicos (Ver <documento
para la definicin de procesos>).

Clasificar las actividades y determinar cules generan un costo.

Nivel 3
Identificar y asignar inductores de costos.

Definir las fuentes de informacin e insumos del sistema de costeo.

Nivel 4
Crear un diccionario de actividades costeables

Nivel 5
Revisar y actualizar peridicamente las actividades, inductores y diccionario
conforme sea necesario.

Tpico 2: Estructura de costos

La organizacin debe identificar cunto de cada actividad se dedica para

genera los productos. La estructura de costos, se usa para describir cada
patrn de consumo de actividad,

Relacionar las actividades con los productos (u otros objetos) y determinar

cunto de cada actividad se dedica a ellos. Una estructura de costos, conocida
como lista de actividades, se usa para describir cada patrn de consumo de
actividad del producto.

La organizacin debe definir una estructura de costos que permita describir

cada patrn de consumo de las actividades identificadas.

Niveles de madurez
Nivel 1
La organizacin no cuenta con una estructura de costeo basada en actividades.

Nivel 2
Estn definidas las estructuras de costeo basadas en actividades en ciertas
reas del activo.

Nivel 3
Se cuenta con estructuras de costeo basadas en actividades en todas las reas
del activo.

Nivel 4
Las estructuras de costeo se basan en el presupuesto del activo.

Nivel 5
Establecer procedimientos de revisin y actualizacin de Las estructuras de
costeo acuerdo con los cambios presupuestales.

Involucrar a los interesados en las estructuras de costeo en las actualizaciones.

Definir mecanismos para que cada especialista sepa a dnde dirigir sus
opiniones y como participar.

Estrategias
Nivel 2
Definir una estructura de costeo basada en actividades en reas clave.

Nivel 3
Definir una estructura de costeo basada en actividades en todas las reas del
activo.

Nivel 4
Asegurar que la estructura de costeo est basada en el presupuesto del activo.

Nivel 5
Revisar y actualizar peridicamente la estructura de costeo de acuerdo a
cambios presupuestales para su mejora.

Tpico 3: Evaluacin de proyectos

Como parte de la gestin de proyectos y para lograr su optimizacin, la

organizacin debe definir un proceso, para evaluar los proyectos, que le
permita conocer si han alcanzado sus objetivos y qu tanto. Esta informacin
til para la toma de decisiones y para aumentar la eficiencia en el uso los
recursos.

La organizacin debe determinar si los proyectos que se van a ejecutar son

econmicamente rentables.

La organizacin debe definir los procesos de post mortem de los proyectos

para identificar las reas que deben ser mejoradas y realizar los cambios
necesarios.

Niveles de madurez

Nivel 1
La organizacin no cuenta con una herramienta tecnolgica institucional para
realizar evaluaciones econmicas.

Nivel 2
Existen herramientas tecnolgicas institucionales aisladas para evaluaciones
econmicas slo en algunas reas.

Nivel 3
Se utiliza la herramienta tecnolgica integrada de evaluaciones econmicas en
todas las reas que la requieren.

Nivel 4
Se realizan evaluaciones de proyectos, para incorporar nuevos proyectos a la
Cartera de Proyectos y para evaluaciones Post Mortem.

Nivel 5
Se evala y actualiza la herramienta institucional peridicamente.

Estrategias

Nivel 2
Establecer una herramienta institucional para realizar evaluaciones econmicas
y asegurar su uso en reas clave.

Nivel 3
Asegurar el uso de la herramienta institucional para evaluaciones econmicas
en todas las reas de la organizacin que la requieran.

Nivel 4
Realizar evaluaciones de proyectos para incorporar nuevos proyectos en la
cartera de proyectos y para evaluaciones post mortem.

Nivel 5
Asegurar la actualizacin de la informacin de los proyectos.

Evaluar y actualizar la herramienta institucional de acuerdo a cmo sea

requerido.